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Informe
TALLER INTERNO DE LA OFICINA TRI-NACIONAL
PROYECTO UNEP/EC CBC
24 y 25 de septiembre de 2012
Barahona, República Dominicana
Dirección y coordinación: Isabel Martínez (PNUMA/ORPALC) & Nicasio Viñas (PNUMA/OTN)
Facilitador: Juan Criado
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Índice
Introducción ............................................................................................................................ 3
Metodología ............................................................................................................................ 4
Participantes........................................................................................................................ 4
Objetivos y resultados del taller ......................................................................................... 5
Agenda ................................................................................................................................ 6
Documentación previa ........................................................................................................ 7
Desarrollo del taller ................................................................................................................ 9
Primera sesión (lunes 23, 14 a 18 horas) ............................................................................ 9
Recomendaciones ................................................................................................................. 22
Resultados esperados y evaluación....................................................................................... 24
Evaluación ........................................................................................................................ 25
Anexos .................................................................................................................................. 27
Anexo I. Agenda ............................................................................................................... 27
Anexo II. Participantes ..................................................................................................... 27
Anexo III. Listado de documentos utilizados en el taller ................................................. 27
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Introducción
El Proyecto para la Demarcación y el Establecimiento del Corredor Biológico en el Caribe:
Como marco para la Conservación de la Biodiversidad, la Rehabilitación Ambiental y el
Desarrollo de Alternativas de Vida en Haití, la República Dominicana y Cuba” (Proyecto
UNEP/EC CBC) cuenta con la financiación de la Unión Europea y es ejecutado por la
Oficina Regional para América Latina y el Caribe (ORPALC) del Programa de Naciones
Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA).
Una de las principales recomendaciones de la Evaluación de Medio Término del proyecto
del Corredor Biológico del Caribe (CBC), realizada durante el mes de junio de 2012, es el
desarrollo de un taller participativo interno del PNUMA/ORPALC y la Oficina Tri-
Nacional del Proyecto UNEP/EC CBC (Taller Interno) para una mejor comprensión tanto
de los objetivos del proyecto, como de su operatividad y procedimientos administrativos y
legales.
Entre los días 18 y 20 de septiembre de 2012, tuvo lugar en Puerto Príncipe, Haití, la
tercera reunión del Grupo de Política Ministerial del Proyecto UNEP/EC CBC, precedida
de la tercera reunión del Comité Técnico del proyecto. En esta reunión ministerial se
discutieron diversos aspectos de mucha relevancia para el proyecto, entre los que hay que
destacar la aprobación de un Plan Operativo de Actividades hasta el mes de junio de 2013,
fecha prevista de su finalización.
Por lo anterior, tanto por parte de PNUMA/ORPALAC como de la Oficina Tri-Nacional
(OTN) CBC/PNUMA se estimó conveniente desarrollar el taller a la mayor brevedad
posible después de las reuniones del Comité Técnico y del Grupo Ministerial. El “Taller
interno de la Oficina Tri-Nacional del proyecto UNEP/EC CBC” tiene lugar durante dos
días, el 24 y 25 de septiembre, en las instalaciones de la OTN/PNUMA en Barahona,
República Dominicana.
Este informe contiene la información detallada de ese taller.
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Metodología
El Taller Interno se plantea para trabajar de manera participativa y en equipo sobre los
aspectos fundamentales que permitan aclarar cualquier aspecto relevante para alcanzar los
resultados y desarrollar las actividades previstas por el proyecto.
El taller tuvo una duración de un día y medio con diferentes sesiones para abordar tres
aspectos fundamentales del trabajo, en línea con los objetivos del taller:
- Conseguir un mayor conocimiento de los resultados a alcanzar y actividades a
ejecutar, considerando la realidad del tiempo previsto de ejecución y proximidad de
la fecha de cierre del proyecto.
- Tratar asuntos relativos a manejo de recursos humanos, en primer término, y
administrativos, que estaban dificultando el trabajo del equipo OTN-ORPALC de
manera eficiente.
- Revisar las decisiones de la reunión ministerial y ajustar el Plan Operativo de
Actividades a corto plazo, hasta el mes de enero de 2013.
De manera previa al taller se plantearon dinámicas de juegos de rol para asegurar una
mayor participación de todos los participantes, aunque la necesidad de adaptar la agenda a
las limitaciones de tiempo y prioridades técnicas, hizo que estas actividades no se pudieran
desarrollar. De manera general, las presentaciones de los diferentes temas fueron breves, lo
que permitió un amplio debate y discusión abierta entre los participantes para aclarar
cualquier duda que pudiera surgir. En todos los casos la prioridad fue la crítica constructiva
y la búsqueda de soluciones y acuerdos que permitieran el avance significativo del
proyecto. Las sesiones fueron registradas en una grabadora para facilitar la elaboración de
este informe.
Participantes
El total de participantes del taller fue de dieciséis personas, todas ellas con trabajo y
responsabilidad en el proyecto CBC. Todo el personal de la OTN participó en el taller
(once personas). De la oficina de PNUMA/ORPALC asisten tres personas de manera
presencial, a las que hay que sumar otras dos que lo hicieron de manera “virtual” en dos
sesiones específicas, utilizando teleconferencia vía Skype. A estas dieciséis personas de
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PNUMA hay que sumar el facilitador externo (ver Anexo I).
Objetivos y resultados del taller
Siguiendo la recomendación de la Evaluación de Término Medio1 el taller tuvo como
objetivos aportar claridad sobre:
- Los objetivos, actividades, productos y resultados del Proyecto UNEP/EC CBC.
- Los procedimientos administrativos y operativos del PNUMA y las obligaciones
legales como agencia ejecutora del proyecto.
Teniendo en cuenta esta recomendación, para efectos de este taller se establecen como
resultados esperados los siguientes:
Todo el personal:
- Conoce en forma general y en detalle el Plan Operativo de Actividades para el
período abril 2009-junio 2013.
- De la OTN y del PNUMA entiende sus funciones y resultados esperados en el
POA y el proyecto del CBC.
- Ha entendido los instrumentos legales del PNUMA para la ejecución de los
fondos, la forma de redacción, el procedimiento de aprobación, de seguimiento y
monitoreo y de pagos.
- Se han identificado sinergias operativas.
- Se han formulado propuestas factibles para agilizar la movilidad, pagos (contratos
de personal, viáticos, reembolsos, servicios), presentación de informes, etc.
- Se han clarificado los requisitos de los distintos procedimientos administrativos.
- Se ha fortalecido el espíritu de equipo de la Oficina Tri-nacional y de esta
Oficina con la Oficina Regional del PNUMA.
1 Literal de la Evaluación de Término Medio “A) To implement a Workshop with UNEP/ROLAC and the Tri
National office to bring clarity of the Project Objectives, Activities, Outputs, Outcomes and UNEP systems
(functioning) and legal obligations as executing agency of this EU-funded project. The Project Task
Manager, and the Funds Management Officer or his designate, as well as any other official considered
relevant in the work of the tri-national office to ensure speedy implementation the project i should be
attendance with the help of a Facilitator. The entire staff of the Tri- national office should participate.”
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Agenda
Para dar cumplimiento a los objetivos y alcanzar los resultados esperados, la agenda del
taller se divide en cuatro sesiones de trabajo:
Lunes 23 en la mañana (sesión preparatoria previa)
Revisión de las recomendaciones de la reunión ministerial, balance del presupuesto
considerando los conceptos de PNUMA y de la UE y Plan Operativo de Actividades hasta
enero de 2013. Asisten la Oficial de Programa (Isabel Martínez, IM) y Oficial de
Administración (Erika Matheson, EM) (PNUMA/ORPALAC), el Director Técnico (NV)
(OTN) y el facilitador (JC).
Lunes 23 en la tarde (Primera sesión)
Se trata de la primera sesión formal del taller para tratar aspectos generales y a la que asiste
todo el personal presente en Barahona. Se divide en cuatro apartados que incluyen una
exposición y la posterior discusión conjunta:
- Bienvenida, presentación de participantes (mediante dinámica de parejas) y
expectativas que tienen del taller, así como objetivos y resultados esperados.
- Resultados de la III reunión técnica/ministerial y Plan Operativo de Actividades.
