sistema de informaciÓn para la toma de decisiones...
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN INSTITUCIONES PÚBLICAS UNIVERSITARIAS DE
BARQUISIMETO. CASO: INSTITUTO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY
BLANCO
Por
GLORIA MARÍN DE BELLORIN.
Trabajo de Grado presentado como parte de los requisitos para optar al Grado de Magíster Scientiarum en Gerencia Empresarial.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
Decanato de Administración y Contaduría
BARQUISIMETO, SEPTIEMBRE DE 2001
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SISTEMA DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES
GERENCIALES EN INSTITUCIONES PÚBLICAS UNIVERSITARIAS DE BARQUISIMETO.
CASO: INSTITUTO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY BLANCO
GLORIA MARÍN DE BELLORIN
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
BARQUISIMETO, SEPTIEMBRE DE 2001
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN INSTITUCIONES PÚBLICAS UNIVERSITARIAS DE
BARQUISIMETO. CASO: INSTITUTO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY
BLANCO
Por
GLORIA MARÍN DE BELLORIN.
Trabajo de Grado aprobado
____________________ _______________________ Prof. Teodoro Leal A. Prof. Esperanza Orellana de C. Coordinador Presidente Principal
_________________ Sandra Prado Tutor
Barquisimeto, Septiembre 2001
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DEDICATORIA
A mis padres, pilares de mi educación y formación profesional.
A mis hijos Eleazar y Alejandro, por no reprochar mis ausencias en el tiempo
y espacio en el que requerían de mi atención. Motivo de este logro, ejemplo para su
futuro.
Especialmente a ti, Humberto, esposo mío, amigo mío, que tuviste paciencia y
amor conmigo para soportar estoicamente mis momentos de tensión, y con esa
hermosa capacidad espiritual y optimismo que posees brindaste tu apoyo a este logro
que es tuyo también.
A todas las personas en quienes Dios reconoce como los verdaderos amigos y
les importó este logro. A Beatriz Durán, gran apoyo brindado, además de ánimos y
optimismo. Gracias.
Gloria Marín de Bellorín
v
AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso, a quién confié todas mis esperanzas y fortaleció mis
deseos.
A la Prof. Sandra Prado, quien con sus valiosos conocimientos y su gran
capacidad orientadora aportó importantes datos para el desarrollo de esta
investigación. Gracias.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN INSTITUCIONES PÚBLICAS UNIVERSITARIAS DE
BARQUISIMETO. CASO: INSTITUTO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY
BLANCO
Autor: Gloria Marín de B.
RESUMEN
El trabajo que se presenta está dirigido a promover unos lineamientos básicos para el diseño de un Sistema de Información para la toma de decisiones gerenciales del Instituto Universitario Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco, cuyos objetivos están dirigidos a diagnosticar las necesidades de la institución de contar con un Sistema de Información (SI), describir la importancia de la información de la toma de decisiones gerenciales, enumerar las bondades del sistema propuesto en cuanto al proceso decisorio, e identificar los puntos relevantes para la toma de decisiones gerenciales. La población en estudio está constituida por veintiséis (26) Jefes de Departamento del IUETAEB. A efecto de este trabajo, se tomaron todas las unidades de análisis para hacer más confiables los resultados. Como instrumento se elaboró un cuestionario contentivo de treinta y tres (33) preguntas cerradas dicotómicas (SI-NO) elaboradas en relación a las variables del estudio. El instrumento se validó mediante el método del Juicio de Experto y la confiabilidad se determinó por el modelo de Kuder y Richardson, específico para cuestionario de preguntas cerradas. Aplicado el instrumento de recolección de datos al marco muestral, se procedió a tabular los datos y vaciarlos en cuadros estadísticos donde se observan los valores absolutos (frecuencias) y relativos porcentajes de ítems ubicados en cada una de las categorías de respuestas SI-NO. Hecho el análisis e interpretación de los datos se procedió a redactar el cuerpo de conclusiones y recomendaciones, en base a lo cual se elaboró la propuesta relativa a Lineamientos Básicos para el Diseño de un Sistema de Información para la Toma de Decisiones Gerenciales del Instituto Universitario Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco, que dieron respuesta al problema planteado.
vii
INDICE
Pág.
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
RESUMEN vi
INDICE DE CUADROS ix
INDICE DE GRÁFICAS x
1. INTRODUCCIÓN............................................................................... 11
A. Planteamiento del Problema....................................................... 13
B. Objetivos del Estudio
Objetivo General........................................................................... 16
Objetivos Específicos.................................................................... 17
C. Justificación................................................................................ 17
D. Alcances y Limitaciones............................................................. 18
II. MARCO TEÓRICO
A. Antecedentes.............................................................................. 19
B. Bases Teóricas........................................................................... 20
C. Sistema de Variables................................................................. .48
III. MARCO METODOLÓGICO
A. Tipo de Investigación.................................................................. 52
B. Población.................................................................................... 52
viii
C. Técnica de Recolección de Datos.............................................. 53
D. Instrumento de Recolección de Datos....................................... 54
E. Técnica de Análisis.................................................................... .54
F. Validación.................................................................................... 55
G. Confiabilidad............................................................................... 55
IV. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS............ 56
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones.................................................................................. 69
Recomendaciones......................................................................... 70
VI. PROPUESTA.................................................................................. 71
BIBLIOGRAFÍA............................................................................... 81
ANEXOS.......................................................................................... 82
ix
INDICE DE CUADROS
Pág.
1. Identificación y Definición de las Variables...................................... 49
2. Operacionalización de las Variables................................................ 50
3. Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de
respuestas en relación a la categoría: NECESIDADES DEL IUETAEB
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN............................................. 57
4. Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de
respuestas en relación a la categoría: IMPORTANCIA DE LA
INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES... 59
5. Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de
respuestas en relación a la categoría: BONDADES DEL SISTEMA
DE INFORMACIÓN EN RELACIÓN AL PROCESO DECISORIO... 61
6. Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de
respuestas en relación a la categoría: NIVELES PROCESO TOMA
DE DECISIONES............................................................................. 63
7. Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de
respuestas en relación a la categoría: LINEAMIENTOS BÁSICOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES
UNIVERSITARIAS............................................................................ 66
x
INDICE DE GRÁFICOS
Pág.
1. Perfil de respuesta según promedios alcanzados por
categoría en la dimensión: NECESIDADES DEL IUETAEB
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN............................................. 58
2. Perfil de respuesta según promedios alcanzados por
categoría en la dimensión: IMPORTANCIA DE LA
INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES
GERENCIALES................................................................................. 60
3. . Perfil de respuesta según promedios alcanzados por
categoría en la dimensión: BONDADES DEL SISTEMA
DE INFORMACIÓN EN RELACIÓN AL PROCESO DECISORIO.... 62
4. Perfil de respuesta según promedios alcanzados por
categoría en la dimensión: NIVELES PROCESO TOMA
DE DECISIONES.............................................................................. 65
5. Perfil de respuesta según promedios alcanzados por
categoría en la dimensión: LINEAMIENTOS BÁSICOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES
UNIVERSITARIAS................................................................................. 68
xi
INTRODUCCIÓN
El análisis cuantitativo no es más que un componente de un sistema de
información, en especial de la parte formal.
Es importante señalar que la escala de la universidad en término de tamaño,
número de programas académicos, entre otros aspectos, determina el grado de
utilidad y eficiencia en el uso de ciertas técnicas.
Por tal razón, una vez que se implementa un modelo, cualquiera que sea, para
hacerlo verdaderamente operativo, es indispensable su integración con todo sistema
de información. De lo contrario, no se dispondrá de los datos necesarios para que
opere o la información que se produzca se perderá en el vacío.
Áreas como la de presupuesto, control financiero, política de mantenimiento
de la planta física, asignación de recursos financieros e inclusive la distribución de un
espacio disponible para ciertas dependencias que mantienen contacto directo con el
público, necesitan de un sistema de información adecuado para hacer más eficientes
esos procesos y tomar decisiones más acertadas que coadyuven a la optimización de
los recursos humanos, materiales y financieros de la institución universitaria.
De lo expuesto se deriva la necesidad perentoria que tienen las universidades
de contar con un sistema de información que les facilite el proceso de toma de
decisiones, motivo por el cual se presenta como trabajo de grado un estudio referente
a un SISTEMA DE INFORMACIÓN Y TOMA
DE DECISIONES GERENCIALES EN EL INSTITUTO UNIVERSITARIO
DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY BLANCO de Barquisimeto, Estado Lara.
El estudio se estructuró formalmente en seis (6) capítulos:
xii
Capítulo I, referido a El Problema, se inicia enfocando globalmente el tema y
destacando su importancia; se enfatiza en la situación problemática, de la cual surgen
las Interrogantes de Investigación, Objetivos general y específicos, que representan la
finalidad máxima que persigue el estudio; la Justificación responde al por qué de la
investigación.
Capítulo II, relativo al Marco Teórico, está integrado por los Antecedentes de
la Investigación, Bases Teóricas propiamente dichas, estructuradas en relación a los
objetivos específicos del estudio; Sistema de Variables y Glosario de Términos.
Capítulo III, referente al Marco Metodológico, consta del tipo de
investigación; población, técnicas de recolección de datos, instrumento de recolección
de datos, técnica de análisis, validación y confiabilidad.
Capítulo IV, Análisis e Interpretación de los datos recabados durante el
proceso investigativo.
Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones.
Capítulo VI, atinente a la Propuesta del Sistema de Información para el
IUETAEB.
Bibliografía consultada y Anexos.
xiii
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las necesidades de información han acompañado al hombre prácticamente
desde que apareció en la tierra. Es por ello que a medida que la organización social se
ha hecho más compleja, los requerimientos de información han aumentado en
cantidad, pero muy especialmente en calidad.
En la actualidad el aumento de conocimiento especializado ha determinado la
necesidad de conservar (mantener o guardar) grandes cantidades de datos y de
procesarlos rápida y eficientemente, sin embargo, el objeto de mantener información
no se limita a conservar datos históricos y tal vez facilitar algunas actividades
operativas sino que es de mayor impacto la información como base del proceso de
toma de decisiones.
En la mayoría de los casos, las decisiones que se toman en la organización a
todo nivel llevan involucrada incertidumbre respecto a los posibles efectos que de
ellos se pueden derivar.
xiv
Por tal razón, la función más importante de la información es la de aumentar
el conocimiento o reducir la incertidumbre que se tenga acerca de una situación
específica. Esta es la razón de ser de un sistema de información.
Lo más importante de la información es que sea relevante y que se le suministren a nivel gerencial criterios de decisión simples y completos, que permitan
una interpretación clara del proceso de toma de decisiones (Ackoff, 1987).
Y es así como el Rector de la Universidad es igualmente un gerente en el
sentido que toma decisiones que utilizan recursos disponibles, para lo cual necesita
información confiable.
En este sentido, en los últimos años ha habido un notable desarrollo de
técnicas y modelos para ayudar al gerente universitario a resolver sus problemas y
tomar mejores decisiones.
Sobre la base de lo anteriormente expuesto se tiene que para dirigir
acertadamente cualquier institución universitaria es indispensable disponer de la
información formal e informal, y para disponer de la información apropiada es
necesaria una clara definición de los objetivos de la organización.
