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ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE

RIVERA

TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

(Actualización)

RIVERA, 2016

INTRODUCCIÓN

La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública; promover la organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.

En virtud de las disposiciones contenida en la Ley y la reglamentación que expide el Archivo General de la Nación, se registra en este documento las pautas básicas que deben conocer y aplicar los funcionarios de las diferentes dependencias de la administración central del municipio de Rivera, para la organización de los archivos de gestión y el procedimiento para las transferencias documentales al archivo central y al histórico.

Hay que tener en cuenta que la dinámica de la administración pública es cambiante; por tal razón el Archivo General de la Nación establece el seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en uno de sus apartes del acuerdo 039 de 2002, etapa quinta del procedimiento o metodología para la elaboración y aplicación de este documento, que al tenor dice: “La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma”.

Al tener en cuenta lo expuesto anteriormente, se elabora este documento de actualización de la Tabla de Retención Documental, pretendiendo dar cumplimiento a los parámetros dados por el Archivo General de la Nación y atendiendo la modificación en la estructura orgánica de la entidad y del ajuste en el manual de funciones establecida con el Acuerdo 013 de 2012, donde se redistribuyen las funciones en la entidad.

Con la aplicación de las TRD, se pretende difundir una cultura archivística con pautas claras y precisas, teniendo en cuenta el orden procedencia y el ciclo vital de los documentos dando la importancia que ellos representan como memoria institucional, garantía de trato y manejo, permitiendo acceder fácilmente a los métodos avanzados de administración informática o digitalización de documento.

METODOLOGIA

Los estudios para el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental del Municipio de Rivera, se basó en la estructura orgánico funcional

actual de la Alcaldía de Rivera y siguiendo los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 039 de 2002 y el Mini manual “Tablas de Retención Documental y transferencias Documentales. Se siguieron las siguientes etapas:

PRIMERA ETAPA.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.

Se realizó una compilación de la información institucional que incide en la producción, trámite, conservación y disposición final de los documentos, enmarcando las disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, tomando para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, el Organigrama vigente, Actos Administrativos de creación de grupos de trabajo y manuales de funciones y procedimientos; ya que de este ejercicio se identifican las secciones y subsecciones a presentar, con sus respectivas series documentales. Para el conocimiento de las fuentes documentales se procedió a entrevistar a los productores de los documentos, lo establecido en la Encuesta de Unidad Documental definida por el Archivo General de la Nación, para identificar las tipologías documentales de cada dependencia.

SEGUNDA ETAPA.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA. Partiendo del concepto que la Tabla de Retención Documental es la base para la elaboración del Programa de Gestión Documental y que además son el resultado del análisis e interpretación de la investigación realizada sobre la Institución y su manejo documental, en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la situación actual de los documentos de la Entidad y se entró a presentar una propuesta racional para su manejo, de tal manera que se apliquen los principios y procesos archivísticos con el fin de dar protección al patrimonio documental desde su producción hasta su disposición final. Se realiza el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental a cada una de las unidades administrativas descritas en la estructura orgánica actual. Los documentos de apoyo no se registran en la Tabla de Retención Documental, ya que la información que contienen, no inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa y no forman parte de las series documentales de las oficinas. La Tabla de Retención Documental, es una propuesta de reorganización de los archivos, de tal manera que se mejore la gestión documental de la Entidad, por tal motivo, se plantea desde esta propuesta que la documentación original esté bajo la responsabilidad de las unidades

administrativas que tienen las funciones de ejecutar y velar por el cumplimiento de las obligaciones adquiridas (productores de los documentos) y en las demás oficinas que reposen copias de los mismos documentos se manejen, si se considera necesario como documentos de apoyo (por tal motivo no se reflejan en la Tabla de Retención Documental). Lo anterior con el fin de que la documentación de un expediente esté completa en la misma unidad de conservación, cuidando así no fraccionar las unidades documentales y aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original de los documentos. Con el fin de revisar y confrontar el trabajo, en la medida en que se presentaron avances del proceso, se solicitó a los jefes de las oficinas productoras de la documentación, su aprobación en primera instancia.

TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN. En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el documento. Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención Documental por el Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las diferentes dependencias.

CUARTA ETAPA.

APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Una vez que el Comité Interno de Archivo apruebe la modificación de la Tabla de Retención Documental, el Municipio de Rivera (administración central), deberá implementarla y establecer las estrategias de difusión que permitan su aplicación de tal forma que se logre la organización de los archivos de gestión, como principio de un proceso de normalización de la gestión de documentos para cada una de las dependencias de la Entidad.

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.

1.1 Investigación preliminar Su naturaleza jurídica la establece la Constitución Nacional de 1991 en el artículo 311 “Al municipio como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley,

construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asigne la constitución y las leyes”.

El municipio verde de Colombia nació en sector de Aguas Calientes en 1888 con el nombre de San Mateo por iniciativa de Vicente Poveda, quien construyó las primeras casas con el apoyo de los vecinos y posteriormente fue adjuntado como corregimiento de Neiva.

La Asamblea del Huila en reconocimiento al magnífico desenvolvimiento del corregimiento de San Mateo resolvió elevarlo a la categoría de municipio, independizándolo de Neiva, lo cual se hace por Ordenanza número 4 de 1943 que le da el nombre de Rivera, en honor del escritor José Eustasio Rivera y señala sus límites; además Rivera fue el primer municipio del Huila que construyo su carretera para comunicarse con la capital.

Hoy 70 años después, Rivera es uno de los municipios ecoturísticos por excelencia contando con una extensión de 435 km cuadrados, con una temperatura de 25 grados centígrados y ubicado a tan solo 20 km de Neiva, cualidades que lo han convertido en uno de los de mayor crecimiento y desarrollo del departamento, siendo así mismo un abanderado por el rescate de los valores socio culturales de la región. En los territorios de este municipio se encuentran dos regiones diferentes: una al oriente: montañosa, perteneciente a la vertiente occidental de la cordillera oriental; la otra al occidente: plana, comprendida en el valle del río magdalena. Por su formación presentan los pisos térmicos cálido, medio y frío, regado por las aguas de los ríos Arrayanal, Blanco, Frío, Negro y Magdalena, además de varias corrientes menores.

Límites del municipio:

Norte: el municipio de Neiva; Sur: el municipio de Campoalegre; Oriente: el departamento del Meta y el municipio de Algeciras; Occidente: el municipio de Palermo. Extensión total:435 Km2 Extensión área urbana:211 Km2 Extensión área rural:224 Km2 Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 700 Temperatura media: 25º C Distancia de referencia: 20 Km a Neiva

RIVERA; TIERRA DE PROMISORIA.

Hablar de la tierra de José Eustasio Rivera, implica muchas cosas como recordar aquellos momentos de su fundación, describir su acelerado crecimiento y obviamente conocer todo lo que acontece alrededor de ella hoy.

Rivera esconde en la memoria de su gente, sobre el colorido de sus montañas, en el azul de sus cielos y bajo sus cristalinas aguas; inolvidables momentos de su historia, como aquel pasado protagonizado por los primeros pobladores del municipio en los años 1800, cuando esta Tierra de Promisión no tenía nombre, era ingenua, pequeña y tan tímida que se escondía arriba en la montaña. En aquellos tiempos los habitantes de Rivera eran los indígenas Tamas, quienes se caracterizaban por su belicosidad.

Según cuentan los abuelos, esta comunidad indígena huyó de la montaña, porque sintió pánico del hasta hoy supuesto volcán situado por los lados del Salado y Agua Caliente. Fue así, como en el año de 1888 esas personas que venían de la montaña, se unieron con unos colonizadores comerciantes y misioneros agustinianos para fundar a San Mateo. Así se llamó por primera vez este territorio, que ahora conocemos como Rivera en honor al escritor de La Vorágine. Mientras los pobladores de San Mateo se dedicaban a la agricultura, día a día el patrimonio cultural de los riverenses se espesaba más y más, y fueron naciendo las leyendas del “pollo malo”, “la mujer sin cabeza”, “la madre monte”, “la pata sola”, entre otros mitos que, con el tiempo, se quedarían en la tradición oral de nuestro municipio. Estas historias, junto con los rajaleñas, los tamales, el pan chicha y bizcochos, Las aguas termales, las artesanías, la literatura, el Reinado Infantil del San Juanero Huilense, entre otros aspectos fueron enriquecieron las tradiciones y el patrimonio cultural de esta “Tierra de Promisión”. Fue en el año 1943, mediante la ordenanza No 4 que se declaró el corregimiento de San Mateo como municipio, el cual llevaría por nombre Rivera, en honor al escritor de La Vorágine. Con el paso de los años, Rivera llegaría a ser reconocido como el “Municipio Verde de Colombia”, y aunque hoy por hoy, ya no goza de tan distinguido reconocimiento, para esta administración Rivera CON LA GENTE, devolverle al municipio este calificativo es uno de sus mayores retos. Para ello, la inversión en temas ambientales será una realidad, que, junto al desarrollo turístico, su clima, la hospitalidad de su gente, El Reinado Departamental Infantil del San Juanero Huilense, Las Aguas Termales y su gastronomía, le permitirán posicionarse una vez más, como destino turístico por excelencia. A pesar de que Rivera está ubicada en zona de conflicto y de haber vivido algunos momentos violentos como los originados por el bogotazo que se extendió a todos los rincones del país, el intento de toma por parte de la Guerrilla aquel 13 de agosto de 1987, los asesinatos de algunos líderes y políticos del municipio, incluida la masacre de los Concejales, entre otros; Rivera vive tranquila, pues sabe que estos brotes de violencia han sido asilados y no se pueden comparar con la situación de orden público que se vive en otras regiones del país.

