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SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ALMACÉN DE LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A.
PASANTÍA
SANDRA PATRICIA ARDILA LARA
JUAN DAVID CASTRO CORREA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2018
SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ALMACÉN DE LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A.
PASANTÍA
SANDRA PATRICIA ARDILA LARA
CÓDIGO: 20162377027
JUAN DAVID CASTRO CORREA
CÓDIGO: 20162377035
PROYECTO DE GRADO
DIRECTORA: ING. JEIMMY ROJAS MALAVER
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2018
Nota de aceptación
Aprobado por el comité de grado en el
cumplimiento de los requisitos exigidos por
la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas para optar el título de Ingeniero de
Producción.
______________________________________
Firma del tutor: Jeimmy Sandra Rojas Malaver
_____________________________________
Firma del jurado: Juan Mario Torres Nova
_____________________________________
Firma del jurado:
Bogotá D.C., Agosto de 2018
RESUMEN
El presente proyecto de grado presenta el diseño de un sistema de gestión de
inventarios para el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A.,
como solución a la necesidad de definir y estandarizar las actividades que se
realizan en el mismo. Además, se formulan indicadores para medir el
cumplimiento de los objetivos formulados.
Palabras clave: Inventario, procedimiento, indicador de gestión, almacén.
ABSTRACT
This grade project presents the design of an inventory management system for the
warehouse of the international company of Integration S.A., as a solution to the
need to define and standardize the activities that are carried out in the same. In
addition, indicators are formulated to measure compliance with the objectives
formulated.
Key words: Inventory, procedure, management indicator, warehouse.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
JUSTIFICACIÓN..................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES ........................................................................................... 3
1.1 PROBLEMA .................................................................................................. 3
1.1.1 Descripción ............................................................................................. 3
1.1.2 Formulación ............................................................................................ 3
1.2 OBJETIVOS .................................................................................................. 4
1.3 ALCANCE ..................................................................................................... 4
1.4 METODOLOGÍA ........................................................................................... 5
2. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................. 8
2.1 MARCO HISTORICO .................................................................................... 8
2.1.1 Sector económico CIIU 4652 .................................................................. 8
2.1.2 La organización ...................................................................................... 8
2.2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 9
2.2.1. La gestión de almacén en las organizaciones ........................................ 9
2.2.2. Almacén: .............................................................................................. 10
2.2.3. Clasificación de los Almacenes: ........................................................... 10
2.2.4. Sistema de Almacenamiento: ............................................................... 12
2.2.5. Gestión del Almacén: ........................................................................... 12
2.3 MARCO LEGAL .......................................................................................... 17
3. SITUACIÓN ACTUAL ..................................................................................... 18
3.1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA .................................................................. 18
3.1.1. Misión ................................................................................................... 18
3.1.2. Visión ................................................................................................... 18
3.1.3. Objetivos corporativos .......................................................................... 18
3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................... 19
3.3. PORTAFOLIO ............................................................................................. 19
3.4. PROCESOS ............................................................................................... 20
4. PROPUESTA ................................................................................................. 21
4.1. DIAGNÓSTICO ........................................................................................... 21
4.2. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ........................ 28
4.2.1 Procedimiento de recepción de productos ............................................ 30
4.2.2 Procedimiento de bodegaje .................................................................. 31
4.2.3 Procedimiento para toma de inventario físico en el almacén ................ 32
4.2.4 Procedimiento para trámite de garantía de productos .......................... 33
4.2.5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales ................. 34
4.3. DISEÑO DE INDICADORES ....................................................................... 35
4.3.1. Indicador de gestión de garantías ......................................................... 37
4.3.2. Indicador de exactitud del inventario .................................................... 38
4.4. SOCIALIZACIÓN ........................................................................................ 39
5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 40
6. RECOMENDACIONES .................................................................................. 41
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 42
LISTA DE TABLAS
TABLA 1.CLASIFICACIÓN DE ALMACENES. FUENTE: LOS AUTORES ......................................... 11 TABLA 2. ESQUEMA DOCUMENTAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS ... 30
LISTADO DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1. ¿QUÉ FUNCIONES CORRESPONDEN A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Y A LA
GESTIÓN DE ALMACENES? FUENTE: MANUAL PRÁCTICO DE LOGÍSTICA –
PRICEWATERHOUSECOOPERS....................................................................................... 13 ILUSTRACIÓN 2. TRANSPALETAS Y CARRETILLAS .................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 3. ELEVADORES ELÉCTRICOS Y GRÚA ............................................................... 15 ILUSTRACIÓN 4. APILADORES ................................................................................................. 16
LISTADO DE DIAGRAMAS
