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Módulo “A” | Universidad Mariano Gálvez de Guatemala | 2014

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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Escuela de Gestión Pública

Licenciatura en Administración Pública

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ING. VÍCTOR HUGO DARDÓN

MÓDULO“A”UNIDAD “3”

Semana del

03/03/2014 al

09/03/2014

Enfoques de E-información, E-consulta y E-toma de Decisiones.

UNA PARTICULAR MANERA DE PROCESAR O REALIZAR CIERTAS ACTIVIDADES DE MANERA QUE

NOS FACILITEN LA RETROALIMENTACIÓN, QUE CONVERTIREMOS EN INFORMACIÓN Y LUEGO EN

DATOS, PARA LA TOMA DE DECISIONES, SERÍA UNA FORMA CONCRETA DE EXPLICAR LOS

ENFOQUES QUE ESTUDIAREMOS EN ESTA UNIDAD.

EN EFECTO LA MANERA DE COMO LA LLEGAMOS A OBTENER DE MANERA RÁPIDA Y EFICIENTE,

ES A TRAVÉS DEL USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, UTILIZANDO LAS TICS, COMO

HERRAMIENTA ELECTRÓNICA PRINCIPAL.

EN ADELANTE ORIENTAREMOS LA ATENCIÓN EN LAS HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS, PARA

INFORMACIÓN, CONSULTAS, Y TOMA DE DECISIONES.

E-información, E-consulta y E-toma de Decisiones, son los enfoques que se

desarrollaran en esta unidad.


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GUÍA PROGRAMÁTICA

MÓDULO “A” UNIDAD “3””

Semana del 03/03/2014 al 09/03/2014

Actividades de la Unidad

Tiempo

estimado de

realización

Punteo Plazos

L M M J V S D

3 4 5 6 7 8 9

Revisar la información contenida en el portal

1 hora 1

Deberá realizar la siguiente tarea:

¿Cuál es su opinión sobre la facilidad que brindan los portales utilizados por la Administración Pública en cuanto la consulta electrónica de la información?

Ingrese al portal de guatecompras (www.guatecompras.com.gt), y consulte concursos vigentes de su interés, indique ¿qué modalidad tiene: Licitación Pública, compra directa, cotización, contrato abierto, etc?

http://www.guatecompras.com.gt/

http://www.guatecompras.com.gt/


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INTRODUCCIÓN

En ésta unidad, trabajaremos el tema de los diferentes enfoques que se

manejan por medio de los sistemas de información y que nos facilitan el manejo

de la información necesaria para la toma de decisiones.

Las herramientas de la información y comunicaciones TICS, se constituyen en un

apoyo muy importante, para la modernización de la administración pública.

Lo que se quiere trasladar al estudiante es de qué manera estos sistemas de

información, hacen más eficiente y transparente, más ágil y más dinámicos, los

servicios que se prestan al usuario.

Se dispone de muchos servicios, como consultas electrónicas, sistema de

información y procesos de compras, el voto electrónico y otros más que nos

facilitan la toma de decisiones.

De la misma manera, el estudiante deberá accesar a dichos medios como parte

del ejercicio, de ésta unidad, gestionando por ejemplo información en la SAT,

por medio de la e-información, realizar consultas de procesos de licitación a

través de e-consultas en Guatecompras, y así, otras opciones que ya se brindan

en la administración pública.


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COMPETENCIAS

Unidad “3””

E N F O Q U E S D E E - I N F O R M A C I O N , E - C O N S U L T A Y E -T O M A D E D E C I S I O N E S

Comprende los conceptos de e-información, e-consulta y e-toma de

decisiones.

Describe la importancia del uso de la E-consulta en su derecho al libre

acceso a la información.

Aplica correctamente las herramientas de tecnología en la institución

donde labora.

Conoce acerca de la estructura de y conformación del gobierno

electrónico como herramienta en la administración pública.

E-información E-consulta E-toma de decisiones Feedback


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CONTENIDO

E N F O Q U E S D E E - I N F O R M A C I O N , E - C O N S U L T A Y E - T O M A D E D E C I S I O N E S .