Día a Día, los Riverenses sueñan con un mejor futuro para su pueblo y se sienten orgullosos de la tierra que los vio nacer. Y ahora, todo se ve más cerca, pues esta administración que encabeza el doctor Néstor Ramiro Barreiro Andrade, tiene firmes propósitos de ofrecerle a los riverenses en mejores condiciones de vida, todo ello, enmarcado en políticas sociales, de desarrollo económico y seguridad, pilares del Gobierno Rivera CON LA GENTE. 1.2 investigación preliminar sobre las fuentes documentales

1.2.1 Encuesta Estudio Unidad Documental Previo conocimiento de la Institución se procedió a identificar las tipologías y unidades documentales dentro de cada unidad administrativa. En este punto se trabajó la entrevista con los productores documentales, según la encuesta que aparece como anexo y se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales, de tal manera que en la primera etapa se persiguió el conocimiento de la unidad productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre la generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La entrevista fue realizada a cada jefe de la unidad administrativa teniendo en cuenta la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental).

2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales. En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber: 2.1 conformación de series y subseries Para la conformación de las series y subseries documentales, se analizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación. Las series y subseries de cada oficina productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les ha sido asignado. La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a la necesidad de la institución y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

2.1 .1 Codificación Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:

El primer digito corresponde al Fondo, el segundo dígito corresponde a la sección y el tercer dígito a la subsección. Ejemplo: FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO DEL ALCALDE SUBSECCION DESPACHO DEL ALCALDE 100 FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO 110 FONDO ALCALDÍA MUNICIPALDE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE PLANEACION VIAS E INFRAESTRUCTURA 120 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE HACIENDA 130 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE SALUD Y ASUNTOS SOCIALES 140 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION COMISARIA DE FAMILIA 150 FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA SECCION DESPACHO SUBSECCION SECRETARIA DE TURISMO YCULTURA 160

2.1 .1.1 Codificación unidades administrativas Las oficinas productoras de los documentos se identifican con la codificación sugerida por el Archivo General de la Nación el cual consiste en asignar a las oficinas principales tres dígitos partiendo del número 100 con intervalo de 10 para las secciones o dependencia y para subsección u oficinas el número consecutivo del intervalo. Por lo tanto, la codificación es la siguiente:

CODIGO SECCION Y SUBSECCION

100 Despacho del alcalde

110 Secretaria general y de gobierno

120 Secretaria de planeación vías e infraestructura

130 Secretaria de hacienda

140 Secretaria de salud y asuntos sociales

150 Comisaria de familia

160 Secretaria de turismo y cultura

2.1.1.2 Codificación de series y subseries La codificación de las series y las subseries documentales constan de cinco dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los tres siguientes a las subseries. Ejemplo: El código para una subseries corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, dependiendo del orden alfabético. Ejemplo: En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de cuatro dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subseries. Ejemplo: 2.2 VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL Al proponer los tiempos de conservación a cada serie o subseries se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, jurídico-legal, fiscal, contable, técnico y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos

SERIE CODIGO SERIE

ACTAS 2

CONTRATOS 3

SUBSERIE CODIGO SUBSERIE

ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD 1

ACTAS DE CONSEJO DE GOBIERNO 2

SERIE SUBSERIE CODIGO

ACTAS ACTAS CONSEJO DE GOBIERNO 02-02

teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. De igual manera, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente y para aquellos casos en los que la norma no regula, se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité Interno de Archivo de la Entidad. También se tuvo en cuenta como criterio de valoración la frecuencia de consulta por parte de los usuarios internos y externos. La valoración documental permite establecer la propuesta de retención para cada serie o subseries documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 2.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E

HISTÓRICO Al tener en cuenta el ciclo vital de los documentos, el Municipio de Rivera conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la Tabla de Retención Documental propuesta, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde esta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se aplicará la guía establecida que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental. Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subseries, facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico, Cronológico y Geográfico. Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se

destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité Interno de Archivo de la Entidad está facultado para realizar eliminaciones documentales. Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados documentos de apoyo. Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente y se conservarán durante un tiempo precaucional, con la finalidad de atender posibles reclamaciones o consultas por parte de las entidades de control y los ciudadanos. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección. 2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Al implementar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, surgen las trasferencias documentales primarias, que consiste en la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, una vez hayan cumplido su tiempo de retención; y las transferencias documentales secundarias, que consisten en la remisión de los documentos del Archivo Central al Archivo Histórico. Las Trasferencias documentales primarias, deberán efectuarlas los jefes de cada una de las dependencias de la Entidad, remitiendo al Archivo Central los expedientes o carpetas, con sus respectivos tipos documentales. Los cuales deberán estar ordenados respetando la secuencia de su producción y trámite, previamente depurados, eliminando sus duplicados, fotocopias, invitaciones entre otros; es decir todo aquel material que no sea documento de archivo.

Por definición es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al archivo central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el archivo de gestión.

Para efectuar las transferencias se debe tener en cuenta lo siguiente:

Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencias

Solicite asesorías a la oficina de Secretaría General y de Gobierno.

Seleccione los expedientes de las series y subseries Documentales que según la TRD deben transferirse.

Realice la selección natural, retire documentos que no son esenciales en el expediente como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopias cuyos originales se encuentren en expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre otros.

Ordenación de tipo Documentales. Los documentos se ubican uno a tras de otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.

Foliación. Debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología siendo el número uno el documento más antiguo, y el número mayor el documento más reciente.

Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

Utilice carpetas desacidificadas para conformación de expedientes

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tanta carpeta vaya a transferir.

Ubique las carpetas en cajas para archivo, siga el orden ascendente del número de carpetas

Diligencie el formato único documental registrando cada uno de las series a transferir.

2.5 DISPOSICIÓN FINAL En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso. Para normalizar estos procesos se plantea:

Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación.

Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la Tabla de Retención Documental. Las eliminaciones documentales harán partes del proceso de transferencias documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y selección natural. Así mismo para las transferencias secundarias se aplicarán las modalidades de muestreo descritas a continuación:

Muestreo: En la columna disposición final del cuadro de Tablas de Retención Documental para cada subseries en que se requiera realizar selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a aplicar. En el desarrollo de esta propuesta se trabajó el muestreo aleatorio y el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo cronológico y el muestreo por polos de interés.

Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.

Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico, alfabético, sociológico, etc.).

Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la serie.

Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la entidad.

2.6 RETENCIÓN DOCUMENTAL Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación. La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los

plazos empezarán a contar desde el momento en que la serie o subseries ha cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que han perdido vigencia. 2.7 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La modificación de la Tabla de Retención Documental será aplicada a partir de que sea aprobada por el Comité Interno de Archivo, según lo establecido en el acuerdo 039 de 2002. Esta constituirá la base y el referente para la organización de los archivos, podrá aplicarse a los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración, para el resto de la documentación deberán elaborarse las Tablas de Valoración Documental. 2.7.1 Actualización y Seguimiento de la Tabla de Retención Documental El Jefe o responsable del Archivo realizará un cronograma de seguimiento junto con el Comité Interno de Archivo, para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Jefe o responsable del Archivo y presentadas al Comité Interno de Archivo de la Entidad para su estudio y aprobación. Es importante tener en cuenta que la Tabla de Retención Documental requiere revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo mínimo de un año se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la producción documental. 2.8 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera, consiste básicamente en un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales de la documentación tramitada por cada una de las dependencias en cumplimiento de sus funciones específicas, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión, en el archivo central y una vez cumplida su vigencia, se determina su disposición final, bien sea su eliminación, selección o conservación total. El ejercicio de asumir la ciencia Archivística de una forma objetiva es compromiso de todos por tal razón, es importante que todos los servidores públicos se ilustren de los diferentes componentes integradores de la Tabla de Retención Documental, para su aplicabilidad en el ejercicio de la eficiencia y eficacia de la gestión pública. En la Tabla de retención documental se identifican con letra mayúscula fija y negrilla las series documentales; las subseries con mayúscula fija; mientras que los tipos documentales se identifican con un guion. 2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención

2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención Documental

El primer elemento que aparece es el nombre de la entidad y la dependencia productora, esta última acompañada de su respectivo código de identificación. Ejemplo:

Entidad Productora: Se registra el nombre de la Alcaldía Municipal de Rivera (H).

Oficina Productora. Aparece el nombre de la unidad administrativa de la Alcaldía Municipal de Rivera Huila, que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Posteriormente el control del número de hojas que conforman la Tabla de Retención Documental para cada una de las dependencias que componen la estructura orgánica de la Entidad. Ejemplo: Hoja No. 1 de (n) = número total de hojas de la TRD Hoja No. 1 de 10 Hoja No. 2 de 10

Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de Clasificación documental establecido en la Alcaldía Municipal de Rivera Huila.

Ejemplo: 100 Despacho del Alcalde - (sección) 110 Secretaria de Gobierno y desarrollo Comunitario - (sección) 120 Secretaria de Planeación - (sección) 130 Secretaria de Hacienda - (sección) 140 Secretaria de Salud - (sección) 150 Comisaria de Familia - (sección) 160 Secretaria de Cultura y Turismo - (sección)

Posteriormente aparecen dos dígitos que identifican la serie documental y los dos siguientes señalan la subseries documental.

Serie. Registra el nombre asignado al conjunto de Unidades Documentales emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente también se listarán las Subseries correspondientes.

Ejemplo: 110. 14 CONTRATOS – (Serie) 110.14.01 Contratos de Obra – (Subserie)

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.

Ejemplo:

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN

D S SB

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

230 10 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 2 8

230 10 2

COMPROBANTES DE EGRESO

Egreso

Orden de pago

Disponibilidad presupuestal

Registro

Cotización

Acta de recibo

Factura

D: DEPENDENCIA S: SERIE SB: SUBSERIE

Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten.

Archivo Central. Es en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la contraloría Departamental, cuya consulta no es muy frecuente.

Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanente a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

En esta columna se establece el destino final para la respectiva Serie o Subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y está estructurado así:

CT. (Conservación Total o Permanente): Se marca esta casilla con una equis (X), para señalar que la serie o Subserie documental se debe conservar permanentemente por su valor cultural, científico e histórico.

