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Sistema de Gestión de una papelería/librería online

I

Elia Pasamontes Sebastián

DEDICATORIA

A ti, mamá, por haber sido mi apoyo incondicional en

estos años de carrera, y sobre todo por enseñarme que

aunque la vida es dura, hay que afrontarla con madurez.

Gracias a tu valentía y tu fuerza me has demostrado

como superar las dificultades que me encuentre en mi

camino y por ello siempre tendré un ejemplo a seguir, tú.


II


AGRADECIMIENTOS

Primeramente agradezco a mis padres el apoyo

económico que me han aportado, la confianza que

han puesto en mí para acabar la carrera y que me

hayan enseñado a afrontar los problemas con

valentía. También agradezco a mis hermanos y

cuñados la paciencia que han tenido conmigo en los

momentos más tensos de estos años, a la familia de

mi novio el apoyo en las situaciones más difíciles y a

mi sobrina que haya devuelto la ilusión y la alegría a

toda la familia. Y, por último, le agradezco a mi novio

la fuerza que me ha aportado durante la carrera, el

cariño que me ha dado, su gran ayuda en estos años,

su sonrisa, y lo más importante para mí, que haya

estado a mi lado la persona con la que compartiría el

resto de mi vida.


III


RESUMEN DEL PROYECTO

Se ha procedido a realizar un Sistema de gestión para una papelería/librería. Esta empresa

se encuentra con la problemática de no disponer actualmente de ningún sistema de información

fiable para realizar su gestión, tal y como podría ser una caja registradora, un programa para

gestionar a sus clientes y proveedores, o un sistema para realizar un seguimiento de los pedidos

que realizan los clientes.

Se trata de una empresa familiar, con un número reducido de empleados (actualmente

dos), situada en una zona clave en un distrito madrileño que realiza un gran número de ventas

mensuales y que tiene un número muy alto de clientes fijos. Actualmente facturan unos

dieciocho mil euros al mes, cantidad que se ve triplicada en época escolar con las ventas de

libros de texto.

Su sistema de gestión es primitivo, realizando los encargos de los clientes en diversos

papeles que al cabo de la semana se extravían por la tienda. Al mismo tiempo, no hay ningún

control sobre lo que se recauda en caja diariamente, ya que la empresa no ofrece tique al cliente,

ni hace un recuento exhaustivo de la recaudación porque sólo contabilizan los billetes que hay en

caja, descartando las monedas.

El problema que más inquieta a los empleados de la tienda es la pérdida de tiempo a la

hora de realizar la devolución de artículos a los proveedores, ya que no se realiza con ningún

método informático que pudiera facilitar esta labor. Al mismo tiempo, actualmente hay un

empleado con una enfermedad grave en la tienda que le imposibilita la realización de esta tarea,

suponiéndole un gran esfuerzo físico al tener que escribir con lápiz y en papel los resultados de

los artículos que van a ser incluidos en una devolución. Otro gran problema es el


IV


desconocimiento que se tiene sobre el stock del que dispone la tienda, lo que ocasiona que se

realicen compras de artículos que posiblemente estuvieran disponibles en ella.

Todos estos problemas y pérdidas de tiempo han hecho que surja una motivación tanto

personal como profesional, con el fin de realizar un sistema que sea capaz de resolver esta

problemática de una manera fácil y cómoda para los empleados de la tienda. Este Sistema no

sólo pretende suponer una ventaja para los empleados, sino que además debe dar un toque de

seriedad de cara al cliente, de tal manera que aumente su confianza y satisfacción con la

empresa.

Después de haber realizado correctamente un análisis de los problemas, se optó por

realizar un Sistema de Gestión realizado con lenguajes conocidos y habituales bajo plataformas

conocidas también, para que posteriormente, tanto la formación a los empleados como los planes

de pruebas e implantación, fueran más asequibles a la hora de ser realizados. Se trata de una

plataforma online, con acceso tanto a empleados como a clientes desde la cual, dependiendo del

perfil con el que se identifique el usuario, tendrá unos accesos y privilegios que le permitirán

beneficiarse de las ventajas que ofrece este Sistema. El Sistema se ha dividido en dos partes, una

para la gestión general, y otra para el Sistema de Gestión de Ventas con el fin de ofrecer mayor

disponibilidad y robustez. El cliente ha quedado muy satisfecho con la solución propuesta, ya

que se han alcanzado los objetivos que se marcaron desde el primer momento. Actualmente están

realizando la gestión de la tienda con este Sistema.


V


ABSTRACT

Bookstore has been come to make a System of management for a stationery store. This

company is with the problematic one of not having at the moment no trustworthy information

system to make its management, so and as it could be a recording box, a program to manage to

his clients and suppliers, or a system to make a pursuit of the orders that the clients make.

One is a familiar company, with a reduced number of employees (at the moment two),

located in a key zone in a Madrilenian district that makes a great number of monthly sales and

that a very high number of fixed clients has. At the moment they invoice about eighteen

thousand euros to the month, amount that is tripled at scholastic time with the text book sales.

Its system of management is primitive, making the orders of the clients in diverse papers

that after the week become lost by the store. At the same time, there is no control on which it is

collected daily in box, since the company does not offer ticket to the client, nor makes a count

exhaustive of the collection because they only enter the tickets whom there is in box, discarding

the currencies.

The problem that more anxious to the employees of the store is the loss of time at the

time of making the return of articles to the suppliers, since it is not made with any computer

science method that could facilitate this work. At the same time, at the moment there is an

employee with a serious disease in the store that to him the accomplishment of this task disables,

supposing to him a great physical effort when having of writing with pencil and in paper the

results of the articles that are going to be including in a return. Another great problem is the

ignorance that is had on the stock which it has the store, which causes that article purchases are

made that were possibly available in her.


VI


All these problems and losses of time have caused that arises a personal motivation as

much as professional, with the purpose of making a system that is able to solve this problematic

one of a easy and comfortable way for the employees of the store. This System not only tries to

suppose an advantage for the employees, but also that must give a touch of seriousness facing the

client, in such a way that it increases to his confidence and satisfaction with the company.

After to have correctly made an analysis of the problems, was chosen to make a System

of Management made with well-known languages and habitual under well-known platforms also,

so that later, as much the formation to the employees like the plans of tests and implantation,

were more reasonable at the time of being made. One is a platform online, with access as much

to employees as to clients from who, depending on the profile with which the user identifies

itself, it will have accesses and privileges that will allow him to benefit from the advantages that

east System offers. The System has been divided in two parts, one for the general management,

and another one for the System of Management of Sales with the purpose of offering greater

availability and robustness. The client has been very satisfied with the propose solution, since the

objectives have been reached that were marked from the first moment. At the moment they are

making the management of the store with this System.


VII


Capítulo ÍNDICE Página

1. MEMORIA ..................................................................................................................................1

1.1. Motivación del proyecto ...............................................................................................1

1.2. Objetivos del proyecto ..................................................................................................2

1.3. Metodología de trabajo .................................................................................................3

2. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES...................................................................................5

2.1. Objetivos del sistema ....................................................................................................5

2.2. Alcance del sistema.......................................................................................................6

2.3. Tipología de usuario .....................................................................................................8

2.4. Restricciones .................................................................................................................9

2.5. Organización y funciones empresariales ....................................................................10

2.6. Antecedentes ...............................................................................................................11

3. ANÁLISIS DE REQUISITOS...................................................................................................12

3.1. Reconocimiento del problema ....................................................................................12

3.1.1. Ámbito del proyecto ....................................................................................12

3.1.2. Unidades de la organización afectadas ........................................................12

3.2. Modelo físico del sistema actual.................................................................................15

3.2.1. Nivel Contextual ..........................................................................................15

3.2.2. Nivel Conceptual .........................................................................................19

3.2.3. Explosión del proceso de compras...............................................................20

3.2.4. Explosión del proceso de ventas ..................................................................21

3.3. Diccionario de datos ...................................................................................................22

3.3.1. Procesos .......................................................................................................22

3.3.2. Flujo de datos...............................................................................................26


VIII


3.3.3. Almacenes de información ..........................................................................29

3.4. Lista de requisitos .......................................................................................................31

3.5. Modelo lógico del nuevo sistema ...............................................................................37

3.5.1. Nivel contextual ...........................................................................................37

3.5.2. Nivel conceptual ..........................................................................................38



3.6. Modelización de datos ................................................................................................41

3.6.1. Procesos .......................................................................................................41

3.6.2. Flujo de datos...............................................................................................47

3.6.3. Almacenes de información ..........................................................................55

3.7. Diagrama entidad relación ..........................................................................................60

4. ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA......................................................................................61

4.1. Diagrama de presentación...........................................................................................61

4.2. Especificación de componentes básicos .....................................................................62

4.3. Plan del proyecto.........................................................................................................64

5. DISEÑO EXTERNO .................................................................................................................66

5.1. Modelo físico del nuevo sistema.................................................................................66


5.1.2. Explosión del proceso recibir factura ..........................................................68

5.1.3. Explosión del proceso gestión de proveedores ............................................69

5.1.4. Explosión del proceso realizar devolución ..................................................70


5.1.6. Explosión del proceso gestión de clientes ...................................................72


IX


5.1.7. Explosión del proceso atender devolución ..................................................73

5.1.8. Explosión del proceso gestión de colecciones .............................................74

5.1.9. Explosión del proceso gestión de encargos .................................................75

5.2. Diseño de entradas ......................................................................................................76

5.3. Diseño de ventanas .....................................................................................................99

5.4. Diseño de salidas.......................................................................................................108

5.5. Modelo lógico de datos.............................................................................................112

6. DISEÑO INTERNO ................................................................................................................125

6.1. Sistema Batch: Realizar devolución a proveedor .....................................................125

6.2. Sistema Batch: Generar aviso colección...................................................................127

6.3. Sistema Online: Actualizar stock..............................................................................128

6.4. Sistema Online: Generar informe pedidos................................................................129

6.5. Diagrama del sistema................................................................................................130

6.6. Modelo físico de datos..............................................................................................132

6.7. Plan de pruebas .........................................................................................................137

6.8. Plan de formación .....................................................................................................138

7. PROGRAMACIÓN .................................................................................................................139

8. IMPLANTACIÓN ...................................................................................................................141

9. ANEXOS .................................................................................................................................142

9.1. Modelo de encuesta a los clientes.............................................................................142

9.2. Resultados de la encuesta..........................................................................................143

9.3. Conclusiones de la encuesta......................................................................................146

9.4. Entrevista a un empleado..........................................................................................147

10. PRESUPUESTO....................................................................................................................151


X


11. CONCLUSIONES .................................................................................................................152

12. BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................153


1. Memoria 1


1. MEMORIA

1.1 MOTIVACIÓN DEL PROYECTO

La motivación que ha llevado a realizar el proyecto se ve desde dos puntos de vista, uno

personal y otro de tipo empresarial.

Desde el punto de vista empresarial, los motivos principales que llevan a desarrollar este

sistema son producidos por una problemática encontrada en la empresa, destacando:

- Un gran desorden y pérdida de tiempo en la realización y posterior control de las

devoluciones emitidas a los proveedores, que se realizan diariamente y

semanalmente.

- Una mala gestión de los clientes, lo que lleva a perderlos por quedar en ocasiones

insatisfechos de los artículos que han tardado en adquirir.

- Mala gestión de los artículos que reciben de cada proveedor, ya que no tienen

control del stock que hay en tienda, y por lo tanto a veces quedan sin venderse por

creer que no hay existencias.

- Una pérdida importante de tiempo en identificar los artículos de cada proveedor,

teniendo que escribir en las primeras hojas o en el plástico la fecha de entrada, la

inicial del proveedor y en muchas ocasiones el precio.

- Mala integridad de la información.

- Pérdida de ingresos por cambiar artículos a clientes que no se vendieron en tienda, y

posteriormente la devolución del importe. Esto es debido a no facilitar al cliente un

tique de compra.


1. Memoria 2


Desde el punto de vista personal, este proyecto llamó la atención por diferentes aspectos:

- Conocer la empresa en su conjunto, y por ser un negocio familiar, conocer las

mejoras que se pueden ofrecer para que fuera más eficiente el trabajo de los

empleados.

- Mejorar su sistema de información.

- Un reto en el cual se quieren plasmar los conocimientos adquiridos durante la

carrera, teniendo en cuenta que muchas empresas en la actualidad sufren problemas

similares en cuanto a la falta de gestión.

1.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Con este proyecto, los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:

- Facilitar la información relativa a clientes y proveedores que posee la empresa.

- Agilizar el proceso de devoluciones, teniendo en cuenta que perdían tardes enteras

en realizarlas. Además del tiempo también se reducirá la pérdida de ingresos

económicos, ya que se devolverán los artículos en su fecha y no quedará ninguno

perdido en tienda.

- Reducir el tiempo empleado en búsquedas y consultas de artículos que están en

stock.

- Facilitar la creación de documentos destinados al asesor contable, ya que los

documentos eran escritos a mano y muchas veces los importes de las ventas

realizadas no se entendían bien.

- Reducir el tiempo empleado en la generación de informes, como el de devolución,

que en este tipo de empresas es el más importante.


1. Memoria 3


1.3. METODOLOGÍA DE TRABAJO

La metodología a seguir en el proyecto será la metodología lineal o en cascada,

abarcando los ciclos de identificación de necesidades, análisis de requisitos, estudio de la

arquitectura, diseño interno, diseño externo, programación, pruebas y por supuesto la

implantación. Todo esto se realiza para obtener una aplicación eficiente que resuelva con creces

la problemática actual de la empresa.

En todo momento se le dará mucha importancia a la opinión del empleado que lo va a

utilizar, por ello se harán todas las reuniones que sean necesarias para que quede totalmente

satisfecho con el producto realizado.

También se tendrá en cuenta la opinión de los clientes, a los que se les hará una encuesta

para poder saber si estarían dispuestos a utilizar el Portal Web para aprovecharse de las ventajas

que ofrece.

En todo el proceso se tendrá especial cuidado en el diseño y mantenimiento de las bases

de datos, ya que será el pilar principal en el que se sostendrá toda la aplicación, y entendiendo

que se trata de un sistema que si es aceptado por la empresa será usado durante tiempo

indefinido.

La aplicación será construida en un sistema con las siguientes características hardware:

- Ordenador Portátil Pentium IV a 3,2 GH.

- 1 GB de memoria RAM.

- 100 GB de Disco Duro.

- Multifunción HP en color, para escanear, imprimir, etc.


1. Memoria 4


- Pistola láser de lectura de código de barras para introducir los datos en la base

de datos.

- Grabadora de DVD-CD.

En cuanto al software de apoyo para el proceso de creación, se usarán las siguientes

aplicaciones bajo el sistema operativo Windows XP Profesional:

- NetBeans 5.5: Que será la herramienta de desarrollo para realizar el código de la

aplicación.

- Crystal Reports 10: Con el que se crearán los diseños de informes.

- Microsoft Power Point 2003: Necesario para la creación de presentaciones.

- Microsoft Word 2003: Usado para la creación de toda la documentación.

- Microsoft Access 2003: Que será el motor de las bases de datos.

- Microsoft Excel 2003: Para realizar presupuestos y otro tipo de hojas de cálculo.

- Macromedia Dreamweaver: Para realizar el diseño del Portal Web.

- Easy Case 4.21: Se utilizará para crear los diagramas de flujo de datos.

- SmartDraw 6: Para dibujar otro tipo de diagramas (Diagrama Entidad Relación).

- Visual Basic 6.0: Para el desarrollo de caja.


2. Identificación de necesidades 5


2. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

2.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA

El objetivo solicitado por el cliente consiste en crear un Sistema que mecanice el proceso

de gestión de clientes y de proveedores, así como mecanizar los procesos de gestión de

colecciones y la gestión de pedidos de libros de texto con el objetivo de facilitar la labor del

empleado en la tienda, aumentar el rendimiento y la satisfacción del cliente y reducir el tiempo

empleado en determinadas tareas.

Los componentes principales que van a destacar en este desarrollo son los siguientes:

• Gestión de clientes.

• Gestión de proveedores.

• Gestión de colecciones.

• Gestión de pedidos de libros de texto.

• Gestión de devoluciones.

• Gestión de stock en tienda.

El cliente además requiere que todo este proceso se pueda hacer a través de Internet, para

que el usuario que no sea empleado de la tienda pueda consultar sobre el stock que hay en

tienda, así como la información relativa a sus colecciones en caso de tenerlas y al estado de sus

pedidos siempre que dicho usuario esté previamente registrado.




