taller de planeacion estrategica
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Contenido impartido en los Talleres sobre Desarrollo de Capacidades, dirigido a Organizaciones de la Sociedad Civil dominicana.TRANSCRIPT
Taller de Desarrollo de Capacidades para las Organizaciones de la Sociedad Civil
Dominicana
Planeación Estratégica
Rafael Flores Usero
(presentado el 27/05/2015 en Santiago de los Caballeros)
AGENDA
PRIMERA PARTE
Definic iones de estrategia
Proceso estratégico
Pensamiento estratégico Planeación estratégica
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
DEFINICIONES DE ESTRATEGIA
“Elemento que determina las metas básicas de una empresa a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para alcanzar esas metas” (Chandler)
“La estrategia representa un patrón de objetivos, propósitos o metas, así como las políticas y los planes para alcanzar estas metas, presentándolos de tal manera que permitan definir la actividad a la que se dedica la empresa…” (Andrews)
“Las estrategias denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios” (Koontz)
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
PLANEACION es un proceso mediante el cual se establecen
objetivos y se seleccionan los medios o caminos a seguir para
lograrlos.
Estos medios u opciones son precisamente la ESTRATEGIA que
nos permite lograr esos objetivos, y esta basada en el análisis y
evaluación de ventajas y desventajas de alternativas.
¿ QUE ES LA PLANEACION
ESTRATEGICA ?
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
¿ QUÉ ES LA PLANEACION
ESTRATEGICA ?
Proceso mediante el cual una organización define su visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Es la capacidad de desarrollar un proceso estructurado que
permita a una organización gestionar y administrar sus recursos
humanos, materiales y financieros para el logro de su misión
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Características de la estrategia:
Coherente
Pertinente
Realizable
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PROCESO ESTRATÉGICO
Conjunto de etapas y actividades que le permiten a una organización fijar su horizonte de futuro y lo
necesario para alcanzarlo, es decir, su estrategia.
Voluntarista
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Actitudes frente al futuro:
• Ignorar el cambio
•Reaccionar cuando
ocurra un cambio
• Prepararse para el cambio
•Construir el cambio
Pasiva
Reactiva
Preactiva
Proactiva
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Evolución del proceso estratégico:
60´s: 80´s: 90´s: Siglo XXI:
Local Internacional Global. Global.
Cliente poco exigente Cliente con > opciones. Alto poder de negociación de los clientes
Customización Stakeholders. Cliente con poderes colectivos. Diseño a la medida
Producto Calidad Cadena de valor
Competencias centrales (enfoque y focalización)
Gestión de conocimiento - Capital intelectual
Enfoque: Interno Enfoque: Entorno Enfoque: Interno Enfoque: Servicio
Principal problema estratégico: incrementar el retorno económico
Principal problema estratégico: lograr posicionamiento de la empresa
Principal problema estratégico: crear, desarrollar y fortalecer capacidades
Principal problema estratégico: crear, difundir y desarrollar el conocimiento
Proceso estratégico: exclusivamente arriba y no se comunica
Proceso estratégico: arriba pero con buena comunicación
Proceso estratégico: participativo, anticipativo y de estrategias emergentes
Escuela: Planeación (ciclo PHVA)
Escuela: Posición (ventaja competitiva)
Escuela: Aprendizaje (creación de valor)
Escuela: Biológica (capital humano y relacional)
Pensamiento estratégico
Planeación estratégica
Proceso estratégico
Fases del proceso estratégico:
Proceso de creación de la visión organizacional y de
elección de la estrategia: diagnóstico
y formulación
Proceso de despliegue y control de la
estrategia elegida.
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Proceso estratégico:
Fases del proceso
1. Definición de la Misión y la Visión
2. Análisis interno/externo
3. Desarrollo de Objetivos y Estrategias
4. Plan de acción o trabajo
5. Monitoreo y seguimiento
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Análisis Interno
Es un proceso de diagnóstico realizado para identificar las fortalezas y debilidades de la organización.
Estado del arte
Análisis Externo
Es un proceso de diagnóstico realizado para identificar las oportunidades y amenazas de la organización.
Entorno competitivo
Tendencias mundiales
Necesidades del entorno
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Misión
Preguntas que orientan su formulación o validación:
¿Qué es… ? [naturaleza] ¿Qué hace… ? [productos/servicios] ¿Para qué lo hace? [contribución] ¿Cómo lo hace? [identidad, medios] ¿A quién dirige su quehacer? [clientes] ¿En qué se diferencia? [capacidad distintiva / ventaja
competitiva]
Es la razón de ser de la organización. Debe hacer explícita la naturaleza e identidad organizacional.
Enmarca o da contexto a la formulación de la Visión y de los Objetivos organizacionales.
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Misión
Ejercicio E
Visión
Preguntas que orientan su formulación o validación:
¿Cuáles son los princ ipales logros que se deben alcanzar al año X?
¿Qué resulta prioritario fortalecer o mejorar desde ahora para alcanzar esos logros?
¿Qué resulta clave mantener o conservar para alcanzar esos logros?
