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Acceso 2.5 versión Platinum

Acceso® 2.5 versión Platinum

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Los nombres utilizados en este manual: Microsoft® Excel®, NOI®, NomiPAQ®, son marcas comerciales registradas de sus

respectivos fabricantes

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i

1

ÍNDICE 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1 3

¿Qué es Acceso 2.5? ..................................................................................................... 1 4

Modular ........................................................................................................................ 2 5

Estructura del sistema ................................................................................................... 2 6

Interface gráfica ............................................................................................................ 3 7

Elementos generales de captura .................................................................................... 7 8

Mecanismo de Registro de Asistencia .......................................................................... 8 9

CONFIGURACIÓN GENERAL ................................................................................... 10 10

Gerencial – Configuración - Parámetros .................................................................... 12 11

Tolerancia a la entrada ................................................................................................ 12 12

Mínimo de estancia en Horario Abieto....................................................................... 13 13

Control de Retardos .................................................................................................... 13 14

CALENDARIOS ............................................................................................................ 14 15

Calendario de Asistencia ............................................................................................ 14 16

Horario de oficina ....................................................................................................... 15 17

Rol de turnos ................................................................................................... 18 18

Tolerancias ...................................................................................................... 21 19

Generando asistencia futura .................................................................. 23 20

Calendario de Vacaciones .......................................................................................... 23 21

Calendario de Días Festivos ....................................................................................... 24 22

CATALOGOS ................................................................................................................ 25 23

Catálogo de Departamentos ........................................................................................ 25 24

Catálogo de Puestos .................................................................................................... 26 25

Catálogo de Sucursales ............................................................................................... 28 26

Catálogo de Incidencias .............................................................................................. 28 27

Catálogo de Centros de Costo .................................................................................... 32 28

Proyectos .............................................................................................................. 32 29

EMPLEADOS ................................................................................................................ 33 30

Consulta de Empleados .............................................................................................. 34 31

Alta de Empleado ....................................................................................................... 35 32

Generales .................................................................................................................... 37 33

Foto ............................................................................................................................. 37 34


ii

Asistencia ................................................................................................................... 39 35

Vacaciones .................................................................................................................. 40 36

Dirección .................................................................................................................... 40 37

Teléfonos .................................................................................................................... 41 38

Configuración ............................................................................................................. 42 39

Imprimiendo credenciales o gafetes ........................................................................... 48 40

CONTROL DE ASISTENCIA ....................................................................................... 49 41

Registro Manual de Asistencia ................................................................................... 49 42

Por Bloque .................................................................................................................. 53 43

Por Archivo ................................................................................................................ 54 44

Tarjeta de Asistencia .................................................................................................. 56 45

Historial.............................................................................................................. 59 46

Imprimiendo la tarjeta de asistencia del día ................................. 61 47

Aplicar Incidencias ..................................................................................................... 63 48

Reportes relacionados a Asistencia ............................................................................ 66 49

Reporte de Puntualidad ................................................................................. 68 50

Reporte de Tiempo Extra.............................................................................. 69 51

Reporte de checadas ...................................................................................... 69 52

Reporte de Incidencias ................................................................................. 70 53

Reporte de Asistencia del Día ................................................................... 70 54

ACCESO ENROLL ........................................................................................................ 72 55

Captura de Huellas...................................................................................................... 74 56

Captura de imagen del Rostro .................................................................................... 77 57

Perfil de Acceso Personal ........................................................................................... 78 58

Perfil de acceso por Grupo ......................................................................................... 78 59

Foto ............................................................................................................................. 78 60

Propagar huellas ......................................................................................................... 79 61

Suprimir de la Terminal .............................................................................................. 82 62

ACCESO LECTURA MANUAL DE REGISTROS ..................................................... 82 63

Terminales .................................................................................................................. 83 64

Lectura de Registros ................................................................................................... 84 65

Consultar Registros .................................................................................................... 85 66

Enlace con otros sistemas ........................................................................................... 86 67

Terminales – Mantenimiento ...................................................................................... 90 68

Terminales - Establecer Claves .................................................................................. 91 69

Terminales - Información Básica ............................................................................... 91 70


iii

Terminales – Bitácora ................................................................................................. 92 71

72

73

74

75


1

INTRODUCCIÓN

Bienvenidos al sistema de control de asistencia Acceso 2.5, el cual le permitirá

mantener una administración de las asistencias de los empleados mediante la aplicación

de políticas, horarios, justificaciones de manera simplificada y flexible para la

elaboración de reportes prenómina y otras estadísticas de productividad de los

empleados.

¿Qué es Acceso 2.5?

¿Sabe si los empleados de un departamento son más cumplidos que los de otro? ¿Los

soldadores faltan más que los mecánicos? ¿Los lunes faltan más los almacenistas? ¿Sus

empleados hacen trampa y se checan unos por otros? ¿Quiere saber al instante quien

falto o llego tarde?

En general desea saber que tan cumplido es el personal de su empresa, con que

regularidad falta o llega tarde, ¿hay un mes en especial en el que el personal falto más?,

¿El programa de incentivos que implemento ha mejorado la puntualidad?

Acceso 2.5 le da una respuesta satisfactoria a todas estas necesidades de

información y control. Gracias al uso de nuevas tecnologías biométricas

Acceso 2.5 permite garantizar la identidad de cada empleado. Esta

peculiaridad de poder distinguir inequívocamente a cada persona por su

huella digital, es aprovechada hoy en día para diversos fines.

El sistema de control de asistencia por medios biométricos Acceso 2.5, esta

diseñado para registrar la estancia de los empleados de su empresa u

organización, en su lugar de labor, para ello se vale de un dispositivo biométrico

que asocia en una base de datos la o las huellas dactilares con la identidad del

empleado, su nombre, puesto, horario y foto.

De esta forma logra evitar la suplantación o accesos fraudulentos, así mismo,

brinda a la gerencia un control efectivo y al instante sobre irregularidades en la

asistencia de los empleados, el sistema notifica sobre un puesto no cubierto,

detectando si un empleado no ha ingresado a tiempo.

Algoritmo de búsqueda

Para obtener una respuesta rápida y confiable, el sistema hace uso de un

sofisticado algoritmo de búsqueda de huellas dactilares, el empleado

simplemente tiene que colocar su huella sobre el dispositivo y el sistema

identifica y procesa su registro de forma instantánea.

Diseño cliente/servidor


2

El diseño cliente/servidor de Acceso 2.5, ofrece seguridad y confiabilidad. La

información puede ser consultada desde cualquier punto de la organización,

debido a que se integra de forma transparente a la Intranet de su empresa. Si su

empresa posee diversos puntos de acceso, el sistema puede ser configurado para

que los empleados ingresen o salgan desde cualquier lugar en que se instale el

sistema.

Todo ocurre en tiempo real

Usted no necesita correr procesos especiales para obtener la información, el sistema

procesa cada evento en el momento en que este se genera, por lo tanto puede consultar

sus reportes y estadísticas desde cualquier punto de su organización en tiempo real.

Modular

Para un mejor manejo Acceso 2.5 se divide en forma módulos permitiendo a los

usuarios enfocarse en las tareas asignadas.

Modulo Administración.- Contiene los elementos para configurar las políticas

de asistencia, altas, bajas y cambios de empleados, así como el control de las

incidencias para poder tener la información real de los empleados mediante los

reportes de checadas, incidencias, etc.

Módulo Lectura Manual de registros.- Permite administrar y controlar las

terminales biométricas, Acceso se apoya para obtener la información de

asistencia de una o más terminales.

Módulo Acceso Enroll.- Facilita el proceso inicial de registro de huellas de los

empleados al permitir realizar el proceso en lectores USB o terminales

biométricas ZK, con este módulo podemos obtener las huellas de los empleados

y trasladarlas a la base de datos y/o a otras terminales, evitando la necesidad de

realizar el procedimiento de enrolamiento en cada una de ellas.

Estructura del sistema

Empleados

Se relaciona con el mantenimiento y la consulta del catálogo de empleados.

Altas, bajas, modificaciones, impresión de credenciales, personalización de la

políticas de asistencia, etc.

Control de Asistencia

Incluye las opciones necesarias para mantener al día el registro de asistencia de

los empleados. Aquí se aplican, justificantes de retardos, de faltas, permisos,

sanciones, etc.


3

Calendarios

El sistema emplea calendarios de asistencia, vacaciones y de días festivos, los

dos primeros se asocian a cada empleado y el tercero se aplica a todos ellos. En

esta sección se encuentran las opciones para consultar, dar de alta, modificar, o

suprimir un calendario.

Catálogos

Para clasificar u organizar la lista de empleados Acceso 2.5 le ofrece una serie

de catálogos como son: Departamentos, Puestos, Sucursales y Centros de costo.

En esta sección se encuentra también el catálogo de Incidencias que se refiere a

los tipos de justificantes, permisos o sanciones que podrá aplicar a cada

empleado según lo requiera. (se agrega o no Proyectos, supervisores y tickets)

Interfaces

Esta sección se usa para enlazarse con los sistemas de nómina, así como para

importar información de versiones anteriores de Acceso. Se mostrará en forma

predeterminada la interface seleccionada en el proceso de instalación.

Gerencial

Finalmente se encuentra la sección que ofrece información estadística sobre el

comportamiento de asistencia de los empleados. También podrá encontrar

opciones para configurar políticas generales que aplicará la empresa y su

información de licenciamiento.

Interface gráfica

Activar Usuario

Para poder ingresar al sistema primero es necesario que usted de autentifique,

mediante un nombre de Usuario o login y una Contraseña o password, también

es necesario que le indique al sistema en donde reside la fuente de datos.


4

Acceso 2.5 trabaja en un ambiente cliente/servidor. El servidor es un programa

que responde a las peticiones de sus clientes, por default Acceso 2.5 usa

FireBird versión 2.5. Este puede estar instalado en el mismo equipo donde se

corra Acceso 2.5 (el cliente) o en un equipo remoto. Si usted va a acceder a un

servidor remoto deberá configurar apropiadamente su red con el conjunto de

protocolos TCP/IP. Para hacer visible las casillas Servidor y Base de Datos

oprima el botón . La casilla etiquetada como “Servidor” deberá contener el

nombre del servidor o la dirección IP. El campo “Base de datos” deberá

contener el nombre del archivo de base de datos y la ruta correcta dentro del

equipo que funciona como servidor. La extensión por default de la base de datos

es .fdb.

El login o Usuario no es sensible a mayúsculas o minúsculas, pero la

Contraseña si lo es, por lo tanto, si su contraseña es Acceso, no podrá escribir

ACCESO, ni acceso.

Será necesario que usted escriba la contraseña tal y como la registro al darse de

alta en el sistema.

Cuando reciba una nueva versión, al momento de entrar al sistema este detectará

que esta ejecutándose una actualización. Para efectuar los cambios necesarios

deberá acceder con la clave de administrador, en Firebird esta clave es SYSDBA,

cuando usted instala Firebird por primera vez, la clave de administrador es

masterkey.

Es recomendable que cambie la clave de administrador después de instalar la

Acceso 2.5.


5

Ventana Principal

El diseño de la ventana principal así como su organización facilita encontrar y

llamar desde las opciones mas recurridas hasta a aquellas que son raramente

empleadas. En la parte superior se encuentra un menú dividido en cinco

submenús. Estos son de derecha a izquierda, el menú Archivo, Editar, Ver,

Ventana y Ayuda. Seguramente usted ya estará familiarizado con esta estructura

de menús que ya son muy similares a los de otros programas y siguen un

estándar propuesto por Microsoft ®. Puede sentirse libre de explorar cada uno

de ellos.

