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Soporte Documental

Manuales PRINEX REAL ESTATE Soporte Documental

Versión noviembre 09 Pág. 2

Índice 1. Introducción......................................................................................................................................................3

1. Introducción al Soporte Documental ................................................................................................3

2. Consideraciones Generales ...........................................................................................................3

3. Funciones de Administración y Consulta............................................................................................4 4. Conceptos y Elementos................................................................................................................5

2. Soporte Documental..........................................................................................................................................9 1. Trabajar con Documentos.............................................................................................................9 2. Trabajar con Asociaciones ..........................................................................................................11

3. Trabajar con Objeto Varios .........................................................................................................13

4. Tabla de Características .............................................................................................................13 5. Tabla de Ubicaciones ................................................................................................................16

6. Log Modificación Documentos......................................................................................................17

3. Códigos de Localización...................................................................................................................................17 1. Códigos de Localización .............................................................................................................17

4. Utilidades.........................................................................................................................................................18 1. Recodificar Rutas .....................................................................................................................18

5. Configuración ..................................................................................................................................................20 1. Parámetros Generales ...............................................................................................................20

6. Acceso a Soporte Documental .........................................................................................................................22 1. Acceso Rápido ........................................................................................................................22



1. Introducción

1. Introducción al Soporte Documental

Una de las opciones más interesantes que tienen los sistemas informáticos empresariales consiste en su capacidad de 'extender' el almacenamiento de los datos referidos estrictamente a la gestión hacia otros ámbitos, tales como documentos escaneados, planos, fotos o, en general, archivos externos con cualquier tipo de contenido.

Resulta evidente que esta característica comúnmente denominada soporte documental, amplía de manera importante las prestaciones de los sistemas de información y, en lo referido estrictamente al sector inmobiliario, permite utilizar fácil y rápidamente documentación que suele estar dispersa o es de difícil acceso.

Como ejemplos evidentes de lo anterior, podemos citar las escrituras formalizadas, los contratos de compraventa firmados por los clientes, los planos de las viviendas, las perspectivas de la promoción, las fotos o planos de urbanización de la zona, y muchos más. Por supuesto, a lo anterior debe añadirse una necesidad presente en cualquier tipo de empresa, sea o no inmobiliaria, de la ingente cantidad de documentos que componen el archivo físico contable.

Estos temas se han resuelto siempre con aplicaciones específicas de soporte documental, que son sistemas en los que se dispone de recursos para comprimir, almacenar y recuperar de forma eficiente todos estos archivos y ficheros, cuyo contenido suele ser voluminoso además de heterogéneo.

En general, la implantación de sistemas de este tipo conllevan la necesidad de ampliar almacenamiento en disco, o la incorporación de nuevas unidades de tipo óptico cuando el volumen de información es muy elevado, aunque todos estos recursos hoy en día tienen un precio más que razonable.

Sin embargo, y con más frecuencia de lo que cabría suponer, los sistemas documentales se han implantado como una herramienta separada del sistema principal de gestión de la empresa, con lo que la necesaria integración no estaba presente y el usuario estaba obligado a consultar sus datos en dos apartados independientes.

2. Consideraciones Generales

El módulo Soporte Documental de PRINEX, pretende ofrecer a los usuarios la capacidad de utilizar una extensión a la base de datos de gestión que, de forma transparente para ellos, les permita integrar cualquier tipo de archivo o fichero externo junto con los datos tradicionales de PRINEX.

Por otro lado, se ha buscado una simplicidad en el manejo del módulo que permita, tanto para escaneo / almacenamiento, como para recuperación / consulta, su implantación en empresas de cualquier dimensión y con una infraestructura asequible en la mayoría de los casos.

En esencia, se trata de hacer totalmente transparente al usuario la presencia de un soporte documental. De hecho, a efectos de consulta de los documentos almacenados, el usuario dispone de un botón en su pantalla habitual de trabajo, para que con una simple pulsación se acceda a la lista de documentos asociados y se pueda visualizar cualquiera de ellos.

Este botón está identificado con el icono Ver Documentos.



3. Funciones de Administración y Consulta

Cuando se trabaja con sistemas documentales es habitual separar las funciones de administración y las de consulta.

Por funciones de administración entendemos la captura e incorporación de nuevos documentos, la eliminación de éstos de la base de datos cuando no se utilicen y la gestión de las asociaciones, punto este último muy importante porque, en definitiva, es la conexión entre el mundo documental y el mundo de gestión.

