sistema de gestiÓn de la formaciÓn...
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA FORMACIÓN CONTINUA
ContenidoContenido.....................................................................................................................................2
1 Primer acceso al sistema de información..................................................................................4
1.1 Registro de nuevo usuario gestor de entidad y los datos básicos de la entidad.................4
1.2 ¿Qué razones impiden el registro de un nuevo usuario gestor de entidad?.......................7
1.3 ¿Qué pasa si me equivoqué al introducir algún dato y ya me registré?..............................7
2 Segundo acceso al sistema de información...............................................................................8
2.1 Completando los datos de mi entidad de formación..........................................................8
2.2 Registrando las sedes de mi entidad.................................................................................10
2.3 Registrando las entidades de ámbito superior e inferior de mi entidad...........................11
2.4 Cuentas Bancarias.............................................................................................................12
3 Registro de solicitudes.............................................................................................................14
3.1 Registrando una nueva solicitud para un nuevo plan de formación.................................14
3.2 Declaración de la documentación anexada a la solicitud..................................................15
3.3 Gestión de las Acciones Formativas que componen nuestro plan de formación..............17
3.4 Seleccionando el contenido específico de nuestra acción formativa................................18
3.5 Seleccionando los módulos de la acción formativa..........................................................18
3.6 Imprimiendo la solicitud de plan de formación................................................................19
4 Priorización..............................................................................................................................21
5 Reprogramación......................................................................................................................25
6 Gestión económica..................................................................................................................30
6.1 Listado de Gastos..............................................................................................................30
6.2 Factura..............................................................................................................................34
6.3 Recibo...............................................................................................................................35
6.4 Nómina.............................................................................................................................36
6.5 Amortización....................................................................................................................37
6.6 Cargar gastos....................................................................................................................38
6.7 Liquidación.......................................................................................................................40
7 Solicitar Anticipo......................................................................................................................44
8 Programa.................................................................................................................................45
8.1 Módulos............................................................................................................................46
8.2 Controles..........................................................................................................................46
9 Gestión de grupos y alumnos..................................................................................................47
9.1 Carga de grupos................................................................................................................47
9.2 Listado de grupos..............................................................................................................49
9.3 Definición de grupos mediante el formulario...................................................................50
...............................................................................................................................................51
9.4 Comunicación de inicio de un grupo. Modelo A...............................................................52
9.5 Alumnos............................................................................................................................53
9.6 Carga de alumnos.............................................................................................................57
9.7 Docentes...........................................................................................................................61
9.8 Carga de docentes............................................................................................................63
9.9 Partes de asistencias.........................................................................................................64
9.10 Solicitud de diplomas. Modelo F.....................................................................................65
Anexo: Configuración de su PC...................................................................................................66
1 Primer acceso al sistema de información
Si usted es gestor de una entidad de formación, antes de poder registrar sus solicitudes para los Planes de Formación deberá realizar dos pasos previos:
1. Registrar sus datos como nuevo usuario del sistema.
2. Registrar los datos básicos de la entidad de formación de la que es gestor.
1.1 Registro de nuevo usuario gestor de entidad y los datos básicos de la entidad
Para registrarse en el sistema de información como nuevo usuario gestor de entidad, una vez accedido a la URL del aplicativo deberá pulsar en el enlace “Registrarse”, como resaltamos en la siguiente figura:
Figura 1: página de acceso.
Esta acción le llevará al formulario que mostramos en la Figura 2, en donde deberá cumplimentar todos los datos solicitados.
Los campos obligatorios vienen marcados con un asterisco y el sistema no le dejará registrarse si no los ha cumplimentado.
Figura 2: formulario de registro de entidad y registro de usuario gestor.
El formulario inicial de registro de usuarios gestores de entidad y entidades consta de las siguientes secciones (todas las cuales debe cumplimentar):
1. Datos de la entidad: datos básicos de la entidad de formación de la que usted es gestor.
2. Representante legal de la entidad: datos del representante legal de la entidad que usted gestionará en el sistema.
3. Gestor de la entidad: aquí podrá introducir su dirección de correo para notificaciones en relación a sus solicitudes así como el usuario y la contraseña que usted elija y que le permitirán acceder al sistema una vez registrado.
Nota:
Anote el usuario y la clave que ha definido para acceder al sistema, ya que le serán necesarios para volver a entrar en el mismo y no podrá volver a registrarse como gestor de la misma entidad (el sistema sólo admite un único gestor por entidad).
Si olvida el usuario o la contraseña, podrá definir uno nuevo pulsando “Contraseña olvidada” en la pantalla de inicio (ver enlace resaltado dentro de un círculo negro en la Figura 1).
Una vez cumplimentados todos los datos, deberá pulsar el botón “Registrar” situado al final del formulario.
Nota:
El sistema sólo admite un usuario con perfil “gestor de entidad” por entidad: una vez que el registro de un usuario gestor de una entidad ha tenido éxito, el sistema impedirá que puedan registrarse nuevos gestores para la misma entidad (es decir, para el mismo CIF). Sólo usted tendrá acceso al sistema (mediante el usuario y clave que definió en el momento del registro) con perfil “gestor de entidad” para dicho CIF.
Si hubiese olvidado cumplimentar algún dato obligatorio o algún dato introducido no fuese correcto (por ejemplo, el número de un NIF no se corresponde con la letra) el sistema le avisará de ello y no le dejará registrarse como gestor de entidad hasta que introduzca toda la información solicitada.
En caso contrario, si todo fue bien, el sistema le mostrará una pantalla como la de la siguiente figura:
Figura 3: pantalla de confirmación de registro de un usuario gestor de entidad.
En este momento, pulse “Volver” y el sistema le redirigirá otra vez a la pantalla de la Figura 2.
Una vez registrado, podrá entrar en el sistema con el usuario y la contraseña que definió en el momento de registrarse.
1.2 ¿Qué razones impiden el registro de un nuevo usuario gestor de entidad?
El sistema impedirá que se registre como usuario gestor de entidad si:
1. Ya se registró anteriormente otro usuario gestor de entidad para la misma entidad (CIF): no se admiten dos usuarios gestores de entidad para la misma entidad.
2. Usted está ya registrado como usuario gestor de otra entidad.
3. Los números de identificación (CIF, NIF o NIE) no tienen datos correctos.
4. El correo electrónico introducido ya está siendo usado por otro usuario del sistema.
5. El “nombre de usuario” que ha escogido para entrar en el sistema está siendo usado por otro usuario.
1.3 ¿Qué pasa si me equivoqué al introducir algún dato y ya me registré?
Si se equivocó en algún dato de la entidad, del representante legal o sobre sus propios datos no se preocupe, podrá modificarlos una vez “entre” en la aplicación mediante su usuario y contraseña.
Nota:
Tenga especial cuidado en escribir correctamente su dirección de correo electrónico, ya que el sistema le enviará de forma automatizada correos electrónicos a dicha dirección confirmando su registro.
Nota:
El sistema generará el ANEXO I del documento de solicitud de plan de formación a partir de la información que usted registre, por lo que revise que ésta es correcta (puede hacerlo en cualquier momento desde que se inicia el plazo de solicitudes hasta que imprime la solicitud mediante la aplicación).
Nota:
Una vez se ha registrado correctamente como gestor de su entidad, entre en el sistema con su usuario y contraseña y complete los datos de su entidad: sedes de la entidad y entidades de ámbito superior e inferior.
2 Segundo acceso al sistema de información
Una vez registrado en el sistema como usuario gestor de una entidad, podrá acceder al mismo para gestionar las solicitudes de planes de formación introduciendo el usuario y la contraseña que usted mismo definió en el momento de registrarse.
Aunque en su segundo acceso al sistema ya podría realizar solicitudes de planes de formación, le recomendamos que finalice el registro completo de su entidad en su segundo acceso: registre sus sedes y las entidades de ámbito superior e inferior.
