SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO SISTRAMINTER

MANUAL DE USUARIO

SISTRAMINTER

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Ingresar su

Usuario

Y Contraseña

I. Opciones del Sistema

El presente Manual está organizado de acuerdo a la secuencia de ingreso a las pantallas del sistema de la siguiente manera: 1. Ingreso al Sistema 2. Restablecer Contraseña

1. Ingreso al Sistema:

En esta pantalla el usuario debe digitar el Nombre de Usuario y Clave y presionar sobre el botón Ingresar tal como se muestra en la figura siguiente, los datos que se ingresan se los proporciona al momento de registrarse. Ver la imagen 001.

Imagen 001

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2. Ingreso al Menú Principal:

SISTEMA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO

Una vez ingresado su Usuario y Contraseña presionar el botón

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Cuando ingrese al sistema al desplegar la opción de trámite, se mostrará las siguientes opciones de ventana.

Ver la imagen 002: Bandeja. Registro. Consultas. Reportes. Tupa.

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3. SUBMENÚ BANDEJA:

En el Menú Tramite, Seleccione el submenú Bandeja:

Nos mostrara esta ventana. Ver la imagen 003:

3.1.

SUBMENU CONSULTAS:

Seleccione el tipo de búsqueda ya sea por: Documento, Código, Nombres, Fechas. Ver la imagen 004.

3.2. SELECCIÓN DE EXPENDIENTE:

1° SELECCIONE EL TIPO DE BUSQUEDA :

2° SELECCIONE EL TIPO DE DOCUMENTO

YA SEA INTERNO EXTERNO

3° SELECCIONE EL BOTON

4° MUESTRA DOCUMENTOS ENCONTRADOS

CON OPCION A VER LA RUTA Y LOS

ARCHIVOS ADJUNTOS

1° SELECCIONE EL TIPO DE

BUSQUEDA : DOCUMENTO

Opciones de

reporte de

fiscalización

posterior

Recepcionar

Documentos

para derivar,

aprobar o

archivar

2° MUESTRA DOCUMENTOS DEL AREA

DOCUMENTO

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Nos muestra la ventana selección del expediente por fechas, acá nos describe el

expediente por el Tipo, año, número, fecha, código, nombre. Podemos elegir los

botones enviar, resolver, archivar y ruta. Ver la imagen 005

Se muestra la ventana envió, permitiendo elegir el tipo de envió, elegir el

área y después le damos click en el botón continuar. Ver la imagen 006

Seleccionamos el sobre del trámite y nos muestra una

nueva ventana “Envió”, ver imagen 006.

1° ELIGIR EL TIPO DE

ENVIO YA SEA POR AREA

O USUARIO

6° Le damos click

en el botón Enviar

3 ° Escogemos tipo de

situación del

documento

4° Podemos

escribir la

observación del

documento

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6 SISTRAMIN

Seleccionamos la Hoja de Ruta dándole click al icono. Ver imagen 007

La ventana muestra el

expediente “Hoja de Ruta”.

Damos click al icono y nos

mostrara una ventana “Hoja de

Ruta”

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REGISTRO

Desde el Ingreso al Módulo de registro presionamos el botón “Nuevo Tramite”

Seguido aparecerá la opción para seleccionar el tipo de trámite ya sea EXTERNO para el ingreso de

documentos por mesa de partes (Documentos simples, Expedientes que tienen que ver con el

T.U.P.A. y Anexos), o INTERNOS que generan las áreas internamente (Informe, Memorándum,

proveido, etc.)

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REGISTRO DE TRAMITE EXTERNO

Al elegir EXTERNO nos carga las siguientes opciones de Documentos para registrar “Anexo” el cual

debe ir referenciado a un documento inicial que puede ser un documento simple o un expediente,

“Documento Simple” son documentos que no están contemplados en el T.U.P.A. y no tienen un

periodo de atención estipulado por ley, “Expediente” están asociados al T.U.P.A. con lo cual tienen

tiempos establecidos para su atención según ley.

Registro de Solicitante

Se completan los datos y al registrar se jalara la información

del solicitante para seguir con el proceso de registro de

trámite

Seleccionamos el tipo de

documento de la persona

que entrega el documento

Digitamos el número de documento seguido

damos click sobre el campo nombre, donde

debería cargar el nombre del atendido

En caso de no cargar datos del

atendido presionar botón +

para registrar atendido

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Registro de Documento Simple

En este caso se coloca el asunto en el campo de observación, en la parte inferior se selecciona el

área a la cual se enviara el documento y se asigna la cantidad de folios, si está completa la

información procedemos a registrar el documento

Registro de Expediente

En este caso en la parte inferior de observación en la columna TUPA/AREA seleccionamos la lupa

para seleccionar el T.U.P.A. al cual va dirigido el trámite que se registra, seguido se adiciona la

cantidad de folios y se puede registrar el trámite.

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Registro de Anexo

En este caso en la parte inferior de observación en la columna REFERENCIA escogemos la lupa para

buscar el documento al cual se adjuntara el anexo, una vez seleccionado el documento de origen

le asignamos la cantidad de folios y procedemos a registrar el anexo.

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REGISTRO DE TRAMITE INTERNO

Al elegir INTERNO nos carga las opciones de Documentos como Informes, memorándum,

proveidos, circulares, múltiples, etc. En el campo de observación se escribe un breve resumen

Adjuntar Archivos Digitales

Buscamos el archivo

digital dando al botón

examinar, una vez

seleccionado el

archivo le damos

guardar y se verá

subido en la parte

inferior de la columna

archivos.

En caso se tenga un numero de

documento separado lo podemos

buscar con esta opción

Esta check se selecciona si se envía con

copia y mostrara áreas para escoger a

que áreas se enviara la copia

Al seleccionar el tipo de documento

en caso sea multiple o circular

aparecerá un botón adicional para

escoger las áreas a las cuales llegara

el documento

Aquí se muestra el número de

documento que toca, en caso no sea

el que corresponde se puede cambiar

físicamente antes de registrarlo

Registrar le damos en caso se haya

completado la información correctamente,

separar es para separar un numero de

documento para usarlo posteriormente

Adjuntar Documentos,

se habilita cuando un

documento ya está

registrado

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