setup manual sie para sae

MANUAL DE INSTALACIN Y OPERACIN DE SIE para SAE

Versin 2.0

Ref. Manual S2IV01-01

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Reservados todos los derechos. SIIE, Sie y sus logotipos son marcas registradas propiedad de Soluciones Inteligentes de Informacin Empresarial, S.A. de C.V. Aspel y su logotipo, SAE, COI, NOI, PROD, Aspel CAJA, Aspel Banco son marcas registradas propiedad de ASPEL DE MEXICO. Todos los dems nombres aqu mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.

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Manual de Instalacin SIE para SAE

ContenidoContenido ........................................................................................................................ 3 Introduccin..................................................................................................................... 4 Qu es la Inteligencia de Negocios?...................................................................... 4 Antes de Instalar. ............................................................................................................ 6 Requisitos de Sistema..................................................................................................... 7 Instalacin de SIE para SAE. .......................................................................................... 8 Activacin de productos ................................................................................................ 20 Ejecutando SIE para Aspel por primera vez. ................................................................. 24 Contenido de Informacin ............................................................................................. 25 Facturacin Total........................................................................................................ 26 Facturacin Detallada ................................................................................................ 27 Notas de Crdito ........................................................................................................ 28 Pedidos ...................................................................................................................... 29 Descuentos ................................................................................................................ 30 Devoluciones .............................................................................................................. 31 Entregas ..................................................................................................................... 32 Backlog ...................................................................................................................... 33 Cuentas Por Cobrar ................................................................................................... 34 Cuentas Por Pagar ..................................................................................................... 35 Aplicacin de Filtros ...................................................................................................... 36 Filtros de valor nico .................................................................................................. 36 Filtros de rango de opcin .......................................................................................... 36 Filtros de uso de valores comodn.............................................................................. 37 Opciones Avanzadas de Grficos. ................................................................................ 39 Exportacin de Archivo de Configuracin ..................................................................... 42 Impresin y Exportacin de Datos y Vistas Analticas................................................... 43


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Introduccin.SIE para Aspel es el Sistema de Informacin Ejecutiva que permite acceder a las bases de datos de Aspel para presentar la informacin de forma ejecutiva y dinmica, con base en las mejores prcticas de industria, facilitando la toma de decisiones en la empresa. Proporciona tableros de control y vistas analticas de alto nivel, as como un modelo de datos que permite la extraccin eficiente de los mismos.

Qu es la Inteligencia de Negocios? La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) consiste en explotar los datos que puedan ser tiles a la organizacin para mejorar su desempeo, entregando la informacin a los usuarios como realmente la necesitan ver y analizar para tomar decisiones. La Inteligencia de Negocios busca transformar los datos en informacin, la informacin en conocimiento y el conocimiento en resultados de negocios.

SIE para Aspel resuelve las necesidades de informacin no solo de la direccin de la empresa, tambin las propias de los mandos intermedios y operativos. SIE para Aspel es para todo usuario que necesite consultar informacin, es decir, para todos. SIE para Aspel cuenta con tableros de indicadores y semforos que permiten la toma de decisiones relacionadas con la capa de gestin del desempeo, facilitando incluso la administracin por excepciones, es decir, permitiendo la visualizacin inmediata de aquello que pudiera estar mal para tomar acciones. SIE para Aspel ofrece tambin mucho dina-mismo y facilidades para consultar y analizar la informacin, incluyendo filtros avanzados y capacidades de navegacin, permitiendo la visualizacin de la informacin a un nivel general y a partir de all adentrarse en el detalle para saber qu es lo que est ocurriendo en la organizacin.

