1. sistemas de gestión documental
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Ciencias de la información y la
Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
II
LEONARDO LONDOÑO DUQUEGRUPO G4
Tutora:
Luz Marina Arias González
Trabajo de Investigación
Introducción
Las entidades buscan la eficiencia en los
procesos documentales, más agilidad, rapidez,
flexibilidad, solución que es proporcionada por la
evolución tecnológica y con ello la
implementación de un sistema de gestión
documental que garantice además la
estandarización de los procesos, el cumplimiento
de las buenas prácticas y a las normas de calidad
internacionales, respondiendo a las tendencias
del mercado como la globalización y a las
diferentes situaciones o demandas que presentan
los usuarios.
Objetivos
Aprender a diferenciar
entre un programa de
gestión documental y
un sistema de gestión
documental a través
de un trabajo práctico
e investigativo.
Investigar acerca de los sistemas de gestión documental
Realizar una visita a una entidad que cuente con un sistema de gestión documental
Elaborar una presentación sobre los resultados de la visita
Socializar con los compañeros los hallazgos en la herramienta Slideshare
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definición
Programa de Gestión Documental
Conjunto de actividadesadministrativas y técnicastendientes a la planificación,manejo y organización de ladocumentación producida yrecibida por las entidades,desde su origen hasta sudestino final con el objeto defacilitar su utilización yconservación. (1)
Sistema de Gestión DocumentalConjunto de operaciones y detécnicas, integradas en lagestión administrativa general,basadas en el análisis de laproducción, la tramitación y losvalores de los documentos, quese destinan a la planificación, elcontrol, el uso, la conservación yla eliminación o la transferenciade los documentos a un archivo,con el objetivo de racionalizar yunificar su tratamiento yconseguir una gestión eficaz y
rentable. (2)
Normatividad
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivo.
Decreto 2609 de 2012, Capitulo III, El Sistema de Gestión
Documental.
Acuerdo 060 de 2001, por el cual se establecen pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales.
COLOMBIA
Entidad consultada
Cámara de Comercio
Las entidades consultadas
en Santa Rosa de Cabal,
aún no cuentan con
sistemas de gestión
documental, en la Cámara
de comercio están en el
proceso de
implementación, aquí el
software utilizado es el
docuware.
Sistema de Utilizado
Qué es DOCUWARE
El software estándar deDocuWare pertenece ala categoría desistemas de gestióndocumental y gestiónde contenidoempresarial. Seencuentra disponibleen 17 idiomas. Susprincipales usuariospertenecen al ámbitode la medianaempresa, oficinasgubernamentales ydepartamentos degrandesmultinacionales. (3)
La versión básica del sistema degestión documental DocuWaredispone de todas las funcionesnecesarias para registrar, editar ygestionar documentos. Sea cualsea el formato y el origen deldocumento, las soluciones deDocuWare organizan en unarchivador central todos losdocumentos en papel, así comodocumentos electrónicos, porejemplo comprobantes, cartas,facturas, planos, archivos ycorreos electrónicos. AdemásDocuWare es compatible contodos los formatos de firmaselectrónicas. (3)
Funciones del Software
Funciones
1. Importación de documentos
2. Almacenamiento organizado y seguro
3. Gestión de registros: acceso y almacenamiento
controlados
4. Búsqueda de documentos
5. Modificación de documentos
6. Flujo de trabajo
7. Ubicaciones remotas y usuarios móviles
8. Gestión de contenido Web
9. Configuración
1. Importación de documentos
DocuWare está pensado
principalmente para entornos de
oficina estándar, en los que se
reciben documentos en bandejas de
entrada electrónicas, donde se
agrupan y organizan. De esas
bandejas pasan a los archivadores.
Los diversos archivadores forman el
repositorio central que contiene
toda la información necesaria para
acceder al flujo de trabajo en la
seguridad red y controlar dicho flujo.