Sin embargo, la situación de la universidad no es menos compleja que la de
otras instituciones y, por el contrario, dado el elevado contenido de factores humanos
en la educación y la dificultad de operacionalizar sus objetivos, es por lo que se debe
disponer de la mejor información posible y definir de manera clara la política de
desarrollo y operación.
Asimismo, se tiene que la generación de información confiable en tiempo real
incide sobre la estructura de la organización universitaria, y por ende en su eficiencia,
xv
permitiendo el establecimiento de bases para generar estrategias novedosas en cuanto
a lo académico, a la investigación, extensión y planificación universitaria.
La información se ha convertido en el recurso más preciado de las
organizaciones, pero en muchas instituciones es también el más escaso, tal es el caso
del Instituto Universitario Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco
(IUETAEB), ubicado en Barquisimeto, cuyas tomas de decisiones gerenciales no son
las más acertadas debido a que no poseen un sistema de información adecuado.
Este problema causado por la presencia de islas funcionales y tecnológicas en
la organización (Hammer y Champy, 1994) deben ser solucionados mediante la
generación de información confiable en tiempo real y la eliminación de
intermediarios que inciden sobre la estructura de la organización.
Es por esto que en el IUETAEB las decisiones gerenciales se toman sin que
exista la suficiente información que permita minimizar los riesgos que conlleva por
naturaleza toda decisión. Desdichadamente esta institución confiable en las áreas
financieras, contables, académicas, estudiantiles y profesionales, a pesar de que el
avance de la tecnología hace cada vez más importante el uso de información agregada
según los niveles de decisión.
Sobre la base de lo anteriormente señalado se presenta como trabajo de grado
una investigación referida al Sistema de Información y toma de decisiones
gerenciales en instituciones públicas universitarias de Barquisimeto, caso: Instituto
Universitario Experimental del Tecnología Andrés Eloy Blanco, que mejore no sólo
el conocimiento de la organización sino el proceso decisorio de planeación y
evaluación.
xvi
Interrogantes de la Investigación
Del problema antes planteado se derivan las siguientes interrogantes de
investigación:
¿El contar el IUETAEB con un Sistema de Información le permitirá llevar a
cabo una toma de decisiones más acertada?
¿Coadyuvará un Sistema de información a mejorar el proceso decisorio del
IUETAEB?
¿Es indispensable hacer en principio un análisis del proceso de toma de
decisiones para identificar los puntos importantes del mismo?
¿Es necesario diseñar un Sistema de Información en base a los puntos antes
señalados?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer lineamientos para la elaboración de un Sistema de Información para
el Instituto Universitario Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco
(IUETAEB), ubicado en Barquisimeto.
xvii
Objetivos Específicos
• Diagnosticar las necesidades del IUETAEB relativas a la elaboración
de un Sistema de Información.
• Describir la importancia de la información en la toma de decisiones
gerenciales.
• Enumerar las bondades del Sistema de Información en cuanto al
proceso decisorio.
• Identificar los puntos relevantes del proceso de toma de decisiones.
• Elaborar lineamientos para la creación de un Sistema de Información.
Justificación
El trabajo de investigación se justifica desde el punto de vista técnico
administrativo y gerencial, por cuanto el establecimiento de un sistema de
información facilita la definición de la metodología para disponer de información
formal e informal conducente a una toma de decisiones adecuada a todos los niveles
de la organización universitaria objeto de estudio.
De igual manera, un sistema de información para la toma de decisiones
gerenciales en el IUETAEB beneficiará a la institución ya que proveerá de manera
xviii
oportuna a cada nivel y a cada posición de la organización para realizar su trabajo y
adoptar toma de decisiones acertada.
Asimismo, el estudio adquiere relevancia, ya que servirá para estudiosos en
esta área temática y estudiantes de pre y postgrado, instituyendo la misma una línea
de investigación importante para la organización.
Alcance y Limitaciones
Como alcance se tiene el proporcionar al IUETAEB de un instrumento técnico
que le sirva a futuro para diseñar un Sistema de Información que conduzca a
suministrar la información precisa en el momento adecuado.
Entre las limitaciones se tuvo la reticencia de algunos de los integrantes del
marco muestral para responder el instrumento que se les aplicó para recabar la
información inherente a la investigación.
xix
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Prieto, D. (1997), en el trabajo “La Comunicación Universitaria”, señala en
torno a la gestión que: “se ha hablado mucho de los problemas de gestión de las
instituciones dedicadas a la educación, tomando en cuenta lo que significa una
gestión ligada a las decisiones y a las operaciones de lo administrativo...” y “además
de la comunicación como producto de la gestión, hay que tener en consideración lo
que significa en una institución universitaria la gestión de la comunicación”.
En este orden de ideas, se tiene a Orellana y otros (1999), quienes en la
Universidad Centrocidental “Lisandro Alvarado” Decanato de Administración y
Contaduría realizaron un trabajo descriptivo, cuyo objetivo principal era determinar
cómo influye la información financiera en la toma de decisiones en los niveles
estratégicos, en las organizaciones presentando una propuesta al sector manufacturero
de las zonas industriales I, II y III ubicadas en Barquisimeto. Los autores concluyen
que el 75 % de las empresas objeto de estudio consideró relevante y necesaria la
información presentada en los estados financieros, presupuestos y flujos de caja para
la Toma de Decisiones. Además, pudieron constatar que la información externa,
como tasa de interés y tipo de cambio es utilizada en más de un 70 % para tomar
decisiones a nivel estratégico.
Asimismo, Durán y otros (1999) en el estudio titulado “Evaluación del
Control Interno relativo al Sistema de Información del Departamento de Planificación
de Distribución de la C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto”, consideraron los
procesos de control de la información y enfocaron las bases teóricas sobre la toma de
xx
decisiones por considerarla prioritaria y de vital importancia para la organización, ya
que de estas decisiones depende la vida vegetativa de la institución
Los trabajos señalados aportaron valiosa información que sirvió para delimitar
el trabajo que se presenta.
Bases Teóricas
Información. Generalidades.
La evolución en el lenguaje y en la tecnología ha marcado un camino que va
desde el jeroglífico hasta los códigos y lenguajes comunes para gran número de
personas, y desde la piedra hasta los dispositivos electromagnéticos.
Sala (1991) señala que:
...el aumento del conocimiento especializado en algunos campos, las normas gubernamentales, el aumento en el volumen de producción de las organizaciones empresariales y desarrollos tecnológicos han determinado la necesidad y la posibilidad de conservar grandes cantidades de datos y de estar en capacidad de procesarlos rápida y eficientemente”. (p.125).
En el caso de las universidades es indispensable tener en cuenta la política
administrativa, el plan de desarrollo, el tamaño de la casa de estudio, el tipo de
instrucción que se imparte y, en fin, todo aquellos que al mismo tiempo les da el
carácter especial que las distingue de otras organizaciones.
Sala (op. cit.) expresa además que “se debe hacer énfasis en un sistema de
información que satisfaga las necesidades informativas como base del proceso de
toma de decisiones que contribuye a la buena marcha de una universidad”. (p.126).
xxi
Información y Datos
Las cifras aisladas son simplemente datos, pero al acoplarlas con otros
conceptos se aumenta el conocimiento de quien conoce esas cifras: al receptor se le
suministra información. Es necesario acotar que la distinción entre datos e
información es el fundamento de los sistemas de información, los cuales se conciben
para tratar de producir mediante condensación y filtro de datos un aumento en la
calidad del conocimiento obtenido por el receptor de la información.
Por condensación se entiende, básicamente, la reducción en el nivel de detalle con el
que suministra la información a medida que el receptor se encuentra más alto dentro
de la jerarquía de toma de decisiones; por filtro se entiende la selección en cuanto a
cantidad y calidad se refiere de los datos que se le suministran al receptor.
Al respecto, Obregón (1992) señala que:
...la naturaleza y el significado de cualquier información son función de las actitudes, situaciones y responsabilidades de las personas que la reciben. Algo que para una persona es información para otra puede ser solamente datos, según el nivel de condensación y filtro que haya involucrado en el proceso de transformación y de la función administrativa que cumpla quien recibe el reporte. (p.78).
Por tal razón, se hace una analogía con un proceso de producción, se puede
decir que los datos son la materia prima de la información y por lo tanto para obtener
“buena” información hay necesidad de exigir calidad en esa materia prima. Además,
manteniendo la analogía, se deben conservar los datos necesarios para poder elaborar
el producto deseado, pero no acumular los que son innecesarios, que únicamente
xxii
aumentaría el volumen de datos que se ha de manejar, y por consiguiente harían más
costosos los procesos.
Expresan Mira y Sala (1996) que en el análisis o el diseño de un sistema de
información es conveniente conocer de qué manera se produce información a partir
de datos.
Los autores señalados indican las operaciones más importantes que se deben
realizar:
-Obtener los datos. Preferiblemente se deben hacer directamente en
formatos que permitan su almacenamiento y / o interpretación en forma sencilla.
-Verificar los datos. Se debe comprender la correspondencia entre la realidad
y lo obtenido.
-Clasificar los datos. Dependiendo de los objetivos perseguidos al obtener
datos sobre algunas actividades y el método que se utilice para procesarlos, hay que
hacer ciertas clasificaciones, por ejemplo, por tipo de datos, por actividad, por orden
alfabético, etc.
-Almacenar los datos. Se colocan los datos en algún medio de
almacenamiento donde se puedan conservar.
-Recuperar los datos. Implica la búsqueda de datos específicos y luego el
acceso a ellos para tenerlos disponibles, bien sea para producir información (mediante
condensación y filtro) para reproducirlos.
-Reproducir y comunicar. Se trata de poder duplicar los datos recuperados o la
información producida con esos datos y luego poderla trasmitir a diferentes lugares.
xxiii
Estas operaciones son comunes a cualquier método que se utilice para
procesar los datos, ya sea manual o con ayudas mecánicas. En general, las
organizaciones emplean métodos de procesamiento compuestos de procedimientos
manuales y automatizados que se puede clasificar en tres grandes grupos: manuales
(se utilizan elementos corrientes de escritorio), electromecánicos (unión del hombre y
la máquina) y automatizados (básicamente se refieren al uso del computador).
La selección del método de procesamiento específico para una universidad
depende de los requerimientos de procesamiento, de las características de cada
método y de los recursos disponibles.
Información y Decisiones
Se consideró pertinente definir lo que se entiende por administrador, es decir,
alguien que toma decisiones, que asigna recursos disponibles y está interesado en
evaluar el resultado de esas decisiones, de manera que pueda realizar los ajustes
necesarios para el logro de los objetivos trazados previamente.
En este sentido, la mayoría de los enfoques sobre la esencia de la
administración coinciden en este punto y reconocen que para el éxito en el proceso de
toma de decisiones se requiere disponer de una serie de habilidades y características
personales, generalmente adquiridas o desarrolladas a través de la práctica y de una
adecuada información acerca de una situación de interés.
Es igualmente administrador el Rector de la Universidad, por cuanto toma
decisiones en la utilización de recursos disponibles, estando la diferencia de esa
administración centrada en el impacto que sobre la institución tienen las decisiones
tomadas a esos niveles: el primero puede comprometer la íntegramente a corto y aún,
xxiv
a largo plazo. El segundo puede afectar un punto aislado de ella y posiblemente sea a
corto plazo.
En la mayoría de las ocasiones, las decisiones que se toman a todo nivel
llevan involucrada incertidumbre respecto a los posibles efectos que de ellas se
pueden derivar.
