TÈCNICAS DE RECOLECCIÒN DE INFORMACIÒN Se definen como el conjunto de procedimientos y herramientas para recoger, validar y analizar la información necesaria que permita lograr los objetivos de la investigación.

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información. Dependiendo de las distintas fuentes de información tanto primaria como secundaria.

1. FUENTE DE INFORMACIÓN PRIMARIA: Es aquella información que se obtiene directamente de la realidad misma, sin sufrir ningún proceso de elaboración previa; contienen información original, que ha sido publicada por primera vez y que no ha sido filtrada, interpretada o evaluada por nadie más, producto de una investigación o de una actividad eminentemente creativa. Son las que el investigador recoge por si mismo en contacto con la realidad. Se obtiene información por contacto directo con el sujeto de estudio; la encuesta, entrevistas, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

1.1. LA ENCUESTA Consiste en obtener información de los sujetos en estudio, proporcionados porellos mismos, sobre opiniones, conocimientos, actitudes o sugerencias.Existen dos maneras de obtener información:

1- La Entrevista: Las respuestas son formuladas verbalmente y se necesita de la presencia del entrevistador.

2- El Cuestionario: Las respuestas son formuladas por escrito y no se requiere de la presencia del investigador.

1.2. LA ENTREVISTA

La entrevista se utiliza para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

VENTAJAS

—Es aplicable a toda persona,( muy útil con analfabetos, niños o en aquellos con alguna limitación física o psicológica),—Permite estudiar aspectos psicológicos o de otra índole donde se desee profundizar en el tema.—Permite obtener información más completa,—A través de ella el investigador puede: Aclarar el propósito del estudio, especificar claramente la información que necesita, aclarar preguntas y permite usar triangulación.*Permite captar mejor el fenómeno estudiado ya que permite observar lenguaje no verbal

1- ENTREVISTA ESTRUCTURADA.

—Se elabora un formulario estandarizado.—Idénticas preguntas y en el mismo orden a todos los sujetos.—Los sujetos eligen la respuesta de 2, 3 o pocas más alternativas.—Los comentarios y explicaciones son los mismos para todos.

Ventajas: —Respuestas cortas y precisas.—Información fácil de procesar.—El entrevistador no requiere gran entrenamiento.—Información uniforme.

Desventajas:

—L a información puede ser muy superficial.—Limitada la posibilidad de profundizar en un aspecto determinado.—Difícil obtener información confidencial.

2- ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA.

—Es flexible y abierta, pero regida por los objetivos de la investigación.—Las preguntas, su contenido, orden y formulación es controlado por el investigador, el que puede adaptarlas dependiendo de las situaciones y características de los sujetos en estudio.—El entrevistado también cuenta con libertad para dar sus respuestas.—Se utiliza un instrumento guía que contiene las orientaciones de los temas a tratar.—Muy útil para estudios exploratorios, descriptivos y cualitativos—Ventajas: —Adaptable y aplicable a toda clase de sujetos en diversas situaciones.—Permite profundizar en los temas de interés.—Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

Desventajas:

—Requieren mucho tiempo.—Muy costosos por el tiempo de las entrevistas.—Limitado para personas con problemas de la palabra.—Dificultad para tabular datos que han sido recopilados de distinta forma.—Se requiere crear confianza y comodidad entre el entrevistado y el entrevistador.—Se requiere habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento respecto del tema.—Debido a que son entrevistas en profundidad habitualmente se utilizan muestras pequeñas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada

FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA DE PREGUNTA CERRADA

ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados “ algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos.. “bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?

ejemplo: obtener la información sobre las características de diseño críticas para los empleados “ la experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos...” me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior: -¿ qué etapas trabajas bien’ ¿ cuales nos ?-¿ en donde se presenta la mayor parte del problema ? -¿ cuando ocurre un atraso, como se maneja?

1.3...CUESTIONARIO

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

Ventajas:

—Costo relativamente bajo.—Proporciona información sobre un mayor número de personas en un período breve.—Fácil para obtener, cuantificar, analizar e interpretar datos.—Menores requerimientos de personal capacitado.—Mayor posibilidad de mantener anonimato de los encuestados.—Eliminación de los sesgos que introduce el encuestador.

