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Oficina de Planificación de la Educación Superior Oficina de Desarrollo Institucional

INFORME DEL SEVRI VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO DEL CONARE 2016

Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias, Encargada, Control Interno

Junio, 2016

Tabla de Contenido

Introducción ............................................................................................................. 1

Metodologia ............................................................................................................. 3

Resultados de la Valoración de Riesgos ................................................................. 4

Plan de la Administración de Riesgos Institucional Vinculado al Plan Anual

Operativo. .............................................................................................................. 15

1. Programa OPES .......................................................................................... 15

2. Programa SINAES ....................................................................................... 24

3. Programa CeNAT ........................................................................................ 25

4. Programa Estado De La Nación .................................................................. 26

Recomendaciones ................................................................................................. 27

1

INTRODUCCIÓN

El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando, en los

últimos años, diferentes acciones tendientes a fortalecer del Sistema de Control

Interno.

Un aspecto relevante dentro de estos esfuerzos es el establecimiento del

Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) en el CONARE, sobre el cual

la Ley 8292 señala en su artículo 18 lo siguiente:

“Todo ente u órgano, sujeto a dicha Ley, deberá contar con un Sistema

Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), el cual permita

identificar de forma adecuada el nivel de riesgo institucional y adoptar los

métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel

de dicho riesgo”

Adicionalmente, define en su artículo 19 “que el jerarca y los titulares

subordinados son responsables por el funcionamiento del SEVRI”. En concordancia

con esto y con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República,

CONARE en la sesión No.39-08 celebrada el 25 de noviembre del 2008 aprobó el

Marco Orientador a partir del cual se ha desarrollado el proceso de SEVRI en la

Institución en sus diferentes etapas: Identificación, Análisis, Evaluación,

Administración y Revisión; la institución ha desarrollado el proceso anualmente

vinculado a las metas del Plan Anual Operativo (PAO), desde el 2010.

Este informe presenta la metodología y resultados del proceso de SEVRI ,

que se realizó a las metas del PAO 2016 y en el participaron los diferentes

programas y dependencias que integran el CONARE:

1. Oficina de Planificación de la Educación Superior.

Dirección

Asesoría Legal

División de Académica

División de Coordinación

División de Sistemas

Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC)

Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)

2

Oficina Administrativa:

Gestión del Talento Humano (DGTH)

Proveeduría Institucional

Mantenimiento

Archivo

Biblioteca

Servicios Generales

Oficina de reconocimiento y equiparación (ORE)

Auditoría Interna

2. Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES)

3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)

4. Programa Estado de la Nación (PEN)

3

METODOLOGIA

Para efectuar el proceso de SEVRI 2016 en el CONARE se decidió, al igual

que en el año 2015, vincularlo a las metas formuladas en el Plan-Presupuesto

Ordinario del año, de forma tal que las medidas para la administración de los riesgos

identificados y los recursos que se requieran para su implementación sean

incorporados en el presupuesto de ese mismo año.

El SEVRI 2016 se realizó teniendo como referencia el documento

“Componentes de SEVRI” aprobado por el CONARE en diciembre del 2015, y en el

cual se define la política, los objetivos, la estrategia y los parámetros que orientarán

el proceso de valoración de riesgo. Además se utilizó como instrumento para la

recopilación de la información los formularios definidos en dicho documento.

Para iniciar el proceso, la ODI remitió a las diferentes dependencias el

Formulario OPES.F.03 Sistema Específico de Valoración Riesgos Institucional,

definido en el año 2015 que integra la información las metas del PAO y el proceso

de valoración de riesgos con el fin de facilitar las etapas de evaluación y

seguimiento. Es importante resaltar, que las dependencias debían valorar riesgos

para cada una de las metas definidas en el PAO. Posteriormente, los programas y

dependencias realizaron varias sesiones de trabajo para desarrollar con cada una

de sus metas las diferentes etapas del SEVRI y así completar la información

solicitada en los formularios antes mencionados.

Cabe destacar, que el Departamento de Gestión Financiera no suministró la

información del SEVRI 2016, por lo que se excluye del presente análisis.

Utilizando como insumo la información remitida por las dependencias la ODI

elaboró el “Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual

Operativo”, el cual incluye para cada meta: los riesgos identificados y priorizados,

las medidas propuestas para administración de estos, así como el plazo de

implementación y los responsables.

Finalmente, se procedió a elaborar el presente informe que detalla los

principales resultados del proceso de valoración de riesgos institucionales y los

planes de administración de riesgos identificados en el CONARE.

4

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN DE RIESGOS

En el proceso de valoración de riesgos vinculados al Plan Anual Operativo

2016, se obtuvieron los siguientes resultados:

Nota: En el Marco orientador del SEVRI se establece que los riesgos bajos se consideran aceptables, asimismo,

los riesgos medios y los riesgos altos se consideran inaceptables.

