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SISTEMA INSTITUCIONAL

DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

(BALANCED SCORECARD)

(Departamento de Planeación - 2002)

MANUAL TÉCNICO

MANUAL TÉCNICO DEL SISTEMA DE AUTOEVALUACIÓN

La aplicación de gestión y seguimiento de resultados se construyó para

Internet, bajo la tecnología ASP que incluye el manejo de las sentencias SQL utilizadas al acceder a la base de datos.

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE UTILIZADAS

Sistema Operativo Windows NT Server: Servidor en el cual se desarrolló la aplicación, teniendo en cuenta que el sistema operativo

final sería Windows 2000.

Microsoft Front000: Programa que se utilizó en la creación y

diseño de las páginas tipo HTML.

Microsoft Access 2000: Para el sistema sólo se desarrolló una base de datos, la cual fue creada en Access debido a su exitoso funcionamiento

en el servidor de Windows 2000. También se crearon las etiquetas aprovechando la ayuda que Access provee.

Microsoft Word 2000: Programa que se utilizó para facilitar la correcta narración de los textos independientes.

Microsoft Image Composer: Editor de imágenes, se incluyen los

botones, viñetas y marcos.

Paint: Editor para imágenes tipo bmp.

Microsoft Internet Explorer 5.5: Explorador para el cual fueron

diseñadas todas las páginas Web.

Microsoft Visual InterDev 6.0: Con ayuda de este programa se llevó a

cabo toda la codificación concerniente a la interacción con la base de datos y la aplicación en general.

Windows NT 4.0 Option Pack: Fortalece la plataforma para aplicaciones

de red y comunicaciones, permitiendo usar herramientas de administración de componentes y servicios.

COMPONENTES DEL SITIO WEB AUTOEVALUACION

Los siguientes son los elementos que componen el sistema de AutoEvaluación:

Páginas ASP: Todas las páginas con extensión .asp, son páginas

dinámicas que se encargan de interactuar con la base de datos.

Páginas HTML: Las páginas con extensión .htm son páginas estáticas,

es decir que sólo cumplen la función de diseño.

Página ASA: Global.asa es la codificación principal que requiere el sistema para funcionar, en esta página se define el nombre del DSN de

Sistema.

Base de Datos: Autoevaluacion.mdb recopila todos los datos

pertinentes al sistema.

Archivo JS: Verificar.js es el archivo primario que se encarga de validar todas las entradas de los usuarios, esta codificación está

construida sobre JavaScript.

ORGANIZACIÓN GENERAL DE LA CARPETA AUTOEVALUACIÓN

A continuación se enuncian los archivos pertenecientes a cada una de

las carpetas descritas anteriormente:

Carpeta Admon-AutoEval:

En esta carpeta se encuentra todo el código referente al sistema de

administrador del sistema.

Carpeta admon.-AutoEval: funciones.asp

Carpeta asp: ActualizarFechas, CambiarClave.asp, CambiarFechas.asp,

CargaNomAsig, CargaNomProf, CargarAsigEvCur, CargarDecanos.asp, CargarDocDecano.asp, CargarProfAutoEv.asp, CargarProfEvCur.asp,

Confirmar.asp, ConsCalif.asp, ConsCalif2.asp, ConsCalif3.asp,

ConsCalif4.asp, ConsCalif5.asp, ConsCalif6.asp, ConsCalif7.asp, ConsCalif8.asp, ConsCalif9.asp, ConsCalif10.asp ConsGrupos.asp,

ConsPendAutoEv.asp, ConsPendEv.asp, ConsPendEvCur.asp, DetInfDoc.asp, EnviarExcel.asp, InfDocGnal.asp, InfFiltro.asp,

InfFiltroAutoEv.asp, InfFiltroCur.asp, InfFiltroDecano.asp, InfFiltroDecano2.asp, InfFiltroEvCur.asp, InfFiltroEvCur2.asp,

InfFiltroEvDecano.asp, InfFiltroGrupo.asp, InfFiltroGrupo2.asp, InfFiltroGrupo3.asp, InfFiltroGrupo4.asp, InfFiltroGrupo5.asp,

