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DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS

ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

A.D.E.M. Segundo Curso

A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006

Access Tema 3. Datos y Formularios

Access Universitat Jaume I

Práctica 3. Datos y Formularios 2

TABLA DE CONTENIDOS. 1 Introducción ......................................................................................................................................3 2 Formularios .......................................................................................................................................3

2.1 Crear un Formulario .........................................................................................................3 2.2 Ejercicio 3.1 .....................................................................................................................4 2.3 Abrir un formulario existente ...........................................................................................4

3. datos y registros ................................................................................................................................5 3.1 Agregar datos a una tabla .................................................................................................5

3.1.1 Agregar datos desde una Hoja de datos: ...............................................................5 3.1.2 Agregar datos desde un Formulario existente: ......................................................6

3.2 Ejercicio 3.2 .....................................................................................................................6 3.3 Moverse por un formulario...............................................................................................6 3.4 Seleccionar campos y registros ........................................................................................7

3.4.1 Seleccionar en una hoja de datos ..........................................................................7 3.4.2 Seleccionar en un formulario ................................................................................8

3.5 Copiar y mover datos .......................................................................................................8 3.6 Deshacer cambios.............................................................................................................8 3.7 Eliminar un registro usando un formulario u hoja de datos..............................................9

4. Buscar, reemplazar u ordenar datos ..................................................................................................9 4.1 Buscar datos .....................................................................................................................9

4.1.1 Ejercicio 3.3 ........................................................................................................10 4.2 Insertar un valor del mismo campo en el registro anterior .............................................10 4.3 Reemplazar datos ...........................................................................................................11

4.3.1 Ejercicio 3.4 ........................................................................................................12 4.4 Ordenar los registros ......................................................................................................12

4.4.1 Ejercicio 3.5 ........................................................................................................13 5. Cambiar la apariencia de una hoja de datos o un formulario ..........................................................13

5.1 Cambiar el tamaño de filas o columnas en una hoja de datos ........................................13 5.1.1 Ejercicio 3.6 ........................................................................................................14

5.2 Inmovilizar y liberar columnas.......................................................................................14 5.2.1 Ejercicio 3.7 ........................................................................................................14

5.3 Mover columnas en una hoja de datos ...........................................................................15 5.4 Ocultar y mostrar columnas ...........................................................................................15

6. Presentación preliminar de un formulario .......................................................................................16 7. Modo VISTA Diseño de un formulario. .........................................................................................17

7.1 Ajustar el tamaño de las secciones de un formulario .....................................................19 7.2 Propiedades de los objetos de un formulario..................................................................20 7.3 Agregar la fecha y hora actuales o números de página ..................................................21 7.4 Trabajar con elementos de diseño ..................................................................................22

7.4.1 Dibujar líneas y rectángulos................................................................................22 7.4.2 Cambiar el orden de tabulación en los campos ...................................................22 7.4.3 Cambiar fuentes, formato y alineación del texto en los controles.......................22 7.4.4 Cambiar los colores, efectos tridimensionales y anchuras de bordes..................23

7.5 Ejercicio 3.8 ...................................................................................................................24 7.5.1 Modificar el diseño del formulario AutoAlumnos ..............................................24 7.5.2 Modificar el diseño del formulario AutoNotas ...................................................25

8. Imprimir datos.................................................................................................................................25 8.1 Imprimir un formulario ..................................................................................................25 8.2 Imprimir una hoja de datos.............................................................................................26

9. ANEXO 1. DATOS DE LAS TABLAS. ........................................................................................28 9.1 Tabla ASIGNATURAS..................................................................................................28 9.2 Tabla NOTAS ................................................................................................................28 9.3 Tabla ALUMNOS..........................................................................................................29



1. INTRODUCCIÓN

Una vez creada la base de datos y creadas las tablas que la componen, se han de introducir los datos en las tablas.

Se puede trabajar con datos en una hoja de datos o en un formulario.

Las hojas de datos presentan los datos en columnas y filas para que se puedan ver muchos registros simultáneamente. Las tablas, las consultas y los formularios tienen hojas de datos.

Los formularios presentan los datos con una organización personalizada para poder ver, editar registros individuales de uno a uno. Un formulario se usa para ver y editar información en la base de datos, registro a registro.

2. FORMULARIOS

2.1 Crear un Formulario

En la práctica 1 ya se vio como crear un formulario. Ahora se verá con más detalle.

Utilizando un Asistente se puede crear rápidamente un formulario básico que muestra todos los campos y los registros de una tabla o consulta, o también se puede crear un formulario personalizado que muestre los datos de registros seleccionados con un formato determinado, por ejemplo como un gráfico. Solo se va a estudiar la creación de formularios utilizando el Asistente para formularios.

Para crear un formulario rápido

1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Tabla o en el botón Consulta.

2. Seleccionar la tabla o consulta en la que se desee basar el formulario.

También se puede elegir Abrir para mostrar la tabla o consulta en el modo Vista Hoja de datos.

3. Hacer clic en el botón Autoformulario de la barra de herramientas.

Microsoft Access mostrará el formulario con formato de una sola columna.



Para crear un formulario personalizado:

1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en la ficha Formularios, o elegir Formulario en el menú Insertar.

2. Elegir el botón Nuevo si se ha seleccionado la ficha Formularios.

3. Elegir la opción Asistente para formularios.

4. En el cuadro Seleccionar una tabla/consulta, escribir el nombre de la tabla o consulta de origen del formulario o seleccionar uno en la lista . y pulsar Aceptar

5. Seleccionar los campos que aparecerán en el formulario y pulsar Siguiente.

6. Seleccionar la distribución a aplicar en el informe y pulsar Siguiente.

7. Seleccionar el estilo a aplicar y pulsar Siguiente.

8. Indicar el título del formulario

9. Seleccionar Abrir el formulario para ver o introducir información, o bien elegir Modificar el diseño del formulario para ver la estructura del formulario y pulsar Finalizr.

Una vez creado el formulario, se puede cambiar su diseño en el modo de Vista Diseño. Por ejemplo, si el tamaño de un cuadro de texto no es el deseado.

También se puede diseñar estilos personalizados que puede utilizar el Asistente cuando se cree un nuevo formulario.

