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Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias Coordinadora Comisión de Control Interno Avalado por: Comisión de Control Interno

SEVRI VINCULADO AL PLAN

ANUAL OPERATIVO DEL CONARE

2014

Enero, 2014

Tabla de Contenido

I. INTRODUCCION ................................................................................................................. 1

II. METODOLOGIA ................................................................................................................. 3

III. PLAN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL VINCULADO AL PLAN ANUAL

OPERATIVO. ............................................................................................................................. 4

3.1 Programa OPES ............................................................................................................... 4

3.2 Programa SINAES ............................................................................................................... 28

3.3 Programa CENAT ................................................................................................................ 31

3.4 Programa Estado de la Nación .......................................................................................... 34

RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 36

1

I. INTRODUCCION

El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando, en los

últimos años, acciones para promover el Fortalecimiento del Sistema de Control

Interno en el marco de la Ley General de Control Interno No. 8292 del 31 de julio

del 2002.

Un aspecto relevante dentro de estos esfuerzos es el proceso de

establecimiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) en el

CONARE, sobre el cual la Ley 8292 señala en su artículo 18 lo siguiente:

“Todo ente u órgano, sujeto a dicha Ley, deberá contar con un Sistema

Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), el cual permita

identificar de forma adecuada el nivel de riesgo institucional y adoptar los

métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel

de dicho riesgo”

Adicionalmente, define en su artículo 19 “que el jerarca y los titulares

subordinados son responsables por el funcionamiento del SEVRI”. En

concordancia con esto y con las directrices emitidas por la Contraloría General de

la República, CONARE en la sesión No.39-08 celebrada el 25 de noviembre del

2008 aprobó el Marco Orientador a partir del cual se desarrollaron los diferentes

procesos de SEVRI en la Institución en sus diferentes etapas: Identificación,

Análisis, Evaluación, Administración y Revisión en los años 2010, 2012 y 2013

para las metas del Plan Anual Operativo 2014 en cada dependencia o programa.

En este proceso participaron los diferentes programas y dependencias que

integran el CONARE, las cuales se indican a continuación:

1. Oficina de Planificación de la Educación Superior.

Dirección

Asesoría Legal

División Académica

División de Sistemas

División de Coordinación

2

Sección Administrativa

Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE)

CETIC

CENIBiot

Unidad de Coordinación Administrativa-Financiera

Auditoría Interna

2. Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES)

3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)

4. Programa Estado de la Nación

En el siguiente informe, se presentan los Planes de Acción para la

Administración de Riesgos identificados en el CONARE.

3

II. METODOLOGIA

Para efectuar el tercer proceso de SEVRI en el CONARE, se decidió al

igual que en el año 2012 vincularlo al proceso de formulación de Plan-Presupuesto

Ordinario del CONARE para facilitar la identificación de riesgos, la definición de

medidas para la administración y su inclusión en el presupuesto institucional. Cabe

destacar, que se tomó como referencia el marco orientador donde se definen las

políticas, estrategias y parámetros que impulsarán el proceso, utilizando como

instrumento para la recopilación de información, los formularios definidos por la

Contraloría General de la República en su metodología.

Previo a iniciar el proceso, se remitió la matriz de Vinculación del Plan

Anual Operativo (PAO) con el SEVRI, definida en el año 2012 que integra la

información de ambos procesos con el fin de facilitar las etapas de evaluación y

seguimiento. Es importante resaltar, que las dependencias debían valorar riesgos

para cada una de las metas definidas en el PAO.

Posteriormente, los programas y dependencias realizaron varias sesiones

de trabajo para completar el PAO, las etapas de identificación, análisis,

evaluación, administración, revisión de riesgos y vinculación de SEVRI con PAO.

Se solicitó a las diferentes dependencias que integran el CONARE

completar seis formularios, a saber: identificación, análisis, evaluación,

administración, revisión de riesgos y vinculación con PAO. Con la información

insumo del formulario de vinculación PAO-SEVRI se procede a definir el “Plan de

Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual Operativo”, el cual

incluye el proceso institucional, objetivo específico anual, meta, riesgos

priorizados, acciones de mejora, plazo de implementación y responsables.

Finalmente, las dependencias remitieron la matriz de vinculación de SEVRI

y PAO donde se definen los planes para la administración de riesgos en el

CONARE para el año 2014.

4

III. PLAN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO.

3.1 Programa OPES

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL METAS

PRIORIZACION DE RIESGOS

MEDIDA SELECCCIONADA

COSTO APROXIMADO

PLAZO DE IMPLEMENTACION

RESPONSABLES

Investigación

1.1 Generar propuestas que contribuyan al mejoramiento de la calidad de la educación superior 1.7 Contar con información oportuna sobre temas relevantes de la educación superior universitaria que contribuya a la planificación, gestión, innovación y mejoramiento de su quehacer 1.11 Lograr una gestión institucional eficiente y eficaz proporcionando la integración, coordinación, y comunicación de las diferentes dependencias del Programa.

1.1.1 Elaborar 1 diagnóstico que identifique las acciones y mecanismos existentes en el CONARE para el mejoramiento de la calidad de la educación. 1.7.1 Elaborar 8 estudios o investigaciones que permitan brindar un panorama general sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional. 1.13.1 Elaborar 1 instrumento para mejorar la gestión institucional: -Seguimiento para el cumplimiento de las tareas de los diversos procesos (rendición de cuentas). -SEVR.I

Dificultad para contar con el recurso humano idóneo para la elaboración de los estudios o investigaciones.

Realizar una redistribución de funciones en la División Académica.