Para un acceso rápido de las opciones más comunes se encuentra la barra de

herramientas albergando a la izquierda seis botones con sus respectivos iconos.

Al extremo izquierdo de esta barra se encuentra el menú general, por default este

se despliega a hacia abajo y a la izquierda de la pantalla, en el se encuentran

agrupadas todas las opciones del sistema.

En la parte inferior de la ventana principal podrá observar una barra de estado

dividida en cuatro partes, la primera mostrará una breve explicación del menú o

del botón al que este apuntando el mouse, la segunda informa la ruta y el

nombre del archivo de base de datos con el cual se esta trabajando, la tercera el

usuario que inicio la sesión y finalmente verá la versión del software.


6

A la izquierda se encuentra la barra de opciones. Esta muestra seis secciones que

ofrecen una organización intuitiva de los procesos de arranque, configuración y

trabajo diario.


7

Elementos generales de captura

La manera en que se actualiza la información en el sistema es suficientemente

uniforme como para permitirle aprender solo una interface de captura. Algunas

ventanas tienen algún detalle que por su naturaleza son únicas, como el diseño

de horarios de asistencia, que se realiza mediante una rejilla similar a la de una

hoja de cálculo, sin embargo, se ha tratado mantener el mismo estilo de captura

en todas las opciones.

Por default se encuentra en modo de consulta,

Si usted tiene derechos de modificar aparecerán otros tres botones , el

primero informa al sistema que se va añadir un registro y limpia todas las

casillas de captura, el segundo guarda e1 registro, nuevo o modificado y el

tercero lo suprime. Para seleccionar un registro use el botón o desde la

casilla introduzca la clave del registro. El sistema automáticamente sabrá que se

esta modificando.

Por lo general cada catálogo del sistema tiene un identificador único, como clave

del empleado, número de estación, etc. Cada que usted oprime el botón “Nuevo”

el sistema le sugerirá una clave que es la que sigue en el consecutivo,

tomando como referencia el número más grande que haya sido registrado con

anterioridad comenzando por uno. Pero si lo prefiere puede asignar cualquier

número como identificador del nuevo registro.

Casi en todas las ventanas usted encontrará un botón de selección . Este

activará una ventana emergente, de doble clic en la línea que desee para obtener

el registro deseado.


8

Mecanismo de Registro de Asistencia

Acceso 2.5 procesa la información de asistencia procedente de los distintos

puntos de registro mediante un único mecanismo. Los puntos de registro

llamados Estaciones, pueden ser muy diversos, como una PC con un dispositivo

biométrico o un escáner de código de barras, una terminal biométrica o de

código de barras o simplemente un archivo texto. Cuando el sistema recibe

información directamente de la fuente, usted puede consultar en tiempo real el

estado de asistencia de los empleados, ya que estos se procesan de forma

inmediata, de lo contrario si tiene una terminal desconectada que acumula

información semanal, esta puede ser procesada en un solo paso.

El propósito de procesar la información es el de determinar si el registro se

ajusta al horario predefinido, de lo contrario los registros quedan etiquetados

como checadas perdidas o no válidas. Básicamente, el módulo de Registro de

Asistencia recibe tres datos o parámetros de las diversas fuentes de registro, la

clave del empleado, la fecha y la hora en que se registró el evento. La salida

determina cosas como retardos, tiempo extra, etc.

El siguiente diagrama muestra el mecanismo empleado para procesar la

información.

PC con scanner

biométrico

Registro de Asistencia Calendario u Horario

de Asistencia

Calendario de Vacaciones

y días Festivos

PC con scanner

de código de

barras ?

Terminal con

scanner

biométrico

Terminal con

scanner de

código de barras

Archivo

texto

Registro

manual

Interface para el dispositivo Interfase de

lectura

Registro válido

Entrada

Salida

Entrada Comida Salida Comida

Registro no válido

Checadas fuera de

horario. O que no se

ajustan al horario

Perfil de asistencia general y por

empleado

Incidencias (permisos,

sanciones, etc.)


9

Como podrá haber observado la lógica de control de asistencia se efectúa en el

servidor, de tal forma que el sistema agregará solo una leve carga al tráfico de su

red. Hay una interfase específica para cada dispositivo soportado por el sistema,

y por lo general cada una de ellas tendrá características también específicas, por

lo cual será necesario revisar la información relacionada con su dispositivo antes

de integrarlo al sistema.

Así mismo, encontrará una opción para leer de un archivo texto en Registro

Manual de Asistencia. Recuerde que usted controla con una serie de parámetros

asociados a cada empleado, el comportamiento del Registro de Asistencia, hay

varios de estos parámetros que modifican de forma significativa la manera en

que la lógica del sistema resuelve cada evento.

Las reglas y formulas de asistencia están definidas en Empleados Configuración,

Calendario de Asistencia y Configuración General-Parámetros.


10

CONFIGURACIÓN GENERAL

(Gerencial – Configuración General)

Esta opción esta dividida en cinco fichas:

Empresa

Dirección

Contacto

Parámetros

Licencia

Las primeras tres se refieren a los datos generales de la empresa u organización

que adquirió el producto, los datos como la Razón Social y el número de

empleados Autorizados y Registrados, este último muestra los empleados

registrados a la fecha en la base de datos, esta información está ligada al tipo de

licencia adquirida y no podrá ser modificada.

Usted podrá ver en la ficha Licencia una descripción detallada de las

características del producto que adquirió. Si algo no esta o es distinto a lo que

esperaba, contacte a su distribuidor. Es importante que tenga a la mano el ID del

producto, este está, en el primer renglón de la ficha Licencia y en la ventana

Acerca de del menú Ayuda.


11

Los datos más relevantes son el tipo de software, ya que Acceso 2.5 se

distribuye en dos versiones. Platinum (Estándar) y ProServer, el número de

empleados que podrá manejar.

Si llegara a cambiar de licencia puede efectuar el cambio oprimiendo el botón

que se encuentra en la parte inferior derecha de la ficha Empresa, que dice Leer

Licencia. Seleccione el archivo con extensión LIC, que le proporciono su

distribuidor.


12

Hay dos tipos de licencia, una para activar el programa en general y otra para

activar el dispositivo. Las primeras se pueden reconocer porque generalmente

empiezan con ACxxxxxx, mientras las de dispositivo tiene un formato xxxx-

yyyy-zzzz-wwww-vvvv.

Las casillas RFC y CURP, no son indispensables, pero cuando usted diseña o

rediseña un reporte podrá ver que estos datos aparecen siempre para que los

pueda incluir en sus reportes. La información en las fichas Dirección y

Teléfonos son necesarias solo si desea incluirlas en sus reportes.

Gerencial – Configuración - Parámetros

Estos parámetros como su nombre lo indica afectan el funcionamiento del todo

el sistema, hay dos tipos, los que tienen que ver con el control de asistencia y los

que cambian la forma de operar del reloj PC.

Tolerancia a la entrada

El primero de ellos determina el tiempo antes de la hora de entrada, en el que

empleado podrá registrar su acceso. Este, esta expresado en minutos. Por default

el sistema pone 40 minutos. Si por ejemplo el empleado entra a las 8:00 hrs.

podrá registrar su entrada desde las 7:20 hrs. Si intenta hacerlo antes el sistema

le responderá con un mensaje indicándole que aun no es hora de entrar.

Para saber más acerca de las tolerancias consulte Calendario de Asistencia,

Tolerancias.


13

Mínimo de estancia en Horario Abieto

El horario abierto permite que un empleado entre y salga de la organización el

número de veces que desee. No obstante su estancia deberá tener un límite. Este

límite se determina aquí. El valor predeterminado es de 50 minutos y el mínimo

permitido es de 15 minutos.

Para saber más acerca del horario abierto consulte Empleados, Configuración,

Horario Abierto.

Control de Retardos

El control de retardos no actúa de forma independiente al control de asistencia.

En realidad las reglas definidas en Calendario de Asistencia y Empleados,

Configuración, son usadas por esta configuración.

Si el control de retardos esta activo, el sistema usará la cuenta de número de

retardos en un periodo para impedir que el empleado registre su asistencia y con

esto obligar a que se produzca una falta.

Al momento de detectar que ya se han cumplido el número de retardos

permitidos en el periodo, el sistema generará automáticamente una incidencia

para este día. La incidencia tiene como descripción corta los caracteres: FXR y

como descripción “Falta automática por acumulación de retardos”. Los

parámetros de la incidencia generada son: una incidencia aplicada al día, sin

goce de sueldo y sanción.

Esta clave se agregará al catalogo de incidencias, al momento de activar el

control de retardos. Usted notará que si intenta suprimirla del catálogo de

incidencias y mantiene activado el control de retardos, al momento de generarse

otro evento de falta por retardos acumulados, el sistema volverá a agregar la

clave al catálogo.

Supongamos que usted activa esta opción y le dice que tres retardos a la semana hacen

una falta. Cuando el empleado llega a los tres retardos, es decir en su tercer retardo a la

semana el sistema no procesará su asistencia obligando a producir una falta.

Recuerde que el retardo queda definido en el calendario de asistencia por medio

de los minutos de tolerancia al entrar. Consulte Calendario de Asistencia, para

más información sobre el control de retardos.


14

Sistema de Nómina

Indica la forma en que el sistema Acceso prepara la información para ser

exportada a otro sistemas de nómina, permite cambiar el tipo de nómina

seleccionado en la instalación por otras opciones.

CALENDARIOS

En esta sección se desarrolla la creación y edición de los distintos calendarios u horarios

que se asignaran a los empleados, Acceso 2.5 contempla la utilización de tres tipos de

calendarios, Asistencia, Vacaciones y Días Festivos.

Calendario de Asistencia

Si el empleado no tiene un horario abierto, entonces su asistencia esta

determinada por un calendario de asistencia. Las libertades que otorgue o las

restricciones que deberá cumplir se determinan siempre en base a su calendario

de asistencia.

El sistema representa este calendario por una lista de horarios de entrada y

salida. En Acceso 2.5 la definición de calendarios u horarios de asistencia se

puede adecuar a una amplia gama de necesidades. Esta abarca desde el común

horario de lunes a viernes de 8 de la mañana a 7 de la noche, pasando por los

horarios de vigilantes, rol de turnos hasta los horarios de profesores.

El sistema solo pone una restricción a la definición de horarios, esta es que ellos

deben ser cíclicos; deben ser definidos siempre en periodos de siete días.


15

En realidad el principio de un calendario de asistencia es que en él se puede

identificar algún patrón de asistencia. Si usted no tiene presente dicho patrón de

asistencia, o si es tan irregular que es muy difícil definirlo, entonces le

sugerimos que controle la asistencia de sus empleados con horarios abiertos.

El Asistente de Configuración de Acceso 2.5 que empleo al momento de instalar

el sistema, le ofrece una lista de calendarios de asistencia más comunes. Si

ninguno de ellos se ajusta a sus necesidades, le sugerimos que los instale, ya que

ellos son un buen ejemplo que podrá emplear para entender el proceso de

definición de calendarios o quizá, si ellos se parecen a los que quiere definir, le

sirvan como punto de partida.

Usted define una o varias entradas para un día en específico, por default piense

que el día uno es siempre lunes, el dos es martes y así sucesivamente, hasta

llegar al séptimo que es domingo. Puede generar tantas semanas como lo desee,

pero como se dijo anteriormente, estos deben ser cíclicos. Es decir, que si usted

define un calendario para tres semanas, la cuarta semana será una copia de su

definición de la primera semana, la quinta de la segunda y así sucesivamente. El

sistema se encargará de aplicar esta regla indefinidamente conforme se vaya

necesitando. Usted simplemente tiene que definir el patrón inicial.