2.2 Ejercicio 3.1 1. Crear una formulario automático para cada una de las tablas de la base de datos,

llamándolos AutoAlumnos, AutoNotas y AutoAsignaturas, respectivamente.

2. Crear un formulario personalizado para la tabla ALUMNOS:

• de tipo columna simple

• que incluya los campos: Código Alumno, NIF, Nombre, e-mail

• de estilo sombreado

• con título: Correo electrónico

Llamar Alumnos al formulario.

2.3 Abrir un formulario existente En la ventana de la base de datos, se puede abrir un formulario en el modo de Vista Diseño, para modificar el diseño del formulario, o en el modo de Vista Formulario, para introducir o ver datos.

Una vez que se muestra el formulario, se puede cambiar al modo de Vista Hoja de datos y trabajar con los datos en un formato de filas y columnas.



Para abrir un formulario en el modo de Vista Diseño o en el modo de Vista Formulario:

1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en la ficha Formulario.

2. Seleccionar el nombre del formulario que se desee abrir.

3. Para abrir un formulario en el modo de Vista Formulario, hacer clic en el botón Abrir o hacer doble clic en el nombre del formulario.

Para abrir el formulario en el modo de Vista Diseño, hace clic en el botón Vista Diseño.

Una vez que se abre un formulario, se puede fácilmente cambiar entre las tres vistas haciendo clic en el botón de la vista apropiada en la barra de herramientas o eligiéndola en el menú Ver.

Diseño de formulario

Formulario

Hoja de datos

Se puede diseñar un formulario para que se abra en una presentación determinada, incluyendo el modo de Vista Hoja de datos. En el diseño también se pueden restringir ciertas presentaciones.

3. DATOS Y REGISTROS

3.1 Agregar datos a una tabla

Se puede agregar datos a una tabla en el modo Vista Hoja de datos o mediante la utilización de un formulario.

También se puede agregar datos a una tabla, desde otra tabla de Access o importar datos desde otras aplicaciones de Windows, como por ejemplo: Microsoft Excel o Microsoft Word.

3.1.1 Agregar datos desde una Hoja de datos:

Para agregar datos a una tabla en el modo Vista Hoja de datos:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en Tabla

2. Seleccionar la tabla en la que se desea introducir los datos.

3. Hacer clic en el botón Abrir.

Microsoft Access abrirá la hoja de datos de la tabla, en la que se puede ver y editar datos.



3.1.2 Agregar datos desde un Formulario existente:

Lo primero es crear un Formulario para la tabla a la que se desea agregar datos.

Para agregar datos a una tabla desde un Formulario existente:

1. En la ventana base de datos, hacer clic en Formulario.

2. Seleccionar el formulario.

3. Hacer clic en el botón Abrir.

Microsoft Access abrirá el formulario en el modo vista Formulario, en el que se puede ver y editar datos.

3.2 Ejercicio 3.2 1. Añadir los registros que hay al final de la práctica a cada una de las tablas de la

base de datos:

2. En la tabla ASIGNATURAS, añadir dos asignaturas más de tu carrera.

3.3 Moverse por un formulario

Ir a un campo:

• Para moverse al siguiente campo, presionar la tecla TAB, la flecha derecha o la tecla ↵..

• Para moverse al campo anterior, presionar las teclas MAYÚSCULAS ( ⇑ ) y TAB o la flecha izquierda.

• Para moverse directamente a cualquier campo, hacer clic en el campo.

Ir a un registro:

• Se puede activar un registro haciendo clic en cualquier campo del registro. • Para desplazarse a un determinado registro, se puede seleccionar el número de

registro, escribir el número deseado y luego presionar la tecla ↵.

Para moverse entre registros de una hoja de datos o formulario, se puede usar:

• El comando Ir a del menú Edición • Las teclas de dirección FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO • Las teclas AV PÁG y RE PÁG • La barra de desplazamiento vertical, para moverse entre los registros. • Los botones de desplazamiento que se encuentran en la esquina inferior

izquierda de la ventana. No obstante, esta es la manera más eficiente de moverse entre los registros de una base de datos extensa.



Para moverse hasta el: Hacer clic

en:

Primer registro

Mueve el punto de inserción desde un campo del registro activo hasta el mismo campo del primer registro.

Último registro

Mueve el punto de inserción desde un campo del registro activo hasta el mismo campo del último registro.

Registro anterior

Mueve el punto de inserción desde un campo del registro activo hasta el mismo campo del registro anterior.

Siguiente registro

Mueve el punto de inserción desde un campo del registro activo hasta el mismo campo del registro siguiente.

Registro nuevo

Mueve el punto de inserción hasta el registro en blanco del final de su formulario u hoja de datos, permitiéndole introducir un registro nuevo.

Para ir a un registro específico, hacer clic en

(o presionar la tecla F5), escribir el número de registro deseado y presionar la tecla ↵.

3.4 Seleccionar campos y registros

Por regla general, primero se seleccionan los campos (columnas) y los registros (filas) con los que se desee trabajar y después se elige la operación que se desee realizar. Por ejemplo, para eliminar un registro, primero se selecciona el registro y después, en el menú Edición, se elige Eliminar (o se presiona la tecla SUPR).

3.4.1 Seleccionar en una hoja de datos

Para seleccionar en una hoja de datos:

∗ Un solo registro................ Hacer clic en el selector de registros.

∗ Varios registros ................ Arrastrar los selectores de registros hacia abajo

∗ Todos los registros ........... En el menú Edición, elegir Seleccionar todos los registros

∗ Una sola columna............. Hacer clic en el selector de campos.

∗ Múltiples columnas.......... Arrastrar a través de los selectores de campos

∗ Una sola celda.................. Hacer clic dentro del borde izquierdo de la celda.

∗ Múltiples celdas ............... Arrastrar el puntero a través de las celdas, comenzando desde dentro

del borde izquierdo de una de ellas.

Registro: 1 de 8



En el modo de vista Diseño de la tabla, los campos se enumeran en filas. Hacer clic en el selector de fila para seleccionar el campo si se desea realizar una operación con él, tal como moverlo o eliminarlo. En el modo de vista Diseño no es posible seleccionar columnas.

