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MANUALDE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 1

Correo electrónico: [email protected] Página Web: www.ccq.org.co Calle 26 No. 2 – 51 PBX: 6709047 Telefax: 6711518 Apartado Aéreo 338 Quibdó - Chocó

CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

2013

mailto:[email protected]

http://www.ccq.org.co/


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Contenido

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 5

IDENTIFICACIÓN ...................................................................................................................................... 5

RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................................................................. 5

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 6

ORGANIGRAMA CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ ............................. ¡Error! Marcador no definido.

MISIÓN .................................................................................................................................................... 8

VISIÓN ..................................................................................................................................................... 8

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE QUIBDÓ ................................................. 8

OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................................................... 9

JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL .................................................................................................................. 9

METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 9

SIMBOLOGÍA UTILIZADA........................................................................................................................ 11

MAPA GENERAL DE PROCESOS ............................................................................................................. 12

PROCESO DE GESTIÓN REGISTRAL ........................................................................................................ 15

PROCESOS DEL REGISTRO MERCANTIL .................................................................................................. 19

MATRICULA PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO ................................................. 19

PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO ............................................................... 22

PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO. ........................................................................................................................................... 25

PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA......................................................................................... 28

PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ........................................................................ 31

PROCESO DE MUTACIONES .................................................................................................................. 35

SOLICITUD DE CERTIFICADOS ................................................................................................................ 38

PROCESOS DEL REGISTRO DE ESAL’S ..................................................................................................... 40

INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO “ESAL’S”............................................................... 41

PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL ............................................................... 45

PROCESOS DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES ............................................................................ 49

INSCRIPCIÓN RUP (Registro Único Proponente) ................................................................................... 49

RENOVACIÓN RUP ................................................................................................................................. 53

ACTUALIZACIÓN RUP (Registro Único Proponente) ............................................................................. 57

PROCESOS DE CONCILIACIÓN ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.




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PROCESO DE CONCILIACIÓN ................................................................................................................. 60

PROCESOS DE PLANEACIÓN .................................................................................................................. 64

PROCESO DE AFILIACIÓN ....................................................................................................................... 64

PROCESO DE DESAFILIACIÓN................................................................................................................. 67

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA ................................................................................................. 69

ATENCIÓN DE PQR´s .............................................................................................................................. 71

PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA ........................................................................................ 73

PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA ....................................................................................... 76

PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ................................................................ 79

PROCESO DE COMPRAS ......................................................................................................................... 79

PROCESO DE ALMACÉN GENERAL ......................................................................................................... 81

Proceso de Salidas de Elementos de Almacén General ......................................................................... 81

SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL ................................................................................. 83

PROCESO DE PRESUPUESTO .................................................................................................................. 86

PROCESO DE PAGOS .............................................................................................................................. 90

PROCESO DE NOMINA ........................................................................................................................... 93

ESTADOS FINANCIEROS ......................................................................................................................... 96

PROCESOS DE LA GESTIÓN HUMANA .................................................................................................... 98

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL .............................................................................................. 100

PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL ................................... 106

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 108

GESTIÓN REGISTRAL ............................................................................................................................ 109

SOLICITUD DE CERTIFICADOS .............................................................................................................. 110

VENTA DE FORMULARIOS ................................................................................................................... 111

GESTIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................................................................. 112

ADMINISTRACIÓN DE LA CONTABILIDAD ............................................................................................ 113

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ........................................................................................................... 117

CONTRATACIÓN Y COMPRAS .............................................................................................................. 119

CIERRE DE CAJA ................................................................................................................................... 122

CONTROL DE PAPEL DE SEGURIDAD (CERTIFICADOS) ......................................................................... 123

MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES (Preventivo y Correctivo) ........................................... 125

GESTIÓN HUMANA .............................................................................................................................. 128

INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN ............................................................................... 129

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ............................................................................................................ 133




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GESTIÓN JURÍDICA .............................................................................................................................. 135

RECURSOS DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN................................................................. 136

TRÁMITE DE REVOCATORIA DIRECTA .................................................................................................. 140

GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................................................................... 144

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ...................................................................... 145

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD ................................................................................................... 148

CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................... 151

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME .......................................................................................... 153

MANUAL DE FORMATOS ..................................................................................................................... 155

FORMATOS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

PLAN ANUAL DE TRABAJO ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE TRABAJO ........................................... ¡Error! Marcador no definido.

CONTROL DE SEGUIMIENTO A PQR´S .................................................................................................. 156

FORMATOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................... 157

CONTROL DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS .................................... 158

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................. 159

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................. 160

PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS ....................................................................................................... 161

PLAN DE AUDITORIAS .......................................................................................................................... 162

LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIAS ............................................................................................. 163

INFORME DE AUDITORIA ..................................................................................................................... 164

INFORME DE ACCIONES ...................................................................................................................... 165

ACCIÓN CORRECTIVA N°...................................................................................................................... 166

ACCIÓN PREVENTIVA N° ...................................................................................................................... 167

ACCIÓN PREVENTIVA N° ...................................................................................................................... 168

PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO ............................................................................................ 169

INFORME DE ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................................... 170




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PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

IDENTIFICACIÓN

Razón Social CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ – CCCH

NIT 891.600.003 – 1

Teléfonos 6709047 – 6709051; telefax: 6711518

Representante Legal

ELSA PASELIA DELGADO ROSERO

RESEÑA HISTÓRICA

La Cámara de Comercio de Quibdó, fue creada por el Decreto 662 del 8 de abril de 1935, posteriormente, su nombre fue modificado por el de Cámara de Comercio del Chocó, a través del Decreto 2450 del 3 de diciembre de 2012; la cual tiene como jurisdicción los siguientes municipios: Quibdó, Istmina, Carmen de Atrato, Bojayá, Novita, Lloró, Bagadó, Condoto, Acandí, Sipí, Cantón de San Pablo, Nuquí, Alto Baudó, Bajo Baudó, Riosucio, Juradó, Unguía, Litoral del San Juan, Atrato, Bahía Solano y Tadó, en excepción del municipio de San José del Palmar, el cual es atendido por la Cámara de Comercio de Cartago– Valle. Según decreto 622 de 2000 articulo 42.




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INTRODUCCIÓN

Los Procesos y los Procedimientos, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Gestión de Calidad, documentados en manuales, que sirven como mecanismo de consulta permanente por parte de todos los trabajadores de la Cámara de Comercio del Chocó, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. Por ello, se ha dispuesto el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se definen las principales actividades que se realizan en la Cámara de Comercio del Chocó. Estas tareas se detallan con todos los elementos necesarios para la construcción del Manual descrito, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: Presupuestos, Contratación, Registros públicos, Almacén, Administración de activos fijos, Afiliación, Selección e Inducción de Personal, Vinculación de personal, Evaluación del desempeño, Sistema de Control de Gestión y Mejoramiento, Archivo de registros, Tesorería y Conciliación. La función del Manual, es permitir que todas las áreas funcionen independientemente de las personas o empleados que ostenten los diferentes cargos involucrados en los procesos, sirviendo de guía para la ejecución de las actividades propias de la institución, tanto misionales como de apoyo. Este documento describe los procesos misionales y de apoyo de la entidad, muestra de manera ordenada, los principales pasos que componen cada procedimiento, y la forma de realizarlo. También contiene diagramas de flujo, que enuncian claramente el recorrido de las distintas operaciones de cada dependencia, precisando su participación.




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ORGANIGRAMA

PRESIDENCIA EJECUTIVA

JUNTA DIRECTIVA REVISORIA FISCAL

CENTRO DE CONCILIACION

COORDINACION ADTIVA Y FINANCIERA

COORDINACION PLANEACION Y GESTION

EMPRESARIAL

COORDINACION DE OPERACION Y SISTEMAS

ASESORIA JURIDICA

OFICINA PROMOCION Y DESARROLLO

ASESORIA

EMPRESARIAL

OFICINA RECEPTORA

DEL SAN JUAN

ORIENTACION PUERTO SCANER

TESORERIA

TAQUILLAS

CONTABILIDAD

EJECUTIVO

DIRECTIVO

ASESOR

PROFESIONAL

ASISTENCIAL

P. DE PLANEACION Y CONTROL INTERNO




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MISIÓN

Somos una institución de carácter privado y gremial, jalonadores del desarrollo socioeconómico del Chocó, dedicados a la administración de los registros públicos, facilitadores en la solución de conflictos, orientada hacia el mejoramiento continuo y la satisfacción de sus clientes.

VISIÓN

La Cámara de Comercio del Chocó, será una organización líder en la gestión de proyectos productivos que dinamicen y den respuesta a las necesidades de una región dispuesta a emprender y a competir en un ambiente glocalizado.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ

Lograr una cobertura total de los servicios de la Cámara, en su jurisdicción.

Jalonar los procesos de desarrollo regional.

Contribuir de manera efectiva al desarrollo productivo y mercantil del departamento del Chocó.

Alcanzar una cultura de mejoramiento continuo que permita ser competitivos.

Obtener la estabilidad financiera necesaria, para asegurar el crecimiento permanente de la Cámara.




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OBJETIVO DEL MANUAL El presente Manual de Procesos, tiene como objetivo primordial proporcionar una información completa y actualizada para la ejecución de las actividades del quehacer diario institucional, de forma tal, que posibilite la estandarización de las tareas para el desarrollo del trabajo de cada una de las dependencias, facilitando así, la consecución de los objetivos misionales de la Cámara de Comercio del Chocó. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas, que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la CCCH. Ya que es un elemento de apoyo, útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y reforzar el desempeño normativo.

JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Es fundamental precisar, que los manuales de procedimientos se constituyen en los elementos claves para el sistema de calidad y del mejoramiento continuo de las entidades, haciendo que la forma y orden de realizar las actividades en cualquier organización, no dependan de quienes la realizan, sino que se encuentren dispuestas de manera lógica y estandarizada, y que sirvan de guía tanto a los nuevos trabajadores como a los actuales. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

METODOLOGÍA

La actualización e implementación del Manual de procesos y procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes fases de trabajo: Primera Etapa. Levantamiento y verificación de la información existente. El objeto de esta etapa consistió, en informar a los trabajadores de la entidad sobre el procedimiento y las actividades que se realizarían; pretendiendo la colaboración completa de los mismos, obtener sugerencias y/o propuestas de ajuste para lograr la finalidad de esta fase. Producto de ello, se encontraron alternativas de modificación significativas, las cuales se tuvieron en cuenta para la siguiente etapa.




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Segunda Etapa. Documentación y Ajustes. En esta etapa, se procedió a documentar la información obtenida, estructurando así un documento, donde se encuentran claramente descritas las actividades y los responsables de ellas, acompañados del diagrama de flujo correspondiente; también se analizaron las propuestas de modificación sugeridas por los trabajadores en las jornadas de retroalimentación, y se realizaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementación. Tercera Etapa. Jornada de Socialización Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se estudiaron y analizaron, con las dependencias de la CCCH, que intervienen en ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo desarrollada, lo cual permitió, tanto a los responsables como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecución, facilitando el seguimiento en el desarrollo del Sistema de Gestión. Se realizaron jornadas de socialización, en las cuales se presentaron los diferentes diagramas de flujo de los procesos formalizados, a los que se les realizaron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgánica vigente.




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SIMBOLOGÍA UTILIZADA

Para una mayor comprensión de los símbolos utilizados en los procesos y procedimientos, a continuación se representa gráficamente el significado de cada uno de ellos: Figura 1. Simbología del Manual

SIMBOLO DESCRIPCIÒN

Indicador de inicio de un procedimiento

Representa una tarea o actividad

Representa una actividad predefinida expresada en otro Diagrama.

Se utiliza para repr4sentar una actividad de decisión o de conmutación

Representa una actividad combinada

Conector que indica una entrada o una salida de una parte de un diagrama de flujo a otra dentro de la misma página

Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso

Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.

Fuente:




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Figura 2. Mapa General de Procesos.

MAPA GENERAL DE PROCESOS




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Denominamos procesos misionales, aquellos que describen las actividades o funciones centrales de la Cámara de Comercio del Chocó, éstos muestran el quehacer de la entidad y están encaminados al cumplimiento de la misión de la misma. Los procesos de apoyo, son aquellos generalmente administrativos y, como su nombre lo indica, apoyan las actividades misionales de la Entidad.

Cada proceso ha sido objeto de mejora y se han establecido los puntos de control que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluación, por parte de cada empleado y de verificación por parte de los directivos correspondientes.




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MANUAL DE PROCESOS

Para mayor practicidad, se ha estructurado el manual de procesos de acuerdo al siguiente orden: se clasificaron los procesos por grupos, partiendo por los procesos relacionados con la dirección estratégica, seguido por los procesos del Negocio y, por último, los relacionados con los procesos de administración de los recursos, los cuales a su vez, brindan el apoyo necesario para que los primeros se puedan realizar de manera efectiva, ágil y con la calidad requerida por todos los clientes. Tabla 1. Procesos de Dirección Estratégica

Tabla 2. Procesos de la Cámara de Comercio del Chocó

Tabla 3. Procesos Administración de los recursos

Nombre del Proceso Nomenclatura Herramientas

GESTIÓN HUMANA GH Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA

Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

GESTIÓN TECNOLÓGICA GT



PLANEACIÓN P–PRO- 01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

GESTIÓN DE CALIDAD GC-PRO-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades


Gestión Registral GR-DAP-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

Registro Mercantil Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

Registro de Proponentes Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades

Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro


Conciliación CC-PRO-01 Diagramas de flujo, puntos de control, y responsabilidades por actividades




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PROCESO DE GESTIÓN REGISTRAL

DEFINICIONES Acto: se denomina así, a los cambios o novedades que se presentan en la actividad mercantil o de Entidad Sin Ánimo de Lucro. Causales de devolución: son los motivos por los cuales, se devuelve un documento al usuario. Carta de devolución de registros: es el documento mediante el cual, se informa al usuario que su solicitud de inscripción no ha sido atendida. Carta de registro parcial: es el documento mediante el cual, se informa al usuario que su solicitud de registro ha sido inscrita parcialmente.

Carta de Observación: es el documento por medio del cual, se informa al usuario que su solicitud de registro ha sido inscrita con anotaciones o comentarios sobre el mismo. Inscripción: es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Mercantil o de Entidades Sin Ánimo de Lucro, una vez se ha surtido la verificación documental, de acuerdo con el Código de Comercio y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, previa solicitud para la inscripción, actualización, cancelación y revocación del registro. Libro: en él se asientan las solicitudes de inscripción, renovación, actualización, cancelación de los registros Mercantil y Sin Ánimo de Lucro, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y las autoridades administrativas y jurisdiccionales, en orden cronológico. Se llevan 21 libros para Mercantil, 2 para Entidades Sin Ánimo de Lucro. Matrícula: es un número por el cual, se identifican las personas Naturales o Jurídicas y sus establecimientos de comercio; se otorga a solicitud de éstas, con el cumplimiento previo de las exigencias legales. Reingreso: consiste en el nuevo ingreso del documento, luego de una devolución o registro parcial. Producto: es el resultado del proceso registral, expresado a través de los Certificados, las anotaciones en los libros de registro, el label y los datos del Boletín Mercantil relacionados, cuando aplica, con las inscripciones del Registro Mercantil, y de Entidades Sin Ánimo de Lucro. Label: síntesis de la información de un acto inscrito.




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Orientar: explicar puntualmente al usuario, lo relacionado con sus inquietudes y consultas sobre trámites ante la Cámara. Presentación personal: trámite legal por el cual, un usuario debe comparecer personalmente o mediante un apoderado y/o autorizado, ante un funcionario delegado por la Cámara de Comercio para el curso del mismo. Inscripción: consiste en asentar la información correspondiente al acto en el sistema de información registral de la Cámara de Comercio. Reinscripción: se refiere a una segunda o más oportunidades en que se inscribe un Proponente. Control 2007: aplicativo que permite realizar seguimiento personalizado a los documentos devueltos en las sedes y regionales.




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LISTADO DE PROCEDIMIENTOS Tabla 4. Listado de procedimientos

GR PRO 01 Orientación en tramites

GR PRO 02 Liquidación de trámites en taquilla

GR PRO 03 Inscripción de Registro Mercantil y ESAL

GR PRO 04 Renovación matrícula mercantil

GR PRO 05 Inscripción de libros contables

GR PRO 06 Certificación

GR PRO 07 Devoluciones

GR PRO 08 Revisión previa de trámites de proponentes

GR PRO 09 Inscripción RUP

GR PRO 10 Registro de reporte de entidades estatales

GR PRO 11 Tramites RUE

GR PRO 12 Constitución de empresas en el CAE

GR PRO 13 Matricula Virtual

GR PRO 14 Tramite virtual de registro mercantil

GR PRO 15 Libros y boletín de registro

GR PRO 16 Boletín de registro

GR PRO 17 Control de Producto no conforme

GR PRO 18 Directrices jurídicas registrales

GR PRO 19 Medidas cautelares

GR PRO 20 Derechos de petición

GR PRO 21 Insistencia de registro y recursos de la vía gubernativa

DOCUMENTOS DE APOYO (DAP)

GR DAP 01 Manual de Industria y Comercio

GR DAP 02 Manual de registro

GR DAP 03 Procedimiento Puerto de Escáner.