Como se muestra en el gráfico anterior, en el CONARE se observa un 7% de

riesgos altos y 46% de riesgos medios lo que evidencia evolución del proceso de

valoración de riesgos institucional, por cuanto, si bien existen riesgos en nivel

inaceptable (8%) en su mayoría los riesgos que se enfrenta son de nivel medio

(45%) o bajo (47%), lo que denota que en la institución se ha desarrollado una mayor

conciencia sobre la importancia de establecer controles que permitan reducir la

probabilidad y el impacto de los riesgos identificados.

Así también, si se analiza el nivel de riesgo de los programas el Programa

Estado de la Nación presenta el mayor porcentaje de riesgos aceptables, además

el programa OPES es el único que presenta riesgos altos y en cuanto a riesgos

medios el programa CENAT obtiene la mayor proporción con 67%.

Bajo; 49%

Bajo; 33%Bajo; 40%

Bajo; 67%

Bajo; 47%

Medio; 43%Medio; 67%

Medio; 60%

Medio; 33%

Medio; 46%

Alto; 8% Alto; 7%

0%5%

10%15%20%25%30%35%40%45%50%55%60%65%70%75%80%85%90%95%

100%

OPES SINAES CeNAT PEN CONARE

GRÁFICO 1CONARE: NIVEL DE RIESGO POR PROGRAMAS AÑO 2016

5

El cuadro 1 que se presenta a continuación, detalla la información de las

metas valoradas, los riesgos identificados y medidas de administración de riesgos

por programa.

Cuadro 1 CONARE: Cantidad de metas valoradas, riesgos identificados y medidas

para administración de riesgos propuestas, según Programa

Programa Cantidad de

Metas Valoradas

Riesgos identificados Medidas para Administración

de riesgos propuestas

Antes de medidas

existentes

Después de medidas

existentes

OPES 33 64 36 53

SINAES 5 5 3 3

CeNAT 3 3 2 4

Estado de la Nación 9 15 5 5

Total 50 87 46 65

En el CONARE se realizó el proceso de valoración de riesgos a un total de

50 metas del PAO 2016 (88% del total de metas formuladas) identificando en ellas,

antes de considerar los controles existentes, 87 riesgos, sin embargo luego de

efectuar la revaloración de los riesgos por criterios de efectividad y aplicabilidad de

los controles propuestos, los riesgos se reducen a 46 así mismo, se definieron 65

medidas de administración, para los riesgos inaceptables según lo dispuesto en el

Marco Orientador del SEVRI, las cuales se ejecutarán en el presente año.

Si se analiza el comportamiento por Programa del Conare, antes de

considerar las medidas existentes, se observa que si bien el programa Estado de la

Nación es el que identifica el mayor número de riesgos (15), le corresponde

administrar únicamente una tercera parte de éstos por cuanto ya han sido

implementadas una importante cantidad de acciones de para administrarlos.

Así también, para los riesgos identificados antes de valorar las medidas

existentes, se muestra que el programa OPES presenta la mayor cantidad de

riesgos con 64 esto debido a que éste integra el mayor número de dependencias de

la institución y entre estas las que brindan soporte a los procesos sustantivos

6

institucionales, como son: la Unidad de Proveeduría, Departamento de Gestión del

Talento Humano, Mantenimiento, Servicios Generales, Oficina de Desarrollo

Institucional y Asesoría Legal, entre otros, por el contrario, el programa CeNAT

presenta el menor número con 3.

Como parte de este informe a continuación se ofrece, para cada programa,

un resumen de los riesgos identificados, así como de sus causas y medidas de

administración.

Programa OPES

Dada la composición de naturaleza tan variada de las dependencias del

Programa OPES, se observa que se definieron riesgos muy diversos, como se

muestra en el siguiente cuadro:

7

Cuadro 2 OPES: Detalle de riesgos inaceptables en el proceso de valoración de riesgos 2016.

Riesgos Causas Medidas de administración de riesgos

Atrasos en procesos y trámites

1. Falta de claridad en la solicitud de bienes y servicios. 2. Retrasos en los procesos de modificación presupuestaria. 3. Información incompleta 4. Falta de capacitación de usuarios.

Reuniones periódicas de seguimiento a la ejecución del presupuesto

Asignación de recursos de Fondos del Sistema a proyectos mal formulados

1. Falta de capacitación de los proyectistas. 2. Rotación de personal que elabora las propuestas.

Elaborar un plan de capacitación para los proyectistas

Cultura de información poco desarrollada a nivel institucional

Desconocimiento de la existencia y uso de los recursos de información por parte de los usuarios.