El siguiente esquema muestra una aproximación a los objetivos que se pretenden

alcanzar con el desarrollo de este Sistema:

Cliente

Empleado

Internet

Sistema de Gestión

Ilustración 1. Objetivos del Sistema

2.2 ALCANCE DEL SISTEMA

La construcción de este Sistema implica mecanizar e implementar las siguientes funciones de

negocio:

• Carga de datos:

Tiene como objetivo dar de alta la información relativa a los productos que hay

actualmente en la tienda, como revistas periódicos, libros de texto, etc. Los proveedores

con los que trabaja la empresa también deberán ser cargados en la base de datos, con el

fin de poder identificar al suministrador de cada producto en cuestión.




• Acceso a las colecciones de clientes:

Por un lado deberá acceder el sistema de forma automática para realizar la

actualización del estado de una colección, con el fin de que el empleado no tenga que

dedicar tiempo a esta actividad.

Por otro lado, el cliente podrá consultar el estado de su colección, siempre y

cuando disponga de un acceso a Internet y se identifique como cliente. Toda esta

información se guardará en la base de datos.

• Control de Stock:

Tiene como objetivo llevar un control de los productos que hay en tienda, con el

fin de saber si se debe realizar un pedido a un proveedor, así como el volumen de

compra que se requiere. Dicha información se guardará en la base de datos, y generará

avisos al empleado en caso de que se requiera vender o se haya pedido un producto del

que no hay existencias.

Además, dicho módulo deberá ser capaz de crear un informe a petición del

empleado en el que aparezcan los productos que deben comprarse, con el objetivo de

ayudar al empleado en el proceso de compra de los productos en los diferentes

almacenes de los proveedores.

• Control de devoluciones:

Éste módulo controlará las ventas que se realicen durante el día, e irá

actualizando el stock de los productos vendidos. El objetivo de este módulo es

principalmente crear un informe de forma automática que contenga los productos que

deben ser preparados para la devolución que corresponda a cada proveedor. Este módulo

también generará informes de ventas realizadas con carácter diario, mensual y anual.




• Seguimientos de libros de texto en época escolar:

Con éste módulo se permite al cliente que pueda realizar su pedido de libros de texto

para cada nuevo año escolar a través del portal Web, con el fin de agilizar el proceso de

venta en tienda y hacer que el cliente gane en comodidad.

• Login de empleado y de cliente:

Tiene como objetivo la identificación del usuario que se está conectando al sistema, para

evitar el intrusismo. Habrá dos tipos de identificaciones, las que se realizan en tienda por

los mismos empleados, y las que realizan los clientes a través de sus accesos al portal.

También se permitirá que un cliente que no tiene acceso pueda registrarse.

2.3 TIPOLOGÍA DE USUARIOS

Se pueden distinguir dos tipos de usuarios finales, los empleados de la tienda y los

clientes de la misma.

• Empleados: Actualmente son dos empleados, con unos conocimientos mínimos en

informática, que se tendrá en cuenta para posteriormente realizar un Sistema intuitivo

con un manual entendible. Realizarán las funciones de administradores, y serán los que

controlen la aplicación, así como la gestión de sus contenidos.




• Clientes: Puesto que no se conoce de antemano la tipología de los mismos, se requiere

que la parte destinada al cliente sea fácil de usar e intuitiva, lo que permitirá que

cualquier tipo de cliente pueda interactuar con el Sistema, aprovechando las ventajas que

le propondrá.

2.4 RESTRICCIONES

El cliente ha pedido que se realicen los objetivos y necesidades anteriormente expuestas,

pero dentro de unos márgenes de tiempo, costes y otro tipo de restricciones que se analizan a

continuación:

• Restricción de carga de datos:

Como punto de partida, no todo el stock que haya en tienda se dará de alta en la

base de datos, sobre todo los productos de tipo escolar que no son tan frecuentes a la

hora de vender.

• Restricciones económicas:

Debido a las restricciones económicas impuestas por el cliente del producto, el

gestor de base de datos será sencillo y barato, así como el resto del equipo que va a

formar parte del Sistema a desarrollar.




• Restricciones temporales:

El cliente ha impuesto una fecha tope para entregar el nuevo sistema, que es a mediados

de Septiembre, con el fin de poder hacer antes unas pruebas y poder ponerlo a funcionar

justo para el periodo escolar.

2.5 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESARIALES

Debido a que es un comercio pequeño y familiar, tiene la siguiente jerarquía, aunque

actualmente consta de dos empleados que realizan las funciones de:

• Gestión de compras.

• Gestión de ventas.

• Gestión de stock.

Jefe 1 Jefe 2

Empleado 1 Empleado 2

Empresa




2.6 ANTECEDENTES

La empresa actualmente no dispone de ningún sistema de gestión en ninguna de las áreas

de negocio que realiza, lo que hace muy pesado y costoso en cuanto a tiempo la realización de

diversas tareas, que podrían verse simplificadas con un buen diseño e implementación de un

Sistema que mecanice dichas funciones. Actualmente se encuentran principalmente con los

siguientes problemas y necesidades:

• Pérdida de tiempo a la hora de recibir los pedidos y hacer las devoluciones, ya que

trabajan con cuatro proveedores que les proporcionan los productos y necesitan

identificar cada producto de forma manual, cada vez que los reciben y cada vez que los

devuelven.

• Necesidad de incorporar una pistola lectora de códigos de barra, para abstener a uno de

sus empleados, con una enfermedad, de escribir a mano.

• Actualmente no se realizan reservas de libros de texto, por lo tanto cuando se realiza una

compra a los proveedores, ésta resulta inefectiva, lo que hace que se tenga que volver al

almacén a realizar otra compra y lo que hace que el cliente no se sienta satisfecho.

• Actualmente muchos clientes tienen que pedir por correo aquellos capítulos de las

colecciones que no tienen, y muchos de ellos incluso no las terminan. La empresa ve una

forma de que los clientes las terminen, y por lo tanto de que sigan comprando en la

tienda, si se llevase la gestión de las colecciones de los clientes.


3. Análisis de Requisitos 12


3. ANÁLISIS DE REQUISITOS

3.1 RECONOCIMIENTO DEL PROBLEMA 3.1.1 ÁMBITO DEL PROYECTO

Se pretende mecanizar el Sistema de gestión de una papelería/librería en concreto,

incluyendo la gestión de ventas y compras, con el objetivo de asegurar la integridad de la

información, ayudar al empleado en la realización de distintas tareas que antes eran

complicadas, aumentar el ahorro de tiempo en estos procesos y dar una atención al cliente más

adecuada.

Actualmente la empresa realiza todo esto de forma manual, llevando un control sobre

cuadernos, papel, etc. y un sistema de devolución complejo, lento y poco fiable sobre plantillas

mandadas por los proveedores.

3.1.2 UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN AFECTADAS

A continuación se analizan las unidades de la empresa que se van a ver afectadas con el

desarrollo de esta nueva herramienta, así como las acciones básicas a mecanizar:

• La gestión de ventas: A día de hoy es manual, y por lo tanto no existen ni facturas ni

justificantes de las ventas que se realizan. Además, a la hora de hacer un cambio de un

producto, la identificación del mismo se realiza de forma poco fiable. Se pretende

mecanizar este sistema, de forma que sea seguro, rápido, eficaz y cómodo para el

usuario, que será el empleado de la tienda. Estas acciones a mecanizar son las siguientes:

o Alta de clientes.

o Consulta de clientes.




o Modificación de clientes.

o Gestión de los pedidos:

� Gestión de los libros de texto.

� Gestión de colecciones.

• La gestión de compras: Actualmente se tienen tres proveedores de prensa, que mandan

diariamente distintos periódicos, semanalmente revistas y mensualmente fascículos de

colecciones, además de distintos pasatiempos y novelas, que tendrán que ser devueltos

los no vendidos diariamente o semanalmente, dependiendo de la periodicidad de las

entregas. Se tienen varios proveedores de libros de texto y material escolar que tienen

almacenes en los que compran los empleados. En este caso los empleados del

establecimiento no mandan el pedido, sino que se acercan todos los días al almacén por

si hubiera algo que les interesara, por lo que pierden mucho tiempo. El objetivo de

mecanizar dicho Sistema es llevar un control más eficaz y cómodo para el usuario. Las

funciones a mecanizar son:

o Alta de proveedores.

o Consulta de proveedores.

o Modificación de proveedores.

o Realización de pedidos.

o Gestión de entregas.

o Gestión de devoluciones.

o Gestión de stock.




Por otro lado, se pretende facilitar la documentación entregada al asesor contable de la

empresa, creando un Sistema que permita entregar de forma ordenada la documentación que

actualmente recibe desordenada y sin mecanizar. El objetivo de este fin es el de ahorrar tiempo

al asesor y con ello reducir costes, así como dar mayor comodidad al empleado de la tienda, que

debe molestarse en preparar dicha documentación.




3.2 MODELO FÍSICO DEL SISTEMA ACTUAL

3.2.1 NIVEL CONTEXTUAL

0

SGP

ASESOR CLIENTES

PROVEEDORES

FACTURAS

BALANCE

PEDIDO_C

DEVOLUCION_C

DATOS_C

ALBARAN_P

DEVOLUCION_P

PEDIDO_PFACTURA_P

RECLAMACION

FACTURA ABONO_P




Definición:

El proceso es el Sistema de Gestión de una papelería/librería, situado en el centro del

diagrama anterior. Las entidades externas que se aprecian en dicho diagrama son tres, los

clientes, el asesor contable y los proveedores. El Sistema trabaja actualmente con ellos de la

siguiente forma:

- El cliente: La empresa trabaja actualmente con distintos tipos de clientes. Los que

compran diariamente periódicos, semanalmente revistas o que realizan las compras

esporádicamente, como en época de libros de texto o para terminar colecciones.

Un cliente siempre solicita un pedido que sólo puede realizarse en el establecimiento, si

el artículo deseado está en stock se le da al cliente, en caso contrario se hará un pedido al

proveedor para la reposición de dicho artículo. En algunas ocasiones el cliente no llega a recibir

el artículo pedido, por falta de existencias de los proveedores o incluso por estar descatalogado.

En el caso de libros de texto el cliente deja su hoja del colegio con los libros que

necesita, el curso y sus propios datos, igualmente a la hora de pedir un número atrasado de las

colecciones que se estén realizando. Sin embargo a la hora de realizar un pedido de un libro de

lectura, diccionario u otro material escolar, no se anota el nombre, se traen ciertas cantidades

para que sobren existencias y no falten para los que lo hayan pedido, pero nunca dando

preferencia a los clientes que lo pidieron.

En ocasiones el cliente queda insatisfecho por errores en la gestión de los pedidos, ya

que algunos de éstos se quedan sin conseguir el libro que pidieron porque lo vendieron a otro

cliente. En el caso de que los clientes queden insatisfechos porque el artículo pedido no

estuviese en las condiciones que querían, se les devuelve el dinero.




El dependiente de la librería identifica en la primera hoja del libro si es suyo o no,

simplemente viendo si la letra con la que está escrito la fecha, la inicial del proveedor y el precio

es suya o de alguno de los compañeros. Esto muchas veces lleva a confusiones e incluso a la

pérdida de dinero por hacer la devolución de un libro no comprado en la tienda.

- El proveedor: La empresa trabaja actualmente con cuatro proveedores de revistas,

periódicos y colecciones y con dos proveedores de material escolar y libros de texto. Las

diferencias entre estos dos grupos son las siguientes:

En el caso de los proveedores de revistas, periódicos y colecciones, son éstos los que

proveen a la empresa de productos sin necesidad de hacer la petición, es decir, diariamente,

semanalmente y mensualmente mandan una serie de artículos con un albarán y cada semana

envían además la hoja de devolución donde vienen anotados los productos que deben ser

devueltos dicha semana, además de poder anotar más artículos que estén dentro del periodo de

devolución, que será de tres meses como máximo. En esta hoja de devolución además del

nombre del artículo se anota también precio y cantidad que no haya sido vendida. Los albaranes

no se contrastan con la mercancía en el momento de entrega, ya que la cantidad de revistas,

periódicos y colecciones es muy alta y el repartidor nunca esperará a que se compruebe. Por ello

las reclamaciones son muy grandes y éstas se hacen enviando una fotocopia del albarán y

redondeando la cantidad que no sea correcta y escribiendo la cantidad recibida al lado.

Los proveedores en caso de reclamación mandan una factura abono, además de las

facturas de envío todos los meses. Las devoluciones se hacen diariamente en caso de los

periódicos para estos cuatro proveedores, además de existir actualmente otro proveedor que trae

únicamente un tipo de periódico y al que se le hace la devolución de los periódicos que no se

hayan vendido semanalmente.




Las devoluciones de los demás artículos se realizan semanalmente, es decir se hacen tres

devoluciones grandes por semana. Mensualmente se recibe una factura abono de cada proveedor

devolviendo el dinero de todo lo enviado en la devolución.

En ocasiones se hacen pedidos de algunos números atrasados y cantidades de otros

artículos que falten en tienda a través de vía telefónica, recibiendo los artículos pedidos al

mismo tiempo que los artículos que mandan periódicamente.

Los proveedores de libros de texto y material escolar, son almacenes en los que el pedido

se puede o no realizar, es decir, se coge del almacén lo que se necesite o se envía un fax con lo

que es necesario y el proveedor avisa a la empresa de cuando puede pasar a recoger el pedido.

Actualmente se trabaja con dos proveedores de estos artículos que tienen libros de todas las

editoriales y material escolar de distintas marcas, aunque la empresa tiene contrato con varias

editoriales de libros de texto que tienen su propio almacén. Estos proveedores dan la factura en

el momento de recoger el pedido y se debe pagar en efectivo, a diferencia de los dos

proveedores con los que trabaja habitualmente que se pasa por la cuenta del banco.

- El asesor contable: Es el encargado de llevar la contabilidad de la empresa y otras

funciones. El empleado de la tienda le envía las facturas recibidas de los proveedores con las

compras que se han hecho y una notación en un cuaderno (cuaderno de ventas) de aquella

recaudación que se ha hecho cada día, pero sin tener en cuenta las monedas, ya que sólo se

contabilizan diariamente los billetes que haya en la caja sin tener control de los artículos

vendidos. Posteriormente el asesor envía el balance para informar a la empresa de la situación

de la misma.




3.2.2 NIVEL CONCEPTUAL

1

COMPRAS

2

VENTAS

3

RECOPILACION

CUADERNO DE VENTASFACTURAS_P

DEVOLUCION_P

PEDIDO_C

DEVOLUCION_C

DEVOLUCION_C

VENTA_C

SOLICITUD DECOMPRA

VENTA_C

BALANCEFACTURAS

FACTURA ABONO_P

FACTURA_P

FACTURA ABONO_P

FACTURA_P

RECLAMACION_P

PEDIDO_P

FACTURA_P

ALBARAN_P

FACTURA ABONO_PDATOS_C




3.2.3 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras se puede ver a un nivel inferior de la siguiente manera:

1.1

ATENDERSOLICITUD DE COMPRA

1.2

ELABORARPEDIDO

1.4

COMPROBARMERCANCIA

1.5

RECIBIRFACTURA

1.3

RECIBIRALBARAN

PEDIDOS_P

FACTURAS_P

DEVOLUCIONES

ALBARANES_P

RECLAMACIONES_P

ALBARAN_P

ALBARAN_PFACTURA ABONO_P

DEVOLUCION_P

DEVOLUCION_P

SOLICITUD DECOMPRA

SOLICITUD DECOMPRA

PEDIDO_P

PEDIDO_P

PEDIDO_P

ALBARAN_P

DEVOLUCION_P

RECLAMACION_P

RECLAMACION_P

RECLAMACION_P

ALBARAN_P

RECLAMACION_P FACTURA ABONO_PFACTURA_P

FACTURA_P




3.2.4 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE VENTAS

El proceso de ventas se puede ver a un nivel inferior de la siguiente manera:

2.1

RECOGERPEDIDO CLIENTE

2.2

COMPROBARSTOCK

2.3

SERVIRPEDIDO

2.4

ATENDERRECLAMACION

2.5

COMPROBARPRODUCTO

2.6

ATENDERENCARGOS

CUADERNO DE VENTAS

ENCARGOS

DEVOLUCION_C

PEDIDO_C

SOLICITUD DECOMPRA

DEVOLUCION_C

VENTA_C

PEDIDO_C

ENCARGO_C

PEDIDO_C

VENTA_C

DATOS_C

ENCARGO_C

DEVOLUCION_C




3.3 DICCIONARIO DE DATOS 3.3.1 PROCESOS 1. COMPRAS

Este proceso se encarga de atender las solicitudes de los clientes que le proporciona el

proceso de ventas y hacer los pedidos necesarios, así como de las devoluciones. En este paso el

dependiente hace el pedido o recibe los artículos que correspondan, se encarga de repasar los

albaranes y posteriormente de realizar la devolución de los artículos que no se hayan vendido.

