UNIVERSIDAD NACIONAL «SANTIAGO ANTÚNEZ DE MAYOLO»

TEMA : SISTEMAS ADMINISTRATIVOS .

CURSO : FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN.

ALUMNO : AGUEDO LEÓN CRISTHIAN.

Sistemas AdministrativosSon un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos técnicos: métodos, procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción, finanzas, mercadotecnia, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se desarrolle.

La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método más adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización.

Sistemas AdministrativosTipos de Sistemas AdministrativosLa empresa en su organización está integrada por los sistemas administrativos como son:• Sistema de Planeación.• Sistema de Organización.• Sistema de Dirección.• Sistemas de Control.• Sistema de Finanzas. • Sistemas de Producción, etc.

Componente del sistema administrativo. El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas (Filosofía de la organización) que deberán cumplirse. La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno.

Está presente en todos los niveles organizacionales con sus propias características.Existen tres tipos de planeación:• Planeación Estratégica.• Planeación Táctica.• Planeación Operacional.

Sistema De Planeación

Sistema De OrganizaciónSistema que tiene como función coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.Proceso del Sistema De Organización:Parte de los objetivos globales descritos en la base filosófica y legal de la empresa.Análisis de las características de los recursos. Luego evaluar dentro de la empresa el lugar donde se realizaran las operaciones, acciones, y ellas serán asignados a los delegados.Se dará manuales, instrumentos para conseguir un desempeño adecuado y llegar al objetivo planteado.Estructuras Organizacionales:Se ubica el marco de actuaciónSe combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

Sistema de DirecciónExiste un sistema de dirección dentro de una empresa para:• Fijar objetivos• Desarrollar planes• Diseñar una estructura de atribuciones y responsabilidades estableciendo reglas

y procesos• Establecer un control dentro de todos sus organismos de la empresa.Para que se cumpla lo anterior la empresa debe cumplir estos requisitos:• Debe establecer una comunicación formal e informal entre toda la estructura

empresarial.• Debe orientar las actividades de la organización desde dos perspectivas: la

estratégica y la operativa.• Debe buscar un equilibrio con otros dos sistemas que pueden afectar su libertad

y capacidad de trabajo: el sistema cultural y el de poder.

Sistema de Dirección• Elementos de un sistema de dirección: Debe tener los siguientes sub

sistemas:• El sistema de decisión: Realizar acciones necesarias para cumplir con los

objetivos.• El sistema de información: La información es el elemento esencial para

tomar las decisiones eficaz y eficientemente.• El sistema de planificación: La planificación fija objetivos y establece líneas

de actuación para su cumplimiento.• El sistema de organización: Organiza las tareas y la estructura de la empresa.• El sistema de gestión: Analiza soluciones a los problemas de la explotación de

la empresa.• El sistema de control: Observación y medida del cumplimiento de los

objetivos.El objetivo del sistema de dirección es conseguir la máxima eficiencia directiva a través de la eficacia y de la eficiencia

Sistema De ControlUn sistema de control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.Constando de 4 partes:Establecimiento de Estándares: Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil.Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Sistema De ControlRetroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.Factores de Control:Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un sistema de control.• Cantidad.• Tiempo.• Costo.• Calidad.Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.• El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.• A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.• El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por

medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.• La calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto producto o

ciertas funciones de la empresa.

Cantidad Tiempo Costo CalidadProductos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales

Unidades vendidas Tiempo - máquina Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal

Importancias de tener un sistema de control:• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los

planes exitosamente.• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones

para que no vuelvan a presentarse en el futuro.• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen medidas correctivas.• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Sistema De FinanzasFinanza:Es el uso óptimo de recursos, en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran los fondos como del empleo que de ellos se hacen.Sistema Financiero:El sistema financiero es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las empresas. Se puede definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento de los diversos subsistemas que integran una organización para poder alcanzar objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero, rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al día de las fluctuaciones en el mercado, de conocer las tendencias económicas y sus implicaciones, de mantenerse al tanto de la legislación fiscal; es una función básica de planeación, pronóstico, cálculo y de aprovisionamiento de dinero. Se ocupa de procurar y mantener el equilibrio económico de la empresa.Finanzas en la empresa:Se ocupa del dinero, se dedica a la administración de fondos recibidos y obtenidos y a su administración de dicha cantidad de dinero.

Sistema De FinanzasObjetivos de la administración financiera:• La maximización del valor actual neto de la empresa• La financiación para la actividad comercial y respaldar sus operaciones, las

inversiones de capital y crecimiento• Analizar información financiera.• Informar sobre el rendimiento de la inversión o del capital empleadoImportancia de la administración de las finanzas:• Es importante por que distribuye los fondos de la empresa para la compra de

materia prima, equipar una fábrica de maquinaria y la publicidad entre otros.• Las finanzas hacen posible afrontar necesidades y su administración es de vital

importancia para toda la empresa.• El Gerente financiera se enfrenta a dos problemas básicos: cuanto debería invertir

la empresa y en que activos debe hacerlo, y como deberían conseguirse los fondos para tales inversiones.

Sistema De ProducciónProducción: Es cualquier actividad que produzca algo, se definirá de manera más como aquello que toma un insumo y lo transforma en una salida o producto con un valor agregado por efecto de una transformación.

Sistema de producción

Empresa

Concepción Administración operativaProducción como sistema:Se componen de los siguientes procesos:• Localización.• Arreglo de las instalaciones.• Manutención.• Producto.• Procedimiento.• Capacidad de producción.

Sistema De ProducciónProducción como sistema:Se componen de los siguientes procesos:• Administración de inventarios.• Planificación y control.• Administración de compras.• Administración de mantenimiento.• Administración de la calidad. Funciones del sistema de producción:Funciones esencial:• Revisión.• Planificación de la producción y control. Funciones complementaria:• Organización científica del trabajo.• Administración de la calidad• Administración del mantenimiento• Seguridad del trabajo

Importancia y Principios de los sistemas administrativos

Importancia De Los Sistemas Administrativos:La importancia de aplicar los sistemas administrativos en una empresa es que tiene una función sinérgica la cual consiste en unir las acciones simultáneas de las partes separadas produciéndose un efecto total mayor que el de los efectos de las partes independientemente.Principios de los sistemas administrativos:El funcionamiento de los sistemas sigue una serie de principios que regulan su actuación para mantenerlos en condiciones de eficacia. Son los siguientes:• Principio Del Auto Control: Todo sistema debe tener mecanismos autos

regulables que aseguren su funcionamiento. Al diseñar un sistema administrativo deben considerarse los posibles errores y contar con mecanismos que los procesan y puedan realizar los ajustes para solucionar dichos problemas.

• Principio Del Determinismo: Todo hecho o fenómeno que actué en o a través de los sistemas de la empresa es el resultado de causas definidas o constatables, toda acción al interior de la empresa es constatable de manera que puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifican la situación de la empresa.

Principios de los Sistemas Administrativos

• Principio De la Igualdad de Finalidad: El sistema puede alcanzar un objetivo a través de medio y acciones diferentes, la flexibilidad de la administración se encuentra presente en los sistemas administrativos ya que es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de un objetivo.

• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.

• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.

• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.

• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.

• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.

• Principio De La Especialización: Los sistemas deben precisarse al grado de conocer los subsistemas que los componen de manera que sea fácil entenderlos, manejar su funcionamiento y ejercer control al llevarlos a cabo. Los sistemas administrativos deben especificar claramente al jefe que ejerza el mando.

• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa.

• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.

• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones periódicas para su buen funcionamiento.

• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.

Principios de los sistemas administrativos