InfFiltroProf.asp, InfFiltroProf2.asp, InfNumerica.asp, InfProfesor.asp, InfProfesor2.asp, Justificaciones.asp, JustificacionesInst.asp,

ListaObs.asp, ListInst.asp, ResAutoEv.asp, ResDecano.asp, ResEvCur.asp, ResultadoEsp.asp, ResultadoFiltro.asp,

ResultadoFiltroCur.asp, ResultadoFiltroCur1.asp, ResultadoGnal.asp, ResultadoInst.asp, RtaInfFiltro.asp, Semestre.asp

Carpeta Html: CambioContraseña.htm, ConfigFechas.htm,

Contenido.htm, frameAdmin.htm, frameAutoEv.htm, frameDocente.htm, frameDocGnal.htm, frameEvCur.htm,

frameEvDecano.htm, frameInfFiltro.htm, frameInstListResp.htm, framePendAutoEv.htm, framePendEv.htm, framePendEvCur.htm,

frameResCur.htm, frameResGnal.htm, frameResInst.htm, InfProgProf.htm, Menu.htm, TopDocGnal.htm, TopInst.htm, Verificar.js

Carpeta Imagenes: Contiene todos los gráficos usados para el sistema

del administrador.

Carpeta Asp:

AutenticacionRtaDocente.asp, ConfirmarDecano.asp, ConfirmarDocente.asp, ConfirmarEstudiante.asp,

ConfirmarEvCurricular.asp, ConfirmarRtaDocente.asp, ConsPendEv.asp, EvCurricular.asp, EvDecano.asp, EvDocente.asp,

EvProfCE.asp, EvProfTP.asp, InfFiltroProf2.asp, InsertarAsp.asp, InsertarAspCE.asp, InsertarEvCurricular.asp, InsertarEvDecano.asp,

InsertarEvDocente.asp, PresentacionDec.asp, PresentacionDoc1.asp, PresentacionDoc2.asp, PresentacionEst.asp, prueba.asp,

RtaEvDocente.asp, Salir.asp

Carpeta Imagenes: Contiene todos los gráficos usados para el sistema

del usuario, en las páginas dinámicas.

Carpeta AutoEvaluacion:

Funciones.asp: Es el archivo más importante en cuanto al manejo de

todas las funciones que involucran a la base de datos. En este registro se encuentran las utilidades para abrir conexión, ejecutar consulta,

etc.

Carpeta Documentacion:

SISTEMA DE AUTOEVALUACION.doc

Contiene el documento principal de la aplicación, el cual tiene los

manuales de usuario y el manual técnico del sistema.

Carpeta Documentos:

INSTRUCTIVO AUTOEVALUACION.doc, INSTRUCTIVO EVALUACION

DECANOS.doc, INSTRUCTIVO EVALUACION ESTUDIANTES.doc

Contiene los instructivos que se pueden visualizar a través de Internet.

Carpeta Html:

AutenticacionDecano.htm, AutenticacionDocente.htm,

AutenticacionEstudiante.htm, AutenticacionEvCurricular.htm,

Construccion.htm, Contenido.htm, Copyright.htm, Default.htm, Folder.htm, frameContenido.htm, frameDecano.htm,

frameDocente.htm, frameEncuesta.htm, FrameEvaluacion.htm, frameEvCurricular.htm, frameInf.htm, frameRtaEval.htm,

frameSup.htm, Menu.htm, Verificar.js

Carpeta Imagenes:

Gráficos tipo gif y bmp que hacen parte de la aplicación en general.

BASE DE DATOS

La base de datos “Autoevaluacion.mdb” fue diseñada en Access 2000.

En esta se encuentra la recopilación de datos relacionados con las encuestas y la información general que los usuarios de la aplicación

proporcionaron al momento de su registro.

Se han creado campos claves que sirven como claves foráneas para relacionar tablas, esta relación no está explícita en el diseño de las

mismas.

TABLA ALUMNOGRUPO

CodGrupo: Numérico (Entero). Contiene el código del grupo

en el cual está inscrito el alumno.