Ya que este esquema le permite definir varias entradas y salidas en un mismo

día, llamaremos al hecho de entrar y salir como una “Unidad de Asistencia”,

simplemente para no confundir entre la asistencia diaria y un evento que

comprende una entrada y una salida. Así una Unidad de Asistencia queda

definida con una hora de entrada y su correspondiente hora de salida.

Entre estos dos horarios se puede definir opcionalmente un periodo para ir a

comer.

Para definir una Unidad de Asistencia le diremos al sistema a que hora es la

entrada y cuanto tiempo durará la asistencia. Con esto queda automáticamente

definida la salida y por lo tanto nuestra unidad de asistencia quedará definida.

Así, podremos conceptualizar la Asistencia diaria como la suma de sus

Unidades de Asistencia. Sus horas de labor estarán definidas por dicha suma.

Veamos un ejemplo sencillo.

Horario de oficina


16

Este calendario viene en el catalogo que se instala por default. Su descripción

dice “Horario normal de oficina”. Puede que en su organización este no sea el

horario normal de oficina, pero para efectos de la presente explicación lo

daremos por válido.

Aquí, hemos definido un ciclo de siete días con solo una unidad de asistencia para los

primero cinco días. Los días que no son de labor deben siempre ser incluidos ya que sin

ellos el período quedaría incompleto.

Así es que solo tuvimos que elegir en la columna Tipo que el día es un día de labor, en

la columna Hora de la sección Entradas pusimos la hora (08:00) en el formato de 24

horas y finalmente el número de horas y minutos que abarcara la Unidad de Asistencia

(11 horas y 0 minutos). El sistema calculó de forma automática la hora de salida

(19:00).

Con esta definición en la opción Empleados, al asignarle el calendario también le estará

diciendo a partir de cuando se empezará a aplicar. Si el día en que se aplica es jueves, el

sistema comenzará a generar el calendario cíclico a partir del día cuatro.

Como podrá haber observado en las columnas que corresponden a las salida también

hay una columna que dice Día, esto podrá indicar que la hora de salida es al día

siguiente, como veremos en el siguiente ejemplo.

Horario de Vigilancia


17

Aquí, la unidad de asistencia abarca un período de 24 horas. En realidad no hay

límite para el número de horas que pueda tener una unidad de asistencia.

En este caso la columna Día de la salida esta desplazada un día, indicándonos

que la salida no es en el mismo día si no al día siguiente.

Cuando un día no tiene una entrada o no tiene una unidad de asistencia definida

esta debe ser etiquetada como Descanso.

Con solo dos entradas de 24 horas en el periodo el empleado cumplirá con sus

48 horas.


18

Rol de turnos

En este calendario se han definido tres períodos de siete días cada uno. Esta definición

mantiene nuestra regla de calendarios cíclicos, después de haber terminado la tercera

semana el sistema aplicará para la siguiente el calendario definido en la primera semana.

La tercera semana define un horario nocturno, por lo tanto la salida esta desplazada al

día siguiente.


19

Horario de profesores

Supongamos que se le ha asignado al profesor de geografía un horario bastante

irregular. El tiene que asistir los lunes por la tarde de 6 a 8, para atender un

grupo. Pero no es sino hasta el jueves que tendrá dos clases una de 2 horas de 8 a

10 de la mañana yo otra por la tarde de 4 a 6. En este caso el profesor terminará

su clase de la mañana, se irá y regresará por la tarde. En realidad solo labora en

esta ficticia escuela 6 horas a la semana. He aquí como definimos este horario.

Note que para el día cuatro se han definido dos unidades de asistencia, una

empieza a las 8 de la mañana y la otra a las cuatro de la tarde como lo

esperábamos.

Por otro lado el horario cumple con nuestra regla. Es cíclico ya que se han

definido siete días.

Supongamos ahora que a nuestro profesor se le han asignado tres horas más para

el viernes. Una a las 8 de la mañana, otra a las 2 de la tarde y otra hasta las 5:30

de la tarde.


20

Ahora tenemos el primer día con una unidad de asistencia, el cuarto con dos

unidades de asistencia y el quinto con tres. Pero aún se mantiene una definición

para siete días, y por lo tanto sigue siendo cíclico

Horario de comida

La definición de los horarios de comida es similar a los horarios de asistencia.

En general, usted asigna la hora de inicio de comida, el tiempo de duración y el

sistema calcula la hora en que terminará el periodo de comida.

Si no va a llevar un control del horario de comida entonces ponga las horas

y minutos de comida en cero.


21

Tolerancias

La tolerancia es un periodo de tiempo que rompe con la restricción de cumplir

con un horario preciso. Las tolerancias en realidad no son indispensables, no

solo por el hecho de que queramos ser inflexibles con el control de asistencia.

En realidad sería imposible que todos los empleados de su organización se

registrasen a la misma hora exacta, por lo tanto tendrían que llegar antes de

cumplirse la hora de entrada.

Por lo cual es mejor pensar en que hay un periodo válido en el que se espera se

registre la asistencia. El sistema se puede configurar para proporcionar dicho

periodo. Este se define por dos parámetros. El primero se aplica sin distinción a

todos los empleados y para todos los horarios. Este se configura en la opción

Configuración General dentro de la ficha Parámetros y su propósito es indicarle

al sistema cuantos minutos antes de la hora de entrada podrá ser aceptada la

asistencia.

En general el valor de 40 minutos se ajusta a la mayoría de las necesidades. Por

lo que le sugerimos que si no tiene una razón poderosa para cambiarlo lo

mantenga en este valor.

La tolerancia antes de entrar, es el inicio del lapso de tiempo en que se espera

haga su registro el personal y se obtiene restando el número de minutos

especificado de la hora de entrada. Por ejemplo, si la hora de entrada es a las

8:00 hrs. el empleado podrá checar a partir de las 7:20. Si intenta checar antes, el

sistema responderá diciéndole que aun no es hora de entrar.

El final de este lapso queda definido en el calendario de asistencia, y se calcula

sumándole a la hora de entrada los minutos de tolerancia. Si la hora de entrada

es a las 8:00 hrs. y tiene una tolerancia de 10 minutos el límite para checar sin

que se considere retardo es a las 8:10 hrs.


22

Tolerancia antes de entrar

Se configura en Configuración General y es el número de minutos antes de la

hora de entrada en que se permite un registro válido. Si el valor es de 40 minutos

y la hora de entrada es a las 8:00 hrs., el empleado podrá checar desde las 7:20

hrs.

Tolerancia después de entrar

Se configura en el Calendario de Asistencia para cada día de labor y son los

minutos después de la hora de entrada, en el que se puede checar sin

considerarse retardo. Por ejemplo, si la hora de entrada es a las 8:00 hrs., y se

otorga una tolerancia de 10 minutos, entonces el empleado podrá checar hasta

las 8:10 hrs. sin que se considere retardo.

Límite para checar

Se configura en la opción de Empleados en la ficha Configuración, y es el

número de minutos después de la hora de entrada en el que se permitirá que el

empleado registre su entrada, después de este límite se considera una checada no

válida. Por ejemplo si el límite para checar es de 60 minutos y la hora de entrada

de a las 8:00 hrs., el empleado podrá checar hasta las 9:00 hrs., después de esta

hora se considera una checada no valida.

Tolerancia al inicio de Comida

Esta no actúa igual que la tolerancia de entrada. Esta le dirá al sistema que se le

permite ir a comer un número de minutos antes de su hora normal. Si su hora de

ir a comer es a las 13:00 hrs. Y se le otorgan 10 minutos de tolerancia, podrá ir a

comer desde las 12:50 hrs.

Tolerancia a la Salida

Con esta opción se le da al empleado la oportunidad salir antes de la hora

especificada. Esta opera restando el número de minutos definidos a la hora de

salida. Por ejemplo, si un empleado sale a las 18:00 hrs., y se le otorgan 60

minutos de tolerancia en la salida, podrá salir entre las 17:00 hrs. y las 18:00 hrs.

Tolerancia al final de la Comida

Esta no actúa igual que la tolerancia de salida. Aquí se le informa al sistema que

el empleado podrá regresar de comer a su hora más los minutos de tolerancia.

Por ejemplo, si la hora de comida termina a las 14:00 hrs., y se le conceden 10

minutos de tolerancia el empleado podrá regresar de comer hasta las 14:10 hrs.


23

Evite conflictos de horario

No intente excederse en el tiempo destinado a las tolerancias. Si usted tiene una

hora de entrada a las 8:00 hrs., y asigna 6 horas de tolerancia después de su hora

de entrada, puede crear un conflicto de horario si es que define el inicio de la

comida a las 13:00 hrs.

Si necesita darle una libertad de tal magnitud a un empleado para que este pueda

entrar a cualquier hora, le recomendamos que use la configuración Horario de

entrada abierto, que se encuentra en la opción Empleados.

Si esta otorgando tolerancias de más de una hora puede ser señal de que esta

empleando mal los calendarios.

Generando asistencia futura

Podrá haber observado que hay una casilla de verificación para indicarle al

sistema que cuando haga un cambio al calendario aplique dichos cambios a

todos los empleados que lo tengan asignado. El sistema calcula para cada

empleado una asistencia para los próximos 30 días usando como patrón la

definición echa en el calendario. Para más detalles sobre el proceso de

generación de la asistencia futura consulte Empleados, Asistencia.

Si el calendario tiene un mismo horario de entrada y además un mismo horario

de inicio de comida, puede facilitar la definición cambiando el horario y el lapso

de tiempo empleado en cada uno, usando las dos opciones destinadas para este

propósito.

Si sus empleados no van a comer dentro del horario de labor, deberá dejar en

cero el número de horas y de minutos para comida.

Calendario de Vacaciones

El calendario de vacaciones se define fácilmente, esta opción destina en el área

inferior derecha una rejilla para que usted seleccione los días. Cada celda

representa un día en específico, las líneas representan al mes y las columnas

representan el día de cada mes. Después de haber hecho su selección debe


24

oprimir el botón de selección . Para quitar algún día o periodo marque los

días y oprima el botón .

Hay cuatro tipos de día y cada uno se distingue por un color:

Al momento de seleccionar un periodo de vacaciones las celdas seleccionadas

cambiaran a verde indicando que ahora esos días están definidos como

vacaciones.

Cuando usted selecciona un día de descanso el sistema lo marcara con un color

verde olivo. Los días festivos no se pueden configurar como días de vacaciones.

El área del la rejilla abarca dos años, si usted desea adelantar la definición de su

calendario puede aumentar cambiado el año, siempre tendrá dos años presentes

con el año seleccionado al principio.

En el área inferior izquierda se encuentra la lista de los días que ha seleccionado.

Calendario de Días Festivos

Al instalar Acceso 2.5 se generó una lista de días oficiales. El sistema calcula

dichos días aplicando las últimas disposiciones oficiales. Si es necesario

desplazar algún día esto se realiza de forma automática. Simplemente

incremente el año y se calcularan para ese año los días oficiales. Después tendrá


25

que oprimir el botón guardar para que los días se integren a catálogo general y

tengan efecto en la asistencia diaria.

El calendario de días festivos se aplica a todos los empleados y es único.

Cada día queda definido en la base de datos con dos categorías, oficial y no

oficial. De forma similar, el sistema le ofrece una lista de días festivos no

oficiales, como el día de las madres, el día 12 de diciembre, etc. Estos también

se pueden generar de forma automática, pero tenga presente que algunos de ellos

pueden no ser considerados como días festivos, ya que depende de la empresa u

organización a la que pertenece.

Si usted tiene otro día oficial no considerado en ninguna de las dos listas, puede

generar dicho día e integrarlo a su catálogo.

