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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LEVANTAMIENTO DE SUELOS A DIFERENTES ESCALAS.

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

Cód. P40100-01/17.V6

Fecha Dic. de 2017

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TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DEL SUBDIRECTOR DE AGROLOGÍA 1

3.2. DEL COORDINADOR DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

1

3.3. DEL CONTROL DE CALIDAD DEL GIT DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

2

3.4. DEL RESPONSABLE DE PROYECTO 2

3.5. DEL LIDER DE GRUPO 3

3.6. DEL GRUPO DE EDAFOLOGOS 3

3.7. DEL FACILITADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 4

3.8. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 4

4. GLOSARIO 5

5. NORMAS 6

5.1. LEGALES 6

5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS 6

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 7

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 9

7. PROCEDIMIENTO- PASO A PASO 9

7.1. LEVANTAMIENTO DE SUELOS A DIFERENTES ESCALAS 9

7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME 13

8. ANEXOS 14

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 14


LEVANTAMIENTO DE SUELOS A DIFERENTES ESCALAS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y

APLICACIONES AGROLÓGICAS

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1. OBJETIVO Establecer las actividades para realizar o actualizar levantamientos de suelos a diferentes escalas para crear y proveer información precisa de carácter técnico sobre el recurso suelo, que contribuyan a la caracterización, inventario y planificación del uso de la tierra, a través de la combinación de diferentes técnicas de investigación. 2. ALCANCE Este manual de procedimientos aplica a todos los grupos internos de trabajo de la Subdirección de Agrología, al igual que a usuarios externos que realicen trabajos de Levantamiento de Suelos, bajo supervisión o interventoría del IGAC cuando aplique; inicia con la Identificación y determinación de los proyectos y termina con la validación del proyecto final antes de entregarlo para su publicación. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. DEL SUBDIRECTOR DE AGROLOGÍA ° Definir los proyectos, asignar los recursos necesarios para su desarrollo y velar por la ejecución

eficiente y eficaz de los mismos. ° Determinar las necesidades en cuanto a la actualización, implementación o eliminación de

documentos y formatos del manual de procedimientos. ° Nombrar los funcionarios responsables de los proyectos, estudios o levantamientos, quienes

orientarán las etapas del proceso (precampo, campo y poscampo) y a su vez ser interlocutor ante la entidad usuaria si se trata de un convenio.

° Promover que los funcionarios y servidores públicos a contrato que participan en el presente Manual de procedimientos, que cumplan con lo establecido en el mismo.

° Validar que los documentos del presente Manual de procedimientos, corresponda a las actividades que se realizan y que se empleen los formatos adoptados en el SGI.

° Implementar los documentos y formatos a partir de la publicación en el listado maestro del SGI. ° Autorizar las salidas al campo previa verificación de la información necesaria, cumplimiento de los

requisitos y diligenciamiento de los formatos correspondientes. ° Establecer en el comité de mejoramiento las acciones correctivas o preventivas relacionadas con

los productos no conformes presentados, basado en el análisis de la información y en la medida de lo posible las estadísticas de su comportamiento.

3.2. DEL COORDINADOR DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE

SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

° Aplicar el presente manual de procedimientos de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

° Dar a conocer y divulgar este manual, lo mismo que garantizar su aplicación y cumplimiento. ° Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos publicados en el listado maestro del SGI,

como evidencia de la trazabilidad de sus actividades. ° Realizar seguimiento al desarrollo de proyectos y rendir los informes correspondientes al

Subdirector de Agrología. ° Proponer los funcionarios responsables de los proyectos, estudios o levantamientos, quienes

orientarán todas las etapas del proceso y a su vez ser el interlocutor ante la entidad usuaria si se trata de un convenio, en los casos que así se requiera.

° Determinar las necesidades en cuanto a la actualización, implementación o eliminación de documentos y formatos del manual de procedimiento.

° Apoyar y facilitar el suministro de materiales, insumos y equipos necesarios para la ejecución de las actividades de las diferentes etapas de Levantamiento de Suelos.





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° Garantizar de forma permanente que se realice el control de calidad y liberación de los productos, con el fin de facilitar la verificación del cumplimiento de la conformidad del producto o servicio.

° Asegurarse que los productos no conformes se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencional.

° Definir las acciones pertinentes para dar el tratamiento al producto no conforme, coordinar su ejecución en caso de ser necesario y asignar los responsables para llevarlas a cabo.

° Verificar el tratamiento al producto no conforme con el fin de asegurar la conformidad con los requisitos establecidos.

° Presentar los datos y resultado de los productos presentados de forma trimestral en el comité de mejoramiento para su análisis.

3.3. DEL CONTROL DE CALIDAD DEL GIT DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES

AGROLÓGICAS ° Cumplir con lo establecido en el presente manual de procedimientos de Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas. ° Debe conocer la estructura general del SGI, especialmente lo referido en el los instructivos

I40100-08 16.V3 Preparación, actualización y análisis de la información en la etapa precampo para levantamientos de suelos, I40100-09 Etapa de campo para levantamientos de suelos y I40100-10 Etapa de poscampo para los levantamientos de suelos.

° Dar las directrices para el desarrollo de las diferentes etapas del proyecto. ° Revisar, identificar, sugerir y aprobar los procesos y los productos generados en las diferentes

etapas del levantamiento de suelos, organizados por el responsable del proyecto, líder de grupo y profesionales del proyecto.