GR DAP 04 Manual de Renovación

GR DAP 05 Protocolo para Inscripción del RUE

GR DAP 06 Cartillas procesos nacionales del RUE

GR DAP 07 Relación de módulos de registros

GR DAP 08 Políticas para la Conservación de la información de los comerciantes

GR DAP 09 Manual proceso DIAN

FORMATOS

GR FOR 01 Control de entrega de certificados

GR FOR 02 Control de producto no conforme




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GR FOR 03 Solicitud entrega de documentos y libros sin colilla

GR FOR 04 Control de Medidas Cautelares

GR FOR 05 Control Tramites RUES

GR FOR 06 Colilla café

GR FOR 07 Percepción de satisfacción del cliente

GR FOR 08 Directriz Jurídica Registral

GR FOR 09 Control de entrega de papel de seguridad




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PROCESOS DEL REGISTRO MERCANTIL

MATRICULA PERSONA NATURAL Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO OBJETIVO

Cumplir con el proceso legal delegado por el Estado, consagrado en el Código de Comercio, para efectos de inscribir y publicitar los datos del comerciante, así como, los datos de los establecimientos de comercio de su propiedad. ALCANCE Inicia con la recepción del trámite en la taquilla y termina con la Inscripción o la devolución del trámite por parte del funcionario encargado. Responsables: Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCCH., Oficina Receptora del san Juan. Entradas: Normatividad, Decreto 019 de 2012 artículo 166, ley 1101 de 2006 artículo 13, ley 1558 de 2012 articulo 33 RUT, Formulario RUES, Cedula de Ciudadanía, caratula única de registro mercantil, Recibo de servicios públicos (Agua, energía eléctrica y predial) Actividades del proceso: a. Recepción de documentos. b. Verificar que el nombre del solicitante no esté siendo utilizado por comerciante

o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). c. Verificar que los documentos estén en regla. d. Cancelar en caja el valor del registro. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que en los documentos no haya inconsistencias. i. Escanear documentos. j. Revisar estado del trámite. k. Aprobar o rechazar tramite por jurídico. l. Si el trámite fue exitoso: Archivar documentos en carpetas, imprimir certificado. m. Entregar al usuario el certificado, donde se da constancia que se encuentra

matriculado ante la CCCH. n. Si el trámite no fue exitoso: Devolver documentos al usuario junto con un oficio

informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Salidas: Certificado de constancia u oficio de rechazo.




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Figura 3. Diagrama de Flujo

MATRÍCULA PERSONA NATURAL

USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE SCANNER

CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio

Realizar control de homonimia

Los documentos están en regla

Llevar los documentos requeridos

Cobrar al usuario el valor del registro

Entregar copia de recibo de pago al

usuario

Escanear y Digitalizar los documentos

Recepcionar documentos

Enviar documentos al área de scanner

Alistar documentos para escanear

Hay inconsistencia en los documentos

Solicitud aprobada

Imprimir certificado de matrícula y

archivar documentos

Entregar al usuario certificado de

matricula

Entregar al usuario oficio de devolución

y explicandole las razones

NO

SI

Autorizar al usuario cancelar en caja el

valor correspondiente al

tramite

SI

SI

NO

Ponerse en contacto con el

usuario para realizar correciones

Devolver documentos a

orientación

Devolver documentos al

usuario para realizar correcciones

NO

Fin

Revisar estado del tramite




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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE MATRICULA PERSONA NATURAL

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MATRICULA PERSONA NATURAL

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recepción de documentos Caja

2

Verificar que el nombre solicitado no esté siendo utilizado Por otro comerciante o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). Caja

3 Verificar que los documentos estén en regla Caja

4 Cancelar en caja el valor del registro Usuario

5 Entregar recibo de caja al usuario Caja

6 Enviar documentos al área de scanner Caja

7 Alistar documentos para escanear Responsable scanner

8 Revisar que en los documentos no haya inconsistencias Responsable scanner

9 Escanear y digitalizar documentos

Responsable scanner

10 Aprobar o rechazar tramite

Jurídico responsable CCMA

11 Revisar estado del trámite Responsable scanner

12 Archivar documentos en carpetas Responsable scanner

13 Imprimir certificado de matrícula Caja

14 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH Orientación

15

Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación

CONTROL DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN

C-1 Autorizado Control de homonimia

C-2 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos estén en regla según lo exigido por la SIC

C-3 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no haya inconsistencias

C-4 Autorizado El orientador entrega al usuario el certificado de constancia u oficio de rechazo




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PROCESO DEMATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Objetivo Realizar el Registro de los establecimientos de comercio, y así saber, cuál es su propietario, se realiza en la Cámara de Comercio del lugar donde se encuentra abierto el establecimiento. Alcance Todo establecimiento de comercio que solicite su inscripción. Responsables: Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Jurídico y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Formulario mercantil con datos del establecimiento, firmado por representante legal o persona natural. Actividades del proceso: a. Recepcionar documentos de la solicitud de inscripción. b. Realizar control de homonimia. c. Verificar que los documentos estén en regla (no tengan tachones, borrones ni

enmendaduras). d. Cancelar en caja el valor del registro. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que en los documentos no haya inconsistencias. i. Escanear documentos. j. Envío de documentos para estudio. k. Estudio de documentos por jurídico. l. Aprobar o rechazar la solicitud. m. Si fue aprobada, se inscribe el documento de la solicitud y se asigna el NIT n. Archivar documentos en carpetas. o. Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra

matriculado ante la CCCH. p. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio

informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. q. Si el trámite ingreso por RUES, ubicar al usuario vía telefónica para su

reingreso. Salidas: Certificado u oficio de rechazo.




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Figura 4. Diagrama de flujo

MATRÍCULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO


CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio

Realizar control de homonimia


Llevar los documentos requeridos

Cobrar al usuario el valor del registro


usuario





Hay inconsistencia en los documentos

Solicitud aprobada


archivar documentos

Entregar al usuario certificado de

matricula


y explicandole las razones

NO

SI



tramite

SI

SI

NO

Ponerse en contacto con el

usuario para realizar correciones


orientación



NO

Fin





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IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES

PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MATRICULA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO


1 Recepción de documentos Taquilla

2

Verificar que el nombre solicitado no esté siendo utilizado por comerciante o establecimiento de comercio ya matriculado (control de homonimia). Taquilla

3 Verificar que los documentos estén en regla Orientación

4 Cancelar en caja el valor del registro Usuario



7 Alistar documentos para escanear Responsable scanner

8 Revisar que en los documentos no haya inconsistencias Responsable scanner

9 Escanear y digitalizar documentos

Responsable scanner



11 Revisar estado del trámite Responsable scanner

12 Imprimir certificado de matrícula y Archivar documentos en carpetas

Responsable scanner

13 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH. Orientación

14



C-1 Autorizado Control de homonimia.

C-2 Según reglamentación

El orientador verifica que los documentos estén en regla según lo exigido por la Circular 8ª expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio

C-3 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no haya inconsistencias

C-4 Autorizado El orientador entrega al usuario el certificado de constancia u oficio de rechazo




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 25


PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Objetivo Mantener vigente la matrícula mercantil de todos los inscritos en el registro Mercantil. Alcance Todo personal o establecimiento inscrito ante la CCCH. Responsables: Orientador, Cajera Principal ò Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Usuario, Oficina Receptora del San Juan. Entradas: RUE, cedula de ciudadanía. Descripción de actividades: a. Presentar documentos en las instalaciones de la CCCH. b. Recepción de documentos. c. Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones,

borrones ni enmendaduras). d. Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la

base de datos. e. Si presentan inconsistencia, devolver los documentos al usuario mediante oficio

informativo. f. Si no presentan inconsistencia, cancelar en caja el valor correspondiente al

tiempo que va a renovar. g. Entregar recibo de caja al usuario. h. Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner. i. Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan

traspapelado). j. Estudio de documentos por jurídico CCMA. k. Escanear documentos. l. Revisar estado del trámite. m. Si el trámite fue exitoso, verificar que la renovación se realizó debidamente y

que el sistema este actualizado. n. Archivar documentos en carpetas o. Entregar al usuario el certificado de renovación. p. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio

informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Salidas: Certificado de renovación u oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 26



RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE

SCANNERCAJA

JURÍDICO RESPONSABLE

Fase

Inicio

Presentar documentos

necesarios para renovar

Recepcionar y verificar que los

documentos estén bien diligenciados

Revisar que no exista inconsistencia

entre los documentos

presentados y la base de datos

Inconsistencias encontradas

Cancelar en caja el valor

correspondiente al tiempo que se va a

renovar

Devolver al usuario los documentos

informando la razón de la devolución

SI

NO

Cobrar al usuario el valor

correspondiente


usuario

Enviar documentos del usuario al área

de escáner Alistar documentos

para escanear

Escanear documentos y

enviar imágenes


Solicitud aprobada

SI


orientación

NO

Imprimir certificado de renovación y

archivar documentos en

carpetas

Entregar certificado de renovación al

usuario


usuario

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 27


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DERENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES

PROCESO DE RENOVACIÓN MATRÍCULA PERSONA NATURAL, JURÍDICA Y ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO


1 Recepción de documentos Orientación

2 Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación

3 Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la base de datos Orientación

4 Devolver los documentos al usuario mediante oficio informativo Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente al periodo que va a renovar Usuario


7 Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner Caja

8 Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan traspapelado)

Responsable Scanner

9 Escanear documentos y enviar imágenes Responsable Scanner



11 Revisar estado del trámite Responsable Scanner

12 Verificar que la renovación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado

Responsable Scanner

13 Archivar documentos en carpetas Responsable Scanner

14 Entregar al usuario el certificado de renovación Orientación

15



C-1 Autorizado Verificar que los documentos estén bien diligenciados

C-2 Autorizado Revisar que no existan inconsistencias entre los documentos Presentados y la base de datos

C-3 Autorizado

verificar que la renovación se realizó debidamente y actualizar el sistema.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 28


PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA

Objetivo Registrar el cese de las actividades como comerciante, ya sea de la persona natural y/o de su establecimiento de comercio; y persona jurídica después de que hayan sido disueltas y liquidadas. Alcance Todo personal que tenga matricula mercantil ante la CCCH. Responsables Orientador, Cajera Principal ò Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Usuario, Oficina Receptora del san Juan. Entradas Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio, o con reconocimiento de firma y contenido ante notario, solicitud escrita, en original y/o fotocopia autenticada de oficio de cancelación de la matrícula del establecimiento de comercio, firmada por el representante legal de la sociedad o la persona natural propietaria. Descripción de actividades a. Solicitar la cancelación de la matrícula. b. Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (sin tachones,

borrones o enmendaduras) y bajo la normatividad. c. Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones.

Si no está al día debe proceder con la Renovación respectiva. d. Si está al día. Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente. e. Cancelar en caja el valor correspondiente a la cancelación. f. Entregar recibo de caja al usuario. g. Enviar documentos al área de scanner. h. Alistar documentos para escanear (revisar que en los documentos no se hayan

traspapelado). i. Escanear documentos y enviar imágenes. j. Estudio de documentos por jurídico CCMA. k. Revisar estado del trámite (verificar que la cancelación se realizó debidamente

y que el sistema este actualizado). l. Archivar documentos en carpetas. m. Entregar al usuario certificado de cancelación u oficio de devolución.

Salidas: Certificado de cancelación de matriculau oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 29



CANCELACION DE MATRÍCULA

ORIENTACIÓNUSUARIORESPONSABLE DE

ESCANNERCAJA


Fase

Inicio

Presentar solicitud de cancelación Solicitud cumple

los requisitos

matricula a al día en el pago de sus

renovaciones

SI


usuario y explicar las razones

NO

Cancelar en caja el valor indicado

SI

Proceso de renovación

NO

Cobrar al usuario el valor respectivo a la

cancelación


usuario

Enviar documentos al área de escáner



enviar imágenes

Trámite aprobado

Revisar estado del trámite

Imprimir certificado y archivar

documentos en carpetas

SI

NODevolver

documentos a orientación

Entregar al usuario certificado de cancelación


y explicando las razone

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 30


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DECANCELACIÓN DE MATRICULA


PROCESO DE CANCELACIÓN DE MATRICULA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Solicitar la cancelación de la matricula Usuario

2

Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (no tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación

3 Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones Orientación

4 Si no está al día en el pago Realizar el pago (proceso de Renovación) PROCESO

5 Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

6 Cancelar en caja el valor correspondiente a la cancelación Usuario



9 Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado)

Responsable Scanner

10 Escanear documentos Responsable Scanner



12 Revisar estado del trámite (Verificar que la cancelación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado)

Responsable Scanner

13 Archivar documentos en carpetas

Responsable Scanner

14 Entregar al usuario el certificado de cancelación u Oficio de devolución Orientación


C-1 Autorizado Verificar que la solicitud de cancelación este bien diligenciada (sin tachones, borrones o enmendaduras)

C-2 Autorizado Verificar que la matricula a cancelar este al día en el pago de sus renovaciones

C-3 Autorizado Revisar estado del trámite Verificar que la cancelación se realizó debidamente y que el Sistema este actualizado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 31


PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS

Objetivo: Anotar en los libros de registro mercantil correspondiente un acto, documento propio de la actividad empresarial o comercial, para que sea conocido por todos. A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente solo conocen las partes, se hace público, no pudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuada la inscripción, que no ha tenido conocimiento de él. Para ello es necesario que la persona interesada presente copia autentica o fotocopia autenticada del documento respectivo y pague los derechos de impuesto de registro e inscripción. Los actos registrados quedan en el archivo de la Cámara de Comercio, lo que permite a la institución expedir copias y certificar sobre ellos. Alcance: Toda persona que posea matricula mercantil y realice una actividad comercial. Responsables: Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Auxiliar de Registro y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Documentos a inscribir Descripción de actividades: a. Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. b. Revisar que los documentos cumplan con los requerimientos establecidos. Si

no cumple los requisitos establecidos por la ley, devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos.

c. Si cumple con los requisitos, autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente.

d. Pagar en caja el valor correspondiente a la inscripción. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Revisar que en los documentos no se hayan traspapelado. h. Escanear documentos. i. Estudio de documentos por jurídico. j. Revisar estado del trámite. k. Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó debidamente y que

el sistema este actualizado. l. Archivar documentos en carpetas. m. Revisar que sus documentos estén inscritos.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 32


Salidas Certificado u Oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 33



INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS


ESCANNERCAJA


Fase

Inicio

Presentar documentos a

inscribir

Documentos cumple los requisitos

establecidos por ley



SI



cancelación


usuario




enviar imágenes

Trámite aprobado


Verificar que la inscripción se

realizo adecuadamente y

que el sistema este actualizado

SI

NODevolver


Entregar al usuario documentos

anexando oficio de devolución

explicando las razones

Fin

NO

Revisar que los documentos estén

inscritos




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 34


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEINSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS


PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH Usuario

2 Revisar que los documentos cumplan con los

requerimientos establecidos Orientación

3

Si no cumplen los requisitos. Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación

4 Si cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente a la inscripción de actos y documentos Usuario




Responsable Scanner


10 Estudio de documentos por jurídico, aprobar o rechazar tramite



12 Verificar que la inscripción se realizó debidamente y que el sistema este actualizado

Responsable Scanner


Responsable Scanner

14 Revisar si los documentos están inscritos Usuario


C-1 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos Establecidos por la ley

C-2 Autorizado Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó Debidamente y que el sistema este actualizado.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 35


PROCESO DE MUTACIONES

Objetivo Actualizar la información que se tiene en la Cámara de Comercio de la persona natural y del establecimiento de comercio. Alcance Toda persona natural o establecimiento de comercio que este matriculado en la CCCH. Responsables Orientación, Puerto escáner, Caja, usuario. Entradas Solicitud de mutación debidamente diligenciada Actividades del proceso a. Presentar la solicitud de mutación debidamente diligenciada en las instalaciones

de la CCCH. b. Verificar que la solicitud no presente borrones, tachones ni enmendaduras. c. Si la solicitud no está diligenciada debidamente, devolverla al usuario para

realizar correcciones. d. Si la solicitud esta diligenciada correctamente, autorizar al usuario para

cancelar el valor correspondiente. e. Pagar en caja el valor correspondiente f. Entregar recibo de caja al usuario g. Enviar documentos al área de scanner h. Alistar documentos para escanear i. Escanear documentos j. Estudio de documentos por jurídico. k. Revisar estado del trámite l. Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este

actualizado m. Archivar documentos en carpetas n. Entregar certificado del cambio. Salidas Certificado u Oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 36



MUTACIONES


CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio

Los documentos están bajo la normatividad

Presentar solicitud de mutación debidamente diligenciada

Cobrar al usuario el valor del indicado


usuario


Recepcionar documentos y

verificar que esten bien diligenciados



Solicitud aprobada

Entregar al usuario certificado del

tramite

Entregar al usuario los documentos


explicándole las razones del rechazo

NO

Pagar en caja el valor

correspondiente a la mutación

SI

NO


orientación



Fin


NO

Imprimir certificado del tramite y

archivar documentos

SI




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 37


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEMUTACIONES

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MUTACIONES


1 Presentar la solicitud de mutación debidamente diligenciada a las instalaciones de la CCCH Usuario

2 Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras Orientación

3 Si la solicitud no está diligenciada debidamente Devolverla al usuario para realizar correcciones. Orientación

4 Si la solicitud está diligenciada debidamente: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente Usuario



8 Alistar documentos para escanear (Revisar que los documentos no se hayan traspapelado)

Responsable Scanner


10 Estudio de documentos por jurídico. Aprobar o rechazar tramite



12 Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado

Responsable Scanner


Responsable Scanner

14 Entregar certificado del cambio. Usuario


C-1 Autorizado Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras

C-2 Autorizado Verificar que la mutación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 38