La función más importante de la información es la de aumentar el
conocimiento o reducir la incertidumbre que se tenga acerca de una situación
específica.
Es indispensable reconocer que todo proceso de producción cumple con el
propósito de mejorar la calidad de las decisiones que toman los administradores. Es
por esto que filtrar y condensar los datos es una de las contribuciones más
importantes que deben hacer los sistemas de información. Para que el filtro y la
condensación sean válidos se debe saber “quién necesita qué”, o sea, reconocer cuáles
son las necesidades de información para la toma de una decisión.
En definitiva, al administrador se le deben suministrar criterios de decisión
simples y completos que permitan una interpretación clara de la información y una
simplificación del proceso de toma de decisiones.
Ackoff (1997) distingue tres tipos de decisiones administrativas:
• Aquellas decisiones para las que se puede disponer de modelos
adecuados y obtener soluciones óptimas.
• Aquellas decisiones para las que se puede disponer de modelos
adecuados y no se pueden obtener soluciones óptimas.
xxv
• Aquellas decisiones para las que no se pueden construir modelos
adecuados.
La proporción de decisiones de cada uno de los tipos anteriormente señaladas
y las necesidades de información serán variables según las funciones administrativas
y el tipo de universidad.
Ahora bien, cuando se habla de recursos disponibles en una organización se
mencionan usualmente, entre otros aspectos, la capacidad de planta física, de equipo,
de personal, de capital o de tiempo, pero se olvida la información. La pregunta sería
¿qué le pasaría a la organización que careciera de información formal? Posiblemente
perdería su cohesión, es por esto que la información es otro de los recursos con que
cuenta la organización y como tal, tiene asociados un valor y un costo.
En este sentido, parafraseando a Obregón (ibidem), se tiene que hay diferentes
teorías acerca del valor de la información, una relacionada con los intangibles, otra
con el costo de producirla y otra con el uso administrativo que se le dé, el cual atañe a
los intangibles, pues la información es de naturaleza conceptual y con excepción de
los símbolos utilizados para representarla no tiene características tangibles. Sin
embargo, es claro que el verdadero valor de la información está en el uso que se le dé
y en la influencia que tenga en el funcionamiento de la organización.
El valor dela información se puede estudiar, según Obregón (ibidem) desde
los puntos de vista de calidad, cantidad, oportunidad y relevancia. Asimismo, se
entiende por calidad el grado de concordancia entre un reporte y la situación real que
pretende mostrar.
El término cantidad está relacionado con el grado de predictibilidad o de
detalle de los eventos sobre los cuales se recibe información. A mayor predictibilidad
xxvi
mayor cantidad de información que se le podrá suministrar al usuario y mayor será el
grado de detalle involucrado.
Este enfoque de cantidad supone que se han cumplido la filtración y
condensación de los datos, de manera que no haya exceso de información irrelevante.
Se trata de determinar cuánta información puede haber disponible sobre cierto
aspecto.
Ahora bien, la oportunidad se refiere a la edad de la información, o en otras
palabras, al momento en el que está disponible para el usuario, al respecto se pueden
considerar tres componentes de la oportunidad: el intervalo, la demora y el período de
cubrimiento. Intervalo es el período de tiempo entre la preparación de informes
sucesivos o respuestas a solicitudes de información: demora es el tiempo transcurrido
desde el último momento en el que se consideraron algunas operaciones para ser
incluidas en un reporte hasta el momento en el que el usuario recibe la información;
el período de cubrimiento es el tiempo que cubre el reporte y puede ser mayor, igual o
menor que la demora. Esto hace que los períodos de tiempo cubiertos por reportes
sucesivos puedan ser continuos, superpuestos o interrumpidos.
En cuanto a la demora se puede dividir en tres componentes básicos: tiempo
de solicitud, tiempo de procedimiento y tiempo para la producción del reporte.
Se puede pensar también, en que el tiempo utilizado por el usuario para leer
los reportes y encontrar la información que busca hace parte de la demora. Esto
muestra la influencia de la relevancia de la información para una mejor toma de
decisiones.
xxvii
Sistemas de Información
El propósito fundamental de un sistema de información en una organización
es proporcionar datos para la toma de decisiones y poder así considerar las acciones
derivadas de las mismas.
Es pertinente acotar que todas las organizaciones tienen algún tipo de sistema
de información, desde formas simples como un cajón donde se guardan papeles hasta
un sistema computarizado, pero sólo en pocos casos se considera realmente el sistema
como lo que es según la función que cumple.
En este sentido, si se hace una revisión de literatura sobre el tema de
información se encontrará que los nombres Sistema de Información, Sistema de
Información para la Administración y Sistema Automatizado de Información para la
Administración se utilizan sin distinguirlos claramente, lo que ha producido cierta
confusión respecto a su verdadero sentido e inclusive respecto a su función dentro de
la organización. Es por ello que de los tres nombres, el más apropiado y, tal vez,
menos elegante es el de Sistema de Información.
Confrontando a Bocchino (1995), quien considera que este nombre es más
amplio y no limita el uso de la información a la administración, entendida como el
proceso de toma de decisiones, sino que considera aspectos puramente operativos y
elementos externos de la organización. Además, creer que los sistemas de
información solamente existen cuando se trabaja con un computador es un error muy
grande, de hecho, la mayoría de los sistemas de información existentes hasta el
momento no usa el ordenador.
De esta manera, algunas organizaciones creen poseer un sistema de
información cuando en realidad sólo tienen un sistema de almacenamiento de datos,
xxviii
posiblemente la mayoría irrelevante, que puede producir informes, y por ende, en vez
de ayudarla, entorpecen la toma de decisiones.
En este orden de ideas, Bocchino (op.cit.) indica que:
...un sistema de información es un conjunto de componentes y procesos que en forma sistemática puede procesar datos para satisfacer requerimientos de tipo legal y operativo, proveer a la administración de información para planear, controlar y producir informes a solicitud de elementos externos. (p.134).
Siguiendo esta definición, se puede hacer una analogía con un sistema de
producción, que toma materia prima y la convierte en un producto que puede ser
utilizado por un consumidor final o convertirse en materia prima para otra etapa de
conversión.
De lo anteriormente expuesto se infiere que un sistema de información puede
ser igualmente un complejo engranaje de computadoras y equipos electrónicos, como
un simple conjunto de formas preimpresas manejadas por un solo individuo. Lo
importante no es qué se utiliza para procesar los datos y producir información sino
qué información se produce y qué valor tiene.
Por tal razón, la automatización es simplemente una herramienta de gran
utilidad en aquellos casos donde se requiere procesar grandes volúmenes de datos a
una alta velocidad o en la ejecución de procesos muy complejos. Cfr. Bocchino
(ibidem) (p.138).
Ahora bien, descritas las funciones de un sistema de información referidas a
filtrar y condensar para transformar datos en información, es importante señalar los
objetivos de esas funciones, las cuales son proveer a cada nivel y a cada posición de
xxix
la organización con toda la información que puedan utilizar para realizar su trabajo;
suministrar a cada nivel y posición únicamente la información sobre la cual pueden
actuar; permitir que cada miembro de la organización reciba información en el
momento apropiado para que una acción pueda llevarse a cabo y, finalmente,
proporcionar información lo más actualizada posible, y que pueda ser digerida por sus
receptores.
Algunos autores, entre los que están Anthony (1995), han sugerido clasificar
las funciones administrativas en tres grandes grupos: planeación estratégica, control
administrativo y control operacional.
En estos tres niveles, la toma de decisiones puede variar de las decisiones
rutinarias o casi programadas hasta las decisiones complejas, de gran impacto y no
programadas hasta las decisiones complejas, de gran impacto y no programadas.
A su vez se pueden considerar, según Anthony (op. cit.), tres niveles de toma
de decisiones: el estratégico, el táctico y el operacional. En el estratégico hay un alto
ponente de incertidumbre: las decisiones en general son a largo plazo y tienen efecto
sobre toda organización.
Así se tiene que en el nivel táctico se toman decisiones a más corto plazo y
básicamente se asignan recursos para tratar de lograr los objetivos emanados de la
planeación estratégica. Esta, como su nombre lo indica, se compone casi
exclusivamente de la actividad de planeación, mientras que la parte táctica guarda un
equilibrio entre la planeación y el control.
De igual modo, en el nivel operacional se reduce la incertidumbre acerca del
resultado de ciertas decisiones y se trata básicamente de ejecutar, de la mejor manera
posible, las tareas específicas ya definidas en los niveles estratégico y táctico. La
xxx
actividad fundamental es el control, mientras que la planeación se efectúa en
proporción muy reducida.
. Figura 1
Información Requerida a cada Nivel
Tomado de: Sala (1997). Sistemas de Información como ayuda para el administrador Universitario, p.135. En la Figura 1 se determina el tipo de información que los distintos
niveles de toma de decisiones requieren.
Figura 2
INFORMACIÓN
ESTRATÉGICA
1) INFORMACIÓN EXTERNA
2) INFORMACIÓN PREDICTIVA (Largo Plazo)
3)INFORMACIÓN SIMULADA (¿Qué pasa si...?)
Estratégico
Táctico
Operacional
INFORMACIÓN PARA CONTROLAR (CONDICIONES
INTERNAS)
INFO RMACIÓN PARA PLANEAR (CONDICIONES
EXTERNAS)
xxxi
INFORMACIÓN
TÁCTICA
1) INFORMACIÓN HISTÓRICA DESCRIPTIVA
2) INFORMACIÓN SOBRE DESEMPEÑO
ACTUAL
3) INFORMACIÓN PREDICTIVA (Corto Plazo)
4) INFORMACIÓN SIMULADA (Qué pasa si...?)
INFORMACIÓN
OPERACIONAL
1) INFORMACIÓN HISTORICO – DESCRIPTIVA
2) INFORMACIÓN SOBRE DESEMPEÑO
Tomado de: Sala (1997). Sistemas de Información como ayuda para el administrador Universitario, p.135.
En la Figura 2 se especifican los objetivos de un sistema de información, si ha
de cubrir a toda la organización, debe estar en capacidad de satisfacer las necesidades
informativas a todos los niveles: si únicamente se desea proporcionar información al
nivel operativo, muy relacionado con el nivel donde se toman las decisiones técnicas,
el diseño y la operación del sistema pueden ser considerablemente sencillos.
Figura 3
Tomado de: Sala (1997). Sistemas de Información como ayuda para el administrador Universitario, p.136.
Estratégico
Táctico
Operacional
ARTE
CIENCIA
xxxii
En la figura se muestra la proporción de arte y ciencia que tiene el proceso de
toma de decisiones a cada nivel y puede compararse con la Figura 1 donde se observa
qué tan programables o previsibles son las decisiones a los diferentes niveles.
Figura 4
Tomado de: Sala (1997). Sistemas de Información como ayuda para el administrador Universitario, p. 137.
Y es así como los diferentes niveles de toma de decisiones requieren
diferentes tipos de información.
Estratégico
Táctico
Operacional
No programadas
Programadas
xxxiii
• Información Formal e Informal
Un sistema de información tiene canales formales e informales. Los
informales son aquellos que producen información a partir de datos o de información
no verificable o de poca confiabilidad: las conversaciones casuales, los rumores; las
comunicaciones informales hacen parte de esos canales. Por tal motivo, la
información que se puede obtener de un sistema informal es muy valiosa para la
organización, pero debe ser tratada con cautela debido a su naturaleza.
