GESTIÓN DOCUMENTAL I

DIANA MARITZA GARCÍA GONZÁLEZNESTOR ALMID GARCIA ABRIL

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOESTABLECIMIENTO PÚBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICAARMENIA

2014

GESTIÓN DOCUMENTAL I

Diana Maritza García GonzálezNéstor Almid García Abril

Grupo 2

Formación de archivos según el ciclo vital de los documentos

FacilitadoraLuz María Arias González

Profesional en CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOESTABLECIMIENTO PÚBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACÍON Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICAARMENIA

2014

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVOS 5

1.1 Objetivo General 5

1.2 Objetivos Específicos 5

2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS 6

3. CONCLUSIONES 23

BIBLIOGRAFÍA 24

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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo permitirá la introducción al tema referente a la formación de los archivos, según el ciclo vital de los documentos. En el cual se realiza procedimentalmente etapas de formación de los archivos, con este conocimiento recolectado en la investigación de campo se detalla y describe la formación de archivos desde su ciclo vital del documento, reconociendo las fases activas, semi-activo e inactivas de los documentos.

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1. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Adquirir el conocimiento general sobre la formación de los archivos, según el ciclo vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

Reconocer las clases de archivos según su organización.

Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de formación.

Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.

Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos.

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2. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

NOMBRE DE LA ENTIDAD: CORPORACION COLOMBIANA DE INVESTIGACION AGROPECUARIA (CORPOICA)

DIRECCIÓN: Km. 14 vía Mosquera

NOMBRE DE LA PERSONA QUE OFRECE LA INFORMACIÓN: César Bonilla

TELÉFONO: 4227300 Ext. 1172

TIPO DE ENTIDAD: Pública

NOMBRE DE LA ENTIDAD: ELECTROMECANICOS ASOCIADOS LTDA

DIRECCIÓN: Carrera 72 No. 72 B – 42 Santafé de Bogotá

NOMBRE DE LA PERSONA QUE OFRECE LA INFORMACIÓN: Martha González

TELÉFONO: 2511713

TIPO DE ENTIDAD: Privada

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COMENTARIO EMPRESA PÚBLICA

Es importante citar que al realizar la visita (CORPOICA), se observa que se ha iimplementado un programa de Gestión Documental y a su vez se han creado las tablas de retención documental, estas permiten a usuarios internos manejar integralmente los documentos y dar respuesta oportuna a usuarios externos que lo solicitan, a su vez organizar los documentos a partir de la retención en archivo de gestión y central, controlar la producción y trámite documental, identificar procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos e identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo central.

COMENTARIO EMPRESA PRIVADA

En la visita a Electromecánicos, se observa que el Programa de Gestión Documental implementado cumple con el trámite que se debe hacer de recepción, clasificación, organización y distribución; desde la producción hasta la fase final aunque cabe anotar que por ser una empresa privada pequeña sus documentos sirven de apoyo a la Gestión Administrativa y luego de un tiempo son eliminados.Ambas entidades cuentan con sistemas documentales muy adecuados para las labores específicas de cada entidad, cabe anotar que de la entidad pública es más organizada, pero los dos mantienen un control total de todos los documentos que son necesarios en los procesos de cada entidad.

FASES O CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Fase activa: La generación de los documentos en cada una de las dependencias

Fase semi-activa: Al momento en que los documentos llegan a archivo central para su debido proceso y distribución.

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2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique el concepto que se utiliza en esta entidad por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO

ARCHIVO TOTAL: Hace referencia al proceso de los documentos en su ciclo vital, en CORPOICA es recepcionada y distribuida a las dependencias por la unidad de correspondencia según el ciclo establecido por la tabla de retención documental establecida en ella .

