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Lic. Mar)n González Castro
Taller 3
Organizar en el proceso administra4vo.
ESTRUCTURA GESTIÓN DEL TIEMPO COMUNICACIÓN DELEGACIÓN
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Lic. Mar)n González Castro
¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA?
• Responde a la pregunta de cómo se coordinay cómo se divide el trabajo?
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Lic. Mar)n González Castro
CÓMO ES LA FOTO DE TU EMPRESA?
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Lic. Mar)n González Castro
DISTINTOS TIPOS DE ESTRUCTURAS
• Funcional
• Por Unidad de Negocio
• Divisional
• Geográfica
• Matricial
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Lic. Mar)n González Castro
COMUNICACIÓN
• “El arte de saber escuchar.”
Ascendente – DescendenteFormal - Informal
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Lic. Mar)n González Castro
LOS 4 PRINCIPIOS BÁSICOSDE LA COMUNICACIÓN
1. Lo verdadero no es lo que dice A,sino lo que entiende B.
2. Cuando B interpreta mal un mensajede A, el culpable es siempre A.
3. No es posible la NO - Comunicación.
4. Cada comunicación implica un aspecto de contenido y un aspecto de relación, condicionando el último al primero.
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Lic. Mar)n González Castro
6 BARRERAS Y RUIDOSDE LA COMUNICACIÓN
1. Filtración (esponja)
2. Percepción Selec7va (qué ves…)
3. Defensa (me amurallo)
4. Lenguaje (chino básico)
5. Medio Inadecuado (analízame)
6. Cultura (ojo!)
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Lic. Mar)n González Castro
GESTIÓN DEL TIEMPO
“Si amas la vida no malgastesel tiempo, porque de tiempo
se compone la vida”.
-Benjamín Franklin
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Lic. Mar)n González Castro
EL TIEMPO ES UN RECURSO ESPECIAL
• Todos tenemos el mismo.
• Una vez pasadoya no se recupera.
• Cualquier acHvidad requiere Hempo.
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¿PODEMOS CONTROLAR EL TIEMPO?
•NO !!!!• Podemos controlar las acHvidades que realizamos.
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Lic. Mar)n González Castro
CÓMO ORGANIZARNOS…
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Iden4ficar las horas más y menos eficaces.
4) La realidad del 4empo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
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Lic. Mar)n González Castro
1) LA LISTA DE COSAS A HACER
• El inventario
• Origen de muchas urgencias de la lista…
• Criterios de importancia (A, B, C)
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Lic. Mar)n González Castro
2) LA MATRIZ DE PRIORIDADES
• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.
• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .
• No planear más de 6 actividades/día,lo normal son 3.
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3) IDENTIFICAR LAS HORAS + EFICACES (E) Y LAS -‐ EFICACES (D)
• E) Período del día que uno rinde más:– Para lo diTcil, complejo, importante
• D) Período del día que uno rinde menos:– Leer periódico, abrir correo, telefonerar, interrupciones, entrevistas.
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Lic. Mar)n González Castro
4) LA REALIDAD DEL TIEMPO CONTROLABLE
• Pasar raya cada ½ hora durante 3 días.– Permite idenHficar las interrupciones y tomar medidas
• 5 preguntas claves: Qué estoy haciendo….?
1. Qué en realidad es necesario hacer?2. Qué pudiera encargar a otras personas?3. Qué pudiera hacerse con más eficiencia?4. Que hace perder el Hempo a otros?5. Qué hice en mis mejores horas?
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Lic. Mar)n González Castro
5) USAR UN PLAN PARA ORGANIZARSE
1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su Hempo controlable.5) Elabore un plan diario.
• Según las prioridades y • consolidar Hempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las acHvidades terminadas7) Reprogramar las acHvidades no terminadas
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Lic. Mar)n González Castro
6) VIVIR CON EL PLAN DIARIO
• Ponerlo en prác4ca!!!
