tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos

Integrantes: Avenali Nael, Luna David, Santos Nicolás.

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Tabla Dinámica

Las tablas dinámicas son tablas interactivas que permiten al usuario agrupar y

resumir grandes cantidades de datos en un formato conciso y tabular, para analizar

e informar los contenidos más fácilmente. Pueden clasificar, contar y resumir los

datos, y están disponibles en muchos programas de hojas de cálculos. Una ventaja

de esta característica en Excel, es que te permite reordenar, esconder y mostrar

campos con distintas categorías dentro de la tabla dinámica, para así proveer vistas

alternativas de los datos. Sigue leyendo para averiguar cómo crear tus tablas

dinámicas en Excel.

Para crear una Tabla Dinámica, primero se debe partir de una base de datos. Para

realizar esta tabla, vamos a la pestaña “Insertar”, luego “Tabla dinámica” y

seleccionamos la primera opción.

Luego nos salda un cuadro como el siguiente que dice “Crear tabla dinámica”, en la

cual seleccionaremos el rango de la tabla y luego la ubicación donde se debe ubicar

la tabla dinámica a crear.

Una vez que hayamos aceptado nuestro libro de Excel se podrá visualizar de la

siguiente manera:



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1. En “seleccionar campos”, aparecen los

botones a agregar, pueden ser

arrastrados de un área a la otra (“Filtro de informe", "Rótulos de columna",

"Rótulos de fila" y "Valores"), aunque los

que tengan valores numéricos siempre aparecerán en el campo “valores”.



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A medida que seleccionemos los campos, que debamos agregar a la tabla irán

apareciendo en el libro, a partir de la celda en la cual hayamos decidido colocar la

tabla.

Aplicar Filtros

Otra de las cualidades que tiene una tabla

dinámica es que se le pueden aplicar filtros a

los resultados, para facilitarnos la visualización

únicamente de los datos que deseemos

observar.

Las cabeceras en el panel están acompañadas

de una lista desplegable (solo los que se

encuentren en “rotulo de fila”), donde

podremos escoger su orden, o filtrar solo los

campos que queramos que se vean.

Fuente de datos externa

La utilización de una fuente de datos externa, es utilizar archivos o bases de datos

que no se encuentren almacenadas dentro de un libro Excel, mediante una

conexión con la otra aplicación de la cual se quiere extraer los datos.



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Crear una tabla con base de datos externa

Para crear una tabla con una base de datos externa, lo que debemos hacer es sobre

el menú “Insertar”, seleccionamos “Tabla dinámica” y luego seleccionamos la

segunda opción “Utilice una fuente de datos externa”

Filtro Informe

Un filtro informe es un elemento de la tabla dinámica, la cual nos permite mostrar

un sub conjunto de datos en un informe de tabla dinámica o grafico dinámico.

Cumple la función de administrar la presentación de grandes cantidades de datos y

poder centrarse en un subconjunto de datos en el informe.

Lo que hay que hacer es arrastrar el o los campos que se deseen filtrar hasta el

área “Filtro informe” y en una celda se visualisara el el campo que nosotros

arrastramos, con una lista desplegable para marcar solo lo que deseemos que se

observe.



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Campo calculado

Para trabajar con campo calculado debemos y a la pestaña “opciones”

(Herramientas de la tabla dinámica), nos situaremos sobre “formulas” y dentro de

la lista desplegable seleccionaremos la primer opción activa “Campo calculado”.

A continuación nos saldrá una ventana denominada “Insertar campo calculado”, en

ella realizaremos la formula que deseemos teniendo en cuenta las columnas que

tenemos en la tabla.

Por ejemplo calcularemos el valor del importe total, en el recuadro “Nombre”

colocaremos el nombre con el que luego se visualizara la nueva columna, en

“Formula” colocaremos el calculo que necesitemos hacer, en este caso cantidad *

importe, para obtener el importe total.



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Configuración de campo valor

Para configurar el valor de un campo debemos hacer click derecho sobre la

cabecera de la columna y en el menú que nos aparece seleccionamos la opción

“Configuración e campo valor”.

Luego se nos abrirá un cuadro como es siguiente con diferentes opciones para

configurar el campo seleccionado. En el mismo se encuentran 2 pestañas, una es

“Resumir valores por” y la otra es “Mostrar valores como”.