De igual manera la información que provee un sistema informal es
esencialmente de apoyo y complemento a la producida por un sistema formal. Esto es
en especial válido a medida que en la toma de decisiones se va pasando del nivel
táctico al nivel estratégico, pues la mayoría de las decisiones son no programadas.
Asimismo, si los miembros de la organización tuvieran la capacidad de
almacenar en sus memorias y disponer a voluntad de toda la información requerida en
sus labores no se necesitarían los sistemas formales de información. Entonces, dada
esta limitación, por lo menos en el uso, de la memoria humana, los sistemas formales
de información se han convertido en una especie de memoria auxiliar.
En lo que respecta a la información formal, se tiene que las características
básicas de un canal formal son: que sea reconocido por la organización, que sepa que
existe y que se utiliza. El canal hace parte de la organización, pues se ha diseñado
para proporcionar información de una manera explícita. El poco nivel de
confiabilidad que puede tener la información informal hace necesario que siempre
que sea posible se formalice la información o que se esté en capacidad de verificarlo.
xxxiv
Usualmente se cree que los sistemas formales utilizan exclusivamente las
comunicaciones escritas. Sin embargo, en algunos casos, las comunicaciones verbales
pueden hacer parte del sistema formal. Lo importante es que sean reconocidas
explícitamente por la organización y se basen en datos verificables
• Información Actual e Histórica
La extensión formal de la memoria puede incluir mucha información, parte de
la cual se utilizará con más frecuencia, otra parte se utilizará en forma esporádica y
posiblemente otra parte no se utilice y sólo se tenga como soporte para otra
información. Esta clasificación sirve para introducir un concepto de gran importancia,
como es la diferencia entre la información actual (en el sentido de ser la última
información disponible sobre un aspecto), la información de uso frecuente y la
información histórica. Estrictamente hablando, la mayoría de la información es
histórica, pero en términos del uso que se le dé es posible hacer las divisiones
anteriores.
La información correspondiente a la situación presente no es la misma, ni
presenta las mismas características que la atinente a situaciones anteriores de las
cuales se ha derivado la presente.
En el plano universitario se puede citar un ejemplo que permite aclarar las
diferencias entre los dos tipos de información y mostrar la imposibilidad de
reconstruir la información actual. La información sobre los cursos que desea tomar un
alumno corresponde a la situación actual y servirá para propósitos de planeación de
cursos en período académico siguiente, la información sobre los cursos que ha
tomado ese mismo alumno a lo largo de la carrera servirá, entre otras, para justificar
xxxv
la inscripción a nuevos cursos; controlar la validez de la información actual y, algo
esencial, poder proyectar la demanda por diferentes cursos en períodos.
La distinción entre la información de uso frecuente y la de uso esporádico es
importante, es posible que esta última esté totalmente actualizada, pero eso no
implica que se vaya a utilizar en forma continuada.
Dependiendo del grado en que la directiva de una organización esté interesada
en aplicar conceptos de administración científica y se quiera aprovechar de los
beneficios de esa aplicación, los datos que se deben conservar deben ser no sólo los
actuales sino también los históricos, esto permitirá producir información comparativa
entre diferentes situaciones.
• Información Endógena y Exógena
Cuando se habla de sistemas de información se hace referencia a
sistematización de manejo de proceso de datos y de producción de información
generados y consumidos en su mayor parte por la misma organización. Esto quiere
decir, que la mayoría de los sistemas de información producen y procesan
información endógena y pocas veces tienen en cuenta la información proveniente o
dirigida hacia el ambiente externo. En la mayoría de los casos la información
informal es la fuente de esa información exógena; sin embargo, buena parte de la
información exógena que requiere la organización es producida sistemáticamente por
otras organizaciones, lo que facilita la sistematización de la recolección de esa
información.
xxxvi
Figura 5
Tomado de: Sala (1997). Sistemas de Información como ayuda para el administrador Universitario, p.138.
• Centralización y Descentralización
El flujo de información dentro de la organización está determinado por el tipo
de administración que se siga. El grado de centralización o descentralización con que
opera la organización no sólo determina la forma y el lugar del proceso de toma de
decisiones, sino que enmarca la forma del flujo de información e inclusive restringe
el conocimiento de ésta a ciertos niveles.
El sistema de información debe ir con la organización y no contra ella. Esto
no quiere decir que no se pueda pensar en modificaciones sustanciales en el tipo de
administración, sino que éstas deben surgir del acuerdo de las personas encargadas de
tomar este tipo de decisiones y no de una imposición resultante de un nuevo sistema
de información.
• Tipos de Sistemas de Información
Estratégico
Táctico
Operacional
Exógena
Endógena
xxxvii
Los sistemas de información se pueden clasificar de acuerdo con muchos
criterios, entre ellos el grado de automatización que involucren, la función que
cumplan, el acceso que tengan diferentes usuarios o la estructura que presenten. Esta
última está muy relacionada con el tipo de administración de una organización. Se
pueden considerar dos enfoques: el jerárquico y el de sistemas; el enfoque jerárquico
se puede dividir según la forma de procesamiento de los datos en centralizado y
descentralizado.
Las características del enfoque jerárquico, independientemente del tipo de
procesamiento empleado son:
1)Las actividades de procesamiento de datos no se relacionan con el análisis
de requerimiento de información, es decir, que se procesan datos que en ocasiones no
responden a ninguna necesidad específica.
2) Las bases de datos se encuentran subdivididas según criterios funcionales,
departamentales o de división administrativa.
3) En el flujo de información existe una relación superior-subordinado, esto
implica un flujo hacia debajo de las solicitudes de información y un flujo hacia arriba
de los reportes y las respuestas de esas solicitudes.
En el caso centralizado, la mayor parte del procesamiento se hace en una
dependencia especial dentro de la organización o mediante la colaboración de una
entidad externa que cumpla esa función. Si el procesamiento es descentralizado, el
flujo de información sigue siendo vertical, pero cada área de la organización mantiene
xxxviii
el control sobre operaciones de procesamiento de su propia información, en
contraposición a la centralización, donde hay una dependencia relativamente
autónoma que cumple con esa función. Aunque no parece claro a primera vista, el
procesamiento centralizado no necesariamente implica una centralización de equipos
y recursos.
En el enfoque de sistemas se pueden considerar dos formas de procesamiento:
la integrada y la distribuida, que se asemejan a la centralizada y a la descentralizada,
respectivamente. A diferencia del enfoque jerárquico, en el de sistema desaparece la
relación superior-subordinado y aparece un flujo de información no sólo vertical, sino
horizontal y aún diagonal. La información va al usuario que la necesite y que esté
autorizado para recibirla, no importa cual sea la posición que ocupe.
Diseño de un Sistema de Información
Las analogías hechas con los seres vivientes y las relaciones entre la
información, las decisiones y la marcha de las organizaciones, hacen difícil cuestionar
la existencia de un sistema de información dentro de las organizaciones. Pero, ¿hasta
qué punto debe desarrollarse ese sistema, cuál debe ser el grado de complejidad
involucrado y cuáles son las prioridades de la organización?, son algunas de las
muchas preguntas que surgen luego de ese reconocimiento. Este tipo de interrogantes
hace necesaria la evaluación de los beneficios y los costos asociados con un sistema
de información, de manera que se pueda determinar el mejor curso de acción posible,
se puedan fijar prioridades en los desarrollos y, en general, se le dé justificación al
sistema.
Etapa de Análisis
xxxix
Como su nombre lo indica, en esta etapa se hace un estudio de la organización
para la cual se desea diseñar el sistema de información. Se busca identificar
realidades y descubrir cuáles son los procedimientos utilizados y no los que
precisamente se siguen. La evaluación que se hace del proceso de toma de decisiones
debe ser tan completa que a partir de ella se puedan adelantar modificaciones en la
estructura administrativa de la organización, si son necesarias.
En la etapa de análisis se trata de operacionalizar todo lo que es expresado
cualitativamente en forma vaga e indeterminada; esta etapa es equivalente a tratar
cómo se hacen las cosas y qué efecto tienen. Es muy importante la ayuda que se le
pueda prestar al administrador respecto a la información que en realidad necesita, que
puede ser diferente a la que él cree necesitar.
Las actividades de la etapa de análisis son:
• Conocimiento global de la organización.
• Identificación de las áreas de decisión.
• Identificación de quienes toman las decisiones.
• Desarrollo del modelo descriptivo de la situación actual.
• Conocimiento del sistema de información actual.
Todos los costos involucrados en el desarrollo y utilización de un sistema de
información pueden calcularse con cierta precisión. Esto no sucede con los
beneficios, pues en ese aspecto se presentan posiciones tan opuestas como considerar
que un sistema de información es en sí mismo un beneficio y que por lo tanto no hay
necesidad de considerarlo en forma detallada, o bien, que los sistemas de información
son algo tan complejo que no hay forma de evaluarlos.
xl
Las reducciones en costo se pueden expresar fácilmente en las mismas
unidades de los costos, de forma tal que la evaluación del sistema se hace muy
sencilla; estas reducciones se presentan especialmente cuando se automatizan ciertas
operaciones de rutina o se producen nuevos informes con un esfuerzo caso nulo.
Tipo de organización
El primer paso en el análisis para un sistema de información es identificar con
claridad cuáles son las características de la organización donde se va a desarrollar el
sistema. Básicamente se deben considerar la estructura administrativa, las políticas de
desarrollo general y particular existentes, los recursos disponibles y las fuentes de
datos existentes.
En el estudio de la estructura administrativa es importante la identificación de
las áreas sujetas a centralización o descentralización en el manejo, pues esto
determinará la forma en la que se debe enfocar el análisis preliminar de los demás
componentes.
El objetivo de esta actividad es hacer que el analista tenga un conocimiento
suficiente de la organización en la que va a actuar, es decir, hacer un inventario global
de necesidades y disponibilidades de todos los factores que puedan influir en la
producción, el análisis o el uso de la información.
Identificación de las Áreas de Decisión
Teniendo un conocimiento global de la organización se debe pasar a
identificar las principales áreas de decisión, relacionadas con las funciones
xli
específicas que se realizan, como son la elaboración del presupuesto, el control de la
planta física, la determinación del tamaño de los cursos, etc.
Por tal razón, este proceso es diferente a enumerar las áreas y las decisiones,
pues se trata de descubrir cómo es el proceso de toma de decisiones, tratando de aislar
en la medida de lo posible el sistema de información existente, debe analizarse el
proceso como debería ser y no como el sistema de información lo permite.
Un valioso subproducto de esta actividad es el análisis de la concordancia
entre los objetivos de la organización y las decisiones tomadas en ella. Se puede
llegar a reconocer que las decisiones trascendentales no necesariamente las toman
quienes las deberían tomar. Si los administradores de la organización reconocen esta
situación y se hacen conscientes de la necesidad y la conveniencia de modificarla se
habrá dado un gran paso para la mejor utilización de los recursos disponibles.
Identificación de quienes deciden
Es lógico que para poder determinar a cierta persona encargada de una serie
de decisiones, primero hay que conocer las decisiones y luego determinar quién
verdaderamente las toma. Es necesario realizar diálogos y entrevistas con las
personas “claves” en cada una de las áreas identificadas para conocer sus opiniones
acerca de las decisiones que toman, la forma en que éstas se relacionan entre sí y con
las tomadas por otras personas, y el grado de previsibilidad de esas decisiones. Luego
se debe evaluar ese sistema desde dos puntos de vista: el estructural, en relación con
la forma en la que está construido, y el informativo con respecto a la calidad y el tipo
de información necesaria y recibida.