1. Coordinar y planificar capacitaciones por dependencia para el uso de los recursos de información. 2. Contratar el diseño de los afiches y calendarios de acuerdo a los servicios y productos de información que ofrece la Biblioteca. 3. Contratar la impresión de los afiches y calendarios

Desfinanciamiento de proyectos Insuficiencia de recursos Presentar presupuesto de la obra para obtener financiamiento

8


Falta de compromiso superior con las recomendaciones de la Auditoría Interna

Desconocimiento de la obligación legal de acatamiento de las recomendaciones o no implementación de acciones de mejora

Intensificar la cantidad de estudios de seguimiento de recomendaciones y reportar situación al Jerarca Institucional

Sistemas automatizados que no cumplan con las expectativas de los usuarios

1. Falta de capacitación en el uso de sistemas. 2. Poca divulgación. 3. Problemas de acceso y uso de tecnologías

Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal

Retrasos en los procesos de aprobación de las instancias superiores(revisar la instancia)

Cambio de prioridades institucionales y falta de apoyo a proyectos.

1. Intensificar los canales de comunicación con los jerarcas para adquirir las aprobaciones correspondientes. 2. Intensificar la comunicación con los usuarios para aumentar y consolidar su confianza y apoyo. 3. Aumentar la participación de los funcionarios en las diferentes etapas de proyectos.

Incumplimiento de contratos Falta de seguimiento en la ejecución de los contratos

1. Reuniones periódicas de seguimiento. 2. Elaborar un instrumento de evaluación de la calidad del servicio. 3. Intensificar la aplicación de multas y sanciones.

9


Retraso en la implementación de procesos de mejora continua en la gestión de TI

1. Equipo de trabajo poco comprometido 2. Información incompleta o excesiva y de baja calidad 3. Algunos procesos demandan mayores recursos de lo esperado 4. Poca aceptación de usuarios. 5. Falta de experiencia de personal de CETIC.

1. Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. 2. Sensibilización del Equipo de trabajo. 3. Definición de un Plan de trabajo. 4. Priorización orientada a los elementos sustantivos. 5. Calendarización de Informes de avance según cronograma. 6. Capacitación a usuarios finales

Que no se obtenga el avance requerido en los estudios e investigaciones planeados

1. Deficiente capacitación a encuestadoras 2. Errores en la base de datos requerida para elaborar los estudios e investigaciones

1. Incluir en el proceso de capacitación de las encuestadoras mayor énfasis en la práctica. 2. Designar máximo dos personas como responsables de la consulta de datos contratada. 3. Definir roles y responsabilidades entre el personal a cargo del trabajo de campo. 4. Asignar al menos dos personas que deban revisar la base de datos de los estudios e investigaciones.

Que no se cuente con los insumos requeridos para preparar el documento de seguimiento del Planes en el tiempo establecido

Las universidades no envían la información insumo para la preparación del documento

Mantener informados a los proveedores de información acerca de las fechas y la forma de envío de los datos requeridos. Socializar el procedimiento para la elaboración del informe de monitoreo y seguimiento del Planes con los proveedores de información.

10


Que los resultados no lleguen en forma oportuna a los públicos meta

Los públicos meta reciban invitaciones en forma tardía para las actividades de difusión

1. Definir con las autoridades universitarias los representantes a participar en cada actividad de difusión planeada. 2. Gestionar las invitaciones a las actividades de difusión desde la OPES para garantizar la participación de los públicos meta.

Atrasos en las evaluaciones de proyectos

Informes incompletos de los proyectos Me parece que se podría administrar esta medida ya que la cultura de evaluación debe fortalecerse.

Solicitudes de servicios no atendidas

1. Desconocimiento del usuario en el del procedimiento a seguir en el momento de solicitar servicios. 2. Recurso humano insuficiente para la ejecución de servicios.

Enviar una circular institucional indicando que se priorizarán las solicitudes cuando

Poca participación en actividades programadas

No se ha generado una cultura institucional para que estas actividades sean de interés de los funcionarios

Mejorar la comunicación de estas actividades, indicando la importancia de participar y comentándolo también en las reuniones de Jefes y Directores

Que no se implementen actividades de mejora continua institucional

Ausencia de procesos de evaluación y autoevaluación de los servicios brindados

Elaborar un informe de labores anual con estadísticas de tiempos de respuesta de los servicios brindados Encuesta de satisfacción de servicios Elaborar plan de mejora de servicios

Que no haya interés en participar en las actividades

No se ha generado una cultura institucional para que estas actividades sean de interés de los funcionarios


11


Que el sistema automatizado de ORE no cumpla con las expectativas de los colaboradores de la Oficina y los usuarios

Falta de capacitación en el uso del sistema del personal de ORE Poca divulgación Problemas de acceso y uso de tecnologías

Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal de ORE

12

Programa SINAES

En el caso del programa SINAES se definieron riesgos relacionados con

evaluar una menor cantidad de procesos (carreras) proyectadas, esto a causa de

recurso humano limitado en el SINAES para satisfacer los procesos de acreditación

presentados por las universidades y parauniversidades, estableciéndose como

medida de administración del riesgo la utilización de una tipología de contratación

para las plazas previstas que permita un trámite más expedito.