Desventajas:

—Es poco flexible, la información no puede variar ni profundizar.

—Si el cuestionario se envía por correo, es posible que no sean devueltos o que no se obtengan respuestas.—No utilizable en personas que no saben leer ni escribir.—No permite aclarar dudas.—Resulta difícil obtener cuestionarios completamente contestados.—Se deben obtener grandes muestras.

Existen dos clases de cuestionario:

Cuestionario Abierto: al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

Cuestionario Cerrado: El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

Ejemplos:

Cuestionario cerrado

¿cuánta televisión ve los domingos?- no veo televisión-menos de una hora-de a 1 a 2 horas-de 2 a 3 horas

cuestionario abierto¿Porque asiste en psicoterapia?-----------------------------------------------------------

1.4. LA OBSERVACIÓN

Consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización.

Tipos de Observación

Observación estructurada: esta clase de observación se aboca a lo cuantitativo y es la realizada a la hora de observar un problema que ha sido definido con claridad. Esta observación permite realizar un estudio preciso de los patrones que quieren medirse y observarse. La observación estructurada es la idónea a la hora de realizar investigaciones del tipo concluyente porque impone límites al investigador para incrementar tanto la objetividad como la precisión para obtener la información requerida. Esta observación generalmente se realiza basándose en una lista de control que permite registrar la frecuencia con la que se repite algún comportamiento, para luego clasificarlos y describirlos.

Observación no estructurada: este tipo de observación se la considera una técnica cualitativa, que no recurre a la determinación de categorías predeterminadas para registrar los acontecimientos a observar, cómo la estructurada. De todas maneras, una vez realizada la observación se suelen formular categorías para lograr una interpretación de los datos.

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas:

1. Puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista.2. El analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación.3. Puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas.

Veamos a continuación 4 ejemplos de cómo aplicar la técnica de la observación:

-Si nuestro objetivo es hallar una idea u oportunidad de negocio, podríamos necesitar información sobre las necesidades insatisfechas de los consumidores,

los productos más solicitados, los negocios más rentables, los nuevos gustos, las nuevas modas, etc.

En este caso, usar la técnica de observación podría consistir en acudir a los mercados o zonas comerciales y observar cuáles son los productos o servicios más demandados, cuáles son los productos solicitados, pero que no son encontrados, observar los productos que podrían ser reemplazados por otros que podrían tener una mejor acogida, etc.

-Si nuestro objetivo es analizar nuestro público objetivo, podríamos necesitar información sobre sus preferencias, gustos, deseos, comportamientos, hábitos, etc.

En este caso, usar la técnica de observación podría consistir en visitar los lugares donde suele frecuentar nuestro público objetivo, y observarlos caminar por la zona, examinar los productos, hacer preguntas, y elegir determinados productos.

-Si nuestro objetivo es analizar la competencia, podríamos necesitar información sobre sus productos, procesos, personal, estrategias, etc.

En este caso, utilizar la técnica de observación podría consistir en visitar sus locales y observar sus procesos, el desempeño de su personal, las reacciones de sus clientes, etc. O podríamos visitar los mercados o zonas comerciales en donde se comercialicen sus productos y observar sus productos (modelos, marcas), sus precios (precios, descuentos), sus estrategias de distribución (mercados, puntos de ventas), sus estrategias de promoción (medios publicitarios, mensajes publicitarios, lemas), etc. O también, podríamos optar por adquirir alguno de sus productos para así poder analizarlos mejor.

-Si nuestro objetivo es evaluar la factibilidad de rentar un nuevo local para nuestro negocio, podríamos necesitar información sobre el tráfico de consumidores, la accesibilidad del local, la visibilidad del local, etc.

En este caso, utilizar la técnica de observación podría consistir en pasearse por la zona del posible local, observar el tráfico de consumidores por la zona durante todo el día, la existencia de locales de la competencia y la afluencia de público que tienen, el ambiente de los alrededores, etc.