El aspecto estructural busca definir, de acuerdo con la opinión de las personas
involucradas, las respuestas a interrogantes como: si cada persona toma las decisiones
xlii
que le corresponden, si le corresponden todas las que toman, si debiese asumir ciertas
decisiones o si las prioridades definidas en ese momento son las correctas.
En cuanto al aspecto informativo trata de determinar el valor de la
información que recibe la persona analizando cada uno de los factores determinantes
de ese valor.
Modelo Descriptivo de la situación actual
Posteriormente a las entrevistas realizadas con distintas personas encargadas
de la toma de decisiones, es adecuado construir un modelo descriptivo de la situación
actual. Según la magnitud del sistema que se desea realizar, ese modelo se puede
descomponer en varios submodelos de acuerdo con las actividades o las áreas de
decisión identificadas.
Se han desarrollado diferentes formas de presentar este modelo descriptivo,
como lo son la del diagrama de flujo de información, donde se muestra qué
información requiere cada persona de las demás y qué información requieren las
demás de ella, y la matricial ( o de cuadro), donde se relacionan las tareas con las
posiciones y se busca mostrar cual es el papel real de cada posición frente a un a
actividad específica (King y Cleland, 1985).
El modelo debe permitir la determinación de cuál información es o puede ser
utilizada por un administrador específico, cuál es el valor de esa información para
diferentes tipos de decisiones y qué información puede considerarse alternativa o
sustitutiva de otras.
Sistema de Información Actual
xliii
El sistema actual puede ser evaluado con un criterio más valido, una vez que
se conozca a fondo el proceso total de toma de decisiones.
El análisis del sistema actual debe enfocarse hacia la evaluación de la
satisfacción de las necesidades de información, dado el proceso de toma de
decisiones. Por medio de este análisis se puede lograr, además, para el nuevo diseño,
ideas, bien sea de cómo se hacen o de cómo no se hacen las cosas: se pueden
reconocer las restricciones de recursos y se puede iniciar la evaluación del impacto
que producirá un nuevo sistema.
Este conocimiento del sistema actual debe conducir a una “formulación del
problema”, o sea, definir cuáles son los puntos donde debe actuarse, qué parte del
sistema actual debe modificarse, cuál debe ser olvidada por completo y cuál debe
mantenerse en el estado actual. Habiendo finalizado la “formulación del problema”
debe pasarse a darle solución, lo que se hace en la etapa del diseño del sistema.
Etapa de Diseño
Una vez finalizado el análisis de la situación actual se inicia la etapa de diseño
e implementación del nuevo sistema, en la que se busca desarrollar los
procedimientos que permitan obtener la información encontrada como necesaria.
Esta etapa como la de análisis se compone de varios pasos, pero con la diferencia de
que generalmente se requiere la terminación de uno para empezar el siguiente.
Los pasos son:
• Agregación de Decisiones.
• Desarrollo del sistema nuevo.
xliv
• Aceptación y reconocimiento del nuevo sistema.
• Determinación de los requerimientos del procesamiento.
• Escogencia del equipo.
• Diseño del sistema de procesamiento de información.
La mayoría de estos pasos tienen un alto contenido técnico, y es obvio que
deben ser desarrollados por personal con formación y capacitación adecuada..
• Agregación de decisiones: Cuando desde el punto de vista
administrativo sea factible, las decisiones que utilicen la misma información se deben
integrar en una sola situación. Es importante que no sólo se acepte o rechace una
proposición de modificación en las funciones administrativas, sino que se termine de
evaluar globalmente el sistema de decisiones operante en ese momento, pues los
pasos siguientes hacen parte del diseño en sí, que es el principio de la solución del
problema planteado hasta este momento.
• Diseño del nuevo sistema: Existen dos formas de desarrollo de un
sistema de información: la generación espontánea y la planeación deliberada e
integrada. La generación espontánea responde a necesidades que se van presentando
en diferentes momentos y generalmente lleva asociado desorden en las ideas y la
operación del sistema de información.
En cambio, la planeación deliberada trata no sólo de satisfacer las
necesidades actuales, sino de adelantarse a aquellos previsibles, equilibrando costos y
desarrollos. Es por ello, que en los dos casos, el diseño del sistema ha tenido que
hacerse en forma explícita, sin embargo, en la generación espontánea el esfuerzo se
dirige mas hacia el diseño específico de métodos de procesamiento, mientras que en
la planeación deliberada, además de los métodos de procesamiento, se diseña el
xlv
proceso de decisiones (que no es lo mismo que determinar las decisiones, pues en esa
situación, éstas se toman como dadas).
• Aceptación del sistema nuevo: Este es otro paso donde la
colaboración de los administradores es vital, a partir del modelo normativo diseñado
en la parte anterior, se debe llegar a aceptar y a reconocer la operación del nuevo
sistema.
Es conveniente aclarar que la aceptación y el reconocimiento se refieren al
sistema de decisiones y a algunos aspectos no técnicos del sistema de procesamiento
de información.
• Determinación de los requerimientos de procesamiento: Una vez
aprobado y definido el nuevo sistema se deben determinar las condiciones para
procesar los datos y la información requeridos en los diferentes puntos. Se debe
desarrollar, a nivel conceptual, la base de datos que servirá de soporte del sistema,
haciendo énfasis en qué se necesita y no en cómo lograrlo. En pocas palabras se
puede calificar este paso como un inventario de necesidades del nuevo sistema,
especialmente a nivel de procesamiento de datos, y teniendo en cuenta cuáles deben
ser los atributos más deseables para la información en las diferentes áreas.
Terminado ese inventario se deben definir exactamente cuáles son las
necesidades de equipo para lograr el cumplimiento de los objetivos. Es aquí cuando
se toman las decisiones sobre automatización total o parcial, sobre el personal de
planta necesario para operar el sistema de información e inclusive sobre la
localización física de todas las dependencias relacionadas con ese sistema.
• Escogencia del equipo: El problema de escogencia de equipo es el
más critico en el desarrollo de un sistema de información. Dependiendo de los
xlvi
requerimientos de procesamiento, determinados en el paso anterior, se podrá decidir
si el equipo disponible en la actualidad es suficiente o no.
• Diseño del sistema del procesamiento de información: Otra labor con
alto contenido técnico es la de diseñar y producir el sistema de procesamiento de
información. Si se determina la necesidad de automatizar, una vez que se conozca el
equipo necesario, se deben desarrollar los programas de computador y los archivos
para alcanzar los objetivos del diseño. En los puntos donde no se requiera automatizar
habrá que diseñar los formularios, las formas preimpresas y en fin todos los medios
para obtener la información como, cuando y donde se desea.
Implementación, Operación y Documentación
Cuando ya se tiene completo el diseño del sistema y se han tomado las
decisiones sobre el equipo que se ha de utilizar y los procedimientos por seguir, lo
único que falta para que el sistema entre en operación es implementarlo.
Generalmente, a medida que se van definiendo los aspectos de una parte del sistema
se va procediendo a su implementación de manera que ésta no se haga en bloque, y se
vaya ganando tiempo para la operación de todo el sistema.
Sistema de Variables
Las variables representan a los elementos, factores o términos que puedan
asumir diferentes valores, cada vez que son examinados, o que reflejan distintas
manifestaciones según sea el contexto en el que se presentan. Por ello se dice que las
variables constituyen el centro del estudio y se presentan incorporadas en los
xlvii
objetivos específicos, correspondiendo en esta parte del trabajo, identificarlas y
definirlas conceptualmente.
Ahora bien, la definición conceptual de una variable
es la expresión del significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe
entenderse en todo el trabajo.
xlviii
Cuadro 1
Identificación y Definición de las Variables
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
VARIABLE
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Diagnosticar las necesidades del IUETAEB de un Sistema de Información.
Necesidades del Sistema de Información (S.I.)
Se define como la necesidad perentoria que tiene el IUETAEB de contar con un S.I. para una toma de decisiones acertada.
Describir la importancia de la información en la toma de decisiones gerenciales en instituciones universitarias.
Información y Toma de Decisiones
Se conceptualiza como la importancia que tiene la información en la toma de decisiones gerenciales.
Enumerar las bondades del Sistema de Información en cuanto al proceso decisorio.
Bondades del Sistema de Información (S.I.) en relación al proceso decisorio.
Se define como los beneficios que trae un Sistema de Información en el proceso de toma de decisiones de la organización.
Identificar los niveles relevantes del proceso de toma de decisiones.
Niveles del proceso de Toma de Decisiones Gerenciales.
Se conceptualiza como la variación de las decisiones en los niveles estratégicos, táctico y operacional.
Elaborar lineamientos básicos para el diseño de un Sistema de Información para el IUETAEB.
Lineamientos básicos del Sistema de información.
Se define como las etapas que deben cubrirse.
Fuente: Marín, G. (2001) Cuadro 2
xlix
Operacionalización de las Variables
VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEM
Necesidades de un Sistema de Información.
Comunicacional -Requerimientos de información, confiable y preciso. -Optimización de la Toma de Decisiones en diferentes niveles de organización.
1,2,3,4,5, 6,7
Información en la toma de decisiones gerenciales en instituciones universitarias.
Gerencial -Información formal. -Información informal. .Información actual e histórica. -Información endógena y exógena.
8,9,10,11, 12,13
Bondades del Sistema de Información en relación al proceso decisorio.
Gerencial -Aumentar el conocimiento. -Reducir la incertidumbre que se tenga acerca de una situación específica. -Mejorar la calidad de las decisiones gerenciales.
14,15,16
Niveles del proceso de toma de decisiones
Gerencial -Nivel estratégico: -Alto componente de incertidumbre. -Decisiones a largo plazo. -Efectos sobre la organización. -Nivel Táctico: -Decisiones a corto plazo. -Nivel Operacional: -Se reduce la incertidumbre acerca de los resultados de ciertas decisiones.
17,18,19, 20,21, 22,23,24
Lineamientos básicos para el diseño de un Sistema de Información para
Comunicacional -Establecimiento del tipo de Sistema de Información: jerárquico y de sistema. -Etapas del Sistema de Información.
25,26,27, 28,29,30, 31,32
l
instituciones universitarias.
-Etapa de análisis y de diseño
Fuente: Marín, G. (2001)
li
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
La presente investigación se enmarca en la modalidad de Investigación de Campo de carácter descriptivo, donde se plantea como propuesta un Sistema de Información para la Toma de Decisiones Gerenciales en el Instituto Universitario
Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco de Barquisimeto.
Los datos de interés se recogieron en forma directa de la realidad por el propio participante, ya que se trata de datos primarios u originales.
Según Padua (1989), “los estudios descriptivos son más específicos, en ellos
el interés está enfocado en las propiedades del objeto y dan por resultado un diagnóstico”. (p.7).
Según Hernández Sampieri y otros (1994) la investigación descriptiva
consiste en “informaciones obtenidas directamente de la realidad, residiendo su innegable valor en que le permite al investigador cerciorarse de las verdaderas
condiciones en que se han conseguido los datos”, (p. 205).
El nivel de investigación utilizado es de tipo descriptivo, por cuanto el objetivo primordial fue analizar técnicamente la factibilidad de proponer un Sistema
de Información para el IUETAEB que coadyuve a una toma de decisiones gerenciales acertadas.