Así mismo, el segundo riesgo definido por este programa se refiere a la no

generación de información adecuada para los grupos meta establecidos debido a la

implementación de acciones poco efectivas para transmitir el mensaje de la

acreditación y a la mala definición del mensaje que no permite dar a conocer la

importancia y beneficios de las carreras acreditadas, lo que se pretende atender con

la implementación de un plan de medios.

Otro riesgo identificado por el SINAES se vincula a la resistencia por parte de

los involucrados a la ejecución de nuevas acciones administrativas a causa de la

implementación del sistema informático del SINAES definiéndose como acción de

respuesta al riesgo realizar mejoras en el sistema a partir de las recomendaciones

y sugerencias de los usuarios, con el fin de considerar sus requerimientos y

necesidades.

Programa CENAT

En el programa CeNAT los riesgos están relacionados con el no contar con

la participación mínima de personas para las actividades de transferencia de

conocimiento previstas, debido a la poca divulgación de las actividades, problemas

para contactar a los expositores o lograr su participación y dificultades para contar

con espacios físicos adecuados a las actividades, definiéndose como medidas para

administración de riesgos el fortalecer los convenios internacionales para apoyo

13

mutuo con universidades extranjeras y mejorar el control de la ejecución de los

procedimientos de inscripción.

Otro riesgo que se presenta en el CeNAT es la no realización de actividades

necesarias para la ejecución de los proyectos, esto por diversas causas, entre las

que destacan: atrasos en las transferencias de recursos para realizar la logística de

cada una de las actividades, el no contar con una persona autorizada para firmar

contratos con los patrocinadores y el retraso en la revisión de los contratos por parte

del Asesoría Legal del Conare estableciéndose como medida de administración de

riesgos la contratación expedita del nuevo administrador de la FunCeNAT para la

firma de contratos.

Programa PEN

El programa Estado de la Nación define como primer riesgo la dificultad para

contratar investigadores debido a la poca disponibilidad de investigadores que

cumplan con los requisitos de contratación y a tiempos de entrega de los productos

muy ajustados estableciéndose como medida para la administración de riesgos el

ampliar la consulta en internet y la consulta inicial para la identificación de nuevos

investigadores con disponibilidad.

El segundo riesgo identificado por el programa se relaciona al atraso en el pago

de los investigadores a causa de demoras en los procesos administrativos los

cuales se plantea atender por medio de un mayor seguimiento y acompañamiento

a las gestiones administrativas.

Otro riesgo importante se relaciona con la insuficiencia de recurso humano para

atender la demanda de capacitaciones a causa de la saturación de actividades de

difusión y/o choque de actividades de los informes y la concentración de actividades

nacionales en el Valle Central y a nivel regional en las capitales de los países,

estableciéndose como acción de respuesta al riesgo el realizar una mejor

distribución de tareas en el equipo y contratar personal en el momento que sea

necesario para cumplir con las demandas del área de difusión.

14

Finalmente, se define como riesgo relevante las recargas de trabajo a causa de

una mala distribución de las tareas e inadecuados procesos de inducción

definiéndose como medida para administración de riesgo el coordinar y planificar de

una mejor manera el trabajo del año, así como, no comprometerse con más

proyectos sin analizar la disponibilidad del personal.

Como se mencionó al inicio de este documento, uno de los productos logrados

del proceso de SEVRI 2016 es el Plan de administración de riesgos institucional

vinculado al plan anual operativo y el cual se ofrece a continuación.

15

PLAN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONAL VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO.

1. Programa OPES

N PROCESO META PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE

IMPLEMENTACION RESPONSABLE

1 Proyectos 1.1.1 Lograr la mejora en el proceso de formulación de los proyectos del fondo del sistema en las cuatro áreas del quehacer sustantivo de las universidades: docencia, investigación, extensión y acción social, vida estudiantil y administración.

Asignación de recursos a propuestas mal formuladas

Elaborar un plan de capacitación para los proyectistas

Recursos presupuestados

II semestre 2016

Subcomisión de Docencia

Jefe de División Académica

2 Coordinación

Interuniversitaria

Formulación inadecuada de los Proyectos del Fondo del Sistema.

Análisis de la documentación y envío de observaciones a los lineamientos cuando sea pertinente.

Recursos Existentes 2016 División de

Coordinación

3 Proyectos

1.1.2 Lograr la mejora en el proceso de ejecución de al menos un 95% de los proyectos del fondos del sistema, cuyos recursos son administrados en CONARE.

Atrasos en los trámites administrativos

Reuniones periódicas con la Administradora de la Sede Interuniversitaria y funcionarios de ODI para dar seguimiento a la ejecución del presupuesto

Recursos presupuestados

I y II semestre 2016

Jefe División Académica

Jefe Administrativa

Sede Interuniversitaria

4 Coordinación

Interuniversitaria

1. Demora en los tiempos de respuesta de las solicitudes administrativas tramitadas. 2. Eventos inesperados en el proceso de Coordinación.

