Guía N° Manejo y Divulgación de información

Jaider Villarraga Beltran

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

66418 – Jornada Nocturna

Bogotá 13/07/2012

Técnicas en el Manejo de la Información

Instrumentos en la recolección de datos:

La recolección de datos se refiere al proceso de obtención de información empírica que permita la medición de las variables en las unidades de análisis, afín de obtener los datos necesarios para el estudio del problema o aspecto de la realidad social motivo de investigación. Según J. Galtung, la recolección de datos se refiere al proceso de llenado de la matriz de datos entre los cuales se encuentra:La observaciónLa entrevistaLa encuestaEl fichajeEl test

A) Observación

Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho caso tomar información y registrarla para su análisis

B) Entrevista

Es una técnica la cual consiste en la obtención de datos a partir de un dialogo entre dos personas.

C) Encuesta

Es una técnica destinada a obtener datos de opiniones de personas de opiniones personales las cuales le interesan al investigador.

D) El fichaje

El fichaje es una técnica auxiliar de todas las demás técnicas empleada en investigación científica; consiste en registrar los datos que se van obteniendo en los instrumentos llamados fichas, las cuales, debidamente elaboradas y ordenadas contienen la mayor parte de la información que se recopila en una investigación por lo cual constituye un valioso auxiliar en esa tarea, al ahorra mucho tiempo, espacio y dinero

E) El test

 Es una técnica derivada de la entrevista y la encuesta tiene como objeto lograr información sobre rasgos definidos de la personalidad, la conducta o determinados comportamientos y características individuales o colectivas de la persona (inteligencia, interés, actitudes,

aptitudes, rendimiento, memoria, manipulación, etc.). A través de preguntas, actividades, manipulaciones, etc., que son observadas y evaluadas por el investigador. Se han creado y desarrollado millones de tesis que se ajustan a la necesidad u objetivos del investigador. Son muy utilizados en Psicología (es especialmente la Psicología Experimental) en Ciencias Sociales, en educación; Actualmente gozan de popularidad por su aplicación en ramas novedosas de las Ciencias Sociales, como las "Relaciones Humanas" y la Psicología de consumo cotidiano que utiliza revistas y periódicos para aplicarlos. Los Test constituyen un recurso propio de la evaluación científica

SISTEMAS OPERATIVOS

Sistema Operativo WINDOWS

Anunciado en 1983, Microsoft comercializó por primera vez el entorno operativo denominado Windows en noviembre de 1985 como complemento para MS-DOS, en respuesta al creciente interés del mercado en una interfaz gráfica de usuario (GUI) que fuera introducido por otros sistemas operativos como Mac OS y de otras compañías como Xerox.1 En esas fechas, Microsoft consiguió un contrato de arrendamiento de su sistema operativo con el gigante de la informática, IBM, por lo que fue pre instalado desde fábrica en la mayoría de ordenadores personales del mundo, lo que lo convirtió en el más usado y popular. En octubre de 2009, Windows tenía aproximadamente el 91% de la cuota de mercado de sistemas operativos en equipos cliente que acceden a Internet.2 3 4 Las versiones más recientes de Windows son Windows 7 para equipos de escritorio, Windows Server 2008 R2 para servidores y Windows Phone 7 para dispositivos.

Sistema Operativo LINUX

LINUX es un sistema operativo, compatible Unix. Dos características muy peculiares lo diferencian del resto de los sistemas que podemos encontrar en el mercado, la primera, es que es libre, esto significa que no tenemos que pagar ningún tipo de licencia a ninguna casa desarrolladora de software por el uso del mismo, la segunda, es que el sistema viene acompañado del código fuente. El sistema lo forman el núcleo del sistema (kermes) más un gran número de programas / librerías que hacen posible su utilización.

Intranet

Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de una organización.

Internet

Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como ARPANET, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.

Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web(WWW, o "la Web"), hasta tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Ésta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.

Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web: el envío de correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones (IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión de contenido y comunicación multimedia -telefonía (VoIP), televisión (IPTV)-, los boletines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a otros dispositivos (SSH y Telnet) o los juegos en línea.

Extranet

Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías

Aplicaciones Extranet

Los siguientes ejemplos muestran las aplicaciones de la extranet, ya que pueden ser muy variadas dichas aplicaciones:

Groupware, diversas compañías participan en el desarrollo de nuevas aplicaciones con un objetivo común.

Creación de foros.

Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de formación.

Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes.

Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades, asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.

Red Lan

Es la interconexión de una o varias computadoras y periféricos. Su extensión está limitada físicamente a un edificio o a un entorno de 200 metros, con repetidores podría llegar a la distancia de un campo de 1 kilómetro. Su aplicación más extendida es la interconexión de computadoras personales y estaciones de trabajo en oficinas, fábricas, etc.