Población
La población correspondiente a la presente investigación está conformada por veintiséis (26) Jefes de Departamento adscritos al IUETAEB de Barquisimeto.
Hernández Sampieri (1994) expone que “la población corresponde a los
sujetos de estudio que van a ser fuentes de información una vez precisado claramente el problema y los objetivos, ya que poseen una serie de características comunes”.
(p.209).
Para la aplicación del instrumento se recogió toda la información pertinente al estudio, optándose por la técnica del muestreo intencional que según Hernández
Sampieri y otros (op. cit) “es aquella técnica que permite al investigador manipular la cantidad de sujetos a quienes van a aplicar el instrumento, dada la factibilidad de
acceso u otra característica que lo amerite”. (p.117).
lii
En este sentido, se tomó la totalidad de veintiséis (26) sujetos que conforman
la población, con la finalidad de hacer más confiables los resultados de la investigación.
Técnicas de Recolección de Datos
Para la realización de esta investigación se emplearon técnicas de recolección de datos que representaron el soporte o basamento teórico- práctico para el logro de
los objetivos establecidos; entre los cuales están la observación directa y la entrevista. Observación Directa, es aquella en que el investigador puede observar y
recoger datos mediante su propia observación.
Padua (1979) señala que la observación directa “puede ser no participante, la cual es aquella en la que el investigador hace uso de la observación directa sin ocupar
un determinado status o función dentro de la organización en donde hace la investigación”. (p.55).
También se empleó la entrevista no estructurada a diversos niveles de la
institución, a fin de recabar información que permita contrastarla con los datos que se recolecten mediante el instrumento diseñado para tal efecto.
Instrumento de Recolección de Datos
Una vez seleccionado el diseño de investigación apropiado a la naturaleza del problema y la muestra adecuada, se procedió a elaborar el instrumento de recolección
de datos, el cual consistió en un cuestionario de preguntas cerradas, dicotómicas acordes con las variables del estudio.
Técnica de Análisis
Para el proceso, registro y codificación de los datos se procedió para cada ítem
así: como las respuestas son cerradas se contabilizó el total de cada opción, estableciendo el mayor de ellos. Una vez recabados los totales se estableció el
porcentaje mayoritario con respecto al total de la muestra.
Se diseñó enseguida una matriz para registrar los totales de todo el cuestionario, con un comentario analítico sobre el comportamiento del total del marco muestral. A continuación se presentaron gráficamente a través de sistemas de barras los porcentajes correspondientes a las respuestas de cada ítem del cuestionario o de
cada variable de estudio.
Validación
liii
La validez del instrumento se refiere al grado en que éste realmente mide las
variables que se pretenden medir.
A efecto de este estudio, se efectuó la validez de contenido, la cual se determinó antes de la aplicación del instrumento, sometiendo el mismo al juicio de
experto, profesionales relacionados con la temática que se investiga.
A tal efecto, se entregó a cada uno de los expertos una copia contentiva del título de la investigación, el objetivo general y los objetivos específicos, una copia de la operacionalización de variables, una copia del instrumento y una copia de la matriz de validación de cada uno debe llenar. En el caso que se presenta, se seleccionaron dos (2) expertos en la materia y un (1) metodólogo, se aceptó como válido el criterio
de la mayoría, debiendo modificarse aquellos ítems en donde el criterio predominó que se debía mejorar o cambiar algún aspecto de los mismos.
Confiabilidad
Dadas las características del instrumento contentivo de preguntas dicotómicas
se determinó su confiabilidad y consistencia interna mediante el coeficiente de Kuder-Richardson (KR- 20), específico para validar este tipo de ítems.
La confiabilidad del instrumento se determinó aplicando el Coeficiente de Confiabilidad de Kuder- Richardson (KR), el cual dio un resultado de 0,77, lo que
quiere decir que la confiabilidad es de alto grado, ya que de cada 100 (cien) veces que se aplique el instrumento bajo las mismas condiciones que las actuales, en
aproximadamente 77 oportunidades se obtendrán las mismas respuestas. Ruiz (1998) considera que este coeficiente es significativo.
liv
CAPITULO IV
PROPUESTA
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN EL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA ANDRÉS ELOY BLANCO (IUETAEB)
Objetivo de la Propuesta
El objetivo fundamental de los lineamientos básicos que se presentan en el diseño de un Sistema de Información para la toma de decisiones gerenciales en el IUETAEB es proporcionar a la institución de una herramienta apropiada que le permita identificar las decisiones que se tomen en ella y la información que se requiere para hacerlo. Esto implica un conocimiento de las actividades de la
organización tanto académicas como administrativas de la universidad.
Fundamentación Teórica
La propuesta sobre lineamientos básicos para el diseño de un Sistema de Información para la toma de decisiones en una institución universitaria tiene su
fundamentación teórica en textos y trabajos de investigación realizados sobre el tema que describen aspectos generales sobre la información y datos, información y
decisiones, economía de la información, valor y costo de la información, además de todo lo concerniente a sistemas de información y etapas necesarias para su diseño: etapa de análisis y diseño, respectivamente. Igualmente, se soporta la propuesta en
literatura sobre sistemas de información en la universidad.
Estructura Formal de la Propuesta
La propuesta se estructuró formalmente en dos partes perfectamente definidas, las cuales se presentan a continuación.
Parte I: modelos cuantitativos como facilitadotes de la toma de decisiones.
La organización universitaria debe estar en capacidad de identificar las
decisiones que se toman en ella y la información que se requiere para hacerlo, lo que implica un alto conocimiento de las actividades académicas y administrativas.
lv
Es importante acotar que en los sistemas de información los métodos cuantitativos se
han ido integrando a estos sistemas para facilitar la toma de decisiones a todos los niveles.
Es necesario señalar en el ámbito latinoamericano, la situación de escasez de
recursos es igual o más restrictivas que en otras regiones, de manera que parece irracional no utilizar todos los medios al alcance para un mejor empleo de los
recursos. Por tal razón, la idea fundamental detrás de la Administración Científica es tratar de mejorar el proceso de toma de decisiones dándole al administrador acceso a
una información cuantitativa.
En este orden de ideas se tiene que para construir un modelo cuantitativo es necesario hacer un análisis cualitativo de la situación para identificar los factores críticos identificados en esa realidad, las decisiones que se toman, las medidas de
efectividad, las alternativas posibles y la interrelación entre estos factores. Posterior a este análisis cualitativo se formulan las relaciones más importantes y se trata de darles
integridad.
En los últimos años ha habido un notable desarrollo de técnicas y modelos para ayudar al administrador universitario a resolver sus problemas y tomar mejores
decisiones.
Los problemas de flujo de estudiantes, asignación de horarios y salones de clases, el control presupuestal, la administración de las bibliotecas y las librerías, el
control de las actividades académicas, el manejo de las cafeterías y dependencias de bienestar estudiantil, son algunos de los muchos puntos en los que se ha trabajado
bien sea haciendo desarrollos específicos o transferencias de otras disciplinas.
lvi
Gráfico 6
LINEAMIENTOS BÁSICOS PRESENTADOS MEDIANTE UN MODELO DE SIMULACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL IUETAEB
Información de Estudiantes
En la medida que la administración universitaria esté interesada en aplicar algunos conceptos de administración científica, entonces se deberá disponer de
información cada vez más completa sobre el historial académico de los estudiantes. Sin embargo, la planeación de operaciones a corto plazo también requiere
información estudiantil.
Como en todos los casos en los que se procesa información, es necesario mantenerla actualizada y distinguir entre la histórica y la de uso actual. Asi se tiene
que la información básica inicial para el registro de cada estudiante debe provenir de la solicitud de ingreso a la universidad.
SISTEMAS
DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE
ESTUDIANTES
SUBMODELO
DE
PROYECCIÓ
SUBMODELO
DE
PROYECCIÓ
SUBMODELO DE FIJACIÓN DE
POLÍTICAS DE OPERACIÓN Y DESARROLO
SUBMODELO
DE
ASIGNACIÓN
SUBMODELO
DE
UTILIZACIÓN
SUBMODELO
DE
ADMINISTRA
SISTEMA DE
INFORMACIÓ
N DE
MEJORAMIE
NTO Y
ESCOGENCI
SUBMODELO DE
GENERACIÓN DEL
PRESUPUESTO
SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
lvii
En esa solicitud se debe incluir toda la información que se considere que no va a modificarse en el futuro y aquella que se sabe que puede sufrir modificaciones, pero
que debe recolectarse para tener unidad en la información. De esta manera las solicitudes de información cuando el estudiante renueve su matrícula al iniciar un
nuevo período académico se puede limitar a los aspectos que pueden haber variado.
En este sentido, los archivos de estudiantes deben estar diseñados y deben poderse manejar de tal forma que sea posible identificar rápidamente quiénes están
inscritos en un curso, pues uno de los subproductos más valiosos es la elaboración de los horarios de clases y de exámenes finales, problemas éstos que han merecido un
considerable análisis por parte de muchos investigadores.
Se puede decir que los estudiantes son la razón de ser de la Universidad y todas las decisiones que se tomen a nivel administrativo oa académico van a influir
sobre ellos, y simultáneamente las decisiones que tomen los estudiantes influyen en la vida de la Universidad, lo que justifica el modelo de simulación.
Información Financiera
En la actualidad el verdadero valor de la información está en mejorar el
proceso de toma de decisiones, permitir una planeación mas efectiva y poder ejercer mayor control sobre las actividades.
En este sentido, se puede decir que por ser campo tan importante en el
funcionamiento de la s universidades, ya se puede pensar en sistemas que no sólo ejecutan labores de rutina sino que facilitan las decisiones y mejorar los resultados.
Como complemento del Modelo de Simulación graficado anteriormente, se
presenta este pequeño modelo de sistema de información financiera donde se muestra un nuevo enfoque de las relaciones entre los movimientos contables y los diferentes
reportes que se pueden producir a partir de esos movimientos.
Gráfico 6
lviii
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL IUETAEB: ASPECTOS FINANCIEROS PARA
UNIVERSIDADES
La idea en que se basa el modelo es la de poder utilizar los datos de contabilidad tradicionales, también para propósitos de control administrativos,
simplemente como un proceso conveniente de selección de datos.
Biblioteca y Librería
Estas dos dependencias necesitan disponer de información muy específica dadas las actividades que realizan. A pesar de ser diferentes entre sí tienen algunos
puntos en común, como son el uso de recursos financieros y físicos.
La biblioteca debe disponer de un mecanismo que le permita el rescate de libros no devueltos por los usuarios, sean estudiantes o personal de la Universidad, al
finalizar un período académico o cuando se ha vencido el plazo fijado para el préstamo. En la mayoría de los casos cuando se tarta de la finalización de un período académico, este mecanismo implicará una interacción con otras dependencias de la Universidad, como la oficina de contabilidad (para retener los pagos si el deudor es
un estudiante).
Si en la Universidad hay mas de ua biblioteca es conveniente disponer de un centro de información donde se encuentren las referencias de toda las bibliografías
existentes.
Personal
SELECCIONADOR
INVENTARIO
MATRÍCULAS
FLUJO DE EFECTIVO
COSTOS POR DEPENDENCIAS
CONTABILIDAD GENERAL
BALANCES CONSOLIDARIOS
MOVIMIENTOS CONTABLES
CUENTAS CORRIENTES
lix
En principio, la oficina de personal puede tener dos propósitos: Internos, como evaluaciones, promociones y nombramientos; y Externos, como legales y
referencias dirigidas a personas u organizaciones externas a la Universidad.