CODIGO SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION

FINAL

D S Sb Archivo Gestión Archivo Central CT E M S

100 45

RESOLUCIONES 2 2 X

D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie

Conservación Total. Se aplica en aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición final o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo son Patrimonio Documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación la ciencia y la cultura.

Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Ejemplo: Se debe Interpretar: La Serie CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA, se debe eliminar totalmente, una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o

especial durante la selección con criterios alfabéticos numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos entre otros.

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION

FINAL

D S Sb Archivo Gestión

Archivo Central CT E M S

100 12

CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENIA DESPACHADA 2 2

x

Correspondencia

Ejemplo:

CODIGO SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION

FINAL

D S Sb

Archivo Gestión


100 10 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

2 8 x

100 10 2 COMPROBANTE DE EGRESO

Egreso

Orden de pago

Disponibilidad presupuestal

Registro

Acta de recibo

Microfilmación. Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. Ejemplo:

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION

DISPOSICION FINAL

D S Sb Archivo Gestión


100 18 DECRETOS 2 20 X X

D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie Se debe interpretar: La serie DECRETOS, se puede conservar totalmente y microfilmar, una vez haya cumplido los 20 años en el archivo central, pero no se puede destruir el soporte físico por tratarse de una serie con valor histórico. (Parágrafo del artículo 2º de la ley 80 de 1989 y artículo 49 de la ley 594 de 2000). Procedimientos. En esta columna se consigna los procesos aplicados en modalidad de muestreo microfilmación y eliminación.

3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN.

En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el documento.

Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención Documental por el Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las diferentes dependencias. Con la información recopilada y debidamente tabulada, analizada, evaluada y con base en el cuadro de clasificación, se construyó la versión 2 de la Tabla de Retención Documental, adoptando el formato establecido por el Archivo General de la Nación. Desarrollados los estudios para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, esta se remitió a cada una de las unidades administrativas para que fuera revisada, estudiada, analizada por los productores y se hicieran las recomendaciones necesarias.

Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura orgánica vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.

4. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera se enmarca teniendo como referencia la Normatividad Colombiana en materia de Administración Pública y Archivística.

En Primer lugar, se tuvo en cuenta la Constitución Política de Colombia, que establece en el título I, dentro de los Principios Fundamentales: “Es obligación del Estado y de las Personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación” Art 8.

“El Patrimonio cultural de la Nación está bajo la Protección del Estado. El Patrimonio Arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad Nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.” Art 72.

“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos Públicos salvo en los casos que establezca la ley.” Art 74.

La ley General de Cultura el título II, el artículo 4 define el patrimonio cultural de la Nación.

“El Patrimonio Cultural de la Nación está constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la Nacionalidad Colombiana, tales como las Tradiciones, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental y ecológico, lingüístico, sonoro, audiovisual, fílmico, testimonial, documental.”

Ley 4 de 1913. Que en su artículo 289 establece que los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los Archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo de sus funciones.

Ley 57 de 1985. Por el cual se ordena la publicidad y el acceso de los actos y documentos oficiales.

Ley 80 de 1989. Por medio del cual se crea el Archivo General de la

Nación.

Ley 27 de 1992. Por la cual se expiden normas sobre administración de personal al servicio del Estado.

Ley 87 de 1993. Normas para el ejercicio de control interno.

Acuerdo 07 de 1994 “Reglamenta General de Archivos.” Tiene como ámbito de aplicación a todos los Archivos oficiales, del orden Nacional, Distrital y Municipal, así como las entidades territoriales indígenas, entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y a los Archivos Históricos especiales. Así mismo el reglamento contiene elementos teóricos y técnicos que regulan los procesos Archivísticos dentro de las entidades que intervienen en su aplicación. Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios modificada parcialmente por la ley 617 de 2001.

Circular 02 de 1997. Por medio del cual se establecen los requisitos, procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías en los Archivos Públicos dirigida a los Alcaldes y Gobernadores.

Ley 388 de 1997. Ley de desarrollo territorial.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

Acuerdo 049 de 2000. Fija los parámetros que se deben tener en cuenta como condiciones de construcción y dotación de los edificios para archivo.

Acuerdo 038 de 2002. Establece el formato del inventario documental.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.

Decreto-Ley 019 de 2012. Por medio del cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

Decreto 2609 de 2013. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.

Circular externa No. 001 del Archivo General de la Nación. Establece directrices para el cumplimiento e implementación del decreto 2578 de 2012.

Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Cuadro de clasificación

documental

Rivera, 2016

CODIGO SERIES DOCUMENTALES SUBSERIES DOCUMENTALES TIPO DOCUMENTAL

1 ACCIONES CONSTITUCIONALES

1 ACCIONES DE TUTELA Demanda

Notificaciones

Contestacion

Fallo

2 ACCIONES POPULARES Demanda

Notificaciones

Contestacion

Fallo

2 ACTAS 1 ALMACEN Citacion, actas y anexos

2 POSESION Citacion, actas y anexos

3 DE COMISION DE PERSONAL Citacion, actas y anexos

4 DE COMITÉ COORDINACION CONTROL INTERNO

Citacion, actas y anexos

5 DE COMITÉ DE ATENCION DE DESASTRES Citacion, actas y anexos

6 DE COMITÉ DE ATENCION HUMANITARIA Citacion, actas y anexos

7 DE COMITÉ DE CREDITO EDUCATIVO Citacion, actas y anexos

8 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y CONTRATOS Citacion, actas y anexos

9 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL CONFLICTO ARMADO


10 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE Citacion, actas y anexos

11 DE COMITÉ DE SISBEN Citacion, actas y anexos

12 DE COMITÉ LOCAL DE AREAS PROTEGIDAS Citacion, actas y anexos

13 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES Citacion, actas y anexos

14 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DIRECTIVOS DOCENTES


15 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD Citacion, actas y anexos

16 DE COMPROMISO Citacion, actas y anexos

17 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL Citacion, actas y anexos

