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SNCTIGUIÓN MÓDULO 4: ELABORACIÓN Y VALORACIÓN DE PRESUPUESTOS
INTRODUCCIÓNUna vez de�nidos los aspectos centrales sobre el proyecto que se desea adelantar, es necesario cuanti�car los recursos necesarios para su desarrollo. Este módulo ofrece una serie de directrices para elaborar y valorar el presupuesto del proyecto, para lo cual deben tenerse en cuenta varios aspectos tales como: los lineamientos de cada convocatoria en cuanto a rubros �nanciables y el máximo permitido en cada uno de ellos, así como el valor máximo a �nanciar por proyecto. Finalmente, se presentan los principales rubros a considerar y una breve descripción de cada uno de ellos.
CONTENIDO
Los temas a tratar en este módulo son los siguientes:
1. Aspectos importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:
1.1 Identificación de la necesidad de recursos que el proyecto requiere.1.2 Valoración de recursos identificados.1.3 Planeación de la ejecución.1.4 Adaptación del presupuesto a las condiciones generales de los Términos de Referencia TDR y lineamientos institucionales.
2. Principales rubros a emplear en la formulación del proyecto
1. Aspectos Importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:
1.1 Identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto: Un presupuesto no es más que la planeación de los costos del proyecto, detallada por rubros o tipo de gastos. Para poder elaborar el presupuesto es necesario detallar con precisión el plan de actividades a ejecutar en el proyecto, identificando en cada una, cuáles y cuántos recursos necesita para ello.
1.2 Valoración de recursos identificados: Posteriormente y habiendo identificado los recursos, se procede a asignar a cada uno de ellos, el respectivo valor. Para proyectos con duración de más de un año, se debe incorporar en el momento de la formulación, la inflación anual, lo que se puede hacer utilizando las proyecciones del IPC que hace el Banco de la República. Además, todos los pagos que deban hacerse al extranjero (persona natural o jurídica) deben tener en cuenta: retenciones, gastos de IVA, gastos de bodegaje, aranceles, fletes, impuestos, etc.
1.3. Planeación de la ejecución: Para esto, es importante saber tomar las decisiones acerca de cuántos recursos se van a utilizar y en cuáles etapas del proyecto, esto de acuerdo con el cronograma planteado, para así evitar inconvenientes durante la ejecución.
1.4. Adaptación del presupuesto a condiciones generales de los términos de referencia TDR y lineamientos institucionales: Se ajustan los recursos a los rubros a financiar de acuerdo a las condiciones estipuladas en los términos de referencia de la convocatoria a la que se planea presentar el proyecto y a los lineamientos institucionales. Es importante revisar si existen rubros con un valor máximo permitido, así como tener en cuenta los recursos totales disponibles que asigna la convocatoria, ya que aunque se permita solicitar hasta una cifra máxima, si esta corresponde a un porcentaje muy importante de los recursos totales disponibles, su asignación a un solo proyecto resulta poco factible. En los casos en que hay más de una fuente de financiación, es necesario indicar los rubros y los montos que se solicitan a cada una de ellas.
2. Principales rubros a emplear durante la ejecución del proyecto: A continuación se hace una breve descripción de los principales rubros financiables por Colciencias, para cuales, dependiendo del tipo de proyecto y de los términos de referencia establecidos para cada convocatoria, se establecen disposiciones particulares:
2.1 Personal 2.2 Adquisición de Equipos2.3 Materiales e Insumos2.4 Software2.5 Servicios técnicos2.6 Viajes2.7 Material Bibliográfico2.8 Salidas de Campo
2.9 Capacitación2.10 Gastos de administración2.11 Difusión de resultados2.12 Gastos de propiedad intelectual2.13 Publicaciones2.14 Adecuación de Infraestructura2.15 Certificaciones
A continuación se explicará cada uno de éstos rubros.
2.1 Personal
Este rubro trata de personal científico, que incluye investigador principal y coinvestigadores, asesores (nacionales o extranjeros) y personal de apoyo que incluye profesionales, técnicos, auxiliares y estudiantes. Estos últimos deben registrarse como “N.N”, especificando el perfil requerido, de forma que se tenga mayor flexibilidad para su vinculación, una vez se obtenga la financiación. Esto, en consideración del tiempo que puede transcurrir entre la preparación de un proyecto y su aprobación e inicio efectivos.