- Revisión y aclaración de funciones del personal de la OTN y de la Oficina Regional
del PNUMA, organigrama.
- Discusión general sobre temas administrativos: movilidad, plan de viajes, gestión de
viajes, gestión de contratos de personal, gestión de compras, procedimientos.
- Recapitulación de la sesión.
Martes 24 en la mañana (Segunda sesión)
En esta segunda sesión del taller el grupo se divide en dos.
Una parte de los participantes del taller (los de perfil técnico) trabajan de manera conjunta
para profundizar en la elaboración y definición del Plan Operativo de Actividades hasta
enero de 2013, considerando el presupuesto y los seis componentes principales del
proyecto: Demarcación; Áreas Protegidas; Rehabilitación de Áreas Degradadas; Recursos
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Humanos, Educación y Comunicación (con la primera participación online); Oficina Tri-
Nacional, Mecanismo de Enlace, Grupo Técnico y Ministerial, Adquisiciones, Equipos y
Monitoreo y evaluación.
La Oficial de Administración (EM) y el Enlace del Proyecto (Franklin Bethancourt, FB)
(ORPALC) y la Asistente de Administración de la OTN (Severilys Volquez, SV) se reúnen
de manera paralela para avanzar y aclarar diferentes aspectos administrativos.
Martes 25 en la tarde (Tercera sesión)
Durante esta última sesión del taller se continúa con asuntos específicos y todo el grupo
vuelve a trabajar en conjunto. Se organiza la segunda participación online para la revisión
de los instrumentos de los que dispone PNUMA para la operatividad de las actuaciones
como acuerdos SSFA, contratos, términos de referencia, informes personales, de misión, de
progreso. También se revisarán brevemente los mecanismos de comunicación internos y
externos; seguridad; vínculo con otras agencias de Naciones Unidas; así como la
documentación y sistematización del proyecto. Para concluir, las recomendaciones del
taller.
La agenda distribuida a los participantes el 7 de septiembre se encuentra en el Anexo II.
Documentación previa
La documentación que se facilitó a los participantes de manera previa al taller es la
siguiente:
- Tabla resumen de las recomendaciones específicas y generales de la Evaluación de
Término Medio.
- Evaluación de Término Medio desarrollada en junio 2012.
- Tabla resumen de las recomendaciones del Informe de monitoreo de la Unión
Europea de junio de 2012.
- Informe de monitoreo de la Unión Europea.
- Documento sobre instrumentos legales del PNUMA.
- Recomendaciones del Comité Técnico al Grupo Ministerial.
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Además de estos documentos, durante las sesiones se tuvo acceso a los siguientes:
- Tabla Guía con los diferentes instrumentos legales del PNUMA y sus usos.
- Formato de Acuerdo de Financiación en Pequeña Escala (SSFA).
- Formato de Due Diligence para la selección de organizaciones sin ánimo de lucro.
- Formato de Memorando de Acuerdo (MoU).
- Formato de solicitud de datos bancarios para terceras partes (Third Party Request Form).
-Documento de las Políticas y Procedimientos para acuerdos y asociaciones con
contrapartes (21 de octubre de 2011).
- Documento de solicitud de Plan de Viaje (Travel Plan)
- Informe financiero del proyecto CBC hasta mayo 2012.
- Decisiones de la III Reunión- Comité Ministerial de Política del Proyecto UNEP/EC
del Corredor Biológico en el Caribe, 20 de septiembre del 2012, Puerto Príncipe, República
de Haití (en español y francés), 1 octubre 2012.
- Primer borrador del Plan Operativo de Actividades hasta enero de 2013.
Hay dos personas designadas como puntos focales de la documentación relevante: Franklin
Bethancourt (FB), enlace del Proyecto de la ORPALC/PNUMA y Freddy Rodríguez (FR)
de la OTN/PNUMA.
Además, es posible disponer de la documentación más relevante utilizada durante la III
Reunión del Comité Técnica y del Grupo Ministerial en la dirección web
http://cbcinfo.wordpress.com/iii-reunion-ministerial/
Este listado de documentos se encuentra también en el Anexo III.
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Desarrollo del taller
Primera sesión (lunes 23, 14 a 18 horas)
- Bienvenida y presentación de los participantes. Se presentan los objetivos y resultados
esperados del taller, así como se indican unas normas sencillas que todos deben cumplir
durante éste taller (14-15h)
NV destaca que es la primera vez que se organiza una reunión con todo el equipo de trabajo
del proyecto. Así como que es necesario mostrar un claro avance del proyecto en enero de
2013, para una eventual extensión por un periodo de un año, de acuerdo tanto con lo
exigido por la Unión Europea como siguiendo las indicaciones de la reunión ministerial.
También se revisan las expectativas y aspectos de más interés expresados por los
participantes.
Con anterioridad al taller, el facilitador circuló dos preguntas y se recibieron 8 respuestas.
Se muestran a continuación las respuestas, enriquecidas durante la discusión.
Pregunta: Expectativas que tienes de este taller.
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Pregunta: ¿Hay alguna actividad del proyecto o grupos de actividades sobre los que
desearía tener más información que piensa es importante profundizar en el taller?
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- Recuento general de los resultados de la III reunión técnica/ministerial – POA (15-16h)
NV presenta tanto el documento de decisiones aprobado por la reunión ministerial, como el
Plan Operativo de Actividades para el periodo septiembre 2012-junio 2013 (con actividades
y fechas clave).
Durante la discusión se hace énfasis en que la Unión Europea solicita un Plan Operativo a
más corto plazo, hasta enero de 2013. Ello, con la finalidad de analizar una posible
extensión del proyecto por un año sin costo adicional para la Unión Europea.
Se comenta además en que hay que trabajar en incorporar lo antes posible además de
indicadores de producto, indicadores de resultado.
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- Revisión y aclaración de funciones del personal de la OTN y de la Oficina Regional del
PNUMA, organigrama (16:10-16:45)
IM presenta el organigrama disponible de la OTN-PNUMA, indicando que se encuentra en
revisión. Tiene su complejidad pues habría que incluir secciones adicionales indicando
cómo se encuentra la OTN y el PNUMA en relación a la iniciativa más amplia del corredor.
Como complemento presenta un documento en revisión (que está elaborando FB) en el que
se pueden visualizar todos los puestos actuales que forman parte del equipo del proyecto
CBC incluyendo la descripción de funciones de cada puesto de trabajo.
- Discusión general sobre temas administrativos: movilidad, plan de viajes, gestión de
viajes, gestión de contratos de personal, gestión de compras, procedimientos (16:45-19h)
Tal y como estaba previsto, este punto de la agenda necesitó bastante tiempo y generó
numerosas intervenciones, preguntas y aclaraciones por parte del personal presente. Se
generó un intercambio de dificultades, resolución y compromisos de actuación, en
particular sobre los aspectos de mayor preocupación en temas administrativos y logísticos,
destacando los contratos y la movilidad:
Contratos: Después del intercambio de opiniones en grupo se decide tener reuniones vis a
vis del personal de la OTN con EM, SV y FB, de manera que se puedan atender de manera
individualizada todas las cuestiones.
Además, se aclara el procedimiento y responsabilidades para que los pagos de salario sean
a tiempo. Hay tres requisitos IMPRESCINDIBLES para el pago a tiempo de los
consultores:
- Solicitud de pago
- Factura de servicios profesionales
- Informe mensual (como muy tarde la tercera semana del mes)
Movilidad : Este es un punto que genera también un intenso debate, pues por las
características del proyecto y la localización de la OTN en Barahona, es necesario aclarar
los procedimientos de PNUMA para el desplazamiento y uso de vehículos.
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Explicación y discusión detallada sobre tres requisitos:
- Travel Plan (ver gráfico 1)
Quien lo prepara: Persona o responsable de equipo (si en el viaje hay más de una persona)
Debe ser rellenado en inglés (formato disponible)
Qué viajes se incluyen: Todos los previstos para un periodo de 2-3 meses
Tiempo de proceso: 5 días hábiles
Avión: Si hay viajes en avión recordar que se necesita una antelación mínima de 15 días
para procesar los billetes.