18 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos

19 DE CONSEJO CONSULTIVO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL


20 DE CONSEJO DE GOBIERNO Citacion, actas y anexos

21 DE CONSEJO DE SEGURIDAD Citacion, actas y anexos

22 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Citacion, actas y anexos

23 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Citacion, actas y anexos

24 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos

25 DE NUTRICION Citacion, actas y anexos

26 DE CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL Citacion, actas y anexos

27 DE CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD


28 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos

29 *Actas de consejo municipal de cultura Citacion, actas y anexos

30 DE DEMOLICION Citacion, actas y anexos

31 DE ENTREGA Y RECIBO Citacion, actas y anexos

32 DE INSPECCION OCULAR Citacion, actas y anexos

33 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos

34 DE CUSTODIA Citacion, actas y anexos

35 ACTAS DE CONSEJO MUNICIPAL DE TURISMO Citacion, actas y anexos

36 DE PRESENTACION Citacion, actas y anexos

37 DE COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA (COVE)


38 DE VISITA Citacion, actas y anexos

39 DE PREVENCION Y CONTROL DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS


40 DE CERTIFICACION MUNICIPAL Citacion, actas y anexos

41 DE SEGUIMIENTO DE PAGO Citacion, actas y anexos

42 DE COMITÉ DE ADULTO MAYOR Citacion, actas y anexos

43 PROGRAMACION DE JORNADA DE VACUNACION


44 DE ASEGURAMIENTO DE LA POBLACION NO AFILIADA AL MUNICIPIO


45 LESION DE MADRES LIDERES Citacion, actas y anexos

3 ACUERDO DE PAGO 1 PREDIAL Emplazamiento

copia de cedula

Copia de NIT

Letras de cambio

Declaraciones

2 INDUSTRIS Y COMERCIO Resoluciones

Emplazamiento

copia de cedula

Copia de NIT

Letras de cambio

Declaraciones

4 AUTORIZACIONES Y 1 CONSTRUCCION Solicitud,anexos y respuestas

LICENCIAS 2 DE FUNCIONAMIENTO Solicitud,anexos y respuestas

3 EVENTOS EN EL MUNICIPIO Solicitud,anexos y respuestas

4 TRANSPORTE DE SEMOVIENTES Y MUEBLES Solicitud,anexos y respuestas

5 USO DE BIENES PUBLICOS Solicitud,anexos y respuestas

6 USO DE SUELOS Solicitud,anexos y respuestas

5 BOLETINES 1 CONTABLES Boletin

2 DE PRENSA

6 CIRCULARES 1 INFORMATIVAS Circular

2 NORMATIVAS Circular

7 COBRO COACTIVO Titulo contribuyente moroso

Notificacion al deudor del titulo

Edicto

Recursos de apelacion, consignacion o comprobantes de estar al dia

Auto de archivo

Notificacion de la decision

Publicacion en diario

Mandamiento de pago

Solicitud de embargo ante oficina de registro de instrumentos publicos

Oficios a entes financieros para embargos de cuentas

Oificio de notificacion del embargo

Orden de retencion del Vehiculo

notificacion del mandamiento

Excepciones del contribuyente

Resolucion de recursos

Decision sobre excepciones

Orden de ejeucion y remate de bienes

Notificacion

Acta o documento de ejecutoria del remate

Avaluo del bien

Notificacion del avaluo

Solicitud de nuevos avaluos por el contribuyente

Acuerdo de pago

Auto de cierre

Oficio de devolucion de valor embargado

8 COMPROBANTES DE ALMACEN

1 ORDEN DE ALTA Contrato

Actas parciales de entrga y recibo

Acta final de entrega y recibo

Factura

Orden de alta

2 ORDEN DE EGRESO Bono de dotacion

Autorizacion de retiro del bien

Actas de entrega

Orden de entrega

9 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

1 CREDITOS Y CONTRACREDITOS Comprobantes y soportes

2 DE AJUSTES Documento obejto de ajuste

3 NOTAS CONTABLES Comprobantes y soportes

4 TRASLADO DE FONDOS Comprobantes y soportes

10 COMUNICACIOES OFICIALES

Registro de sistemas de informacion

11 CONCEPTOS 1 ADMINISTRATIVOS Solicitud

Respuesta

2 JURIDICOS Solicitud

Respuesta

3 TECNICOS Solicitud

Respuesta

12 CONCILIACIONES 1 BANCARIAS Estado de cuenta o extracto

Conciliacion

2 PREJUDICIALES Auto de aprobacion de la conciliacion

Actas de conciliacion

3 TITULOS JUDICIALES Titulo u orden de pago

13 CONTRATOS OFICIALES 1 CON FORMALIDADES PLENAS Estudio previo

Solicitud de certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual

Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal

Certificado de CDP

Certificado de aprobacion pre-contractual

Pre-pliego de condiciones o terminos de referencia

Resolucion de apertura del proceso

Oficio de autorizacion de venta de pliegos

Primera publicacion en diario

Segunda publicacion en diario

Pliego definitivo de condiciones o terminos de referencia

Resolucion de designacion del comité evaluador

Acta de visita de obra o inspeccion

Certficado d visita de obra de inspeccion

Acta de audiencia de aclaracion

Adendas

Acta de entrega de propuestas

Propuestas

Informe de evaluacion

Analisis juridico

Orden de elegibilidad y recomendación

Resoluicion de declaratoria de desierta

Acta de sorteo

Acta de audiencia de adjudicacion

Resolucion de delegaccion de adjudicacion

Resolucion de adjudiciacion

Solicitud de Resistro presupuestal

Registro presupuestal

Minuta de contrato

Polizas

Comprobante de papgo de derechos de publicacion o impuestos

Certificado de antecedentes disciplinario

Certificado de antecedentes fiscales

Registro unico tributario

Fotocopia de cedula de ciudadania

Fotocopia pasado judicial

Acta de iniciacion

Actas de supervicion e interventoria

Actas de reconocimiento de creditos y obligaciones patriminiales

Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista

Actas de modificiacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las prestaciones contratadas,

Actas parciales

Informe de interventoria

Otro si

Anexos de modificacion de poliza

Resolucion de terminacion unilateral

Acta de suspension del contrato

Acta de reiniciacion del contrato.

Acta de terminacion

Acta de liquidacion

2 SIN FORMALIDADES PLENAS Estudio previo

Solicitud de certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual

Certificado de personal insuficiente o sin conocimiento para el objeto contractual

Soliciitud certificado de CDP

Certificado de CDP


Invitaciones a proponer

Propuestas

Analisis juridico

Minuta de contrato

Camara de comercio

Certificado de antecedentes disciplinario


Registro unico tributario


Fotocopia pasado judicial

Solicitud de registro predupuestal


Polizas

Comprobantes de pago de derechos de publicacion o impuestos

Notificacion de asignacion de interventor

Acta de iniciacion

Acta de supervision e interventoria

Actas de modificiacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las prestaciones contratadas,

Otro si

Acta de suspension del contrato

Acta de reiniciacion del contrato.

Acta de recibo a satisfaccion


Informe final

Acta de liquidacion

3 DE EMPRESTITO Y PEGNORACION DE RENTAS Acuerdo de autorizacion al alcalde para celebrar operaciones de credito

Contrato

Constancia de publicacion del contrato

Oficio de registro del contrato de Ministerio de Hacienda

Constancia de registro en contraloria departamental

Solicitud de desembolso

Pagare

Otro si

Constancia de pubicacion del otro si

Pagare original candelado y devuelto por el ente financiero

14 CONTRIBUYENTES DE PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO

1 PREDIAL Identificacion

Notifcacion de asignacion de interventor

Certificado de catastro

Estado de cuenta

2 INDUSTRIS Y COMERCIO Camara de comercio

Copia de Nit

Copia de cedula de ciudadania del representante legal

Relacion de productos y/o servicios inscritos

Registro de invima de cada producto

Formulario de inscripcion o renovacion

15 CONVENIOS Proyecto de convenios

Estudios

CDP


Acta de nombramiento y/o posesion

Camara de comercio

Certificado de antecedente disciplinario


Rut


Convenios

Polizas

Acta de iniciacion

Acta de supervision e interventoria


Acta de liquidacion

16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

1 DE FONDO DE GANADO Formulario de declaracion

2 DE INDUSTRIA Y COMERCIO Formulario de declaracion

3 DE PORCICULTURA Formulario de declaracion

4 DE REGALIAS DE EPLOTACION MINERA Formulario de declaracion

5 DE RETENCION DE LA FUENTE Formulario de declaracion

6 DE SOBRETASA A LA GASOLINA Formulario de declaracion

17 DECLARACIONES JUDICIALES

1 DECLARACIONES DE RESIDENCIA Declaracion

18 DECRETOS Decretos

19 DENUNCIAS 1 QUERELLAS CONVENCIONALES Citaiones

Orden de conduccion

20 DERECHOS DE PETICION Derechos De Peticion y repuesta

21 EGRESOS Contrato o resolucion

Polizas

Recibo de pago de publicacion

Acta de iniciacion

Acta de recibo parcial

Acta derecibo y/o liquidacion del contrato


Cuenta de cobro, factura o constancia

Comprobante de almacen

Orden de pago, de giro, de traslado o fondos o reoslucion

Reportes de egreso del sistema

22 ESTADISTICAS 1 CENSOS Estadisticas

2 DEFUNCIONES Estadisticas

3 ECONOMICAS Estadisticas

4 EDUCATIVAS Estadisticas

5 ESTRATIFICACION SOCIECONOMICA Estadisticas

6 NACIDOS VIVOS Estadisticas

7 variables de ficha de sisben cada tres meses Estadisticas

23 ESTADOS FINANCIEROS 1 BALANCE GENERAL Balances

24 ESTUDIOS 1 DE IMPACTO AMBIENTAL Estudios

2 DE MODERNIZACION INSTITUCIONAL Estudio, Mejoramiento continuo

3 SOCIO ECONOMICOS Estudios

25 EXPEDIENTES 1 VEHICULOS Comprobante de almacen

Fatura de compra

Manifiesto de importacion

Tajeta de propiedad

Polizas

Formulario de pago de impuestos

Copia certificado de gases

Constancia de firmas de traspaso

Comprobante de legalizacion de traspaso

Oficio de reclamaciones por ocurrencia de siniestro

Oficio de reconocimeinto de pago del siniestro

Oren d epago de la aseguradora

Resolucion de baja del vehiculo

Infracciones de transito

26 HISTORIAS LABORALES Hoja de vida

certficacion laboral

certficacion de estudios

copia de cedula de ciudadania

pasado judicial-certficiado de antecedentes penales

certficiado de antecedentes fisacales

certficiado de antecedentes disciplinarios

Declaracion de bienes y rentas

Decreto de nombramiento

Notificacion de nombramiento

Acta de posesion

examen de aptitud medica

Afiliaciones al sistema de seguridad social (formularios de salud,pension, y ARL, Cesantias).

Solicitud de inscripciones en carreras administrativas

Notificiacion de inscritos en carrera administrativas

Solicitud de vacaciones

Resolucion de vacaciones

Notificacion de vacaciones

Resolucion de aplazamiento de vacaciones

Solicitud de reconocimiento de primas

Resolucion de pagos de prima u oficio de negacion

Evaluacion del desempeño del periodo

Decreto de traslado o ascenso

Resolucion de actualizacion en escalafon de carrera administrativa

notifiacin de resoluicon de actualizacion o escalafon

solicitud de licencia o compensacion

certfiado de incapacidad o licencia de maternidad

certficadp de servicios (jurado) o de votante

resolucion de licencia de materniadad

actualizacion de hoja de vida (formato unico)

oficio de amonestacion

constancias laborales

resolucion de desvinculacion, destitucion, supresion de cargos, declaratoria de insubsitencia o aceptacion de renuncia

Solicitud parcial de cesantias

Liquidacion parcial de cesantias

27 INFORMES 1 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL INFORME

2 DE GESTION DEL PLAN DE INTEREVENCIONES COLECTIVAS

INFORME

3 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE NO ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO DE ARMADO Y MAS FAMILIAS EN ACCION

INFORME

4 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Informe

5 DE EJECUCION PRESUPUESTAL Informe

6 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE INTERVENCIONES

Informe

7 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Informe

8 DE GESTION Informe

9 DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

Informe

10 DE VISITAS Informe

11 FINANCIERO Informe

12 TECNICO Informe

13 Informe a los entes de control contribucion parafiscal

Informe

14 informe al ministerio de cultura copia a la contraloria

Informe

15 Infome Secretaria de Gobierno Informe

16 Informe a planeacion departamental Informe

17 Informe a planeacion nacional Informe

28 INGRESOS Soporte de pago

Recibo de caja

Reporte diario de ingrersos del sistema

29 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION CONSULTA

1 INVENTARIO DOCUMENTAL Inventario

2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Tabla

30 INVENTARIOS 1 DE DEVOLUTIVOS Inventario

2 GENERAL DE BIENES Expediente de inventario devolutivo por funcionario

3 Inventario patrimonio cultural Inventario

4 Inventario de instrumentos musicales Inventario

31 INVERSIONES oferta de bancos

comunicación al banco de constitucion delCDT

Aviso de constitucion

CDT

solicitud de renovacion o de cancelacion

Nota debido de traslado de fondos

32 LIBROS AUXILIARES 1 DE BANCOS Libro

2 DE CAJA Libro

33 LIBROS OFICIALES 1 DE DIARIO Libro

2 DE PRESUPUESTO Libro

3 MAYOR Y BALANCE Libro

34 MANUALES 1 DE AUDITORIA Manual

2 DE CARACTERIZACION DE PROCESO Manual

3 DE CONTRATACION E INTERVENTORIA Manuel

4 DE CONTROL INTRNO Manual

5 DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN Manual

6 DE PROCEDIMIENTOS Manual

7 DE TALENTO HUMANO Manual

8 ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS Manual

35 NOMINA Nomina del periodo

Novedades de nomina

36 PLANES 1 DE ACCION Plan

2 ANUAL DE COMPRAS Reporte de necesidad del plan

3 DE INTERVENCIONES COLECTIVAS plan

4 DE ATENCION BASICA plan

5 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL plan

6 FINANCIERO plan

7 OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES plan

8 DE CULTURA Plan

9 DE TURISMO Plan

10 Plan operativo Plan

11 Colombia Mayor Plan

37 PRESUPUESTO DE INGRESOS GASTOS E

1 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y RECUROSO DE CAPITAL

Listados

INVERSIONES 2 PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES Listados

38 PROCESOS 1 ADMINISTRATIVO DE RESTABLECCIMIENTO DEL DERECHO

2 AUTO INTERLOCUTORIO DE FUNCIONAMIENTO

3 CONTRAVENCIONAL

4 DISCIPLINARIOS Comunicación de queja o actuacion de oficio

Auto de indagacion preliminar o de inhibicion

Comunicación de inhibicion al quejoso

Oficios de requerimiento de prueba

Notificacion de autos de indagacion al presunto responsable

Auto de comision

Comunicación del auto al comisionado

Informe del comisionario

Solicitud de pruebas del disciplinado

Auto de consesion o negacion de la solicitud

Notificacion del auto de concesion o negacion de la solicitud

Auto de apertura de investigacion o de archivo

Notificacion del auto al quejon del auto de apertura de investigcacion o comunicación

