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SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR

MANUAL DE USUARIO PARA DOCENTE

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PRESENTACIÓN

El sistema de Gestión Escolar SGES fue desarrollado bajo los lineamientos del

decreto 1290 de 2009 y tiene como población objetivo las Instituciones Educativas

de Colombia, las cuales se proponen optimizar sus procesos de gestión y ofrecer

calidad y oportunidad en la información ofrecida a la comunidad educativa y a los

organismos que facilitan su desarrollo.

La aplicación desarrolla una base de información accesible localmente o a través

de la red, ideal para organizaciones de Educación que utilicen un sistema de

evaluación de tipo cuantitativo y que requieren un sistema que aproveche al

máximo las posibilidades de las tecnologías de intranet e internet, en la cual el

ente gestor pueda centralizar la información de una o varias sedes.

SGES es un sistema Totalmente en línea!


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CONTENIDO

1. CARACTERÍSTICAS ........................................................................................... 4

1.1 ROLES DEL SISTEMA .................................................................................. 4

Administrador. Puede realizar las siguientes operaciones: .............................. 4

2. ESPECIFICACIONES DEL APLICATIVO ........................................................... 5

3. ROL DE DOCENTE............................................................................................. 6

3.1 ACCESO AL SISTEMA .................................................................................. 6

3.2 PANEL DE CONTROL ................................................................................... 6

3.3 MENÚ OBSERVADOR .................................................................................. 7

3.3.1. Promedio académico del grupo .............................................................. 7

3.3.2. Promedio académico de la institución .................................................... 7

3.3.3. Observador del alumno .......................................................................... 7

3.3.4 Información personal ............................................................................... 8

3.3.5 Procesos ................................................................................................. 9

3.3.6 Descargar .............................................................................................. 11

3.3.7 Reporte de notas ................................................................................... 11

3.4 MENÚ CARGAR NOTAS ............................................................................. 13

3.4.1 Cargar notas de un periodo ................................................................... 13

3.5 MENÚ PLANILLAS ...................................................................................... 15

3.6 MENÚ COMPETENCIAS ............................................................................. 15

3.6.1 Editar competencias. ............................................................................. 16

3.7 MENÚ CAMBIAR CLAVE ............................................................................ 17


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1. CARACTERÍSTICAS

1.1 ROLES DEL SISTEMA

Administrador. Puede realizar las siguientes operaciones:

Modificar los datos de la institución.

Administrar periodos

Crear y/o modificar usuarios.

Crear y/o modificar grupos.

Matricular estudiantes.

Imprimir certificados de estudio, constancias de desempeño y ficha de

matrícula

Asignar carga académica a docentes.

Configurar los parámetros de calificación.

Habilitar o deshabilitar periodos y la consulta de boletines.

Generar reportes de estudiantes de tipo académico y de aspectos sociales

(en Excel).

Generar boletín de calificaciones, libro de valoración.

Directivo. Puede realizar las siguientes operaciones:

Cambiar su clave de acceso.

Hacer seguimiento académico y de convivencia a todos los estudiantes.

Visualizar informes estadísticos de la población estudiantil.

Generar observador del estudiante.

Generar reporte de notas.

Generar consolidados académicos por grupos.

Administrar asistencia docente.

Docente. Puede realizar las siguientes operaciones:

Cambiar su clave de acceso.

Cargar notas.


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Cargar competencias por periodo.

Administrar el observador del estudiante.

Hacer seguimiento académico y de convivencia a los estudiantes.

Visualizar e imprimir informes académicos de sus estudiantes.

Generar e imprimir planillas de asistencia y de notas.

Generar reportes académicos y de datos de estudiantes en Excel.

Estudiante. Puede realizar las siguientes operaciones:

Generar e imprimir boletines de calificaciones por periodos (en PDF).

Visualizar seguimiento de procesos académicos y de convivencia.

Generar e imprimir su carnet estudiantil.

2. ESPECIFICACIONES DEL APLICATIVO

Nombre: SGES Sistema de Gestión Escolar.

Versión: 11.10

Registro: Nº13-29-9CERTIFICADO DE REGISTRO DE SOPORTE LOGICO –

SOFTWARE - DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

Soporte: Comunicarse al mail:

[email protected]

[email protected]

Sistema optimizado para los navegadores Mozilla Firefox y Google Chrome




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3. ROL DE DOCENTE

3.1 ACCESO AL SISTEMA

Para acceder al sistema SGES usted debe escribir en la barra de direcciones el

dominio o ruta correspondiente a su institución.

Ej: http://sges.inesac.edu.co/

Una vez ingresado a la pantalla de “login”, el sistema le solicitará su usuario y

contraseña.