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Adems, SIE para Aspel ofrece capacidades de exportacin de las consultas ejecutivas hacia tablas dinmicas de hojas de clculo para anlisis y cruces de informacin. * SIE SAE es el Sistema de Informacin Eje-cutivo que permite acceder a las bases de datos de SAE para presentar la informacin de la compaa de forma ejecutiva y dinmica, con base en las mejores prcticas de industria, facilitando la toma de decisiones en la empresa. Proporciona tableros de control y vistas analticas de alto nivel, as como un modelo de datos que permite la extraccin eficiente de los mismos. Actualmente se encuentra liberada la funcio-nalidad del rea comercial exclusivamente, permitiendo, a travs de tableros de indica-dores y vistas analticas, los siguientes temas: Anlisis de tendencias de ventas. Comportamiento de los clientes. Ciclos de ventas de productos. Entregas a clientes. Desempeo de las entregas en tiempo. Anlisis de devoluciones. Anlisis de pedidos, notas de crdito, facturacin y back-log. Descuentos otorgados. Etc.

Con SIE SAE podrs resolver, entre muchas otras, las siguientes preguntas: Cmo me estn impactando los productos nuevos las ventas? Cmo vara mi venta por regin? Cul es mi comportamiento de entrega por producto? Qu tan bien o mal estoy cumpliendo mis entregas programadas con clientes? Qu tan bien o mal estamos planeando las entregas a clientes? Cul es la tendencia de ventas acorde con el historial? Cmo se comparan mis pedidos y me facturacin en un cierto perodo de tiempo? Cuntas devoluciones estoy teniendo? Cmo estn impactando mis notas de crdito al negocio? Etc.Manual de Instalacin SIE para SAE 5

Antes de Instalar.Es importante que consideres conocer la conexin a la base de datos sintetizada generada y poblada por SIE-ETL. Necesitars saber el nombre del servidor, de la base de datos, as como un usuario y contrasea vlidos en la Base de Datos.

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Requisitos de Sistema.Sistemas operativos compatibles: Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Vista Windows XP Windows 7 Complementos de sistema operativo: .Net Framework 3.5 SP 1 Procesador: Procesador Pentium a 400 MHz o equivalente (mnimo); Procesador Pentium a 1 GHz o equivalente (recomendado) RAM: 128 MB (mnimo) 512 MB (recomendado) Disco duro: Se pueden necesitar hasta 500 MB de espacio disponible. Unidad de CD o DVD: no se necesita Pantalla: 1024 x 768 de 256 colores (mnimo) color de alta densidad de 32 bits (recomendado) Acceso a Base de Datos Destino: SQL Server 2005 SQL Server 2008


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Instalacin de SIE para SAE.Para instalar la aplicacin, una vez verificado que el ambiente cumple con los requerimientos mnimos descritos en el captulo Requisitos del Sistema, ejecuta el archivo de instalacin: Setup Sie.exe dando doble clic sobre el mismo. Dicho archivo lo puedes conseguir desde el sitio http://www.siie.com.mx/aspel o bien, a travs de tu distribuidor. El ejecutable mostrar una pantalla de bienvenida. Una vez ledos los mensajes de la misma, da clic en el botn siguiente para avanzar con el proceso de instalacin.

Pantalla de Instalacin 1

La siguiente pantalla muestra el contrato de licencia para los productos de Sie la cual te recomendamos leer con atencin. Es necesario aceptar los trminos del contrato de licencia para poder continuar con la instalacin.

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Figura 1: Contrato de licencia de Sie

La siguiente pantalla muestra el directorio en el cual residirn los archivos necesarios para ejecutar el aplicativo. Es posible aceptar la ruta de directorios propuesta por el mismo instalador, o seleccionar alguna otra ruta de instalacin mediante el botn Cambiar.


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La siguiente ventana muestra los dos tipos de instalacin de sie que existen 1. Instalacin completa: instala todos los productos de Sie (Sie ETL, Sie para SAE y Sie para COI) este tipo de instalacin es recomendable cuando se quiere tener todos los productos en una sola computadora. 2. Instalacin Personalizada: instala solo los productos seleccionados permitiendo tener solo los necesarios en cada computadora. Si solo necesitamos instalar un cliente de SIE para SAE es necesario seleccionar la instalacin personalizada.

