SISTEMAS DE INFORMACIONGERENCIALES: ¿HECHOS REALES

O SIMPLEMENTE UN JUEGODE PALABRAS?

HENRY ARANGO D.

Ingeniero Electromecánico de la Universidad del Valle;M.Sc. en Ingeniería Eléctrica de The Stanford University;Magister (C) en Ingeniería Industrial y Sistemas de la Uni­versidad del Valle. Profesor y directivo académico/adminis­trativo en la Facultad de Ingeniería de UNIVALLE. Gerentede Sistemas del Banco Popular y Vicepresidente de la mis­ma Institución Bancaria. Asesor externo para el Banco Mun­dial y para Price Waterhouse Office of Government Servicesen Washington. Gerente y socio principal de ARANGO yLEON CONSULTORES LTOA., firma dedicada a la aseso­ría y consultoría en proyectos de Información Gerenciales.Decano de Sistemas del ICES!. Director de la Especializa­ción en Gerencia de Sistemas de Información del ICES!.

Por muchos años la literatura dedicadaa orientar acerca del diseño y adminis­tración de proyectos de sistemas ha he­cho referencia a los Sistemas de Infor­mación Gerenciales -SIG- (Managen­ment Information Systems -MIS-) y últi­mamente aparecen ya con otros nom­bres más sugestivos como Sistemas deInformación Ejecutiva (Executive Infor­mation Systems -EI0-) y aun otros notan traducidos como "Chief ExecutiveOffice System's" -CEOS-. ¿Sí son todosellos una realidad, al menos en nuestromedio?

Antes de tratar de contestar la preguntaes bueno analizar primero qué son lostales MIS. EIO. CEOS y otros.

La aparición del concepto de los Siste­mas de Información Gerenciales no esalgo nuevo. Hace más de veinte añosse los viene sugiriendo como la aplica­ción de los sistemas y el uso de loscomputadores en pro de la mejor ges­tión de la alta gerencia de las organiza­ciones. Casi que desde que el computa­dor empezó a incursionar en el procesa­miento de datos en las áreas funciona-

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les de las organizaciones -y no sólocomo apoyo a las labores propias delas ciencias y la ingeniería-Ios estudio­sos y analistas del poténcial de estanueva herramienta visualizaron lo quesería un Sistema de Información Geren­cial.

No obstante, han pasado ya bastantesaños y, en la práctica, el concepto con­tinúa ventilándose más a nivel académi­co -apoyado con un gran número deteorías, metodologías y estrategiaspara lograrlo- que como una realidadque muestre experiencias a partir de lascuales se puedan continuar construyen­do sistemas mucho más refinados.

¿Qué es, entonces, un Sistema de Infor­mación Gerencial? Muy simple: es unsistema que esté en condiciones de res­ponder en línea -a través de una termi­nal- a todo aquello que inquieta a laalta gerencia en relación con la marchanormal de la organización y que le per­mita proyectarla hacia un futuro a me­diano y largo plazo como para planificar,con tiempo, las acciones a tomar y másadelante para realizar los ajustes a quehubiere lugar.

Visto así, un Sistema de InformaciónGerencial debe estar en condiciones deincluir y procesar todos los datos relati­vos a la organización como un sistema,a sus áreas funcionales como subsiste­mas de ese gran sistema que es la pro­pia organización y a ella misma comoun subsistema del mundo en el cual sedesenvuelve.

Un SIG con estas características debeestar en condiciones de atender y res­ponder las preguntas previamente ela­boradas que le plantee la alta gerenciapero, más importante que ello, las quese le presenten como preguntas ad-hoc.

y aquí es donde reside, muy posible­mente, la gran dificultad para pasar dela teoría a la práctica.

¿Cómo hacer lo primero? ¿Cómo aten­der las consultas previamente elabora­das? Bastante sencillo, y para ello latecnología es prolífica en procedimien­tos, lenguajes, metodologías... y, por lo

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tanto, en disponibilidad de recursos enhardware y software.