¿En qué nuevos frentes se debe trabajar para alcanzar esos logros?
Estamos en el año X, por favor describa la organización.
Es la expresión del futuro deseado.
Es una aspiración, lo que se quiere alcanzar.
Fija el norte.
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Visión
Visión
–
Análisis Interno/Externo
Los mas recurrentes son:
1. Análisis DAFO
2. Análisis PESTLE
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Diagnóstico FODA
¿Qué es?
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Es un instrumento que permite a una Institución, Agrupación u Organización:
Detectar su situación organizacional interna y externa.
La posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo.
Conocer cómo nos organizamos a nivel interno.
Conocer cómo nos relacionamos organizacionalmente a nivel externo.
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1. A nivel INTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:
FORTALEZAS: son todas aquellas potencialidades materiales o
humanas con que cuenta una organización. Son de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo de la organización.
DEBILIDADES: son todas aquellas deficiencias materiales o
humanas con que cuenta una organización. Son las principales responsables del funcionamiento interno de la organización.
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OPORTUNIDADES: son todas aquellas posibilidades de desarrollo
que tiene una organización. Estas oportunidades se encuentran en el medio, natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la organización.
2. A nivel EXTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:
AMENAZAS: son todas aquellas situaciones negativas que atentan
con el desarrollo de una organización. Estas amenazas se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la organización.
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.
Positivo Negativo
Análisis Interno FORTALEZAS AREA DE MEJORA
Análisis Externo OPORTUNIDADES AMENAZAS
ANÁLISIS DAFO
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Estrategias del FODA
Las 4 estrategias provenientes del FODA son:
• FO
• FA
• DA
• DO
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Ejercicio FODA
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Análisis PEST
1. Factores Políticos
2. Factores Económicos
3. Factores Sociales
4. Factores Tecnológicos
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Factores Políticos
- Normativa y protección medioambiental
- Políticas fiscales
- Normatividad sobre comercio internacional y restricciones a este
- Legislación sobre cumplimiento de contratos y protección de los consumidores
- Legislación en materia de empleo
- Organización y actitud de la administración
- Estabilidad política
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Factores Económicos
- Crecimiento Económico
- Tipos de interés y políticas monetarias
- Gasto publico
- Políticas en materia de desempleo
- Tributación
- Tipos de cambio
- Etapa del ciclo empresarial
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Factores sociales
- Distribución de la renta - Demografía - Movilidad laboral y social - Cambios en el estilo de vida - Actitudes respecto al trabajo, la carrera
profesional y el ocio - Educación - Sensibilización respecto a la salud, y
bienestar y seguridad
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Factores Tecnológicos
- Gasto de investigación de la Administración
- Prioridad otorgada por la industria a los avances
- Nuevas invenciones
- Tasa de transferencia de Tecnológica
- Ciclo de vida y velocidad de la obsolescencia
- Uso y costos de la Energía
- (Cambios en) Internet
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Ejercicio PEST
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Objetivos
Son los propósitos o fines hacia los cuales se orientan las actividades organizacionales para
alcanzar la Visión en desarrollo de la Misión.
Achievable (alcanzable)
Realistic (realista)
Time bound (tiempo límite)
Deben acompañarse de METAS, entendidas como los resultados concretos esperados.
S Specific (específica)
M Measurable (medible)
A
R
T
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Objetivos
Ejemplo: Escuela Internacional de Ciencias Económicas y Administrativas
Objetivos con sus metas al año 2019
Objetivos Metas de los próximos 5 años de la EICEA
Aumentar la cobertura y el éxito
académico en la formación superior
Creación de mínimo 2 nuevos programas de maestría.
Aumento del índice de absorción en pregrado (estudiantes
nuevos/admitidos) a mínimo el 60%.
Deserción estudiantil de pregrado no supere el 5% por período
académico.
Empleabilidad de los graduados de los últimos 5 años mínimo del 85%.
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Ejercicio de objetivos
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Plan Operativo
El plan operativo es un instrumento para darle concreción y facilitar la implementación del conjunto de metas y/o iniciativas contenidas en el plan estratégico.
El POA (plan operativo anual) tiene una vigencia de 1 año
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Desarrollo del POA
Debes tener claro:
1. El POA se realiza para el logro efectivo de la misión.
2. Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.
3. Quienes serán las personas responsables.
4. Que recursos necesitas y de que recursos dispones
5. Definitivamente plantear un cronograma acorde a la duración del POA.
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Elementos a considerar:
1. El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada
2. Debe ser un instrumento corto, agil y sencillo. Mientras mas largo, menos se usa.
3. Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización.
4. Los planes operativos son anuales
5. Deben tener un seguimiento formal por lo menos trimestral. Eso implica que se deben definir las instancias responsables del seguimiento del plan
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Los compromisos del POA son:
1. Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación.
2. Hay que llenar formatos
3. Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer.
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Ejercicio Matriz POA
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Medida de las características o estado de un individuo, objeto o proceso.
Descripción operativa de un objetivo.
Relación entre dos variables que sirve para medir un hecho.
Medidas que sintetizan situaciones importantes de las cuales interesa conocer su evolución en el tiempo.