Se encarga también de hacer las reclamaciones pertinentes para posteriormente recibir una

factura de abono en caso de no conformidad con el artículo recibido.

1.1. ATENDER SOLICITUD DE COMPRA

Este proceso se encarga de atender la solicitud de compra del cliente para poder hacer el

pedido pertinente a los proveedores.

1.2. ELABORAR PEDIDO

Este proceso se encarga de seleccionar al proveedor adecuado para satisfacer la

solicitud de compra y enviarle el pedido o ir directamente al almacén a recogerlo. Dicho pedido

se queda almacenado en una carpeta de pedidos emitidos a proveedores en caso de que lo

solicitado no este en el almacén (para proveedores de libros de texto y material escolar).




1.3. RECIBIR ALBARÁN

Este proceso es el encargado de recibir la mercancía junto con el albarán de los

proveedores y almacenar este último en una carpeta para posteriormente comprobarlo con la

factura recibida. En el caso de los proveedores de prensa, además de esto, realiza las

devoluciones diariamente para los periódicos (prensa diaria) y semanalmente para lo demás,

teniendo en cuenta los artículos que han llegado, ya que se devolverán aquéllos que sean de la

mercancía anterior. En el caso de los proveedores de material escolar y libros de texto se harán

las devoluciones teniendo en cuenta la fecha anotada en la primera hoja para no pasarse de la

fecha límite de devolución que será de tres meses.

1.4. COMPROBAR MERCANCÍA

Es el encargado de contrastar la mercancía con el albarán y comprobar que todo es

correcto, ya que si no fuera correcto se encargaría también de realizar las reclamaciones

oportunas y enviarlas en caso de no estar de acuerdo con los artículos recibidos. Esto se hace

tanto para los proveedores de libros de texto y material escolar como para los proveedores de

prensa.

1.5. RECIBIR FACTURA

Este proceso es el encargado de recibir la factura del proveedor y comprobar su

información junto con el albarán recibido, igualmente para las devoluciones y las

reclamaciones que se hayan hecho a los proveedores. Dichas facturas se guardan en una

carpeta de facturas recibidas para posteriormente enviárselas al asesor contable.




2. VENTAS

Este proceso es el encargado de recibir los pedidos de los clientes así como de anotar la

recaudación diaria en el cuaderno de ventas para posteriormente pasarle los resúmenes al

asesor contable. También se encarga de aceptar las devoluciones de los clientes así como de

pasar la solicitud de compra al proceso de compras.

2.1. RECOGER PEDIDO CLIENTE

Este proceso se encarga de atender el pedido del cliente, pudiendo ser éste artículos que

estén en stock. También atenderá aquellos pedidos donde sea necesario encargar al proveedor,

del que tendrá que quedar constancia en una carpeta de encargos.

2.2. COMPROBAR STOCK

Este proceso es el encargado de comprobar si el artículo pedido por el cliente está en

stock o si por el contrario debe mandar una solicitud de compra para recibir el artículo. En

dicho caso el encargo quedará registrado en una carpeta de encargos.

2.3. SERVIR PEDIDO

Se encarga de servir el pedido al cliente con el artículo solicitado y posteriormente

anotar la venta en un cuaderno de ventas.

2.4. ATENDER RECLAMACIÓN

Se encarga de atender las reclamaciones oportunas de los clientes para posteriormente

hacer la devolución del dinero, en caso de que el artículo no esté en condiciones normales.




2.5. COMPROBAR PRODUCTO

Este proceso se encarga de comprobar que el artículo que el cliente está devolviendo ha

sido vendido por la empresa, esto se hace contrastando la letra de las anotaciones de la primera

hoja con la letra de los dependientes. En este proceso suele haber muchos fallos, ya que es muy

difícil saber si el artículo ha sido vendido por la empresa debido a no llevar ningún control de

las ventas realizadas.

2.6. ATENDER ENCARGOS

Se encarga de atender los encargos de los clientes, y además de anotar los datos del

mismo (nombre y artículo pedido) en caso de libros de texto o números atrasados de

colecciones. Para otro tipo de encargo como material escolar, libros de lectura, etc., sólo se

anotará el artículo del que no hay stock en la tienda para posteriormente traer más cantidad de

la pedida.

3. RECOPILACIÓN

En este proceso se recopilan las facturas de los proveedores y las anotaciones del

cuaderno de ventas mensualmente, para posteriormente enviárselas al asesor contable. Éste por

último envía un balance para que la empresa tenga conocimiento de su situación actual.




3.3.2 FLUJO DE DATOS SOLICITUD DE COMPRA

Es un papel en el que queda constancia de lo que necesita el cliente y por lo tanto habrá

que ir al almacén del proveedor a comprarlo o pedir al proveedor de prensa.

PEDIDO_P

Es el pedido a un proveedor, que podrá hacerse por fax o vía telefónica dependiendo de

la cantidad de artículos necesarios.

ALBARÁN_P

Es el albarán de un proveedor correspondiente a la mercancía recibida, en el que

vendrán anotados los artículos, la cantidad de cada artículo, el precio al que compra la empresa,

así como el precio al que debe venderlo.

DEVOLUCIÓN_P

Es un papel en el que se rellena la cantidad de cada artículo que no se haya vendido, no

tiene nada que ver con las reclamaciones por artículos deteriorados. En caso de los proveedores

de prensa, éstos mandan el papel con algunos artículos que tienen que ser devueltos, así como

espacio para rellenar los artículos que no hayan sido vendidos. En caso de los proveedores de

material escolar y libros de texto se harán las devoluciones cuando se crea conveniente,

teniendo en cuenta el plazo de devolución de cada proveedor.




RECLAMACIÓN_P

Representa una reclamación realizada a un proveedor normalmente por vía telefónica o

fax sobre un pedido que no haya sido satisfactorio para la empresa, o porque las cantidades en

el albarán no coincidan con las recibidas.

FACTURA_P

Es la factura de un proveedor que es enviada a la empresa a través de correo

convencional y que es contrastada con el albarán enviado junto a la mercancía.

FACTURA ABONO_P

Es la factura del proveedor que rectifica una factura anterior emitida a la empresa.

Normalmente estas facturas de abono corresponden con artículos de material escolar o libros.

PEDIDO_C

Es el pedido que hace el cliente. Se comprobará si está en stock y sino se hará un

pedido al proveedor.

ENCARGO_C

Es un papel con el encargo del cliente. En éste se anota el artículo que no está en stock.

En caso de libros de texto o fascículos de colecciones se anotará también el nombre del cliente

que lo solicita.




DATOS_C

Son los datos que proporciona el cliente que quiere realizar el encargo de algún artículo

que no está en stock.

VENTA_C

Es el precio de la ventas que se han hecho al día y que se irán anotando en el cuaderno

de ventas. Mensualmente se hará un resumen para el asesor contable.

DEVOLUCIÓN_C

Es la devolución que hace el cliente por no estar satisfecho con el artículo que le han

servido. Se anotará también en el cuaderno de ventas para posteriormente restarlo al total de las

ventas del mes.

FACTURAS

Son todas las facturas que se han recibido de los proveedores y el resumen con las

ventas que se han realizado al mes. Esto se le da al asesor contable para que tenga constancia

de los movimientos de la empresa.

BALANCE

Son papeles que recibe la empresa por parte del asesor contable para que ésta tenga

constancia de la actividad y situación de la misma.




3.3.3 ALMACENES DE INFORMACIÓN PEDIDOS_P

Es una carpeta en la que se almacenan los pedidos que se hacen a los proveedores. La

carpeta está dividida en varios compartimentos, tantos como proveedores tiene la empresa.

ALBARANES_P

Es una carpeta en la que se almacenan todos los albaranes de los proveedores recibidos

en la empresa. Esta carpeta también se divide en varios compartimentos, como la de pedidos,

para distinguir entre los distintos proveedores.

DEVOLUCIONES_P

Es una carpeta que almacena las devoluciones que se han hecho de los artículos de los

proveedores de prensa. Esta también se divide en distintos compartimentos, y donde se

almacenarán todas las devoluciones hechas diariamente (periódicos) y semanalmente (revistas,

fascículos, pasatiempos, etc.).

FACTURAS_P

Es una carpeta con distintos compartimentos con todas las facturas que han emitido los

proveedores. Estas facturas habrán sido contrastadas con los albaranes correspondientes antes

de almacenarlas y enviárselas al asesor contable. También se almacenan las facturas de abono

que se hayan recibido por parte de los proveedores.




RECLAMACIONES_P

Son todas las reclamaciones que se han hecho a los proveedores por parte de la empresa

a través de fax o vía telefónica. Éstas se tendrán en cuenta a la hora de recibir la factura de

abono para contrastarla.

ENCARGOS

Se almacenan en una carpeta todos los encargos de los clientes, para posteriormente

hacer el pedido al proveedor con lo necesario. Se apunta el nombre del cliente que lo pidió en

caso de ser libros de texto o fascículos atrasados de colecciones.

CUADERNO DE VENTAS

Es un cuaderno en el que se apuntan las ventas que se hacen diariamente.

Mensualmente se hará un resumen de estas ventas para enviárselas al asesor contable para que

tenga constancia de éstas.




3.4 LISTA DE REQUISITOS IDENTIFICACIÓN Proyecto: Sistema de Gestión de una Papelería online

Jefe de Proyecto: Elia Pasamontes Sebastián

REQUISITO

Fecha: 25/02/07 Versión: 0.1 Estado: Aceptado Prioridad: Alta

Título: Gestión de Clientes

Identificador: R00

Fuente: Ventas

Categoría: Funcional

Descripción: Se creará una base de datos con los clientes para poder realizar la gestión oportuna

de los mismos y hacer un seguimiento de sus pedidos y necesidades. Esta base de datos

contendrá todos los datos necesarios para realizar una gestión eficaz de los mismos. Teniendo en

cuenta que los clientes no quieren dar datos personales por Internet, las altas se harán en la

propia tienda.

BENEFICIOS

Se podrá realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes y proporcionar una mayor

eficacia en la forma de trabajar de los empleados, así como una mayor satisfacción de los

clientes.

REQUISITOS RELACIONADOS

R03, R04, R05




REQUISITO


Título: Gestión de Proveedores

Identificador: R01

Fuente: Compras


Descripción: Se creará una base de datos con los proveedores y con todos los datos que sean

necesarios para llevar una gestión eficaz de los mismos, como la localización y datos de

contacto. Esto servirá sobre todo para las devoluciones, ya que en todo momento se conocerán

los artículos que son de cada proveedor, y por tanto el tiempo y esfuerzo de trabajo se verán

reducidos.

BENEFICIOS

Se aumentará la efectividad a la hora de trabajar con ellos y además se podrán gestionar

los artículos que suministre cada proveedor de una forma más cómoda y sencilla. También se

proveerá al empleado de un acceso rápido y eficaz sobre las consultas de los mismos. Además a

la hora de hacer los pedidos será mucho más fácil conocer los artículos que nos puede

suministrar cada proveedor, sin necesidad de mirar el artículo físico para saber a quien

corresponde. Con esto se conseguirá mayor eficacia y rapidez a la hora de suministrar el artículo

al cliente que lo pidió.


R02, R03, R04, R05




REQUISITO


Título: Gestión de Artículos

Identificador: R02

Fuente: Compras y Ventas


Descripción: Se creará una base de datos para almacenar los artículos de un determinado

proveedor. Se conocerá además del proveedor que los suministra, el precio. Para libros de texto

se podrá saber el ISBN, autor, editorial, edición y para colecciones se conocerá el precio de

lanzamiento, precio normal y número de fascículos. Esta gestión de artículos es muy necesaria

para la empresa, ya que no tienen un control de stock, y por lo tanto muchos artículos quedan

sin venderse por no encontrar el artículo en el momento en el que el cliente lo solicita. Con esta

base de datos se podrá conocer también si algún artículo ha sido robado, ya que al hacer la

devolución y compararlo con las ventas y el stock, se sabrá si falta algún artículo o no.

BENEFICIOS

Con esto se evita al empleado de tener que identificar cada producto a mano cada vez

que llega el pedido, además de saber a que proveedor hacer el pedido y la devolución. Permitirá

conocer el stock de los artículos en cualquier momento sin necesidad de buscarlo en la tienda.

En el caso de la entrega de artículos por parte de los proveedores será muy eficaz.


R01, R03, R04, R05




REQUISITO


Título: Gestión de Pedidos de los Clientes

Identificador: R03

Fuente: Ventas


Descripción: A través de una base de datos se almacenarán los pedidos de determinados

clientes, aquellos que hayan sido dados de alta en la base de datos de clientes. Los propios

clientes podrán conocer en todo momento el estado de sus pedidos a través del Portal Web de la

tienda, y acudirán a ella para retirarlo cuando se les avise de que pueden pasar a recoger el

artículo que solicitaron. Los artículos que podrán encargar son libros de lectura, fascículos de

colecciones, etc. Para el material escolar no se hará pedido por el Portal Web, sólo en ese caso el

pedido se hará en tienda, ya que el material escolar se pide al proveedor en grandes cantidades y

al día siguiente del pedido estará disponible en tienda.

BENEFICIOS

El seguimiento de los pedidos de los clientes será más eficaz que antes, ya que se sabrá

en cada momento lo que le falta al cliente. Además se podrá sacar un informe para ventas que

contenga los artículos que faltan para completar los pedidos, con lo que se conseguirá una

mayor satisfacción de los clientes puesto que los pedidos se entregarían en un tiempo menor y

ahorrarían tiempo en acudir al establecimiento.


R00, R02, R04, R05




REQUISITO


Título: Gestión de Colecciones

Identificador: R04

Fuente: Ventas


Descripción: Se creará una base de datos que permita llevar una gestión de las colecciones de

los clientes. Con esta base de datos se podrá conocer en todo momento el fascículo que le falta a

cada cliente de una determinada colección para poder completarla en el periodo de tiempo en

que la colección esté a la venta. Además se conocerá a qué proveedor pertenece cada colección

para solicitarle los números atrasados que necesiten los clientes.

BENEFICIOS

Se conseguirá una mayor satisfacción del cliente ya que podrá completar sus colecciones

sin necesidad de tener que hacer un pedido, simplemente con darse de alta en la base de datos de

clientes, podrá hacer una petición para que sus fascículos sean guardados diaria, semanal o

mensualmente dependiendo de la periodicidad de la colección. Además de esto podrá solicitar

cualquier número atrasado que necesite para completar la colección que esté realizando. El

dependiente de la tienda también obtendrá beneficios, ya que ahorrará tiempo en averiguar el

proveedor que le suministra cada colección. El sistema hará automáticamente la búsqueda del

proveedor y el dependiente no tendrá que preocuparse por ello.


R00, R01, R02, R03




REQUISITO


Título: Gestión de Colegios

Identificador: R05

Fuente: Ventas


Descripción: Los colegios de la zona se almacenarán en una base de datos junto con las listas de

libros por curso. En esta base de datos se recogerán todos los libros que serán utilizados durante

el periodo escolar, además de los cuadernillos de vacaciones. Contendrá todos los datos

necesarios para que el libro que se le proporciona al cliente sea el correcto, por ello contendrá

además de la editorial, el ISBN, la edición y el proyecto.

BENEFICIOS

Será más fácil identificar los libros que necesita el cliente, ya que sólo tendrá que decir

el colegio y el curso que va a realizar el próximo año. Puesto que la cantidad de libros que

existen de cada editorial es enorme, con este sistema se podrá saber cual es el libro indicado que

piden en cada colegio. Se le facilitará el trabajo al dependiente, ya que no tendrá que descambiar

tantos libros por no ser el que solicitó el cliente. Con este sistema se conocerá con todo detalle

cada libro y no habrá errores con los clientes por falta de información en las listas que

proporciona el colegio a los alumnos.