En el modo de vista Hoja de datos, los campos aparecen como títulos de columna.

3.4.2 Seleccionar en un formulario

Para seleccionar en un formulario:

∗ Un solo registro................ Hacer clic en el selector de registros

∗ Varios registros ................ Arrastrar el selector de registros hacia abajo

∗ Todos los registros ........... En el menú Edición, elegir Seleccionar todos los registros

∗ Un solo campo ................. Hacer clic en la etiqueta del campo

En un formulario no se pueden seleccionar múltiples campos.

En un formulario, se puede seleccionar un registro cuando la propiedad SelectorDeRegistro está activada. Para poder seleccionar múltiples registros, el valor de la propiedad PresentaciónPredeterminada debe ser Continuo.

3.5 Copiar y mover datos Copiar, cortar y pegar datos, ya se refiera a la información de un campo, a un registro entero o a un grupo de registros se llevará a cabo como hemos visto ya en varias ocasiones; mediante los comandos Copiar, Cortar y Pegar del menú Edición o los botones correspondientes en la barra de herramientas.

3.6 Deshacer cambios

Cuando está editando un registro o diseñando un objeto de base de datos se puede deshacer cualquier cambio indeseable eligiendo el comando Deshacer apropiado en el menú Edición.

Microsoft Access dispone de dos comandos cuyos nombres en el menú dependen de lo que Microsoft Access puede deshacer en ese momento:

1. Usar el comando Deshacer para invertir su eliminación u operación de cortar o pegar más reciente, para invertir los cambios al último registro guardado o para invertir lo que escribió

2. Usar el comando Deshacer campo activo / registro activo para invertir todos los cambios efectuados en el campo o registro activo.

Para invertir cambios indeseables:

1. Hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas (o bien, en el menú Edición, elegir el comando Deshacer)



2. O hacer clic en el botón Deshacer campo/registro activo de la barra de herramientas (o bien, en el menú Edición, elegir el comando Deshacer campo activo/registro activo).

Después de realizar un cambio, se puede invertir hasta el momento en que realice otro cambio.

El comando Deshacer se convierte en No se puede deshacer cuando no es posible invertir la última operación realizada.

En el registro activo, se puede deshacer lo escrito o editado presionando ESC.

Si se deshace algo escrito, se puede volver a escribir eligiendo Escribir de nuevo en el menú Edición.

No es posible deshacer la operación de eliminar o pegar más reciente de un registro o una operación de reemplazo completa.

3.7 Eliminar un registro usando un formulario u hoja de datos

Puede eliminar un registro de una tabla usando un formulario o una hoja de datos.

Para eliminar un registro:

1. En un formulario u hoja de datos, seleccionar el registro que se desee eliminar.

2. Presionar la tecla SUPR, (o en el menú Edición, elegir Eliminar).

Microsoft Access pedirá que se confirme la eliminación.

3. Elegir Aceptar para eliminar el registro o Cancelar para restaurarlo.

Al eliminar registros, quizás se desee eliminar los datos relacionados en otras tablas. Por ejemplo, si se elimina un proveedor de una tabla, se deberá eliminar los registros de los productos que ordena ese proveedor, los cuales están incluidos en una tabla separada. Si no se eliminan, la base de datos contendrá datos obsoletos que podrán dar origen a equivocaciones.

4. BUSCAR, REEMPLAZAR U ORDENAR DATOS

4.1 Buscar datos

Se puede mover a registros específicos de una tabla u hoja de respuestas dinámica buscando texto específico. Se puede buscar cualquier cadena, ya sea una frase, una palabra o parte de una palabra.

Para buscar datos:

1. Mostrar la hoja de datos o formulario para la tabla en la que desee buscar.

2. Seleccionar el campo (columna) en el que se desee buscar, a menos que se quiera buscar en todos los campos. La búsqueda en un solo campo es más rápida que la búsqueda a través de toda la tabla.



3. Hacer clic en el botón Buscar de la barra de herramientas , o bien elegir Buscar en el menú Edición.

Microsoft Access presentará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar:

• En la solapa Buscar, el cuadro Buscar, contendrá el texto que se desee buscar.

Para hacer más general la búsqueda, se puede utilizar caracteres comodín. • Si es necesario, indicar donde buscar el valor. • Indicar Buscar sólo el campo activo si es necesario. • Seleccionar la dirección de búsqueda en Buscar en: Arriba, Abajo o

Todos. • Si corresponde, establecer otras opciones del cuadro de diálogo. • Para buscar la primera instancia del texto, hacer clic en el botón Buscar el

primero. Para buscar el siguiente ejemplo del texto y todos los casos siguientes, hacer clic en el botón Buscar siguiente.

• Al terminar, hacer clic en el botón Cancelr.

Para buscar múltiples apariciones de los datos especificados, se puede utilizar el botón Buscar siguiente del cuadro de diálogo Buscar (arrastrar el cuadro de diálogo si tapa información, o bien cerrar el cuadro de diálogo presionando MAYÚSCULAS+F4)

Si desea aislar registros determinados de la tabla, utilizar un filtro, en lugar del comando Buscar. Como ocurre con las consultas, los filtros crean un subconjunto de registros. Se puede utilizar filtros en las ventanas Formulario y Tabla. Más adelante se verá lo que es un filtro y como crearlo.

4.1.1 Ejercicio 3.3 • En la tabla ALUMNOS, buscar los alumnos de la Provincia de Valencia.

4.2 Insertar un valor del mismo campo en el registro anterior

En el modo de vista Hoja de datos de una tabla, formulario o consulta y en el modo de vista Formulario, se puede copiar datos en un campo desde el campo correspondiente en el registro inmediato anterior.



Para insertar el mismo valor del registro anterior, seleccionar el campo donde se desee insertar el valor y presionar las teclas CTRL+' (apóstrofo).

4.3 Reemplazar datos

Dentro de una tabla u hoja de respuestas dinámica, se puede buscar y reemplazar todas o algunas de las instancias de una cadena de texto especificada, incluyendo una frase, una palabra o parte de una palabra. Si se desea, se puede usar caracteres comodín para que la búsqueda sea más general.

La búsqueda se realizará con mayor rapidez si busca dentro de un solo campo indexado. Una búsqueda en toda la tabla es mucho más lenta.