° Ceñirse a las normas de procedimiento, lineamientos y políticas de operación especificadas en los diferentes instructivos sobre la temática.

° Verificar que los procesos estén congruentes con el Sistema de Gestión Integrado. ° Revisar y aprobar la versión final de perfiles de suelos, la memoria técnica, las leyendas y

cartografías temáticas de los diferentes proyectos. ° Realizar las demás actividades que le sean dadas por el coordinador del grupo interno de trabajo. 3.4. DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO ° Cumplir con lo establecido en el presente manual de procedimientos de Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas. ° Los servidores públicos asignados por el Subdirector de Agrología o el Coordinador del GIT de

Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas como responsables de los proyectos deben garantizar que los profesionales tengan y lleven a la etapa de campo los materiales, insumos, equipos y documentos necesarios para el desarrollo de las actividades del levantamiento de suelos, además que se haga un uso responsable de estos.

° Orientar las actividades del levantamiento de suelos en todas las etapas. ° Administrar los recursos financieros asignados para adelantar los trabajos de campo. ° Planificar los gastos de comisión y las actividades en las diferentes etapas del levantamiento de

suelos. ° Garantizar que a través de un memorando interno de tramitación (digital) se tenga un soporte de la

entrega y recibido de los productos parciales y totales del proceso en las diferentes etapas del levantamiento de suelos.

° Garantizar, de forma permanente, que se realicé el control de calidad al proceso, empleando la matriz del control de calidad.

° El funcionario o contratista responsable del proyecto verificará que el material preparado para la etapa de precampo, corresponde a la información más reciente y actualizada posible, llevando a campo fotos, imágenes de satélite, cartografía básica, estadísticas e información de las zonas de estudio, e igualmente utilizar reactivos y equipos de calidad que cumplan con las especificaciones requeridas para el tipo de levantamiento o estudio solicitado.





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° Consolidar la información necesaria para la carpeta de trazabilidad del proyecto. ° Hacer seguimiento y control al desarrollo de las actividades asignadas a cada profesional y los

tiempos de entrega de las mismas de acuerdo a documentos, instructivos, manuales y guías vigentes.

° Definir con el líder (es) de grupo (s) del proyecto el sistema de muestreo que se va a desarrollar en el levantamiento de suelos, así como realizar y verificar el trabajo de reconocimiento.

° Revisar, corregir y aprobar todos los productos parciales o totales, generados a partir de la información recolectada, analizada y actualizada por líder (es) de grupo (s), en las distintas etapas del levantamiento de suelos; así mismo, concertar los ajustes que se consideren pertinentes de acuerdo a las metodologías.

° Garantizar que la documentación relacionada con la trazabilidad del proyecto esté debidamente organizada y actualizada.

° Realizar las presentaciones de las etapas del proyecto de levantamiento de suelos en las diferentes instancias tanto internas como externas cuando así se requiera.

° Realizar las demás actividades que le sean asignadas por el coordinador del grupo interno de trabajo – GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

° Analizar y aprobar los documentos entregables necesarios para el logro de los objetivos propuestos en el proyecto de levantamiento de suelos.

3.5. DEL LIDER DE GRUPO ° Cumplir con lo establecido en el presente manual de procedimientos de Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas. ° Definir con el responsable del proyecto el sistema de muestreo que se va a desarrollar en el

levantamiento de suelos. ° Generar espacios de retroalimentación (Capacitar) de manera permanente con los profesionales

del proyecto y resolver dudas e inquietudes generadas en el proceso. ° Asignar y controlar las actividades a realizar por parte de los profesionales vinculados al proyecto. ° Revisar, corregir y aprobar todos los productos parciales o totales, generados a partir de la

información recolectada, analizada y actualizada por los profesionales del grupo, en las distintas etapas del levantamiento de suelos; así mismo, concertar los ajustes que se consideren pertinentes de acuerdo a las metodologías.

° Hacer seguimiento a la trazabilidad de los trámites concernientes al proyecto en los formatos respectivos del SGI.

° Realizar la gestión social del proyecto teniendo en cuenta las directrices de la coordinación del proyecto.

° Garantizar que a través de un memorando interno de tramitación (digital) se tenga un soporte de la entrega y recibido de los productos parciales y totales del proceso en las diferentes etapas del levantamiento de suelos.

° Las funciones específicas de apoyo en el desarrollo del proyecto, deberán ser asignadas de manera rotativa dentro de los profesionales con el objeto de lograr una formación integral del grupo y un ambiente equitativo de trabajo.

° Compilar, analizar y generar el conocimiento necesario para el logro de los objetivos propuestos en el proyecto de levantamiento de suelos.

° Realizar las demás actividades que le sean asignadas por el responsable del proyecto o coordinador del grupo interno de trabajo.

3.6. DEL GRUPO DE EDAFOLOGOS ° Cumplir con lo establecido en el presente manual de procedimientos de Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas. ° Consultar el SGI para conocer y utilizar los manuales, guías, instructivos y metodologías vigentes

relacionadas con el levantamiento de suelos en el proceso (PHVA) de desarrollo de los proyectos. ° Participar activamente en la reunión en la que asignan los profesionales para cada proyecto.





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° Desarrollar las actividades establecidas o definidas en los instructivos de precampo, campo y poscampo, así como las encomendadas por el líder de grupo, responsable del proyecto o coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

° Elaborar y entregar los productos parciales o totales, generados a partir de la información recolectada, analizada y actualizada, en las distintas etapas del estudio de suelos.