Recurso Humano Existente

I Semestre 2014 José Fabio Hernández

5

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Coordinación

1.2 Proponer mecanismos innovadores de vinculación con diferentes instituciones educativas tales como el Ministerio de Educación Pública y el Instituto Nacional de Aprendizaje, así como colegios profesionales, instancias gubernamentales y privadas. 1.6 Desarrollar acciones tendientes al fortalecimiento en los procesos de autoevaluación y acreditación de carreras universitarias.

1.2.1 Implementar propuesta conceptual y metodológica de vinculación entre la oferta académica y el sector laboral. 1.6.1 Desarrollar 2 propuestas que permitan a la División Académica brindar apoyo a los procesos previos desarrollados por las universidades para la acreditación de carreras, según los convenios del Proyecto para el Mejoramiento de la Educación Superior.

Imposibilidad de desarrollar las propuestas planteadas.

Procurar el aval de la Comisión de Vicerrectores de Docencia, previo al envío a los Rectores. Coordinar con las universidades la conformación de equipos interinstitucionales.



6

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Coordinación

1.2 Proponer mecanismos innovadores de vinculación con diferentes instituciones educativas tales como el Ministerio de Educación Pública y el Instituto Nacional de Aprendizaje, así como colegios profesionales, instancias gubernamentales y privadas. 1.5 Proponer y participar en el desarrollo de iniciativas que promuevan la innovación en los diferentes ámbitos del quehacer universitario

Desarrollar en conjunto con las universidades y el Colegio de Ingenieros un taller sobre diseño, formación y evaluación curricular por competencias para el plan de estudios de Ingeniería. 1.5.1 Organizar en forma conjunta con la Comisión de Currículo Universitario 3 talleres sobre los siguientes temas: flexibilidad curricular, internacionalización y atributos y competencias en la Educación Superior.

Falta de coordinación entre las instituciones involucradas para la adecuada organización de los eventos que genere la duplicación de esfuerzos y recursos.

Conformar comisiones interinstitucionales que organicen los eventos.



7

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Coordinación

1.3 Desarrollar acciones que permitan contar con una coordinación, articulación y colaboración entre las IESUE, que contribuya a impulsar el Sistema de las IESUE y fortalecer la presencia y la vinculación del CONARE con diversos sectores de país.

1.3.1 Atender 18 comisiones de coordinación interuniversitarias. 1.3.2 Gestionar la ejecución del 100% de los recursos del Fondo del Sistema administrados por el CONARE por medio de 1 proyecto interuniversitario. 1.3.3 Atender el 100% de las solicitudes de autorización y modificación de carreras por parte de las universidades estatales y las solicitudes de criterio para la apertura de carreras de universidades privadas por parte del CONESUP.

No contar con capacidad de respuesta pronta y oportuna.

Realizar una sistematización de las consultas más frecuentes atendidas con el propósito de confeccionar una herramienta que permita atender las consultas de manera ágil y oportuna.


II Semestre 2014 José Fabio Hernández

8

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Coordinación


1.3.1 Atender 18 comisiones de coordinación interuniversitarias.

Debilitamiento del proceso de coordinación interuniversitaria.

1 Divulgación de las actividades y productos generados en las áreas de coordinación interuniversitaria. 2. Solicitar aclaraciones de políticas o lineamientos, cuando sea pertinente. 3. Continuar con los procesos de capacitación de las funcionarias que permitan el mejoramiento de los procesos de coordinación. 4. Fortalecer el trabajo coordinado entre las personas involucradas en el proceso de coordinación interuniversitaria. 5. Realizar al menos tres actividades recreativas o integrales para el bienestar del personal de la División de coordinación. 6. Informar a las unidades correspondientes del CONARE, la necesidad de promover actividades para el desarrollo integral de los (as) funcionarios (as) como personas. 7. Solicitar la renovación o actualización tecnológica para un buen desarrollo de la coordinación, cuando sea necesario.

Recurso Existente y

presupuestado para el 2014

2014

1. Personal de la División de

Coordinación


Coordinación


Coordinación


Coordinación


Coordinación

6. Jefatura de la División de

Coordinación


Coordinación

9

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Fondos del Sistema

1.3 Desarrollar acciones que permitan contar con una coordinación, articulación y colaboración entre las IESUE, que contribuya a impulsar el Sistema de las IESUE y fortalecer la presencia y la vinculación del CONARE con diversos sectores de país

1.3.2 Gestionar la ejecución del 100% de los recursos de proyectos interuniversitarios del Fondo del Sistema administrados por el CONARE.

Que haya superávit del presupuesto asignado a los proyectos interuniversitarios del Fondo del Sistema administrados por CONARE

Realizar un seguimiento periódico de la ejecución presupuestaria asignada a los proyectos interuniversitarios del Fondo del Sistema administrados por CONARE

Recursos Existentes

2014

Jefatura de la División de Sistemas y

Coordinador del OLaP y UPP

Imposibilidad de ejecutar los fondos.

Tramitar el pago del mayor número de periodos a la mayor brevedad aprovechando los descuentos y disminuyendo la incertidumbre dentro del periodo Coordinar con la UPP y el área financiera contable para agilizar los procesos de giro y reducir la duración de ese proceso.

Recursos Existentes

2014

Jefatura CETIC Encargados de

Unidades de CETIC

10

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Fondos del Sistema

1.3 Desarrollar acciones que permitan contar con una coordinación, articulación y colaboración entre las IESUE, que contribuya a impulsar el Sistema de las IESUE y fortalecer la presencia y la vinculación del CONARE con diversos sectores de país

1.3.1 Gestionar la ejecución del 100% de los recursos del Fondo del sistema de proyectos interuniversitarios administrados en el CONARE

Insuficiencia financiera para pagar membresía y conectividad

Integrar recursos del CETIC en las comisiones activas y en proceso de consecución para promover el desarrollo de las iniciativas. Avanzar en la identificación de pares que puedan coadyuvar en la utilización y financiamiento de la red avanzada y en conjunto con la Comisión de Directores de TIC extrapolando los avances existentes en cada universidad.