Notificacion del auto de archivo al quejoso o edicto

Comunicación a la procuraduria para ejercer o no el poder preferente

Auto remisionario del proceso a la procuraduria cuando decida ejercer poder preferente

Comunicación a la oficina de registro y control - procuraduria general de la nacion

Solicitud al responsable del recurso humano de datos de historia laboral del disciplinado

Soliitud de antecedentes disciplinario

Practica pruebas

Pliego de cargos o auto de archivo definitivo

Notificacion personal o edcto de pliego de cargos

Comunicación de archivo definitivo al quejoso

Descargos

Solicitud de pruebas

Auto de alegatos de conclusion

Fallo

Recursos de apelacion del disciplinado ( para fallo sancionatorio)

Recursos de apelacion al quejoso ( para fallo absolutorio)

Traslado a segunda instancia

Auto decisorio de la segunda instancia

Comunicación del fallo a procuraduria general

Comunicación del fallo a responsable del recurso humano

5 EJECUTIVOS Embargo

Notificacion de demanda

Mandamiento de pago

Excepciones

fallo

Liquidacion de juzgados

Oficio de traslado para pago

6 ORDINARIO LABORAL Demanda

Notificaicon y traslado

poder

contestacion de la demanda

conciliacion

auto de traslado de las excepciones

auto de vencimiento de traslado

auto decreto de pruebas

auto de traslado para alegatos de conclusion

fallo

constancia ejecutoria de fallo

7 ORDINARIO POLICIVO Querella

conciliacion

auto decisorio

8 POLICIVO EN PRIMERA INSTACIA Querella

conciliacion

auto decisorio

9 POLICIVO EN SEGUNDA INSTACIA Proceso en primera instancia

Recursos de apelacion

Auto admisorio

Constancia de estado fijado

Fijacion en lista para alegatos

Memorial sobre alegadtos

Constancias de recibo de memorial

Fallo

Constanca de estado dijado en caso de auto

Edicto en caso de sentencia

Liquidacion de costas

Oficio de devolucion de valor embargado

Recibo de consignacion de certificados

Constancia de devolucion a direccion de justicia municipal

10 SANCIONATORIO Queja y visita de oficio

Auto de conocimiento

Notificaidon de inicio de proceso

Pliego de cargos

Oifcios de requerimiento de pruebas

Prueba

Descargos

Fallo

Recursos

39 PROGRAMAS 1 ANUAL DE CAJA Programa

2 DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE OBRAS DE INSFRAESTRUTURA

Programa

3 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA , POLITICA FISCAL Y FINANCIERA

Programa

4 DE ATENCION A DESPLAZADOS POR LA VIOLENCIA

Programa

5 DE ATENCION BASICA Programa

6 DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL Programa

7 DE EDUCACION Y CAPACITACION Programa

8 DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO MUNICIPAL

Programa

9 DE MTO DEL MEDIO AMBIENTE Y REC. NATURALES

Programa

10 DE PREVENCION DE VIOLENCIA INTRAFIMILIAR

Programa

11 DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIA Y DESASTRES

Programa

12 DE SEGURIDAD Y PRESERVACION DEL ORDEN PUBLICO

Programa

13 Programas de promoción de arte y cultura Programa

14 Programa Rivera, Municipio de Gente culta Programa

15 Programa Rivera Prospera y Produce Programa

16 Localizacion y caracyerizacion de las personas con discapacidad.

Programa

17 Coordinacion insectorial Programa

18 Desarrollo de capacitaciones Programa

19 Gestion administrativa y financiera Programa

20 Gestion de Aseguramiento Programa

21 Gestion del conocimiento Programa

22 Gestion de insumos de interes en salud publica

Programa

23 Gestion de talento humano Programa

24 Gestion de las interveciones colectivivas Programa

25 Gestios de la prestacion de servicios individual

Programa

26 Participacion social Programa

27 Planeacion integral en salud Programa

28 Vigilancia en salud publica Programa

29 Inspeccion vigilancia y control Programa

30 Programa de Familia en Accion y Adulto Mayor

Programa

40 PROYECTO 1 AGROPECUARIOS Proyeccto

2 CULTURA Proyeccto

3 DE ACUERDO Proyeccto

4 DE CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO, REHABILITACION, CONSERVACION DE LA RED VIAL.

Proyeccto

5 DE INVERSION Proyeccto

6 DE OBRAS CIVILES Proyeccto

7 DE PRESUPUESTO Proyeccto

8 DE VIVIENDA Proyeccto

9 FORESTALES Proyeccto

10 PRODUCTIVOS Proyeccto

41 PQR (QUEJAS Y RECLAMOS) Solicitudes y respuestas

42 RESERVAS PRESUPUESTALES

Reporte

43 RESOLUCIONES 1 RESOLUCION ADMINISTRATIVA Resolucion

2 RESOLUCION POLICIA Resolucion

44 SEGUROS Polizas

45 SISTEMA DE INFORMACION Software

Base de datos

46 FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTO COMERCIALES (LEY 232 DE 1995)

Comunicación de envio y recibo

Diligencia de libre apremio y juramento

Auto para presentar documentos

47 CORRESPONDENCIA Recibida

Enviada

48 BASE DE DATOS Cedula de beneficiarios

Inscripciones de situacion de desplazamiento

49 REGISTROS Directorio de Madres Lideres

Cambios de IPS

Traslado de Municipio

Novedades

Entradas de Beneficiarios al Programa

Retiro de beneficiarios

Verifiacion de compromisos en eduacion y salud

Cambio de madre Tituar

Correpcion de datos personales

Carpeta suspendidos

Actualizacion de documento de indentidad

Actualizacion escolar

50 CERTIFICACIONES DE MARCA

DE RECOMENDACIONES

Certificaciones de Estudio

Retiro

51 FORMATOS Registro y Control de Correspondencia Recibida

Registro y Control de Correspondencia Enviada

solicitud e aplicación de encuesta

cambio de domicilio

inconformidad

52 SOLICITUDES Solicitud de encuesta nueva

solicitud Modificacion ficha

Solicitud de retiro de personas

solicitud de retiro de ficha

inclusion de personas

Tablas de retención

documental

Despacho

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE RIVERA

100. DESPACHO DEL ALCALDE

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

100-05 BOLETINES 1 0 x La información solo es importante para la gestión de la entidad y no desarrolla valores históricos. 100-05-002 De prensa (marketing)

100-06 CIRCULARES 1 0 x Agotado su valor informativo, no desarrollara valores históricos 100-06-001 Informativas

100-06-002 Normativas 2 8 x x Constituyen para el patrimonio histórico documental porque registran aspectos normativos de la administración municipal.

100-17 ACTAS 1 10 x

x

Constituyen parte del patrimonio histórico documental de la administración municipal 100-17-003 *Posesión

100-18 DECRETOS 4 18 x

x

Constituyen parte del patrimonio histórico documental porque registran aspectos normativos de la administración municipal

*Decretos

100-28 CERTIFICADOS 1 4 x Una vez cumplan su tiempo de retención estos documentos por carecer de valor primarios y secundarios, se procederá a levantar inventario y acta 100-28-006 *De marcas

100-28-011 *De recomendaciones 1 4 x del Comité de archivo para el cumplimiento de la decisión tomada.

100-44 RESOLUCIONES 3 17 x

x

Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio histórico. *resoluciones

100-47 PROCESO 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para la historia.

100-47-001 POLICIVO SEGUNDA INSTANCIA

Proceso en primera instancia

Recurso de apelación

Auto admisorio

Constancia de estado fijado

Fijación en lista para alegatos

Memorial sobre alegatos

Constancia de recibo memorial

fallo

Constancia de estado fijado en caso de auto

Edicto en caso de sentencia

Liquidación de costas

Oficio de devolución

Recibo de consignación de certificados

Constancia de devolución a dirección de justicia municipal


documental

Secretaria de Gobierno y

Desarrollo Comunitario

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

110. SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO



OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

110-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones constitucionales y que sirven como muestra histórica, teniendo en cuenta la importancia de su contenido. 100-01-001 ACCIONES DE TUTELA

Demanda

Notificaciones

Contestación

Fallo

Escrito de Impugnación

110-01-002 ACCIONES POPULARES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones constitucionales y que sirven como muestra histórica, teniendo en cuenta la importancia de su contenido.

Demanda

Notificaciones

Contestación

Fallo

Escrito de Impugnación

110-02 ACTAS 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse. 110-02-003 DE COMISION DE PERSONAL

Citación, actas y anexos

110-02-004 DE COMITÉ DE COORDINACION CONTROL INTERNO

1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.


110-02-006 DE COMITÉ DE ATENCION HUMANITARIA

1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.