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su recepción o producción, conservación temporal, custodia o eliminación en el archivo general. En CORPOICA el documento recibido ingresa a la unidad de correspondencia donde luego se distribuye a cada dependencia utilizando el radicador , luego de que este cumpla su función es archivo en carpetas debidamente identificadas y marcadas según lo establecido en el manual de procedimientos y conservados en archivadores donde permanecen el tiempo estipulado según la tabla de retención. Luego de cumplir este tiempo se envían al archivo central para que se determine su conservación o eliminación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE ORIGEN: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Conservando su organización de acuerdo a su origen o dependencia productora. En CORPOICA se observó que existen varios archivadores donde se encuentra almacenada la información de inventarios de bienes muebles e inmuebles, hojas de vida, comunicados e interventoría de los contratos de terceros; esta información como también se encuentra en forma electrónica.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. FOLIO: Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un expediente o carpeta. Se observó que los documentos se encuentran numerados en lápiz en la parte superior derecha hasta el número 200.

LEGAJO: Conjunto de documentos unidos entre sí y que tratan de un mismo asunto. Se observó que hay carpetas debidamente marcadas según su asunto y en cajas de archivo inactivo

FONDO: Conjunto total de los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de su actividad.

SUBFONDO: Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina.

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SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Se observó que las carpetas están identificadas las series según la clasificación que existe ejemplo: 1350-2 ACTAS SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que hacen parte de una serie identificadas de forma separada por su contenido y características específicas. En CORPOICA se observó por ejemplo la serie 1350-2 ACTAS y su subserie 1350-2.5 actas de eliminación.

TABLA DE VALORACIÓN: Producto de análisis y organización de un fondo acumulado que muestra el listado de series documentales con anotación de fechas extremas, valoración y procedimientos para la disposición final. En CORPOICA existe un formato donde se encuentra la tabla de valoración de los documentos el cual puede ser consultado por sus trabajadores con el fin de establecer este procedimiento

T.R.D - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Es el formado por un solo tipo de documentos que se sustentan entre sí y su contenido mantiene una sola unidad de información. CORPOICA

VALORACIÓN PRIMARIA: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y depuración. Ejemplo: Convenios

VALORACIÓN SECUNDARIA: Son aquellas que se efectúan en el archivo histórico o permanente. En este caso las efectuadas en el Archivo Central de la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria- CORPOICA. Ej. Las actas de Junta Directiva.

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3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

ENTIDAD

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

PUBLICA 1. 1. Estados financieros

2. 2. Convenios

3. 3. Eventos de transferencia

4. 4. Proyectos de normatividad

1. Manual de funciones

2. Actas de convenio 084

3. Listado de participación evento de transferencia en Palmira sobre frutales

4. Contrato No. 045

PRIVADA 1. Contratos de servicio2. Correspondencia3. Resoluciones4. Procesos disciplinarios

1. Estatutos y actas2. Oficios3. Permisos4. Proyectos de inversión

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

Series: Coordinación Nacional de Gestión Documental

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Subseries : Dentro de cada serie se incluyen las subseries:

Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

Tipologías documentales: En cada serie o subserie pueden existir tipologías documentales en formato electrónico los cuales se guardan al interior de cada carpeta con su respectivo nombre, así;

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5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

El criterio para eliminación se encuentra establecido en las Tablas de Retención de documentos y Cuadros de Clasificación Documental, el cual debe ser aplicado de acuerdo con los tiempos de fijados para cada serie o subserie.

Los documentos que van a ser eliminados, deben entregarse a la Oficina de Gestión Integral y Mejoramiento Continuo en la sede central una vez se cumpla el plazo establecido en las Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. Este material es aprovechado como material reciclable y vendido de acuerdo a lo establecido en la Circular Reglamentaria vigente por la cual se establece la venta y aprovechamiento de los residuos generados por la Corporación.

El responsable del proceso de eliminación se encarga de coordinar que esta se haga por métodos destructivos (manual o mecánico) de ser necesario por confidencialidad de los documentos a eliminar.

En la eliminación de documentos se tendrá en cuenta:

Elaboración de un inventario detallado de los expedientes o carpetas a eliminar, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental AR-F-08.

En las eliminaciones el Coordinador Nacional de Gestión Documental y los responsables de la Unidad de archivo de las Sedes, relacionan en el formato AR-F-08 Inventario de documentos y el AR-F-09 Acta de eliminación de documentos, las decisiones de eliminación de cada una de las Sedes.