R00, R01, R02, R03




3.5 MODELO LÓGICO DEL NUEVO SISTEMA 3.5.1 NIVEL CONTEXTUAL

0

SGP

ASESOR

PROVEEDORES

CLIENTES

DATOS_COL

DEVOLUCION_C

DATOS_C

PEDIDO_C

DATOS_COLEGIO

BALANCE

FACTURAS

ENCARGO

INFORME_VENTAS

AVISO_COL

AVISO_ENCARGO

INFORME_COL

TICKET

FACTURA_ABONO_P

FACTURA_P

ALBARAN_P

DATOS_P

INFORME_PEDIDOS_P

RECLAMACION_P

DEVOLUCION_P

INFORME_DEV




3.5.2 NIVEL CONCEPTUAL

1

COMPRAS

2

VENTAS

3

RECOPILACION

VENTASFACTURAS_P

FACTURA_P

VENTA_C

SOLICITUD_DE_COMPRA

DEVOLUCION_C

FACTURA_ABONO_P

FACTURAS BALANCE

INFORME_VENTAS

AVISO_ENCARGO

AVISO_COL

TICKET

INFORME_COL

DATOS_COL

ENCARGO

DEVOLUCION_C

DATOS_COLEGIO

PEDIDO_C

DATOS_C

FACTURA_ABONO_P

ALBARAN_P

FACTURA_P

DATOS_P

INFORME_PEDIDOS_PINFORME_DEV

RECLAMACION_P

DEVOLUCION_P





1.1

ATENDERSOLICITUD COMPRA

1.2

ELABORARPEDIDO

1.3

REALIZARINFORME PEDIDOS

1.4

REALIZARALBARAN

1.5

COMPROBARMERCANCIA

1.6

ACTUALIZARSTOCK

1.7

RECIBIRFACTURA

1.8

GESTIONPROVEEDORES

1.9

REALIZARDEVOLUCION

PEDIDOS_P

PROVEEDORES

STOCK

RECLAMACIONES_P

FACTURAS_P

ALBARANES_P

DEVOLUCIONES

VENTAS

SOLICITUD_DE_COMPRA

SOLICITUD_DE_COMPRA

PEDIDO_P

INFORME_PEDIDOS_P

INFORME_PEDIDOS_PPEDIDO_P

DATOS_P

ALBARAN_P

ALBARAN_P

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

FACTURA_ABONO_P

DATOS_P

RECLAMACION_P

FACTURA_P

ARTICULO

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

FACTURA_PFACTURA_ABONO_P

DATOS_PDATOS_P

VENTA_C

DEVOLUCION_C

DATOS_P

INFORME_DEV

DEVOLUCION_P





2.1

GESTIONCLIENTES

2.2

ATENDERPEDIDO

2.3

ATENDERDEVOLUCION

2.4

GESTIONCOLECCIONES

2.5

GESTIONCOLEGIOS

2.6

GESTIONENCARGOS

2.7

GESTIONVENTAS

CLIENTES

STOCK

VENTAS

COLECCIONES

ENCARGOS

COLEGIOS

DATOS_C

DATOS_C

TICKET

SOLICITUD_DE_COMPRA

PEDIDO_C

DATOS_C

VENTA_C

DEVOLUCION_C

DEVOLUCION_CVENTA_C

ARTICULO

SOLICITUD_DE_COMPRA

AVISO_COL

INFORME_COL

DATOS_COL

ARTICULO

DATOS_COLEGIO

AVISO_ENCARGO

TICKET

ENCARGO

VENTA_C

INFORME_VENTAS

SOLICITUD_DE_COMPRA




3.6 MODELIZACIÓN DE DATOS 3.6.1 PROCESOS 1. COMPRAS

Este proceso se encarga de realizar la adquisición del material necesario en tienda, es

decir, de tener siempre los distintos artículos en stock. También es el encargado de gestionar

los proveedores y de las distintas acciones que se realizan con ellos, como recibir la mercancía,

albaranes, facturas y a su vez de realizar las devoluciones oportunas. Además de esto se dedica

a adquirir los artículos que hayan sido reclamados en tienda a través de la solicitud de compra

que mandará ventas. EXPLOSIONA EN:

1.1. ATENDER SOLICITUD DE COMPRA

Este proceso es el encargado de recoger la solicitud que manda ventas con los artículos

necesarios y de atender dicha solicitud para poder realizar el pedido correspondiente a los

distintos proveedores.

1.2. ELABORAR PEDIDO

Este proceso se encarga primeramente de comprobar el stock que hay en tienda para ver

si es necesario pedir más cantidad. Después realizará el pedido y lo guardará en una base de

datos, PEDIDOS_P, almacenando en ésta todos los datos necesarios para realizar eficazmente

el pedido.




1.3. REALIZAR INFORME PEDIDOS

Es el encargado de sacar toda la información necesaria de los pedidos que han sido

realizados, para poder imprimir un informe con los pedidos que se han hecho a los distintos

proveedores. Además se encargará de extraer los datos de los proveedores para saber cuál se

ajusta mejor a las necesidades del pedido. Este informe se mandará al proveedor elegido para

que envíe los artículos pedidos lo antes posible.

1.4. RECIBIR ALBARÁN

Este proceso se encarga de recoger el albarán que manda el proveedor junto a la

mercancía enviada.

1.5. COMPROBAR MERCANCÍA

Este proceso es el encargado de comprobar el albarán con la mercancía enviada y

guardarlo en una carpeta física junto con los demás albaranes. Si las cantidades fueran

correctas en el albarán, éste sería enviado al siguiente proceso. Si por el contrario las

cantidades fueran incorrectas, se haría la oportuna reclamación al proveedor y se guardaría en

la base de datos de RECLAMACIONES_P, junto a la información necesaria para poder

comprobar si el efecto se ha tenido en cuenta en la factura que posteriormente se recibirá.

1.6. ACTUALIZAR STOCK

Una vez recibida la mercancía y comprobada con el albarán, este proceso será el

encargado de actualizar el stock de tienda a través de un lector de código de barras. Estos

artículos se irán almacenando en una base de datos llamada STOCK y en la que se introducirán

todos los datos necesarios de los artículos, como proveedor, cantidad, precio sin IVA, precio

con IVA, etc.




1.7. RECIBIR FACTURA

Este proceso se encarga de recoger las facturas de los proveedores, además de las

facturas de abono que se envíen y las comprobará con los albaranes recibidos anteriormente y

con las reclamaciones hechas de los albaranes anteriores. Si todo es correcto guardará las

facturas en una carpeta física de facturas de proveedores. Si la factura no fuera correcta se hará

la oportuna reclamación al proveedor a través de fax y ésta a su vez se guardará en una base de

datos de reclamaciones para posteriormente comprobarlas con las facturas abono que lleguen a

la empresa.

1.8. GESTIÓN DE PROVEEDORES

Este proceso será el encargado de gestionar todos los proveedores. Dará de alta a un

proveedor, si no estuviese en la base de datos de proveedores, con todos los datos necesarios de

dicho proveedor, además de comprobar sus datos fiscales. Tendrá acceso a modificar cualquier

información que no sea correcta o cualquier cambio de dirección, teléfono, artículo que tiene

en stock, etc. Por último dará más autonomía al dependiente de la tienda, ya que en cualquier

momento podrá consultar cualquier dato que necesite conocer de dicho proveedor.

1.9. REALIZAR DEVOLUCIÓN

Se encarga primeramente de preparar los artículos que necesitan ser devueltos,

comprobando las ventas que se realizaron y el stock que hay en tienda, así podrá conocer la

cantidad exacta de artículos a devolver, además de la fecha de devolución, ya que el propio

proceso comprobará que el periodo de permanencia del artículo en tienda no supera el máximo

permitido por el proveedor.




Para esto necesitará conocer los datos de stock, donde la fecha de entrada será un

campo muy importante para no cometer errores a la hora de realizar la devolución. Este

proceso comprobará a su vez los datos del proveedor para saber que artículos son de cada uno

de ellos, y por último guardará la devolución en la base de datos de devoluciones e imprimirá

el informe de devolución que será enviado al proveedor junto con la mercancía devuelta.

2. VENTAS

Este proceso se encargará de todo lo relacionado con los clientes, las ventas de la

tienda, de los encargos de los clientes, etc. Se encargará de pedir los datos de los clientes a la

hora de realizar un pedido, de avisar al cliente cuando su mercancía esté disponible y además

de realizar un informe de todas las ventas que se hayan realizado, pudiendo imprimir éste diaria

o mensualmente. En época de libros de texto, se encargará de actualizar la base de datos de

colegios de la zona para almacenar en ella los distintos libros que se utilizarán en los diversos

cursos. Además se encargará de imprimir los justificantes de compra que se darán a los clientes

por si posteriormente necesitan cambiar o devolver algún artículo. Por último este proceso se

dedica también al seguimiento de las colecciones que estén realizando los clientes, para que

éstos queden satisfechos y no pierdan ninguna entrega. EXPLOSIONA EN:

2.1. GESTIÓN CLIENTES

Este proceso es el encargado de gestionar los datos de los clientes. Dará de alta al

cliente en la base de datos CLIENTES con los datos necesarios para la empresa, y comprobará

el usuario y la contraseña de dicho cliente para saber si está dado de alta o no. Además dará la

posibilidad al cliente y al propio empleado de modificar cualquier dato que haya cambiado y

podrá consultar en cualquier momento el estado de su colección, de su pedido, etc.




Con esto el empleado podrá conocer el propietario de los fascículos o libros que le han

llegado a la empresa y así poder avisarle de que ya están disponibles.

2.2. ATENDER PEDIDO

Será el encargado de recoger el pedido del cliente y comprobar el stock que hay en

tienda. Si el artículo está disponible comprobará los datos del cliente y actualizará el stock

restando los artículos que se lleve, además almacenará la venta en la base de datos de

VENTAS e imprimirá un tique para el cliente. En este caso los pedidos de los clientes no se

registran ya que son de venta directa. En caso de que el artículo pedido no esté disponible se

hará una solicitud de compra para pedir al proveedor lo necesario y se le avisará al cliente

cuando pueda pasar a recogerlo. Como se verá más tarde en caso de colecciones y libros de

texto si se guardarán los encargos de los clientes.

2.3. ATENDER DEVOLUCIÓN

Este proceso será el encargado de recoger la devolución del cliente por estar

insatisfecho con el artículo, comprobará que la mercancía que trae el cliente ha sido vendida en

el establecimiento y actualizará la base de datos de VENTAS y la de STOCK para que no haya

errores en el balance.

2.4. GESTIÓN COLECCIONES

Este proceso se encarga de gestionar las colecciones que llegan al establecimiento.

Atenderá el pedido del cliente relacionado con colecciones, comprobará el stock para ver si el

fascículo que pide el cliente está disponible y si es así mandará un aviso al cliente diciendo que

su pedido está disponible.




En caso de que el artículo no esté en stock, se mandará una solicitud de compra al

proceso de ventas y recogerá los datos del cliente para poder almacenarlos en la base de datos

COLECCIONES, donde estarán todos los datos necesarios para gestionar las colecciones.

Cuando el artículo haya llegado a la tienda, realizará el pedido del cliente y mandará el aviso al

cliente para que pase a recogerlo. Además de esto, este proceso se encargará de recoger los

datos de las colecciones de la base de datos para poder imprimir un informe de los fascículos

que hayan pedido los distintos clientes.

2.5. GESTIÓN COLEGIOS

Este proceso se encarga de gestionar todo lo relacionado con los colegios de la zona. En

época de libros de texto recogerá los datos de los colegios, los libros que van a utilizar en cada

curso, las editoriales, etc. y lo guardará en la base de datos de colegios para cuando los clientes

hagan el encargo de los libros de texto sea más fácil la entrega de los mismos. Al tener los

datos de los libros de texto como el ISBN, la editorial, la edición y el proyecto, se conseguirá

dar al cliente los libros correctos, sin que haya errores, ya que existen muchos libros diferentes

dentro de una misma editorial. Habrá menos problemas a la hora de pedir los libros a los

proveedores y sobre todo el servicio que se le de al cliente será más eficaz.

2.6. GESTIÓN ENCARGOS

Es el encargado de la gestión de los pedidos de libros de texto de los clientes.

Primeramente atenderá el encargo del cliente y comprobará el stock de tienda, si el artículo está

disponible almacenará la venta en la base de datos de VENTAS y le sacará un tique al cliente.




En caso contrario recogerá los datos del cliente de la base de datos de CLIENTES y los

datos del colegio de la base de datos COLEGIOS, se almacenará el encargo en una base de

datos y se hará una solicitud de compra al proveedor. Cuando el artículo esté disponible se le

avisará el cliente para que pase a recogerlo.

2.7. GESTIÓN VENTAS

Se encargará de recoger las ventas realizadas diariamente y mensualmente de la base de

datos VENTAS para posteriormente imprimir un informe que facilitará al asesor la tarea de

realizar el balance de la empresa con cierta periodicidad.

3. RECOPILACIÓN

Se encarga de recoger las facturas normales y de abono de los proveedores y las ventas

realizadas por mes en el establecimiento, y se lo envía al asesor para que éste posteriormente

envíe el balance y la situación actual de la empresa.

3.6.2 FLUJO DE DATOS SOLICITUD_DE_COMPRA

Es una petición que el proceso de ventas envía al proceso de compras con la intención

de satisfacer las necesidades del stock.

SOLICITUD_DE_COMPRA = ID_SOLICITUD + {ID_ARTICULO +

NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_PROVEEDOR + FECHA




PEDIDO_P

Es el pedido que se envía a un proveedor determinado para que suministre un artículo

necesario en tienda.

PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +

ID_PROVEEDOR + FECHA

INFORME_PEDIDOS_P

Es el conjunto de todos los pedidos que son necesarios para satisfacer las peticiones del

proceso de ventas. Este informe se envía a un proveedor determinado dependiendo de los

artículos que se estén solicitando.

INFORME_PEDIDOS_P = ID_INFORME_PEDIDOS_P + {ID_PEDIDO_P +

NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR +

NOMBRE_PROVEEDOR + FECHA} + FECHA

DATOS_P

Son los datos necesarios para identificar de forma única a cada proveedor con el que la

empresa trabaja, además de poder llevar así una buena gestión de los mismos.

DATOS_P = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P

+ POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL +

DC + CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) +

TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P)




ARTICULO

Es un producto determinado que se vende en tienda, tanto material escolar como libro

de texto e incluso prensa.

ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR +

PRECIO + IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) +

(ID_COLECCION + NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA +

PERIODICIDAD)

ALBARAN_P

Es el albarán que envía un cierto proveedor a la empresa junto con la mercancía, que

viene representada por ARTICULO.

ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +

CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) +

NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +

DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +

NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +

(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +

CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA +

(FECHA_VENCIMIENTO)




RECLAMACION_P

Es un informe que se envía al proveedor que suministró material que no cumplía con lo

acordado a la hora de hacer el pedido. Estas reclamaciones serán frecuentes debido a la gran

cantidad de mercancía que reciben a diario.

RECLAMACION_P = ID_RECLAMACION + ID_PROVEEDOR +

NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +

(MAIL_P) + (ID_ALBARAN) + (ID_FACTURA) + { ID_ARTICULO +

NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA} + COMENTARIOS

FACTURA_P

Es una factura que envía el proveedor a la tienda y cuyo importe corresponde con los

albaranes recibidos en un periodo de tiempo.

FACTURA_P = ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +

NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +

TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE

+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +



CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA +

(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO




FACTURA_ABONO_P

Es una factura que envía el proveedor rectificando los errores de una factura enviada

anteriormente.

FACTURA_ABONO_P = ID_FACTURA_ABONO + ID_FACTURA +

ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +


(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +





(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO

DEVOLUCION_P

Es un informe que se envía al proveedor junto con los artículos que no han sido

vendidos en tienda. Existen tres tipos de informes dependiendo de la naturaleza del artículo:

diarios, semanales y esporádicos.

DEVOLUCION_P = ID_DEVOLUCION_P + ID_PROVEEDOR +



DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + FECHA_DEVOLUCION +

{ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +

CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO} + TOTAL_PAQUETES




INFORME_DEV

Es un informe de todas las devoluciones que se han realizado. Se podrá hacer diaria,

semanal o mensualmente.

INFORME_DEV = ID_INFORME_DEV + {ID_DEVOLUCION_P +

ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +

TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE

+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +

FECHA_DEVOLUCION + {ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +

CANTIDAD + CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO}}

DATOS_C

Son los datos necesarios para tener identificados de forma única a los clientes con los

que trabaja la tienda, ya sea vía Web o no.

DATOS_C = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C +

POBLACION_C + PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO +

CONTRASEÑA + MAIL_C + (TELEFONO_C) + FECHA_ALTA +

NUMERO_COMPRAS

PEDIDO_C

Representa un pedido realizado por un determinado cliente donde se solicita un cierto

artículo.