Nota:
Una vez se ha registrado correctamente como gestor de su entidad, le recomendamos que entre en el sistema con su usuario y contraseña y complete los datos de su entidad : sedes de la entidad y entidades de ámbito superior e inferior.
2.1 Completando los datos de mi entidad de formación
Dado que el documento de solicitud lo genera el sistema (en particular, el Anexo IV), recomendamos que antes de realizar solicitudes finalice completamente el registro de los datos de su entidad, informando al sistema de las sedes y las entidades de ámbito superior e inferior (en caso de existir).
Para entrar en el sistema, desde la página de autenticación del sistema (Figura 1) introduzca su usuario y contraseña.
La primera vez que entra por este método de autenticación se encontrará con una pantalla como la mostrada en la Figura 4. Dado que aún no tiene solicitudes registradas, la lista “últimas solicitudes” aparece vacía. Más adelante, cuando haya registrado solicitudes en el sistema, encontrará un acceso a sus últimas cinco solicitudes desde dicha lista en la página de “bienvenida” al sistema.
Para completar los datos de su entidad, seleccione en el menú de la izquierda “Gestión entidad” y en el desplegable pulse en “Modificar entidad”.
Figura 4: primer acceso al sistema mediante usuario/contraseña.
Esta acción le llevará a una pantalla como la de la Figura 5, en donde hemos resaltado las “pestañas” que le permitirán informar sobre las entidades integrantes (en caso de tenerlas), las sedes de su entidad (en el caso de haberlas) y sobre la cuenta bancaria.
Pulse sobre las mencionadas “pestañas” y finalice el registro de los datos de su entidad (los datos que introduzca en “sedes” y “entidades integrantes” serán los que utilice el sistema para construir el Anexo IV de la solicitud).
Figura 5: página de modificación de entidades.
2.2 Registrando las sedes de mi entidad
El sistema generará automáticamente el Anexo IV de la solicitud y, para ello, consultará las sedes de su entidad que registró mediante esta utilidad.
En la Figura 6 mostramos la pantalla que deberá utilizar para registrar las sedes de su entidad. Se accede a ella pulsando sobre la pestaña “Sedes en la comunidad autónoma” mostrada en un círculo en rojo en la Figura 5.
Su funcionamiento es muy sencillo e intuitivo:
• Para añadir una nueva sede pulse el botón “Añadir”.
• Para modificar una sede ya registrada pulse sobre el icono con forma de lápiz (que hemos destacado en la figura con un círculo rojo).
• Para eliminar una sede ya registrada pulse sobre el icono con forma de aspa roja (que hemos destacado en la figura con un círculo azul).
Figura 6: registro de las sedes de una entidad.
Nota:
Puede corregir la información sobre las sedes de su entidad en cualquier momento, pero tenga en cuenta que si ya imprimió una solicitud de plan de formación mediante el sistema antes de la corrección, deberá volver a imprimirla tras la corrección, pues el Anexo IV se genera automáticamente teniendo en cuenta la información de las sedes registradas en el momento de la impresión y ésta ha sido modificada.
2.3 Registrando las entidades de ámbito superior e inferior de mi entidad
El sistema generará automáticamente el Anexo IV de la solicitud y, para ello, consultará las entidades de ámbito superior e inferior a su entidad que registró mediante esta utilidad.
En la Figura 7 mostramos la pantalla que deberá utilizar para registrar entidades de ámbito superior e inferior. Se accede a ella pulsando sobre la pestaña “Entidades integrantes” mostrada en un círculo azul en la Figura 5.
Figura 7: registrando entidades de ámbito superior/inferior.
El funcionamiento de esta utilidad de registro de entidades de ámbito superior e inferior es muy sencillo e intuitivo:
• Para añadir una entidad pulse “Añadir entidad superior” o “Añadir entidad inferior” según corresponda.
• Para eliminar una entidad pulse sobre el aspa roja correspondiente (resaltado en círculos rojos en la Figura 7).
• Para modificar una entidad elimine el registro y vuelva a introducir los datos.
2.4 Cuentas Bancarias
En la pestaña Cuentas Bancarias tendremos una pantalla muy similar a la siguiente:
Aquí declaramos las cuentas bancarias que podremos usar para nuestra liquidación. Para introducir una cuenta pincharemos en Nueva Cuenta. Introducimos el número de cuenta y ya aparecerá en nuestra lista. Podemos introducir el número de cuentas que deseemos, pero solo una podrá estar seleccionada para la liquidación.
Una vez introducimos todas nuestras cuentas que vamos a utilizar, podemos seleccionar ya la que probablemente usemos para liquidar (podemos hacerlo también más adelante del mismo modo). Para ello seleccionamos la cuenta correspondiente y pinchamos en la que aparece a la derecha de todo. Los otros dos iconos son para modificar el número de cuenta, o para eliminarla; respectivamente.
Nota:
Puede modificar la información sobre las entidades de ámbito superior e inferior en cualquier momento, pero tenga en cuenta que si ya imprimió una solicitud de plan de formación mediante el sistema antes de la corrección, deberá volver a imprimirla tras la corrección, pues el Anexo IV se genera automáticamente teniendo en cuenta la información de las entidades de ámbito superior e inferior registradas en el momento de la impresión y ésta ha sido modificada.
3 Registro de solicitudes
En esta sección del manual explicaremos los pasos a seguir para realizar una solicitud de plan de formación.
Nota:
Recomendamos que antes de solicitar un plan formativo se hayan registrado todos los datos de su entidad (véase la sección del manual).
Los pasos a seguir para registrar una solicitud de plan de formación son:
1. Registrar el plan de formación, con lo que se genera un código único para nuestra solicitud.
2. Declarar los documentos que anexaremos con nuestra solicitud (continuación del Anexo I de solicitud).
3. Definir las acciones formativas que componen el plan de formación.
4. Imprimir la solicitud.
3.1 Registrando una nueva solicitud para un nuevo plan de formación
Desde el menú del sistema, accederemos a “Gestión solicitudes” y “Nueva solicitud”, con lo que accederemos a una pantalla como la de la Figura 8 (también podremos realizar una nueva solicitud desde la página de bienvenida, pulsando sobre el enlace “Nueva solicitud” que hemos resaltado en rojo en la Figura 4).
En ella, deberemos escoger la convocatoria a la que está ligada la solicitud (sólo aparecerán las convocatorias cuyo plazo de solicitudes esté abierto) y el “subtipo” de solicitud en el caso de haberlo (por ejemplo, si la convocatoria se corresponde a una orden que regula los planes de formación intersectoriales, con la normativa vigente, deberemos escoger entre “economía social”, “autónomos” o “intersectoriales”; véase la Figura 8).
Una vez definida la convocatoria (u Orden) que regulará nuestra solicitud pulsaremos “Registrar solicitud”, acción que hará que el sistema genere un código único para la solicitud y para el plan de formación y que nos remitirá a la pantalla de la Figura 9.
Nótese que en la pantalla de la Figura 9 el sistema nos escribe el código de plan de formación que ha asignado a nuestro plan (ver círculo en azul en la Figura 9).
Nota:
Actualmente no se permiten solicitudes con más de un plan de formación. Para cada plan de formación deberemos cumplimentar una solicitud distinta.
Figura 8: registrando una nueva solicitud de plan de formación.
Nota:
Una vez registrada la convocatoria y el “tipo de solicitud” mediante la funcionalidad de la Figura 8, el sistema habrá generado y registrado un código único para nuestra solicitud, con lo que podremos identificarla y acceder a ella para trabajar en ella en cualquier momento (dentro del plazo de solicitud regulado en la normativa) a través de este identificador. No es necesario cumplimentar una solicitud “de una tacada”.
3.2 Declaración de la documentación anexada a la solicitud
En la Figura 9 mostramos la funcionalidad del sistema que permitirá generar la continuación del Anexo I de nuestra solicitud. Deberemos marcar toda la documentación que presentaremos junto con nuestra solicitud de plan de formación.