Siempre que se lleve a cabo un proceso de eliminación de documentos debe levantarse un acta suscrita por quienes intervienen en esta. El inventario de los documentos a eliminar hará parte integral del Acta. Formato AR-F-09.

6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

La foliación debe hacerla el responsable del expediente o carpeta en el momento de ser entregado a la persona encargada del archivo en cada dependencia, una vez finalizado el respectivo asunto.

La documentación se debe encontrar organizada, ordenada y depurada al momento de efectuar su foliación; organizada, en carpetas conforme a las series o subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental, ordenada respetando los principios de orden original y procedencia; depurada, retirando duplicados idénticos, folios en blanco, documentos de apoyo y todos aquellos que no son parte formal del proceso que produjo el documento, carpeta o expediente.

La documentación debe numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones.

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La foliación se hace de acuerdo a la disposición de los documentos en el expediente de arriba hacia abajo.

El número se escribe en la esquina superior derecha de la cara recta del folio de manera legible y sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales con lápiz mina negra. Esta foliación es obligatoria para realizar la transferencia primaria.

La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

Notas:

Cuando el expediente de acuerdo a su tipología documental no requiere depuración final, la foliación se hace simultáneamente a la construcción del mismo.

Se numera de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se folian los documentos utilizando números con suplementos como A, B, C, ó bis.

Las series de documentos simples (decretos, circulares, resoluciones), se folian de manera independiente por carpeta.

Los documentos compuestos o expedientes (contratos, historias laborales, procesos jurídicos, investigaciones disciplinarias, convenios y proyectos entre otros) que por su volumen se archivan en más de una carpeta, se folian de manera continua, es decir, que la segunda carpeta tiene una foliación que será la continuación de la primera, y así sucesivamente cuando se requiera.

Ejemplo:

Carpeta 1/3: 200 folios

Carpeta 2/3: Comienza con el folio 201 hasta el 400

Carpeta 3/3: Comienza con el folio 401 hasta el 600

Las hojas que tienen texto por ambas caras, se cuentan como un solo folio y son numerados por su folio recto.

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3 5 5

No se folian las pastas, ni las hojas en blanco que por alguna razón deban quedar en la carpeta.

Los documentos anexos que traen sus foliaciones impresas o paginadas (empastes, argollados), se numeran como un solo folio y el número correspondiente se coloca en el primer folio útil del anexo.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja (como recibos, facturas, fotografías), la hoja debe ser numerada como folio independiente.

Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numeran como un sólo folio. Tanto los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, libros) así como los videos, diskettes, cd´s, (entre otros) deben tenerse en cuenta como anexos y en el campo de observaciones del formato de inventario y/o transferencia se registran el número de folios del impreso, título, año y número total de páginas según el caso

7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

Se deben utilizar carpetas de marbete, tapas de cartulina u otro material resistente con gancho legajador.

En cada carpeta los documentos se disponen en orden cronológico, en el mismo orden en que se producen o se reciben. (De arriba hacia abajo).

Las carpetas o expedientes se organizan y recuperan de acuerdo a las series o subseries (asuntos) definidas en las Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental para cada una de las dependencias de la Corporación.

De acuerdo con la complejidad e información de algunas series documentales como son los expedientes de los proyectos de investigación, los convenios,, las historias laborales, entre otras, se hace necesario el uso de carpetas tipo fuelle, esto permite almacenar la

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información de acuerdo a las etapas de desarrollo de cada uno de éstos, siempre respetando la secuencia lógica de producción o recepción de documentos e información de las mismas.

Cada expediente o carpeta debe contener como mínimo 200 folios.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

La identificación de los expedientes o carpetas se hace mediante impresión directa en la tapa frontal del expediente y/o con un rótulo con la siguiente información

Nota: La información del No. de Caja, Ubicación y signatura topográfica son datos que se diligencian en el Archivo Central posterior a las transferencias documentales.

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9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)

a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

1. En caso de que se requiera una actualización, el responsable de la dependencia, envía la solicitud con memorando y con el formato de TRD o CCD indicando los cambios que se requieren al Coordinador Nacional de Gestión Documental.