La consulta no es otra cosa que poder ver el contenido de los documentos asociados a los objetos.

En general, la consulta no está restringida y en el Soporte Documental PRINEX se dispara con la simple pulsación del botón 'Ver Documento' disponible en muchos de los procesos del sistema. Las funciones de administración, sin embargo, suelen estar encomendadas a una persona concreta que tiene a su disposición los medios materiales -por ejemplo un escáner- para realizar tales labores.

Consulta de Imágenes

El procedimiento de consulta de los documentos está integrado en las pantallas tradicionales de PRINEX, mediante un botón etiquetado como 'Ver Documento".

Ver Documentos.

Cuando se pulsa este botón, el sistema ejecuta las siguientes acciones:

1. Busca en la lista de asociaciones las entradas existentes para el objeto con el que se esté trabajando.

Por ejemplo, si hemos pulsado el botón 'Ver Documento' en la consulta de la ficha de una promoción, se buscan los documentos asociados a ese número de promoción; de igual forma, si se ha pulsado el botón en la consulta de un asiento contable, se buscan las entradas para ese asiento.

2. Si existe un único documento asociado al objeto se invoca directamente al visualizador. Si el objeto tiene más de un documento asociado, se presenta una ventana con la lista de Características y Propiedades para las que existen documentos y debe seleccionar uno de ellos. Con el seleccionado se invoca al visualizador.

3. Se extrae una copia del documento seleccionado desde la base de datos documental y se coloca en un directorio temporal de trabajo. Se llama al programa visualizador asociado al tipo de fichero extraído.

Desde el punto de vista del usuario, estas acciones están ocultas y después de pulsar el botón y, si procede, elegir el documento, verá que en su pantalla aparece la información solicitada. Pueden consultarse al tiempo



tantos documentos como se desee y, una vez invocado el visualizador, las facilidades disponibles en cuanto a impresión, aumento de tamaño, copia, etc., serán las que el propio visualizador permita.

4. Conceptos y Elementos Para hacer más clara la exposición de los siguientes temas, es conveniente familiarizarse con una serie de conceptos que están relacionados con el Soporte Documental.

• Documento: Llamamos 'documento' a cualquier archivo que deseemos tratar con el Soporte Documental. Aunque se utiliza la nomenclatura 'documento' de manera generalizada, es muy importante entender que este concepto es mucho más amplio de lo que puede parecer en un principio, puesto que hemos dicho que se refiere a cualquier archivo que deseemos almacenar con este soporte.

Esto quiere decir que a la base de datos documental pueden incorporarse ficheros gráficos (normalmente .bmp, .tif, .jpeg, etc), archivos de otras aplicaciones (por ejemplo .dxf para planos realizados con CAD), ficheros multimedia (.wav para sonidos, .avi para secuencias en movimiento), y por supuesto, archivos ofimáticos (.doc de Word, .xls de Excel, .ppt de PowerPoint, etc).

Todo ello significa que el almacén que pone a nuestra disposición el Soporte Documental es un almacén de tipo universal, si bien todos tendemos a pensar que el uso principal estará relacionado con los ficheros de tipo gráfico conteniendo imágenes, fotos y similares.

• Lista de Documentos. Es el índice general o relación maestra de los documentos almacenados en la base de datos documental (recuerde que documento puede ser cualquier tipo de fichero). Cada documento de la lista general tiene asignado un número que es su identificación única e inequívoca dentro del sistema.

Como información complementaria para cada documento, se dispone de una descripción, dos textos identificativos de uso libre, la extensión del fichero -que identifica el tipo de contenido, .bmp, .doc, .dxf, etc-, y el usuario, fecha y hora de almacenamiento.

Sobre esta lista se pueden realizar incorporaciones -añadimos una nueva entrada a la base de datos documental-, y supresiones -eliminamos un fichero de la base de datos documental-. En el apartado 'Trabajar con Documentos' de este módulo se explica la manera de incorporar nuevos documentos.

• Objeto PRINEX: Llamamos 'objeto' a cualquier entidad de las gestionadas por PRINEX y sobre la que podemos asociar o relacionar documentos. La lista de objetos que se puede utilizar es el único elemento que está predeterminado por el programa y, por tanto, no depende del usuario.



En la versión actual, los objetos PRINEX a los que podemos asociar documentos son los siguientes:

• Albarán Trabajar con Albaranes módulo de Pedidos y Almacenes.

