sistemas de gestión documental
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Imagen tomada de: http://anatorresarenas.blogspot.com/2013/12/gestion-documental-en-la-gestion-de-la.html
SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS
GRUPO No. 3
Profesora:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
PALMIRA-VALLE
27 DE MARZO DE 2015
INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo tiene la finalidad de mostrar la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental dentro de cualquier tipo de Organización, ya que éstos facilitan el acceso a la documentación e información que allí se contiene. Para su implementación se deben tener en cuenta los objetivos, la misión, visión y las necesidades de la entidad.
De igual manera, estos Sistemas de Gestión Documental, permiten organizar y clasificar la documentación de muchas áreas dentro de una Institución, permitiendo que sea recuperada de manera ágil y oportuna. El SGD debe estar diseñado para organizar, almacenar, recuperar y difundir la información, éste permitirá un control de calidad del proceso documental.
A continuación se darán a conocer cada uno de los requisitos que se deben tener en cuenta para implementar un Sistema de Gestión Documental, sus generalidades y sus características.
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental dentro de una Organización.
ESPECÍFICOS
1. Conocer los requisitos que se deben tener en cuenta para su implementación.
2. Explicar cada una de las generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
3. Reconocer las características que debe reunir dicho Sistema.
4. Visitar una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigar todo lo relacionado con dicho Sistema.
1. Investigue y defina qué es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
Respuesta: Los sistemas de gestión
documental son programas de
gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea
para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos.
Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos
administrativos .
Imagen tomada de: http://www.isyc.com/es/soluciones/edm.html
Los requisitos que se deben de tener en cuenta para su implementación son: 1. Debe tener en cuenta la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
2. Las necesidades de la Entidad.
3. La estructura organizacional.
4. El modelo de gestión documental.
5. La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos.
2. Indague y explique cada una de las generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Respuesta: En el Decreto 2609 de 2012, Capítulo III, Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Se establece que las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
Imagen tomada de: http://catalogo.asac.as/gestion-documental-/-intranet
3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.
Respuesta:
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
a) Conformidad.
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
b) Interoperabilidad.
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.
c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.
d) Metadescripción.
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
e) Adición de contenidos.
El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
g) Gestión Distribuida.
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).
h) Disponibilidad y acceso.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
i) Neutralidad tecnológica.
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
Respuesta:
Nombre de la entidad visitada: Archivo Central y Archivo Histórico de la Universidad del Valle – Sede principal Meléndez - Cali
Nombre de la persona que me atendió: William Agudelo.
Horario de atención: de 8:00 a 12:00 y de 1:30 a 5:30 pm
En vacaciones: de 8:00 am a 3:00 pm (Jornada continua).
El Archivo Central se empezó a organizar desde el año 2009, cuenta con un personal de 14 personas nombradas y 42 monitores que laboran 4 horas diarias.
El Sistema que emplean en la Universidad del Valle, en su sede principal de Meléndez se llama “SABS” que significa Sistema de Administración de Bienes y Servicios, este Sistema fue implementado desde hace aproximadamente 10 años.
El Sistema es propio, fue desarrollado en el año 2005, mediante un trabajo en conjunto entre la oficina de Informática y Telecomunicaciones y el personal del Archivo.
Este Sistema de Archivo permite realizar compras, vigilancia, servicios varios e inventarios y correspondencia.
La persona encargada de recibir la correspondencia y manejar el Sistema es un Tecnólogo en Sistemas de la Universidad del Valle y además es Tecnólogo en Archivística del Sena, lleva más de 20 años laborando en el área de Gestión Documental.
Él asegura que el Sistema es muy eficiente, se puede manejar de manera sencilla y ágil, cada una de las personas que allí laboran tienen su propio perfil. Una desventaja del Sistema es que en este momento se ha vuelto un poco lento (tal vez por el volumen de información ingresada) y se han visto obligados a crear backup´s para evitar que se pierda algún tipo de información.
El área que visité en primera instancia fue el punto de radicación, NO es propiamente una Ventanilla Única, allí se recibe toda la documentación y correspondencia externa que llega a la Universidad.
Esta área cuenta con 7 rutas para distribuir la documentación recibida, cada ruta visita entre 198 y 250 oficinas. La Universidad cuenta con 641 oficinas y 270 laboratorios. Cabe resaltar que el área de Gestión Documental recibe volúmenes muy grandes de documentación, ya que la Universidad se encuentra conformada por 7.000 empleados y 30.000 estudiantes.
En estas divisiones se organiza la documentación que debe entregar cada ruta, teniendo en cuenta que se hacen dos rutas diarias (mañana y tarde).
Cada una de las rutas debe diligenciar una lista con los documentos y correspondiente oficina a la cual deben ir a recoger los documentos, en las listas se debe identificar con la letra “E” si se debe entregar alguna documentación y con la letra “R” si se va a recoger a alguna oficina. Cada entrega debe ser firmada por la persona que recibe la documentación.
De igual manera también se deben registrar los documentos extras que alguna oficina pide que entreguen y que no se encuentre dentro de la lista correspondiente.
Estas listas se guardan por 1 año y luego se eliminan.
5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
a). ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?
Respuesta: Los criterios que han tenido en cuenta las personas que conforman el área de Archivo y sus Comités para crear e implementar el Sistema SABS fueron:
El Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación y la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Las necesidades de la institución, como la estructura organizacional, la descripción, la eficiente respuesta a los trámites.
La seguridad.
La disponibilidad y acceso a la documentación.
Modernización de los procesos.
El modelo de gestión documental.
La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento
b). ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el Sistema?
Respuesta: Uno de los aspectos más importantes para garantizar la integridad de la información en el Sistema es que las personas que laboran en el Archivo o Área de Gestión Documental se encuentran capacitadas sobre el manejo del Sistema y cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro del área.
Además, conocen la Institución y su organización. Al ingresar la documentación al Sistema mantienen el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de esta forma garantizan su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
Cada uno de los funcionarios del área tiene su propio perfil, es decir, cada uno es responsable de la información que ingresa en el Sistema, no debe ser alterada, ni manipulada para otros fines.
FOTOGRAFÍAS TOMADAS AL ARCHIVO HISTÓRICO
ORGANIGRAMAS HISTÓRICOS
FOTOGRAFÍAS TOMADAS AL ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL- DOCUMENTOS CONTABLES
ORGANIZACIÓN GRUPOS DE APOYO
CONCLUSIONES
Mediante la realización de este trabajo, logré identificar la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental dentro de una Organización. De igual manera, conocí los requisitos que se deben tener en cuenta para su implementación.
Con el material entregado por la Profesora y el investigado en otras fuentes, logré explicar cada una de las generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Además, después de visitar una entidad con un Sistema de Gestión Documental implementado, reconocí las características que debe reunir dicho Sistema y todo lo relacionado con éste. Por consiguiente, identifiqué que implementar un SGD, permite ejercer un mayor control de calidad del proceso documental, desde que se recibe o genera el documento, hasta su conservación o eliminación, es decir, éste debe estar presente durante todas las etapas del Ciclo Vital de los Documentos.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Decreto 2609 de 2012. (2012, diciembre). Capítulo III. El Sistema de Gestión Documental. Recuperado el 22 de marzo de 2015, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
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Machicado, M. F. (2006). Metodología para implantar un sistema de gestión documental en una organización. Revista de bibliotecología y ciencias de la información – UMSA, 10, (15), 67 – 73. Recuperado el 22 de marzo de 2015, de http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
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