PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL II

PRESENTADO POR:

Mayerly Castro Garatejo

Tutora:

Luz Marina Arias González

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Septiembre 11 de 2015

Bogotá

QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Los sistemas de gestión documental son programas de

gestión de bases de datos que disponen de una tecnología

idónea para el tratamiento de documentos científicos,

culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos

fundamentales de los de gestión de bases de datos

convencionales, o de aplicación general, que se utilizan

para la gestión de documentos administrativos.

Organizar los documentos físicos y

electrónicos, incluyendo sus

metadatos a través de cuadros de

clasificación documental.

Ejecutar procesos de

eliminación parcial o completa

de acuerdo con los tiempos

establecidos en las TRD o TVD.

Mantener la integridad de los

documentos, mediante

agrupaciones documentales, en

series y subseries.

Preservar los documentos y sus

agrupaciones documentales, en

series y subseries, a largo plazo,

independientemente de los

procedimientos tecnológicos

utilizados para su creación.

Establecer plazos de conservación y

eliminación para la

información y los documentos

electrónicos de archivo en tablas de

retención documental (TRD) y

tablas de valoración documental (TVD).

Garantizar la autenticidad de los

documentos de archivo y la

información conexa(metadatos) a lo

largo del ciclo de vida del

documento.

Permitir y facilitar el acceso y

disponibilidad de los documentos

de archivo por

parte de la ciudadanía y de la

propia entidad, cuando sean

requeridos

SISTEMA DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Técnicos:

Son las condiciones Qué según su necesidad Se implementan

equipos Cumplan con las funciones de preservación y

consulta De los archivos o los documentos Durante su ciclo

vital.

Administrativos:

Hace relación a las funciones administrativas de la entidad

Encadenados Programas de gestión documental Y sistemas

de información.

Económicos:

Hace referencia A la fijación De un presupuesto Destinados a

Los Procesos de la conservación documental.

Archivísticos:

Hace referencia al hecho de acogerse o adoptar todo lo

referente a las normas establecidas por la ley 594 de 14 de

julio 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos.

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a. Decidir la forma y la estructura en que los

documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y

las tecnologías que tienen que usarse.

b. Determinar los metadatos que deberían crearse junto

al documento y a lo largo de los procesos relacionados

con el mismo, y como se vincularán y gestionarán

dichos metadatos a lo largo del tiempo.

c. Determinar los requisitos para recuperar, usar y

trasmitir documentos durante los procesos de negocio o

por otros posibles usuarios y los plazos de conservación

necesarios para cumplirlos.

d. Decidir cómo organizar los documentos de manera

que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.

e. Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de

documentos que testimonien las actividades realizadas.

f. Conservar los documentos y permitir el acceso a los

mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer

las necesidades de la organización y las expectativas

de la sociedad.

g. Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las

normas aplicables y la política de la organización.

REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

a. Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia,

eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que

puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.

b. Además, establece que las reglas aplicables a la creación y la

incorporación de documentos y metadatos relativos a los mismos deberán

incluirse en todos los procesos de negocio en los que se requiere una

evidencia de la actividad de la organización. Las medidas de emergencia,

como parte del análisis de riesgos, deberán garantizar la identificación,

protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el

funcionamiento de la organización.

c. Las políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos

deberán producir y custodiar documentos que reúnan las características

definidas por ISO 15489-1

http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-

_La_norma_ISO_15489.pdf

Autenticidad, Fiabilidad. Integridad, Disponibilidad.

FIABILIDAD:

• Deberá funcionar de modo regular y continuado mediante

procedimientos fiables

• Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las

actividades de la organización

• Organizar los documentos reflejando el contexto de producción

• Proteger los documentos frente a modificaciones, eliminaciones o

accesos no autorizados

• Ser fuente primordial de información para la organización y los actos

de la misma que los documentos testimonial

• Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos.

• Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo

tanto en el sistema de gestión no deberán repercutir en las

características de los documentos

• La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las

características de los documentos.

• INTEGRIDAD: deberá desarrollar medidas para el control del acceso, la

identificación de los usuarios, la destrucción autorizada. Estas medidas de

control pueden formar parte del sistema de gestión de documentos o ser

externas al mismo. Adquiere especial relevancia para los documentos

electrónicos.