1.5. DIAGRAMA DE FLUJO

Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Ejemplo

1. Inicio2. Inicializar variables: A = 0, B = 03. Solicitar la introducción de dosvalores distintos4. Leer los dos valores5. Asignarlos a las variables A y B6. Si A = B Entonces vuelve a 3porque los valores deben serdistintos7. Si A>B EntoncesEscribir A, “Es el mayor”8. De lo contrario: Escribir B, “Esel mayor”9. Fin_Si10. Fin

1.6. DICCIONARIO DE DATOS

Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los

elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos.El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas.

DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS EN EL DICCIONARIO:

Nombre de los Datos: Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas.

Descripción de los Datos: Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que la gente que la lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector.

Alias: son frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quién lo utilice.

Longitud de campo: Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistema, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.

Valores de los datos: En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datos: Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

Ejemplos:

-Estructura nombre = título de cortesía + nombre + (segundo nombre) + apellido -título de cortesía = [Sr. | Srta. | Sra. | Dr. | Prof.]-nombre = {carácter válido}-segundo nombre = {carácter válido}-apellido = {carácter válido}-carácter válido = [ A-Z | a-z | ‘ | - ]

-domicilio del cliente = (domicilio de envío) + (domicilio de facturación)-domicilio del cliente = [domicilio de envío | domicilio de facturación | domicilio de envío +(domicilio de facturación)]-domicilio del cliente = domicilio de envío + (domicilio de facturación)-solicitud = nombre del cliente + domicilio de envío + 1{artículo}10sexo = [Femenino | Masculino]-tipo de cliente = [Gobierno | Industria | Universidad | Otro]

2. FUENTE DE INFORMACIÓN SECUNDARIA: Las fuentes secundarias son documentos que compilan y reseñan la información publicada en las fuentes primarias. Recuerda que el documento primario es la fuente del dato original; mientras que el secundario lo retoma. Los datos de la información secundaria suelen encontrarse diseminadas, ya que el material escrito se dispersa en múltiples archivos y fuentes de información. Son registros escritos que proceden también de un contacto con la realidad, pero que han sido recogidos y muchas veces procesados por sus investigadores.

La técnica de la fuente de información secundaria se denomina documental y sus fuentes principales son: Internet, las bibliotecas, organismos estatales y de empresas, librerías etc. La información primaria viene de las fuentes originales de las cuales el investigador saca directamente los datos, esto es, él colecciona datos que previamente no han sido recolectados. Entonces los datos primarios obtenidos por él, vienen a ser datos secundarios para otros. Los datos recolectados para un primer propósito son frecuentemente utilizados para un segundo propósito y así se vuelva en datos secundarios.

FUENTES DE DATOS SECUNDARIOS EJEMPLOS

FUENTES INTERNASEstados financieros de la firma, soportes contables como facturas, registros de inventarios y otros informes de investigación

PUBLICACIONES GUBERNAMENTALES Dependen de cada país, por lo general hay departamentos especializados en cada gobierno para llevar estadísticas de los diferentes sectores de la actividad económica

PUBLICACIONES PERIÓDICAS Y LIBROS También en cada país hay diferentes medios escritos o de otro tipo que revelan las tendencias del mercado

DATOS COMERCIALES Son los que proveen firmas especializadas, referencias comerciales.

Estos datos generalmente se consiguen con mayor facilidad, rapidez y a menor costo que los primarios, pero presentan el inconveniente de no proporcionar la totalidad de la información necesaria, además su calidad no resulta ser la más conveniente para tomar decisiones, por lo cual se deben procurar datos primarios. Las bibliotecas son la mejor opción que se presenta al investigador, en especial en cuanto se refiere a libros, revistas científicas y boletines informativos. Tampoco deben dejarse de registrar otros lugares que pueden reunir información de este tipo: archivos y bibliotecas privadas, de organismos e instituciones públicas o privadas, librerías, puestos de venta de periódicos, etc. También las