1) Carta a la Administración indicando la conveniencia de contar con tiempos estándar para los diferentes tramites. 2) Comunicación constante y fluida entre las instancias involucradas en los procesos.


Coordinación

16


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


5 Proyectos

1.1.4 Lograr la mejora del Sistema de Información de la Educación Superior Universitaria (SIESUE) por medio de al menos un instrumento de captura de datos.

Atrasos en el desarrollo y puesta en operación del instrumento de captura de datos

Elaborar un cronograma de trabajo que establezca las etapas necesarias para contar con el instrumento de captura de datos en el tiempo previsto que permita mejorar el SIESUE. Brindar seguimiento a las acciones establecidas en el cronograma. Capacitación de usuarios

Recursos Existentes 2016

Jefatura de la División de Sistemas

Investigador a

cargo del Seguimiento y Monitoreo del

Planes

6 Proyectos

1.2.1 Incrementar el conocimiento sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional por medio de 8 estudios.

Que no se obtenga un nivel de respuesta aceptable en el trabajo de campo del estudio Seguimiento de las personas graduadas de las universidades del país y en el estudio de empleadores

Incluir en el proceso de capacitación de las encuestadoras mayor énfasis en la práctica. Designar máximo dos personas como responsables de la consulta de datos contratada. Definir roles y responsabilidades entre el personal a cargo del trabajo de campo.



Personal

encargado del trabajo de campo

Personal

encargado del estudio del perfil

del graduado

Personal encargado del

estudio de poblaciones

7 Proyectos

1.2.1 Incrementar el conocimiento sobre el mercado laboral costarricense, el perfil del graduado y la formación profesional por medio de 8 estudios.

Que no se obtenga el avance requerido en los estudios e investigaciones planeados

Asignar al menos dos personas que deban revisar la base de datos de los estudios e investigaciones



Personal

encargado del estudio del perfil

del graduado

Personal encargado del

estudio de poblaciones

17


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


8 Proyectos

1.3.1 Dar seguimiento al 80% de los resultados obtenidos en el año 2015 de las acciones del PLANES 2011-2015.

Que no se cuente con los insumos requeridos para preparar el documento de seguimiento del Planes en el tiempo establecido

Mantener informados a los proveedores de información acerca de las fechas y la forma de envío de los datos requeridos. Socializar el procedimiento para la elaboración del informe de monitoreo y seguimiento del Planes con los proveedores de información.



Personal

designado en el proceso

seguimiento y monitoreo del

Planes

9 Proyectos 1.3.2 Divulgar al 80% de los públicos metas del PLANES 2016-2020.

Poca disponibilidad del personal y tiempo para atender las actividades solicitadas

Atender las actividades de difusión del Planes según las prioridades que defina la Dirección de OPES y el CONARE



Personal

designado en el proceso de difusión del

Planes

10 Proyectos 1.3.2 Divulgar al 80% de los públicos metas del PLANES 2016-2020.

Que los resultados no lleguen en forma oportuna a los públicos meta

Definir con las autoridades universitarias los representantes a participar en cada actividad de difusión planeada. Gestionar las invitaciones a las actividades de difusión desde la OPES para garantizar la participación de los públicos meta.



Personal

designado en el proceso de difusión del

Planes

11 Coordinación

Interuniversitaria

1.5.1 Evaluar al menos un 90% de los proyectos interuniversitarios en las cuatro áreas del quehacer sustantivo de las universidades: docencia, investigación, extensión y acción social, vida estudiantil y administración que concluyeron en el año 2015.

Incumplimiento de la evaluación del 90% de los proyectos interuniversitarios

Aprobación de Proyectos condicionada al cumplimiento de los lineamientos del Fondo del Sistema.


Coordinación

18


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


12 Apoyo

administrativo

1.6.1 Cumplir con el 100% de los servicios logísticos y administrativos

Solicitudes de servicios generales no atendidas

Enviar una circular institucional indicando que cuando se presente un faltante de personal en el área de servicios generales se priorizarán las solicitudes.

Recurso Humano Existente

I semestre 2016 Jefe

Administrativo

13 Apoyo

administrativo

1.6.1 Cumplir con el 100% de los servicios logísticos y administrativos

Distribución inoportuna de la correspondencia interna

Enviar por correo electrónico desde ventanilla única con los documentos escaneados a las secretarias de las diferentes dependencias para que estén informados de la correspondencia recibida y que puedan ir atendiendo los asuntos mientras se entrega el documento original


I semestre 2016 Jefe

Administrativo

14 Gestión de la información

1.6.4 Incrementar en un 20% el uso de los recursos de información bibliográfica.

Cultura de información a nivel institucional poco desarrollada

1. Coordinar y planificar capacitaciones por dependencia para el uso de los recursos de información. 2. Contratar el diseño de los afiches y calendarios de acuerdo a los servicios y productos de información que ofrece la Biblioteca. 3. Contratar la impresión de los afiches y calendarios.