Trabajamos con un ejemplo concreto. Todos tienen hasta el viernes 27 se septiembre para
enviar sus TP para los próximos tres meses a NV. Posteriormente los TP son procesados
por SV quien se apoya en FB para cualquier indicación. Si todo está bien, el mismo 1 de
octubre EM estaría pasando los TP a Margarita Astrálaga quien en un máximo de 3 días
estaría aprobando las solicitudes.
- Travel Request (ver gráfico 1)
Quien lo prepara: Persona que va a viajar
Cuando: Cada quince días. ¡Excepción!: a finales de septiembre se estarán procesando los
TR de las dos quincenas de octubre. Después se hará cada 15 días.
Qué viajes se incluyen: Todos los previstos en los próximos 15 días
Tiempo de proceso: 3 días hábiles
Los TR son procesados por SV quien se apoya en FB para cualquier indicación. Si todo
está bien, el mismo día o al día siguiente EM estaría pasando los TR a Margarita Astrálaga
quien probablemente el mismo día estaría aprobando las solicitudes.
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- Viáticos/Dietas (DSA).
Se explica los diferentes porcentajes en los que se desglosan las dietas, así como que las
cantidades se revisan y actualizan periódicamente en Naciones Unidas. La cantidad de la
dieta depende del destino. El porcentaje de asignación de los montos de las dietas es el
siguiente:
- Hotel 50%
- Varios 20 %
- Cena 13,5 %
- Almuerzo 12,5 %
- Desayuno 4,5 %
Gastos adicionales como gasolina, deben estar acompañados del correspondiente
justificante.
Todas las salidas a un destino mayor de 25 km deben contar con su correspondiente TP y
TR.
EM va a consultar sobre la posibilidad de hacer viajes en el mismo día a Santo Domingo
con únicamente la justificación de gastos (que sería más favorable para el proyecto que
disponer del 40 % del DSA) aún superando las 10 horas de viaje. También consultará sobre
el pago de viáticos bajo el estimado nacional y no internacional.
Segunda sesión (martes 24, 8 a 13 horas)
- Reuniones con Erika, Severilys y Franklin (8-13h)
Se desarrollan durante la mañana de manera independiente con cada persona de la OTN que
lo solicita para resolver dudas.
- Presupuesto (8-8:15)
IM informa brevemente que la versión más actualizada disponible es la que se utilizó para
la Evaluación de Término Medio y que tiene la información hasta mayo de 2012. Esta es la
misma información que se distribuyó en la reunión ministerial.
Está pendiente revisión de la situación actual del presupuesto a septiembre (EM).
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- Recomendaciones ministeriales III Reunión (8:15-10:45)
Mientras cada uno de los diferentes técnicos que van a trabajar en esta sesión se reúnen con
EM, SV y FB, el resto del grupo revisa los instrumentos legales, responsables y fechas
emanadas de la reunión ministerial, prestando especial atención a la claridad sobre las
tareas asignadas al personal de la OTN y sus fechas de realización.
NV preparará el informe de temas/asuntos a recordar a los puntos focales utilizando como
base las decisiones de la III reunión ministerial (en lo inmediato) y luego el informe que
preparará Blanca Romañá (BR) a partir de los diferentes informes mensuales. Se acuerda
también que BR preparará un informe de actividades mensual para mejorar la visibilidad
del proyecto y que estaría disponible en la página web del proyecto y será enviado a los
actores principales del proyecto.
- Revisión del Plan Operativo de Actividades (10:50-13:15)
Se decide trabajar en una hoja en Excel que tenga las columnas siguientes, de manera que
la información más relevante de cada actividad esté visible en un único “pantallazo”. El uso
de filtros en las diferentes columnas debe facilitar el trabajo con este Plan Operativo. La
persona encargada de tener la versión más actualizada del Plan es NV.
Objetivo Específico
Resultado
Actividad
Denominación de actividad
Responsable
Participantes
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Fecha de control
Costo
Instrumentos
Avión
Producto 1
Producto 2
Producto 3
Producto 4
Observaciones
A modo de ejemplo, se trabajó durante el taller con dos actividades complejas y que serían
realizadas en breve (elaboración de cursos y los temas de comunicación). También se
decidió que durante el miércoles 27 y jueves 28 el equipo técnico avanzaría en la revisión
de todas las actividades pendientes para tener listo el Plan Operativo (a enero de 2013)
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antes del final de la semana.
Además, durante la participación online de Montse Valeiras (10:50-11:10), Oficial de
Comunicación de PNUMA/ORPALAC se revisaron las 8 actividades relacionadas con
Comunicación en el Plan Operativo priorizado.
Hay que destacar que un borrador avanzado del POA priorizado se envió a los Puntos
Focales de los tres países y a la representación de la Unión Europea el 1 de octubre,
inmediatamente después de la celebración del taller.
Tercera sesión (martes 24, 14:45 a 18:15 horas)
- Elaboración de acuerdos (SSFA), contratos, términos de referencia, informes
personales, de misión, de progreso (14:45-16).
Este punto de la agenda se desarrolla online y es dirigido por Shaherah Cumberbath (SH),
responsable de instrumentos legales en PNUMA/ORPALC con el apoyo de IM. Se dispone
de diversa documentación de apoyo que ayuda a comprender los diferentes instrumentos
legales con los que cuenta PNUMA y el proyecto para hacer operativas las diferentes
actividades (ver figura más abajo):
Los tres primeros instrumentos no llevan asociada financiación:
- Carta de Intención (LoI , Letter of Intent)
- Intercambio de Cartas (EoL, Exchange of Letters)
- Carta de Acuerdo (LoA , Letter of Agreement). Entre organizaciones de Naciones Unidas,
por tanto es un instrumento posible para la colaboración con el Programa Mundial de
Alimentos (WFP) o similares.
Mientras que de los tres siguientes, el primero no lleva asociada financiación:
- Memorando de Entendimiento (MoU, Memorandum of Understanding). Agencias
implementadoras que no son del sistema de Naciones Unidas. Establece un marco de
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cooperación sin financiación.
- Acuerdo de Cooperación para Proyecto (PCA, Project Cooperation Agreement).
Agencias implementadoras que no son del sistema de Naciones Unidas. Establece un marco
de trabajo con financiación superior a 200.000 USD.
- Acuerdo de Financiación a Pequeña Escala (SSFA, Small Scale Funding Agreement).
Agencias implementadoras que no son del sistema de Naciones Unidas. Establece un marco
de trabajo con financiación inferior a 200.000 USD. Es firmado por la Directora Regional
de ORPALAC.
En la figura a continuación se observa que los instrumentos más adecuados en el marco del
proyecto CBC serán el Acuerdo de Financiación a Pequeña Escala (SSFA) y el Memorando
de Entendimiento (MoU). Son los dos instrumentos que se analizan en mayor detalle en el
taller.
Fuente: “Guidelines for the Use of UNEP’s Standard Legal Instruments, Rev. 3 – 9 May 2012”.
- Acuerdo de Financiación a Pequeña Escala (SSFA). Se dispone de un formato en español
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que facilita su preparación. Primer pago hasta un 70 %. En el caso de Cuba, la eventual
transferencia de los fondos tendría que hacerse a través del PNUD y no directamente a las
instituciones cubanas porque las transferencias bancarias del PNUMA pasan por un banco
intermediario en USA con lo cual se bloquean los pagos. No se permite lucro con los
productos del acuerdo. Cuenta con una serie de anexos detallados:
Anexo A. Plan de Implementación
Anexo B. Presupuesto
Anexo C. Formato de Informe de Gastos
Anexo D. Formato de Informe Final
Anexo E. Datos de contacto del punto focal.
Template for Due Diligence Form. Es necesario para la selección de Organizaciones No
Gubernamentales (no aplica a gobiernos). Contiene tres grupos de criterios:
Exclusión
Precaución (la decisión la toma el Comité de contrapartes/socios)
Positivos
Third Party Form. Es necesario para tener los datos bancarios de la contraparte en el
sistema IMIS (Integrated Management Information System) de Naciones Unidas (para
procesar pagos). Este acceso puede ser realizado por SV. Para agilizar el procesamiento del
SSFA, con la firma y escaneo del documento de la contraparte se puede avanzar hasta tener
los originales del documento.