Enfoques de E-información. “Se cuenta con un número casi ilimitado de herramientas, e innumerables posibilidades de combinarlas: el usuario dispone así de una buena base. Pero, al mismo tiempo, esto obliga a regresar a lo esencial si se quiere tener una buena visión de conjunto”.1

2

1Gramberger, Marc. Manual de la OCDE sobre información, consulta y participación en la elaboración de políticas públicas. Pág. 54 2Gramberger, Marc. Manual de la OCDE sobre información, consulta y participación en la elaboración de políticas públicas. Pág. 54

“Todo el arte del gobierno consiste en el arte de ser honesto”

Thomas Jefferson


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La información, la consulta y la participación ciudadana activa implican que haya contacto y comunicación entre la administración pública y los ciudadanos. Esto significa concretamente que debe existir un intercambio de mensajes. Los mensajes se refieren al contenido: ¿qué dicen o expresan los emisores de un mensaje? ¿Qué entienden o comprenden los destinatarios de un mensaje? Los mensajes pueden ser tan sencillos como los horarios de un centro de información, o tan complejos como el razonamiento que sustenta una nueva política. La manera en que estos mensajes se intercambian es también importante. Para fortalecer sus relaciones con los ciudadanos, las instituciones públicas pueden elegir diferentes enfoques:

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Hablar o enviar, escuchar o recibir, o los dos: las instituciones públicas pueden pronunciar o enviar mensajes (como un discurso público), escuchar o recibir mensajes (como cuando se escuchan preguntas o comentarios), o hacer ambas cosas (como en una conversación).

Modo activo o pasivo: pueden entrar en contacto con los ciudadanos de manera activa, a iniciativa propia, como cuando se organiza una mesa redonda. Pueden también reaccionar pasivamente a las preguntas de los ciudadanos, facilitando por ejemplo, el acceso a un documento administrativo.

Control o no-control: las instituciones públicas pueden elegir un canal de transmisión cuyo control tienen (carta o folleto informativo) o recurrir a un canal sobre el que no ejercen ningún control (dando, por ejemplo, información al representante de una OSC que más tarde publicará un artículo).

Caso por caso o de manera continua: las instituciones públicas pueden contactar a los ciudadanos caso a caso (organizando, por ejemplo, un debate

3Gramberger, Marc. Manual de la OCDE sobre información, consulta y participación en la elaboración de políticas públicas. Pág. 55.

Hablar o enviar,

escuchar o recibir, o los

dos.

Modo Activo o Pasivo

Control o no control

Caso por caso o de manera continua

comunicación amplia o

restringida

Interacción limitada o importante


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público aislado sobre política de salud), o más bien de manera permanente (por ejemplo, con intercambios continuos a través de mesas redondas periódicas).

Comunicación amplia o restringida: las instituciones públicas pueden comunicar de manera amplia (dirigiéndose a un público masivo por medio de publicidad televisiva o redes sociales), o de maneta limitada (dirigiéndose a un público reducido y bien circunscrito).

Interacción limitada o importante: las instituciones públicas pueden buscar niveles limitados de interacción con los ciudadanos (por ejemplo, al enviar un documento para ser comentado en Internet), o buscar una interacción importante con los ciudadanos (por ejemplo, a través de intercambios directos en un stand en un lugar público).

En general las herramientas que sirven para reforzar las relaciones con los ciudadanos cubren una gama de características y enfoques.

Enfoques de E-Consultas

La consulta es una relación bidireccional entre las instituciones públicas y los ciudadanos. Aquéllas reciben las aportaciones de los ciudadanos ya sea de manera pasiva y sin solicitarlas, o de manera activa, invitándolos a responder. “Losfeed-backs no solicitados de parte de los ciudadanos pueden revelarse útiles para la administración pública. Quizá algunas solicitudes de información revelarán la necesidad de adaptar o reorganizar actividades relacionadas con la información. Algunas sugerencias pueden incluso incluir elementos útiles que merezcan la atención de los operadores. Las quejas formuladas pueden mostrar la necesidad de modificar algunas políticas.”4 Subrayemos, entre las herramientasque favorecen los feed-backs no solicitados, las siguientes:

Los “buzones” o puntos de recepción de sugerencias o quejas. Permiten reunir datos, canalizar y dar seguimiento a las informaciones en la institución pública, así como verificar el acuse de recibo y si se proporcionó una respuesta.

