sistemas de ingenieria, asta reacci6n de salida de un ... · entradas y las salidas de una parte...
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entradas y las salidas de una parte del sistema En la terminologia de los
sistemas de ingenieria asta reacci6n de salida de un componente del
sistema ante una entrada 0 mas se denomina comunmente una funcian de
transferencia~ La funci6n de transferencia explica en Que forma las
condiciones en la entrada se transferiran a la salida En este textc una
simple relaei6n maternatlea que describe la respuesta de un componente del
sistema ante su media inmediate no S8 denominara umodelo sino que nos
referiremos a ella como funci6n de Iransferencia relacion funciona
ecuaci6n de decision a wecuaci6n de tasa Por el contra ria un ~ modelo
definira at sistema que consiste en un conjunto interactivo de wecuaciones de
decisi6nn _
332 LENGUAJES DE SIMULAClON
Una forma posible de escribir un programa de simulaci6n es siempre par
supuesto hacerlo en uno de los lenguajes de uso general Fortran Algol
Turbo Basic C C++ Pascal entre otros No hay duda de que hacerlo as
proporciona al experimentador un maximo de flexibilidad en la formulacion
del modelo mate matico en el tipo y formato del output obtenido y en la clase
de experimentos de simulacion que desee hacer sobre e modelc
83
84
Sin embargo al escribir los programas en est os lenguajes de usa general
aparecen dificultades de importancia La principal dificultad esta en el
control de la secuencia de las acetones interdependientes entre sf que
forman el modelo Rapidamente puede quedar uno sumida en un mar de
complejidades que son un campo fertil para los pequenos effares capaces
de jugarnos una mala pasada Los errores seran capaces de originar
oscuros efeelos con la correspondiente dificultad de ser eliminados 0
controlados
La aparici6n de los lIamadas lenguajes de simulacion que simplifican la
tarea de escribir un programa de simulaci6n para una gran variedad de tipos
Y sistemas Los mas importantes de esos lenguajes son par orden de
importancia Gpss Simscript Gasp Simpac Dynamo Simulate Powersim
Gsp Montecode Evoluci6n 2000
Los objetivos buscados al idear estos lenguajes han sido onglnar una
estructura generalizada para los modelos destinados a simulaci6n crear un
media rapido de escribir un programa de computador para un modelo de
simulaci6n facilitar la forma rapid a de introducir cambios en el simulador
para lIevar a cabo los experimentos de simulaci6n y crear una forma flexible
de obtener reportes utiles para el analisis
Los lenguajes de simulaei6n lienen aplicaciones espedficas y no todos son
convenientes para cualquier modelo Par ejemplo aunque el GPSS as
ampliamente utilizable en una extensa gama de estructuras y situaciones su
usa especifico pareee ser para los problemas de filas de espera EI
DYNAMO el POWERSIM y el SIMULATE son los mas apropiados para los
macromodelos como los que maneja la econometrfa 0 los estudios
macrosociol6gicos sabre todo cuando se presentan complicados
mecanismos de efeclo atras ASi pues el lenguaje apropiado depende de la
naturaleza del sistema y tambien par supueslo de la capacidad del
programador
La reduccion del tiempo de programacion que pueda conseguirse es siempre
un factor a tener en cuenta ya que esla ligado con el tiempo de uSa del
computador y con el costa
Aunque resulta imposibfe contestar de anlemano a la pregunta ~Que
lenguaje es el id6neo para programar un modelo dado si se puede
describir cada uno de los fenguajes 0 por 10 menos los mas usuales para ver
a Iraves de sus caracteristicas sus mejores ambitos de aplicacion y en 10
que difieren unos de etres
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Cada uno de los lenguajes comporta en 51 varias caracteristicas que pueden
enumerarse asi
1 Simbolos especiales del diagrama de bloques
2 Tipos de instrucciones
3 Componenles dellenguaje
4 Subrutinas disponibles
5 Exigencias del hardware del computador
6 Exigencias de compilacion
7 Control del error
8 Procedimiento de simulaci6n
a) Va lores iniciales
b) Procedimiento de generacion de dalos
c) Mecanismo de paso del tiempo
d) Informe de salida
9 Aplicaciones
333 ORIGENES DE LA DINAMICA DE SISTEMAS
Los origenes y desarrollo de la Dinamica de Sistemas estan asociadas de
una manera muy especial a la figura eminente de Jay Wright
87
FORRESTER38 EI profesor Forrester asumi6 en 1956 la direccion de un
programa de investigaci6nJ9 que finalizaria con la puesta a punta en el
MIT de una metodologia baulizada con el nombre de Dinamica Industrial40
Mas tarde (1968) Forrester Irasplanta esla instrumentacion a la simulacion
del desarrollo a muy largo plaza de una gran ciudad y a explotar las
consecuencias lejanas del empleo de polit icas urbanas aUemativas Es asi
como surge 18 Dina mica Urbana41 que abre nuevas eaminos en la
investigacion de sistemas sociaes y da al traste con algunas tentativas de
elaboraci6n en los EEUU de modelos globales explicativos del
crecimiento urbano Estos modelos sa habian eslado multiplicando durante
la decada de los alios sesenta en Norteamerica bajo el patrocinio de la Rand
Corporation y con el impulso de las agencias de planificacion de transportes
de las grandes ciudades
En 1970 Forrester acometi6 la elaboraci6n de un modelo del mundo42 un
modelo que permitiera conocer la trayectoria conjunta de cinco variables
claves para la descripcion de la evolucion del mundo la poblacion la
l~ Forrester fue responsable en e l labonltorio de Scrvon1ccani smos del Instltuto Tecnologico de Massachusetts (M IT) Tambien desempelO lajeralura de la Division de Ordenadores Digilles en cl Laboratorio Lincoln (Proeclos de defensa ar rcl) )9 La financiaci6n del p~grama esluvo a cargo de la Fundaci6n Ford ColaboraIon tambien la firma Sprague Electric (North Adamsmiddot Mass) 13 Fundacj6n Sloan La CIa IBM etc
