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SERVICIOS DE SUSPENSIÓN, VERIFICACIÓN, RECONEXIÓN, GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO, COBRO PREJURICO Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO CON CONDICIONES UNIFORMES PARA LOS SUSCRIPTORES O USUARIOS DEL SERVICIO DE ENERGÍA QUE PRESENTAN MOROSIDAD

EN EL PAGO

INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No. 004-2012

DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

Villavicencio, enero de 2012



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TABLA DE CONTENIDO

1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN ........................................................ 5

2 INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES....................................................................... 5

3 OBJETO...................................................................................................................... 6

4 FUENTES DE FINANCIACIÓN..................................................................................... 6

5 ALCANCE.................................................................................................................... 6

5.1 DEFINICIONES .................................................................................................. 6

5.2 NORMATIVIDAD ................................................................................................ 8

5.3 CRONOGRAMA DE FACTURACIÓN Y SUSPENSIÓN ........................................... 9

5.4 SUSPENSIÓN CORTE, VERIFICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN, RECONEXIÓN, CORTE DEFINITIVO DEL SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA, GESTIÓN DE MERCADO Y COBRO PERSONALIZADO PARA EL MERCADO DE EMSA COBRO PREJURIDICO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES EN EL PROCESO DE

RECUPERACIÓN DE CARTERA. ...................................................................................... 9

5.5 GESTIÓN TÉCNICA DE CARTERA ..................................................................... 10

5.6 PROCESO DE GESTIÓN TÉCNICA DE CARTERA ............................................... 11

5.6.1 SUSPENSIÓN DEL SERVICIO .............................................................................. 11 5.6.2 VERIFICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN.................................................................... 17 5.6.3 RECONEXIÓN .................................................................................................... 19 5.6.4 CORTE DEFINITIVO........................................................................................... 24 5.6.5 GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO............................................................... 25 5.6.6 PROCEDIMIENTO DE LA GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO .......................... 25

5.7 GESTIÓN MERCADO......................................................................................... 27

5.8 COBRO PREJURIDICO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES EN EL PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA. ............................... 28

5.9 REPORTE DE NOVEDADES PARA DEPURACIÓN DE CARTERA. ........................ 29

5.10 REPORTE DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.......................................... 29

5.11 ENTREGA Y REPORTE DE TRABAJO ................................................................. 29

5.12 TIEMPOS DE EJECUCIÓN................................................................................. 32

5.13 ENVÍO INFORMACIÓN PARA ACTUALIZACIÓN ............................................... 32

5.14 TRABAJOS NO PROGRAMADOS, URGENTES O EXTRAORDINARIOS ............... 35

5.15 JORNADA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................................................... 35

5.16 Características Generales ................................................................................ 38

5.17 ORGANIZACIÓN DEL CONTRATISTA ............................................................... 39

5.17.1.1 Organización para la ejecución de las actividades ......................................... 39

5.17.1.2 Perfiles ...................................................................................................... 39

5.17.1.3 Director Operativo ...................................................................................... 39



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5.17.1.4 Coordinador del Proceso ............................................................................. 41

5.17.1.5 Coordinador en Gestión de Calidad.............................................................. 42

5.17.1.6 Coordinador en Informática ........................................................................ 43

5.17.1.7 Supervisor ................................................................................................. 44

5.17.1.8 Técnico...................................................................................................... 46

5.17.1.9 Auxiliares Electricistas................................................................................. 47

5.17.1.10 Auxiliares Administrativos ........................................................................... 47

5.17.1.11 Gestor de Cobro personalizado.................................................................... 48

5.17.1.12 Profesional en Derecho............................................................................... 48

5.17.1.13 Competencias Técnicas............................................................................... 48

5.17.2 Selección de Personal..................................................................................... 49 5.17.3 Contratación de Personal................................................................................ 49 5.17.4 Identificación del Personal Operativo............................................................... 50 5.17.5 Inducción ...................................................................................................... 50

5.18 ORGANIGRAMA PROPUESTO........................................................................... 51

5.19 Capacitación del Personal ............................................................................... 53

5.20 Identificación del personal.............................................................................. 53

5.21 SISTEMA DE GESTIÓN DE RENDIMIENTO....................................................... 53

5.22 SUPERVISIÓN TÉCNICA .................................................................................. 54

5.23 SEGURIDAD INDUSTRIAL ............................................................................... 55

5.23.1 Reglamento de Salud Ocupacional Para Contratistas ........................................ 55 5.23.2 Obligaciones del Contratista............................................................................ 56 5.23.3 Responsabilidad Solidaria ............................................................................... 57 5.23.4 Aspectos Locativos......................................................................................... 57

5.24 Zona de Puerto López, Acacias y Granada....................................................... 58

5.25 EQUIPOS.......................................................................................................... 59

5.26 SOFTWARE PARA LA OPERACIÓN ................................................................... 59

5.27 Esquema de Procesos ...................................................................................... 60

5.28 VEHÍCULOS...................................................................................................... 62

5.28.1 Camioneta o Campero.................................................................................... 62 5.28.2 Motocicletas .................................................................................................. 63 5.28.3 IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS ................................................................... 64

5.29 Equipos de comunicación en terreno .............................................................. 65

5.30 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ........................................................................... 66

5.31 DOTACIÓN, ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS. .................................................................................................................... 68

5.32 INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA DEL CONTRATISTA................................. 70

5.33 INDICADORES Y METAS .................................................................................. 76



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5.33.1 Indicadores de Oportunidad y calidad ............................................................. 76 5.33.1.1 Indicador de oportunidad TRM (tiempos medios de resolución de órdenes de suspensión, verificación y reconexión). .......................................................................... 76

5.33.1.2 Actualización de la información de las actividades ejecutadas........................ 76

5.33.1.3 Calidad de la ejecución de los trabajos. ....................................................... 76

5.33.1.4 Calidad de la documentación: ..................................................................... 77

5.33.1.5 Calidad de la actuación:.............................................................................. 77

5.33.2 Indicador de ANS........................................................................................... 77 5.33.2.1 Actividades Programadas No Realizadas....................................................... 77

Actividades programadas no realizadas .......................................................................... 78

5.34 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (Ejecución y Actualización de las actividades en terreno)............................................................................................... 78

5.35 PENALIZACIONES............................................................................................ 80

5.36 PLAN DE CAPACITACIÓN................................................................................. 86

5.37 INFORMACIÓN MÍNIMA DE LA PROPUESTA TÉCNICA.................................... 86

5.38 BONIFICACIONES............................................................................................ 89

5.38.1 Por cumplimiento ANS de Reconexión: ............................................................ 89 Indicador gestión de cobro personalizado....................................................................... 90

6 SEGURIDAD Y ORDEN PÚBLICO.............................................................................. 90

7 FORMA DE PAGO ..................................................................................................... 90

8 DURACIÓN DEL CONTRATO..................................................................................... 91

9 REVISIÓN DE CONDICIONES CONTRACTUALES ..................................................... 92

10 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS................................................. 92

11 VENTA DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN............................................................ 95

12 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS - UNIONES TEMPORALES) ................................................................................................................. 96

12.1 Personas jurídicas ........................................................................................... 96

12.2 Consorcios ....................................................................................................... 96

12.3 Uniones temporales......................................................................................... 96

13 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS................................................................................ 96

14 DOCUMENTOS ESENCIALES DE LA OFERTA ............................................................ 96

15 EVALUACIÓN ........................................................................................................... 99

15.1 Criterios de evaluación .................................................................................... 99

15.2 EVALUACIÓN FINANCIERA (50 Puntos)........................................................ 100

15.3 EXPERIENCIA DE LA FIRMA (100 puntos) ................................................... 105

15.4 EXPERIENCIA DEL director (30 puntos)....................................................... 106



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15.5 OPORTUNIDAD IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA (70 Puntos) .......... 106

15.6 EVALUACIÓN OFERTA ECONÓMICA (250 puntos) ........................................ 107

15.7 Desempates ................................................................................................... 111

16 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS.............................................. 111

17 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES..................................... 111

17.1 Adjudicación .................................................................................................. 111

17.2 Renuncia a la firma del contrato ................................................................... 112

17.3 Declaratoria desierta o revocación................................................................ 112

17.4 Legalización del contrato .............................................................................. 112

17.5 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN......................................... 112

17.6 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES................................................... 112

17.7 PRÓRROGA DE TÉRMINO DE EJECUCIÓN ..................................................... 113

18 GARANTÍAS DEL CONTRATO ................................................................................. 113

18.1 Póliza de cumplimiento ................................................................................. 113

18.2 Póliza de Pago de salarios, Prestaciones Sociales e indemnizaciones laborales 113

18.3 Póliza de Responsabilidad civil extracontractual .......................................... 114

19 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL....................................................... 114

20 TERMINACIÓN DEL CONTRATO POR JUSTA CAUSA DEL CONTRATISTA .............. 114

ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ..................116

ANEXO No.2 ACTIVIDADES PROMEDIO.....................................................................118

ANEXO No.3 CRONOGRAMA FACTURACIÓN...............................................................120

ANEXO No.4 CUADROS ECONÓMICOS.......................................................................121

ANEXO No.5 FORMULARIO DE PROVEEDORES ..........................................................122

ANEXO No.6 MODELO CERTIFICACIÓN EXPERIENCIA ................................................124

ANEXO No. 7 RELACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE EL CONTRATISTA DISPONDRÁ PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN CASO DE SALIR FAVORECIDO CON LA ADJUDICACIÓN. ......................................................................................................125

ANEXO No.8 BORRADOR MINUTA.............................................................................126

ANEXO No.9 ASPECTOS TRIBUTARIOS......................................................................132



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1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN

La presente invitación se regula por lo dispuesto en el Régimen Interno de Contratación de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, EMSA, publicado en la página Web http://www.emsa-esp.com.co, y el contrato que celebre la EMSA se regirá por las disposiciones del derecho privado, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del Artículo 8 de la Ley 143 de 1994 y en el Artículo 76 de la misma Ley y el Título II, Capítulo 1 de la Ley 142 de 1994 y de las normas que las modifiquen o reformen y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables.

Es entendido que todos los proponentes que participen en el presente procedimiento de selección ante EMSA, conocen y se someten a lo establecido en el Régimen Interno de Contratación mencionado, el cual formará parte integral del contrato que se celebre.

2 INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES

LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., que en adelante se llamará EMSA ESP., y que para esta contratación actúa en nombre propio, ha dispuesto la apertura del presente proceso de Invitación Publica a ofertar Nº 004-2012

Antes de presentar su oferta el proponente debe verificar que no se encuentre incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la ley, para contratar con EMSA ESP.

El Documento Base de Invitación tendrá un valor de un millón de pesos moneda corriente ($1.000.000,oo) no reembolsables, el interesado debe cancelar su valor en efectivo o en cheque a nombre de Electrificadora del Meta, en la cuenta de ahorros Nº 364-05110-2 del Banco Bogotá.

El Documento Base de Invitación debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos.

Los títulos utilizados en el Documento Base de la Invitación sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Si el PROPONENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones en el Documento Base de Invitación, EL PROPONENTE deberá solicitar la aclaración pertinente a EMSA E.S.P.



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Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propios análisis, interpretaciones o conclusiones, etc., obtenga EL PROPONENTE respecto del Documento Base de Invitación son por su exclusiva cuenta. Por tanto, EMSA E.S.P., no asume responsabilidad alguna por tales análisis, interpretaciones y conclusiones.

3 OBJETO

La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., está interesada en recibir propuestas para contratar los servicios de Suspensión, Verificación, Corte y Reconexión, Gestión de Cobro personalizado, Cobro Prejuridico y Terminación de Contrato con condiciones uniformes, para los suscriptores o usuarios del servicio de energía que presenten morosidad en el pago del servicio de energía, en el sector urbano y rural de los municipios del Departamento del Meta, que pertenezcan al sistema de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., incluidas las actividades en los sectores denominados subnormales identificados por EMSA E.S.P. S.A.

4 FUENTES DE FINANCIACIÓN

Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, son a cargo de los presupuestos de los años 2012, 2013, 2014 y 2015.

5 ALCANCE

5.1 DEFINICIONES

ACOMETIDA: Derivación de la red local del servicio respectivo que llega hasta el registro de corte del inmueble. En edificios de propiedad horizontal o condominios, la acometida llega hasta el registro de corte general.

ACOMETIDA: Derivación de la red local del servicio respectivo que llega hasta el registro de corte del inmueble.

ACTA DE GESTION DE COBRO PERSONALIZADO: Documento consecutivo en el que se hace constar el resultado de la actividad de Gestión de Cobro en campo.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento consecutivo en el cual se evidencia y se hace constar el resultado de la actividad de suspensión del servicio de energía.

ACTA DE RECONEXION: Documento consecutivo en el cual se evidencia y se hace constar el resultado de la actividad de reconexión del servicio de energia.



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ACTA DE VERIFICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN: Documento consecutivo el cual evidencia y hace constar el resultado de la actividad de verificación de las suspensión del servicio de energia.

ACTA DE VISITA DEPURACIÓN DE CARTERA: Documento consecutivo el cual evidencia y hace constar aquellos casos donde se observe que no existe el predio, el inmueble se encuentre abandonado o exista una situación que genere la depuración de la información en el Sistema de Información Comercial, debe ir acompañado de registro fotográfico del inmueble, lote, etc., y demás evidencias físicas que se consideren importantes para crear el expediente respectivo.

ACTA VISITA TÉCNICA PARA TERMINACIÓN DE CONTRATO: Documento consecutivo en la que se evidencia y se hace constar el incumplimiento del Titulo VI, en su capítulo I, cláusula 64 del contrato de condiciones uniformes, además de no existir ningún acuerdo de pago entre el suscriptor o usuario con la Empresa que presta el servicio. Para ello, se debe ir acompañado de registro fotográfico del inmueble, lote, etc.

CALIDAD DEL SERVICIO: El efecto global de la calidad de funcionamiento de un servicio que determina el grado de satisfacción de un usuario del servicio. Grado de cumplimiento del servicio prestado a un usuario por un proveedor mediante un acuerdo entre ellos.

FACTURAS DE SERVICIO PÚBLICOS: Es la cuenta que la empresa entrega o remite al usuario, por concepto del consumo y demás servicios inherentes, en un lapso de tiempo determinado en desarrollo del contrato de condiciones uniformes.

GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO: Actividad que comprende la visita en campo a los suscriptores o usuarios morosos por parte de los gestores de cobro para negociación de la deuda; esta actividad incluye el acompañamiento de un técnico gestor de cobro que realizará la suspensión del servicio en caso de no lograrse un acuerdo de pago.

GESTOR DE COBRO: Persona encargada de realizar visitas en el predio del suscriptor o usuario moroso del servicio con el fin de conseguir bien sea el pago total de la deuda o un acuerdo de pago de ésta.

PERIODO DE FACTURACIÓN: Es el tiempo durante el cual se prestaron los servicios que se cobran.

PROPIEDAD DE LAS CONEXIONES DOMICILIARIAS: Es la propiedad de las redes, equipos y elementos que integran una acometida externa serán de quien haya pagado por ellas, salvo en cuanto sean inmuebles por adhesión, caso en el cual pertenecerán al propietario del inmueble al cual adhieren.

RECONEXION DEL SERVICIO DE ENERGIA: Es la operación mediante la cual el CONTRATISTA restablece el servicio de energía a un inmueble al cual se le había suspendido.



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SIEC: Sistema de Información Comercial.

SUSCRIPTOR: Persona natural o jurídica con la cual se celebra el contrato para el suministro de energía en condición uniforme del servicio público.

SUSPENSIÓN DEL SERVICIO DE ENERGÍA: Interrupción temporal del servicio por falta de pago oportuno o por otras causas previstas en el contrato o en cualquiera de las normas vigentes relativas a servicios públicos domiciliarios.

TERMINACIÓN DEL CONTRATO Y CORTE DEL SERVICIO DE ENERGÍA: Acto administrativo por medio del cual se declara disuelto el contrato y se procede al corte del servicio de energía, por alguna de las causas contempladas en la cláusula cincuenta (50) del Contrato de Prestaciones de Servicios con Condiciones Uniformes.

TÉCNICO GESTOR DE COBRO: Técnico electricista encargo del acompañamiento al gestor de cobro en campo, con el fin de efectuar la suspensión del servicio en caso de no lograr un acuerdo de pago por parte del suscriptor o usuario.

USUARIO: Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio público, bien como propietario del inmueble en donde se preste, o como receptor directo del servicio de energía eléctrica.

5.2 NORMATIVIDAD

Todas las actividades objeto de la presente invitación están regidas por la siguiente normatividad vigente:

Especifica:

Ley 142 y 143 de Julio de 1994, régimen de los servicios públicos domiciliarios, ley 689 de Agosto 28 de 2001, Contrato de SERVICIOS PUBLICOS CON CONDICIONES UNIFORMES DE LA EMSA S.A. E.S.P.

• Resoluciones CREG

• Especificaciones Técnicas de EMSA ESP

• Decreto No.0019 del 10 de enero de 2012.

• Las demás normas que sobre la materia expida la Comisión de Regulación de Energía y Gas “CREG”, y la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Complementarias:

• Normatividad nacional sobre obligaciones laborales a cargo del empleador y para prevención de riesgos laborales y salud ocupacional.

• Reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE.



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• Política de seguridad Industrial y salud ocupacional de EMSA ESP

• Disposiciones del Ministerio de Minas y Energía de seguridad frente al riesgo eléctrico.

• En general todas las normas oficiales relacionadas con la conservación del medio ambiente.

5.3 CRONOGRAMA DE FACTURACIÓN Y SUSPENSIÓN

El servicio contratado será prestado de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma de facturación y suspensión entregado por la EMSA S.A. E.S.P., al CONTRATISTA antes de iniciar cada proceso mensual.

En este cronograma se estipula: ciclos a leer y a facturar, fecha de lectura y de facturación, fecha de vencimiento y fecha de suspensión. Cualquier variación será informada oportunamente por la EMSA S.A. E.S.P. al CONTRATISTA.

La EMSA S.A. E.S.P., se reserva el derecho de modificar la fecha de vencimiento de la facturación, indicando el consecuente desplazamiento de las fechas, así como la fecha de inicio del proceso de suspensión. (Anexo No.3).

5.4 SUSPENSIÓN CORTE, VERIFICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN, RECONEXIÓN, CORTE DEFINITIVO DEL SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA, GESTIÓN DE MERCADO Y COBRO PERSONALIZADO PARA EL MERCADO DE EMSA COBRO PREJURIDICO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES EN EL PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA.

El alcance de la presente solicitud es la provisión de mano de obra, herramientas, transporte de personal y equipo para ejecutar las actividades mencionadas en el objeto del contrato y dentro de las condiciones indicadas en la presente invitación, cumpliendo las metas de eficiencia señaladas en el capítulo de indicadores y penalizaciones en cada una de las actividades establecidas.

Para el cumplimiento de las actividades a desarrollar se debe tener en cuenta la aplicación de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), EL CONTRATISTA, deberá ejecutar las acciones pertinentes dando aplicación a la normatividad legal y regulatoria vigente y al contrato de Condiciones Uniformes de la EMSA S.A. E.S.P.

Las Actividades a desarrollar son:

a. Suspensión del Servicio: Actividad que comprende la interrupción del servicio de energía, mediante alguna de las modalidades practicadas por la EMSA S.A. E.S.P., (Desconexión de la acometida en baja tensión en poste, en medidor, en bornera, en cámara de inspección o el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en caliente para acometidas de media tensión) la



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cual incluye todas aquellas que por incumplimiento de alguna de las obligaciones del suscriptor, usuario o cliente previstas en la ley, en la regulación, en el contrato de condiciones uniformes o en las condiciones especiales pactadas con el suscriptor o usuario.

b. Verificación de suspensión del servicio: Actividad que comprende la realización de visitas periódicas de inspección en terreno al inmueble suspendido, a fin de garantizar la continuidad de la suspensión e impedir la reconexión no autorizada por la empresa. En los casos en que se encuentre el servicio reconectado sin que se hubiere eliminado la causa que generó dicha suspensión, se deberá suspender nuevamente. Si la reconexión se realizó mediante una conexión clandestina se deberá levantar las pruebas suficientes que soportan la anomalía encontrada y se deberá dejar suspendido.

c. Reconexión del servicio: Restablecimiento del servicio de energía a un inmueble, en la cual refleja la eliminación de la causa por la cual se le originó la suspensión, (Desconexión de la acometida en baja tensión en poste, en medidor, en bornera, en cámara de inspección o el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en caliente para acometidas de media tensión). Para los casos que provienen de una verificación de la suspensión, el servicio corresponde a la conexión de la acometida y demás materiales que hayan sido desconectados y/o retirados.

d. Corte servicio definitivo: Actividades necesarias para el corte definitivo del servicio de energía eléctrica en un suministro, mediante algunas de las modalidades practicadas por la EMSA S.A. E.S.P., incluyendo retiro de la acometida y equipo de medida.

e. Gestión de Cobro personalizado: Actividad que comprende la visita en campo a los suscriptores o usuarios morosos por parte de los gestores de cobro para negociación de la deuda; esta actividad incluye el acompañamiento de un técnico gestor de cobro que realizará la suspensión del servicio en caso de no lograrse un acuerdo de pago.

f. Cobro Prejuridico y Terminación del Contrato: Actividad que comprende la aplicación del debido proceso a aquellos suscriptores o usuarios que incumplan las condiciones contractuales establecidas en el Contrato de Prestación de Servicios con Condiciones Uniformes, y que EMSA S.A. E.S.P., determine unilateralmente la Terminación del Contrato.

5.5 GESTIÓN TÉCNICA DE CARTERA

Reducir la cartera que posea la EMSA ESP en el mercado del Departamento del Meta, mediante las actividades descritas en el alcance de esta invitación.



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Los suscriptores o usuarios objeto de las acciones de suspensión previstas en el contrato de condiciones uniformes corresponden a las cuentas en mora o incumplan el contrato de servicios públicos con condiciones uniformes. No se incluye la cartera correspondiente a venta de energía en bloque para el alumbrado público de los municipios. El tratamiento para la recuperación de la cartera oficial, industrial y no regulada será discrecional por parte de la Empresa.

La EMSA S.A. E.S.P., Se reservará el derecho de incrementar los municipios o poblaciones cuando se requiera, para lo cual informará oportunamente al CONTRATISTA con mínimo treinta (30) días de antelación.

5.6 PROCESO DE GESTIÓN TÉCNICA DE CARTERA

A continuación se presenta los procedimientos generales para cada uno de los procesos de la gestión técnica de cartera como son: suspensión, verificación, reconexión, corte definitivo del servicio, gestión de cobro personalizado, cobro jurídico y terminación del contrato.

5.6.1 SUSPENSIÓN DEL SERVICIO

Para la actividad de suspensión del servicio EL CONTRATISTA, procederá de manera general así:

a. Con base en la generación de solicitudes diarias efectuadas por la EMSA S.A. E.S.P., el CONTRATISTA cargará a su sistema de información las órdenes asignadas y a su cargo imprimirá en original y copia la información básica del Acta de Suspensión de las solicitudes asignadas por la EMSA S.A E.S.P., estas actas de Suspensión serán documentos de entrega individual y personalizada a cada suscriptor o usuario objeto de la orden de suspensión.

b. En ningún momento el CONTRATISTA podrá suspender el servicio de energía a un suscriptor o usuario sin una solicitud asignada por la EMSA S.A. E.S.P.

c. EL CONTRATISTA, realizará en sus instalaciones el ordenamiento previo de las solicitudes buscando optimizar la ruta de los suscriptores o usuarios, minimizando el tiempo de desplazamientos y aumentando el número de actividades a ejecutar.

d. EL CONTRATISTA, se presentará en el predio objeto de la suspensión, identificándose con la cédula de ciudadanía y el carné autorizado por la EMSA S.A. E.S.P., Es de obligatoriedad que el CONTRATISTA, informe al suscriptor o usuario la acción a ejecutar y la causa de la suspensión. Si el suscriptor o usuario presenta factura cancelada o presenta firma de un acuerdo de pago efectuado a la empresa, el técnico deberá corroborar la información con la persona asignada por EMSA E.S.P. S.A., el cual confirmará y validará la información solicitada por el técnico. Una vez confirmada y aclarada la



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información, el técnico procederá a ejecutar la acción “que amerite” registrando en su Terminal portátil la información referente al consecutivo del pago validado y el nombre de la persona que confirmó; en caso contrario, deberá proceder a la suspensión del servicio de energía.

e. Se debe tener en cuenta las siguientes prioridades al momento de aplicar el tipo de procedimiento para la suspensión:

Tabla No. 1

Alternativa Primera Visita

Segunda visita

Tercera o más Visitas

1 Pin de Corte En poste Retiro de acometida

2 Bornera Bornera Otros (*)

3 En Poste Otros (*)

Tabla 1. Procedimiento de suspensión por orden de visita al predio (*) Desconexión en cámara de inspección o el retiro de cortacircuitos, fusibles o grapas de operar en calienten para acometidas de media tensión según apliquen para garantizar la suspensión del servicio.

Se deben tener en cuenta el orden de las visitas al predio y estas podrán ser modificadas por EMSA S.A. E.S.P.

EL CONTRATISTA, ejecutará las suspensiones asignadas dentro de los tiempos establecidos en los acuerdos de niveles de servicio (ANS) a la generación del archivo. Definidas así:

Suspensión Efectiva en pin de corte en Baja tensión.

Comprende las siguientes actividades:

• Solicitud del recibo de pago del código a suspender.

• Verificación de la información comercial del cliente.

• Tomar y registrar lectura del medidor

• Si el motivo por el cual se programa la suspensión del servicio no ha sido subsanada por el cliente, se le debe solicitar la desconexión de los equipos o maquinarias en funcionamiento.

• Operar para desconexión el breaker, totalizador, termo magnético o pin de corte para desenergizar la carga

• Instalación de sellos y adhesivos o cualquier otro elemento que designe EMSA E.S.P.

• Captura de información técnica y comercial requerida por EMSA E.S.P. a través del medio establecido.



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• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de suspensión.

• Entregar o dejar copia del formato de Orden de Suspensión al cliente.

La suspensión en Pin de Corte interno, solo se puede hacer en presencia de una persona mayor de edad, siempre y cuando permita el ingreso al inmueble, el cual debe firmar el Acta.

En poste


• Solicitud al cliente del recibo de pago del código a suspender.


• Tomar y registrar lectura del medidor.

• Medir carga con la pinza Voltiamperimètrica

• Identificar la(s) fase(s) a desconectar .Esto aplica para clientes con servicio trifásico en baja tensión.


• Señalizar la zona de trabajo

• Desconexión de las líneas de la acometida de la red aérea, caja de distribución o bornes de Baja tensión del transformador.

• Aislamiento e identificación de fases



• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de suspensión

• Entregar o dejar copia del formato firmado del cliente y/o testigo de la Orden de Suspensión al cliente

• Para la suspensión en poste con acometidas normalizadas en concéntrico o abiertas que tenga sus estribos y conectores instalados, se deberá retirar el conector, sin picar la acometida. Esta labor deberá hacerse con la pinza Pico Loro.



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• Cuando se genere la reconexión deberá hacer con la pinza Pico Loro, garantizando que el conector quede bien instalado.

• Este procedimiento debe realizarse siempre en escalera.

En Cámara de Inspección.


• Solicitud al cliente del recibo de pago del código a suspender.


• Tomar y registrar lectura del medidor.


• Identificar la(s) fase(s) a desconectar


• Señalizar la zona de trabajo

• Desconexión de las líneas de la acometida de la red subterránea.


• Instalación de sellos y adhesivos


• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de suspensión

• Entregar o dejar copia del formato firmado de la Orden de Suspensión al cliente.

Suspensión Efectiva en bornera conexión del medidor en Baja tensión.


• Solicitud del recibo de pago del código a suspender.




• Identificar la fase ( s) a desconectar



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• Desconexión de las líneas de salida del medidor para medida directa. Si la medida es indirecta o semidirecta se procede como una Suspensión Efectiva en Media Tensión





• Entregar o dejar copia del formato firmado de la Orden de Suspensión al cliente

Durante la suspensión se debe retirar solo la línea de carga garantizando que quede desenergizada.

Suspensión Efectiva en Media Tensión.


• Solicitud del recibo de pago de la del código a suspender., al cliente




• Identificar la(s) fase(s) a desconectar


• Informar al jefe inmediato para reportar la maniobra y que este la realice ante el Centro de Supervisión y Maniobras de la EMSA.

• Señalización de la zona de trabajo

• Desconexión y /o retiro de cortacircuitos de protección del transformador, fusibles, grapas de operar en caliente u operar seccionador de M.T. para apertura.

• Identificación de fases (si se requiere)



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• Entregar o dejar copia del formato firmado de la Orden de Suspensión al cliente

Cualquiera que sea el tipo de suspensión utilizada, el técnico instalará los sellos adhesivos de suspensión (seriados y por colores de acuerdo con la actividad realizada), suministrados por el CONTRATISTA, de tal manera que permitan evidenciar manipulación de la instalación por parte del suscriptor o usuario en el evento de una reconexión no autorizada, estos sellos deben estar correctamente relacionados en la terminal portátil y correctamente relacionados en el acta de suspensión entregada al cliente. La calidad, el color y el contenido del sello de suspensión deberán ser presentadas previamente al líder de cartera y a la interventoría designada por la EMSA S.A. E.S.P., para su aprobación.