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Figura 2: Tipo de instalacin de Sie

Al elegir la instalacin personalizada aparecer la siguiente ventana en donde podr seleccionar los productos a instalar.


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Figura 3: Seleccin de productos de Sie

Para omitir la instalacin de uno o ms productos es necesario dar clic sobre el producto no desea instalar y seleccionar Este componente no estar disponible. NOTA: este procedimiento se necesita hacer para cada producto que no se desee instalar.

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Figura 4: Omitir instalacin de productos de Sie

El botn Ayuda muestra el significado de cada icono mostrado en el men contextual del producto.


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Figura 5: Ayuda de instalacin

El botn Espacio en disco permite conocer el espacio actualmente ocupado, as como el requerido por la instalacin una vez seleccionada la carpeta de instalacin, lo cual permite anticipar el xito de la instalacin en trminos de espacio en disco.

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Figura 6: Espacio disponible en dispositivos de almacenamiento

Al finalizar la personalizacin de productos de Sie aparecer la siguiente ventana para confirmar la instalacin. Esta ventana indica que el proceso de instalacin comenzar tan pronto se d clic en el botn siguiente. Esta ventana aparece de la misma forma si selecciona la opcin de instalacin completa.


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Figura 7: Confirmacin de instalacin

Una vez aceptada la confirmacin de instalar, el instalador comienza a copiar los archivos necesarios y a completar el proceso de instalacin.

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Figura 8: Progreso de la instalacin

Tan pronto termine el proceso de instalacin, aparecer una pantalla que indica el estado de la instalacin. Normalmente deber indicar que la aplicacin se ha instalado correctamente.


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Una vez concluida la instalacin, debern aparecer en el escritorio, y en Men de Inicio de Windows, los conos de acceso a la aplicacin de SIE para SAE

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Activacin de productosSi no cuenta con una licencia puede usar el producto por 30 das. La activacin de SIE para SAE incluye la parte de SIE para COI. Solo es necesaria la activacin de un producto para que los dos queden registrados.

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A continuacin se explican los pasos para poder activar los productos: Sie para SAE. 1. Al abrir la aplicacin aparecer la siguiente ventana

En donde debemos de introducir el nombre del cliente para registrar el producto y el nmero de serie del producto.2. Una vez que hayamos introducido el nombre del cliente y el nmero de serie

del producto presionamos el botn Exportar Archivo de Activacin, posteriormente aparecer un cuadro de dialogo para indicar la ruta en donde se desea guardar el archivo con extensin .act, seleccionamos la ruta y damos clic en el botn Guardar


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3. Una vez que haya generado el archivo de activacin .act lo enviamos a la

siguiente direccin de correo electrnico: [email protected], en donde ser verificado. 4. Le ser enviado un archivo de licencia (*.lcp) a su correo electrnico, por favor de descargarlo para poder activar el producto. 5. Una vez que haya descargado el archivo de licencia (*.lcp) necesita acceder a la aplicacin y dar clic en el botn Importar Archivo de Activacin

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Aparecer un cuadro de dialogo para especificar la ruta del archivo de licencia (*.lcp), seleccionamos el archivo de licencia, previamente descargado, y damos clic en el botn Abrir.

La aplicacin validara la licencia y posteriormente se cerrara.6. Abra la aplicacin y listo! Su producto esta activado.

Si tiene una duda o comentario no dude en escribirnos a la siguiente direccin de correo electrnico: [email protected]


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Ejecutando SIE para Aspel por primera vez.Para ejecutar SIE para Aspel, da doble clic en el cono del escritorio del equipo donde instalaste la aplicacin o desde el cono del men de inicio. Al hacer esto, se desplegar la ventana de acceso al sistema (en caso de no tener activado el producto ver Activacin de Productos). Dicha ventana solicita la informacin de conexin a la base de datos sintetizada (poblada mediante SIE ETL). Consulte con su administrador de sistema para conocer los datos precisos de su Base de Datos Sintetizada. Se permite la autenticacin de Windows para usar usuarios de dominio Windows con permisos en SQL Server o usuarios propios de SQL Server.