SOLICITUD DE CERTIFICADOS Objetivo: Expedir un documento de respaldo a través del cual se acredita la calidad del empresario, dando publicidad a sus actos, libros y documentos Alcance: Área de registros públicos de la CCCH. Responsables: Orientación, Caja, Puerto escáner, usuario. Documentos: Código de comercio Circular única Documentación correspondiente Entradas Solicitud del usuario Actividades del proceso a. Presentar solicitud b. Recepcionar documentos y verificar que estén bien diligenciados c. Autorizar al usuario para cancelar en caja el valor correspondiente. d. Pagar en caja el valor correspondiente. e. Entregar recibo de caja al usuario f. Imprimir certificado. g. Entregar certificado al usuario. Salidas Certificados




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 39



SOLICITUD DE CERTIFICADOS

USUARIO ORIENTACIÓN CAJA

Fase

inicio

Solicitud bien diligenciada

Solicitar certificado



usuario



Imprimir certificado y Entregar al

usuario



SI

Devolver solicitud al usuario para realizar

correcciones

Fin

NO




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 40


RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SOLICITUD DE CERTIFICADOS


1 Solicitar certificado Usuario

2 Recepcionar documentos y verificar que estén bien diligenciados Orientación

3 Autorizar al usuario cancelar en caja el valor correspondiente Orientación

4 Pagar en caja el valor indicado Usuario

5 Entregar copia del recibo de pago al usuario Caja

6 Imprimir certificado Caja

7 Entregar certificado al usuario Caja




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 41


PROCESOS DEL REGISTRO DE ESALES INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ESALES)

Objetivo Inscribir las Entidades sin Ánimo de Lucro, en los libros correspondientes, de acuerdo con la normatividad vigente en: el Código de Comercio, las Superintendencias de Industria y Comercio, Código de Economía Solidaria, el Código Civil y otras reglamentaciones. Alcance Inicia con la recepción de la solicitud de inscripción y termina con la Inscripción o la devolución del trámite por parte del funcionario encargado. Responsables Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCMA y Oficina receptora del san Juan. Entradas: Solicitud de inscripción (Acta de Constitución, Estatutos, con reconocimiento de firma y contenido ante notario), los cuales deberán contener las exigencias del Art. 40 del Decreto 2150 de 1995 y el Decreto Reglamentario 427 del 5 de enero de 1996. Actividades del proceso: a. Solicitud de inscripción, anexando los documentos requeridos por ley. b. Recepción de documentos. c. Verificar que los documentos estén en regla. Si los documentos no están en

regla: devolver los documentos, con las observaciones pertinentes. Si los documentos están en regla: autorizar el pago en caja.

d. Cancelar en caja el valor de la inscripción e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no estén

traspapelados). h. Escanear documentos. i. Estudio de documentos por jurídico CCMA. j. Revisar estado del trámite, si el trámite fue exitoso, archivar documentos en

carpetas. k. Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra

matriculado ante la CCCH. l. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio

informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 42


Salidas: Certificado de inscripción u oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 43



INSCRIPCION ESAL


CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio


Llevar los documentos

requeridos por ley

Cobrar al usuario el valor de la inscripción


usuario



Enviar documentos al área de scanner Alistar documentos

para escanear

Solicitud aprobada

Entregar al usuario certificado


y explicándole las razones



tramite

SI

NO


orientación



NO

Fin



archivar documentos

SI




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 44


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ESAL

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ESAL


1 Solicitud de inscripción, anexando los documentos requeridos por ley. Usuario


3 Verificar que los documentos estén en regla Orientación

4 Si los documentos no están en regla: Devolver los documentos, con las observaciones pertinentes. Orientación

5 Si los documentos están en regla: Autorizar el pago en caja Orientación

6 Cancelar en caja el valor de la inscripción Usuario



9 Alistar documentos para escanear Puerto de scanner

10 Revisar que los documentos no estén traspapelados Puerto de scanner

11 Escanear documentos Puerto de scanner

12 Estudio de los documentos, Aprobar o rechazar tramite


13 Revisar estado del trámite Puerto de scanner

14 Si el trámite fue exitoso: Archivar documentos en carpetas

Puerto de scanner

15 Entregar al usuario el certificado donde se da constancia que se encuentra matriculado ante la CCCH. Orientación

16

Si el trámite no fue exitoso: Devolver documentos al usuario junto con un oficio informando las razones por las cuales el trámite no finalizo bien. Orientación


C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos estén en regla.

C-2 Autorizado El responsable del puerto scanner revisa que en los documentos no se traspapelen

C-3 Autorizado El jurídico responsable verifica que los documentos cumplan con los requisitos de ley




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 45


PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL

Objetivo Anotar en los libros de registro mercantil correspondiente, los actos o documentos propios de las entidades sin ánimo de lucro, para que sea conocido por todos. A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente solo conoce las partes, se hace público, no pudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuada la inscripción, que no ha tenido conocimiento de él. Los actos registrados quedan en el archivo de la Cámara de Comercio lo cual permite a la institución expedir copias y certificar sobre ellos. Alcance Toda persona que constituya una Entidad Sin Ánimo de Lucro. Responsables Orientador, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto Escáner, Auxiliar de Registro y Oficina receptora del san Juan. Entradas Documentos a inscribir Descripción de actividades a. Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. b. Revisar que los documentos cumplan con los requerimientos establecidos. Si

no cumple los requisitos establecidos por la ley, devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos.

c. Si cumple con los requisitos, autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente.

d. Pagar en caja el valor correspondiente a la inscripción. e. Entregar recibo de caja al usuario. f. Enviar documentos al área de scanner. g. Alistar documentos para escanear. h. Revisar que los documentos no se hayan traspapelado. i. Escanear documentos. j. Estudio de documentos por jurídico. k. Revisar estado del trámite. l. Verificar que la inscripción del acto o documento se realizó debidamente y que

el sistema este actualizado m. Si el trámite fue aprobado, archivar documentos en carpetas. n. Si el trámite no fue aprobado, se hace la devolución de los documentos al

usuario, con oficio explicando las razones. o. Revisar si los documentos están inscritos




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 46


Salidas Certificado u Oficio de devolución




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 47



INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL


ESCANNERCAJA


Fase

Inicio

Presentar documentos a

inscribir

Documentos cumple los requisitos

establecidos por ley



SI



cancelación


usuario




enviar imágenes

Trámite aprobado


Verificar que la inscripción se

realizo adecuadamente y

que el sistema este actualizado

SI

NODevolver




explicando las razones

Fin

NO

Revisar que los documentos estén

inscritos




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 48


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEINSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS ESAL

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOSESAL


1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH Usuario

2 Revisar que los documentos cumplan con los

requerimientos establecidos Orientación

3

Si los documentos no cumplen los requisitos: Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación

4 Si los documentos cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente a la inscripción de actos y documentos Usuario




Puerto de Scanner

9 Escanear documentos Puerto de Scanner

10 Estudio de documentos por jurídico. Responsable Jurídico CCMA

11 Revisar estado del trámite Puerto de Scanner


Puerto de Scanner

13

Si el trámite fue aprobado Archivar documentos en carpetas

Puerto de Scanner

14

Si el trámite no fue aprobado Se hace la devolución de los documentos al usuario, con oficio explicando las razones. orientación

15 Revisar si los documentos están inscritos Usuario


C-1 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos Establecidos por la ley

C-2 Autorizado Verificar que los documentos cumplan con los requisitos de ley

C-3 Autorizado Verificar que la inscripción del acto o documento se realizo debidamente y que el sistema este actualizado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 49


PROCESOS DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – RUP INSCRIPCIÓN RUP

Objetivo: Inscribir la información de los proponentes de acuerdo con la normatividad legal vigente, con el fin de verificar documentalmente la información sujeta a inscripción, de quienes aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría o suministro con el Estado. Alcance: Inicia con la recepción del trámite en la orientación y termina con su inscripción, publicación en el RUES, y expedición del certificado o la devolución del documento por parte del funcionario encargado. Responsables: Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico CCMA, oficina receptora del San Juan. Entradas: Formulario inscripción de RUP, anexos correspondientes Actividades del proceso:

a. Entrega de documentos para inscripción.

b. Recepción de documentos.

c. Verificar que los documentos estén completos y conforme a los requisitos de

ley, Si los documentos no cumplen los requisitos, devolver los documentos, con

las observaciones correspondientes para que se corrijan.

d. Si los documentos cumplen los requisitos, autorizar el pago en taquilla.

e. Cancelar en caja el valor de la inscripción.

f. Entregar recibo de caja al usuario.

g. Enviar documentos al área de scanner.

h. Alistar documentos para escanear (Revisar que en los documentos no estén

traspapelados).

i. Escanear documentos.

j. Estudio de documentos por jurídico CCMA.

k. Revisar estado del trámite.

l. Si el trámite fue exitoso, archivar documentos en carpetas, entregar al usuario

el certificado donde se da constancia que se encuentra inscrito ante la CCCH.

m. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 50


Salidas: Certificado o constancia de inscripción u oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 51



INSCRIPCION RUP


CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio

Los documentos están completos

Llevar los documentos

requeridos por ley

Cobrar al usuario el valor de la inscripción


usuario



Enviar documentos al área de scanner Alistar documentos

para escanear

Solicitud aprobada

Entregar al usuario certificado





tramite

SI

NO


orientación



NO

Fin


Imprimir certificado y archivar

documentos SI




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 52


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE RUP

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE RUP


1 Presentar documentos a inscribir en las instalaciones de la CCCH. Usuario

2 Verificar que los documentos estén completos y conforme a los requerimientos establecidos Orientación

3

Si los documentos no cumplen los requisitos: Devolver al usuario los documentos para que sean revisados y corregidos Orientación

4 Si los documentos cumplen los requisitos: Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente. Usuario




Puerto de Scanner

9 Escanear documentos Puerto de Scanner

10 Estudio de documentos por jurídico. Responsable Jurídico CCMA



Puerto de Scanner

13

Si el trámite fue aprobado Archivar documentos en carpetas

Puerto de Scanner

14

Si el trámite no fue aprobado Se hace la devolución de los documentos al usuario, con oficio explicando las razones. orientación

15 Impresión del certificado Caja

16 Entrega al usuario el certificado Caja


C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos no presenten tachones Borrones ni enmendaduras


C-3 Autorizado El jurídico verifica que los documentos cumplen los requisitos.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 53


RENOVACIÓN REGISTRO ÚNICO PROPONENTE – RUP Objetivo Registrar las renovaciones de las empresas inscritas en el Registro Único de Proponentes, como requisito primordial para estas que puedan contratar con entidades del estado. Alcance Todo personal que tenga RUP Responsables Orientador, Auxiliar de Registros, Cajera Principal o Auxiliar de Caja, Responsable del puerto escáner, Jurídico y Oficina Receptora del San Juan. Entradas: Formulario renovación de RUP, documentos anexos que correspondan. Descripción de actividades

a. Entrega de formulario de renovación y documentos anexos.

b. Recepción de documentos.

c. Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no tengan tachones,

borrones ni enmendaduras).

d. Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la

base de datos.

e. Si presentan inconsistencia, devolver los documentos al usuario mediante oficio

informativo.

f. Si no presentan inconsistencia, autorizar la cancelación en caja.

g. Cancelar en caja el valor correspondiente al tiempo que va a renovar.

h. Entregar recibo de caja al usuario.

i. Enviar documentos del usuario (pre diligenciado) al área de scanner.

j. Alistar documentos para escanear.

k. Revisar que los documentos no se hayan traspapelado

l. Escanear documentos y enviar imágenes.

m. Estudio de documentos por jurídico.

n. Revisar estado del trámite.

o. Si el trámite fue exitoso, verificar que la renovación se realizó debidamente y

que el sistema este actualizado.

p. Archivar documentos en carpetas

q. Entregar al usuario el certificado de renovación.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 54


r. Si el trámite no fue exitoso, devolver documentos al usuario junto con un oficio


Salidas: Certificado de renovación u oficio de rechazo.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 55



RENOVACIÓN RUT

USUARIO ORIENTACIÓNRESPONSABLE DE

SCANNERCAJA


Fase

Inicio

Presentar documentos

necesarios para renovar

Recepcionar y verificar que los

documentos estén bien diligenciados

Revisar que no exista inconsistencia

entre los documentos

presentados y la base de datos

Inconsistencias encontradas

Cancelar en caja el valor

correspondiente al tiempo que se va a

renovar

Devolver al usuario los documentos

informando la razón de la devolución

SI

NO

Cobrar al usuario el valor

correspondiente


usuario

Enviar documentos del usuario al área

de escáner Alistar documentos

para escanear


enviar imágenes


Solicitud aprobada

SI


orientación

NO

Imprimir certificado de renovación y

archivar documentos en

carpetas

Entregar certificado de renovación al

usuario


usuario

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 56


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE RENOVACIÓN DE RUP

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE RENOVACIÓN DE RUP



2 Verificar que los documentos estén bien diligenciados (no

tengan tachones, borrones ni enmendaduras) Orientación

3 Revisar que no exista inconsistencia entre los documentos presentados y la base de datos. Orientación

4 Devolver los documentos al usuario mediante oficio informativo Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente al tiempo que va a renovar Usuario




Puerto de Scanner

9 Escanear documentos y enviar imágenes por sistema Puerto de Scanner

10 Estudio de los documentos, aprobar o rechazar tramite

Jurídico responsable


12 Verificar que la renovación se realizó debidamente y que el sistema este actualizado

Puerto de Scanner

13 Si el tramite fue aprobado Archivar documentos en carpetas

Puerto de Scanner

14 Imprimir certificado de renovación y Entrega al usuario Caja

15

Si el tramite no fue aprobado Devolver los papeles con oficio de devolución, donde se explican las inconformidades.

Orientación


C-1 Según reglamentación El orientador verifica que los documentos no presenten tachones Borrones ni enmendaduras


C-3 Autorizado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 57


ACTUALIZACIÓN REGISTRO ÚNICO PROPONENTE – RUP Objetivo. Registrar las modificaciones que se hagan a los documentos que se encuentran en el registro Mercantil por parte de los empresarios inscritos en el Registro Único de Proponentes. Alcance Registros públicos Responsables Orientación, Caja, Usuario, responsable del puerto scanner Entradas Circular única Decreto 393 de 2002 Actividades del proceso

a. Presentar la solicitud de actualización debidamente diligenciado.

b. Verificar que los documentos estén bajo la normatividad.

c. Si la solicitud no está diligenciada debidamente, devolverla al usuario para

realizar correcciones

d. Si la solicitud esta diligenciada correctamente, autorizar al usuario para cancelar

el valor correspondiente.

e. Pagar en caja el valor correspondiente a la actualización.

f. Entregar recibo de caja al usuario.

g. Enviar documentos al área de scanner.

h. Alistar documentos para escanear.

i. Escanear documentos.

j. Estudio de documentos por jurídico.

k. Revisar estado del trámite.

l. Verificar que la actualización se realizó debidamente.

m. Archivar documentos en carpetas.

Salidas Certificado u Oficio de devolución.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 58



ACTUALIZACIÓN RUP


CAJAJURÍDICO

RESPONSABLE

Fase

inicio

Los documentos están correctos

Presentar solicitud de actualización

diligenciada



usuario






Solicitud aprobada

Entregar al usuario certificado del

tramite

Entregar al usuario los documentos


explicando las razones del rechazo

NO



SI

NO


orientación



Fin


NO

Imprimir certificado del tramite y

archivar documentos

SI




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 59


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DEACTUALIZACIÓN RUP


PROCESO DE ACTUALIZACIÓN RUP Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Presentar la solicitud de Actualización debidamente diligenciada Usuario

2 Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras Orientación

3 Devolverla al usuario para realizar correcciones Orientación

4 Autorizar al usuario para cancelar el valor correspondiente Orientación

5 Cancelar en caja el valor correspondiente Usuario




Responsable Scanner



Jurídico responsable


12 Verificar que la actualización se realizó debidamente Responsable Scanner


Responsable Scanner


C-1 Autorizado Verificar que la solicitud no presente borrones tachones ni enmendaduras

C-2 Autorizado Verificar que la actualización se realizó debidamente y que el sistema este actualizado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 60


PROCESO DE CONCILIACIÓN Objetivo Brindar un espacio de intercambio, en el cual las partes de un conflicto puedan llegar a un acuerdo extra judicial, fundamentado en disposiciones legales, con la ayuda de un tercero, neutral y calificado, llamado conciliador, como una forma de contribuir a la paz y la convivencia pacífica. Alcance Conflicto entre particulares en materia civil y comercial. Responsables Director del centro de conciliación, usuario, cajera, conciliador Entradas Solicitud con requisitos de la demanda específicos (claramente identificados: solicitante, solicitado, conflicto), carta de hechos, acervo correspondiente. Actividades del proceso

a. Revisar que los documentos de solicitud estén bajo la normatividad.

b. Si los documentos están en regla, informar al solicitante el valor que debe

cancelar en caja (costo de la audiencia).

c. Pagar en caja el valor indicado.

d. Entregar recibo de pago al solicitante.

e. Programar la audiencia

f. Notificar al conciliador designado.

g. Dirigir la comunicación a las partes (solicitante(s) y solicitada(s); para efectos de

notificación.

h. Verificar la asistencia de las partes.

i. Realizar la audiencia.

j. En caso que no asista alguna de las partes, se procederá a realizar el acta de

inasistencia.

k. Explicar a las partes en que va a consistir el proceso.

l. Narrar los hechos.

m. Deliberaciones.

n. Resultados posibles del acuerdo conciliatorio.

o. Revisar y ajustar acta de la audiencia.

p. Entrega de actas.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 61


Salidas Acta de acuerdo, no acuerdo o inasistencia.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 62



PROCESO DE CONCILIACION

SOLICITANTEDIRECTOR CENTRO

CONCILIACIONCAJA CONCILIADOR SOLICITADO

Fase

Inicio

Documentos cumplen

requisitos

Recibir y revisar documentos

Entregar información

correspondiente a cancelacion


Registrar el pago y entregar recibo al

solicitante

Entregar recibo de pago al Director del

centro de conciliacion

Programar la audiencia y notificar

al conciliador designado

Dirigir la notificación a las

partes (solicitante y solicitado)

Verificar asistencia de las partes (solicitante y

solicitado)Explicar a las partes en que consiste el

proceso

Narrar los hechos

DeliberarDeliberar

Instaurar Resultados del acuerdo

Revisar y ajustar actas de la audiencia

Firmar Actas

Fin

Firmar actas

SI

NO

Las partes asistieron

SI

Reprogramar audiencia

NO

Entregar actas a las partes (solicitante y

solicitado)




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 63


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE CONCILIACIÓN


PROCESO DE CONCILIACIÓN


Solicitar el proceso de conciliación Solicitante

1 Entregar al solicitante la información correspondiente a la cancelación del costo de la audiencia.

Director del centro de conciliación

2 Revisar si los documentos de solicitud cumplen los requisitos de admisión.

Director del centro de conciliación

3 Cancelar en caja el valor indicado Solicitante

4 Entregar recibo de caja al solicitante Cajera

5 Designar y notificar al conciliador designado Director del centro de conciliación

6 Programar la audiencia Director del centro de Conciliación

7 Dirigir la comunicación a las partes Conciliador

8 Verificar la asistencia de las partes Conciliador

9 Explicar a las partes en qué consiste el proceso Conciliador

10 Narrar los hechos Conciliador

11 Deliberaciones Solicitante y Solicitado (partes)

12 Redactar las conclusiones de la audiencia Conciliador

13 Revisar y ajustar actas de la audiencia Director del centro de Conciliación

14 Firmar actas Solicitante y solicitado (partes)

15 Entregar actas Director del centro de Conciliación

Nota: En caso de inasistencia de alguna de las partes, se entrega constancias en no menos de 72 horas después de la fecha pactada para la audiencia al solicitante.