00 Los frulDS de la Invesligaci60 fueron pubJicados en ta obra Jndustnal Dynamic MIT-Press 1 1 Dinantica Industnal El AteneQ Buenos Aires 1972 ~ las investigaciones se publican en Urban Dynamics MIT - Press Cambridge - MASS 19 middotmiddotDynamlc Urbaine Econol1lica Paris 1979
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
84
Sin embargo al escribir los programas en est os lenguajes de usa general
aparecen dificultades de importancia La principal dificultad esta en el
control de la secuencia de las acetones interdependientes entre sf que
forman el modelo Rapidamente puede quedar uno sumida en un mar de
complejidades que son un campo fertil para los pequenos effares capaces
de jugarnos una mala pasada Los errores seran capaces de originar
oscuros efeelos con la correspondiente dificultad de ser eliminados 0
controlados
La aparici6n de los lIamadas lenguajes de simulacion que simplifican la
tarea de escribir un programa de simulaci6n para una gran variedad de tipos
Y sistemas Los mas importantes de esos lenguajes son par orden de
importancia Gpss Simscript Gasp Simpac Dynamo Simulate Powersim
Gsp Montecode Evoluci6n 2000
Los objetivos buscados al idear estos lenguajes han sido onglnar una
estructura generalizada para los modelos destinados a simulaci6n crear un
media rapido de escribir un programa de computador para un modelo de
simulaci6n facilitar la forma rapid a de introducir cambios en el simulador
para lIevar a cabo los experimentos de simulaci6n y crear una forma flexible
de obtener reportes utiles para el analisis
Los lenguajes de simulaei6n lienen aplicaciones espedficas y no todos son
convenientes para cualquier modelo Par ejemplo aunque el GPSS as
ampliamente utilizable en una extensa gama de estructuras y situaciones su
usa especifico pareee ser para los problemas de filas de espera EI
DYNAMO el POWERSIM y el SIMULATE son los mas apropiados para los
macromodelos como los que maneja la econometrfa 0 los estudios
macrosociol6gicos sabre todo cuando se presentan complicados
mecanismos de efeclo atras ASi pues el lenguaje apropiado depende de la
naturaleza del sistema y tambien par supueslo de la capacidad del
programador
La reduccion del tiempo de programacion que pueda conseguirse es siempre
un factor a tener en cuenta ya que esla ligado con el tiempo de uSa del
computador y con el costa
Aunque resulta imposibfe contestar de anlemano a la pregunta ~Que
lenguaje es el id6neo para programar un modelo dado si se puede
describir cada uno de los fenguajes 0 por 10 menos los mas usuales para ver
a Iraves de sus caracteristicas sus mejores ambitos de aplicacion y en 10
que difieren unos de etres
86
Cada uno de los lenguajes comporta en 51 varias caracteristicas que pueden
enumerarse asi
1 Simbolos especiales del diagrama de bloques
2 Tipos de instrucciones
3 Componenles dellenguaje
4 Subrutinas disponibles
5 Exigencias del hardware del computador
6 Exigencias de compilacion
7 Control del error
8 Procedimiento de simulaci6n
a) Va lores iniciales
b) Procedimiento de generacion de dalos
c) Mecanismo de paso del tiempo
d) Informe de salida
9 Aplicaciones
333 ORIGENES DE LA DINAMICA DE SISTEMAS
Los origenes y desarrollo de la Dinamica de Sistemas estan asociadas de
una manera muy especial a la figura eminente de Jay Wright
87
FORRESTER38 EI profesor Forrester asumi6 en 1956 la direccion de un
programa de investigaci6nJ9 que finalizaria con la puesta a punta en el
MIT de una metodologia baulizada con el nombre de Dinamica Industrial40
Mas tarde (1968) Forrester Irasplanta esla instrumentacion a la simulacion
del desarrollo a muy largo plaza de una gran ciudad y a explotar las
consecuencias lejanas del empleo de polit icas urbanas aUemativas Es asi
como surge 18 Dina mica Urbana41 que abre nuevas eaminos en la
investigacion de sistemas sociaes y da al traste con algunas tentativas de
elaboraci6n en los EEUU de modelos globales explicativos del
crecimiento urbano Estos modelos sa habian eslado multiplicando durante
la decada de los alios sesenta en Norteamerica bajo el patrocinio de la Rand
Corporation y con el impulso de las agencias de planificacion de transportes
de las grandes ciudades
En 1970 Forrester acometi6 la elaboraci6n de un modelo del mundo42 un
modelo que permitiera conocer la trayectoria conjunta de cinco variables
claves para la descripcion de la evolucion del mundo la poblacion la
l~ Forrester fue responsable en e l labonltorio de Scrvon1ccani smos del Instltuto Tecnologico de Massachusetts (M IT) Tambien desempelO lajeralura de la Division de Ordenadores Digilles en cl Laboratorio Lincoln (Proeclos de defensa ar rcl) )9 La financiaci6n del p~grama esluvo a cargo de la Fundaci6n Ford ColaboraIon tambien la firma Sprague Electric (North Adamsmiddot Mass) 13 Fundacj6n Sloan La CIa IBM etc
00 Los frulDS de la Invesligaci60 fueron pubJicados en ta obra Jndustnal Dynamic MIT-Press 1 1 Dinantica Industnal El AteneQ Buenos Aires 1972 ~ las investigaciones se publican en Urban Dynamics MIT - Press Cambridge - MASS 19 middotmiddotDynamlc Urbaine Econol1lica Paris 1979
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
Los lenguajes de simulaei6n lienen aplicaciones espedficas y no todos son
convenientes para cualquier modelo Par ejemplo aunque el GPSS as
ampliamente utilizable en una extensa gama de estructuras y situaciones su
usa especifico pareee ser para los problemas de filas de espera EI
DYNAMO el POWERSIM y el SIMULATE son los mas apropiados para los
macromodelos como los que maneja la econometrfa 0 los estudios
macrosociol6gicos sabre todo cuando se presentan complicados
mecanismos de efeclo atras ASi pues el lenguaje apropiado depende de la
naturaleza del sistema y tambien par supueslo de la capacidad del
programador
La reduccion del tiempo de programacion que pueda conseguirse es siempre
un factor a tener en cuenta ya que esla ligado con el tiempo de uSa del
computador y con el costa
