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Programa de gestión documentalTRANSCRIPT
TAREA 1. TEORÍA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
JOEL CESAR NAVARRO OROZCO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCÍAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA
2015
ii
TAREA 1. TEORÍA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
JOEL CESAR NAVARRO OROZCO
Tutor
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCÍAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA
2015
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1. Indague sobre el origen de la Gestión Documental; dónde y cuándo se
estableció oficialmente. Luego, redacte mínimo media página sobre el tema (no
copiado y pegado sino que se note trabajado).
Desde la antigüedad las personas y entidades han registrado sus hechos y parte
de su vida en documentos de archivo, consignados en diferentes tipos de soportes,
pasando desde la piedra, pergamino, papel, microfilm, digital y el resto que provee la
tecnología. Sin embargo la existencia de una producción documental sin ningún tipo de
organización dificultaba el tratamiento de la información y la gestión administrativa de
las entidades. Entonces la disciplina archivística a través de una necesidad, comenzó a
consolidarse y se origina a mediados del siglo XX en los Estados Unidos.
En Colombia la gestión documental se radica con la ley 594 de 2000, en los
artículos 21 al 26 del Título y el decreto 2609 de 2012.
2. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional han
contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas
que conlleva la gestión de documentos?
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la
Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivo (CIA).
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3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?
Es el Archivo General de la Nación
4. ¿Cuál es la Ley General de Archivos y qué regula?
Es la Ley 594 de 2000 por la cual se establecen las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado, la cual comprende a la administración
pública y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21?
Habla acerca del deber de las entidades públicas de elaborar programas de
gestión documental, además aprueba la utilización de las nuevas tecnologías y con
esta la utilización de nuevos soportes, mientras que respeten y contengan los
principios y procesos archivísticos.
6. Cuál es el concepto de Gestión Documental que emite La Ley General
de Archivos. Cópielo textualmente.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
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7. A partir del concepto anterior, defina con sus propias palabras
la Gestión Documental.
La gestión documental es el proceso encargado de establecer las políticas de
tratamiento y organización de la documentación enviada y recibida por las
instituciones, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, todo esto con el
propósito de garantizar su uso y preservación.
8. Investigue y elabore un cuadro en el cual resuma las normas de
carácter general relacionadas con la Gestión Documental y explíquelas.
Norma Concepto
Acuerdo 07 de 1994
Contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló
el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la
gestión documental, organización de archivos
administrativos, sistemas empleados para la gestión de
documentos, valoración documental, transferencias de
documentos con valor permanente y eliminación de
documentos
Acuerdo AGN 027 de 2006 Definición de documento
Circular AGN No. 1 de 1997
Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia
Circular AGN No. 2 de 1997
Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas
tecnología en los archivos públicos
Constitución Política de Colombia.
Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70,
71, 72, 74, 94, 95, 112, 113, Marco Legal
Decreto 1052 de 1998
Sobre la expedición de licencias de construcción y
urbanismo
Decreto 1094 de 1996 Uso de la factura electrónica
Decreto 1126 de 1999
Establece a la Junta Directiva del Archivo General de la
Nación como Consejo Directivo
Decreto 147 de 2000 Reglamenta la Ley 527 de 1999
Decreto 1748 de 1995. Artículo 47 Archivos laborales informáticos
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Decreto 2609 Artículo 15 Conformación del Comité Interno de Archivo
Decreto 2609 Artículo 16 Funciones del Comité Interno de Archivo
Decreto 2609 de 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos
58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado
Decreto 3816 de 31 de diciembre de
2003
Creación de la Comisión Intersectorial de Políticas y de
Gestión de la Información para la Administración Pública
Decreto 4124 de 2004
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y
se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos
privados
Decreto 624 de 1989. Artículo 633
Entrega de Información en medios magnéticos para la
Dirección General de Impuestos Nacionales
Ley 23 de 1981. Artículos No. 33,
34, 35 Regula archivos de las historias clínicas
Ley 23 de 1982. Artículo 2 Sobre derechos de autor
Ley 23 de 1995. Artículos 37 Factura electrónica
Ley 270 de 1996. Artículo 95 Sobre el uso de la TIC en la administración de justicia
Ley 31 de 1992. Artículo 54 y 55
Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco
de la República
Ley 44 de 1993 Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982
Ley 527 de 1999. Artículo 6 al 13
Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se
establece las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado
Ley 594 de 2000. Artículo 3 Definición de gestión documental
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
21
Por el cual se establece que las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión documental
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
22 Procesos archivísticos de la gestión de documentación
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
23
Clasificación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
24 Obligatoriedad de las tablas de retención
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
25 De los documentos contables, notariales y otros
Ley 594 de 2000. Título V. Artículos
26
Inventario documental por parte de las entidades de la
administración
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Ley 734 de 2002 Código displinario único
Ley 795 de 2003 Normas del Estatuto orgánico del sistema financiero
Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación
Ley 90 de 1995. Artículo 24 y 79 Faltas y delitos en archivos
Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión
Ley 962 de 2005 Ley antitrámites
Tabla de elaboración propia.
9. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo
a partir de la definición que da el AGN.
Documento es la evidencia de acto realizado por una persona natural, ya sea en
soporte físico, electrónico o digital.
Documento de archivo es la evidencia de un acto realizado por una persona
jurídica, entidad pública o privada en ejercicio de su función, ya sea en soporte físico,
electrónico o digital.
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10. Explique mediante un diagrama o mapa conceptual los objetivos que pretende
alcanzar un programa de Gestión Documental.
Mapa mental elaborado a través de Cmap tools.
11. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa
de Gestión Documental?
Los aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de gestión
documental, son: el administrativo, económico y archivístico. El primer aspecto trata de
la eficiencia y eficacia de la gestión de los documentos. El segundo se encarga de la
racionalización de los recursos económicos en que incurre el programa de gestión
documental. El tercero se rige por los fundamentos consignados en la ley 594 de 2000 y
en la teoría de gestión de documentos.
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12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
El documento de archivo posee un tratamiento y cualidades diferentes en
comparación con otros tipos de documentos. El documento de archivo necesita de la
compañía del resto de la documentación que se origina en su misma línea para que estos
como un todo le den sentido a cada una de las partes. En este orden de idea, es de suma
importancia un programa de gestión documental para contar con los respectivos procesos
archivísticos, la normalización y regulación de la producción documental.
Las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión
Documental para las empresas son:
La racionalización y control en la producción.
Seguridad ambiental con la utilización de materiales, soportes y equipos que
garanticen la preservación del medio ambiente.
Eficiencia en el proceso de recibo y despacho de documentos, la cual influye en
los procesos administrativos.
Brinda seguridad, organización, confidencialidad y accesibilidad a la información.
Facilita la Preservación y conservación de la documentación.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad
responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el
Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A
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partir de esto elabore una tabla con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada
una su explicación.
Norma Enunciado Explicación
Ley 23 de 1981.
Artículo 34
Art 34. La historia clínica es el
registro obligatorio de las
condiciones de salud del
paciente. Es un documento
privado sometido a reserva que
únicamente puede ser
conocido por terceros previa
autorización del paciente o en
los casos previstos por la Ley.
El artículo 34 trata acerca de
quiénes son las personas que están
autorizadas a consultar la historia
clínica de un paciente. Son
solamente dos los personajes a la
cual el archivista le puede prestar
la historia clínica y son a la clínica
y al paciente mismo, la excepción
a un tercero solo se da siempre y
cuando esté autorizado por el
paciente o en los casos previstos
por la ley.
Ley 23 de 1982.
Artículo 2
Sobre derechos de autor
(Reglamentada Decreto
1369/89 y Decreto
2145/85)
Los derechos de autor recaen
sobre cualquier obra única creada,
ya sea en el campo científico,
literario o científico. Son ejemplos
los libros, dibujos, esculturas,
fotografía, etc.
Ley 31 de 1992.
Artículo 54 y 55
Publicidad, reserva y
conservación de documentos
del Banco de la República
El artículo 54 explica cuales son
los documentos que no están
sujetos a reserva y el artículo 55
nos comenta que el Banco está
obligado a conservar por un
mínimo de 6 años sus libros,
formularios y resto de documentos
contables. Sin embargo, para que
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esto pueda cumplirse el Banco
está obligado a conservarlo en otro
tipo de soporte ya sea digital,
electrónico o microfilmado
mientras que este soporte permita
su preservación en el tiempo y
garantice su seguridad.
Ley 23 de 1995.
Artículo 37
Factura electrónica El artículo 37 nos explica cuales
son los documentos equivalentes a
una factura de venta: tal como, el
tiquete de la caja registradora, la
boleta de entrada a espectáculos
públicos y la factura electrónica.
En cuanto a la factura electrónica
nos dice que a partir de los seis
meses siguientes a la vigencia de
esta ley el Gobierno Nacional
reglamentaria su uso.
A Faltas y delitos en archivos. El artículo 27 comenta acerca del
uso indebido de la información,
por parte de un funcionario de una
institución pública o privada y
obtenga provecho para él o un
tercero incurrirá en una pena de 2
a 6 años.
El artículo 79 nos dice que un
funcionario público incurrirá en
mala conducta en el caso que
obstaculice o retarde a la
ciudadanía en la entrega de
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información que hayan solicitado
dentro de los plazos establecidos
por la ley.