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Resumir valores: en la cual podemos decidir si la agrupación de valores que

realiza la tabla es en forma de suma, promedio, cuenta, etc.

Mostrar valores como: es la que nos permite decidir si el valor que se

muestra en cada celda (dentro de la tabla) se compare con algún otro

campo o no.

Opciones de la tabla dinámica

1. Diseño y formato:

a. Selección de diseño.

i. Combinar y centrar celdas con etiquetas: se activa esta

casilla para combinar celdas de elementos de columnas y filas

externos de manera que pueda centrar los elementos

horizontal y verticalmente.

ii. Sangría de etiquetas de fila en forma compacta: se

utiliza para aplicar sangría al área de los rótulos de fila si el

informe de la tabla tiene un formato compacto.

iii. Mostrar campos en área de filtro de informe:

Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar

primero los campos del área del filtro del informe de arriba

abajo. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para

mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de

izquierda a derecha.

iv. Campos de filtro de informe por columna: Escriba o

seleccione el número de campos que desea mostrar antes de

mostrar otra columna o fila en función del valor en Mostrar

campos en área de filtro de informe.

b. Selección de formato.

i. Para valores erróneos, mostrar: Active esta casilla de

verificación y escriba el texto, que desea que aparezca en la

celda en lugar de un mensaje de error.

ii. Para celdas vacías, mostrar: Active esta casilla de

verificación y, a continuación, escriba un texto, que desea que

aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco.

iii. Autoajustar anchos de columnas al actualizar: Active

esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la

tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor

de número más extenso.

iv. Mantener el formato de la celda al actualizar: Active esta

casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del

informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada

vez que realice una operación en la tabla dinámica.

2. Totales y filtros

a. Sección Totales generales



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i. Mostrar totales generales de las filas: Active o desactive

esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la

columna Total general situada junto a la última columna.

ii. Mostrar totales generales de las columnas: Active o

desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la

fila Total general situada en la parte inferior del informe de la

tabla dinámica.

b. Sección Filtros

i. Subtotales de elementos filtrados de página: Active o

desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir

elementos filtrados de informes en subtotales.

ii. Marcar totales con el signo * Active o desactive esta casilla

de verificación para mostrar u ocultar un asterisco junto a los

totales. Este asterisco indica que los valores visibles que se

muestran y utilizan cuando Excel calcula el total, no son los

únicos valores que se utilizan en el cálculo.

iii. Permitir varios filtros por campo: Active esta casilla de

verificación para insertar todos los valores, incluidos los que

están ocultos por un filtro, cuando Excel calcula los subtotales

y el total general.

c. Sección Ordenar

i. Usar listas personalizadas al ordenar: Active o desactive

esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso

de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si

desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento

al ordenar grandes cantidades de datos.

3. Mostrar

a. Sección Presentación

i. Mostrar botones para expandir y contraer: Active esta

casilla de verificación para mostrar el botón más (+) o el

botón menos (-) que utiliza para expandir o contraer rótulos

de filas o columnas.

ii. Mostrar información contextual sobre herramientas:

Active esta casilla de verificación para que aparezca la

información contextual sobre herramientas que muestra

información sobre el valor, fila o columna de un campo o valor

de datos.

iii. Mostrar propiedades en información sobre

herramientas: Active o desactive esta casilla de verificación

para mostrar u ocultar la información contextual sobre

herramientas que muestra información sobre las propiedades

de un elemento.

iv. Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables:

Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u

ocultar títulos de tabla dinámica al principio del informe de



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tabla dinámica y filtrar flechas desplegables en rótulos de filas

y columnas.

v. Diseño de tabla dinámica clásica: Active o desactive esta

casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la opción de

arrastrar campos dentro y fuera del informe de tabla

dinámica.

vi. Mostrar elementos sin datos en las filas: Active o

desactive para mostrar u ocultar los elementos de fila que no

tienen valores.

vii. Mostrar elementos sin datos en las columnas: Active o

desactive para mostrar u ocultar los elementos de columna

que no tienen valores.

viii. Mostrar rótulos de elementos cuando no hay campos en

las áreas de valores: Activar o desactivar para mostrar u

ocultar rótulos de elementos cuando no hay campos en el área

de valores.

ix. Mostrar miembros calculados desde el servidor OLAP:

Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u

ocultar los miembros calculados en una dimensión. Esta casilla

de verificación no afecta a las medidas calculadas.

b. Sección Lista de campos

Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente.

i. Ordenar de A a Z: Active esta casilla de verificación para

ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinámica

por criterio de ordenación alfabético.

ii. Ordenar según origen de datos: Active esta casilla de

verificación para ordenar los campos de una lista de campos

de tabla dinámica según el orden especificado en el origen de

datos externo.