° Comprometerse con las funciones específicas asignadas de tal manera que alcance el nivel técnico del grupo.

° Diligenciar los formatos respectivos del SGI para dar cumplimiento al proceso de trazabilidad del proyecto.

° Presentar avances de las actividades encomendadas cuando le sean solicitadas. ° Consultar e interactuar de manera permanente con el líder de grupo o el responsable del proyecto

para resolver las dudas e inquietudes generadas en el proceso. ° Realizar la gestión social del proyecto teniendo en cuenta las directrices de la coordinación del

proyecto. ° Compilar, analizar y generar el conocimiento necesario para el logro de los objetivos propuestos

en el proyecto de levantamiento de suelos. ° Realizar las demás actividades que le sean asignadas por el líder de grupo, responsable de

proyecto o coordinador del grupo interno de trabajo – GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

3.7. DEL FACILITADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ° Mantener actualizado el módulo de Producto No Conforme de SOFIGAC, con base a los ajustes

que se puedan dar en los productos del proceso. 3.8. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS ° Cumplir con lo establecido en el presente manual de procedimientos. ° Los funcionarios o contratistas bajo la directriz del Coordinador o Responsable prepararán toda la

información necesaria para trasladarse a campo, a fin de no incurrir en demoras o gastos adicionales.

° Así mismo, solicitaran la existencia de bienes y elementos en el almacén general, evitando mayores gastos de comisión.

° Todo funcionario o contratista que requiera desplazarse fuera de las instalaciones del IGAC para la realización de sus funciones, debe portar el carné que lo identifique como servidor público del IGAC, el documento de identificación personal, los carnés de afiliación al Sistema de Salud, ARL y las prendas distintivas del IGAC para los trabajos de campo como el chaleco, así como los formularios necesarios para que Recursos Humanos atienda un eventual accidente.

° Los funcionarios deben tener a su disposición todos los elementos de protección personal (EPP) que se consideren necesarios para la realización de trabajos a la intemperie.

° Verificar y validar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, legales y los requerimientos del cliente de los productos a cargo, así como el control de calidad y liberación a realizarse.

° Identificar el producto no conforme e informar al coordinador del GIT para determinar el tratamiento a ejecutar.

° Los responsables de las actividades establecidas en este manual de procedimiento deben comprometerse con principios de independencia, imparcialidad e integridad y con la confidencialidad de la información obtenida en el curso de sus actividades. Igualmente, cuando haya lugar a situaciones de inhabilidad e incompatibilidad, los profesionales deben declararse impedidos frente a su participación en la gestión de trámites.





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4. GLOSARIO

Agrología Rama de la agronomía que se ocupa del estudio de los suelos en relación con el origen, la evolución y el patrón de distribución en la superficie del planeta; tiene por objetivo estudiar las relaciones suelo - planta, las cuales son fundamentales para su uso, manejo y conservación. Agronomía Conjunto de conocimientos de diversas ciencias aplicadas que rigen la práctica de la agricultura. Estudia los factores físicos, químicos, biológicos, económicos y sociales que influyen o afectan al proceso productivo.

Base de datos de suelos

Agrupación de datos de suelos almacenados, organizados, estructurados y relacionados entre sí, que representan algunos aspectos de su realidad física, química y geomorfológica; corresponde a un sistema de archivos digitales que permite la actualización, consulta, manipulación, interpretación y análisis de un conjunto de datos de suelos que tienen una representación espacial.

Características químicas

Propiedades intrínsecas de los suelos en términos de cantidad, comportamiento y dinamismo las cuales permiten identificar posibles problemas inherentes a la fertilidad de los suelos tales como disponibilidad de nutrientes, necesidad de fertilizantes, enmiendas y respuesta probable del suelo a estas condiciones.

Características físicas

Propiedades estáticas, dinámicas y mecánicas de los suelos tales como textura, estructura, consistencia, color, densidad y temperatura, relacionadas con la evolución pedogenética de los suelos.

Características mineralógicas

Propiedades referidas a los constituyentes sólidos del suelo. Su composición está dada por la fracción gruesa y la fracción fina del suelo, arena y arcilla respectivamente, importantes en la fertilidad actual y potencial de los suelos, debido a que sus características permiten determinar entre otros, la capacidad que tiene el suelo para suministrar nutrientes a las plantas, la acción de los factores y procesos de formación, y la intensidad de los mecanismos de alteración que han afectado los materiales originales.

Concesión Autorización documentada por parte del cliente/usuario, para utilizar o liberar un producto o proveer un servicio, que no cumple con la totalidad de los requisitos de conformidad especificados.

Corrección Acción tomada para eliminar la no conformidad detectada en un producto y/o servicio misional. La corrección se puede realizar a través de un reproceso, donde el objetivo es que el producto y/o servicio no conforme, vuelva a ser conforme con los requisitos iniciales. La otra forma de hacer la corrección es con una reclasificación, donde se busca que el producto y/o servicio no conforme, vuelva a ser conforme con requisitos diferentes a los iniciales.

Desecho Acción tomada sobre un producto y/o servicio no conforme, para impedir su uso inicialmente previsto. Se trata de retirar por completo el producto y/o servicio y liberar uno que cumpla con todos los requisitos.