DIAGRAMA 1. MAPA DE PROCESOS GESTIÓN DE ALMACENES................................................. 16 DIAGRAMA 2. MAPA DE PROCESOS DE CI2 S.A....................................................................... 20 DIAGRAMA 3. DOCUMENTACIÓN ACTUAL DE ALMACÉN ............................................................ 22 DIAGRAMA 4. NUEVO ESQUEMA DEL PROCESO C. GERENCIA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS .... 29 DIAGRAMA 5. CONTENIDO RESUMEN PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS ........... 31 DIAGRAMA 6. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE BODEGAJE ......................................................... 32 DIAGRAMA 7. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ............................. 33 DIAGRAMA 8. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE GARANTÍAS ..................................... 34 DIAGRAMA 9. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES ..... 35 DIAGRAMA 10. INDICADORES ACTUALES DEL PROCESO C. ...................................................... 36
LISTADO DE GRAFICAS
GRÁFICA 1. RESPUESTAS PREGUNTA 1 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 23 GRÁFICA 2. RESPUESTAS PREGUNTA 2 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 24 GRÁFICA 3. RESPUESTAS PREGUNTA 3 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 24 GRÁFICA 4. RESPUESTAS PREGUNTA 4 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 25 GRÁFICA 5. RESPUESTAS PREGUNTA 5 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................ 25 GRÁFICA 6. RESPUESTAS PREGUNTA 6 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 26 GRÁFICA 7. RESPUESTAS PREGUNTA 7 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 26 GRÁFICA 8. RESPUESTAS PREGUNTA 8 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 27 GRÁFICA 9. RESPUESTAS PREGUNTA 9 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 27 GRÁFICA 10. RESPUESTAS PREGUNTA 10 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ............. 28
LISTA DE ANEXOS
Anexo 01 – Distribución de la Bodega 82 Anexo 02 – Organigrama Anexo 03 – Formato de Remisión Anexo 04 – Encuesta de Percepción Anexo 05 – Respuestas encuestas de percepción almacén Ci2 Anexo 06 – Resumen de Resultados Anexo 07 – Procedimiento de Recepción de Productos Anexo 08 – Procedimiento de Bodegaje Anexo 09 – Procedimiento para toma de inventario físico Anexo 10 – Procedimiento de trámite de garantías Anexo 11 – Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales Anexo 12 – Hoja de Vida Indicador de gestión de garantías Anexo 13 – Hoja de Vida Indicador de exactitud del inventario Anexo 14 – Presentación de socialización a empleados Anexo 15 – Lista de asistencia a capacitación Anexo 16 – C5-FR1 Formato de Registro de movimientos en inventario Anexo 17 – C5-FR2 Cronograma Anexo 18 – C5-FR3 Formato de Verificación de inventario físico Anexo 19 – C5-FR4 Formato de reporte de garantías Anexo 20 – C5-FR5 Formato de remisión Anexo 21 – C5-FR6 Requisición de artículos Anexo 22 – C5-FR7 Entrega de artículos a proyecto Anexo 23 – C5-FR8 Instructivo del aplicativo de registro de movimientos
AUTORES
SANDRA PATRICIA ARDILA LARA
Documento: 1.020.761.620 de Bogotá
Código: 20162377027
Celular: 3188098066
Proyecto curricular: Ingeniería de Producción
Email: [email protected]
JUAN DAVID CASTRO CORREA
Documento: 1.024.541.250 de Bogotá
Código: 20162377035
Celular: 3167408726
Proyecto curricular: Ingeniería de Producción
Email: [email protected]
DIRECTOR
Jeimmy Sandra Rojas Malaver
MODALIDAD
- Pasantía no remunerada
LÍNEA Y TEMA DE INVESTIGACIÓN
Línea Gestión de la Producción y las Operaciones
Tema 230 Logística y Distribución
1
INTRODUCCIÓN
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. – es una
empresa colombiana que ofrece soluciones integrales en las áreas de
telecomunicaciones, seguridad electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones
marítimas, logística de tracking y administración de plataformas tecnológicas. Ci2
S.A. se enfoca a cuatro sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno. Con un
recorrido de 19 años en el mercado, Ci2 S.A. se ha posicionado en el mercado y
expandirse, actualmente cuenta con dos sedes, ubicadas en Medellín y
Cartagena, su sede principal está en la ciudad de Bogotá.
En la actualidad la empresa cuenta con 185 empleados como planta fija, los
cuales están distribuidos por toda Colombia, en los sitios donde la empresa tiene
proyectos en ejecución. Para algunos de sus proyectos, de acuerdo a la
complejidad y alcance, Ci2 S.A. cuenta con contratistas, en la actualidad, son tres
contratistas los que prestan sus servicios en los proyectos de la compañía.
Compañía Internacional de Integración S.A. se ha caracterizado por la calidad de
productos y servicios que ofrece en el mercado, tal ha sido su reconocimiento que
ha logrado incursionar en mercados extranjeros.
La gestión de almacén es un proceso que en la actualidad no es considerado de
gran relevancia en la compañía, sin embargo, este ha generado en reiteradas
oportunidades retrasos en el cumplimiento de los cronogramas de varios de los
proyectos ejecutados por Ci2 S.A.
Por lo anterior, el presente proyecto tiene como fin diseñar un sistema de gestión
de inventarios para el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A. –
Ci2 S.A.
2
JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto busca diseñar la estandarización operativa y las métricas de
control que permitan mejorar la gestión del almacén de Compañía Internacional de
Integración S.A. La organización ha tenido un crecimiento exponencial en los
últimos años y con esto, ha crecido también la complejidad de sus proyectos. En la
ejecución de proyectos de gran envergadura, el flujo de equipos, materiales y
herramientas tiene un nivel de complejidad mayor, sin embargo, Ci2 S.A. aunque
cuenta con una bodega que tiene un área, estantería y distribución apropiada,
carece de procedimientos y con unas bases que le permitan gestionar de una
manera apropiada su almacén.
Debido a que la empresa continua en crecimiento, y sus actividades se extienden
a lo largo del país, surge la necesidad de que el almacén ubicado en la ciudad de
Bogotá (Almacén principal), por el cual pasan gran parte de los equipos,
materiales y herramientas que se requieren para los proyectos, cuente con unos
procedimientos, instructivos, formatos y herramientas que permitan desarrollar las
actividades que allí se realizan de un modo apropiado, así como establecer
indicadores que permitan evaluar los logros o identificar las falencias dentro del
mismo.
3
1. GENERALIDADES
1.1 PROBLEMA
1.1.1 Descripción
En la organización se ha identificado falencias en la gestión del almacén, desde el
modo en el cual se encuentra estructurado y su funcionamiento, lo cual
representan a lo largo de la operación de Ci2 S.A. retrasos y afectaciones a los
cronogramas de cada proyecto e incumplimiento, afectando a nivel económico y
reputacional a la empresa. A continuación, se identifican las principales causas de
la problemática en el almacén:
No existen procedimientos que definan cada uno de las actividades y labores
que se deben realizar en el almacén, desde la recepción de equipos y
materiales, así como los formatos para el control y trazabilidad.
La administración individual de inventarios por proceso no permite un control
centralizado de los mismos. No se lleva registro del inventario actual, así como
tampoco de entradas y salidas del mismo.