Recursos Existentes

2014


Unidades de CETIC

PLANES

1.3.6 Desarrollar la etapa IV Etapa del Sistema de información universitario básica para la elaboración del PLANES (SIESUE) que consiste en: Elaborar un glosario de términos e instrumentos de recolección de información de los indicadores para el seguimiento del Planes 2011-2015 Elaborar un informe con los resultados de los indicadores para los años 2010-2012 de seguimiento del PLANES 2011-2012

Que por atender tareas imprevistas relevantes, no se pueda elaborar el glosario de términos ni el informe de resultados de los indicadores para el seguimiento del PLANES 2011-2015

Elaborar un cronograma de trabajo para dar seguimiento periódico del avance de los informes.

Recursos Existentes

2014


Coordinador del OLaP

11

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Reconocimiento y

equiparación de títulos


1.3.7 Ejecutar la II Etapa del Sistema Automatizado de la Oficina de Reconocimiento y Equiparación de Títulos que consiste en la automatización del 100% de los flujos de trabajo en las universidades.

Que las universidades no estén claras en la definición de requerimientos del sistema en esta segunda etapa.

Realizar un análisis de los requerimientos de las universidades, sus impactos en tiempo para su desarrollo y dar seguimiento a la ejecución de esta etapa.


2014

Encargada de la Oficina de

Reconocimiento y equiparación de títulos y grados

Encargado proceso de

Administración de Información

Coordinación institucional

1.4 Realizar un análisis de los mecanismos de coordinación existentes en el CONARE para promover la articulación y colaboración de las instituciones de educación superior estatal.

1.4.1 Definir una nueva estructura de comisiones interuniversitarias que permita mejorar los resultados y los niveles de eficiencia y eficacia en la gestión interinstitucional.

Que el CONARE no apruebe las propuestas elaboradas.

1. Promover que las propuestas sean pertinentes, oportunas e impacto en la gestión institucional.


2014 Director de OPES

Asesor de Dirección de OPES

2. Definir un modelo de gestión que permita atender asuntos de trascendencia institucional mediante unidades especializadas.


2014 Dirección de OPES

Directores y Jefaturas


1.11 Lograr una gestión institucional eficiente y eficaz propiciando la integración, coordinación y comunicación de las diferentes dependencias del Programa.

1.11.2 Organizar 2 espacios de participación del personal para el análisis y propuestas de mejoramiento de la gestión institucional dando paso a la iniciativa, creatividad e innovación.

3. Dar seguimiento a ejecución e implementación de las propuestas definidas en el Plan Anual Operativo de la Dirección reasignando aquellos recursos que no se serán utilizados.


2014 Dirección y

Jefaturas de OPES

4. Incluir los costos de las propuestas en la programación del presupuesto.

Recursos Económicos


12

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Investigación

1.7 Contar con información oportunas sobre temas relevantes de la educación superior universitaria que contribuya a la planificación, gestión, innovación y mejoramiento de su quehacer.

1.7.1 Elaborar 6 estudios o investigaciones que permitan brindar un panorama general sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional.

Que se retrase la elaboración y divulgación de los estudios o informes.

Presentar avances de los resultados al director de OPES para se mantenga informado al CONARE.

Recursos Existentes

I semestre 2014


Coordinador del OLaP

Que el proceso de recolección de información en el CONESUP se retrase. Que las codificaciones correspondientes tengan un alto nivel de error, por ser un proceso manual.

Hacer una propuesta para replantear el proceso para la recopilación de la información referente a diplomas otorgados

Recursos Existentes

I semestre 2014

Investigadora y personal técnico responsable del

proceso

Que no se tengan las estadísticas a tiempo.

Elaborar un plan de contingencia el cual incluya medidas políticas y de trabajo conjunto con las entidades externas involucradas en este proceso

Que no se obtenga la respuesta esperada de las universidades privadas en el sistema CENEES

Elaborar un cronograma de trabajo para dar seguimiento periódico al ingreso de información de las 53 universidades privadas

Recursos Existentes

I semestre 2014


proceso

Que no se presenten a tiempo el cuestionario a la UNESCO.

Elaborar un análisis de viabilidad para determinar que variables se pueden presentar en el cuestionario 2014; para luego presentar un plan de trabajo con un cronograma de actividades de acuerdo con las fechas ya definidas por UNESCO.

Recursos Existentes

I semestre 2014


proceso

13

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES


1.8 Construir y ejecutar una agenda temática que calendarice 2 eventos con la participación de expertos nacionales e internacionales en el marco de la celebración del 40 aniversario del CONARE.

1.8.1 Eventos en el marco de la celebración del 40 aniversario del CONARE.

Disponibilidad de recursos para organizar las diferentes actividades propuestas.

Nombrar una comisión conmemorativa del 40 aniversario del CONARE.


2014 Comisión de Directores de

Programa

Elaborar una propuesta de cronograma de actividades y costos para incluirlos en la programación del presupuesto.



Tecnologías de Información y Comunicación

1.9 Mejorar la integración de los recursos de TIC combinando elementos tanto de infraestructura, conectividad y sistemas de información.

1.9.1 Desarrollar y probar 5 iniciativas de integración de recursos de TIC para apoyar las acciones de coordinación interuniversitaria del CONARE y sus programas.

Imposibilidad de implementar los proyectos en el tiempo propuesto

Integrar recursos del CETIC en las comisiones activas y en proceso de consecución para promover el desarrollo de las iniciativas. Avanzar en dos vertientes: A- Desde Cetic a cada

Universidad, mediante la identificación de las contrapartes.