Esta opción tiene tres fichas, Especiales, Oficiales y No oficiales. En la primera

defina libremente dando una fecha, una descripción y decidiendo si es oficial o

no oficial. Las otras dos calcularán de forma automática los días para el año

seleccionado.

CATALOGOS

En esta sección se editan los diferentes catálogos auxiliares del sistema Acceso, como

son departamentos, puestos, etc.

Catálogo de Departamentos

El catálogo de departamentos tiene una función exclusivamente organizativa.

Usted puede agrupar a sus empleados en departamentos. Acceso 2.5 le ofrece en

la instalación una lista de departamentos predeterminada para facilitarle el


26

proceso de configuración y arranque del sistema. Cuando usted da de alta o

modifica el registro del empleado, puede informarle al sistema a que

departamento pertenece. Después tanto en reportes como en consultas y

estadísticas, empleará esta información para agrupar o clasificar al personal por

el departamento al que pertenecen. Aunque este dato no es indispensable para

dar de alta al empleado, puede ofrecerle beneficios al consultar y comparar el

comportamiento de asistencia.

Cada registro puede tener asociado otro departamento para establecer una

relación jerárquica. Asigne otro departamento como departamento padre. Este

puede ser una dirección o área.

El campo Cuenta Contable, puede también serle útil es sus clasificaciones.

Recuerde que Acceso 2.5 le permite exportar su información a diferentes

formatos incluyendo Excel.

Catálogo de Puestos

Manténgase informado al momento de si un empleado no llego a cubrir un

puesto clave para su operación. Acceso 2.5, incorpora una consulta en tiempo

real que le notifica cuando algún empleado ya no llego, es decir, cuando ha

concluido el tiempo límite en el que debería haberse presentado. De tal forma

que usted puede decidir suplir con otro empleado el puesto de trabajo.

Consulte Asistencia del Día en la sección Control de Asistencia.

Al momento de instalar el sistema se le ofrece una lista de puestos más comunes,

usted podrá modificarla o adecuarla a sus necesidades.


27


28

Catálogo de Sucursales

El sistema esta diseñado para integrarse a una red LAN o WAN, y en breve

estará liberada la versión para WEB, si usted tiene la necesidad de llevar un

control de sus sucursales o lugares de trabajo cuando estos se encuentran en

diferentes localizaciones, el sistema le ofrece llevar una clasificación de sus

empleados por sucursal. Si este es su caso, considere mantener este catálogo

actualizado.

Como en toda la estructura del sistema, las sucursales son identificadas por un

número consecutivo y una descripción.

Catálogo de Incidencias

Sin duda el uso del concepto “Incidencia” guarda una relación o nos da la idea

de un incidente. Entendemos que la asistencia normal de un empleado esta

definida en sus calendarios. Estos asignan un horario y a la vez determinan los

días de disfrute, como días de descanso, vacaciones y días festivos. Sin embargo

es una realidad que esto suele alterarse por varias circunstancias. Con esta

opción usted podrá mantener una lista de incidencias que cuya naturaleza esta

definida así:

Se aplica al día con goce de sueldo

Se aplica al día sin goce de sueldo

Se aplica a la entrada con goce de sueldo

Se aplica a la salida con goce de sueldo

Se aplica a la entrada y a la salida con goce de sueldo

Se aplica a la entrada y a la salida sin goce de sueldo


29

Es una sanción o castigo

Si desea conceder un permiso para llegar tarde con goce de sueldo, deberá

registrar la incidencia aplicable a la entrada con goce de sueldo. Así de sencillo.

Con esta forma de definir el catálogo de incidencias puede abarcar tanto

permisos como justificantes. Estos pueden aplicarse cuando la incidencia ya ha

ocurrido o cuando esta por ocurrir. Por ejemplo, si el empleado se presenta un

día después de haber faltado con un justificante medico, usted puede registrar la

incidencia como una incidencia que se aplica al día con goce de sueldo.

Si la incidencia no aplica al día entonces aplica a la entrada o a la salida o a

ambas.

En el caso de permisos para llegar tarde o para salir temprano que se conceden

en un día que aun no ha transcurrido, el modulo de control de asistencia tomará

en cuenta el tiempo permitido para darle el acceso y desplazar el horario de

entrada o de salida según sea el caso.

Cuando usted aplica una sanción o castigo, esta se considera automáticamente

como una falta, si el empleado intenta asistir en un día donde se aplicó la

sanción se le notificará al momento de intentar registrarse que tiene un castigo y

que su asistencia no es válida.

Considere que el sistema no genera los registros de asistencia cuando usted

aplica una incidencia con goce de sueldo. La falta de un registro de entrada o

salida se mantiene. Si usted considera que el empleado simplemente olvido

checar su salida o su entrada, deberá generarle una checada manual. Consulte

Registro Manual de Asistencia.


30

El sistema mantiene siempre presente la falta aun y cuando esta tenga un

justificante. En realidad solo hay dos tipos de faltas, las que son justificadas y

las que no lo son. Por lo tanto, si no hay un registro válido de asistencia esta se

considera automáticamente falta.

Enlace con los sistemas de nómina

Otro aspecto relevante del catálogo de asistencia es el enlace con los sistemas de

nómina. Acceso 2.5 se enlaza con los dos sistemas de nómina más populares en

México, NOI® y NomiPAQ

®.

Al momento de instalar el sistema el Asistente de Configuración de Acceso 2.5

le preguntará con que sistema de nómina va a trabajar. Esto realiza una

adecuación al catálogo de incidencias para que este sea compatible con el que

haya seleccionado.

Tenga presente que para obtener el enlace, en algunos casos se emplea

directamente la clave numérica generada por Acceso 2.5 pero en la mayoría de

los casos este enlace se realiza empleando la Descripción Corta. Y esto es

principalmente porque las claves, por ejemplo en NomiPAQ® son alfanuméricas.

En su catálogo de incidencias por ejemplo esta definido los días de castigo con

la clave “CAST”.

Para conseguir que los dos sistemas se entiendan defina una incidencia de

Acceso 2.5 seleccionando “Es una sanción o castigo” y registrando en la

descripción corta “CAST”, de esta forma quedará una relación en ambos

sistemas que corresponde efectivamente a la misma naturaleza de la incidencia.


31

Para saber como se efectúa el enlace con NOI®

consulte la sección Enlace con

NOI.

Para saber como se efectúa el enlace con NomiPAQ®

consulte la sección Enlace

con NomiPAQ.

Para saber como se aplican las incidencias consulte Aplicar Incidencias y

Tarjeta de Asistencia.


32

Catálogo de Centros de Costo

Si lo requiere, el catalogo de centros de costo cumple una función meramente

informativa, y se aplica a los empleados. Usted puede clasificar a su personal

dentro de centros de costo si así le es útil. Recuerde que Acceso 2.5 le brinda la

facilidad de exportar la información contenida en él, de tal forma que puede

obtener un listado en Excel o en otro formato donde emplee esta información.

Proyectos

En esta sección el sistema Acceso permite crear la jerarquía organizativa de

Proyectos, para casos especiales donde se desea controlar este tipo de entidades y

relacionar las personas que lo controlaran.

Presione el botón “Nuevo” y llene los campos Clave, Descripción y descripción

Corta para generar un nuevo proyecto, presione el botón “Guardar” para salvarlo.

El personal asociado al proyecto podrá ser relacionado presionando el botón F4 para

agregar y F6 para eliminar.

Supervisores


33

Serán los responsables de proyectos donde este asignado cierto número de empleados y

podrán gestionar la aplicación de incidencias con autorización.

EMPLEADOS

Después de haberse cerciorado de que sus calendarios de asistencia, de

vacaciones y días festivos son los adecuados para su organización, puede

proceder a dar de alta a sus empleados. Esta opción le permite gestionar la

información referente a los datos personales de cada empleado, su foto, su

posición en la empresa, su horario de asistencia y las libertades o restricciones

que tendrá en su asistencia diaria.

Seleccione el menú general Empleados, se despliegan dos opciones, Empleados

nuevamente y Reportes que contiene los reportes asociados al catálogo de

empleados. Al presionar la opción Empleados se muestra la siguiente pantalla.

En la parte superior izquierda encontrará un grupo de ícono que permiten

Agregar, Guardar, Borrar e Imprimir el registro de un empleado.


34

En segunda línea se muestra un campo para introducir la clave de empleado, en

forma predeterminada este valor es cero.

Consulta de Empleados

Para consultar los datos de un empleado se debe introducir el numero del

empleado y presionar la tecla “Enter”, si no recuerda el número de empleado

puede ayudarse llamando al catálogo abreviado de empleados, presionando el

ícono , el cual muestra los empleados registrados en el sistema, debemos

presionar el empleado a consultar para que el sistema tome el dato de la clave de

empleado.

los datos serán desplegados en los campos correspondientes.


35

Para visualizar el resto de la información del empleado solo hay que desplazarse

por las diferentes pestañas.

Alta de Empleado

El proceso de alta de empleados es la parte importante del sistema, donde se asocia el

empleado que registremos con el de la(s) terminales biométricas, permitiendo llevar su

estadística y control de asistencia.

El sistema emplea tres tipos de datos:

Informativo

Organizativo

De control

Acceso 2.5 requiere como datos mínimos del empleado, la Clave, el Nombre y el

Calendario de Asistencia asignado, con ellos puede registrar un nuevo empleado,

permitiendo que el resto de los datos sean opcionales o capturados en una sesión

posterior.


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Para crear un registro debemos seleccionar el ícono nuevo en la pantalla, que nos

lleva al campo clave de empleado, mostrando el número de empleado consecutivo

sugerido.

Este número puede ser modificado a conveniencia siempre y cuando no exista.

El sistema solicita la captura del nombre del empleado, apellido paterno y materno,

estos dos últimos pueden ser opcionales.


37

Generales

1) Referencia.- Este dato puede ser importante si usted desea enlazar la

información de Acceso 2.5 a otro sistema como el de nómina; ejemplo lo que

ponga aquí tendrá efecto solo en la exportación a NOI ó NomiPAQ.

2) CURP.- Informativo

3) RFC.- Informativo

4) Fecha de contratación.- Informativo

5) Seguro Social.- Informativo

6) Salario.- Informativo

7) Sexo.- Informativo

8) Departamento.- Organizativo

9) Puesto.- Organizativo

10) Sucursal.- Organizativo

11) Centro de Costo.- Organizativo

Foto

La foto del empleado puede ser considerada un simple dato informativo si usted

esta usando terminales y nunca realiza un monitoreo en tiempo real. Sin

embargo, si esta usando una PC para el registro de asistencia, verá que el

sistema además de confirmar la identidad biométrica la reafirma con su foto.

También en el monitoreo puede ir viendo la foto de la persona que se esta

registrando. Y en general, es una buena práctica tener la foto del empleado ya

que junto con sus datos personales y su historial puede integrar un expediente

actualizado y siempre al día.

Oprima el botón derecho del mouse sobre el área destinada a la foto. Verá el

siguiente menú.


38

Las primeras cuatro opciones controlan la apariencia de la imagen, pero solo en

la forma en que se presenta en pantalla, el contenido permanecerá registrado en

la base de datos en su forma original.

La opción Copiar manda al portapapeles de Windows la foto. Puede rescatarla

desde un programa como el Paint de Windows, seleccionando desde el menú

Edición la opción Pegar u oprimiendo Ctrl+V.

Si usted ya posee un archivo con la imagen de la foto, seleccione Abrir. Tome en

cuenta que el sistema solo soporta imágenes en formato jpg. Si sus archivos de

fotos no están en este formato tendrá convertirlas.