2. Almacenamiento Organizado
DocuWare reúne todos los
documentos, sea cual sea su
origen, en el mismo archivador
basándose en criterios
homogéneos. Esto es aplicable a
documentos oficiales (tanto
digitalizados como creados en la
empresa), correspondencia,
dibujos, imágenes y todo tipo de
documentación, así como correo
electrónico y archivos de Office.
3. Gestión de registros
DocuWare dispone de mecanismos de
seguridad para control interno y acordes
con requisitos de auditoría, que protegen
los documentos archivados a largo plazo
en sistemas de almacenamiento y de
medios de sólo lectura. Los periodos de
retención y eliminación se controlan
automáticamente. La base de datos es
capaz de realizar seguimientos de
ubicaciones de almacenamiento y
periodos de retención de documentos
impresos.
4. Búsqueda de documentos
La utilidad de un sistema de gestión de
documentos depende principalmente de
la rapidez con que se encuentra la
información requerida por los usuarios.
DocuWare permite indicar los términos
requeridos completa o parcialmente,
combinados o seleccionados en una lista
y frece resultados en cuestión de
segundos y los presenta en una lista que
el usuario puede organizar como desee.
También es posible representar
gráficamente los archivadores de forma
jerárquica, en una estructura de árbol.
5. Modificación de Documentos
Los documentos almacenados en DocuWare
pueden editarse con el programa en que se
han creado, si se han guardado en su formato
original. Según la configuración de perfil de
usuario, la edición puede realizarse
directamente en el archivador o después de
extraer el documento. Al extraer un documento,
la versión que se encuentra en el archivador se
bloquea para impedir que la editen otros
usuarios, y al volver a almacenarlo al
archivador se crea una versión nueva. Las
versiones previas se conservan para fines de
inspección y seguimiento.
6. Flujo de Documentos
DocuWare ayuda a automatizar
los procesos basados en
documentos. Asegura la
llegada de documentos a los
destinatarios pertinentes y
facilita al máximo la
configuración de procesos
mediante sellos y listas de
trabajo integrados en el módulo
CONTENT-FOLDER.
7. Ubicaciones remotas
Una de las ventajas más importantes de
la gestión de documentos electrónicos
es la posibilidad de acceder a los
documentos sea cual sea su ubicación.
El programa permite acceder de forma
autorizada a archivadores y documentos
ubicados en el archivador central a
través de Internet a usuarios
autorizados, desde cualquier parte del
mundo y con todas sus funciones
disponibles. Sólo se necesita la
dirección IP correcta configurada en el
PC cliente.
8. Gestión de contenido web
El programa garantiza
el acceso a
documentos a través
de cualquier explorador
Web, en cualquier
momento y desde
cualquier lugar.
Características
• Un archivador central para todos
los documentos
• Información disponible en todo
momento en cualquier lugar
• Facilidad de búsqueda y rápida
recuperación de datos
• Integración de cualquier flujo de
trabajo
• Máxima seguridad
Conclusión
Es de gran importancia que las
entidades reconozcan la
necesidad de un buen sistema de
Gestión documental, lo
implementen y aseguren de esta
forma no solo la documentación
sino su permanencia como
organización.
Fuentes de consulta
(1) Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones [En línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#. [Consultado: marzo 23 de 2014]
(2)CASELLAS I SERRA, Lluís-Esteve. Gestión documental en las organizaciones: Diseño, planificación y ejecución. [En línea]. Disponible en: http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-aracas.pdf. [Consultado: febrero 25de 2013]
(4) http://www.ricoh.es/Images/Docuware_t_69-42049.pdf
(3) http://es.wikipedia.org/wiki/DocuWare
Fuente de imágenes
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=investigacion&oq=investigacion&gs_l=img.
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=camara+de+comercio+de+santa+rosa+de+cabal&oq
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=archivo+general+de+la+nacion&oq
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=camara+de+comercio+de+santa+rosa+de+cabal&oq
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=colombia&oq=CLOMBIA&gs_
https://www.google.com.co/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=624&q=docuware+colombia&oq=docuware&gs_l
¡ Hasta pronto !