B- Desde el conjunto a través de la Comisión de Directores de TIC extrapolando los avances existentes en cada universidad.

Recursos Existentes

2014


Unidades de CETIC

14

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Gestión de Recursos

Materiales y Contratación

Administrativa

1.10 Orientar la gestión institucional proporcionando los servicios de apoyo logístico y soporte administrativo requeridos para el adecuado desempeño de las actividades planteadas.

1.10.1 Implementar el sistema de compras Mer-link en el CONARE, por medio de 25 compras que permitan promover la transparencia, reducir tiempos y costos en los trámites de contratación administrativa.

Entregas tardías de proveedores

Revisión, depuración, normalización, solicitudes electrónicas, utilización del catálogo del Ministerio de Hacienda, aplicar normas internas.

Recursos Existentes

I y II semestre 2014

Proveedor Institucional y Encargado de

Programación y Control

Atraso en las compras electrónicas y convenios marcos

Programación de compras de la Unidad y manual de políticas, Utilizar contratos de orden de compra abierta, suministros según demanda, convenios marco, compras electrónicas, convenios marco de las universidades.

Recursos Existentes


Proveedor Institucional, Analista de

Contrataciones, Programación y

Control y Almacén

Incumplimiento de requisitos previos en solicitudes

Programación de compras electrónicas, Capacitación del usuario en el uso de la herramienta, mecanismos de seguimiento, Plataforma de redes fortalecida, utilización de métodos ordinarios.

Recursos Existentes


Proveedor Institucional, Analista de

Contrataciones

15

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Gestión de Recursos

Materiales y Contratación

Administrativa


1.10.1 Implementar el sistema de compras Mer-link en el CONARE, por medio de 25 compras que permitan promover la transparencia, reducir tiempos y costos en los trámites de contratación administrativa.

Fraccionamiento de compras

Sistema de seguimiento de entregas, controles de entregas de facturas, multas y cláusulas penales.

Recursos Existentes


Proveedor Institucional y Encargado de

Programación y Control

Contrataciones infructuosas

Programación de compras, ordenes abiertas, convenios marco, control de inventarios, despachos electrónicos

Recursos Existentes

I y II Semestre 2014

Proveedor Institucional y Encargado del

Almacén

Administración del talento humano

institucional

1.10.2 Formular 4 procedimientos en la Unidad de Gestión del Talento Humano, en las siguientes áreas: -Reclutamiento y selección de persona. -Clasificación y valoración de persona -Capacitación y desarrollo humano. -Cultura y clima organizacional

Inversión de recursos financieros en capacitaciones sin relación a las actividades esenciales de los puestos

Otorgar capacitaciones atinentes al puesto y necesidades institucionales

Recursos presupuestados

2014 II Semestre 2014

Jefatura de Recursos Humanos

Proceso de contratación de personal infructuoso

Crear un registro de oferentes

Recurso Humano

presupuestado 2014

II Semestre 2014 Jefatura de Recursos Humanos

16

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración del talento humano

institucional


1.10.2 Formular 4 procedimientos en la Unidad de Gestión del Talento Humano, en las siguientes áreas: -Reclutamiento y selección de persona. -Clasificación y valoración de persona. -Capacitación y desarrollo humano. -Cultura y clima organizacional.

Inequidad en las condiciones laborales

Solicitar al CONARE la potestad para que sea la Unidad de RRHH quien administre los máximos beneficios y demás reglamentos que podrían afectar a los funcionarios de la Institución.

Recurso Humano

presupuestado 2014

II Semestre 2014 Jefatura de Recursos Humanos

Administración del

mantenimiento preventivo, correctivo y

predictivo de las

instalaciones del edificio principal y anexo del CONARE

1.10.3 Ejecutar la I Etapa del proyecto "Sustitución del Piso Alfombrado por piso laminado en el Edificio principal del Consejo Nacional de Rectores" que consiste en la sustitución del piso del primer nivel del Edificio Principal del CONARE Gestionar la continuidad de 15 contratos de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo de los equipos e instalaciones del CONARE para el año 2014.

Recursos insuficientes para la consecución de los objetivos de la Unidad

Establecer en el PAO Interno de la Unidad de Mantenimiento las partidas presupuestarias correspondientes para cada actividad de mantenimiento solicitada, según el historial de asignación de cada partida que se ha manejado en la Unidad y en base al criterio del Administrador de OPES.

Recursos disponibles

I y II Semestre 2014 Jefe de Unidad de

Mantenimiento

17

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración del


predictivo de las



1.10.3 Ejecutar la I Etapa del proyecto "Sustitución del Piso Alfombrado por piso laminado en el Edificio principal del Consejo Nacional de Rectores" que consiste en la sustitución del piso del primer nivel del Edificio Principal del CONARE. 1.10.6 Gestionar la continuidad de 15 contratos de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo de los equipos e instalaciones del CONARE para el año 2014

Recursos insuficientes para la consecución de los objetivos de la Unidad.

Realizar para cada PAO un Plan de justificación de anteproyectos que abarque las correspondientes justificaciones y su criticidad de las posibles mejoras y proyectos en el área de mantenimiento que se requieren en la Institución.



Mantenimiento

Recursos insuficientes para la consecución de los objetivos de la Unidad.

Realizar los anteproyectos que se solicitaron en el PAO para que puedan ser consultados por los encargados de otorgar y asignar el presupuesto, de manera que se justifique el presupuesto solicitado, ya que dichos anteproyectos contienen desde la justificación hasta los recursos necesarios para su realización.



Mantenimiento

18

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración del


predictivo de las



1.10.3 Ejecutar la I Etapa del proyecto "Sustitución del Piso Alfombrado por piso laminado en el Edificio principal del Consejo Nacional de Rectores" que consiste en la sustitución del piso del primer nivel del Edificio Principal del CONARE. 1.10.6 Gestionar la continuidad de 15 contratos de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo de los equipos e instalaciones del CONARE para el año 2014.