C-1 Autorizado Revisar si los documentos requeridos cumplen la normatividad

C-2 Según reglamentación Verificar asistencia de las partes

C-3 Según acuerdo Verificar que queden claramente definidos los acuerdos en el acta




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 64


PROCESOS DE PLANEACIÓN

PROCESO DE AFILIACIÓN

Objetivo Lograr la satisfacción plena de los requerimientos de nuestros afiliados, darle valor agregado a los servicios e incrementar su base para fortalecer la acción gremial de la entidad. Alcance Todo el personal que esté matriculado como comerciante en la CCCH. Responsables Oficina de promoción y desarrollo, Presidente(a) Ejecutivo(a), Junta Directiva, Solicitante, Cajera. Entradas: Solicitud de afiliación certificado mercantil, RUT y demás anexos requeridos. Actividades del proceso

a. Presentar solicitud de afiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo.

b. Verificar que los documentos sean correctos y estén completos.

c. Si está completa y correcta, firmar solicitud y presentar a la Junta Directiva o

instancia delegada por ésta.

d. Si no, devolver al solicitante, presentar solicitud ante la Junta Directiva.

e. Estudiar solicitud.

f. Aprobar o rechazar solicitud.

g. Si es aprobada la solicitud, comunicar al comerciante mediante carta

informativa.

h. Cancelar el valor correspondiente a la afiliación.

i. Actualizar base de datos de afiliados.

j. Solicitar credencial del afiliado a Confecámaras.

k. Entregar credencial al afiliado.

l. Si es rechazada la solicitud, informar al solicitante la respuesta mediante oficio

de devolución.

Salidas Un nuevo afiliado de la Cámara de Comercio y su carpeta institucional




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 65



PROCESO DE AFILIACION

DIRECCION EJECUTIVA

OFICINA DE PROMOCION Y DESARROLLO

JUNTA DIRECTIVA

CAJAUSUARIO

Fase

Inicio

Presentar solicitud y documentos

requeridos de Afiliación a la

Oficina de Promoción y

Desarrollo

Verificar que los documentos sean correctos y estén

completos

Firmar solicitud

Enviar documentación a la Dirección Ejecutiva

Presentar solicitud de afiliación a la Junta Directiva

Solicitud es aprobada

Evaluar solicitud

Protocolizar afiliación

Cancelar en caja valor

correspondiente a la Afiliacion

Registrar pago y entregar recibo al

usuario

Entregar Recibo de pago a la oficina de

Promoción y Desarrollo

Actualizar Base de Datos de Afiliados

Solicitar credencial de afiliado a

CONFECAMARAS

Entregar credencia y darla la bienvenida

al afiliado

Fin

SI

Informar al solicitante las

razones de rechazo mediante oficio de

devolución

NO




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 66


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE AFILIACIÓN


PROCESO DE AFILIACIÓN Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Presentar solicitud de afiliación a Oficina de Promoción y Desarrollo Solicitante

2 Verificar que los documentos sean correctos y estén completos

Oficina de Promoción Y Desarrollo

3 Firmar solicitud Oficina de Promoción Y Desarrollo

4 Enviar solicitud a la Presidencia Ejecutiva o Secretario de Junta Directiva.

Oficina de Promoción y Desarrollo

5 Presentar Solicitud a la Junta Directiva o instancia delegada. Presidencia Ejecutiva

6 Estudiar solicitud Junta Directiva o instancia delegada.

7 Aprobar o rechazar solicitud Junta Directiva o instancia delegada.

8 Protocolizar afiliación Oficina Promoción y Desarrollo

9 Cancelar Valor correspondiente a la afiliación Solicitante

10 Actualizar base de datos de afiliados Oficina Promoción y Desarrollo

11 Solicitar credencial de afiliado a Confecámaras Oficina Promoción y Desarrollo

12 Enviar Credencial al afiliado Oficina Promoción y Desarrollo


C-1 Según reglamentación Verificar que la documentación este completa y correcta: Teniendo en cuenta los requisitos que la entidad establezca

C-2 Autorizado Estudiar la solicitud




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 67


PROCESO DE DESAFILIACIÓN

Objetivo Desarrollar la desafiliación de aquellos afiliados que por solicitud o por falta de pago en sus obligaciones se requiera. Alcance Todo el personal que esté afiliado en la CCCH Responsables Oficina de promoción y desarrollo, instancia delegada, Solicitante, Cajera. Entradas: Solicitud de desafiliación certificado mercantil, RUT y demás anexos requeridos. Actividades del proceso a. Presentar solicitud de desafiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo b. Diligenciar la ficha de desafiliación en taquilla c. Envió de los documentos a la oficina de promoción y desarrollo, para proceder

con la desafiliación. d. Actualizar base de datos de afiliados, suprimiendo el comerciante desafiliado.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 68


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE DESAFILIACIÓN


PROCESO DE DESAFILIACIÓN Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Presentar solicitud de desafiliación a la oficina de Promoción y Desarrollo Solicitante

2 Diligenciar la ficha de desafiliación en taquilla Taquilla

3

Envió de los documentos a la oficina de promoción y desarrollo Taquilla

4

Actualizar base de datos de afiliados, suprimiendo el comerciante desafiliado.

Promoción y desarrollo


C-1 Autorizado Estudiar la solicitud




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 69


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA

OBJETIVO Definir los lineamientos generales de la Entidad a nivel estratégico, programar las actividades operativas y de apoyo. ALCANCE: Toda la Entidad. DEFINICIONES Actividad: tareas propias de un procedimiento o persona Plan: documento que especifica qué acciones y recursos deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto o proceso específico. Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de las fases sucesivas de algunas actividades. Información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Programa Anual de Trabajo.

b. Plan de Inversiones

c. Plan Estratégico

d. Normas y reglamentación emitidas por los Entes de Control y Confecámaras.

e. Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipales

RESPONSABILIDAD: Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 70


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL REGISTRO

Establecer direccionamiento estratégico

Determinación de los parámetros y lineamientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y propósitos de la CCCH

Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva

Junta Directiva

Elaborar el programa anual de trabajo

Definición de programas y proyectos en un plan de acción (anual)

Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva

Junta Directiva

Identificar y cuantificar los recursos

Identificación de fuentes de financiación y recursos disponibles y cuantificación de los recursos necesarios

Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de áreas

Comité Técnico de Calidad

Asignar responsabilidades Determinación de las responsabilidades tácticas y operativas para cada área

Presidencia Ejecutiva Comité Técnico de Calidad

Evaluar las estrategias adoptadas

Revisión y valoración de los resultados de las estrategias



Hacer seguimiento al plan de trabajo

Control a las actividades desarrolladas según el Plan de Trabajo



Realizar acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras

Acciones correctivas, preventivas y/o de mejora






Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 71


ATENCIÓN DE PQR´s

OBJETIVO: Atender y/o dar respuestas a las peticiones, quejas, reclamos y derechos de petición radicadas por toda persona natural o jurídica, mediante direccionamiento y seguimiento del área correspondiente de dar respuesta, con el fin de garantizar la solución dentro de los términos establecidos. ALCANCE: El presente proceso inicia con las directrices para la respuesta oportuna y seguimiento de las PQR´s y finaliza con las acciones de mejora del proceso DEFINICIONES: Usuario: es la persona natural o jurídica que requiere los servicios de la Cámara de Comercio de Quibdó. Es un derecho de los usuarios presentar peticiones, quejas y reclamos con respecto a los servicios ofrecidos por esta institución. Peticiones: son solicitudes o requerimientos de una acción determinada, enmarcada dentro del derecho fundamental de petición consagrado en el Art. 23 de la constitución política de Colombia., términos para resolver Queja: Es una expresión o manifestación de inconformidad o descontento, contra un empleado o servicio de la Entidad. Reclamo: Expresión verbal, escrita o en medio electrónico con ocasión a la prestación de un servicio deficiente o injustificado. Sugerencia: Es una recomendación o insinuación que se hace, con el ánimo de contribuir a mejorar un servicio y racionalizar el empleo de los recursos disponibles DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 872 de 2003; Por la cual se crea el sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades Prestadoras de Servicios. Normas y reglamentación emitidas por los Entes de Control y Confecámaras RESPONSABILIDAD: Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 72




Brindar directrices para la respuesta oportuna y seguimiento a las PQR´s

Establecimiento de directrices sobre el tratamiento de PQR´s como Entidad

Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.

Comité técnico de Calidad

Recepcionar de las PQR´s

Recepción de PQR´s, mediante: buzones de PQR´s (formato), Internet y telefónicamente

Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial


Radicar de PQR´s Asignación de número de radicado al documento



Analizar y direccionar PQR´s

Se revisa las PQRS , y de acuerdo a la temática se traslada al área competente, a fin de dar solución oportuna al usuario



Responder las PQR´s Se resuelve, atiende o contesta las PQR´s



Hacer seguimiento al estado de las PQR´s

Control de la información recibida y generada de la atención PQR´s



Implementar acciones de mejora

Realización de acciones de mejora Presidencia Ejecutiva, Coordinación de Operaciones y Sistemas, Jurídica y Planeación y Gestión Empresarial.





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 73


PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

Objetivo Llevar un registro y controlar la correspondencia interna y externa enviada de la Entidad. Alcance Aplica para todas las dependencias. Responsables Secretaria de presidencia Entradas Documentación para envío por correspondencia. Actividades del proceso

a. Entregar a Secretaria de presidencia la correspondencia para ser radicada.

b. Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado,

rotular y verificar que vaya en buen estado.

c. Enviar correspondencia.

d. Si la correspondencia llega a lugar de destino, debe ser firmado el recibo en

original y copia, la cual será devuelta a la auxiliar de Servicios Generales.

e. Entregar copia de recibido firmada.

f. Archivar en el registro diario de envíos.

g. Si la correspondencia no llega al destino con éxito, devolver a la dependencia

de origen, copia y originales de los documentos.

Salidas Documento copia firmado, de la correspondencia enviada con el número de radicado como recibido. Guía de entrega.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 74


Figura 17. Diagrama de flujo PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

SECRETARIA GENERALJEFES DE AREAAUXILIAR DE SERVICIOS

GENERALESDESTINATARIO

Fase

Inicio

Entregar a

recepción la

correspondencia

para ser radicada

Recibir de la

correspondencia

en original y copia,

sella con numero

de radicado,

rotular y verificar

que vaya en buen

estado

Llevar

correspondencia

Recibir

correspondencia

en original y copia,

firma, sella y

devuelve la copia

al auxiliar de

servicios

Generales

Entregar copia de

recibido firmada

Archivar en el

registro diario de

envíos

Devolver a la

dependencia de

origen copia y

originales de los

documentos

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 75


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA

RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO ENVIÓ DE CORRESPONDENCIA


1 Entregar a Secretaria de presidencia la correspondencia para ser radicada. Jefes de área

2 Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado, rotular y verificar que vaya en buen estado

Secretaria de Presidencia

3 Enviar correspondencia

Auxiliar de servicios Generales

4

Si la correspondencia llega a lugar de destino. El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma y devuelve la copia al auxiliar de servicios Generales

Destinatario

5

Entregar copia de recibido firmada

Auxiliar de Servicios Generales

6 Archivar en el registro diario de envíos


7

Si la correspondencia no llega al destino con éxito. Devolver a la dependencia de origen copia y originales de los documentos



C-1 Autorizado

Recibir de la correspondencia en original y copia, sella con numero de radicado, rotular, y verificar que vaya en buen estado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 76


PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA

Objetivo Llevar un registro y controlar la correspondencia interna y externa que se recibe en la Entidad Alcance Aplica para todas las dependencias. Responsables Secretaria de Presidencia, Auxiliar de Servicios Generales, Dependencia interesada.

Entradas Correspondencia recibida. Actividades del proceso a. Recibir correspondencia. b. Verificar que la correspondencia tenga sello, guía o radicado, y que ésta se

encuentre en buen estado. c. Si la correspondencia no está en buen estado, devolverla, no se recibe. d. Si la correspondencia está en perfectas condiciones (sellada e información

errónea), verificar modalidad de pagos de la misma. e. Si la correspondencia es contra entrega, cancelar el valor que se adeuda f. Firmar recibido al remitente. g. Enviar a oficina o área correspondiente. h. Llevar correspondencia al área designada. Salidas Documento respuesta de la correspondencia recibida.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 77


Figura 18. Diagrama de Flujo

RECIBO DE CORRESPONDENCIA

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

SECRETARIA GENERALDEPENDENCIA INTERESADA

Fase

Inicio

Recibir

correspondencia

Verificar que la

correspondencia

tenga sello, guía o

radicado, y que la

correspondencia

se encuentre en

buen estado

Correspondencia esta en regla

Llevar correspondencia a

la dependencia pertinente

Verificar que la correspondencia

recibida

Fin

SI

Devolver correspondencia

NO




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 78


IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA


PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recibir correspondencia Secretaria de Presidencia

2 Verificar que la correspondencia tenga sello, guía o radicado, y que la correspondencia se encuentre en buen estado


3 Si la correspondencia no está en buen estado, devolver correspondencia, no se recibe


4 Si la correspondencia está en buen estado, verificar modalidad de pagos de correspondencia


5 Si la correspondencia es contra entrega, cancelar el valor que se adeuda y firmar el recibido


6 Enviar a oficina o área correspondiente Secretaria de Presidencia

7 Llevar correspondencia al área designada

Auxiliar de Servicios Generales


C-1 Autorizado Verificar que la correspondencia este en original y copia, o sellada Con número de guía y tenga buen estado.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 79


PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCESO DE COMPRAS

Objetivo Desarrollar las actividades necesarias para adquirir los elementos solicitados por las diferentes dependencias de la institución, para cumplir con las actividades diarias. Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinadores de Áreas. Entradas Pedidos: Elementos o bienes de consumo y devolutivos.

Actividades:

a. Identificación de necesidades.

b. Solicitud de cotizaciones.

c. Análisis y selección de Cotizaciones.

d. Orden de Pedido al proveedor seleccionado.

e. Recepción de pedido y factura de la respectiva compra.

f. Contrastar la orden de pedido y la factura recibida.

g. Inspección de cantidades, contenido, referencia y condiciones de llegada de los

elementos solicitados vs factura de compra.

Salidas Envió de Elemento a almacén.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 80


CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE CONTROLES

PROCESO DE COMPRAS


RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRAS


1 Identificación Necesidades. Coordinación Administrativa y Financiera

2 Solicitud de cotizaciones. Coordinación Administrativa y Financiera

3 Análisis y evaluación de Cotizaciones. Coordinación Administrativa y Financiera

4 Selección y Orden de Pedido al proveedor. Presidencia Ejecutiva

5 Recepción de pedido y factura de la respectiva compra.

Coordinación Administrativa y Financiera

6 Contrastar la orden de pedido y la factura recibida


7 Inspección de cantidades, contenido, referencia y condiciones de llegada de los elementos solicitados vs factura de compra.