PEDIDO_C= ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO +

NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + FECHA_PEDIDO




TICKET

Es un informe que refleja la compra que un cliente ha realizado en tienda. Contiene

tanto datos de la empresa como información de los artículos adquiridos.

TICKET = ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA +

DIRECCION_TIENDA + TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA

+ WEB_TIENDA + {CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA +

BASE + IMPORTE_TOTAL

VENTA_C

Es el registro que refleja una venta realizada a un cliente determinado y donde se hace

referencia al tique dado al cliente y a los artículos adquiridos.

VENTA_C = ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) +

{CANTIDAD + ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL

DEVOLUCION_C

Es un registro que refleja los artículos que ha devuelto un cliente por estar insatisfecho

con los mismos y hace referencia al tique que se le entregó en el momento de la compra.

DEVOLUCION_C = ID_DEVOLUCION_C + ID_TICKET +

FECHA_DEVOLUCION + {CANTIDAD + ID_ARTICULO} + IMPORTE_TOTAL

AVISO_COL

Es un aviso que se genera para que el empleado de la tienda avise al cliente de que su

fascículo está disponible en tienda.

AVISO_COL = ID_AVISO_COL + ID_COLECCION




DATOS_COL

Son los datos necesarios para identificar de forma única las colecciones que se venden

en tienda.

DATOS_COL = ID_COLECCION + NOMBRE_COLECCION + EDITORIAL +

TOTAL_FASCICULOS + FECHA_LANZAMIENTO + FRECUENCIA +

PRECIO_LANZAMIENTO + PRECIO + ID_PROVEEDOR

INFORME_COL

Es un informe que refleja todos los clientes que están realizando una colección y

aquellos fascículos que necesitan para completarla.

INFORME_COL = ID_INFORME_COL + {ID_COLECCION +

NUMERO_FASCICULO + {ID_CLIENTE}} + FECHA_INFORME_COL

DATOS_COLEGIO

Son los datos con los que se identifica a cada colegio de la zona, así como los libros de

texto que usarán en cada curso en el nuevo año escolar.

DATOS_COLEGIO = ID_COLEGIO + NOMBRE_COLEGIO +

DIRECCION_COLEGIO + TELEFONO_COLEGIO + {CURSO + AÑO +

{ID_ARTICULO}}

ENCARGO

Es un registro en el que se recogen los datos del cliente y aquellos libros de texto que

necesita.

ENCARGO = ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE +

FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)




AVISO_ENCARGO

Es un aviso que se genera para que el empleado de la tienda avise al cliente de que su

encargo está disponible en tienda.

AVISO_ENCARGO = ID_AVISO_ENCARGO + ID_ENCARGO

INFORME_VENTAS

Es un informe que recoge las ventas que se han hecho en la tienda en un periodo de

tiempo y que se enviará posteriormente al asesor.

INFORME_VENTAS = ID_INFORME_VENTAS + {ID_VENTA + ID_ARTICULO

+ NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + CANTIDAD + FECHA} + FECHA_ACTUAL

FACTURAS

Es la recopilación de las facturas y facturas de abono de los proveedores que se

preparan y se envían al asesor.

FACTURAS = {FACTURA_P + FACTURA_ABONO_P}

3.6.3 ALMACENES DE INFORMACIÓN PEDIDOS_P

Es un almacén lógico donde se almacenan los pedidos que se realizan a los

proveedores.

PEDIDOS_P = {ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +

ID_PROVEEDOR + FECHA}




PROVEEDORES

Es un almacén lógico donde se almacena la información de los proveedores con los que

trabaja la empresa.

PROVEEDORES = {ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +

DIRECCION_P + POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD

+ SUCURSAL + DC + CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD +

DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P)}

DEVOLUCIONES

Es un almacén lógico donde se almacenan las devoluciones de los artículos que se

realizan a cada proveedor.

DEVOLUCIONES = ID_DEVOLUCION_P + ID_PROVEEDOR +



DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + FECHA_DEVOLUCION +

{ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +

CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO} + TOTAL_PAQUETES

VENTAS

Es un almacén lógico donde se guardan todas las ventas realizadas a los clientes en

tienda.

VENTAS = {ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD

+ ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL}




CLIENTES

Es un almacén lógico donde se guardan los datos de los clientes que hayan sido dados

de alta en la empresa.

CLIENTES = {ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C +

POBLACION_C + PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO +

CONTRASEÑA + MAIL_C + (TELEFONO_C) + FECHA_ALTA +

NUMERO_COMPRAS}

ALBARANES_P

Es un almacén físico donde se guardan todos los albaranes que envían los proveedores

para más tarde comprobar los datos con las facturas.

ALBARANES_P = {ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +






CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA +

(FECHA_VENCIMIENTO)}




COLECCIONES

Es un almacén lógico donde se almacenan, por colecciones, aquellos clientes que las

están realizando.

COLECCIONES = {ID_INFORME_COL + {ID_COLECCION +

NUMERO_FASCICULO + {ID_CLIENTE}} + FECHA_INFORME_COL}

STOCK

Es un almacén lógico donde se recogen los datos de los artículos con los que trabaja la

tienda.

STOCK = {ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR +

PRECIO + IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) +

(ID_COLECCION + NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA +

PERIODICIDAD)}

ENCARGOS

Es un almacén lógico donde se guardan todos los encargos de libros de texto de los

clientes.

ENCARGOS = {ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE

+ FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)}

COLEGIOS

Es un almacén lógico donde se recogen todos los datos de los colegios de la zona y los

libros que se utilizarán en cada curso.

COLEGIOS = {ID_COLEGIO + NOMBRE_COLEGIO + DIRECCION_COLEGIO +

TELEFONO_COLEGIO + {CURSO + AÑO + {ID_ARTICULO}}}




FACTURAS_P

Es un almacén físico donde se guardan las facturas y facturas de abono enviadas por los

proveedores.

FACTURAS_P = {ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +







(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO} + {ID_FACTURA_ABONO +

ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +

CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) +

NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +





(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO}




3.7 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN

CLIENTE

ENCARGO

SOLICITA

PEDIDO_C

ARTICULO

COMPONEN

SOLICITUD DECOMPRA

GENERA

GENERA

PEDIDO_P

GENERAN

INFORMEPEDIDOS_P

SEENVIA

PROVEEDOR

ENVIA

FACTURA_P ALBARAN_PCOMPONEFACTURAABONO_P

RECTIFICA

VENTA_C

COMPONE

GENERA

TICKET

RECIBE

GENERA

AVISOENCARGO

DATOS_COL

APUNTA

AVISO_COL GENERA

SEENVIA ASESOR

GENERA

INFORMEVENTAS

SEENVIA

COMPONEN

FACTURAS

1

NN

1

N

1

1N

1

N

1

N

1

1

M

1

N

N

1

1

N

1

NNN

N111

NN

1

N

1

1

1

1

1

1

1

1

N

11

1


4. Estudio de la Arquitectura 61


4. ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA

4.1 DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN

A continuación se presenta el esquema de arquitectura que compondrá el Sistema. Como

componente principal hay un ordenador en tienda que hará también las veces de servidor y al

que irán conectados los componentes periféricos necesarios: lector de código de barras,

impresora de tiques y una impresora fax láser a color.

TIENDA

INTERNET

CLIENTES WEB




4.2 ESPECIFICACIÓN DE COMPONENTES BÁSICOS

COMPONENTES HARDWARE DE NUEVA ADQUISICIÓN

ORDENADOR DE SOBREMESA

MODELO: DELL VOSTROTM 200 MINI TOWER

PROCESADOR: INTEL CORE 2 DUO E4400

VELOCIDAD DEL PROCESADOR: 2,0 GHz

MEMORIA RAM: 2048 MB

TIPO DE MEMORIA RAM: SDRAM DDR2

DISCO DURO: 320 GB.

IMPRESORA MULTIFUNCIÓN

MODELO: 996 DELL

FAX: SI

LÁSER: SI

COLOR: SI

RESOLUCIÓN: 4800 X 1200 ppp

VELOCIDAD DE IMPRESIÓN B/N: 31 ppm

VELOCIDAD DE IMPRESIÓN COLOR: 23 ppm

LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS

MODELO: MS 9520 VOYAGER

DECODIFICA CÓDIGOS DE BARRA RSS-14

OPERACIÓN DE DISPARO AUTOMÁTICO




IMPRESORA DE TIQUES

MODELO: SAMSUNG BIXOLON SRP-275A

COLORES DE IMPRESIÓN: NEGRO Y ROJO

VELOCIDAD DE IMPRESIÓN: 5.1 LPS

COMPONENTES SOFTWARE DE NUEVA ADQUISICIÓN

SISTEMA OPERATIVO: MICROSOFT WINDOWS XP PROFESSIONAL

APLICACIONES NECESARIAS:

MICROSOFT WORD 2003

MICROSOFT EXCEL 2003

MICROSOFT ACCESS 2003

CRYSTAL REPORTS 10

NETBEANS 5.5

DREAMWEAVER MX

ANTIVIRUS: PANDA

VISUAL BASIC 6.0

SOFTWARE DE IMPRESORA MULTIFUNCIÓN

SOFTWARE DE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS

SOFTWARE DE IMPRESORA DE TIQUES




4.3 PLAN DEL PROYECTO

Primeramente se tendrá una reunión con el responsable de tienda para identificar las

necesidades del problema. Una vez resueltas se tendrá otra reunión por si no hubieran sido

alcanzadas las metas propuestas y se volverá a hacer un análisis de las necesidades. A partir de

ahí se irán desarrollando las distintas etapas del proyecto siempre y cuando en las reuniones con

el responsable de tienda se llegue a un acuerdo de que las metas se están alcanzando. En la etapa

final de implantación se verá realmente si el cliente queda satisfecho con el sistema en

funcionamiento.


5. Diseño Externo 66


5. DISEÑO EXTERNO

5.1 MODELO FÍSICO DEL NUEVO SISTEMA

1

COMPRAS

2

VENTAS

3

RECOPILACION

VENTASFACTURAS_P

FACTURA_P

VENTA_C

SOLICITUD_DE_COMPRA

DEVOLUCION_C

FACTURA_ABONO_P

FACTURAS BALANCE

INFORME_VENTAS

AVISO_ENCARGO

AVISO_COL

TICKET

INFORME_COL

DATOS_COL

ENCARGO

DEVOLUCION_C

DATOS_COLEGIO

PEDIDO_C

DATOS_C

FACTURA_ABONO_P

ALBARAN_P

FACTURA_P

DATOS_P

INFORME_PEDIDOS_PINFORME_DEV

RECLAMACION_P

DEVOLUCION_P





1.1

ATENDERSOLICITUD COMPRA

1.2

ELABORARPEDIDO

1.3


1.4

REALIZARALBARAN

1.5

COMPROBARMERCANCIA

1.6

ACTUALIZARSTOCK

1.7

RECIBIRFACTURA

1.8

GESTIONPROVEEDORES

1.9

REALIZARDEVOLUCION

PEDIDOS_P

PROVEEDORES

STOCK

RECLAMACIONES_P

FACTURAS_P

ALBARANES_P

DEVOLUCIONES

VENTAS

SOLICITUD_DE_COMPRA

SOLICITUD_DE_COMPRA

PEDIDO_P

INFORME_PEDIDOS_P

INFORME_PEDIDOS_PPEDIDO_P

DATOS_P

ALBARAN_P

ALBARAN_P

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

FACTURA_ABONO_P

DATOS_P

RECLAMACION_P

FACTURA_P

ARTICULO

ALBARAN_P

RECLAMACION_P

FACTURA_PFACTURA_ABONO_P

DATOS_PDATOS_P

VENTA_C

DEVOLUCION_C

DATOS_P

INFORME_DEV

DEVOLUCION_P




5.1.2 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.7 RECIBIR FACTURA

1.7.1

RECOGERFACTURA

1.7.2

COMPROBARALBARAN

1.7.3

REALIZARRECLAMACION

ALBARANES_P

FACTURAS_P

RECLAMACIONES_P

FACTURA_ABONO_P

FACTURA_P FACTURA_ABONO_P

FACTURA_P

ALBARAN_PFACTURA_P

FACTURA_ABONO_P

FACTURA_ABONO_P

FACTURA_P

RECLAMACION_P

RECLAMACION_P

RECLAMACION_P




5.1.3 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.8 GESTIÓN DE PROVEEDORES

1.8.1

ALTAPROVEEDOR

1.8.2

INTRODUCIRDATOS

1.8.3

COMPROBARDATOS FISCALES

1.8.4

MODIFICARPROVEEDOR

1.8.5

CONSULTARPROVEEDOR

PROVEEDORES

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P

DATOS_P




5.1.4 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.9. REALIZAR DEVOLUCIÓN

1.9.1

PREPARARARTICULOS

1.9.2

PREPARARDEVOLUCION

1.9.3

IMPRIMIRINFORME

VENTAS

STOCK

PROVEEDORES

DEVOLUCIONES

ARTICULO

VENTA_C

ARTICULODATOS_P

DEVOLUCION_P

DEVOLUCION_P

DEVOLUCION_P

INFORME_DEV





2.1

GESTIONCLIENTES

2.2

ATENDERPEDIDO

2.3

ATENDERDEVOLUCION

2.4

GESTIONCOLECCIONES

2.5

GESTIONCOLEGIOS

2.6

GESTIONENCARGOS

2.7

GESTIONVENTAS

CLIENTES

STOCK

VENTAS

COLECCIONES

ENCARGOS

COLEGIOS

DATOS_C

DATOS_C

TICKET

SOLICITUD_DE_COMPRA

PEDIDO_C

DATOS_C

VENTA_C

DEVOLUCION_C

DEVOLUCION_CVENTA_C

ARTICULO

SOLICITUD_DE_COMPRA

AVISO_COL

INFORME_COL

DATOS_COL

ARTICULO

DATOS_COLEGIO

AVISO_ENCARGO

TICKET

ENCARGO

VENTA_C

INFORME_VENTAS

SOLICITUD_DE_COMPRA




5.1.6 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.1. GESTIÓN DE CLIENTES

2.1.1

ALTACLIENTE

2.1.2

INTRODUCIRDATOS

2.1.3

COMPROBARUSUARIO CONTRASEÑA

2.1.4

MODIFICARCLIENTE

2.1.5

CONSULTARCLIENTE

CLIENTES

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C

DATOS_C




5.1.7 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.3. ATENDER DEVOLUCIÓN

2.3.1

RECOGERDEVOLUCION

2.3.2

COMPROBARMERCANCIA

2.3.3

ACTUALIZARSTOCK

VENTAS

STOCK

DEVOLUCION_C

DEVOLUCION_C

VENTA_C

DEVOLUCION_C

DEVOLUCION_C ARTICULO




5.1.8 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.4 GESTIÓN COLECCIONES

2.4.1

ATENDERPEDIDO COLECCION

2.4.2

COMPROBARSTOCK

2.4.3

RECOGERDATOS CLIENTE

2.4.4

REALIZARPEDIDO DEL CLIENTE

2.4.5

IMPRIMIRINFORME

CLIENTES

STOCK

COLECCIONES

DATOS_COL

DATOS_COL DATOS_COL

AVISO_COL

SOLICITUD_COMPRA

DATOS_C

ARTICULO

DATOS_C

DATOS_COL

DATOS_COL

DATOS_C

ARTICULO

DATOS_C

DATOS_COL

INFORME_COL

AVISO_COL




5.1.9 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.6 GESTIÓN DE ENCARGOS

2.6.1

ATENDERENCARGO

2.6.2

COMPROBARSTOCK

2.6.3

RECOGERDATOS CLIENTE

2.6.4

REALIZARENCARGO

VENTAS

STOCK COLEGIOS

ENCARGOS

CLIENTES

ENCARGO

ENCARGO VENTA_C

TICKET

ENCARGO

ARTICULO

ENCARGO

DATOS_C

ENCARGO

DATOS_COLEGIO

ARTICULO

AVISO_ENCARGO

SOLICITUD_DE_COMPRA




5.2 DISEÑO DE ENTRADAS PROCESO 1.1 ATENDER SOLICITUD DE COMPRA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria

DESCRIPCIÓN:

El encargado de tienda se encarga de recoger las solicitudes de compra provenientes del

proceso de ventas.

PROCESO 1.2 ELABORAR PEDIDO

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria / Semanal

DESCRIPCIÓN:

Se recibe una solicitud de compra a partir de la cual se elabora un pedido que se

almacena en la base de datos.