• Cuando la suspensión se realice directamente en bornera del medidor los sellos serán suministrados por el CONTRATISTA previa coordinación del tipo, serial y colores con la interventoria del contrato, en todos los casos se debe instalar el sello adhesivo para identificar fácilmente la suspensión. Los sellos previamente definidos deberán ser actualizados en la base de datos de EMSA ESP cuya actividad estará a cargo del CONTRATISTA dentro de los plazos establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS).

• Para el caso de suscriptores o usuarios conectados al sistema en nivel de tensión II (13.8 kV) o nivel III (34.5 kV), la desconexión siempre deberá ser realizada en media tensión en su correspondiente nivel, mediante la apertura y retiro de las respectivas cañuelas. Este mismo procedimiento se seguirá para los casos de suscriptores o usuarios conectados a nivel de tensión I, que se alimenten de un transformador exclusivo. La operación de la gestión técnica de cartera debe ejecutarse garantizando todas las condiciones de seguridad tanto para el personal del CONTRATISTA como para terceros, bajo la absoluta responsabilidad del CONTRATISTA.

• Los elementos retirados por el CONTRATISTA, (pines, cañuelas, acometidas, etc.), en el momento de la suspensión, deberán ser seleccionados en cantidad y estado en el que son retirados en la Terminal portátil y entregados al suscriptor o usuario quien firmará el acta aceptando dicha relación y el estado óptimo de los mismos. La pérdida o daño de los elementos retirados en la ejecución de las actividades será responsabilidad del CONTRATISTA y su reposición correrá por su cuenta, en un plazo no



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mayor a dos (2) días de detección de la pérdida o daño, esto con el fin de dar cumplimiento a la reconexión dentro de lo establecido por la Ley, si el usuario subsanó la causa que generó la suspensión.

• Casos especiales: En los casos donde el suscriptor o usuario se oponga o no permita la suspensión, el CONTRATISTA, procederá a solicitar el amparo policivo para lograr la suspensión. En el caso de los edificios, donde se presenten dificultades para su realización, EL CONTRATISTA preparará los oficios dirigidos a los administradores de los edificios, solicitándoles su cooperación, para lo cual la EMSA S.A. E.S.P., le facilitará un documento oficio tipo, luego el CONTRATISTA procederá a la suspensión del servicio en la fecha señalada en el oficio.

• Al momento de ejecutar la suspensión del servicio de energía eléctrica a cada uno de los suscriptores o usuarios asignados, el técnico del CONTRATISTA, deberá diligenciar en su totalidad la información requerida en la Terminal portátil, la cual generará original y copia de la respectiva actividad realizada en el inmueble; en todos los casos dejará copia al suscriptor o usuario debidamente firmada por éste o por un testigo; no deben existir diferencias entre el original y la copia dejada al suscriptor o usuario. Solamente serán aceptadas las actas de suspensión que estén completamente diligenciadas y que tengan la firma del suscriptor, usuario o un testigo. Es de aclarar, que las actas que se encuentren con enmendaduras y con diferencias en su contenido no serán aceptadas por EMSA S.A. E.S.P.

• La información contenida en las actas de las actividades ejecutadas durante el día serán digitadas por el CONTRATISTA, y enviadas a la EMSA S.A. E.S.P., en archivo plano con la totalidad de las respuestas de las órdenes, garantizando que no exceda los tiempos de las ANS, desde la generación en el sistema SIEC de EMSA ESP, con el objeto de que sean actualizadas en la base de datos SIEC y se proceda a la generación del archivo de reconexiones.

• EL CONTRATISTA, realizará las suspensiones asignadas dentro de las 24 horas siguientes a la generación del archivo. Las suspensiones deberán ejecutarse de acuerdo a la alternativa planteada en la Tabla No.1, siguiendo los instructivos técnicos y de seguridad manual de procedimientos seguros de trabajo y los demás que establezca la EMSA ESP.

5.6.2 VERIFICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN

La EMSA S.A. E.S.P., generará el archivo de verificación de suscriptores o usuarios suspendidos, con el fin de que el CONTRATISTA haga el seguimiento en terreno de



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la permanencia de la suspensión siguiendo el procedimiento general relacionado a continuación:

a. El CONTRATISTA con su sistema de información asignará a través de la Terminal portátil, la información básica para entrega individual y personalizada a cada suscriptor o usuario suspendido del Acta de Verificación de las solicitudes asignadas por la EMSA S.A. E.S.P.

b. El CONTRATISTA realizará en sus instalaciones el ordenamiento previo de las solicitudes, buscando optimizar la ruta de los suscriptores o usuarios, minimizando el tiempo de desplazamientos y aumentado el número de actividades ejecutadas.

c. En caso de que el suscriptor o usuario se encuentre reconectado sin demostrar la cancelación de la deuda o la suscripción de un acuerdo de pago con la EMSA S.A. E.S.P.; el CONTRATISTA realizará las siguientes actividades:

• Solicitud del recibo de pago de la cuenta a verificar.


• Tomar y registrar la lectura del medidor.

• Si el motivo de la suspensión no ha sido subsanado por el cliente, verificar que el predio se encuentre sin suministro de energía. Para los casos en que se encuentre el servicio reconectado, sin que hubiere eliminado la causa que originó la suspensión, el CONTRATISTA deberá suspender nuevamente de acuerdo con el procedimiento descrito en la actividad de suspensión (numeral 5.6.1).

• Captura de información técnica y comercial requerida por EMSA S.A. E.S.P., a través del medio establecido.

• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de verificación de la suspensión.

• Entregar o dejar copia del formato firmado de la Orden de verificación de la suspensión al cliente.

d. La nueva suspensión del servicio de energía eléctrica debe garantizar que la suspensión del servicio dificulte la reconexión no autorizada del mismo por ejemplo: Retiro total de la acometida en baja tensión o elementos de corte de media tensión, en todos los casos a excepción de gabinetes, la suspensión deberá realizarse en poste.

e. Si la reconexión se realizó mediante conexión no autorizada, entregará un acta tipo impresa por la Terminal portátil con la información preestablecida por EMSA en la cual informará de la anomalía encontrada levantando las pruebas suficientes de lo hallado “Fotografías” y reportará el caso a la Empresa



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quien tomará las medidas indicadas para cada caso. No obstante, esta información debe ir bien soportada.

f. Cuando el cliente se encuentra con servicio suministrado por otro usuario se deberá suspender el servicio a los dos usuarios. Lo anterior soportado en el Capítulo VII, cláusula 48, numeral 5 del Contrato de Servicios Públicos con Condiciones Uniformes.

g. Las actas originales firmadas serán enviadas a la EMSA S.A. E.S.P., previo cargue de la información contenida en las mismas al sistema de información comercial de EMSA S.A. E.S.P.

h. El procedimiento anterior se repetirá periódicamente las veces necesarias hasta la cancelación total o acuerdo de pago de la cartera.

Es responsabilidad del CONTRATISTA efectuar verificaciones permanentes con el fin de garantizar la continuidad de la suspensión a los usuarios morosos.

De igual forma todos los clientes reportados por la EMSA ESP o la interventoría, como autoreconectados, deben ser suspendidos dentro de las 24 horas siguientes a dicho reporte.

Si al momento de la verificación el suscriptor o usuario se encuentra con servicio y demuestra la cancelación de la deuda o la celebración de un acuerdo de pago con la EMSA S.A. E.S.P., EL CONTRATISTA, deberá validar que la reconexión del servicio fue realizada técnicamente conforme y de no cumplir deberá normalizarla, dejando constancia de la acción realizada mediante el diligenciamiento del Acta de Reconexión en la Terminal portátil, con las aclaraciones de que la reconexión del servicio fue realizada por el suscriptor o usuario, sin la debida autorización de EMSA S.A. E.S.P. Estas novedades deben ser enviadas en archivo plano establecido, entregando la relación de los usuarios, para posteriormente ser ingresado al Sistema de Información Comercial de la EMSA S.A. E.S.P., dentro de las siguientes 16 y 18 horas respectivamente a la generación de la orden en el sistema de información comercial SIEC.

5.6.3 RECONEXIÓN

Una vez el suscriptor o usuario haya cancelado o financiado su deuda, la EMSA S.A. E.S.P., generará los archivos de reconexiones para ser enviados al CONTRATISTA.

El CONTRATISTA realizará el siguiente procedimiento de manera general así:

Reconexión efectiva en Baja tensión

En poste




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• Contacto con Cliente

• Verificación coincidencia de la información comercial del cliente.



• Verificación de ausencia de tensión, retiro de sellos e identificación de fases

• Reconexión de las líneas de la acometida de la red aérea, caja de distribución o bornes de Baja tensión del transformador.

• Prueba funcionamiento del servicio


• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de reconexión del servicio, incluye detalle de materiales instalados.

• Entregar copia del formato de Orden de reconexión del servicio al cliente

En cámara de Inspección







• Reconexión de las líneas de la acometida de la red subterránea.


• Adecuada disposición de material retirado


• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de reconexión del servicio.

• Entregar copia del formato firmado de Orden de reconexión del servicio al cliente



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Reinstalación efectiva en Media ó Baja tensión







• Reconexión de las líneas o elementos de corte a la red de distribución bien sea aérea o subterránea MT ó BT.


• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de reconexión del servicio, incluye detalle de materiales instalados.

• Entregar copia del formato firmado de la Orden de reconexión del servicio al cliente

Reconexión efectiva en medidor en Baja Tensión -






• Reconexión de las líneas de salida del medidor. Si la medida es indirecta, conectar en los transformadores de corriente líneas de potencia de salida


• Adecuada disposición de material retirado

• Instalación de sellos




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• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de reconexión del servicio a través de la TERMINALES PORTÁTILES.


Reconexión efectiva en pin de corte en Baja tensión -






• Operar para conexión el breacker, totalizador, termo magnético o pin de corte para energizar la carga


• Adecuada disposición de material retirado Instalación de sellos




Reconexión efectiva en Media Tensión






• Instalación de cortacircuitos de protección del transformador, grapas de operar en caliente u operar seccionador de M.T. para cierre

• Prueba funcionamiento del servicio (si es posible)



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• Instalación de sellos



• Entregar copia del formato de Orden de reconexión del servicio al cliente

• Si la medida es indirecta, la reconexión debe hacerse en el punto donde se realizo la suspensión, por lo que nunca se debe desconectar el medidor. Ya que si hay una auto reconexión la energía no sería registrada por el medidor al encontrarse desconectado.

Cuando por razones excepcionales no se genere la orden de reconexión para un suscriptor o usuario suspendido, el CONTRATISTA deberá realizar la reconexión del suscriptor o usuario, teniendo en cuenta el reporte de pagos remitido por EMSA ESP, diligenciando el procedimiento correspondiente a través de la terminal, el acta generada será utilizada como soporte para el pago de la actividad así la orden no se haya generado en el Sistema de Información. El Acta de Reconexión original quedará en poder del funcionario que ejecutó la acción, y será el soporte para el reconocimiento económico al CONTRATISTA; solamente serán aceptadas las actas que estén completamente diligenciadas, y que tengan la firma del suscriptor o usuario o un testigo.

La información contenida en las Actas de Reconexión ejecutadas durante el día, El CONTRATISTA debe garantizar que los archivos de respuestas de las ordenes no excedan un tiempo de 16 horas para el área urbana y 18 para el área rural, desde la grabación en el sistema, con el objeto de que sean actualizadas en el sistema de información comercial de la EMSA S.A. E.S.P.

Si el cliente no se encuentra, se debe realizar la reconexión dejando la observación en el Acta.

El CONTRATISTA, deberá ejecutar la actividad en terreno en el sector urbano y rural dentro de las siguientes 12 horas respectivamente, tomando como hora y fecha inicial, la generación en el sistema SIEC, diligenciando en su totalidad la información requerida en la respectiva Acta de Reconexión.

Al momento de ejecutar la reconexión del servicio de energía a cada uno de los suscriptores o usuarios asignados, el técnico del CONTRATISTA debe diligenciar en su totalidad los datos solicitados por EMSA ESP en las terminales portátiles e imprimir dos copias de la respectiva acta de reconexión, en todos los casos dejará copia al suscriptor o usuario debidamente firmada por éste o por un testigo, no están permitidas las inconsistencias de los datos entre la información remitida al Sistema de información comercial y la copia entregada al cliente.



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El acta de Reconexión original quedará en poder del funcionario que ejecutó la acción y será el soporte para el reconocimiento económico al CONTRATISTA, solamente serán aceptadas las actas que estén completamente diligenciadas, y que tengan la firma del suscriptor o usuario o un testigo.

5.6.4 CORTE DEFINITIVO.

Prestación del servicio para la ejecución de actividades necesarias para el corte definitivo del servicio de energía eléctrica en un suministro, mediante alguna de las modalidades practicadas por la EMSA E.S.P. incluyendo retiro de acometida y equipo de medida para lo cual deberán coordinar con EMSA ESP antes de realizar el respectivo retiro del equipo de medida.


• Solicitud del recibo de pago de la cuenta a cortar al cliente

• Verificación coincidencia de número de cliente y medidor.


• Medir carga con la pinza Voltiamperimétrica

• Identificar la fase ( s) a desconectar

• Si es en B.T.: Desconexión y retiro de las líneas de la acometida de la red aérea, caja de inspección o bornes de B.T. del transformador.

• Si es en M.T: Retiro de cortacircuitos de protección del transformador, fusibles o grapas de operar en caliente.

• Retiro de equipo de medida

• Instalación de sellos y adhesivos

• Entregar el material retirado al cliente


• Diligenciamiento completo del formato solicitado para una orden de Corte de Servicio de Energía, indicando material retirado y en poder de quien quedó.

• Solicitar al Cliente firma del Acta de Corte

• Entregar copia del Acta de Corte al cliente



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5.6.5 GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO

La actividad de cobro personalizado estará dirigido al grupo de suscriptores o usuarios cuya deuda supera los 90 días en mora de la cartera vencida o los que la EMSA S.A. E.S.P., determine, en todo el Departamento del Meta, mediante visitas en campo, en donde el funcionario del contratista, denominado en adelante gestor de cartera, deberá realizar visitas en el periodo de tiempo que la EMSA S.A. E.S.P., determine para lograr que el suscriptor o usuario proceda a la cancelación total de la deuda o financiación de la misma, para lograr que el suscriptor o usuario proceda a la cancelación total de la deuda o financiación de la misma (firma del pagaré con carta de instrucciones y dejar los registros documentales), en tal evento debe diligenciar en su totalidad el acta de gestión, dicha visita estará acompañada de la acción de suspensión del servicio de energía, en caso de no llegar a ningún acuerdo con el suscriptor o usuario.

Los suscriptores o usuario objeto del proceso de gestión de cobro personalizado previstos en este contrato corresponden a las cuentas en mora que aparecen registradas en el Sistema de Información Comercial – SIEC, en los sectores de consumo residencial, comercial e industrial. Además será discrecional por parte de EMSA ESP, incluir la cartera correspondiente a venta de energía en bloque para alumbrado público de los municipios y el tratamiento para la recuperación de la cartera oficial, industrial y no regulada.

5.6.6 PROCEDIMIENTO DE LA GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO

Para el procedimiento de gestión de cobro personalizado el contratista al recibir el archivo plano deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Con base en la información suministrada por el Sistema de Información Comercial de la EMSA S.A. E.S.P., a su cargo, el contratista imprimirá en original y copia las Actas de Visita de Cobro personalizado correspondientes a los suscriptores o usuarios cuya deuda sea superior a 90 días de vencimiento o el tiempo que la EMSA S.A. E.S.P., determine, a los cuales le efectuará una visita en campo de cobro personalizada, ofreciéndole las alternativas de pago, ya sea de contado o por medio de acuerdo de pago con los parámetros diseñados por la EMSA S.A. E.S.P., para tal fin, el trato hacia el suscriptor o usuario siempre debe hacerse de forma cordial y respetuosa, en caso de no lograr ningún acuerdo de pago con el suscriptor o usuario se procederá a la suspensión del servicio. Solamente se podrá exceptuar la acción de suspensión a suscriptores o usuarios que en el SIEC se encuentren en estado de “Reclamación”, con financiación activa, suscriptores o usuarios subnormales, en cobro jurídico y suscriptores o usuarios que presenten pago o abono a la factura en el



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momento de la visita por parte del gestor de cobro personalizado, todo lo anterior a juicio de la EMSA S.A. E.S.P.

• El contratista debe planear con base en la información suministrada la ruta, horarios, citas y demás aspectos que considere necesarios con el fin de maximizar el tiempo y lograr oportunidad en las visitas con los suscriptores o usuarios.

• Al momento de realizar la visita de cobro personalizado a cada uno de los suscriptores o usuarios, el CONTRATISTA, deberá diligenciar en su totalidad toda la información requerida en original de la respectiva Acta de Visita y en caso de requerirse la respectiva acta de suspensión; LA EMSA S.A. E.S.P., solamente aceptará como soporte el original del Acta de Visita de Cobro y suspensión (de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para la suspensión) debidamente diligenciadas y firmadas.

• Ejecutada las acciones en terreno el CONTRATISTA, deberá entregar a la EMSA S.A. E.S.P., el archivo plano con la totalidad de las respuestas a las 42 horas máximo, con el objeto que la EMSA S.A. .E.S.P., actualice la base de datos del Sistema de Información Comercial y proceda a la grabación de los acuerdos de pago que se hayan dado.

• El gestor de cobro personalizado debe entregar a la EMSA S.A. E.S.P., los acuerdos de pago respectivos para la actualización en el SIEC en horas de la tarde, del día el cual realizó la gestión, o en su defecto el día siguiente en horas de la mañana. Los documentos para financiación están descritos en el Acuerdo No. 004 aprobado por la Junta Directiva y si el pago de contado, debe estar registrado en el sistema a la hora del reporte o entregar copia original del pago para la verificación con el proceso de Recaudo.

• Si luego de las visitas realizadas por el gestor de cobro personalizado no se logra ningún acuerdo de pago, La EMSA S.A. E.S.P., ordenará el levantamiento del Acta de Visita técnica previamente definida que se convierte en el soporte para la iniciación del proceso de TERMINACIÓN DE CONTRATO DE SERVICIOS PÚBLICOS CON CONDICIONES UNIFORMES la cual incluye registro fotográfico.

• Por la elaboración del acta de visita para iniciar proceso de TERMINACIÓN DE CONTRATO DE SERVICIOS PÚBLICOS CON CONDICIONES UNIFORMES, la EMSA S.A. E.S.P., cancelará el valor de la visita técnica, por una sola vez.

• En ningún caso el gestor de cobro está autorizado a recibir dinero por parte del cliente, todos los pagos deben hacerse por medio de los puntos autorizados por la EMSA S.A. E.S.P.



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El CONTRATISTA deberá estar en la capacidad de suministrar los siguientes recursos para realizar las actividades anteriormente descritas:

GESTOR DE COBRO TIPO 1: El gestor deberá desplazarse en camioneta la cual debe cumplir con lo requerido en el numeral 5.28.1 CAMIONETAS, y contar con los elementos necesarios para la ejecución de las actividades (cámara fotográfica, equipo de comunicación, tabla de apoyo, dotación, EPP y seguridad industrial).

GESTOR DE COBRO TIPO 2: El gestor deberá desplazarse en motocicleta la cual debe cumplir con lo requerido en el numeral 5.28.2 MOTOCICLETAS y contar con los elementos necesarios para la ejecución de las actividades (cámara fotográfica, equipo de comunicación, tabla de apoyo, dotación, EPP y seguridad industrial).

TÉCNICO GESTOR: El técnico gestor estará dedicado para uso exclusivo del proceso de gestión de cobro personalizado, el cual debe contar con las herramientas requeridas en el numeral 5.30 EQUIPOS Y HERRAMINETAS y el numeral 5.31 DOTACIÓN, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y HERRAMIENTAS Y EQUIPO. Y deberá cumplir las actividades de suspensión o reconexión según las necesidades de proceso de gestión de cobro personalizado.

El contratista deberá presentar los precios unitarios basados en el cálculo de sus costos totales en que incurra, considerando que los combustibles y el transporte son un recurso fundamental en el desarrollo de las actividades.

No se pagarán trabajos no incluidos en la propuesta.

EMSA E.S.P, no está obligado a mantener el recurso mencionado anteriormente, será a discrecionalidad de EMSA S.A. E.S.P. requerirlo o ampliarlo sin que esto cause variación económica a la propuesta. Para que EMSA E.S.P disponga de este recurso deberá notificar al contratista con 20 días de antelación.

5.7 GESTIÓN MERCADO

Dada la importancia que representa la adecuada gestión del mercado de EMSA E.S.P. y por ende de su cartera, el CONTRATISTA tendrá acceso a la información completa de la cartera por zonas, rutas, sectores, ciclos y municipios, de tal manera que pueda identificar de forma integral estrategias que conlleven a la recuperación de cartera. Estas estrategias serán definidas por el CONTRATISTA teniendo en cuenta los factores que enmarcan cada tipo de cliente o grupo de cliente y serán autorizadas previo a su realización por parte de EMSA E.S.P.

El CONTRATISTA deberá conjuntamente con la EMSA E.S.P. definir los datos iniciales a mejorar o recuperar con el fin de que cuando se realice el balance de cierre, se pueda medir el resultado. Al inicio del contrato el CONTRATISTA y EMSA E.S.P. determinaran el procedimiento adecuado para realizar esta actividad en donde el CONTRATISTA presentará las mejores prácticas de recuperación a aplicar.



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El CONTRATISTA suministrara personal para realizar las siguientes labores:

• Motivar al cliente a que realice el pago de la factura.

• Comunicar la actuación que se realiza en el barrio o sector

• Difundir nuevas modalidades y alternativas para el pago.

• Explicar los diferentes conceptos de la factura

• Verificación de la información en terreno (pagos, direcciones, conexiones directas, número de medidor, predios inexistentes, etc.)

• Realización de convenios durante su recorrido.

5.8 COBRO PREJURIDICO Y TERMINACIÓN DE CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES EN EL PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA.

El objetivo de la actividad de cobro prejuridico y terminación de Contrato se enmarca dentro de la Gestión de Cobranza para cartera.

A continuación se detallan las responsabilidades que deben cumplir el profesional de Derecho, quien estará en disposición de EMS ESP.

Enviar carta correspondiente de cobro persuasivo - extrajudicial, indicándole al cliente sobre el saldo en mora, la fecha límite para pagar o llegar a un acuerdo de pago, además deberá programar las visitas de los gestores al predio para ello utilizará el formato Preestablecido por EMSA ESP.

Si el usuario no se acerca a cancelar o financiar la deuda, el profesional realizara seguimiento a través del gestor, quien realizara las visita al cliente, realizando la visita personalizada a más tardar dentro de los 8 días siguientes, con el fin de conocer la situación económica del mismo e informarle nuevamente sobre las políticas de financiación de la empresa (conocimiento de las Reglas de Negocio de EMSA ESP). Esta información deberá quedar registrada en un formato de visita al cliente, con la gestión realizada con cada uno de los clientes definidos para cobro Prejuridico.

El profesional de derecho deberá hacer seguimiento permanente a los clientes que se encuentren con morosidad en la cartera que por el servicio de energía eléctrica suministra la EMSA ESP a sus clientes, identificando cuales clientes hicieron caso omiso de la gestión de cobro extrajudicial, los cuales deben tener el servicio suspendido efectivamente o deben pasar a corte definitivo del servicio. Se entiende por corte definitivo del servicio la aplicación del debido proceso administrativo a aquellos suscriptores o usuarios que incumplan las condiciones



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contractuales establecidas en el Contrato de Prestación de Servicios con Condiciones Uniformes y que EMSA S.A. E.S.P., determine unilateralmente la Terminación del Contrato, proceso que estará a cargo de este profesional.

Una vez terminado el Contrato y agotado el debido proceso, deberá hacer los trámites internos en el sistema de información comercial, asignado al área correspondiente la solicitud de retiro de materiales, para posteriormente tramitar las solicitudes asignadas, cambiando el estado de dichas cuentas, pasando informes mensualmente de las cuentas para el proceso de castigo y posterior cobro judicial.

5.9 REPORTE DE NOVEDADES PARA DEPURACIÓN DE CARTERA.

El CONTRATISTA efectuará revisiones detalladas en aquellos casos en donde se observe que no existe el predio, el inmueble se encuentre abandonado o exista una situación que genere la depuración de la información en el Sistema de Información Comercial, para este caso deberá presentar la correspondiente Acta de Visita con registro fotográfico del inmueble, lote, etc. por ésta acción la EMSA E.S.P, cancelará el valor definido contractualmente para esta actividad.

La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P verificará la validez de la información, a través del interventor, quien certificará el pago de la actividad.

5.10 REPORTE DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

El CONTRATISTA debe enviar las actualizaciones de direcciones y novedades que en terreno determine se deban realizar, para ello enviara un archivo plano con el código de cliente, dirección errada, dirección real y demás datos inconsistentes.

5.11 ENTREGA Y REPORTE DE TRABAJO

La programación de órdenes de trabajo, es tarea exclusiva de EMSA E.S.P., por lo tanto el CONTRATISTA no podrá programar y ejecutar acciones sin la debida autorización de EMSA E.S.P. Entrega de trabajo al CONTRATISTA

Las órdenes de trabajo podrán ser entregadas al CONTRATISTA por parte de EMSA E.S.P. o por quien esta designe por los siguientes medios:

• Descarga de la información de la programación por parte del CONTRATISTA en los sistemas de información que EMSA E.S.P. disponga, para lo cual el CONTRATISTA deberá contar con el recurso en las instalaciones de EMSA ESP o donde esta determine.

• Envío de órdenes de trabajo al CONTRATISTA por medio de archivo(s) plano(s) vía FTP o correo electrónico por parte de EMSA E.S.P. o por quien ésta disponga.



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• Envío de órdenes de trabajo desde sistemas especializados de EMSA E.S.P. a equipos de captura de datos.

• Entrega de órdenes de trabajo vía comunicación por voz. (En cualquier caso esta comunicación verbal será oficializada a través de alguno de los medios descritos anteriormente).

Uno de estos medios será usado en la operación regular y los demás se podrán usar como respaldo o contingencia para casos excepcionales.

La información para la programación de las órdenes de servicio, serán asignadas al CONTRATISTA de modo que se puedan conformar rutas de trabajo.

La información bajo el siguiente esquema básico:

Suspensión y verificación de la suspensión del servicio: Las órdenes de trabajo se entregarán de lunes a sábado antes de las 5:00 AM y debe cumplirse en terreno el mismo día de su entrega antes de las 6:00 PM. Por ningún motivo se deben efectuar órdenes de suspensión o verificación de la suspensión después de esta hora. En el caso que EMSA E.S.P. decida suspender o verificar los días domingos el procedimiento de entrega de información será tramitada de la misma manera, estos eventos serán oportunamente informados por el gestor y el CONTRATISTA deberá disponer de los recursos necesarios para su cumplimiento. Los resultados de las órdenes de suspensión y verificación de la suspensión deberán ser enviados a EMSA E.S.P. el mismo día de su ejecución por los canales que EMSA E.S.P. disponga.

Pagos en Tránsito: Estará a discreción de EMSA E.S.P. la entrega de ésta información (archivos planos con los clientes que hayan realizado el pago) en el horario que se estime pertinente. El CONTRATISTA deberá anular la orden de suspensión, verificación de suspensión, aseguramiento de la suspensión o corte del servicio el mismo día en que se ha enviado para su ejecución siempre y cuando no se haya realizado la suspensión, Si ya se suspendió el servicio, se debe reconectar e informar a EMSA E.S.P., para generar y descargar resultado de la orden de Reconexión del suministro. EMSA E.S.P. reconocerá el 15% del valor total de la actividad de las órdenes que por este concepto no se realizó exitosamente y que sean remitidas para la actualización en el sistema SIEC dentro de las 32 y 38 horas urbanas y rurales respectivamente siguientes a la generación de las ordenes. Las órdenes que estén por fuera de estos tiempos no se tendrán en cuenta para el porcentaje de pago estipulado.

Reconexión del suministro eléctrico: El CONTRATISTA dispondrá de equipos en línea con la base de datos de EMSA ESP, con el fin de hacer seguimiento permanente al estado de los clientes suspendidos, utilizando para ello los reportes de pagos en tránsito y reconexiones pendientes, El CONTRATISTA debe generar las ordenes de reconexión de los clientes que cancelen o realicen un acuerdo de pago y se encuentran en estado suspendido, procediendo a normalizar el servicio



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el mismo día de pago. Las operaciones que por fuerza mayor no sean normalizadas el mismo día, serán reprogramadas y deberán ser cumplidas el día siguiente antes de que se cumpla el plazo establecido en el Acuerdo de Nivel de servicio (ANS).

Adicionalmente el CONTRATISTA recibirá o descargará de las bases de datos de EMSA ESP, las órdenes de anulación de suspensión que se vayan generando durante el día y debe ejecutarlas dentro de la hora siguiente a la notificación por parte de EMSA E.S.P.

Corte definitivo del servicio: Se enviarán en las mismas condiciones de los archivos de suspensión, deben cumplirse en terreno el mismo día de su entrega antes de las 6:00 PM. Por ningún motivo se deben efectuar órdenes de aseguramiento de la suspensión o corte después de esta hora. EMSA E.S.P. podrá programar este tipo de órdenes para que se ejecuten el día domingo. Los resultados de las órdenes deberán ser enviados a EMSA E.S.P. el mismo día de su ejecución.

Los horarios definidos en el presente documento corresponden a un esquema básico; de presentarse necesidades diferentes en el desarrollo del servicio, EMSA E.S.P. podrá exigir su cambio al CONTRATISTA, notificando previamente la modificación requerida, sin que ello implique exigencia adicional por parte del CONTRATISTA. De todas formas el CONTRATISTA está obligado a retirar y entregar el trabajo en el horario establecido por EMSA E.S.P.