No existen métricas que permitan medir los logros de las actividades
ejecutadas dentro del almacén de Ci2 S.A.
1.1.2 Formulación
¿Cómo se puede mejorar la administración del almacén en la COMPAÑÍA
INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A.?
4
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 General
Desarrollar un sistema de gestión de inventarios para el almacén de la Compañía
Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. que permita mejorar la administración
de su almacén.
1.2.2 Específicos
Elaborar un diagnóstico del almacén de la Compañía internacional de
Integración S.A. para conocer su estado actual.
Formular los procedimientos e instructivos que definan las actividades que
se deben realizar en el almacén, así como los formatos que permitan llevar
trazabilidad.
Diseñar indicadores que permitan medir, evaluar y tomar decisiones con
respecto a las actividades desarrolladas en el almacén.
Socializar al personal de la Compañía Internacional de Integración S.A.
sobre las labores del almacén, los procedimientos, instructivos, formatos y
métricas.
1.3 ALCANCE
El presente proyecto se desarrollará en el almacén de Compañía Internacional de
Integración S.A. (ubicada en la transversal 93 # 53 – 48, bodega 82, parque
industrial el dorado), se diseñaran los procedimientos, instructivos y formatos que
permitan definir las actividades y registros pertinentes al almacén, así como los
cargos y funciones requeridas para el mismo, y además, se definirán indicadores
que se ajusten a la necesidad de la empresa y que sirvan como base para la toma
de decisiones en lo que a la administración del almacén respecta.
5
Para ello se buscará implementar los conocimientos adquiridos durante la
profundización en logística aprendida en el proyecto curricular de Ingeniería de
producción, donde se utilizarán herramientas conceptuales para el análisis de
resultados, esto permitirá desarrollar y aplicar las metodologías aprendidas con el
fin de obtener el título profesional.
1.4 METODOLOGÍA
Para llevar a cabo el desarrollo de la presente propuesta se realizará mediante un
estudio exploratorio y propositivo que necesita información de la empresa tanto
cuantitativa como cualitativa.
1.4.1. FASE 1. Diagnóstico de la situación actual en el almacén de Ci
2 S.A.
Esta fase inicial comprende las actividades de exploración, observación,
levantamiento de información, análisis y formulación del diagnóstico. Estas
actividades se detallan a continuación:
Visita de reconocimiento al almacén de Ci2 S.A.
Verificación de los procedimientos de almacén existentes.
Verificación de los instructivos y formatos existentes para las actividades del
almacén.
Realizar encuestas de funcionamiento del almacén de Ci2 S.A. a los
funcionarios que demandan labores de este.
1.4.2. FASE 2. Diseño de los procedimientos, instructivos y formatos
para el almacén
6
El desarrollo de esta fase consiste en el diseño y desarrollo de los procedimientos,
instructivos y formatos para el almacén de Ci2 S.A., para esto se definen las
siguientes actividades:
Diseño del procedimiento y formatos de recepción y registro de materiales e
insumos en el almacén.
Diseño del procedimiento, instructivo y formatos de acomodo de materiales en
almacén.
Diseño del procedimiento y formatos de toma de inventarios.
Diseño del procedimiento y formatos de trámite de garantías de equipos.
Diseño del procedimiento y formatos de alistamiento y despacho de materiales
e insumos.
Diseñar una herramienta en el software Excel para el registro y control de
inventarios que se ajuste a las necesidades del almacén de Ci2 S.A.
1.4.3. FASE 3. Diseño de indicadores
En esta fase se pretende determinar y diseñar los indicadores que permitan medir
el resultado de las actividades ejecutadas en el almacén de Ci2 S.A. Para el
diseño de los indicadores, se deben realizar las siguientes actividades:
Identificar factores relevantes de medición del almacén y establecer el objetivo
de la medición.
Plantear el nombre y la fórmula de cálculo de los indicadores.
Determinar la frecuencia de medición de los indicadores y seleccionar los
medios de verificación.
1.4.4. FASE 4. Socialización
Esta es la fase final del proyecto y propone la socialización de los resultados, para
esto es necesario:
7
Capacitar al personal que realiza las labores de almacén en los
procedimientos, instructivos y formatos.
Capacitar al personal del almacén en la herramienta Excel de registro y control
de inventarios.
Socializar al personal de la empresa las actividades ejecutadas en el almacén.
8
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 MARCO HISTORICO
2.1.1 Sector económico CIIU 4652
Compañía Internacional de Integración S.A. es una empresa que presta servicios
soluciones integrales y se encuentra ubicada dentro de la actividad económica
CIIU 4652 que corresponde al comercio al por mayor de equipo, partes y piezas
electrónicos y de telecomunicaciones. Dentro de los servicios que presta se
encuentran soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, seguridad
electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones marítimas, logística de tracking
y administración de plataformas tecnológicas. Ci 2 S.A. se enfoca a cuatro
sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno.
2.1.2 La organización
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. – es una
empresa colombiana que ofrece soluciones integrales en las áreas de
telecomunicaciones, seguridad electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones
marítimas, logística de tracking y administración de plataformas tecnológicas. Ci2
S.A. se enfoca a cuatro sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno. Con un
recorrido de 19 años en el mercado, Ci2 S.A. se ha posicionado en el mercado y
expandirse, actualmente cuenta con dos sedes, ubicadas en Medellín y
Cartagena, su sede principal está en la ciudad de Bogotá.
9
2.2 MARCO TEÓRICO
2.2.1. La gestión de almacén en las organizaciones
La gestión de almacenes en la actualidad ha ido creciendo ligada al aumento en
las responsabilidades que esto implica, a pesar de ser un concepto ligado a la
gestión de stocks, el almacén ha dejado de ser un espacio físico para pasar a ser
una unidad de servicio y soporte dentro de la estructura empresarial. Se define
como un proceso de la función logística, abarca actividades como la recepción, el
almacenamiento y el movimiento de insumos, materia prima, repuestos, productos
en proceso y terminados y para ser eficiente debe ser un conjunto de procesos
que permitan maximizar la capacidad disponible, reduciendo costos, optimizando
las operaciones y garantizando la fiabilidad de la información1.