Legal Instrument Processing Form. Debe acompañar el instrumento legal correspondiente.
Los errores más habituales en los SSFA suelen estar relacionados con los montos (revisar
que estás bien reflejados, así como escritos en números y letra). Es frecuente que haya una
descripción detallada de actividades concretas, cuando lo que se necesita son los Objetivos
y Resultados previstos por el acuerdo.
- Memorando de Entendimiento (MoU). También se presenta un formato en blanco y uno
relleno como ejemplo. El MoU es sencillo de rellenar, fundamentalmente incorporando la
información de las partes en los considerandos iniciales, en el artículo 3.1 (propósito) y en
el artículo 4.2 (concretando la colaboración). Puede haber acuerdos tripartitos.
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Roberto Vargas (RV) queda encargado de ir preparando los documentos que serán
necesarios para establecer MoU y SSFA con las siguientes organizaciones, para empezar:
Cuba: Sociedad Cubana de Información Científico-Tecnológica (MoU)
Haiti/República Dominicana: Acción Agro Alemana (MoU)
República Dominicana: Grupo Jaragua (MoU y SFFA) y TNC (MoU)
- Revisión para planificar la ejecución de los cursos (16-18)
Dada la previsión de actividades en los próximos meses y para asegurar la buena ejecución
de las actividades previstas en el Plan Operativo priorizado, se discute en el grupo y se
acuerda desarrollar un total de 9 cursos, agrupados de la siguiente manera:
- 2 en República Dominicana (Ámbito regional – 1 día)
- 3 en Cuba (Ámbito regional – 1 día)
- 3 en Haití (Ámbito regional – 1 día)
- 1 en La Española (Ámbito bi-nacional – 3 días)
Los 8 primeros cursos serán sobre “Enfoque regional de la conservación de la biodiversidad
en el Corredor Biológico en el Caribe” y se impartirán:
- En Santo Domingo (Sector gubernamental) y Cordillera Central (RD).
- En Port-au-Prince, Departamentos del OUEST y Sud EST (Haití).
- En Granma, Holguín y Guantánamo (Cuba).
Dada la mayor complejidad del “Taller de Diversidad Biológica en el Caribe y manejo de
los recursos naturales para decisores nacionales de la Española”, al ser de ámbito bi-
nacional (16 asistentes, 8 de Dominicana y 8 de Haití) y de mayor duración (3 días) se
decide trabajar en grupo detallando tareas, fechas claves y principales responsables con la
explicación detallada de todos los pasos y requisitos sustantivos, operativos, financieros y
administrativos necesarios.
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En la tabla siguiente se presentan resumidos los resultados del trabajo en grupo.
Tarea Responsable Fecha
Envío invitación Roberto 10 Oct
Preparación materiales taller Roberto*, Blanca** 1 Oct-14 Nov
Cotización Hoteles Severilys 1 Oct-14 Nov
Traducción Franklin 1 Oct-14 Nov
Confirmación invitación Ketty, Eunice 1 Nov
Fichas IMIS a Nairobi Severilys 3-6 Nov
Cotizaciones Hotel Severilys 29 Oct-3 Nov
Negociación Hotel Erika 3-14 Nov
Boletos + TR Severilys 9 Nov
Roster viáticos Chia 9 Nov
Rooming list Severilys 14 Nov
Hoja informativa logística (envío) Severilys 15 Nov
Celebración taller Todos 26 Nov
Evaluación del taller Roberto 26 Nov
Comunicación prensa Blanca 26-30 Nov
* Entre los materiales a elaborar para el taller se encuentran: Programa, conferencias, perfil de los participantes, objetivos, resultados y evaluación. ** Entre los materiales a elaborar/disponer se encuentran: Banners, trípticos (generales), identificadores.
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- Mecanismos de comunicación internos y externos (con puntos focales, con otros);
Temas de seguridad (UNDSS, otros); vínculo con PNUD, UNOPS, UNDSS, correo
electrónico
- Documentación y sistematización del proyecto (18-18:15)
IM presenta brevemente estos temas de agenda por la hora en la que comenzamos pues
parte del personal debe salir para atender necesidades familiares. Se comenta la posibilidad
de utilizar una herramienta para compartir calendarios comunes como el Google Calendar.
Varios de los temas pendientes de seguridad serán tratados al día siguiente por IM, EM y
FB en la reunión con UNDP en Santo Domingo.
Es importante resaltar que durante el taller varios de los asistentes insistieron en que es
importante llamar por teléfono o por skype (y todos los asistentes mostraron su
disponibilidad a ello) a otras personas del equipo para resolver cualquier duda o urgencia.
Se indica que una llamada puede ser mucho más eficiente como herramienta de
comunicación que el envío de un correo electrónico.
- Clausura del taller (18:15)
JC distribuye unos formularios de evaluación que le serán enviados a la mayor brevedad,
así como agradece el apoyo de Eunice para preparar unos papelógrafos que serán
completados desde la OTN para registrar su grado de satisfacción con respecto a los
resultados esperados en el taller. Agradece a todos por su participación, paciencia y
flexibilidad para tratar los diferentes puntos y modificaciones incorporadas a la agenda del
taller.
NV agradece la participación y asistencia de todos, especialmente por el trabajo intenso que
todo tienen por delante en los próximos meses, donde será necesario mostrar que pueden
trabajar como un equipo para llevar a buen término todas las actividades previstas por el
plan de trabajo. Agradece en particular al personal de PNUMA/ORPALC, Isabel, Erika y
Franklin que se ha desplazado hasta la oficina de Barahona y reconoce los excelentes
resultados del trabajo conjunto durante estos días.
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Recomendaciones
- En talleres de este tipo, mantener breves las presentaciones de los diferentes temas, para permitir un debate amplio y discusión abierta entre los participantes. - Mantener siempre una actitud de crítica constructiva, de búsqueda de soluciones y acuerdos en equipo que permitan el avance significativo del proyecto. - Destacar que es la primera vez que se organiza una reunión con todo el equipo de trabajo del proyecto (se recomienda hacer actividades de planificación y trabajo en grupo siempre que sea posible). - Es clara la necesidad de disponer de un Plan Operativo de Actividades hasta enero de 2013 ambicioso y realista. El taller ayuda a definir este plan. Se trabajará en incorporar lo antes posible además de indicadores de producto, indicadores de resultado. - Revisar el organigrama de la OTN-PNUMA, donde se incluirán secciones adicionales para indicar su relación con la iniciativa más amplia del corredor. - Finalizar el documento de descripción de funciones de los diferentes puestos del equipo de trabajo del Proyecto UNEP/EC CBC. - Resolver posibles dudas que hayan podido quedar pendientes sobre los contratos a la mayor brevedad posible (hay que destacar la plena disponibilidad del personal administrativo para resolverlas lo antes posible). - Hay tres requisitos IMPRESCINDIBLES para el pago a tiempo de los consultores:
• Solicitud de pago • Factura de servicios profesionales • Informe mensual (como muy tarde la tercera semana del mes)
- Seguir lo establecido por PNUMA sobre los requisitos, procedimientos y responsabilidades para los desplazamientos (Travel Plan, Travel Request y DSA), de manera que se eviten retrasos u otras situaciones no deseadas. - Finalizar y disponer a la mayor brevedad posible de una versión actualizada del balance presupuestario del proyecto. - Preparar un informe sobre temas/asuntos a recordar a los puntos focales utilizando como base las decisiones de la III reunión ministerial. - Preparar un informe de actividades mensual para mejorar la visibilidad del proyecto (a partir de los informes mensuales de los técnicos). Estaría disponible en la página web del proyecto y será enviado a los actores principales del proyecto. - Actualizar el Primer borrador del Plan Operativo de Actividades hasta enero de 2013,
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incorporando la información sobre el coste previsto de las actividades pendientes (principalmente los cursos de formación). - El Director Técnico de la OTN es la persona encargada de tener la versión más actualizada del Plan Operativo. - De los diferentes instrumentos legales con los que cuenta el PNUMA y el proyecto para hacer operativas las diferentes actividades, los más adecuados son:
• Carta de Acuerdo (LoA , Letter of Agreement) Por ejemplo, para la colaboración con el Programa Mundial de Alimentos (u otras agencias de Naciones Unidas).