Aunque resulta imposibfe contestar de anlemano a la pregunta ~Que
lenguaje es el id6neo para programar un modelo dado si se puede
describir cada uno de los fenguajes 0 por 10 menos los mas usuales para ver
a Iraves de sus caracteristicas sus mejores ambitos de aplicacion y en 10
que difieren unos de etres
86
Cada uno de los lenguajes comporta en 51 varias caracteristicas que pueden
enumerarse asi
1 Simbolos especiales del diagrama de bloques
2 Tipos de instrucciones
3 Componenles dellenguaje
4 Subrutinas disponibles
5 Exigencias del hardware del computador
6 Exigencias de compilacion
7 Control del error
8 Procedimiento de simulaci6n
a) Va lores iniciales
b) Procedimiento de generacion de dalos
c) Mecanismo de paso del tiempo
d) Informe de salida
9 Aplicaciones
333 ORIGENES DE LA DINAMICA DE SISTEMAS
Los origenes y desarrollo de la Dinamica de Sistemas estan asociadas de
una manera muy especial a la figura eminente de Jay Wright
87
FORRESTER38 EI profesor Forrester asumi6 en 1956 la direccion de un
programa de investigaci6nJ9 que finalizaria con la puesta a punta en el
MIT de una metodologia baulizada con el nombre de Dinamica Industrial40
Mas tarde (1968) Forrester Irasplanta esla instrumentacion a la simulacion
del desarrollo a muy largo plaza de una gran ciudad y a explotar las
consecuencias lejanas del empleo de polit icas urbanas aUemativas Es asi
como surge 18 Dina mica Urbana41 que abre nuevas eaminos en la
investigacion de sistemas sociaes y da al traste con algunas tentativas de
elaboraci6n en los EEUU de modelos globales explicativos del
crecimiento urbano Estos modelos sa habian eslado multiplicando durante
la decada de los alios sesenta en Norteamerica bajo el patrocinio de la Rand
Corporation y con el impulso de las agencias de planificacion de transportes
de las grandes ciudades
En 1970 Forrester acometi6 la elaboraci6n de un modelo del mundo42 un
modelo que permitiera conocer la trayectoria conjunta de cinco variables
claves para la descripcion de la evolucion del mundo la poblacion la
l~ Forrester fue responsable en e l labonltorio de Scrvon1ccani smos del Instltuto Tecnologico de Massachusetts (M IT) Tambien desempelO lajeralura de la Division de Ordenadores Digilles en cl Laboratorio Lincoln (Proeclos de defensa ar rcl) )9 La financiaci6n del p~grama esluvo a cargo de la Fundaci6n Ford ColaboraIon tambien la firma Sprague Electric (North Adamsmiddot Mass) 13 Fundacj6n Sloan La CIa IBM etc
00 Los frulDS de la Invesligaci60 fueron pubJicados en ta obra Jndustnal Dynamic MIT-Press 1 1 Dinantica Industnal El AteneQ Buenos Aires 1972 ~ las investigaciones se publican en Urban Dynamics MIT - Press Cambridge - MASS 19 middotmiddotDynamlc Urbaine Econol1lica Paris 1979
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
86
Cada uno de los lenguajes comporta en 51 varias caracteristicas que pueden
enumerarse asi
1 Simbolos especiales del diagrama de bloques
2 Tipos de instrucciones
3 Componenles dellenguaje
4 Subrutinas disponibles
5 Exigencias del hardware del computador
6 Exigencias de compilacion
7 Control del error
8 Procedimiento de simulaci6n
a) Va lores iniciales
b) Procedimiento de generacion de dalos
c) Mecanismo de paso del tiempo
d) Informe de salida
9 Aplicaciones
333 ORIGENES DE LA DINAMICA DE SISTEMAS
Los origenes y desarrollo de la Dinamica de Sistemas estan asociadas de
una manera muy especial a la figura eminente de Jay Wright
87
FORRESTER38 EI profesor Forrester asumi6 en 1956 la direccion de un
programa de investigaci6nJ9 que finalizaria con la puesta a punta en el
MIT de una metodologia baulizada con el nombre de Dinamica Industrial40
Mas tarde (1968) Forrester Irasplanta esla instrumentacion a la simulacion
del desarrollo a muy largo plaza de una gran ciudad y a explotar las
consecuencias lejanas del empleo de polit icas urbanas aUemativas Es asi
como surge 18 Dina mica Urbana41 que abre nuevas eaminos en la
investigacion de sistemas sociaes y da al traste con algunas tentativas de
elaboraci6n en los EEUU de modelos globales explicativos del
crecimiento urbano Estos modelos sa habian eslado multiplicando durante
la decada de los alios sesenta en Norteamerica bajo el patrocinio de la Rand
Corporation y con el impulso de las agencias de planificacion de transportes
de las grandes ciudades
En 1970 Forrester acometi6 la elaboraci6n de un modelo del mundo42 un
modelo que permitiera conocer la trayectoria conjunta de cinco variables
claves para la descripcion de la evolucion del mundo la poblacion la
l~ Forrester fue responsable en e l labonltorio de Scrvon1ccani smos del Instltuto Tecnologico de Massachusetts (M IT) Tambien desempelO lajeralura de la Division de Ordenadores Digilles en cl Laboratorio Lincoln (Proeclos de defensa ar rcl) )9 La financiaci6n del p~grama esluvo a cargo de la Fundaci6n Ford ColaboraIon tambien la firma Sprague Electric (North Adamsmiddot Mass) 13 Fundacj6n Sloan La CIa IBM etc
00 Los frulDS de la Invesligaci60 fueron pubJicados en ta obra Jndustnal Dynamic MIT-Press 1 1 Dinantica Industnal El AteneQ Buenos Aires 1972 ~ las investigaciones se publican en Urban Dynamics MIT - Press Cambridge - MASS 19 middotmiddotDynamlc Urbaine Econol1lica Paris 1979
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
87
FORRESTER38 EI profesor Forrester asumi6 en 1956 la direccion de un
programa de investigaci6nJ9 que finalizaria con la puesta a punta en el
MIT de una metodologia baulizada con el nombre de Dinamica Industrial40
Mas tarde (1968) Forrester Irasplanta esla instrumentacion a la simulacion
del desarrollo a muy largo plaza de una gran ciudad y a explotar las
consecuencias lejanas del empleo de polit icas urbanas aUemativas Es asi
como surge 18 Dina mica Urbana41 que abre nuevas eaminos en la
investigacion de sistemas sociaes y da al traste con algunas tentativas de
elaboraci6n en los EEUU de modelos globales explicativos del