Expresión cuantitativa y/o cualitativa de lo que se pretende alcanzar con un objetivo específico establecido.
DEFINICIÓN INDICADOR
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Estructura de los indicadores:
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Indicadores de gestión permiten medir-tipo y número- de servicios y productos que se
ofrecen para cumplir con los objetivos
Identifican las cualidades distintivas de los medios, los procesos, los servicios y los
productos
Miden…”la contribución a la solución de problemas de la sociedad…. las transformaciones en personas, familias, grupos, instituciones y entornos derivadas de la acción de la institución. Cambios en el saber, el ser y el hacer….” (Ver, Quintero, Victor Manuel)
GESTIÓN
CALIDAD
IMPACTO
TIPOS
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EFICACIA
EFICIENCIA
PERTINENCIA
SOSTENIBILIDAD
Mide el grado de avance y/o cumplimiento
de una determinada variable respecto a la
programación prevista
Mide el grado en que un proyecto alcanza sus
objetivos, optimizando el uso de los recursos
disponibles.
Mide la respuesta de la actividad a las
necesidades, expectativas e intereses de la
población beneficiaria.
Mide la capacidad del proyecto una vez
finalizado, de generar condiciones tales que la
población puede seguir mejorando su realidad
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Miden la incidencia del programa en la población total
o en la seleccionada como grupo objetivo.
ESTRUCTURA Cuando reflejan la información cuantitativa de la
organización y los recursos con que ésta cuenta.
PROCESOS Miden el tipo de servicio ofrecido en relación con
patrones de referencia.
RESULTADO
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se
mide no se puede controlar, y lo que no se
controla no se puede gestionar.
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GESTIÓN
CALIDAD
IMPACTO
Proyectos de asesoría y consultoría articulados
a la docencia e investigación contratados anualmente.
Aportes al mejoramiento de las organizaciones derivadas de la asesoría y consultoría.
Grado de satisfacción de los beneficiarios de la
asesoría y consultoría.
Indicadores de gestión permiten evaluar - tipo y número- de servicios y productos
que ofrece la institución para cumplir con la función de proyección/ extensión/
interacción
Identifican las cualidades distintivas de los medios, los procesos, los servicios y los
productos que hacen realidad la proyección social/ extensión/ interacción
Miden…”la contribución de la institución a la solución de problemas de la sociedad….
las transformaciones en personas, familias, grupos, instituciones y entornos derivadas de la acción de la institución. Cambios en el saber, el ser y el hacer….”
(Ver, Quintero, Victor Manuel)
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
Ejemplo:
Fuente: Centro de Información Universidad de La Sabana
Indicadores
NOMBRE DEL
INDICADOR
FÓRMULA DE
CÁLCULO
EXPLICACIÓN DE
VARIABLES
UNIDAD
DE MEDIDA
SENTIDO
(+) ó (-)
FUENTE DE
INFORMACIÓN
FRECUENCIA
EN LA TOMA
DE DATOS
META
RANGO DE
GESTIÓN
FRECUENCIA
DE ANÁLISIS
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS
Numerador: Número de
Índice de
Absorción
Número de estudiantes
nuevos / Número de
estudiantes admitidos
estudiantes nuevos
matriculados en un periodo.
Denominador: Número de
estudiantes admitidios para
%
(+)
Sistemas
Escolaris -
Módulo
Admisiones
Semestral, al
f inal del
proceso PIAMI
>=60%
Valor de
alerta: <=55%
Semestral
Director de
Admisiones
ese mismo periodo.
Ejercicio: Ficha de Indicadores
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CICLO DE GESTIÓN
DIAGNOSTICAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
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DIAGNOSTICAR
PLAN
EAR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
Consiste en obtener y procesar
información para identificar el estado inicial (línea base) de
la organización sobre la que se va a realizar una gestión.
¿Desde la identidad de la organizacion
qué brechas se encuentran para el cumplimiento de la misión y la visión?
¿Cómo influye el entorno?
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DIAGNOSTICAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
Consiste en definir, con base
en el diagnóstico, los objetivos de la
institución, con miras al
cumplimiento de lo que se quiere.
Consiste en elegir las mejores
opciones frente al futuro y proveer
los medios necesarios para
alcanzarlas.
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
DIAGNOSTICAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
Es el proceso
mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad
de recursos para apoyar los objetivos de la organización.
Es el desarrollo de las estrategias y acciones planteadas en el plan.
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DIAGNOSTICAR
PLANEAR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
Es un proceso
permanente para verificar sistemáticam ente que las estrategias y
acciones planeadas se llevan a cabo
según lo esperado.
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
DIAGNOSTICAR
PLANE
AR
HACER
VERIFICAR- MONITOREAR
ACTUAR- MEJORAMIENTO
CONTINUO- EVALUAR
Evaluación educativa:
estimación del grado en que un
proceso educativo ha alcanzado las
metas para las que fue creado (finalidad). IMPACTO.
La mejora continua
consiste en conseguir cambios continuos en todas las actividades de la
organización.
Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015
GRACIAS