Pantalla de acceso a SIE para SAE.

Llenando el formulario y dando clic en Aceptar, la pantalla inicial se despliega.

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Contenido de InformacinUna vez validada la informacin de acceso, SIE para Aspel se despliega y te permite comenzar a analizar tu informacin. La interfaz est dividida en diferentes focos de anlisis. Cada uno de ellos es representado por una pestaa diferente. Para acceder a algn foco de anlisis en particular, simplemente da clic en la pestaa requerida.

Pestaas o Focos de Anlisis disponibles en SIE para SAE

Los focos de anlisis hoy disponibles son: Facturacin Total Facturacin Detallada Notas de Crdito Pedidos Descuentos Devoluciones Entregas Backlog Cuentas Por Cobrar Cuentas Por Pagar

A continuacin se describe el contenido de cada uno de los distintos focos de anlisis.


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Facturacin Total

Facturacin Total

La pantalla de Facturacin Total Muestra la Facturacin generada en SAE dentro del mdulo Facturas y Vendedores de SAE. Muestra el importe facturado sin Impuesto y con descuentos aplicados. No se consideran facturas canceladas. El objetivo del Gauge inicial puede provenir de COI (calculando el presupuesto definido en la cuenta 4100-000-000) o puede provenir del libro Excel utilizado para importar presupuestos.

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Facturacin Detallada

Facturacin Detallada

Muestra la facturacin al igual que el foco de anlisis anterior, solamente que en sta pestaa se despliegan con detalle las principales zonas, clientes, lneas de producto y vendedores. Por favor revisa el captulo Opciones avanzadas de grficos para mayor informacin.


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Notas de Crdito

Notas de Crdito

En sta pantalla se totaliza el importe aplicado en notas de crdito. Las notas de crdito se definen como movimientos de Cuentas por Cobrar en el mdulo Clientes y Cuentas por Cobrar de SAE con concepto 12, y cuyo estatus es diferente de Cancelado. El importe de Nota de Crdito se obtiene del campo monto y no incluye impuesto.

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Pedidos

Pantalla de Pedidos

Los pedidos son documentos de tipo P definidos en el mdulo de Facturas y Vendedores de SAE. No se consideran Pedidos cancelados, el monto no incluye impuesto y si considera los descuentos aplicados. El nmero de partidas es el conjunto de lneas de pedido dadas de acuerdo a los criterios de seleccin. Este foco de anlisis muestra adems, la tendencia de aquellos pedidos cuyo margen bruto es menor del 30%. Adems se muestra el comportamiento de clientes nuevos a travs del tiempo. Se considera a un cliente como cliente nuevo de acuerdo a la fecha del primer pedido del cliente.


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Descuentos

Pantalla de Descuentos

El importe de descuento se calcula a partir de los pedidos dados de alta en el mdulo de Facturas y Vendedores de SAE. El porcentaje de descuento promedio se calcula sumando el importe de descuento y dividindole entre el importe pedido total. No se consideran impuestos ni pedidos cancelados. En la pantalla se muestran grficos comparativos entre importe ordenado y descuento otorgado, cada uno de ellos con los principales clientes, vendedores y lneas de producto. De cada uno de stos temas, se calculan los principales elementos a partir del importe de descuento otorgado.

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Devoluciones

Pantalla de Devoluciones

Se consideran las devoluciones dadas de alta en el mdulo Facturas y Vendedores de SAE, siempre con tipo de documento D, que no estn canceladas. El importe es calculado descontando impuestos y descuentos.


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Entregas

Pantalla de Entregas

El objetivo de la pantalla es lograr medir la eficiencia en entregas de acuerdo a la fecha promesa. Para la determinacin de entregas, se consideran todos aquellos pedidos que se han facturado. Y para el clculo de das contra das promesa se considera como fecha promesa de entrega la fecha de entrega registrada en el pedido, y como fecha de entrega real la fecha de entrega registrada en la factura (Campo FECHA_ENV de la tabla FACT01.