Nota: Para acceder al sistema se recomienda utilizar como navegadores Mozilla

Firefox y Google Chrome.

3.2 PANEL DE CONTROL

Una vez el autenticado, el sistema le mostrará un panel de control donde podrá

acceder a las distintas funciones del sistema:

http://sges.instiagro.edu.co/


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3.3 MENÚ OBSERVADOR

Al hacer clic sobre este menú, usted será dirigido a una ventana donde se

muestran varias opciones así:

3.3.1. Promedio académico del grupo

Aquí usted podrá descargar un consolidado académico del grupo del cuál usted es

director de grupo. Se muestra un ícono por cada periodo académico. Este

consolidado se descargará a su equipo al hacer clic cobre el botón

3.3.2. Promedio académico de la institución

Aquí usted podrá descargar un consolidado académico con los estudiantes de

toda la institución. Este consolidado se descargará a su equipo al hacer clic cobre

el botón

3.3.3. Observador del alumno


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Muestra una tabla con el nombre de cada estudiante y unos botones que lo guía a

las siguientes opciones:

Información personal: Permite ver/editar la información personal de cada

estudiante.

Procesos: Permite ver/crear procesos para cada estudiante.

Descargar: Permite descargar el observador del estudiante en formato pdf.

Reporte de notas: Permite visualizar el reporte académico por periodo de

cada estudiante

3.3.4 Información personal

Al hacer clic sobre el ícono de la información personal se mostrará una ventana

con la información personal del estudiante seleccionado.


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Al hacer clic sobre el ícono podremos editar la información personal del

estudiante en un formulario como el mostrado a continuación:

NOTA: En este formulario usted podrá subir una foto de su estudiante, la cual

debe estar en formato jpg (fotos tomadas con cámaras digitales y celulares). Se

recomienda que la foto a subir no sea muy pesada (máximo 2 MB) para optimizar

la carga del servidor.

3.3.5 Procesos

Aquí se pueden visualizar los procesos que tengan creados los estudiantes:


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Así mismo al hacer clic sobre el botón se podrá cargar una observación que

será almacenada en el libro de valoración y en las constancias de desempeño del

estudiante.

Con el botón se podrá cargar un nuevo proceso (Académico o de convivencia)

para el estudiante.


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3.3.6 Descargar

Permite descargar el observador del estudiante en formato pdf haciendo clic en

3.3.7 Reporte de notas

Aquí se visualiza una tabla con los reportes de cada periodo y la opción de editar

la observación que usted como director de grupo coloca en cada boletín.

Opción Editar . Permite cargar la observación que debe aparacer en el boletín

de cada periodo


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Opción ver Boletín . Permite descargar el boletín de calificaciones de cada

periodo en formato pdf.


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3.4 MENÚ CARGAR NOTAS

Muestra una tabla con las asignaturas y los grupos donde usted como docente

está asignado. Para cargar las notas de un periodo, éste debe ser habilitado por el

administrador del sistema.

Si usted desea acceder a las notas de un periodo, debe hacer clic sobre el

respectivo ícono del periodo que corresponda.

3.4.1 Cargar notas de un periodo

Una vez seleccionado un periodo, el sistema despliega una grilla en la cual se

pueden cargar las notas haciendo doble clic en la columna “nota” de cada

estudiante.

Usted debe escribir la nota y la inasistencia respectiva para cada estudiante y

luego presionar la tecla “Enter”.

NOTA: Las notas deben ser número enteros o decimales (se debe escribir punto

decimal en vez de coma).


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Una vez cargada las notas de todos los estudiantes del grupo se recomienda

presionar en su teclado la tecla F5 para actualizar la grilla. Si el sistema detecta

algún error, se lo hará saber con un mensaje de color rojo.

En la parte inferior de la grilla se ubican unos botones que le perimirán visualizar la

lista de estudiantes en grupos de 10, 20 o 30 y desplazarse sobre cada uno de

esos pequeños grupos.


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3.5 MENÚ PLANILLAS

Le permite visualizar una tabla con cada uno de los grupos donde podrá descargar

planillas de asistencia o valoración en formato Excel. Para lo anterior debe hacer

clic en el botón

3.6 MENÚ COMPETENCIAS

Muestra una tabla con los grupos y las asignaturas donde usted está asignado

como docente. Para acceder a ver/editar las competencias de cada periodo usted

debe hacer clic en el botón .


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3.6.1 Editar competencias.

Muestra un formulario donde usted puede editar/actualizar las competencias de

cada periodo.

Para guardar los cambios debe hacer clic en el botón .


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3.7 MENÚ CAMBIAR CLAVE

Permite cambiar la clave de acceso al sistema. Para ello usted debe introducir en

el formulario mostrado la contraseña anterior y la nueva contraseña.

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