Los programas de manejo de información facilitan la recolección y el análisis cuantitativo y cualitativo de las respuestas espontáneas.

Los informes que analizan ese tipo de aportaciones permiten que las instituciones públicas las utilicen. Los informes pueden también publicarse y mostrar en qué medida las instituciones públicas desean ser transparentes y responsables.



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Las instituciones públicas reciben respuestas solicitadas de parte de los ciudadanos cuando les ofrecen información sobre un asunto particular y les piden su opinión al respecto. “Citemos, entre las herramientas quefavorecen las respuestas solicitadas”5:

Cuestionar, escuchar y rendir cuentas: no existe feed-back sin que se haya formulado una pregunta. Es esencial contactar a los ciudadanos planteándoles preguntas y prestar atención a sus respuestas. En principio, interrogar y escuchar puede estar incluido en cualquier contacto con los ciudadanos. Para que las instituciones públicas puedan utilizar posteriormente la información acumulada, es muy importante comunicarla a los responsables de los problemas comentados.

Períodos y actividades enfocadas a los comentarios: con esta herramienta, la administración pública define un período de tiempo en el que recibe los comentarios (o solicitudes de reconsideración) de los ciudadanos en torno a un proyecto o a un problema, por ejemplo, el impacto de alguna actividad sobre el medio ambiente. Elige también los mecanismos para que la ciudadanía mande sus comentarios, enviando por ejemplo un correo a una dirección dada (“buzón”) o utilizando una línea telefónica gratuita. Decide la manera en que se informará a los ciudadanos sobre la acción a desarrollar, lo que está en juego, las fechas límite y la manera de formular comentarios.

Grupos temáticos de discusión: esta herramienta consiste en reunir, durante máximo un día a un grupo de ciudadanos en un lugar dado. Los participantes son seleccionados de manera tal que sean representativos del conjunto de la población, o de públicos determinados. Los miembros del grupo de discusión reciben informaciones y se les interroga, en forma individual o en grupo, sobre sus opiniones y respuestas. Esta herramienta permite a las administraciones públicas recibir feed-backs bastante detallados.

Encuestas: aprovechando una encuesta, la administración pública plantea a los ciudadanos una serie de preguntas, recoge sus respuestas y las analiza. Para que el resultado sea válido, hay que seleccionar a los ciudadanos que van a participar en la encuesta, de manera a contar con una muestra representativa. Las preguntas se plantean en un cuestionario estructurado. Cuando las preguntas son “cerradas”, los ciudadanos tienen la facultad de elegir entre varias alternativas predefinidas. Cuando las preguntas son “abiertas”, pueden responder libremente. Los mismos encuestados o los encuestadores pueden llenar los cuestionarios. En Canadá, la administración pública realiza una encuesta sobre los servicios colectivos proporcionados por el Estado dos veces al año y recibe alrededor de 3000 respuestas por correo. Los resultados son utilizados para establecer prioridades de implementación.



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Los sondeos de opinión: los sondeos de opinión son instrumentos muy probados, cuya finalidad es dar cuenta de la opinión de la población sobre un asunto dado y en un momento preciso. Para que puedan entregar resultados válidos desde el punto de vista estadístico, los sondeos de opinión siguen una metodología estricta. Recurren a muestras aleatorias, a encuestadores formados y a cuestionarios preprobados.

Enfoques de E-Toma de Decisiones:

“Tipos de enfoque: el enfoque racional, el enfoque de racionalidad limitada, el enfoque del procedimiento organizativo y el enfoque de estilo de decisión.”6

El enfoque racional se basa en las siguientes hipótesis: el decisor tiene información perfecta, no existen las fases de inteligencia y diseño, es decir, la decisión solamente considera la fase de elección y el decisor siempre intenta maximizar su función de utilidad. Bajo estas hipótesis, que es lo que se denomina hombre económico, el proceso de decisiones es muy sencillo y lo único que tiene que hacer el decisor es conseguir el máximo beneficio o la máxima utilidad en el caso del consumidor. Debido a que estas hipótesis no son nada realistas se trasladó al segundo enfoque.