El término red local incluye tanto el hardware como el software necesario para la interconexión de los distintos dispositivos y el tratamiento de la información

Red Satelital

Como su nombre lo indica son redes que utilizan como medios de transmisión satélites artificiales localizados en órbita alrededor de la tierra. En este tipo de redes los enrutadores tienen una antena por medio de la cual pueden enviar y recibir. Todos los enrutadores pueden oír las salidas enviadas desde el satélite y en algunos casos pueden también oír la transmisión ascendente de los otros enrutadores hacia el satélite.

La tecnología de redes satelitales, representada por satélites poderosos y complejos y el perfeccionamiento de las estaciones terrenas están revolucionando el mundo. Así por ejemplo, la necesidad de interconectar terminales remotos con bases de datos centralizadas, de una manera veloz y eficiente, han conducido a una nueva tecnología conocida como 'Very Small Apertura Terminal (VSAT)".

Un satélite artificial puede ampliar las señales antes de devolverla, que los hace ver como una gran repetidora de señales en el cielo. El satélite contiene varios transponedores, cada uno de los cuales capta alguna porción del espectro, amplifica la señal de entrada y después la re difunde a otra frecuencia para evitar la interferencia con la señal de entrada. Los haces retransmitidos pueden ser amplios y cubrir una fracción substancial de la superficie de la tierra, o estrechos y cubrir un área de solo cientos de Kms. de diámetro.

Red Microondas

Una red por microondas es un tipo de red inalámbrica que utiliza microondas como medio de transmisión. El protocolo más frecuente es el IEEE 802.11b y transmite a 2.4 GHz, alcanzando velocidades de 11 Mbps (Megabits por segundo). Otras redes utilizan el rango de 5,4 a 5,7 GHz para el protocolo IEEE 802.11ª.

Las etapas de comunicación son:

1. Cuando el usuario final accede a un navegador de Internet instalado en su computadora y solicita alguna información o teclea una dirección electrónica, se genera una señal digital que es enviada a través de la tarjeta de red hacia el módem.

2. El módem especial convierte la señal digital a formato analógico (la modula) y la envía por medio de un cable coaxial a la antena.

3. La antena se encarga de radiar, en el espacio libre, la señal en forma de ondas electromagnéticas (microondas).

4. Las ondas electromagnéticas son captadas por la radio base de la empresa que le brinda el servicio, esta radio base a su vez la envía hacia el nodo central por medio de un cable generalmente de fibra óptica o de otra radio de gran capacidad para conexiones punto a punto en bandas de frecuencia disponibles (6GHz, 13GHz, 15GHz, 18GHz, 23GHz, 26GHz o 38GHz).

5. El nodo central valida el acceso del cliente a la red, y realiza otras acciones como facturación del cliente y monitoreo del desempeño del sistema.

6. Finalmente el nodo central dirige la solicitud hacia Internet y una vez que localiza la información se envía la señal de regreso a la computadora del cliente. Este proceso se lleva a cabo en fracciones de segundo. Explica las 3 diferentes formas de conectar las redes.

Red Proxi

Un proxy, en una red informática, es un programa o dispositivo que realiza una acción en representación de otro, esto es, si una hipotética máquina A solicita un recurso a una C, lo hará mediante una petición a B; C entonces no sabrá que la petición procedió originalmente de A. Esta situación estratégica de punto intermedio suele ser aprovechada para soportar una serie de funcionalidades: proporcionar caché, control de acceso, registro del tráfico, prohibir cierto tipo de tráfico etcétera.

Su finalidad más habitual es la de servidor proxy, que consiste en interceptar las conexiones de red que un cliente hace a un servidor de destino, por varios motivos posibles como seguridad, rendimiento, anonimato, etc. Esta función de servidor proxy puede ser realizada por un programa o dispositivo.

Red Wilan

Una red de área local inalámbrica, también conocida como WLAN (del inglés wireless local area network), es un sistema de comunicación inalámbrico flexible, muy utilizado como alternativa a las redes de área local cableadas o como extensión de éstas. Usan tecnologías de radiofrecuencia que permite mayor movilidad a los usuarios al minimizar las conexiones cableadas. Estas redes van adquiriendo importancia en muchos campos, como almacenes o para manufactura, en los que se transmite la

información en tiempo real a una terminal central. También son muy populares en los hogares para compartir el acceso a Internet entre varias computadoras.

Teoría de la Contingencia

Señala, como premisa fundamental, que las acciones administrativas apropiadas en una situación determinada, depende de los parámetros particulares de la situación.