crecimiento urbano Estos modelos sa habian eslado multiplicando durante
la decada de los alios sesenta en Norteamerica bajo el patrocinio de la Rand
Corporation y con el impulso de las agencias de planificacion de transportes
de las grandes ciudades
En 1970 Forrester acometi6 la elaboraci6n de un modelo del mundo42 un
modelo que permitiera conocer la trayectoria conjunta de cinco variables
claves para la descripcion de la evolucion del mundo la poblacion la
l~ Forrester fue responsable en e l labonltorio de Scrvon1ccani smos del Instltuto Tecnologico de Massachusetts (M IT) Tambien desempelO lajeralura de la Division de Ordenadores Digilles en cl Laboratorio Lincoln (Proeclos de defensa ar rcl) )9 La financiaci6n del p~grama esluvo a cargo de la Fundaci6n Ford ColaboraIon tambien la firma Sprague Electric (North Adamsmiddot Mass) 13 Fundacj6n Sloan La CIa IBM etc
00 Los frulDS de la Invesligaci60 fueron pubJicados en ta obra Jndustnal Dynamic MIT-Press 1 1 Dinantica Industnal El AteneQ Buenos Aires 1972 ~ las investigaciones se publican en Urban Dynamics MIT - Press Cambridge - MASS 19 middotmiddotDynamlc Urbaine Econol1lica Paris 1979
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
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97
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
industria los recursos naturales la conlaminaci6n y la agricultura EI
producto de esle trabajo tUIJO una gran difusi6n al apoyarse en 81 OL
MeadoNS para elaborar el primer informe del ramoso Club de Cerebros43 y
es a part ir de aqui cuando se produce el cambio en la primitiva
denorninaci6n de la metodologia forresteriana La denominaci6n de
Oinamica de Sistemas parece ser mas general y acorde con los variados
campos de aplicaci6n de la tecnica
Forrester elabor6 un modelo de Oinamica Industrial el cual se ha enriquecido
considerablemente habiendose extend ida par lode el mundo y a los campos
mas variados (tecnelogia eeologia econemia )
EI proresor Araeil Santonja ha contribu ido a su difusi6n Sus trabajos de
investigaci6n realizados al frente de diverses equipos de eualificados
colaboradores representan un valiosisimo aporte al avanee de la
metodologia y al conocimiento de nuestros sistemas socioecon6micos
Cenviene indicar ahara que el coraz6n de las investigaciones dirigidas por
el profesor Aracil Santonja reside en un sistema de modelos de simulaci6n
dinamica El modele central del sistema esla articulado par Ires
~~ f orrester J Wbull World Dynantics Wright ABen Press Cambridge (MASS) 1lt)71 I) Meldows D L y Oiros The lintits to Grow poto mac associates Nueva Yo rk 1972 Los IimilCS del crccimienlo Fondo de Cullura Econ6mica Mcico 1972 H Arncil Santonja 1 Inlroduccion a la Oin~ mica de Sistemas Alianza Fditorial MadJidc~9gt]9
rbull ~)t l
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
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middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
componentes (submadelos) que interaccionan entre si la poblacion el
espacio y la actividad economica a nivel periferico existen cinco modelos
obviamente relacionados can el conjunto central EI modelo esta orientado
hacia los campos uno el regional atro el zonal EI primero esla
conformado par una parte agregada y otra sectorizada EI segundo abarca
siele zonas que resultan de la cansideracion de un criteria de operatividad
de cara a las decisiones de naturaleza politico - econ6mica y algunos otms
con menor peso
34 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA
Las organizaciones industriales comerciales y de servicies constiluyen el
concepto de sistemas dicho enfoque permite el analisis e investigacion de
multiples facetas empresariales que conducen al fortalecimiento de la
erganizacion
Un modele organizacional considerade para la modelacion sistemica exige
necesariamente abordar de manera clara como premisa te6rica la
explicaci6n referida a la naturaleza y el contenido de la administraci6n area
del saber social Un aspecto que es importante precisar es el que liene que
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
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97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
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middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
90
ver con el caracter de la Administraclon como acl ividad del conocimiento en
cuento a su objeto y sus posibilidades sociates de utilizaci6n
Tradicionalmenle se ha reconocido el acerbo de aportes al marco leerico de
la Administraci6n como el proveniente de la gestion en las unidades
econ6micas y en especial las que tienen animo de lucro sin embargo el
considerando en reflexion apunta a dilucidar en un proceso de busqueda y
explicacion eual es en consonancia con los fen6menos de comportamiento
social el objeto de aplicaci6n y de explicaci6n de la Adminlstracion como
disciplina leorica soportada en un campo del saber social yacademicD
EI planteamiento de convergencia y a partir del cual los desarrolos de fa
Administraci6n adquieren un potencial y una dinamica mayor se inscribe
alrededor del postulado por el cual se significa que desde el punto de vista
social el objeto de la Administracion son las Organizaciones Para una
mayor claridad y comprension del postulado se hace necesario as sea de
manera sucinta abordar el tratamiento de los conceptos de administracion y
de organizacion
En esenda puede asumirse que la administracion es una actividad por
media de la cual se permite que las acciones colectivas integradas 0
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
91
individuales propuestas en un contexto social procedan de manera logica al
logro de unC$ fines unos objetivos unas metas
En esta medida conceptos como la planeacion la organizaci6n la direccion
el control la teoria de la torna de deciStones y la administraci6n situacional