Para reemplazar los datos de una tabla:

1. Mostrar la hoja de datos o formulario que contiene los datos que se desea reemplazar.

2. Seleccionar el campo (columna) en el que se desea reemplazar los datos, a menos que la intención sea buscar en todos los campos.

3. En el menú Edición, elegir Reemplazar.

• En el cuadro Buscar, escribir el texto que se desee buscar. Si se está buscando en un solo campo, el nombre del campo aparecerá en la

barra de título. Si se usa caracteres comodín, quizás se desee confirmar los reemplazos de

texto para asegurarse de que sean correctos. • En el cuadro Reemplazar por, escribir el texto de reemplazo. • Bajo Buscar en, seleccionar el campo activo o toda la tabla. Si se selecciona el campo activo, Microsoft Access busca los datos en el campo

donde se encuentra el punto de inserción. • Si corresponde, establecer otras opciones del cuadro de diálogo.

Se puede confirmar cada reemplazo o reemplazar todas las instancias sin confirmación:

1. Para confirmar cada reemplazo, elegir el botón Buscar siguiente para buscar la primera instancia del texto.

• Microsoft Access busca la primera instancia del texto y la resalta.



• Elegir el botón Reemplazar para reemplazar el texto resaltado con el texto del cuadro Reemplazar por. Si no se desea reemplazar esta instancia del texto, elegir el botón Buscar siguiente para buscar la siguiente instancia.

• Cuando se haya terminado de reemplazar valores, hacer clic en Cerrar. 2. Para reemplazar todas las instancias sin confirmación, elegir el botón

Reemplazar todos.

Hay que asegurarse de que la sustitución no viola ninguna propiedad de validación del campo o de los registros. Si lo hace, Microsoft Access generará un mensaje de error para cada sustitución no válida.

4.3.1 Ejercicio 3.4 • En la tabla Notas, reemplazar A26 por A25.

4.4 Ordenar los registros

Con Microsoft Access, puede realizar ordenaciones sencillas o complejas. Las ordenaciones sencillas permiten ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no en ambos), y las ordenaciones complejas permiten ordenar los registros especificados en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros.

Para realizar un orden sencillo:

1. En el modo de vista Formulario, seleccionar el campo en el que se desea basar el orden. En el modo de vista Hoja de datos, seleccionar la columna o columnas en las cuales desea basar el orden.

En una hoja de datos se puede ordenar en base a más de una columna. Para seleccionar más de una columna, mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS y hacer clic en el selector de campo de cada columna.

2. Hacer clic en el botón Orden ascendente u Orden descendente de la barra de herramientas. O bien, elegir Orden rápido en el menú Registros y luego elegir Ascendente o Descendente.

Cuando se cierra una tabla o un formulario, los registros cerrados vuelven a su orden anterior.

En el modo de vista Formulario, se puede ordenar según el contenido de un solo campo cada vez.

En el modo de vista Hoja de datos, se puede ordenar basándose en dos o más columnas adyacentes en una sola operación. Si se selecciona varias columnas, Microsoft Access basa el orden primero en la columna de la izquierda y después en las demás columnas seleccionadas, de izquierda a derecha. (Se puede cambiar este orden moviendo las columnas en la hoja de datos).



4.4.1 Ejercicio 3.5 1. En la tabla ALUMNOS, ordenar los registros por Nombre.

2. En la tabla ASIGNATURAS, ordenar los registros por Asignatura

5. CAMBIAR LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE DATOS O UN FORMULARIO

5.1 Cambiar el tamaño de filas o columnas en una hoja de datos

Se puede cambiar el tamaño de las filas y columnas en una hoja de datos.

Para cambiar el tamaño de todas las filas:

1. En el cuadro selector de registros, colocar el puntero sobre el límite inferior de cualquier fila. El puntero cambiará de forma.

2. Arrastrar el límite hacia arriba para reducir el tamaño o hacia abajo para ampliarlo.

Microsoft Access cambia el tamaño de todas las filas de la hoja de datos automáticamente (no se puede cambiar el tamaño de una sola fila).

Para cambiar el tamaño de una o más columnas:

1. En la barra del selector de campos, colocar el puntero en el límite derecho de la columna cuyo tamaño se desee cambiar. El puntero cambiará de forma.

Para cambiar el tamaño de varias columnas simultáneamente, primero seleccionar las columnas y después mover el puntero hasta el límite de la columna más a la derecha.

2. Arrastrar el límite hacia la izquierda para reducir el tamaño o hacia abajo para ampliarlo.

Microsoft Access sólo cambia el tamaño de las columnas seleccionadas.

Para cambiar el tamaño de una o más columnas para ajustarlas a los datos, elegir una de las siguientes opciones:

1. O hacer doble clic en el lado derecho del selector de columna.

2. O seleccionar las columnas, y luego elegir Anchura de columna en el menú Formato. En el cuadro de diálogo Anchura de columna, elegir el botón Mejor ajuste.

Microsoft Access ajustará el tamaño de cada una de las columnas seleccionadas al del valor más largo que contenga, incluyendo el nombre de la columna.

Para guardar los cambios:

• Si se está en la ventana Tabla, elegir Guardar la tabla en el menú Archivo. • Si se está en la ventana Formulario, elegir Guardar formulario en el menú

Archivo.



También se puede elegir Anchura de columna o Altura de fila en el menú Formato para cambiar el tamaño de las columnas o de las filas, respectivamente.

5.1.1 Ejercicio 3.6 • Cambiar el tamaño de todas las columnas de cada una de las tablas de la base de

datos PRAC2 para ajustarlas a los datos.

5.2 Inmovilizar y liberar columnas En una hoja de datos a menudo hay más columnas de las que se pueden ver en la ventana en un momento determinado. Para facilitar la lectura de los datos, se puede inmovilizar una o más columnas en el lado izquierdo, de modo que no se desplacen fuera de la pantalla.

Para inmovilizar una columna:

1. Hacer clic en cualquier lugar de la columna o en el selector de campos de la columna que se desee inmovilizar.

Para inmovilizar múltiples columnas, arrastrar a través de los selectores de campo.