8 Proceso de pago Proceso


C-1 Autorizado Inspeccionar el contenido y las condiciones del pedido

C-2 Autorizado Corroborar la concordancia entre el pedido y los elementos despachados.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 81


PROCESO DE ALMACÉN GENERAL

Objetivo: Contribuir con el óptimo desarrollo de las funciones operativas, relacionadas con el abastecimiento de todas las áreas de la institución, a través de una adecuada administración de inventarios. ALCANCE: Abarca desde el ingreso de artículos al almacén, hasta la salida y entrega a las dependencias correspondientes. Entradas: Facturas de compra. Actividades:

a. Ingreso de los elementos a almacén.

b. Distribución de los elementos en estantes.

c. Para activos fijos: actualización del inventario en el programa SEGA- SII.

d. Para artículos de consumo: actualización del kardex

Salidas: Proceso de Salidas de Elementos de Almacén General




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 82



PROCESO DE ALMACÉN GENERAL


RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE ALMACÉN GENERAL


1 Ingreso de elementos a almacén Coordinación Administrativa y Financiera

2 Distribución de los elementos en estantes. Coordinación Administrativa y Financiera

3 Para activos fijos: actualización del inventario en el programa SEGA- SII.


4 Para artículos de consumo: actualiza el kardex Coordinación Administrativa y Financiera


C-1 Autorizado Inspeccionar el contenido y las condiciones del pedido




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 83


SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL

Objetivo Suministrar los materiales a las diferentes áreas de la institución, ayudando al buen funcionamiento de las actividades diarias. Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinadores de Áreas y Secretaria de Presidencia. Entradas Pedidos: Materiales de instalación, bienes de consumo y/o activos fijos.

Actividades del proceso a. Recepción de solicitud de elementos en formato establecido. b. Verificación de elementos solicitados Vs existencias en almacén. c. Si hay elementos: alistamiento de elementos existentes en Almacén General d. Registro de salidas de elementos despachados. e. Entrega elementos al solicitante f. Firma recibido de elementos. g. Si no hay elementos: informa al solicitante la situación. h. Inclusión de elementos faltantes en lista de requerimientos. Salidas Formato de entrega de requerimientos firmado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 84


Diagrama de flujo

ALMACEN GENERAL (solicitud interna)

COORDINADORES DE ÁREA

COODINACIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Fase

Inicio

Realiza pedido de elementos

mediante formato

Existen elementos requeridos

Retirar elementos del almacén general

Entregar elementos al solicitante

Firmar formato de recibido de elementos

Informar la situación al solicitante

SI

NO

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 85



PROCESO DE SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL


C-1 Autorizado Verificar que en el inventario físico exista la cantidad de elementos requeridos

C-2 Autorizado Verificar que los elementos requeridos, sean los entregados.


RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SALIDAS DE ELEMENTOS DE ALMACÉN GENERAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recepción de solicitud de elementos en formato establecido.


2 Verificación de elementos solicitados Vs existencias en almacén


3 Si hay elementos: Alistamiento de elementos existentes en Almacén General


4 Registro de salidas de elementos despachados


5

Entrega elementos al solicitante Coordinación Administrativa y Financiera

6 Firma recibido de elementos Solicitante

7 Si no hay elementos: Informa a solicitante la situación.


8 Inclusión de elementos faltantes en lista de requerimientos





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 86


PROCESO DE PRESUPUESTO

Objetivo Elaboración y ejecución de presupuesto de la Cámara de Comercio del Chocó, de acuerdo a lo dispuesto en el plan anual de trabajo y a las necesidades proyectadas en las diferentes dependencias. Elaborar de manera conjunta, con las áreas designadas, el proyecto de Presupuesto Anual de la entidad, y ejecutarlo de manera tal que responda al quehacer misional de la institución y permita la evaluación permanente de la gestión presupuestal de la entidad.

Alcance Todas las dependencias de la CCCH. Responsables Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Coordinación de Planeación y Gestión Empresarial, Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Operaciones y Registro. Entradas Plan Anual de trabajo Requerimientos y necesidades de las dependencias Directrices de la Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva. Convenios y Acuerdos interinstitucionales. Políticas nacionales y de desarrollo local. Acta de aprobación del Presupuesto anual. Actividades del proceso a. Proyección de las diferentes necesidades de las dependencias de la entidad. b. Análisis del comportamiento de cada rubro presupuestal y requerimientos

acorde al Plan Anual de Trabajo, Asociados a cuentas contables y centros de costo.

c. Construcción del proyecto de presupuesto anual. d. Presentación y discusión del proyecto de presupuesto anual en la comisión de

la Mesa de la Junta Directiva. e. Presentación de proyecto de presupuesto ajustado por la Mesa a la Junta

Directiva. f. Si el proyecto es aprobado: adopción del presupuesto anual mediante acta de

Junta Directiva. g. Alimentación del módulo Sistema Integrado de Información (SII) con la

información presupuestal. h. Proceso de pagos. PROCESO.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 87


i. Cargar y operar cuentas contables, afectando el presupuesto. j. Evaluar mensualmente la ejecución presupuestal. k. Elaborar y Evaluar el cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para

proyectar el siguiente periodo. l. Si el proyecto no es aceptado: realizar modificaciones pertinentes y volver a

presentar Salidas: Ejecución de pagos. Informe de ejecución de presupuesto.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 88


Diagrama de Flujo


DIRECCION EJECUTIVACOORDINACION

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

JUNTA DIRECTIVAOFICINA DE

CONTABILIDAD

Fase

inicio

Proyectar las necesidades del la entidad en general

Analizar cada rubro del presupuesto

junto con la Coordinación

Administrativa y Financiera

Construir el modelo como proyecto de presupuesto anual

Presentar modelo de proyecto de

presupuesto a la Junta directiva

Evaluar y sugerir modificaciones ( si

es el caso) del proyecto anual del

presupuesto

El proyecto es aprobado

Adoptar el modelo mediante acta de

acuerdo

Elaborar y firmar acta de acuerdo

Alimentar el

modulo SEGA

EXPRESS del

sistema con la

información

presupuestal.

Proceso de pagos y asignación al

centro de costos

Evaluar mensualmente la

ejecución presupuestal

Evaluar el cierre

anual del

consumo de

recursos y de

fuentes para

proyectar los

mismos en el

siguiente periodo

Fin

SI

Cargar y operar cuentas contables

Realizar modificaciones

sugeridas y presentar a la

Dirección Ejecutiva

NO




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 89





RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PRESUPUESTO


1 Proyectar las diferentes necesidades de las dependencias de la entidad en general.

Presidencia ejecutiva y Coordinadores de área

2

Análisis del comportamiento de cada rubro presupuestal y requerimientos acorde al Plan Anual de Trabajo, Asociados a cuentas contables y centros de costo.

Coordinador Administrativa y Financiero

3 Construir proyecto de presupuesto anual. Presidencia Ejecutiva Y Coordinador

Administrativa y Financiero

4 Presentación y discusión del proyecto de presupuesto anual en la comisión de la Mesa de la Junta Directiva.

Presidencia Ejecutiva, Coordinador Administrativa y Financiero y Mesa de la Junta Directiva.

5 Presentación de proyecto de presupuesto ajustado por la Mesa a la Junta Directiva.

Presidencia Ejecutiva, coordinador Administrativo y Financiero y Junta Directiva.

6 Si el proyecto es aprobado Adopción del presupuesto anual mediante acta de Junta Directiva.

Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativa y Financiera

7 Alimentar el modulo del sistema integrado de Información “SII” con la información presupuestal.

Coordinador Administrativa y Financiera

8 Proceso de pago y asignación centro de costo. (PROCESO DE PAGOS)

Proceso de pagos

9 Cargar y operar cuentas contables, afectando el presupuesto.

Contabilidad

10 Evaluar mensualmente la ejecución presupuestal. Presidencia ejecutiva, Coordinador

Administrativa y Financiera, contador y junta directiva

11 Elaborar y evaluar el cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para proyectar el siguiente periodo

Presidencia ejecutiva, y Coordinador Administrativo y Financiero

12 Si el proyecto no es aceptado: Realizar modificaciones pertinentes y volver a presentar

Director Ejecutivo y Coordinador Administrativo y Financiero


C-1 Exactitud Construir Proyecto del Presupuesto anual, acorde a las metas del Plan anual de trabajo

C-2 Autorizado Adoptar el presupuesto anual mediante acta de acuerdo

C-3 Autorizado Evaluar mensualmente Programas y Fichas técnicas de seguimiento

C-4 Autorizado Evalúa el cierre anual de las fuentes y consumos de recursos para la proyección del siguiente periodo




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 90


PROCESO DE PAGOS

Objetivo Proporcionar la guía procedimental que servirá para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. Alcance Las dependencias responsables del proceso. Responsables Presidencia Ejecutiva, Secretaria de Presidencia, Oficina de contabilidad, Tesorería Entradas Facturas, documentos equivalentes y cuentas internas. Actividades del proceso a. Recepcionar y revisar la documentación exigida para tramite de pago b. Verificar la documentación remitida que cumpla con todos los requisitos de ley c. Enviar Documentación a contabilidad d. Ordenar el gasto e. Entregar a Oficina de Contabilidad la documentación necesaria. f. Realizar la causación del gasto g. Enviar documentación a presidencia para orden de pago h. Remite a tesorería para pago i. Generar comprobante de egreso. j. Firmar y enviar soporte y comprobante de egreso a Presidencia Ejecutiva k. Revisar y verificar los documentos l. Archivar documentos ( soportes y comprobante de egreso) Salidas Comprobante de egreso




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

Página: 91


Diagrama de flujo

PROCESO DE PAGOS

SECRETARIA GERENAL DIRECCION EJECUTIVA TESORERIAOFICINA DE

CONTABILIDAD

Fase

Inicio

Recepcionar y revisar que las

facturas, cuentas de cobro o cuentas internas estén

completas y correctas

Dar el visto bueno a la documentación siempre y cuando

este completa

Enviar todas las facturas, cuentas de

cobro o cuentas internas a la

Dirección Ejecutiva

Ordenar el gasto

Enviar a la Oficina de contabilidad la documentación

necesaria

Realizar la causación del gasto

Enviar a Dirección Ejecutiva

Dar el visto bueno y autorizar el pago

Enviar documentos a la oficina de Tesorería

Realizar el pago

respectivo en

cheque o

transferencia

electrónica

Confirmar la

transacción e

impresión del

soporte.

Generar

comprobante de

egreso

Revisar y verificar

los documentos

Archivar Documentos

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

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PROCESO DE PAGOS


RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PAGOS


1 Recepcionar y revisar las facturas, cuenta de cobro o cuentas internas.

Secretaria General

2 Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago, este completa

Secretaria General

3 Enviar Documentación a la Presidencia Ejecutiva Secretaria General

4 Dar visto bueno y Ordenar el gasto Presidencia Ejecutiva

5 Entregar a Oficina de Contabilidad la documentación necesaria

Secretaria General

6 Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago, este completa y causación del gasto

Oficina de Contabilidad

7 Autorizar pago Presidencia Ejecutiva

8 Realizar el pago respectivo en cheque o transferencia electrónica.

Tesorería

9 Confirmar la transacción e impresión del soporte. Tesorería

10 Generar comprobante de egreso Tesorería

11 Firmar y enviar soporte y comprobante de egreso a Presidencia Ejecutiva

Tesorería

12 Revisar y verificar los documentos Firma comprobante de egreso

Presidencia Ejecutiva

13 Enviar Documentos a Tesorería Secretaria General

14 Archivar documentos Tesorería


C-1 Autorizado Revisar que la documentación exigida para el trámite de pago esté completa

C-2 Autorizado Causación

C-3 Autorizado Ordenar el pago

C-4 Autorizado Confirmar la transacción e impresión del soporte de pago

C-5 Autorizado Revisar y verificar en los documentos la correcta ejecución del tramite




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 93


PROCESO DE NÓMINA

Objetivos: Dar cumplimiento oportuno del pago de la nómina de cada mes.

Alcance: Aplica para todas las dependencias de la CCCH. Responsables: Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera, Oficina de Contabilidad y Tesorería. Entradas: Reporte de Novedades Actualización Nómina (Módulo Aplicativo SEGA) Formularios de pago para salud, pensión, ARP y parafiscales.

Actividades del proceso a. Preparar nómina con cinco días de anticipación al pago. b. Verificar novedades del mes con respecto a parámetros contables. c. Ingresar novedades en aplicativo SEGA.

d. Liquidar nómina y verificar cálculos. e. Revisión y aprobación del proceso de nómina, por parte del Coordinador

Administrativo. f. Contabiliza nómina. g. Entregar a cada empleado el volante de pago y solicitar firma de aceptación. h. Autorización de pago. i. Proceso de pago. j. Archivar soportes. Salidas Volante de pagos. Comprobante de egresos




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

Página: 94


Diagrama de flujo

PROCESO DE NOMINA

DIRECCION EJECUTIVA

COODINACION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TESORERÍA

Fase

Inicio

Preparar nomina

(días anticipado al

pago )

Ingresar

novedades en

aplicativo SEGA

Verificar

novedades del

mes con respecto

a parámetros

contables.

Liquidar nomina y

verifica cálculos.

Actualizar nomina

Enviar a

contabilidad

reporte de

pruebas junto con

soportes de

novedades

revisados

Generar relación

de pagos, con

informe de

retención

Generar informes

de pensión, salud,

riesgos

profesionales,

aportes

parafiscales e

imprime como

soportes del pago

Entregar a cada

empleado el

volante de pago y

solicita firma de

aceptación

Proceso de pago

Autorizar el pago

Archivar soportes

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 95



RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE NOMINA


1 Verificar novedades del mes. Contabilidad 2 Ingresar novedades en aplicativo SEGA Contabilidad 3 Liquidar nómina y verifica cálculos. Contabilidad 4 Actualizar nómina. Contabilidad 5 Impresión de volantes de pago, resumen de nómina y soportes

de terceros. Contabilidad

6 Enviar a la coordinación administrativa y financiera consolidado de nómina, desprendibles de pago y soportes de terceros.

Contabilidad

7 Aprobación de la nómina Coordinación Administrativa y Financiera

8 Entregar a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptación


9 Autorización de pago Presidencia Ejecutiva

10 Proceso de pago. PROCESO

11 Archivar soportes Tesorería




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 96


ESTADOS FINANCIEROS

Objetivo: Elaborar al final de cada periodo establecido los estados financieros requeridos por la entidad. Alcance: Aplica para todas las transacciones económicas de la entidad y comprende desde la recopilación de la información, hasta la presentación de los informes respectivos. Responsable: Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad. Entradas: Causación, nomina, movimientos generales (Comprobantes de contabilidad) ACTIVIDADES:

a. Registro de los hechos económicos.

b. Verificación y Consolidación de libros oficiales.

c. Balance de prueba.

d. Ajustes contables.

e. Consolidación de los estados financieros.

f. Impresión de los estados financieros.

g. Socialización con presidencia ejecutiva.

h. Aprobación de estados financieros Junta directiva.

i. Dictamen de revisoría fiscal.

j. Remisión a entes de control (Contraloría General de la República y

superintendencia de Industria y Comercio)

SALIDAS: Estados financieros




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

Página: 97



RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE ESTADOS FINANCIEROS


1 Registro de los hechos económicos Contabilidad

2 Verificación y Consolidación de libros oficiales Contabilidad

3 Balance de prueba Contabilidad

4 Ajustes contables Contabilidad

5 Consolidación de los estados financieros Contabilidad

6 Impresión de los estados financieros Contabilidad

7 Socialización con presidencia ejecutiva Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

8 Aprobación de estados financieros Junta Directiva Junta directiva, presidencia ejecutiva

9 Dictamen de revisoría fiscal Reviso Fiscal

10 Remisión a entes de control (Contraloría General de la República y superintendencia de Industria y Comercio)

Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 98


PROCESO DE CIERRE CONTABLE

Objetivo: Definir las actuaciones y procesos administrativos, para llevar a cabo el cierre contable anual de la Entidad, con el fin de garantizar el manejo razonable y confiable de la información contable y que la remisión de la información financiara cumpla con los lineamientos de preparación y presentación, conforme a lo señalado en la Circular Única de la SIC y demás normas contables vigentes. Generar Estados Financieros razonables que reflejen la situación económica real de la Entidad, de tal manera, que sean unos instrumentos útiles para las directivas, en lo concerniente a la toma de decisiones, para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos, así como para el logro de los planes institucionales. Alcance: Aplica para todas las áreas de la Cámara de Comercio del Chocó Responsables: Presidencia Ejecutiva, Coordinación Administrativa y Financiera y Contabilidad Entradas: instructivo cierre contable anual administrativo anual Actividades:

a. Análisis de saldos de la cuenta de Avances

b. Legalización de Cajas Menores

c. Análisis de saldos de la cuenta de Caja General

d. Análisis de saldos de las cuentas de Bancos

e. Análisis de saldos de la cuenta Inversiones

f. Relación de las Cuentas por Cobrar

g. Relación de los Castigos de Cartera

h. Movimiento Inventario Formularios

i. Movimiento Inventario Propiedad, Planta y Equipo

j. Movimiento de los Gastos Pagados por Anticipado

k. Verificación de saldo de la cuenta Valorización

l. Verificación saldos Cuentas por Pagar

m. Provisiones

n. Movimiento de Prestaciones Sociales

o. Movimientos de los Cargos Diferidos y Amortización

Salidas:

Circular cierre contable anual




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 99


PROCESO DE CIERRE CONTABLE REESPONSABILIDAD POR ACTIVIDAD

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Análisis de saldos de la cuenta de Avances Coordinación administrativa y financiera,

2 Legalización de Cajas Menores Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

3 Análisis de saldos de la cuenta de Caja General Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

4 Análisis de saldos de las cuentas de Bancos Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

5 Análisis de saldos de la cuenta Inversiones Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

6 Relación de las Cuentas por Cobrar Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

7 Relación de los Castigos de Cartera Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

8 Movimiento Inventario Formularios Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

9 Movimiento Inventario Propiedad, Planta y Equipo Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

10 Movimiento de los Gastos Pagados por Anticipado Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

11 Verificación de saldo de la cuenta Valorización Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

12 Verificación saldos Cuentas por Pagar Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

13 Provisiones Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

14 Movimiento de Prestaciones Sociales Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad

15 Movimientos de los Cargos Diferidos y Amortización Coordinación administrativa y financiera, Contabilidad




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 100


PROCESOS DE LA GESTIÓN HUMANA

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Objetivo Establecer las operaciones y la secuencia de actividades a las que deben sujetarse las unidades administrativas de la CCCH. Para el reclutamiento y selección de prospectos o participantes que reúnan las características académicas y laborales requeridas para ocupar las plazas vacantes o de nueva creación.