Jefe de Dependencia Tabla de Retención Documental AR-F-07 o Cuadros de Clasificación Documental AR-F-105Comunicación

2. El Coordinador nacional de Gestión Documental revisa la solicitud y aprueba o no las modificaciones solicitadas

Coordinador Nacional de Gestión Documental

Tabla de Retención Documental AR-F-07o Cuadros de Clasificación Documental AR-F-105

3. En caso que las modificaciones no sean pertinentes el Coordinador Nacional de Gestión Documental informa mediante memorando los ajustes que se requieran.

Coordinador Nacional de Gestión Documental

Memorando

4. La organización de expedientes físicos y documentos electrónicos se realiza según las Tablas de Retención documental o Cuadros de Clasificación Documental AR-F-105

Empleado responsable de archivo de gestión

Expedientes o carpetas

5. En el expediente los documentos se disponen en el mismo orden que se producen. Las carpetas y los, ZIP, CD, DVD, Backups, se identifican con rótulo.

Empleado responsable de archivo de gestión

Expedientes o carpetas

6. Los documentos se numeran consecutiva y cronológicamente al interior del expediente.

Responsable del expediente

Expedientes o carpetas

7. Los documentos deben conservarse en un ambiente que evite su deterioro, pérdida o uso no debido

Empleado responsable de archivo de gestión

Expedientes o carpetas

8. Los préstamos de documentos Auxiliar Planilla de Control

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SI

Inicio

Se aprueban

las T.R.D o

Organizar Expedientes

Almacenar - Archivar

NO

Solicitar actualización de T.R.D o CCD

Foliar documentos del expediente o carpeta

Conservar los documentos

Devolver para ajustes o recomendaciones

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Prestar documentos en archivo Central

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

de los documentos de archivo central se realizan previa solicitud por parte del Jefe de la dependencia.El empleado responsable del archivo central diligencia el formato de AR-F-06 Planilla de Control para préstamo de documentos.Cuando el documento retorna al archivo central debe diligenciar la fecha de devolución.

administrativo o quien haga sus veces

para préstamo de documentos AR-F-06

9. Realizar seguimiento para verificar la aplicación de los requisitos para la organización de archivos y para realizar acompañamiento frente a las inquietudes presentadas

Auxiliar administrativo o quien haga sus veces

Acta de reuniónDE-F-02

10. Se presenta una trasferencia de documentos que ya cumplieron el tiempo de retención en la dependencia dónde se archiva.

Responsables de las dependencias o quien haga sus veces

AR-F-08 Formato Único de Inventario Documental.

11. El auxiliar administrativo de Gestión Documental, visita la dependencia solicitante de la transferencia, para verificar que los documentos cumplen con las condiciones establecidas para la conservación de los documentos.

Si hay alguna inconsistencia, no se realiza la transferencia hasta que se cumpla con lo establecido. Y el responsable de las dependencias debe hacer las correcciones del caso.

v Auxiliar Administrativo de Gestión Documenta o quien haga sus vecesl

Responsable de la dependencia que solicita la transferencia

No Aplica.

12. En la fecha asignada para la transferencia el empleado encargado se traslada al Archivo Central para hacer entrega de los documentos acompañado del Formato Único de Inventario Documental AR-F-08 el cual debe ser firmado por las personas que intervengan en la transferencia.

Unidad de Gestión Documental o quien haga sus veces

AR-F-08 Formato Único de Inventario Documental

13. Se presenta una eliminación en la cual el Coordinador Nacional de Gestión Documental y los

Coordinador Nacional de Gestión Documental y los

AR-F-08 Formato Único de Inventario Documental.

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13

Realizar seguimiento y envío de actas a sede

central

Se presenta una

transferenci

Visita de Diagnóstico

SI

NO

Se aprueba la

transferenci

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Hacer los ajustes necesarios

SI

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Realizar transferencia

NO

Informar al Coordinador Nacional de Gestión

Documental

FIN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

responsables de la Unidad de archivo de las Sedes, relacionan en el formato AR-F-08 y AR-F-09 eliminación de documentos, las decisiones de eliminación realizadas en los archivos centrales de cada una de las Sedes

responsables de la Unidad de archivo de las Sedes o quien haga sus veces

AR-F-09 Acta de Eliminación de documentos.