Es por ello importantye poder priducir información clasificada por diferentes aspectos, de manera que se puedan satisfacer necesidades como: cuáles profesores han dictado el curso X en los últimos tres años, qué funcionarios tiene mas de tres
hijos, etc.
Segín el poder y klas funciones que tenga la dependencias encargada de llevar el registro de la información sobre el personal, se podrá llegar a manejar la
información correspondiente a los resultados de lass pruebas para ingreso a la Universidad, a demás de las refrencias y datos sobre las actividades previas de los
candidatos.
Planta Física
La calidad de las instalaciones físicas influyen directa o indirectamente en la vida de la Universidad.
En lo administrativo, habrá que realizar entre otros, obras de construcción especiales, asignar las oficinas al personal, facilitar el tránsito de personas entre y
dentro de los diferentes edificios y ejercer vigilancia sobre las instalaciones.
En lo académico, habrá que proporcionar salones adecuados y suficientes, laboratorios acordes con los programas de estudio. Al hablar de Planta Física se hace referencia a las instalaciones de la Universidad, su mantenimiento, aseo y vigilancia,
lo que refleja la gran cantidad de información manejada por esta dependencia.
Sobre el mantenimiento, que puede ser preventivo o curativo, la oficina de planta física debe estra con la capacidad de informar acerca del estado general de las instalaciones, sometidas a mantenimiento preventivo y debe procesar rápidamente la
información sobre necesidades de mantenimiento curativo.
Ex-alumnos:
Dentro de la información exógena de la que se ha hablado, la correspondiente a exalumnos de la Universidad es una de las más importantes. La Universidad que
pueda determinar el éxito de sus egresados estará en una posición ventajosa en relación a las que no lo pueden hacer. Esta información le permitirá evaluar el
impacto de los programas académicos y disponer de una forma de localizar a los egresados y así solicitar su vinculación a actividades especiales desarrolladas por la
Universidad.
lx
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Aplicado el instrumento diseñado para la recolección de datos, se procedió a
tabularlos y vaciarlos en cuadros estadísticos, en donde se pueden observar las
frecuencias absolutas y porcentajes relativos al nivel de respuesta del marco muestral.
Cuadro 3
Distribución de las frecuencias y porcentajes según el nivel de respuesta en relación a la dimensión: NECESIDADES DEL IUETAEB DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SI NO N°
ENUNCIADO F % F %
1
¿Considera Ud. que los datos constituyen la materia prima de la información?
23
88,46
3
11,54
¿Cree Ud. que el IUETAEB
lxi
2 necesita contar con un Sistema de Información que garantice una toma de decisiones adecuada?
26 100 - -
3
¿Cuenta el IUETAEB con información veraz que le permita obtener soluciones óptimas a partir de una toma de decisiones gerenciales adecuada?
1
3,85
25
96,15
4
¿Varían las necesidades de información según la posición del administrador y las funciones administrativas que estén a su cargo?
12
46,16
14
53,84
5 ¿Considera Ud. importante que el IUETAEB tenga un Sistema de Información que suministre información formal e informal?
24
92,31
2
7,69
SI NO N°
ENUNCIADO F % F %
6
¿En el IUETAEB se cumple el proceso de filtración y condensación de los datos, de manera que no haya exceso de información irrelevante?
3
11,54
23
88,46
7
¿Cree Ud. que en el IUETAEB se debe diseñar un Sistema de Información como base de la toma de decisiones gerenciales de la institución?
25
96,15
1
3,85
(X) 16,29 62,63 % 9,71 37,37 %
n = 26
Fuente: Marín, G. (2001)
En el Cuadro 3 se evidencia que el mayor promedio recayó en la categoría “SI” con un 62,63% del total de respuestas emitidas por el personal gerencial medio
(coordinador) del Instituto Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco (IUETAEB).
En segundo lugar, se encuentra el 37,37 % ubicado en la categoría “NO”
siendo relevante el ítem 3 con un 96,15 % que indica que el IUETAEB no cuenta con información veraz que le permita obtener soluciones óptimas al tener una toma de
lxii
decisiones acertada; además un 88,46 % respondió que en esta institución no se cumple el proceso de filtración y condensación de los datos, existiendo un exceso de
información irrelevante.
De igual manera en el ítem 2 se constató que la totalidad del marco muestral opinó que el IUETAEB necesita poseer un sistema de información que les garantice una toma de decisiones acertada, considerando un 88,46% que los datos constituyen
la materia prima de la información. Del análisis efectuado se infiere que sí existe en el IUETAEB la necesidad sentida de contar con un Sistema de Información que le ayude a efectuar toma de
decisiones gerenciales acertadas.
Gráfico 1 Perfil de respuesta según promedios alcanzados por categoría en la dimensión: NECESIDADES DEL IUETAEB DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
0
10
20
30
40
50
60
70
SI NO
Fuente: Marín, G. (2001)
lxiii
Cuadro 4
Distribución de frecuencia y porcentajes según nivel de respuesta en la dimensión:
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES
GERENCIALES
SI NO N°
ENUNCIADO F % F %
8
¿Cree Ud. que son importantes para la toma de decisiones los canales informales: conversaciones casuales, rumores?
12
46,16
14
53,84
9
¿Considera que la información que provee un canal informal es apoyo y complemento de la producida por un canal formal?
13
50
13
50
10
¿Cree que los sistemas de información producen y procesan información endógena necesaria para toma de decisiones gerenciales?
3
11,54
23
88,46
11
¿Considera que la información informal es la fuente de una información exógena?
14
53,84
12
46,16
12
¿Cree que buena parte de la información exógena que requiere la organización es producida sistemáticamente por otras organizaciones, lo que facilita la sistematización de la recolección de esa información y la toma de decisiones gerenciales?
16
61,54
10
38,46
13
¿Cree que el tipo de administración que se sigue en el IUETAEB determina el flujo de información y la forma del proceso de toma de decisiones?
1
3,84
25
96,16
(X) 9,84 37,83 % 16,16 62,17 %
lxiv
n = 26
Fuente: Marín, G. (2001)
En el Cuadro 4 la importancia de la información en la toma de decisiones
gerenciales fue medida a través de seis (6) ítems: 8,9,10,11,12 y 13, lo que permitió
obtener información sobre la relevancia de los canales informales: conversaciones
casuales, rumores, etc. De allí se observó que el mayor porcentaje recayó en la
categoría “NO” con un 62,17 % del promedio de respuestas del marco muestral y
luego un 37,83 % en la categoría “SI”.
Del análisis de estos resultados se infiere que es importante para el IUETAEB
la información para una toma de decisiones gerenciales óptima, provenientes de
canales formales, informales, endógenas y exógenas, razón por la cual se percibe la
necesidad de diseñar un Sistema de Información para la institución objeto de estudio.
Gráfico 2
Perfil de respuesta según promedios alcanzados por categoría en la dimensión:
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES
GERENCIALES
0
10
20
30
40
50
60
70
SI NO
lxv
Fuente: Marín, G. (2001) Cuadro 5
Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de respuesta en la dimensión:
BONDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN RELACIÓN AL PROCESO
DECISORIO
SI NO N°
ENUNCIADO F % F %
14
¿Considera Ud. que entre las bondades del Sistema de Información en relación al proceso decisorio está el aumentar el conocimiento detallado de la organización?
24
92,30
2
7,70
15
¿Conduce el Sistema de Información a la reducción de la incertidumbre que se tenga a nivel gerencial, para una toma de decisiones adecuadas?
23
88,46
3
11,54
16
¿Cree que con un Sistema de Información que se generaría mejoraría la calidad de las decisiones gerenciales?
26
100
-
-
(X) 24,33 93,58 % 1,67 6,42 %
n = 26
Fuente: Marín, G. (2001)
En el Cuadro 5 se evidencia que el mayor promedio recayó en la categoría
“SI” con un 93,58 % del total de respuestas emitidas por el personal coordinador
(Jefes de Departamento) del IUETAEB. En segundo lugar se encuentra el 6,42 %,
ubicado en la categoría “NO”, lo cual indica que la mayoría de integrantes del cuadro
muestral está de acuerdo en que el Sistema de Información representa beneficios
relacionados con el proceso decisorio al aumentar el conocimiento detallado de la
lxvi
organización, reducir la incertidumbre en el nivel gerencial para una toma de
decisiones adecuada tendiente a mejorar la calidad de las decisiones gerenciales.
Del análisis de resultados se desprende la importancia de que el IUETAEB
cuente con un Sistema de información que le permita adoptar decisiones acertadas en
todos los niveles de la organización.
Gráfico 3
Perfil de respuesta según promedios alcanzados por categoría en la dimensión:
BONDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN RELACIÓN AL PROCESO
DECISORIO
93.58
6.42
0
20
40
60
80
100
SI NO
Fuente: Marín, G. (2001)
lxvii
Cuadro 6
Distribución de frecuencias y porcentajes según el nivel de respuesta en la dimensión:
NIVELES PROCESO TOMA DE DECISIONES
SI NO N°
ENUNCIADO F % F %
17
¿Cree que la toma de decisiones puede variar de las decisiones rutinarias hasta las decisiones complejas, de gran impacto y no programadas debido a la calidad de la información?
24
92,30
2
7,70
18
¿Considera que los niveles de toma de decisiones son el estratégico, táctico y operacional?
26
100
-
-
19
¿Cree Ud. que en el nivel estratégico hay un alto componente de incertidumbre?
25
96,10
1
3,84
20
¿Considera que las decisiones a largo plazo tienen efecto sobre la organización?
26
100
-
-
21
¿Cree Ud. que en el nivel táctico se toman decisiones a corto plazo y se aseguran recursos para lograr los objetivos emanados de la planeación estratégica?
24
92,30
2
7,70
22
¿Considera que el nivel operacional reduce la incertidumbre acerca del resultado de las decisiones?
25
96,10
1
3,84
23
¿Cree que en el nivel operacional se ejecutan las decisiones adoptadas?
24
92,30
2
7,70
24
¿Considera Ud. que en este nivel operacional la actividad fundamental es el control?
23
88,46
3
11,54
(X) 24,62 94,71 % 1,38 5,29 % n = 26
Fuente: Marín, G. (2001)
lxviii
En el Cuadro 6 se evidencia que el mayor promedio recayó en la categoría
“SI” con un 94,71 % del total de respuestas emitidas por el marco muestral en cuanto
a los niveles del proceso de toma de decisiones gerenciales. En segundo lugar se
encuentra el 5,29 % ubicado en la categoría “NO”.
Es de hacer notar que los ítems más relevantes son el N° 17 con un 100 % de
respuestas, lo que indica que la toma de decisiones puede variar de las decisiones
rutinarias hasta las decisiones complejas, de gran impacto y no programadas debido a
la calidad de la información; de igual manera en el ítem 18 el 100 % de los
encuestados está de acuerdo en que los niveles de toma de decisiones son el
estratégico, táctico y operacional.
Asimismo, en el ítem N° 19 un 96,16 % opinó que en el nivel estratégico hay
un alto componente de incertidumbre y además un 96,16 % opinó que estaba de
acuerdo con el contenido del ítem 22 en relación a que el nivel operacional reduce la
incertidumbre acerca del resultado de las decisiones.