Alcance Todas las áreas de la CCCH. Responsables Coordinación Administrativa y Financiera, Presidencia Ejecutiva y Jurídica Entradas Normatividad interna. Hoja de vida del candidato.

Actividades del proceso a. Comunicar la necesidad de personal b. Procesar el requerimiento de personal c. Estudio para cubrir la vacante con personal interno d. Realización de la convocatoria vía correo electrónico, página web, y otros

medios necesarios, utilizando el modelo de convocatoria establecido por la entidad. Se reciben documentos postulantes (hoja de vida)

e. Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.

f. Aplicar exámenes y realizar la entrevista g. Si aprobó: realizar la preselección (Informar al aspirante seleccionado, sobre

los requisitos y documentación que deberá entregar para formalizar su vinculación).

h. Formalizar vinculación (Contrastar los documentos recibidos con el perfil del puesto, quedando preseleccionados aquellos que lo cumplen.

i. Si no aprobó: informar al aspirante Salidas: Proceso de Contratación




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 101


Diagrama de Flujo

SELECCIÓN DE PERSONAL

COORDINACION ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

COORDINADORES DE ÁREA

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Fase

Inicio

ComuniCar la necesidad de

personal

ProcesaR el requerimiento de

personal

Realizar la preselección

Aplicar exámenes y realizar la una

primera entrevista

Formalizar la vinculación

Proceso de contratación

Fin

El aspirante fue seleccionado

Informar a la Dirección Ejecutiva

los participantes que aprobaron la

etapa inicial

Realizar una segunda entrevista

al aspirante

SI

Informar los resultados al

aspirante

NO




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 102



PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL


1 Comunicar la necesidad de personal Coordinadores de área

2 Procesar el requerimiento de personal


3 Estudio para cubrir la vacante con personal interno, según políticas y evaluación del desempeño.


4 Realización de la convocatoria vía correo electrónico, página web, y otros medios necesarios, utilizando el modelo de convocatoria establecido por la entidad. Se reciben documentos postulantes (hoja de vida)

Presidencia Ejecutiva y Coordinación Administrativa y Financiera

5 Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.


6 Aplicar exámenes y realizar la entrevista Presidencia Ejecutiva y Área designada.

7 Realizar la preselección Presidencia Ejecutiva y Área designada.

8 Formalizar vinculación. Coordinación Administrativa y Financiera y Jurídica.

9 Comunicar al aspirante el resultado Coordinación Administrativa y Financiera

10 Proceso de Contratación. Jurídica.

Salidas Comunicación de resultado del proceso de selección. Proceso de contratación.


C-1 Autorizado Procesar el requerimiento de personal

C-2 Autorizado Realiza el análisis curricular con base en el perfil del puesto y Verificar los antecedentes laborales de los participantes.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 103


PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Objetivo Establecer las pautas para la vinculación requerido por la entidad para cumplir con las actividades diarias. Alcance Todas las dependencias de la CCCH. Responsables Coordinadores de Áreas, Coordinación Administrativa y Financiera, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica, Secretaria. Entradas Proceso de selección. Actividades del proceso a. Revisar hojas de vida y soportes del personal seleccionado b. Establecer parámetros del contrato c. Informar al asesor jurídico d. Elaborar contrato laboral e. Revisar y firmar contrato laboral f. Afiliación del personal a seguridad social g. Proceso de inducción, entrenamiento y capacitación de personal (PROCESO) h. Archivo del contrato y soportes. Salidas Contrato laboral.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 104


Diagrama de flujo

PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL

DIRECCION EJECUTIVACOORDINACION

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

EMPLEADOASESORIA JURIDICA

Fase

inicio

PROCESO DE SELECCION

Revisar hojas de vida de

seleccionados

Establecer parámetros del

contrato

Informar a la Asesoría Jurídica

Realizar contrato laborarl

Establecer parámetros del

contrato

Revisar y firmar contrato laboral

Revisar y firmar contrato laboral

PROCESO DE INGRESO DEL

PERSONAL

Fin




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 105



PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES

PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Proceso de selección PROCESO

2 Revisar hojas de vida y soportes del personal seleccionado Coordinación Administrativa y Financiera

3 Establecer parámetros del contrato Presidencia Ejecutiva y Coordinación Administrativa y Financiera

4 Informar al asesor jurídico sobre los requisitos para la elaboración del contrato.


5 Elaborar contrato laboral Asesoría Jurídica

6 Revisar y firmar contrato laboral Presidencia Ejecutiva, empleado

7 Vinculación del personal a la seguridad social Coordinación Administrativa y Financiera

8 Proceso de inducción, entrenamiento y capacitación de personal (PROCESO)

PROCESO

9 Archivo del contrato y soportes.


C-1 Autorizado Revisar hojas de vida del seleccionado




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 106


PROCESO DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL

Objetivo Definir las acciones necesarias para que el nuevo personal vinculado, realice un proceso de ingreso y adaptación al funcionamiento de la institución. Alcance Todo personal vinculado a la institución Responsables Coordinación Administrativo y Financiero y coordinadores de área. Entradas Proceso de Contratación Descripción de actividades

a. Realizar la apertura de hoja de vida.

b. Ingresar al sistema, los datos pertinentes del nuevo empleado.

c. Realizar inducción general y entrega formal de elementos de trabajo.

d. Disponer copia del Acta de activos recibidos para la firma del nuevo trabajador.

e. Planear y ejecutar entrenamiento y capacitación específica relacionada con el

cargo.

f. Inicio de labores propias asignadas.

Salidas Empleado relacionado, entrenado y capacitado para laborar en la CCCH.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 107




CÁMARA DE COMERCIO DEL CHOCÓ RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES



1 Realizar la apertura de hoja de vida. Coordinador Administrativo y Financiero

2 Ingresar al sistema, los datos pertinentes del nuevo empleado

Coordinador Administrativo y Financiero

3 Asistir a la inducción general y entrega formal de elementos de trabajo

Coordinador Administrativo y Financiero, Empleado

4 Firmar copia del Acta de activos recibidos Coordinador Administrativo y Financiero, Empleado

5 Asistir al entrenamiento y capacitación específica relacionada con el cargo.

Coordinador de Área, Empleado

6 Verificar que el empleado haya recibido inducción y entrenamiento para el cargo, incluyendo la socialización del reglamento interno de trabajo y demás normas

Coordinador del Área.

7 Inicio de labores propias asignadas Empleado

CONTROL

DESCRIPCIÓN ACTIVACIÓN

C-1 Autorizado

El funcionario es ingresado en el sistema y se registran todos los datos requeridos

C-2 Autorizado

Verificar que el empleado reciba los elementos y equipos necesarios para cumplir con las labores asignadas.

C-3 Autorizado

Verificar que el empleado haya recibido inducción y entrenamiento para el cargo, incluyendo la socialización del reglamento interno de trabajo y demás normas




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 108


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 109


GESTIÓN REGISTRAL




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 110


SOLICITUD DE CERTIFICADOS

OBJETIVO: Dar fe pública sobre las matrículas de las personas naturales, jurídicas y de los establecimientos de comercio, lo mismo que sobre los actos, libros y documentos inscritos en el registro. ALCANCE: Toda persona natural o jurídica que tenga establecimiento matriculado ante la CCCH. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Base de datos. RESPONSABILIDAD: Caja principal, Auxiliar de Caja.


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Recepcionar Al usuario

El módulo de orientación recibe al usuario y le informa como debe realizar su trámite, La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja, atienden al usuario y deben preguntar el nombre de la persona natural, de la persona jurídica o del establecimiento para el cual se va a expedir el certificado.

Orientación Orientación

Consultar y Verificar

Mediante el sistema de registro se procede a verificar el nombre de la persona natural, establecimiento de comercio, persona jurídica por el módulo de caja

La Cajera Principal y la Auxiliar de caja


Cancelar el valor del certificado

El usuario debe cancelar en el módulo de caja el valor correspondiente a su certificado, La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja elabora el recibo de pago y le da copia al usuario y en orientación puede reclamar su certificado.



Recibo de caja

Entrega del certificado

La cajera imprime el certificado y le hace entrega al usuario. La Cajera Principal y la Auxiliar de caja





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 111


VENTA DE FORMULARIOS

ALCANCE: Toda persona que requiera un formulario para realizar un trámite en la CCCH. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decreto 1690 de 2009, modificado por el decreto 393 de 2002 y sus memorando anuales RESPONSABILIDAD: Caja principal, Auxiliar de Caja.


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Recepción del usuario

El módulo de orientación recibe al usuario y le informa como debe realizar su trámite.

Orientación Orientación

Atender al Usuario

La Cajera Principal o la Auxiliar de Caja atienden al usuario, le informan el valor del formulario, liquidan mediante el sistema de registro de caja el valor correspondiente, y entregan al usuario el recibo original, el/los formulario(s) solicitado (s).






Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 112


GESTIÓN ADMINISTRATIVA




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 113


ADMINISTRACIÓN DE LA CONTABILIDAD

OBJETIVO: Identificar e implementar los procedimientos más ágiles, confiables y legales que permitan el registro, revelación y análisis de la información contable, a través de los estados financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la información. ALCANCE: Cubre desde que se identifica el tipo de transacción que se va a reconocer y revelar en Contabilidad, hasta la impresión y archivo de los comprobantes contables. DEFINICIONES Clasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Validación: revisar que la información cumpla con los requisitos preestablecidos. En este caso se trata de que los comprobantes contables cumplan con los requisitos para poder realizar la actualización. Actualización: calcular los saldos finales, basado en un saldo inicial y los movimientos del período. Comprobante de Contabilidad: los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente Plan Único de Cuentas – PUC: Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Código de Comercio

Régimen de Impuesto a la Renta y Complementarios.

Régimen Contable Colombiano.

Plan Único de Cuentas

Régimen de IVA.




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 114


Documentos internos de la Entidad

Manual de rete fuente

Manual de Fuentes y Usos

Circular cinco

RESPONSABLE: Oficina de contabilidad


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Recopilar los documentos soportes de transacciones

Verificar en los documentos de entrada, el consecutivo, el concepto, el centro de costos, aprobación y su respectivo soporte.

Documentos de entrada:

Facturas de ventas. Comprobantes de egresos. Recibos de caja Facturas de ventas por compras Notas de contabilidad y planillas de ajustes bancarios

Verificar el cumplimiento de requisitos legales y de control en las facturas de proveedores, firmar el revisado en el comprobante de egreso, los recibos de caja con su respectiva consignación bancaria.

Contador Coordinador

Administrativo y Financiero




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 115


Digitar la información codificada en el software contable.

Digitar la información de acuerdo a la codificación respectiva en el software contable



Revisar los informes contables.

Se revisa que los informes muestren de una forma clara y fidedigna la situación financiera de la Entidad Contador

Coordinador Administrativo y

Financiero

Realizar la conciliación de cuentas

Teniendo en cuenta:

- Informe de bancos - Informe de cartera - Informe de proveedores - Informe Relación de bases para la retención en la

fuente e IVA - Informe de seguridad social - Informe de amortizaciones - Informe de depreciaciones

Se verifica detalladamente todas las cuentas sujetas a conciliación



Generar informes contables

Mensualmente se generan los siguientes informes administrativos:

Balance de prueba

Balance general

Estado de resultados

Ejecución presupuestal

Análisis presupuestal






Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 116


Libro auxiliar

Libros oficiales

Conciliación bancaria

Retención en la fuente

IVA - Bimensual La información resultante, ayudan a la toma de decisiones. Anualmente se preparan y se presentan en medios magnéticos, los siguientes: - Información exógena para la DIAN - Certificados de ingresos y retenciones - Certificado de retención en la fuente

Validar el cumplimento de los requisitos legales y fiscales

El Revisor Fiscal hace análisis de variaciones y solicita los documentos soportes respectivos, en caso que se presenten ajustes y las recomendaciones se pasan de manera escrita al Presidencia Ejecutiva con copia a Coordinación Administrativa y Financiera para que las registre en el sistema contable

Revisor Fiscal Junta Directiva

Asesorar en la toma de decisiones y hacer correctivos

Analizar los Estados Financieros de acuerdo con los principios de contabilidad y Normas de Auditoría generalmente aceptados con la información reflejada en los estados financieros, se asesora en la toma de decisiones tendientes al mejoramiento de la Entidad

Revisor Fiscal Junta Directiva




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 117


ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

OBJETIVO: Administrar los recursos financieros de la CCCH. Para garantizar el efectivo suministro de estos a las actividades y proyectos que se adelantan, así como, su registro e información, con el fin de permitir una adecuada toma de decisiones ALCANCE: va desde la planeación presupuestal hasta la presentación de los informes financieros DEFINICIONES PROCEDIMIENTO: forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso DOCUMENTO: información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normas Contables Circular Externa de la SIC RESPONSABILIDAD: Coordinador Administrativo y Financiero


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Efectuar la programación presupuestal

Se realiza el presupuesto teniendo en cuenta las actividades del programa anual de trabajo del siguiente año, conforme a los requerimientos de inversión identificados en

Presidencia Ejecutiva y Coordinador


Junta Directiva




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 118


los programas o proyectos, y luego se presenta a la Junta Directiva para su aprobación.

Registrar la ejecución del presupuesto

Creación y/o modificación presupuestales.


Financiero


Registrar las operaciones

Se registran y/o elaboran: Nómina de personal. Entradas y salidas de elementos de consumo, devolutivos y otros. Inventarios de productos de almacén en general, y otros pagos.


Financiero


Tomar acciones para la mejora

Se realizan las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar.


Financiero





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

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CONTRATACIÓN Y COMPRAS

OBJETIVO: Establecer las pautas para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de los procesos, con el fin obtener productos de buena calidad, precios competitivos y condiciones favorables para la CCCH. ALCANCE: Aplica para toda la Entidad y va desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio hasta el respectivo registro contable. DEFINICIONES Compras: Adquisición de bienes y servicios de consumo final Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio Orden de Compra: Documento con el cual se contrata bienes tangibles. Orden de Servicio: Documento con el cual se contrata la prestación de un servicio u obra determinada. Documento: Información y su medio de soporte DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001- 2008 Estatutos de la Entidad Evaluación a proveedores RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero.




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

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ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

Establecer la necesidad del requerimiento del bien o servicio

Se establece la necesidad de algún elemento y/o servicio verificando la disponibilidad presupuestal

Coordinadores de Áreas Presidencia Ejecutiva o área delegada

Solicitar cotizaciones Se realiza invitación escrita a proveedores, según el bien o servicio requerido. Verificando que el costo del bien y/o servicio se ajuste al presupuesto aprobado.


Presidencia Ejecutiva o área delegada

Análisis y aprobación de cotizaciones Se verifican las cotizaciones y se determina la más conveniente para la Entidad, seleccionando la más favorable en cuanto a precios, calidad y garantías.

Presidencia Ejecutiva, Coordinador Administrativo y Financiero


Informar al proveedor asignado Se elabora y envía la orden de compra o servicio al proveedor, con los requisitos exigidos y las condiciones de pago pactadas, previa autorización de Presidencia Ejecutiva.

Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero


Revisión del contrato cuando este se presente

Se verifican los términos, conforme a la Ley, y los Estatutos

Asesoría Jurídica Presidencia Ejecutiva o área delegada

Aprobación final y formalización del contrato

Con la firma de aceptación por las partes involucradas, y allegar la documentación exigida para tales efectos.

Presidencia Ejecutiva y Asesoría Jurídica


Recibir el bien o servicio y verificar conformidad

Se valida si el bien o servicio adquirido cumple con los requisitos asignados en la orden de compra o servicio o contrato, según el caso con el Vo.Bo. del área involucrada.



Recepción y revisión de factura o cuenta de cobro

La factura o cuenta de cobro se recepciona en Secretaría de Presidencia, verificando que cumpla con los requisitos legales, se autoriza y se entrega a Contabilidad, quien a su vez revisa.

Presidencia Ejecutiva y Secretaria.

Contador




Código: PL-MAN-03

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Código: PL-MAN-03

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CIERRE DE CAJA

OBJETIVO: establecer el consolidado de las operaciones financieras diarias de la Entidad. ALCANCE: dependencia de tesorería DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABILIDAD: Tesorería y Auxiliar de Caja

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Cerrar Caja La Cajera Principal y la Auxiliar de Caja en la oficina principal en Quibdó, al finalizar la jornada diaria deben hacer los cierres de caja, imprimiendo por el sistema los informes parciales y definitivos de caja, para ser entregados al Jefe del área, en los cuales se detalla el movimiento diario de las operaciones que se realizaron.


Tesorería Tesorería

Guardar valores recaudados

Los valores recaudados son entregados a la Tesorera quien a su vez los deposita en la caja fuerte para ser consignados al día siguiente en los bancos o corporaciones financieras correspondientes.

Tesorería




Código: PL-MAN-03

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CONTROL DE PAPEL DE SEGURIDAD (CERTIFICADOS)

OBJETIVO: controlar la utilización y destinación del papel de seguridad que se utiliza para imprimir certificados de matrícula mercantil, de existencia y representación legal y de calificación y clasificación del registro de proponentes, con el fin de que se minimicen los costos que se generan por la perdida y subutilización del mismo, además de la custodia que de él se debe tener, evitando el uso fraudulento del mismo por terceros. ALCANCE: área de Registros Públicos DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABILIDAD: Tesorería y Caja principal, Auxiliar de Caja



Controlar papel

La Cajera Principal y la Auxiliar de Caja, controlarán la utilización del papel de seguridad, haciendo un buen uso de él y cuando por alguna circunstancia se deteriore en la realización de la actividad, informar a la tesorera o a la Coordinadora Administrativa y Financiera.