La cantidad de órdenes es variable y depende del ciclo a suspender, la oportunidad de pago de los clientes y de las características geográficas en cada sector. Si por alguna razón especial EMSA E.S.P., decide en cualquier día del mes no ejecutar o ejecutar parcialmente los servicios contratados (por ejemplo víspera de día festivo), el CONTRATISTA será informado oportunamente a través de su interlocutor de dicha situación y, en tal caso, EMSA E.S.P. no efectuará pago adicional de ninguna especie al CONTRATISTA.

El CONTRATISTA deberá entregar a la EMSA E.S.P. todas las actas diligenciadas en los procesos descritos anteriormente, debidamente organizadas de acuerdo a las normas técnicas establecidas por EMSA E.S.P. Clasificadas y marcadas de acuerdo al tipo de solicitud (Suspensión, Verificación y Reconexión); también deberá tener en cuenta el ciclo al que pertenecen, la fecha de ejecución y el número de la solicitud, con las identificaciones y separadores respectivos, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental del proceso de cartera, lo cual será establecido y acordado previamente con la interventoría .

La entrega de las actas deberá realizarse todos los lunes (martes si el lunes es festivo) con la totalidad de las actas diligenciadas la semana anterior, con oficio dirigido al Líder de Cartera resumiendo las cantidades entregadas por cada uno de los ciclos.



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5.12 TIEMPOS DE EJECUCIÓN

El CONTRATISTA reportará diariamente en los tiempos y horarios establecidos los trabajos realizados, junto con las entregas diarias al Gestor designado por EMSA E.S.P. No es permitido que las operaciones sean entregadas en fechas y horas diferentes a las estimadas por EMSA E.S.P. En cualquier caso la modificación de las características de la programación deberán ser acordadas entre el CONTRATISTA y EMSA E.S.P. y autorizadas por ésta última.

El CONTRATISTA deberá reportar hora de inicio y hora de finalización de cada una de sus actividades, así como el resultado de la actividad realizada, a EMSA E.S.P., o a quien esta misma designe por medio de equipos de captura y envío de datos.

El CONTRATISTA deberá reportar la totalidad de la información de las actividades realizadas en terreno, de conformidad con los acuerdos de nivel de servicio (ANS) definidos en el presente documento.

5.13 ENVÍO INFORMACIÓN PARA ACTUALIZACIÓN

A nivel del sistema de información comercial de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P y con el objeto de garantizar una adecuada y oportuna actualización de la información, el CONTRATISTA deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los procesos se manejarán con el CONTRATISTA por medio de archivos planos generados a través del SIEC, los cuales serán enviados por correo electrónico a la dirección indicada por el CONTRATISTA o por el mecanismo que a la fecha del inicio del contrato tenga implementado la EMSA E.S.P. Esta información se define de acuerdo a los siguientes consideraciones:

Para el caso de la actualización del estado de los sellos en Bornera, el CONTRATISTA deberá disponer del recurso necesario para garantizar la actualización de esta información en la base de datos del sistema comercial de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A.

Información física: Corresponde a la copia de cada una de las actas que se diligencian como soporte de la operación o visita realizada, el reporte de este tipo de información debe realizarse diariamente a EMSA E.S.P.

Una vez EL CONTRATISTA ha realizado una actividad designada por EMSA E.S.P., éste debe realizar el registro mediante acta física a través de las terminales portátiles según los procedimientos vigentes para tal fin. Es responsabilidad del CONTRATISTA el transporte y la custodia de las actas hasta el momento en el cual realice la entrega a EMSA E.S.P. En caso de pérdida o deterioro EL CONTRATISTA deberá dar aviso a EMSA E.S.P. por medio de los canales que EMSA E.S.P. designe y realizar la denuncia respectiva ante los entes correspondientes. Así mismo la congruencia y veracidad de los



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datos consignados en las actas definidas es responsabilidad del CONTRATISTA, así como la corrección de los mismos cuando sea necesario.

Una vez son diligenciadas las actas, el CONTRATISTA debe organizar esta información de acuerdo a lo establecido por EMSA E.S.P. en sus procedimientos y normas técnicas establecidas por el Centro de Correspondencia y Archivo de la EMSA E.S.P.

Información Digital: Corresponde a todos los archivos que son parte integral de la información recopilada en terreno entre otros, registros fotográficos, gráficos de actas, etc. El CONTRATISTA deberá contar con un software que facilite el archivo digital de las pruebas, al cual EMSA ESP podrá acceder a consultas vía Web.

Adicional a la información física en la cual se registran las actividades llevadas a cabo en terreno, éstas deberán ser digitalizadas (registros gráficos, y reportadas en medio magnético, el cual debe ser congruente con la información registrada en medio físico. Es responsabilidad del CONTRATISTA realizar el reporte de dicha información en el sistema de información que EMSA E.S.P. designe, hasta asegurar que la información quede debidamente grabada. Dicha actividad se realiza de acuerdo con los procedimientos vigentes designados por EMSA E.S.P. Esta información será solicitada al CONTRATISTA una vez EMSA E.S.P., asigne la tecnología apropiada para tal actividad.

Información estructurada: Corresponde al reporte en forma estructurada de la información consignada en las actas o formatos que constituyen la información física. Las estructuras de los archivos en los cuales se conforma este tipo de información será la definida por EMSA E.S.P. según sus necesidades. EMSA E.S.P. podrá en cualquier caso cambiar las especificaciones de las estructuras de estos archivos y el CONTRATISTA deberá adecuarse a los requerimientos. Para esto se negociarán tiempos de alistamiento para cada caso.

Corresponde a los registros de la información en bases de datos, resultado de las actividades realizadas en terreno la cual previamente ha sido consignada en actas físicas. Esta información deberá ser cargada diariamente en los sistemas que EMSA E.S.P. designe para tal fin, sin importar si el medio de reporte son terminales de captura de información o carga directa de la información, el CONTRATISTA será responsable de realizar la carga de información hasta el momento en que la totalidad de la misma se encuentre en el sistema de información respectivo.

El reporte de la información es responsabilidad del CONTRATISTA, y deberá cumplir con los estándares definidos en cuanto a tiempo, calidad y oportunidad para la actividad definidos en capitulo de acuerdos de nivel de servicio.



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Se aclara que las estructuras o tipos de archivos de reporte de información tanto estructurada como digital, los medios de reporte, así como las actas, podrán cambiar durante el desarrollo de la relación jurídica que surja de la oferta. En caso que alguno de estos cambios genere la necesidad de cambio o evolución de los sistemas de información del CONTRATISTA, este mismo deberá realizar un cronograma de implantación del cambio acordado entre las partes.

El reporte de la información en medio físico, estructurado y digital es responsabilidad del CONTRATISTA, por lo cual este mismo desarrollará el software requerido para el manejo y control adecuado de las órdenes de trabajo, emisión de órdenes a las cuadrillas, grabación y evaluación de los resultados reportados por ellas, stock de materiales, equipos, esquemas de Control de Calidad y generación de estadísticas e informes. El CONTRATISTA suministrará a su costa la papelería requerida para la impresión de los formatos o actas y los medios para realizar el descargue de resultados en el sistema de información de EMSA E.S.P.

Es de anotar, que todos los informes de trabajo serán avalados por el representante legal del CONTRATISTA y responderán rigurosamente a la realidad, haciéndose responsable EL CONTRATISTA de la veracidad de los datos suministrados.

EL CONTRATISTA informará diariamente sobre las actividades programadas por EMSA E.S.P. y no ejecutadas, al igual que deberá indicar el motivo del incumplimiento.

De igual forma, todas las incoherencias corregidas sobre operaciones ejecutadas, y digitadas linealmente no generarán sobre costos a EMSA E.S.P.

• El CONTRATISTA tendrá a nivel de consulta un usuario del sistema de información para lo cual debe contar con la infraestructura de comunicaciones necesaria es decir: computador Intel Corel i3 o superior, con memoria mínimo de 4GB.

• Las respuestas a las acciones de suspensión, verificación, y reconexión tendrán asignados códigos dependiendo del resultado de la acción ejecutada.

El CONTRATISTA deberá cumplir rigurosamente con los tiempos establecidos para la ejecución y actualización de las solicitudes, ya que la falta de oportunidad en cualquiera de los procesos repercute directamente en la atención al suscriptor o



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usuario, generando reclamos por Suspensiones con pagos al día, Reconexiones inoportunas etc.

5.14 TRABAJOS NO PROGRAMADOS, URGENTES O EXTRAORDINARIOS

Se considerarán trabajos no programados aquellos que se transmitan al CONTRATISTA sin tener en cuenta la programación de la operación inicialmente asignada y generen una desviación de la misma. Se destaca que la clasificación de la programación de los trabajos no tiene relación directa con la anticipación de entrega de las órdenes de trabajo al CONTRATISTA ni con el horario de realización de las actividades. En situaciones excepcionales, por tamaño o número de incidencias, el CONTRATISTA se compromete a atender y poner todos los medios humanos y técnicos a su alcance para atender los trabajos no programados, urgentes o extraordinarios.

Las acciones programadas de forma extraordinaria por EMSA E.S.P., serán notificadas al CONTRATISTA con las especificaciones e información suficiente para su realización.

Ante la eventualidad de tener que ejecutar un trabajo de modo diferente a lo establecido, se deberá pedir autorización a EMSA E.S.P., quien dejará la observación en el acta de trabajo, autorizando la variación y la descripción concreta del mismo.

En cualquier caso si algún trabajo de este tipo afecta o desvía la programación ya entregada al CONTRATISTA, esto será expresamente autorizado por EMSA E.S.P.

Para casos considerados recurrentes o que correspondan a clientes con inclinación a reconectarse sin autorización, obtener el servicio de forma anómala en horario nocturno, EMSA podrá programar actividades de forma especial en ese horario, previa información al CONTRATISTA.

5.15 JORNADA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La jornada de prestación del servicio será diurna y se entenderá como hábil, de lunes a sábado, en el horario de 6:00 a.m. a 6:00 p.m.

Para el caso particular de las actividades de Reconexión del servicio se entenderá como jornada hábil de lunes a domingo de 6:00 a.m. a 10:00 p.m.

El último domingo de cada mes la EMSA E.S.P. a fin de realizar gestión antes del cierre, asignará acciones de suspensión y por ende de reconexión del servicio.

Las acciones programadas de forma extraordinaria por EMSA E.S.P., serán notificadas al CONTRATISTA con las especificaciones e información suficiente para su realización.



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El CONTRATISTA dispondrá del personal necesario para cubrir las actividades programadas en la jornada de prestación del servicio, con la duración de una jornada laboral que no exceda de los límites legales.

RESUMEN PERSONAL MÍNIMO SUGERIDO

Cargo Cargos a Proveer

Director 1 Coordinador Proceso 1 Coordinador Área 2 Supervisor 3 Asistente Administrativo 3 Gestor de Cobro personalizado 2 Auxiliar Administrativo 2 Auxiliar Técnico 4 Técnico Electricista 16 Profesional del Derecho 1

El número de cargos sugerido se obtiene de la experiencia adquirida durante el desarrollo del proceso no obstante el contratista podrá presentar luego del inicio del contrato estrategias y procedimientos que logren optimizar recursos; sin embargo para la elaboración de la oferta deberá tener en cuenta solamente las cantidades mínimas indicadas no se aceptarán reclamos por inclusión de personal adicional.

Para garantizar la calidad de los trabajos y minimizar la rotación de personal, durante la totalidad del desarrollo de la relación jurídica de la oferta, el CONTRATISTA deberá reconocer como mínimo los siguientes salarios ordinarios:

Cargo

Remuneración

Fija Mínima

(SMMLV)

Director 5,5 Coordinador Proceso 4 Coordinador Área 3 Supervisor 2,7 Asistente Administrativo Gestor de cobro personalizado

1,5

Auxiliar Administrativo Auxiliar Técnico

1

Técnico Electricista 1,4 Profesional del Derecho 2

Más todos los pagos de ley y cargos prestacionales que por Ley tenga derecho al personal que designe para las acciones asociadas a la ejecución, gestión y apoyo de las actividades objeto del servicio. Estos salarios no deberán comprender ningún pago en especie o bonificación.



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Los valores señalados en la tabla han sido considerados por EMSA E.S.P. para obtener el precio referencia de las actividades.

El CONTRATISTA deberá establecer y pagar incentivos que vayan ligados a los ANS del proceso estableciendo la metodología apropiada para otorgarlos, al inicio del contrato las presentará a EMSA, no obstante si dicha metodología durante el desarrollo del contrato merece ser revisada solicitará la modificación a EMSA con los argumentos que justifiquen dicho cambio para su aprobación.

EMSA E.S.P. se reserva el derecho de verificar esta información en el momento que considere pertinente. El salario del personal operativo (Coordinador, Supervisor, técnico y Auxiliar electricista) debe ser equivalente a lo enunciado como salarios mínimos otorgados, el cual variará en función de los ANS, más todas las acreencias laborales que le corresponden. El esquema de pago con relación a la productividad del personal operativo será definido entre EMSA E.S.P. y el CONTRATISTA. EL CONTRATISTA será el único empleador de los trabajadores requeridos para la ejecución y gestión de los trabajos materia de la relación jurídica surgida de la oferta y se obliga a cumplir respecto de ellos con todas las obligaciones y responsabilidades que impone la ley.

En cumplimiento de lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo, todo el personal operativo y de gestión administrativa vinculado al desarrollo de la relación jurídica surgida de la oferta dispondrá de dos horas semanales, por cuenta del CONTRATISTA, las cuales se dedicarán exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación personal, por lo tanto el CONTRATISTA deberá considerar en el precio de las actividades objeto de la presente oferta, un número no inferior a 104 horas al año para dichas actividades. Las horas dedicadas a capacitación estarán orientadas al mejoramiento continuo y actualización periódica sobre las actividades y procesos asociados a las actividades objeto de la presente petición de ofertas.

El contratista deberá dictar dos capacitaciones al año con el siguiente contenido:

• Servicio al Cliente

• Resolución de Conflictos

• Manejo de clientes difíciles

Esta capacitación debe ser dictada y certificada por una institución autorizada, la totalidad de los funcionarios de la firma contratista debe realizarla para ello la interventoría verificará en los meses de junio de cada año el cumplimiento de esta obligación.

EL CONTRATISTA efectuará la entrega de la dotación a sus trabajadores operativos y administrativos de apoyo según lo descrito en el presente documento, y a su vez garantizará que se suministre a todos los que participen indirectamente en la ejecución del servicio como son los conductores, como mínimo en los casos



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que determine la ley, con las especificaciones de diseño, cantidad y calidad de los elementos que determine EMSA E.S.P., dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial. Así mismo EL CONTRATISTA entregará a su personal los elementos de protección personal, de acuerdo con los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar, los cuales serán reemplazados o repuestos cada vez que estos presenten deterioro o pérdida. EMSA E.S.P. estará plenamente facultada para efectuar las solicitudes, recomendaciones y requerimientos relacionados con la dotación y elementos de protección personal de los trabajadores que participen en la ejecución del servicio.

El CONTRATISTA garantizará que todos los empleados propuestos para la ejecución de actividades operativas tendrán dedicación exclusiva para el proyecto durante el tiempo de ejecución del mismo. EMSA E.S.P. podrá objetar la contratación del personal presentado sin expresión de la causa. Por lo anterior, se presentará con suficiente anterioridad a su contratación la relación de personal a contratar.

5.16 CARACTERÍSTICAS GENERALES

Debe considerarse que la calidad, tiempo y forma de la prestación de los servicios especificados impacta en forma directa sobre la cartera, por lo tanto EMSA E.S.P. utilizará todos los procedimientos que forman parte de la relación jurídica surgida de la oferta, a fin de hacer cumplir íntegramente las obligaciones contraídas por el CONTRATISTA para los efectos de la ejecución de los servicios.

Para el esquema planteado en las presentes especificaciones, el CONTRATISTA se compromete a ejecutar actividades para EMSA E.S.P. en las áreas de influencia anteriormente descritas con la prestación del servicio con suministro de mano de obra, equipos, materiales y herramientas necesarias para el desarrollo de las actividades.

Las cantidades estimadas de las actividades por tipo de operación se muestran en el Anexo 2. Esta información corresponde a comportamientos históricos de la cartera y en ningún caso representan obligación alguna para EMSA E.S.P. con el CONTRATISTA teniendo en cuenta que obedecen al comportamiento del mercado. Dado lo anterior el CONTRATISTA deberá tener la versatilidad de ajustar (incrementar o reducir) su capacidad operativa de acuerdo con las variables propias de la gestión de cartera, esto sin afectar o disminuir en ningún caso los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) descritos en el presente documento.

Para efectos del cálculo del precio de cada una de las actividades, el OFERENTE deberá tener en cuenta que las cantidades descritas en el Anexo 2, las cuales son operaciones históricamente efectivas para las actividades de SCR.

La cantidad de operaciones dependen del mercado, razón por la cual éstas no son fijas a lo largo del plazo definido para la ejecución del servicio.



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5.17 ORGANIZACIÓN DEL CONTRATISTA

5.17.1.1 Organización para la ejecución de las acti vidades

El OFERENTE presentará el organigrama que posea para el desarrollo de las actividades objeto de la convocatoria, indicando el número de personas y los perfiles del personal a contratar así como las actividades a desarrollar dentro del objeto contractual.

La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., solicita un organigrama básico mínimo de acuerdo al organigrama propuesto, el esquema presentado es indicativo, el OFERENTE deberá dimensionar el número de personas de acuerdo a la cantidad de actividades asignadas por la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P.

El contratista debe garantizar la cantidad de cargos administrativos indicados en este documento, en cuanto a los técnicos, auxiliares administrativos y auxiliares técnicos el contratista definirá las cantidades sin que esto afecte el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio.

5.17.1.2 Perfiles

El personal contratado debe tener la experiencia y perfil profesional según el cargo que aplique, para la prestación del servicio, EMSA E.S.P. no aceptara personal que no cumpla con los perfiles definidos a continuación:

5.17.1.3 Director Operativo

El Director operativo es de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales objeto de la presente OFERTA y con domicilio principal 100% en la ciudad de Villavicencio. El principal objetivo del cargo es coordinar la ejecución del servicio ejerciendo las funciones inherentes a la administración de recursos humanos, financieros y técnicos, brindando los más altos resultados, generando un ambiente de buen trabajo y confianza, tanto para los colaboradores como para su Compañía. Deberá mostrar altas cualidades profesionales, humanas y gerenciales.

Nivel académico y especialidad

• Profesional en ingeniería eléctrica o electromecánica con estudios terminados en una Universidad reconocida por el Ministerio de Educación, con Tarjeta profesional vigente.

Conocimientos y experiencia

• Experiencia mínima de tres (3) años certificada en dirección de proyectos y labores compatibles con la presente petición de oferta

• Experiencia en servicio al cliente.

• Conocimientos en paquetes de office



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• Dominio de sistemas de gestión de calidad, ambiental y de salud y seguridad ocupacional.

• Conocimiento en Ley 142 de 1994 y normativa de servicios públicos.

Otras aptitudes

• Capacidad de dirección, liderazgo y toma de decisiones

• Aptitudes para el trabajo en equipo y la motivación del personal.

• Habilidad en la comunicación y en la resolución de problemas

• Actitud de profundo compromiso con su trabajo.

Principales Funciones y Responsabilidades

• Garantizar el cumplimiento de los ANS establecidos en el presente documento.

• Mantener un nivel de autoridad directivo y operativo en el proyecto, así como la asistencia del grupo de trabajo.

• Asegurar la optimización de los recursos asignados al proyecto, velar por el cuidado y disponibilidad de los mismos.

• Atender los requerimientos del cliente, relacionados a las actividades del proyecto.

• Mantener comunicación constante con los responsables en EMSA de cada proceso para tratar los temas referentes al desarrollo del proyecto.

• Colaborar con el cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, Salud Ocupacional y Ambiental establecidos por el Proyecto.

• Dirigir la programación del trabajo con los técnicos, recepción del trabajo y envío al cliente de acuerdo con las órdenes asignadas, apoyo técnico en el momento que se requiera.

• Adelantar el programa de capacitación.

• Garantizar el cumplimiento en la entrega y reposición de herramientas, equipos y dotación de acuerdo a lo establecido en el presente documento.

• Cumplir con el plan de inspección de supervisión definido en el presente documento.



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• Dimensionar la capacidad operativa de acuerdo al comportamiento de mercado

• Atender las reuniones citadas por la interventoría por parte de EMSA E.S.P. o quien éste delegue, en el lugar que se indique, con el fin de satisfacer las necesidades derivadas de la relación jurídica surgida de la oferta y entregar los informes que soliciten oportunamente.

5.17.1.4 Coordinador del Proceso

Es de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales objeto de la presente OFERTA. El principal objetivo del cargo es el control y aseguramiento de la calidad del proceso en terreno y de la coordinación de las actividades del grupo operativo para el cumplimiento de los ANS.


• Ingeniero electricista o electromecánica con estudios terminados en una Universidad reconocida por el Ministerio de Educación, con Tarjeta profesional vigente.


• Experiencia mínima de dos (2) años en coordinación de proyectos y labores compatibles con la presente petición de oferta certificada.

• Conocimientos en servicio al cliente.

• Conocimientos en sistemas de gestión de calidad, ambiental y de salud y seguridad ocupacional.

Otras aptitudes

• Capacidad de liderazgo y toma de decisiones.





• Garantizar el cumplimiento de la programación diaria en terreno.

• Mantener un nivel de autoridad en el grupo operativo del proyecto, así como la resolución de sus inquietudes.



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• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos operativos, de calidad, de seguridad y salud ocupacional, ambientales establecidos por EMSA E.S.P. en el desarrollo de las actividades operativas.

• Atender los requerimientos de EMSA E.S.P., relacionados a las actividades del proyecto en terreno.

• Verificar el estado de la dotación, elementos de protección personal, herramientas y equipos del personal operativo y dar solución a las no conformidades.

• Efectuar charlas diarias de retroalimentación al grupo operativo

• Formular las acciones correctivas y/o preventivas que se puedan presentar en el proceso operativo

• Dirigir la programación del trabajo con los técnicos, recepción del trabajo y envío a EMSA E.S.P. de acuerdo con las órdenes asignadas, apoyo técnico en el momento que se requiera.


• La experiencia del aspirante debe soportar el proceso para el cual es propuesto.

5.17.1.5 Coordinador en Gestión de Calidad.

El contrato deberá contar con un coordinador de calidad, Profesional con experiencia en sistema de calidad, conocimientos en salud ocupacional y seguridad industrial.


• Experiencia mínima de dos (2) años certificada en coordinación de proyectos y labores compatibles con la presente petición de oferta

• Conocimientos en servicio al cliente.

• Conocimientos en sistemas de gestión de calidad, ambiental y de salud y seguridad ocupacional.

Otras aptitudes

• Capacidad de liderazgo y toma de decisiones.






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• Verificar el estado de la dotación, elementos de protección personal, herramientas y equipos del personal operativo y dar solución a las no conformidades.

• Efectuar charlas diarias de retroalimentación al grupo operativo

• Formular las acciones correctivas y/o preventivas que se puedan presentar en el proceso operativo


El coordinador de Calidad debe ser un soporte fundamental para las labores de seguridad y salud ocupacional, verificación del estado de la dotación, elementos de protección personal, herramientas y equipos del personal operativo y en la implementación de prácticas seguras de las labores para que los coordinadores de los procesos objeto del contrato tengan dedicación al 100% en el seguimiento y control de las actividades en terreno, implementación de mejores prácticas, capacitación continuada a los operarios y supervisores, identificación de sectores para gestionar comercialmente, propuestas técnicas y administrativas para el cumplimiento de los ANS

5.17.1.6 Coordinador en Informática

El tecnólogo en informática es de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales objeto de la presente OFERTA.

El principal objetivo del cargo es administrar y optimizar las bases de datos que contienen el manejo de la información enviada y recibida por EMSA E.S.P. para la ejecución de las ordenes de trabajo, debe orientar y promover las distintas aplicaciones e implementar nuevos sistemas que ayuden al mejoramiento continúo de la labor diaria.


Ingeniero de sistemas o áreas afines, preferiblemente con énfasis en construcción de software e implementación de sistemas de información y estudios asociados a ITIL. Los estudios deben ser terminados en una Universidad reconocida por el Ministerio de Educación.



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• Conocimiento en lenguajes de programación, manejo y administración de bases de datos. Conocimiento en diseño de consultas y procedimientos almacenados.

• Conocimiento en Levantamiento de requerimientos, procesos de desarrollo e implementación de software.

• Conocimiento en configuración y mantenimiento de redes LAN, WLAN y PAN.

• Experiencia mínima de (1) años certificada en labores compatibles con la presente petición de oferta

Otras aptitudes

• Aptitud para trabajar en equipo.

• Habilidad en la comunicación y en la resolución de problemas.



• Mantener los sistemas de información asociados a la operación.

• Evolucionar los sistemas de acuerdo a las necesidades del servicio.

• Elaborar los informes requeridos por la operación.

• Garantizar la seguridad de la información.

• Programar actividades de acuerdo a rutas y tiempos establecidos

• Asignación de trabajo a personas bajo su responsabilidad.

5.17.1.7 Supervisor

El Supervisor es de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales objeto de la presente OFERTA.


Técnico electricista con tarjeta profesional vigente con estudios aprobados como mínimo sexto semestre en cualquier ingeniería ó Tecnólogo electricista con tarjeta profesional vigente, o haber cursado y aprobado sexto semestre de Ingeniería Eléctrica o Electromecánica en un instituto reconocido por el Ministerio de Educación.


• Experiencia mínima de dos (2) años Certificada en supervisión de proyectos que involucren procesos masivos comerciales, la



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experiencia del aspirante debe soportar el proceso para el cual es propuesto.

• Experiencia comercial en atención de clientes.

• Tarjeta profesional y/o certificación como electricista por parte del Ministerio de Minas y Energía.

• Capacidad especifica en servicio al cliente

• Conocimientos en la normatividad legal que reglamenta su acción.

• Revisión de procedimientos de seguridad industrial relacionados con las actividades objeto de la petición de oferta

• Revisión Procedimientos comerciales.

• Liderazgo y motivación

• Conocimientos en Capacitación de personal

• Conocimiento de procedimientos de sistemas de gestión de calidad, ambiental y de salud y seguridad ocupacional.

Otras aptitudes

• Capacidad de liderazgo y toma de decisiones

• Licencia de tránsito vigente para el vehículo en el que se desplaza, experiencia en el manejo del vehículo y cursos de conducción de manejo seguro.

• Aptitudes para el trabajo en equipo, manejo y motivación del personal.




• Ejecutar el plan de inspecciones de calidad definido.

• Velar por la seguridad y salud ocupacional del personal en terreno.

• Velar por el cumplimiento de los estándares de calidad y manejo ambiental requeridos por el servicio.

• Velar por el cumplimiento de la promesa de valor entregada al cliente.

• Garantizar el cumplimiento de la programación diaria en terreno.



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• Atender los requerimientos de EMSA E.S.P., relacionados a las actividades del proyecto en terreno.

5.17.1.8 Técnico

El Técnico es de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales de objeto de la presente OFERTA Nivel académico y especialidad Técnico electricista y bachiller. Tarjeta profesional y/o certificación como electricista por parte del Ministerio de Minas y Energía o CONTE. En caso de que el técnico no presente al inicio del contrato la certificación de electricista, tendrá como máximo dos meses contados a partir de inicio del contrato para presentarla en caso contrario deberá ser retirado del contrato, hasta que cumpla con el requerimiento. El CONTRATISTA establecerá el mecanismo para cumplir este requisito, La experiencia del aspirante debe soportar el proceso para el cual es propuesto


• Manejo de las herramientas propias de su actividad.

• Formación adecuada en la verificación del funcionamiento de equipos de medida directa, establecimiento de condiciones de servicio, en la detección de anomalías técnicas que puedan ser encontradas en los medidores y/o instalaciones eléctricas.

• Conocimientos en la normatividad legal que reglamenta su acción

• Habilidad en el manejo de dispositivos digitales

• Capacitación especifica en servicio al cliente.

• Capacitación en negociación con clientes difíciles

• Experiencia certificada mínima de un (1) año en actividades de Suspensión, Corte, reconexión, atención de actividades rutinarias y recuperación de pérdidas.

• Conocimiento de procedimientos seguros

Otras aptitudes

• Manejo del trabajo bajo presión

• Licencia de tránsito vigente para el vehículo en el que se desplaza, experiencia en el manejo del vehículo y cursos de conducción de manejo seguro.



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• Habilidad para encontrar direcciones, respeto por las normas de tránsito, Lenguaje respetuoso, manejo de información confidencial Capacidad para prever nuevas situaciones y adaptarse a ellas



• Responsabilidad y honestidad


• Realizar las operaciones con los estándares de calidad definidos.

• Mantener el relacionamiento comercial con el cliente de acuerdo a lo definido en los procedimientos o instructivos de EMSA E.S.P.

• Reportar información clara y veraz de las actividades ejecutadas en terreno.

• Ejecutar las operaciones de acuerdo a los estándares de seguridad definidos.

• Cumplir con la promesa de valor entregada al cliente.

5.17.1.9 Auxiliares Electricistas.

Los auxiliares electricistas son de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones técnicas de apoyo objeto de la presente. Es responsabilidad del auxiliar electricista, cargar en el sistema desarrollado por el CONTRATISTA toda la información levantada en terreno de las órdenes de trabajo ejecutadas y asegurar la calidad de esta información, identificar posibles inconsistencias y reportarlas, así como brindar apoyo a las cuadrillas de terreno con información solicitada.