¿Pero para lo segundo? ¿Las consultasad-hoc?

¡Aquí sí las cosas no han sido nadafáciles! Por varias razones... Mencionoalgunas que, según mi opinión, son lasque más han incidido en ello:

• La alta gerencia: No ha sido fácil co­nocer qué es lo que la alta gerenciarequiere para la buena administra­ción de la organización. Especial­mente no es fácil conocer, ni muchomenos mantener actualizadas, aque­llas variables externas a la organiza­ción que de una manera u otra la es­tén afectando o lo puedan hacer ha­cia el futuro.

A esto se suma el desconocimientoque hasta hace pocos años ha mos­trado la alta gerencia por el potencialdel uso de los computadores y la apli­cación de los sistemas. Si la alta ge­rencia no conoce este potencial noestá en condiciones de colaborar enla conceptualización de lo que es opuede ser un Sistema de InformaciónGerencial.

Sin embargo, esta última circunstanciaparece que está cambiando. Ya todaslas universidades, e independientemen­te de los planes de estudio que ofrecen,incluyen cursos y seminarios sobre sis­temas y computación. De esta maneralos egresados de estas universidadesestarán ya en condiciones de compren­der a fondo hasta dónde se puede llegary hasta dónde no, o mejor, el por quéno, con la ayuda de los computadores.

• La tecnología: por más que se haavanzado en las arquitecturas de loscomputadores, la realidad es que mu­cho de ello se ha orientado hacia losequipos (el hardware) como tales:mayores capacidades de almacena­miento, mayores capacidades de pro­cesamiento, mejores comunicacio­nes, más y más modularidad (creci­miento) de los equipos, etc. Todo ellopara beneficio de los funcionarios

adscritos a las áreas de sistemas...pero... , relativamente poco en cuantoa las facilidades para hacer que todoeste "alarde" de última tecnología be­neficie de una manera rápida a la or­ganización. En otras palabras, el soft­ware continúa rezagado con respectoal hardware.

• la apatía de la alta gerencia por co­nocer sobre el potencial que les pue­den ofrecer los sistemas: ¡Esto es unhecho! Si la alta gerencia no se invo­lucra en el potencial de los sistemasy el real uso de los computadores. noestará en condiciones de liderar eldesarrollo de proyectos de sistemascon enfoque altamente gerencial.

Esto último parece así, a primera vista,como un absurdo y un contrasentido.Alguien dirá: ¡Pero sí es la alta gerenciala que precisamente autoriza o da suvisto bueno para que se adquieran loscomputadores y se contraten ingenierosde sistemas! Si, ello es así. Pero allí noacaba el problema. Allí es donde preci­samente comienza el problema. en tér­minos de lo Que hemos venido analizan­do.

La alta gerencia considera que por elsolo hecho de apoyar la adquisición deequipos y programas ya tiene resueltosu problema. Y lo que es peor, no seinvolucra de allí en adelante en lo quetiene entre manos. Para ella itodo loque viene será un problema de los inge­nieros de sistemas!

Al área de sistemas no se la debe con­siderar como un apéndice más de laorganización. Es parte integrante de lapropia organización. La primera sin laotra no tiene mucho sentido. Los pro­yectos de sistemas. entendidos en sufin último de procesar información -másque procesar datos, como ha sido lotradicional- deben ser temas de trata­miento diario como seguramente lo estoda la problemática asociada a un enesanche en la capacidad productiva delas organizaciones o la planificación ydiseño de estrategias de mercadeo parael lanzamiento de nuevos productos yservicios.

Es claro, por lo demás, que los sistemasno son un fin por sí mismos para lasorganizaciones, pero sí un medio de altovalor para alcanzar los fines y objetivosque son propios a dicl;)as organizacio­nes. Por lo tanto, hay que preocuparsepor conocer hasta dónde se puede lle­gar para obtener el mejor provecho deeste medio.