• Asiento Módulo de Contabilidad, Consulta Asientos Contables.

• Aval Mantenimiento de Avales, Fuentes de Financiación.

• Cliente Trabajar con Clientes, Ventas.

• Cobro Detalle de Cobros, Cuentas a Cobrar.

• Contrato Trabajar con Contratos módulo de Pedidos y Almacenes.

• Crédito Ficha de Préstamo, Fuentes de Financiación.

• Escritorio Objeto genérico Escritorio de Ventas Reducido.

• E Ventas Objeto genérico E Ventas.

• Factura de Flujos de Trabajo Factura Recibida en una ruta de Flujo de Trabajo.

• Formas de Cobro Mantenimiento de Forma de Cobro, Ventas.

• Factura Emitida Detalle de Facturas, Cuentas a Cobrar.

• Factura Recibida Detalle de Facturas, Cuentas a Pagar.

• Otros Docum. De Flujo de Trab. Otros Documentos, Flujos de Trabajo.

• Inmueble Inmuebles, Ventas y Arrendamientos.

• Leasing Mantenimiento de Leasing-Renting, Fuentes de Financiación.

• Líneas de Avales Ficha de Línea de Aval, Fuentes de Financiación.

• Fichas de Contacto Fichas de Contacto, CRM.

• Operaciones de Arrendamientos Consulta de Situación Contrato, Arrendamientos.

• Operaciones de Venta Consulta de Situación Contrato, Ventas.

• Detalle de Pagos Detalle de Pagos, Cuentas a Pagar.

• Pedidos Trabajar con Pedidos módulo de Pedidos y Almacenes.

• Pólizas de Crédito Ficha de Póliza de Crédito, Fuentes de Financiación.

• Incidencias de Posventa Detalle de Incidencias, Incidencias y Repasos.

• Presupuesto Presupuestos, Seguimiento Presupuestario.

• Préstamos Ficha de Préstamos Hipotecarios, Fuentes de Financiación.

• PRINEX21 Objeto genérico PRINEX.

• Promoción Mantenimiento de Promociones, Ventas/Arrendamientos.

• Proveedor Trabajar con Proveedores, Cuentas a Pagar.

• Sociedad Mantenimiento de Sociedades, Configuración.

• Suelo Ficha de Suelo, Suelo.

• Usuario Mantenimiento de Usuarios, Configuración.

• Vencimiento Datos de Vencimientos, Cuentas a Cobrar.

• Empleado Mano de Obra, Mano de Obra y Maquinaria.



• Varios Pixelware.

• Versión Trabajar con Versiones, Presupuestos y Mediciones

• Línea de Descuento Condiciones Línea de Descuento, Fuentes de Financiación.

• Maquinaria Trabajar con Maquinaria, Mano de Obra y Maquinaria.

• Obra Ficha de Obra, Presupuestos y Mediciones.

• Taller Mantenimiento de Talleres, Mano de Obra y Maquinaria.

• Tipología Minisite Datos Configuración Promoción para Internet

• Tipología B2C Tipologías Técnicas B2C, Ventas.

• Tipologías Técnicas Tipologías Técnicas, Ventas.

Como en cualquier módulo PRINEX los 'objetos' se identifican en el módulo Soporte Documental por sus códigos habituales (ejemplos: Promociones, por su número; Inmuebles, por número de promoción + tipo de producto + portal + planta +...; Asientos Contables, por sociedad + ejercicio + diario + número).

• Asociación. Es la relación que se establece entre un documento concreto -identificado por su número-, con un objeto PRINEX cualquiera -identificado por su código- y su característica.

Esta asociación es el punto de unión entre la base de datos documental -que almacena documentos- y la base de datos tradicional de PRINEX -que almacena la información de gestión-.

• Lista de Asociaciones. Todas las asociaciones válidas y vigentes se encuentran en una lista que, obviamente, mantiene el usuario. La lista de asociaciones no es otra cosa que una tabla ordenada donde se anotan pares de valores en la forma 'documento'|'objeto PRINEX'. Nótese que con esta estructura un documento puede estar asociado a varios objetos y que cada objeto puede tener asociados tantos documentos como se desee.

• Característica. Son agrupaciones (codificables por el usuario) de distintos tipos de documentos con los que puede relacionarse un Objeto-PRINEX. Todos los objetos deben contar con al menos una característica.