2. En el menú Formato, elegir Inmovilizar columnas.

Para liberar columnas:

1. En el menú Formato, elegir Liberar todas las columnas.


• Si se está en la ventana Tabla, elegir Guardar la tabla en el menú Archivo • Si se está en la ventana Formulario, elegir Guardar formulario en el menú

Archivo.

A menudo, el inmovilizar columnas causa una alteración del orden de las columnas de la hoja de datos. Al liberar las columnas, el nuevo orden se mantiene. Sin embargo, el hecho de inmovilizar columnas no modifica el orden definido de los campos en la tabla base.

Si se inmoviliza demasiadas columnas, la hoja de datos no podrá desplazarse horizontalmente. En ese caso, elegir Liberar todas las columnas en el menú Formato.

Se puede agregar el botón Inmovilizar columnas a la barra de herramientas desde la categoría Hoja de datos del cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas.

5.2.1 Ejercicio 3.7 1. En la tabla ALUMNOS, inmovilizar los campos Código Alumno y NIF.

A continuación, desplazarse hacia la derecha con la barra de desplazamiento inferior.

2. Liberar todas las columnas de la tabla ALUMNOS.



5.3 Mover columnas en una hoja de datos

Para mostrar los datos en el orden deseado, puede reorganizar las columnas de una tabla en la hoja de datos en la ventana de Tablas, de consulta o del Formulario.

Para mover columnas en una hoja de datos:

1. Seleccionar las columnas que se desee mover.

2. Hacer clic en el selector de campo y mantener presionado el botón del ratón.

Microsoft Access muestra una barra vertical a lo largo del lado izquierdo de la columna.

3. Arrastrar las columnas hasta el lugar deseado.

Microsoft Access cambia el orden de las columnas para reflejar los cambios.

Para guardar el diseño:


Archivo.

El cambio del orden de las columnas no afecta al orden definido para los campos de la tabla. Para cambiar el orden de los campos de la tabla base, hacer las modificaciones en el modo de vista Diseño de la tabla.

5.4 Ocultar y mostrar columnas

Las columnas de una hoja de datos se pueden ocultar temporalmente. Esto es útil para eliminar los datos superfluos de la pantalla sin tener que ejecutar o volver a ejecutar una consulta, y para copiar y pegar datos en columnas específicas.

Para ocultar columnas

1. Hacer clic en cualquier lugar de la columna o hacer clic en el selector de campos de la columna que se desee ocultar.

Para ocultar múltiples columnas, arrastrar a través de los selectores de campo.

2. En el menú Formato, elegir Ocultar columnas.

Para mostrar columnas:

1. En el menú Formato, elegir Mostrar columnas.

Microsoft Access presentará el cuadro de diálogo Mostrar columnas. Las columnas expuestas aparecen con una marca de verificación.

2. Seleccionar la columna que se desee mostrar y elegir el botón Mostrar.

Para seleccionar columnas contiguas, seleccionar la primera columna y mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras se hace clic en la última columna. Para seleccionar columnas no contiguas, mantener presionada la tecla CTRL mientras se hace clic en cada nombre de columna.

3. Al terminar, elegir el botón Cerrar.





Archivo.

Para copiar datos de tres columnas no contiguas, ocultar las columnas intermedias y luego seleccionar las que se desee copiar. No es posible copiar en una columna oculta, ni desde ella.

Se puede ocultar campos de un formulario estableciendo las propiedades MostrarCuando y/o Visible.

6. PRESENTACIÓN PRELIMINAR DE UN FORMULARIO

Se puede ver una presentación preliminar de un formulario para ver qué apariencia tendrá cuando se imprima. Cuando se vea la presentación preliminar de un formulario, se puede usar la característica de acercamiento para ampliar el formulario de modo que sea más legible.

Para ver la presentación preliminar de un formulario desde el modo de vista Diseño, modo de vista Formulario o modo de vista Hoja de datos:

• En la barra de herramientas Estándar, hacer clic en el botón Presentación

preliminar. • O bien, en el menú Archivo, elegir Presentación preliminar.

Para ver la presentación preliminar de un formulario desde la ventana de la base de datos:

1. Hacer clic en el botón Formulario.

2. Seleccionar el formulario que se desee ver en presentación preliminar.

3. En la barra de herramientas Estándar, hacer clic en el botón Presentación preliminar. O bien, en el menú Archivo, elegir Presentación preliminar.

Para ver una presentación preliminar ampliada de un formulario:

1. En la Presentación preliminar, colocar el puntero sobre el formulario de modo que se convierta en una lupa.

2. Hacer clic cuando el puntero esté sobre la parte del formulario que se desee ver.

3. Volver a hacer clic para devolver el formulario a su tamaño original. O bien, en la barra de herramientas Presentación preliminar, hacer clic en el botón Zoom para aumentar o reducir el tamaño de la presentación.

Cuando se ha ampliado el formulario, se puede utilizar los botones de desplazamiento de la parte inferior de la ventana Presentación preliminar para moverse entre las páginas y las barras de desplazamiento para moverse por la página actual.



7. MODO VISTA DISEÑO DE UN FORMULARIO.

Una vez creado un formulario, se puede modificar el diseño del mismo, abriendo el formulario en el modo vista Diseño:

1. Seleccionar el formulario deseado.

2. Hacer clic en el botón Diseñar.

Las secciones en que está dividido un formulario son:

1. Encabezado del formulario

2. Encabezado de página

3. Detalle

4. Pie de página

5. Pie del formulario

A continuación, se describe las secciones del modo de vista Diseño de un formulario:

• Sección Detalle Es la zona central o cuerpo del formulario. Los controles que se sitúan en él cambian de valor al variar el registro. Ubicar los cuadros de texto y otros controles relacionados con los campos de las tablas en esta sección. La sección Detalle no se puede quitar. En caso de imprimir el formulario, aparecerá tantas veces como registros haya.

• Secciones de encabezado/pie del formulario Contienen información tal como un título, una fecha o los encabezados de columnas que se desee que aparezcan sólo en la parte superior o inferior de un formulario, ya sea en pantalla o al imprimir. Para agregar o eliminar estas secciones (como una unidad encabezado-pie), en el menú Formato, elegir Encabezado/pie del formulario.