Estas circunstancias y muchas otrasque se podrían agregar han hecho, ami juicio, que los tales Sistemas de Infor­mación Gerenciales no sean realidadespalpables, al menos en nuestro medio.

¿Pero qué hacer al respecto? Bien, pa­rece que las situaciones pueden cam­biar y que se puede también pretenderpensar que esta nueva década sea laque dé inicio a este tipo de desarrollos.

¿Por qué? A mi modo de ver hay variascircunstancias que así lo permiten pre­decir.

Una de ellas -tal vez de las más impor­tantes y ya esbozada aríteriormente- esla formación que han venido recibiendoen las universidades quienes para estanueva década ocuparán posiciones dealta gerencia en las organizaciones.Para ellos no será desconocido el po­tencial del computador y estarán en con­diciones de exigir y de colaborar en laconceptualización de lo que sería unSistema de Información Gerencial parala organización a la cual prestan susservicios.

Otro aspecto, y éste sí de naturalezamás técnica, es el relacionado con lasnuevas herramientas (conocidas comoherramientas de programación de altaproductividad) que están comenzandoa ser utilizadas por los departamentosde sistemas y que están claramenteorientadas a permitir el diseño y puestaen marcha de proyectos de sistemasque faciliten la interacción entre diver­sas estructuras de bases de datos y quele permiten al usuario final una alta par­ticipación en la definición de sus propiosrequerimientos.

Muchas de estas nuevas herramientasfacilitan considerablemente la atención

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a las preguntas ad-hoc de la alta geren­cia -otrora todo un dolor de cabeza paralos departamentos de sistemas-o Lasestructuras de las bases de datos ya noson tan rígidas como lo eran anterior­mente. El programador o diseñador delsistema deja de preocuparse por elcómo organizar los datos para que losaccedan los programas para concen­trarse más en la naturaleza de los datosque necesita, siendo para él transparen­te la forma como ellos se organizan enlas bases de datos.

A lo anterior hay que agregar la crecien­te facilidad de la integración entre los"paquetes" de programas propios de losmicros con las bases de datos de lasestructuras funcionales de las organiza­ciones.

El "acuñamiento" de una de las nuevassiglas EIS (Excecutive Information Sys­tems) surge precisamente de esta inte­gración. El ejecutivo desea manejar lainformación con base en cuadros, dia­gramas, gráficas, etc. y poder "jugar"con ellos buscando conocer la respues­ta a preguntas tales como"¿qué pasaríasí. .. ?" y a todo lo que de allí se deriva.Pero hacerlo desde su propio escritorioy de una manera fácil y amigable.

Ya no está a la espera de grandes lista­dos con tantos "datos" que escondenellos mismos lo que el ejecutivo desea

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como "información". El ejecutivo deseainformación concisa, tal como tradicio­nalmente se la ha solicitado a sus inme­diatos colaboradores, pero con la dife­rencia de que ahora la puede obtenera través de una terminal, en el momentoen que la necesita y simular situacionescon los datos que son reales para elproblema que tiene entre manos.

Así que, contestando la pregunta queplantea el título del presente artículo, sícreo que los SIG y similares no han sidomás que un juego de palabras. No obs­tante, también creo que a corto plazolos podremos ver como realidades ennuestras propias organizaciones.

Y esta circunstancia plantea un verda­dero reto para los ingenieros de siste­mas. Deberán pasar del procesamientotípico de datos al diseño de sistemaspara el procesamiento de información.El ingeniero debe estar en condicionesde conceptualizar a la organizacióncomo un sistema y tratar de igual a igualcon la alta gerencia las característicasfuncionales que deberán tener los siste­mas de información. El primero aportan­do su visión de sistemas y los segundos,con conocimiento de causa y experien­cia empresarial, sugiriendo hasta dóndeir y dónde dejar "ramas" abiertas en elsistema como para continuar constru­yendo el Sistema de Información Geren­cial.