Con un asterisco (*) se resaltan aquellas casillas que, en el caso de no estar marcadas, le impiden al sistema generar el documento de solicitud (como resaltamos en el círculo en rojo en la Figura 9).
Figura 9: documentos anexados a la solicitud.
Al pulsar el botón “Guardar”, se registran los datos que el sistema necesita para imprimir la continuación del Anexo I y se cierra la sección “Documentos anexados a la solicitud” del formulario. Podremos volver a verlo y modificar los datos en cualquier momento dentro del plazo de solicitud; para ello basta con pulsar sobre la etiqueta “Documentos anexados a la solicitud”.
Nota:
Pulsando sobre “Documentos anexados a la solicitud”, la sección del formulario mostrada en la Figura 9 se despliega o repliega.
Nota:
Si ya hemos impreso una solicitud y con posterioridad modificamos el formulario de documentación anexada, deberemos volver a imprimir la solicitud (pues la información de segunda hoja del Anexo I ha cambiado).
3.3 Gestión de las Acciones Formativas que componen nuestro plan de formación
Figura 10: sección de acciones formativas del plan de formación.
En la Figura 10 mostramos el formulario que deberemos utilizar para registrar las acciones formativas que componen nuestro plan de formación.
En un círculo en rojo hemos resaltado el panel de acciones formativas, que mostrará todos los códigos de acción formativa que el sistema ha asignado a las acciones formativas que ya hemos registrado con anterioridad para el plan formativo sobre el que estamos trabajando (aparecerá vacío si aún no hemos registrado ninguna acción formativa).
Las acciones que podemos realizar en este formulario (con respecto a las acciones formativas) son:
1. Registrar una nueva acción formativa (botón “Nueva A. Formativa”).
2. Modificar una acción formativa (seleccionar la acción formativa a modificar en el panel de acciones formativas, realizar los cambios y pulsar “Modificar”).
3. Borrar una acción formativa (seleccionar la acción formativa a eliminar en el panel de acciones formativas y pulsar “Borrar”).
3.4 Seleccionando el contenido específico de nuestra acción formativa
Para seleccionar el contenido específico de una acción formativa, pulsaremos el enlace “Añadir contenido específico” que resaltamos en la Figura 10 dentro de un círculo en azul.
Esta acción hace que el sistema nos presente un formulario en donde deberemos definir la clase y el título del contenido específico de nuestra acción formativa.
Las clases de contenido específico que podemos elegir son:
• Acción formativa priorizada del Anexo III: en este caso, el sistema nos presenta en el combo “Contenido” el menú de acciones priorizadas en el anexo III. Deberemos seleccionar uno de los valores del combo.
• Especialidad del catálogo de formación: en este caso, el sistema nos presenta en el combo “Contenido” el menú de especialidades del catálogo de formación. Deberemos seleccionar uno de los valores del combo.
• Módulo transversal del catálogo de formación: en este caso, el sistema nos presenta en el combo “contenido” el menú de módulos transversales del catálogo de formación. Deberemos seleccionar uno de los valores del combo.
• Otro contenido específico: realizaremos esta selección en el caso de que el contenido específico de nuestra acción formativa no pertenezca a ninguna de las clases definidas en los puntos anteriores.
3.5 Seleccionando los módulos de la acción formativa
Una vez definido el contenido específico de nuestra acción formativa, procederemos a definir los módulos que la constituyen.
Nota:
Si la normativa dicta que existen módulos obligatorios para todas las acciones formativas (por ejemplo, el módulo de “igualdad entre hombres y mujeres”), el sistema incluirá o verificará que dichos módulos han sido incluidos.
Para añadir módulos a nuestra acción formativa pulsaremos sobre el enlace “Añadir módulo” (enlace que hemos resaltado dentro de un círculo en rojo en la Figura 10).
Esta acción hace que el sistema nos presente un formulario en donde deberemos definir la clase y el título del nuevo módulo de nuestra acción formativa.
Las clases de módulos que podemos elegir son:
• Módulo transversal del catálogo de formación: en este caso, el sistema nos presenta el catálogo para que escojamos uno de los módulos.
• Módulo transversal propio de la entidad: en este caso, informaremos del nombre del módulo propio.
El sistema registra los nuevos módulos propios de su entidad que usted defina y en futuras solicitudes le presentará en el combo “Módulo” los módulos que ya ha definido para anteriores acciones formativas. Esta funcionalidad está pensada por si va a realizar distintas acciones formativas que contienen módulos comunes.
También deberá introducir las horas totales correspondientes a sus módulos propios. El sistema utilizará dicha cantidad para validar el reparto de horas en las modalidades mixtas de impartición.
3.6 Imprimiendo la solicitud de plan de formación
La impresión de la solicitud de los planes de formación se realiza desde el listado de consulta de solicitudes (al que siempre puede acceder desde el menú del sistema pulsando “Gestión de solicitudes” y “Consulta de solicitudes”, como mostramos en la siguiente figura, o desde la pantalla de bienvenida pulsando sobre “Consultar solicitudes” como resaltamos mediante el círculo en azul en la Figura 4).
Figura 11: imprimiendo una solicitud de plan de formación
Pulsando sobre el icono de la impresora (resaltado con un círculo rojo en la Figura 11) el sistema generará los siguientes documentos:
1- El anexo I de la solicitud de plan de formación (un anexo I por solicitud).
2- Tantos anexos II como acciones formativas tenga nuestro plan de formación.
3- El anexo IV de la solicitud de plan de formación (un anexo IV por solicitud).
4- La “declaración de no tener concedida ninguna otra ayuda pública”.
Puede imprimir la solicitud tantas veces como desee durante el plazo de presentación de las solicitudes.
Nota:
No se olvide de revisar, firmar y sellar los impresos antes de presentarlos en el registro.
Nota:
El sistema no le dejará imprimir la solicitud si no ha cumplimentado el campo de declaración de no tener concedida ninguna otra ayuda pública (véase el círculo rojo de la Figura 9).
Nota:
Si el sistema nos informa de que se “Requiere impresión” para una solicitud, esto significa que hemos modificado datos en nuestra solicitud con posterioridad a la última impresión efectuada de dicha solicitud, por lo que deberemos volverla a imprimir. Tenga en cuenta que si se modifican datos “globales” a todos los planes de formación (como los datos de la entidad, sus sedes, etc.) deberemos imprimir otra vez todas las solicitudes.
4 Priorización
Sabremos que un plan formativo está listo para ser priorizado cuando al consultar el listado de solicitudes desde el menú Gestión de solicitudes – Consultar solicitudes aparece en su estado el texto Baremada:
Para priorizar debemos seleccionar la opción Priorización del menú:
Desde este apartado podremos ajustar los parámetros de nuestra solicitud para que el gasto de la misma se ajuste lo máximo posible la cantidad concedida, y siempre sin sobrepasarla.
Al entrar en esta opción aparece la siguiente pantalla, en la que seleccionaremos una convocatoria en plazo y un tipo de solicitud:
La aplicación sólo permite elegir las convocatorias con plazo abierto.
Tras seleccionar Convocatoria y Tipo de solicitud, aparecerá una nueva pantalla en la que se mostrarán los planes formativos existentes:
Pulsando en uno de ellos se mostrarán sus correspondientes acciones formativas:
En esta pantalla se indica el máximo subvencionable concedido y el importe total de nuestra solicitud:
El importe total de nuestra solicitud siempre deberá ser igual o menor que el máximo subvencionable.
Si no es así, tendremos que priorizar algunas acciones formativas para ajustar estos valores. Esto podremos hacerlo de las siguientes formas:
1) Modificando el número de alumnos en las casillas de la columna Nº Alumnos. Podemos indicar como número de alumnos el valor 0 si queremos anular algún curso.
2) Haciendo clic en el botón que se muestra a la derecha de cada una de las filas de las diferentes acciones formativas. Si seleccionamos esta opción se mostrarán más datos de la acción formativa seleccionada, lo que nos permitirá un ajuste del presupuesto más detallado.