• Propiedad. Para permitir una ordenación y estructura más manejable en la lista de asociaciones para un objeto, el sistema permite utilizar la propiedad.

Este concepto es un texto libre que puede incorporarse a la asociación con un objeto y facilitar la agrupación de los documentos en familias o conjuntos de sencilla identificación. Este concepto es de carácter opcional.



Ejemplo de Características y Propiedades

Los documentos asociados a una promoción los podemos agrupar en dos características denominadas 'planos' y 'escrituras'.

Dentro de cada uno de estos grupos o características podemos tener diferentes documentos, y cada una de ellas con una propiedad diferente (plano de detalle, plano de zona y viales dentro de 'planos'; escritura de opción de compra, de compraventa y de cesión de dominio dentro de 'escrituras').

Así las cosas, una entrada cualquiera de la Lista de Asociaciones tiene el siguiente contenido:

1. Tipo de objeto PRINEX.

2. Código del objeto.

3. Características.

4. Propiedad.

5. Número de Documento.

• Visualizador. Es el programa o software que permite mostrar el contenido de un documento cuando ha sido recuperado para su consulta. Con objeto de dar la mayor flexibilidad e independencia al usuario, el Soporte Documental utiliza automáticamente el programa que cada ordenador tenga relacionado con un tipo de fichero determinado.

Es decir, se aprovecha la opción que dan los sistemas operativos Windows 9x, NT y 2000 de unir un programa concreto a ficheros con una extensión determinada. De esta manera, si se ha recuperado un documento tipo .doc se abrirá con Word, y si se consulta un documento .bmp se abrirá con Imaging o Paint (éstos son accesorios estándar de Windows).

Esta forma de trabajar garantiza la universalidad del almacén documental, puesto que si en algún momento se desea gestionar documentos con -valga la expresión-, 'formatos extraños', lo único que debemos hacer es asociar la extensión de esos ficheros al software que estemos utilizando.



2. Soporte Documental

1. Trabajar con Documentos El procedimiento Trabajar con Documentos (Módulo Soporte Documental) es el encargado de dar entrada a las imágenes en el sistema.

Buscar

En la entrada al proceso se presenta una pantalla de selección que permite filtrar las imágenes incorporadas al sistema. Como es habitual, si deja en blanco todos los ítems se presenta la lista completa de imágenes.

Criterios

Puede buscar una imagen determinada introduciendo varios criterios: Ref. Doc., Fecha de entrada, etc.

Para Añadir una nueva imagen a la Base de Datos documental podemos utilizar cualquiera de estos dos métodos:

Escanear: Se puede utilizar si se dispone de un escáner que, obligatoriamente, debe soportar la interfaz estándar TWAIN (disponible en la mayoría de unidades del mercado).

Grabar: Se utiliza para almacenar cualquier imagen que no es necesario capturar por escáner. Con este método, PRINEX presenta la lista de directorios, carpetas y archivos y el usuario elige el que estime oportuno. En ese momento se obtiene una copia del archivo, se le asigna el número de imagen y se almacena.

Este procedimiento es el indicado para registrar información que ya está en soporte informático, y un buen ejemplo de ello pueden ser los planos. En general, los planos estarán confeccionados con algún software de CAD y, por tanto, se pueden conseguir los correspondientes ficheros informáticos.

Si utiliza siempre el método “Grabar” no es necesario tener un escáner para trabajar con el módulo Soporte Documental.

NOTA: Para la inserción de imágenes en la base de datos documental, debe disponer de grandes volúmenes de almacenamiento debido a la cantidad de espacio que éstas ocupan.



Una vez incorporada la imagen (sea cual sea el método elegido), el sistema presenta una pantalla solicitando la descripción de la misma. Junto a esta información se graban otros atributos como el usuario, la fecha de entrada, la ubicación, etc.

Asociar: Al activar esta opción se presenta una lista de Objetos-PRINEX y Características.

Al seleccionar con un doble click el que se desee relacionar con la imagen escogida, la aplicación nos mostrará la siguiente ventana:

Datos relativos al objeto [cualquier entidad de las gestionadas por PRINEX sobre la que podemos asociar o relacionar imágenes (promoción, asiento, factura, inmueble)]: se solicitan los datos asociados al Objeto según la naturaleza de éste. Por ejemplo: código de promoción, número de factura, etc. Si no conoce el código exacto que debe de introducir, el sistema le permite acceder mediante filtros (promoción, cliente, etc.), al objeto buscado.