• Memorando de Entendimiento (MoU, Memorandum of Understanding). • Acuerdo de Financiación a Pequeña Escala (SSFA, Small Scale Funding
Agreement). Se conocen en detalle los procedimientos, contenidos y responsables para la preparación de estos instrumentos legales. - Las primeras organizaciones con las que se van a preparar estos acuerdos son:
• Cuba: Sociedad Cubana de Información Científico-Tecnológica (MoU) • Haiti/República Dominicana: Acción Agro Alemana (MoU) • República Dominicana: Grupo Jaragua (MoU y SFFA) y TNC (MoU)
- Continuar la dinámica de trabajo en grupo para planificar actividades complejas como los cursos, de manera que sea más ágil hacer todos los pasos y requisitos sustantivos, operativos, financieros y administrativos necesarios. - Se debe disponer de material didáctico para los cursos y/o talleres con la suficiente antelación. - El enlace del proyecto en la Oficina de PNUMA/ORPALC y el Especialista en Cuencas en la Oficina Tri-Nacional son los puntos focales de la documentación relevante generada durante el desarrollo del proyecto. - Utilizar herramientas de trabajo a distancia como las teleconferencias vía Skype (o similares) para reuniones de personas o equipos, así como calendarios compartidos (tipo google calendar) dados los buenos resultados obtenidos para el trabajo. - Se recuerda que el uso de llamadas de teléfono (o Skype para reducir costes) entre diferentes personas del equipo puede ser mucho más eficiente como herramienta de comunicación que el envío de un correo electrónico. Todos los asistentes muestran su plena disponibilidad a ello. - Realizar un taller similar dentro de unos meses como actividad de seguimiento/monitoreo del Plan Operativo es una posibilidad comentaba por varios de los participantes del taller.
24
Resultados esperados y evaluación
De manera muy breve se presentan dos herramientas de evaluación del taller.
En primer lugar se muestra una tabla donde se indica el grado de satisfacción del personal
una vez finalizado el taller con respecto a los resultados esperados en una escala de tres:
Satisfecho, moderadamente satisfecho y poco satisfecho.
Resultado esperado Grado de satisfacción
Todo el personal conoce en forma general el Plan Operativo de Actividades Abril 2009-Junio 2013.
☺ 4 � 4 � -
El personal técnico conoce en detalle el Plan Operativo de Actividades (POA) Abril 2009-Junio 2013 (tiempos, presupuesto, cronograma).
☺ 4 � 4 � -
El personal técnico y profesional tanto de la OTN como del PNUMA entiende sus funciones y resultados esperados en el marco de POA y del proyecto del CBC en general.
☺ 3 � 3 � -
El personal técnico ha entendido los instrumentos legales del PNUMA para la ejecución de los fondos, la forma de redacción, el procedimiento de aprobación, de seguimiento y monitoreo y de pagos.
☺ 3 � 4 � -
Se han identificado sinergias operativas entre los componentes. ☺ 1 � 4 � -
Se han formulado propuestas factibles para agilizar los temas de movilidad, pagos (contratos de personal, viáticos, reembolsos, servicios, etc), presentación de informes, etc.
☺ 2 � 5 � -
El personal administrativo ha entendido o clarificado los requisitos de los distintos procedimientos administrativos
☺ 2 � 5 � -
Se ha fortalecido el espíritu de equipo de la Oficina Tri-nacional y de esta Oficina con la Oficina Regional del PNUMA.
☺ 4 � 1 � -
25
Evaluación
Admás, se repartieron 14 formularios de evaluación con 17 preguntas. Un total de 11
evaluaciones fueron entregadas al facilitador. A continuación se muestran los resultados,
ordenados de acuerdo a los promedios de puntuación obtenidos (de mayor a menor en las
preguntas 1-6 y 9-16).
A. POR FAVOR INDIQUE EL GRADO DE UTILIDAD DEL EVENTO PARA USTED EN TÉRMINOS DE:
Por favor califique en la escala de: 1 (no útil), 2 (poco útil), 3 (útil), 4 (muy útil), 5 (de gran utilidad) Promedio
1. Importancia del tema para su trabajo / área de especialización: 4,82
4. Es una oportunidad para fortalecer objetivos comunes: 4,82
6. Identificación de vacios o necesidades y lecciones aprendidas: 4,64
3. Es un espacio para el intercambio de información con otros participantes: 4,45
5. El contenido de las sesiones: 4,36
2. Conocimientos y capacidades adquiridas para su trabajo: 4,09
7. ¿Cuáles temas o contenidos del taller considera MÁS relevantes?
Por favor, indique por qué
Los temas son bien focalizados y son todos importantes y
complementarios Si uno no funciona afecta de una vez al otro
La organización de los cursos Por la cantidad que van a tener que organizar
Problemas administrativos y de comunicación
Procesos administrativos Por la importancia que tienen para echar el
proyecto adelante
Todos los temas fueron relevantes para mí Porque fueron temas muy importantes para el
seguimiento del proyecto
El tema administrativo para contribuir y aportar apoyo a las
necesidades para alcanzar los objetivos del proyecto
Conocimientos y capacidades adquiridas para mi trabajo Me permiten planificar mejor y con tiempos
requeridos
Planificacion mas distribucion tareas Aprendizaje división trabajo (importancia equipo
en su conjunto)
Identificación de responsabilidades y mejora de la
comunicación
Es una oportunidad para…(no se entiende)
Porque entre varias personas hay ideas diferentes,
pero una vez se sienten juntas objetivos es de
llegar a meter juntos los distintos puntos que
darán la solución final
7. ¿Cuáles temas o contenidos del taller considera MENOS relevantes?
Por favor, indique por qué
No hubo porque todo lo tratado fue interesante e importante
Para mi todos los contenidos tienen importancia
Para mi todos los contenidos tienen su importancia…pero es
26
de otra persona (no se entiende)
¡Todo fue relevante!
Hacia tiempo era necesario un taller como este en
esta oficina, de haberse hecho al principio se
hubiese perdido menos tiempo
Todos ¿? (no se entiende) De verdad los temas son importantísimos porque
cada uno tiene su papel
B. CÓMO CALIFICARÍA USTED EL EVENTO EN TÉRMINOS DE:
Por favor califique en la escala de: 1 (pobre), 2 (regular), 3 (bueno), 4 (muy bueno), 5 (excelente) Promedio
10. Calidad y claridad de las presentaciones 4,36
9. Estructura del programa de trabajo para el taller 4,27
13. Facilitación del evento 4,27
16. Cumplimiento de sus expectativas sobre el evento 4,27
11. Calidad y redacción de los materiales utilizados 4,09
15. Logro de objetivos establecidos 4,09
14. Organización antes y durante el evento 4,00
12. Forma de interacción en las sesiones 3,82
17. ¿Tiene alguna sugerencia o comentario sobre el taller? - Me gustaría que se repita este tipo de taller con el equipo porque el volumen de trabajo no me favorece
para aprovechar al 100 % los conocimientos (adquisición de conocimientos).
- Lograr mayor interacción y participación de la parte administrativa.
- Que se planifique otro taller de seguimiento de tareas y recomendaciones a nivel de cumplimiento.
- Conversar/reunirse todo el equipo una vez al mes con Panamá por Skype para ir puliendo procesos.
- Debería organizarse otro taller de seguimiento para ver los progresos.
- Trabajar en taller es un asunto de equipo, es un momento donde cada uno va a meterse en otra persona,
para lograr unos objetivos. Para mí, el taller juega siempre el papel esencial en un evento.