Levantamiento General de Suelos

Estudio de suelos con densidad de observaciones relativamente baja. Se utiliza en regiones grandes, de potencial agrícola limitado, pero con algún grado de desarrollo y, por ende, con facilidad de acceso, aunque con vías que pueden presentar dificultades en épocas de lluvias. Responde a nivel de región o provincia (grupo de municipios), a los problemas de “qué hacer“ y “dónde más hacerlo” en el caso de agricultura, ganadería, desarrollo forestal, planes conservacionistas, etc. Su escala de trabajo oscila entre 1:10.000 y 1:25.000 o de mayor detalle.





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Liberación Representa la acción en la cual el IGAC autoriza por quien corresponda, la entrega del producto terminado y/o la prestación del servicio al cliente/usuario, previendo que se cumplen con todos los requisitos de conformidad.

Mapa Representación reducida, simplificada (convencional) y generalmente plana de la superficie terrestre (o de cualquier fenómeno concreto o abstracto localizable en el espacio), con una determinada relación entre la extensión real y su representación (escala) y sirviéndose de una determinada proyección.

Mapa temático Representación gráfica de un tema específico, diseñado para mostrar ciertas características particulares y su distribución sobre la superficie terrestre (mapa de suelos, mapa geomorfológico, mapa de uso actual y cobertura vegetal, entre otros).

Muestra de suelo Porción de suelo recolectada en campo, a una profundidad específica para determinar las características principales del suelo.

Observación de suelos

Cualquier actividad que permite al reconocedor identificar características de los suelos de un área, con diferentes propósitos.

Producto y/o servicio no conforme

Representa los productos y/o servicios misionales, inmediatamente antes de liberar los productos y/o servicios, que incumplen por lo menos uno de los requisitos (De uso o inherentes, legales, de normas técnicas, del IGAC o del Cliente/usuario), los cuales se encuentran especificados para cada producto y/o servicio.

Reparación Acción tomada sobre un producto y/o servicio no conforme, para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. Es importante tener en cuenta, que una reparación no hace al producto y/o servicio conforme con los requisitos, por lo que muy probablemente junto con la reparación se requiera de una concesión.

Suelo Cuerpo natural que comprende a sólidos (minerales y materia orgánica), líquidos y gases que ocurren en la superficie de las tierras, ocupan un espacio y se caracterizan por uno o ambos de los siguientes: horizontes o capas que se distinguen del material inicial como resultado de adiciones, perdidas, transferencias y transformaciones de energía y materia o por la habilidad de soportar plantas en un ambiente natural.

5. NORMAS 5.1. LEGALES ° Código de Recursos Naturales Renovables y de Protección al Medio Ambiente, Decreto 2811 de

1974

5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS ° United States Department of Agriculture USDA. Natural Resources Conservation Services NRCS.

Keys to Soil Taxonomy Eleventh Edition, 2010 ° Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Métodos analíticos del laboratorio de suelos. División de

Levantamiento de Suelos e Inventario de Tierras. Bogotá. 2006. ° Villota Hugo. Geomorfología aplicada a levantamientos edafológicos y zonificación física de las

tierras, Instituto Geográfico Agustin Codazzi, Subdirección de Docencia e Investigación 1991 y 2005.

° Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Subdirección de Agrología. Propiedades Físicas de los Suelos. IGAC. Bogotá D.C., 1990.





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° ZINCK, ALFRED. Physiography and Soils, INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTIN CODAZZI, subdirección de Agrología, Bogotá. 1988

° VAN WAMBEKE, A. Y FORBES T.R. Criterios para el uso de la Taxonomía de Suelos en la denominación de unidades cartográficas. Servicio de apoyo para el Manejo de Suelos. Servicio de Conservación de Suelos, Departamento de Agricultura de los Estados Unidos. Monografía Técnica SMMSS Numero 15. Versión en español preparada por Walter LuzioLeighton, Universidad de Chile y el Grupo de Trabajo de Clasificación de Cartografía de Suelos, 1986.

° Departamento de agricultura de los Estados Unidos. Servicio de Conservación de Suelos. Departamento de agricultura. Criterios para el uso de la Taxonomía de Suelos en la denominación de Unidades cartográficas. Versión español. Chile. 1985.

° Munsell Soil Color Charts 2012 edición revisada. Macbeth División of Kollmorgen Instruments Corp. Munsell Color P.O Box 230,Newburgh, New York 12551 0230.

° Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación. FAO. Subdirección de Reconocimiento y fertilidad de suelos. Guía para la descripción de perfiles de suelos Roma (1) sf.

° Soil Survey Division Staff. Soil Survey Manual. Handbook No. 18. 1993. 437 p.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN ° La elaboración de un levantamiento de suelos debe ser el resultado de un plan previamente

establecido, producto de un proyecto misional, un convenio o un contrato. ° Utilizar la documentación (manuales, instructivos, metodologías, y guías) y formatos vigentes

empleados para la realización del levantamiento de suelos. ° Buscar la información de acuerdo a las zonas de estudio y ubicarla en el archivo de la

Subdirección de Agrología del IGAC o en el centro de documentación. ° Verificar la buena calidad y escala apropiada de los productos de sensores remotos o garantizar

una resolución espacial acorde con el tipo de levantamiento o estudio solicitado. ° Cuando se requiera precisar linderos solicitar el aval de la Subdirección de Geografía y

Cartografía, específicamente del GIT Deslinde de Entidades Territoriales. ° En la etapa de precampo adelante las actividades descritas en el instructivo vigente I40100-05

Zonificación Climática. ° Para adelantar los levantamientos de suelos consulte permanentemente el instructivo vigente

I40100-06 Códigos para los Levantamientos de Suelos. ° Para el desarrollo de la etapa de campo tenga en cuenta lo establecido en el documento vigente

M40100-01 Levantamiento de Suelos. ° Cuando sea requerido por el coordinador del GIT de levantamiento de suelos y aplicaciones

agrológicas y según el tipo de estudio que se esté realizando, aplique en la etapa de poscampo l metodología vigente M40100-02 Para la clasificación de las tierras por su capacidad de uso y la guía vigente G40100-02 Para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos.