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

Producción: La entidad se encarga de identificar las dependencias productoras de documentos, de ceración; medios y técnicas de producción.

Recepción: Se realiza la recepción, radicación y registro de la documentación.

Organización: Se clasifica, se describe y se ordena teniendo en cuenta si el documento es interno o externo

Distribución: Luego de realizar la organización, se realizan las actividades de envío, los documentos externos se organizan por lugar a donde van a ser enviados y se realiza el envío por Servientrega. Los documentos internos se reparten según las dependencias.

Consulta: La consulta de documentos en el archivo Central puede ser solicitada por los jefes de dependencias, previa comunicación.

El auxiliar administrativo de gestión documental verifica que la documentación solicitada se encuentre en el archivo Central y registra en el formato AR-F-06 planilla de Control para préstamo de documentos las entregas realizadas.

El préstamo se realiza por cinco (5) días hábiles, posterior a esta fecha debe renovarse la solicitud. Cuando el documento retorna al archivo central debe diligenciar en el formato AR-F-06 la fecha de devolución.

Disposición final del documento: Después de haber cumplido con el ciclo vital, los archivos deben volver a esta dependencia según la tabla de retención documental

c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

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Organización: Se dispone y organiza finalmente la documentación del archivo central que pro decisión del comité de archivos debe conservarse permanentemente, debido al valor que adquiere para la investigación o patrimonio histórico.

Consulta: En este proceso se realiza una estrategia de búsqueda del documento que se requiere y luego se da respuesta al usuario que solicito la información. Cabe anotar que en esta etapa es sólo por valor informacional o histórico.

Conservación: Diagnóstico de cómo puede estar el documento y su deterioro, se debe tener al personal capacitado para prestar la limpieza y demás cuidados de los documentos que permitan que este tenga una larga vida y no se vea afectados por hongos, humedad, polvo, etc. Se debe realizar monitoreo de que el documento se encuentra en buen estado.

10) Tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Documento: Contrato de Diana Rey

Área: Gestión Humana

1. Se abre un carpeta con el nombre del funcionario que ingresa

2. Se archivan los documentos que soportan el contrato como son: hoja de vida, certificados, exámenes médicos, copia del contrato. Allí se van a anexar además los permisos del trabajador.

3. Se conservan en el archivo activo hasta que el funcionario deja de trabajar en la empresa o se pensiona

4. Después es trasladado al archivo inactivo.

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

Comunicaciones oficiales: Se conservan por su valor administrativo, testimonial e informativo

Actas: Se conservan por su valor informativo, evidencial y administrativo

Informes: Se conservan por su valor administrativo, legal, contable y técnico

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12) Según el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

DECRETO 2609 DEL 1 DE DICIEMBRE DE 2012

“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58, 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

1. Se permite reconocer el trabajo de la Institución Pública con transparencia.

2. Realizan trabajos con responsabilidad, donde se preservan, ordenan y conservan los archivos Nacionales.

3 Se fundamenta el empleo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en los diferentes campos y funciones de la Gestión Documental.

4. Se cumple con la normalización de procesos técnicos archivísticos en las entidades.

-¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.

CUADRO COMPARATIVO A LA LUZ DEL DECRETO 2609

ANTES DESPUES

No tenía importancia en Documento electrónico de Archivo

Adopción del Documento electrónico de archivo.

Para el estado no existía importancia marcada por la administración de documentación de archivos

Requerimientos a las entidades económicas, Normativas tecnológicas y administrativas.

La Gestión Documental no hacia parte misional del plan estratégico de las entidades Públicas y Privadas

Gestión del Gobierno para el apoyo de la adecuada Gestión Pública.

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- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

La Gestión de Documental debe asegurar ante todo los siguientes procesos concernientes al manejo de la información (autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación) lo cual facilita el valor testimonial de la información.

