TABLAS DINÁMICAS

Es una herramienta de presentación de datos. Una Tabla Dinámica combina lo mejor de la consolidación y de los subtotales y va más allá de esas dos herramientas para proporcionar una mayor flexibilidad de presentación. Se puede cambiar la presentación con solo arrastrar los campos a otra posición de la hoja de cálculo.

Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?

Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe anterior, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

¿Cómo se organizan los datos?

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf.

Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse.

¿Cómo se crea un informe de tabla dinámica?

Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos externa. A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de los campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las áreas de colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe automáticamente.

Crear una tabla dinámica utilizando el asistente

Para este tema utilizaremos el archivo base de datos enviado en lecciones anteriores.

1. Abramos el libro base de datos

2. En este caso no importa si la base de datos esta ordenada o no ya que la tabla dinámica se encarga de filtrar los datos.

3. Clic en cualquier parte de la base de datos

4. Clic en el menú INSERTAR

5. Clic en Tabla Dinámica

6. Asegúrese de que “Lista o base de datos de Microsoft Excel” está seleccionado, y luego pulse Aceptar

7. Los recuadros blancos que aparecen en el cuadro de diálogo representan el esquema de la Tabla dinámica. Para crear la tabla dinámica, se arrastra los botones que aparecen en la parte derecha del cuadro de diálogo, los cuales están etiquetados con los nombres del campo de la lista de datos.

8. Arrastre el campo VENDEDOR hasta el recuadro PÁGINA

9. Arrastre el campo MARCA hasta el recuadro COLUMNA

10. Arrastre el campo COLOR hasta el recuadro FILA

11. Arrastre el campo SUCURSAL hasta el recuadro FILA

12. Arrastre el campo PRECIO hasta el recuadro DATOS

13. Clic en Aceptar

14. Aparece la Tabla dinámica

Nota: Realice pruebas con los filtros para ver las diferentes posibilidades de información que presenta.

Opciones de tablas dinámicas - formato

- Dar clic derecho sobre la tabla dinámica y seleccionar opciones de tabla dinámica

Nos aparecen las diferentes opciones de la tabla dinámica.

TOTALES Y FILTROS

Totales Generales de columnas- Totales generales de filas:

Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas.

DISEÑO Y FORMATO

Aquí encontramos opciones de ajuste para Mostrar la información de la tabla.

MOSTRAR

Podemos observar y cambiar las diferentes opciones de visualización en cuanto a encabezados y títulos se refiere.

Explicación de la terminología de tablas dinámicas - Datos Datos de origen

Datos de origen para las ilustraciones de este tema.

Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla dinámica. Puede crear un informe de tabla dinámica a partir de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica.

Campo

Región, Suma de ventas, Trimestre y Deporte son campos.

Categoría de datos que se obtiene a partir de un campo en la lista o base de datos de origen. El campo Deporte, por ejemplo, puede provenir de una columna de la lista de origen con el rótulo Deporte y contiene los nombres de varios deportes (golf, tenis) para los que la lista de origen tiene cifras de ventas.

Elemento

Golf, Trim1, Trim2 y (Todas) son elementos.

Subcategoría o integrante de un campo. Los elementos representan las entradas únicas del campo en los datos de origen. Por ejemplo, el elemento Golf representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el campo Deporte contiene la entrada Golf.

Función de resumen

Tipo de cálculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. Los informes de tabla dinámica utilizan Suma para los campos de datos que contienen números y Contar para los que contienen texto. Puede seleccionar otras funciones de resumen, por ejemplo, Media, Mín, Máx y Producto.

Actualizar

Actualizar un informe de tabla dinámica con los datos más recientes de una lista o una base de datos de origen. Por ejemplo, si un informe de tabla dinámica se basa en datos provenientes de una base de datos, al actualizar el informe se ejecutará la consulta que recuperará datos para el mismo. En los

informes basados en datos de una hoja de cálculo, al cambiar los datos de la hoja, se puede hacer clic en un botón para actualizar el informe con los cambios.

Explicación de la terminología de tablas dinámicas - Tipos de Campos Campo de fila

El campo en Deporte es un campo de fila.

Un informe de tabla dinámica que contenga más de un campo de fila tiene un campo de fila interior (Deporte, en el ejemplo a continuación) que es el más próximo al área de datos. El resto de los campos de fila son exteriores (Región, en el ejemplo). Los elementos situados en la parte más exterior del campo de fila se muestran sólo una vez, pero los elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea necesario.

Región es un campo de fila exterior, Deporte es un campo de fila interior.

Campo de columna

El campo en Trim es un campo de columna.

Campo de página

El campo Región es un campo de página.

Los campos de página permiten filtrar un informe completo de tabla dinámica para mostrar los datos de un único elemento o de todos los elementos.

Campo de datos

El campo Ventas es un campo de datos.

Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse. Habitualmente, los campos de datos contienen números que se combinan mediante la función de resumen Suma, pero también pueden contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de resumen Contar. Si un informe tiene más de un campo de datos, en el informe de acceso a todos los campos de datos aparece un único botón de campo, denominado Datos.

Explicación de la terminología de tablas dinámicas - Diseño Áreas de colocación

Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos del Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Para diseñar un informe de tabla dinámica, arrastre los campos desde la ventana de la lista de campo y póngalos en las áreas de colocación.

Lista de campos

Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para utilizarlos en el informe de tabla dinámica. Si un campo está organizado en niveles de detalle, puede hacer clic en para mostrar u ocultar los niveles inferiores. Para mostrar los datos de un campo en un informe de tabla dinámica, arrastre el campo desde la lista de campos hasta una de las áreas de colocación.

Lista desplegable de campo

Lista de los elementos disponibles para mostrar en un campo. Si un campo está organizado en niveles de detalle, puede hacer clic en para ver qué elementos del nivel inferior están seleccionados para mostrarse. Una marca de verificación doble indica que se muestran algunos elementos de nivel inferior o todos ellos.

Área de datos

Las celdas en violeta están en el área de datos.

Parte de un informe de tabla dinámica que contiene datos de resumen de los campos de fila y columna. Por ejemplo, la celda B5 contiene un resumen de todos los importes de las ventas para Golf en Trim1.

Formato con sangría