Para la estimación de los recursos a solicitar en este rubro, lo primero que se debe hacer es definir cuál es el equipo de trabajo requerido en cada una de las etapas del proyecto y su tiempo de dedicación. Para el caso del personal de planta, se deben usar las tarifas institucionales de valoración del costo hora investigador, las cuales pueden ser consultadas en la Unidad de Apoyo y Gestión de Proyectos AGP de la VIE; además se debe tener en cuenta el tiempo máximo de dedicación posible, establecido en el estatuto de investigación de la UIS.
Tabla 2. Pagos de personal con recursos Colciencias
Fuente: TDR Convocatoria 603 (Anexo 2).
Los profesores de planta pueden registrarse como investigadores o coinvestigadores y el valor correspondiente a su dedicación al proyecto sería aportado como contrapartida institucional. En el caso de los asesores, el personal de apoyo y los profesores cátedra, van con cargo al proyecto y el valor de dedicación se calcula de acuerdo a las tablas para pago de personal de Colciencias, las cuales dependen del tipo de convocatoria y se pueden consultar en los términos de referencia respectivos. Cabe mencionar que la modalidad de contratación o vinculación al proyecto, no conduce a generación de un contrato laboral.
Categoría Investigadores Límite máximo en salarios mínimos legales vigentes
Doctorado + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en investigación
Hasta 18
Doctorado, poca experiencia Hasta 15 Maestría + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en
investigación Hasta 12
Maestría, poca experiencia Hasta 10
Especialización Hasta 8.5
Título profesional únicamente Hasta 8.0
Técnicos y/o estudiantes de pregrado Hasta 2.0
Tabla 3. Ejemplo “Descripción de los gastos de personal (en miles de $)”.
Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos de Colciencias.
En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular.
Nombre Función en el proyecto
Tipo de vinculación
DEDICACIÓN Horas/semana Entidad
RECURSOS
TOTAL Financiado
Contrapartida
Especie Dinero
Juan Camilo Pérez
Aportes médicos Industriales de
fabricación biológica en
prótesis
EN PLANTA 6
Universidad Industrial
de Santander
0 58.752 0 58.752
Facundo Jiménez
Estudios relacionados con
desarrollo y evaluación de
prótesis
POR CONTRAT
O 40
Universidad Industrial
de Santander
29.000 0 0 29.000
TOTAL 87.752
2.2 Adquisición de Equipos
Aquí se trata tan solo de equipos necesarios para la ejecución del proyecto. Los equipos pueden ser de laboratorio, de oficina y de cómputo. Es importante verificar si el equipo solicitado ya existe en la universidad para solicitarlo en préstamo, arrendamiento o prestación de servicios técnicos; en este caso se registraría como contrapartida y se puede presupuestar el equivalente al 10% del costo comercial de cada equipo, por cada 12 meses de duración del proyecto.
Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.
Tabla 4. Ejemplo “Descripción de equipos que se planean adquirir (en miles de $)”
Descripción Justificación Cantidad Valor
Unitario Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Láser Diode Fuente de
iluminación de dispositivo 1
1 787 Profesionales S.A. 787 0 0 787
Video proyector
Presentación de resultados en eventos y
ruedas de negocios
1 2.300 Universidad Industrial de Santander
2.300 0 0 2.300
TOTALES 3.087 0 0 3.087
2.3 Materiales e Insumos
Son los utilizados en la ejecución del proyecto. En los proyectos de innovación se incluirá lo necesario para el primer lote de prueba, usualmente para efectos de lanzamiento al mercado, que deben ir acompañados de una justificación de su necesidad y uso dentro del proyecto. Es muy importante ser coherente con lo planteado en la metodología y tener en cuenta que Colciencias no reconoce elementos de papelería y/o fotocopias dentro de este rubro.
Tabla 5. Ejemplo “Descripciones Materiales y Suministros (en miles de $)”
Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.
En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Probetas, reactivos y materiales para experimentación
Para realizar reacciones.
Profesionales S.A. 0 25.000 0 25.000
Reactivos químicos
Fabricación de puntas para TERS y
fabricación de películas delgadas
Universidad Industrial de Santander
13.000 0 0 13.000
Totales 13.000 25.000 0 38.000
2.4 Software
Se reconocerá la adquisición de licencias especializadas y destinadas al desarrollo del proyecto de carácter científico, tecnológico o de innovación. Por el contrario, no se acepta la compra de sistemas operativos y programas de ofimática como Office, Windows o sistemas de información para la operación normal de la organización, tales como Enterprise Resource Planning ERPs, Capacity Resource Planning CRPs, entre otros. Para el caso de la contrapartida de acceso a bases de datos, se sugiere multiplicar la cantidad de artículos científicos que se utilizarán en la propuesta por el valor comercial estimado de los mismos.