° Para el diligenciamiento del formato vigente F40100-40 Información detallada de observaciones de suelos tenga en cuenta lo establecido en la guía vigente G40100-03 Diligenciamiento de la información detallada de observaciones de suelos.

° A fin de garantizar la entrega efectiva de las muestras en el Laboratorio Nacional de Suelos - LNS se deben desarrollar las actividades descritas en el instructivo vigente I40100-11 Control y seguimiento de muestras enviadas al Laboratorio Nacional de Suelos por las comisiones de campo.

° Confirmar con antelación al desarrollo de la comisión de campo, la disponibilidad de los vehículos y materiales requeridos, al igual que el trámite oportuno de las órdenes y resoluciones de comisión y solicitudes de anticipo, para evitar contratiempos en la ejecución de los trabajos.

° Establecer contacto con las autoridades de la región para obtener información sobre dónde llevar a cabo las actividades sin complicaciones.

° Los sitios seleccionados para el desarrollo de los trabajos deben ser representativos y obtenidos con base en la aplicación de las metodologías vigentes.

° Realizar un previo reconocimiento de suelos en campo, o en su defecto, en la ejecución del estudio, un trabajo de socialización del proyecto ante la comunidad, autoridades y cualquier otra instancia pertinente, para facilitar el acceso a los predios o fincas objeto del estudio.





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° Generar informes semanales de avance del proyecto por parte del funcionario o contratista responsable, cuando se encuentre ejecutando labores de reconocimiento de suelos en campo, y presentarlos al Coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas quien informará al Subdirector.

° Aprobar la leyenda final de suelos por el funcionario o contratista responsable del proyecto en conjunto con el Coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas, antes de entregarla al área encargada de realizar la cartografía definitiva.

° Verificar que la parte descriptiva tenga los siguientes capítulos:

Generalidades: Localización y extensión de la zona de estudio, división político administrativa, población, vías de comunicación, aspectos sociales, actividades económicas, y usos de los suelos.

Medio biofísico: Geología, geomorfología, clima, vegetación, distribución vegetación e hidrografía.

Metodologías y procedimientos.

Descripción de las características de las Unidades Cartográficas de Suelos - UCS.

Génesis y taxonomía de los suelos.

° Verificar que la parte interpretativa, contenga los siguientes capítulos:

Clasificación de las tierras por capacidad de uso.

Zonificación de las tierras.

Bibliografía.

Anexos.

° Los funcionarios o contratistas deben recurrir a las autoridades civiles, militares y cualesquier otras para informar sobre su presencia en el área de interés del proyecto con el fin de salvaguardar su integridad así como la de los equipos del IGAC.

° Manejar con cuidado el material fotográfico, cartográfico, evitando su deterioro o desperdicio. ° Generar periódicamente las copias de respaldo de la información magnética relacionada con el

proceso, en conformidad con las disposiciones de copias de respaldo dadas por Gestión informática.

° Utilizar el archivo de acuerdo a las directrices de Gestión documental para que se facilite la disposición, conservación y control de los documentos y registros de acuerdo a las Tablas de Retención Documental - TRD vigentes.

° Para avanzar a cada una de las etapas del proyecto (campo y poscampo) se debe diligenciar el formato vigente F40100-19. Control de calidad levantamiento de suelos.

° En caso de requerirse comunicación con el cliente que solicita el estudio, esta se realizará principalmente a través de Comunicaciones Oficiales Externas, o a través de comunicación telefónica.

° Cuando se detecte que un producto no conforme se ha entregado al cliente de manera no intencional, esta situación debe ser informada a dicho cliente y registrada en el módulo SOFIGAC - producto no conforme. Si el problema detectado no afecta funcionalmente al cliente y éste lo acepta en tales condiciones, el producto se determina finalmente aceptado, si no, se debe solicitar su devolución a las instalaciones del IGAC.

° En el evento que un cliente detecte un producto no conforme y se decida como tratamiento reprocesar no se podrá realizar ningún cobro adicional al cliente.

° Una vez determinado y realizado el tratamiento al producto no conforme se debe verificar nuevamente su conformidad con los requisitos establecidos.

° Se debe identificar el producto conforme resultante de la corrección, reparación o reproceso, dejando evidencia documentada del cumplimiento de los requerimientos.





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° Los datos de incidencia de producto no conforme, incluyendo sus causas, deben ser analizados durante el comité de mejoramiento trimestral y las acciones correctivas requeridas (si es el caso) deberán ser documentadas en el aplicativo correspondiente.