Coordinación Administrativa y Financiera, Coordinación de Operaciones y Sistemas y Tesorería.

Registrar información

Consignar información en el formato Control del Papel de Seguridad, dando cuenta de ello a la Tesorería.

Coordinación Administrativa y Financiera.

Coordinación Administrativa y Financiera.




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

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Código: PL-MAN-03

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MANTENIMIENTO DE MUEBLES E INMUEBLES (Preventivo y Correctivo)

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles de la CCCH. ALCANCE: Comprende desde la identificación de necesidades, elaboración y ejecución del programa de mantenimiento anual hasta la implementación de controles de las actividades realizadas y aplica a los bienes, recursos, elementos e infraestructura que afecta la calidad de los procesos DEFINICIONES: Mantenimiento Preventivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Tiene lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema. Mantenimiento Correctivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o presentada u otra situación indeseable. Es una Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o planta física, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al establecimiento DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001 - 2008 RESPONSABILIDAD:




Código: PL-MAN-03

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Identificar las necesidades

Se identifican los recursos, elementos, infraestructura o ambiente de trabajo que pueda afectar la calidad de cada uno de los procesos.

Se identifican las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad, y se envía a la Presidencia Ejecutiva para la siguiente vigencia fiscal en el tercer trimestre del año inmediatamente anterior.



Elaborar el programa de mantenimiento anual

Se definen los cuidados de mantenimiento de cada uno de los bienes identificados.

Se elabora en el mes de agosto el programa de mantenimiento preventivo y correctivo anual de la vigencia siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad



Asignar recursos Recibe y revisa el Programa de Mantenimiento anual para su respectiva aprobación y asignación de recursos necesarios para su incorporación en el presupuesto de la respectiva vigencia.

Presidencia Ejecutiva, y Coordinación Administrativa y Financiera

Junta Directiva

Contratar servicios Se identifican las necesidades de contratación.

Solicita las propuestas para la adquisición de bienes y servicios para realizar las actividades de mantenimiento.

Elabora el estudio previo de acuerdo a la modalidad de contratación y envía al área jurídica.

Presidencia Ejecutiva, y Coordinación Administrativa y Financiera

Junta Directiva




Código: PL-MAN-03

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Ejecutar el programa de mantenimiento

Se verifica el cumplimiento del programa de mantenimiento anual de acuerdo a los términos estipulados dentro de cada contrato perfeccionado. Se consolida la información referente a la contratación con el fin de elaborar informes de Mantenimiento y austeridad del gasto.



Desarrollar control administrativo a los bienes de la Entidad

Controlar bienes muebles de la Entidad:

Ejecutar visitas de inspección periódicas al inventario de los bienes asignados a los funcionarios.

Determinar y establecer la baja de aquellos bienes inservibles, obsoletos o que no se requieren para el servicio.

Generar Listado de Bienes devueltos

Emitir resolución de baja a bienes

Generar actas de paz y salvo respecto a los bienes asignados a funcionarios y contratistas.

Controlar bienes inmuebles de la Entidad:

Administrar la escrituración, pago de impuestos, pago de servicios, reglamentación para uso y control de los predios de la Entidad



Evaluar la gestión del proceso

Se evalúan los resultados del proceso a partir del seguimiento y evaluación a la eficacia y eficiencia en la administración de los bienes de la Entidad.


Junta Directiva

Tomar acciones para mejorar la gestión del proceso

Se toman acciones correctivas, preventivas y de mejora. Coordinador Administrativo y Financiero





Código: PL-MAN-03

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GESTIÓN HUMANA

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INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para detectar las necesidades de capacitación de los funcionarios de la CCCH., con el fin de proporcionar elementos que contribuyan al fortalecimiento de competencia de los funcionarios, que permita mejorar su desarrollo y desempeño laboral, y personal. ALCANCE: Incluyendo la planificación, organización, ejecución, evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación DEFINICIONES: Inducción: Proceso de conocimiento y socialización del nuevo funcionario en la entidad que inicia el día de su vinculación y da respuesta en cuanto a:dónde llegó, Qué valores existen y Cómo opera la entidad. Entrenamiento: Proceso que le permite al funcionario conocer las responsabilidades que asumirá en su nuevo cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él. Capacitación: Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el desempeño en el empleo. Incluye todos los aspectos técnicos asociados con el cargo que se está desempeñando. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001 – 2008 RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero




Código: PL-MAN-03

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Fecha: /2013

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ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

Desarrollar inducción, entrenamiento y capacitación

Se identifican las necesidades de inducción, capacitación, entrenamiento y actividades inherentes al desarrollo organizacional para los funcionarios a partir de: - El ingreso de personal nuevo a la Entidad, - Evaluación de los perfiles del empleo. - Análisis de resultados de la Evaluación del Desempeño. - Detección de las necesidades por Coordinadores de área. - Creación o actualización de documentos como procedimientos, instructivos, formatos, etc. - Introducción de nuevas tecnologías, - Cambios estructurales dentro de la organización que impliquen rotación de puestos o cambio en las Funciones


Junta Directiva

Clasificar las necesidades de formación

- la necesidad de capacitación se origina por el ingreso de nuevo personal a la entidad - capacitar al personal para mejorar o desarrollar las competencias que se precisarán ante situaciones futuras

Presidencia Ejecutiva Junta Directiva

Realizar inducción Se define junto con el jefe inmediato, los temas que se deben dar a conocer al nuevo funcionario y los responsables. - Se elaboran y programan las actividades de inducción en el formato - Se realiza inducción en cuanto a lineamientos estratégicos, función de la entidad, organigrama, ubicación jerárquica del cargo, reconocimiento de las instalaciones y la presentación de cada uno de los funcionarios de la sede

Coordinadores de áreas Presidencia Ejecutiva




Código: PL-MAN-03

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- Presenta al nuevo funcionario ante el superior inmediato

Dar entrenamiento inicial del cargo

- Se realiza el entrenamiento, explicando al funcionario los procedimientos específicos, las funciones que le competen y modalidades de su ejercicio. - Se le entrega los documentos correspondientes a la inducción.

Coordinadores de Áreas y/o empleado calificado


Finalizar inducción Finalizadas las actividades de inducción programadas, se entrega constancia al Coordinador Administrativo y Financiero



Actualizar historia Laboral

Se relaciona en el registro de la inducción y se actualiza el expediente del funcionario



Estructurar Plan de Capacitación

Anualmente, considerando las necesidades detectadas en el quehacer diario y el seguimiento al desempeño de los funcionarios, se consolida la información en el “Plan Anual de Capacitación”, el cual se presenta a Junta Directiva para su aprobación, con su respectivo presupuesto.

Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de Áreas

Junta Directiva

Aprobar Plan de capacitación

La Junta Directiva revisa y aprueba el “Plan Anual De Capacitación”, información que es considerada dentro del presupuesto


Programar actividades de capacitación

Si la actividad va a ser realizada con personal de planta: - Define los aspectos logísticos necesarios. - Define la necesidad de entrega de material de soporte. - Define la metodología para evaluar la eficacia de la actividad. Si la actividad va a ser realizada con personal externo:

Presidencia Ejecutiva y Coordinador administrativo y Financiero





Código: PL-MAN-03

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- Solicita propuestas de las personas o empresas idóneas para ofrecer los programas demandados. - Recibe las propuestas, analiza y coordina con el Coordinador Administrativo y Financiero para proponer a la Presidencia Ejecutiva los postulados a contratar. - Confirma la disponibilidad presupuestal. - Confirma a la empresa o persona seleccionada la ejecución de la actividad. - Coordina con la empresa o persona seleccionada los aspectos logísticos requeridos y la metodología para evaluar la eficacia de la actividad

Ejecutar actividad de Capacitación

Se envía memorando interno informando sobre actividad de formación y citando al personal involucrado. - Elabora “Listado de Asistentes” y lo entrega al facilitador para ser diligenciado durante las actividades de formación interna. - El formato de “Evaluación de actividades de capacitación” debe ser diligenciado al finalizar la actividad por el asistente. - Si aplica, entrega material de apoyo a participantes

Presidencia Ejecutiva Comité Técnico de Calidad

Hacer seguimiento a la actividad de capacitación

Con la información anterior, se analizan los resultados de la actividad y se actualiza el “Plan anual de capacitación” - Se archiva la información y los registros generados de la realización de la actividad.



Actualizar historia laboral

Se archiva certificado de asistencia a la actividad de capacitación, lo relaciona en el consecutivo de foliación de la historia laboral.

Coordinador administrativo y Financiero





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EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

OBJETIVO: Conocer el nivel de desempeño del Talento Humano de la CCCH. ALCANCE: Desde la planeación de la evaluación hasta la mejora del procedimiento DEFINICIONES Criterios de Desempeño: Son las condiciones, requisitos de calidad, indicadores o factores que deben reunir los compromisos laborales establecidos y las evidencias requeridas, que dan cuenta del desempeño del empleado. Evaluación del Desempeño: Proceso técnico que permite verificar, valorar y calificar las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral previa fijación de compromisos u objetivos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001-2008 Código Sustantivo del Trabajo Manual de Funciones Estatutos de la Cámara de Comercio del Chocó Reglamento Interno de Trabajo RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinador Administrativo y Financiero




Código: PL-MAN-03

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ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Planear la Evaluación de desempeño

Se determinan los mecanismos, tareas y fechas, y se actualizan los documentos correspondientes.


Determinar criterios de desempeño

Se definen con base a las funciones descritas para cada cargo en el Manual de Funciones y competencias; destacando aquellas actividades y competencias personales que la CCCH considera fundamentales en la medición del desempeño, los cuales estarán consignados en el formato de evaluación diseñado.

Presidencia Ejecutiva y /o Coordinadores de Áreas

Definir objetivos de la evaluación del desempeño

En cada periodo a evaluar, se pactarán de manera concertada, previamente las metas u objetivos a alcanzar por los empleados.

Coordinadores de Áreas

Evaluar el desempeño del personal

Se hace de acuerdo a la Planeación realizada, en las fechas y formatos definidos para esta actividad, por parte de cada uno de los Jefes inmediatos. Posteriormente, se entrega a la Coordinación Administrativa y Financiera los formatos diligenciados y firmados en las fechas estipuladas.


Calcular Nivel de desempeño del personal

Pasos: 1. Recibir y consolidar información 2. Calcular Nivel de desempeño por Dependencias y por Procesos 3. Calcular el Nivel de desempeño del personal 4. Generar informe para el Presidencia Ejecutiva


Tomar acciones de mejora o terminación del vínculo laboral

Pasos: 1. Analizar la información 2. Identificar oportunidades de mejora frecuentes 3. Retroalimentar Plan Anual de Capacitación 4. Identificar falencias y mejorar el procedimiento. 5. Decisión de desvinculación laboral.





Código: PL-MAN-03

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GESTIÓN JURÍDICA




Código: PL-MAN-03

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RECURSOS DE REPOSICIÓN Y EN SUBSIDIO DE APELACIÓN

OBJETIVO: Garantizar que la persona que tenga interés en una decisión administrativa que profiera la Cámara de Comercio sobre la abstención de una inscripción o sobre la realización de una inscripción, pueda interponer los recursos de la vía gubernativa de reposición ante el mismo funcionario que profirió la decisión, para que aclare, modifique o revoque la decisión administrativa y en subsidio el recurso de Apelación ante el inmediato superior en este caso la Superintendencia de Industria y Comercio para que con el mismo propósito aclare, modifique o revoque la decisión administrativa proferida por la Cámara de Comercio de Quibdó. ALCANCE: Abarca el trámite para resolver recursos, desde su recepción hasta la expedición y notificación de la Resolución que los resuelve DEFINICIONES: Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos. Interesado: Persona a la cual afecta directamente el acto administrativo. Apoderado: Persona a quien el interesado suministró un poder notarial en virtud del cual puede presentar recursos a su nombre. Recurso de reposición: Escrito por medio del cual el interesado solicita que la decisión administrativa se aclare, modifique o revoque. Su resolución compete al mismo funcionario que tomó la decisión. Recurso de apelación: Escrito por medio del cual el interesado solicita que la decisión administrativa se aclare, modifique o revoque. Compete al inmediato superior administrativo de quien profirió la decisión. Recurso de queja: Escrito por medio del cual el interesado solicita que se reconsidere el rechazo dado al recurso de apelación y en consecuencia, se le dé el trámite correspondiente al mismo. Notificar: Comunicar al interesado el acto administrativo siguiendo los parámetros establecidos en la ley. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Título III, Capítulo VI. “De los Recursos”




Código: PL-MAN-03

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RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva, Coordinador de Operaciones y Sistemas, y Asesor Jurídico.


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Recepción del Recurso de reposición en subsidio de Apelación

Se recibe el memorial del recurso de reposición y eventualmente de apelación interpuesta y se entrega al Presidencia Ejecutiva, el cual lo remite a la oficina Jurídica para su trámite legal

Secretaria de Presidencia Ejecutiva

Presidente Junta Directiva

Análisis Verificar si el Recurso de reposición cumple los requisitos contemplados en el Art. 77 del C.P. A y C.A., Luego se procede a darle el trámite al recurso, haciendo la anotación a través de un Certificado Especial, en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Persona Jurídica o en el Certificado de Matricula Mercantil de la Persona Natural, avocándose el conocimiento de fondo del recurso; si no llena los requisitos procederá a rechazar el recurso. Después de verificar que el recurso llene los requisitos se resolverá el recurso revocando, si da lugar a ello, la decisión tomada por la Cámara o ratificando la decisión, mediante resolución motivada la cual está compuesta por una parte considerativa y una parte resolutiva, la cual en el encabezado de la resolución deberá indicarse la

Asesor Jurídico Presidencia Ejecutiva




Código: PL-MAN-03

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decisión tomada en la parte resolutiva de ella.

Notificación Una vez resuelto el recurso de Reposición por parte de la Cámara de Comercio se procederá a notificar la decisión tomada por la Cámara, enviándole una comunicación al interesado para que se acerque a la entidad para que se notifique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de la resolución proferida por la institución. Si no comparece a notificarse el interesado de la resolución se publicará un Edicto en la Cartelera de la Oficina Principal con nota de fijación y de desfijación por parte del Presidencia Ejecutiva, por espacio de diez (10) días hábiles.

Asesoría Jurídica Presidente Junta Directiva

Recurso de apelación

Si resuelto el recurso de Reposición la decisión es de ratificar la posición adoptada por la Cámara, se dará traslado a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una nota remisoria a la cual se anexará los documentos tales como: original del escrito donde se interponen los recursos, el certificado de la cámara, los estatutos de la entidad correspondiente, copia de la decisión de primera instancia, copia del documento contentivo de los actos sujetos a registro, sin perjuicio que de considerarlo necesario sean remitidos documentos adicionales, para que resuelva sobre el recurso de Apelación siempre y cuando haya sido interpuesto

Asesoría Jurídica Presidente Junta Directiva




Código: PL-MAN-03

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por el interesado. Si no interpuso el recurso de apelación la decisión tomada por la Cámara quedará en firme.

Registro de la Revocatoria de la Inscripción

Resuelto en segunda instancia el Recurso de Apelación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y recibida la resolución emitida por la entidad, se procederá a realizar el registro de la Revocatoria de la Inscripción, si así lo ordena, en la reseña o en la matrícula y en el libro correspondiente, dejándose anotación de la revocatoria del acto administrativo, ubicándose un adhesivo en la resolución la cual será firmada por el Jefe de Registro, Jurídico, y PQR y modificándose el Certificado de acuerdo a lo ordenado por la Superintendencia. Si confirma la decisión proferida por la Cámara el certificado continuará igual sin ninguna modificación, enviándosele copia de la resolución al interesado

Asesoría Jurídica y Coordinación de Operaciones y Sistemas.

Presidente Junta Directiva

Archivo de la documentación

Una vez resuelto los recursos, copia de la resolución y demás documentos anexos que hacen parte del trámite del recurso serán llevados a archivo al expediente de la entidad sobre la cual se interpusieron los recursos

Asesoría Jurídica Presidencia Ejecutiva




Código: PL-MAN-03

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TRÁMITE DE REVOCATORIA DIRECTA

OBJETIVO: Tiene como finalidad esencial que la Cámara de Comercio de Quibdó, de oficio o a petición de parte, pueda en cualquier tiempo extinguir jurídicamente los actos que hubiere proferido; bien que éstos sean contrarios a la constitución o la ley, no estén conformes con el interés público o social o atenten contra él, o cuando causen agravio injustificado a una persona ALCANCE: El trámite abarca desde la recepción de la solicitud de revocatoria hasta la expedición y notificación de la Resolución que los resuelve DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Título III, Capitulo IX DE LA REVOCACIÓN DIRECTA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva, Asesor Jurídico, y Coordinador de Operaciones y Sistemas.


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

REGISTRO

Recepción de la solicitud de revocatoria directa

Deberá presentarse ante la Presidencia Ejecutiva de la Cámara, por escrito en el cual se deberá indicar el nombre de quien presenta la solicitud, con su número de identificación, la calidad en que actúa, la sustentación concreta del motivo para solicitar la revocatoria directa, deberá ser personalmente, sino lo presenta personalmente deberá estar con

Asesoría Jurídica y Coordinación de Operaciones y Sistemas.