Una correcta gestión de los almacenes puede llevar a la compañía y a las
personas involucradas a reducir tiempos de aprovisionamiento y minimizar errores
de identificación y entrega; dentro de las principales ventajas de esta gestión se
encuentran los siguientes aspectos:
Reducción de tiempos en la búsqueda de referencias específicas.
Agilizar tiempos de entrega.
Mantener control de todos los movimientos de los productos dentro del
almacén.
Control del espacio disponible al interior del almacén.
Garantizar información actualizada de tiempos de almacenaje, cantidades y
referencias.
Reducción de costos.2
1 Meet Logistics, Gestión de Almacenes. Definición, procesos e información que la soporta. Tomado el 10 de
Mayo de 2018 de: https://meetlogistics.com/inventario-almacen/gestion-de-almacenes-definicion-procesos-e-
informacion-que-la-soporta/ 2 Gestionar Fácil. La Gestión de almacenes en 10 pasos prácticos por David Polo. Tomado el 10 de Mayo de
2018 de: https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10-pasos/
10
La PriceWaterhouseCooper en su Manual Práctico de Logística sugiere además
que la información necesaria para esta tarea se debe dividir en 3 grandes grupos:
1. Información para Gestión: Involucra toda la información que aporta valor
al proceso y merece ser revisada con cierta periodicidad, dentro de ella se
pueden incluir datos técnicos de los productos almacenados, evolución de
indicadores, procedimientos e instructivos, perfiles de cargos para el área
específica y registro de la actividad diaria.
2. Identificación de Ubicaciones: Este punto requiere identificar la mejor
ubicación para cada producto o referencia de acuerdo a un estudio de las
instalaciones y la clasificación de cada uno de los productos almacenados.
3. Visibilidad y Trazabilidad de los productos: Para llevar a cabo este
punto se deben realizar dos actividades preliminarmente: Codificar el
almacén y codificar la mercadería. Esto permite ubicar, registrar y
posteriormente encontrar con gran facilidad cada producto dentro del centro
de distribución o almacén.3
2.2.2. Almacén:
Local, área o espacio designado para guardar los diferentes tipos de materiales,
insumos, herramientas y productos necesarios para el desarrollo de la operación o
prestación de servicios4.
2.2.3. Clasificación de los Almacenes:
Debido a la gran cantidad de productos, partes, piezas y documentos que pueden
existir en una organización y cada uno de estos con sus diferentes características
tanto de carga como nivel de seguridad y preservación, se vuelve de gran
importancia establecer el tipo de almacén adecuado para los artículos generados
3 Meet Logistics, op. Cit.
4 PORTAL, Carlos. Gestión de Stocks y Almacenes. Asunción Paraguay. Universidad de Columbia Paraguay.
Programa de Especialización en Logística, 2011. p. 3
11
por cada compañía. De acuerdo con los avances logísticos que se han presentado
en los últimos tiempos y las exigencias de globalización en la siguiente tabla se
describe la clasificación de almacenes de acuerdo a algunos factores
agrupadores5:
Factores de Agrupación Clasificación
Según la naturaleza de artículos
almacenados
Materias Primas
Productos en Proceso
Productos Terminados
Repuestos
Materiales Auxiliares
Archivos de Información
Según su estructura y Técnicas de
Manipulación
Paletizado
En Bloque
Semiautomáticos y Automáticos
Móviles
Autopartes
Compactos
Según su régimen jurídico Propio
En Alquiler
Régimen de Leasing
En tránsito
Según su Función Logística Central
Local
Regional
Temporal o depósito
Tabla 1.Clasificación de Almacenes. Fuente: Los Autores
5 Ibid., p. 10
12
2.2.4. Sistema de Almacenamiento:
Es un subproceso operativo responsable de guardar y mantener los productos
generados por una entidad con los mínimos riesgos de deterioro o pérdida
optimizando el espacio físico disponible.6 Debe contar también con un conjunto de
normas o procedimientos diseñados para salvaguardar todo lo que encuentre
dentro del almacén, su objetivo es adaptarse a la demanda tanto interna como
externa e identificar con la mayor facilidad posible las características principales
de cada una de las referencias almacenadas y su buena gestión garantiza la
reducción de costos.7
2.2.5. Gestión del Almacén:
La gestión del almacén es un proceso logístico encargado de la recepción,
almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén
hasta el punto de consumo, al igual que el tratamiento e información de los datos
generados en el proceso. La ilustración es una diferenciación entre los aspectos
relacionados con la gestión de inventarios y la gestión de almacenes.
6 Ingeniería Industrial On-line- Gestión de Almacenes. Tomado el 12 de Mayo de 2018 de:
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/gesti%C3%B3n-de-
almacenes/ 7 PORTAL, Carlos, op. Cit., p.3
13
Ilustración 1. ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios y a la
Gestión de Almacenes? Fuente: Manual práctico de Logística –
PriceWaterhouseCoopers
El proceso de Gestión de Almacenes consta principalmente de dos etapas:
La primera es la Planificación y Organización en la gestión del Almacén: las
actividades de planificación y organización se determinan de acuerdo a los
siguientes aspectos:
Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento
Ubicación de los almacenes
Tamaño de los almacenes
Modelos de organización física de los almacenes
Diseño de los almacenes
La segunda etapa es la Dirección de la Gestión del Almacén: Esta etapa está
relacionada con:
a. La recepción de Materiales: proceso referente a las entradas de productos,
descarga y verificación de los mismos, luego de la verificación los productos
recibidos deben ser registrados, controlados, clasificados, codificados y
ubicados en el almacén en el momento de su ingreso.