• Secciones de encabezado/pie de página Contienen información como por ejemplo los encabezados de columnas o un número de página que se desea que aparezca en la parte superior o inferior de cada página, pero sólo en el formulario impreso. Para agregar o eliminar estas secciones (como una unidad encabezado-pie), en el menú Formato, elegir Encabezado/pie de página.



Otros elementos del modo de vista Diseño de un formulario:

• Reglas Ayudan a colocar los controles y a determinar el tamaño de las secciones en el formulario. Para mostrar u ocultar las reglas, en el menú Ver, elegir Regla.

• Cuadrículas Ayuda a colocar los controles en el formulario. Si la cuadrícula es demasiado fina, no se podrá ver. Para mostrar u ocultar la cuadrícula, en el menú Ver, elegir Cuadrícula.

Para crear o modificar un formulario, se pueden usar las siguientes herramientas adicionales:

Usar la herramienta: Para

Lista de campos Crear controles unidos a campos en la tabla o consulta base

Hoja de propiedades Establecer propiedades para el control o sección seleccionado, o para el formulario mismo

Paleta Cambiar la apariencia y los colores del control o sección seleccionados dentro del formulario

Cuadro de herramientas Colocar los controles en el formulario

Ventana Módulo Agregar o editar un procedimiento de evento para el objeto seleccionado.

El cuadro de herramientas de la vista Diseño consta de los siguientes botones:



BOTÓN ACCIÓN

Seleccionar objetos

Etiqueta Crea una etiqueta para presentar texto descriptivo

Cuadro de texto Crea un cuadro para presentar o editar texto

Grupo de opciones Crea un grupo de controles que permiten una descripción

Botón de alternar Crea un botón que indica un valor de Verdadero al estar presionado

Botón de opción Crea un botón en un conjunto de botones de elección única.

Botón de verificación Crea una casilla para indicar un valor Verdadero/Falso

Cuadro combinado Crea un cuadro para editar datos o elegir un valor de la lista

Cuadro de lista Crea una lista de valores

Gráfico Crea un gráfico para presentar datos

Subformulario/Subinforme Crea un marco para presentar un subformulario o un subinforme incrustado

Marco de objeto Crea un marco para presentar un objeto OLE

Marco de objeto dependiente Crea un marco para presentar un objeto OLE de la base de datos

Línea Crea una línea

Rectángulo Crea un rectángulo

Salto de página Marca el comienzo de una nueva pantalla o página

Botón de comando Crea un botón para ejecutar una macro o llamar a una función de Access Basic

Asistentes para controles Activa o desactiva los asistentes para controles

Bloqueo de las herramientas Deja activa la herramienta actual para crear múltiples controles

Para mostrar el cuadro de herramientas, en el menú Ver, elegir cuadro de herramientas o hacer clic en el botón de cuadro de herramientas en la barra de herramientas.

Para mostrar la lista de campos, en el menú Ver, elegir Lista de campos, o bien en la barra de herramientas, hacer clic en el botón Lista de campos.

7.1 Ajustar el tamaño de las secciones de un formulario

Se puede aumentar o disminuir individualmente la altura de las secciones de un formulario o un informe. Sin embargo, los formularios e informes sólo tienen una anchura. Al modificar la anchura de una sección, se cambia la anchura de todo el formulario o informe.



Para cambiar la altura o la anchura:

• En el modo de vista Diseño del formulario o del informe, cambiar la altura o la anchura colocando el puntero en el borde inferior o en el borde derecho de la sección. El puntero se convertirá en una flecha doble. • Arrastrar el puntero hacia arriba o hacia abajo para cambiar la altura de la

sección. • Arrastrar el puntero hacia la izquierda o hacia la derecha para cambiar la

anchura de la sección.

Para cambiar la altura y la anchura, simultáneamente:

• Colocar el puntero en la esquina inferior derecha de la sección. El puntero se convertirá en un símbolo parecido a una cruz. • Arrastrar el puntero en cualquier dirección para ajustar el tamaño de la

sección.

7.2 Propiedades de los objetos de un formulario

Usar la hoja de propiedades para establecer, mostrar o cambiar las propiedades de una tabla, formulario, informe o de la sección o control seleccionado dentro de un formulario o informe.

La hoja de propiedades está disponible en el modo de vista Diseño de la ventana Tabla de formulario o de informe.

Para abrir o cerrar la hoja de propiedades, en la barra de herramientas, hacer clic en el botón Propiedades, -o bien-, con el botón derecho del ratón, hacer clic en cualquier punto del área de diseño para mostrar el menú de método abreviado, y luego elegir Propiedades.

Algunas propiedades disponen de generadores como ayuda para establecerlas.

Sólo en la ventana Formulario o Informe es posible:



• Hacer doble clic en una sección o control para mostrar la hoja de propiedades. Cuando la hoja de propiedades está visible, se puede seleccionar otra sección o control para ver sus propiedades.

• Mostrar las propiedades del formulario o informe mismo eligiendo Seleccionar formulario o Seleccionar informe en el menú Edición o haciendo clic en el área gris fuera de cualquiera de las secciones.

• Ver las propiedades predeterminadas para un control determinado haciendo clic en la herramienta asociada en el cuadro de herramientas.

• Elegir una de las siguientes categorías de propiedades del objeto seleccionado: • Propiedades de formato: determina las características en cuanto al formato

de los datos, tales como tipo de letra, tamaño, color, lugares decimales, efectos especiales.

• Propiedades de datos determina las características de los datos mostrados en el control, tales como el valor predeterminado, reglas de validación, máscara de entrada.

• Propiedades de evento especifica una macro o un procedimiento de evento que ejecuta Microsoft Access cuando sucede un evento, tal como presionar ciertas teclas, cambiar los datos del control o hacer clic o doble clic en él.

• Propiedades de diseño define las características de apariencia del control, como son su altura, anchura o su color.

• Otras propiedades muestra características adicionales del control, como su nombre o la descripción que aparece en la barra de estado.

• Todas muestra todas las propiedades del control.

7.3 Agregar la fecha y hora actuales o números de página

Se puede hacer que Microsoft Access muestre automáticamente en un formulario o informe la fecha y hora que está almacenada en el reloj del sistema.