4. Impresión

i. Imprimir botones para expandir o contraer al

mostrarlos en una tabla dinámica: Active o desactive esta

casilla de verificación para mostrar u ocultar los botones para

expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica.

ii. Repetir etiquetas de fila en cada página impresa: Active

o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos

del elemento actual del área de rótulos de fila en todas las

páginas de un informe de tabla dinámica impreso.

iii. Establecer títulos a imprimir: Active o desactive esta casilla

de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de

encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de



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elementos de columna en todas las páginas impresas de un

informe de tabla dinámica.

5. Datos

a. Sección Datos de tabla dinámica

i. Guardar datos de origen con el archivo: Active o desactive

esta casilla de verificación para guardar los datos del origen

de datos externo con el libro.

ii. Habilitar información detallada: Active o desactive esta

casilla de verificación para habilitar la información detallada

del origen de datos y, a continuación, mostrar los datos en

una nueva hoja de cálculo.

iii. Actualizar al abrir el archivo: Active o desactive esta casilla

de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de

Excel que contiene este informe de tabla dinámica.

b. Sección Mantener los elementos eliminados del origen de

datos

i. Número de elementos que se van a recuperar por

campo: Para especificar el número de elementos de cada

campo que se almacenarán temporalmente con el libro en la

caché, seleccione una de estas opciones:

Automático El número predeterminado de

elementos únicos para cada campo.

Ninguno Ningún elemento único para cada

campo.

Máx El número máximo de elementos únicos

para cada campo.

Diferencias entre filtros avanzados y tablas

dinámicas.

Se filtra sutilizando como referencia la base, pero los datos se extraen de afuera. Se filtra según las siguientes condiciones: Mínimo un campo como criterio. Mínimo un campo como destino. El nombre de los campos que se utiliza para el criterio y el lugar donde se copian los datos tiene que ser exactamente igual a como

Fácil de usar: este debe ser su principal atributo, con solo algunos clicks puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que esté haciendo, con muy pocas otras herramientas puedo en dos clicks, mostrar todas las ventas de un determinado vendedor, por poner un ejemplo.



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figura en la base de datos. Para filtrar nueva información se tiene que especificar nuevamente los criterios y los datos que se quieren extraer. Si se cambian los datos en la base, así como su estructura, no se actualiza en el filtro (hay que ejecutarlo nuevamente). El lugar donde se establecen los criterios como el lugar donde se especifica que se copian los datos tienen que estar separados entre si por una columna y de la base de datos. Los criterios que se utilizan son: Y (las condiciones van en la misma fila), O (las condiciones van una debajo de la otra).

Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar los datos a una reunión y comenzar a sacar información "on demand" o trabajar con los datos en equipo. Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las fórmulas "tridimensionales" cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinámicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Página como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel más de "resumen" que cuesta conseguirlo con fórmulas normales. Múltiples vistas y cálculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadísticos resumen, con un par de clicks puedo: cambiar la función de agrupación (SUMA, CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Además podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el análisis.



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Grafico Dinámico

Un grafico dinámico es un grafico que se basa en los datos que se

encuentran en una tabla dinámica. Y es reajustable al aplicar filtro sobre la

información. Esta grafica es la que nos guía y nos da una ayuda visual para

poder comprender la tabla dinámica. Para visualizar un grafico lo que

debemos hacer es ubicarse sobre la tabla que será utilizado como base del

grafico, luego ubicarse en la pestaña “Insertar”, después en “Tabla

Dinámica” y seleccionamos la segunda opción “Grafico Dinámico”.

Visualizaremos una ventana como la de la tabla dinámica, porque que

vallamos trabajando la tabla se visualizaran gráficamente los cambios o

modificaciones que nosotros realicemos sobre la misma.

tablas dinámicas y gráficos dinámicos

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