b. El almacenamiento de Materiales: Este subproceso se refiere
específicamente a la reserva y conservación del material recibido
garantizando el control sobre las existencias, su adecuado mantenimiento y
14
vigilando su seguridad. la elección del sistema de almacenamiento de
materiales depende de los siguientes factores:
Espacio disponible
Tipo de materiales
Número de artículos guardados
Velocidad de atención necesaria
Tipo de embalaje
c. El movimiento de los mismos: Este subproceso es relativo al traslado de los
materiales de una zona a otra dentro del mismo almacén, los factores a
considerar para elegir el tipo de herramienta adecuada al realizar un
movimiento en el almacén son los siguientes:
Volumen del Almacén
Volumen de los productos
Vida útil de los productos
Costo del equipo
Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
En las ilustraciones 2, 3 y 4 se describe la capacidad de algunos de los equipos de
manipulación más comunes8
8 Ibid., p. 12
15
Ilustración 2. Transpaletas y Carretillas
Ilustración 3. Elevadores eléctricos y grúa
16
Ilustración 4. Apiladores
De acuerdo a lo anterior, es posible establecer un mapa de procesos para la
Gestión de Almacenes donde sus dos ejes principales son la planificación y el
manejo de la información y sus 3 subprocesos vendrían siendo las actividades
mencionadas anteriormente. En el Diagrama 1 se da un ejemplo de dicho mapa de
procesos.
Diagrama 1. Mapa de Procesos Gestión de Almacenes9
9 Ingeniería Industrial On-Line, op. Cit.
17
2.3 MARCO LEGAL
De acuerdo con la resolución 2400 del 22 de Mayo de 1979, las empresas deben
velar por la protección integral de sus trabajadores, esto en primera medida
concientizando a los empleadores de la importancia de implementar un sistema de
seguridad y salud en el trabajo, que en principal medida para el caso que compete
este documento, se debe establecer una adecuada señalización y demarcación de
las áreas de trabajo.
De acuerdo con los artículo 202 al 204 de la Resolución mencionada: “El
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, determina que en todos los
establecimientos en donde se lleven a cabo operaciones o procedimientos que
integren aparatos, máquinas, equipos, ductos, tuberías y demás instalaciones
locativas necesarias para su funcionamiento, se utilizarán los colores básicos de
seguridad, recomendados por la American Standard Association (ASA), para
identificar los elementos, materiales, entre otros, que puedan afectar a los
trabajadores”
Para el caso de Colombia, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación ICONTEC, en la NTC 1461 de 1987 estableció las disposiciones
generales de colores y señales de seguridad para prevenir los accidentes y
riesgos contra la salud.
18
3. SITUACIÓN ACTUAL
3.1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA
3.1.1. Misión
“Generar una rentabilidad aceptable para los accionistas a partir del diseño,
gerencia y ejecución de proyectos tecnológicos innovadores, con personal
calificado y altos estándares de calidad, dando respuesta a las necesidades de
nuestros clientes, manteniendo nuestro compromiso con el medio ambiente, la
seguridad de las personas y de la información en una relación de mutuo beneficio
con la comunidad.”10
3.1.2. Visión
“En el 2019 posicionar y consolidar a CI2 como empresa líder en diseño, gerencia
y ejecución de proyectos de Soluciones Tecnológicas innovadoras ampliando,
nuestra participación en el mercado nacional e internacional.”11
3.1.3. Objetivos corporativos
Ci 2 S.A., ha establecido como organización los siguientes objetivos corporativos:
Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A
mediante el desarrollo de proyectos suscritos y ejecutados por la empresa
obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al 15% mediante la facturación por
$130.000.000.000 y la suscripción de contratos por un valor de
$150.000.000.000. 12
10
Ci2 S.A. Misión, 2017. 11
Ci2 S.A. Visión, 2017. 12
Ci2 S.A. Objetivos corporativos, 2018.
19
Garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión Integral y Seguridad de
la Información implementado y certificado en la COMPAÑÍA INTERNACIONAL
DE INTEGRACION S.A., conforme a la exigencia de las Normas NTC ISO
9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
27001:2013 y el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables.13
Explotar el capital intangible de la COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
INTEGRACIÓN S.A. cumpliendo los objetivos de I+D+i.
3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Compañía Internacional de Integración S.A. - Ci2 S.A. – opera con tres niveles
jerárquicos:
- Nivel estratégico: Donde se encuentra la gerencia, presidencia y directores de
área.
- Nivel táctico: Conformado por coordinadores, ingenieros, gerentes de proyecto
y analistas.
- Nivel operativo: En este nivel se encuentras técnicos, asistentes y auxiliares.
3.3. PORTAFOLIO
Las líneas de negocio de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A.
son:
Sistemas de integración.
Aplicaciones marítimas.
Seguridad electrónica.
Telecomunicaciones.
DataCenter.
Investigación, desarrollo e innovación (I+D+i).
Bussines Process Outsourcing (BPO).
13
Ibid
20
3.4. PROCESOS
A continuación, se presentan los siete procesos que hacen parte de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2
S.A. – de estos se marcan en rojo los estratégicos, en azul los misionales y e verde los de apoyo.
Diagrama 2. Mapa de procesos de Ci2 S.A.
21
4. PROPUESTA
4.1. DIAGNÓSTICO
De acuerdo con la metodología planteada, se realizó una visita de reconocimiento
al almacén de Ci2 S.A., el cual se encuentra ubicado en la transversal 93 # 53 –
48, parque industrial el dorado, bodega 82. El almacén funciona en el primer piso
de esta bodega y cuenta con área de 103 𝑚2. Actualmente el almacén cuenta con
una estantería tipo semi pesado, distribuidas en tres filas, y tres niveles cada
módulo de estantería. Cada nivel cuenta con una capacidad de 600 Kg. En el
Anexo 01, se presenta el plano de distribución de la Bodega 82.
El almacén dentro de Ci2 S.A. cumple una función importante, ya que tanto los
procesos misionales como de apoyo demandan de actividades que allí se realizan.