PROCESO 1.3 REALIZAR INFORME PEDIDOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de forma automática de extraer los pedidos pendientes de la base

de datos y de generar un informe para cada proveedor con las solicitudes de compra que hay en

tienda. Dicho informe también es guardado en la base de datos.

PROCESO 1.4 RECIBIR ALBARÁN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria

DESCRIPCIÓN:

Este proceso recoge el albarán junto con la mercancía enviada por un determinado

proveedor.




PROCESO 1.5 COMPROBAR MERCANCÍA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria

DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de comprobar que la mercancía y el albarán recibidos son

correctos, y guarda el albarán en una carpeta física. En caso contrario se elabora y envía una

reclamación al proveedor que corresponda.

PROCESO 1.6 ACTUALIZAR STOCK

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria

DESCRIPCIÓN:

Este proceso es el encargado de registrar con el lector de código de barras la mercancía

que entra en tienda diariamente e ir actualizando de forma automática la base de datos del stock.




PROCESO 1.7 RECIBIR FACTURA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Mensual

DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de recibir las facturas del proveedor y chequearlas junto con sus

correspondientes albaranes. Este proceso explosiona en los siguientes.

PROCESO 1.7.1 RECOGER FACTURA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Mensual

DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de recibir tanto factura como factura de abono del proveedor.




PROCESO 1.7.2 COMPROBAR ALBARÁN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Mensual

DESCRIPCIÓN:

Este proceso comprueba junto con los albaranes correspondientes que las facturas

recibidas del proveedor son correctas, y las almacena en una carpeta física. En caso contrario las

facturas son enviadas al proceso 1.7.3 para realizar la reclamación oportuna.

PROCESO 1.7.3 REALIZAR RECLAMACIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Según necesidad

DESCRIPCIÓN:

Si este proceso recibe alguna factura de un proveedor determinado, realiza una

reclamación al mismo y dicha reclamación se almacena en la base de datos.




PROCESO 1.8 GESTIÓN DE PROVEEDORES

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: No periódica

DESCRIPCIÓN:

Este proceso es el encargado de realizar la gestión de los proveedores con los que trabaja

la tienda.

PROCESO 1.8.1 ALTA PROVEEDOR

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se reciben los datos del proveedor y se comprueba que son los mínimos para poderle dar

de alta.




PROCESO 1.8.2 INTRODUCIR DATOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se introducen los datos del proveedor en el ordenador de forma ordenada a través de un

cuestionario.

PROCESO 1.8.3 COMPROBAR DATOS FISCALES CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Introduciendo el NIF o CIF del proveedor se ejecuta una función para comprobar que

dichos datos son correctos y poder evitar posibles errores de tipo fiscal. Además el asesor

contable ahorrará tiempo en la comprobación de estos campos. Una vez comprobados, el

proveedor será almacenado en la base de datos, en la tabla de proveedores.




PROCESO 1.8.4 MODIFICAR PROVEEDOR

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Si los datos de un proveedor cambian, el responsable de tienda deberá recoger sus datos

actuales y modificar los correspondientes campos con el fin de mantener sus datos siempre

actualizados.

PROCESO 1.8.5 CONSULTAR PROVEEDOR

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se permitirá al empleado tanto consultas como búsquedas, con el fin de poder disponer

de esta información de manera rápida y eficaz en cualquier momento.




PROCESO 1.9 REALIZAR DEVOLUCIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de realizar automáticamente un informe con todos los artículos

que deben devolverse en una determinada fecha al proveedor que los suministró.

PROCESO 1.9.1 PREPARAR ARTÍCULOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de seleccionar los artículos que deben ser devueltos con la ayuda

de la información almacenada tanto en la base de datos de VENTAS como en la de STOCK.




PROCESO 1.9.2 PREPARAR DEVOLUCIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Recibe los artículos que el proceso 1.9.1 le envía y junto con los datos del proveedor que

le corresponde genera una devolución. Dicha devolución se imprime y se envía al proveedor,

además de almacenarse en la base de datos.

PROCESO 1.9.3 IMPRIMIR INFORME

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Realiza e imprime un informe de todas las devoluciones que se hayan realizado en el

periodo seleccionado por el encargado de tienda.




PROCESO 2.1. GESTIÓN CLIENTES

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se permite al empleado realizar la gestión de los proveedores con los que trabaja la

tienda.

PROCESO 2.1.1 ALTA CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se reciben los datos de un nuevo cliente que desea darse de alta en la base de datos como

usuario.




PROCESO 2.1.2 INTRODUCIR DATOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se introducen los datos del cliente en el ordenador de forma ordenada a través de un

cuestionario. Estos datos los introducirá el empleado de tienda siempre que un cliente desee

participar como usuario en el Portal Web o cuando haga un pedido en tienda que no esté

disponible. Una vez dado de alta podrá hacer pedidos a través de la Web. Esta medida en

principio funcionará así para que usuarios mal intencionados puedan darse de alta en el portal y

realizar pedidos que no desean adquirir.

PROCESO 2.1.3 COMPROBAR USUARIO Y CONTRASEÑA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

El sistema comprueba el usuario y la contraseña que introduce el cliente o el empleado

de la tienda con el fin de evitar accesos indeseados. Una vez realizada la comprobación y si los

datos son correctos, el usuario podrá aprovechar las ventajas que le ofrece el portal Web.




PROCESO 2.1.4 MODIFICAR CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Si el cliente cambia alguno de sus datos, la empresa recibe dichos cambios y deber

realizar una modificación de los mismos en ese cliente con el fin de tener siempre los datos

actualizados.

PROCESO 2.1.5 CONSULTAR CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

El empleado podrá realizar consultas y búsquedas sobre los datos de sus clientes y así

poder llevar un control exhaustivo de la tipología de los clientes.




PROCESO 2.2 ATENDER PEDIDO

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: Diaria

DESCRIPCIÓN:

Recibe un pedido de un cliente y comprueba si el artículo está disponible en tienda. En

este caso se realizará una venta y se entregará un tique al cliente, además de almacenar la venta

en la base de datos. Al servirle el artículo la base de datos del stock se actualiza. En caso de que

el artículo no esté disponible se usarán los datos del cliente para realizar una solicitud de

compra.

PROCESO 2.3 ATENDER DEVOLUCIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se recibe la devolución de un cliente y se comprueba en la base de datos de ventas que

dicho artículo fue adquirido en el local. En ese caso se actualizará la base de datos de STOCK

introduciendo el artículo o artículos devueltos. A la vez se actualizará la base de datos de

VENTAS para restar la venta que se hizo.




PROCESO 2.3.1 RECOGER DEVOLUCIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se recoge la devolución del cliente junto con el artículo.

PROCESO 2.3.2 COMPROBAR MERCANCÍA

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Dicha devolución será chequeada junto con la base de datos de VENTAS para

comprobar que el artículo o los artículos fueron suministrados en el local.




PROCESO 2.3.3 ACTUALIZAR STOCK

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Se actualiza el stock con el artículo o los artículos devueltos, a la vez que se actualiza la

base de datos de VENTAS para restar el importe de los mismos.

PROCESO 2.4 GESTIÓN COLECCIONES

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Este proceso se encarga de llevar la gestión de las colecciones de los clientes que quieran

realizarla.




PROCESO 2.4.1 ATENDER PEDIDO COLECCIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se reciben los datos de la colección y se comprueban que son correctos.

PROCESO 2.4.2 COMPROBAR STOCK

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Recibe los datos de la colección y comprueba en la base de datos de STOCK si el

fascículo o fascículos solicitados están disponibles. En ese caso se genera un aviso para el

cliente. En caso contrario se genera una solicitud de compra para pedirlo al proveedor.




PROCESO 2.4.3 RECOGER DATOS DEL CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Se recogen los datos del cliente junto con los datos de la colección y se almacenan en la

base de datos de COLECCIONES.

PROCESO 2.4.4 REALIZAR PEDIDO DEL CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Se busca en la base de datos de colecciones para extraer aquellas peticiones que no han

sido servidas, y junto con la base de datos de STOCK se comprueban si están ya disponibles. En

ese caso se le manda un aviso al cliente.




PROCESO 2.4.5 IMPRIMIR INFORME

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Recoge de la base de datos de colecciones aquellos datos que el empleado de tienda

quiere reflejar en un informe de colecciones, con el fin de saber el número de clientes que están

completando una misma colección y así poder prever las cantidades que debe solicitar al

proveedor.

PROCESO 2.5 GESTIÓN COLEGIOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual

FRECUENCIA: No periódico

DESCRIPCIÓN:

Se encarga de mantener la base de datos de COLEGIOS siempre actualizada con la

información necesaria para atender los encargos de libros de texto de los clientes.




PROCESO 2.6 GESTIÓN DE ENCARGOS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Recibe los encargos de libros de texto solicitados por los clientes y de realizar la venta

de los mismos.

PROCESO 2.6.1 ATENDER ENCARGO

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Se recibe el encargo de un cliente y se comprueba que es correcto.




PROCESO 2.6.2 COMPROBAR STOCK

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático


DESCRIPCIÓN:

Comprueba si los artículos que quiere encargar el cliente están disponibles en el stock de

tienda. En ese caso realiza la venta y le da un tique al cliente.

PROCESO 2.6.3 RECOGER DATOS CLIENTE

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Recoge el encargo del cliente junto con sus datos para almacenarlo en una base de datos

de ENCARGOS.




PROCESO 2.6.4 REALIZAR ENCARGO

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Manual


DESCRIPCIÓN:

Recoge información de la base de datos de STOCK, de COLEGIOS y de ENCARGOS

para saber si hay algún encargo que pueda ser entregado. En ese caso se genera un aviso para el

cliente.

PROCESO 2.7 GESTIÓN DE VENTAS

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático

FRECUENCIA: Diario / Mensual

DESCRIPCIÓN:

Se encarga de realizar un informe de las ventas que se han realizado en periodos diarios

y mensuales.




PROCESO 3 RECOPILACIÓN

CATEGORÍA: Cliente

TIPO: Automático

FRECUENCIA: Mensual

DESCRIPCIÓN:

Se encarga mensualmente de recopilar las facturas de proveedor (incluidas las facturas

de abono) y el informe de ventas mensual para generar un informe que se envía al asesor.




5.3 DISEÑO DE VENTANAS

NOMBRE: principal

CÓDIGO: V0

DESCRIPCIÓN:

Es la página principal del Portal Web donde el usuario se registrará para acceder a la

parte de clientes o por el contrario a la zona de empleados. Desde esta página el cliente podrá

acceder a todas las demás para utilizar las distintas ventajas que ofrece el portal.

FECHA DE CREACIÓN: 20/6/07

VENTANAS A LAS QUE LLAMA: V1, V2, V3, V4, V5, V6, V7, V8, V9, P0




ESPECIFICACIÓN

BOTÓN :

NOMBRE: btnQuienesSomos

TOOL TIP TEXT: Conoce la actividad de la empresa

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de ¿Quiénes somos?, donde se verá la

explicación de la dedicación de la empresa.

BOTÓN :

NOMBRE: btnDondeEstamos

TOOL TIP TEXT: Cómo llegar a la empresa

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de ¿Dónde estamos?, donde se verá la

localización de la empresa y como llegar a ella.

BOTÓN :

NOMBRE: btnContacta

TOOL TIP TEXT: Envía tus sugerencias

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Contacta con nosotros, donde el cliente

podrá enviar sugerencias, dudas o cualquier otra petición al correo electrónico de la empresa.




BOTÓN :

NOMBRE: btnLibros

TOOL TIP TEXT: Reserva y busca los libros que necesites

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Libros donde se verán los libros que

hay en el mercado en ese momento y donde el cliente podrá hacer sus pedidos.

BOTÓN :

NOMBRE: btnColecciones

TOOL TIP TEXT: Pide tu número atrasado

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colecciones donde se verán las

colecciones que están de lanzamiento en ese momento y las que llevan tiempo en el mercado.

Aquí el cliente podrá realizar sus pedidos de los números atrasados e incluso suscribirse a la

colección que más le interese.

BOTÓN :

NOMBRE: btnColegios

TOOL TIP TEXT: Reserva ya tus libros de texto

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colegios donde se verá un listado con

todos los colegios de la zona con sus correspondientes libros de texto para que el cliente señale a

través de un formulario si necesita todos los libros o solo algunos. También podrá buscar los

libros a través de un formulario por ISBN o editorial.




Se podrá acceder a esta ventana también a través del botón de VUELTA AL COLE.

BOTÓN :

NOMBRE: btnNovedad

TOOL TIP TEXT: Descubre la nueva literatura

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Novedades donde se verán los libros

más vendidos y las novedades que han llegado al mercado. Desde aquí el cliente podrá hacer su

encargo o simplemente consultar los libros que han salido actualmente. También tendrá un

acceso a mano derecha desde donde podrá acceder a la ventana de Novedades.

BOTÓN :

NOMBRE: btnPromocion

TOOL TIP TEXT: Conoce lo nuevo de los periódicos

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Promociones donde se verán las

promociones de los periódicos. El cliente no podrá encargar ningún artículo de este tipo, pero

podrá enterarse de las novedades, de la fecha de lanzamiento de la cartilla a rellenar, etc.

BOTÓN : NUEVOS LANZAMIENTOS

NOMBRE: btnLanzamiento

TOOL TIP TEXT: Descubre las nuevas colecciones

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Nuevos Lanzamientos donde el cliente

podrá ver las colecciones que están lanzándose al mercado en ese momento.




NOMBRE: altaCliente

CÓDIGO: P11

DESCRIPCIÓN:

Es la página principal del Portal Web una vez que la identificación de usuario y

contraseña corresponde con la que haya establecido el dependiente de la tienda.


VENTANAS A LAS QUE LLAMA: P0, P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, P9




BOTÓN :

NOMBRE: btnClientes

TOOL TIP TEXT: Permite diferentes operaciones sobre los clientes

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Gestión de Clientes donde se verán las

diferentes operaciones que se pueden realizar con los clientes como alta, modificación, consultas,

pedidos pendientes de clientes, etc. En este caso es la ventana de Alta de Cliente donde aparece

un formulario para ser rellenado por el empleado de la empresa.

BOTÓN :

NOMBRE: btnDevolucion

TOOL TIP TEXT: Permite crear la devolución de cada proveedor

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Devolución donde se verán los

diferentes botones para crear la devolución de los distintos proveedores de forma muy cómoda y

poder imprimir el informe de devolución.

BOTÓN :

NOMBRE: btnEncargos

TOOL TIP TEXT: Permite crear, dar de baja y consultar encargos

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Encargos donde el empleado podrá

crear, dar de baja y consultar los encargos de los clientes.




BOTÓN :

NOMBRE: btnProveedores

TOOL TIP TEXT: Permite diferentes operaciones sobre los proveedores

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Gestión de Proveedores donde se verán

las diferentes operaciones que se pueden realizar con los proveedores como alta, modificación,

consultas, pedidos pendientes al proveedor, etc.

BOTÓN :

NOMBRE: btnPcolecciones

TOOL TIP TEXT: Permite conocer las colecciones que está realizando cada cliente

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colecciones, donde se verán las

colecciones a las que está suscrito cada uno de los clientes dados de alta. Podrá dar de alta

además las nuevas colecciones e imprimir un informe de colección.

BOTÓN :

NOMBRE: btnPlibrostexto

TOOL TIP TEXT: Permite conocer los libros de texto que tiene encargado cada cliente.

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Libros de Texto, donde el empleado

podrá dar de alta un colegio con todos los libros que va a utilizar dicho colegio en el curso que

viene, además de poder consultar los encargos de los diferentes clientes.




BOTÓN :

NOMBRE: btnStock

TOOL TIP TEXT: Permite actualizar y consultar el stock en tienda

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Stock, donde el empleado podrá dar de

alta cualquier artículo, modificar el precio, etc. y además podrá consultar el stock en cualquier

momento.

BOTÓN :

NOMBRE: btnVentas

TOOL TIP TEXT: Permite consultar las ventas realizadas

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Ventas, donde el empleado podrá

consultar las ventas que se han realizado además de poder imprimir el informe de ventas que se

le dará al asesor.

BOTÓN :

NOMBRE: btnConfiguración

TOOL TIP TEXT: Permite configurar la apariencia del portal

DESCRIPCIÓN:

Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Configuración Página, donde el

empleado podrá cambiar algunos aspectos del portal como novedades, promociones, nuevos

lanzamientos, etc.




NOMBRE: cajaRegistradora

CÓDIGO: C1

DESCRIPCIÓN:

Es una ventana aparte, además de una aplicación diferente a la anterior, realizada con

Visual Basic. El empleado realizará las ventas y los abonos desde ésta. Además podrá imprimir

el tique, ya que para periódicos no se dará tique.