Referencia, Objeto, Característica y Propiedad: ítem informativo.

Ver Detalles. Presenta los datos descriptivos de la imagen junto con la lista de objetos relacionados. Entre las opciones disponibles se encuentra la de ver el origen de datos asociados al objeto (ficha de cliente, factura, etc.).



También es posible con Visualizar o Ver Doc la imagen desde esta pantalla.

2. Trabajar con Asociaciones

Este procedimiento permite relacionar, por un lado, un documento y, por otro, un Objeto PRINEX y su Característica.

La entrada al proceso presenta una pantalla de selección que permite filtrar los documentos incorporados al sistema.

Buscar

Puede buscar un documento determinado introduciendo varios criterios: Referencia. Objeto, Característica y Propiedad. Si deja en blanco todos los ítems se presenta la lista completa de documentos.

Criterios

Acota más la búsqueda anterior, permitiendo introducir para la selección, la Referencia del documento asociado y su Extensión.

Efectuada el filtrado la pantalla muestra una ventana con los campos señalados anteriormente.



Añadir

Permite efectuar nuevas asociaciones. Los ítems solicitados son los siguientes:

Referencia: indique aquí el código del objeto tratado (de promoción, factura, efecto, etc).

Objeto/Característica: a través del menú desplegable accederá a la lista de objetos y características definidos en el sistema.

Propiedad: Texto libre que puede incorporarse a la asociación con un objeto y facilitar la agrupación de los documentos en familias o conjuntos de sencilla identificación. Este concepto es de carácter opcional.

El procedimiento de asociación puede ser llamado desde Trabajar con Documentos, de manera que en un mismo movimiento se captura o graba la información documental y se asocia a uno o varios objetos PRINEX.

Visualizar y Detalles

Permiten acceder al documento asociado y ver sus propiedades.

La capacidad de asociación múltiple entre documentos y objetos PRINEX es muy interesante y permite resolver casos como el de un contrato de compraventa, por ejemplo. Imaginemos que se ha escaneado el documento una vez firmado por el comprador. Es evidente que tenemos una sola imagen.

Pues bien, puede resultar interesante asociar esa imagen a tres objetos PRINEX: el asiento contable de la firma, el inmueble y el contrato (el acto, en terminología de PRINEX). Entrando por cualquiera de los objetos tenemos a nuestra disposición el documento firmado por el cliente.



3. Trabajar con Objeto Varios

El procedimiento Trabajar con objeto VARIOS (Módulo Soporte Documental) permite relacionar un documento y un Objeto PRINEX sobre el que no se ha establecido una asociación o relación de documentos, y su Característica.

• Referencia: VARIOS por defecto.

• Objeto/Característica

• Propiedad: ítem informativo.

4. Tabla de Características

Mediante el mantenimiento de la Tabla de Características (Módulo Soporte Documental) el usuario puede asociar a cada objeto PRINEX el tipo de documento que desee. Todos los objetos deben tener asociados al menos una característica.



Añadir:

Objeto: Seleccione del menú desplegable uno de los objetos PRINEX disponibles a los que se pueden asociar Documentos (promociones, inmuebles, asientos, facturas, etc).

Característica: indique en este ítem el nombre que hace referencia al tipo de información que desea asociar (planos, contrato, factura, etc). Este dato es de libre codificación por parte del usuario.

Exp. SIC: Check que indica si los datos que conforman el Objeto PRINEX son exportables mediante el SIC (Sistema de Información a Clientes; Módulo Publicación de Productos).

Exp. MSP: Check que indica si los datos que conforman el Objeto PRINEX son exportables mediante el MSP (Minisite de Promociones; Módulo Publicación de Productos).

Eventas: Check que indica si los datos que conforman el Objeto PRINEX son exportables al área e Ventas.

Reg. Doc: Este desplegable se activa exclusivamente cuando la característica es “Suelo”. Permite indicar cuando se visualizará la característica en función del estado del suelo (Reserva, Adquisición, Venta, Agregación o Segregación).

Enviar Mail: El sistema permitirá generar plantillas de correo electrónico para el envío a sus destinatarios correspondientes. La plantilla solicitará a qué objeto hace referencia dicha plantilla (objeto que aparece en la tabla de características de Soporte Documental).