Dado que Ci2 S.A. funciona por proyectos, sus adquisiciones no se proyectan para
contar con inventarios, sino con la misión de cumplir con los requisitos a nivel
profesional, técnico, de equipos y suministros que exige cada uno de sus
proyectos. Sin embargo, por la naturaleza de su operación y variaciones en los
contratos firmados con los clientes, existen sobrantes en cada uno de los
proyectos que representan dinero y que se pueden aprovechar en otros proyectos
en ejecución o en futuros proyectos.
Se realizó una validación documental con el fin de identificar cual era el estado
actual en procedimientos, instructivos y formatos de la empresa en cuando a la
operación de la bodega 82. Con la verificación se pudo evidenciar que
actualmente cuenta con los cargos de almacenista y auxiliar de almacén (Anexo
02) dentro de su organigrama en el área dirección de implementación, ambos
cuentan con los manuales de funciones correspondientes. Sin embargo, a nivel
documental, solo se cuenta con un procedimiento dentro de la dirección
administrativa. En el siguiente esquema se relacionan el procedimiento y los
registros existentes:
22
Diagrama 3. Documentación actual de almacén
De acuerdo con la revisión se logró determinar que el procedimiento es demasiado
general y se pertenece a un proceso que no es responsable directo de la
administración del almacén.
En cuanto a la documentación catalogada como formatos, durante la visita de
reconocimiento, se pudo verificar que los ingresos de materiales, equipos,
insumos y/o herramientas, no se cuenta con registro de ningún tipo, es un proceso
manual por parte de la persona que se desempeña como almacenista. De igual
forma la salida de equipos no se controla de forma digital, sin embargo se utiliza
el formato D3-FR1 Formato remisión ver. 7.0 (Anexo 03), en el cual se
relacionan los elementos que salen del almacén, los responsables de entrega y
recepción, cantidades, referencias, seriales, solicitante y un espacio de
observaciones.
Con el fin de poder tener un bosquejo de la percepción que tienen las personas
que requieren a las actividades que son desarrolladas dentro del almacén, se
desarrollo una encuesta (Anexo 04), dirigida específicamente a los niveles
estratégicos y tácticos, quienes mantienen comunicación directa con el almacén,
23
en la actividades de información de llegada y para solicitudes de despacho de
mercancía.
La encuesta consta de 10 preguntas, que indagan la perspectiva de cada
colaborador involucrado con respecto a la situación actual del almacén en
diferentes aspectos como orden, control de inventarios, tiempos de respuesta,
trámite de garantía de equipos, alistamiento de materiales y despacho. Cada
pregunta se calificó de 1 a 5, donde 1 corresponde a una calificación deficiente y 5
la calificación más alta y excelente. En total se diligenciaron 25 encuestas (Anexo
05) y sus el resumen de sus resultados se encuentran en el Anexo 06. A
continuación se muestra la tabulación de respuestas por cada pregunta:
1. ¿Conoce usted cómo opera el almacén de Ci2 S.A. actualmente?
Gráfica 1. Respuestas pregunta 1 encuesta de percepción del almacén
24
2. ¿Conoce usted los procedimientos, instructivos y formatos del almacén de
Ci2 S.A.?
Gráfica 2. Respuestas pregunta 2 encuesta de percepción del almacén
3. ¿Considera usted que la mala gestión en el almacén puede afectar los
resultados de sus labores?
Gráfica 3. Respuestas pregunta 3 encuesta de percepción del almacén
25
4. ¿Considera usted que la gestión del almacén debe ser medido y verificado
mediante indicadores de gestión?
Gráfica 4. Respuestas pregunta 4 encuesta de percepción del almacén
5. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de
recepción de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 5. Respuestas pregunta 5 encuesta de percepción del almacén
26
6. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de
bodegaje de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 6. Respuestas pregunta 6 encuesta de percepción del almacén
7. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de reporte
de existentes en el almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 7. Respuestas pregunta 7 encuesta de percepción del almacén
27
8. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto al trámite de garantías en el
almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 8. Respuestas pregunta 8 encuesta de percepción del almacén
9. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto al tiempo de respuesta a
solicitudes del almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 9. Respuestas pregunta 9 encuesta de percepción del almacén
28
10. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de
alistamiento y despacho de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?
Gráfica 10. Respuestas pregunta 10 encuesta de percepción del almacén
De acuerdo con los resultados arrojados en la encuesta realizada a los
involucrados en este proceso se evidencia la necesidad inmediata de realizar toda
la documentación y estandarización de las tareas con el fin de optimizar procesos
y minimizar la pérdida de información. Así mismo, los empleados consideran que
este proyecto, impulsará su desempeño laboral, llevándolos a enfocar esfuerzos
directamente en el cumplimiento de metas y en la correcta utilización de los
recursos otorgados por la empresa.
4.2. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
Luego de evidenciar la carencia de un sistema de gestión de inventarios, en esta
fase se desarrollarán los diferentes procedimientos, formatos e instructivos que
permitan estandarizar las labores ejecutas en el almacén. Los documentos están
enfocados en la recepción y almacenamiento de productos, la toma de inventarios,
29
el trámite y manejo de garantías, así como el alistamiento y despacho de
productos.
