SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DocenteLuz Marina Arias González

Presentado por: Juan Javier Tapias Molina

Flor Edith Sánchez ArtunduagaAndrea del Pilar García Báez

TRABAJO DE INVESTIGACION Grupo: 4

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

 Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística

Septiembre de 2013

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentado por: Juan Javier Tapias Molina

Flor Edith Sánchez ArtunduagaAndrea del Pilar García Báez

TRABAJO DE INVESTIGACION Grupo: 4

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

 Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Septiembre de 2013

INTRODUCCIÓN

Como bien sabemos, un Sistema de Gestión Documental es un programa de base de datos que cuenta con una tecnología apta para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.Vale anotar que estos sistemas propenden de aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general que se utilizan para la aplicación de documentos administrativos, sin embargo tanto los profesionales como la industria deberán estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas.En este caso tomamos como ejemplo para el desarrollo del taller, la (Universidad Militar Nueva Granada) la cual cuenta con un software como Sistema de Gestión Documental (SADE-net) para la administración y gestión electrónica de documentos, lo cual le permite facilitar el proceso archivístico de forma ordenada, en los que resaltamos los aspectos a mencionar como son:• Control y Administración de Archivos.• Administración de Contratos y Licitaciones de Negocio.• Captura Electrónica de Formularios.• Administración de Correspondencia de Entrada y Salida.• Administración de Facturas y Control de Proveedores.• Control y Seguimiento de Solicitudes, Quejas y Reclamos.• Digitalización de Documentos.• Administración de Documentos Electrónicos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Identificar de forma clara la importancia de la implementación de un Sistema de Gestión Documental, utilizando como ejemplo, la visita a una Institución Publica (Universidad Militar Nueva Granada)   OBJETIVOS ESPECÌFICOS

Reconocer, identificar y aplicar de forma asertiva el sistema de Gestión Documental.Reconocer la diferencia entre Sistema de Gestión Documental y Plan de Gestión de Documentos.Realizar el ejercicio de visitar el Centro de Documentación de dicha Institución, con el fin de aclarar dudas en lo que respecta al manejo y utilidad del Sistema de Gestión Documental. Tener claridad en los conceptos de lenguajes documentales.  

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Es un Instructivo de una Entidad o Empresa, que facilita a los usuarios la elaboración, organización y administración de todos los Documentos producidos y recibidos por las entidades desde su creación, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final. Lo anterior siguiendo la Normatividad establecida por el AGN.Al implementar el PGD, este debe ir acorde a las TRD según lo contemplado en el Acuerdo 039 del 2002 del AGN.

NORMAS A TENER ENCUENTA PARA LA ELABORACION DEL PGD

Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000

Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Son todos los programas que han sido creados para la gestión de grandes cantidades de Documentos, los cuales facilitan la búsqueda de Documentos electrónicos o digitalizados, reducción del tiempo de consulta y economiza los recursos.

Con lo anterior obtenemos una satisfacción del usuario

VISITA

Decidimos visitar una Entidad Publica (Universidad Militar Nueva Granada) la cual tiene implementado un Sistema de Gestión Documental.La persona Encarga Sargento Mayor José Ruiz nos comento como comenzó el proceso para la implementación de este Sistema donde la necesidad surge ya que en un comienzo se manejaba en libros de registro y control y al aumentar el manejo de la Documentación este Libro queda obsoleto y se busca la implementación de un programa de Gestión Documental ya que este cumplía con la necesidades de la Entidad el Sistema SADE Sistema de Administración Documental , este era administrado por servidores el cual al pasar del tiempo y al aumentar la Documentación surge la necesidad de implementar una actualización en el sistema donde se implementa el SADE –NET Sistema de Administración Documental vía Web, este ofrece una cantidad de herramientas tales como el manejo de Archivo, la búsqueda de Imágenes, Transferencias Documentales Digitales, CRS (Centro de Registro de Comunicaciones) .

Este Sistema facilita la búsqueda ágil y veraz de la información prevaleciendo la conservación de los Documentos al igual que el control y el registro.

Se visito cada Dependencia de la Entidad para evidenciar como implementaban lo establecido en el Programa de Gestión Documental.

CONCLUSIONES

Con la visita al centro de Documentación de la Universidad Militar Nueva Granada, hemos logrado entender de forma clara la importancia de la implementación del sistema de Gestión Documental, para la buena organización y manejo de la documentación de la misma.

WEBGRAFIA

http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-Caracas.pdfhttp://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdfhttp://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htmhttp://www.ibai-intranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_documental.phphttp://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/SistemasOperativos/MonogSO/GESTAR02.htmhttp://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4366http://oad.uniandes.edu.co/index.php/es/programas/2-programa-de-gestion-documental