Problemas con la ejecución de las actividades de mantenimiento de los equipos e instalaciones.

Realizar el inventario de los equipos e instalaciones y definir los equipos que aún se encuentren fuera del mantenimiento para analizarlos y evaluarlos para la toma de decisiones.



Mantenimiento


Continuar con la solicitud de órdenes de compra abierta ante la Unidad de Proveeduría para agilizar diversos trabajos de mantenimiento.



Mantenimiento

19

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración del


predictivo de las



1.10.3 Ejecutar la I Etapa del proyecto "Sustitución del Piso Alfombrado por piso laminado en el Edificio principal del Consejo Nacional de Rectores" que consiste en la sustitución del piso del primer nivel del Edificio Principal del CONARE. Gestionar la continuidad de 15 contratos de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo de los equipos e instalaciones del CONARE para el año 2014.


Aplicar para todas las mejoras y proyectos el formato establecido de formulación de proyectos, para establecer una adecuada planificación y justificación de las necesidades reales de la infraestructura de la Institución.



Mantenimiento

Administración y Gestión

Documental

1.10.4 Ejecutar la I etapa del Proyecto de Selección y Eliminación Documental que consiste en la eliminación de 20 m/l de documentación de las áreas de ORE y Contabilidad.

Dificultad para accesar en tiempo y forma a la información contenida en los documentos por los usuarios internos y externos.

Enviar a la Jefatura Administrativa una nota justificando la necesidad de que el Archivo cuente con otra plaza en propiedad.

Recursos Existentes

I Semestre de 2014 Profesional A

Archivo

20

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración y Gestión

Documental


1.10.4 Ejecutar la I etapa del Proyecto de Selección y Eliminación Documental que consiste en la eliminación de 20 m/l de documentación de las áreas de ORE y Contabilidad.

Perdida de la información contenida en los documentos.

Impartir una capacitación a los encargados de los Archivos de Gestión sobre la creación y manejo de expedientes en el CONARE.

Recursos Presupuestados

2014 I Semestre de 2014

Profesional A Archivo

Gestión de Información

1.10.5 Optimizar el espacio físico de la biblioteca mediante la adquisición de 160 metros lineales de estantería longitudinal.

Subutilización de los recursos bibliográfico.

Brindar a los usuarios internos un curso de Técnicas de investigación Bibliográfica para que aprendan a utilizar las fuentes de información.

Recursos Presupuestados


Profesional D Biblioteca

Subutilización de los recursos bibliográfico.

Comunicar por correo institucional las nuevas adquisiciones.

Recursos Existentes



Profesional A Biblioteca

21

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Gestión de Información


1.10.5 Optimizar el espacio físico de la biblioteca mediante la adquisición de 160 metros lineales de estantería longitudinal.

Recursos de información impresos irrecuperables.

Gestionar la contratación para la segunda etapa de procesos técnicos del PEN de un profesional en Bibliotecología.


2014 I Semestre 2014


Recursos de información impresos irrecuperables.

Adquisición de estantería móvil que permita mayor almacenamiento de material bibliográfico impreso.




Profesional A Biblioteca

Recursos de Información irrelevantes a las necesidades reales de los usuarios.

Brindar a los usuarios internos un curso de Técnicas de investigación Bibliográfica para que aprendan a utilizar las fuentes de información.




22

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Trámites Administrativos y ejecución de

pagos.


1.10.7 Ofrecer los servicios de apoyo y soporte administrativo en 8 dependencias, requeridos para el adecuado desempeño de las actividades institucionales planteadas para el 2014.

Inconvenientes en los pagos de compromisos institucionales.

Solicitar a la Dirección de OPES la aprobación de la Reestructuración de la Oficina Administrativa donde se traslada el área financiera-contable a la Administración y contar con los recursos humanos y materiales para atender las actividades.


I semestre 2014

Jefe Oficina Administrativa

Asistente Administrativo o

Subjefe Administrativo

Recursos económicos insuficientes para el manejo de las operaciones de la Institución.

Enviar a la Dirección de OPES para su revisión y aprobación del Reglamento de Inversiones.


I semestre 2014

Jefe Oficina Administrativa

Asistente Administrativo o


Administración y apoyo en la

logística institucional

Alteración del orden y actos delictivos.

Implementación y ejecución de la propuesta de medidas para mejorar la seguridad en las instalaciones del CONARE.


I y II semestre 2014 Recepcionista

Control y Vigilancia Interna

Registro y control del ingreso y salida de personas y activos del edificio A, del CONARE.



Recepcionista (Registro e

Información) Control y

Vigilancia Interna

Implementación de medidas que mejoren el monitoreo en puntos estratégicos de la Institución, por medio de cámaras de seguridad.


I y II semestre 2014 Recepcionista


Implementación del nuevo sistema de seguridad.



Recepcionista(Registro e Información)


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PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Administración y apoyo en la

logística institucional



La inconformidad de los usuarios externos en relación al servicio de recepción.

Gestionar ante el CETIC la resolución de problemas técnicos que presenta la central telefónica.


I y II semestre 2014 Jefe Administrativo


Capacitación en servicio al cliente.




Capacitación constante de las personas que ejecutan el servicio de recepción documental y servicio al cliente en la central telefónica.




Comunicación de procedimientos a seguir a la hora de utilizar el servicio de entrada y salida documental.




Servicios generales inadecuados en el apoyo logístico de las actividades.

Circulares que indiquen aspectos relacionados con servicios generales cuando haya algún cambio en el procedimiento, por imprevistos.