Para el desarrollo de cada uno de los entregables de esta fase, se tomará como
base los lineamientos corporativos para el desarrollo de los documentos. La
gestión de los inventarios como ya se mencionó en la fase diagnostica, se
encuentra dentro del proceso misional “C. Gerencia y ejecución de proyectos”, la
cual cuenta con cuatro sub-procesos, para el desarrollo de los siguientes
procedimientos, se abrirá otro sub-proceso, el cual se denominará “C5. Gestión de
almacén e inventarios”, con esto el proceso queda de la siguiente forma:
Diagrama 4. Nuevo esquema del proceso C. Gerencia y ejecución de proyectos
30
En la siguiente matriz, se presenta el esquema documental que se lleva dentro de
este sub-proceso:
SUB-
PROCESO
PROCEDIMIENTO FORMATOS
C5. Gestión
de almacén
e
inventarios
C5-P1 Procedimiento de
recepción de productos
D2-FR1 Formato orden de
compra
C5-P2 Procedimiento de
bodegaje
C5-FR1 Formato de registro de
movimientos en inventarios
C5-P3 Procedimiento para
toma de inventario físico en el
almacén
C5-FR2 Cronograma
C5-FR3 Formato de Verificación
de Inventario físico
C5-P4 Procedimiento de
trámite de garantía
C5-FR4 Formato de reporte de
garantías
C5-FR4 Formato de reporte de
garantías
C5-FR5 Formato Remisión
C5-P5 Procedimiento para
alistamiento y despacho de
materiales
C5-FR6 Requisición de Artículos
- Diligenciado
C5-FR7 Entrega de Artículos a
Proyecto
Tabla 2. Esquema documental del proceso de Gestión de almacén e inventarios
4.2.1 Procedimiento de recepción de productos
Para la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – es importante
definir las tareas que debe ejecutar la persona encargada de bodega cuando
lleguen materiales al almacén, con el fin de que todos lo productos sean
verificados del mismo modo y disminuir el riesgo de perdidas de materiales, o
recepción de productos en condiciones no óptimas.
31
Por lo anterior de desarrolló el procedimiento “C5-P1 Procedimiento de recepción
de productos” (Anexo 07), donde se definen las directrices para recibir materiales
en el almacén de Ci2 S.A., este procedimiento tiene en consideración algunos
elementos importantes que se relacionan en la siguiente ilustración.
Diagrama 5. Contenido resumen procedimiento de recepción de productos
Una buena recepción de materiales permite que procesos subsiguientes a este no
se vean entorpecidos y puedan llegar a afectar negativamente los cronogramas y
presupuesto de los proyectos en ejecución, así como la imagen de la empresa.
4.2.2 Procedimiento de bodegaje
En la fase diagnostica ya se explico la distribución actual del almacén de Ci2 S.A.,
por lo tanto, luego de la recepción de material por parte del encargado de almacén
y su ubicación en la zona de espera, este debe proceder a almacenar el producto
en los espacios que están dispuestos para ello.
El bodegaje es una labor primordial dentro de los almacenes y del proceso
logístico, ya que de este depende no solo guardar una mercancía, sino además
cuidarla y garantizar que se mantenga en óptimas condiciones para su uso. Ci2
32
S.A. no es una excepción a la importancia de dar un manejo apropiado a los
productos que en su bodega transitan hasta que llega al cliente final. Con el fin de
estandarizar este proceso, se diseñó el procedimiento “C5-P2 Procedimiento de
Bodegaje” (Anexo 08). Este describe paso a paso las actividades que deben
realizarse desde que la mercancía se encuentra en la zona de espera, hasta su
ubicación dentro de la estantería en al almacén. La siguiente ilustración resume el
contenido del procedimiento.
Diagrama 6. Resumen procedimiento de bodegaje
4.2.3 Procedimiento para toma de inventario físico en el almacén
El proceso de Toma de Inventario físico es una verificación y conciliación del
inventario físico frente al sistema, en el documento “C5-P3 Procedimiento para
toma de inventario físico” (Anexo 09) se describen los parámetros generales y sus
registros para poder obtener una información veraz. Esta verificación garantiza
además poder hacer una auditoría al “C5-P1 Procedimiento de recepción de
productos”, ya que evita dejar algunos artículos o movimientos de los mismos sin
registrar.
33
La siguiente Ilustración presenta el resumen de las actividades establecidas:
Diagrama 7. Resumen Procedimiento de toma de inventario físico
4.2.4 Procedimiento para trámite de garantía de productos
Existen productos que después de la inspección visual que es realizada en el
proceso de recepción de mercancías son considerados como no conformes. Sin
embargo, dado a que la inspección que se realiza es superficial, no permite
determinar si la mercancía tiene alguna falla funcional y/u operativa. Normalmente
este tipo de fallas o productos que requieren ser tramitados por garantía se
identifican durante el proceso de instalación.
Cuando los equipos o productos no conformes son identificados y, además,
cuentan con cobertura de garantía, estos deben ser recolectados y enviados al
almacén de Ci2 S.A. Las actividades que se deben realizar cada vez que se
requiera procesar una garantía bien sea por daño, defecto de fábrica u otro, se
definieron dentro del procedimiento “C5-P4 Procedimiento de trámite de garantías”
34
(Anexo 10). La siguiente ilustración presenta el resumen de las actividades que
este procedimiento establece:
Diagrama 8. Resumen procedimiento de trámite de garantías
4.2.5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales
El último de los procedimientos propuestos para la Compañía Internacional de
Integración Ci2, describe las actividades para el alistamiento y despacho de
materiales, estas actividades tienen como único fin dar el mismo tratamiento a
todos los artículos que presenten algún movimiento de salida del almacén
garantizando su trazabilidad y adecuada aprobación buscando evitar la pérdida de
información o artículos por cualquier circunstancia.
En resumen, las actividades descritas en el documento “C5-P5 Procedimiento
para alistamiento y despacho de materiales” (Anexo 11) son las siguientes:
35
Diagrama 9. Resumen Procedimiento de Alistamiento y despacho de materiales
4.3. DISEÑO DE INDICADORES
Luego de diseñar los procedimientos, instructivos y formatos, es importante
formular las métricas mediante las cuales se va a mostrar la gestión de las
actividades ejecutadas en el almacén de la Compañía Internacional de Integración
S.A. – Ci2 S.A., los indicadores que se formularon harán parte de los indicadores
del proceso “C. Gerencia y ejecución de proyectos”, por lo cual será esta
dependencia la encargada de controlar y registrar los indicadores.
Dentro de Ci2 S.A. la medición de sus procesos es de vital importancia, dado que
solo aquello que se mide se puede controlar y monitorear, con el fin de aportar a la
consecución de los objetivos organizacionales. El proceso de gerencia y ejecución
de proyecto cuenta actualmente con los siguientes indicadores:
36
Diagrama 10. Indicadores actuales del proceso C.