• CONFORMIDAD: el sistema de gestión de documentos debe ser consistente

con los requisitos derivados de las funciones y actividades propias de la

organización y con su marco regulatorio previamente estudiado. Debe cumplir

también con las expectativas de la sociedad y con el proceso de rendición de

cuentas. La consistencia del sistema de gestión de documentos con los

requisitos deberá evaluarse periódicamente.

• EXHAUSTIVIDAD: el sistema de gestión de documentos debe abarcar los

documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la

parte de la misma donde se ha implementado.

• SISTEMÁTICO: los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse

en el sistema de gestión de forma sistemática.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ACUERDO CON EL DECRETO 1080 DEL 2015

Cuadros de clasificación: Es El esquema que refleja La jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las

secciones y subsecciones y las series subseries documentales.

Implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de

Valoración Documental En ella se ve reflejado Los tiempos de conservación,

eliminación y Disposición final de la documentación de la entidad.

Garantizar la integridad y autenticidad de la documentación por medio de la

Aplicación de las Tablas y adecuándolas a los metadatos, con el fin de optimizar

las consultas en un medio magnético y así conservar el físico de los documentos.

Ser oportunos al facilitar y cumplir con los requerimientos en consulta y acceso

a la información.

Conservación documental, basados en las Tablas de Retención y Valoración se

realizara una disposición final de la documentación.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERISITICA EN QUE CONSISTE

CONFORMIDAD La información se entrega de forma oportuna.

INTEROPERABILIDAD es el intercambio y cooperación oportuna, efectiva y automática de datos,

información, documentos y objetos digitales entre los sistemas de

información.

SEGURIDAD Medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas

tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando

mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

METADESCRIPCIÓN La información debe estar en manuales, procedimiento entre otros.

ADICIÓN DE CONTENIDOS Incluir mas información ( indexación).

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Innovación, creación y actualización de sistemas involucrados con la gestión

documental.

GESTIÓN DISTRIBUIDA Capacidad de importar y exportar masivamente la documentación.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO Disponibilidad de la documentación respetando la autenticidad, la

integración, la interpretación y la compresión de los documentos.

NEUTRALIDAD Adoptar nuevas tecnologías recomendadas, para la gestión documental al

interior de las entidades documentales, garantizando su conservación y

autenticidad.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE TIENE

IMPLEMENTADO SGD

Empresa Redservi

Funcionario que entendió: Augusto Zarate

Coordinador de Sistemas de Información

Que es REDSERVI?

Un nuevo modelo de negocio de convergencia, que involucra red de redes, multiservicios, logística física y transaccional, comercio, tecnología y finanzas, para brindarle un portafolio integral.

El sistema de Gestión documental lo tienen terciarizado, innova system Administra la documentación de la compañía cuenta con un software y hardware.

Esta implementado un Software llamado Docunet, se maneja con módulos toda la flujo documental , desde la ventanilla única de correspondencia se escanea indexación y consulta de documentación , se capturan imágenes, Microfilmación y digitalización de archivos en medio análogo el microfilm, imágenes TIFF, control en prestamos físicos control e implementación de las Tablas de Retención Documental.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE TIENE

IMPLEMENTADO SGD Hardware: están en arriendo los escáner (kodak, scanner ibml, canon)

Se da inicio con una Línea en producción y/o flujo documental

a. Se inició definiendo la estructura documental de la compañía

b. Se definieron los exploradores documentales y organizacionales

c. Se definieron e implementaron las Tablas de Retención Documentales

d. Se parametrizo por series, subseries y tipos documentales

e. Parametrización del Modulo de consulta, con 8 criterios de búsqueda

f. Creación del Modulo de solicitud de préstamo, genera alerta después de 3 días hábiles que es lo que estipula el manual de Gestión Documental.

g. Control de la gestión de los documentos através del ciclo vital de la documentación.

h. Recepción del documento

i. Se escanea el documento

j. Alistamiento

k. Indexación

l. Distribución digital

m. Distribución interna

n. Organización técnica de archivos

o. Descripción documental bodega

p. Ubicación topográfica

q. Consultas digitales.