1. Recurso Humano 2. ¢500.000,00 impresión de afiches y calendarios

1. 2016 2. II semestre 2016

Bibliotecóloga

15 Gestión

Documental

1.6.5 Lograr la mejora del servicio de respuesta en la consulta y préstamo de documentos por medio de 12000 nuevos registros documentales

No tener acceso oportunamente a la información custodiada en el archivo

Contratación de personal para efectuar la descripción de registros documentales Realizar un taller para minimizar los errores en la descripción documental

¢7.200.000 o Plaza de Técnico Especializado D Recursos Existentes

Marzo 2016 Encargada de

Archivo Central

19


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


16 Compras y

Contrataciones

1.6.6 Cumplir con el 95% de los requerimientos de abastecimiento institucional.

Desfinanciamiento de la remodelación del almacén

Presentar de presupuesto de la obra para obtener financiamiento

Recursos Presupuestados

I y II semestre 2016 Jefe de

Proveeduría

17 Compras y

Contrataciones

1.6.6 Cumplir con el 95% de los requerimientos de abastecimiento institucional.

Incumplimiento de contratos

Reuniones periódicas en todos los contratos Elaborar un instrumento de evaluación de la calidad del servicio Intensificar la aplicación de multas y sanciones



Jefe de Proveeduría

Técnico

Especializado C encargado de

Programación y Control

18 Dirección

1.7.1 Lograr el 100 % de las actividades previstas para el año 2016 del Plan de Gestión Ambiental Institucional.

Que no exista interés en participar en las actividades


Tiempo del encargado que realiza la propuesta, de la Secretaria del Director de OPES y de los participantes en las reuniones

Enero 2016-diciembre 2016

Asesor del Director

19 Calidad

1.8.2 Disminuir en al menos un 50% los procesos no documentados por dependencia en el Sistema de Gestión Calidad

Los procedimientos existentes no sean actualizados de acuerdo con el Marco de la Estructura Documental aprobada

Cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos

Recursos existentes I y II semestre 2016 Encargadas de

Calidad

20 Calidad 1.8.3 Evaluar dos procesos/ servicios institucionales

Que no se aplica la metodología o modelo de Evaluación y Percepción del Servicio/Bien recibido

El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se enviarán correos a los responsables con los plazos


Calidad


No se elabora ni se aplica la Metodología para el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas



Calidad

20


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE



Poca colaboración por parte de los encargados del proceso

Elaborar un plan de trabajo con ORE y CETIC, para incluir las recomendaciones que se tuvieron como resultado del estudio

Recursos existentes I semestre 2016 Encargadas de

Calidad


No se elabora ni se aplica la Metodología a seguir de las acciones correctivas y preventivas



Calidad

24 Calidad

1.8.4 Dar seguimiento a las acciones de mejora en dos procesos/servicios evaluados en el año 2015.

Poca colaboración por parte de los encargados del proceso

Elaborar un plan de trabajo con ORE y CETIC, para incluir las recomendaciones que se tuvieron como resultado del estudio


Calidad

25 Calidad 1.8.5 Implementar en un 100% el modelo de prestación de servicios institucional.

Los avances del Modelo de prestación no se aprueben de acuerdo al cronograma

El cronograma y seguimiento de las actividades se dará por medio de la herramienta Outlook. Se coordinará directamente con la jefatura


Calidad

26 Planificación

1.8.6 Lograr al menos definir dos planes específicos para dos instancias vinculados al Plan Estratégico del CONARE.

No contar con el Plan Estratégico Institucional

Seguimiento mensual al cumplimiento del cronograma y elaborar una propuesta de plan para valorar con la jefatura.

Recursos existentes I semestre 2016 Encargada de Planificación y Presupuesto

27 Asesoría Legal

1.9.1 Cumplir con el 100% de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa y asesoría legal de la institución.

Ausencia de actividades de mejora continua

Encuesta a usuarios y registro de información a lo interno para realizar el informe de labores

Recursos Existentes

Noviembre 2016 (Encuesta) Febrero 2017 (Informe de

labores)

Coordinadora Asesoría Legal en conjunto con

Asesores Legales

21


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


28 Dirección





Enero 2016-diciembre 2016

Asesor del Director

29 Redes


Que el sistema automatizado no cumpla con las expectativas de ORE y los usuarios

Coordinar con el CETIC la capacitación en el uso del sistema para el personal de ORE

Recursos Existentes I semestre 2016 Encargada de la

ORE

30 Coordinación

Interuniversitaria


Atraso en el proceso de mejora continua institucional.