° Todo producto detectado como no conforme debe ser identificado como tal y reportado en el módulo SOFIGAC - producto no conforme, de manera que la información consolidada pueda ser analizada periódicamente y permita la implementación de acciones, si aplica

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES ° F40100-02. Inventario cartografía base. ° F40100-03. Información secundaria para el levantamiento y/o estudio de suelos. ° F40100-04. Inventario imágenes de sensores remotos. ° F40100-05. Perfiles de suelos - Información secundaria. ° F40100-08. Planeación comisión en campo. ° F40100-10. Programación gastos de la comisión de campo. ° F40100-12. Descripción fotografías de perfiles de suelos. ° F40100-13. Descripción de fotografías panorámicas para levantamiento de suelos. ° F40100-19. Control de calidad levantamiento de suelos ° F40100-21 Acta de Constancia ° F40100-24 Lista de chequeo carpeta de trazabilidad gestión social ° F40100-25 Base de datos de actores sociales ° F40100-26 Plan de actividades de la comisión de campo ° F40100-27 Informe y lista de chequeo precampo ° F40100-28 Lista de chequeo de preparación de información en la etapa de precampo para los

levantamientos de suelos ° F40100-35 Observaciones de campo ° F40100-36 Lista de chequeo etapa de campo para los levantamientos de suelos ° F40100-37 Formulario de descripción de suelos ° F40100-38 Perfil de suelos ° F40100-39 Lista de chequeo etapa poscampo ° F40100-40 Información detallada de observaciones de suelos ° F40100-41 Constancia de devolución de reactivos de campo ° F40100-42 Descripción de Perfiles ° F40100-43 Captura de información detallada de observaciones de suelos Los períodos de retención de los registros serán los que se determinen en las Tablas de Retención Documental – TRD vigentes. 7. PROCEDIMIENTO- PASO A PASO

7.1 LEVANTAMIENTO DE SUELOS A DIFERENTES ESCALAS

RESPONSABLE ACTIVIDAD

CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Subdirector de Agrología

1. Busca, identifica, define y prioriza proyectos de Levantamiento de Suelos a desarrollar, ya sean misionales, en convenio o contrato.

Informar a los diferentes GIT de la Subdirección de Agrología, acerca de las especificaciones de los proyectos a desarrollar y productos a entregar.





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Coordinador del GIT Levantamiento de

Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

2. Selecciona y asigna el responsable, el (los) líder (es) de grupo (s), el grupo de profesionales y el control de calidad para cada proyecto.

3. Realiza una reunión para informar sobre las especificaciones del proyecto y los roles individuales y grupales.

Recomendar la utilización de manuales, guías, instructivos y metodologías vigentes en el SGI, relacionadas con el Levantamiento de Suelos en el proceso (PHVA) de desarrollo de los proyectos. Dejar registro de la actividad en el formato vigente F20100-03 registro de asistencia.

Responsable del Proyecto

4. Solicita a los GIT de la Subdirección de Agrología los insumos necesarios para adelantar la etapa de pre campo.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-08 Preparación, Actualización y Análisis de la Información en la Etapa Precampo para Levantamientos de Suelos.

5. Realiza la socialización ante las entidades que se involucran en el desarrollo del proyecto.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-07 Gestión Social en Proceso de Levantamiento de Suelos y sus Aplicaciones.

6. Recibe los insumos generados por los GIT de Geomática, Interpretación, Laboratorio Nacional de Suelos, Proyectos Especiales Agrológicos, entre otros.

Tener en cuenta el Manual de procedimientos vigente P40500-01 Elaboración de cartografía aplicada a la gestión agrologica.

Responsable del Proyecto, Control de

Calidad, Líder de Grupo y Grupo de

Profesionales.

7. Desarrolla las actividades de la etapa de precampo del Levantamiento de Suelos.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-08: Preparación, Actualización y Análisis de la Información en la Etapa Precampo para Levantamientos de Suelos.

Control de Calidad

8. Realiza el control de calidad al procedimiento de Levantamientos de Suelos en la etapa de precampo y aprueba los productos generados.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-08 Preparación, Actualización y Análisis de la Información en la Etapa Precampo para Levantamientos de Suelos.


Suelos y Aplicaciones Agrológicas o

responsable del Proyecto

9. Aprueba la etapa de precampo y autoriza la etapa de campo.

Dejar registro de la actividad en el formato vigente F20100-03 registro de asistencia.





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10. Planea el trabajo de la comisión de campo. Consultar el manual de procedimientos vigente P20400-02 Manejo de viáticos y gastos de comisión a Nivel Nacional y la resolución vigente de viáticos. Diligenciar los siguientes formatos vigentes: F40100-08. Planeación comisión de campo y F40100-10. Programación gastos de la comisión de campo.

11. Elabora un presupuesto de gastos de comisión.



12. Aprueba el presupuesto de gastos de comisión y solicita la asignación del rubro general de gastos y viáticos de comisión por medio de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) de acuerdo con los proyectos a ejecutar.

Realizar la solicitud vía correo electrónico al Coordinador del GIT de Proyectos Especiales Agrológicos el CDP, estipulando el valor total de gastos de la comisión.


13. Proyecta la resolución de la comisión de campo y la envía al Coordinador del GIT de Proyectos Especiales Agrológicos.

Verificar la Resolución de viáticos vigente para Funcionarios y Contratistas, según aplique.

Coordinador GIT Proyectos Especiales

Agrológicos

14. Solicita a GIT de Gestión Financiera los recursos para los gastos de manutención, alojamiento y transporte para cada profesional de contrato que participe en la comisión de campo, previa comprobación de la disponibilidad de recursos.