Este tiene como base el documento electrónico de archivo, el cual hace parte de los respectivos procesos archivísticos.

Es toda Empresa Pública, el funcionario debe aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la Gestión de Documentos.

El Proceso de la Gestión de los Documentos en la Administración Pública se rige bajo principios transparencia.

Todas las entidades Públicas deben diseñar un Programa de Gestión Documental a largo, mediano y corto plazo.

- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

ASPECTOS IMPORTANTES DEL DECRETO 2609 DE 2012

La importancia de tomar los instrumentos archivísticos, para los procesos de la Gestión Documental

Implantar el Programa de Gestión Documental como obligación , haciendo parte del plan estratégico Institucional

Adoptar las Nuevas tecnologías de la Comunicación e Información como herramienta de procesamiento en la Gestión de la Documentación.

Gestión de los Documentos de Archivo electrónicos.

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- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

Acuerdo 003• Reglamenta el decreto 2578 de 2012

• Adopta y reglamenta el comité de evaluador de la documentación del AGN.

• Informa porque el comité decide sobre la valoración y disposición final de los documentos con el fin de proteger el patrimonio y la conservación documental.

• Dispone la conformación del comité evaluador y sus funciones específicas.

Acuerdo 004• Reglamenta el decreto 2578 y 2609 de 2012

• Se modifica el procedimiento para elaborar, presentar, evaluar, aprobar e implementar las TRD Y TVD.

• Se especifican los procedimientos de entidades que no tienen una estructura específica (Notarias, curadurías o entes públicos).

• Para los documentos digitales también se aplican las TRD.

• Se debe especificar qué grupo de profesionales elaboran las TRD y TVD , las ultimas se deben aplicar los fondos acumulados.

• Las entidades del Estado o Privadas que cumplen funciones públicas deben actualizar las TRD para cumplir las normas del AGN.

Acuerdo 005• Establece los criterios básicos para clasificar, ordenar, y describir los

archivos en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

• Las entidades del estado están obligadas a adoptar los criterios básicos para manejo de los archivos, bajo los principios de procedencia, ciclo vital de los documentos, y normatividad archivística.

• Se deben desarrollar los procesos de clasificación en: archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

• Las entidades del Estado deben garantizar que los usuarios puedan acceder en línea a la información que no sea de carácter reservado.

• Los contratos de empresas del Estado con empresas privadas para

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realizar actividades de Gestión Documental deben estipular el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivística por el CIA.

• El AGN colabora con las superintendencias y Ministerios la normatividad para entidades privadas bajo el control de vigilancia.

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CONCLUSIONES

Con la visita realizada a las entidades pública y privada, hemos podido identificar factores importantes que nos ayudaran a la construcción de nuestro aprendizaje en el área de la Gestión Documental, el manejo que se le debe dar a los documentos, y que nos permite complementar y adquirir conocimientos, de cómo detectar problemas, plantear soluciones y formar una buena Administración Documental, como también conocer las diferentes clases de fondos y la función que cumplen.

El realizar el presente trabajo nos ha permitió conocer más de cerca el Proceso de Gestión Documental, y de esta manera se afianzar, los conocimientos que se están adquiriendo en este módulo, es importante citar que el trabajo de campo nos hace vivenciar estos aspectos.

Se vivencio porque en las entidades públicas se les regula más el manejo del archivo y se hace tanto énfasis en este proceso y su regulación y fiscalización por el AGN..

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BIBLIOGRAFÍA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. Guía unidad 3 [en línea] <http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/13421/mod_resource/content/1/GU%C3%8DA%203.pdf> [citado en 5 de mayo de 2014]

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. Formación de los archivos según el ciclo vital de los Documentos [en línea] < http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/13422/mod_resource/content/1/FORMACIONARCHIVOS.pdf >[citado en 6 de mayo de 2014]

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. Programa de gestión documental [en línea] < http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/13446/mod_resource/content/2/PROGRAMA%20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf> [citado en 7 de mayo de 2014]

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. Decreto 2609 [en línea] <http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf> [citado en 7 de mayo de 2014]

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