Para crear un archivo jpg de la foto ya registrada, seleccione Guardar como…

Para aumentar o disminuir el tamaño de la imagen coloque el puntero del mouse

sobre la esquina inferior derecha del marco de la foto. Cuando el puntero del

mouse cambie, arrastre hasta encontrar el tamaño que guste. Así mismo, podrá

desplazar el marco de la foto por el área de la ventana colocando el puntero del

mouse en la parte superior del marco y arrastrándolo.

La última opción Borrar Foto permite eliminar la foto o desvincularla del

empleado

Cámara Web

Si posee una cámara web, puede usarla directamente. El sistema detecta y le

presenta una lista de los dispositivos de captura de imágenes instalados,

seleccione uno, y oprima el botón con la camarita. Aparecerá un programa

especial diseñado por el fabricante del dispositivo.

Tome en cuenta que cada dispositivo ofrece una interfase distinta. Usted tendrá

que consultar el manual que viene con su cámara para detalles sobre su manejo.

Sin embargo, para la mayoría de los dispositivos, la tarea se reduce a


39

simplemente hacer clic, para capturar la imagen, oprimir un botón para aceptar y

la foto aparecerá en el área descrita anteriormente.

Asistencia

Todos los datos contenidos en el calendario de asistencia se consideran datos de

control, ya que determinan las restricciones de horario que tendrá cada

empleado.

Si el empleado no tiene un horario abierto usted deberá seleccionar un

calendario de asistencia, ya sea introduciendo la clave del calendario o

seleccionándolo desde la ventana emergente . Para más detalles consulte

Calendario de Asistencia.

Como podrá apreciar en la parte superior derecha de esta sección se encuentra

una casilla que le permite incrementar o decrementar su valor ;

El propósito de ésta, es posicionar el número de día en el que se encuentra y

calcular a partir de ahí a la fecha en que arrancará el control de asistencia.

Recuerde que en el calendario de asistencia los días están numerados y pueden

no corresponder con los días de la semana, por ejemplo, el número uno, aunque

normalmente se asocia al lunes, puede no serlo, si es por ejemplo, que el

calendario corresponde a un rol de turnos donde los días de descanso pueden ser

o no los sábados y domingos. El sistema considera por default el 1 como lunes,

el 2 como martes y así sucesivamente hasta llegar a 7. También encontrará

situaciones como los horarios de profesores donde tienen dos o mas entradas y

salidas al día, en estos casos deberá consultar la hora para saber a partir de

cuando y en que horario iniciará su control.

Si la fecha de captura es martes, el calendario se vería así:


40

Cuando guarde el registro del empleado, se tomará esta información, la del

calendario de vacaciones y días festivos y se calcularán 30 días a partir del día

actual. El sistema actúa de forma dinámica y siempre intentará mantener esos

30 días, a menos de que el empleado deje de registrarse por más de 30 días; pero

en el momento de presentarse un evento se hará un cálculo desde la última fecha

registrada y hasta 30 días después de la fecha actual.

Vacaciones

Aunque el calendario de vacaciones no es un dato obligatorio para el sistema, en

la práctica si lo es. Se ha tratado así, para permitirle hacer una rápida captura,

teniendo en consideración que el calendario de vacaciones tendrá que registrarse

en algún momento. Oprima el botón o introduzca la clave del calendario de

vacaciones que corresponda al empleado.

Dirección

Todos los datos en esta sección son solo informativos. Siéntase libre de llenarlos

o dejarlos en blanco.


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Teléfonos

Al igual que la dirección estos también son solo informativos. Pero tenga

presente que en futuras versiones estos tendrán una utilidad bien definida.


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Configuración

Como podrá haberse imaginado los datos en esta sección se consideran todos

datos de control. Estos modifican la manera en que el sistema determina la

naturaleza de cada evento, ya sea que su origen sea una PC, una Terminal o un

archivo, cada evento se procesa por un módulo interno que forma parte de la

base de datos. Para detalles vea la sección Mecanismo de Registro de Asistencia.

Este módulo lee la información de los calendarios de Asistencia, Vacaciones y

Días Festivos así como las Incidencias de permisos, sanciones, etc. Y

finalmente, considera la configuración general y los datos que aparecen en esta

sección que conforman el perfil del empleado, en lo que se refiere a las

restricciones y libertades que tendrá en su asistencia diaria.

Estatus

Si el empleado se encuentra Activo y laborando, entonces podrá registrar su

asistencia. En el momento de cambiar a Baja temporal o Baja que son los otros

dos estatus, el sistema bloqueará al empleado y le enviará el aviso: ¡Usted esta

dado de baja y no puede checar!

Generar días de calendario

En Acceso 2.5 todos los eventos se procesan en tiempo real, es decir, usted no

tiene que correr un procedimiento para interpretar o generar reportes de

asistencia. Cuando un empleado registra una entrada tarde, el sistema

automáticamente calcula el tiempo de retardo, de igual forma al momento de

registrar la salida se calculan el tiempo laborado y el tiempo extra si lo hubiera.

Para conseguir esta información al momento que se genera, el sistema hace uso

de un calendario por empleado que se va actualizando de forma dinámica.


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Simplemente se toma el patrón definido en el Calendario de Asistencia, y se

calculan el número de días definidos en esta casilla.

Esta característica aporta una enorme ventaja y ofrece una oportunidad de

romper el hermetismo en cuanto a excepciones en la asistencia se refiere. Si el

empleado labora regularmente de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes, usted puede

programar un día especial en el que ingrese por ejemplo de 11:30 a 20:30, o

cambiar un día de descanso por un día hábil. Para más información de cómo

realizar cambios al horario refiérase a la sección Tarjeta de Asistencia.

Ahora bien, el propósito de determinar el número de días a generar, es ahorrarle

una carga adicional al sistema al momento de que cada empleado registra su

asistencia. Es decir, si el sistema encuentra que el calendario esta definido hasta

15 días después, este añadirá 30 días más al calendario. Esto aumentará la

velocidad de respuesta en los relojes de PC en uno o dos segundos cada 30 días.

Recuerde que si la mayoría de los empleados ingresan a una misma hora el

sistema tendrá un incremento de trabajo proporcional al número de empleados

que tengan que registrarse a la misma hora. Si la carga es tal que genera cuellos

de botella al checar, es probable que necesite un segundo punto de registro.

No obstante, es posible optimizar la velocidad de repuesta generando los

calendarios para un periodo largo u optimizando y mejorando los recursos de la

infraestructura de red o del hardware del servidor.

Cada que hace un cambio al registro del empleado y guarda los cambios, se

regenera el horario de asistencia para los próximos días, si ya hubo un evento o

una checada válida el día en que hace los cambios, entonces el programa no

modifica ese día. Pero siempre volverá a calcular el horario de asistencia futura.

Si usted hizo algún cambio en el horario posterior al día en que guarde el

registro este se perderá, ya que este constituye una excepción. En estos casos se

recomienda que no se abuse de los cambios que constituyen excepciones dentro

del calendario de asistencia, sin duda una mejor opción es aplicar una incidencia,

si usted mantiene un buen catálogo de incidencias es casi seguro que todas sus

necesidades de control se satisfagan aplicando una incidencia.

Para saber más acerca del catálogo de incidencias consulte Catálogo de

Incidencias y Aplicar Incidencias.

Tipo de Horario.- Deberá elegir el tipo de horario para el empleado, las

características de cada tipo describen a continuación.

Horario Normal

Esta opción fuerza a que el horario del empleado este regido por su calendario

de asistencia, el cual deberá cumplir para no registrar incidencias. Todo registro

fuera de los horarios establecidos serán registrados como anormales y de

acuerdo a las políticas podrán ser considerados faltas, retardos o validar horas

extras.


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Horario abierto

Al seleccionar esta opción, el sistema le otorga al empleado la libertad de

ingresar y salir sin restricciones. Cada entrada deberá tener su correspondiente

salida. La única limitante es que la estancia del empleado tendrá que ser de al

menos 50 minutos, que es la configuración por default del sistema. En cada

evento de entrada y salida se calcula el tiempo de estancia del empleado. Si

desea cambiar la estancia mínima por default vea Configuración General.

Horario de entrada abierto

Al activar esta opción, el sistema toma en cuenta el Calendario de Asistencia

asignado, considera el número de horas que tendrá que laborar y ajusta la salida.

Tome en cuenta que el horario en que se le permitirá el acceso tendrá que ser

anterior a su horario de comida. Es importante resaltar que un empleado con

horario de entrada abierto no generará retardo alguno y por lo tanto siempre

estará entrando a tiempo.

Limite para checar la entrada

Este parámetro le indica al sistema hasta cuando el empleado tiene permitido

registrar su entrada. Después de este límite los eventos se consideran no válidos.

Si el sistema no recibe un evento en el lapso de la entrada y el límite para checar,

por default se considerará falta. Por ejemplo si el límite para checar es de 30

minutos y la hora de entrada es a las 8:00 hrs., el sistema considerará cualquier

evento después de las 8:30 hrs. como no válido.

El administrador del sistema deberá decidir si permite el ingreso después del

límite o se considera falta. Para ajustar la asistencia vaya a la opción Tarjeta de

Asistencia.


45

Horario General de Comida

Active esta opción cuando el empleado goza de la libertad de empezar su hora

de comida en cualquier momento dentro del horario de asistencia. El sistema

toma en cuenta la duración del período de comida definido en el Calendario de

Asistencia y ajusta el término del horario de comida. Es decir, si tiene asignada

una hora para comer el sistema esperará que el empleado registre el final de su

horario de comida una hora después.

La única restricción es que sea cuando menos una hora después de su hora de

entrada.

Tiempo Extra, Tiempo Laborado y Tiempo de

Permanencia

Acceso 2.5 calcula la diferencia entre el tiempo que se debería laborar definido

en el Calendario de Asistencia y el tiempo que transcurrió desde el registro de

entrada hasta el registro de salida, o sea entre las checadas de entrada y salida.

Esta diferencia aparecerá en la columna Tiempo Extra. Si esta activada la

opción: Se autoriza automáticamente, el sistema pondrá el resultado en la

columna Tiempo Extra Autorizado. Este último se puede apreciar en el reporte

General de Asistencia, Tiempo Extra, Resumen de Tiempo Extra y en las

interfaces con los sistemas de nómina. El calculo del tiempo extra sigue ciertas

reglas que le indican cuando considerar el tiempo excedente. Usted puede elegir

otorgar tiempo extra cuando el empleado ingreso antes de su hora de entrada,

después de su hora de salida y si se aplica en días de descanso, vacaciones y días

festivos. Es necesario subrayar que el sistema no compensa el tiempo laborado

con el tiempo extra. El tiempo laborado se calcula obteniendo la diferencia entre

el tiempo de estancia menos el tiempo empleado en la comida menos el tiempo

extra, bajo ciertas reglas definidas más adelante.

Formulas para el cálculo de tiempos

HE = Hora de entrada (definida en el calendario de asistencia)

HS = Hora de salida (definida en el calendario de asistencia)

RE = Registro de entrada (checada de entrada)

RS = Registro de salida (checada de salida)

TP = Tiempo de estancia o permanencia

TL = Tiempo Laborado

TC = Tiempo empleado en la comida

TE = Tiempo extra

TA = Tiempo extra autorizado

TEE = Tiempo extra a la entrada

TES = Tiempo extra a la salida


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El Tiempo de estancia o permanencia (TP) se obtiene de calcular el tiempo

transcurrido bajo las siguientes reglas:

Por definición consideremos que el tiempo transcurrido es la diferencia entre dos

horarios, donde el más reciente es mayor y el más antiguo es menor.

Si tiene tiempo extra autorizado antes de la hora de entrada:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre el registro de

entrada y la hora de salida.

TP = HS – RE

Si tiene tiempo extra autorizado después de la hora de entrada:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre su hora de

entrada y registro de salida.