Haciendo clic en este botón aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Como vemos, se mostrarán los importes/hora por alumno de los diferentes módulos que forman la acción formativa seleccionada. Modificando estos importes adaptaremos el presupuesto a la cantidad que deseamos. En esta pantalla podremos utilizar valores decimales para realizar aproximaciones más ajustadas:
Desde luego, los valores introducidos deberán estar dentro de los límites marcados por la orden; si no es así, el sistema mostrará un error a la hora de guardar los cambios realizados:
Una vez realizados los cambios deseados, pulsaremos el botón de guardar para que queden grabados.
Puede modificar la priorización cuantas veces quiera.
Finalizada la priorización de todos los planes formativos de la convocatoria, pulsaremos el botón Presentar para que sea revisada por los técnicos de la Consellería:
Debemos asegurarnos de que todos los datos que hemos introducido sean correctos, ya que no se podrán modificar hasta que la priorización sea revisada.
Si tras presentar una priorización hacemos una consulta de las solicitudes desde el menú de Gestión de solicitudes – Consultar solicitudes, veremos que la que acabamos de presentar tendrá el estado Priorización presentada:
5 Reprogramación
Podremos reprogramar cuando en la aplicación nos muestre la opción de Reprogramación, que aparecerá a partir de los dos meses después de la fecha de resolución de la priorización o una reprogramación anterior.
Elegimos la opción en el menú de opciones que aparece a la izquierda de la pantalla inicial como se muestra en la imagen:
Desde este apartado podremos ajustar los parámetros de nuestra solicitud para que el gasto de la misma se ajuste lo máximo posible a la cantidad establecida en la priorización, y siempre sin sobrepasarla.
Al entrar en esta opción aparece la siguiente pantalla, en la que seleccionaremos una convocatoria en plazo abierto:
La aplicación sólo permite elegir las convocatorias con plazo abierto y a su vez sólo permitirá hacer dos reprogramaciones como máximo, si lo intentamos una tercera vez nos aparecerá un mensaje de error como el que se muestra en la imagen.
Tras seleccionar la Convocatoria, aparecerá una nueva pantalla en la que se mostrarán los planes formativos existentes para dicha convocatoria:
Pulsando en uno de ellos se mostrarán sus correspondientes acciones formativas:
En esta pantalla se indica el importe máximo concedido y el importe total de nuestra solicitud:
El importe total de nuestra solicitud siempre deberá ser igual o menor que el máximo subvencionable.
Si no es así, tendremos que reprogramar algunas acciones formativas para ajustar estos valores. Esto podremos hacerlo de las siguientes formas:
1. Modificando el número de alumnos en las casillas de la columna Nº Alumnos. Podemos indicar como número de alumnos el valor 0 si queremos anular alguna acción formativa.
2. Haciendo clic en el botón que se muestra a la derecha de cada una de las filas de las diferentes acciones formativas. Si seleccionamos esta opción se mostrarán más datos de la acción formativa seleccionada, lo que nos permitirá un ajuste del presupuesto más detallado.
Haciendo clic en este botón aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
Como vemos, se mostrarán los importes/hora por alumno de los diferentes módulos que forman la acción formativa seleccionada. Modificando estos importes adaptaremos el presupuesto a la cantidad que deseamos. En esta pantalla podremos utilizar valores decimales para realizar aproximaciones más ajustadas:
Los valores introducidos deberán estar dentro de los límites marcados por la orden; si no es así, el sistema mostrará un error a la hora de guardar los cambios realizados:
Una vez realizados los cambios deseados, pulsaremos el botón de Guardar para que queden grabados.
Puede modificar la reprogramación cuantas veces quiera mientras no la haya presentado.
Finalizada la reprogramación de todos los planes formativos de la convocatoria, pulsaremos el botón Presentar para que sea revisada por los técnicos de la Consellería:
Debemos asegurarnos de que todos los datos que hemos introducido sean correctos, ya que no se podrán modificar hasta que la reprogramación sea resuelta.
Una vez que hemos hecho todos los cambios oportunos y ya presentada la reprogramación, podemos imprimir el documento de solicitud de reprogramación pulsando sobre la opción Imprimir la solicitud de reprogramación.
Por otro lado, si quisiera reprogramar una solicitud ya presentada la aplicación devolverá el siguiente mensaje de error.
Si tras presentar la reprogramación hacemos una consulta de las solicitudes desde el menú de Gestión de solicitudes – Consultar solicitudes, veremos que la que acabamos de presentar tendrá el estado Reprogramación presentada:
Cuando la reprogramación se resuelva, en el listado se podrá ver que las solicitudes de la convocatoria estarán en estado Reprogramación aceptada.
6 Gestión económica
Desde esta opción del menú podremos registrar los gastos asociados a una entidad:
Al hacer clic en este apartado se despliega el menú mostrando las siguientes opciones:
6.1 Listado de Gastos
Esta opción nos muestra un listado con todos los gastos registrados hasta la fecha para la entidad actual.
Además, desde esta pantalla podremos imputar dichos gastos a una o a varias acciones formativas.
Al entrar en esta opción veremos una pantalla similar a la siguiente:
Por cada línea de gasto vemos la siguiente información:
- Orden pres.: Cuando damos de alta un gasto debemos asignarle un número de orden que indicará la posición del justificante de dicho gasto en el grupo de justificantes físicos (en papel) que se van a entregar. En esta columna vemos el número de orden asignado.
- Tipo Gasto: La aplicación nos permite cargar cuatro tipos de gastos: facturas, recibos, nóminas y amortizaciones. En esta columna se nos indica de qué tipo es cada gasto.
- Número: En esta columna se nos indica el número de factura, gasto, recibo o amortización, en el caso de que lo tengan.
- Fecha: Es la fecha en la que se ha producido el gasto.
- Emisor/Perceptor: Nombre del emisor o perceptor del gasto.
- NIF/CIF/NIE: NIF, CIF o NIE del emisor o perceptor indicado en la columna anterior.
- Importe: Importe del gasto.
- Imputado: Porcentaje del total del gasto que ya ha sido imputado a una o a varias acciones formativas.
El listado de gastos aparecerá ordenado en base al campo que tenga la marca de ordenación (un triángulo en la cabecera de la columna):
Dicho orden puede ser ascendente o descendente.
Podremos cambiar el tipo de orden o el campo en base al cual deseamos ordenar los gastos, haciendo clic en el nombre del campo directamente:
Además de consultar toda esta información, podemos ver con más detalle los datos de un gasto en concreto haciendo clic sobre Detalles. Aparecerá, entonces, una pantalla similar a la utilizada para dar de alta gastos y que es diferente según el tipo de gasto que estemos consultando. Veremos dichas pantallas más adelante en este manual.
Si queremos imputar el importe de un gasto, total o parcialmente, a una o unas acciones formativas, podemos hacerlo desde esta pantalla pulsando sobre el Imputar del gasto correspondiente:
Se abrirá una pantalla como la siguiente:
Esta pantalla se divide en dos apartados:
1. Nueva imputación a una acción formativa y concepto:
Desde este apartado podremos imputar el importe del gasto total o parcialmente a una acción formativa.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar la acción formativa a la que deseamos
imputar el gasto. Para ello pulsaremos el botón con lo que se abrirá una ventana en la que veremos los planes de formación asociados a nuestra entidad. Haciendo clic encima del nombre del plan veremos las AFs correspondientes:
Para seleccionar una AF basta con hacer clic sobre su nombre, con lo que éste ya aparecerá en la casilla de Acción Formativa:
Una vez seleccionada la AF deberemos indicar el concepto de la imputación y la cantidad. Dicha cantidad la podremos introducir directamente en euros o en forma de porcentaje sobre el total del gasto.
Una vez cubiertos los datos, pulsaremos Imputar para realizar la imputación detallada.
2. Imputaciones de este gasto:
En este apartado podemos ver un listado de todas las imputaciones realizadas de este gasto.