Del análisis efectuado se deduce que los niveles del proceso de toma de
decisiones gerenciales son el estratégico, táctico y operacional.
lxix
Gráfico 4
Perfil de respuesta según promedios alcanzados por categoría en la dimensión:
NIVELES PROCESO TOMA DE DECISIONES GERENCIALES
94.71
5.29
0
20
40
60
80
100
SI NO
Fuente: Marín, G. (2001)
lxx
Cuadro 7
Distribución de frecuencia y porcentaje según el nivel de respuesta en la dimensión: LINEAMIENTOS BÁSICOS SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
INSTITUCIONES UNIVERSITARIAS SI NO
N°
ENUNCIADO F % F %
25 ¿En el IUETAEB el tipo de sistema de información es
automatizado?
12
46,16
14
53,84
26
¿En el IUETAEB se emplea el enfoque jerárquico centralizado?
24
92,30
2
7,70
27
¿Es el procesamiento de información descentralizado con un flujo de información vertical
el que se da en el nivel estratégico?
3
11,54
23
88,46
28
¿En el IUETAEB se emplea el enfoque de sistemas con un flujo
de información vertical, horizontal y diagonal?
-
-
26
100
29
¿Cree Ud. que para crear un Sistema de Información en el IUETAEB deben cubrirse las etapas de análisis y diseño?
26
100
-
-
30
¿Considera que en la etapa de análisis se debe definir quiénes
toman las decisiones, qué información requieren y cómo se debe producir esa información?
26
100
-
-
31
¿Cree que la etapa de diseño debe ser posterior a la etapa de
análisis?
26
100
-
-
32
¿Considera que en la etapa de diseño hay que cumplir varios
pasos, tales como agregación de decisiones, desarrollo del sistema
nuevo, diseño del sistema de procesamiento de información?
26
100
-
-
(X) 17,87 68,75 % 8,13 31,25 % n = 26
Fuente: Marín, G. (2001)
lxxi
Los lineamientos básicos del sistema de información para instituciones universitarias se midieron mediante ocho (8) ítems: 25,26,27,28,29,30,31 y 32; lo que
evidenció que el mayor promedio recayó en la categoría “SI” con un 68,75 % del total de respuestas del marco muestral. En segundo lugar se encuentra el 31,25 %
ubicado en la categoría “NO”.
Entre los ítems más relevantes están los números 29,30,31 y 32 con un 100 % del promedio total de respuestas, lo que demuestra que la totalidad del marco
muestral cree que para crear un Sistema Información en el IUETAEB deben cubrirse las etapas de análisis y diseño, además estuvieron de cuerdo en que se debe definir
quiénes toman las decisiones en la etapa de análisis, además de conocer qué información requieren y cómo se debe producir esa información. También opinaron que la etapa de diseño es posterior a la etapa de análisis y que para llevarla a cabo
deben seguirse varios pasos.
Del análisis de resultados de desprende que se necesita definir lineamientos básicos para diseñar un sistema de información para instituciones universitarias.
Gráfico 5 Perfil de respuesta según promedios alcanzados por categoría en la dimensión:
LINEAMIENTO BÁSICOS SISITEMA DE INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES UNIVERSITARIAS
lxxii
68.75
31.25
0
10
20
30
40
50
60
70
SI NO
Fuente: Marín, G. (2001)
lxxiii
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Efectuada la investigación de campo se derivaron las siguientes conclusiones:
• Se constató que el IUETAEB tiene la necesidad perentoria de contar
con un Sistema de Información que le provea información confiable, precisa para una
toma de decisiones acertada que coadyuve a la optimización de los procesos
administrativos y académicos de la institución.
• De igual manera se determinó que el propósito fundamental del
Sistema de información (S.I.) es proporcionar información para la toma de decisiones
gerenciales por parte de la administración por cuanto le sirve para planear, controlar y
producir informes a solicitud de elementos externos.
• Asimismo, se estableció que la información es básica en el proceso
decisorio, ya que al proveer a cada nivel o posición de la organización con toda la
información necesaria para realizar su trabajo, permite una mejor calidad en las
decisiones que se tomen en la organización.
• En lo que respecta a los niveles del proceso de toma de decisiones, se
identificaron tres niveles: el estratégico, que contiene un alto componente de
incertidumbre, cuyas decisiones son a largo plazo y tienen efecto decisivo sobre toda
la organización, ya que comprometen financieramente a la institución (toma de
decisiones del Rector como administrador); el nivel táctico, relacionado con la
planeación estratégica de la universidad, mediante las decisiones tomadas a este nivel,
se asignan recursos para lograr objetivos; y, finalmente, se tiene el nivel operacional,
lxxiv
que es el que ejecuta, constatándose que tiene reducido el componente de
incertidumbre acerca del resultado de ciertas decisiones. Se pudo comprobar que cada
uno de estos niveles necesita un tipo de información diferente.
• Igualmente se constató la relación existente entre la calidad de la
información y la toma de decisiones gerenciales en la institución.
Recomendaciones
Derivadas del cuerpo de conclusiones, se transcriben las siguientes
recomendaciones:
• Se recomienda al IUETAEB aplicar un Sistema de Información que le
permita la optimización de la toma de decisiones gerenciales, y de tal manera
disminuir la incertidumbre de ciertas decisiones y evaluar su impacto para ejecutar la
función de planeación.
• Se sugiere, además, implantar el Sistema de Información para disponer
de información con el mayor valor posible que facilite el proceso administrativo y
financiero de la institución universitaria.
lxxv
CUESTIONARIO Instrucciones: Lea detenidamente cada una de las preguntas que a continuación se formulan y coloque una (X) en la alternativa que considere pertinente. ITEM NECESIDAD DEL IUETAEB DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN SI NO
1
¿Considera Ud. que los datos constituyen la materia prima de la información?
2
¿Cree Ud. que el IUETAEB necesita contar con un Sistema de Información que garantice una toma de decisiones adecuada?
3
¿Cuenta el IUETAEB con información veraz que le permita obtener soluciones óptimas a partir de una toma de decisiones gerenciales adecuada?
4
¿Varían las necesidades de información según la posición del administrador y las funciones administrativas que estén a su cargo?
5
¿Considera Ud. importante que el IUETAEB tenga un Sistema de Información que suministre información formal e informal?
6
¿En el IUETAEB se cumple el proceso de filtración y condensación de los datos, de manera que no haya exceso de información irrelevante?
7
¿Cree Ud. que en el IUETAEB se debe diseñar un Sistema de Información como base de la toma de decisiones gerenciales de la institución?
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES
SI
NO
8
¿Cree Ud. que son importantes para la toma de decisiones los canales informales: conversaciones casuales, rumores?
9
¿Considera que la información que provee un canal informal es apoyo y complemento de la producida por un canal formal?
10
¿Cree que los sistemas de información producen y procesan información endógena necesaria para toma de decisiones gerenciales?
11
¿Considera que la información informal es la fuente de una información exógena?
¿Cree que buena parte de la información exógena que requiere la organización es producida sistemáticamente por otras
lxxvi
12 organizaciones, lo que facilita la sistematización de la recolección de esa información y la toma de decisiones gerenciales?
13
¿Cree que el tipo de administración que se sigue en el IUETAEB determina el flujo de información y la forma del proceso de toma de decisiones?
BONDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN RELACIÓN AL PROCESO DECISORIO
SI
NO
14
¿Considera Ud. que entre las bondades del Sistema de Información en relación al proceso decisorio está el aumentar el conocimiento detallado de la organización?
15
¿Conduce el Sistema de Información a la reducción de la incertidumbre que se tenga a nivel gerencial, para una toma de decisiones adecuadas?
16
¿Cree que con un Sistema de Información que se generaría mejoraría la calidad de las decisiones gerenciales?
NIVELES PROCESO TOMA DE DECISIONES SI NO
17
¿Cree que la toma de decisiones puede variar de las decisiones rutinarias hasta las decisiones complejas, de gran impacto y no programadas debido a la calidad de la información?
18
¿Considera que los niveles de toma de decisiones son el estratégico, táctico y operacional?
19
¿Cree Ud. que en el nivel estratégico hay un alto componente de incertidumbre?
20
¿Considera que las decisiones a largo plazo tienen efecto sobre la organización?
21
¿Cree Ud. que en el nivel táctico se toman decisiones a corto plazo y se aseguran recursos para lograr los objetivos emanados de la planeación estratégica?
22
¿Considera que el nivel operacional reduce la incertidumbre acerca del resultado de las decisiones?
23 ¿Cree que en el nivel operacional se ejecutan las decisiones adoptadas?
24
¿Considera Ud. que en este nivel operacional la actividad fundamental es el control?
LINEAMIENTOS BÁSICOS SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES UNIVERSITARIAS
SI
NO
25 ¿En el IUETAEB el tipo de sistema de información es automatizado?
26 ¿En el IUETAEB se emplea el enfoque jerárquico centralizado?
27 ¿Es el procesamiento de información descentralizado con un flujo
de información vertical el que se da en el nivel estratégico?
lxxvii
28
¿En el IUETAEB se emplea el enfoque de sistemas con un flujo de información vertical, horizontal y diagonal?
29
¿Cree Ud. que para crear un Sistema de Información en el IUETAEB deben cubrirse las etapas de análisis y diseño?
30
¿Considera que en la etapa de análisis se debe definir quiénes toman las decisiones, qué información requieren y cómo se debe
producir esa información?
31 ¿Cree que la etapa de diseño debe ser posterior a la etapa de análisis?
32
¿Considera que en la etapa de diseño hay que cumplir varios pasos, tales como agregación de decisiones, desarrollo del sistema
nuevo, diseño del sistema de procesamiento de información?
lxxviii
MATRIZ PARA EL JUICIO DE EXPERTOS
GUÍA DE VALIDACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS
JUICIO DE EXPERTO
Criterio: Validez de Contenido, por medio de la Claridad y Congruencia de cada Ítem
Instrucciones: En las columnas Claridad y Congruencia indique con una “C” si
considera correcta, o con una “I” si considera incorrecta, la relación de cada aspecto
con el Ítem en función de la variable correspondiente; si lo cree conveniente adicione
sus observaciones.
CONTENIDO VARIABL
ES DIMENSIÓ
N
IND. Y / O
N° ITEM
N° INST.
N° ITEM
CLARIDAD
CONGRUENCIA
OBSERVACIONES
lxxix
Datos de Identificación del Experto:
Nombre y Apellido: ________________________
C.I. N°: __________________________________ _________________
Profesión: ________________________________ Firma
lxxx
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA POSTGRADO GERENCIA EMPRESARIAL
Revisión y Validación del Instrumento Diseñado
Apellidos y Nombres:____________________________________________ Título que posee: _______________________________________________ Especialidad: __________________________________________________ Lugar de Trabajo: _______________________________________________
Cargo que desempeña: __________________________________________
lxxxi
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de ítems los cuales serán
marcados con una X dentro del cuadro:
SI NO, si el ítem reúne o no las características de aplicación para el
estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al respecto.
PLANILLA DE VALIDACIÓN
Congruencia Claridad Tendencialidad N° de Ítem SI NO SI NO SI NO
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
lxxxii
13
14
15
16
Congruencia Claridad Tendencialidad N° de Ítem SI NO SI NO SI NO
Observaciones
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
lxxxiii
30
31
32