Subsecretaría del Trabajo y Previsión Social Secretaría de Gobierno

Estandarización de procesos

Propuesta V1.1

Abril, 2012

www.foco.org.mx

Abril 2012

Contenido

1. Contexto 2. Problemática percibida 3. Rich Picture de la solución 4. Alcance 5. Inversión

Estandarización de procesos

1. Contexto

La Subsecretaría de Trabajo y Previsión Social es un área que ofrece sus servicios a la ciudadanía a través de las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JULCA) en las ciudades de Guanajuato, León, Irapuato y Celaya. Desde 2009 ha emprendido un programa para el desarrollo de capacidades de liderazgo en su equipo directivo, además de impulsar mejoras sustantivas en la infraestructura y el ofrecimiento de un servicio que asegure la imparcialidad, en un ambiente profesional en favor del entorno laboral armónico para el estado. En 2011, el área realizó un ejercicio de evaluación integral de liderazgo del equipo con responsabilidad de mando que consideró la evaluación de atributos (autoperceptiva y multiperceptiva -360 grados-) y ambiente. Derivado del proceso formativo y de la evaluación de las personas y las condiciones del sistema se plantea en esta propuesta la necesidad de formar a los directivos mediante un programa de transferencia tecnológica para la estandarización de los procesos en la JULCAS.

2. Problemática percibida

Derivado del programa formativo, desarrollado en la modalidad de taller consultivo, y la evaluación integral de liderazgo, la operación presenta las siguientes áreas de oportunidad: A. Existe asimetría en los procesos que operan las diferentes JULCAS en el estado: cada

oficina despliega sus actividades con diferencias que revelan que el proceso no está estandarizado.

B. En ocasiones, un proceso o un procedimiento está definido y operado por una persona que imprime su sello individual, pero no comunica ni codifica su práctica.

C. Los procesos documentados no corresponden con la operación cotidiana, y

D. De igual manera, la liga entre los procesos (salida-entrada) está rota o existe poca comprensión de los requerimientos del cliente, los límites del proceso y su impacto en el sistema general.

3. Rich Picture de la solución CATWDA

W T

Ben

eficiarios

Alia

nza

s

Pro

du

cto

s /

Serv

icio

s

Canales

Relación

Ben

eficiarios

Pro

cesos

Clave

Beneficios Costos

Procesos clave

Pro

du

cto

s /

Serv

icio

s

MODELO DE SERVICIO

Flujo procesos clave Flujo procedimientos

E S E S

Administración del

Cambio

Tiempo

Fase

s d

e ca

mb

io

Productos - Procesos

• Esquema de Capacitación

• Esquema de Comunicación

• Esquema de gestión

4. Alcance

5 Talleres consultivos en la ciudad de León para 18 personas (Encargado del Despacho del SS, Presidentes y Secretarios Generales de las JULCAS, Procurador del Trabajo, y Responsable del área de Desarrollo) en donde se cumplen dos objetivos:

a) Transferir los marcos teóricos. b) Integrar productos que les sirvan a la organización para seguir

desarrollando e implementando la sistematización de procesos.

Productos: • CATWDA • Modelo de Servicio • Matriz de Procesos Productos • Flujo de un proceso clave • Flujo de un procedimiento del proceso clave • Esquema de cambio

CATWDA – Definiciones esenciales del sistema

El propósito responde a la pregunta ¿Cuál es la razón ser de un sistema social?, y considera una respuesta funcional, trascendente y viable en el medio en el que se desarrolle. Para contestar esta pregunta nos apoyamos en el siguiente esquema que fue guiando la integración de la respuesta.

Propósito

T W

C

A

A

D

Dirección General

SDProcesos

Planeación EstratégicaA1

ProyectosA2

Inteligencia CompetitivaA3

AdministraciónA5

Sistema de GestiónA4

Adminstración

Propuesta de Valor

Modelo de Servicio

Segmentos de Clientes

Canales

Relación

Procesos Clave

Alianzas Clave

Estructura Beneficios Estructura de Costos

Lógica de generar y capturar valor a la sociedad

Matriz Procesos – Productos

Actividades Clave Productos

Act 1 Act 2 Act 3 Act… Act..n

Producto 1

Producto 1

Producto 1

Producto 1

Propósito = T + W

CATWDA

Matriz Procesos – Productos Ejemplo Satinizado

MATRIZ DE SERVICIOS - PROCESOS Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito Proceso Propósito