110-02-014 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DIRECTIVOS DOCENTES

1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.


110-02-015 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD



110-02-002 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y CONTRATOS



110-02-20 DE CONSEJO DE GOBIERNO 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.


110-02-021 DE CONSEJO DE SEGURIDAD 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por lo tanto deben conservarse.


110-02-022 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO

1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.


110-02-026 DE CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL

1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.


110-02-031 DE ENTREGA Y RECIBO 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio historio de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.


110-10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Seleccionar algunas comunicaciones representativas y anexar al grupo respectivo.

110-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía. 110-11-001 ADMINISTRATIVOS

Solicitud

Respuestas

110-11-002 JURIDICOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía. Solicitud

Respuestas

110-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la cuantía o que hayan representado

situaciones contractuales con la administración central y que testimonien obras civiles o desarrollos técnicos de

importancia regional o nacional.

110-13-002 SIN FORMALIDADES PLENAS

Estudios previos

Solicitud de certificado de personal insuficientes o sin

conocimiento para el objeto contractual

Certificación de personal insuficiente o sin conocimiento

para la solicitud del CDP

Certificación de CDP

Certificación de aprobación pre-invitaciones a proponer

Propuestas

Análisis jurídico

Minuta de contrato

Cámara de comercio

Certificado de antecedentes

Registro único tributario

Fotocopia de pasado judicial

Fotocopia cedula de ciudadanía

Solicitud de registro presupuestal


Pólizas

Notificación de asignaciones interventor

Acta de iniciación

Actas de supervisión e interventoría

Actas de modificacion, adicion, ampliacion, aclaracion de las

prestaciones contratadas.

Otro si

Acta de suspensión

Acta de reiniciación

Actas de recibo a satisfacción

Informe de interventoría

Informe final

Acta de liquidación

110-15 CONVENIOS 2 18 x Seleccionar el 10% cumplido en el tiempo en AC teniendo en cuenta aquellos que hayan representado situaciones contractuales con la administración y además por su

importancia cultural, científica y tecnológica.

Proyecto de convenios

Estudios previos

CDP

Certificado de aprobación pre-contractual

Acta de Nombramiento y/o posesión

Cámara de comercio


Rut

fotocopia de cedula de ciudadanía

convenios

Pólizas

acta de inicio

acta de supervisión e interventoría

Informe de interventoría

Acta de liquidación

110-20 DERECHOS DE PETICION 1 5 x Seleccionar muestra del 3% cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la importancia y el impacto sociocultural

y político que tenga. Derechos de petición y respuesta

110-28 INFORMES 2 4 x x La información se consolida en el plan de acción de la

110-27-004 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS

secretaria de planeación y sirve como soporte del despacho institucional

110-27-007 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2 4 x x Consolidan la información que se convierte como fuente de consulta para el estudio social y político de la alcaldía.

110-27-008 DE GESTION 1 0 x La información se consolida en planeación del informe de seguimiento al plan de acción.

100-27 HISTORIAS LABORALES 2 80 x x se deben conservar por ser patrimonio documental de la alcaldía hoja de vida

certificación laboral (formatos 1,2, y3B)

certificación de estudios

copia de cedula de ciudadanía

pasado judicial - certificado de antecedentes penales


Certificado de antecedentes disciplinarios

declaración de bienes y rentas

decreto de nombramiento

notificación de nombramiento

acta de posesión

examen de aptitud medica

afiliación a la seguridad social

solicitud de inscripciones en carreras administrativas

notificación de inscritos en carrera administrativas

solicitud de vacaciones

resoluciones de vacaciones

notificación de vacaciones

resolución de aplazamiento de vacaciones

solicitud de reconocimiento de primas

resolución de pagos de prima u oficio de negación

evaluación del desempeño del periodo

decreto de traslado o ascenso

resolución de actualización en escalafón de carrera

administrativa

notificación de resolución de actualización a escalafón

solicitud de licencia o compensación

certificado de incapacidad o licencia de maternidad

certificado de servicios (jurado) o de votante

resolución de licencia de maternidad

Actualizacion de hoja de vida (formato único)

oficio de amonestación

constancias laborales

resolución de desvinculación, destitución, supresión de cargos, declaratoria de insubsistencia o

aceptación de renuncia.

solicitud parcial de cesantías

liquidación parcial de cesantías

reliquidación de cesantías

solicitud de cesantías definitivas

liquidación definitiva de cesantías

liquidación definitiva de pensiones

110-30 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y CONSULTA

1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la dependencia en cuanto al manejo documental

110-30-001 Inventario documental

inventario

110-30-002 Tabla de retención documental 1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la dependencia en cuanto al manejo documental

Tabla

110-35 MANUALES 2 8 x x Registra la estructura organizacional y funcional de la administración, por ser de Actualizacion constante, se

conservan un año después de su Actualizacion y se consideran de valor histórico.

110-35-001 De auditorias

110-34-002 De caracterización de proceso 2 8 x x

110-34-003 De contratación e Interventoría 2 8 x x

110-34-004 De control interno 2 8 x x

110-34-005 De información y comunicación 2 8 x x

110-34-006 De procedimientos 2 8 x x

110-34-007 De talento Humano 2 8 x x

110-34-008 Especifico de funciones y requisitos

2 8 x x

110-39 PROCESOS 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para

la historia.

110-39-004 Disciplinario

comunicación de queja o actuación de oficio

auto de indagación preliminar o de inicio

comunicación de inhibió al quejoso

oficios de requerimiento de pruebas

notificación de autos de indagación al presunto

responsable

auto de comisión

comunicación del auto al comisionado

informe del comisionario

solicitud de pruebas del disciplinado

auto de concesión o negación de la solicitud

notificación del auto de concesión o negación de la solicitud

auto de apertura de investigación o de archivo

notificación del auto al quejón de apertura de investigación

notificación del auto de archivo al quejoso o edicto

comunicación a la procuraduría para ejercer o no el poder

preferente

auto remisorio del proceso a la procuraduría cuando decida

ejercer poder preferente.

comunicación a oficina de registro y control- procuraduría general de

la nación

solicitud al responsable del recurso humano de datos de

historia laboral del disciplinario

solicitud de antecedentes disciplinarios a procuraduría

practica de pruebas

pliego de cargos o auto de archivo definitivo

notificación personal o edicto de pliego de cargos

comunicación de archivo definitivo al quejoso

descargos

solicitud de pruebas

informe del comisionado

auto de alegatos de conclusión

Fallo

notificación personal o edicto

recursos de apelación del disciplinado (para fallo

sancionatorio)

recursos de apelación al quejoso (para fallo absolutorio

traslado a segunda instancia

auto decisorio de la segunda instancia

comunicación del fallo a procuraduría general de la nación

comunicación del fallo a responsable del recurso humano

110-30-011 Sancionatorios 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra de 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para

la historia.

auto de conocimiento

queja

notificación de inicio de proceso

pliego de cargos

pruebas

descargos

110-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la función de la secretaria se conservan permanentemente. 110-40-013 De seguridad y preservación del

orden publico

110-40-005 De atención de desplazados por la violencia

1 5 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta la importancia

de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de la gestión administrativa.

110-40-012 De prevención y atención de emergencias y desastres

1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la función de la secretaria se conservan permanentemente.

110-41 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta la importancia

de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de la gestión administrativa.

solicitudes y respuestas

110-44 SEGUROS 1 2 x Cumplida su vigencia se selecciona una muestra representativa de un 5% como representación historia de

estos Pólizas

110-46 SISTEMAS DE INFORMACION 2 8 x Seleccionar los programas más representativos, pues se están actualizando periódicamente.

Software

Base de datos

110-47 AUTORIZACIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo una vez cumplida su vigencia. 110-47-001 Eventos en el municipio

110-50 FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTO COMERCIALES

(LEY 232 DE 1995)

1 4 x x

Comunicación de envió y recibo

Diligencia de libre apremio y juramento

Auto para presentar documentos


documental



(familia en acción)

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

110. 1 FAMILIA EN ACCION


RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

100.1.1 ACTAS 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.1 Actas de certificación Municipal

100.1.1.2 Acta de seguimiento de pago 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.3 Actas de Comité de adulto mayor 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.4 Actas de programación de jornada de vacunación

1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.5 Acta de aseguramiento de la población de la población no

afiliada del municipio

1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.6 Acta de lesión de madres lideres 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.2 RESOLUCIONES 3 17 x x Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio

histórico. resoluciones

100.1.3 CORRESPONDENCIA

Recibida

Enviada

100.1.4 PROGRAMAS

100.1.4.1 Programa de Familia en Acción y Adulto Mayor

100.1.5 BASE DE DATOS

Cedula de beneficiarios

Inscripciones de situación de desplazamiento

100.1.6 REGISTROS

Directorio de Madres Lideres

Cambios de IPS

Traslado de Municipio

Novedades

Entradas de Beneficiarios al Programa

Retiro de beneficiarios

Verificación de compromisos en educación y salud

Cambio de madre Titular

Corrupción de datos personales

Carpeta suspendidos

Actualizacion de documento de identidad

Actualizacion escolar

100.1.7 PLANES

Plan operativo

Colombia Mayor

100-1-8 CERTIFICACIONES

Certificaciones de Estudio


documental



(ventanilla única)

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

110. 2 VENTANILLA UNICA



OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

110.2.1 INFORMES

110.2.1.1 Informe Secretaria de Gobierno

110.2.2 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

110.2.3 FORMATOS PARA VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA

110.2.3.1 Registro y Control de Correspondencia Recibida

110.2.3.2 Registro y Control de Correspondencia Enviada

110.2.4 CIRCULARES


documental



(comisaria de familia)

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA 110.3 COMISARIA DE FAMILIA


RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

110-03 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía. 110-03-016 DE COMPROMISO


110-03-018 DE CONCILIACION JUDICIAL 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía. Citación, actas y anexos

110-03-029 DE CUSTODIA 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.


