SISTEMAS DE INFORMACIONGERENCIALES: ¿HECHOS REALES
O SIMPLEMENTE UN JUEGODE PALABRAS?
HENRY ARANGO D.
Ingeniero Electromecánico de la Universidad del Valle;M.Sc. en Ingeniería Eléctrica de The Stanford University;Magister (C) en Ingeniería Industrial y Sistemas de la Universidad del Valle. Profesor y directivo académico/administrativo en la Facultad de Ingeniería de UNIVALLE. Gerentede Sistemas del Banco Popular y Vicepresidente de la misma Institución Bancaria. Asesor externo para el Banco Mundial y para Price Waterhouse Office of Government Servicesen Washington. Gerente y socio principal de ARANGO yLEON CONSULTORES LTOA., firma dedicada a la asesoría y consultoría en proyectos de Información Gerenciales.Decano de Sistemas del ICES!. Director de la Especialización en Gerencia de Sistemas de Información del ICES!.
Por muchos años la literatura dedicadaa orientar acerca del diseño y administración de proyectos de sistemas ha hecho referencia a los Sistemas de Información Gerenciales -SIG- (Managenment Information Systems -MIS-) y últimamente aparecen ya con otros nombres más sugestivos como Sistemas deInformación Ejecutiva (Executive Information Systems -EI0-) y aun otros notan traducidos como "Chief ExecutiveOffice System's" -CEOS-. ¿Sí son todosellos una realidad, al menos en nuestromedio?
Antes de tratar de contestar la preguntaes bueno analizar primero qué son lostales MIS. EIO. CEOS y otros.
La aparición del concepto de los Sistemas de Información Gerenciales no esalgo nuevo. Hace más de veinte añosse los viene sugiriendo como la aplicación de los sistemas y el uso de loscomputadores en pro de la mejor gestión de la alta gerencia de las organizaciones. Casi que desde que el computador empezó a incursionar en el procesamiento de datos en las áreas funciona-
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les de las organizaciones -y no sólocomo apoyo a las labores propias delas ciencias y la ingeniería-Ios estudiosos y analistas del poténcial de estanueva herramienta visualizaron lo quesería un Sistema de Información Gerencial.
No obstante, han pasado ya bastantesaños y, en la práctica, el concepto continúa ventilándose más a nivel académico -apoyado con un gran número deteorías, metodologías y estrategiaspara lograrlo- que como una realidadque muestre experiencias a partir de lascuales se puedan continuar construyendo sistemas mucho más refinados.
¿Qué es, entonces, un Sistema de Información Gerencial? Muy simple: es unsistema que esté en condiciones de responder en línea -a través de una terminal- a todo aquello que inquieta a laalta gerencia en relación con la marchanormal de la organización y que le permita proyectarla hacia un futuro a mediano y largo plazo como para planificar,con tiempo, las acciones a tomar y másadelante para realizar los ajustes a quehubiere lugar.
Visto así, un Sistema de InformaciónGerencial debe estar en condiciones deincluir y procesar todos los datos relativos a la organización como un sistema,a sus áreas funcionales como subsistemas de ese gran sistema que es la propia organización y a ella misma comoun subsistema del mundo en el cual sedesenvuelve.
Un SIG con estas características debeestar en condiciones de atender y responder las preguntas previamente elaboradas que le plantee la alta gerenciapero, más importante que ello, las quese le presenten como preguntas ad-hoc.
y aquí es donde reside, muy posiblemente, la gran dificultad para pasar dela teoría a la práctica.
¿Cómo hacer lo primero? ¿Cómo atender las consultas previamente elaboradas? Bastante sencillo, y para ello latecnología es prolífica en procedimientos, lenguajes, metodologías... y, por lo
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tanto, en disponibilidad de recursos enhardware y software.
¿Pero para lo segundo? ¿Las consultasad-hoc?
¡Aquí sí las cosas no han sido nadafáciles! Por varias razones... Mencionoalgunas que, según mi opinión, son lasque más han incidido en ello:
• La alta gerencia: No ha sido fácil conocer qué es lo que la alta gerenciarequiere para la buena administración de la organización. Especialmente no es fácil conocer, ni muchomenos mantener actualizadas, aquellas variables externas a la organización que de una manera u otra la estén afectando o lo puedan hacer hacia el futuro.
A esto se suma el desconocimientoque hasta hace pocos años ha mostrado la alta gerencia por el potencialdel uso de los computadores y la aplicación de los sistemas. Si la alta gerencia no conoce este potencial noestá en condiciones de colaborar enla conceptualización de lo que es opuede ser un Sistema de InformaciónGerencial.
Sin embargo, esta última circunstanciaparece que está cambiando. Ya todaslas universidades, e independientemente de los planes de estudio que ofrecen,incluyen cursos y seminarios sobre sistemas y computación. De esta maneralos egresados de estas universidadesestarán ya en condiciones de comprender a fondo hasta dónde se puede llegary hasta dónde no, o mejor, el por quéno, con la ayuda de los computadores.
• La tecnología: por más que se haavanzado en las arquitecturas de loscomputadores, la realidad es que mucho de ello se ha orientado hacia losequipos (el hardware) como tales:mayores capacidades de almacenamiento, mayores capacidades de procesamiento, mejores comunicaciones, más y más modularidad (crecimiento) de los equipos, etc. Todo ellopara beneficio de los funcionarios
adscritos a las áreas de sistemas...pero... , relativamente poco en cuantoa las facilidades para hacer que todoeste "alarde" de última tecnología beneficie de una manera rápida a la organización. En otras palabras, el software continúa rezagado con respectoal hardware.