Se puede mostrar los números de página y el número total de páginas de un formulario o informe utilizando las propiedades Página y Páginas. La propiedad Página muestra el número de la página activa, mientras que la propiedad Páginas muestra el número total de páginas.

Para agregar la fecha u hora actual o el número de página a un formulario o informe:

1. En el modo de vista Diseño, agregar un cuadro de texto a la sección donde se desea que aparezca.

2. Mostrar la hoja de propiedades del cuadro de texto.

3. Para agregar la fecha o la hora, en la propiedad OrigenDelControl, escribir = seguido de una expresión usando la función Ahora o Fecha; por ejemplo, =Fecha( ) , -o bien- crear la expresión utilizando el Generador de expresiones.

Para agregar el número de página, en la propiedad OrigenDelControl escribir una expresión de número de página, -o bien-, utilizar el Generador de expresiones para producir los resultados deseados.



7.4 Trabajar con elementos de diseño

7.4.1 Dibujar líneas y rectángulos

Para dibujar líneas y rectángulos:

1. En el modo de vista Diseño del formulario mostrar la hoja de propiedades si aún no está visible y después seleccionar la herramienta Línea o Rectángulo

2. Dibujar la línea con la longitud deseada y después soltar el botón del ratón.

Dibujar el rectángulo. Cuando haya sido dibujado, se podrá mover o ajustar su tamaño.

Si se dibuja el rectángulo sobre lo que ya hay, esto puede quedar oculto. Elegir el comando Enviar al fondo en el menú Formato para situar el rectángulo detrás de los controles.

7.4.2 Cambiar el orden de tabulación en los campos

La expresión “Orden de tabulación” significa el orden en que se mueve el punto de inserción a través de los campos de un formulario cuando se usa la tecla TAB.

Microsoft Access organiza automáticamente las columnas de la hoja de datos del formulario en el orden de tabulación especificado.

Para cambiar el orden de tabulación en los campos:

1. Seleccionar Orden de tabulación del menú Edición.

2. Seleccionar la sección sobre la que queramos modificar el orden de tabulación.

3. Seleccionar el campo o campos que se desea cambiar el orden (haciendo clic en la barra gris que hay a la izquierda de los campos), hacer clic nuevamente y arrastrarlos hasta colocarlos en el orden deseado.

4. Para establecer el nuevo orden personalizado, hacer clic en el botón Aceptar

Para restablecer el orden de tabulación automático, hacer clic en el botón Orden automático

Se puede agregar el botón Orden de tabulación a una barra de herramientas desde la categoría Edición en el cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas.

Cuando los controles están escalonados (por ejemplo, el control central de un grupo de tres controles está situado debajo del límite superior de los otros dos), el orden de tabulación será de izquierda a derecha entre los controles superiores y luego hacia el siguiente control inferior.

7.4.3 Cambiar fuentes, formato y alineación del texto en los controles

La apariencia de los datos de un control se puede mejorar cambiando la fuente, el formato (a negrita, cursiva o subrayado) o la alineación del texto. Estos cambios se aplican a todo el contenido del control y no a los caracteres individuales.



Las fuentes de pantalla pueden diferir de las fuentes de impresora. Antes de elegir una fuente, ver la propiedad DiseñoAImprimir para obtener más información acerca de los dos tipos de fuentes.

Para cambiar la fuente:

1. En el modo de vista Diseño de un formulario o informe, seleccionar el control que contenga el texto al que se desee dar formato.

2. En la barra de herramientas, seleccionar una fuente en el cuadro Nombre de la Fuente.

3. En la barra de herramientas, seleccionar un tamaño de fuente en el cuadro Tamaño de la fuente.

Por ejemplo, quizás se necesite aumentar el tamaño del control para que acepte una fuente de mayor tamaño. Para hacerlo (con el control todavía seleccionado) elegir Tamaño en el menú Formato y después elegir Al contenido en el submenú.

Para cambiar el texto a negrita o cursiva:

1. Seleccionar el control que contenga el texto al que se desee dar formato.

2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Negrita para cambiar el texto a negrita o en el botón Cursiva para cambiar el texto a cursiva. O bien, establecer las propiedades Espesor de Fuente o Fuente en Cursiva en el cuadro de herramientas.

Para alinear el texto dentro de un control:

1. Seleccionar el control.

2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Alinear texto a la izquierda, Alinear texto al centro o Alinear texto a la derecha.

En la alineación predeterminada, el texto está alineado a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.

También puede especificar la alineación usando la propiedad Alineación Del Texto en la hoja de propiedades del control.

Para subrayar el texto, utilizar el botón Subrayar o la propiedad Fuente Subrayada en la hoja de propiedades.

Para agregar a la barra de herramientas el botón Subrayar o el botón Alineación general, usar el cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas.

7.4.4 Cambiar los colores, efectos tridimensionales y anchuras de bordes

Microsoft Access ofrece herramientas se pueden aplicar colores, efectos tridimensionales, anchuras de bordes y estilos de línea a un control seleccionado, a un conjunto de controles o a una sección de un formulario o informe.



Dichas herramientas las podemos encontrar en la barra:

7.5 Ejercicio 3.8

A continuación, se va a modificar el diseño de cada uno de los formularios automáticos que se ha creado.

7.5.1 Modificar el diseño del formulario AutoAlumnos

⇒ Abrir el formulario AutoAlumnos y ver la presentación preliminar del mismo.

⇒ A continuación, vamos a modificar el diseño del formulario, para ello cerrar la presentación preliminar y entrar en la vista Diseño.

⇒ Para encuadrar los datos de cada uno de los registros:

1. Seleccionar la herramienta rectángulo

2. Enmarcar con el ratón todos los campos que aparecen la sección Detalle

⇒ Para modificar el título en la cabecera del formulario.

3. Seleccionar el título del formulario, haciendo clic sobre él.

4. El título debe ser: “Alumnos de A.D.E.M.”.

⇒ Para ver los cambios realizados, ver de nuevo la presentación preliminar.

⇒ Al terminar, cerrar el formulario AutoAlumnos.



7.5.2 Modificar el diseño del formulario AutoNotas

⇒ Abrir el formulario AutoNotas y ver la presentación preliminar del mismo.

