tema organización de viajes de negocios completo

ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS


Nelson Piñero Márquez

Organización de Eventos


Nelson Piñero Márquez 2

Para el/a secretario/a de dirección, el viaje supone el desplazamiento de su jefe/a fuera de la

ciudad por un tiempo determinado y por motivos profesionales. Normalmente, los viajes son

programados con anticipación, pero, a veces, son improvisados.

Es responsabilidad de el/la secretario/a la organización del viaje, que comprende cuatro

apartados:

Viaje tanto de ida como de regreso.

Estancia en el lugar de destino.

Programa de trabajo a efectuar.

Recopilación y archivo de las conclusiones después del regreso.

Preparación del viaje

En sintonía con su jefe/a, realizará un primer borrador sobre los objetivos, tareas del viaje,

medios de transporte, etc.:

Objetivo del viaje.

Destino y duración de la estancia.

Itinerario para la ida y para el regreso.

Medio preferente de transporte.

Fecha de salida y fecha de regreso.

Actividades que, en principio, se desean realizar: • Agenda mínima de reuniones.

• Expediente de trabajo: informes, contratos, etc.

Logística necesaria.

• De oficina: teléfono móvil, ordenador portátil, documentos



• De financiación: tarjetas de crédito, cheques de viaje, divisas, etc.

• Documentación necesaria: pasaporte, DNI, tarjetas de seguros médicos, carnet de

conducir, certificado de vacunación, si es necesario; etc.

Servicios complementarios en destino:

• Medios de locomoción para los desplazamientos cortos.

• Alternativas de ocio cultural y deportivo.

Con estos primeros datos, la secretaria comienza a preparar el dossier del viaje en

colaboración con la agencia de viajes. Hay que buscar la ruta idónea y elegir el medio de

transporte, teniendo en cuenta las preferencias y gustos del jefe.

En la agencia de viajes puede consultar:

Tarifas.

Itinerarios.

Alternativas de transporte: avión,

ferrocarril, autocar, coche de alquiler, etc.;

teniendo en cuenta las preferencias de su jefe.

En todo momento ha de tener en cuenta la

categoría y nivel adecuados para su jefe,

preservando siempre la imagen de la empresa.

Si decide que la agencia prepare el transporte,

una vez seleccionado el itinerario, remitirá a ésta

con tiempo suficiente los siguientes datos:

Los datos necesarios del DNI y/o del pasaporte de la persona que viaja: nombre y

apellidos, edad, pasaporte sanitario en los casos que se precise, etc.

Lugar de destino.

Fecha y hora aproximada de salida.

Fecha y hora aproximada de regreso.

Medio de transporte para la ida y el regreso.

Medio de transporte en destino.

Alojamiento: tipo y categoría.

Alternativas de ocio en destino.

Opciones de seguro.

Presupuesto aproximado con que se cuenta.

Con estos datos, la agencia elabora la opción de viaje más idónea. Remitirá a la secretaria un

presupuesto de viaje con todos los detalles y perfectamente valorado, con las fechas y

cantidades en caso de solicitar la reserva.



La secretaria ha de preparar un esquema del viaje que entregará a su jefe y guardará una copia

para consultarlo antes o durante el viaje si fuese necesario. Para ello puede servir la cabecera

del siguiente modelo:

La secretaria prepara un estadillo o justificante para pasar, al departamento de contabilidad

para obtener la financiación. Al finalizar el viaje, hará otro estadillo de liquidación.

Estancia en el lugar de destino

Además de la organización logística y económica del viaje se preparará toda la información

adicional que se pueda del lugar al que se viaja:

Idioma, posibilidades de intérprete, etc.

Costumbres, nivel cultural, renta «per cápita» para considerar el nivel de gasto y si el

destino es caro o barato.

Régimen político.

Existencia o no de Embajada o Consulado.

Callejero de la zona, sobre todo, las inmediaciones de la residencia que se seleccione.

Guía turística de la zona y direcciones de interés.

Distancia desde la residencia al lugar de trabajo. A ser posible, será la mínima.

Alternativas de ocio cultural o deportivo (teatro, conciertos, museos, monumentos,

etc.).

Posibilidades de transporte urbano: público, taxi, alquiler de coche.

Moneda del lugar

Tarjetas de crédito más utilizadas en el lugar de destino, utilización de cheques de viaje

etc...



Programa y agenda de trabajo

La secretaria, en colaboración con el jefe, diseñará la agenda de trabajo, preparará los

expedientes de trabajo: informes, contratos, etc.

Igualmente se preparará la logística básica necesaria: teléfono móvil de cobertura

internacional, ordenador portátil, etcétera. No es conveniente llevar mucho material. De

necesitar más, se alquilará en el destino. Normalmente, los hoteles disponen de material para

convenciones que pueden alquilar de ser preciso. Igualmente llevará catálogos, folletos de

propaganda de la empresa y tarjetas de presentación. Realizado el regreso y ya en la oficina, la

secretaria ordenará los expedientes y archivará, si procede, los contratos y la documentación

que se utilizaron como soporte para los distintos trabajos.