Bachiller titulado con experiencia acreditada como mínimo 140 horas en electricidad básica, con capacitación específica para el buen desarrollo de sus responsabilidades.


Conocimientos en electricidad básica.

5.17.1.10 Auxiliares Administrativos

Los auxiliares de información son de dedicación exclusiva (100%) al proyecto de las operaciones comerciales objeto de la presente OFERTA, así como la adecuación y preparación del archivo correspondiente a las actas y los demás documentos físicos que dentro del desarrollo se generen y deban ser entregados a EMSA E.S.P. El CONTRATISTA debe asegurar la cantidad mínima necesaria de auxiliares de información para garantizar el cumplimiento de los ANS. Es responsabilidad del auxiliar de información, cargar en el sistema desarrollado por el CONTRATISTA



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toda la información levantada en terreno de las órdenes de trabajo ejecutadas y asegurar la calidad de esta información, identificar posibles inconsistencias y reportarlas, así como brindar apoyo a las cuadrillas de terreno con información solicitada.


Bachiller titulado, con capacitación como mínimo 180 horas en herramientas como MS office.


Experiencia certificada mínima de dos (2) años en digitación de datos y conocimientos en archivística.

5.17.1.11 Gestor de Cobro personalizado

El perfil del gestor de cobro personalizado será de estricto cumplimiento con los requerimientos del proceso, y en tal sentido, se requiere que cuenta con conocimientos de cobranzas, sistemas operativos y estadística.


Técnico en finanzas, mercadeo, administración o carreras afines.

Experiencia y Habilidades

Como mínimo 2 años de experiencia en cobranza y con habilidades: Manual, mental y visual, excelentes relaciones interpersonales, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita, competencias de negociación

5.17.1.12 Profesional en Derecho

El perfil del profesional en Derecho será de estricto cumplimiento con los requerimientos del proceso, y en tal sentido, se requiere que sea profesional en derecho con conocimientos en normatividad de servicios públicos, sistemas operativos y estadística.


Profesional en Derecho.

Experiencia y Habilidades

Como mínimo 2 años de experiencia en procesos de servicios públicos y cobranza, excelentes relaciones interpersonales, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita, competencias de negociación

5.17.1.13 Competencias Técnicas

El OFERENTE deberá acreditar la titulación del oficio del personal técnico que realice actividades asociadas a la relación jurídica surgida de la oferta.



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En caso de no contar con la acreditación de sus técnicos en el oficio, el CONTRATISTA deberá adelantar y dar cumplimiento al convenio o acuerdo interinstitucional con el Sena para el cual contará con dos meses siguientes a la aceptación de la relación jurídica surgida de la oferta en caso de ser adjudicado, para iniciar la titulación del personal.

5.17.2 Selección de Personal

EMSA E.S.P. se reserva el derecho de controlar y constatar en cualquier momento la capacidad técnica del personal que el CONTRATISTA emplea para la ejecución de los servicios adjudicados, respecto de los conocimientos teóricos y/o prácticos inherentes a la ejecución de la relación jurídica surgida de la oferta, para esto antes de la contratación el CONTRATISTA deberá solicitar la aceptación por parte del Interventor de EMSA E.S.P. de la idoneidad del candidato.

El CONTRATISTA deberá desarrollar el proceso de selección de personal con base en la descripción de cargos requerida para el adecuado cumplimiento de las actividades de la relación jurídica, garantizando el candidato idóneo para el desempeño de la labor (perfil adecuado para el cargo)

El proceso de selección deberá contener un informe por candidato en el que conste el concepto final resultante de la valoración realizada: Apto (Cumple con las exigencias del cargo) o no apto (motivo de exclusión del proceso).

Los ingresos y retiros del personal que el CONTRATISTA realice para ejecutar las actividades relacionadas en la ejecución del servicio, deberán cumplir los procedimientos que EMSA E.S.P. defina para tal fin.

Con el fin de generar el menor traumatismo al inicio del contrato el CONTRATISTA podrá contratar el personal que viene laborando en las actividades contratadas no obstante deberá durante el empalme con el anterior CONTRATISTA conocer los antecedentes disciplinarios de los funcionarios que le permitan tener conocimiento y tomar decisiones sobre su contratación. La EMSA E.S.P. autoriza el cruce de esta información.

5.17.3 Contratación de Personal

En el proceso de contratación del personal, en el caso en que sea adjudicado, el CONTRATISTA deberá asegurar que todo el personal que realice actividades asociadas a la relación jurídica surgida de la oferta, deberá contar con un contrato de trabajo directo con la misma.

Igualmente deberá mantener en custodia y archivo una carpeta con la hoja de vida de cada trabajador, que incluirá como mínimo los siguientes documentos:

• Hoja de vida

• Contrato de trabajo



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• Fotocopia documento de identidad

• Certificado de estudios y / o trabajo que acredite conocimiento y experiencia en el trabajo para el cual se contrata

• En el caso de profesionales, matricula profesional expedida por la entidad acreditada según su profesión. Igualmente, la correspondiente matrícula en caso de técnicos y tecnólogos en electricidad.

• Estudio de seguridad

• Examen médico de ingreso

• Resultados de las pruebas de selección

• Foto

• Afiliación al sistema de seguridad social y caja de compensación familiar

• Pasado Judicial.

5.17.4 Identificación del Personal Operativo

El personal del contratista deberá contar con:

Uniforme en los cuales aparezca claramente la identificación de las firma contratista y la leyenda “Contratista de EMSA E.S.P.

Carnet que lo identifica como contratista y lo autoriza para ejecutar la obras. Este debe portarse en un lugar visible, siempre que se adelanten actividades materia del contrato.

Los colores a utilizar para los respectivos uniformes y distintivos del personal deben ser acordes con los institucionales de EMSA E.S.P. para lo cual están sujetos a la aprobación por parte del interventor.

5.17.5 Inducción

EMSA E.S.P. evaluará antes de iniciar las actividades objeto de esta contratación y periódicamente durante la vigencia del contrato, al personal del Contratista y solicitará el relevo inmediato del personal que no cumpla con los requisitos evaluados, así mismo evaluará en cualquier momento, si el número de personal utilizado para ejecutar las actividades objeto de esta contratación es el óptimo y solicitar su incremento si es el caso.

Con anterioridad a la iniciación de las labores objeto de esta contratación él (los) proponentes (s) favorecidos (s) deberán cumplir con una etapa de inducción concertada con EMSA E.S.P, con el fin de que se tenga conocimiento de rutas de lectura, lectura óptima de medidores de energía, codificación de anomalías, métodos de cálculo, ahorro de energía, etc. Esta capacitación deberá ser



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certificada por el director del contrato, previo a iniciar las labores por parte del inspector de lectura o personal a laborar.

EMSA E.S.P. coordinará con el contratista la capacitación a sus empleados sobre la adecuada atención al cliente, de tal forma que se garantice un óptimo servicio de información, trato y manejo de las situaciones que en el terreno se puedan presentar.

El contratista deberá motivar al personal a la generación de cadenas de valor, que repercutan en el mejoramiento de calidad de la información, para ello deberá discutir los informes finales de validación y evaluar continuamente el desarrollo laboral de cada uno de los empleados contratados para el contrato.

5.18 ORGANIGRAMA PROPUESTO

El OFERENTE deberá presentar en un cuadro resumido los tipos de contratos que utilizará para la vinculación del personal que ejercerá las labores objeto de este contrato; estos deben ser acordes con la reglamentación legal laboral existente.

La Electrificadora del Meta S.A E.S.P. no admitirá contratación a través de cooperativas u otra forma de trabajo asociado.

El CONTRATISTA se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para éste servicio en su plantilla fija, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de



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Seguridad Social, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación, dotación y otras obligaciones laborales no expresas en este documento.

El CONTRATISTA se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales máximo al siguiente día hábil de la quincena o mensualidad, como sea la forma de pago del CONTRATISTA. El CONTRATISTA suministrará a la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARP, PENSIÓN), Caja de Compensación, SENA e ICBF y nómina, para tramitar la cuenta para pago mensual.

En consecuencia el CONTRATISTA se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo.

Se considera lesivo para el normal desarrollo del contrato el no pago oportuno de las obligaciones salariales, prestacionales y seguridad social. Lo cual será causal de terminación del contrato y exigencia de las garantías.

Además de cumplir con todo lo relacionado con la protección del personal a cargo en el SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES, se compromete a proporcionarles la dotación adecuada de vestido y calzado de acuerdo a las especificaciones técnicas suministradas por la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., elementos de protección personal de acuerdo a las normas y a las condiciones de seguridad que para cada caso tenga estipulado la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., y equipos y herramientas en estado óptimo para su buen desempeño, además de las estrictas obligaciones que demande la legislación laboral, el CONTRATISTA se compromete a vigilar la perfecta presentación personal de los funcionarios de campo (supervisores, técnicos electricistas, conductores y gestores de cartera) y esto determinará si debe entregar más de tres dotaciones al año.

El incumplimiento por parte del CONTRATISTA de las anteriores obligaciones, da facultad a la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., de no tramitar las cuentas para pago, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente o con visto bueno de la interventoría.

El CONTRATISTA se obliga a cumplir con las normas de seguridad de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y a atender las indicaciones de la Interventoría en este sentido.

El CONTRATISTA se compromete a vincular personal para labores específicas que se presenten en el desarrollo del contrato, producto de nuevas estrategias en el proceso de Suspensión, Verificación, Reconexión y Corte del servicio de Energía.



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5.19 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

El CONTRATISTA deberá cumplir con un plan de capacitación teórico práctico elaborado a partir de las necesidades técnicas y administrativas del cargo incluyendo seguridad industrial y salud ocupacional. Específicamente para cada trabajador que se movilice en moto en el desarrollo de sus labores, se le exigirá la realización de un curso práctico- teórico en conducción de motocicletas el cual será certificado por un Centro de Reconocimiento de Conductores (CRC).

El CONTRATISTA debe realizar el registro del cumplimiento del plan de capacitación garantizando la participación de la totalidad de los empleados que realicen actividades asociadas al objeto de la presente petición de ofertas.

5.20 IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL

Los proveedores autorizados para la elaboración de carnés los seleccionará EMSA E.S.P., de acuerdo a políticas internas. El costo, control y uso de las carnés, son de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA, por lo que este se obliga a:

• Solicitar un carné de identificación por cada trabajador.

• Creará un procedimiento que se garantice el buen uso y conservación del carné por parte del personal del CONTRATISTA.

• Devolver a la interventoría de EMSA E.S.P. los carnés del personal que deje de prestar servicios para la relación jurídica surgida de la oferta, a más tardar al día siguiente a su retiro.

• Asegurar que el personal del CONTRATISTA , utilice el carné en lugar visible que los identifique durante el ejercicio de sus labores

• La pérdida del carné será informada inmediatamente exista conocimiento del hecho, al interventor de EMSA E.S.P.

• Entregar uniformes en los cuales aparezca claramente la identificación de la firma CONTRATISTA y la leyenda "CONTRATISTA de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. CONTRATO XXXXXX

• Carné que lo identifique como CONTRATISTA y lo autoriza para ejecutar las obras. Este debe portarse en un lugar visible, siempre que se adelanten actividades materia del contrato.

5.21 SISTEMA DE GESTIÓN DE RENDIMIENTO

El CONTRATISTA debe implementar un sistema de gestión de rendimiento (SGR), para evaluar el desempeño del personal asociado al desarrollo del servicio, teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:



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• Nivel de productividad

• Calidad de los trabajos ejecutados

• Nivel de satisfacción del cliente (interno y externo)

• Cumplimiento de procedimientos operativos

• Cumplimiento de procedimientos seguros y de medio ambiente

• No conformidades en sistemas de gestión (calidad, seguridad, medio ambiente).

• Efectividad de las acciones

• Aporte a los ANS por funcionario de acuerdo al proceso

El sistema de gestión del rendimiento deberá ser parte integral del plan de calidad del CONTRATISTA que deberá entregar durante el plan de alistamiento previo al inicio de las actividades.

5.22 SUPERVISIÓN TÉCNICA

El CONTRATISTA suministrará supervisores técnicos en terreno con el fin de efectuar la supervisión propia de las acciones ejecutadas. Estos supervisores deberán contar con transporte, dotación, equipos, elementos de protección personal y un medio de comunicación permanente para mantener contacto con las cuadrillas en terreno, la coordinación del proyecto y EMSA E.S.P. El CONTRATISTA debe suministrar:

Actividad Relación

Suspensión, Corte y Reconexión

1 Supervisor por cada 5 cuadrillas y 1 Supervisor adicional cuando la fracción supere o iguale un 25%

Cada supervisor, se encargará de controlar y verificar la ejecución de los trabajos realizados por las cuadrillas a su cargo en cuanto a calidad del trabajo realizado, cumplimiento de programación asignada, los procedimientos técnicos, de seguridad, comerciales, entre otros. Adicionalmente servirá como formador para realizar las capacitaciones que se requieran a las cuadrillas de acuerdo a lo solicitado por EMSA E.S.P.



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5.23 SEGURIDAD INDUSTRIAL

A todos los efectos legales el Contratista asume la completa responsabilidad de los accidentes a él imputables que puedan producirse durante el desarrollo del contrato, comprendiendo esta responsabilidad todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio del Contratista tome parte en la ejecución del trabajo, cualquiera que sea la prestación o servicio que se realice.

Será responsabilidad del Contratista el mantenimiento de la seguridad en las labores ejecutadas y su entorno de actuación durante la realización de las mismas, así como del estado final en que éstas queden y su área circundante, tanto para impedir posibles accidentes como para evitar cualquier tipo de sanción por deterioro ambiental. EMSA E.S.P., no será en consecuencia, responsable de los accidentes que pueda sufrir el Contratista, su personal o terceros en el curso de los trabajos o con ocasión de ellos, el contratista deberá reportar mensualmente el número de accidentes ocurridos en el desarrollo de la ejecución del contrato, este deberá tener el aval de la respectiva A.R.P.

El contratista deberá poseer un programa de salud ocupacional dirigido al equipo de personal, el cual será presentado al inicio del contrato a EMSA E.S.P., para su revisión. Esta a su vez dará la recomendación a fin de mejorarlo y aplicarlo al proceso, el programa de salud ocupacional en caso de corresponder a una Unión Temporal deberá dentro del primer mes de ejecución entregar un programa de salud ocupacional especifico dirigido al personal del proyecto.

El Contratista deberá dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal que se requieran en atención a la naturaleza de los trabajos.

5.23.1 Reglamento de Salud Ocupacional Para Contratistas

Fundamentados en la resolución 1016 de 1989 y el decreto 1295 de 1994, por las cuales se fijan las normas y procedimientos que son de obligatorio cumplimiento, en materia de salud ocupacional, por parte de los contratistas, durante la ejecución de contratos con la Empresa Electrificadora del Meta S.A. ESP.

Cobertura

El campo de aplicación del Reglamento de Salud Ocupacional, en contrato para la EMSA ESP, está definido: Por los contratistas a quienes la Electrificadora del Meta S.A. ESP les haya adjudicado contratos de construcción y mantenimiento de líneas de distribución, montaje de subestaciones, construcción y ampliación de obras civiles, contratos de servicios de vigilancia, de restaurante y cafetería, de servicios de personal en general, de mantenimiento de prados e instalaciones y demás contratos que tengan que ver con la prestación del servicio objeto de la Empresa.



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Lo estipulado por el reglamento, es extensivo a la totalidad de subcontratistas y trabajadores particulares que emplee el contratista, en la ejecución de actividades relacionadas con el objeto de este contrato.

5.23.2 Obligaciones del Contratista

1. El contratista es responsable directo de la aplicación y cumplimiento de reglamento de salud ocupacional de la Electrificadora del Meta S.A. ESP, y el interventor de Salud Ocupacional vigilará su cumplimiento.

2. El contratista debe organizar y ejecutar un programa permanente de salud ocupacional, asignando los recursos económicos físicos y humanos, orientado a la prevención de riesgos profesionales que pueden afectar la vida, la integridad y la salud de los trabajadores a su servicio.

3. El contratista está obligado a proporcionar y mantener un ambiente de trabajo en óptimas condiciones de higiene y seguridad y de establecer métodos de trabajo con el mínimo de riesgo para la salud y la vida de los trabajadores a su servicio.

4. El contratista ha de instalar, operar y mantener, con el máximo de eficiencia, los sistemas y equipos de control necesarios para prevenir los riesgos de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, en todos los frentes y sitios de trabajo.

5. El contratista instruirá, previamente a la iniciación del servicio, al personal a su servicio sobre los factores de riesgo y riesgos propios del trabajo a realizar; especialmente para aquellas actividades que impliquen riesgos específicos y distintos a los de su ocupación rutinaria y las medidas de seguridad a adoptar durante la ejecución de dichas actividades.

6. El contratista debe registrar, notificar e investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo ocurridos durante la ejecución del contrato.

7. Es obligación del contratista suministrar la información requerida por el interventor de salud ocupacional y adoptar las medidas, para la prevención y control de riesgos, que el interventor exija

8. El contratista debe proporcionar, a las entidades de vigilancia y control, de las disposiciones vigentes en materia de salud ocupacional, las facilidades requeridas para la realización de inspección, evaluaciones e investigaciones que juzguen necesarias en las instalaciones del proyecto y frentes de trabajo.

9. El contratista deberá nombrar Vigía Ocupacional o conformar el Comité Paritario de Salud Ocupacional de acuerdo a lo establecido por la resolución 2013 de 1986 y decreto 1295 de 1994 del Ministerio de trabajo.



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10. El coordinador de las acciones de salud ocupacional debe asistir en representación del contratista a las reuniones de seguridad que se programen y radicar la documentación requerida.

Una vez legalizado el contrato el contratista deberá reunirse con los responsables de HSEQ de la EMSA con el fin de conocer las disposiciones detalladas que debe cumplir en la ejecución del contrato.

NOTA: En general, el contratista deberá conocer y aplicar ampliamente el contenido en el REGLAMENTO DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMSA y tener su propio programa de salud ocupacional.

5.23.3 Responsabilidad Solidaria

Si el contrato se asigna a un consorcio o a una unión temporal las personas naturales o jurídicas que la conforman serán solidariamente responsables de las obligaciones por cualquier falla o inconsistencia en la prestación del servicio. EMSA E.S.P. se reserva el derecho de terminar por anticipado el contrato si el Contratista o su personal cometiesen faltas graves.

No obstante para EMSA E.S.P., solamente existirá un vocero oficial que será determinado por la Unión temporal o consorcio.

5.23.4 Aspectos Locativos

Dentro de la ejecución de las actividades de la relación jurídica surgida de la oferta, el contratista se obliga a suministrar instalaciones adecuadas para la realización de las labores, procesos y operaciones propias de la operación, contando con las siguientes especificaciones, de acuerdo con las diferentes normativas de seguridad industrial:

• Extensión superficial de acuerdo con las labores, y con el número de trabajadores para evitar acumulación excesiva, que impliquen riesgos para la salud.

• Las vías de transito, servicios higiénico-sanitarios y demás, deberán garantizar la seguridad de los trabajadores y el público en general.

• Todo lugar de trabajo debe contar con buena iluminación (cantidad y calidad) acorde con las tareas que se realicen.

• Los locales de trabajo tendrán las dimensiones necesarias de acuerdo al número de trabajadores en cada lugar de trabajo.

• Las instalaciones, máquinas, aparatos, canalizaciones y dispositivos complementarios de los servicios de agua, gas, tuberías de electricidad y ventilación deben reunir los requisitos vigentes.

• Todo lugar por donde transiten los trabajadores debe tener una altura mínima de 1,80 metros entre el piso y el techo y donde se requiera se colocaran pasarelas metálicas con pasamanos que ofrezcan seguridad a una altura de 0,90 metros.



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• El contratista deberá mantener en todas las Instalaciones empleadas para el desarrollo de la relación jurídica surgida de la Oferta un botiquín o equipo de Primeros Auxilios, dotado con los elementos básicos para la atención de lesiones menores.

Estas instalaciones deberán contar con adecuadas vías de acceso y una ubicación que privilegie el desplazamiento a cada una de las localidades y municipios de la zona ofertada.

A su vez el CONTRATISTA deberá garantizar que el parqueo de los vehículos empleados en la operación no se realice en los andenes o vía pública durante los horarios en los que el personal operativo se encuentre en las instalaciones del CONTRATISTA. Para ello las instalaciones deben contar con una zona de parqueadero debidamente señalizada, y generar los mecanismos necesarios para evitar la invasión del espacio público.

De acuerdo a lo solicitado, las instalaciones del CONTRATISTA deberán contar con una sala de capacitación con condiciones adecuadas para dictar charlas al personal operativo y que cuente con medios y ayudas para la ejecución de las mismas, debiendo contar por lo menos con un tablero, marcadores borrables de diferentes colores, un computador, un proyector (video beam) y un número de sillas con repisa o pupitres no inferior para cubrir a todo el personal operativo y administrativo asociados al proyecto.

A su vez, las instalaciones del CONTRATISTA deberán contar con un área definida para el desarrollo de las actividades administrativas y de gestión asociadas a la relación jurídica surgida de la oferta, disponiendo de puestos de trabajo para cada uno de los trabajadores que adelantan labores de coordinación y apoyo, los cuales deberán encontrarse debidamente identificados, dotados con equipo de cómputo y las debidas licencias de software para la operación, extensión telefónica, silla, punto eléctrico y de red, gabinete y/o archivador. Adicionalmente el CONTRATISTA deberá contar con un área de trabajo adecuada con sus respectivos módulos, y suficientes puntos de red y eléctricos para la recepción, cargue y descargue de los captores de información, cámaras fotográficas e impresoras.

Finalmente, es responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA la vigilancia, mantenimiento limpieza, seguridad y control de sus instalaciones, equipos y vehículos dispuestos para el desarrollo de la relación jurídica surgida de la oferta, garantizado la adecuada seguridad, funcionalidad y presentación, así como la custodia de los materiales propios y los asignados por EMSA E.S.P.

5.24 ZONA DE PUERTO LÓPEZ, ACACIAS Y GRANADA

Para el cumplimiento en la ejecución de las actividades dentro del tiempo establecido en la normatividad vigente y los ANS el Contratista deberá contar permanentemente con técnicos en los municipios de Puerto López, Acacias y Granada. El técnico de Puerto López atenderá el área de influencia de Cabuyaro, Puerto Gaitán y Puerto López



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El técnico de Acacias atenderá, El Dorado, El Castillo, San Luis de Cubarral, San Carlos de Guaroa y Castilla la Nueva.

El técnico de Granada atenderá, la zona de influencia del Ariari

Tanto en el área urbana como rural, el técnico debe mantener comunicación permanente con la oficina de servicio al cliente.

Estas actividades hacen parte del objeto del Documento Base de Invitación por lo cual deberá tenerse en cuenta en el costeo integral de la oferta.

5.25 EQUIPOS

El CONTRATISTA deberá contar como mínimo con un equipo de digitalización de documentos tamaño estándar para carta y oficio con el fin de cumplir con los requisitos de la presente petición de ofertas.

De la misma forma contar como mínimo con un equipo de oficina, tales como impresora, fax, fotocopiadora, las cuales deben cumplir con prestaciones mínimas de rendimiento asociadas a la operación.

5.26 SOFTWARE PARA LA OPERACIÓN

Para el inicio de las actividades asociadas a la oferta, el CONTRATISTA deberá contar para la operación con un software que cumpla entre otros con los siguientes módulos y características:

• Capacidad de recibir programación asignada por EMSA E.S.P.

• Almacenamiento de información estructurada resultado de la operación de la relación jurídica surgida de la oferta. Esto, representado en la réplica en datos de todas las actas realizadas en terreno.

• Interfaces al usuario necesarias para que la información de las actas sea digitada en el sistema.

• Generación de archivos planos con las especificaciones que EMSA E.S.P. requiera.

• Validaciones que garanticen integridad de la información.

• Generación de todo tipo de informes solicitados por EMSA E.S.P.

• Modulo de seguridad con perfiles de acceso autorizados por EMSA E.S.P.

• Capacidad para cargar y descargar archivos a las TERMINALES PORTÁTILES.



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• Digitalización y codificación de las actas digitalizadas de las operaciones de terreno.

EL CONTRATISTA prestará los servicios considerando las siguientes características que debe poseer su software:

5.27 ESQUEMA DE PROCESOS

Control de Bodegas Entradas y Salidas de Almacén (Kardex) y Traslados

Conciliación de Materiales Cruces de información

Solicitud Materiales por técnicos

Petición de materiales por paquetes diligenciados por el solicitante.

Inventarios (Materiales – Herramientas – Manejo de Dotaciones)

Balances de Materiales Conteos y liquidaciones de materiales a técnicos y/o funcionarios

Operativa SCR Suspensiones, cortes y reconexiones (Manejo clásico a través de actas y/o Terminales Portátiles)

Facturación Por Ítems Relación agrupada y/o detallada de los ítems de pagos o manos de obra utilizados en un periodo, con precio a ultimo costo o precio a operativa

Control de documentación Soat, Revisión técnico mecánica, Porta escaleras

Gastos Relación dineros entregados por vehículos Transportes

Pagos por servicios Cuentas de cobro y Relación de pagos por vehículos

Análisis y verificación de

actividades Muestra de Actividades realizadas por cuadrillas para inspección

Diligenciamiento de No conformidades

Incorporación de No conformidades encontradas en terreno

Calidad

Seguimiento de no conformidades Informes y reportes estadísticos

Solicitudes de ítems Recopilación de los requerimientos de las diferentes áreas

Análisis de Cotizaciones Toma de decisiones para generación de Órdenes de compra

Orden de compra Generación de orden de compra al proveedor

Ingreso de mercancías Recepción de mercancías

Requisiciones

Evaluación de Proveedores

Medición de tiempos por cumplimientos de proveedores



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Cargue y descargue

Incorporación de Ordenes de Trabajo a terminales por funcionario, Adjuntando bodega de materiales del mismo, Con su respectiva fotografía, con generación de estructuras por medio de memoria flash para envió vía correo electrónico.

Terminales Portátiles de Ordenes de Servicios

Transmisión en línea Descargue de información desde terreno hacia oficina central y viceversa.

Incorporación de actas Digitación de formatos de las diferentes actividades de la operativa

Auditorias Evaluación de número de actas digitadas con y sin errores

Digitación

Pagos por producción Facturación a digitadores

Relación de Actas

Listado de actas digitadas para su almacenamiento en archivo físico, Relacionando a que proceso pertenece y en que paquete se encuentra ubicado en archivo. Archivo

Préstamo de documentos

Control de préstamos de actas a funcionarios

Recepción y control de Hojas de vida

Incorporación de hojas de vida para contrataciones

Contrataciones Registro de Contratación del personal con todos los datos familiares y parafiscales, y características del salario

Administración y conformación de Cuadrillas

Registro de la conformación de las cuadrillas, con histórico de los diferentes movimientos o cambios.

Recursos Humanos

Certificaciones laborales, permisos, llamados de atención

Generación de certificados del personal contratado teniendo en cuenta la trazabilidad de los cargos y los valores de los sueldos.

Actuación

Administrativa Consultas y seguimientos a usuarios con anomalías

Consulta, análisis y seguimiento de las anomalías encontradas en terreno

El CONTRATISTA contará con un periodo de materialización de la oferta, en el cual deberá ser desarrollado y aprobado por EMSA E.S.P., dicho software. Para esto EMSA E.S.P. entregará junto a estas especificaciones los requerimientos, y funcionalidades para el desarrollo del software, la información base de estructuras de manejo de información y demás especificaciones. El OFERENTE deberá entregar el plan de desarrollo y puesta en marcha al momento de presentar su oferta. Durante la ejecución del servicio EMSA E.S.P. podrá solicitar al CONTRATISTA



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ajustes a su sistema o su integración con los sistemas corporativos de EMSA E.S.P., dicha integración podrá ser a nivel de interfaz, sustitución de funcionalidad (aplicativo CONTRATISTA a uso aplicativo EMSA E.S.P.), o upgrade tecnológico. Entre las aplicaciones que se visualizan pueden requerir una mayor integración a futuro se tiene (auto despacho, control de anomalías, entre otros). Este software debe tener totalmente incorporada la interfaz con los equipos las Terminales Portátiles. El Software generado para la prestación de los servicios será de propiedad de EMSA E.S.P., y deberán ser entregado por EL CONTRATISTA cuando EMSA E.S.P. lo solicite o a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la relación jurídica surgida de la oferta, dicha entrega se realizará suministrando las claves de acceso de las bases de datos.

Adicionalmente debe contener consultas que permitan la recuperación de información de manera oportuna e informes que permitan obtener información de manera ordenada. Además se realizará un manual de usuario y uno de administrador donde se explique la manera de utilizarla y la forma en que fue creado el código fuente.

5.28 VEHÍCULOS

Los vehículos cualesquiera sean sus características que el Contratista destine para el desarrollo de las actividades vinculadas a la prestación de servicios, deberán ser modelos inferior a cuatro (4) años de antigüedad, mantener el seguro obligatorio vigente y revisión técnica actualizada que debe ser realizada por los propietarios de los vehículos en un establecimiento autorizado y avalado por el contratista para tal fin certificada por un Centro de Diagnóstico Automotor. Así mismo, deberán tener los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito.