Se solicitará a su vez la descripción que el usuario PRINEX quiera asignar a la plantilla, así como el asunto que incluirá el correo electrónico (columnas plantilla y email respectivamente).

En la tabal de características, se podrá indicar si la grabación en dicha característica de un nuevo documento, implica el envío de un correo electrónico (columna Enviar Mail).

Email: A la derecha de esta nueva columna (Enviar Mail) se podrá incluir el destinatario de dicho correo electrónico, así como la plantilla a utilizar en dicho correo, la cual se enviará en el momento en el que un usuario grabe un objeto de soporte documental, asociándolo a su vez a una característica que tuviera activa la opción comentada en el párrafo anterior.

Si se activara la opción de enviar correo electrónico, el sistema solicitará obligatoriamente que se indique la plantilla a utilizar.



El usuario que envía el mensaje será el correspondiente al correo electrónico del usuario PRINEX que esté realizando la grabación de dicho documento en el soporte documental.

Códigos de localización

Para el uso de esta funcionalidad será preciso alimentar la tabla de localizaciones situada en el punto de menú Códigos de Localización (del módulo Soporte Documental). El usuario podrá establecer las diferentes localizaciones posibles para todos los documentos vinculados en el Soporte Documental.

Las localizaciones podrán a su vez contener valores que podrán ser únicos (se admite un único valor), múltiples (múltiples valores) o libres (texto libre cumplimentado manualmente por el usuario). De la misma forma el usuario podrá establecer la prioridad de dichas localizaciones (qué información deberá cumplimentarse en primer lugar), así como la obligatoriedad de cumplimentar dicha información al grabar un documento en el Soporte Documental.



Dichas localizaciones podrán además asociarse dependiendo de la característica a la cual se asocie el documento de Soporte Documental.

De esta forma, la tabla de localizaciones podrá ser distinta para una característica u otra dependiendo de la configuración habilitada por el usuario.

Al acceder a los Códigos de Localización, el usuario podrá cumplimentar los valores de dicha localización.

5. Tabla de Ubicaciones

En las instalaciones donde concurran diversas delegaciones conectadas a un servidor central, es preciso configurar la ubicación donde se albergarán los documentos en cada punto de la red.

Este sistema de configuración (Tabla de Ubicaciones) permite acceder a los archivos de documentos alojados en distinta ubicación a la propia.

En todo caso (tenga o no delegaciones), en esta tabla debe declarar la ubicación propia, indicando como origen y destino el mismo punto.

Por ejemplo:

Origen Destino Directorio de Imágenes

MADRID MADRID C:\IMAGENES



Ubicación Origen: referido al lugar donde se realiza la búsqueda.

Ubicación Destino: se identifica con el emplazamiento donde se encuentran los documentos.

Directorio Imágenes: indique en este ítem la ruta de la carpeta/directorio donde se ubican los archivos de documentos asociados.

6. Log Modificación Documentos

En este punto de menú podremos ver con detalles las modificaciones de documentos que se han ejecutado hasta el momento.

Visualizar: Permite al usuario visualizar el documento de Soporte Documental.

Desbloquear: Permite al usuario desbloquear un documento de Soporte Documental bloqueado por el sistema.

3. Códigos de Localización

1. Códigos de Localización

Para el uso de esta funcionalidad será preciso alimentar la tabla de localizaciones situada en el punto de menú Códigos de Localización (del módulo Soporte Documental). El usuario podrá establecer las diferentes localizaciones posibles para todos los documentos vinculados en el Soporte Documental.

Las localizaciones podrán a su vez contener valores que podrán ser únicos (se admite un único valor), múltiples (múltiples valores) o libres (texto libre cumplimentado manualmente por el usuario). De la misma forma el usuario podrá establecer la prioridad de dichas localizaciones (qué información deberá cumplimentarse en primer lugar), así como la obligatoriedad de cumplimentar dicha información al grabar un documento en el Soporte Documental.



Dichas localizaciones podrán además asociarse dependiendo de la característica a la cual se asocie el documento de Soporte Documental. De esta forma, la tabla de localizaciones podrá ser distinta para una característica u otra dependiendo de la configuración habilitada por el usuario.

Al acceder a los Códigos de Localización, el usuario podrá cumplimentar los valores de dicha localización.