De los indicadores señalados, ninguno mide el desempeño del almacén como
subproceso de la gerencia y ejecución de proyectos. En esta fase, se formularon
dos indicadores que permitan analizar, controlar y hacer seguimiento a los
resultados del modelo de inventarios; igualmente, con su interpretación se podrán
tomar decisiones en busca de mejorar las operaciones de la empresa.
Para la formulación de los indicadores se tuvieron en cuenta los criterios
propuestos en las hojas de indicadores de la empresa, estos son:
Tipo de indicador: puede ser de eficacia (producto), eficiencia (gestión),
efectividad (Impacto).
Objetivo corporativo: Es el objetivo corporativo al cual el cumplimiento
indicador aporta en su consecución.
Objetivo del SGISI: Es el objetivo del sistema integrado de gestión y
seguridad de la información al cual el cumplimiento indicador aporta en su
consecución.
Objetivo del indicador: Objetivo del proceso de gerencia y ejecución de
proyectos al cual el cumplimiento indicador aporta en su consecución.
37
Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del
indicador.
Variables del indicador
Fórmula de cálculo: Modo matemático de calcular el indicador.
Periodicidad: Cada cuanto se mide el indicador.
Fuente de datos: De donde provienen los datos que alimentan el indicador.
Observaciones del resultado: Análisis del indicador.
Además, la hoja de vida de los indicadores se ajustará al formato “A4-FR3
Formato Hoja de vida indicador Ver. 3.0” el cual esta vigente en la empresa y en el
cual se llevan todos los indicadores de la empresa.
4.3.1. Indicador de gestión de garantías (Anexo 12)
Tipo de indicador: Eficacia (producto).
Objetivo corporativo: Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
INTEGRACIÓN S.A mediante el desarrollo de proyectos suscritos y
ejecutados por la empresa obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al
15% mediante la facturación por $130.000.000.000 y la suscripción de
contratos por un valor de $150.000.000.000.
Objetivo del SGISI: Mantener y mejorar continuamente el Sistema de
Gestión de Calidad y Seguridad de la Información implementado y
certificado en COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A.
garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y otros
suscritos, la eficacia de los procesos y la competencia del personal.
Objetivo del indicador: Atender ágil y oportunamente las solicitudes de
garantías hechas por los clientes.
Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del
indicador.
38
Variables del indicador: Número de garantías solucionadas, número total de
garantías solicitadas.
Fórmula de cálculo:
𝐸𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎 𝑒𝑛 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 =𝑁𝑜. 𝐺𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑁𝑜. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠𝑥100
Periodicidad: Trimestral.
Fuente de datos: C5-FR8 Formato control de garantía de equipos.
4.3.2. Indicador de exactitud del inventario (Anexo 13)
Tipo de indicador: Eficacia (producto).
Objetivo corporativo: Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
INTEGRACIÓN S.A mediante el desarrollo de proyectos suscritos y
ejecutados por la empresa obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al
15% mediante la facturación por $130.000.000.000 y la suscripción de
contratos por un valor de $150.000.000.000.
Objetivo del SGISI: Mantener y mejorar continuamente el Sistema de
Gestión de Calidad y Seguridad de la Información implementado y
certificado en COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A.
garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y otros
suscritos, la eficacia de los procesos y la competencia del personal.
Objetivo del indicador: Medir la exactitud del inventario físico con respecto
al inventario del sistema.
Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del
indicador.
Variables del indicador: Valor de diferencia, valor total del inventario.
Fórmula de cálculo:
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 =𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑥100
Periodicidad: Trimestral.
39
Fuente de datos: C5-FR3 Formato de verificación de inventario físico / C5-
FR1 Formato de registro de movimientos en inventarios
4.4. SOCIALIZACIÓN
Dado que las dos fases anteriores son algo nuevo para la organización, se realizó
una capacitación (Anexo 14), donde se socializa al personal indicado por la
Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – el sistema de gestión
desarrollado y cada uno de sus documentos.
Esta capacitación se realiza en las instalaciones de la empresa y se deja el
registro en una lista de asistencia (Anexo 15), se contó con un total de 13
participantes.
40
5. CONCLUSIONES
El sistema propuesto permitirá incrementar la satisfacción del cliente interno
que desconoce la operación del almacén de Ci2 S.A. y, además, hará más
trazable los movimientos que allí se realizan.
El control del inventario va a permitir que los equipos o materiales
sobrantes de proyectos finalizados, puedan ser utilizados en proyectos
nuevos, impactando positivamente los flujos de caja e incrementando la
rentabilidad para Ci2 S.A.
El control de las garantías permitirá dar una atención oportuna y clara a los
requerimientos de los clientes externos por daño parcial o total de equipos
y/o materiales, incrementando así la satisfacción del mismo.
La propuesta de implantación del modelo mediante la definición de los
indicadores de gestión propuestos, le permite a la empresa evaluar el
desempeño de las labores ejecutadas, analizar, controlar y hacer
seguimiento a sus resultados, así como formular planes de acción cuando
estos no se cumplan.
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6. RECOMENDACIONES
Se propone que la empresa aproveche las bondades y oportunidades que
el sistema SAP instalado ofrece. Se recomienda que se descarguen los
datos de inventarios mensuales.
Es recomendable fortalecer la comunicación entre el almacén y las áreas
que realizan compras, con el fin de verificar que posibles requerimientos
puedan tener disponibilidad en inventario.
Se recomiendo que el área comercial gestione las relaciones comerciales
con clientes y proveedores con el fin de disminuir al máximo el inventario en
el almacén, dado que Ci2 S.A. no es una empresa donde deba existir
inventario.
Se recomienda adquirir canastillas para realizar el almacenamiento de
equipos o materiales de dimensiones pequeñas y que permitan una fácil
identificación en el almacén.
42
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Zona Logística, Los cinco procesos de la logística. Tomado de:
https://www.zonalogistica.com/los-cinco-procesos-de-la-logistica/