Para el desarrollo de la petición de ofertas el CONTRATISTA debe disponer del siguiente medio de transporte, los cuales serán de dedicación exclusiva para las labores dedicadas al objeto del contrato:

5.28.1 Camioneta o Campero

EL CONTRATISTA debe disponer de al menos un vehículo tipo camioneta o campero para brindar apoyo al proceso especialmente en las actividades a desarrollar en visitas a zonas donde se requiera del vehículo y operaciones que requieran el uso de la escalera o para el desplazamiento del personal administrativo, el vehiculo pueden ser sencillo o doble tracción , con platón o carrocería y de modelo no superior a cuatro (4) años de antigüedad respecto al año de operación de acuerdo con el modelo del vehículo y el año o momento de operación del mismo, no obstante teniendo en cuenta la vigencia del contrato los vehículos deberán ser renovados según su deterioro.

Estas camionetas deben contar con porta escalera y escalera dieléctrica liviana de por lo menos 14 pasos en disposición de doble extensión y un nivelador de altura



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para la base, con conductor dotado con uniforme, deben cumplir con la reglamentación legal vigente para transporte público.

Estos vehículos deberán permanecer en perfectas condiciones mecánicas, equipos de carretera y equipo de primeros auxilios, al igual que portarán los documentos como: seguro obligatorio de accidentes (SOAT), seguro con cobertura todo riesgo, tarjeta de propiedad del vehículo y licencia de conducción autorizada para el tipo de vehículo, además de los requisitos que exija la autoridad competente.

Mensualmente el CONTRATISTA debe enviar a EMSA E.S.P. un listado actualizado de vehículos con el número de placa. EMSA E.S.P. se reserva el derecho a solicitar antecedentes adicionales sobre el vehículo si lo considera necesario. La movilización del personal será responsabilidad del CONTRATISTA, de modo que todo costo de transporte, cualquiera sea la motivación de éste, estará a cargo del CONTRATISTA. Los vehículos destinados a las actividades operativas permitirán el adecuado y seguro transporte tanto del personal como de los equipos y herramientas de manera que contarán con compartimentos independientes para el transporte de personal y para el transporte de equipos, herramientas y porta escaleras donde aplique.

Las sustituciones o reemplazos de vehículos por mantenimiento de vehículos, deberán estar contemplados por el CONTRATISTA para el desarrollo normal de trabajos asignados por EMSA E.S.P. Esta situación será informada a EMSA E.S.P. con antelación dentro del plan de mantenimiento de vehículos. Todos los vehículos que se empleen para cumplir con el objeto de la relación jurídica surgida de la oferta estarán señalizados e identificados de acuerdo a la normativa de imagen pública de empresas colaboradoras vigente en EMSA E.S.P.

5.28.2 Motocicletas

Las cuadrillas que usan este tipo de transporte, deberán cumplir con la especificación que sean motocicletas 4 tiempos de 99 cc de cilindraje para la zona rural y sport para las áreas urbanas con antigüedad no superior a (4) años al momento de operación. Así mismo debe poseer defensas delanteras (barra tubular para protección de piernas) que le aseguren el espacio fundamental para adelantar con seguridad frente a otros vehículos. Adicionalmente las motocicletas deben contar con:

• Las motocicletas deben permanecer en perfectas condiciones mecánicas, al igual que portarán los documentos como: seguro obligatorio de accidentes (SOAT), tarjeta de propiedad del vehículo y licencia de conducción autorizada para el tipo de vehículo

• Mensualmente el contratista entregará a EMSA E.S.P. un listado actualizado de las motocicletas con el número de placa. EMSA E.S.P. se reserva el



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derecho a solicitar antecedentes adicionales sobre el vehículo si lo considera necesario.

Así mismo, el CONTRATISTA asumirá la totalidad de los costos asociados a desplazamiento fuera de la ciudad (peajes), así como los gastos de parqueo, evitando parquear los vehículos en la vía pública durante la ejecución de las actividades en las zonas o sectores donde sea restringido, y deberá cubrir otros gastos relacionados como mantenimiento, multas, sanciones, etc.. EMSA E.S.P. podrá exigir el buen uso, excelente desempeño y presentación diaria de los vehículos dispuestos para el desarrollo de la relación jurídica surgida de la oferta y la buena conducta de los conductores.

EMSA E.S.P. podrá verificar en cualquier momento el cumplimiento de las condiciones antes establecidas, al igual que podrá verificar el estado técnico-mecánico y de presentación de los vehículos, y solicitar la documentación exigida por las entidades gubernamentales y que garantiza el adecuado rodamiento de los vehículos contratados o utilizados para la movilización del personal, pudiendo EMSA E.S.P. tomar acciones correctivas como la inmovilización de la cuadrilla y la imposición de las sanciones al respecto establecidas.

El CONTRATISTA se obliga a cubrir los posibles ausentismos ocasionados por avería de vehículos sin que ello deba afectar la ejecución de las actividades programadas. Estos costos considerarán el cumplimiento de obligaciones de mantenimiento periódico, disposición final de aceites en sitios de cambio autorizados por el organismo ambiental correspondiente y en general el cumplimiento de obligaciones y revisiones exigidas por ley.

Durante la vigencia de la relación jurídica surgida de la oferta los vehículos y motocicletas cumplirán con las condiciones exigidas por la ley, por las presentes especificaciones del servicio y por la relación jurídica surgida de la oferta.

Respecto de las restricciones de movilidad vehicular vigentes o que puedan surgir en la zona de influencia de la relación jurídica surgida de la oferta se garantizará por parte del CONTRATISTA, el normal desplazamiento y funcionamiento del servicio de transporte para todos los tipos de cuadrillas personal de coordinación y apoyo, tomando para ello las medidas necesarias.

5.28.3 IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS

Los proveedores autorizados para la elaboración de calcomanías los seleccionará EMSA E.S.P., de acuerdo a políticas internas. El control y uso de las calcomanías adhesivas para vehículos, son de exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA, por lo que este se obliga a:

• Solicitar una calcomanía adhesiva y alusiva a la relación jurídica surgida de la oferta identificando todos los vehículos.



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• Remitir con anticipación al día programado para que ingresen vehículos a EMSA E.S.P., la información requerida para la elaboración de la calcomanía y sus renovaciones.

• Retirar y destruir las calcomanías adhesivas en caso de retiro del vehículo.

• Asegurar que los vehículos estén identificados

• La pérdida de la calcomanía debe ser informada inmediatamente exista conocimiento del hecho, al gestor de EMSA E.S.P.

El contratista deberá demostrar, anexando copia dentro de los cinco (5) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, que tiene constituidas las siguientes garantías: a) SOAT (Seguro Obligatorio) vigente para los automotores que utilizará en el desarrollo de sus operaciones, b) Responsabilidad Civil Extracontractual por Daños a Bienes de Terceros y Muerte o lesiones a una o varias personas, a través del seguro de automóviles. El contratista se compromete a mantener vigentes estas pólizas durante el plazo de duración del presente contrato.

5.29 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN EN TERRENO

EL CONTRATISTA deberá contar con equipos de comunicación en terreno con las siguientes características:

• Comunicación vía radio tipo Trunking o equivalente.

• Baterías de larga duración.

• Plan de comunicación ilimitado.

El CONTRATISTA deberá proveer equipos de comunicación a cada una de las cuadrillas operativas incluidos los supervisores, Director operativo y Coordinador. La comunicación será garantizada de forma bidireccional entre EMSA E.S.P. y el CONTRATISTA.

Se deberá entregar tres (3) equipos de comunicación a EMSA E.S.P. uno de los cuales deben contar con plan de datos.

Será de obligatorio cumplimiento por parte del CONTRATISTA, asegurar y mantener completa disponibilidad de los equipos de comunicación de todas y cada una de las cuadrillas requeridos para la ejecución de este servicio. En caso de daño, robo, mantenimiento o cualquier inconveniente que impida la continuación de alguno de estos recursos, estos deberán ser reemplazados y estar operativos el día hábil siguiente, de forma tal que no se interrumpa en ningún momento la continuidad en la utilización de estos recursos.

Estos equipos deberán ser suministrados a cada una de las cuadrillas que realice alguna de las actividades de las especificaciones de servicio, los cuales deberán permanecer activos 24 horas al día, los 7 días de la semana (7x24).



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A su vez, el CONTRATISTA deberá poseer la capacidad de efectuar llamadas de larga distancia a localizaciones comprendidas en el área de cobertura ofertada o a teléfonos móviles.

5.30 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El CONTRATISTA deberá proveer al personal de todos los elementos de seguridad industrial y dotación personal con el fin de minimizar los riesgos y evitar que se presenten accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas en instalaciones eléctricas, debiendo cumplir con las normas técnicas correspondientes a cada elemento de seguridad y que dicho elemento sea adecuado a las tareas que se realicen, de acuerdo a las especificaciones que para cada caso tenga estipulado la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., a través de salud ocupacional.

Dado que el OFERENTE involucra en su correspondiente propuesta los precios de los equipos, herramientas y elementos de seguridad, estos deben ser suministrados de manera oportuna y permanente por el CONTRATISTA sin excusa alguna.

Los elementos de protección personal deberán contar con la aprobación de de la Sección de Salud Ocupacional de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., quienes podrán exigir el reemplazo del elemento.

Hasta tanto no se haga efectivo ese reemplazo, no podrá iniciarse ningún tipo de trabajo. El CONTRATISTA exonera a la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., de todo tipo de responsabilidad por el mal uso de los elementos de seguridad o daños a terceros

Cada cuadrilla de suspensión y reconexión deberá contar mínimo con las siguientes herramientas:

• Juego de destornilladores de pala aislado de diferentes dimensiones en la pala. (Mínimo 3)

• Juego de destornilladores de estrella aislado. (Mínimo 3) • 1 Probador de fase. • 1 Alicate aislado. • 1 Cortafrío. • 1 Linterna. • 1 Secuencímetro para las operaciones trifásicas. • 1 Juego de llaves brístol. • 1 Pinza voltiamperimétrica. • 1 Casco dieléctrico de seguridad (material no conductivo con accesorios en

polietileno y acoplamiento perfecto al contorno de la cabeza)



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• 1 Par de botas de seguridad con suela en material dieléctrico y antideslizantes

• 1 Par de guantes dieléctricos en látex para 1000 V para trabajos en B.T. • 1 Par de guantes dieléctricos en látex para 15 kV para trabajos en M.T.

(30% de las cuadrillas) • 1 gafas con filtro UV. • Careta para suspensión en gabinetes y subestaciones. • 1 Impermeable de 2 piezas. • 1 Par de guantes de cabritilla. • Uniforme adecuado de manga larga, sin broches o hebillas metálicas, en

dril con el logotipo de la empresa CONTRATISTA y el número del contrato impresos en la parte delantera y en la parte trasera, debe ir impreso el nombre de la firma CONTRATISTA con la leyenda CONTRATISTA DE ELECTRIFICADORA DEL META S.A E.S.P ., el CONTRATISTA deberá entregar en el mes de empalme, con la debida anticipación, el modelo del uniforme de los técnicos para ser aprobados por el interventor designado por la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. y los responsables de cada proceso, para mantener la imagen corporativa de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A E.S.P.

• 1 Arnés de seguridad con faja de posicionamiento • 1 Eslinga de seguridad, debe ser ajustable y tener protector de cuero • Pretales sin ganchos. • Gibs salvacaídas con mosquetón • Línea de vida, debe tener los amortiguadores de caída, por recomendación

de COPASO EMSA • Línea de servicio • 1 pértiga normalizada para conexión y desconexión de redes en MT, con

un mínimo de altura de 9,2 mts, (para el 30% de las cuadrillas) • Barra para abrir cajas de inspección. • 1 Pinza Pico Loro, necesaria para la instalación de los conectores

bimetálicos. • Manila o ayudador en el evento de subir herramienta al poste donde se

está realizando la acción. • Cizalla. • Se sugiere para trabajo en M.T., herramienta de extinción de arco en

conjunto con el uso de la pértiga. • 1 detector de ausencia de tensión (para el 30% de las cuadrillas) • 1 Escalera en fibra mínimo de 8.5 mts.

Las herramientas y elementos de trabajo deberán ser de primera calidad, mantenerse en buen estado de uso y poseer las características adecuadas para el



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trabajo a realizar, lo que será controlado periódicamente por el interventor designado por la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.

5.31 DOTACIÓN, ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS.

El CONTRATISTA deberá entregar la dotación a los trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la ejecución de la relación jurídica surgida de la oferta, con las especificaciones de diseño, cantidad y calidad mínima que determine EMSA E.S.P. y dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial. Así mismo deberá entregar los elementos de protección personal de acuerdo con los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar, los cuales deberán ser reemplazados cada vez que estos presenten deterioro o pérdida. EMSA E.S.P. estará plenamente facultada para efectuar las solicitudes, recomendaciones y requerimientos relacionados con la dotación y elementos de protección personal, herramientas y equipos de los trabajadores que participen en la ejecución de la relación jurídica surgida de la oferta.

El CONTRATISTA deberá suministrar a cada cuadrilla operativa y cargos administrativos según su tipo, los elementos básicos de dotación personal, elementos de protección personal, herramientas y equipos que se relacionan de forma que no afecte la ejecución normal de las actividades. Toda la dotación, elementos de protección personal, herramientas y equipos deberán ajustarse a los requisitos mínimos establecidos en las leyes y reglamentos vigentes y cumplir con estándares de calidad. Los elementos de protección personal de procedencia nacional o extranjera, deberán acreditar su calidad certificada por algún organismo nacional autorizado para este efecto. Si en Colombia no existe organismo certificador, será exigida certificación en el lugar de origen del producto. El CONTRATISTA deberá entregar a EMSA E.S.P. copia de la certificación de todos los elementos de protección personal que incluyan en su especificación técnica la referencia al cumplimiento de una norma específica.

EMSA E.S.P. podrá solicitar al CONTRATISTA cambios en la especificación descrita en la dotación, elementos de protección personal, herramientas y equipos por tipo de cuadrilla operativa, de acuerdo a los cambios de normatividad y requerimientos internos.

Los equipos utilizados para la medición de magnitudes eléctricas estarán debidamente patronados y no presentarán desviación significativa respecto de su clase de precisión. Mínimo una vez al año o cuando la condición técnica lo requiera se debe adelantar en un laboratorio acreditado la calibración de las pinzas voltiamperimétricas, las cuales debe permanecer en la sede del CONTRATISTA en condiciones controladas y serán utilizadas como elemento patrón cada tres meses en las pruebas de contraste y ajuste requeridas para validar el correcto funcionamiento de los demás equipos. Dichas pruebas deben ser practicadas por



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personal competente en la materia. Igualmente el CONTRATISTA deberá garantizar el mantenimiento periódico de otros elementos que por deterioro, debido al uso continuo o daño así lo requieran.

Para el inicio de la relación jurídica surgida de la oferta el CONTRATISTA deberá suministrar mínimo dos (2) juegos de la dotación, entendiendo como un juego de dotación: 1 pantalón, 1 camisa, 1 camiseta, 1 par de botas y una cachucha que se deberá excluir del segundo juego a entregar descrita para el personal operativo y dos (2) juegos de la dotación descrita para los conductores (La Dotación a los conductores no podrá ser descontada o sufragada por parte de los conductores), entendiendo como un juego de dotación : 1 pantalón, 1 camisa, 1 camiseta, 1 par de botas y una cachucha) que se deberá excluir del segundo juego a entregar para el desarrollo del servicio, con el fin garantizar la buena presentación de todos los trabajadores.

El personal con cabello largo destinado a desempeñar labores de tipo operativo deberá utilizar como parte de su dotación personal una cofia o elemento similar que garantice que durante el desarrollo de sus actividades siempre permanezca con el cabello recogido. No se deberán utilizar elementos con piezas metálicas para este fin. El personal del CONTRATISTA deberá desempeñar su trabajo vistiendo correctamente y cuidando su presentación personal. Deberá portar debidamente el uniforme y el chaleco para la identificación en parte visible que lo identifiquen como trabajador del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA deberá cumplir con todos los requerimientos de EMSA E.S.P., durante todo el plazo de ejecución, con respecto a la debida identificación e imagen corporativa, tales como chalecos, carnés, características de la dotación, entre otros.

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y EQUIPOS DE SEGURIDAD POR CUADRILLA

DESCRIPCIÓN Medida Directa

Medida Indirecta DESCRIPCIÓN

Medida Directa

Medida Indirec

ta

Cono de demarcación de área 7 7 Camisa de trabajo corporativo. Sin elementos metálicos.

2 2

Cinta de demarcación (rollo) 1 1 Pantalón de trabajo corporativo. Sin elementos metálicos 2 2

Arnés de seguridad con línea de vida, banda de aseguramiento y faja de

posicionamiento 1 1 Careta de acetato 2 2

Guantes dialéctricos (1000 V) 1 1 Protector auditivo desechable en esponja tipo NCRTH.

2 2

Guantes tipo ingeniero 2 2 Chaleco reflectivo para trabajos nocturnos. 2 2 Juego de Guantes aislados para alta

tensión completo. 1/5 2 Botiquín Cuadrilla 2 2

Gafas de seguridad Protección UV-Negras 2 2 Botas de seguridad dialéctricas (par) 2 2

Gafas de seguridad Protección UV-Transparentes

2 2 Botas pantaneras 2 2

Casco dialéctrico 2 2 Mascarilla desechable 2 2 Impermeable 0 2 2 2



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Es obligatorio y de estricto cumplimiento para todas las cuadrillas el portar todos los elementos de seguridad y dotación solicitados en estos términos.

Las cuadrillas que no porten con todos los elementos de seguridad y herramientas podrán ser suspendidas por la interventoría de acuerdo a las directrices de EMSA.

5.32 INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA DEL CONTRATISTA

Red Interna de Datos

EL CONTRATISTA deberá contar con una red de comunicación interna con seguridad habilitada e inalámbrica debido a la implementación de equipos de captura de datos (Terminales Portátiles) con comunicación Wi.-Fi (802.11 b/g). La zona irradiada debe cubrir completamente el sitio de despacho de personal técnico de forma tal que se facilite la comunicación con las terminales que se asignen al mismo.

Toda las actividades relacionadas con gestión de garantías de los equipos Terminales Portátiles a implementar, sean los equipos del CONTRATISTA ó entregados por la compañía en comodato deberán ser realizadas por personal del CONTRATISTA. Esto incluye trámites de seguros, operadores de red, denuncias ante la policía, y pago de deducibles de seguro y transporte de los equipos hasta el centro de servicio del proveedor de las terminales portátiles y gestión del stock durante su reparación ó reemplazo siempre en pro de garantizar que las actividades contratadas no serán interrumpidas por causa de ausencia de equipos terminales portátiles.

Comunicaciones, Telecomunicaciones y Equipos de Computo

Para la ejecución y gestión de las operaciones EL CONTRATISTA contará con un sistema de comunicaciones eficiente, el cual le permita la comunicación de todas y cada una de las cuadrillas con el Director operativo, el Coordinador, supervisores y/o el personal designado para el apoyo de las actividades en terreno, desde cualquier lugar del área de influencia de EMSA E.S.P. asignada para el desarrollo del servicio. El sistema de comunicaciones permitirá la comunicación ilimitada en minutos en la modalidad uno a uno, como también, uno a grupo, tipo Trunking, avantel, o similares.

EL CONTRATISTA será el responsable directo de entregar soporte comercial y técnico a sus cuadrillas en terreno, empleando el sistema de comunicaciones ofertado, para lo cual valoró la disponibilidad del recurso técnico y humano requerido para esta actividad.

Centro de Procesamiento de Datos (CPD)

Corresponde a las locaciones físicas del CONTRATISTA en las cuales se centralizan, administran, gestionan, operan, mantienen y controlan los servidores, las bases de datos, los sistemas de información, los respaldos, seguridad informática y equipos



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tecnológicos principales que estén a disposición de EMSA E.S.P. y que sean necesarios para el correcto desarrollo y funcionamiento de la operación objeto de la relación jurídica surgida de la oferta.

En todo caso el CONTRATISTA, deberá demostrar la propiedad y legalidad de todo el software que utilice en la prestación de los servicios a EMSA E.S.P. De igual forma los desarrollos que efectúe el CONTRATISTA deberán ser documentados para su revisión y aprobación por parte de EMSA E.S.P.

Servidores

Deberán ser de marca reconocida y poseer una configuración mínima como la siguiente:

Procesador Intel Xeon de doble núcleo, 4MB en memoria cache, 2Ghz velocidad reloj, bus frontal de 1333 Mhz. Memoria DIMM de 4Gb DDR2. Configuración de disco duro Raid 1. Disco duro primario de 500 Gb. Disco duro secundario de 500 Gb. Tarjeta de red gigabit. Ethernet. Windows Server 2003 R2 con 8 licencias de acceso. Monitor de 17” panel plano. Servicio de soporte técnico durante 3 años 7*24

Bases de Datos:

El CONTRATISTA se hará cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de sus bases de datos y licencias de software base, para garantizar la continuidad de los servicios solicitados por EMSA E.S.P.

Las bases de datos generadas para la prestación de los servicios serán de propiedad de EMSA E.S.P., y deberán ser entregadas por EL CONTRATISTA cuando EMSA E.S.P. lo solicite o a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la relación jurídica surgida de la oferta, dicha entrega se realizará suministrando las claves de acceso de las bases de datos. El CONTRATISTA deberá garantizar la asignación de niveles de seguridad acordados entre las partes, para el manejo y transporte de la información entregada y/o recibida por EL CONTRATISTA para el desarrollo de la operación de los servicios prestados a EMSA E.S.P.

El CONTRATISTA deberá contar con niveles de seguridad y claves de acceso, para garantizar el buen uso de la información, acceso a estaciones de trabajo y aplicativos, así mismo, utilizará de manera exclusiva el software o demás herramientas que sean instaladas por EMSA E.S.P. en equipos propios del CONTRATISTA.

Seguridad

Firewall: El firewall deberá contar con una administración permanente que garantice la actualización de políticas y reglas de seguridad, su monitoreo y que asegure la actualización de este ante nuevas versiones.



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Antivirus: El CONTRATISTA deberá instalar y mantener actualizado en todas sus máquinas (servidores y computadores) un antivirus. El software antivirus deberá estar legalizado y debidamente licenciado.

UPS: EL CONTRATISTA deberá contar en la sede en la que se presten los servicios a EMSA E.S.P., con un sistema de alimentación regulada para los equipos y de red, con UPS al 70 % de la carga máxima que soporte y banco de baterías con una autonomía de 1 hora.

EL CONTRATISTA deberá garantizar a EMSA E.S.P. durante toda la vigencia de la relación jurídica surgida de la oferta, que efectuará gestión y actualización permanente y en línea de los incidentes, así mismo deberá efectuar el afinamiento periódico de las políticas de seguridad en cada uno de los anteriores elementos. El CONTRATISTA se compromete a corregir de manera oportuna las vulnerabilidades de seguridad, que se pudieren presentar en los equipos de cómputo asignados a los servicios aquí solicitados por EMSA E.S.P.

El CONTRATISTA deberá contar con los respectivos mantenimientos y actualización tanto del software, hardware como de los medios de comunicación aquí solicitados, durante toda la vigencia de la relación jurídica surgida de la oferta. El CONTRATISTA deberá presentar un plan detallado de contingencia y respaldo, para los sistemas de comunicaciones y de seguridad informática.

El CONTRATISTA deberá permitir a EMSA E.S.P., realizar las revisiones que ésta última considere necesarias, para verificar que el mismo dé cumplimiento a todos los requerimientos que en materia de tecnología, comunicaciones, seguridad informática y planes de contingencia, debe entregar a EMSA E.S.P.

Telecomunicaciones

Este servicio corresponde a la administración, operación, gestión y control de la infraestructura de telecomunicaciones al servicio de EMSA E.S.P.; así como el seguimiento, gestión y control de los acuerdos de nivel de servicio, cláusulas contractuales, generación de informes y control de incidencias en los servicios de telecomunicaciones prestados por terceros que garanticen la oportuna transmisión y recepción de la información.

EL CONTRATISTA deberá proporcionar un sistema de comunicación que garantice la correcta y oportuna prestación de los servicios aquí solicitados por EMSA E.S.P., tanto en la sede del CONTRATISTA, como desde ésta hacia las sedes de EMSA E.S.P. o hacia los lugares que ésta última indique, para ello EL CONTRATISTA pondrá a disposición de EMSA E.S.P., los siguientes servicios e infraestructura:

Red LAN cableado estructurado: EL CONTRATISTA deberá contar en la sede desde la cual se prestarán los servicios a EMSA E.S.P., con cableado estructurado categoría mínima 4, con puntos identificados tanto en los puestos de trabajo como en patch panel.



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Cuarto de cableado estructurado: EL CONTRATISTA deberá contar en la sede desde la cual prestará sus servicios a EMSA E.S.P., con un cuarto de cableado estructurado, el cual debe garantizar el espacio requerido tanto para los equipos activos de red, como para los servidores que deba suministrar éste en virtud de la prestación del servicio, así como los niveles de seguridad física, climáticos, de fluido eléctrico y de mantenimiento requeridos. Herramientas de monitoreo de redes: EL CONTRATISTA deberá contar con herramientas debidamente legalizadas para el monitoreo y control de la red LAN que presta sus servicios a EMSA E.S.P.

Para los componentes de hardware, EL CONTRATISTA contará con planes de mantenimiento que garanticen el correcto y normal funcionamiento de dichos componentes. Los planes de mantenimiento serán documentados para posterior validación de EMSA E.S.P.

Microinformática

EL CONTRATISTA prestará los servicios de microinformática considerando las actividades relacionadas con el parque microinformático que le permitan administrar la totalidad de equipos y componentes tecnológicos software y hardware. Estos servicios serán suministrados, bajo estándares de calidad, siguiendo las mejores prácticas en el mercado para éste tipo de servicios y aplicando una metodología que asegure la adecuada, eficaz y oportuna prestación del mismo. Los servicios ofertados deberán ser prestados por personal calificado, experimentado, debidamente capacitado y con herramientas tecnológicas que apoyen las labores asociadas a éste servicio.

El servicio de microinformática será prestado sobre los equipos que componen la plataforma de procesamiento local, integrada básicamente por computadores, que están conectados y forman parte de una red del CONTRATISTA , ya sean portátiles, estacionarios, impresoras y otros equipos y periféricos asociados a los mismos.

EL CONTRATISTA será el único responsable de la operación, mantenimiento preventivo y correctivo, administración, respaldo, recuperación de los diferentes elementos de hardware (equipos de procesamiento y/o almacenamiento de PCs, redes de datos, telefónicos, equipos telefónicos, entre otros) destinados para la prestación de los servicios objeto de la relación jurídica surgida de la oferta.

EL CONTRATISTA deberá garantizar el suministro de los PCs y los accesorios necesarios para la operación, así mismo, será el único responsable por el mantenimiento y administración preventivo y correctivos de los PCs. EL CONTRATISTA deberá garantizar que los PCs instalados para la prestación del servicio, tendrían la capacidad de almacenamiento y procesamiento para soportar todas las aplicaciones que requieran el personal de Coordinación y Apoyo para llevar a cabo las actividades objeto de la relación jurídica surgida de la oferta.



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Todos los costos de las herramientas informáticas, sus respectivos contratos de mantenimiento y soporte que utilice el CONTRATISTA para la prestación de los servicios objeto de la relación jurídica surgida de la oferta serán a cargo del mismo. Dichas herramientas serán actualizadas a sus últimas versiones durante la vigencia de la relación jurídica surgida de la oferta. La calidad de éste servicio será una variable importante en la remuneración de los servicios con el fin de alinear al CONTRATISTA con las necesidades de EMSA E.S.P. EL CONTRATISTA se hará cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de todo el hardware a utilizar, para garantizar la continuidad de los servicios solicitados por EMSA E.S.P. Así mismo, se hará cargo de cualquier avería del hardware que se produzca, incluida la sustitución de cualquier componente defectuoso.

EL CONTRATISTA deberá disponer de equipos y aplicaciones que permitan la instalación de los sistemas de información propios de EMSA E.S.P., para la operación de servicios solicitados.

Todos los equipos de cómputo que el CONTRATISTA ponga a disposición de EMSA E.S.P. deben ser de última tecnología y contar para el inicio de la prestación de los servicios con mínimo la siguiente configuración:

Configuración de hardware: Procesador Intel de doble núcleo, 2.53 Ghz, bus frontal 1066 Mhz. Windows 7 ó Vista. Memoria 4GB DDR2. “Monitor de 17” panel plano. Disco duro 250 Gb. Lector /Quemador de CD y DVD. Conector 2 Usb. Servicio de soporte técnico durante 3 años 7*24. El CONTRATISTA deberá garantizar la conectividad al sistema de información comercial de EMSA E.S.P. en caso de ser requerido.

Sistema operativo: Windows 7 ó Vista ó versiones superiores (se deben aplicar políticas de seguridad de este sistema, con el fin de reducir el uso indebido de los recursos por parte de los usuarios). Aplicaciones ofimáticas: herramientas de escritorio para realizar labores de oficina como MS Office 2003 ó superior (Outlook, Word, Excel y PowerPoint) y/o similares que soporten las operaciones corporativas de EMSA E.S.P.: Sistemas de información, sistemas de apoyo y acceso a Internet e Intranet, y Winzip. Adicionalmente debe contar con ADOBE Acrobat 7.0 e Internet Explorer 6.0.2900.2180 Los equipos deben contar con ActiveX para transferencia de archivos con el servidor Web para cartas del Sistema Información Comercial de EMSA E.S.P. Todos los equipos de cómputo asignados al personal deben tener instalado el antivirus, para lo cual como prueba de ello deben entregar a EMSA E.S.P. copia de la licencia del software respectivo.