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Backlog

Pantalla de Backlog

El Backlog se refiere a la cantidad pedida pendiente de surtir. Se determina mediante el anlisis de los pedidos que no han sido entregados. El importe es calculado de acuerdo a la cantidad pendiente de surtir multiplicada por el costo promedio del producto (definido en el mdulo de inventarios de SAE).


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Costo promedio del artculo pendiente de surtir

Cuentas Por Cobrar

Pantalla de Cuentas Por Cobrar

El objetivo de la pantalla de Cuentas Por Cobrar es mostrar a los 10 principales clientes que tienen deuda con la compaa, de igual forma permite observar la segmentacin de la deuda en periodos. El combobox te permite observar la segmentacin de las deudas de la compaa en general o de cada uno de los 10 principales clientes, permitiendo tomar decisiones ms inteligentes sobre el rumbo del negocio.

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Cuentas Por Pagar

Pantalla de Cuentas Por Pagar

El objetivo de la pantalla de Cuentas Por Pagar es mostrar a los 10 principales proveedores de la compaa a los que no se les ha liquidado, de igual forma permite observar la segmentacin de la deuda en periodos. El combobox te permite observar la segmentacin de las deudas que la compaa tiene con todos sus proveedores o de cada uno de los 10 principales proveedores.


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Aplicacin de FiltrosUna gran ventaja que ofrece SIE para SAE es la capacidad de limitar la informacin aplicando filtros sin salir de la pantalla. Existen diferentes tipos de filtros: Filtros de valor nico. Filtros de rango de opcin. Filtros de uso de valores comodn.

Filtros de valor nicoEstos filtros son aquellos que permiten imputar exclusivamente un valor. Todas las consultas quedarn limitadas al valor que se establezca en el mismo. Los filtros de valor nico disponibles en la aplicacin son: Grupo de Empresas (Ver uso de Grupo de Empresas en el manual de instalacin y puesta en marcha de SIE-ETL) Empresa Ao Almacn

Filtros de rango de opcinEstos filtros permiten imputar un valor inicial y un valor final, y la pantalla mostrar los datos consolidando todos los valores intermedios entre el valor inicial dado y el final dado. Los filtros de rango de opcin disponibles son: Perodo Producto Cliente Vendedor. Si no se imputa un valor final, la consulta muestra los datos consolidando desde el valor inicial dado hasta el ltimo valor encontrado.

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Filtros de uso de valores comodn.Existen tambin filtros dinmicos que permiten filtrar de acuerdo a ciertos caracteres seleccionados. Por ejemplo si usramos el filtro Lnea de Producto y seleccionamos A????, querra decir que la pantalla mostrar la informacin para todos aquellos productos cuya lnea de producto comience con la letra A. De la misma manera, podramos seleccionar AL??? Como criterio, y la aplicacin mostrar la informacin para todos aquellos productos cuya lnea de producto comience con las letras AL. Tambin se pueden ingresar caracteres intermedios. Por ejemplo, si ingresramos ?L???, querra decir que solo veramos la informacin para todos aquellos productos cuya lnea de producto contenga en su segunda posicin la letra L.

Los filtros de uso de valores comodn disponibles son: Clasificacin del Cliente Zona del Cliente Zona del Vendedor Lnea de Producto.

Existen varias dos formas para seleccionar los registros. La primera sera escribiendo los valores de forma manual en el cuadro de texto del filtro. La segunda sera aprovechando los botones de bsqueda, los cuales muestran los valores disponibles para el filtro seleccionado. Los botones de bsqueda se pueden identificar por el smbolo ? y estn a la derecha de cada filtro.