par ejemplo S8 deben ubicar de manera integrada en un modele de
actuaci6n para posibilitar la funGi6n de contexto de las organizaciones que
existen en una realidad a partir de un os fines y determinaciones sociales
La administracion como una metodologia requiere de su conocimiento
referide a sus formas conceptuales y a sus mod os de hacer con mucho
mayor enfasis en la medida en que par los desarrollos y avances de los
sistemas socia economicos las funciones de las organizaciones tienden a
ser mucho mas complejas en relacion con sus metas sus procesos y la
integraci6n de sus recursos
Pero la administracion a la vez que se constituye en una metodologia
tambiem se perfila como un conjunto donde pueden identificarse unas
relaciones 0 procesos y unas funciones a roles referido a su campo de
aplicaci6n y practica cual es el configurado par las arganizaciones sociaJes
Vista asi la administraci6n configura un requisito de conacimiento en cuanto
a su contenido solicita del sujeto administrador una comprension en cuanto
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
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EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
a la potencialidad de sus procesos Sus desarrollos conceptuados
provienen de las situaciones y de la soucion de problemas propios del
aecionar y de la dinamica de las organizaciones y por 10 lanto dispone de
metodos y procedimientos que exigen la apropiaci6n para la practica de
una tecnologia soportada en innovaciones a partir del uso de destrezas y
habilidades
Si bien 1a Administraci6n es una disciplina es decir un cuerpo organizado de conocimiento y como tal apficable par doquier - Tambiem es ~cultura_ No es una ciencia desprovista de valores La Administraci6n es una funci6n social y esta inserta en una cullura - una sociedad una tradici6n de val ores costumbres y creencias asi como en sistemas gubernamentales y politicos La Administracion esta condicionada per la cultura y es logico que as sea perc a su vez la Administracion y los gerentes plasman la cultura y la sociedad~ s
34 1 ACE RCA DE LAS ORGANlZACIONES
Hacer consideraciones en cuanto a las organizacienes es necesarie ya que
se impone en los marcos te6ricos efectuar precisiones en cuanlo a su
naturaleza y su razon de ser en el orden social
45 DRUKER Peter F La Gerencia Tareas Responsabilidades y Praciicas Ed EI Ateneo Buenos Aires Prefacio XL
92
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
93
EI hacer referencia a las Organzaciones 0 en singular a la Organizaci6n
como concepto generico debe ser tenido en euenta como una realidad
social Expresar que una organizacion es una reaidad social es plant ear
que ella necesariamente es funci6n de un contexto expficado a partir de las
(elaeiones sociales existentes en cuanto a funciones y formas de
desempeno para cumplir los fines de una sociedad dada
La organizacion es un concepto que proviene del significado integral de
organismo en cuanto se retiere a un conjunto de reeursos humanos fisicos
tecnologicos integrados a partir de unas felaeiones y funciones para el logro
de unas metas objetivos y asi cumplif unos prop6sitos basicamente
sociales
Vista asi una organizaci6n social tiene unos prop6sitos un os fines
objetivos y metas dispone de unas relaciones y funciones y de unos
recursos humanos fisicos y tecnalogicos
Baja el enfoque de sistemas se puede afirmar que una organizaci6n social
es un sistema abierto que en su funcionamiento importa insumos 0 recursos
provenientes de un entorna los integra a part ir de unas relaciones
precesos funciones y exporta preductos hacia eJ entorno
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
94
Hasta aca se puede afirmar que una organizacion es una realidad
determinada socialmente y que ademas es un sistema abierto Aqui se hace
necesario precisar el senlido de organizacI6n social en lugar de insti tucion
social Se hace hincapie en organizacion en la medida en que este
concepto remite a la nocion de propositos relaciones funciones y (ecursos
EI conceplo de institucion provoca una aceptacion con un senti do
definitivamenle abstracto
Con base en las afirmaciones efectuadas en cuanto a las organizaciones
como realidades sociates se puede entences colegir que poseen una serie
de caracterlsticas que Ie imprimen un sello distinto
~ Las organizaciones son dinamicas crecen cambian se reproducen se deterioran progresan Y a veces mueren Asi mismo son conflictivas el establecimiento Y busqueda de sus objetivos implica la oposicion la negociaci6n y la oposici6n entre los intereses de sus diversos estamentos propietarios directiv~s obreros clientes proveedores mandos medias etc
Tambien son sistemas abiertos articulados dentra de estructuras mas amplias economicas politicas y sociales No existen en abstracto sino en condiciones particulares de sociedades concretas donde los hombres miembros de las organizaciones se relacionan como seres sociales En la medida en que la saciedad se industrial ice las organizaciones complejas y de gran tamana se convierten en instituciones caracteristicas del mundo industrializado Tienen una capacidad de
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