Comunicación constante y fluida entre las instancias involucradas en los procesos institucionales

Recursos Existentes I semestre 2016 División de

Coordinación

31 Control Interno

1.10.2 Implementar en un 100% las acciones previstas del año 2016 de la Estrategia de Ética Institucional.



Recursos Existentes 2016 Asesor del

Director

32 Control Interno

1.10.2 Implementar en un 100% las acciones previstas del año 2016 de la Estrategia de Ética Institucional.

Ejecución en un porcentaje menor a lo previsto de la estrategia de ética

Realizar la divulgación de la estrategia e informar a las jefaturas que deben ejecutarlas las actividades previstas en esta

Recursos Existentes I semestre 2016 Encargada de Control Interno

33 Control Interno

1.10.3 Autoevaluar en un 100% el cumplimiento de las normas técnicas de tecnologías de información y comunicación

Poco interés de las nuevas autoridades del CETIC en efectuar la autoevaluación

Reunión con las nuevas autoridades del CETIC para explicar el proceso y sensibilizar sobre la importancia de realizar el diagnóstico del estado de cumplimiento de las normas

Recursos Existentes I semestre 2016 Asesor del

Director

22


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


34 Auditoría Interna 1.11.3 Incrementar en un 10% la implementación de las recomendaciones.

Falta de compromiso superior

Intensificar la cantidad de estudios de seguimiento de recomendaciones y reportar situación al Jerarca Institucional.

Recurso Humano existente

Conforme se determine que

estudios específicos tienen bajos niveles

de aplicación de acciones correctiva

Auditor Interno

35 Gestión del

Talento Humano

1.12.1 Lograr implementar 80% de los subsistemas del modelo integral de gestión de talento humano.

Retrasos en los procesos de aprobación de las instancias superiores para el desarrollo de los diferentes subsistemas de trabajo

1. Intensificar los canales de comunicación con los jerarcas para adquirir las aprobaciones correspondientes. 2. Intensificar la comunicación con los usuarios para aumentar y consolidar su confianza y apoyo. 3. Aumentar la participación de los funcionarios en los diferentes subsistemas del modelo.

Talento Humano y Financiero

2016 Todos los

funcionarios de la DGTH

36 Redes

1.13.1 Cumplir con 5 componentes estratégicos de la gestión de las tecnologías de la información.

Que algunos componentes estratégicos no pueden completarse según lo programado

Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. Sensibilización del Equipo de trabajo. Definición de un Plan de trabajo. Priorización orientada a los elementos sustantivos. Calendarización de Informes de Avance según cronograma. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso


II semestre 2016 Director de

CETIC

23


RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA COSTO

APROXIMADO PLAZO DE


37 Redes

1.14.1 Implementar buenas practicas según ITIl v3 por medio de 6 procesos de gestión de servicios de TI

Retraso en la implementación de procesos de mejora continua en la gestión de servicios de TI

Definición de equipo de trabajo, roles y responsabilidades para desarrollar los componentes. Sensibilización del Equipo de trabajo. Definición de un Plan de trabajo. Priorización orientada a los elementos sustantivos. Calendarización de Informes de Avance según cronograma. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso


I y II semestre 2016 Director de

CETIC

38 Redes

1.15.1 Lograr mayor acceso a la información por medio de la implementación de dos plataformas de servicios de TI.

Retrasos en la configuración y puesta en producción del paquete de movilidad.

Capacitación a usuarios finales. Definir y ejecutar contrato con empresa para acompañamiento técnico. Asignación de responsables CETIC para soporte del servicio.



CETIC

39 Redes

1.15.1 Lograr mayor acceso a la información por medio de la implementación de dos plataformas de servicios de TI.

Retrasos en la configuración e implementación de plataforma Gestión de Contenido Institucional.

Respaldo de toda la información. Migración gradual de la documentación. Capacitación Técnica para funcionarios CETIC. Capacitación a usuarios finales. Definir y ejecutar contrato con empresa que asesore el proceso



CETIC

24

2. Programa SINAES

N Proceso Meta Priorización de Riesgos Medidas de control

propuestas Recursos

Necesarios Plazo Responsable

1 Acreditación 2.1.1 Cumplir con 136 procesos parauniversitarios, universitarios y posgrados evaluados.

Evaluar una menor cantidad de procesos (carreras) proyectadas.

Utilizar una tipología de contratación para las plazas previstas que permita un trámite más expedito

Recursos incluidos en el presupuesto

2016

Consejo del SINAES Dirección Ejecutiva

2 Aseguramiento de

la calidad

2.4.1 Informar a un total de 50,000,00 personas sobre temas de cultura de calidad.

No generar información adecuada para los grupos meta establecidos

Implementación de un plan de medios para la definición de metas y objetivos



Dirección Ejecutiva

Comunicador Institucional

3 Dirección

2.5 Cumplir con el 100 % de las acciones sustantivas y ordinarias de planificación, gestión administrativa del SINAES.

Resistencia por parte de los involucrados a la implementación de las nuevas acciones.