TP = RS – HE

Si tiene tiempo extra autorizado antes de la hora de entrada y después de la

hora de salida:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre el registro de

entrada y el registro de salida.

TP = RS – RE

Si no tiene tiempo extra autorizado ni antes de la hora de entrada y ni

después de la hora de salida:

El tiempo de permanencia es igual al tiempo transcurrido entre la hora de

entrada y la hora de salida.

TP = HS – HE

Dicho de otra forma, si no se autoriza tiempo extra y llega antes o sale después

de su hora, ese tiempo no se contabiliza.

El Tiempo empleado en la comida (TC) se obtiene de calcular el tiempo

transcurrido entre el registro de inicio de comida y el registro de final de comida.

El Tiempo extra (TE) se obtiene de calcular el tiempo transcurrido entre el

registro de entrada (RE) y la hora de entrada (HE) definida en el Calendario de

Asistencia, más el tiempo transcurrido entre la hora de salida (HS) definida en el

Calendario de Asistencia y el registro de salida (RS). Ambos cálculos están

sujetos a configuración.

TEE = HE – RE


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TES = RS - HS

Formula para calcular el tiempo extra en un día de labor:

TE = TEE + TES

Formula para calcular el tiempo laborado:

TL = TP – TC – TE

Si esta activa la casilla Se autoriza automáticamente entonces:

TA = TE

El sistema no compensa tiempo, es decir que si el empleado llega con 10

minutos de retardo y sale 10 minutos después, el tiempo excedente en la salida

no eliminará el retardo. De igual forma si el empleado uso menos tiempo del

destinado para la comida o más, este tiempo se descontará del tiempo laborado.

El tiempo extra en días de descanso, vacaciones y días festivos es igual al

tiempo laborado:

El tiempo de permanencia en estos días es:

TP = RS - RE

TE = TP

Si usted necesita ajustar manualmente el tiempo extra calculado consulte la

sección Tarjeta de Asistencia.


48

Imprimiendo credenciales o gafetes

Abra la opción Empleados. Seleccione el empleado ya sea con la clave de

empleado o buscándolo de la lista.

Ejemplo:

Seleccione el botón que se encuentra en la parte superior de la ventana.

Aparecerán tres opciones, la primera es para imprimir directamente la

credencial, con la segunda puede cambiar el diseño de la credencial adecuándola

a sus necesidades, si desea deshacer los cambios hechos en el diseño y restaurar

en formato que viene por default en el sistema oprima la tercera opción.

Para saber como rediseñar la credencial consulte Introducción al diseño de

reportes.


49

CONTROL DE ASISTENCIA

En este bloque se controlan todas las modificaciones a los registros de checadas

recolectados de las terminales biométricas para ajustar a la realidad del registro de los

empleados, permitiendo realizar modificaciones a los registros bajo un proceso de

justificación y autorización, así como resolver mediante el registro manual de asistencia,

eventualidades como falta de registros por falla en el suministro de energía o causas de

fuerza mayor.

Registro Manual de Asistencia

Las causas por las que un empleado no puede realizar su registro de asistencia

pueden ser muy diversas, pueden ir desde un olvido hasta un percance en la

mano con la que registra su asistencia, si esta usando un dispositivo biométrico.

Si considera que estas causales son aceptables en su organización, Acceso 2.5

prevé esta necesidad y le ofrece una opción para que registre manualmente la

asistencia de su personal.

En realidad al hacer uso es esta opción, el sistema aplica las mismas reglas que

se emplean en el reloj de la PC o al procesar la información de una terminal. La

única diferencia es una marca que informa que el registro fue hecho

manualmente. La fuente del registro puede ser consultada en el Reporte de

Checadas que se encuentra en la sección Control de Asistencia.

Para evitar un mal uso de esta opción, el sistema le permite solo generar

registros por día y no por período.

Al momento de seleccionar un empleado y un día en específico, se mostrará el

horario asignado y las checadas que hubo. Si ese día tuviera mas de una unidad

de asistencia, es decir si tuviera mas de una entrada y salida por día, el sistema

determinará en función de la hora que usted seleccione a que horario pertenece.

Si el empleado no pudo hacer ni un registro válido, deberá ir generando las

checadas en el mismo orden en que están definidas, es decir en orden

cronológico.

Como decíamos anteriormente, esta opción emplea las mismas reglas de

asistencia empleadas al procesar los registros del reloj, de tal forma que si usted

le dice al sistema que genere un registro a las 8:15, cuando la entrada del

empleado es a las 8:00 hrs. y tiene una tolerancia de 10 minutos, el sistema

dejará asentado los 5 minutos de retardo. De igual forma si usted registra la

salida a las 20:00 hrs. cuando el empleado sale normalmente a las 19:00 hrs. el

sistema generará una hora de tiempo extra siempre y cuando tenga autorizado el

tiempo extra automático.

Aunque esta opción permite generar registros de asistencia solo por día; si puede

generar la asistencia de un grupo de empleados.


50

Si por alguna circunstancia el equipo de registro fallase, usted tiene la

oportunidad de registrar de un solo paso la asistencia a un bloque de empleados.

Encontrará dividida esta opción en tres fichas, Por empleado, Por bloque y Por Archivo.

Por Empleado

Para generar la asistencia de un empleado selecciónelo y elija el día. Vaya

seleccionando los horarios adecuados en orden cronológico.

Cada que seleccione un horario oprima el botón guardar . Si no hace esto e intenta

aplicar la hora de inicio de comida antes de la de entrada, el sistema responderá con el

mensaje: “Usted no ha registrado su Entrada”.

Cuando los registros se consideren válidos estos irán apareciendo en el cuadro Registro.

Si el horario del empleado es:

Selecciono el día y la hora así:

Como este registro si es válido, ya que se encuentra en el lapso de entrada

permitido, el sistema actualiza el marco de registro así:


51

Y manda el siguiente mensaje:

Si repito el proceso para el inicio de la comida el fin de la comida y la salida la

imagen completa se vería así:

Con esto se concluye el registro manual de asistencia para un empleado.

Si deseamos generar automática el registro de la jornada solo debemos seleccionar la

opción.


52

Generar la asistencia del día registra los 4 movimientos de acuerdo al calendario de

asistencia del empleado.


53

Por Bloque

El mismo proceso que empleamos para generar la asistencia de un día, lo podemos usar

para un bloque de empleados. Primero seleccione el conjunto de empleados a los que

desea se le genere la checada manual. Si no sabe como hacer esto consulte Elementos

Generales de Consulta, esta opción sigue el mismo esquema de consulta.

Recuerde que deberá mantener activa la ficha etiquetada con Por Bloque. Si se cambia a

otra ficha entonces estará generando una checada al empleado que tenga activo o

procesará el archivo que tenga seleccionado.

Es recomendable que seleccione el bloque por calendarios, así tendrá presente el horario

al que deberá sujetarse.

Como esta opción no le muestra el horario de cada empleado, le sugerimos que abra la

ventana Calendario de Asistencia, para tener presente los horarios. Acceso 2.5 le

permite tener abiertas más de una ventana a la vez.

En la imagen anterior se genera una entrada manual el día 27/junio/2012 a las 8:02 para

los empleados 3,4,5,6,7.

Si deseamos generar los cuatro registros del día (Entrada, salida a comer, regreso de

comida y Salida), solo debemos seleccionar la opción “Generar la asistencia del día”.


54

Por Archivo

Acceso 2.5 le permite integrar registros generados por cualquier otro medio, usando un

archivo. Este archivo deberá ser un archivo de texto.

No asigne derechos a cualquiera sobre esta opción ya que puede prestarse a malos

manejos. Si va a estar usando esta opción regularmente le recomendamos que haga las

pruebas necesarias en una base de datos de prueba.

Acceso 2.5 le permite tener una base de datos de prueba y una de producción.

Para procesar dichos eventos simplemente tiene que proporcionar tres datos:

El número o clave del empleado

La estación

La fecha y hora del evento

Cada línea representa un registro y deberá terminar con los caracteres ASCII, 13 y 10.

Que representan un retorno de carro y un brinco de línea respectivamente.

Campo Posición Inicial Tamaño

Clave Empleado 1 15

Estación 16 5

Fecha y Hora 21 14


55

Clave de Empleado:

Numérica, debe ser un entero mayor de cero.

Estación:

Numérica, debe ser un entero mayor o igual a cero.

El formato de la fecha es: DDMMAAAAHHNNSS

DD representa el día, si este es menor de 10 deberá tener un cero a la izquierda, ejemplo

01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 31.

MM representa el mes, si este es menor de 10 deberá tener un cero a la izquierda,

ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 12.

AAAA representa el año.

HH representa la hora, si este es menor de 10 deberá tener un cero a la izquierda,

ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 23.

NN representa los minutos, si este es menor de 10 deberá tener un cero a la izquierda,

ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero igual o mayor de cero y menor de 60. Si el valor

es cero deberá escribir 00.

SS representa los segundos, si este es menor de 10 deberá tener un cero a la izquierda,

ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero igual o mayor de cero y menor de 60. Si el valor

es cero deberá escribir 00

Ejemplo:

En este ejemplo se muestran dos líneas representando cada una, una checada, la primera

es para el empleado 1, que checo en la estación 1 a las 8:05 hrs. con cuatro segundos del

día 3 de octubre del año 2006.

La segunda es para el empleado 13, que checo en la estación 2 a las 21:16 hrs. con 13

segundos del día 4 de octubre del año 2006.

Finalmente seleccione el archivo (*. dat) y oprima el botón para procesar . En

esta opción el botón para guardar no tiene ninguna función.


56

Tarjeta de Asistencia

Esta opción le permite realizar ajustes a la asistencia del personal. La ventana muestra

del día seleccionado, su horario, los registros de asistencia, el tiempo extra y si la

hubiera la incidencia aplicada a ese día.

Usted hace su revisión eligiendo primeramente al empleado y recorriendo el período

deseado. Siempre abriendo un día a la vez.

La opción esta dividida en tres fichas, Tarjeta , Historial e Incidencias .

Tarjeta

En la parte superior izquierda se muestra la foto del empleado, a la derecha de esta hay

un calendario para seleccionar el día. Abajo hay una casilla y un botón de selección, con

estos podrá elegir una incidencia y aplicarla al día y al empleado seleccionado.

Debajo de esta y a la izquierda se muestra el área que representa el horario del día, usted

puede hacer cambios al horario definido con el botón .


57

Al oprimir este botón aparecerá una ventana emergente para permitirle hacer los

cambios al horario.

Esta ventana le permite hacer cambios al horario de entrada y el periodo de estancia que

determina la hora de salida. También puede hacer cambios al inicio del período de

comida y el lapso de tiempo que se deberá cubrir, este a su vez determina el la hora en

que termina la comida.

La sección inferior de la ficha Tarjeta, permite también seleccionar un registro de

asistencia y hacerlo válido. A la izquierda están lo eventos de registro o las checadas.

Posiciónese en la línea deseada y oprima el botón con la flecha que apunta a la izquierda

correspondiente al tipo de evento que desea hacer válido.


58

Para quitar un registro de asistencia oprima las flechas que apuntan a la derecha.

Si desea cambiar la naturaleza del día seleccione de la lista que aparece en la columna

destinada para el horario.

Cuando usted ha seleccionado que el día es un día de labor. Entonces deberá también

informarle al sistema si el día es una falta o se laboró normalmente.

Debajo del área de horarios, encontrará el resultado del día en horas y minutos de

tiempo laborado.

Más abajo se muestra el tiempo extra que calculó el sistema. Usted puede cambiar el

tiempo otorgado de tiempo extra.


59

Historial

Esta ficha esta diseñada para mostrarle de manera gráfica cual ha sido el

comportamiento de asistencia del empleado.