Ges

tió

n d

e la

Info

rmac

ión

est

adis

tica

y

geo

gráf

ica

+ Generar y estandarizar información

estadística y geográfica pertinente para la

planeación del estado,

___

+ Disponer y transferir el uso de la información

estadistica y geografíca generada a los servicios

y procesos del IPLANEG y actores clave del

sistema de planeación estatal An

ális

is, e

valu

ació

n y

pro

spec

tiva + Analizar información y generar documentos e

herramientas pertinentes para la planeación

del estado y su evaluación,

___

+ Disponer y transferir el uso de los

documentos e herramientas generados a los

servicios y procesos del IPLANEG y de los

actores clave del sistema de planeación estatal

y alineación al PED Ges

tió

n S

oci

al y

Pú

blic

a

+ Diseñar, desarrollar y gestionar los mecsnismos de participación

ciudadana y pública del sistema de planeación estatal en los

procesos de planeación del estado

___

+ Estadarizar mecanismos para la participación ciudadana y

pública

+ Disponer y transferir metodologías de participación a los

servicios y procesos del IPLANEG y de los actores clave del sistema

de planeación estatal

+ Estandarizar las metodologias de programas de capacitación y

asesoría Pla

nea

ció

n E

stra

tégi

ca

+ Generar una visión estatal de largo plazo, sus

estrategias y proyectos estratégicos pertinentes

para alcanzarla,

+ Generar el plan anual de transferencia

+ Estandarizar las metodologías y herramientas

para la planeación estratégica

+ Disponer y transferir el uso de los componentes

de la planeación (visión, estratégias,

macroproyectos) generados a los servicios y

procesos del IPLANEG y de los actores clave del

sistema de planeación estatal Ad

min

istr

ació

n d

e P

roye

cto

s

+ Desarrollar y gestionar la orientación y

articulación (hacer que sucedan no hacerlas)

proyectos estratégicos prioritarios para el

desarrollo del estado,

+ Estandarizar las metodologías y

herramientas para la administración de

proyectos

+ Disponer y transferir el uso del desarrollo de

proyectos estratégicos generados a los

servicios y procesos del IPLANEG y de los

actores clave del sistema de planeación

estatal

PORTAFOLIO

1 Plan Estatal de Desarrollo (PED)

Definir y establecer como eje rector la orientación

integral del estado en el largo plazo considerando

regiones y sectores estratégicos y una participación

activa de actores clave del sistema estatal de

planeación 2

Información estadística y geográfica para el PED

y los procesos de planeación de actores clave

del sistema estatal 3

Herramientas y documentos para el análisis,

prospectiva, evaluación y seguimiento del PED 3

Mecanismos de participación del sistema estatal de planeación

operando en la integración, actualización, evaluación y

seguimiento del PED 3

+ Visión compartida del estado del desarrollo del

estado

+ Estrategias de largo plazo del PED

+ Banco de proyectos del PED 1

2 Información para la planeación

Proporcionar información pertinente para los

procesos de planeación de actores clave del

sistema estatal de planeación considerando

regiones y sectores estratégicos y su evaluación 3

Información estadística y geográfica para el PED

y los procesos de planeación de actores clave

del sistema estatal 3

Herramientas y documentos para el análisis,

evaluación y prospectiva de los procesos de

planeación de actores clave del sistema estatal

de planeación y su alineación (tranferencia) del

PED 2

Foros para la obtención de información clave de los procesos de

planeación del PED y de los actores clave del sistema estatal de

planeación y su evaluación 0 0

3 Transferencia de programas

Asegurar y facilitar la alineación de los planes y

programas gubernamenamentales al Plan Estatal

de Desarrollo 1 1 3

Mecanismos de participación del sistema estatal de planeación

operando para la alineación / tranferencia al PED 2

+ Instrumentos del sistema estatal de planeación

alineados al PED

+ Evaluación y seguimiento del PED 3

+ Proyectos estratégicos desarrollados

+ Proyectos estratégicos articulados y

operando

+ Proyectos estratégicos evaluados

4

Asesoría y capacitación en

metodología y herrameintas para la

planeación

Facilitar a los actores claves del sistema estatal de

planeación el desarrollo de competencias en

herramientas y metodologías que permitan al

eficiencia y sinergia de sus procesos con dicho

sistema y una alineación efectiva al PED 1

Programas para la generación de competencias

en la gestión de la información estadística y

geográfica para la planeación estatal 1

Programas para la generación de competencias

en la análisis, evaluación y prospectiva para la

planeación estatal 3

+ Programas de capacitación y asesoría habilitados para asegurar

la planeación participativa

+ Programas para la generación de competencias en metodología

de participación 1

Programas para la generación de competencias

en la generación de los componentes de la

planeación (visión, estrategias, proyectos) 1

Programas para la generación de

competencias en la administración de

proyectos

PROPÓSITO

Generar una visión estatal de largo plazo, sus estrategias y desarrollo y gestión de

macropoyectos pertinentes para alcanzarla, a través de: →

Para un desarrollo integral del estado de Guanajuato

Flujo de proceso clave Ejemplo Satinizado

Planeación Estratégica

Entradas DiagnósticoDesarrollo de la

estrategiaSalidasModelo de Desarrollo

Diseño, Desarrollo, Facilitación y Asesoría

Evaluación

Plan

eaci

ón E

stra

tégi

ca

Visión compartida del estado del desarrollo del

estado

Programas para la generación de

competencias en la generación de los

componentes de la planeación (visión,

estrategias, proyectos)

