Documentos en las oficinasDefinicionesCaracteresValoresCiclo de VidaEl Documento

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.Diccionario de Terminologa ArchivsticaDefiniciones

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresin de lenguaje natural o convencional, includas las de carcter grfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informticos que constituyan testimonio de las actividades del hombre o de los grupos humanos. Ley de Archivos de la Rioja 1994Definiciones

Def. Ley General de Archivos de ColombiaDefinicionesRegistro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Ley General de Archivos de Colombia 2000

Elementos diferenciadores. GnesisElementos DiferenciadoresGnesisCada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generacin no puede controlarse.

InterrelacinUn unico documento no tiene ningun valor archivstico, los documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto y por las relaciones establecidas dentro de ste, que es el expediente.Elementos Diferenciadores

UnicidadUnicidadCada documento de archivo es nico, no se produce en mltiples ejemplares. En el caso de las copias de un documento estas no son ejemplares del documento original, sino otro documento igualmente nico.Caractersticas

IntegridadCaractersticasIntegridadCada documento debe mantener sus caracteres internos y externos integros, esto es intactos e inmodificados para conservar sus valores. As una copia mantiene el contenido pero no el formato, del documento original.

Carcter SeriadoCaractersticasCarcter SeriadoLos documento de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.Como las actas, la correspondencia, las cuentas de cobro, etc.

ObetividadCaractersticasObjetividadEl documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin aadir a ello criterios de valoracin o subjetividad.

AutenticidadCaractersticasAutenticidadEl documento no es falso en s mismo. Lo que es distinto de la veracidad del contenido, si ste es una falsificacin es porque fue generado con el fin de sustituir y de engaar. En cuyo caso ser una falsificacin pero como documento aislado es autentico.

Caracteres Externos e InternosCaracteresLos caracteres del documento, han sido dividos en Externos, los que se refieren a la estructura fsica; e Internos, los que se refieren a su contenido sustantivo.

Los veremos ahora diferenciados:

Caracteres ExternosCaracteres ExternosSon cinco:ClaseTipoFormatoCantidadForma

ClaseCaracteres ExternosClaseTextualesIconogrficosSonorosAudiovisualesElectrnicos

TipoCaracteres ExternosLo define el contenido y la estructura del documento y deriva de la accin presentada. Asi si la accin es legislativa, el tipo es ley; si la accin es interrogativa, el tipo es cuestionario; si la accin es de peticin, el tipo es solicitud; si es informar, el tipo es informe; si es constatar, el tipo es constancia;etc.Tipo

FormatoCaracteres ExternosVa de acuerdo con el soporte. Asi si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de video casetes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el formato es 3 , 5 , etc. Si se trata de imgenes electrnicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrnicos es txt, rtf, html, doc, etc.Formato

CantidadCaracteres ExternosEs el nmero de unidades (volmenes, legajos, documentos) y al espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrnicos, o en minutos si son sonoros o visuales.Cantidad

Caracteres InternosCaracteres InternosSon cuatro:Entidad ProductoraOrigenes FundacionalesFecha y lugar de produccinContenido sustantivo

Entidad ProductoraLo que es el autor del documento, que puede ser una persona natural, es decir fsica; o puede ser una persona jurdca, es decir insititucional. Esta puede ser pblica o privada. Entidad ProductoraCaracteres Internos

Orgenes FundacionalesSon las razones que han dado lugar a la creacin del documento, tomando en considerancin, en este orden: la funcin, la actividad, y el trmite por el que se ha realizado. Caracteres InternosOrgenes Fundacionales

Fecha y Lugar de ProduccinSon los datos que ubican cronolgica y geogrficamente el documento. Y se denominan tambin datacin cronolgica y tpica del documento.Caracteres InternosFecha y Lugar de Produccin

Contenido SustantivoEs el asunto o tema que trata el documento, es decir el fin u objetivo de su produccin. El contenido puede ser:Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien definidos.Extensivo: pocos datos sobre un contenido que es ms amplio.Diversificado: datos variados de asuntos diferentes.Caracteres InternosContenido Sustantivo

Valores Primario y SecundarioValoresLos valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina Valor Primario; y adems de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es el Valor Secundario. Estos son los valores ms reconocidos pero existen otros que pueden desglosarse as:

Valor AdministrativoValor AdministrativoEs un valor primario, por cuanto el documento da cuenta de una gestin o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestin para la cual fue creado llegue a su fin.

Valor Legal, Jurdico y ProbatorioValor Legal, Juridico o ProbatorioDespus de finalizado el valor administrativo el documento conserva un valor probatorio, es decir es un comprobante legal y juridico de que la gestin exiti o de que la actividad de la que da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el lugar en que se succedi el evento. Este valor tiene trmino en unos tipos documentales y en otros es permanente.

Valor Histrico y CulturalValor Histrico y CulturalEstos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrn un valor cultural e histrico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario.

Otros ValoresValores Otros autores diversifican ms las categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor adiministrativo especfico. De igual forma el Diccionario Terminolgico Archivstico adiciona el Valor Informativo, que es que tienen los documentos usados para consulta o investigacin; y el Valor Intrnseco que est relacionado con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de produccin, etc. Pero el primero es un valor secundario y el ltimo es un valor primario.

Ciclo de Vida o Edades de Documento32Ciclo de VidaintermediapermanenteintermediahistricaPrimera Edad: circulacin y tramitacin de los asuntos inciados. La documenta. forma parte de los archivos de gestin y es de uso frecuente.Segunda Edad: El expediente ha finalizado su tramite pero es objeto de consulta regular. La documentacin forma parte del archivos intermdio.Tercera Edad: El documento ha sido consierado de valor permanente y ser conservado como fuente cultural e invertigativa. Se localiza en los archivos histricos.1corrienteadministrativa

Etapas o EdadesCiclo de VidaCreacin: incluye el diseo y la gestin de formularios; la preparacin y gestin de los formatos y la aplicacin de las modernas tecnologas a este proceso.Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas de archivo y recuperacin y gestin de archivos de oficina, correos y telecomunicaciones; creacin de programas de acceso, reproduccin, conservacin y tramitacin.Disposicin: incluye la identificacin y descripcin de las series, cuadros de clasificacin, tablas de retencin y transferencia.

J.B. Rhoads.1983.

Edad Corriente o AdministrativaCiclo de Vida1corrienteadministrativaDocumentos en TrmiteRecibidos en el ao Finalizados aos anteriores de consulta frecuente y valor administrativo, fiscal y legalArchivo de Oficina

Edad IntermediaCiclo de VidaDocumentos sin vigencia administrativaDe consulta frecuenteCon vigencia fiscal y legalArchivo Intermedio2intermediaintermedia

Edad IntermediaCiclo de VidaDocumentos sin vigencia administrativaDe consulta frecuenteCon vigencia fiscal y legalArchivo Intermedio2intermediaintermedia

Edad Permanente o Histrica 3permanentehistricaCiclo de VidaDocumentos de valor cultural e investigativo permanente.Archivo Histrico