La configuración planteada contempla la especificación mínima de los equipos de computo para el inicio de las actividades, pero es deber del CONTRATISTA mantener la configuración de sus equipos con las capacidades y especificaciones suficientes para la operación requerida. En los equipos dispuestos para la prestación del servicio se instalarán los aplicativos propios de EMSA E.S.P. para el



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desarrollo del objeto de la relación jurídica surgida de la Oferta. Para la instalación de dichos aplicativos, EMSA E.S.P. entregará el conocimiento para la instalación de estos en los equipos entregados para este servicio.

En todo caso EL CONTRATISTA, deberá demostrar la propiedad y legalidad de todo el software que utilice en la prestación de los servicios a EMSA E.S.P. De igual forma los desarrollos que efectúe EL CONTRATISTA deberán ser documentados para su revisión y aprobación por parte de EMSA E.S.P.

Backups

El CONTRATISTA deberá adelantar las siguientes actividades:

Dimensionamiento de la cantidad de medios: Es la actividad de definición o establecimiento de la frecuencia y número de copias de seguridad a tomar, así como el tiempo de retención de las mismas y la cantidad de cintas o dispositivos ópticos a utilizar para cada respaldo.

Ejecución de toma de copias de respaldo: Es la actividad destinada a generar copias de datos en medios magnéticos que puedan ser almacenados en un lugar diferente a aquel en que residen las bases de datos, basados en las políticas establecidas por EMSA E.S.P. para cada sistema.

Registro de incidencias en formatos establecidos (bitácora) y aviso oportuno a las áreas involucradas: Corresponde al reporte en bitácora o formatos de control establecidos de las fallas o problemas encontrados durante la actividad de monitoreo relacionados con la toma de respaldos, así como el aviso oportuno a las áreas involucradas.

Escalamiento de incidencias: Es la actividad de designar a una instancia la incidencia dependiendo de su grado de complejidad.

Cumplimiento de procedimientos para el respaldo y la recuperación de datos: Es la actividad de realización del proceso respaldo y/o recuperación de información a solicitud del usuario.

Ejecución y verificación de las pruebas de respaldo y recuperación de datos: Corresponde a las pruebas realizadas con el fin de verificar la funcionalidad de los backups.

Supervisión del Control de inventario de los dispositivos de almacenamiento y restauraciones: Es la actividad de verificación y seguimiento del cumplimiento de las políticas definidas para la toma de inventarios de los dispositivos de almacenamiento. De igual manera corresponde a las verificaciones de restauración, ya sea de pruebas puntuales o de restauraciones para producción.



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El CONTRATISTA, deberá como mínimo realizar un backup semanal de la información asociada al servicio. Dicho backup deberá estar almacenado físicamente en un espacio de acceso restringido diferente a la sede del CONTRATISTA EMSA deberá ser informado de la localización o archivo de dichos backup’s y deberá contar con un registro ordenado y sistematizado de fácil consulta.

5.33 INDICADORES Y METAS

Para cada una de las actividades especificadas en el presente DBI, se definen índices y metas que permiten medir la calidad y oportunidad de los servicios prestados por el CONTRATISTA.

5.33.1 Indicadores de Oportunidad y calidad

5.33.1.1 Indicador de oportunidad TRM (tiempos med ios de resolución de órdenes de suspensión, verificación y reconexión).

Objetivo: Mide el cumplimiento de los tiempos medios de ejecución y actualización de las órdenes de suspensión, verificación y reconexión enviadas al CONTRATISTA, a partir de este se determina el porcentaje de suscriptores o usuarios que son suspendidos, verificados y reconectados dentro del tiempo límite establecido en los Términos de Referencia. Se debe tener en cuenta los ANS para el cálculo de este indicador.

Metodología: Se calcula como el tiempo promedio transcurrido para el total de las órdenes (en un período) desde su generación hasta su resolución en sistema SIEC. Este indicador se medirá por cada actividad y se tomara la proporción entre número de actividades que no cumplieron el ANS y las que cumplieron el ANS.

5.33.1.2 Actualización de la información de las act ividades ejecutadas.

Objetivo: Cumplir con la actualización en el sistema de información de la Empresa y bases alternas de las órdenes de servicios en los tiempos establecidos.

Metodología: Medir el tiempo transcurrido entre la ejecución de una orden y su registro en el sistema de información de la empresa y bases alternas.

5.33.1.3 Calidad de la ejecución de los trabajos.

Objetivo: La calidad de la ejecución mide el grado de conformidad del resultado de los trabajos ejecutados por el CONTRATISTA, respecto a los requisitos técnicos establecidos por EMSA E.S.P. en los contratos y en su normativa.

Metodología: Se calcula como el cociente de las órdenes conformes en ejecución y el total de órdenes inspeccionadas por la interventoria.



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5.33.1.4 Calidad de la documentación:

Objetivo: Esta medición determina el grado de cumplimiento por parte del CONTRATISTA en relación a los requisitos establecidos por EMSA E.S.P. para el diligenciamiento de formatos ó actas y documentos que se generan como producto de la actuación ante los clientes.

Metodología: Se calcula como el cociente de las órdenes conformes en documentación y el total de órdenes inspeccionadas por la interventoría.

5.33.1.5 Calidad de la actuación:

Objetivo: Este indicador mide el cumplimiento del personal de campo del CONTRATISTA con lo relacionado a la disponibilidad de los equipos y herramientas necesarias, la aplicación de instructivos técnicos, el cumplimiento de normas de seguridad, uso de equipos de seguridad, elementos de protección personal y vehículos.

Metodología: Se calcula como el cociente de las cuadrillas conformes en y el total de cuadrillas revisadas.

5.33.2 Indicador de ANS

Objetivo: medir el desempeño del Contratista en cuanto al cumplimiento de los ANS. Numeral 5.33.2. Realizando la comparación entre la cantidad de órdenes que cumplieron con los tiempos establecidos sobre la totalidad de órdenes ejecutadas en el periodo.

Metodología: Comparación entre la cantidad de órdenes que cumplieron con los tiempos establecidos sobre la totalidad de órdenes ejecutadas en el periodo.

5.33.2.1 Actividades Programadas No Realizadas

Objetivo: Corresponde a las órdenes programadas por parámetros en el sistema y que por causas imputables al contratista no fueron ejecutadas.

Metodología: Se calculará el incumplimiento del CONTRATISTA en la realización de las actividades programadas con la cantidad de actividades programadas mes.

META DIC 2012

META DIC 2013

META DIC 2014

INDICADOR DEFINICIÓN OPERACIONAL

U R U R U R OPORTINIDAD (Tiempos Medios de Resolución de órdenes Suspensión, Verificación y Reconexión Urbanas y Rurales)

100_____

)____(x

mesasigandaServiciodeordenesTotal

aContratistAsignaciònFechaSIECrespuestaFecha∑ −=

90%

85%

95%

90%

98%

95%



78

META DIC 2012

META DIC 2013

META DIC 2014

INDICADOR DEFINICIÓN OPERACIONAL

U R U R U R

Actualización de la información de las actividades ejecutadas

100_____

)___(x

mesasigandaServiciodeordenesTotal

EjecuciònFechaSIECrespuestaFecha∑ −=

90%

85%

95%

90%

98%

95%

Calidad de la Ejecución de los trabajos.

= (riaInterventoporadasInspeccionOSTotal

ConformesadasInspeccionOSTotal

_

_ ) *100%.

90%

95%

98%

Calidad de la Documentación.

= (riaInterventoporadasInspeccionOSTotal

ConformesadasInspeccionOSTotal

__

)*100%.

90%

95%

98%

Calidad de la Actuación.

= ríaInterventoporrevisadasActuacióndeesInspeccionTotal

ConformesActuacióndeesInspeccion

_

_

*100%.

90%

95%

98%

Indicador de ANS

= ServiciodeÓrdenesdeTotal

ANSCumpliendoServiciodeÓrdenes

____

____ X 100%

95%

95%

95%

Actividades programadas no realizadas

100_____

_____x

messprogramadasActividadedetotalCantidad

realizadasnosActividadedemensualCantidad=

1%

1%

1%

EMSA E.S.P. y/o la Interventoría serán quienes determinen el procedimiento para el cálculo de todos los indicadores, así mismo el CONTRATISTA deberá acatar en su totalidad los procedimientos y/o normativas de la EMSA E.S.P, así como las actualizaciones y/o modificaciones a los ya existentes y los nuevos que se elaboren como parte de los procesos de calidad y gestión que se adelanten en las diferentes áreas de la EMSA E.S.P.

5.34 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (EJECUCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES EN TERRENO)

Para efectos de este contrato se acuerda como compromiso logístico la asignación por parte del CONTRATISTA del personal requerido en el presente DBI.



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ACTIVIDADES DE SUSPENSIÓN, VERIFICACIÓN, RECONEXIÓN Y CORTE DEL SERVICIO DE ENERGÍA.

Actividad Tiempo Máximo Esperado desde Generación hasta

Actualización (horas) Suspensión Urbana 32 Suspensión Rural 38 Verificación de la Suspensión 38 Reconexión Urbana 16 Reconexión Rural 18 Corte 38

Para efectos de la medición de los tiempos no se tomara en cuenta el horario de 10:00p.m. a 6:00 a.m. del primer día de la generación del archivo (Fecha grabación) y como fecha final la fecha de cargue del archivo (Fecha Respuesta), en caso de que la fracción de tiempo sea mayor a 30 minutos se tomara como una hora adicional.

Los tiempos serán medidos de forma individual por cada cliente objeto de cualquiera de las actividades anteriormente señaladas.

La penalización por el incumplimiento a los ANS en el tiempo máximo esperado para las ejecución y actualización de las ordenes de servicio, se aplicará de acuerdo al porcentaje (%) de incumplimiento teniendo como 100% el tiempo máximo esperado y corresponde al porcentaje de acciones realizadas dentro del tiempo máximo establecido para la ejecución o la actualización de las órdenes. La meta de este indicador se mide por actividad o cliente.

Actividad

Tiempo Máximo Esperado de Ejecución y Actualización

(horas)

101% al

110%

111% al 130%

131% al

150%

151% al 175%

176% o

más

Suspensión Urbana 32 Suspensión Rural 38 Verificación de la Suspensión 38

Reconexión Urbana 16 Reconexión Rural 18 Corte 38

0% 5% 10% 20% 30%



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5.35 PENALIZACIONES

Entendiendo que el montaje y estabilización de las actividades contempladas en este DBI, requieren de un tiempo prudencial, se estipula un periodo de gracia de noventa (90) días, en el cual no existirá penalización por incumplimiento en los indicadores establecidos.

A partir del cuarto mes, existirá un esquema de penalización basado en cantidad de errores, cumplimiento de los tiempos estipulados y de las labores asignadas, y calidad en el servicio. Este esquema de penalizaciones es netamente operativo, lo que no implica que el contratista no pueda ser penalizado por otro tipo de circunstancias diferentes al incumplimiento de las labores operativas diarias.

La empresa evaluará los casos conjuntamente con el contratista y se determinará la penalización y la aceptación del mismo.

Ítem Tipo de Falta

Valor de la Multa

1.

HONESTIDAD, HONRADEZ Y DISCIPLINA Se aplicará una multa en los eventos donde los trabajadores del CONTRATISTA incurran en las siguientes faltas: • Exigir ó aceptar sobornos o recompensas de los clientes. • Incentivar al cliente al fraude o anomalía. • No reportar ó retirar los trabajadores que acepten o exijan

sobornos. • Suministrar información incompleta ó falsa que

perjudiquen a EMSA E.S.P. • Denuncias soportadas instauradas por la autoridad ó

clientes, en donde se compruebe su participación positiva. a) Incumplimiento de los procedimientos establecidos por

EMSA E.S.P. b) Cuando el CONTRATISTA contrate personal vetado por

EMSA E.S.P. c) Actos de indisciplina. Cuando EMSA E.S.P ó por conducto

de la interventoría detecte actos de indisciplina en los colaboradores del proyecto durante la realización de labores y trabajos para la Empresa en terreno tales como: (Llegar a laborar bajo el efecto de drogas ó alcohol, no presentarse oportunamente al lugar de las revisiones sin justificación, maltrato verbal ó físico hacia el cliente ó compañeros, fumar durante la ejecución de una acción, mala presentación personal, etc.).

Para todos los casos de faltas por Honestidad y Honradez y Disciplina, se aplicará al CONTRATISTA una multa de tres (3) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule cinco (5) faltas. Los trabajadores que incurran en dicha faltas quedaran impedidos para realizar labores que el CONTRATISTA realice para EMSA E.S.P. sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que haya lugar. El CONTRATISTA será responsable del pago de los daños y perjuicios que con dichas faltas se ocasionen, así mismo de la aplicación del reglamento interno de trabajo.

2.

OBLIGACIONES LABORALES CON LOS TRABAJADORES Se impondrá una penalización cuando el CONTRATISTA incurra en las siguientes faltas relacionadas con los salarios pactados contractualmente con sus trabajadores directos:

Para todos los casos de faltas por SALARIOS, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de una penalización de cinco (5) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule dos (2) faltas.



81

Ítem Tipo de Falta

Valor de la Multa

• Por no cumplir con el pago de los salarios pactados con sus trabajadores.

• Por no cumplir con el pago oportuno de los aportes parafiscales y seguridad social que la ley establece (EPS, ARP, AFP, SENA, ICBF y subsidio de transporte).

• Por no cumplir con el pago oportuno a los prestadores de servicios (Transporte, Arrendamiento, etc.)

• Por no cumplir con el pago oportuno quincenalmente a más tardar Primera quincena 16 de cada mes y Segunda Quincena 1 del mes siguiente.

• Permitir que una persona inicie labores sin contratación, afiliación a una ARP, EPS y AFP.

• No reportar oportunamente los accidentes de trabajo.

Adicionalmente el CONTRATISTA deberá cancelar los valores adicionales establecidos por ley por cada día de incumplimiento en el pago de sus obligaciones laborales.

3.

INDICADORES DE METAS Y DE CALIDAD. Se impondrá una penalización cuando el CONTRATISTA incurra en las siguientes faltas relacionadas con los Indicadores de Meta y Calidad así: Indicadores. a. No cumplimiento mensual como mínimo en un 90% de

cada una de las metas establecidas en el numeral 5.33. METAS.

b. Aplicación del Silencio Administrativo Positivo en contra de

EMSA E.S.P, sin perjuicio de los pagos que tendrá que hacer al cliente cuando la reclamación trate de cobros injustificados.

Estos indicadores serán presentados por la Interventoría en su informe Mensual y revisados conjuntamente con el contratista, quién podrá objetarlos en caso de requerirlo.

Para todos los casos de faltas por incumplimiento de los indicadores de calidad, se aplicará al CONTRATISTA una penalización mensual por cada indicador. Donde I=(Indicador mensual/Meta Indicador)

Si I ≤ 75% se aplicará una penalización por valor de 1.5 SMLMV Si 75.01% ≤ I ≤ 90% se aplicará una penalización por valor de 1 SMLMV Si 90.00% > I no se aplicarán penalizaciones. El contratista debe tener en cuenta lo indicado en el numeral 8 DURACIÓN DEL CONTRATO.

4. NO CONFORMIDADES.

Se impondrá una penalización cuando el CONTRATISTA no realice las correcciones de las no conformidades aplicadas. Las No conformidades que se encuentran establecidas en este mismo numeral.

Para los casos de NC mayores no subsanadas, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de cinco (5) SMLDV Para los casos de NC menores no subsanadas se aplicara al CONTRATISTA una penalización de tres (3) SMLDV.

5.

DOTACIÓN DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS DE SEGURIDAD Y UNIFORMES.

Para todos los casos de faltas por DOTACIÓN DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS DE SEGURIDAD Y



82

Ítem Tipo de Falta

Valor de la Multa

Se impondrá una penalización al CONTRATISTA en los siguientes casos. a. Cuando se encuentre un funcionario con las herramientas

en mal estado, cuando le dé mal uso a la herramientas. b. Cuando se encuentre laborando a un trabajador del

CONTRATISTA sin la dotación (camisa, pantalón, botas dieléctricas) exigida por la EMSA E.S.P. ó sin carné ó el porte de éste en forma no visible.

c. Cuando una cuadrilla no utilice los elementos de seguridad

definidos en este documento base de invitación.

UNIFORMES, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule dos (2) faltas.

6.

CONDICIONES CONTRACTUALES. Se aplicará esta penalización para aquellos incumplimientos del CONTRATISTA con respecto al contrato y que no se contemplan en éste listado

Por Incumplimiento de las condiciones contractuales se aplicará una se aplicará al CONTRATISTA una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule dos (2) faltas. Si se evidencia reincidencia en el incumplimiento se aplicará al CONTRATISTA una penalización de un (1) SMLMV.

7.

MEDIO DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN. Se impondrá una penalización cuando el CONTRATISTA incurra en las siguientes faltas relacionadas con los medios de transporte y comunicación así: a. Se encuentren vehículos en mal estado, sin los elementos

de seguridad, documentación para movilizarse y equipos de carretera, sin portar el logo que lo identifique como CONTRATISTA de EMSA E.S.P., no corresponda el color ó el modelo especificado.

b. Cuando se detecte un supervisor, técnico de desviaciones sin medio de comunicación.

Para los casos de faltas por MEDIO DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ÍTEM acumule dos (2) faltas.

8.

CONTROL DE INFORMACIÓN. Se aplicará esta penalización para aquellos incumplimientos del CONTRATISTA con respecto al CONTROL DE INFORMACIÓN en las siguientes actividades básicas.

a. La no correspondencia de la información contenida en los

archivos planos de carga. b. Uso indebido de la información considerada como

confidencial.

Para los casos de faltas por CONTROL DE INFORMACIÓN, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ÍTEM acumule dos (2) faltas.



83

Ítem Tipo de Falta

Valor de la Multa

9. ACTIVIDADES DE INTERVENTORIA. Se aplicará esta penalización para aquellos casos en que se impida, dificulte, obstaculice y/o demore sin razón alguna la información solicitada por la interventoría EMSA y/o externa designada por la Empresa.

a. Falta en caso de que se impida el acceso a la información contenida en las bases de datos y otra información en medio magnético que se requiera

b. Falta en caso de que se impida el acceso a los documentos físicos de papelería .

c. Falta en casos de irrespeto a la interventoría. d. Cuando no se cumplan las directrices dadas por la

interventoría.

Para los casos de faltas por obstaculizar la labor de interventoría, se aplicará al CONTRATISTA una multa de una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule dos (2) faltas.

10.

SALUD OCUPACIONAL.

Se aplicará esta penalización para aquellos incumplimientos del CONTRATISTA con respecto Al cumplimiento de los programas de Salud Ocupacional en las siguientes actividades básicas.

a. Presentación y aplicación del programa de Salud

Ocupacional. b. Presentación y aplicación de los subprogramas de Salud

Ocupacional (Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, Conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional, Subprograma de Medicina Preventiva y del trabajo).

c. Presentación de informes de: - Estadísticas de Accidentalidad. - Programa de capacitación y entrenamiento. - Análisis de Ausentismo laboral. - Panorama de factores de Riesgos. - Recursos asignados al Programa de Salud

Ocupacional. - Procedimiento de trabajo Seguro. - Medidas de Control y Prevención de Accidentes. - Planes de Emergencia.

Para los casos de faltas por SALUD OCUPACIONAL, se aplicará al CONTRATISTA una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ÍTEM acumule dos (2) faltas.

11.

SUMINISTRO PERSONAL a) Se aplicara penalización por el incumplimiento del

personal mínimo establecido en la presente oferta. b) Se aplicara multa por la disminución de los salarios

mínimos indicados en los términos de referencia a criterio propio del CONTRATISTA.

100% del valor de los salarios mensuales que debiera pagar el CONTRATISTA al personal si estuviere laborando para el caso del literal a. 150% del valor de los salarios disminuidos para el caso del literal b. Se aplicaran de forma independiente



84

Ítem Tipo de Falta

Valor de la Multa

mensualmente. El contratista tendrá un periodo de 15 días hábiles contados a partir del inicio de la vacancia del cargo, una vez cumplida esta fecha se iniciará la aplicación de la penalización.

12.

INCONSISTENCIAS EN LABORES

a. En los casos en los que no se siga el procedimiento

indicado y el suscriptor o usuario sea ubicado por los funcionarios de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., o de la interventoría y que se pueda evidenciar que no hay problemas de ubicación y de dirección.

b. Durante la ejecución del contrato, sí la interventoria o

la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. detectan suscriptores o usuarios que han sido reportado con suspensión efectiva, y ésta no se haya ejecutado, y presenta (n) deuda (s) sin gestionar.

Una penalización de diez (10) SMLDV cada vez que cuando por este mismo ITEM acumule dos (2) faltas adicionalmente el CONTRATISTA deberá corregir la acción.

13. PUESTA EN MARCHA DE LA TECNOLOGIA

Incumplimiento de fechas en la implementación y puesta en marcha presentadas en el cronograma presentado en la propuesta.

1 a 5 días $500.000 por cada día de incumplimiento. 6 a 15 días $800.000 por cada día de incumplimiento >15 días se aplicara una multa equivalente a $1.000.000 por cada día incumplido hasta la fecha de implementación.

14.

Utilización de recursos requeridos en el documento Base de Invitación y presentados en la oferta para la ejecución de otros contratos diferentes al objeto de esta invitación

$20.000.000 por cada vez que se evidencie esta situación.

15. Incumplimiento en las condiciones exigidas en el dbi para las instalaciones

1 SMMLV por cada ITEM no cumplido se liquidará por cada mes de incumplimiento

La Interventoría revisa el trabajo ejecutado por el Contratista y tomando como base los hallazgos califica el producto como Conforme o No Conforme. El producto No Conforme se califica de acuerdo con la siguiente descripción de “No Conformidades”:

M/m N.C TIPO No Conformidades en Ejecución SCR

M T1 Mayor Pérdida de sellos o información errónea del número (por cada 5 casos). Sellos mal instalados o defectuosos

M T2 Mayor Reclamo del usuario por daño confirmado a la propiedad,



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M/m N.C TIPO No Conformidades en Ejecución SCR

M T3 Mayor Orden de servicio ejecutada en dirección equivocada y/o medidor equivocado. - Reclamo del usuario por suspensión errada comprobada

M T4 Menor Orden de servicio que se informa cerrado o deshabitado no estándolo.- Observaciones no coinciden con las encontradas en campo

M T5 Mayor Trabajo mal ejecutado

M T6 Mayor Reportó se encontró suspendido pero tiene servicio

M T7 Menor No reportó Anomalía Fraudulenta (Servicio Directo con medidor, Sin sellos de TP, Medidor frenado, Acometida derivada)

M T8 Menor No reportó Novedades u otras Anomalías (Dirección incorrecta, medidor diferente, predio demolido, abandonado)

M T9 Mayor Usuario suspendido con servicio pagado (No confirmo pago)

M T10 Mayor No entregó copia del acta de suspensión o reconexión

M T11 Mayor Acciones no ejecutadas por el contratista sin alguna justificación

M T12 Mayor No hacer seguimiento oportuno a la suspensión

M T13 Mayor Suspensiones en moto no autorizadas

M T14 Mayor Realiza las actividades violando las normas de seguridad industrial

M T15 Mayor Incumplimiento de los procedimientos establecidos por EMSA.

M/m TIPO TIPO No conformidades en Documentación SCR

M D1 Menor Código de la acción no corresponde con trabajo realizado

M D2 Mayor Diligenciamiento incorrecto, parcial o deficiente de las Actas

M D3 Mayor Suministro de información falsa o errónea.

M D4 Menor Actas Entregadas al Usuario No Legibles y/o incompletos

M D5 Menor No especifico donde se hizo la suspensión

Nota: Las No Conformidades anteriores están clasificadas como Mayores (M) y menores (m), dependiendo de su incidencia dentro del proceso.

EMSA E.S.P. y/o la Interventoría podrá adicionar o modificar las No Conformidades existentes de acuerdo con su nivel de incidencia o de reincidencia si afecta los procesos de calidad y gestión para el cumplimiento de ANS en cada uno de los procesos, así mismo el CONTRATISTA deberá acatar en su totalidad los procedimientos y/o normativas de la EMSA E.S.P, así como las actualizaciones y/o



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modificaciones a los ya existentes y los nuevos que se elaboren como parte de los procesos de calidad y gestión que se adelanten en los diferentes procesos de la EMSA E.S.P.

Las penalizaciones serán conciliadas y descontadas de las operaciones realizadas por el contratista, previamente a la emisión de la factura por parte de éste.

El contratista deberá verificar cada operación de descuento a fin de determinar las causas que originaron los descuentos y presentar a la Electrificadora los planes de mejoramiento que conlleven a darle la calidad requerida por EMSA E.S.P. Si el contratista llegare a detectar que las razones que conllevan al desmejoramiento en la calidad son causadas por uno o varios Técnicos, deberá iniciar un proceso de seguimiento y retiro en caso de ser necesario para lo cual deberá acogerse a lo establecido por el Código Sustantivo de Trabajo o al Reglamento Interno de Trabajo que posea el contratista.

El contratista no podrá incluir dentro del análisis de sus costos las penalizaciones como un mayor valor del costo, puesto que no se puede cargar a la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., la inoperancia o falta de procesos de calidad durante la ejecución de sus actividades.

En caso de que el contratista presente un cumplimiento del 90% o más en todas las metas indicadas en el numeral 5.33 la Empresa no aplicará penalizaciones indicadas en los ítems 3, 4, 9 y 12 del numeral 5.35.

El contratista tiene derecho a presentar los descargos sobre estas, por esta razón el contratista evaluará cada no conformidad reportada por la interventoría.

5.36 PLAN DE CAPACITACIÓN

Presentar un plan de capacitación para el personal, el cual debe establecer fechas de evaluación mínima y record de los resultados para evaluación posterior por parte de la interventoría.

El contratista debe proveer el ambiente apropiado para que las capacitaciones sean lo más productiva posibles y en donde se pueda asegurar el máximo de aprendizaje y captura de conceptos.

Este debe ser presentado en la propuesta y deben incluir los periodos mínimos de las capacitaciones o las motivaciones de reforzarlas en tiempos menores a los establecidos.

5.37 INFORMACIÓN MÍNIMA DE LA PROPUESTA TÉCNICA

El proponente deberá tener en cuenta para su oferta económica los siguientes periodos de ejecución del contrato:

- Abril a diciembre de 2012



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- Enero a diciembre de 2013

- Enero a diciembre de 2014

- Enero a marzo de 2015

Para el cambio de vigencia de un año a otro el proponente deberá tomar un aumento porcentual estimado del IPC del 3% para estimar el valor final de la propuesta.

Los precio unitarios serán expresados en pesos constantes para el año 2012 incluido el IVA (este precio unitario no variará durante el 2012), para el año 2013 se aplicará al contrato un aumento del IPC que resulte a 31 de diciembre de 2012 (este precio unitario no variará durante el 2013), igual metodología se aplicará para los años 2014 y 2015. De prorrogarse el contrato se aplicará la misma metodología.

La propuesta económica debe ser presentada teniendo en cuenta que EMSA ESP cancelará el 30% del valor unitario ofertado por la actividad suspensión + verificación + reconexión, por cada suspensión efectiva realizada y cancelará el 70% restante de la actividad sólo cuando el suscriptor o usuario cancele la factura, es decir, solamente se paga cuando la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. haya recuperado la cartera por efecto de la suspensión y El CONTRATISTA reconecte el cliente.

La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., cancelará las actividades bajo la modalidad de actividad efectiva, la cual consta de las acciones de suspensión, verificación y reconexión, así: Estos son los ítems de pago:

Suspensión+ verificación + reconexión Urbana

Suspensión+ verificación + reconexión Rural

Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera urbana o terminación de contrato.

Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera rural o terminación de contrato.

Gestor de cobro Tipo I

Gestor de cobro Tipo II

Técnico Gestor cartera

Profesional en Derecho

La propuesta debe ser diligenciada especificando el análisis de los precios unitarios de acuerdo al Anexo No 2, las cantidades proyectadas y el valor total para cada actividad, además de un cuadro resumen con el total general según el Anexo No 4.



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Es obligatoria la presentación de los análisis de precios unitarios como soporte de los valores cotizados.

El contratista deberá presentar los precios unitarios basados en el cálculo de sus costos, considerando que los combustibles y el transporte son un recurso fundamental en el desarrollo de las actividades, incluyendo todos los gastos administrativos, tributarios, operativos, y cualquier otro, en que incurre para la ejecución de la labor así como los costos adicionales que se generen en el estricto cumplimiento de las labores encomendadas y establecidas en estos términos de referencia. El proponente que resulte favorecido en desarrollo de este proceso de contratación, no podrá soportar incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato con base en el argumento de costos que no hayan sido considerados en la elaboración que fueron incluidos en su propuesta.

No se pagarán trabajos no incluidos en la propuesta. Cantidades Estimadas

Las actividades sobre los cuales se deberá realizar la proyección es la siguiente:

DESCRIPCION

GESTION TÉCNICA DE CARTERA

ACCIONES EFECTIVAS

ESTIMADAS MES Suspensión-verificación-reconexión Urbana 2.350

Suspensión-verificación-reconexión Rural 270 Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera urbana o terminación de cartera.

100

Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera rural o terminación de cartera. 45

Gestor de cobro Tipo I 1

Gestor de cobro Tipo II 1

Técnico Gestor de cobro 1

Profesional en Derecho 1

Para las actividades no efectivas que correspondan a los conceptos relacionados en cuadro del Anexo 2, la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. reconocerá los porcentajes definidos para este tipo de actividades.

El número de actividades a realizar puede variar en una proporción del 30% hacia arriba o hacia abajo durante la ejecución del contrato, casos en los cuales el valor mensual y global del mismo podrá aumentar o disminuir en las mismas proporciones. La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. No se compromete a generar un número de actividades exactas por mes.