Requerimiento de ley de planeación del estado y

COPLADEG de actualización, formulación, alineación y

evaluación del PED

Requerimientos del proceso de Gestión de la Participación Ciudadana y Pública para el diseño, desarrollo y facilitación de programas para la generación de competencias en planeación estratégica

Ánálisis documental

internacional, nacional y estatal

Estrategias de largo plazo del PED

Banco de inicitivas del PED

Evaluación y seguimiento del PED

Instrumentos del sistema estatal de

planeaciónalineados al PED

Caracterización de la

problemática

Definición de temas críticos

Desarrollo de la Visión del

Estado

Análisis de Objetivos

Análisis de esecenarios

Definición de estrategias y

líneas de acción

Definición de Proyectos

Estratégicos

Definición de iniciativas

gubernamentales

Diseño, Desarrollo y facilitación de

programas para la generación de

competencias de Planeación Estratégica

Diseño, desarrollo y facilitación de programas de

transferencia del PED

Evaluación y seguimiento del

PED

Requerimiento de la ley de desarrollo urbano para la formulació y actualización del programade estatal de

Desarrollo Urbano y Ordenamiento Ecológico

Territorial

Administración del cambio

Objetivo Desplegar con un enfoque integral acciones que permitan sistematizar los procesos clave de la organización. Componentes del cambio Esquema de comunicación Esquema de capacitación Esquema de gestión (seguimiento y control)

Lógica de gestión del cambio • Imprimir carácter de urgencia • Crear una coalición rectora • Desarrollar una visión y una estrategia • Comunicar la visión del cambio • Habilitar a los colaboradores para la acción • Generar victorias rápidas • Consolidar logros y generar más cambio • Anclar nuevos paradigmas en la cultura organizacional

Administración del cambio

ESQUEMA DE COMUNICACIÓN SIMSA Foros Contenidos CALENDARIO

Id Audiencias Reun

ión

Mai

l

Emai

ling

Art

ícul

os W

eb

Not

icia

s re

leva

tes

Art

ícul

os S

IMSA

Ges

tión

del p

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Mod

elo

de G

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Ges

tión

POM

SAS

S45

S46

S47

S48

S49

S50

S51

S52

S1 S2 S3 S4 S5 S6

1 Líderes de Proyecto A B X A B A A B A B A

2 Equipo Consultor K X K K K K K K K K K K K K K K

3 GES I C D X X C,D C,D I C,D C,D C,D I

4 Titulares E J X J J J J J J E

5 Cotas F H C D X X X C,D F C,D F C,D C,D F C,D

6 Cotas IVS G H C D X X X X C,D G C,D G C,D C,D G C,D

Descripción de Contenidos

A Reunión Gestión de Proyecto CG D Artículos web CG,VG G Reunión COTAS IVS POMSA y MG LBS

Avances Artículos metodológicos SIMSA Introducción, Objetivo y Agenda

Acciones preventivas / correctivas Boletines Avances de acuerdos establecidos

Acuerdos Acciones preventivas / correctivas

Asuntos administrativos E Reunión Titulares CG

Introducción, Objetivo y Agenda H Mail Seguimiento POMSAS y Modelo de Gestión IVS LBS

B Mail Gestión de Proyecto LBS Avances del Proyecto Introducción, Objetivo y Agenda

Seguimiento a acuerdos Quick Wins Avances de acuerdos establecidos

Acciones preventivas / correctivas

C Emailing Noticias y/o Articulos Relevantes LBS F Reunión COTAS Gestión POMSAS CG,VG

Asunto: Noticia y/o artículos relavantes Introducción, Objetivo y Agenda I Reunión SIMSA CG

Cuerpo: Descripción breve del contenido y liga a la página Avances de acuerdos establecidos Introducción, Objetivo

Firma: Grupo de Enfoque y Seguimiento Acciones preventivas / correctivas Validación de POMSAS

Establecimiento de acuerdos

J Mail de Gestión del Proyecto K Reunión de Gestión Avances de acuerdos establecidos

One Page de Estatus y Siguientes Actividades Introducción, Objetivo y Agenda Acciones preventivas / correctivas

Avances de acuerdos establecidos

Acciones preventivas / correctivas

5. Inversión

Entregable: Programa integral para la estandarización de procesos

Id Concepto Unidad Cantidad PU Importe

1 Capacitación Persona 19 6,842 130,000.00$

Sub-Total: 130,000.00$

Más IVA 20,800.00$

Total 150,800.00$

Nota: El precio hora/persona/capacitación es de $ 228.00 ( 30 horas en cinco sesiones, más trabajo de

gabinete del facilitador y de los participantes entre una y otra).