VENTANAS A LAS QUE LLAMA: Independiente




5.3 DISEÑO DE SALIDAS

NOMBRE: AlbaránDevoluciónGelesa.

DESCRIPCIÓN:

Este informe muestra los artículos que se entregaron en tienda por parte de este proveedor

en concreto, y los artículos que no han sido vendidos y por lo tanto van incluidos como

devolución.


EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de stock, tabla de devoluciones y tabla de enlaces de

devoluciones.

DETALLADO POR: El identificador del artículo (ID_ARTICULO), y el identificador del

proveedor (ID_PROVEEDOR).




NOMBRE: AlbaránDevoluciónSgel

DESCRIPCIÓN:

Este informe recoge los artículos que se han servido en tienda por parte de este proveedor

y que no han sido vendidos, y por lo tanto se incluyen en la devolución.


EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de stock, tabla de devoluciones y tabla de enlace de

devoluciones.

DETALLADO POR: El identificador del artículo (ID_ARTICULO) y por el identificador del

proveedor (ID_PROVEEDOR).




NOMBRE: Ticket

DESCRIPCIÓN:

Este tipo de informe es un pequeño recibo de la compra que ha realizado el cliente,

incluyendo los múltiples artículos junto con su precio y el importe total.


EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de ventas, tabla de stock y tabla de enlace de ventas.

DETALLADO POR: El identificador de la venta (ID_VENTA) y por el identificador del artículo

(ID_ARTICULO).




NOMBRE: InformeVentas

DESCRIPCIÓN:

Es un informe que recoge la cantidad de artículos vendidos por día en un mes

determinado, así como los importes totales registrados en caja por cada día. Al pie del

informe muestra el total que se ha registrado en ventas durante el mes seleccionado.


EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de ventas y enlace de ventas.

DETALLADO POR: El mes seleccionado por el informe y por los días que tiene dicho mes.




5.4 MODELO LÓGICO DE DATOS

PROVEEDOR FACTURA_PENVIA1 N

PROVEEDOR = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +

POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL + DC +

CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P +

FAX_P + (MAIL_P)

ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_FACTURA + FECHA



TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE +

CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +


(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +

IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO) +

FORMA_PAGO




PROVEEDORFACTURAABONO_P

ENVIA1 N




FAX_P + (MAIL_P)

ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_FACTURA_ABONO_P

FACTURA_ABONO_P = ID_FACTURA_ABONO + ID_FACTURA + ID_ALBARAN +

ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +

DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA +

NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +

{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +



FORMA_PAGO




PROVEEDOR ALBARAN_PENVIA1 N




FAX_P + (MAIL_P)

ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_ALBARAN+ FECHA

ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +





IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO)




ALBARAN_P FACTURA_PCOMPONENN 1

ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +





IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO)

COMPONEN = I D_ALBARAN + ID_FACTURA



TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE +

CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +




FORMA_PAGO




CLIENTE ENCARGOSOLICITA1 N

CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +

PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +

(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS

SOLICITA = ID_CLIENTE + ID_ENCARGO + FECHA



ARTICULO PEDIDO_CCOMPONENN 1

ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR + PRECIO +

IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) + (ID_COLECCION +

NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA + PERIODICIDAD)

COMPONEN = ID_ARTICULO + ID_PEDIDO

PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +

CANTIDAD + FECHA_PEDIDO




ENCARGOAVISO

ENCARGOGENERA

1 1



GENERA = ID_ENCARGO + ID_AVISO_ENCARGO + FECHA


ARTICULO ENCARGOCOMPONEN 1




COMPONE = ID_ARTICULO + ID_ENCARGO






ARTICULO VENTA_CCOMPONEN 1




COMPONE = ID_ARTICULO + ID_VENTA

VENTA_C= ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD +

ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL

VENTA_C TICKETGENERA1 1



GENERA = ID_VENTA + ID_TICKET + (ID_CLIENTE)

TICKET = ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA +

TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA + WEB_TIENDA +

{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA + BASE + IMPORTE_TOTAL




VENTA_CINFORMEVENTAS

GENERAN 1



GENERA = ID_VENTA + ID_INFORME_VENTAS + FECHA

INFORME_VENTAS = ID_INFORME_VENTAS + {ID_VENTA + ID_ARTICULO +

NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + CANTIDAD + FECHA} + FECHA_ACTUAL

CLIENTE TICKETRECIBE1 1




RECIBE = ID_CLIENTE + ID_TICKET + FECHA

TICKET = ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA +

TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA + WEB_TIENDA +

{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA + BASE + IMPORTE_TOTAL




CLIENTE AVISO_COLRECIBE1 1




RECIBE = ID_CLIENTE + ID_COLECCION + FECHA

AVISO_COL = ID_AVISO_COL + ID_COLECCION

CLIENTE DATOS_COLAPUNTA1 N




APUNTA = ID_CLIENTE + ID_COLECCION + FECHA







DATOS_COLSOLICITUD DE

COMPRAGENERA

1 M




GENERA = ID_COLECCION + ID_SOLICITUD + FECHA + ID_CLIENTE



CLIENTEAVISO

ENCARGORECIBE

1 1




RECIBE = ID_CLIENTE + ID_AVISO_ENCARGO + FECHA





PEDIDO_CSOLICITUD DE

COMPRAGENERA

1 M

PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +


GENERA = ID_PEDIDO + ID_SOLICITUD + FECHA



INFORMEPEDIDO_P

PROVEEDORSEENVIAN 1


NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +

FECHA} + FECHA

SE ENVIA = ID_INFORME_PEDIDOS_P + ID_PROVEEDOR + FECHA



CUENTA + NOMBRE_ENTIDAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P + FAX_P +

(MAIL_P)




PEDIDO_PINFORME

PEDIDOS_PGENERAN

N 1

PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR

+ FECHA

GENERAN = ID_PEDIDO_P + ID_INFORME_PEDIDOS_P + FECHA


NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +

FECHA} + FECHA

SOLICITUD DECOMPRA

PEDIDO_PGENERAN 1



GENERA = ID_SOLICITUD + ID_PEDIDO_P + FECHA

PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR

+ FECHA




CLIENTE PEDIDO_CSOLICITA1 N




SOLICITA = ID_CLIENTE + ID_PEDIDO + FECHA PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +



6. Diseño Interno 125


6. DISEÑO INTERNO

6.1 SISTEMA BATCH: REALIZAR DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR

VENTAS

VENTAS POR FECHA

SELECCIONAR POR FECHA

STOCK

ARTÍCULO POR PROVEEDOR

SELECCIONAR POR PROVEEDOR

SELECCIONAR POR

ARTÍCULO

DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR




DESCRIPCIÓN:

Se seleccionan de la base de datos de VENTAS aquellos registros que han sido

vendidos dentro de un periodo específico. Por otro lado se selecciona de la base de datos de

STOCK aquellos artículos procedentes de un determinado proveedor. Viendo las ventas hechas

junto con los artículos por proveedor que no han sido vendidos, se consigue obtener un informe

con la devolución que hay que realizar de los artículos de un determinado proveedor. Con este

informe el dependiente cogerá aquellos artículos indicados para realizar paquetes con ellos y

enviárselos al proveedor. Además se dará de baja la cantidad de dichos artículos en la base de

datos automáticamente. Esto se realizará cada vez que se reciban nuevos artículos con el mismo

nombre, ya que diariamente se recibirán periódicos y semanalmente revistas y fascículos.

Gracias a este sistema podremos controlar si ha habido algún hurto, ya que las cantidades del

informe de devolución deberán corresponder con las unidades que tenemos en tienda sin vender.




6.2 SISTEMA BATCH: GENERAR AVISO COLECCIÓN

DESCRIPCIÓN:

De la base de datos de COLECCIONES se seleccionan aquellos registros ordenados por

artículo. Por otra parte, de la base de datos de STOCK se hace una selección de artículos

disponibles. Finalmente de la base de datos de COLECCIONES nuevamente se hace una

selección por datos de cliente. Una vez realizadas estas tres selecciones, se realiza una selección

por artículo y se genera un aviso colección para un cliente determinado en el caso de que

hubiera artículos disponibles para completar su colección.

COLECCIONES

COLECCIONES POR

ARTÍCULO

SELECCIONAR POR ARTÍCULO

STOCK

ARTÍCULOS DISPONIBLES

SELECCIONAR POR EXISTENCIAS

SELECCIONAR POR ARTÍCULO

AVISO COLECCIÓN

COLECCIONES

DATOS CLIENTES

SELECCIONAR POR CLIENTE




6.3 SISTEMA ONLINE: ACTUALIZAR STOCK

ACTUALIZARSTOCK

LEERCÓDIGO ACTUALIZAR

DARDE ALTA

LECTORDE CÓDIGOS

STOCK STOCK

ARTÍCULO

ARTÍCULO

ARTÍCULO

ARTÍCULO

NUEVA ENTRADA

NUEVA ENTRADA ARTÍCULO

NUEVA ENTRADA

ARTÍCULO

FIN ALTA

FIN ALTA

FIN

FIN

DEFINICIÓN:

El proceso comienza introduciendo nuevos artículos a través del lector de código de

barras. Dichos artículos, si existen ya en la base de datos, se irá actualizando su stock, y en caso

contrario se creará una nueva entrada para el artículo creando un nuevo registro en la base de

datos de stock. Este proceso finaliza en el momento en el que ya no hay más artículos que

registrar con el lector.




6.4 SISTEMA ONLINE: GENERAR INFORME PEDIDOS


SELECCIONARPROVEEDOR

PROVEEDORES

SELECCIONARPEDIDOS PENDIENTES

PEDIDOS_P

GENERARINFORME

INFORMEPEDIDOS

PROVEEDOR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

PEDIDO_P

PEDIDO_P

PEDIDO_P

PEDIDO_PFIN PENDIENTES

FIN PENDIENTES

FIN INFORME

FIN INFORME

DEFINICIÓN:

Se extrae de la base de datos PROVEEDORES aquellos de los que se quiere hacer un

informe de los pedidos que no han sido servidos todavía. Se busca en la base de datos de

PEDIDOS aquellos que no han sido servidos y que son del proveedor seleccionado. Los

pedidos que salgan como resultado de esta búsqueda se irán añadiendo para completar el

informe de pedidos, hasta que no haya más pedidos que cumplan con los requisitos de

búsqueda.




6.5 DIAGRAMA DEL SISTEMA

PARA LOS CLIENTES:

Los clientes podrán acceder a las distintas ventanas, siempre con el índice para volver a

la página que desee. Podrá conocer los datos de la empresa, además de poder gestionar sus

colecciones y suscribirse a las mismas e incluso pedir cualquier fascículo que no haya

conseguido para terminar la colección. Además podrá ver los nuevos lanzamientos, ya que el

Portal Web será actualizado semanalmente. Podrá ver las novedades y libros más vendidos para

poder pedirlos o simplemente para verlos. Podrá acceder a las promociones de los periódicos

para saber el día que sale la cartilla y que días debe comprar el periódico para conseguir los

cupones.

VENTANA PRINCIPAL

¿Quiénes somos?

¿Dónde estamos?

Contacta con nosotros

LibrosColecciones

Colegios

Novedades Promociones

Nuevos lanzamientos

Buscar

Listado

Encargar

Buscar

Fascículos

Suscribirse

BuscarListaEncargar

BuscarBuscarBuscar

¿Dónde estamos?

VENTANA PRINCIPAL

¿Quiénes somos?

¿Dónde estamos?

Contacta con nosotros

LibrosColecciones

Colegios

Novedades Promociones

Nuevos lanzamientos

Buscar

Listado

Encargar

Buscar

Fascículos

Suscribirse

BuscarListaEncargar

BuscarBuscarBuscar

¿Dónde estamos?

V0

V1

V2

V3

V4

V5

V6 V7

V8

V9

V63 V62 V61

V93

V92

V91

V43

V42

V41




PARA LOS EMPLEADOS:

En el caso del empleado podrá acceder a las distintas ventanas de forma muy intuitiva y

cómoda, para facilitarle el trabajo. A la hora de diseñarlo se ha tenido en cuenta la opinión del

empleado que lo utilizará, por ello la gran interactividad. Podrá realizar altas, bajas,

modificaciones y consultas de cada uno de los artículos así como de proveedores y clientes.

Además será muy fácil llegar a imprimir los informes, ya que tendrá botones en los que muy

intuitivamente contendrá la información necesaria para llegar donde quiera el empleado.

VENTANA PRINCIPAL

Stock ¿Dónde estamos?

Ventas

Libros de texto Colecciones

Gestión proveedores

Configuración Web Encargos

Devolución

Alta Colegio

Consultar Encargos

Buscar

Consulta

Informe Colección

Modificar Consultar Alta

Buscar Buscar Altas

Gestión clientes

Alta Consultar Modificar Alta / Baja Modificar

Consultar

Alta / Baja

Consulta

Pedidos

Modificar Consultar Alta Informe Pedidos

Informe Devolución Consultar

Consultar

Informe Ventas

V0

P11 P13 P12

P2

P1

P22

P41

P23

P3

P21

P31

P32

P33 P4

P42

P7

P5 P6

P544

P54

P541 P542 P543

P53 P52 P51 P62

P61

P93

P9

P8

P92

P85

P83

P84




6.6 MODELO FÍSICO DE DATOS BASE DE DATOS

Nombre: BaseDatos

Tipo: Base de datos de Microsoft Access 2003

DEFINICIÓN DE TABLAS ALBARANES:

VENTAS:

COLECCIONES:

COLEGIOS:




CLIENTES:

CURSOS:

DEVOLUCIONES:

ENCARGOS:

ENLACE COLECCIONES:

ENLACE COLEGIOS:




ENLACE ALBARÁN:

ENLACE CURSOS:

ENLACE DEVOLUCIÓN:

ENLACE ENCARGOS:

ENLACE VENTAS:

FACTURAS PROVEEDORES:




PEDIDOS_P:

PROVEEDORES:

STOCK:




RELACIONES ENTRE TABLAS




6.7 PLAN DE PRUEBAS DESCRIPCIÓN

Las pruebas del sistema se realizarán en el ordenador de la empresa, con todo el paquete

software instalado. Se llevarán a cabo introduciendo en la base de datos descrita los datos de la

empresa y los artículos que hay en tienda. Esto llevará varios días, ya que actualmente disponen

de muchos artículos en tienda en grandes cantidades y es una actividad que requiere mucho

tiempo. Se introducirán a través del lector de código de barras para comprobar que no se

producen errores, ya que en un futuro este método va a ser el utilizado para identificar todos los

artículos de la tienda, lo que hará más fácil esta tarea. Si se producen errores en la carga de los

artículos debido a problemas del lector de código de barras, se estudiará la posibilidad de

adquirir otro tipo de lector. Primero se darán de alta todas las listas de libros de texto que han

recibido de los clientes, para comprobar que el sistema de gestión de pedidos funciona

correctamente.

Se harán diversas pruebas en paralelo con los clientes para comprobar que el sistema de

caja nuevo funciona correctamente. Durante el tiempo de pruebas, al finalizar la jornada laboral,

se realizará un informe de ventas para comprobar que el importe total del informe corresponde

con la recaudación de caja.

Durante este periodo las devoluciones se realizarán empleando el nuevo sistema junto

con el antiguo para comprobar que los resultados obtenidos por las dos vías coinciden.

Una vez terminada esta etapa se comprobará que el sistema no se sobrecarga ni produce

ralentizaciones serias a la hora de realizar búsquedas o consultas sobre pedidos pendientes,

proveedores, clientes, etc.




6.8 PLAN DE FORMACIÓN Se dará un curso de formación a los empleados del establecimiento, para que sean

capaces de usar sin problemas el Sistema. Se intentará que sean ellos mismos los que realicen la

carga de datos del plan de pruebas para que se familiaricen con el entorno.

El plan de formación va a estar diseñado para enseñar a los dos empleados de la tienda la

utilización de la aplicación. Ambos no tienen conocimiento alguno sobre ofimática y están poco

familiarizados con los ordenadores. El curso de formación se basará en hacer diversos ejercicios

con la aplicación, como si estuvieran manejándola en una situación real, para que los usuarios se

acomoden y pierdan el miedo al ordenador.

Se entrenará a los usuarios con todas las posibles opciones y resultados que se pueden

conseguir con la aplicación, de tal forma que nunca se enfrenten a un problema que antes no se

haya practicado.

Como conclusión se trata de crear un entorno de pruebas y de múltiples situaciones para

que el usuario aprenda a utilizar la aplicación en un periodo de tiempo corto y en profundidad.