24

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Contable-Financiero

1.10 Orientar la gestión institucional proporcionando los servicios de apoyo logístico, y soporte administrativo para el adecuado desempeño de las actividades planteadas.


Atraso en la implementación de las normas de contabilidad.

Dar seguimiento a la contratación para el levantamiento de activos

Recursos Existentes

2014

Contadora Institucional

Coordinador(a) UCAF

Calidad

1.11 Lograr una gestión eficiente y eficaz proporcionando la integración, coordinación y comunicación de las diferentes dependencias del programa.

1.11.1 Identificar 2 procesos institucionales y elaborar una propuesta de mejora 1.11.3 Evaluar 2 servicios institucionales identificados en el diagnóstico 2013 1.11.4 Elaborar una propuesta de políticas de prestación de servicios.

Que no se puedan desarrollar las propuestas a tiempo.

Efectuar reuniones periódicas de avance de propuestas. Distribución de cargas de trabajo para garantizar la elaboración de propuestas en tiempo. Sustitución del personal incapacitado.

Recursos previstos en el presupuesto

2014

2014 Encargada Unidad Plan-Presupuesto

25

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Asesoría Legal

1.12 Mejorar los servicios que brinda la Asesoría Legal ofreciendo a los usuarios herramientas más eficientes para la gestión de los procesos que desarrolla.

1.12.1 Elaborar 4 instructivos para los usuarios de los servicios que brinda la Asesoría Legal al CONARE y sus dependencias, con el fin de estandarizar los requisitos y así agilizar la atención de los siguientes procedimientos: 1. Solicitud de visto bueno interno en contrataciones 2. Solicitud de dictamen o criterio legal 3. Redacción de contratos y convenios 4. Revisión jurídica de propuestas tales como acuerdos, resoluciones, normativa y comunicaciones.

Incoherencia interna de instructivos con el procedimiento.

Revisar y evaluar internamente procedimientos de la Asesoría Legal.


Junio 2014 Asesores Legales

Asesoría Legal

1.12 Mejorar los servicios que brinda la Asesoría Legal ofreciendo a los usuarios herramientas más eficientes para la gestión de los procesos que desarrolla.

1.12.2 Realizar 2 talleres de capacitación para los usuarios de los servicios que brindan la Asesoría Legal al CONARE y sus dependencias.

Inexistencia de instructivos y materiales de apoyo para las fechas programadas.

Monitorear avances en la revisión y evaluación interna de procedimientos.


Junio 2014 Coordinación de la

Asesoría Legal

26

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Planificación y Control Interno

1.13 Desarrollar instrumentos que permitan y faciliten la planificación, seguimiento, análisis y rendición de cuentas de la gestión institucional.

1.13.1 Elaborar 6 instrumentos para mejorar la gestión institucional: -Procedimiento para reconocer, prevenir y tratar situaciones contrarias al manual de principios éticos institucionales. -Actualización del Marco Orientador de Control del SEVRI - Metodología de definición de procedimientos - Metodología para elaborar el plan táctico -Plan de divulgación del Plan Estratégico Institucional - Metodología para seguimiento del Plan Estratégico.

Retraso en la elaboración de los instrumentos definidos para el mejoramiento de la gestión institucional.

Efectuar reuniones periódicas de avance en la elaboración de instrumentos Distribución de cargas de trabajo para garantizar la elaboración de los instrumentos en tiempo

Recursos previstos en el presupuesto

2014

2014 Encargada Unidad Plan-Presupuesto

27

PROCESO OBJETIVO




COSTO APROXIMADO


RESPONSABLES

Auditoría

1.15 Fortalecer el desarrollo institucional a través de procesos de evaluación y fiscalización, de las operaciones, el sistema de control interno para coadyuvar con el mejoramiento continuo del CONARE

1.15.1 Elaborar al menos 24 trabajos de auditoría en cualquiera de las siguientes modalidades: financiero, operativo, de tecnologías de la información, seguimiento de recomendaciones, estudios especiales o asesoría, que se deriven de lo establecido en alguna ley o reglamento, petición expresa del CONARE o CGR. o que provengan de la atención de solicitudes admitidas u oportunidades determinadas de asesorar, advertir o analizar.

Falta de claridad y profundidad en los riesgos identificados por las unidades administrativas.

Actualizar con el auditado, la valoración de riesgos complementaria.

Recursos Existentes

Inmediata, en cada estudio que se

realiza. Auditor de campo

No evaluar áreas o riesgos significativos del proceso a auditar

Aplicar consistentemente la metodología de identificación y valoración del riesgo

Recursos Existentes

Abril 2014 Auditor de campo

Tener una concepción errónea del impacto y la probabilidad de un factor de riesgo sobre una actividad.

Aplicar consistentemente la metodología de identificación y valoración del riesgo.

Recursos Existentes

Abril 2014 Auditor de campo

Papeles de trabajo deficientes

Diseñar y establecer un instructivo para la elaboración de papeles de trabajo.

Recursos Existentes

Diciembre 2014 Coordinadora

Auditoría Interna

Poca respuesta del auditado

Conversar con el auditado las recomendaciones sugeridas y explicarles los beneficios de la aplicación de las mismas. Informar al superior de los incumplimientos.

Recursos Existentes

Inmediata, en cada estudio que se

realiza. Auditor de campo

Obtener información errónea por parte de los auditados

Realizar actividades de motivación y promuevan la ética, el trabajo cuidadoso y profesional.

Recursos Existentes


Auditoría Interna

Incorrecta determinación de la muestra

Diseñar y establecer una metodología de muestreo estadístico y dar capacitación sobre el tema

Recursos Existentes


Auditoría Interna

28

3.2 Programa SINAES

PROCESO OBJETIVO


PRIORIZACION RIESGOS

MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Acreditación

1.1. Mantener el diálogo permanente con las autoridades académicas de las instituciones de educación superior para motivarlas a impulsar procesos de autoevaluación y mejoramiento.