CodAlumno: Numérico (Entero). Nombre del alumno asociado al código de grupo.

TABLA AUTOEVDOCENTE

CodProfesor: Texto (12). Código del decente que realizó su autoevaluación.

Fecha: Fecha/Hora. Fecha en la cual se realizó la evaluación.

Semestre: Numérico (Entero). Semestre activo (1 ó 2)

Year: Numérico (Entero). Año activo (ejemplo: 2002)

R1Calif, R2Calif, ... , R9Calif: Texto (10). Calificación

dada, correspondiente a 4 (Excelente), 3 (Bueno), 2 (Regular) ó 1 (Deficiente)

R1Just, R2Just, … , R10Just: Memo. Justificación para la

calificación seleccionada.

TABLA CANTGRUPO

CodGrupo: Numérico (Entero). Contiene el código del grupo.

Cantidad: Numérico (Entero). Número de alumnos a los

cuales se les hará la evaluación por cada grupo.

TABLA CONFIGURACIÓN

FechaInicial: Fecha/Hora (formato mm/dd/aa). Contiene la

fecha inicial establecida para que el sistema pueda ser puesto en marcha por los usuarios.

FechaFinal: Fecha/Hora (formato mm/dd/aa). Es la fecha

final, a partir de esta fecha los usuarios no pueden acceder al sistema.

UsuarioAdm: Texto (20). Nombre del usuario que administra el sistema de acreditación

ClaveAdm: Texto (10). Contraseña del usuario administrador

del sistema de acreditación.

TABLA DOCENTE

Codigo: Texto (20). Código que identifica al docente.

Nombre: Texto (200). Nombre completo del docente.

Cedula: Texto (20). Número del documento de identidad del docente.

TABLA ETIQUETA1

Estudiante: Texto (250). Nombre completo del estudiante.

Documento: Texto (50). Número del documento de identidad del estudiante. Además contiene uno de los

horarios en el cual se puede encontrar al estudiante dentro del instituto.

FORMATO: (cédula – día AULA:bloque aula rango de hora)

Programa: Texto (250). Nombre del programa académico que el estudiante cursa actualmente.

TABLA ETIQUETA2

Documento: Texto (50). Número del documento de

identidad del estudiante.

Programa: Texto (50). Nombre del programa académico que el estudiante cursa actualmente.

DocDocente: Texto (50). Número del documento de

identidad del docente que le da clase.

Docente: Texto (50). Nombre completo del docente.

IDasignatura: Texto (50). Identificación de la asignatura

que cursa el estudiante con el docente descrito.

Asignatura: Texto (50). Nombre de la asignatura.

TABLA EVCURRICULAR

CodDocente: Texto (15). Código interno del docente que

realizó la evaluación curricular.

CodPrograma: Texto (15). Código del programa académico

al cual está inscrito.

IDAsignatura: Texto (15). Identificación de la asignatura para la cual se realizó la evaluación.

CodGrupo: Texto (15). Código del grupo evaluado.

Fecha: Fecha/Hora. Fecha en que se realizó la evaluación curricular.

Semestre: Numérico (Entero). Semestre activo (1 ó 2).

Year: Numérico (Entero). Año activo (ejemplo: 2002).

R1: Memo: Respuesta a la pregunta relacionada con las

competencias que se ha propuesto desarrollar.

R2Ejes: Texto (5). Número de ejes temáticos.

R2Por: Texto (5). Porcentaje de desarrollo de los ejes temáticos.

R2Cumplira: Texto (2). Si o No se cumplirá con la

programación.

R2Alternativas: Memo. Alternativas de solución.

R3: Memo. Estrategias de evaluación.

R4Teorica: Memo. Actividades de carácter teórico.

R4PorTeorica: Texto (5). Porcentaje teórico de la materia.

R4Practica: Memo. Actividades de carácter práctico.

R4Porpractica: Texto (5). Porcentaje práctico de la materia.

R5EstMat: Texto (5). Número de estudiantes matriculados.

R5EstActual: Texto (5). Número de estudiantes actuales.