La propuesta económica debe incluir el anterior precio unitario discriminado por actividades.



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El contratista deberá estimar el valor total del valor del contrato para los años 2012, 2013, 2014 y enero de 2015 teniendo en cuenta un aumento % entre cada año como IPC del 5%.

En la propuesta económica, los precios unitarios presentados deben estar soportados con el análisis detallado del origen de los precios unitarios y globales del contrato.

Para el incremento de los precios para el año 2013 y 2014 se deberá aplicar el incremento del IPC a partir del mes de enero.

El contratista debe prever en su logística las temporadas invernales del Piedemonte Llanero y dispersión de las actividades para garantizar el desarrollo normal de sus actividades. La Electrificadora del Meta no aceptará como excusa los cambios en las condiciones climáticas y dispersión del trabajo para justificar un incumplimiento.

5.38 BONIFICACIONES

5.38.1 Por cumplimiento ANS de Reconexión:

Urbana: EMSA incentivará con un 2% adicional sobre el valor total de las reconexiones “la actividad solo se cancela efectiva y se cancelan ambas actividades”, cuando el 98% de las actividades se encuentren dentro de los tiempos establecidos en los ANS.

Rural: EMSA incentivará con un 3% adicional sobre el valor total de las reconexiones “la actividad solo se cancela efectiva y se cancelan ambas actividades”, cuando el 95% de las actividades se encuentren dentro de los tiempos establecidos en los ANS.

Para esta bonificación no se tendrá en cuenta el promedio general, el cumplimiento debe ser para todas las actividades y las metas propuestas, EMSA E.S.P. bonificará al contratista de acuerdo a lo contemplado anteriormente, cuya distribución deberá ser el 70% entre los trabajadores operativos y administrativos activos y el 30% para el Contratista.

Reporte de anomalías: Para todas las actividades ejecutadas por los Técnicos, supervisores o coordinadores en donde se reporte una anomalía que corresponda a la perdida de energía y que su denuncia conlleve recuperaciones efectivas “fraudes liquidados” EMSA cancelará el 10% del valor de la energía recuperada. No se cancelaran casos en donde se compruebe que el denunciante (Inspector, Supervisor o Coordinador) origino la anomalía con el fin de obtener el beneficio, en caso de comprobarse el funcionario deberá ser retirado del contrato.

La distribución de las bonificaciones entre los trabajadores del OFERENTE será liquidada y aprobada por EMSA E.S.P antes de ser cancelada.



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Gestión de cobro Personalizado: La bonificación por esta actividad deberá ser traslada por el contratista en un 100% al gestor de cobro personalizado y se calculara con respecto al cumplimiento del resultado de la recuperación de cartera asignada por EMSA E.S.P de acuerdo a los rangos establecidos en el siguiente cuadro, previa revisión y validación de la interventoría:

RANGO BONIFICACIÓN (75%< Rend < 85%) 0.5 SMLV (86%< Rend < 95%) 1 SMLV (95%< Rend < 100%) 1.5 SMLV

Indicador gestión de cobro personalizado

Indicador gestión de cobro personalizado

100_

_x

AsiganadaCartera

GestionadaCartera

∑

∑=

6 SEGURIDAD Y ORDEN PÚBLICO

El CONTRATISTA deberá hace constar que tiene conocimiento de la situación de seguridad y orden público de las zonas del Departamento del Meta donde debe ejecutarse el objeto del contrato, para lo cual es necesario saber los riesgos, contingencias, y demás datos locales y no locales, necesarios para el cumplimiento del contrato y la formulación de su oferta. El CONTRATISTA deberá expresar que conoce la naturaleza de las labores que ejecutará en cumplimiento del contrato objeto de esta invitación, y en particular, las siguientes: localización geográfica, condiciones climáticas normales y extremas, y condiciones de orden público que se presentan o puedan presentarse en ellas; en consecuencia durante la ejecución del contrato no aducirá esta situación para efectos de justificar incumplimientos ni para formular reclamaciones.

7 FORMA DE PAGO

EMSA E.S.P. pagará el valor del contrato al contratista según el número de actividades realizadas, liquidadas a los precios unitarios acordados, de la siguiente forma:

Para las actividades objeto del contrato, se efectuarán liquidaciones mensuales sobre las actividades realizadas efectivas en el mes inmediatamente anterior por el valor unitario de cada actividad, pagaderas dentro de los treinta (30) días



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siguientes a la fecha de radicación de la factura en debida forma y previa firma del acta parcial debidamente firmada y presentación de los documentos que acrediten el pago de los salarios, seguridad social y parafiscales, etc. y demás documentos e informes del periodo.

No hay anticipos para el inicio de actividades y los pagos se realizarán 30 días posteriores a la radicación de la factura.

Para el caso de las actividades rurales de los siguientes municipios EMSA E.S.P. cancelará un valor adicional para este ítem que se considera como un factor de distancia en la siguiente tabla:

DESTINO FACTOR DE DISTANCIA

1= Villavicencio (U=Urbano R= rural)

2=Restrepo, Acacias, Cumaral. Guamal, Pompeya, Pipiral, El Tigre, Puerto Colombia 5 %

3=San Martín, Cubarral, El Dorado, Castilla, La Nueva, Puerto Porfia, El Castillo 10%

4= Granada, Fuente de Oro, San Juan De Arama, Puerto Lopez, San Carlos de Guaroa, Surimena, Pachaquiaro y Palmeras 15%

5= Puerto Lleras, Lejanías, Tropezón, Melua, Cantaclaro, Remolino, Puerto Guadalupe, Cabuyaro

20%

6=Vista Hermosa, Mesetas, Casibare, Tierra Grata, 25%

7= Puerto Rico, Piñalito 30%

8= Jardín de Las Peñas, La Unión, Villa La Paz, Santo Domingo 35%

9=Puerto Gaitán (casco urbano),Altillanura 50%

10=La Uribe, la Julia, San Miguel, San Pedro de Arimena, Carimagua, Cristalinas, Alto De La Virgen, Planas

63%

8 DURACIÓN DEL CONTRATO

La duración del contrato será de tres (3) años contados a partir de la fecha de iniciación del contrato, no obstante, si el contratista cumple y mantiene o sobrepasa los indicadores establecidos en el numeral “Metas”, la EMSA E.S.P. podrá prorrogarlo hasta por el mismo plazo inicial si el concepto de la interventoría es conveniente para la Empresa. La EMSA E.S.P., anunciará con anticipación su intención de prorrogarlo.



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Así mismo se podrá dar por terminado si al revisar las metas indicadas en el numeral 5.33 el 50% de las metas establecidas no superan el 90% de las metas proyectadas para cada año por tres meses consecutivos.

9 REVISIÓN DE CONDICIONES CONTRACTUALES

Si durante el desarrollo y ejecución de los contratos resultantes de la presente invitación publica se presentan reformas legales o regulatorias, que modifiquen las condiciones contractuales o las obligaciones de tipo legal o contractual que deben asumir los contratantes, las partes de común acuerdo analizaran las diferentes variables, tanto técnicas como jurídicas y financieras, que deberán ser modificadas con la aplicación de la nueva normativa con el fin de acordar las modificaciones, aclaraciones o adiciones al contrato.

10 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Cada oferta se compone de una propuesta técnica y una propuesta económica. Cada una deberá ser entregada en original y una copia idéntica, cada una (1) en sobre independiente sellado debidamente foliado y en medio magnético CD. El CD debe estar en buen estado y etiquetado con el número y nombre de la invitación a cotizar la información impresa de la oferta debe ser totalmente igual a la contenida en el CD. La Carta de presentación firmada por el representante legal. La recepción de la oferta se realizará en el Centro de Documentación de la EMSA ESP, ubicado en el primer piso de la sede principal Barzal Alto, Vía Azotea de la ciudad de Villavicencio, antes de las 4:00 p.m. del día señalado en el cronograma de la presente invitación. Cada sobre debe indicar claramente si es original o copia y deben estar marcados de la siguiente forma:

ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No 004 DE 2012 SERVICIOS DE SUSPENSIÓN, VERIFICACIÓN, RECONEXIÓN, GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO, COBRO PREJURICO Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO CON CONDICIONES UNIFORMES PARA LOS SUSCRIPTORES O USUARIOS DEL SERVICIO DE ENERGÍA QUE PRESENTAN MOROSIDAD EN EL PAGOGERENCIA GENERAL BARZAL ALTO VÍA AZOTEA VILLAVICENCIO ORIGINAL (O COPIA) El cronograma para la presente invitación es como se describe a continuación:



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ÍTEM ACTIVIDAD FECHA

01 Aviso de prensa de la invitación pública a cotizar 14-ene-2012

02 Publicación WEB y entrega del Documento Base de Invitación

17-ene-2012

03 Visita obligatoria/Presentación de tecnología y Pruebas 20-ene-2012

04 Fecha Límite para aclaraciones al Documento Base de Invitación

24-ene-2012

05 Entrega de Ofertas 07-feb-2012

Los interesados podrán solicitar aclaración al Documento Base de Invitación a través del buzón de correo electrónico [email protected] citando el número de la invitación a cotizar.

La visita de la presente invitación es obligatoria y los interesados deberán presentar la tecnología a aplicar para desarrollar las actividades indicadas en los numerales 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 5.6.4, 5.6.5, 5.6.6 y 5.8 en donde se validaran el procedimiento y el cumplimiento de las condiciones de hardware y software indicadas en este documento.

Visita Obligatoria Presentación tecnologías y Pruebas:

El oferente deberá presentarse en la fecha establecida en el ÍTEM 3 del cronograma de la invitación a las 3:00 p.m., el cierre de asignación de turnos se terminara a las 3:10 p.m., el oferente que se presente luego de esta hora no le será concedido turno para revisión de la solución tecnología propuesta y por tanto no se expedirá la certificación requerida para la presentación de la oferta.

El oferente deberá presentarse con la tecnología esto es software y hardware necesario para la ejecución de actividades indicadas en los numerales 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 5.6.4, 5.6.5, 5.6.6 y 5.8 , teniendo en cuenta que se realizarán las siguientes pruebas:

Descripción Se realizo No Se realizo Parcialmente

Numeral 5.6.1. Actividades de Suspensión

Envió de ordenes de servicios al dispositivo

Cargue de archivos al dispositivo

Diligenciamiento del resultado de los datos de la visita realizada

Generación e impresión del acta de visita



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de pruebas realizadas de acuerdo a la orden de trabajo respectiva.

Envío de la información digitalizada al servidor

Numeral 5.6.2 Actividades de Verificación



Validar los mensajes generados por anomalías o novedades en la orden de trabajo

Generación e impresión del acta de visita de pruebas realizadas de acuerdo a la orden de trabajo respectiva.


Resultado del seguimiento

Numeral 5.6.3, Actividades de Reconexión



Anulación de ordenes de trabajo con reportes de pagos en tránsito y generar reconexiones automáticas de acuerdo al reporte de pagos enviados desde el servidor.



Estado de las ordenes de trabajo pendientes por ejecución de acuerdo al numeral 5.6.3



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Numeral 5.6.5, Gestión de Cobro



Diligenciamiento del resultado de los datos de la visita realizada



El contratista deberá montar un modelo de prueba para las pruebas anteriormente mencionadas; los datos de los clientes pueden ser ficticios o utilizados en otras empresas en donde los oferentes presten este mismo servicio.

11 VENTA DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

Los interesados en participar deberán comprar el Documento Base de Invitación, cuyo valor será equivalente a un millón de pesos moneda corriente ($1.000.000,oo). El valor de los mismos deberá ser consignado en la cuenta ahorros No.36405110-2 de BANCO DE BOGOTA a favor de Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., el contratista deberá colocar en el campo “Referencia” el Nit o cédula de la empresa que participa en la invitación. El contratista deberá conservar el recibo original de la consignación y anexarlo a su oferta, su no-inclusión dentro de la oferta, o el pago de un valor menor al debido, dará lugar al descarte de la misma.

El Documento Base de Invitación estará disponible para ser consultado en la página Web www.emsa-esp.com.co en el link contratación., a partir de la fecha indicada en el cronograma.



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12 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS - UNIONES TEMPORALES)

12.1 PERSONAS JURÍDICAS

Podrán participar todas las personas jurídicas que de su razón social se desprenda que pueden suministrar el objeto de la presente invitación, lo cual debe estar registrado en el objeto social del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal de la persona jurídica.

12.2 CONSORCIOS

Podrá conformarse consorcio entre personas jurídicas lo cual deben acreditar a través del certificado de existencia y representación, y deben cumplir con las condiciones estipuladas en los presentes términos.

En un Consorcio, cada uno de sus integrantes responderá solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la Propuesta y del Contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

12.3 UNIONES TEMPORALES

En esta modalidad, cada uno de los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el cumplimiento total de la Propuesta y del objeto del Contrato, pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los participantes en la Unión Temporal.

Los consorcios o uniones temporales deberán facturar a nombre del consorcio o de la unión temporal, no se aceptara que facturen de forma independiente, por tal razón deberán tramitar el respectivo RUT.

13 VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS

Las propuestas deberán estar vigentes hasta por el término de noventa (90) días calendario a partir de su recepción.

14 DOCUMENTOS ESENCIALES DE LA OFERTA

Para efectos de la evaluación de los documentos esenciales requeridos, el oferente debe tener en cuenta los siguientes conceptos:



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- DOCUMENTOS NO SUBSANABLES: La no presentación de los documentos calificados como no subsanables determina que la oferta no sea tenida en cuenta y por lo tanto será descalificada inmediatamente.

- DOCUMENTOS SUBSANABLES: La no presentación de los documentos calificados como subsanables será comunicada al oferente en los términos establecidos en el numeral 17 del presente documento base de invitación, si en el plazo otorgado no es (son) presentado (s) el (los) documento (s), la oferta no será tenida en cuenta y por lo tanto será descalificada.

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del OFERENTE, y su estudio y evaluación por parte de la EMSA ESP., el OFERENTE debe entregar los documentos de la oferta, debidamente foliados y en el orden que se relacionan a continuación.

1. Carta de presentación de la propuesta según el ANEXO No. 1. No Subsanable

2. Original Certificado de Existencia y Representación Legal del CONTRATISTA, expedido por la autoridad competente, con una vigencia no superior a treinta (30) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Solicitud de Ofertas. Subsanable

3. Autorización de la Junta Directiva o Asamblea de Accionistas, en el evento que el Representante Legal no tenga facultad para presentar la oferta y suscribir el contrato por exceder las cuantías señaladas en el respectivo mandato. En caso de tratarse de una Unión Temporal o Consorcio debe presentar el de cada una de las Empresas que conformen el consorcio o unión temporal. Subsanable

4. Documento de conformación de Consorcio o Unión Temporal, en caso de darse esta figura. No Subsanable

5. Garantía de Seriedad de la Oferta a favor de particulares debidamente firmada por el representante legal, equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de su cotización, la cual deberá permanecer vigente durante noventa (90) días contados a partir de la fecha de cierre de la presente Invitación Pública a Ofertar. No Subsanable

6. Constancia de pago de la prima por la Garantía del numeral anterior. No Subsanable

7. Cuadros de Valores de la oferta económica de la oferta según ANEXO No. 4. No Subsanable

8. CD con el (los) archivo (s) en formato Excel con los cuadros de valores de la oferta económica. El CD debe estar en buen estado y etiquetado con el



98

número y nombre de invitación a cotizar, el Proponente deberá presentar el análisis individual de precios para cada ítem presentado en el anexo 4, así como un cuadro total en donde se resuman los conceptos costeados e incluidos en la oferta. Subsanable

9. Estados financieros a 31 de diciembre de 2009, 31 de diciembre de 2010 y 30 de junio de 2011, debidamente CERTIFICADOS y firmados, con sus respectivas notas a los estados financieros. Tener en cuenta que las cifras tomadas para la evaluación financiera sean de fácil revisión en los mismos. No subsanable

10. Experiencias Certificadas de la firma en trabajos similares al objeto de la presente Invitación Pública (a los cuales se les adjudica puntajes para evaluación), desarrollados o en ejecución en los últimos cinco (5) años. Serán documentos válidos para la certificación de la experiencia el certificado de la entidad en el cual debe figurar como mínimo la siguiente información: Firma Contratante, oferente, número, objeto, valor, fecha de inicio, y fecha de finalización del contrato según ANEXO 6. No Subsanable.

Nota: Para evaluar la experiencia no se aceptan copias de contratos, solo se tomaran para la evaluación las certificaciones que cumplan con la información mínima requerida.

11. Descripción detallada del software y demás aspectos tecnológicos a utilizar en el desarrollo de las actividades objeto de la presente invitación. No Subsanable

Nota: No incluir manual de funcionamiento solo características de diseño, soporte, y demás información necesaria para evaluar la tecnología ofrecida.

12. Cronograma de puesta en marcha de la tecnología una vez adjudicado el contrato, haciendo referencia específica a lo requerido en los ítems 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 5.6.4, 5.6.5, 5.6.6 y 5.8 . No Subsanable

Nota: no se acepta fechas que indiquen desarrollo o pruebas.

13. Certificación de verificación por parte de EMSA de la tecnología ofertada indicada en el numeral 5.26 (ÍTEM 3), la cual será el resultado de la verificación el día de la visita. Para consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes debe reunir este requisito para que su oferta sea tenida en cuenta. No Subsanable

14. Organigrama, en el cual se deberá indicar mediante un diagrama jerárquico, la estructura general de la organización y la estructura administrativa que el proponente dedicará al proyecto, para cumplir con el objeto del contrato, en caso de salir favorecido con la adjudicación. Subsanable



99

Nota: El organigrama presentado deberá tener como mínimo la estructura propuesta en ésta invitación.

15. Hoja de vida del director del proyecto. No Subsanable

16. Certificación Gestión de Calidad ISO 9001:2008 con alcance descrito en el presente Documento base de invitación. No Subsanable

17. Certificación OHSAS 18001:2007 con el alcance descrito en el presente Documento Base de Invitación. No Subsanable

18. Certificación ISO 14001:2004 con el alcance descrito en el presente Documento Base de Invitación. No Subsanable

19. Plan de calidad del proyecto No Subsanable

Nota: El oferente deberá presentar el plan de calidad de acuerdo con los lineamientos de la norma ISO 10005:2005

20. Relación de la infraestructura mínima ofrecida para la ejecución del contrato según el ANEXO No. 7. Subsanable

Nota: No anexar facturas, tarjetas de propiedad y otros documentos solamente diligenciar el anexo con la mejor información disponible.

21. Formulario de Proveedores según ANEXO 5. Subsanable

22. Original de la consignación por el valor del Documento Base de Invitación. Subsanable

23. Fotocopia del Registro Único Tributario RUT del OFERENTE, en caso de ser una Unión Temporal o Consorcio deberá presentar el de todos los integrantes y el de la Unión Temporal o Consorcio. Subsanable.

24. Certificación de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la firma oferente y su representante legal expedido por la Contraloría General de la República. Subsanable.

15 EVALUACIÓN

EMSA E.S.P. realizará la evaluación jurídica, financiera, económica y técnica, de las propuestas de acuerdo con lo consignado en la presente invitación.

15.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Las ofertas serán evaluadas con base en los siguientes criterios:

- Documentación exigida.

- Evaluación aspectos financieros, experiencia, personal, tecnología y precio de cuerdo con el siguiente cuadro:



100

Factor a Evaluar Puntaje

Evaluación financiera 50 Puntos

Experiencia de la firma 100 Puntos

Experiencia del director 30 Puntos

Oferta Implementación Tecnología

70 Puntos

Oferta Económica 250 Puntos

Total 500 Puntos

15.2 EVALUACIÓN FINANCIERA (50 PUNTOS)

El CONTRATISTA deberá presentar los estados financieros a:

• 31 de diciembre de 2009

• 31 de diciembre de 2010

• 30 de junio de 2011

La Evaluación financiera se realizará sobre los siguientes aspectos:

• Liquidez ( 15 Puntos)

• Cubrimiento (20 Puntos)

• Endeudamiento (15 Puntos)

El CONTRATISTA presentará el endeudamiento financiero discriminados en corto y largo plazo, entendiendo corto plazo como obligaciones cuyo vencimiento a la fecha de cada uno de los tres (3) cortes sea menor o igual a un (1) año, este dato debe ser verificable en los estados financieros y/o notas a los estados financieros, no se tomaran cuadros anexos con la información en caso de no ser verificable los datos se tomara como cero (0).

El CONTRATISTA deberá presentar el valor de sus activos corrientes y pasivos corrientes con la respectiva composición a cada corte lo cual debe encontrarse en los estados financieros para cada periodo y sus respectivas notas.

Todos los datos presentados deberán ser verificables contra los estados financieros presentados.



101

Para realizar la evaluación financiera se tomará en cuenta la siguiente información extraída de los estados financieros presentados por los oferentes:

Cuenta Balance dic-09 dic-10 jun-11

Caja y Bancos *

Inversiones de Tesorería Títulos Valores

Negociables TES y CDT´s. No incluir títulos como

acciones y participaciones en otras empresas salvo

que sean de alta bursatilidad*

Cuentas por Cobrar de Vencimiento No mayor a 60

días *

Inventarios

Total Activo Corriente (A) - - -

Cuenta Balance dic-09 dic-10 jun-11

Detalle de las obligaciones financieras de Corto Plazo.

Servicio de la deuda por Capital a menos de 1 año

desde la fecha de corte *

Detalle de las Cuentas por pagar a proveedores con

vencimiento menor de 60 días *

Detalle del Valor de los Impuestos por pagar con

vencimiento menor a un año (Renta, Industria y

Comercio, ETC) *

Total Pasivo Corriente (B) - - -

CALCULO DEL EBITDA dic-09 dic-10 jun-11

Utilidad Operacional *

Mas Depreciaciones *

Más Amortizaciones *

Total EBITDA (C) - - -

Deuda financiera dic-09 dic-10 jun-11

Corto plazo

Largo Plazo

Total Deuda Financiera (D)

Una vez se traslade esta información se procederá a realizar la evaluación teniendo en cuenta los puntajes asignados:



102

• LIQUIDEZ ( 15 PUNTOS)

Para evaluar la liquidez del oferente se tomarán el capital de trabajo y la razón corriente tal como se establece a continuación:

A - B = CAPITAL DE TRABAJO.

Se le asignará el 70% de la calificación es decir 10,50 puntos. Así mismo el puntaje se distribuirá por cada año así:

Diciembre 2009 – 4,20


Junio de 2011 – 2,10

A / B = RAZÓN CORRIENTE.

Se le asignará el 30% de la calificación es decir 4,50 puntos. Así mismo el puntaje se distribuirá por cada año así:



Junio de 2011 – 0,90

Para efectos de los cálculos se disminuirá 400 millones de pesos al valor del Activo corriente, determinado como monto mínimo deseable de activos corrientes.

Ejemplo Total Puntaje Liquidez 15,00

Porcentaje asignado a ktal de trabajo 70,0% 10,50

Porcentaje asignado a razon corriente 30,0% 4,50

Minimo Deseable MM 400.000.000,0 El monto minimo deseable se resta del activo corriente para el calculo

Indicador Ktal de Trabajo dic-08 Puntos dic-09 Puntos dic-10 Puntos Total Ptos

Oferente 1 Ktal de Trabajo 1.331.644.896 1,47 268.547.760 0,27 1.025.590.305 0,74 2,49

Oferente 2 Ktal de Trabajo 2.821.863.757 3,12 2.361.836.679 2,41 2.659.946.672 1,93 7,46

Oferente 3 Ktal de Trabajo 3.803.540.584 4,20 4.116.254.916 4,20 2.895.046.310 2,10 10,50

Maximo 3.803.540.584 4.116.254.916 2.895.046.310

Puntaje a repartir 4,20 4,20 2,10 10,50

Indicador Razon Corriente dic-08 Puntos dic-09 Puntos dic-10 Puntos Total Ptos

Oferente 1 Razon Cte de Trabajo 1,37 0,31 1,11 0,12 1,22 0,27 0,70



Maximo 7,99 16,03 4,05

Puntaje a repartir 1,80 1,80 0,90 4,50

Evaluacion Puntaje por Liquidez Total Puntos

Liquidez Oferente 1 3,19



• CUBRIMIENTO (20 PUNTOS)



103

Para evaluar el cubrimiento del oferente se tomarán las siguientes razones de cubrimiento así:

D / C = CUBRIMIENTO 1.

Se le asignará el 40% de la calificación es decir 8 Puntos. Así mismo el puntaje se distribuirá por cada año así:



Junio de 2011 – 1,60

La asignación del puntaje en porcentaje (%) se hará de acuerdo con lo establecido en la siguiente tabla:

Inferior Superior Calificación - 1,00 50%

1,01 2,00 60% 2,01 2,50 100% 2,51 3,00 60% 3,01 6,00 40% 6,01 10,00 10%

C/Ingreso operacional oferente = CUBRIMIENTO2.

Se le asignará el 60% de la calificación es decir 12 Puntos. Así mismo el puntaje se distribuirá por cada año así:



Junio de 2011 – 2,40

La asignación del puntaje en porcentaje (%) se hará de acuerdo a lo establecido en la siguiente tabla:

Inferior Superior % Calificación Puntos

0,00% 5,00% 10,00% 5,01% 10,00% 15,00%

10,01% 15,00% 30,00% 15,01% 20,00% 60,00% 20,01% 25,00% 80,00% 25,01% 40,00% 100,00%



104


40,01% 50,00% 60,00% 50,01% 100,00% 50,00%

Ejemplo: Total Puntos Cubrimiento 20

Total Porcentaje Puntos para Pasivo Finan /

EBITDA 40,0% 8,00

Total Porcentaje EBITDA / Ingreso Operacional 60,0% 12,00

Calculo indicadores de cubrimiento dic-08 Puntos dic-09 Puntos dic-10 Puntos Total Ptos

Total Pasivo Financiero CP y LP / EBITDA Oferente

OFERENTE 1 1,450 1,92 2 3,20 2,27 1,60 6,72


OFERENTE 2 2,18 3,20 1,43 1,92 3,64 0,64 5,76


OFERENTE 3 0,91 1,60 1,63 1,92 12,01 0,16 3,68

Total Puntaje por año 3,20 3,20 1,60

Calculo indicadores de cubrimiento dic-08 Puntos dic-09 Puntos dic-10 Puntos Total Ptos

EBITDA / Ingreso Operacional Oferente 1 13,72% 1,440 13,67% 1,44 25,70% 2,40 5,28



Total Puntaje por año 4,80 4,80 2,40

Total Cubrimiento Total Puntos

Cubrimiento Oferente 1 12,00



• ENDEUDAMIENTO (15 PUNTOS)

Para evaluar el endeudamiento del oferente se tomara la siguiente razón así:

TOTAL PASIVO/TOTAL ACTIVO OFERENTE = ENDEUDAMIENTO,

Se le asignará el 100% del puntaje es decir 15 puntos. Así mismo el puntaje se distribuirá por cada año así:



Junio de 2011 – 3,00

La asignación del puntaje en porcentaje (%) se hará de acuerdo a lo establecido en la siguiente tabla:


0,00% 20,00% 90,00% 20,01% 30,00% 100,00% 30,01% 40,00% 80,00% 40,01% 60,00% 70,00% 60,01% 80,00% 50,00%



105


80,01% 100,00% 0,00%

Ejemplo:

Total Puntos Endeudamiento 15

Total Porcentaje Pasivo / Total Activo 100,0% 15,00

Calculo indicadores de endeudamiento dic-08 Puntos dic-09 Puntos dic-10 Puntos Total Ptos

Total Pasivo / Total Activo Oferente 1 63,64% 3,00 61,76% 3,00 59,17% 2,10 8,10



-

Total Puntaje por año 6,00 6,00 3,00 15,00

15.3 EXPERIENCIA DE LA FIRMA (100 PUNTOS)

Se evaluará la experiencia de la firma en trabajos de toma de lecturas de medidores, y distribución de facturas con máximo 100 puntos.

Implica la realización de trabajos de campo consistentes en toma de lecturas, y/o distribución de facturas del servicio de energía eléctrica o gas; el puntaje se asignará con base en el valor de los contratos ejecutados por el proponente en los últimos cinco (5) años debidamente acreditadas mediante certificaciones expedidas por la entidad contratante.

Serán validas las certificaciones emanadas de la Empresa contratante hacia la Empresa CONTRATISTA (quien suministró el servicio), en donde se especifique el valor pagado por cada servicio (ítem) suministrado por el CONTRATISTA en el tiempo de ejecución del contrato; se asignará puntaje según el valor certificado para la actividad o servicio prestado objeto de la presente invitación.

Las certificaciones debe indicar si el CONTRATISTA fue penalizado o multado durante la ejecución del contrato y el valor de ésta si la hubiere.

Se evaluarán máximo 4 certificaciones.

Solo serán tenidas en cuenta la experiencia que soporte la firma oferente, o la sumatoria de las firmas para el caso de uniones temporales o consorcios, por lo tanto no serán tenidas en cuenta las experiencias que de forma individual hayan sido ejecutas bajo su nombre por ingenieros y técnicos. El comité evaluador validará el cumplimiento de que la certificación contenga las penalizaciones o multas sobre los contratos certificados, si la certificación expedida no posee esta aclaración no será evaluada.



106

Valor de la suma de los contratos relacionados toma de lecturas y distribución de facturas

Puntaje

Mayores o iguales a $ 4.000 millones 80 Menores de $ 4.000 millones y mayores o iguales a $ 2.000 millones

60

Menores de $2.000 millones y mayores o iguales a $500 millones 40 Menores de $ 500 millones 10

Se otorgarán 20 puntos adicionales a la experiencia de la firma si una o más certificaciones se refieren a contratos ejecutados en el departamento del Meta.