Busca identificar principios que orienten acciones a seguir de acuerdo con las características de la situación, en lugar de buscar principios universales que se apliquen a cualquier situación.

Origen

En los años cincuenta, Joan Woorward, sociólogo industrial, llevo a cabo una investigación en compañía de otros colegas del South Essex College of Technology de Inglaterra, abarco cien firmas británicas. La investigación se enfoco al análisis de cómo eran aplicados los principios administrativos clásicos, en los diferentes grupos de empresas en que dividieron su muestra; alto desempeño, desempeño promedio y bajo desempeño.

Las conclusiones que sacaron fueron que no había diferencias importantes en la forma en que tales principios se aplicaban en las empresas pertenecientes a diferentes niveles de desempeño. El equipo de investigación decidió explorar el tipo de tecnología empleado por las empresas, clasificaron a las empresas estudiadas en función de sus procesos productivos. De esta forma encontraron que había patrones relacionados con el desempeño, que existían diferencias en como operaban las empresas exitosas en relación con las de menor desempeño y que estas diferencias dependían del tipo de tecnología empleada.

Tecnología

Complejidad. Esta relacionada con el tipo de proceso productivo

Interdependencia. El grado de autonomía o dependencia con que las diferentes unidades organizacionales desempeñaban sus funciones influirá en el tipo de estructura organizacional y en los procesos de toma de decisiones.

Creatividad y ciclo de vida del producto. Hay productos que agotan sus nichos de mercado y necesitan agregarle innovaciones para mantener a la firma en el mercado.

Tamaño de la Organización

Las empresas pequeñas requieren de una estructura mas simplificada, lo que les da ventaja de mayor flexibilidad.

Con el incremento del tamaño de la organización, la estructura se hace mas formal y compleja, la coordinación y la comunicación se vuelven procesos mas difíciles pues las tareas se multiplican.

Ambiente

La estabilidad del medio ambiente influye en el tipo de estructura de la organización.

Cuando el ambiente que rodea a la organización es altamente predecible debido a que hay pocos cambios en el, la empresa puede ajustarse a estructuras organizacionales centralizadas.

Cuando el entorno de la organización es inestable y hay cambios impredecibles y rápidos, la organización requiere de mayor flexibilidad interna que le permita responder adecuada y prontamente a los cambios externos.

Nivel Institucional

Corresponde al nivel mas elevado de la empresa; esta compuesto de los directores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. En el se toman las decisiones. También llamado nivel estratégico.

Nivel Intermedio

Nivel mediador o nivel gerencial, se ubica entre los niveles extremos para mantener la articulación interna. Se encarga de las selección y capacitación de los recursos. También llamado nivel táctico.

Nivel Intermedio

En este nivel se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones; incluye el trabajo básico relacionado directamente con la elaboración de los productos o prestación de servicios de la organización. Llamado nivel técnico.

Alcances y limitaciones de la Teoría de la Contingencia

Su aplicación requiere de adaptación particular al ramo especifico, tamaño de la organización y condiciones del medio ambiente.

Como la teoría de la contingencia destaca la influencia del medio ambiente en la estructura y dirección de las organizaciones, se requiere de investigaciones hechas por instituciones educativas, con el fin de mejorar los marcos teóricos conforme al ambiente en el cual se desenvolverá el futuro administrador.

No es posible resolver a nivel teórico cada una de las situaciones que pueden estar presentes en las organizaciones. Por esto es necesario tener presente a nivel principio que: Las situaciones, necesidades especificas y la estrategia a desarrollar son las que determinada la forma que adoptara la estructura de una organización determinada; y no, como algunos clásicos pensaban, que la forma determina las situaciones que vive la empresa.

Bases de Datos

DEFINICION

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Función

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Manejo

Las etapas para el Procesamiento de Datos son las siguientes:a. Entrada:Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para ser  procesados. Los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados para hacer que el proceso sea fácil y rápido.b. Proceso: Durante el proceso se ejecutarán las operaciones necesarias para convertir los datos en información significativa. Cuando la información esté completa se ejecutará la operación de salida, en la que se prepara un informe que servirá como base para tomar decisiones En todo el procesamiento de datos se plantea como actividad adicional, la administración de los resultados de salida, que se puede definir como los procesos necesarios para que la información útil llegue al usuario. La función de control asegura que los datos estén siendo procesados en forma correcta.