El enfoque de racionalidad limitada. Según este enfoque el sujeto decisor no tiene información perfecta y si quisiera conseguir esa información perfecta le costaría tanto mucho tiempo como mucho dinero. Por lo tanto se pasa del hombre económico, aquel que intenta maximizar su función de utilidad, al hombre administrativo, que adopta un comportamiento satisfactorio, es decir, cuando encuentra una alternativa que considera satisfactoria ya no busca más, no llega a elegir la mejor sino la que

6www.elergonomista.com/relacioneslaborales

Enfoque Racional

Enfoque de racionalidad

limitada

Enfoque del Procedimiento organizativo

Enfoque de los estilos de decisión


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considera bastante buena.

“Tanto el enfoque anterior como el de racionalidad limitada son análisis que consideran un decisor individual, el siguiente por el contrario analiza la toma de decisiones dentro de las organizaciones, donde existen múltiples decisiones.”7

El enfoque del procedimiento organizativo. Según este enfoque los individuos tienen objetivos propios, pero las organizaciones no, por lo tanto las decisiones que se toman dentro de la organización son el resultado de la negociación entre los individuos que allí trabajan. Este enfoque considera que la empresa o organización tiene múltiples objetivos. El criterio de selección según este enfoque será que la alternativa elegida satisfaga a los individuos que trabajan en esa organización.

El enfoque de los estilos de decisión. Este enfoque considera que cada decisor es único, por lo que cada uno utilizará un estilo propio para enfrentarse a la toma de decisiones, por lo tanto para conocer porque un individuo ha tomado una decisión concreta habrá que analizar sus habilidades y estratégicas personales. Hay directivos que actúan rápidamente y toman decisiones intuitivas.

MATRIZ DE DECISIÓN Componentes de la matriz de decisión:

1. Son los cursos de acción que están bajo el control del decisor (lo puede controlar). Ejemplo: puede renovar el activo o conservar el viejo.

7www.elergonomista.com/relacioneslaborales

1. Alternativas

2. Estados de la Naturaleza

3. Probabilidades de ocurrencia de los estados de la naturaleza

4. Resulltados llamados también "concecuencias"

5. Criterios de decisión


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2. No están bajo el control del decisor. Son variables que influyen en el problema que intentamos solucionar pero que el decisor no controla.

3. A cada uno de los estados de la naturaleza se le asigna una probabilidad según su ocurrencia esperada.

4. A cada combinación de estado de la naturaleza y de alternativa se le asigna un resultado.

5. Muestra cómo utilizar la información anterior para seleccionar la mejor alternativa.

Distintos criterios de decisión:

1. El ambiente de certeza. En este caso se conoce cuál es el estado de la naturaleza que se va a presentar, así elegiremos la alternativa que maximice nuestro beneficio o minimice nuestra pérdida.

2. Las decisiones en ambiente de riesgo. No sabemos qué estado de la naturaleza se va a presentar pero sí que conocemos las probabilidades de presentación de cada uno de los estados de naturaleza.

3. Los criterios utilizados con incertidumbre parcial. No somos capaces de asociar a cada estado de la naturaleza su probabilidad de ocurrencia. Por lo tanto, los criterios que se utilizan para elegir la mejor alternativa son criterios subjetivos.

o El criterio pesimista. o El criterio optimista. o El criterio de Laplace. o El decisor piensa que una vez elegida una alternativa, siempre se va a presentar

el estado de la naturaleza peor, por eso elegirá aquella alternativa que le ofrece los mínimos perjuicios.

o Piensa lo contrario que el anterior. Piensa que una vez elegida una alternativa siempre se va a presentar el estado de naturaleza más favorable, por lo tanto elegirá aquella alternativa que le supone mayores beneficios en el mayor de los casos.

Este criterio dice que si no somos capaces de asignar probabilidades a los estados de naturaleza es porque todos ellos tienen la misma probabilidad de ocurrencia. Por eso se asigna la misma probabilidad a cada uno de los estados de la naturaleza (0,5/0,5).