Presidente de la Junta Directiva




Código: PL-MAN-03

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reconocimiento de firma y de contenido ante notario, debe relacionarse las pruebas que pretenda hacer valer, expresando el consentimiento expreso para la solicitud de revocatoria directa, indicando la dirección del solicitante. Si el documento presentado le falta alguno de los datos mencionados deberá informársele al interesado para que subsane la falencia, quien en el acto podrá hacerlo, si insiste en que se radique, se le recibirá el documento dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas. El escrito una vez recepcionado y radicado es pasado al Coordinador de Operaciones y Sistemas y al asesor Jurídico para su respectivo trámite, quien verificará el contenido del documento

Análisis Si el escrito cumple con alguna de las causales que establece el art. 69 del Código Contencioso Administrativo procederá a darle el trámite a la solicitud, avocándose el conocimiento de fondo de la solicitud de Revocatoria Directa. Si la solicitud no cumple con los requisitos se procederá a rechazar la solicitud contra la cual no procede ningún recurso. Verificada que la solicitud llena los requisitos resolverá procediéndose a revocar el Acto Administrativo proferido por la Cámara de Comercio, mediante resolución motivada la cual está compuesta por una parte considerativa y una parte

Asesoría Jurídica





Código: PL-MAN-03

Versión: 1

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resolutiva, la cual en el encabezado de la resolución deberá indicarse la decisión tomada en la parte resolutiva de ella, además indicándose la naturaleza de la decisión (de oficio o a solicitud de parte).

Notificación Una vez resuelta la solicitud de revocatoria directa por parte de la Cámara de Comercio, se procederá a notificar la decisión tomada por la cámara, enviándole una comunicación al interesado para que se acerque a la entidad para que se notifique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de la resolución proferida por la institución. Si no comparece a notificarse el interesado de la resolución se publicará un Edicto en la Cartelera de la Oficina Principal con nota de fijación y de desfijación por parte de la Directora Ejecutiva, por espacio de diez días hábiles.


Registro de la Revocatoria

Una vez notificada la decisión de revocatoria directa se Procederá a la inscripción en la matrícula y en el libro correspondiente, dejándose anotación de la revocatoria del acto administrativo, ubicándose un adhesivo en la resolución la cual será firmada por el Asistente de Registro.

Coordinación de Operaciones y Sistemas.

Coordinador de Operaciones y Sistemas

Archivo de la documentación

Una vez resuelta la solicitud y hecho el registro, copia de la resolución y demás documentos anexos que hacen parte del trámite de revocatoria directa serán llevados a archivo al expediente de la entidad





Código: PL-MAN-03

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sobre la cual se llevó a cabo el trámite.




Código: PL-MAN-03

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GESTIÓN DE LA CALIDAD




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

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ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

OBJETIVO: Definir acciones o actividades requeridas para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales, potenciales, con el fin de prevenir que estas situaciones se presenten de nuevo o que se puedan presentar en el futuro. Así mismo, para la identificación de oportunidades de mejora de los procesos, productos o servicios de la CCCH. ALCANCE: Este procedimiento comprende las acciones emprendidas para la mejora. Para el análisis, determinación de causas, la evaluación, la implementación del plan de acción y el seguimiento de las no conformidades reales o potenciales para evitar su ocurrencia o repetición. DEFINICIONES: Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Oportunidad o Acción De Mejora: Son aquellas que se toman para agilizar o maximizar un proceso, es decir, no parten de ninguna no conformidad real o potencial. No Conformidad: Incumpliendo de un requisito establecido en normas, procedimientos, especificaciones, reglamentos u otros documentos Comité Técnico de Calidad: Grupo Ejecutivo y demás personas que puedan contribuir al Sistema de Gestión de Calidad dentro de una Dependencia o Proceso. Equipos de Mejora: Grupo de gestores capacitados en herramientas de Mejora Continua que con asesoría y acompañamiento del Coordinador realizan las actividades descritas en este procedimiento, para su Equipo de Gestión. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001 – 2008 MECI – Modelo Estándar de Control Interno RESPONSABILIDAD: Presidencia Ejecutiva y Coordinadores de Áreas.




Código: PL-MAN-03

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Identificar el tipo de acción

Se clasifica el tipo de no conformidad con el fin de determinar el tipo de acción a realizar: No Conformidad Real, procede una Acción Correctiva. No Conformidad Potencial, procede una Acción Preventiva. Cuando se trate de una Acción de Mejora registre las actividades a ejecutar en el Formato establecido para tal fin

Todas las Áreas Presidencia

Ejecutiva

Identificar la fuente de no conformidad

Se identifica la fuente de la que procede la no conformidad, de acuerdo con lo establecido en las condiciones generales del procedimiento

Todas las Áreas Presidencia

Ejecutiva Formato

Describir la no conformidad

Se describe la no conformidad en forma clara, sencilla y concreta, asociándola siempre al incumplimiento de un requisito y en donde fue detectado. Se firma y entrega el reporte al Equipo de Gestión, quien asignará el número consecutivo, respectivo.



Formato

Identificar las causas de las No Conformidades

Se realiza una sesión de trabajo en la cual se identifican las causas de la no conformidad, real o potencial, utilizando para ello alguna (s) de la(s) herramientas descritas en la Guía Básica de mejora Continua.



Definir las acciones a tomar

Se deben establecer las actividades a realizar, con el fin de eliminar la causa raíz del problema (real o potencial) especificando responsables y fechas de



Formato




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

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implementación, esto es, elaborando un Plan de Acción o de Mejoramiento

Realizar seguimiento del Plan de Acción o de Mejoramiento

Se realiza el seguimiento a la implementación de las acciones previamente definidas en el Plan de Acción o de Mejoramiento



Formato

Efectuar cierre de la No conformidad

Para realizar el cierre de la no conformidad, debe verificarse que la acción tomada fue eficaz, de manera tal, que no haya vuelto a presentarse la No conformidad

Coordinador de Área


Formato

Realizar seguimiento consolidado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas

Se realiza seguimiento periódico a la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.



Formato




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

OBJETIVO: Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias de gestión, con el propósito de verificar si las actividades y sus resultados cumplen con los objetivos, requisitos, procedimientos y requerimientos establecidos; evaluando así, la eficacia del sistema de gestión. Igualmente, generar las bases para identificar los procesos y el estado de los mismos; para ser analizados de acuerdo a los resultados de las auditorías internas ALCANCE: Aplica en todas las áreas, procesos, procedimientos y personas de la organización DEFINICIONES: Alcance de la Auditoría: Extensión o límites de una auditoría. Auditado: Proceso que es auditado Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna Auditor Líder: Persona con la máxima autoridad, que dirige una auditoría Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados durante la auditoría. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría frente a los objetivos establecidos para dicha auditoria.




Código: PL-MAN-03

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001 – 2008 Manual de Calidad Procedimientos, Instructivos, Guías, y Formatos Inventario de Documentos RESPONSABILIDAD: Comité Técnico de Calidad


ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

Elaboración del Plan de Auditoría

Se definen las necesidades de la auditoría, efectuando un plan de auditorias



Programación de la auditoría

Se elabora el programa de auditorías tomando en consideración el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se tendrá en cuenta en cada proceso la competencia de los auditores y que estos no auditen su propio trabajo.



Preparación de la auditoría

Se envía memorando interno a las personas a auditar mínimo con una antelación de ocho (8) días a la realización de la auditoría, confirmando de esta manera la fecha exacta de la auditoría, se debe anexar el programa de auditoría.



Reunión de auditoría

Realizan la reunión de apertura teniendo en cuenta los parámetros definidos para tal fin.



Realización de la auditoría

Se realiza la auditoría teniendo en cuenta que las preguntas a realizar se deben estructurar con anticipación en el formato “desarrollo de la auditoría”






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Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 150


Elaboración de informe

Se reúnen con el propósito de realizar el clasificando los hallazgos en No Conformidades y Observaciones, las oportunidades de mejora y fortalezas Comité Técnico de

Calidad Presidencia

Ejecutiva

Reunión de clausura y entrega de reporte

Se realiza la reunión de cierre finalizando formalmente la auditoría comunicando los hallazgos de auditoría a los responsables de las áreas auditadas. Se hace entrega del reporte final con los tipos de hallazgos encontrados a la Presidencia Ejecutiva






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Fecha: /2013

Página: 151


CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO: Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia. ALCANCE: Aplica a todos los documentos del SGC, que se relacionen directamente con la prestación del servicio. DEFINICIONES: Documento Obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y, que por lo tanto, deben ser claramente identificados como tal en el SGC. Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado. Formato: documento donde se consigna el cumplimiento de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad. Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa, a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades. Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma ISO 9001:2008 Ley 594/2000




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ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

CONTROL

Definir las necesidades de creación, introducción o modificación de un documento

Se realiza la solicitud del documento justificando su necesidad (se debe anexar modelo de documento)

Empleados Comité Técnico de Calidad

Revisar la solicitud El representante del sistema según el proceso debe revisar la solicitud con el fin de asegurar su necesidad y validez



Aprobar documento Según requerimientos del proceso se debe aprobar el documento, conforme a su necesidad y validez



Informar sobre la no aprobación del documento y los motivos

Se debe informar a quien solicitó el documento sobre la no aprobación y su justificación



informar sobre la aprobación del documento

Se debe difundir la información sobre la aprobación del documento y motivos de la misma



Identificar el documento de acuerdo a la guía de elaboración de documentos y generarlo

Se identifica claramente el nuevo documento para su elaboración y reproducción



Revisar la documentación afectada con los cambios realizados

Se revisan todos los documentos a actualizar y se verifica que quedan con las correcciones



Socializar y sensibilizar al personal involucrado sobre la existencia y motivos del nuevo documento

Se da a conocer a todos el personal afectado el nuevo documento, informándoles sobre su importancia y beneficios



Asegurar la disponibilidad del documento

Se debe garantizar la disponibilidad del nuevo documento en todos los sitios de trabajo






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Página: 153


CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

OBJETIVO: Identificar los productos que no cumplen los requerimientos específicos y tratarlos de manera especial para disminuir la posibilidad que sean entregados al cliente. ALCANCE: Registros Públicos DEFINICIONES: Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso Conformidad: cumplimiento de un requisito No Conformidad: incumplimiento de un requisito Mejora Continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos Cliente: organización o persona que recibe un producto Formato: documento donde se consigna el cumplimiento de los Registros del Sistema de Gestión de Calidad DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NORMA ISO 9001 – 2008 RESPONSABILIDAD: Coordinador de Operaciones y Sistemas




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Fecha: /2013

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Detección y descripción del producto o procedimiento no conforme

Inicialmente por la revisión en la fuente a cada procedimiento o por el control final al producto o porque un cliente lo devuelve.

Persona responsable del desarrollo del proceso

Coordinador del Área

Formato

Investigación de las posibles causas

Analizar los motivos del resultado defectuoso o inoportuno y tener seguridad de la corrección en el siguiente procedimiento. Si el caso es mayor, debe solicitar la colaboración del superior

Persona responsable del desarrollo del proceso y Coordinador del Área si aplica


Corrección del producto o procedimiento.

Digitar de nuevo la información para sustituir el producto o analizar con los responsables del procedimiento las correcciones requeridas o liberarlo si el cliente así lo estima

Persona responsable con aprobación del Coordinador del Área si aplica


Hacer seguimiento El responsable debe hacer el seguimiento al producto y verificar que la acción propuesta se implemente y que ésta sea efectiva



Verificar conformidad. Implementada la acción de tratamiento al producto, se verifica nuevamente que cumpla con todos los requerimientos

Persona responsable del desarrollo del proceso y Coordinador del Área si aplica


Liberar el producto Cuando se verifica que el producto ha cumplido satisfactoriamente con todos los requisitos, se puede hacer la entrega al Cliente.






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Página: 155


MANUAL DE FORMATOS




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Fecha: /2013

Página: 156


CONTROL DE SEGUIMIENTO A PQR´S

FECHA RADICADO REMITENTE MOTIVO FUNCIONARIO

RESPONSABLE

FECHA DE

RESPUESTA

N° OFICIO

RESPUESTA

OBSERVACIONES




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Fecha: /2013

Página: 157


FORMATOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD




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Fecha: /2013

Página: 158


CONTROL DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha Código Nombre del Documento

Modificación

Cambio realizado

Solicitado por

Cre Act Anu Cargo Firma

Firma responsable: ________________________________________________




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Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 159


CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha Código Documento entregado

Ca

ntid

ad

Co

pia

co

ntr

ola

da

Co

pia

no

co

ntr

ola

da

Nombre Cargo Firma

Firma responsable: ________________________________________________




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Fecha: /2013

Página: 160


CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Fecha Nombre del documento Descripción Proceso responsable Ubicación del documento

Firma responsable: _________________________________________




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Fecha: /2013

Página: 161


PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS

FECHA PROCESO TIPO DE AUDITORIA

AUDITADO AUDITOR INTERNA SEGUIMIENTO ACCIONES

RESPONSABLE: ________________________________________________________




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Fecha: /2013

Página: 162


PLAN DE AUDITORIAS

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA Fecha de la auditoria: Objetivo de la auditoria: Alcance de la auditoria: Criterios de la auditoria: Metodología:

Entrevista. _____ Observación. _____ Muestreo. _____ Reunión de apertura:

Fecha. ___________________________________Hora. _________ Reunión de cierre:

Fecha. ___________________________________Hora. _________ Grupo auditor: Líder: Observador (es):

PLAN DE AUDITORIA

FECHA HORA PROCESO AUDITADO

AUDITOR




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Fecha: /2013

Página: 163


LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORIAS

Auditoria N°: _______ Fecha: _____________________________________ Proceso auditado: _____________________________________________ Auditor: _____________________________________________ Auditado: _____________________________________________

N° Pregunta Respuesta observación

Firma del auditor: __________________________________________________




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Fecha: /2013

Página: 164


INFORME DE AUDITORIA

Auditoria N° _____ Fecha inicio: _________________________________ F. terminación: _____________________ F. Entrega: ______________________ Proceso: ____________________________ Responsable: __________________ Auditores: Auditados: ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ Responsable de recepción y toma de acciones correctivas: _____________________________________________

RESUMEN DEL INFORME DE AUDITORIA Aspectos positivos encontrados: No conformidades encontradas: Observaciones: Conclusiones generales: Firma de Auditores: Firma de Auditados: ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________ ______________________________ _____________________________




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Fecha: /2013

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INFORME DE ACCIONES

N° Acción

correctiva Acción

Preventiva Acción Mejora

Descripción Proceso o

procedimiento

Estado (Abierta – Cerrado)

Suma Total abiertas

Total cerradas

Fecha: ______________________________ Responsable: ___________________________________________




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Fecha: /2013

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ACCIÓN CORRECTIVA N°

Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la no conformidad: Descripción de la causa: Acción correctiva propuesta:

PLAN DE ACCIÓN

Acciones Responsables Fecha de

implementación Fecha de

seguimiento

Aceptación de la acción correctiva: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:

Seguimiento a la implementación de la acción Causa de la acción cerrada? Sí ____ No ____ Fecha: ____________________ Responsable: ______________________________________




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Fecha: /2013

Página: 167


ACCIÓN PREVENTIVA N°

Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la acción: Responsable: Descripción de la causa: Definición de la acción preventiva propuesta:

PLAN DE ACCIÓN

Acciones Responsables Fecha de implementación

Aceptación de la acción preventiva: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:





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Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 168


ACCIÓN DE MEJORAMIENTO

Acciones: No conformidad mayor _____ No conformidad menor _____ Observación._____ Otro. _____ Fuente: Auditoria. _____ Reunión de Dirección. _____ Comité. _____ Otro. _____ Descripción de la acción: Responsable: Descripción de la causa: Definición de la acción de mejora propuesta:

PLAN DE ACCIÓN

Acciones Responsables Fecha de implementación

Aceptación de la acción de mejora: Sí _____ No _____ Firma: _________________________________ Fecha: ____________________ Observación:





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Fecha: /2013

Página: 169


PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO

N°: ____ Fecha: _____________________________ Área: ____________________________________________

SITUACIÓN A MEJORAR

ACCIONES PROGRAMADAS

RESPONSABLES FECHA SEGUIMIENTO

Firma: ________________________________________




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 170


INFORME DE ESTADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Fecha de corte: ______________________________ INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN Política de calidad: Objetivos de calidad: Indicadores: Satisfacción del cliente: Resultados de la auditoria: Comparativo con auditorias anteriores

Año N° de no

conformidades Observaciones

Total hallazgos

Variación porcentual: (Auditoria actual – Anterior) * 100

Auditoria anterior

Comparativo de procesos

PROCESO No

Conformidad Observaciones

Total Hallazgos

%

Planeación

Gestión Jurídica

Gestión Humana

Gestión Administrativa

Gestión tecnológica

Gestión registral

Conciliación

Gestión de la calidad

Consolidación de Peticiones, Quejas y Reclamos




Código: PL-MAN-03

Versión: 1

Fecha: /2013

Página: 171


Análisis de conformidad de los servicios Acciones correctivas, preventivas y de mejoras

Tipo Definidas Implementadas % Cumplimiento

Acción correctiva

Acción Preventiva

Acción de mejora

Totales

Propuesta de mejoras:

Proceso al que se dirige

Propuesta Proponente

Planeación

Gestión Jurídica

Gestión Humana

Gestión Administrativa

Gestión tecnológica

Gestión registral

Conciliación

Gestión de la calidad

Elaboro: Fecha:

Revisó: Fecha:

Aprobó: Fecha:



tabla de contenido · renovaciÓn rup.....53 actualizaciÓn rup (registro Único proponente

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