Podrá seleccionar entre cinco tipos de información:

Faltas o Ausentismo

Número de Retardos

Horas de labor

Tiempo acumulado en Retardos

Tiempo Extra

Los datos pueden ser agrupados mensualmente, quincenalmente y semanalmente.

La información mostrada siempre hace referencia al año seleccionado.

A la izquierda encontrará los datos calculados por el sistema y a la derecha su grafica

correspondiente.

Si cree que los datos han sido sustancialmente modificados por la aplicación de

incidencias con goce de sueldo. Usted puede decirle al sistema que no considere los

eventos con esta circunstancia.

Finalmente oprima el botón .

El resultado se muestra en la siguiente gráfica.

En la parte superior se contabiliza el número de vacaciones y días festivos disfrutados.


60

Incidencias

Esta opción muestra la relación de incidencias que se le aplicaron al empleado durante

un periodo, en este caso anual.

Esta información puede ser impresa o guardada en un archivo.


61

Imprimiendo la tarjeta de asistencia del día

En la parte superior de la ventana encontrará el botón . Aparecerá un menú con las

opciones para imprimir. El sistema guarda dos diseños de tarjeta, uno con foto y otro sin

foto. Si necesita imprimir las tarjetas de la semana, el sistema trae un reporte especial

para este propósito.


62

Para saber como imprimir las tarjetas de asistencia en bloque consulte la sección

Reporte General de Asistencia.

Para saber como diseñar o rediseñar un reporte consulte Introducción al diseño de

reportes.


63

Aplicar Incidencias

Antes de continuar se le recomienda que lea la sección Catalogo de Incidencias, ahí

encontrará una explicación de la función y características de las incidencias.

Esta opción le da la oportunidad de aplicar una incidencia para un periodo determinado,

seleccionando un empleado en particular o un bloque de empleados.

Si la empresa concede un permiso general para salir temprano por ser día último del año

o por alguna celebración en particular, puede aplicar el permiso seleccionando a todo el

personal y aplicando la incidencia en un solo paso.

En otro caso, si va a conceder permiso para llegar tarde durante una semana a un

empleado por cuestiones de salud, puede seleccionar el período y aplicar la misma

incidencia a todo ese lapso.

Cuando la incidencia esta definida como un permiso para llegar tarde o para salir

temprano, el sistema le pedirá un dato adicional que le informa de cuanto tiempo es el

permiso. Por ejemplo, si usted selecciona una incidencia definida como un permiso para

llegar tarde, deberá proporcionar el tiempo concedido para llegar tarde.

Considere que los datos sobre la naturaleza de la incidencia solo son informativos ya

que estos se definen en la opción Catálogo de Incidencias, en la sección Catálogos. Y

por lo tanto no es aquí donde podrá definir una nueva incidencia.

Por lo tanto el sistema solo le informa si la incidencia afecta al día completo a la

entrada, a la salida, a la entrada y a la salida, o es una sanción. También si la incidencia

es con goce de sueldo o no.

Si desea hacer una revisión de la asistencia de un empleado en particular antes de

aplicar la incidencia, quizá prefiera usar la opción Tarjeta de Asistencia. Con ella tendrá

la oportunidad de ir revisando día por día mientras observa el horario normal y las

checadas que tuvo el empleado.

En realidad la Tarjeta de Asistencia y Aplicar Incidencias, son las únicas opciones que

le permiten aplicar una incidencia.

En la parte superior encontrará una casilla y un botón para seleccionar una incidencia

del catálogo.


64

Más abajo encontrará varias fichas: Incidencia, Individual Por Grupo de Empleados. En

la primera definirá el día o los días en los que se deberá aplicar y si es el caso, el tiempo

permitido para llegar tarde o salir temprano.

En la otra ficha, Individual, usted seleccionara al empleado que se le aplicará la

incidencia. Si tiene alguna duda de cómo hacer su selección de empleados consulte la

sección Elementos Generales de Consulta, ya que esta sigue el método general de

consulta.

El proceso que determina la naturaleza de cada checada, considerará el tiempo asignado

para llegar tarde o para salir temprano. Si este aplica a la entrada y aun no ha sucedido,

ajustará el horario desplazando la hora de entrada asignada con el lapso de tiempo que


65

se otorgue. En el caso de afectar a la salida, el sistema registrará la salida adelantando la

hora normal definida previamente en el calendario de asistencia.

Si la fecha seleccionada ya ocurrió, simplemente quedará registrado para uso de los

reportes de asistencia, estadísticas e interfase con los sistemas de nómina.

Por Grupo de Empleados, permite aplicar la incidencia a un grupo de empleados

cuando coincide, evitando la pérdida de tiempo de realizarlo por el proceso anterior.

La ficha Resultados, muestra la respuesta del sistema en la ejecución de la orden para

aplicar la(s) incidencia(s).


66

Reportes relacionados a Asistencia

En esta sección podremos consultar la información procesada de las asistencias de los

empleados, proporciona datos importantes para analizar el comportamiento de asistencia

del personal y tener indicadores por empleado, departamento o de toda la empresa.

Reporte General de Asistencia

En este reporte usted encontrará el detalle de la asistencia en general. La lista esta

organizada por empleado y cronológicamente. Adicionalmente a las opciones comunes

de selección esta una que le permite elegir entre las siguientes:

Todos

Falta o ausentismo

Asistencias con retardo

Aún no ha checado

Laborando

Asistencia

No ha checado su salida

El título de cada columna en la rejilla le da una idea clara. Siéntase libre de hacer las

combinaciones que se ajusten a sus necesidades.

Si usted tiene un requerimiento especial, Acceso 2.5 en su versión profesional le

permite hacer un diseño de reporte a la medida.

Para saber como filtrar la información consulte la sección Elementos Generales de

Consulta.

Imprimiendo tarjetas de asistencia por bloque

Para imprimir las tarjetas de asistencia conserve el orden que viene predeterminado en

esta opción, este es Clave de Empleado y Entrada. Seleccione el periodo oprima el

botón .

Hay dos tipos de tarjetas una con foto y otra sin foto. Seleccione el botón .

Para saber como diseñar o rediseñar un reporte consulte Introducción al diseño de

reportes.


67


68

A continuación se muestra el diseño predefinido de la tarjeta de asistencia con foto.

Reporte de Puntualidad

Con este reporte usted podrá analizar en detalle los retardos en los que incurrió el

personal. El reporte se agrupa por rangos y muestra los eventos que tuvieron esas

características. El propósito de este no es contar el número de retardos sino más bien

mostrarle los días en que se incurrió en el retardo. Si usted necesita un resumen que

totalice el tiempo perdido en los retardos, consulte el Resumen de Puntualidad o la

opción Estadísticas.

Para facilidad en la aplicación de los filtros la ventana se ha dividido en dos fichas.

Rangos y Catálogos. La segunda se ajusta a los filtros comunes empleados en las

consultas del sistema.

Seleccione el rango o los rangos y combínelos. El evento puede también ocurrir al Salir

al ira a comer o al regresar de comer.


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Reporte de Tiempo Extra

Aquí encontrará simplemente la lista del personal que laboró tiempo extra. Su nombre

el día en que laboró y el tiempo que laboró.

Si desea tener información sobre el tiempo extra acumulado por todo el personal o por

un departamento en específico. Consulte el Resumen de Tiempo Extra o la opción

Estadísticas.

Recuerde que este reporte solo muestra el tiempo extra autorizado. Para saber como se

calcula el tiempo extra consulte Empleados, Tiempo Extra.

Reporte de checadas

Cada que el empleado es identificado positivamente por un reloj de PC o por una

terminal, el sistema guarda dicho evento en una tabla especial.

Esta acumula todos los eventos, aun y cuando estos no sean válidos o no se ajusten al

horario del empleado. Por lo tanto, es aquí donde podrá observar cuantas veces y a que

hora el empleado coloco su dedo sobre el dispositivo biométrico o se autentifico por

otro medio.

Todos los registros llevan una marca que informa cuando la checada la generó el

empleado mismo, o cuando fue generada manualmente usando la opción Registro

Manual de Asistencia.

También podrá ver en que estación se ocurrió en evento.

Para efectos de control interno, el sistema guarda un identificador numérico único, que

es generado automáticamente. Este aparece en la primera columna como Número de

Checada.

La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de

Consulta.


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Reporte de Incidencias

El sistema guarda el registró de las incidencias aplicadas. Este reporte le muestra tanto

las incidencias que tiene programadas, como las que ya se han hecho efectivas.

Se muestran los datos obvios como la clave de la incidencia, la descripción, la fecha, la

clave del empleado, su nombre y datos adicionales como departamento, puesto, etc.

La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de

Consulta.

Reporte de Asistencia del Día

Sin duda una de las ventajas de tener un sistema que genera información en tiempo real,

es que usted puede ser informado oportunamente de las irregularidades en la asistencia

de sus empleados.

Esta opción solo tiene sentido cuando se desea monitorear el día en curso. Al activarla

le muestra un resumen de los empleados que deberán asistir, de los que ya llegaron, de

los que no han llegado y de los que ya no llegaron debido a que ya ha pasado su limite

para checar.

Por asistir

Ya llegaron

No han llegado

Ya no llegaron

Los empleados que no han llegado son los que aun están a tiempo de llegar.

La ventana esta dividida en tres fichas:


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Empleados que ya llegaron

Empleados que no han llegado

Empleados que ya no llegaron

Los datos que se muestran le permiten saber que puesto puede quedará sin cubrir, al no

presentarse el empleado.

Esta opción funciona automáticamente y no acepta parámetros o configuraciones.

Reporte de Días Incompletos

Muestra los empleados en un periodo que omitieron alguno de los cuatro registros de la

jornada laboral.


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ACCESO ENROLL

En este módulo de desarrollan las tareas para registrar las huellas de los empleados y

agregar esta información a la base de datos. Además de tareas para trasladar las huellas

a una o más terminales, evitando el proceso de agregar las huellas de los empleados en

cada una de ellas.

Para iniciar debemos ejecutar el programa Acceso Enroll

El programa Acceso Enroll tomará los datos del empleado de la base de

datos y captura la huella o rostro) del empleado, agregando este dato a la

base.

Se muestra una ventana como la indicada a continuación.


73

En la parte izquierda se encuentra la información de los Empleados, obtenida de la base

de datos, recordemos que este proceso se realiza en el módulo de administración

ACCESO 2.5.

En la parte central se encuentran pestañas para desarrollar los pasos de asociación de la

información del empleado con las características biométricas que lo harán difícil de

suplantar.

La primera parte es seleccionar la terminal biométrica con la que se realizará el proceso

de registro de huella o huellas del empleado (Enroll).

Se debe seleccionar la terminal del catalogo de estaciones y a continuación

realizar la conexión con ella, presionando el ícono de conexión .

Con esto se tendrá comunicación entre la base de datos, la aplicación Enroll y la

terminal biométrica.

La segunda parte es seleccionar un empleado de la columna izquierda y completar los

datos.

ID es el numero de empleado, no se puede modificar

Nombre es el nombre corto del empleado registrado en la base datos.

Password

Roll es el tipo de privilegio del empleado, existen tres, el predeterminado es “Usuario”,

“Enrolador”, “Supervisor” y “Administrador”

Departamento es el correspondiente al empleado, ejemplo, Ventas, contabilidad, etc.


74

Es importante diferenciar los roles que corresponden a los privilegios del usuario con

dicho ID, en la temrinal biométrica.

Usuario. Solo puede registrar sus entradas y salidas, no puede entrar al menú de

configuración.

Enrolador. Usuario con privilegios para agregar o eliminar huellas de los empleados

sin poder modificar más parámetros dela terminal.