110-03-036 DE PRESENTACION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.


110-03-038 DE VISITAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía.


150-10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 5% como dato representativo y que sean de importancia para la toma de decisiones.

150-12 CONCILIACIONES 1 3 x Son de interés para el usuario y una vez cumplido el tiempo en archivo central carecen de valor legal 150-04-002 EXTRAJUDICIALES

150-17 DECLARACIONES JUDICIALES 1 3 x Son de interés para el usuario y una vez cumplido el tiempo en archivo central carecen de valor legal 150-17-001 DECLARACIONES DE RESIDENCIA

150-19 DENUNCIAS 1 4 Seleccionar el 5% como dato representativo una vez cumplida la vigencia.

150-19-001 QUERELLAS CONVENCIONALES

Actas de Conciliación

150-28 INFORMES 1 0 x La información se consolida por función en planeación en el informe de seguimiento al plan de acción

150-28-002 DE GESTION

Informe

150-39 PROCESOS 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 5 años de producción documental teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para la historia.

150-39-001 ADMINISTRATIVO DE RETABLECIMIENTO DE DERECHO

Auto

Declaración

Resolución

Informe psicológico

Informes médicos

150-39-003 CONTRANVECIONAL 2 5 x

150-39-006 ORDINARIO POLICIVO 3 5 x

Querella

Conciliación

Auto decisorio

150-39-009 POLICIVO PRIMERA INSTANCIA 3 5 x

Querella

Conciliación

Auto decisorio

150-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales ameritan su conservación como documento Histórico.

150-40-001 DE PREVENCION DE VIOLENCIA INTRAFAMILIA

150-44 RESOLUCIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo para el control administrativo.

110-44-002 POLICIVO


documental

Secretaria de planeación e

infraestructura

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

120. SECRETARIA DE PLANEACION, VIAS E INFRAESTRUCTURA



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

120-02 ACTAS 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía

120-02-005 COMITÉ DE ATENCION Y DESASTRES

citación, actas y anexos

120-02-012 DE COMITÉ LOCAL DE AREA PROTEGIDA

1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía


120-02-019 DE CONSEJO CONSULTIVO DE ORDENAMIENTO TARRITORIAL



120-02-24 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION



120-02-30 DE DEMOLICION 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía


120-02-32 DE INSPECCION OCULAR 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio histórico de la alcaldía


120-04 AUTORIZACIONES Y LICENCIAS

2 6 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse. 120-04-001 DE CONSTRUCCION

120-04-005 APROVECHAMIENTOS, TALAS, PODAS.

2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo una vez cumplida su vigencia.

120-04-007 USO DE BIENES PUBLICOS 2 10 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.

120-04-008 USO DE SUELOS 2 3 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por lo tanto, deben conservarse.

120-10 COMUNICACIONES OFICIALES

2 5 x Seleccionar un 5% como dato representativo y que sean de importancia para la toma de decisiones.

120-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de la sección y se constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía.

120-11-001 TECNICOS

Consulta

Respuesta

120-20 DERECHOS DE PETICION 1 5 x Seleccionar un 10% de los más

Derechos de petición y respuesta

representativos una vez cumplid su vigencia en el archivo central.

120-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.

120-22-001 CENSOS

Estadísticas

120-22-003 ECONOMICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.

Estadísticas

120-22-005 ESTRATIFICACION SOCIO ECONOMICAS

2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones históricas.

Estadísticas

120-24 ESTUDIOS 1 10 x x Dadas las características de la información que contienen forman parte del patrimonio documental de la alcaldía.

120-24-001 De impacto ambiental

120-24-002 Socioeconómicos 1 10 x x Dadas las características de la información que contienen forman parte del patrimonio documental de la alcaldía.

120-28 INFOMES 2 4 x La información se consolida en el plan de acción en la oficina de planeación

120-28-008 DE GESTION

120-28-011 DE SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

2 4 x La información se consolida en el plan de acción en la oficina de planeación

120-28-014 INFORME TECNICO 2 4 x Seleccionar un 10% de los más representativas una vez cumplida su vigencia en el archivo central.

120-37 PLANES 2 4 x x Se consolidan para generar el plan de acción ameritan conservación en el AH.

120-37-001 DE ACCION

plan

120-37-006 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

2 4 x x Por ser documentos misionales relacionados con la función del Municipio de deben conservar. Plan

120-40 PROGRAMAS 1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.

120-40-002 DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE OBRAS E INFRAESTRCUTURA

Programa

120-40-004 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA

1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección. Programa

120-40-007 DESARROLLO ECONOMICO 1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.

Programa

120-40-010 DE MANTENIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE Y DE LOS RECURSOS NATURALES

1 5 x x La información se actualiza permanentemente y su información se consolida en los informes de gestión de la respectiva sección.

Programa

120-41 PROYECTOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

120-41-001 AGROPECUARIOS

120-41-004 DE CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO, REHABILITACION, Y CONSERVACION DE LA RED VITAL

2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

120-41-006 OBRAS CIVILES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

12-41-008 DE VIVIENDA 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

12-41-009 FORESTALES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

12-41-010 PRODUCTIVOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la alcaldía se debe conservar como documento histórico.

120-42 RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

3 17 x x Refleja la decisión de la administración por tanto se convierte en patrimonio histórico.

Resolución


documental

Secretaria de planeación e

infraestructura

(sisen)

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

120.1 SISBEN



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

120.1.1 ACTAS

120.1.1.1 Acta de comité técnico del sisben

120.1.2 SOLICITUDES

120.1.2.1 Solicitud de encuesta nueva

120.1.2.2 solicitud Modificación ficha

120.1.2.3 Solicitud de retiro de personas

120.1.2.4 solicitud de retiro de ficha

120.1.2.5 inclusión de personas

120.1.3 INFORME

Informe a planeación departamental

Informe a planeación nacional

120.1.4 ESTADISTICAS

120.1.4.1 variables de ficha de sisben cada tres meses

120.1.5 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

120.1.6 COMUNICACIONES OFICIALES

120.1.7 DERECHOS DE PETICION

Solicitud

Respuesta

120.1.8 CERTIFICACIONES

Retiro

120.1.9 FORMATOS

120.1.9.1 solicitud e aplicación de encuesta

120.1.9.2 cambio de domicilio

120.1.9.3 inconformidad

120.1.10 POBLACION

Población Ancianos (Tercera Edad)

Población Desplazada

Población LGBTBI

Población Desmovilizada


documental

Secretaria de Hacienda

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

130. SECRETARIA DE HACIENDA



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

130-002 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía. 130-002-001 DE ALMACEN

Citación, Actas y Anexos

130-002-007 DE COMITÉ DE CREDITO EDUCATIVO

1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía.


130-002-010 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE

1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio histórico de la Alcaldía.


130-03 ACUERDO DE PAGO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la información se condena en los balances generales.

130-03-001 PREDIAL

Emplazamiento

Copia de Cedula

Copia de Nit

Letras de cambio

Declaraciones

Resoluciones

130-03-002 INDUSTRIA Y COMERCIO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la información se condena en los balances generales.

Emplazamiento

gCopia de Cedula

Copia de Nit

Letras de cambio

Dlecaraciones

Resoluciones

130-05 BOLETINES 2 4 x Seleccionar una muestra aleatoria del 5% cumplido el tiempo en archivo central 130-05-001 Boletines Contables

130-07 COBROS COACTIVOS 2 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio historico de la alcaldia. Titulo contribuyente moroso

Notificacion al deudor del titulo

Edicto

Rescurso de apelacion, consignacion o comprobante de estar al dia

Auto de archivo

Notificacion de la decision

Publicacion en diarios

Mandamiento de pago

Solicitud de embargo ante oficina de registro de instrumentos publicos

Oficios a entes financieros para embargo de cuentas

Orden de retencion del vehiculo

Notificacion del Mandamiento

Exepciones del contribuyente

Orden de ejeucion y remate de bienes

Acta o documentos de ejecutoria del remate

Avaluo del bien

Notificacion del avaluo

Solicitud de nuevos avaluos por el contribuyente

Auto de cierre

Oifcio de dvolucion del valor embargado

130-08 COMPROBANTE DE ALMACEN 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel. 130-08-001 ORDEN DE ALTA

Contrato

Actas parciales de entrega y recibo

Acta final de entrega y recibo

Factura

Orden de alta

130-08-002 ORDEN DE EGRESO 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.

Bono de dotacion

Autorizacion de retiro del bien

Actas de entrega

Orden de egreso

130-09 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.

130-09-001 DE CREDITOS Y CONTRACREDITOS

130-09-002 DE AJUSTES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.

Documento objeto de ajuste

Comprobante

130-09-003 NOTAS CONTABLES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.

130-09-004 DE TRASLADO DE FONDOS 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se elimina el soporte en papel.

130-12 CONCILIACIONES 2 8 x Cumplida su vigencia legal y contable, no desarrolla valores secundarios y su informacion se consolida en libros oficiales y auxiliares.

130-12-001 BANCARIAS

Estado de cuentas

Extractos y consignaciones

130-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en AC teniendo en cuenta la cuantia o que hayan representado situaciones contractuales con la administracion central y que testiomonien obras civiles o desarrollos tecnicos de importancia regional o nacional.

130-13-003 DE EMPRESITITOS Y PIGNORACION DE RENTAS

Acuerdo de autoricizacion al alcalde para celebrar operaciones de credito

Contrato

Constancia de publicacion del contrato

Oficio de registro del ontrato en Ministerio de Hacienda

Constancia de registro en contraloria departamental

Solicitud de desembolso

Pagare original cancelado y devuelto por el ente financiero

Otro si

Constancia de publicacion del otro si

130-16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN

130-16-001 DE FONFO DE GANADO

Formulario de declaracion

130-16-002 DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion

130-16-003 DE PORCICULTURA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion

130-16-004 DE REGALIAS DE EXPLOTACION MINERA

1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN


130-16-005 DE RETENCION EN LA FUENTE 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN Formulario de declaracion

130-16-006 DE SOBRETASA A LA GASOLINA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros oficiales y en la DIAN


130-20 EGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia legal,fiscal,y contable no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida en los libros auxiliares y oficiales.