Al hablar de tipos de decisiones, Herbert Simon clasifica las decisiones enEstructuradas, Semi-Estructuradas y No Estructuradas. Las decisiones estructuradas Comprende decisiones a las que se le pueden asignar reglas precisas, como la definición de los puntos de re-orden en un inventario o la decisión de pagar o no un cheque que se gira contra una cuenta. Las decisiones semiestructuradas Se caracterizan por que la fase de inteligencia no se puede formalizar, no se puede


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establecer un método para detectar el problema, pero una vez que se detecta el problema se pueden establecer modelos matemáticos en las fases de diseño y elección. Ejemplos: los planes de renovación de equipos. Esto correspondería con las decisiones tácticas, aunque algunas de las decisiones estratégicas pueden ser semiestructuradascomo pueden ser la decisión de fusionar la empresa.

Las decisiones no estructuradas Estas, no siguen un patrón definido, ya que no tienen reglas que se puedan seguir paso a paso. Son algo más complicadas de entender. Digamos como ejemplo, ¿cómo se decide a cuál de dos candidatos contratar para un puesto? Por lo general quien toma esas decisiones sabe que ha escogido la mejor opción, pero no puede describir el proceso que siguió para la selección. Podemos mencionar tres categorías de sistemas, como apoyo para las decisiones • Procesamiento de datos. • Sistemas de reporte de información. • Sistemas de soporte de decisiones

En la siguiente figura se ubican estos sistemas, de acuerdo a los niveles organizacionales.

Tipos de Sistemas de Información

Estratégico Táctico Operacional

Soporte de decisiones Reporte de información Procesamiento de Datos

Sistemas de procesamiento de datos: El tipo de sistema de información que es más fácil de visualizar es aquel que automatiza un proceso básico en la organización. Si es un proceso que se entiende tan bien que se le pueden asignar reglas claras, será un candidato ideal para su automatización. Ejemplo: • Las nóminas y contabilidades. • Control vehicular. • Control de ingresos.


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Sistemas de reporte de información: Cuando existe un buen número de sistemas de procesamiento de datos, se pueden encontrar casos donde la información que se genera es buena para la operación diaria, pero esmuy detallada para tomar decisiones tácticas. Tomando como ejemplo, si un usuario acostumbra pagar cierta cantidad de impuestos, ¿por qué este mes pagaría la mitad? O, ¿qué sueldoscambiaron esta quincena comparada con la anterior? La información se extrae de los sistemas de procesamiento de datos, por lo que estos sistemas por lo general no son los primeros en aparecer, sino que surgen hasta después de que los sistemas básicos han sido desarrollados. Sistemas de soporte de decisiones: Cuando se tiene automatizada la mayoría de la información operacional así como una buena parte de los reportes que consolidan las operaciones en la organización, algunas personas podrían creer o incurrir en conclusiones “erróneas”, de que sus necesidades de informática ya fueron resueltas. En realidad, nunca está nada cubierto totalmente, siempre hay cambios e imprevistos para los que hay que estar preparados para enfrentarlos. Las decisiones de la alta dirección siempre requieren más información y funcionalidad que las que proveen los sistemas de procesamiento de datos o los del reporte de información.Estos son sistemas que suelen ser primeros en desarrollarse,

Las decisiones en incertidumbre total. No somos capaces ni de calcular las probabilidades subjetivas de los distintos estados de la naturaleza. En este caso el decisor tendrá que acudir a su experiencia e intuición para poder elegir la mejor alternativa. Como no existen criterios cuantitativos para poder seleccionar la mejor alternativa el decisor tendrá que guiarse por criterios cualitativos.


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BIBLIOGRAFÍA

Gramberger, Marc. Manual de la OCDE sobre información, consulta y

participación en la elaboración de políticas públicas.

www.inap.gob.gt (2013) Apuntes sobre gobierno electrónico. Guatemala.

Instituto Nacional de Administración Publica, INAP, (2013), Estrategias para un

gobierno electrónico

www.elergonomista.com/relacioneslaborales

http://www.inap.gob.gt/

sistemas de información · sistemas de informaciÓn ing. vÍctor hugo dardÓn mÓdulo“a”unidad...

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