aprender y para ella desarrollan una memoria selectiva Disponen de una estructura interna estatificada de poder y control que rige la conducta y e pensamiento del sistema social y economico denlro de la cual eslim articuladas Desarrollan una cultura propia compuesta de valores creencias norm as y sanciones cuya vigencia requiere su interiorizaci6n par parte de los miembros de la organizaci6n a traves de procesos de socializacion - entrenamiento induccion capacitacion - En cuanta conforman una forma de ver y aludir a la realidad instrumental para el control de sus miembros tiene el caracter de una ideologia organizacionaL Los obietivos de las organizaciones no son eSlatices ni necesariamente se conferman a la manera en que han sido explicitados formalmente en la realidad pueden definir y desviarse reflejando los intereses de quienes tengan su control Son racionales en cuanto tienen patrones de aeci6n can propositos estructurado en un espacio temporal y espacial alrededor del manejo de recursos tecnicos financieros y de la misma fuerza de trabajo humano planeados y negociados La organizacion es mas que la agregacion 0 sumatoria de sus miembros los cuales pertenecen simultaneamente a varias organizaciones y otros entes sociates clases y familia - A pesar de la importancia de las grandes organizaciones complejas en la vida contemporanea serla exagerado argumentar que constituyen la principal unidad alrededor de la cual se estructura y gira la sociedad Las organizaciones constrinen el comportamienlo de sus miembros aunque no en forma absoluta quedando un margen de discrecion y negociacion para las estrategias de aeci6n individual y grupal margen que depende del poder que cada miembro liene sabre los demas miembros de la organizaci6n 46
46 DAVILA L de Guevara Carlos Teorias Organizacionales y AdministraciOn Enfoque Critico Ed Interamericana Bogota 1985 pag 7middot8
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
342 CARACTERISTICAS UASICAS QUE DETERMINAN EL Tiro DE SISTEMA QUE T1ENE UNA ORGANIZACION
bull La organizacion industrial comercial 0 de servicios es un sistema
artificial creado por el hombre aqui la responsabilidad de su
supervivencia y desarrollo eSla en las personas que conforman el grupo
bull La organizacion es un sistema abierto requiere una adaptacion a las
oportunidades y amenazas que el medic Ie efrece
bull La organizacion es un sistema dinamico con variadas experiencias por 10
tanto requiere un poder de reaccion ante fenomenos inesperados
bull La organizacion es una combinacion de sistemas tlSICO Y logleo Fisico
con respecto a los recursos que maneja y 100ico con relacion a la
complejidad organizacional metodologica y procedimental que necesita
para lograr la mision propuesta
bull La organizacion es un sistema cibernelico (abierto y dinamico) requiere
para su supervivencia un mecanismo de control que la regule
EI diagrama contexto de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico seda
(Ver Figura 2)
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
~ p ctso ~
RE C I RSOS middotr e rso na ~
f)nero bull M a l c ri l l c~
In 5ul~I(Jnc s
middotTccno l gi middot I1Q5 e In(o lm31 lOn
middot F uulu V illu
middotTrln ~ I O Tm~cljn middot (je~ Lijn II urn u nQ middot MancJ o de
M Icri l e~
middotfmln7u MIIII() tic Obr C om treia li13C io n
97
Io ~~an fm ~ ~ d A ltltgt ltgtI o l
Sopo ~ de ----- I ~c~ n $ mo
d~ A Ul oo nl ro l
salitJu
l hdllIO~ y SeTiiol
middot Illn cllthlf Slleia l Aprlc 1- (ol)g l(O middotR iq ueza I~c onom i~p -I nrrgt rlllatl( c llt
FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
S sl m amp A dmi ni~1r 3 Ii
S i l cmU de luro nn ai6n
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FIGURA 2 EI diagrama contexte de la organizaci6n bajo el enfoque sistemico
343 EL SISTEMA ORGANlZACION BAJ O EL CONCEPTO ADM INISTRA T IVO
Siendo el objetivo del estudio de la organizacion su manejo y desarrollo
administrativD este sistema se descompondria bajo el criterio de procesos
administrativDS que aseguren 81 logro de unos objetivos econ6micos y
sociales
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
08
Oe acuerdo con 8StO los subsistemas sedan
1 EI proceso de planeaci6n
2 El procese de organizaci6n
3 EI proceso de ejecuci6n
4 EI proceso de evaluacion
PLANEACION
Comprende los siguientes procesos
bull Establecer politicas Y criterios generales
bull Establecer objetivos y metas a todo nivel
bull Estabfecer alternativas de accian para lograr los objetivos
bull Valoracion de las alternativas
bull Selecci6n y adaptacion de las alternativas
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
99
Para el exilo de 10 anterior existen herrarnientas como ef despliegue de
polilicas planeacion estrab~gica y operativa que definan un procedimiento
especifico para el lagro del proceso a largo mediano y corta plazo
ORGANlZACI6N
Este proceso se Orienta a garantizar 10 siguiente
bull Conformacion funcional requerida para el logro de dichos planes
bull Estructura organizacional que soporte dicha conformac ion funcional
bull Definicion de cargos y perfi les que garanticen la funcianalidad de la
estructura organizational
bull Establecimiento normalico y de control para el desarrollo de
operaciones derivadas de la conformacion funciona l establecida
Esle proceso S8 convierte en el soporte teenico y estructural que en forma
preventiva define como deben hacerse las cosas para cumplir con
efectividad 10 que debe hacer la organizaci6n
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
100
EJECUCION
Corresponde al desarrollo diario de la gestion empresarial que concluye con
unos resultados econ6micos sociales etc Este proceso comprende
bull Programaci6n de actividades
bull Adecuacion de (ecurses 0 insumos fisioos
bull Ambientaci6n y motivaclon del recurso humano
bull Soluci6n a problemas del momento
bull Seguimiento y verificacion en la marcha
bull Negociacion con proveedores y clienles externos e internos
bull Analisis de informaci6n y generacion de informes
Esle proceso es la fuerza motora que concreta el logro de las polil icas y
objetivos
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
101
EVALUACION
Mecanismo que permite a la organizaci6n reorientar sus esfuerzos acorde al
comportamiento del medic ambiente y del intenor buscando adoptar el
sistema a las circunstancias cambiantes de la organizacion Este proceso
comprende
bull Concretar pautas de act ivacion y control
bull Establecer sistemas de medici6n de procesos y resultados
bull Confrontar los resultados con las pautas
bull Analisis de desviaciones y correctivos
Esle sistema retroalimenta al sistema permitiendo la continuidad y el