Además, podemos ver un resumen con la cantidad total imputada del total del gasto y a qué porcentaje sobre el total equivale:
También podremos eliminar una imputación pulsando en la X roja que aparece a la derecha de la línea de la imputación deseada.
6.2 Factura
Esta opción nos permite dar de alta una factura. Al entrar en ella se muestra la siguiente pantalla:
Por cada factura debemos indicar los siguientes datos:
- Orden presentación: Cuando damos de alta una factura debemos asignarle un número de orden que indicará la posición del justificante de dicha factura en el grupo de justificantes físicos (en papel) que se van a entregar.
- Número: En este campo indicamos el número de factura.
- Fecha: Es la fecha de la factura.
- Concepto: Concepto de la factura.
- Importe: Importe de la factura.
- Documento: NIF, CIF o NIE del emisor de la factura.
- Razón social: Razón social del emisor de la factura.
- Dirección: Dirección del emisor de la factura.
- Observaciones: Indicaremos, si las hay, las observaciones que deseemos asociar a la factura.
Una vez introducidos todos los datos, pulsaremos Nueva Factura para dar de alta la misma.
6.3 Recibo
Esta opción nos permite dar de alta un recibo. Al entrar en ella se muestra la siguiente pantalla:
Por cada recibo debemos indicar los siguientes datos:
- Orden presentación: Cuando damos de alta un recibo debemos asignarle un número de orden que indicará la posición del justificante de dicho recibo en el grupo de justificantes físicos (en papel) que se van a entregar.
- Número: En esta columna indicamos el número de recibo.
- Fecha: Es la fecha del recibo.
- Concepto: Concepto del recibo.
- Importe: Importe del recibo.
- Documento: NIF, CIF o NIE del emisor del recibo.
- Razón social: Razón social del emisor del recibo.
- Dirección: Dirección del emisor del recibo.
- Observaciones: Indicaremos, si las hay, las observaciones que deseemos asociar al recibo.
Una vez introducidos todos los datos, pulsaremos Nuevo Recibo para dar de alta el mismo.
6.4 Nómina
Esta opción nos permite dar de alta una nómina.
Por cada nómina debemos indicar los siguientes datos:
- Orden presentación: Cuando damos de alta una nómina debemos asignarle un número de orden que indicará la posición del justificante de dicha nómina en el grupo de justificantes físicos (en papel) que se van a entregar.
- Inicio/Fin liquidación: En estos campos introduciremos las fechas que marcan el período de liquidación.
- Importe: Importe del recibo.
- Documento: NIF, CIF o NIE del perceptor de la nómina.
- Nombre y apellidos: Nombre y apellidos del perceptor de la nómina.
- Observaciones: Indicaremos, si las hay, las observaciones que deseemos asociar a la nómina.
Una vez introducidos todos los datos, pulsaremos Nueva Nómina para dar de alta la misma.
6.5 Amortización
Esta opción nos permite dar de alta una amortización. Al entrar en ella se muestra la siguiente pantalla:
Por cada amortización debemos indicar los siguientes datos:
- Orden presentación: Cuando damos de alta una amortización debemos asignarle un número de orden que indicará la posición del justificante de dicha nómina en el grupo de justificantes físicos (en papel) que se van a entregar.
- Número: Este campo es obligatorio si en el apartado Tipo de soporte indicamos Factura y, en tal caso, indicaremos el número de factura.
- Fecha: Es la fecha de la amortización.
- Concepto: Concepto de la amortización.
- Importe: Importe de la amortización.
- Tipo de soporte: En este campo indicaremos si la amortización representa a una factura, a una escritura o a otro tipo de soporte.
- Documento: NIF, CIF o NIE del emisor de la amortización.
- Razón social: Razón social del emisor de la amortización.
- Dirección: Dirección del emisor de la amortización.
- Observaciones: Indicaremos, si las hay, las observaciones que deseemos asociar a la amortización.
Una vez introducidos todos los datos, pulsaremos Nueva Amortización para dar de alta la misma.
6.6 Cargar gastos
Desde esta opción podremos dar de alta los gastos (recibos, facturas o nóminas) cargándolos directamente desde una hoja de Excel o desde un fichero en formato CSV:
Para ello deberemos descargar los modelos correspondientes haciendo clic en los links Recibos/Facturas o Nóminas, según corresponda.
En cualquiera de los dos casos se descargarán unos ficheros Excel en el que ya vienen indicados los campos que debe contener cada columna y unos datos de ejemplo que deberemos reemplazar con los nuestros:
Una vez introducidos los datos y guardada la hoja Excel, pulsaremos el botón Examinar en la pantalla de la aplicación para localizar nuestro fichero:
Además, en el apartado Formato indicaremos si vamos a subir el modelo de Recibos/Facturas o el de Nóminas.
Terminaremos el proceso pulsando el botón Enviar.
Si optamos por utilizar un fichero en formato CSV, debemos separar cada dato con una coma y si el dato está formado por una cadena de palabras, pondremos dicha cadena entre comillas dobles.
Además, cada registro irá en una línea diferente del fichero CSV, siendo la marca de final de párrafo (cambio de línea <INTRO>) la que marca el final de registro.
La primera línea del fichero contendrá los nombres de los campos que deben coincidir con los incluidos en los modelos Excel, tanto del fichero de Recibos/Facturas como del de Nóminas.
Éste podría ser un ejemplo de fichero CSV para el modelo de Nóminas:
Para cargar el fichero CSV utilizaremos también los botones Examinar para recuperarlo, el apartado de Formato para indicar cuál de los dos modelos es y el botón Enviar para subir los datos a la aplicación.
Si disponemos de la aplicación OpenOffice.org instalada en nuestro equipo, podremos abrir el modelo xls correspondiente desde el programa Calc y, una vez abierto y modificados sus datos, guardarlo en formato CSV directamente desde la opción Guardar como de dicha aplicación, indicando como formato para guardar Texto CSV.
De este modo la aplicación nos preguntará las marcas que deseamos utilizar como separadores. Por defecto ya suele indicar las que nos interesan: coma como separador de campos y comillas dobles como separador de texto; si no fuese así y apareciesen indicadas otras, las podremos modificar:
6.7 Liquidación
Desde esta opción podremos generar los borradores de los modelos de liquidación o realizar la liquidación en sí.
- Borradores de prueba de los modelos de liquidación. Desde este apartado podremos generar los borradores de los distintos modelos.
Para ello basta con seleccionar la convocatoria y el modelo deseado en las listas desplegables correspondientes:
Dichos modelos no son válidos para su presentación, pero serán útiles para comprobar el resultado antes de iniciar la liquidación del expediente.
Debemos tener en cuenta que en la generación de los borradores no se realiza ninguna comprobación, por lo que los datos que contienen dichos borradores pueden estar incompletos.
Podremos generar los borradores de los modelos tantas veces como deseemos.
- Liquidación. Desde este apartado podemos realizar la liquidación, generando los modelos de definitivos.
Debemos recordar que debe se deben generar todos los modelos disponibles para sellarlos, firmarlos y presentarlos en la Administración.
Lo primero que se debe hacer para realizar la liquidación es seleccionar la convocatoria en la lista desplegable correspondiente:
Una vez seleccionada, pulsando el botón Validar podremos comprobar si para esa convocatoria está todo preparado para realizar la liquidación. Si la aplicación detecta que aún no se puede realizar la liquidación por falta o error de algún dato, aparecerá un mensaje de error indicando el motivo.
Por ejemplo, si no encuentra una cuenta bancaria de la entidad seleccionada para la liquidación, aparecerá un mensaje como el siguiente en el que también se muestra un enlace que nos llevaría directamente a la pestaña de Cuentas bancarias, del apartado Entidades, donde gestionarlas:
En el caso de que esté todo correcto para realizar la liquidación, aparecerá el siguiente mensaje:
Podremos iniciar la liquidación pulsando el botón Iniciar liquidación. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se nos pide confirmación antes de continuar y en el que se nos advierte de que una vez iniciada no se podrá realizar ninguna modificación en el expediente correspondiente:
Si pulsamos el botón Sí aparecerá el siguiente mensaje en el que se nos dice que se ha iniciado la liquidación y que ya se pueden generar los modelos definitivos:
- Liquidaciones en progreso. Desde este apartado, y una vez iniciada la liquidación, podremos generar los distintos modelos. Para ello basta con seleccionar la convocatoria y el modelo deseado de las listas desplegables correspondientes:
Una vez seleccionados, pulsaremos el botón Generar para presentar y el modelo será generado.