1.1.1. Evaluar en las diferentes etapas del proceso de acreditación, 23 carreras parauniversitarias y de grado, así como programas de posgrado nuevos y 71 carreras de grado acreditadas.

Que no se reciban las solicitudes de acreditación programadas

Realizar un proceso de consulta para conocer los motivos de la no presentación de solicitudes

Recursos contemplados en el presupuesto

del 2014

Enero–Abril 2014

Consejo, Dirección

Investigadores y Garante de

Calidad.

Que pierda veracidad el sistema de aseguramiento de calidad

Incorporación de este tema con el experto externo al SINAES, que se encuentra realizando el proceso de modificación al modelo, a fin de que pueda incorporar este tema en el Consejo del SINAES.


del 2014

Enero–Abril 2014

Consejo, Dirección,

Garante de Calidad,

investigadores; experto externo.

1.1.2. Realizar las gestiones necesarias para que al menos una universidad plantee la solicitud de afiliación.

Las Instituciones no se afilian pese a las acciones de promoción realizadas por el SINAES

Realizar encuesta para analizar el interés por afiliarse al SINAES y obstáculos que se observan.


del 2014

Enero–Abril 2014 Consejo, Garante

de Calidad.

29

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Capacitación, educación y

sensibilización

2.1. Generar procesos de capacitación, educación y sensibilización en el tema de gestión de la calidad de la educación superior y el papel de la acreditación con sus diversas fases.

2.1.1. Ejecutar procesos de capacitación para 150 profesionales nacionales e internacionales para el 2014.

Se realizan las convocatorias pero las personas no acuden a los cursos

Realizar una adecuada promoción de las capacitaciones con suficiente tiempo y hacer que la capacitación tenga un efecto en las contrataciones


del 2014

Enero-Diciembre 2014

Área académica

Investigación

3.1. Impulsar la investigación y generación de conocimiento sobre educación superior y calidad.

3.1.1. Elaborar un informe inicial sobre dimensiones relevantes en la Educación Superior de Costa Rica.

Las experiencias de investigación han demostrado poca anuencia para brindar datos

Diseño de medidas alternativas ante eventuales negativas de las universidades. Incluirlo en los términos de referencia u objetivos del estudio.


del 2014

Enero-Abril 2014 Dirección, Área de

Gestión Académica.

Comunicación y

sensibilización

4.1. Ejecutar el plan de comunicación y sensibilización de la sociedad costarricense sobre los procesos de acreditación y gestión de la calidad.

4.1.1. Mantener a 5000 jóvenes informados sobre los beneficios de estudiar en carreras acreditadas.

Los jóvenes no entienden ni se interesan en el mensaje

Analizar con detenimiento los mensajes a enviar


del 2014


Comisión de Seguimiento al Programa de

Fomento de una Cultura de

Calidad

30

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Comunicación y

sensibilización

4.1. Ejecutar el plan de comunicación y sensibilización de la sociedad costarricense sobre los procesos de acreditación y gestión de la calidad.

4.1.1. Mantener a 5000 jóvenes informados sobre los beneficios de estudiar en carreras acreditadas.

Que los jóvenes no reciban la información

Asegurar que se están utilizando los canales que fueron identificados en el diagnóstico mediante un seguimiento permanente por parte del comunicador diariamente y por parte de la comisión en las reuniones periódicas


del 2014




Calidad

La empresa contratada no ejecuta las acciones de la forma en que se acordó

Continuar programando reuniones periódicas de la Comisión de Seguimiento al Programa para el Fomento de una Cultura de Calidad


del 2014




Calidad

Alianzas estratégicas

5.1. Desarrollar Alianzas de reconocimiento mutuo con algunos países, intercambio con agencias y países que ya tienen un prestigio consolidado.

5.1.1. Establecer relaciones iniciales con tres agencias reconocidas internacionalmente para firmar convenios de reconocimiento mutuo.

Las agencias contactadas no están interesadas en suscribir convenios de reconocimiento mutuo con SINAES

Fortalecer la presencia del SINAES en diversas actividades nacionales e internacionales. Fortalecer internamente los procesos y organización del SINAES.

Recursos contemplados en el presupuesto del 2014

2014

Consejo - todos los funcionarios.

31

3.3 Programa CENAT

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Investigación Base

b) Contribuir a una mayor integración del trabajo científico - tecnológico de las universidades públicas. d) Impulsar novedosas articulaciones entre programas de posgrado de las instituciones universitarias, en las áreas prioritarias para el desarrollo científico y tecnológico.

3.1.1 Desarrollar 12 actividades de transferencia de conocimiento orientadas a la comunidad universitaria estatal y al sector productivo nacional e internacional

Incumplimiento de las actividades previstas para el plan para el 2014

Asignación de recursos

404 millones de colones

(Recurso presupuestado)

I semestre del 2014

Director General del CeNAT y Directores de

Áreas

e) Facilitar el trabajo interinstitucional y multidisciplinario en las diversas áreas temáticas. f) Fortalecer condiciones para la interacción académica de científicos nacionales e internacionales. g) Fortalecer los recursos de las unidades de investigación y desarrollo de las universidades públicas que se adscriban a este centro.

3.1.2 Ofrecer 22 servicios de investigación científica de alta tecnología al sector productivo nacional e internacional mediante vinculación, para aplicaciones que servirán como instrumento para la toma de decisiones





I semestre del 2014


Áreas

32

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Investigación Base

i) Ofrecer al sector productivo del país soluciones científico - tecnológicas que le permitan ser más competitivo en el mercado internacional. j) Promover el mejoramiento de los procesos y la calidad de los productos y servicios del sector productivo, con el fin de incrementar la competitividad de las empresas.