Contrato o resolucion

Poliza

Recibo de pago de publicacion

Acta de incio

Acta de recibo parcial

Acta de recibo y/o liquidacion del contrato


Cuenta de cobro, factura o constancia

Comprobante del almacen

Orden de pago, de giro, de traslado de fondos o resolucion

Reportes de egresos de sistemas

130-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones historicaas. 130-22-003 ESTADISTICAS ECONOMICAS

Balances

130-23 ESTADOS FINANCIEROS 2 20 x x Por ser libros de balance general donde se consolidan todos lo moviemientos contables se deben conservar

130-23-001 BALANCE GENERAL

Balance

130-23-002 normas internacionales de informacion financiera

1 10 x x

130-25 EXPEDIENTES 2 8 x x Seleccionar de acuerdo a la depreciacion del vehiculo

130-25-001 DE VEHICULOS

Comprobante de almacen

Factura de compra

Manifiesto de importacion

Tarjeta de propiedad

Poliza

Formulario de pago de impuestos

Copia de certifciado de gases

Contancia de firmas de traspaso

Comprobante de legalizacion de traspaso

Oficio de reclamaciones por ocurrencia de siniestro

Oficio de reconocimiento de pago del siniestro

Orden de pago de la aseguradora

Resolucion de baja del vehiculo

Infracciones de transito

130-28 INFORMES 2 4 x Transcurrido el tiempo en el AC se selecciona un 10% teniendo en cuenta que sirvan como fuente de consulta historica para la acaldia.

130-28-001 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL

Informe

130-28-005 DE EJECUCION PRESUPUESTAL 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales. Informe

130-28-008 DE GESTION 2 4 x La informacion se consolida por funcion en la oficina de planeacion en los informes de seguimientos en el plan de accion. Informe

130-28-013 FINANCIERO 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales. Informe

130-29 INGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla valores secundarios y la informacion se consolida a los libros auxiiliarres y oficiales.

Soporte de pago

Recibo de caja

Reporte diario de ingresos del sistema

130-31 INVENTARIOS 2 4 x La informacion se consolida en los libros oficiales por tanto no amerita su conservacion en el archivo historico.

130-31-001 DE EVOLUTIVOS

Inventario

130-31-002 GENERAL DE BIENES 2 4 x

Expediente de inventario devolutivo por funcionario

Inventario documental

130-32 INVERSIONES 2 8 x x Da a conocer los planes financieros de la alcaldia y sus niveles de ejecucion por lo tanto amerita su conservacion.

Oferta de bancos

Comunicación al banco de constitucion del CDT

Aviso de Constitucion

Solicitud de renovacion o de cancelacion

Nota debito de traslado de fondos

130-33 LIBROS AUXILIARES 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales en la secretaria hacienda. 130-33-001 DE BANCOS

Libro

130-33-002 DE CAJA 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales en la secretaria hacienda.

Libro

130-34 LIBROS OFICIALES 2 8 x x Constituyen parte del patrimonio cultural de la alcaldia consolidan el movimiento contable y financiero de la alcaldia , basicos para estudios economicos del Municipio.

130-34-001 De diario

130-34-002 De presupuesto 2 8 x x

130-34-003 De mayor y balance 2 8 x x

130-36 NOMINA 5 15 x x Cumplido el tiempo en AC se seleccionan las nominas semestrales ya anuales. Nomina del periodo

Novedades de nomina

130-37 PLANES 2 4 x x Documentacion que sirve de soporte a la gestion administrativa y no desarrolla valores secundarios. 130-37-002 ANUAL DE COMPRAS

Plan

Reporte de necesidades

130-37-006 FINANCIERO 2 4 x x La informacion se consolida en el plan de accion

Plan

130-37-007 OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES

2 4 x Documentacion que sirve de soporte a la gestion administrativa y no desarrolla valores secundarios.

Plan

130-38 PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES

1 5 x Se eliminaran por que la informacion de condensa en los libros de presupuesto.

130-38-001 Presupuesto de ingresos y recursos de capital

130-38-002 Presupuesto de gastos e inversiones

1 5 x

130-40 PROGRAMAS 1 5 x La informacion se halla consolidada en el presupuesto general de la Alcaldia. 130-40-001 Anual de caja

Solicitud de modificacion

Modificacion

Programa

130-40-003 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TENCICA EN POLITICA FISCAL Y FINANCIERA

1 5 x Seleccionar una muestra del 10% cumplido su tiempo en AC de aquellas asistencias en mayor importancia en la gestion administrativa de la Alcaldia y demas entes.

130-40-009 DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO MUNICIPAL

1 5 x

130-41 PROYECTOS 2 4 x Son presentadas para discusion y aprobaccion del consejo municipal. 130-41-003 De acuerdo

130-41-005 De presupuesto 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarias y la informacion se consolidan en el presupuesto de cada vigencia.

130-41-007 De inversion 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarolla valores secundarios.

130-43 RESERVAS PRESUPUESTALES Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarias y la informacion se consolidan en el presupuesto de cada vigencia. Reporte

Tablas de

retención documental

Secretaria de Salud

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

140. DIRECCION LOCAL DE SALUD



OBSERVACIONES

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

140-02 ACTAS 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia. 140-02-001 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION

PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL CONFLICTO ARMADO

140-02-002 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-003 DE COMITÉ DE SISBEN 1 19 X x

140-02-004 DE CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

1 19 X x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-005 DE COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA (COVE)

1 19 x x

140-02-006 DE PREVENCION Y CONTROL DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS

1 19 x x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-007 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES 1 19 x x

140-02-008 DE DISCAPACIDAD 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d

140-02-009 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA 1 19 x x patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-010 DE NUTRICION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-03 CONTRATOS OFICIALES 4 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de la seccion y se constituyen en parte de la memoria Historico de la Alcaldia.

140-03-001 Con formalidades plenas

Estudios previos

Solicitud de CDP

140-13 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el desarrollo de investigaciones Historicas.

140-13-001 Estadisticas Vitales

140-28 INFORME 1 4 x x Consolidan la informacion que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia economica, social y politica del municipio.

140-28-001 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE NO ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO DE ARMADO Y MAS FAMILIAS EN ACCION

140-28-002 DE GESTION DEL PLAN DE INTEREVENCIONES COLECTIVAS

1 4 x x

140-28-003 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE INTERVENCIONES

1 4 x x

140-37 PLANES 2 4 x x Por ser documentos misionales relacionados con la funcion del Municioio se deben conservar.

140-37-001 PLANES DE INTERVENCIONES COLECTIVAS

plan

140-38 PROGRAMAS PARA LA GESTION EN SALUD PUBLICA

1 5 x x Por ser documentos misionales ameritan su conservacion como documento Historico. 120-38-001 Localizacion y caracyerizacion de las

personas con discapacidad.

140-38-002 Coordinacion insectorial 1 5 x x

140-38-003 Desarrollo de capacitaciones 1 5 x x

140-38-004 Gestion administrativa y financiera 1 5 x x

140-38-005 Gestion de Aseguramiento 1 5 x x

140-38-006 Gestion del conocimiento 1 5 x x

140-38-007 Gestion de insumos de interes en salud publica

1 5 x x

140-38-008 Gestion de talento humano 1 5 x x

140-38-009 Gestion de las interveciones colectivivas 1 5 x x

140-38-010 Gestios de la prestacion de servicios individual

1 5 x x

140-38-011 Participacion social 1 5 x x

140-38-012 Planeacion integral en salud 1 5 x x

140-38-013 Vigilancia en salud publica 1 5 x x

140-38-014 Inspeccion vigilancia y control 1 5 x x

140-44 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de la produccion documental teniendo en cuenta la importanciia de a queja o reclamo y la implicacion dentro de la historia de la gestion administrativa.


documental

Secretaria de cultura

Rivera, 2016

GESTION DOCUMENTAL


ALCALDIA DE RIVERA

160. SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO



ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GENERAL

CT E M S

160-02 ACTAS 2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se conserva totalmente el soporte fisico, se microfilma y digitaliza para efectos de consulta

160-02-001 *Actas de consejo municipal de cultura

Citaciones

Actas

Anexos

160-02-002 *Actas de consejo municipal de turismo

2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se conserva totalmente el soporte fisico, se microfilma y digitaliza para efectos de consulta

Citaciones

Actas

Anexos

160-03 CIRCULARES 1 4 x

160-03-01 Circulares informativas

160-03-02 Circulares normativas 1 4 x

160-04 DERECHOS DE PETICION 1 4 x

Solicitud

Respuesta

160-04 INFORMES

160-04-01 Informes de gestion

Solicitud

informe

Anexos

160-04-02 Informe a los entes de control contribucion parafiscal

160-04-03 informe al ministerio de cultura copia a la contraloria

160-06 INVENTARIO 2 18 x x

160-06-02 Inventario patrimonio cultural

160-06-03 Inventario de instrumentos musicales 2 18 x x

160-09 PLANES x x

160-09-3 Plan de cultura

*Contratos

*Proyectos

*Solicitud

*Respuesta

160-09-04 Plan de turismo

*Contratos

*Proyectos

*Solicitud

*Respuesta

160-10 PROGRAMAS x

160-10-03 Programas de promoción de arte y cultura

*Proyectos

*Constancias

*Solicitud

*Respuesta

160-10-04 Programa Rivera, Municipio de Gente culta

x

*Proyectos

*Constancias

*Solicitud

*Respuesta

160-10-05 Programa Rivera Prospera y Produce

*Proyectos

*Constancias

*Solicitud

*Respuesta

160-11 DECRETOS x

Decretos

160-12 CONSTANCIAS x

160-12-001 Constancias de servicio social

tabla de retenciÓn documental (actualización) d… · la ley general de archivos ... por tal...

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