Podremos saber qué modelos han sido generados mirando la lista Estado de la liquidación, porque en ella los modelos generados tendrán una V verde a su izquierda:
Desde esta lista también podremos obtener una copia de los modelos generados haciendo clic directamente en su nombre:
Tenga en cuenta que la generación de algunos modelos implica a recolección y tratamiento de gran cantidad de información del expediente, por lo que este proceso puede tardar cierto tempo.
7 Solicitar Anticipo
Es posible solicitar anticipos mediante la aplicación para las solicitudes del 2010 y posteriores. Podrá solicitarse un anticipo por cada expediente; y este será como máximo del 80% de la subvención concedida.
Para solicitarlo pincharemos en Gestión Económica y a continuación en Anticipos.
Una vez pinchado en Anticipos nos aparecerá una pantalla donde podremos solicitarlo:
Aquí seleccionamos la convocatoria y el porcentaje. Recordamos que no puede ser superior al 80%. Una vez pinchemos en solicitar nos aparecerá abajo el anticipo solicitado y ya podremos imprimirlo y presentarlo en el registro para su aprobación.
8 Programa
Es necesario realizar la definición del programa de cada Acción Formativa. Para ello iremos a la pestaña de Consultar Solicitudes y pincharemos en el Plan formativo correspondiente.
Aquí pincharemos en la pestaña Programa, donde podremos definirlo. Hay tres modos de definición del programa en función del contenido específico de la Acción Formativa. Automático: Nos aparece la definición del programa automáticamente. Guiado: los contenidos que forman parte del programa se seleccionan de entre un conjunto de contenidos predefinidos. Libre: Escribimos libremente nuestro programa.
Pulsando sobre este botón añadimos una línea para poder introducir una nueva descripción con sus horas correspondientes en la modalidad presencial, distancia o teleformación. (1)
Con estos botones podemos mover hacia arriba o hacia abajo, o incluso eliminar una línea creada. (2)
Se debe tener en cuenta que para considerar que el programa está definido, la suma de las horas de todas sus líneas debe coincidir con las horas de la acción formativa. Las casillas de “Totales” nos ayudarán con esta tarea.
También es posible guardar nuestro programa para poder continuar con él o modificarlo posteriormente (siempre que no se haya comunicado). Para esto debemos pinchar en el botón de guardar programa que hay en la misma pantalla. (4)
43
2
1
8.1 Módulos
Estos módulos son de los que consta la Acción Formativa. Y son rellenados automáticamente.
8.2 Controles
Son la serie de pruebas que se pueden realizar en cada Acción formativa.
Podemos pinchar en “Generar controles”, que generará automáticamente las pruebas mínimas a realizar en esa Acción Formativa; o podemos pinchar en “Añadir control”, para introducir “manualmente” las pruebas que se consideren oportunas.
Pinchando en la X roja podemos eliminar pruebas que se han introducido manualmente.
Una vez que acabamos de definir todo nuestro programa, con todas sus líneas, módulos y controles, se podrá comunicar a la Dirección General de Formación pinchando en “Comunicar programa” (3). Una vez comunicado, este programa no puede ser modificado. La comunicación del programa es absolutamente necesaria para poder realizar posteriormente tareas como: definir grupos, comunicación de inicio de los grupos (Modelo A) o realizar la solicitud de diplomas (Modelo F).
9 Gestión de grupos y alumnos
Desde esta opción podremos dar de alta los grupos que forman las acciones formativas o ver un listado de los mismos.
9.1 Carga de grupos
Desde esta opción podremos dar de alta los grupos cargándolos directamente desde una hoja de Excel o desde un fichero en formato CSV:
Para ello deberemos descargar el modelo haciendo clic en el enlace Formato. El formato debe ser el correspondiente a la orden de convocatoria y al año. Se descargará, entonces, un fichero Excel en el que ya vienen indicados los campos que debe contener cada columna y unos datos de ejemplo que deberemos reemplazar con los nuestros. Dependiendo de la orden de convocatoria descargada los campos pueden variar:
Los campos a incluir por cada grupo son los siguientes:
- COD_ACCION: Código de la acción formativa.
- NUM_GRUPO: Número del grupo.
- DESCRICION: Descripción del grupo.
- AULA: Aula en la que se imparte el curso.
- HORARIO: Días de la semana y horas diarias del curso
- DATA_INICIO: Fecha de inicio del curso.
- DATA_FIN: Fecha de finalización del curso.
- OBSERVACIÓN: Observaciones concretas
- TIPO VIA: Calle, Avenida...etc
- ENDEREZO: Dirección del aula en la que se imparte el curso.
- NÚMERO: Número de la dirección del aula
- BIS: Letra del número de la dirección del aula
- PISO: Piso de la dirección del aula
- ESCALERA: Escalera de la dirección del aula
- LETRA: Letra de la dirección del aula
- COD_POSTAL: Código postal de la dirección del aula.
- COD_CONCELLO: Código del ayuntamiento de la dirección del aula
- TIPO DE IDENTIFICADOR: Nif, Nie....
- IDENTIFICADOR: Número de identificador.
- NOME: Nombre del alumno
- APELIDO1: Primer apellido del alumno.
- TELÉFONO: Teléfono del alumno.
- EMAIL: Dirección electrónica del alumno.
Una vez introducidos los datos y guardada la hoja Excel, pulsaremos el botón Examinar en la pantalla de la aplicación para localizar nuestro fichero:
Terminaremos el proceso pulsando el botón Enviar seleccionando el formato de la orden de convocatoria correspondiente.
Si optamos por utilizar un fichero en formato CSV, debemos separar cada dato con una coma y si el dato está formado por una cadena de palabras, pondremos dicha cadena entre comillas dobles.
Además, cada registro irá en una línea diferente del fichero CSV, siendo la marca de final de párrafo (cambio de línea <INTRO>) la que marca el final de registro.
La primera línea del fichero contendrá los nombres de los campos que deben coincidir con los incluidos en el modelo Excel.
Éste podría ser un ejemplo de fichero CSV:
Para cargar el fichero CSV utilizaremos también los botones Examinar para recuperarlo y el botón Enviar para subir los datos a la aplicación.
Si disponemos de la aplicación OpenOffice.org instalada en nuestro equipo, podremos abrir el modelo xls desde el programa Calc y, una vez abierto y modificados sus datos, guardarlo en formato CSV directamente desde la opción Guardar como de dicha aplicación, indicando como formato para guardar Texto CSV.
De este modo la aplicación nos preguntará las marcas que deseamos utilizar como separadores. Por defecto ya suele indicar las que nos interesan: coma como separador de campos y comillas dobles como separador de texto; si no fuese así y apareciesen indicadas otras, las podremos modificar:
9.2 Listado de grupos
Desde esta opción podremos ver los grupos que han sido cargados para los AFs correspondientes:
Haciendo clic en el texto Acción formativa podremos cambiar el orden de visualización de los grupos, ordenándolos ascendente o descendentemente por AF:
Si hacemos clic en el código de una de las AFs iremos directamente a la pantalla de solicitud de la misma:
Además, podremos exportar los datos de los grupos a un fichero Excel o PDF desde los botones correspondientes situados en la parte inferior izquierda del listado:
9.3 Definición de grupos mediante el formulario
Es posible definir grupos mediante un formulario de la aplicación. Para ello, vamos a Gestión de Solicitudes. Pinchamos en la solicitud sobre la que queremos crear los grupos y nos aparece la siguiente pantalla:
Aquí encontramos la pestaña grupos. Donde nos aparecerán los grupos que ya tenemos creados, y donde podremos crear nuevos grupos. Para ello pinchamos sobre la pestaña GRUPOS.
