Qu es una tabla dinmica?

Unatabla dinmicaes una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.

Lastablas dinmicaspermiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

Partes de una tabla dinmica en ExcelJusto cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de laspartes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que se coloquen en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales se podr restringir la informacin que se ve en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especficas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.Una vez especificados los campos para cada una de las reas, latabla dinmicacobra vida. Se puede tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

Funcionamiento de las tablas dinmicas

Lastablas dinmicas en Excelpermiten agrupar datos de maneras diferentes para poder obtener la informacin que se necesitaSupongamos que se tiene una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Se ha solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que se necesita hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas se puede utilizar unatabla dinmicapara obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Se puede imaginar una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que se debe hacer es especificar los campos de la tabla de datos que se va a comparar. Se elige las ciudades como las filas de latabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de la tabla de datos y los agrupar en latabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora se hace lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente se elige una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en latabla dinmica:

As se tendr un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin se obtendr el total de ventas.Lo ms importante es que lastablas dinmicaspermiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

Crear una tabla dinmica en ExcelHaz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas.

Campos calculados en tabla dinmica.Las tablas dinmicas permiten hacer uso decampos calculadoslos cuales son columnas que obtienen su valor de la operacin realizada entre algunas de las otras columnas existentes en la tabla dinmica.Supongamos la siguiente tabla dinmica en donde tenemos el resumen de las ventas de los productos del ao pasado.

Ahora queremos insertar una nueva columna que contendr el pronstico de ventas para el prximo ao y el cual se ha estimado que tendr un crecimiento del 4%. Esta nueva columna la podemos agregar como uncampo calculadoa la tabla dinmica de la siguiente manera.Dentro del ttuloHerramientas de tabla dinmicaselecciona la ficha Opciones y posteriormente el botn Clculos el cual desplegar varias opciones y debers seleccionarCampos, elementos y conjuntospara finalmente seleccionar la opcinCampo calculado.

Se mostrar el cuadro de dilogoInsertar campo calculadoen donde se puede especificar un Nombre para el campo.

Adems del nombre del campo se debe especificar la Frmula que Excel utilizar para realizar el clculo de la nueva columna. Se puede observar un recuadro donde aparecen enlistados todos losCamposde latabla dinmicade manera que al seleccionar alguno de ellos y presionar el botnInsertar campose insertar su nombre en la frmula. Una vez que hayas terminado de configurar el nuevo campo calculado pulsa el botn Aceptar y Excel insertar el campo.

Al actualizar los datos de la tabla dinmica loscampos calculadosreflejarn automticamente los nuevos clculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva columna que ha sido creada realizando operaciones con los campos existentes de una tabla dinmica.

Elementos calculados en tablas dinmicas.Excel tambin permite agregar elementos calculados que no son ms que una nueva fila en la tabla dinmica que agrupa otras filas.

Para hacerlo debo seleccionar alguna celda de las etiquetas de fila e ir a la ficha Opciones dentro de Herramientas de tabla dinmica y pulsar el botn Clculos. Posteriormente seleccionar la opcin Campos, elementos y conjuntos para finalmente seleccionar la opcin Elemento calculado.

De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Insertar elemento calculado.

Al pulsar el botn Aceptar se insertar una nueva fila al final de la tabla dinmica llamada Latinoamrica y las suma de las ciudades que pertenece.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel?Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comandoGrfico dinmicoque se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogoInsertar grficode donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro delgrfico dinmico:

Para eliminar ungrfico dinmicosolamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.