desarrollo del cicio administrati vD
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
102
344 EL SISTEMA ORGANIZACl6N BAJO EL CONCEPTO OPERACIONAL
Este sistema S8 descompondra bajo el criterio de ciclos operacionaJes cada
uno de los cuares manejan3 el fluja de un recurso y la interacci6n de este con
los otros recursos
Los ciclos operacionales que conformarian una organizacion industrial
serian
bull Manejo del elemento humano (Recurso las personas) Implica el proceso
de vinculaci6n bienestar y evaluacion del personal requerido par el
sistema para cumplir con su misi6n
bull Manejo financiero (Recurso el dinero) Corresponde al proceso de
costas manejo del efectivo analisis financiero de la organizacion
bull EI proceso de compra y manejo de materiales (Recurso materiales)
Procese de determinar necesidades de compra negociar almacenar y
distribuir las materias primas para el funcionamiento operativD de la
organizaci6n
bull Manejo de proyectos de la Inversion y activ~s fijos (Recurso Activos para
la operaci6n ) Abarca la planeaci6n ejecuci6n y evatuaci6n de los
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
lOJ
proyectos de Inversi6n que S8 convierten en los activos para la operacion
de la organizaci6n
bull Proceso de transformaci6n del producto 0 servicios (Recurso productos 0
sericios en proceso) Considera el diseno del producto ofrecido las
caracteristicas tecnicas y funcionales requeridas par este la adecuaci6n
de las materias primas y mana de obra etc
bull Manejo y procesamiento de la informaci6n (Recurso Datos e
informaci6n) Implica todo el proceso de la infraestructura de hardware y
software el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de
informacion etc
bull Proceso de mana de obra y olres (Recurso Producto 0 servicio final)
Comprende la planeacion y desarrollo de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes
bull En conclusion los procesos administrativos y ciclos operacionales se
deben entre lazar para garantizar un conocimiento y fortalecimienlo del
sistema Cada sistema requiere un manejo integral y equilibrado a nivel
administrativo y operacional
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
10 4
345 APLICACIONES DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA
ORGANIZACION
EI concepto de sistema se puede aplicar a cualquier actividad EI enfoque
de sistemas tiene una gran aplicabilidad en los siguienles campos
A NIVEL ADMINISTRA TIVO
bull Desarrollo del despliegue de politicas (planeacion estrategica)
bull Conformacjon estructural u organizativa de las areas
bull Desarrollo de los procesos de normalizaci6n a todo nivel
bull Planeaci6n organizacion y evaluaci6n interna de las areas
A NIVEL OPERACIONAL
bull Diagnostico y desarrollo de proyectos de inversion
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
105
bull Diagnostico y desarrollo de los mecanismos de autocontrol de las
operaciones
bull Diagnostico y desarrollo de los diversos sistemas de informaci6n
346 EL ENFOQUE SISTEM ICO Y SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES
Es fundamental canoeer la teo ria general de sistemas enfoque cientifico
integracionista que S8 convierte en el modele basico para las evaluaciones
orientadas al proceso (relaci6n causa - efecta)
Este enfoque sistemlco S8 convierte en una herramienta sustancial para el
desarrollo y crecimiento del mundo cientifico y en general de lodas las
actividades politicas econ6micas sociales administrativas etc
Un enfoque sistemico en las organizaciones debe poseer las siguientes
caracteristicas
bull Permite conformar una vision general y totalizante del problema bajo
estudio Esto ofrece una ubicaci6n en la importancia de los diferentes
temas concernientes al problema pudiemdose profundizar en puntas
especificos sin perder conexi6n con los aspectos esenciales
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
106
bull Describe la integridad interna que debe lener el problema La
identificacion del recorrido de los diversos f1ujos y recursos que participan
establece las relaciones causa - efecto que expl ican el comportamiento
interno del problema
bull Define las relaciones y ef papel que desempeiia el problema con relacion
al entorno que 10 rodea
bull Permite conocer e investigar las caracteristicas grandes de un sistema
con el fin de deducir comportamientos en otros sistemas que S8
desenvuelven en grados de evolucion diferentes
347 PASOS PARA LA CORRECTA DEFIN ICION DE UN SISTEMA
ORGAN IZACIONA L
DETERMINACION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Comprende la identificacion de los motivos que lIevan a la necesidad de
analizar un problema Ejemplos
bull Producciones Industriales
- vmiddot
-
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
107
bull Objetivos de estudio
bull Su conformacion administrativa
bull Su conformaci6n ffsica
bull La conformaci6n de sus contenidos
bull Su funcionamiento operativD
bull EI sistema de Informaci6n etc
DELIMITACION DEL SISTEMA
Corresponde al establecimiento de los componentes del sistema esta
delimitacion comprende
bull Respeto por los componentes naturales Ejemplo el hombre una
universidad
bull Que el sistema mantenga cierta autonomia
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
10
bull Que sean componentes practices y funcionales accrde al objefivo
del esludio del sislema Ejemplo La ciudad de Bogola la
organizaci6n Caltejer etc
DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE 0 ENTORNO DEL SISTEMA
Media ambiente Conjunto de sistemas que estan interactuando de una u
elra forma con 81 sistema bajo eSludio Existen dos categorias
bull EI media ambiente corresponde a un macrosistema que cubre
totalmente et sistema en estudio Ejemplo E planeta tierra liene
un macrosistema lIamada sistema solar
bull EI media ambiente conformado por un conjunto heterogeneo de
sistemas que no pueden agruparse dentro de un s610