Aparecerá una pantalla como esta. Si pinchamos sobre “novo grupo” procederemos a dar de alta un nuevo grupo. Cubrimos todos los campos que aparecen a continuación y pinchando en Registrar ya tenemos un nuevo grupo creado.
9.4 Comunicación de inicio de un grupo. Modelo A
Para las solicitudes anteriores al 2011 no es posible realizar la comunicación de inicio mediante la aplicación.
Antes de realizar la comunicación de inicio es necesario tener correctamente declaradas las acciones formativas y sus grupos. Ya que siempre se realizará una comunicación de inicio por cada grupo. Para realizar la comunicación de inicio vamos a Gestión de solicitudes y pinchamos en consultar solicitudes; donde nos aparecerá el listado de nuestras solicitudes. Pinchamos
sobre el plan formativo que corresponda al grupo del que queremos. Nos aparecerá una pantalla similar a esta:
Aquí seleccionaremos la pestaña Grupos; ya que cada grupo tiene una comunicación de inicio.
Para comunicar el grupo basta con pinchar en el icono que aparecerá en cada linea, según el grupo correspondiente. Si todo está correcto realizará la comunicación del grupo, indicando la fecha de comunicación en lugar del icono anterior.
En la columna listados aparecerá el Modelo A. Que podremos imprimir para visionarlo o guardarlo; pero que no es necesario presentar.
Los iconos corresponden a la modificación o eliminación del grupo. Podemos modificar todo del grupo excepto el aula y el lugar de impartición; y la fecha de inicio deberá ser como muy pronto el día siguiente.
El icono rosado del pulgar hacia abajo da de baja el grupo pero sigue existiendo en la base de datos. Por lo tanto no se podrá dar de alta otro grupo con el mismo numero del grupo dado de baja.
Los siguientes iconos corresponden a la gestión del alumnado y al Modelo F, que veremos más adelante.
Este paso de comunicación es previo a la carga del alumnado; es decir, si no se comunica un grupo no podemos proceder a la carga de los alumnos.
El boton se utiliza para meter los partes de asistencia.
9.5 Alumnos
Es posible gestionar los alumnos a través de la aplicación. Haciendo click en Consultar
Solicitudes y después en la solicitud que corresponda, aparecerá una pantalla similar a esta:
Aquí vemos los diferentes grupos de la acción formativa y para cada acción un icono donde
podremos modificar/ver los alumnos. También podemos ver un icono de un candado. Esto
indica que para ese grupo no es posible la modificación, bien porque está bloqueado por la
administración o bien ya se solicitaron los diplomas.
En la columna “Listados/Modelos”, podremos obtener tres documentos distintos para
cada grupo. el modelo A, de comunicación de inicio, el modelo B, de relación de alumnos y
docentes, y las fichas de los alumnos.
Si hacemos click sobre el icono del alumnado aparecerá una pantalla como la siguiente:
Aparecerá el listado actual de los alumnos, los resultados y si tienen derecho a diploma o no.
Los resultados se dividen en tres partes:
- Acción Formativa: Es el resultado global del alumno.
- Programa: Resultado de cada módulo del programa.
- Módulos: Resultado del alumno de cada módulo transversal.
Dentro de cada una podemos marcar el alumno como apto, no apto o exento (si procede),
contando también con 3 botones rápidos a la derecha. Así podemos marcar todos los
resultados de un alumno como apto o no apto.
Pulsando en el botón “Modificar resultados”, se grabarán los datos indicados, avisando
antes de que se realizarán ciertas comprobaciones.
Dependiendo de los resultados de cada alumno, automáticamente se indicará si el alumno
tiene derecho a diploma o no. No es posible solicitar los diplomas para un alumno sin calificar
(Modelo F).
Si se detecta algún dato “no válido” en los resultados (p.e. resultados “apto” en un
alumno con causa de finalización “anulado”), o bien que un alumno no tiene derecho a
diploma, la operación grabará los datos correctos, e informará de lo sucedido. Un ejemplo de
esto se puede observar en la siguiente captura.
A mayores es necesario cubrir dos campos muy importantes. Un dato global del grupo,
denominado “Número máximo de alumnos iniciados durante el primer cuarto”, y otro
individual para cada alumno, denominado “causa de finalización”. Con el primero, se indica
cuantos alumnos de los registrados comezaron el curso durante el transcurso del primer
cuarto, y con el segundo se indica, para cada alumno, su causa de finalización, que en este caso
las opciones son las siguientes:
1. Termina. El alumno completó el curso.
2. Abandona. El alumno, por cualquier razón, abandonó el curso.
3. Anulado. El alumno no inició el curso porque se anuló.
Podemos crear un nuevo alumno pinchando en el botón “Nuevo alumno” que se encuentra
en la parte superior de la anterior pantalla.
Si necesitamos modificar los datos de un alumno ya rexistrado, basta con hacer click en su
nombre para acceder a una pantalla similar a ésta, donde podemos modificar todos sus datos.
en el apartado de datos formativos del alumno, si el mesmo es ocupado, se deberán cubrir a
mayores los datos correspondientes a la empresa y a dirección del centro de trabajo. Si es
desempleado, esta información no será necesaria, por lo que ya no se muestra.
9.6 Carga de alumnos
Desde esta opción podremos dar de alta los alumnos cargándolos directamente desde una hoja de Excel o desde un fichero en formato CSV:
Para ello deberemos descargar la plantilla haciendo click en el enlace Formato
correspondiente a la convocatoria en la que queremos hacer la carga. Se descargará un fichero
Excel en el que ya vienen indicados los campos que debe contener cada columna y unos datos
de ejemplo que deberemos reemplazar por los datos reales.
Los datos a indicar son los siguientes:
- COD_ACCION: Código de la Acción Formativa.
- NUM_GRUPO: Número del grupo al que pertenece.
- TIPO_IDENTIFICADOR: Puede ser NIF o NIE.
- IDENTIFICADOR: Número del identificador.
- NOME: Nombre del alumno.
- APELIDO1: Primer apellido del alumno.
- APELIDO2: Segundo apellido del alumno.
- SEXO: Elegir entre H de hombre, M de mujer.
- DATA_NACEMENTO: Fecha de nacimiento del alumno.
- NUMERO_SS: Número de la Seguridad Social.
- TIPO_VIA: Tipo de vía de la dirección del alumno.
- ENDEREZO: Dirección del alumno.
- NUMERO: Número de la dirección del alumno.
- BIS: Bis de la dirección del alumno.
- ESCALEIRA: Escaleira de la dirección del alumno.
- LETRA: Letra de la dirección del alumno.
- COD_POSTAL: Código postal de la dirección del alumno.
- COD_CONCELLO: Código del municipio de la dirección del alumno.
- TELEFONO: Teléfono del alumno.
- EMAIL: Email del alumno.
- COLECTIVO: Colectivo al que pertenece el alumno. Seleccione una opción.
- ESTUDIOS: Estudios del alumno. Seleccionar la opción que corresponda.
- SITUACIÓN LABORAL: Seleccionar la situación correspondiente de la lista.
- AREA FUNCIONAL: Seleccionar la opción que corresponda.
- CATEGORIA: Categoría profesional. Seleccionar la opción que corresponda.
- TIPO_IDENTIFICADOR_EMPRESA: Tipo de identificador de la empresa donde trabaja el
alumno. (CIF, NIF, NIE).
- IDENTIFICADOR_EMPRESA: Documento identificador de la empresa.
- RAZON_SOCIAL: Razón social de la empresa donde trabaja el alumno.
- COD_CONTA_COTIZACION: Código Cuenta Cotización de la empresa.
- COD_CNAE: Código CNAE de la empresa.
- COLECTIVO_PEMES: Si o No, la empresa pertenece a dicho colectivo.