Tramitar la resolución hasta la firma del Director General. Diligenciar en el aplicativo ERP módulo de viáticos la orden de comisión y solicitud de anticipo.


15. Solicita y tramita los materiales, insumos y equipos de campo al Coordinador del GIT de Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas.

Tener en cuenta el Manual de procedimientos vigente P40500-01 Elaboración de cartografía aplicada a la gestión agrologica.



16. Revisa, aprueba y la solicitud de los materiales, insumos y equipos de campo.

Tener en cuenta el Manual de Procedimientos vigente P40500-01 Elaboración de cartografía aplicada a la gestión agrologica.





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Calidad, Líder de Grupo y Grupo de Edafologos.

17. Desarrolla las actividades de la etapa de campo del Levantamiento de Suelos.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-09 Etapa de Campo para Levantamiento de Suelos.

Líder de grupo

18. Envía al Coordinador del GIT de Levantamiento de suelos y aplicaciones agrológicas el informe de avance semanal y consolidado de la comisión de campo, así como el listado de coordenadas de las observaciones de campo (este último debe ir con copia al GIT de Geomática aplicada a los levantamientos de suelos).

Consultar documentos, instructivos, manuales y guías vigentes en el SIG. Diligenciar los formatos vigentes y pertinentes según instructivos.

19. Realiza un primer control de calidad a las observaciones realizadas de campo por el grupo de profesionales.


20. Mantiene actualizados los soportes de los gastos de la comisión y Legaliza el avance de estos.

Diligenciar los siguientes formatos vigentes: F20400-01. Comprobante de gastos y F223-04. Cumplido de comisión y/o certificación de permanencia expedida por la autoridad competente.

Anexar los soportes de los gastos ejecutados en la comisión.

Diligenciar en el aplicativo ERP módulo de viáticos la legalización de anticipo de viáticos y gastos de comisión.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-09 Etapa de Campo para Levantamiento de Suelos.

Control de Calidad

21. Realiza control de calidad al proceso de Levantamiento de Suelos en la etapa de campo.

Tener en cuenta el documento: Instructivo vigente I40100-09 Etapa de Campo para Levantamientos de Suelos.


Calidad, Líder de Grupo y Grupo de

Profesionales.

22. Desarrolla las actividades de la etapa de poscampo del Levantamiento de Suelos.

Tener en cuenta el documento: Instructivo vigente I40100-10 Etapa de pos campo para Levantamientos de Suelos.





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Control de Calidad

23. Realiza control de calidad al proceso de Levantamiento de Suelos en la etapa de pos campo.

Tener en cuenta el Instructivo vigente I40100-10 Etapa de Poscampo para los levantamientos de Suelos. Verificar qué se cumple con los requisitos de los productos definidos en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.



24. Realiza la liberación del producto garantizando que se encuentra completa y satisfactoriamente las disposiciones planificadas. ¿El producto es liberado? Si: Continúa con la actividad No. 25. No: Continúa con el procedimiento de control al producto no conforme 7.2.

Verificar qué se cumple con los requisitos de los productos definidos en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.

25. Firma y entrega el documento final al cliente externo en los casos que así se requiera, realizando posteriormente los ajustes que este solicite a través de fe de erratas.

26. Defina los procedimientos finales para el archivo y salvaguarda de la información generada por el desarrollo de los proyectos, así como precisar posibles publicaciones.

27. Realiza el cierre oficial del proyecto por medio de la socialización de los resultados en los diferentes escenarios.

7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Coordinador del GIT Levantamiento de Suelos

y Aplicaciones Agrológicas

1. Registra los productos no conformes en caso de detectar uno, diligenciando en el módulo SOFIGAC - producto no conforme. Identifica como NO CONFORME, el producto en físico o digital (según sea la presentación existente). Informa al Funcionario o contratista designado para dar tratamiento al producto no conforme.

Incluir las causas por las cuales fue identificado como no conforme.





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COPIA NO CONTROLADA

7.2. CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Funcionario o contratista designado para dar

tratamiento al producto no conforme

2. Define el tratamiento a seguir para el producto no conforme, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.

Implementa las acciones de tratamiento al producto o servicio no conforme.

Dejar evidencia del tratamiento realizado en el módulo SOFIGAC - producto no conforme.

Coordinador del GIT Levantamiento de Suelos y Aplicaciones Agrológicas

3. Verifica la conformidad de la acción o tratamiento al producto, comprobando nuevamente que cumpla con todos los requisitos establecidos.

Verificar el cumplimiento del producto con los requisitos del cliente, la normatividad legal y las especificaciones definidas en el Anexo 2 Caracterización del Producto y/o servicio.

4. Libera el producto, cuando se verifica que el producto ha cumplido satisfactoriamente todos los requisitos y se puede hacer la entrega final al cliente.

Dejar evidencia de la entrega del producto conforme al cliente.

8. ANEXOS ° Anexo 1. Flujograma del procedimiento Levantamiento de suelos a diferentes escalas y control al

producto no conforme. ° Anexo 2. Caracterización del producto y/o servicio 9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

5

Encabezado

Se ajustó el alcance y las responsabilidades frente a la modificación de los GIT surtida en la Resolución 162 del 2016 “Por la cual se modifica la conformación y unas funciones a Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección de Agrología”

Diciembre de 2016

6

Se elimina el formato F40100-15. Entrega de información cartográfica análoga o digital ya que se adoptó el formato F40500-04 Entrega de información análoga o digital en el GIT de Geomática.