3.1.3 Vincular 15 proyectos con participación de sectores académicos universitarios estatales, empresariales y gubernamentales a nivel nacional e internacional en las diferentes áreas de investigación del CeNAT





I semestre del 2014


Áreas

b) Contribuir a una mayor integración del trabajo científico - tecnológico de las universidades públicas. d) Impulsar novedosas articulaciones entre programas de posgrado de las instituciones universitarias, en las áreas prioritarias para el desarrollo científico y tecnológico.

3.1.4 Crear una biblioteca de firmas espectrales e implementar una plataforma propia de toma de datos espaciales





I semestre del 2014


Áreas

3.1.5 Desarrollar 2 actividades de capacitación en temas de cambio climático y variabilidad climática y aromática





I semestre del 2014


Áreas

33

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

COSTO APROXIMADO


RESPONSABLE

Investigación Base

e) Facilitar el trabajo interinstitucional y multidisciplinario en las diversas áreas temáticas. f) Fortalecer condiciones para la interacción académica de científicos nacionales e internacionales. g) Fortalecer los recursos de las unidades de investigación y desarrollo de las universidades públicas que se adscriban a este centro.

3.1.6 Consolidar 4 servicios de manejo de altos volúmenes de datos mediante la supercomputación





I semestre del 2014


Áreas

3.1.7 Vincular 2 redes nacionales e internacionales para la participación activa en proyectos en nanotecnología





I semestre del 2014


Áreas

i) Ofrecer al sector productivo del país soluciones científico - tecnológicas que le permitan ser más competitivo en el mercado internacional. j) Promover el mejoramiento de los procesos y la calidad de los productos y servicios del sector productivo, con el fin de incrementar la competitividad de las empresas.

3.1.8 Coordinar Proyecto de Mejoramiento de la Educación Superior





I semestre del 2014


Áreas

34

3.4 Programa Estado de la Nación

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE

IMPLEMENTACION RESPONSABLE

Investigación

4.1 Realizar investigaciones sobre desarrollo humano sostenible o sobre un tema específico, ya sea para Costa Rica, o para una subregión, o para Centroamérica, siguiendo la metodología utilizada en la preparación de los Informes Estado de la Nación.

4.1.1 Preparación, consulta, publicación del Informe Estado de la Nación, mediante: - La preparación y consulta de la Estrategia General de Investigación. - La preparación de al menos 50 investigaciones bases según los contenidos del Informe - Actualización del Compendio estadístico - Preparación del Informe Estado de la Nación 4.1.2 Iniciar el proceso de preparación del Quinto Informe Estado de la Educación, por encargo del CONARE, mediante: - Preparación y consulta con el Consejo Consultivo de la Estrategia General de Investigación del Quinto Informe Estado de la Educación. - Al menos 3 investigaciones de base del Fondo Concursable - Actualización del Compendio estadístico - Preparación, revisión y consulta de al menos 20 investigaciones de base de acuerdo a los términos de referencia. 4.1.3 Iniciar el proceso de preparación del Quinto Informe Estado de la Región, mediante: - Participación en al menos 5 foros regionales - Publicación de Aportes sobre Desafíos del DHS. - Actualización de Estadísticas de Centroamérica (2014). - Actualización de al menos 3 bases de datos centroamericanas

Demoras administrativas en contratos y pagos

Realizar reunión con Asesoría Legal para ver cómo se podrían disminuir tiempos de respuesta

Recurso Existente

Marzo 2014

Director de OPES, Director del Programa

Vargas, Asesor Legal

Dificultades para armar la red de investigación

Ampliar la consulta con especialistas e investigadores para obtener mayores sugerencias para análisis de temas

Recurso Existente

Junio 2014 Coordinadores

de Investigación

Errores en la publicación de los cuadros y gráficos de los Informes

Reforzar en periodos críticos el equipo para que haya más revisión de los diagramados

1.000.000 2014

Coordinadores de Investigación y Coordinadora de Estadísticas

35

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE

IMPLEMENTACION RESPONSABLE

Investigación

4.1 Realizar investigaciones sobre desarrollo humano sostenible o sobre un tema específico, ya sea para Costa Rica, o para una subregión, o para Centroamérica, siguiendo la metodología utilizada en la preparación de los Informes Estado de la Nación.

4.1.3 Iniciar el proceso de preparación del Quinto Informe Estado de la Región, mediante: - Participación en al menos 5 foros regionales - Publicación de Aportes sobre Desafíos del DHS. - Actualización de Estadísticas de Centroamérica (2014). - Actualización de al menos 3 bases de datos centroamericanas

Problemas para obtener información comparable, actual y oportuna

Realizar revisiones y comparaciones con diferentes fuentes de información y expertos

Recurso Existente

Julio 2014

Coordinador Informe Estado de la Región, Coordinadora Estado de la

Justicia, Área de estadísticas

36

RECOMENDACIONES

Identificar formalmente los procesos institucionales que cada instancia considere

sustantivos para facilitar la valoración de riesgos por procesos críticos, tal y como

lo solicita la Auditoría Interna.

Implementar las medidas para la administración de riesgos definidas, con el fin,

de evitar la materialización de riesgos que impidan la consecución de los objetivos

y metas institucionales.

Definir una estructura de riesgos por categorías, constituyéndose como un

portafolio de riesgos de consulta para las dependencias y programas del

CONARE.

Continuar con los procesos de capacitación y sensibilización en materia de control

interno y SEVRI, enfocándose en el empoderamiento de los enlaces de control

interno como gestores de procesos en cada una de las dependencias y programas

del CONARE.

sevri vinculado al plan anual operativo del …para las metas del plan anual operativo 2014 en cada...

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