Cuadro de Bsqueda de Valores de Filtro Productos


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Para borrar un filtro o criterio seleccionado, se puede borrar el contenido del cuadro de texto del filtro o se puede dar clic en el botn cuadrado ubicado a la izquierda del cuadro de texto de cada filtro. Es importante sealar que no todos los filtros estarn disponibles para todos los focos de anlisis.

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Opciones Avanzadas de Grficos.La aplicacin presenta un conjunto de grficos a utilizas por omisin, pero el usuario puede cambiar el criterio de grfico mediante el componente de lista desplegable ubicado como ttulo de cada grfico. Esto permite al usuario personalizar su pantalla.

Adems los criterios estndares de agrupacin, SIE para SAE permite agrupar de manera personalizada valindonos de campos adicionales de agrupacin. Para ello, seleccionar la opcin Avanzada dentro de la lista desplegable de cada grfico. Al hacer esto, aparecer la pantalla de criterios avanzados.


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Criterios avanzados de Agrupacin

En sta pantalla, selecciona el campo a utilizar como regla de grupo. Los disponibles son: Lnea de Producto Clasificacin del Cliente Nombre del Cliente Nombre de la Zona del Cliente Zona del Vendedor Despus, selecciona el criterio de agrupacin. El criterio de agrupacin se refiere al nmero de caracteres a utilizar para agrupar. Por ejemplo, podramos agrupar las lneas de producto de acuerdo al primer carcter. Si la definicin de lneas de producto fuera A1, A2, B1, B2 y agrupamos por el primer carcter, obtendramos A y B consolidados. Para hacer esto, indicaramos en criterio de agrupacin *. Si quisiramos agrupar por dos caracteres, el criterio debera ser ** y as sucesivamente. Por ltimo, el criterio de agrupacin debe llevar un Nombre o Descripcin. Una vez seleccionados todos los campos, da clic en Aceptar, y el nuevo criterio de agrupacin estar disponible en la lista desplegable.

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Nuevo criterio de Agrupacin Disponible.

Cuando se selecciona un criterio de agrupacin personalizado, aparece un botn con el smbolo X a la derecha de la lista desplegable. Este botn permite borrar el criterio personalizado.


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Exportacin de Archivo de ConfiguracinCada que personalizamos la vista de nuestra aplicacin, se almacena esta personalizacin en un archivo denominado config.ini. Es factible exportar ste archivo para aprovechar la configuracin en otros equipos. Para ello, simplemente selecciona del men Configuracin, la opcin Exportar. Esta accin solicitar una ubicacin de destino para descargar el archivo config.ini.

Opcin de men para exportar la configuracin

Una vez exportado, el archivo config.ini puede importarse en otro equipo, heredando automticamente la definicin de grupos avanzados y posicin de criterios de agrupacin. Para ello, simplemente selecciona la opcin Importar dentro del men configuracin.

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Impresin y Exportacin de Datos y Vistas AnalticasEs posible imprimir la informacin de la aplicacin. Para ello, simplemente da clic en el men Archivo y selecciona la opcin Imprimir. Tambin se pueden exportar las pantallas como un documento PDF. Esta opcin permite comunicar y compartir la informacin con ms miembros del equipo. Para ello, selecciona la opcin PDF dentro del men Exportar Datos.

Tablero visto como documento PDF

Adems, es factible exportar la informacin a Excel. Esta opcin resulta muy til ya que baja el fono de anlisis seleccionado a libros de Excel 2007 predefinidos que permiten un anlisis muy detallado de informacin aprovechando la funcionalidad de Tablas Dinmicas de Excel.


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Vista Analtica desde Excel 1


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Dependiendo de la configuracin de Excel, puede aparecer un botn que permita a la hoja de Excel actualizarse. Por favor verifica que tu Excel se haya actualizado con tus datos y si no es as, revisa la barra de notificacin de Excel solicitando tu accin para actualizar los datos del libreo de Excel. Para ello da clic en la barra de notificacin y selecciona la opcin Habilitar este contenido para actualizar los datos

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