Metodos de ptocesaniento de datos que existen.  Los diferentes métodos de procesamiento y están relacionados con el avance tecnológico. Las alternativas presentadas podrán ser elegidas, dependiendo de la rapidez con que se necesitan y la inversión en dinero que se requiera para obtenerlas .Los tipos de procesamiento que existen, son los siguientes:a. Proceso Manual: Este es el proceso más antiguo e involucra el uso de los recursos humanos, tales como realizar cálculos mentales, registrar datos con lápiz y papel, ordenar y clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando grandes volúmenes de información escrita almacenada. Como ejemplo podemos tener la evaluación académica en un colegio, en donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluación de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios mediante cálculos aritméticos manuales, quedando toda esta información almacenada en su registro.

b. Proceso Mecánico Considera el uso de máquinas registradoras y calculadoras, como el ábaco y las reglas de cálculo, reemplazando en cierto grado el proceso de cálculo manual. Esto trae como lógica consecuencia el aligeramiento del trabajo en relación al proceso y la reducción de errores, pero mantiene la desventaja del  proceso de almacenamiento de toda la información resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecánico, que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre sí y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y  proporcional al tiempo. c. Proceso Electromecánico En este tipo de proceso, el enlace de información entre los diferentes elementos del tratamiento de información, de almacenamiento y de comunicación, sigue realizándose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas tareas se emplean máquinas electromecánicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las máquinas perforadoras, que mediante el uso de la energía eléctrica, activará un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitirá perforar suelos a distintas profundidades. Otros ejemplos: cámara de video, cámara fotográfica, calculadoras, etc.d. Procesos Electrónicos En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervención humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados losdatos, el computador efectúa los procesos requeridos automáticamente y emite el resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increíblemente altas, obteniendo información confiable. Un ejemplo práctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la redacción de documentos y en la recreación, con el uso de los video juegos, bingos y otros

Seguridad de la Información

Se entiende por seguridad de la información a todas aquellas medidas preventivas y reactivas del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e Integridad de la misma.

En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser robada, borrada o saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo. La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener a acceso a cierta información, ésta se clasifica como:Crítica: Es indispensable para la operación de la empresa.Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso.Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadasExisten dos palabras muy importantes que son riesgo y seguridad:

Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos más perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones.Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos.

Información Institucional

Es aquélla relativa a las operaciones realizadas por una dependencia o entidad; su finalidad principal es servir de apoyo en los procesos de decisión y en la determinación de objetivos, ejecución, control y evaluación de resultados de los programas institucionales.

Medios de la presentación de la Información Escrita

Carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Tipos de carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a quien se envía la carta denominadas fórmulas de cortesía.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).

BOGOTÁ D.C 3 MAYO DE 2012

SEÑORA:

ALEXANDRA MILENA ESPINOZA

JEFE DE TRANSPORTES

ESTIMADA DOCTORA:

De acuerdo con la presente me remito a informarle que los microbuses de personas ya fueron contratados para el evento del día del padre ya que por motivos de fallas mecánicas no pudimos utilizar los nuestros ya solo estaría pendiente el número de personas que serian solicitadas para el evento que se dará lugar el día 10 de junio del año en curso en el salón de eventos de nuestra compañía, me despido no sin antes agradecerle su atención prestada y estaré atento a sus indicaciones

ATENTAMENTE

_______________________

RUSBETH HUMBERTO VELANDIA

JEFE DE PERSONAL

ACTA

 no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labora" (así se denomina al hecho de redactarla; "labora" viene del latín "labora", "trabaja"), fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.

ACTA DE REUNION No. 87SEGUIMIENTO del S&SO

ASISTENTES:

Francy Helena Agudelo / Gerente Alexandra Espinoza / Subgerente Jaider Villarraga Beltran / Dir. HSEQ

FECHA / LUGAR:

Mayo 21 de 2012, 2:30 pm. Oficina Bogotá Garabatos Show Ltda – Sala de juntas.

ACCIONES A TOMAR

TEMA Resp./Fecha

TEMA Resp./Fecha

IMPLEMENTACION SISTEMA GESTIÓN BASADO EN OHSAS 18001 VERSIÓN 2007:

Se realiza el análisis mensual del comportamiento de los trabajadores de la compañía, teniendo un resultado muy positivo y destacado dentro de los empleados.

Se solicita a los proveedores de diferentes productos la compra de elementos de aseo y protección para los recreacionistas debido a la temporada de vacaciones y se necesita que los diferentes recreadores tengan su dotación completa y que no se presenten contratiempos.

Pendiente por ejecutar la divulgación de los resultados del estudio de satisfacción humana y actividades propuestas por la profesional en las que están:

1. Divulgación de resultados a la coordinación de las labores2. Divulgación de resultados al personal del contrato.3. Capacitación en manejo del estrés4. Capacitación en comunicación asertiva.