• la apatía de la alta gerencia por conocer sobre el potencial que les pueden ofrecer los sistemas: ¡Esto es unhecho! Si la alta gerencia no se involucra en el potencial de los sistemasy el real uso de los computadores. noestará en condiciones de liderar eldesarrollo de proyectos de sistemascon enfoque altamente gerencial.
Esto último parece así, a primera vista,como un absurdo y un contrasentido.Alguien dirá: ¡Pero sí es la alta gerenciala que precisamente autoriza o da suvisto bueno para que se adquieran loscomputadores y se contraten ingenierosde sistemas! Si, ello es así. Pero allí noacaba el problema. Allí es donde precisamente comienza el problema. en términos de lo Que hemos venido analizando.
La alta gerencia considera que por elsolo hecho de apoyar la adquisición deequipos y programas ya tiene resueltosu problema. Y lo que es peor, no seinvolucra de allí en adelante en lo quetiene entre manos. Para ella itodo loque viene será un problema de los ingenieros de sistemas!
Al área de sistemas no se la debe considerar como un apéndice más de laorganización. Es parte integrante de lapropia organización. La primera sin laotra no tiene mucho sentido. Los proyectos de sistemas. entendidos en sufin último de procesar información -másque procesar datos, como ha sido lotradicional- deben ser temas de tratamiento diario como seguramente lo estoda la problemática asociada a un enesanche en la capacidad productiva delas organizaciones o la planificación ydiseño de estrategias de mercadeo parael lanzamiento de nuevos productos yservicios.
Es claro, por lo demás, que los sistemasno son un fin por sí mismos para lasorganizaciones, pero sí un medio de altovalor para alcanzar los fines y objetivosque son propios a dicl;)as organizaciones. Por lo tanto, hay que preocuparsepor conocer hasta dónde se puede llegar para obtener el mejor provecho deeste medio.
Estas circunstancias y muchas otrasque se podrían agregar han hecho, ami juicio, que los tales Sistemas de Información Gerenciales no sean realidadespalpables, al menos en nuestro medio.
¿Pero qué hacer al respecto? Bien, parece que las situaciones pueden cambiar y que se puede también pretenderpensar que esta nueva década sea laque dé inicio a este tipo de desarrollos.
¿Por qué? A mi modo de ver hay variascircunstancias que así lo permiten predecir.
Una de ellas -tal vez de las más importantes y ya esbozada aríteriormente- esla formación que han venido recibiendoen las universidades quienes para estanueva década ocuparán posiciones dealta gerencia en las organizaciones.Para ellos no será desconocido el potencial del computador y estarán en condiciones de exigir y de colaborar en laconceptualización de lo que sería unSistema de Información Gerencial parala organización a la cual prestan susservicios.
Otro aspecto, y éste sí de naturalezamás técnica, es el relacionado con lasnuevas herramientas (conocidas comoherramientas de programación de altaproductividad) que están comenzandoa ser utilizadas por los departamentosde sistemas y que están claramenteorientadas a permitir el diseño y puestaen marcha de proyectos de sistemasque faciliten la interacción entre diversas estructuras de bases de datos y quele permiten al usuario final una alta participación en la definición de sus propiosrequerimientos.
Muchas de estas nuevas herramientasfacilitan considerablemente la atención
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a las preguntas ad-hoc de la alta gerencia -otrora todo un dolor de cabeza paralos departamentos de sistemas-o Lasestructuras de las bases de datos ya noson tan rígidas como lo eran anteriormente. El programador o diseñador delsistema deja de preocuparse por elcómo organizar los datos para que losaccedan los programas para concentrarse más en la naturaleza de los datosque necesita, siendo para él transparente la forma como ellos se organizan enlas bases de datos.
A lo anterior hay que agregar la creciente facilidad de la integración entre los"paquetes" de programas propios de losmicros con las bases de datos de lasestructuras funcionales de las organizaciones.
El "acuñamiento" de una de las nuevassiglas EIS (Excecutive Information Systems) surge precisamente de esta integración. El ejecutivo desea manejar lainformación con base en cuadros, diagramas, gráficas, etc. y poder "jugar"con ellos buscando conocer la respuesta a preguntas tales como"¿qué pasaríasí. .. ?" y a todo lo que de allí se deriva.Pero hacerlo desde su propio escritorioy de una manera fácil y amigable.
Ya no está a la espera de grandes listados con tantos "datos" que escondenellos mismos lo que el ejecutivo desea
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como "información". El ejecutivo deseainformación concisa, tal como tradicionalmente se la ha solicitado a sus inmediatos colaboradores, pero con la diferencia de que ahora la puede obtenera través de una terminal, en el momentoen que la necesita y simular situacionescon los datos que son reales para elproblema que tiene entre manos.
Así que, contestando la pregunta queplantea el título del presente artículo, sícreo que los SIG y similares no han sidomás que un juego de palabras. No obstante, también creo que a corto plazolos podremos ver como realidades ennuestras propias organizaciones.
Y esta circunstancia plantea un verdadero reto para los ingenieros de sistemas. Deberán pasar del procesamientotípico de datos al diseño de sistemaspara el procesamiento de información.El ingeniero debe estar en condicionesde conceptualizar a la organizacióncomo un sistema y tratar de igual a igualcon la alta gerencia las característicasfuncionales que deberán tener los sistemas de información. El primero aportando su visión de sistemas y los segundos,con conocimiento de causa y experiencia empresarial, sugiriendo hasta dóndeir y dónde dejar "ramas" abiertas en elsistema como para continuar construyendo el Sistema de Información Gerencial.