Se elimina el formato modelo FM40100-01 Leyenda preliminar o final de fotointerpretación ya que se adoptó el formato modelo FM40700-01 Leyenda de Fotointerpretación geomorfológica aplicada a levantamientos de suelos

Se elimina el formato F40100-22 Solicitud y préstamo de material técnico ya que se adoptó el formato F40500-05 Solicitud de información análoga o digital en el GIT de geomática.

Se elimina el formato F40100-20 Trazabilidad del trámite

8 Se elimina el anexo 2 matriz de control de calidad

6

3 Se complementaron las responsabilidades frente a la identificación y tratamiento del producto no conforme.

Dic. de 2017

4 Se ajustó el glosario, depurando las definiciones de acuerdo a su importancia y contenido del documento e incluyendo definiciones importantes para el producto y/o servicio No Conforme.





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VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

6

5

Se incluyó en el ítem 5.3 los lineamientos para la aplicación de lo descrito en los documentos vigentes I40100-05 Zonificación Climática, I40100-06 Códigos Para los Levantamientos de Suelos, I40100-11 Control y seguimiento de muestras enviadas al Laboratorio Nacional de Suelos por las comisiones de campo, M40100-01 Levantamiento de Suelos, M40100-02 Para la clasificación de las tierras por su capacidad de uso, la guía G40100-02 Para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos y la G40100-03 Diligenciamiento de la información detallada de observaciones de suelos, adoptados previamente en el SGI.

Se incluyeron los lineamientos de operación para la identificación y tratamiento del producto no conforme.

Dic. de 2017

6

Se eliminó la referencia del formato F40100-11. Informe de avance semanal y consolidado de la comisión de campo, dado que previamente fue derogado.

Se asociaron a este documento los formatos F40100-24 Lista de chequeo carpeta de trazabilidad gestión social, F40100-25 Base de datos de actores sociales, F40100-26 Plan de actividades de la comisión de campo, F40100-27 Informe y lista de chequeo precampo adoptados previamente. F40100-41 Constancia de devolución de reactivos de campo, F40100-42 Descripción de Perfiles, F40100-43 Captura de información detallada de observaciones de suelos.

7

Se eliminó de la actividad No 18 el diligenciamiento del formato F40100-11. Informe de avance semanal y consolidado de la comisión de campo, dado que dicho formato ya no es empleado en la ejecución de las actividades.

Se ajustó la actividad 25 especificando la forma de ajustar el producto una vez es liberado.

Se incluyó la referencia del anexo 2 Caracterización de Producto y/o servicio, como aspecto relevante a tener en cuenta para el control del producto en la actividad No 23.

Se incluyó en la actividad No 24 la liberación del producto.

8

Se ajustó el flujograma del procedimiento Levantamiento de suelos a diferentes escalas y control al producto no Conforme de acuerdo al ajuste de las actividades No 8 y 33 y la inclusión del procedimiento 7.2.

Se incluyó el anexo 2 Caracterización de Producto y/o servicio.

ACTUALIZÓ SUBDIRECCION DE AGROLOGIA

Diego Enrique Nieto Ignacio Arias Burgues

Miguel Octavio Bernal

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Mónica Rosania Sandoval Araque

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS Y APLICACIONES AGROLÓGICAS

Napoleón Ordoñez Delgado

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECTOR DE AGROLOGÍA

Germán Darío Álvarez Lucero

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA LEVANTAMIENTO DE SUELOS A DIFERENTES ESCALAS


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ANEXO 1



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ANEXO 1



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ANEXO 1



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ANEXO 1



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ANEXO 2

CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO


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PRODUCTO/ SERVICIO (P/S)

ASOCIADO A ESTE MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

O INSTRUCTIVO

DIRIGIDO A

REQUISITOS PARA QUE EL P/S SEA CONFORME

CARGO RESPONSABLE DE AUTORIZAR

LA LIBERACIÓN

DEL P/S CONFORME

REGISTRO DE LA LIBERACIÓN

DEL P/S CONFORME

CARGO RESPONSABLE DE REGISTRAR

EL P/S NO CONFORME. (En caso que se presente

inmediatamente antes de su liberación o

después de su liberación)

TRATAMIENTO(S) A APLICARSE EN CASO

DE IDENTIFICARSE P/S NO CONFORME,

ANTES O DESPUÉS DE SU LIBERACIÓN DE USO/

INHERENTE DE

LEGALIDAD

DE NORMAS

TÉCNICAS DEL IGAC

DEL CLIENTE/ USUARIO

ANTES DESPUÉS

Estudio de Levantamientos de

Suelos

1. Entidades del Estado (nacional y territorial) o privadas 2. Centros de Investigación (centros educativos) 3 Ciudadanía

Leyenda y convenciones la cartografía generada. Cartografía a color Escala de acuerdo del tipo de estudio (detallado, semidetallado y general).

N/A N/A

Relación de los créditos Fotografías a

color con alta resolución

Que se ajuste a las condiciones

reales de los suelos

Coordinador del GIT de Levantamiento de suelos y aplicaciones agrológicas

Estudio de Levantamientos de Suelos aprobado con la firma del coordinador

Coordinador del GIT de Levantamiento de suelos y aplicaciones agrológicas

Corrección Corrección

tabla de contenidoigacnet2.igac.gov.co/intranet/userfiles/file... · grupo interno de trabajo de...

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