⇒ A continuación, vamos a modificar el diseño del formulario, para ello cerrar la presentación preliminar y entrar en la vista Diseño.

⇒ Para modificar el título en la cabecera del formulario.

1. Seleccionar el título del formulario, haciendo clic sobre él.

2. El título debe ser: “Notas Julio 2000”.

3. El tamaño de la letra debe ser 12 puntos y el tipo de letra Arial.

⇒ Incluir la fecha en el encabezado del formulario.

⇒ Para ver los cambios realizados, ver de nuevo la presentación preliminar.

⇒ Al terminar, cerrar el formulario AutoNotas.

8. IMPRIMIR DATOS

8.1 Imprimir un formulario

Se puede imprimir un formulario desde la ventana de la base de datos o desde cualquier modo de vista del formulario.

Para definir la orientación de la página y otras opciones de configuración de la impresión

1. En cualquier modo de vista del formulario, en el menú Archivo elegir Configurar página. (Desde la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Formulario, seleccionar el nombre del formulario y después elegir Configurar página).

2. Elegir la orientación de acuerdo con el diseño que se desee crear.



3. Elegir o cambiar cualquier otra configuración, dependiendo del efecto que se desee obtener.

4. Elegir Aceptar.

Para imprimir un formulario

1. En cualquier modo de vista del formulario, en el menú Archivo elegir Imprimir. (Desde la ventana de la base de datos, primero hacer clic en el botón Formulario, seleccionar el nombre del formulario que se desee imprimir y después elegir Imprimir).

2. Seleccionar las opciones y ajustar las configuraciones que se necesite.

3. Elegir Aceptar.

Microsoft Access guarda las configuraciones de orientación de la página con el formulario, por lo que solamente se tendrá que definir la primera vez que se imprima el formulario o cuando se desee cambiarlas.

Cuando se imprima un formulario, se imprimirán todos los registros de la hoja de respuestas dinámica, no solamente el registro o los registros que aparecen en la pantalla.

Si la propiedad Presentación Predeterminada de un formulario está establecida como Hoja de datos, Microsoft Access imprimirá el formulario como una hoja de datos cuando se imprima desde el modo de vista Hoja de datos o desde la ventana de la base de datos. Sin embargo, cuando se imprima el mismo formulario desde el modo de vista Diseño o desde el modo de vista Formulario, Microsoft Access imprimirá el formulario tal y como aparece en el modo de vista Formulario.

8.2 Imprimir una hoja de datos

Microsoft Access imprime una hoja de datos tal como aparece en la pantalla. Cuando se trata de hojas de datos extensas, Microsoft Access imprime de izquierda a derecha y después de arriba hacia abajo. Por ejemplo, si la hoja de datos ocupa tres páginas de ancho y dos páginas de largo, Microsoft Access primero imprime las tres páginas superiores y después las tres páginas inferiores.

Se puede ver una presentación preliminar de la hoja de datos antes de imprimirla eligiendo Presentación preliminar en el menú Archivo.

Para imprimir una hoja de datos:

1. Mostrar la hoja de datos de la tabla, consulta o formulario.

2. Si se desea imprimir registros seleccionados, seleccionar esos registros. Si se desea imprimir todos los registros, no seleccionar nada.

3. Hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas, o bien elegir Imprimir en el menú Archivo.

4. En el cuadro de diálogo Imprimir, en el apartado Rango de impresión elegir una de las opciones siguientes:



Elegir la opción: Para imprimir:

Todo Todos los registros de la tabla.

Selección Los registros seleccionados

Páginas Las páginas especificadas de la tabla. Especificar los números de la primera y última páginas que se desee imprimir.

5. Si es necesario, configurar otras opciones del cuadro de diálogo Imprimir.

6. Elegir Aceptar.

Si se necesita configurar la impresora, en el cuadro de diálogo Imprimir, elegir el botón Configuración.



9. ANEXO 1. DATOS DE LAS TABLAS.

9.1 Tabla ASIGNATURAS

Asignatura Nombre Curso Créditos Tipo Semestre

A25 Informática Aplicada a la Gestión 2 6 Obligatoria 2

9.2 Tabla NOTAS

Código Asignatura Código Alumno Nota Word Nota Access Nota Excel

A26 1 9 7 5

A26 2 10 9 8

A26 3 5 5 5

A26 4 4 6 7

A26 5 5 4 4

A26 6 10 4 4

A26 7 6 4 2

A26 8 10 10 10

A26 9 8 7 8

A26 10 6 5 7


9.3 Tabla ALUMNOS

Cód alum

Nombre NIF Dirección Población Código Postal

Teléfono Dirección de correo Fecha nacimiento

1 ABELLO, ANA 20568799P C/MAYOR,3 Castellón 12003 964232323 [email protected] 27-2-1982

2 FORTEA, LAURA 124124124Z C/ENMEDIO, 25 Almazora 12303 964454545 [email protected] 16-2-1982

3 MONFERRER, OSCAR 26598743L C/ALLOZA, 76 Castellón 12003 964222222 [email protected] 19-7-1982

4 TORRES, MARIA 20242628K A/GOBERNADOR, 124 Villarreal 12604 964353535 [email protected] 6-10-1981

5 BOLINCHES, ISABEL 18998877Y A/CASALDUCH, 89 Burriana 12105 964686868 [email protected] 7-11-1980

6 GARCIA, BELEN 44776589F A/VALENCIA, 34 Villarreal 12605 964363636 [email protected] 15-4-1982

7 ARAGONES, JOSE 20467983A C/PEREZ GALDOS, 25 Almazora 12304 964484848 [email protected] 26-10-1982

8 CAPELLA, AMAYA 19886644W C/NAVARRA, 56 Castellón 12001 964202020 [email protected] 23-11-1982

9 VERDU, CLAUDIA 18997821T A/REY DON JAIME, 45 Villarreal 12601 964383838 [email protected] 8-12-1982

10 VICENT, EVA 18448962U A/CASTELLON, 167 Valencia 46050 963121212 [email protected] 1-1-1982 Práctica 3. Datos y Formularios 29

tema 3. datos y formulariosgould/pdidoc/a25-access3.pdf · imprimir datos ... hacer clic en el...

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