Supervisor.

Administrador.

Al terminar de agregar datos se debe presionar el botón para salvar la

información, o el botón Cancelar los cambios.

Captura de Huellas

En este proceso se realiza la captura de la huella o huellas del empleado, es necesario

preparar al empleado para introduzca los dedos a registrar de la manera correcta y en

tres ocasiones, la terminal biométrica le indicará al empleado y al operador le mostrará

si la calidad de la información es suficiente para grabarla definitivamente..


75

Una vez comprobada la conexión con la terminal, en este ejemplo un modelo iClock

880, debemos elegir el dedo a grabar y seleccionarlo, existen dos maneras, la primera es

elegir del catálogo de opciones “Dedo”, la segunda presionar con el ratón el punto,

como se muestra en la imagen anterior.

A continuación presionar el botón “Iniciar enroll”.

Observe que el dedo seleccionado cambia a color rojo y en la parte inferior se muestra

la leyenda “Coloque su dedo en el sensor de la terminal” , en estos momentos en la

terminal biométrica se presenta la orden de introducir el dedo.

El empleado debe colocar el dedo ( ej. índice derecho), en tres ocasiones para concluir

la tarea.


76

La leyenda que muestra en la parte inferior indica si la información grabada es

suficiente para el sistema, en este caso dice algo similar a “Indice Derecho enrolado”.

En caso de que el registro de huella no fue suficiente para el sistema este nos indicará

con la leyenda “Error al enrolar Indice Derecho” y será necesario reiniciar el proceso.


77

En caso de éxito en el registro de la huella, el sistema Acceso tendrá la información del

empleado completa y este podrá iniciar los registros de entrada y salida en la terminal,

tomando en cuenta el día y hora de inicio de labores.

Este proceso se debe repetir para cada uno de los empleados.

En caso de empleados que presentan dificultad para que sus huellas sean reconocidas

por el Sistema, se recomienda utilizar otros dedos, por ejemplo, el dedo pulgar es el que

tiene mayor información y por lo tanto es más fácil de grabar.

Captura de imagen del Rostro

Por describir


78

Perfil de Acceso Personal

Por describir

Perfil de acceso por Grupo

Por describir

Foto

El sistema puede contener la foto del empleado para efectos de facilitar su identificación

o para reportes especiales

Existen dos maneras de capturar la foto del empleado, la primera, si el equipo donde

estamos ejecutando Enroll dispone de una cámara WEB reconocida por Acceso 2.5,

podrá tomar la imagen presionado el botón .

La segunda opción es agregando la foto como archivo, esto mediante la opción “Pegar”

o “Abrir”, para ello se debe colocar el ratón en el cuerpo del recuadro donde se coloca la

imagen de la foto, y a continuación presionar el botón derecho del ratón, se despliegan

las dos opciones señaladas, continuar el proceso como lo indica el sistema operativo

Windows.


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Propagar huellas

Esta función permite trasladar la(s) huella(s) que están en la base de datos de Acceso

2.5 a otra terminal biométrica, evitando repetir el proceso de “enroll”, muy útil cuando

se cuenta con una o más terminales.

Existen dos maneras de hacerlo de manera individual (por empleado) o general, es

decir más de dos empleados.


80

Propagación individual de huellas

La primera opción se encuentra en la siguiente ventana, una vez que el empleado grabo

sus huellas desde una terminal biométrica, puede enviar la(s) huella(s) a otras

terminales, como se muestra en la imagen siguiente.

La sección izquierda muestra el empleado cuyas huellas serán trasladas a otras

estaciones o terminales biométricas, en la sección derecha están las estaciones a donde

se podrán trasladar las huellas.

Debemos marcar las estaciones en donde se agregaran las huellas del empleado y a

continuación presionar el botón para iniciar el proceso.

Se muestra un ventana de advertencia, antes de ejecutar la orden.

Al concluir el proceso el sistema mostrara el status de la tarea, de la siguiente forma


81

En caso de error en alguna estación, la columna “Status” indicará el problema, en este

caso la huella del empleado No. 1 se propago a las Estaciones 2,3 y 4 con éxito.

Propagación general de huellas y datos

Con este método se puede propagar las huellas de más de un empleado a más de una

terminal.

Debemos seleccionar en el menú horizontal en la parte superior, la opción

Terminales – Usuarios – Propagar

Como se observa, esta opción nos permite seleccionar los empleados a transferir o

propagar y el destino que tendrán, es decir a cuantas terminales o estaciones se

trasladaran. El origen de la información de los empleados es la Base de datos de Acceso

2.5 por lo tanto antes de transferirlos debemos asegurar que estén completos sus datos.


82

En este ejemplo se transfirió la información de 5 empleados (datos y huellas) a las

estaciones 2,3 y 4, esto permite que los empleados puedan registrar sus entradas y

salidas en las estaciones mencionadas.

Actualizar Terminal

Leer de la Terminal

Suprimir de la Terminal

ACCESO LECTURA MANUAL DE REGISTROS

Este módulo ofrece toda la funcionalidad para comunicarnos con las terminales

biométricas (checadores), la tarea más importante es recolectar los registros de checadas

de las terminales guardando la información en la base de datos para su procesamiento.

Incluye herramientas para el mantenimiento de los registros y control de inventario de

las terminales.


83

Para ejecutar el programa seleccionamos el icono

El sistema muestra la ventana principal del módulo

Terminales

Es esta ficha el sistema permite seleccionar una estación (terminal) y leer los datos

como Modelo, serie, versión de firmware, capacidad de huellas,etc.

También podemos agregar la Clave de comunicación, este valor permite aumentar la

seguridad en el acceso a la terminal, al activarlo, se requerirá una contraseña para

establecer la comunicación con ella. Valor predeterminado vació, en caso de aplicar la

Clave, registre el dato en un lugar seguro para cuando sea necesario ingresarla.


84

La figura anterior muestra los datos enviados por la terminal a la solicitud de lectura de

información.

Lectura de Registros

Esta es la tarea para actualizar la base de datos con los nuevos registros en las

terminales, para ello el sistema indica en la parte izquierda que debemos seleccionar las

estaciones que entregaran los registros de checadas a la base de datos.


85

Una vez marcadas la o las estaciones presionar el botón de arranque

Acceso Lectura Manual, muestra si logro obtener la información mediante el campo

STATUS, y coloca un detalle de los registro en la parte derecha.

Consultar Registros

Esta ficha permite consultar los registros de checadas que se han extraído de las

terminales, para una revisión preliminar o supervisión.


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La información desplegada puede ser enviado a un archivo en los formatos mostrados

en la parte inferior izquierda (XLS, PDF,TXT,DOC,XML)

En este ejemplo se exportan los datos a un archivo .TXT, el sistema crea el archivo y

despliega en pantalla los datos.

Enlace con otros sistemas

Acceso 2.5 mantiene los registros de checadas en la base de datos nativa, pero puede

replicar la información a otros sistemas.


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En la primera ficha, el enlace se realiza con el manejador de base de datos Firebird 1.5,

por ejemplo, el software Acceso 2.3.

Servidor: requiere indicarle la ubicación del equipo donde se encuentra la base de

datos, este datos puede ser el nombre del equipo o su dirección IP.

Base de datos: requiere la ubicación exacta del archivo de la base de datos en el

servidor.

Usuario: cuenta de usuario autorizado en la base de datos

Password: contraseña del usuario

Puerto: Puerto TCP requerido para la comunicación entre las bases de datos

El botón “Probar conexión” permite asegurar que los datos anteriores sean correctos y

se logre una conexión exitosa entre las bases de datos.

Para conservar estos datos de enlace se debe presionar el botón

Enlace con otros sistemas Firebird


88

Esta ficha permite conectar la base de datos de Acceso 2.5 con otros sistemas diferentes

a Acceso 2.3 que trabajen con el manejador de datos Firebird versión 1.5 hasta 2.5.

El proceso es similar, se debe introducir los datos de ubicación de la base de datos y el

usuario autorizado.

Además, en la tabla donde FireBird recibirá los registros, se deberá crear un

procedimiento denominado “P_CHECADAS”, este paso requiere de conocimientos de

Firebird y permisos en el sistema destino.

Acceso 2.5 muestra un ejemplo de la estructura del procedimiento P_CHECADAS para

ser desarrollado en la base de datos FireBird.

Enlace con otros sistemas SQL SERVER

En la ficha para Enlace a una base de datos “SQL Server”, el proceso es similar, se

debe introducir los datos de localizacíon de la base de datos y el usuario autorizado.

Además, en la tabla donde SQL Server recibirá los registros, se deberá crear un

procedimiento denominado “P_CHECADAS”, este paso requiere de conocimientos de

SQL y permisos en el sistema destino.

Acceso 2.5 muestra un ejemplo de la estructura del procedimiento P_CHECADAS para

ser desarrollado en la base de datos SQL SERVER


89

Enlace con otros sistemas – Sin Enlace

La última opción es para el caso en que el sistema Acceso 2.5 no tiene relación otros

sistemas para intercambiar información, por lo tanto no requiere de un “Enlace”.


90

Terminales – Mantenimiento

Los registros de checadas en las terminales se van acumulando con el transcurso

del tiempo, cada tipo de terminal tienen un limite de almacenamiento que oscila

entre 10,000 y 100,000 registros.

También existe un efecto negativo por la acumulación de registros en la terminal,

esta puede presentar un comportamiento menos rápido para validar las checadas,

es decir el tiempo que transcurre entre la colocación del dedo del empleado y la

respuesta dela terminal validando al usuario, se incrementa, esto es cuando

acumulamos registros arriba del 70% de la capacidad del equipo.

Por su parte el sistema Acceso 2.5 opera mejor cuando las terminales no

acumulan demasiados registros, esto porque en su lógica, cuando solicita los

registros de checadas a una terminal, esta envía todos los registros que tiene,

Acceso revisa todos los registros, válida que existan los empleados y guarda solo

los registros nuevos, descartando los que ya tiene en su base de datos, muchas

veces el número de registros nuevos es muy inferior y el tiempo que ocupo el

sistema para procesarlos fue mayor.

Por todo esto es recomendable llevar una política de depuración cada

determinado tiempo y de acuerdo al nivel de saturación de las terminales. Para

ello Acceso 2.5 nos permite desde le sistema depurar los registros de manera

sencilla.

La opción “Suprimir Registros” realizara la eliminación de registros de checadas

en la(s) terminal(es) biométrica(s).

La opción “Suprimir Logs” realizara la eliminación de logs que son los registros

de la bitácora, que indican cuando se entro al menú, cuando se inicio o apago el

equipo, etc.

Para ejecutar la tarea seleccione la opción deseada y las estaciones por afectar y presione el

botón


91

Terminales - Establecer Claves

Esta herramienta permite asignar una clave a las estaciones seleccionadas, esta Clave

como ya se menciono antes, será necesaria para la comunicación entre le sistema y las

terminales biométricas, agregando un nivel de seguridad en las comunicaciones.

Para ejecutar esta opción, introduzca la Clave, por lo regular es un número de 4 dígitos,

seleccione la(s) estación(es) para afectar y presione el botón .

Terminales - Información Básica

Es una consulta rápida a los datos básicas de una o más terminales, tales como número

de serie, dirección IP, firmware, etc.

Exportable a los formatos indicados en la parte inferior izquierda.


92

Terminales – Bitácora

En esta ficha se puede consultar los” logs” de las

terminales y exportarlos a archivo en los formatos

indicados en la parte inferior.

Seleccionar la(s) estación(es) y a continuación presionar el botón , el sistema

despliega la información agrupada por estación.(terminal).

Presionado el ícono de se muestra el detalle de cada log.


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