Tabla 6. Ejemplo “Descripción del software que se planea adquirir (en miles de $)”
Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Uso de las bases de datos de la UIS
Búsqueda y análisis de
información
Universidad Industrial de Santander
0 20.000 0 20.000
Totales 0 20.000 0 20.000
2.5 Servicios Técnicos
Corresponde a la contratación de ensayos, pruebas, simulaciones, así como al desarrollo de software. Es importante verificar primero si existe alguna unidad de la universidad que pueda ofrecer el servicio, de lo contrario, se debe prever una contratación externa, para lo que se deben solicitar cotizaciones a los prestadores de los servicios.
Tabla 7. Ejemplo “Descripción de servicios tecnológicos que se planean realizar (en miles de $)”
Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Microscopía de fuerza atómica (AFM)
Caracterización superficial de
películas Profesionales S.A. 0 2.000 0 2.000
Totales 0 2.000 0 2.000
2.6 Viajes
Son los gastos relacionados con tiquetes y viáticos del personal para realizar actividades relacionadas con el proyecto y que son necesarios para la ejecución exitosa del mismo o para dar visibilidad a los resultados alcanzados. Por ejemplo, es posible incluir las visitas a otros centros investigativos para capacitación o la invitación de asesores para el proyecto.
Usualmente, en este rubro Colciencias financia como máximo, hasta el 60% del valor total del rubro. Para el valor de la contrapartida no cubierta por Colciencias, se debe agregar la leyenda que menciona que dicho valor está sujeto al Programa de Movilidad de la VIE.
Tabla 8. Ejemplo “Descripción y justificación de los viajes (en miles de $)”
Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.
Lugar / Justificación Nº días / Nº personas
Pasaje por persona
Estadía por persona Entidad Financiado
Contrapartida Total
Especie Dinero México o España /
Congreso 3/1 2,500 3,000 UIS 4.800 0 3.200 8.000
Totales 4.800 0 3.200 8.000
2.7 Material Bibliográfico
Se podrá financiar bibliografía debidamente justificada y directamente relacionada con la temática del proyecto en la forma de libros y/o suscripciones a revistas científicas del tema. Es importante tener en cuenta que algunos libros deben ser solicitados al exterior, razón por la que el costo en el país es mayor al precio de venta en el país de origen, además la compra se hace a través de intermediarios, razón por la que sería deseable solicitar las cotizaciones respectivas.
Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.
Tabla 9. Ejemplo “Descripción de Material Bibliográfico (en miles de $)”
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Compra de libros y normas relacionadas
Profesionales S.A. 2.000 0 0 2.000
Totales 2.000 0 0 2.000
2.8 Salidas de Campo
Gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo, ejecución, labores de campo propias de la investigación y puesta a punto de productos. Estas salidas normalmente son a zonas cercanas al lugar de desarrollo del proyecto, razón por la que usualmente se realizan por vía terrestre.
Tabla 10. Ejemplo “Descripción de Salidas de campo (en miles de $)”
Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.
Descripción Justificación Cantidad Valor
unitario
Entidad Financiado
Contrapartida Total
Especie Dinero
Salida de campo región 1
Identificación de palmas
2 11.300
Universidad Industrial de Santander
22.600 0 0 22.600
Totales 22.600 0 0 22.600
2.9 Capacitación
Formación y actualización del personal de la entidad que participa en el proyecto, en cursos específicos para la actividad principal del proyecto.
NOTA: Cabe aclarar que no se incluye educación formal, por ejemplo: posgrados.
Tabla 11. Ejemplo “Descripción de Capacitación (en miles de $)”
Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.