R5CausasDes: Memo. Causas de deserción.

R5EstNoComp: Texto (5). Número de estudiantes que no logran competencias.

R5CausasNoLogro: Memo. Causas de no logro.

R6: Memo. Deficiencias de los estudiantes.

R7: Memo. Estrategias para solucionar las deficiencias.

R8: Memo. Dificultades de los estudiantes.

R9: Memo. Percepción de la motivación y actitud del

estudiante frente a la asignatura.

R10: Memo. Promoción de la responsabilidad del estudiante en cuanto el aprendizaje y el trabajo en equipo.

R11BolAulas: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en las aulas.

R11Aulas: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en las

aulas.

R11BolComp: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en los

computadores.

R11Comp: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en los computadores.

R11BolEqLab: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en los

quipos de laboratorio.

R11EqLab: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en los

equipos de laboratorio.

R11BolLab: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en los laboratorios.

R11Lab: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en los laboratorios.

R11BolMat: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en los

materiales o insumos.

R11Mat: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en los

materiales o insumos.

R11BolMedios: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en los medios audiovisuales.

R11Medios: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en los medios audiovisuales.

R11BolOtros: Texto (2). Si o No encuentra dificultad en

otros.

R11Otros: Memo. Razón por la cual tiene dificultad en otros.

R12HorasAulas: Texto (5). Número de horas semestrales en

las cuales se usan las aulas.

R12ObsAulas: Memo. Observaciones en la utilización de las

aulas.

R12HorasLab: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan los laboratorios.

R12ObsLab: Memo. Observaciones en la utilización de los

laboratorios.

R12HorasComp: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan las salas de cómputo.

R12ObsComp: Memo. Observaciones en la utilización de las

salas de cómputo.

R12HorasInternet: Texto (5). Número de horas semestrales

en las cuales se usan las salas de Internet.

R12ObsInternet: Memo. Observaciones en la utilización de las salas de Internet.

R12HorasOtros: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan otros recursos.

R12ObsOtros: Memo. Observaciones en la utilización de

otros recursos.

R13HorasGrab: Texto (5). Número de horas semestrales en

las cuales se usan grabadoras.

R13ObsGrab: Memo. Observaciones en la utilización de grabadoras.

R13HorasAcet: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan los proyectores de acetatos.

R13ObsAcet: Memo. Observaciones en la utilización de los

proyectores de acetatos.

R13HorasDiap: Texto (5). Número de horas semestrales en

las cuales se usan los proyectores de diapositivas.

R13ObsDiap: Memo. Observaciones en la utilización de los proyectores de diapositivas.

R13HorasOpacos: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan los proyectores de opacos.

R13ObsOpacos: Memo. Observaciones en la utilización de

los proyectores de opacos.

R13HorasTV: Texto (5). Número de horas semestrales en

las cuales se usan la televisión y el VHS.

R13ObsTV: Memo. Observaciones en la utilización de la televisión y el VHS.

R13HorasVideoProy: Texto (5). Número de horas

semestrales en las cuales se usan los videoproyectores.

R13ObsVideoProy: Memo. Observaciones en la utilización

de los videoproyectores.

R13HorasCompEsp: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan las salas de computadores

especializadas.

R13ObsCompEsp: Memo. Observaciones en la utilización de

las salas de computadores especializadas.

R13HorasSalaInt: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan las salas de Internet.

R13ObsSalaInt: Memo. Observaciones en la utilización de las salas de Internet.

R13HorasVideos: Texto (5). Número de horas semestrales

en las cuales se usan los videos.

R13ObsVideos: Memo. Observaciones en la utilización de los

videos.

R13HorasOtros: Texto (5). Número de horas semestrales en las cuales se usan otros recursos.

R13ObsOtros: Memo. Observaciones en la utilización de otros recursos.

R14Referencia1: Memo. Referencia bibliográfica No.1 que

utiliza como apoyo a la asignatura y que no se encuentra en la biblioteca.

R14Referencia2: Memo. Referencia bibliográfica No.2 que utiliza como apoyo a la asignatura y que no se encuentra en

la biblioteca.