Se procede también a cumplimentar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, de

estancia, las dietas que correspondan y el capítulo de varios. Adjunto al impreso de liquidación

se entregarán los justificantes (facturas y billetes) de los gastos ocasionados. Existe un capítulo

donde se anotan los gastos de difícil justificación, como son las invitaciones a los clientes

durante las convenciones, etcétera.

En todas las empresas, el contable dispone de modelos o formularios, fáciles de rellenar, para

la liquidación y justificación de los gastos.

¿Qué hacer con toda la documentación relativa al viaje?

Un asistente de dirección debe estar pendiente de los documentos acreditativos de su jefe y/o

compañeros de departamento, para lo que se aconseja crear una carpeta personalizada en el

ordenador con todos estos documentos escaneados y marcar en la agenda sus respectivas

fechas de caducidad.



Dispositivos informáticos y de telefonía

Los principales dispositivos que son necesarios para realizar las tareas y obligaciones propias

del trabajo en el exterior, son un ordenador portátil, tablet y el smartphone.

Vayamos donde vayamos, un compañero de viaje fijo será sin duda nuestro teléfono móvil,

que en el caso de los que salgan al extranjero tendrán que preparar para que les sea operativo

cien por cien fuera de nuestro país.

¿Qué debemos tener en cuenta para que no haya problemas de utilización durante el viaje?

Comprobar la compatibilidad del dispositivo en el país de destino, normalmente dentro de la

UE no hay problema, ya que la mayoría de estos productos se fabrican siguiendo la normativa

europea que homologa su uso en todo el territorio de la unión.

Recomendaciones e indicaciones a tener en cuenta antes de

salir fuera de España

Informarse de las tarifas de Roaming

Antes de salir de España para disfrutar de nuestras vacaciones es recomendable informarse

bien de las tarifas de roaming en el país o países que se vayan a visitar, precio de las llamadas y

mensajes de texto, pero sobre todo prestar atención a las tarifas por hacer uso de los datos

móviles, ya sea navegar por internet o utilizar aplicaciones de mensajería como WhatsApp

para evitar sustos en la factura del teléfono.



Desactivar la itinerancia de datos

Si ha realizado el paso previo se habrá podido dar cuenta como el uso de datos móviles fuera

de nuestro país puede aumentar considerablemente la factura del móvil, por lo tanto, se

aconseja desactivar la itinerancia de datos nada más aterrizar en un país fuera de España. Hace

tan solo unos días hablábamos de la llegada a España de ChatSim, que puede ser una buena

alternativa para este tipo de viajes.

Obtener una tarjeta SIM local

Si se va a necesitar hacer gran uso del móvil lo mejor en estos casos puede ser comprar una

tarjeta SIM con alguna de las compañías locales que ofrezcan un plan de datos barato para

poder hacer uso de ella durante toda su estancia. Hacerse con una tarjeta de prepago con un

número local debería tener un coste bajo y se trata de un procedimiento rápido y sencillo.

Evita que te engañen con los tipos de divisas

Llevar el móvil encima nos puede dar la posibilidad de consultar en cada momento los valores

de los cambios de divisas para que en el momento de necesitar cambiar moneda en alguna

casa de cambio o realizar compras siempre tengamos a mano la equivalencia y evitar que

nadie nos engañe. Para ello siempre podemos tirar de Google o bajarnos alguna aplicación que

nos ayude con este proceso.

Llevar una aplicación de mapas en el móvil para no perdernos

Se trata de una situación bastante común sobre todo cuando nos encontramos en una ciudad

fuera nuestro país y que no conocemos. Intentar llegar a algún sitio puede hacer que nos

desorientemos y no sepamos muy bien dónde estamos y como volver a algún punto de

referencia que nos ubique. De ahí que sea muy recomendable llevar instalado en el móvil una

aplicación de mapas que utilice el GPS integrado en el dispositivo y que permita navegación de

forma offline para así no necesitar realizar un consumo de datos, que como hemos visto en los

puntos anteriores son un bien preciado cuando nos encontramos fuera de nuestro país.

Llevar un adaptador de corriente universal

En numerosas ocasiones cuando viajamos a otro país nos podemos encontrar con un tipo de

enchufe diferente al que utilizamos en nuestras casas y por lo tanto, si no nos equipamos con

un adaptador universal que nos permita utilizar nuestro cargador del móvil en cualquier tipo

de enchufe, puede que después del primer día nos veamos sin móvil y sin tener donde

cargarlo.