4. Utilidades

1. Recodificar Rutas

El usuario ejecutará este proceso si desea cambiar la ruta donde se almacenen los soportes documentales grabados hasta el momento. Al entrar en este proceso, seleccionaremos la ruta a recodificar:



Le indicamos la nueva ruta y pulsamos la opción: Recodificar

La aplicación nos muestra el siguiente mensaje:

Confirmado el mismo, la ruta seleccionada estará recodificada.



5. Configuración

1. Parámetros Generales

En el módulo de Herramientas Comunes, Configuración, Configuración, se encuentran los Parámetros Generales del módulo de Soporte Documental.

• Vincular Documentos. Esta opción permite almacenar un documento en una ruta distinta a la ubicación física del Soporte Documental. Con la presente marca habilitada el usuario podrá guardar un documento en una ruta de red (imprescindible para ser visto por el resto de usuarios que deseeen consultarlo), y poder mantener el documento vivo (realizando sobre él las modificaciones necesarias) sin necesidad de asociar un documento actualizado al Soporte Documental (ejemplo: si se trata de una hoja de cálculo, ésta podrá modificarse sin necesidad de almacenar un documento de Excel actualizado). El establecimiento de esta marca, inhabilita la opción de “Comprimir Documentos” y “Con Password”.

• Comprimir Documentos. El sistema almacenará en la dirección de la ubicación de Soporte Documental, una copia comprimida del objeto asociado al Soporte Documental.

• Con Password. Sólo se habilitará cuando el usuario active la marca de “Comprimir Documentos”. Esto permitirá que la copia que se guarde en la dirección de la ubicación de Soporte Documental, vaya protegida con una password (dicha contraseña no será pública) para evitar modificaciones sobre los objetos.

• Preguntar al añadir un nuevo Documento: Si dicha marca se encuentra activa, al usuario se le presentarán las anteriores opciones enumeradas para que elija el comportamiento cada vez que grabe un soporte documental.



• Comportamiento de rutas antigua: Esta opción inhabilitará la posibilidad de que un usuario trabaje con documentos vinculados. Todos los documentos deberán estar almacenados en la dirección correspondiente a la tabla de ubicaciones.

• Avisar en modo consulta: A la hora de visualizar un documento en modo consulta, el sistema avisará de tal circunstancia para advertir al usuario de que las modificaciones efectuadas no serán guardadas.

• Gestión de Rutas: A través de esta opción el usuario podrá configurar la ruta donde se almacenarán los objetos de Soporte Documental.

Este almacenamiento, partirá de la dirección correspondiente a la tabla de ubicaciones, y podrá ser ordenado según ciertos criterios con objeto de tener almacenados con una cierta ordenación la totalidad de los documentos.

Dicha ordenación se podrá realizar en función de los diferentes criterios:

o Objeto PRINEX (tabla de objetos enumerada en el punto 1.4 del presente documento).

o Fecha (se podrá establecer una ruptura por días, meses, años, quincenas, etc…).

o Número (se podrá generar una nueva carpeta cada n documentos almacenados).



6. Acceso a Soporte Documental

1. Acceso Rápido

Desde los puntos de menú enumerados en el epígrafe 1.4 del presente documento, el usuario podrá tener acceso rápido al Soporte Documental.

A través de esta opción, el usuario podrá tener acceso a las siguientes opciones:



• Visualizar documentos : Desde esta opción el usuario podrá visualizar/modificar un documento de Soporte Documental.

• Visualizar consultas : Desde esta opción el usuario únicamente podrá visualizar un documento, pero no se guardarán cambios en su modificación. Si el parámetro general denominado “Avisar en modo consulta” se encuentra activo, el sistema avisará al usuario de dicha circunstancia a través del siguiente mensaje:

• Grabar : Esta opción permite al usuario grabar un documento en Soporte Documental. Si el usuario activa esta opción, se mostrará una ventana de Windows para localizar el documento a grabar. Una vez grabado quedará asociado y vinculado al objeto y características posicionados.

• Escanear : Desde esta opción, el usuario podrá escanear el documento que quiera grabar en el soporte Documental. Una vez grabado quedará asociado y vinculado al objeto y características posicionados.

• Documento Existente : Muestra todos los documentos de Soporte Documental, asociados al objeto y característica posicionados.

• Suprimir Asociación : Desde esta opción el usuario podrá eliminar una asociación existente entre un objeto y el documento de Soporte Documental.

• Características : Acceso a la tabla de características.

• Detalles : Acceso rápido al detalle del documento posicionado (descripción, códigos libres, fecha de entrada, usuario de grabación, etc…).

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