R14Referencia5: Memo. Referencia bibliográfica No.5 que utiliza como apoyo a la asignatura y que no se encuentra en

la biblioteca.

R14Bibliotecas: Memo. Bibliotecas en las cuales se puede encontrar las referencias especificadas.

R15Sugerencias: Memo. Sugerencias o ampliación de conceptos por parte del docente.

R56: Memo. Estrategias que se emplean para el desarrollo de

las competencias comunicativas en la Lengua Materna e Inglés.

TABLA EVDECANO

CodDecano: Texto (15). Código interno del decano de un programa académico.

CodProfesor: Texto (50). Código del profesor que es

evaluado por parte del decano.

CodCarrera: Texto (15). Código del programa académico al

cual pertenece.

Fecha: Fecha/Hora. Fecha en la que se realizó la evaluación.



R1Calif, R2Calif, ... , R9Calif: Texto (10). Calificación dada,

correspondiente a 4 (Excelente), 3 (Bueno), 2 (Regular) ó 1 (Deficiente)

R1Just, R2Just, … , R10Just: Memo. Justificación para la calificación seleccionada.

TABLA NOMASIGEVCUR

ID: Texto (10). Identificación de la asignatura.


TABLA NOMASIGNATURA

ID: Texto (10). Identificación de la asignatura.


TABLA NOMDECANO

Codigo: Texto (20). Código interno correspondiente al

decano.

Nombre: Texto (200). Nombre del decano.

Cedula: Texto (20). Número del documento de identidad del

decano.

TABLA NOMDOCDECANO

Codigo: Texto (20). Código interno correspondiente al

decano.

Nombre: Texto (200). Nombre del decano.


decano.

TABLA NOMPROFAUTOEV

Codigo: Texto (20). Código interno del docente que ha

realizado su autoevaluación.

Nombre: Texto (200). Nombre del docente.


docente.

TABLA NOMPROFESOR

Codigo: Texto (20). Código interno del docente.



docente.

TABLA NOMPROFEVCUR

Codigo: Texto (20). Código interno del docente que realizó la

evaluación curricular.



docente.

TABLA PORCENTAJE

PorcEvEstudiante: Texto (6). Porcentaje definido para

valorar la calificación dada por los estudiantes al evaluar a los docentes.

PorcAutoEv: Texto (6). Porcentaje definido para valorar la calificación dada por la autoevaluación de los docentes.

PorcEvDecano: Texto (6). Porcentaje definido para valorar

la calificación dada por los decanos a los docentes.

TABLA PREGUNTAS

CodPregunta: Numérico (Entero Largo). Código interno de la

pregunta.

Aspecto: Texto (30). Aspecto para el cual está referido la pregunta. Son: Técnico-Pedagógico, Desempeño del Cargo e

Institucional.

Descripcion: Memo. Pregunta en sí.

OrdenSalida: Numérico (Entero Largo). Es el número de la

pregunta.

TABLA PROGRAMA

CodPrograma: Texto (4). Código interno del programa

académico.

Nombre: Texto (100). Descripción del programa académico.

TABLA RETENENCIA

CodDocente: Texto (15). Código del docente al cual se le

está calculando el promedio general obtenido en las tres evaluaciones (concepto del estudiante, autoevaluación y

ev.decano).

NomDocente: Texto (50). Nombre del docente.

DocDocente: Texto (50). Número del documento de

identidad del docente.

TipoEv: Texto (1). Quien realiza la evaluación (1:Estudiante,

2:docente, 3:decano).

Calif1N1, Calif2N1, Calif3N1, Calif4N1: Texto (6). Total de respuestas excelentes, buenas, regulares y deficientes

respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la pregunta No.1.


respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la

pregunta No.2.





Calif1N5, Calif2N5, Calif3N5, Calif4N5: Texto (6). Total de

respuestas excelentes, buenas, regulares y deficientes respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la

pregunta No.5.

Calif1N6, Calif2N6, Calif3N6, Calif4N6: Texto (6). Total de

respuestas excelentes, buenas, regulares y deficientes respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la

pregunta No.6.


respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la

pregunta No.7.