• Revisar la matriz de vez en cuando
• Programar pocas cosas extra
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LA DELEGACIÓN
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6 MITOS DE LA DELEGACIÓN
1. Disminución de Autoridad
2. Falta de Confianza: aversión al riesgo, miedo a parecer autoritario,miedo a quedar en evidencia.
3. Deseo de Reconocimiento púbico:
4. Falta de Tiempo
5. Falta de Familiaridad
6. Hábitos personales
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Lic. Mar)n González Castro
MITOS SOBRE EL ÉXITODE UNA EMPRESA
• El mito del Supertrabajador
• El mito de la susHtución
• El mito del perfeccionista
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3 CARACTERÍSTICAS DISTINTASDE LOS DELEGADOS
LOS QUEREQUIEREN
LOS QUE ESPERANA VER
LOS QUESE RESISTEN
Revolucionarios Negociadores Vacunados
Más realistas que el rey Escép4cos No se les paga para…
Pioneros Seguidores An4
Locomotoras
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Lic. Mar)n González Castro
PREPARACIÓN PARA LA DELEGACIÓN: ACTITUD CORRECTA
• Seguridad en uno mismo
• Arriesgarse
• Carácter confiado
• Orientación de Tareas
• Mucha Paciencia
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Lic. Mar)n González Castro
QUÉ SE DEBERÍA DELEGAR...
• Tareas Recurrentes
• Búsqueda de información(proveedores / competencia)
• Tareas muy específicas
• Representación en las reuniones
• Responsabilidades Futuras
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Lic. Mar)n González Castro
QUÉ NO SE DEBE DELEGAR...
• Planificación y previsión
• Consejos y problemas
• Evaluación del Rendimiento
• Acciones disciplinarias
• Tareas confidenciales
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Lic. Mar)n González Castro
LOS 7 PASOS DE LA DELEGACIÓN
1. Defina los obje4vos (SMART).Cuánto mejor sean definidos los objeHvos,más fácil y eficaz será la delegación.
2. Explique el contextoy la per4nencia del come4do.Comunique no sólo lo qué hay que hacer sino por qué hay que hacerlo.
3. Establezca pautas de actuación.Le ayudan a usted y a sus colaboradores a controlar el desempeño de la tarea y sirven además, de criterio para la evaluación.
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LOS 7 PASOS DE LA DELEGACIÓN
4. Conceda Autoridad.Cualquier tarea delegada debe llevar consigola delegación de un nivel de autoridad concreto.
5. Defina el Nivel de Apoyo.Su colaborador debe saber qué recursos Hene a su alcance, qué ha hecho usted para preparar el apoyo de los demás a su labor y su disponibilidad de apoyo.
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LOS 7 PASOS DE LA DELEGACIÓN
6. Determine Obligaciones y Compromiso.Si se asigna una tarea sin crear un senHdo de obligación y responsabilidad, es diTcil que salga bien.
7. Establezca las Recompensas.Comuníqueles a sus colaboradores las consecuencias que pueden esperar, posiHvas y negaHvas, por una buena o mal labor.
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Lic. Mar)n González Castro
PROBLEMAS AL PONER EN PRÁCTICALA DELEGACIÓN
• Renuencia a delegar autoridad
• Delegar sin una explicación apropiada
• Estructuración excesiva del trabajo
• Delegación Excesiva
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Lic. Mar)n González Castro
PROBLEMAS DE SUPERVISIÓNDE LA DELEGACIÓN
• Desautorizar a los miembros del equipo
• Ejercer excesivo o escaso control
• Completar o corregir las tareas delegadas
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Lic. Mar)n González Castro
SÍNTOMAS DE UNA DELEGACIÓNMAL REALIZADA
• Usted está demasiado ocupado
• Sus subordinados no enHenden que hacer, hacen otra cosa, incumplen con los plazos, hacen un mal trabajo.
• Pérdida de producHvidad de su local con el resto
• Muchos despidos / rotación en su local
• Existen “puenteos” en los ascensos
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Lic. Mar)n González Castro
DEBERES / TAREAS
• 1) GESTIÓN DEL TIEMPO: Realice el listado de todas las acHvidades / tareas que realiza en un día normal de trabajo.
• 2) Una vez que tenga el listado, categorice las tareas en A, B, C, según el grado de importancia y urgencia.
• 3) Delegue una tarea. Defina qué tarea delegar, elija al delegado y prepare todos los pasos para realizar una delegación exitosa.