Si además nuestro terminal es compatible con la tecnología QuickCharger o carga rápida,

puede ser una gran opción hacerse con un cargador y el adaptador correspondiente para que

la carga de nuestro terminal sea mucho más rápida y podamos disponer de batería suficiente

casi en cualquier momento ante cualquier emergencia.



Apartado financiero

Tarjetas, dinero en efectivo, moneda extranjera…

La materialización del pago y/o el cobro de una

operación se pueden efectuar con dinero o

mediante unos documentos sustitutivos del

mismo. Los pagos deberán efectuarse en la

moneda de curso legal en España o en

moneda extranjera, en función de lo que se

haya pactado previamente.

También hacemos mención a unos límites de disposición de efectivo

en mano para atravesar las fronteras del país que visitemos y las tarjetas de crédito o débito.

(Apartado medios de pago).

También podemos llevar tarjetas monedero con una cantidad limitada en función de las

necesidades económicas que estén programadas durante el viaje, estudiando con antelación

que son generalmente aceptadas en el destino.

Documentación (DNI, pasaporte, visados….)

Una responsabilidad básica del asistente de dirección

consiste en informarse previamente a la realización

del viaje de la documentación exigida por las

autoridades pertinentes del país al que se viaja;

de hecho, existen numerosos documentos que

las autoridades de un país podrán requerir al

viajero para permitirle la entrada o salida del

territorio nacional, en función de su nacionalidad,

la finalidad del viaje, la duración de la estancia, etc.

Tenemos que Comprobar que tanto el DNI como el

pasaporte internacional están en vigor para poder viajar. En los países del ámbito económico

europeo y suiza nos permiten la entrada únicamente con el DNI, aunque lo más habitual es

tener que llevar el pasaporte y el visado de entrada.

La Tarjeta Sanitaria Europea permite al beneficiario el acceso a

los sistemas nacionales de salud en el Espacio Económico

Europeo y Suiza en las mismas condiciones que los

nacionales. Para los viajes fuera del ámbito europeo en la

mayoría hay que tener en cuanto que los gastos sanitarios

corren por cuenta del viajero, por lo que es recomendable

contratar un seguro médico con anterioridad para no tener

que correr con costes demasiado elevados.



Servicios complementarios: alquiler de coches

(Documentación necesaria, obligaciones…etc.)

Si la persona necesita conducir en su desplazamiento al

extranjero, necesitará documentación y seguros

específicos, para la utilización de un vehículo de alquiler o

cedido por la empresa o institución a la que se visita.

El principal servicio de alquiler de vehículos que puede realizarse a través de una agencia

internacional, local o entre particulares. Generalmente, el único seguro incluido en el contrato

de alquiler del vehículo es el seguro a terceros, obligatorio en todos los vehículos.

Antes de partir es importante que te informes y familiarices con el código de circulación del

país que vas a visitar, ya que puede haber pequeños o grandes matices diferentes con España.

En aquellas ocasiones en las que sea preciso alquilar un vehículo, debemos tener en cuenta

diferentes criterios:

Se debe comparar entre las compañías más punteras de alquiler de vehículos sin

conductor con el fin de conocer las mejores ofertas o campañas de promoción, etc.

Para ello, una vez que la compañía nos confirma la disponibilidad, con los datos del

presupuesto compararemos la información con otra empresa y comprobaremos los

requisitos de alquiler y los servicios ofrecidos –Kilometraje limitado o ilimitado–;

accesorios (por ejemplo, GPS), etc. Cabe destacar que existen páginas web que ofrecen

un multibuscador de empresas de alquiler de vehículos, lo que facilita mucho la

búsqueda.

Al confirmar la reserva, hay que leer bien las condiciones del contrato y también la

letra pequeña con el fin de no llevarse sorpresas posteriores.

Por lo general, la forma de pago es mediante tarjeta de crédito.

Respecto al tema de los seguros, las tarifas ya suelen incluir un seguro a todo riesgo y

sin coste adicional, con posibilidad de franquicia, aunque cabe reseñar que los seguros

del automóvil no cubren los daños ocasionados por negligencia o imprudencia del

conductor.



BIBLIOGRAFÍA: Libro Organización de viajes nacionales e internacionales – UF0326 (Cristina Cabero Soto).

http://www.noticiasespanolas.es/index.php/350525/c-mo-configurar-tu-m-vil-para-salir-al-

extranjero-este-verano-lifestyle-smartlife/

http://cincodias.com/cincodias/2015/06/21/lifestyle/1434884781_018344.html

http://www.noticiasespanolas.es/index.php/350525/c-mo-configurar-tu-m-vil-para-salir-al-extranjero-este-verano-lifestyle-smartlife/

http://www.noticiasespanolas.es/index.php/350525/c-mo-configurar-tu-m-vil-para-salir-al-extranjero-este-verano-lifestyle-smartlife/

http://cincodias.com/cincodias/2015/06/21/lifestyle/1434884781_018344.html

tema organización de viajes de negocios completo

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