Calif1N10, Calif2N10, Calif3N10, Calif4N10: Texto (6).

Total de respuestas excelentes, buenas, regulares y deficientes respectivamente; las cuales obtuvo el docente

para la pregunta No.10.

Calif1N11, Calif2N11, Calif3N11, Calif4N11: Texto (6).

Total de respuestas excelentes, buenas, regulares y deficientes respectivamente; las cuales obtuvo el docente

para la pregunta No.11.

Calif1N12, Calif2N12, Calif3N12, Calif4N12: Texto (6). Total de respuestas excelentes, buenas, regulares y

deficientes respectivamente; las cuales obtuvo el docente para la pregunta No.12.

Promedio: Texto (50). Promedio general del docente. Esta dado por los siguiente valores: 4:Excelente, 3:Bueno, 2:

Regular y 1:Deficiente.

Ponderacion: Texto (50). Total promedio del docente, este valor se obtiene al multiplicar el promedio por el porcentaje

asignado para cada una de las evaluaciones.

TABLA RTAASPECTO

CodProfesor: Texto (15). Código del docente evaluado por

los estudiantes.

CodEstudiante: Texto (15). Código del estudiante que

realizó la evaluación.

IDAsignatura: Texto (15). Identificación de la asignatura evaluada.

R1Calif, R2Calif, ... , R12Calif: Numérico (Doble).

Calificación dada, correspondiente a 4 (Excelente), 3 (Bueno),

2 (Regular) ó 1 (Deficiente)

R1Just, R2Just, … , R10Just: Memo. Justificación para la calificación seleccionada.




TABLA RTAASPECTOCE

CodEstudiante: Texto (15). Código del estudiante que

realizó la evaluación institucional.

R1Calif, R2Calif, R3Calif, R4Calif: Numérico (Entero Largo). Calificación dada, correspondiente a 4 (Excelente), 3

(Bueno), 2 (Regular) ó 1 (Deficiente)

R1Just, R2Just, … , R5Just: Memo. Justificación para la

calificación seleccionada.




RELACIONES EN LA BASE DE DATOS

CONFIGURACION

INSTALACIÓN EN EL SERVIDOR ITMW2KTS2

Se deben seguir los siguientes pasos para la correcta instalación del sitio Web en el servidor:

1) Crear una carpeta con el nombre Acreditacion en el servidor, en la ruta: C:\www

2) En esa carpeta colocar todos los archivos que hacen parte del

sitio Web.

3) Crear un DSN de Sistema, en el cual se indique que es de tipo

Microsoft Access y la base de datos corresponda a la realizada en: C:\www\acreditacion\acreditacion.mdb

4) Registrar el proyecto en el administrador del IIS, al ejecutar este

paso se debe ejecutar la dirección de Internet correspondiente a: acreditacion.itm.edu.co

5) Registrar el DNS en el servidor “PROXY”

NOTAS:

- A la base de datos se le debe configurar las propiedades para que permita a los usuarios las operaciones de lectura y escritura.

- En el servidor debe estar instalado el DSN de Pregrado, el cual fue construido e instalado por Fray Osorio.

SUGERENCIAS FINALES

Las sugerencias son las siguientes:

- Debe existir un usuario, el cual tendrá el perfil de administrador general del sistema; solamente este usuario puede gestionar la

impresión de los resultados al aplicar las encuestas.

- El usuario del sistema debe saber que existe cierta disciplina de trabajo recomendada, que le permitirá desenvolverse más

eficazmente en el uso de la aplicación.

- Antes de que un usuario pueda usar la aplicación debe realizar el proceso de registro, el cual lo vinculará como parte fundamental

del sistema.

- Cualquiera que sea el proceso que el usuario fuera a realizar,

debe disponer de la información esencial para poder sustentar cada una de sus respuestas; al mismo tiempo que debe estar

consciente que el sistema exige la entrada obligatoria de ciertos campos en cada formulario.

- El servidor del ITM debe estar en funcionamiento, puesto que la

aplicación se encuentra instalada en la Intranet del Instituto.

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