Tabla de elaboración propia.
14. Consulte el Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su capítulo I Gestión de
Documentos y haga lo siguiente:
a) Elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los artículos del Art. 1 al
Art. 8.
• Comprende a las entidades públicas y privadas que cumplan función pública.
Artículo 1. Ambito de aplicación
•Este artículo nos dice que la norma se aplicara sobre cualquier tipo de información producida sobre cualquier tipo de soporte o medio de registro.
Artículo 2. Tipos de información
•Esta responsabilidad recae sobre los servidores, empleados públicos y contratistas que presten servicios a entidades públicas.
Artículo 3. Responsabilidad de la gestión de documentos
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•Los aspectos y componentes de la gestión documental debe ser coordinada por los secretarios generales o su similar
Artículo 4. Coordinación de la gestión documental
•Los principios son planeación, eficiencia, economía y control y seguimiento, entre otros. Con la planeación se determinara la importancia de la creación del documento, con la eficiencia se ahorrara los documentos no necesarios, con la economía se garantizara la disminución de los costos y con el control y seguimiento se velara porque el ciclo de vida se cumpla
Artículo 5. Principios del proceso de gestión documental
•Este artículo se encarga de estipular los aspectos que se deben tener en cuenta para la creación de las políticas de gestión documental, tal como: marco conceptual, estandares, metodología, programas y articulación.
Artículo 6. Componentes de la política de gestión documental
•Las etapas de la gestión de documentos son: la creación, mantenimiento, difusión y administración.
Artículo 7. Etapas de la gestión de documentos
•Para el desarrollo de la gestión documental debemos hacer uso de los instrumentos archivísticos que este artículo trata, tal como: CCD, TRD, PGD, PINAR entre otros.
Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental
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b) Para el Artículo 9, elabore una tabla o diagrama en la cual hable de cada uno
de los procesos de la Gestión Documental, y cuáles son las actividades que se realizan en
cada uno de los procesos.
Proceso Concepto Actividades
Planeación Por ser el primer proceso se
convierte en el cimiento de la
gestión documental de ella
depende la generación y
valoración de los documentos.
Creación y diseño de
formas, formularios y
documentos
Análisis de procesos
Análisis diplomático y su
registro en el SGD
Producción Es la fase que comprende la
elaboración de los documentos en
las distintas formas estimadas
Producción
Gestión y trámite Es el conjunto de acciones
necesarias para cumplir con el
objetivo primordial para lo cual
fue creado el documento
Registro, descripción,
disponibilidad,
recuperación y acceso a los
documentos
Organización Es el proceso clave para el
almacenamiento del documento
Clasificación, ordenamiento
y descripción
Transferencia Es el proceso que permite que el
flujo de vida del documento siga el
cauce correspondiente
Migración, refreshing,
conversión y asignación de
metadatos
Disposición de Es la etapa en la cual se determina
el futuro del documento, es decir
Selección
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documentos si su conservación va a ser
permanente o temporal
Utilización de TRD
Preservación a largo
plazo
Es el proceso por medio del cual
se salvaguarda en el tiempo el
documento con la aplicación de la
tecnología
Preservación en el tiempo
Digitalización
Microfilmación
Valoración Es el proceso que garantiza la
permanencia del documento en
todas las fases del proceso de
gestión documental, determinando
los valores primarios y
secundarios del documento
Valoración primaria o
secundaria del documento
Determinación del destino
de los documentos
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15 Consulte el Decreto 2609 de 2012 en su capítulo II PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, elabore un gráfico en el cual explique cada uno de los
artículos con sus parágrafos (Art. 10-15).
Artículo 10. Consigna la obligación por parte de las
entidades públicas de formular un PGD
Artículo 11. El PGD debe ser aprobado por el Comité Interno de Archivo de la
entidad o entidad correspondiente
Artículo 12. El PGD debe ser publicado en la página web a partir de
los 30 días de su aprobación.
Paragrafo. Las instituciones, el AGN con la ayuda de otros entes deberan
garantizar la confidencialidad y seguridad de la información
Artículo 13. La estructura del PGD debe ser normalizada.
Paragrafo. El AGN y cada entidad podra agregar elementos adicionales
Artículo 14. Las entidades deberan integrar un plan de capacitación anual
para que el personal alcance y desarrolle PGD
Artículo 15. El PGD debe armonizar con otros sistemas administrativos y de gestión que establezca el Gobierno
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Lista de referencias
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa
de Gestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia.
2006. p. 22 -28
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. 'Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado". Bogotá: 2012. 16 p.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado". Bogotá:
2012. 13 p