- AMBITO_SECTORIAL: Ámbito sectorial de la empresa.
- TIPO_VIA_CENTRO: Tipo de vía de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- ENDEREZO_CENTRO: Direccion del centro de trabajo del alumno.
- NUMERO_CENTRO: Número de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- BIS_CENTRO: Bis de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- ESCALEIRA_CENTRO: Escaleira de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- LETRA_CENTRO: Letra de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- COD_POSTAL_CENTRO: Código postal de la direccion del centro de trabajo del alumno.
- COD_CONCELLO_CENTRO: Código de municipio de la direccion del centro de trabajo
del alumno.
- TELEFONO_CENTRO: Teléfono de contacto de la direccion del centro de trabajo del
alumno.
- FAX_CENTRO: Fax de contacto de la direccion del centro de trabajo del alumno.
Una vez introducidos los datos y guardada la hoja Excel, pulsaremos en el botón
Examinar en la pantalla de la aplicación para localizar nuestro fichero.
Terminaremos el proceso pulsando en el botón Enviar.
Si queremos cargar el fichero como CSV el proceso es igual que en la carga de grupos.
9.7 Docentes
Se puede llevar a cabo la gestión de los docentes de cada grupo.
Para cada grupo, está disponible un enlace a la pantalla de gestión de docentes. En esta
pantalla, se pueden registrar y desligar docentes a un grupo, así como indicar qué módulos del
programa imparte.
Se puede indicar, para cada docente, si imparte o no cada uno de los módulos que
forman el programa de la acción formativa a la que pertenece el grupo. Hay dos opciones que
facilitan esta tarea, pudiendo marcar todo como “Si” imparte o “No”, no imparte. Junto a estas
opciones, también está disponible la opción de quitarlo del grupo.
Es preciso pulsar en el botón “Modificar” para grabar los datos de impartición de los
docentes.
Para añadir un docente al grupo, hay que pulsar en “Nuevo docente”, lo que nos llevará
a la pantalla de registro de docentes. Esta pantalla es la misma que se puede ver cuando se
hace click en el nombre de un docente, para poder ver y cambiar los datos del mismo.
En esta pantalla se recogen los datos personales del docente, así como información de
contacto y el currículum vitae en formato texto. En la pestaña de “Documentación”, también se
puede adjuntar el currículum en formato de documento (PDF, Word, etc.), así como cualquier
otra documentación relacionada con el docente. En caso de adjuntar el curriculum en formato
documento no es necesario cubrir los datos en el campo “curriculum vitae en formato texto”;
bastará con indicar que se adjunta el fichero introduciendo el texto “curriculum adjuntado en
la documentación del docente”.
9.8 Carga de docentes
Desde esta opción podremos dar de alta los docentes cargándolos directamente desde una hoja de Excel o desde un fichero en formato CSV:
Para ello deberemos descargar la plantilla haciendo click en el enlace Formato. Se
descargará un fichero Excel en el que ya vienen indicados los campos que debe contener cada
columna y unos datos de ejemplo que deberemos reemplazar por los datos reales.
Los datos a indicar para cada docente son los siguientes:
- COD_ACCION: Código de la Acción Formativa.
- NUM_GRUPO: Número dle grupo al que pertenece.
- TIPO_IDENTIFICADOR: Puede ser NIF o NIE.
- IDENTIFICADOR: Número del identificador.
- NOME: Nombre del docente.
- APELIDO1: Primer apellido del docente.
- APELIDO2: Segundo apellido del docente.
- SEXO: Elegir entre H de hombre, M de mujer.
- DATA_NACEMENTO: Fecha de nacimiento del docente.
- EMAIL: Email de contacto del docente.
- TELEFONO: Teléfono del docente.
- CV_VITAE: Currículum vitae del docente en formato texto.
- OBSERVACIONS: Campo de observaciones.
9.9 Partes de asistencias
Es necesario cubrir los partes de asistencia por cada grupo de cada AF para poder realizar la solicitud de diplomas. Los partes se subirán a la aplicación en formato .xls ( Excel) desde el icono
Una vez pinchamos en dicho icono tendremos una pantalla como la siguiente:
Desde aquí podemos seleccionar nuestro parte de asistencia e incluir observaciones. Los partes de asistencia que vayamos cargando serán visibles en el cuadro de arriba con sus respectivos nombres. También existe un campos de Observaciones para cada carga que realicemos.
Tendrá que haber un parte de asistencia como mínimo por cada mes de clase. Es decir, si nuestro curso dura 3 meses, lo mínimo es que haya tres partes cargados, uno por mes. En caso de ser necesaria una modificación en el parte, está se realizará subiendo en la aplicación una nueva versión del parte para ese mes. Pero nunca se modificará un parte; se subirá la versión actualizada. Podremos actualizar las versiones del parte las veces que sean necesarias.
Estos partes serán subidos mediante una hoja de Excel que podemos encontrar en:
http://traballo.xunta.es/plans-de-formacion-intersectoriais-e-sectoriais-2011-2012
En este enlace podremos encontrar toda la información y documentación relativa la la convocatoria. Aquí buscaremos el correspondiente modelo (Modelo E).
Una vez subidos todos los partes de asistencia, no es necesario presentarlos en ninguna otra parte. Y ya podremos realizar la solicitud de diplomas cuando sea oportuno.
9.10 Solicitud de diplomas. Modelo F
Para solicitar los diploma de un grupo es necesario tener registrados en su totalidad los alumnos del grupo. También hay que tener registrados los docentes y los partes de asistencias.
Para realizar la solicitud, vamos a Consulta de Solicitudes, seleccionamos la deseada y
dentro de la pestaña Grupos podremos generar el modelo F de solicitud de diplomas.
En esta pantalla encontramos una columna llamada Modelo F con dos iconos. El primero es una
“F” con un lápiz, que genera un borrador del modelo F, para comprobar que el documento es
correcto, y el segundo genera el modelo definitivo. En ese caso, se establece automáticamente
la fecha de solicitud de los diplomas, que aparecerá a la derecha de esta columna.
Recuerde que este modelo se debe firmar, sellarse y presentarse en papel.
Anexo: Configuración de su PC
El sistema de información de gestión de solicitudes de planes de formación está diseñado siguiendo estándares de programación de aplicaciones web, por lo que el sistema debería funcionar correctamente en los navegadores más usados y configurados de forma estándar.
Seguramente, el sistema funcionará sin que tenga realizar cambios en la configuración de su navegador.
No obstante, describimos en esta sección algunos aspectos técnicos que le podrían ayudar en el caso de que la aplicación no funcione correctamente en su equipo.
• Navegadores de referencia en los que se ha probado la aplicación:
o Microsoft Explorer 7 o superior: se puede descargar gratuitamente el
navegador desde la página web http://www.microsoft.com/spain/windows/internet-explorer/.
o Firefox 2 o superior: se puede descargar gratuitamente el navegador desde la
página web http://www.mozilla-europe.org/es/firefox/.
• Resolución de referencia de monitor: 1024 x 768.
• Cookies: en la versión actual de la aplicación, deberá configurar su navegador para que acepte cookies enviadas por el sitio web del sistema de información (no es necesario activar las cookies para todos los sitios web si no lo desea).
La forma de activar cookies para un sitio web particular no sólo depende de su navegador, depende también de la versión del mismo. Si tiene dudas sobre cómo se gestionan las cookies en su navegador puede encontrar ayuda en el servicio de soporte del sistema.
Javascript: deberá configurar su sistema para que pueda ejecutar código JavaScript. La forma de habilitar la ejecución de código javascript depende del navegador que está utilizando. Si tiene dudas al respecto puede solicitar ayuda al servicio de soporte del sistema.
Adobe® Acrobat Reader: sus solicitudes de planes de formación serán generadas en formato PDF, por lo que necesitará tener instalado este programa gratuito para visualizar e imprimir la solicitud (puede descargarlo desde el sitio web http://www.adobe.com/es/products/reader/).