macrosistema Ejemplo La producci6n la conferman los duenas
la competencia etc
bull A su vez el media ambiente no puede conformarse por diversas
capas accrde a 10 mediate e inmediato de su interacci6n con et
sistema
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
10
bull Enlorno inmediato Los ellentes duenas competencia etc_
bull Enlorna mediata EI mercado del pais ambiente social economia
y cultura
bull Enlorna mas mediate EI mercado Interna la tecnologia etc
DEFINICION DE LAS ENTRADAS 0 INSUMOS
Corresponde a las interacciones directas 0 indirectas que liene el media
ambiente con el sistema bajo estudio Estes insumos S8 agrupan en
categorias
bull Condiciones ffsico - quimiCO (Luz temperatura humedad etc)
bull Recursos fisicos (Materiales instalaciones dinero etc)
bull Personas
bull Conocimientos e Informacion
bull Tecnologia y metodos
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
110
bull Energias vitales (Cultura clima organizacional etc) EjempJo La
familia como unidad social
DEFINICION DE LAS SALIDAS 0 PRODUCTOS DEL SISTEMA
Corresponde a las interrelaciones directas 0 indirectas que tiene el sistema
con el medic ambiente Ejemplo sistema Programa de postgrado en
administracion Salidas Conocimientos adquiridos grados otorgados etc
RETROALIMENTACION
Corresponde a todas aquel las salidas que son requeridas de nuevo como
entradas para (eorientar el comportamiento del sistema garantizando su
supervivencia y desarrollo futuro
La retroalimentaci6n impUca la configuracion de un mecanismo que
interprete y anal ice las implicaciones que estos resultados tendrian en la
marcha del sistema Ejemplo sistema La producci6n mecanisme de
retrealimentaci6n las auditorias y el sistema de informaci6n gerencial
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
I I I
FUNCION DEL SISTEMA
Corresponde a la transformacion que reciben las entradas en una serie de
salidas 0 productos Ejemplo La Iglesia calolica funci6n Divulgar el
mensaje espiritual y humano dejado por Jesucristo a la humanidad
CONFORMACI6N INTERNA DEL SISTEMA
Se retiere a los subSistemas y funciones existentes al interior del sistema
bajo estudio
Para su correcta agrupacion S8 debe considerar [a siguiente
bull Establecer un criteria unico de agrupacion leniendo en cuenta el objetivo
del estudio del sistema Criterios basicos
) Unidades fisicas identificables Ejempfos sucursales de bancos
) Propiedades basicas Ejemplos Las religiones cristianas judia
etc
Procesos operativ~s Ejemplo La organizacion compras
personal mana de obra etc
=gt Secuencia historia Ejemplo Estudio antropol6gico del hombre
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
11 2
bull Los diferentes componentes establecidos deben tener un nivel interno de
autonomia clara de 10 que real izan
bull Entre los componentes establecidos debe existir un nivel similar de
generalizacion dentro del contexto total del sistema Ejemplo La
organizacion -----gt Sistema
bull Objetivo de estudio Conocer el funcionamiento de los diferentes
procesos administrativos
bull Elementos Planeaei6n organizacion ejecuciOn direceion y
contro l
Se debe definlr las relaciones existentes entre los componentes que
comprende las interfaces que S8 presentan entre los componentes del
sistema Son las relaciones causa - efeelo y garanlizan la sufieiente
integridad y coordinaeion interna del sistema Ejemplo la organizaci6n
Relaeion compras - producto lt----gt Materiales disponibles
Relacion Investigacion - mercados lt- -gt Identificacion de las necesidades
de los elientes
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
I II
Se debe identificar los almacenamientos requeridos que corresponden a los
lugares flsicos 0 biologicos donde es indispensable acumular algunos de los
recursos que fluyen por el sistema esta acumulaci6n S8 hace imprescindible
para garantiz8r un flujo permanente entre los componentes del sistema (Los
siete prim eros definen el sistema en sus aspectos globales y en sus
relaciones con el entorno)
35 SISTEMAS DE INFORMACION
La tecnologia y en particular el cambio tecno6gico es de gran relevancia
para la estrategia empresarial
QUiZ8S ninguna de las tecnolog fas existentes puede compararse con las
tecnologlas de la Informacion en cuanto a su potencial para reestructurar
sectores econ6micos y para transformar la naturaleza basica de los negocios
y las empresas
Cualquier empresa puede hacer usa de elias para construir barreras de
entrada para desarrollar costas de cambia para cambiar drasticamente las
bases competitivas en un sector determinado a para crear nuevos productos
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la
14
Las tecnologias de la informacion han incrementado notablemente el
desarrollo de Sistemas de Informacion y por 10 tanto el so porte que estos
ofrecen a las organizaciones Un Sistema de Informacion es un sistema
integrado usuario - maquina que provee informacion que es apoyo a las
operaciones la administracion y las funciones de loma de decisiones en
una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento 0 estrategia de
negocio
EI Sistema de Informacion de una empresa debe estar al servicio de su
enfoque de negocio Pensar en lerminos de funciones de negocio resulla util
para conseguir la coordinaci6n de los subsistemas ya que dichas funciones
eslan en la raiz de su razon de existir
EI sistema de informacion es el encargado de coordinar los flujos y registros
de informacion necesarios para lIevar a cabo las funciones de una empresa
determinada de acuerdo can su planteamiento 0 estrategia de negocio
Estas funciones dan lugar a actividades de planificaci6n diseno y ejecucion
de acetones para conseguir objetivos y ejercer control
Reuniendo los conceptos anteriores podriamos redefinir el sistema de
informacion como el conjunto formal de procesos que opera sobre unos
canales de comunicacion recopiJando elaborando y distribuyendo la