PROGRAMA ARP

Se recibe estudio de iluminación de la oficina principal 304 y puesto de trabajo Asistente Admon Of 501 (Humberto Mendoza), en el informe se generan actividades para su desarrollo así: En los puestos ubicados contra pared y con gabinete, se recomienda instalar un tubo fluorescente de 17 vatios debajo de cada gabinete. Para control del exceso de luz natural se recomienda instalar en la ventana película, puede ser persiana horizontal, blackout o Solar Screen.

En la oficina 304 y en el puesto de trabajo de Humberto

Dirección HSEQ

08/11

TEMA Resp./Fecha

Mendoza es posible reubicar las luminarias existentes junto al puesto de trabajo, de 4 tubos fluorescentes, para que queden directamente sobre la zona de escritorio, Mantener un eficiente Programa de Mantenimiento periódico que incluya aseo y reposición oportuna de tubos fluorescentes, que permita su funcionamiento.

Se recibe estudio de iluminación en los contenedores de la Oficina principal, en el informe se generan actividades para su desarrollo así:Instalar luminarias adicionales sobre cada lado de los puestos de trabajo y paralelas, en total 9 luminarias en el contenedor de Diseño y 7 luminarias en el contenedor de Administración y HSE. Cambiar los actuales difusores por 100% traslúcidos y mantener el Programa de mantenimiento periódico que incluya aseo y reposición oportuna de tubos fluorescentes.

Se realiza estudio de ruido (dosimetría) e iluminación en las instalaciones de la compañia. Pendiente entrega del informe.

Se realiza la evaluación de puestos de trabajo en los contenedores y el personal operativo (Ergonomía) a los cargos administrativos. Pendiente entrega del informe.

Se establecen rutinas de pausas activas para los diferentes trabajadores de la compañía.

Dirección HSEQ

08/11

INSPECCIONES Y CAPACITACIONES:

TEMA Resp./Fecha

Para el tercer trimestre de 2012 se realizan capacitación de:

- Capacitación en higiene postural - Pausas activas- Cuidado de la columna vertebral (ejercicio de calentamiento

para la labor).- Capacitación prevención enfermedad del túnel carpiano

Seguridad basada en valores nivel 2

- Capacitación en manejo defensivo y mecánica básica .- Capacitación en permisos de trabajo- Formación de Brigadistas integrales.- Trabajo seguro en alturas- Formación a Brigadista en primeros auxilios.- Se programa capacitaciones para el siguiente mes de

manejo defensivo, cuidado de manos, reporte de casi accidentes, actos y condiciones inseguras, primeros auxilios (RCCP)

ACCIDENTALIDAD:

Para el tercer trimestre de 2012 se presentó un accidentes de trabajo

28 de Junio de 2011 Nelson de Jesús Triana (Auxiliar Administrativo) trauma de rodilla y tejidos blandos producido por caída al tropezar con una tabla que estaba en el camino. (2 días de incapacidad)

Se generó como plan de acción:

Mejorar la planeación y coordinación de las actividades diarias de recibo, inspección y entrega de materiales entre cada una de las, en cuanto a disponibilidad de personal para la ejecución de estas actividades. Protocolo para legalizar esta actividad deben estar presente por lo menos un participante de cada empresa, incluyendo el personal que realiza el levantamiento de cargas.

TEMA Resp./Fecha

La reunión se dio por terminada a las 4:30 P.M.

En constancia se firma,

FRANCY HELENA AGUDELO Alexandra Milena EspinozaGerente Subgerente

Jaider Villarraga BeltranDirector HSEQ

CIRCULAR

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS

La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

Ofrecer los servicios de algún negocio

Dar a conocer un nuevo producto

Enviar lista de productos y precios

Remisión de catálogos

Avisos al personal (internos)

Invitaciones, etc.

BOGOTA D.C 10 DE MAYO DE 2012

EMPLEADOS DE LA EMPRESA

A partir del 10 de junio del presente año se les exigirá el carnet a la entrada de la empresa ya que por motivos de normatividad y seguridad de la empresa se les pide dicho documento y las personas que no tengan carnet favor acercarse a la oficina de recursos humanos para el trámite del documento antes del 8 junio después de esta fecha no se les permitirá el ingreso sin el carnet debidamente portado.

MEMORANDO

Es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

MEMORANDO

Para: FRANCY AGUDELO

De: JAIDER VILLARRAGA

Asunto: Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Junio del 2012. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Atentamente

JAIDER VILLARRAGAGerente VentasCC Alexandra Espinosa – Alvaro Acosta – Humberto Velandia.