7. Programación 139


7. PROGRAMACIÓN

ESPECIFICACIÓN:

La programación de la aplicación se ha desarrollado en dos lenguajes, Basic para el

desarrollo de la caja registradora con la herramienta Visual Basic 6.0, y el lenguaje Java para el

desarrollo del contenido del Portal Web, con la herramienta Netbeans 5.5. Así mismo, se ha

utilizado el programa DreamWeaver MX para el desarrollo del Portal Web (su aspecto).

Se ha optado por el uso de Visual Basic para realizar la caja registradora por diversos

motivos, entre los que destacan seguridad, fiabilidad, disponibilidad y rendimiento.

Principalmente el motivo que animó al desarrollo de este módulo de forma independiente y en

otro lenguaje fue porque si en algún momento el Portal Web fallaba, siempre estaría disponible

la caja registradora, ya que en ningún momento conviene que se realicen ventas que no queden

registradas en la base de datos. Además, después de distintas pruebas se comprobó que la caja

registradora funcionaba con un rendimiento mayor escrito en Basic. Aporta otra ventaja

importante más, que un mismo empleado puede estar trabajando con la caja y a la vez consultar

cualquier necesidad en el Portal Web sin necesidad de cerrar ninguna de las dos aplicaciones.

En cuanto al desarrollo del Portal Web, se ha realizado usando dos aplicaciones,

DreamWeaver para el aspecto del mismo, y NetBeans para el desarrollo de los contenidos y

control del portal.


7. Programación 140


Para el desarrollo de los informes se ha optado por utilizar la herramienta Crystal

Reports 10, destinada a la creación de informes, debido a su compatibilidad de uso tanto para

programas realizados en Visual Basic, como programas realizados en Java. Además incluye la

ventaja de incorporar unas librerías para hacer más cómodo al desarrollador las

implementaciones de código necesitado para poder llamar a los informes que genera dicha

herramienta.

Todas estas aplicaciones se han elegido también por la razón de que son compatibles y

trabajan muy bien con las bases de datos realizadas con Microsoft Access 2003, que es el motor

de bases de datos que se ha elegido para almacenar la información con la que trabaja la empresa.

Todo el código del Sistema se ha realizado siguiendo las normas de programación

estructurada y modular, partiendo de un problema de grandes dimensiones e ir dividiéndolo en

distintos módulos que realizan diversas operaciones cada uno y que se comunican entre ellos.

El funcionamiento de cada módulo ha sido verificado utilizando distintos datos de

entrada para comprobar que ante cualquier anomalía el programa no va a dejar de responder, y

siempre va a ofrecer un mínimo de disponibilidad.

El Sistema final se ha montado en el equipo que va a estar funcionando en la empresa, y

se han realizado distintas pruebas sobre el mismo para asegurar, tanto la integridad de la

información, como la disponibilidad del mismo.


8. Implantación 141


8. IMPLANTACIÓN

El Sistema fue montado en el equipo de la empresa el 15 de agosto, momento en el que

comenzó su funcionamiento, al principio en modo de pruebas para asegurar su correcto

funcionamiento. Se han realizado en paralelo la implantación y una serie de pruebas, con el fin

de comprobar el funcionamiento de los periféricos del sistema y la robustez del mismo. En un

principio lo primero que se hizo fue la carga de todo el stock que había actualmente en la tienda,

así como la información de los proveedores con los que la empresa trabaja.

Posteriormente, y una vez que los datos anteriores fueron cargados y supervisados, se

continuó por realizar las funciones de venta tanto con el nuevo Sistema como con el antiguo

Sistema (a mano). Debido a que a finales del mes de Agosto es un mes en el que no se realizan

numerosas ventas, no supuso este método un retraso en las funciones habituales de la tienda, por

lo que se pudieron ir probando las distintas funciones del Sistema de manera cómoda y exitosa.

Actualmente, las funciones que permiten al empleado realizar la gestión de la tienda, están

totalmente implantadas y en correcto funcionamiento.


9. Anexos 142


9. ANEXOS

9.1 MODELO DE ENCUESTA A LOS CLIENTES

ENCUESTA CLIENTES Motivo: Ideas para la realización del Portal Web para clientes

CUESTIONARIO

Núm. Cuestión Respuesta

1 ¿Dispone de Internet en su domicilio? Sí No

2 ¿Tiene un conocimiento básico sobre navegación en Internet? Sí No

3 ¿Tiene un conocimiento avanzado sobre navegación en Internet? Sí No

4 ¿Tiene algún conocimiento sobre ofimática? Sí No

5 ¿Alguna vez ha comprado algún producto a través de Internet? Sí No

6 ¿Daría su número de tarjeta de crédito para realizar una compra en Internet?

Sí No

7 ¿Suele consultar con frecuencia páginas Web para informarse de algo? Sí No

8 ¿Utilizaría nuestro Portal Web para ver las novedades de la tienda? Sí No

9 ¿Utilizaría nuestro Portal Web para realizar encargos de libros? Sí No

10 ¿Pagaría a través de nuestro portal la compra de sus productos? Sí No

Fecha:


9. Anexos 143


9.2 RESULTADOS DE LA ENCUESTA

1. ¿Dispone de Internet en su domicilio?

80%

20%

SI

NO

2. ¿Tiene un conocimiento básico sobre navegación en Internet?

65%

35%

SI

NO

3. ¿Tiene un conocimiento avanzado sobre navegación en Internet?

30%

70%

SI

NO


9. Anexos 144


4. ¿Tiene algún conocimiento sobre ofimática?

60%

40%

SI

NO

5. ¿Alguna vez ha comprado algún producto a través de Internet?

15%

85%

SI

NO

6. ¿Daría su número de tarjeta de crédito para realizar una compra en Internet?

5%

95%

SI

NO


9. Anexos 145


7. ¿Suele consultar con frecuencia páginas Web para informarse de algo?

70%

30%

SI

NO

8. ¿Utilizaría nuestro Portal Web para informarse de algo?

80%

20%

SI

NO

9. ¿Utilizaría nuestro Portal Web para realizar encargos de libros?

70%

30%

SI

NO


9. Anexos 146


10. ¿Pagaría a través de nuestro portal la compra de sus productos?

5%

95%

SI

NO

9.3 CONCLUSIONES DE LA ENCUESTA Esta encuesta se hizo antes de comenzar a realizar el Portal Web, se quería conocer el uso

que le iban a dar los clientes. Por las opiniones dadas la página es muy intuitiva tanto para el

cliente como para el empleado. Debido a los resultados obtenidos se optó por no implantar los

pagos a través de Internet, ya que los clientes a día de hoy no lo ven como un sistema de

confianza. Los clientes a los que se les hizo la encuesta eran personas de diversa edad,

comprendidas entre 15 y 60 años. Estas personas eran tanto clientes fijos como clientes

esporádicos. Muchos de estos clientes contestaron que no visitarían la página porque les gustaba

venir por la tienda a ojear, pero otros decían que necesitaban ahorrar tiempo en acudir al

establecimiento cuando realizaban un pedido, ya que iban todos los días hasta que el artículo

estuviera disponible. El portal es muy intuitivo, ya que la mayoría de los clientes tienen un

conocimiento mínimo en ofimática e Internet.

Gracias a esta encuesta y la entrevista con el empleado, se ha podido realizar el Portal de

forma que tanto el cliente como el empleado queden satisfechos y disfruten al máximo de las

ventajas que ofrece.


9. Anexos 147


9.4 ENTREVISTA A UN EMPLEADO

Entrevista realizada a Rosa María, actualmente uno de los empleados de la empresa:

Elia: Buenos días, me gustaría saber cual es tu función dentro de la empresa.

Rosa María: Bien, yo me dedico a atender a los clientes cuando vienen a la tienda y cuando

cerramos el comercio me dedico a realizar las devoluciones y el conteo del dinero mientras mi

hermano va al almacén a por el material necesario. También nos encargamos conjuntamente de

identificar los artículos que nos proporciona cada proveedor diariamente.

E: Muy bien… pero necesito concretar con cada tipo de actividad. Ahora por ejemplo vamos a

hablar de la atención a los clientes. Quiero que me cuente con detalle como realiza este proceso.

RM : Cuando viene un cliente me solicita un artículo. Si está disponible en la trastienda se lo

doy y se lo cobro, y en caso contrario lo apunto en un bloc de notas para que mi hermano vaya

al almacén a comprarlo.

E: ¿Cómo registra esa venta?

RM: No registramos la venta en un papel, sino que cogemos el dinero del cliente, lo metemos

en un cajón que hace las veces de caja y al finalizar la jornada hacemos el recuento.

E: Entonces, si no dan tique al cliente, cuando les intentan devolver un artículo ¿cómo saben

que lo han adquirido en su tienda?

RM: Al conocer bien a los clientes puede que tanto mi hermano como yo nos acordemos de que

el cliente haya realizado la compra, y sino como en todos los productos que nosotros aceptamos

su devolución, ponemos una marca escrita con lápiz en la que escribimos la inicial del

proveedor, la fecha y en ocasiones el precio, si ese tipo de letra nos resulta familiar pues

realizamos la devolución.


9. Anexos 148


E: ¿Y por qué no utilizan una caja registradora para dar un tique al cliente?

RM: Al llevar tanto tiempo realizando este proceso de la misma forma nos cuesta mucho

adaptarnos a las nuevas tecnologías. Llevamos 50 años en la tienda y se nos hace difícil cambiar

nuestro hábito, aunque a veces nos da rabia no tener tecnología, ya que cuanto más mayores, el

trabajo se nos hace más pesado.

E: Ahora hábleme de cómo y cuándo realizan las devoluciones.

RM: Cuando llegan las nuevas revista o fascículos de la semana o del mes escribimos en ellos

lo que le he comentado anteriormente para saber a que proveedor hay que hacerle esa

devolución, y aparte vamos quitando los artículos atrasados y mirando en la primera hoja de qué

proveedor es para ir colocándolo en distintos montones. Los miércoles, uno de nosotros se sienta

y se pone a escribir en una hoja el artículo, las cantidades que han sobrado y el precio del

mismo, mientras que otro va haciendo paquetes. Después llevamos estas hojas a la

fotocopiadora más cercana para que nos hagan una copia, y así quedarnos nosotros con un

resguardo de la devolución.

E: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo lleva el realizar esta tarea?

RM: Debido a mi enfermedad sufro un linfedema en el brazo derecho que no me permite hacer

esfuerzos con él, por lo que me resulta una tarea muy costosa y perjudicial para mi brazo. Más o

menos este proceso me lleva entre 4 a 5 horas por proveedor, ya que la cantidad de artículos que

envían los proveedores es muy elevada. Para hacerte una idea, de cada revista semanal mandan

50 unidades de las que en ocasiones tan solo vendemos 20. Además hay muchísima variedad de

artículos de los distintos proveedores.


9. Anexos 149


E: ¿Cuándo es la época más fuerte en la tienda?

RM: Sin duda Septiembre, época de libros de texto. En esta época vienen muchos niños y

padres a pedirnos los libros de texto de los colegios que hay por la zona. Nos traen listas de los

propios colegios en incluso escritas a mano por los niños, donde anotaremos el nombre de la

persona y la guardaremos en un archivador. Luego cogemos estas listas y vamos apuntando los

libros que hay que traer del almacén. Aunque a veces surgen problemas debido a que están mal

escritas las listas y confunden editoriales y años por lo que muchos libros que traemos luego no

los vendemos y hay clientes que tardan en conseguir sus libros.

E: ¿Quedan los clientes satisfechos con este servicio?

RM: La mayoría si ya que son clientes muy frecuentes en la tienda, pero algunas notas se

extravían e incluso se le dan al cliente libros de ediciones más antiguas de las que pidieron por

falta de información en la nota.

E: ¿Qué hacen con esos libros que no consiguen vender?

RM: Mi hermano vuelve al almacén con los libros y el albarán que nos proporcionó el

proveedor el día de la compra de éstos. A veces hay libros que no podemos devolver ya que la

edición ya no se fabrica o porque se nos ha pasado el plazo de devolución.

E: Cambiando de tema, ¿tienen controlado el stock que tienen en tienda?

RM: Sinceramente, no lo tenemos controlado. Eso provoca que muchas veces vayamos a

comprar un artículo que ya teníamos en la trastienda, lo que hace que perdamos dinero porque

muchos de esos productos se acumulan y no se llegan a vender. Además no disponemos de

mucho espacio en la tienda como para tener unas provisiones de artículos elevadas.

E: ¿Qué otro problema importante tienen en la tienda?


9. Anexos 150


RM: Las colecciones sin duda. Los proveedores nos mandan un número limitado de fascículos

de cada colección, y como no sabemos cuantos clientes van a hacer una colección u otra, pues

muchas veces tenemos que volver a llamar al proveedor para que nos suministre más artículos

de una determinada colección, y otras veces nos sobran la mayoría de los fascículos de otra

colección. Esto provoca que muchos clientes se molesten ya que comienzan una colección y en

algún momento dejan de realizarla porque ya se han perdido 2 o más entregas de la misma.

E: ¿Algún otro problema importante?

RM: No, principalmente son los que ya te he comentado.

E: Entonces, ¿qué problemas quiere que soluciones el sistema que les voy a implantar?

RM: Principalmente el tema de devoluciones y el tema de tener controlado el stock. Pero

también sería muy cómodo poder gestionar las colecciones de los clientes y sobre todo

facilitarnos el trabajo en época de libros de texto.

E: Muy bien, con esto me ha quedado claro la problemática que existe en el establecimiento, ya

volveremos a ponernos en contacto. Muchas gracias y buenos días.

RM: Gracias a ti. Buenos días.


10. Presupuesto 151


10. PRESUPUESTO

RECURSOS PRECIO

RECURSO

Ordenador de sobremesa 569,00 €

Microsoft Windows Xp Profesional 69,00 €

Periféricos 598 €

Crystal Reports 10 630,00 €

TOTAL RECURSOS:

1.866,00 €

TAREA HORAS/DIA DÍAS TOTAL

HORAS/DIA

REUNIÓN CON RESPONSABLE DE OFICINA 1 5 5

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES 5 2 10

REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO 1 1 1

ANÁLISIS DE REQUISITOS 3 15 45


ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA 5 2 10


DISEÑO EXTERNO 4 15 60


DISEÑO INTERNO 4 10 40


PROGRAMACIÓN 2,5 90 225

REUNIÓN CON RESPONSABLE DE OFICINA 1 1 1


PRUEBAS DEL SISTEMA 1 6 6

IMPLANTACIÓN 3 2 6

TOTAL HORAS: 414 PRECIO / HORA: 60,00 €

TOTAL TAREAS: 24.840,00 €

TOTAL PRESUPUESTO PROYECTO 26.706,00 €


11. Conclusiones 152


11. CONCLUSIONES

Una vez finalizado e implantado el proyecto se han conseguido los objetivos marcados.

El Sistema, actualmente en explotación, ha sido aceptado con rigurosa satisfacción por la

empresa, llevando más de 15 días en funcionamiento sin ninguna incidencia.

Como experiencia profesional ha sido gratificante debido al éxito obtenido. Durante el

desarrollo han surgido diversos problemas que han sido resueltos, teniendo que buscar

información, y en muchos casos remodelando algunos procesos ya creados.

Se ha conseguido reducir tiempo en la tarea de gestión, tanto de clientes como de

proveedores. También se ha resuelto el problema de integridad de la información de gestión de

pedidos de clientes y ventas, ahorrando un tiempo importante al asesor contable, lo cual ha

significado un ahorro económico para la empresa.

Como resultado de haber cubierto las necesidades primarias de la empresa con éxito, ésta

ha sugerido nuevos objetivos para una próxima ampliación de la aplicación.


12. Bibliografía 153


12. BIBLIOGRAFÍA

[GARC99] García de Jalón, J., Aprenda Visual Basic 6 como si estuviera en primero,

“Universidad de Navarra”, 1999.

[EIDO00] Grupo Eidos. Programación con Visual Basic 6, 2000.

[MONT98] Montserrat Becerra. Prácticas de análisis y diseño estructurado, 1998.

[BARR94] Barranco de Areba, J., Metodología del análisis estructurado de sistemas.

“Universidad Pontificia Comillas, Madrid”, 1994.

[EIDO00] Ángel Esteban. Grupo Eidos. Programación en Java, 2000

[EIDO00] Ángel Esteban. Grupo Eidos. Tecnologías de servidor con Java: Servlets,

JavaBeans, JSP, 2000.

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