Realizar mejoras en el sistema a partir de las recomendaciones y sugerencias de los usuarios


2016

Dirección Ejecutiva

Administrador del SINAES

25

3. Programa CeNAT

N Proceso Meta Priorización de

Riesgos Medidas de control

propuestas Recursos


1

Vinculación con el sector productivo y

académico nacional e

internacional

3.1.1. Incrementar la transferencia de conocimiento por medio de 35 actividades orientadas a la comunidad universitaria estatal y al sector productivo nacional e internacional.

No contar con la participación mínima de personas para cada una de las actividades

Reforzar los convenios internacionales para apoyo mutuo con universidades extranjeras. Reforzar las capacidades del personal del centro para la coordinación de las actividades de capacitación. Mayor control de la ejecución de los procedimientos de inscripción.

Recursos Existentes

2016 Director CeNAT Director de cada

Laboratorio

2

Formalización de mecanismos de vinculación entre el Centro y los

interesados

3.2.1 Lograr la ejecución de 47 proyectos de investigación científica en el campo de la Nanotecnología, Tecnologías de la computación, Sensores Remotos, Gestión Ambiental y Biotecnología,

No poder realizar las actividades necesarias para la ejecución de los proyectos

Contratación más expedita del nuevo administrador de la FunCeNAT

Recursos Existentes

2016

Director del CeNAT

Junta Directiva de la FunCeNAT

26

4. Programa Estado de la Nación

N Proceso Meta Priorización de

Riesgos Medidas de control

propuestas Recursos


1

Investigación

4.1.1 Realizar el 100% de las investigaciones para la publicación del Informe Estado de la Nación. 4.1.2 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas para la preparación del Informe Estado de la Educación. 4.1.3 Realizar el 100% de la consulta de temas del Sexto Informe Estado de la Región. 4.1.4 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas para la preparación del Informe Estado de la Justicia. 4.1.5 Lograr la actualización del 100% de la plataforma tecnológica 3.0 y del sistema de seguimiento. 4.1.6 Realizar el 100% de las investigaciones propuestas sobre un tema relacionado al Desarrollo Humano Sostenible.

Dificultad para contratar investigadores

Ampliar la consulta en internet y la consulta inicial para la identificación de nuevos investigadores

Recursos Existentes

Continuo en la Etapa 1 de los procesos de investigación

Coordinador de Investigación

2 Atraso en los pagos de investigadores

Seguimiento a las gestiones administrativas y acompañamiento del área administrativa a los trámites que requiera el área sustantiva del PEN

Recursos Existentes

Continuo Coordinadora Administrativa

3 Recarga de trabajo de los funcionarios del PEN

Coordinar y planificar de una mejor manera mejor el trabajo del año, así como, no comprometerse con más proyectos sin analizar las cargas de trabajo y el personal disponible

Recursos Existentes

Continuo

Director del PEN, Coordinadores de

investigación y Coordinadores de

Área

4

Difusión y Divulgación

4.2.1 Lograr la capacitación de al menos 10.000 personas con los resultados de los Informes Estado de la Nación

Insuficiencia de recurso humano para atender la demanda de capacitaciones

Realizar una mejor distribución de tareas en el equipo y contratar personal en el momento que sea necesario para cumplir con las demandas del área

Recursos Existentes

2016 Coordinadora del área de Difusión

5

4.2.2 Realizar la publicación de 1,800 materiales de difusión por diferentes medios (incluye: boletines, publicaciones en redes sociales, envíos de e mail marketing)

Dificultades para entregar los resultados impresos de los Informes

Imprimir menos ejemplares y seleccionar por criterios de calidad a la imprenta

Recursos Existentes

2016 Coordinadora Administrativa

27

CONCLUSIONES

El Conare evidencia una evolución del proceso de valoración de riesgos

institucional, por cuanto, si bien existen riesgos en nivel inaceptable (7%) en su

mayoría los riesgos a que se enfrenta son de nivel medio (45%) o bajo (47%), lo

que denota que en la institución se ha desarrollado una mayor conciencia sobre la

importancia de establecer controles que permitan reducir la probabilidad y el

impacto de los riesgos identificados.

La institución presenta una disminución significativa en el nivel de riesgo

luego de considerar los controles existentes para la atención. Lo que evidencia una

mayor cultura institucional de control.

Se valoraron el 88% del total de metas formuladas en el PAO 2016, lo que

evidencia un proceso participativo que atiende los diferentes temas institucionales.

28

RECOMENDACIONES

Identificar formalmente los procesos institucionales que cada instancia

considere sustantivos para facilitar la valoración de riesgos por procesos críticos.

Implementar el plan de administración de riesgos, con el fin, de evitar la

materialización de riesgos que impidan la consecución de los objetivos y metas

institucionales.

Continuar con los procesos de capacitación y sensibilización en materia de

control interno y SEVRI, enfocándose en el empoderamiento de los enlaces de

control interno como gestores de procesos en cada una de las dependencias y

programas del CONARE.

informe del sevri vinculado al plan anual operativo del ... · para efectuar el proceso de sevri...

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