redes informáticas hacen posible una búsqueda sistemática de los materiales bibliográficos existentes.Las bibliotecas ofrecen tres tipos de ficheros que, si son adecuadamente usados, proporcionan un cuadro completo de la información existente sobre un tema: Ficheros por autor.Ficheros temáticos.Ficheros de títulos de libros y artículos. Para recolectar la información, el instrumento que se utiliza es la ficha. Las fichas bibliográficas son una simple guía para recordar cuáles libros o trabajos han sido consultados o existen sobre un tema. Las fichas textuales, además de poseer los datos del libro, constan de párrafos o trozos seleccionados que aparecen en la obra, o de estadísticas, cuadros y otros datos semejantes. Estos fragmentos se repiten exactamente tal como han sido escritos, sin la menor alteración, para respetar el trabajo creador de quien estamos citando, haciendo mención explícita de la página en que aparecen. Las fichas de contenido, aparte de poseer los datos comunes a toda ficha, consisten en resúmenes o síntesis de párrafos, capítulos o aún de la obra entera. Las fichas son unidades de registro, no objetos físicos de determinadas características. Por ello, son fichas las que se hacen en cartulinas, pero también deben considerarse como tales los registros que se hagan en cualquier clase de papel o las bases de datos que se manejan por computadora. El valor de las fichas reside en que ellas permiten recopilar las informaciones que necesitamos para una determinada investigación. Si las fichas son completas y reflejan fielmente los datos originales, será posible desarrollar la investigación con la seriedad que requiere todo trabajo científico. Una vez concluido el trabajo de fichado de las fuentes, se estará en condiciones de continuar con las operaciones propias del diseño bibliográfico: cotejo y evaluación de las fuentes, análisis, síntesis y redacción del informe de investigación. Por otra parte, si definimos a los documentos como todos aquellos escritos que nos pueden servir como instrumentos en nuestra investigación, debemos incluir a todos los documentos públicos y privados. Existen documentos públicos que resumen información masiva sobre determinada población (censos, archivos, registros de instituciones).

Generalmente, la información que se recolecta en este tipo de documentos se utiliza con un propósito específico y es difícil que se le pueda dar otro empleo. También existen documentos privados o personales que nos proporcionan información acerca de una persona determinada (cartas, diarios íntimos). El problema consiste en que no podemos saber qué tan fidedignos son los datos que estos documentos representan. Por ejemplo, un diario íntimo nos puede proporcionar información acerca de los sentimientos y vivencias de la persona, pero probablemente nos ofrece pocos datos (o muy subjetivos) acerca de hechos externos a la persona.

2.1. EL INTERNET Con más de 200 millones de usuarios en todo el mundo, el Internet se ha convertido en el medio de comunicación más extendido en toda la historia de la humanidad. Está bien llamada "Red de redes", permite establecer la cooperación y colaboración entre gran número de comunidades y grupos de interés por temas específicos, distribuidos por todo el planeta. A través de ella es posible encontrar toda clase de software para una gran variedad de computadoras y sistemas operativos, pueden consultarse los catálogos de las bibliotecas más importantes del mundo, acceder a bases de datos con los temas más diversos y transferir copias de los documentos encontrados, es posible visualizar y copiar archivos de imágenes con fotografías de todo tipo o reproducciones de cuadros, pueden hacerse cosas como conversar a tiempo real dos o más personas, separadas por miles de kilómetros de distancia. El internet es un campo de mas recolección de información para todo tipo de datos sea cual sea y es un medio de poder subir su propia definición que crea que es la correcta, pero no es las más proporcionada ya que es un medio de información secundaria que no es viable no asegura que el contenido es el correcto.

2.2. ENCICLOPEDIAS Es un medio para la investigación más casual que se ve en los hogares donde se ve una recopilación de varias informaciones, para uso cotidiano estudiantil o académico donde siempre se verá la información de varios investigadores mostrando las viabilidades de las cuales confiar y seguir aunque se vaya

mejorando cada día mas pero su origen no va a cambiar. El motivo de ser una fuente secundaria es por redundancia de contenido extraíble y no es documentado de un origen único. La enciclopedia es una fuente multidisciplinaria de información, en la cual se ha revisado, resumido y organizado el conocimiento humano de forma selectiva, son fuentes en las que se reúne todo tipo de información, incluyendo acontecimientos históricos, cada uno redactado de manera independiente.

La enciclopedia se puede definir como “aquella obra de referencia que reúne el saber y la experiencia de una determinada clase de sociedad y relaciona los nombres que esa sociedad conoce por artículos o entradas en un orden, comúnmente alfabético o sistemático, abarcando bien áreas generales o particulares del conocimiento y da, al menos, una explicación básica de cada uno de los términos empleados.