Tema Proveedor / Lugar
Nº días / Nº
personas
Costo por persona Entidad Financiado
Contrapartida
Total Especie Dinero
Curso sobre biomateriales y
técnicas de caracterización
/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Profesionales S.A. 0 0 3.000 3.000
Curso sobre biomateriales y
técnicas de caracterización
/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Universidad Industrial de Santander
3.000 0 0 3.000
Totales 3.000 0 3.000 6.000
2.10 Gastos de Administración
Incluye auxiliares administrativos, papelería y envío de correspondencia. En la mayoría de los casos, el valor admisible oscila entre el 5% y el 10% del valor financiado por Colciencias. Se recomienda incluir el máximo valor permitido por la convocatoria, ya que en la mayoría de los casos éste valor resulta necesario para la buena ejecución del proyecto.
Tabla 12. Ejemplo “Descripción de Gastos de administración (en miles de $)”
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Gastos de Administración
Auxiliaturas administrativas
Universidad Industrial de Santander 1.550 0 0 1.550
Totales 1.550 0 0 1.550
2.11 Difusión de Resultados
En este rubro se incluye el diseño, elaboración y distribución de cartillas técnicas, posters, así como inscripciones a congresos.
Tabla 13. Ejemplo “Descripción de difusión de resultados (en miles de $)”
Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Diseño y elaboración
cartillas
Cartillas para difusión del
evento
Universidad Industrial de Santander 2.000 0 0 2.000
Totales 2.000 0 0 2.000
2.12 Gastos de Propiedad Intelectual
Corresponde a los gastos para registros de patentes, traducciones para la solicitud, pago de tasa de la solicitud de patentes, y asesoría legal. Este costo se debe basar en la sección de resultados esperados del proyecto. Este rubro aplica, cuando uno de los compromisos adquiridos en el proyecto es el registro de una solicitud de patente. El valor a presupuestar debe ser consultado con la Dirección de Transferencia de Conocimiento – DTC.
Tabla 14. Ejemplo “Descripción de gastos de propiedad intelectual (en miles de $)”
Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Registro de patente
Preparación de solicitud de
patente, asesoría legal y pago de tasa de solicitud
Universidad Industrial de Santander
5.000 0 0 5.000
Totales 5.000 0 0 5.000
2.13 Publicaciones
Indica los costos de edición y publicación de artículos científicos en revistas indexadas reconocidas, libros, manuales, videos, cartillas entre otros.
Tabla 15. Ejemplo “Descripción de gastos de publicaciones (en miles de $)”
Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.
Cabe mencionar que el valor mostrado en la tabla es sólo un ejemplo y que la determinación del valor exacto a presupuestar depende de cada proyecto.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Pago costos de publicación
Publicación de artículos derivados
Universidad Industrial de Santander 5.000 0 0 5.000
Totales 5.000 0 0 5.000
2.14 Adecuación de Infraestructura
Incluye sólo las inversiones destinadas a adecuar laboratorios, parcelas o plantas piloto. Habitualmente, su valor no puede ser superior al 20% del valor total del proyecto. Por lo anterior, es importante verificar, en los términos de referencia, si este rubro es financiable o no y en caso afirmativo, el monto o porcentaje máximo permitido.
Tabla 16. Ejemplo “Descripción de gastos de adecuación de infraestructura (en miles de $)”
Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Adecuación laboratorio de
rayos x
Cumplir normas técnicas para acreditación de ensayos.
Universidad Industrial de Santander
5.000 0 0 5.000
Totales 5.000 0 0 5.000
2.15 Certificaciones
Obtención de certificaciones de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o similares, sin incluir los gastos de implementación de dichas normas. En la mayoría de los casos, este rubro aplica para convocatorias de acreditación de laboratorios.
Tabla 17. Ejemplo “Descripción de gastos de certificaciones (en miles de $)”
Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.
Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida
Total Especie Dinero
Certificación Norma 17025
Solicitud de auditoría externa
Universidad Industrial de Santander 6.000 0 0 6.000
Totales 6.000 0 0 6.000
Gracias por su atención. En el siguiente módulo se explicarán los pasos a seguir en la presentación de propuestas y proyectos.
BIBLIOGRAFÍA
• OJEDA, Yesid; SÁNCHEZ, Claudia. Tipologías de Proyectos de Carácter Científico, Tecnológico e Innovación. [En línea]. Colombia. Disponible en Web: <http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/ACUERDO%20001-2011.pdf>, consultado en abril 25 de 2013.
• Términos de Referencia Convocatoria 603 – “Convocatoria para la selección de un proyecto de investigación para la optimización de la cadena logística de transporte de carga en Colombia”. Año 2013.
LECTURAS RECOMENDADAS
•Recomendaciones generales para la presentación de propuestas de investigación.