27
Anexos
Anexo I. Agenda
Anexo II. Participantes
Anexo III. Listado de documentos utilizados en el taller
Anexo I. Agenda
1
TALLER INTERNO DE LA OFICINA TRI-NACIONAL DEL PROYECTO UNEP/EC CBC Lunes 24 y martes 25 de septiembre de 2012; Barahona, República Dominicana
07/09/2012
1. JUSTIFICACIÓN El informe de Evaluación de Termino Medio del Proyecto de Demarcación y el Establecimiento del
Corredor Biológico en el Caribe: Como marco para la Conservación de la Biodiversidad, la
Rehabilitación Ambiental y el Desarrollo de Alternativas de Vida en Haití, la República Dominicana
y Cuba (Proyecto UNEP/EC CBC) que se realizó del 11 al 19 de junio de 2012 recomendó:
As most expedient recommended actions to be undertaken the team suggests two key activities
to be integrated quickly in the planning:
A) To implement a Workshop with UNEP/ROLAC and the Tri National office to bring clarity of the
Project Objectives, Activities, Outputs, Outcomes and UNEP systems (functioning) and legal
obligations as executing agency of this EU-funded project. The Project Task Manager, and the
Funds Management Officer or his designate, as well as any other official considered relevant in
the work of the tri-national office to ensure speedy implementation the project i should be
attendance with the help of a Facilitator. The entire staff of the Tri- national office should
participate.
2. PARTICIPANTES -Presenciales Personal de la Oficina Tri-nacional del Proyecto
• Nicasio Viña, Director Técnico
• Severilys Volquez, Asistente Adm.
• Ematel Belance, Especialista en Desarrollo Rural
• Nobert Dechanel, Especialista Medios Altenativas de Vida
• Roberto Vargas E. , Especialista Biodiversidad
• Freddy Rodriguez, Especialista Cuencas
• Blanca Romaña, Comunicación
• Eunice Merillien, Secretaria Dir.
• Ketty Alphonse, Secretaria Adm.
• Manuel Antonio Feliz, Conductor
• Jean Harry Sinous, Conductor
Personal de la Oficina Regional para América Latina y el Caribe del PNUMA
• Erika Mattsson, Oficial de Administración
• Franklin Bethancourt, Enlace del Proyecto
• Isabel Martínez, Coordinación general
-Facilitador: Consultor externo, Juan Criado -Participantes en línea
• Shaherah Cumberbath (Instrumentos legales, informes, PNUMA/ORPALC)
• Montse Valeiras (Comunicación PNUMA/ORPALC)
Anexo I. Agenda
2
3. RESULTADOS ESPERADOS
• Todo el personal conoce en forma general el Plan Operativo de Actividades Abril 2009-Junio 2013.
• El personal técnico conoce en detalle el Plan Operativo de Actividades (POA) Abril 2009-Junio 2013 (tiempos, presupuesto, cronograma).
• El personal técnico y profesional tanto de la OTN como del PNUMA entiende sus funciones y resultados esperados en el marco de POA y del proyecto del CBC en general.
• El personal técnico ha entendido los instrumentos legales del PNUMA para la ejecución de los fondos, la forma de redacción, el procedimiento de aprobación, de seguimiento y monitoreo y de pagos.
• Se han identificado sinergias operativas entre los componentes.
• Se han formulado propuestas factibles para agilizar los temas de movilidad, pagos (contratos de personal, viáticos, reembolsos, servicios, etc), presentación de informes, etc.
• El personal administrativo ha entendido o clarificado los requisitos de los distintos procedimientos administrativos
• Se ha fortalecido el espíritu de equipo de la Oficina Tri-nacional y de esta Oficina con la Oficina Regional del PNUMA.
4. BORRADOR DE PROGRAMA Lunes 24 (aspectos generales, todo el grupo) Durante la mañana Isabel, Nicasio y Juan se reúnen para revisar los documentos y acuerdos emanados de la reunión ministerial e incorporarlos en la medida de lo posible en el taller.
Horario Temas Responsables
2:00-2:15 Bienvenida Isabel y Nicasio
2:15-2:45 Presentación de participantes, expectativas Todos
2:45-3:00 Objetivos y resultados esperados Facilitador
3:00-4:00 • Recuento general de los resultados de la III reunión técnica/ministerial – POA
• Discusión general
• Isabel y Nicasio
• Todos
4:00-4:15 Pausa
4:15-4:45 • Revisión y aclaración de funciones del personal de la OTN y de la Oficina Regional del PNUMA, organigrama
• Discusión general
• Isabel, Franklin, Nicasio
• Todos 4:45-5:30 • Discusión general sobre temas administrativos:
movilidad, plan de viajes, gestión de viajes, gestión de contratos de personal, gestión de compras, procedimientos
• Discusión general
• Isabel, Erika, Franklin
• Todos
5:30-6:00 Recapitulación Facilitador
Anexo I. Agenda
3
Martes 25 (aspectos más específicos)
Erika, Severilys y Franklin se reunirán en la mañana para revisar aspectos administrativos. En la
tarde se unirán de nuevo al grupo.
En paralelo en la mañana:
Horario Temas Responsables
8:00-8:30 Presentación general del presupuesto Isabel
8:30-9:00 Componente 1 – Demarcación Freddy
9:00-9:30 Componente 2 – Áreas Protegidas Nicasio
9:30-10:30 Componente 3 – Rehabilitación de Áreas Degradadas Norbert
10:30-10:45 Pausa
10:45-11:45 Componente 4-
• Recursos Humanos
• Educación y Comunicación
• Emmatel
• Blanca
• Montse (online) 11:45-12:30 Componente 5 – Oficina Tri-nacional, Mecanismo de
Enlace, Grupo Técnico y Ministerial; Adquisiciones, Equipos Isabel y Franklin
12:30-1:00 Componente 6 – Monitoreo y evaluación Nicasio e Isabel
1:00-1:30 Recapitulación Facilitador
1:30-2:30 Almuerzo
2:30-3:15 • Elaboración de acuerdos (SSFA), contratos, términos de referencia
• Informes personales, de misión, de progreso
• Shaherah (online)
• Todos (menos choferes)
3:15-4:00 • Mecanismos de comunicación internos y externos (con puntos focales, con otros)
• Temas de seguridad (UNDSS, otros); vínculo con PNUD, UNOPS, UNDSS, correo electrónico
• Discusión general
• Nicasio , Isabel
• Erika
• Todos (menos choferes, salvo que quieran quedarse)
4:00-4:15 Pausa
4:15-4:45 Documentación y sistematización del proyecto Isabel
4:45-5:15 Otros Todos
5:15-6:00 Recomendaciones, resultados esperados en los próximos 6 meses para alcanzar la ejecución del proyecto y acuerdos
Facilitador (con todos)
5. ITINERARIOS
• Erika y Juan Criado llegan a Santo Domingo el domingo 23 a las 320P a Santo Domingo – Chequear con Nicasio si viajan en bus a Barahona o los van a buscar.
• Isabel y Franklin regresan con Nicasio de Puerto Príncipe a Barahona el sábado 22 por tierra.
• Miércoles 26 a primera hora de la mañana: Erika y Juan Criado regresan de Barahona a Santo Domingo (vuelo sale a 627P).
• Jueves 27 a primera hora: Franklin e Isabel salen de Barahona a Santo Domingo (vuelo sale a 1:15 pm).
Anexo I. Agenda
4
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA EL TALLER INTERNO
• Plan Operativo de Actividades aprobado por la III reunión ministerial
• Presupuesto aprobado por la III reunión ministerial
• Evaluación de Término Medio
• Informe de Monitoreo de la UE
• Documento sobre instrumentos legales del PNUMA ANEXOS: Anexo 1. Extracto de las Recomendaciones específicas y generales de la Evaluación de Término Medio y del Informe de Monitoreo de la UE.
Anexo I. Agenda
5
Anexo 1. RECOMENDACIONES DE LA EVALUACION DE TERMINO MEDIO Y DE MONITOREO DE LA UNION EUROPEA
EVALUACION DE TERMINO MEDIO
EVALUACION DE TERMINO MEDIO ACCIONES DE RESPUESTA DE UNEP
GENERAL
1.Clarificación de roles y responsabilidades del personal principal y la estructura de la OTN y representación de los principales interesados en las reuniones ministeriales y a nivel nacional
Se ha preparado el organigrama de la OTN y se ha consolidado en un documento la lista de funciones del personal
Se ha preparado un borrador de documento sobre la participación de los principales interesados en las reuniones ministeriales y a nivel nacional
UNEP como agencia implementadora
2. UNEP tiene la capacidad de destinar recursos humanos según sea necesario a la OTN para acelerar la ejecución de las actividades (enviar 1-3 meses personal para apoyar a las comunidades en las siguientes fases)
Se podría hacer en caso de que fuese necesario aunque supondría un costo para el proyecto que habría que analizar
3.Revisar los criterios de selección del personal para asegurar que se satisfacen las necesidades del projecto
No está previsto contratar más personal
4.Elaboración de borradores de acuerdos, contratos y otros instrumentos para ejecutar las actividades
La OTN elaborará los borradores de tales instrumentos, lo cuales son firmados por la Directora Regional de UNEP/ROLAC. El seguimiento corresponde en primera instancia a la OTN
Alianzas
1.Promover una participación mas activa de ONG, sector privado, y Universidades en la Iniciativa del CBC, en particular como observadores del Comité Ministerial y el Comité Técnico
Los fondos disponibles para promover esta participación a cargo del proyecto son limitados, Sin embargo se harán invitaciones y se intensificará la comunicación
Anexo I. Agenda
6
en información.
2.Organizaciones internacionales y nacionales que trabajan en los temas marinos como TNC y el Grupo Jaragua se invitarán a unirse a una segunda fase del proyecto, con base a la reacción positiva que el Comité Ministerial ya ha emitido
En caso de avanzar hacia una segunda fase, así se hará y preliminarmente se adelantarán consultas
3. Aumentar las asociaciones con los PMA, el UNICEF, el FMAM para aumentar la eficacia y sostenibilidad del proyecto.
Se abordará bajo la actividad 1.5.4
Gobernanza local
4. Incluir otro nivel importante de gobernanza incluyente en el ámbito local, por ejemplo Síndico, CASEC, el ASEC (Haití) en el CBC para la ejecución de los proyectos piloto. Esto también se hará basándose en los acuerdos de asociación.
Se abordará en el momento que se discutan y definan los acuerdos de asociación.
5. Los puntos focales y UNEP / OTN desarrollarán la estructura de gestión de los centros de propagación y proyectos piloto para la aprobación ministerial en la próxima reunión del Comité Ministerial
Se preparará el borrador
Grupo de Política y Técnico
6. Sujeto a disponibilidad presupuestaria aumentar el número de reuniones técnicas y ministeriales en los próximos trece meses … (y con reuniones skype y teleconferencia si los recursos no son suficientes)
Dados límites presupuestarios, se promoverá la comunicación por Skype o vía teleconferencia
7. Agilizar los mecanismos de seguimiento a las decisiones tomadas en las reuniones ministeriales del Comité de Política, y en concreto la responsabilidad de la tarea de archivo debe ser asignado de manera clara y flexible con el fin de mejorar la eficiencia y la eficacia del proyecto.
Después de las reuniones, se hará la asignación de responsabilidades correspondiente
8. El Grupo ministerial sobre la política debe ser informado con precisión sobre una base consistente en los gastos del proyecto y los informes financieros.
Se presentará el informe de ejecución financiera en las próximas reuniones
Comunicaciones
1.Hay necesidad de mejorar significativamente la comunicación entre la Oficina Trinacional, los puntos focales en los tres países, la sociedad civil y UNEP
Se abordará bajo el resultado 4.4
COOPERACION SUR-SUR
1. Un mecanismo para amortiguar el riesgo potencial que el cambio de Ministros de Medio Ambiente pueda representar para
Se consultará al Comité Ministerial
Anexo I. Agenda
7
la ejecución del proyecto debe ser considerado constante.
2. Un esfuerzo especial se debe hacer por Haití y República Dominicana para sentarse a revisar sus legislaciones nacionales en colaboración con el fin de armonizar con el objetivo de CBC conservación de la biodiversidad con un enfoque en los problemas transfronterizos y las oportunidades. Se mantiene all PNUMA / ORPALC como facilitador de procesos en este proyecto, basándose en estudios anteriores del PNUMA en Haití sobre el uso y comercio de recursos naturales a través de la frontera que contribuirían a reforzar el caso.
Se facilitará este proceso bajo la actividad 1.5.5
3. Jamaica, Puerto Rico y dos territorios de ultramar franceses han expresado su interés en participar en el CBC, pero sus funciones deben estar claramente identificados.
Se sugiere abordar esta solicitud en la segunda fase de la ejecución del Proyecto o directamente por Cuba, Haití y República Dominicana
4. Los intercambios técnicos deben ser capturados en un banco de datos de disponibilidad de capacidad de los pequeños Estados insulares
Se abordaría bajo el resultado 1.4
DEMARCACION
1. Apoyar y facilitar una reunión a corto plazo del PNUD-FMAM SNAP puntos focales de Haití y República Dominicana con la Oficina Nacional de Tri. El intercambio de información más útil para la demarcación y establecer un plan de trabajo conjunto para fortalecer las áreas protegidas en el CBC e identificar proyectos de desarrollo comunitario que también se puede mitigar las amenazas a la biodiversidad son de alta prioridad.
Cumplido
2. Revisar y completar los límites técnicos o de demarcación de la CBC, incluyendo la información de los ríos y la cuenca del río y su papel dentro de la CBC
Está previsto bajo el resultado 1.1, actividad 1.1.16
3. El análisis jurídico debe ser facilitado. El valor añadido de la CBC debe ser claramente comunicado a los países con base a la revisión y reformas de la legislación nacional en consonancia con la visión regional compartida.
Está previsto bajo el resultado 1.2 , actividad 1.2.2 y resultado 1.5, actividad 1.5.5
4. Verificación / validación del proceso sobre el terreno debe estar respaldada por un buen programa de comunicación que se iniciará en los próximos 2-3 meses.
Se abordará bajo el resultado 4.4
INFRAESTRUCTURA PARA LA REHABILITACION
Sector Privado
Anexo I. Agenda
8
1. El proyecto tiene que aumentar la atención sobre la iniciación / el desarrollo de contactos con el sector privado a fin de facilitar la creación de asociaciones con las comunidades en apoyo de los medios de vida sostenibles en línea con / de apoyo de la conservación de la biodiversidad y la rehabilitación del ecosistema.
Países participantes
1. Mayor diligencia y atención a los procesos de adquisición de UNEP deben ser aplicados por los países participantes, anticipándose a las restricciones específicas de cada caso y pedir ayuda (si es necesario) en el momento oportuno. Por ejemplo 1) Haití necesita 6 meses para el establecimiento del centro de reproducción, mientras que Cuba y la República Dominicana puede durar de 3 meses, ya que Haití necesita apoyo para la solicitud de la planta eventual concesión de la ayuda de Jamaica, también tendrá que hacerse con una buena planificación, 2) Las cotizaciones enviadas por los países por encima delos techos presupuestarios no pueden ser aprobadas por UNEP/ROLAC y por lo tanto, es en interés de todas las partes que los países participantes estudiar las líneas disponibles del presupuesto y atenerse a lo que está permitido y posible-de nuevo el pliego de condiciones "en el momento oportuno" es lo que hace la diferencia entre el progreso del proyecto o el retraso.
Se abordará en la reunión del Grupo Técnico y Ministerial al presentar el presupuesto.
2. El Plan Estratégico tiene que estar preparado como un paso hacia la obtención de más financiación y sostenibilidad del proyecto para el CBC.
Se abordará en los meses finales del proyecto. Previsto bajo el resultado 1.5
PREPARACION DE LAS CAPACITACIONES
1. La preparación para la capacitación de las comunidades
beneficiarias es un requisito previo para la rehabilitación de
tierras degradadas en los sitios piloto seleccionados.
Está previsto bajo el objetivo 3 y el 4
2. La información de los estudios de línea de base debe ser
utilizado para informar el nivel de formación que se realizarán en
los proyectos piloto y sitios.
Está previsto bajo el objetivo 3 y el 4
Anexo I. Agenda
9
3. La propuesta de la Universidad de Quisqueya debe ser
evaluado en detalle lo que se refiere a la construcción del centro
de formación de Dosmond. Hay detalles legales y de logística que
deben resolverse con el Ministerio de Medio Ambiente de Haití.
Sin embargo, la formación podría comenzar en Dosmond
utilizando las instalaciones existentes.
¿????????????????????????????????
4. La Tri Oficina Nacional debe asegurar que el programa de
formación está diseñado pensando en la sostenibilidad. Por lo
tanto la capacitación debe ser práctica a nivel de proyecto piloto,
incluye un componente de formación de formadores y estar
vinculado con el presupuesto. Metodologías de capacitación
deben estar alineados con los medios de comunicación
pertinentes. Los estudios de referencia deberían proporcionar
una guía útil para esto.
Está previsto bajo el objetivo 3 y el 4
RECOMENDACIONES
1. Hay una necesidad urgente y apremiante de un Taller con UNEP/ROLAC y la OTN para traer claridad de los objetivos del proyecto, actividades, resultados, productos y sistemas de PNUMA (funcionamiento (...)
Se organizará bajo Actividad 6.2
2. Debería haber una preparación inmediata de un plan de proyecto detallado de la ejecución con la previsión presupuestaria para el equilibrio del proyecto. Esto debe incluir un Plan de Formación revisado, la confirmación de los proyectos piloto en los sitios piloto, y la preparación del Plan Estratégico. Esto se debe hacer para su presentación a la Comisión Ministerial.
Se abordará bajo el objetivo 5
3. Revisar y completar los límites técnicos o de demarcación de la CBC en los próximos tres a seis meses con el fin de permitir la validación con los actores pertinentes de la CBC. Esta tarde debe ir acompañada de un programa de comunicación.
Se abordará bajo el objetivo 1
4. Otras organizaciones internacionales que se dedican a apoyar el proyecto del PNUMA / CE CBC se nombran en el documento del proyecto, por ejemplo, UNICEF, el PMA y el FMAM. El PMA ya ha manifestado su voluntad y disposición para actuar (esto está registrado en el acta de la reunión ministerial el pasado). El PNUMA puede dibujar un soporte rápido de otras agencias como el PMA. Con el FMAM habría oportunidad de armonizar ambos aspectos legales y el contenido (según lo previsto por la CE).
Se abordará bajo el objetivo 1
5. El Plan de Comunicación debe ser activado Se abordará bajo el objetivo 4
Anexo I. Agenda
10
6. La visibilidad del proyecto tiene un significado específico y por lo tanto, esto también debe ser mejorado. El sitio web se debe dar prioridad.
Se abordará bajo el objetivo 4
7. Es necesario una calendarización de necesidades de pagos por parte de la OTN, así como un mecanismo de revisión rigurosa para garantizar los controles y equilibrios.
Se abordará bajo el objetivo 5
8. Mantener el diálogo político y el apoyo en forma oportuna. Este diálogo debe ser entre los puntos focales y de Ministros, los Ministros y el PNUMA y los actores mencionados.
Se abordará bajo el objetivo 1
9. Puede ser necesario que un personal de apoyo se asignará al Punto Focal Nacional en Haití, que se centrará exclusivamente en este proyecto durante los próximos trece meses, dada la carga de trabajo del Punto Focal actual.
Se revisará el presupuesto para determinar la viabilidad
10. La estructura de gestión para los proyectos piloto deben estar claramente definido y llenado. ONG y organizaciones internacionales donantes deberían ser invitados a co-administrar las áreas con los puntos de Tri-Nacional / focal y un sistema de monitoreo y evaluación continua y los ajustes realizados en el campo para asegurar los resultados previstos (asociaciones).
Se abordará bajo el objetivo 3
11. Una revisión legal de la situación de la oficina de Tri-Nacional va más allá del proyecto de la UE / PNUMA, la articulación de las actividades de los PMA, el UNICEF, y el FMAM debe ser contratado con el fin de cumplir con los plazos del proyecto.
Se abordará bajo el objetivo 1
12. Una evaluación formal de recepción debe hacerse al final de los próximos seis meses para ofrecer una explicación verificable de los logros y orientar el proceso de implementación.
Se abordará bajo otros (6)
MONITOREO UNION EUROPEA
Oficina trinacional:.
1) Elaborar indicadores objetivamente verificables de resultado en el plan operativo de acción
Se abordará bajo el objetivo 5
2) Elaborar una estrategia de salida que aclare que tipo de mecanismo de coordinación interinstitucional quedará tras el cierre del proyecto
3) Considerar la posibilidad de aumentar el número de acciones de creación de alternativas de vida reduciendo el costo unitario para beneficiar comunidades ubicadas en el corredor
Se abordará bajo el objetivo 5
4. Buscar alianzas con instituciones locales para garantizar un acompafiamiento continuo a los grupos metas durante y después
Se abordará bajo el objetivo 5
Anexo I. Agenda
11
del cierre del proyecto en la creación de alternativas de vida UNEP
1. Facilitar las relaciones directas oficina trinacional - DUE y oficina trinacional ¿ comités ministeriales y técnicos?
Se abordará bajo el objetivo 5
Anexo II. Participantes
TALLER INTERNO DE LA OFICINA TRI-NACIONAL DEL PROYECTO UNEP/EC CBC
Lunes 24 y martes 25 de septiembre de 2012; Barahona, República Dominicana
De la Oficina Tri-Nacional/PNUMA
1. Nicasio Viña, Director Técnico
2. Severilys Volquez, Asistente Administrativa.
3. Ematel Belance, Especialista en Desarrollo Rural
4. Nobert Dechanel, Especialista Medios Alternativas de Vida
5. Roberto Vargas E. , Especialista Biodiversidad
6. Freddy Rodriguez, Especialista Cuencas
7. Blanca Romaña, Comunicación
8. Eunice Merillien, Secretaria Dirección
9. Ketty Alphonse, Secretaria Administrativa
10. Manuel Antonio Feliz, Conductor
11. Jean Harry Sinous, Conductor
De la Oficina Regional para América Latina y el Caribe/PNUMA
Asisten al taller de manera presencial
12. Erika Mattsson, Oficial de Administración
13. Franklin Bethancourt, Enlace del Proyecto
14. Isabel Martínez, Coordinación general
Asisten por teleconferencia
15. Shaherah Cumberbath (Instrumentos legales, informes, PNUMA/ORPALC)
16. Montse Valeiras (Comunicación PNUMA/ORPALC)
Facilitador externo
17. Juan Criado
Anexo III. Listado de documentos utilizados en el taller
TALLER INTERNO DE LA OFICINA TRI-NACIONAL DEL PROYECTO UNEP/EC CBC
Lunes 24 y martes 25 de septiembre de 2012; Barahona, República Dominicana
Documentación previa
La documentación que se facilitó a los participantes de manera previa al taller es la siguiente:
- Tabla resumen de las recomendaciones específicas y generales de la Evaluación de Término
Medio.
- Evaluación de Término Medio desarrollada en junio 2012.
- Tabla resumen de las recomendaciones del Informe de monitoreo de la Unión Europea de junio
de 2012.
- Informe de monitoreo de la Unión Europea.
- Documento sobre instrumentos legales del PNUMA.
- Recomendaciones del Comité Técnico al Grupo Ministerial.
Además de estos documentos, durante las sesiones se tuvo acceso a los siguientes:
- Tabla Guía con los diferentes instrumentos legales del PNUMA y sus usos.
- Formato de Acuerdo de Financiación en Pequeña Escala (SSFA).
- Formato de Due Diligence para la selección de organizaciones sin ánimo de lucro.
- Formato de Memorando de Acuerdo (MoU).
- Formato de solicitud de datos bancarios para terceras partes (Third Party Request Form).
-Documento de las Políticas y Procedimientos para acuerdos y asociaciones con contrapartes (21
de octubre de 2011).
- Documento de solicitud de Plan de Viaje (Travel Plan)
- Informe financiero del proyecto CBC hasta mayo 2012.
- Decisiones de la III Reunión- Comité Ministerial de Política del Proyecto UNEP/EC
del Corredor Biológico en el Caribe, 20 de septiembre del 2012, Puerto Príncipe, República de Haití
(en español y francés), 1 octubre 2012.
- Primer borrador del Plan Operativo de Actividades hasta enero de 2013.
Hay dos personas designadas como puntos focales de la documentación relevante:
- Franklin Bethancourt (FB), enlace del Proyecto de la ORPALC/PNUMA
- Freddy Rodríguez (FR) de la OTN/PNUMA.
Además, es posible disponer de la documentación más relevante utilizada durante la III Reunión
del Comité Técnica y del Grupo Ministerial en la dirección web
http://cbcinfo.wordpress.com/iii-reunion-ministerial/