Para efectos de esta evaluación se realizará una sumatoria del valor total de los contratos. Para la calificación de la experiencia en el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, se sumará el valor de los contratos ejecutados por cada uno de sus integrantes.

15.4 EXPERIENCIA DEL DIRECTOR (30 PUNTOS)

Se evaluará la experiencia del profesional que se presente en la oferta como director del proyecto, y el puntaje será adjudicado de acuerdo con el tiempo que acredite como director en contratos referidos a las actividades objeto de la presente invitación hasta con 30 puntos.

Tiempo acreditado por el director del proyecto Puntaje

Tiempo como director de proyectos similares superior a 5 años 30

Tiempo como director de proyectos similares entre 3 y 5 años 20

Tiempo como director de proyectos similares entre 1 y 3 años 15

Tiempo como director de proyectos similares inferior a 1 año 5

15.5 OPORTUNIDAD IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA (70 PUNTOS)

El proponente presentará un cronograma de puesta en marcha de la tecnología utilizada una vez adjudicado el contrato, detallando los tiempos de implementación específica para los ítems 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 5.6.4, 5.6.5, 5.6.6 y 5.8 No se evaluarán las fechas que indiquen desarrollo o pruebas sino únicamente las fechas de entrada en operación de la solución tecnológica ofrecida.



107

Puntaje

Numeral Descripción Inferior 1 mes

Entre 1 y 2 meses

Entre 2 y 3 meses

5.6.1, 5.6.2, 5.6.3,

Actividades de Suspensión + Verificación + Reconexión

55 40 25

5.6.5 Gestión de Cobro 15 10 5 Estos puntajes serán asignados de manera independiente para cada uno de los servicios, el valor final será la suma de los puntajes obtenidos. CONDICIONES HABILITANTES EVALUACIÓN ECONÓMICA Las ofertas que serán tenidas en cuenta para la evaluación económica deberán cumplir con el siguiente requisito: - Obtener como mínimo dos cientos (200) puntos en la sumatoria del puntaje

otorgado para los factores de evaluación financiera, experiencia de la firma, experiencia del director y tiempo de implementación de la propuesta tecnológica.

Las ofertas que no cumplan con este parámetro no serán tenidas en cuenta en la evaluación económica y saldrán del proceso de selección.

15.6 EVALUACIÓN OFERTA ECONÓMICA (250 PUNTOS)

Entre las ofertas presentadas que cumplan la evaluación financiera, técnica y tecnológica se evaluará la oferta económica de acuerdo al siguiente procedimiento:

PRECIO TOTAL AJUSTADO (130 PUNTOS)

1. Se calcula para cada ítem de las ofertas la media aritmética.

2. Se calcula el porcentaje de desviación del precio ofertado por ítem como la diferencia del valor de cada actividad propuesta con respecto a la media aritmética dividido sobre la media aritmética.

Donde:

: Porcentaje de Desviación de la Oferta del proponente s. : Valor de la oferta del proponente s.

: Media aritmética de los precios de las ofertas.



108

3. Si el porcentaje de desviación de la oferta por ítem es mayor al 40% de la media aritmética de ese ítem (%DOs > 40%), el valor del precio del ítem ofertado se ajusta multiplicando la media aritmética por 1,4.

4. Si el porcentaje de desviación de la oferta por ítem es menor a -40% de la media aritmética (%DOs < -40%), el valor de la oferta se ajusta multiplicando la media aritmética por 0,6.

6,011∗≡ itemX

itemadoValorAjust

5. Si el porcentaje de desviación del ítem ofertado se encuentra entre el 40% y -40% (-40%< %DOs < 40%) el precio ofertado por ítem se mantendrá para la evaluación.

6. Los precios ofertados ajustados por ítem resultado del ejercicio anterior son multiplicados por la cantidad de acciones y totalizados por oferente.

7. La asignación de los 130 puntos será para la oferta de menor precio ajustado y para las demás se les dará un valor proporcional de acuerdo a la siguiente formula:

130XestaValorpropu

propuestaValormenori

rtaorValorOfePuntajeMen =

PRECIO POR ÍTEM (120 PUNTOS)

1. Se calcula para cada ítem de las ofertas la media aritmética.

2. Se calcula el porcentaje de desviación del precio ofertado por ítem con respecto a la media aritmética.

100*)(

00

XS

VO

SDI =

Donde:

: Porcentaje de Desviación por ítem proponente s. : Valor ítem proponente s.

: Media aritmética del ítem.



109

3. Se ubica la desviación calculada para cada uno de los ítems ofertados ya sean urbano o rural (Anexo No 4) de acuerdo a la siguiente tabla de puntuación.

Puntos (Pt)

0% al 50% 0

51% al 75% 30

76% al 90% 70

91% al 99% 100

100% 120

101% al 105% 100

106% al 120% 70

121% al 150% 30

151% o más 0

Ejemplo:

Proponente S

Ítem 7 media aritmética X=150

Valor ítem 7 Ítem 7=$239

% Variación DI DI= (239/150)*100

DI= 159,33%

Total puntaje asignado 0

Proponente Y

Ítem 7 media aritmética X=150

Valor ítem 7 Ítem 7=$150

% Variación DI DI= (150/150)*100

DI= 100%

Total puntaje asignado 120

4. A los puntos asignados al ÍTEM calificado se les aplicará un % de participación dentro de la evaluación de acuerdo a la siguiente tabla:



110

Total % de participación sobre la

calificación TP

Suspensión-verificación-reconexión Urbana

80%

Suspensión-verificación-reconexión Rural

10%

Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera urbana o terminación de cartera.

4%

Levantamiento Acta de visita para depuración de cartera rural o terminación de cartera.

2%

Gestor de cobro Tipo I 1%

Gestor de cobro Tipo II 1%

Técnico Gestor de cobro 1%

Profesional en derecho 1%

Total 100%

Pt * TP

Donde:

Pt: Puntos otorgados en el numeral 3.

TP: Total participación.

Ejemplo:

Proponente Y

Total puntaje asignado tipo 1 urbano 120

Factor de ponderación 90%

Puntos obtenidos 120*90%=108

Total puntaje asignado tipo 1 rural 120

Factor de ponderación 10%

Puntos obtenidos 120*10%=12

Total participación tipo 1 83%

PUNTAJE TOTAL (108+12)*83%=99,6

El precio unitario debe incluir todos los costos asociados como seguros, transportes, impuestos y demás costos o gastos que el OFERENTE considere.

El CONTRATISTA deberá tener en cuenta todos los impuestos que se causen y que puedan afectar el valor de su oferta y los que hayan de causarse por la ejecución



111

del contrato, tales como el Impuesto a la Renta, el Impuesto al Valor Agregado IVA, el Impuesto de Industria y Comercio, estampilla pro-electrificación, el valor que ocasione la constitución de garantías, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley.

15.7 DESEMPATES

En el caso de que haya empate entre dos o más propuestas, el Gerente de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., o quien haga sus veces, declarará la circunstancia de dicho empate y realizará una audiencia pública en la cual adjudicará el contrato a uno de los proponentes empatados, cuya oferta sea la más económica en el valor unitario de Entrega de Facturación Urbana para el tipo 1, si llegare a persistir el empate, la adjudicación se definirá por sorteo, el cual se llevará a cabo el día de la adjudicación del contrato.

16 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS

En los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos solicitados, a excepción de los documentos que descalifican la oferta, La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. requerirá por escrito al oferente quien deberá, dentro del plazo que se fije en el requerimiento, suministrar los documentos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta no será considerada. Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni las condiciones de la misma.

17 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

Durante el período de estudio de las ofertas, la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. podrá solicitar al oferente aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello éste pueda adicionar o modificar cualquiera de las condiciones de su oferta. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente deberán constar por escrito.

El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de recibo de la comunicación en tal sentido. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente se harán vía correo electrónico. No obstante lo anterior cuando se solicite la modificación o anexo de un documento, el oferente deberá remitirlo vía fax al número telefónico que para el efecto se le informe o radicarlo en la dirección anotada en el requerimiento. Si el oferente no responde dentro del término señalado en la solicitud y de conformidad con lo exigido, la oferta será descartada.

17.1 ADJUDICACIÓN

La EMSA ESP aclara, que el hecho de invitar a presentar ofertas, no la obliga desde ningún punto de vista a contratar lo ofertado.



112

La EMSA ESP se reserva el derecho de adjudicar por ítem y/o disminuir ó aumentar las cantidades a contratar.

La EMSA ESP. Se reserva el derecho de negociar con el proponente o proponentes, el valor de la oferta después de adjudicada.

A los proponentes no favorecidos se les devolverá, si así lo solicitan, la garantía de seriedad de la oferta dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación y al adjudicatario cuando esté perfeccionado el contrato.

17.2 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO

Si el proponente a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, EMSA ESP hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y dispondrá de su valor como indemnización de perjuicios.

El proponente a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y EMSA ESP estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad, siempre que la oferta sea conveniente para la Empresa.

17.3 DECLARATORIA DESIERTA O REVOCACIÓN

Procederá la declaratoria de desierta o revocación del proceso de selección cuando a juicio de la Electrificadora del Meta S.A. ESP., las ofertas presentadas sean inconvenientes técnica o económicamente para los intereses de la empresa, se presente una justa causa o no se hubiere presentado oferta alguna. La declaratoria de desierta o la revocación del proceso de selección podrán realizarse hasta antes de la firma del contrato.

17.4 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

El proponente a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato, contados a partir de la fecha de adjudicación del mismo. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y si le es conveniente a la EMSA ESP, estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad resultante. La legalización del contrato incluye la presentación de las pólizas descritas en este documento.

17.5 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN.

La presente Solicitud de Ofertas y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA E.S.P, ni la obligación de suscribir contrato.

17.6 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El Representante Legal o quien haga sus veces, deberá manifestar de manera expresa en la carta de presentación de la propuesta (Anexo 1) que ni él, ni la firma que representa se



113

hayan incursos en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en el Reglamento Interno de Contratación de EMSA E.S.P.

Si se llegare a presentar una inhabilidad y/o incompatibilidad a un proponente dentro del proceso de selección, se entenderá que este renuncia a su participación en el mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene a uno o unos de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, éstos están obligados a ceder su participación y los derechos correspondientes a un tercero, previa autorización escrita de EMSA E.S.P. Cuando la inhabilidad se presente durante el proceso de selección con anterioridad a la adjudicación, se entenderá para todos los efectos, que la propuesta fue presentada exclusivamente por los integrantes que no están inhabilitados, salvo que estos manifiesten la voluntad de no continuar adelante con el proceso.

17.7 PRÓRROGA DE TÉRMINO DE EJECUCIÓN

EMSA E.S.P., luego de evaluar internamente los resultados obtenidos en la gestión desarrollada, comportamiento contractual, responsabilidad y el cumplimiento de las obligaciones contratadas, podrá prorrogar por un término igual al inicialmente contratado, el plazo de ejecución del contrato que resulte del presente proceso, reconociendo al CONTRATISTA un incremento en los valores de cada ítem igual al IPC del año inmediatamente anterior; de igual manera y de forma unilateral la EMSA E.S.P. podrá decidir la terminación del mismo una vez se cumpla el plazo pactado.

EMSA se reserva el derecha de llamado a negociar precios para continuar con le contrato prorroga

18 GARANTÍAS DEL CONTRATO

El contratista seleccionado estará obligado a constituir a través de una compañía de seguros o de un Banco legalmente autorizado y establecido en Colombia, las siguientes garantías que avalen el cumplimiento de todas y cada una de sus obligaciones contractuales, así (Pólizas entre particulares):

18.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO

Una póliza para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones del contrato, la cual deberá constituirse por un valor equivalente al veinte (20%) del valor del mismo, con vigencia igual al plazo del contrato más sesenta (60) días contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.

18.2 PÓLIZA DE PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES

Una póliza para garantizar el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que hubiese empleado en la realización de las labores, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del



114

contrato y con vigencia igual a la del tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

18.3 PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Por una cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato y vigencia igual al término del contrato y tres (3) meses más.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórroga y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del contratista.

19 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL

El contratista para la legalización del contrato deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA.

20 TERMINACIÓN DEL CONTRATO POR JUSTA CAUSA DEL CONTRATISTA

EMSA E.S.P., podrá dar por terminado el contrato en los casos que autoriza la ley, o cuando ocurra alguna de las causas siguientes:

• Fraude o grave negligencia

Cuando el contratista fuere hallado culpable de fraude o falsedad o por grave negligencia en el cumplimiento de las obligaciones y condiciones estipuladas en el contrato, esta causal se aplicara incluso, ante la primera detección de falsedad en la tarea realizada.

• Subcontratación sin autorización

Si el contratista transfiere en todo o en parte el contrato, se asociare con otros para la ejecución de los servicios o subcontratare, sin previa autorización de EMSA E.S.P. En todo caso en ninguno de estos actos obligará a EMSA E.S.P. en ningún sentido.

• Concordato o liquidación obligatoria, embargos judiciales

La admisión a concordato o liquidación obligatoria del Contratista o el haberse iniciado en su contra juicios ejecutivos, o decretado embargos judiciales preventivos u otras medidas cautelares en su contra, que pongan de manifiesto la disminución de su solvencia económica o haga inviable su capacidad financiera para atender el normal cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Esta causal se aplicará siempre y cuando el embargo o la medida cautelar decretada judicialmente sea de tal entidad que afecte sustancialmente la solvencia económica



115

del Contratista o su capacidad de actuar, que afecte el normal desarrollo y ejecución del contrato, previo análisis jurídico y financiero efectuado por las partes.

• Incumplimiento de las metas propuestas

Esta causal se evaluara teniendo en cuenta el cumplimiento de la senda pactada para llegar a las metas anuales establecidas en el presente documento, y será aplicable si se evidencia en las revisiones por parte de la Interventoría que el contratista no ha implementado políticas, actividades, acciones y/o métodos efectivos tendientes a cumplir dichas metas en al menos el 30% de los indicadores establecidos.

• Exceder plazos fijados

Cuando el contratista se excediere del plazo fijado para la iniciación de los actividades tendientes a cumplir con los servicios contratados.

• Abandono o interrupción de trabajos

Cuando el contratista abandonare los trabajos o los interrumpiere por un plazo mayor de dos (2) días, excepto por causas de fuerza mayor.

• Incumplimiento reglamento higiene y seguridad industrial

En caso de incumplimiento del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de EMSA E.S.P.

• Incumplimiento en obligaciones laborales

Por incumplimiento de las obligaciones laborales establecidas en la legislación laboral vigente entre otros aspectos el pago de salarios, prestaciones sociales y los correspondientes aportes parafiscales, EPS, A.R.P, entre etc.

En el evento de presentarse terminación anticipada del contrato, el contratista responderá por los perjuicios que sufriere EMSA E.S.P. por causa del nuevo contrato que se suscribiere para la terminación de las labores de que se trata o por su ejecución directa por parte de EMSA E.S.P.



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ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA P ROPUESTA

Ciudad y fecha Señores ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. Barzal Alto Vía Azotea VILLAVICENCIO - META Ref: Invitación Publica a ofertar No 004-2012 El suscrito, ________________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía No. _________________ expedida en _________________, actuando en calidad de (Gerente, Representante Legal o Presidente) ____________ de la firma _______________________________________, domiciliada en (Ciudad, Departamento, País), __________________________________________ someto a consideración de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. la oferta de nuestra compañía, para la SERVICIOS DE SUSPENSIÓN, VERIFICACIÓN, RECONEXIÓN, GESTIÓN DE COBRO PERSONALIZADO, COBRO PREJURICO Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO CON CONDICIONES UNIFORMES PARA LOS SUSCRIPTORES O USUARIOS DEL SERVICIO DE ENERGÍA QUE PRESENTAN MOROSIDAD EN EL PAGOde conformidad con lo establecido en la Invitación Pública a ofertar y la oferta adjunta, entendiéndose que la participación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA E.S.P., y por tanto, no crean obligaciones para la misma, salvo en lo que se refiere al deber de obrar objetivamente y de buena fe en el proceso. El hecho de solicitar cotizaciones no genera obligación alguna para EMSA E.S.P. de suscribir contrato. Así mismo declaro que:

1. Que la firma ____________________________________________, NIT (o RUT) No. ________________________ suscribirá con la EMSA bajo su exclusiva responsabilidad, el eventual contrato en caso de salir favorecida con la adjudicación de la Invitación a cotizar.

2. Que la firma _______________________________________ cumple con los requisitos establecidos para participar en la Invitación a cotizar.

3. Que bajo la gravedad del juramento aseguro que la firma ______________________ ____________________, ni sus socios se encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

4. Que su Representante Legal está facultado legalmente para firmar y presentar la propuesta.

5. Que he revisado cuidadosamente la Invitación Publica a Ofertar, los documentos en ella referidos, incluidas las disposiciones legales que rigen la materia y acepto



117

todos los requisitos en ella contenidos y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

6. Que la información entregada en todos los documentos incluidos en esta oferta obligan al proponente y éste garantiza la veracidad de la información suministrada.

7. Que he recibido y analizado los ADENDOS publicados por la EMSA y que los mismos han sido considerados en mi oferta.

8. Que el valor total de la oferta incluido el IVA, todos los costos directos, indirectos, impuestos, etc, es la suma de ________________________________ pesos ($________________) moneda corriente.

9. Que el plazo total propuesto para la ejecución del contrato contando a partir de la legalización del mismo (aprobación de la póliza de cumplimiento), es de ______ (___) días calendario.

10. Que adjunto la Garantía de Seriedad de la oferta entre particulares, a favor de la EMSA, por un valor de __________________________________ ($_________________) M/CTE y vigente desde ______________________ hasta ________________________.

11. Que en la eventualidad de que esta propuesta sea seleccionada, me obligo a presentar las garantías exigidas en la solicitud de ofertas a Cotizar y además, prorrogar la Garantía de Seriedad de la Oferta, hasta tanto se establezca y apruebe la Garantía de Cumplimiento del contrato que llegue a firmarse.

12. Que realizaré dentro del plazo que fije la EMSA, todos los trámites necesarios para firma y la legalización del contrato, de lo contrario, autorizo expresamente a EMSA ESP para que haga efectiva la póliza de seriedad de la oferta presentada y adjudique a su criterio nuevamente el objeto del contrato

13. Que iniciaré el contrato en la fecha ordenada por la EMSA y lo terminaré dentro del plazo establecido.

14. Que conozco totalmente los requisitos y alcances de las exigencias laborales, de salud ocupacional y ambientales vigentes en la EMSA y los aplicaré en la ejecución de los trabajos.

15. Que me obligo a guardar la confidencialidad de la información que llegue a conocer con motivo del presente proceso contractual.

NOMBRE Y FIRMA (Espacio para la firma del representante legal o persona autorizada) _____________________________________________________ (Anotar nombres y apellidos completos de quien firma) C.C. No ________________de___________ DIRECCIÓN: ________________________ TELÉFONO:________________________ CORREO ELECTRÓNICO:__________________ Nota: se sugiere presentar la propuesta en papel membreteado e igualmente no agregar comentarios o aclaraciones a este documento.



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ANEXO No.2 ACTIVIDADES PROMEDIO

A continuación se presentan las actividades promedio mes de suspensión y verificación generadas en el año 2011, las cuales servirán de referencia por Municipio.

Municipios Suspensiones Verificaciones Urbano Rural Urbano Rural Villavicencio 3214 217 465 95 Acacias 223 42 54 15 Cabuyaro 49 15 6 6 Castilla la Nueva 3 28 3 7 Cubarral 19 5 3 2 Cumaral 28 41 24 4 Castillo 19 10 6 5 Dorado 10 4 2 4 Fuente de Oro 30 1 16 10 Granada 154 13 42 3 Guamal 36 26 20 18 Mesetas 14 22 14 20 Uribe 22 5 8 12 Lejanias 31 10 15 5 Puerto Lopez 64 47 29 19 Puerto Gaitan 170 20 70 15 Puerto Lleras 100 15 17 7 Restrepo 70 47 14 13 San Carlos de Guaroa 20 43 10 20 San Juan De Arama 28 13 10 15 San Martin 55 15 40 9 Vista Hermosa 27 5 5 64 Total 4386 644 873 368

Las actividades presentadas corresponden a un promedio tomado de la cartera según los soportes a Diciembre de 2011, y podrán variar en un 30% de incremento o disminución en el número de actividades. La ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. No se compromete a generar un número de actividades exactas por mes.

En ningún caso se pueden presentar discrepancias en precios unitarios y totales en cada una de las actividades contratadas, toda vez que estos deben quedar claramente definidos en la propuesta económica por el OFERENTE. Las cantidades de trabajos a ejecutarse son estimadas y la EMSA E.S.P. cancelará sobre los que realmente se hayan ejecutado.

Las actividades no efectivas que correspondan a los siguientes conceptos, la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. reconocerá el porcentaje (%) de una actividad efectiva de acuerdo a la edad de la cartera que corresponda relacionada



119

a continuación, el OFERENTE deberá tener en cuenta estas cantidades estimadas para efectos de la elaboración de su propuesta económica:

Actividad No Efectiva ACCIONES ESPERADAS

MES

VR A PAGAR

Pagos en Transito Urbana 1850 10%

Pagos en Transito Rural 150 20%

Suspensión No exitosa Urbana ( Reclamación ) 5 15%

Suspensión No exitosa Rural ( Reclamación ) 5 25%

Suspensión No exitosa Urbana (Orden EMSA) 15 15%

Suspensión No exitosa Rural ( Orden EMSA) 5 25%

*Actividades No Efectivas El oferente deberá diligenciar el anexo No.2 en el archivo Excel que ha preparado la Electrificadora del meta S.A. E.S.P., este archivo no debe ser modificado por el oferente. El oferente será responsable del diligenciamiento de la columna designada como Valor Unitario. Es responsabilidad del oferente ubicar correctamente el valor de cada actividad.



120

ANEXO No.3 CRONOGRAMA FACTURACIÓN Dia D L M MC J V S D L M MC J V S D L M MC J V S D L M MC J V S D L M

CICLO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

1 Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4 F.V A.P

20 T.L Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4 5 F.V A.P

21 Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4 5 F.V A.P


22 T.L Pr Cr CL Crit Liq. E.F 1 2 3 4 F.V A.P





23 T.L Pr Cr CL Crit Liq. E.F 1 2 3 4 5 F.V A.P



25 Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4 5 F.V

5 Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4

6 3 4 5 F.V A.P Pr Cr CL Crit Liq. 1 2


26 F.V A.P Pr Cr CL Crit Liq. 1 2


8 6 F.V A.P Pr Cr CL Crit Liq. 1

9 1 2 3 4 5 F.V A.P Pr Cr CL Crit Liq. 1

29 3 4 5 6 F.V A.P Pr Cr CL Crit Liq. 1 2



10 Pr Cr CL Crit Liq. 1 2 3 4 F.V

IMPRESIÓN E. FACTURAS


TOMA LECTURAS IMPRESIÓN E. FACTURAS


T. LECT


IMPRESIÓN

E. FACTURAS

T. LECT IMPRESIÓN E.FAC.

E. FACTURAS




TOMA LECTURAS

IMPRESIÓN E. FACT.


TOMA LECTURAS IMPRESIÓN


T. LECT IMPRESIÓN E. FACT.

IMPRESIÓN

T.LECTURAS

IMPRESIÓN


IMPRESIÓN

IMPRESIÓN

IMPRESIÓN


ENERO DE 2012

T. LECT IMPRESIÓN


T. LECT

E. FACT.

E. FACT.

Pr Cr: Precrítica Susp: Suspensión del servicio Crit: Critica P.Op: Pago Oportuno Imp: Impresión de Facturas



121

ANEXO No.4 CUADROS ECONÓMICOS

El oferente deberá diligenciar el anexo No.4 en el archivo Excel que ha preparado la Electrificadora del meta S.A. E.S.P., este archivo no debe ser modificado por el oferente. El oferente será responsable del diligenciamiento de la columna designada como OFERTA PRECIO UNITARIO SIN IVA. Es responsabilidad del oferente ubicar correctamente el valor de cada actividad.

Las cantidades establecidas son estimadas y podrán variar por debajo o por encima en el desarrollo del contrato durante los tres años.



122

ANEXO No.5 FORMULARIO DE PROVEEDORES



123

INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO: 1. INFORMACIÓN GENERAL: • NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Si es persona natural, es necesario que enuncie apellidos y nombres completos tal como aparecen registrados en la cédula de ciudadanía. Si es establecimiento de comercio de una persona natural, debe indicar apellidos y nombres completos del propietario. Si es Persona Jurídica, su razón social completa como aparece descrita en el Certificado de Cámara de Comercio. • RUT O NIT Y NUMERO RUT Para personas naturales o jurídicas, diligenciado ante la DIAN NIT para personas jurídicas • DIRECCIÓN, TELÉFONO, FAX, CELULAR, E-MAIL, PAGINA WEB, CIUDAD, DEPARTAMENTO, PAÍS: Es el domicilio del proveedor, lugar donde jurídicamente se puede localizar a una persona. A esta dirección se le enviaran la correspondencia y cualquier documento. • REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO: Código asignado por la Cámara de Comercio como comerciante y proponente. - NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Persona autorizada según Certificado de Cámara de Comercio, para solicitar, tramitar y actualizar cualquier información ante EMSA. 2. CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR: Debe ir de acuerdo con la actividad principal que desempeña el proveedor. Para Personas Jurídicas debe coincidir con el Acta de Constitución o Escritura de la Empresa. 3. INFORMACIÓN BANCARIA: Datos básicos para tramitar con oportunidad y seguridad, los pagos generados por sus servicios o suministros a EMSA. El suministro de una cuenta corriente o de ahorros nos facilita efectuar vía electrónica su pago. Es de carácter obligatorio anexar certificación bancaria en original, con expedición no mayor a treinta (30) días. Esta certificación debe contener como mínimo los siguientes datos:

- Titular de la cuenta, su NIT o cédula. El primer titular de la cuenta debe ser la persona natural o jurídica que presta el servicio o suministro y que es quien suministra sus datos en este formulario.

- Tipo y número de Cuenta. - Firma, nombre y sello del funcionario y Entidad que expide la certificación.

Si desea tramitar una actualización de la información bancaria, anexe adicionalmente una carta de solicitud firmada por el Rep. Legal en donde indique la cuenta anterior y la nueva cuenta. - INFORMACIÓN TRIBUTARIA Esta información hace referencia a todos los aspectos fiscales del proveedor, básicos e indispensables para garantizar la correcta liquidación de los impuestos de las facturas o Cuentas de Cobro de acuerdo a las normas establecidas. - NOMBRE, FIRMA E IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Certifica la veracidad de la información suministrada. DOCUMENTOS A ANEXAR: • Fotocopia del RUT, NIT o Cédula • Certificado de Cámara de Comercio • Certificación bancaria

NO OLVIDE INFORMAR CUALQUIER CAMBIO EN LOS DATOS SUMINISTRADOS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS Y FACILITAR UN OPORTUNO CONTACTO, ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITE DE PAGOS.



124

ANEXO No.6 MODELO CERTIFICACIÓN EXPERIENCIA

EL SUSCRITO XXXX DE LA EMPRESA ABC

HACE CONSTAR

Que la Empresa X con Nit #### ejecuta(ó) el contrato No. ### cu objeto es “ Trascripción del objeto del contrato “

La calificación de acuerdo a los parámetros solicitados por el contratista s.f. es:

EXCELENTE (Cumplimiento del 98% al 100% de las labores contratadas) ( )

BUENO (Cumplimiento entre el 90% y 97% de las labores contratadas) ( )

SATISFACTORIO (Cumplimiento entre el 70% y 89% de las labores contratadas) ( )

REGULAR (Cumplimiento entre el 50 y 69% de las labores contratadas) ( )

Ciudad, fecha

Representante legal

NOTA: Serán descartadas aquellas ofertas de uniones Temporales o consorcio en donde uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio no posea más de dos (2) años de experiencia en procesos similares al objeto de la presente invitación.



125

ANEXO No. 7 RELACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE EL C ONTRATISTA DISPONDRÁ PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN CASO D E SALIR

FAVORECIDO CON LA ADJUDICACIÓN.

1. VEHÍCULOS

ITEM MARCA MODELO TIPO DOCUMENTO

SOPORTE 1 2 3 4

2. EQUIPOS DE CÓMPUTO

ITEM MARCA REFERENCI

A MODEL

O DOCUMENTO

SOPORTE 1 2 3 4

3. EQUIPO DE COMUNICACIONES

ITEM MARCA MODELO TIPO FRECUENCI

A DOCUMENTO

SOPORTE 1 2 3 4

1. EQUIPO DE VIDEO Y CÁMARAS FOTOGRÁFICAS

ITEM MARCA MODELO TIPO DIGITAL DOCUMENTO

SOPORTE 1 2 3

Nota: El lleno de las tablas anteriores son fundamento para saber con que elementos ya cuenta el CONTRATISTA y su posible intención de alquilar o comprar los elementos restantes.

Firma del Representante Legal



126

ANEXO No.8 BORRADOR MINUTA

CONTRATO No. XXX-0x

OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

CONTRATISTA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

VALOR: $XXXXXXXXX Incluido IVA

Entre los suscritos XXXXXXXXX, mayor de edad, vecino de Villavicencio,

identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXX expedida en Bogotá

D.C., en su condición de Gerente y Representante Legal de la Electrificadora del

Meta S.A. Empresa de Servicios Públicos Mixta, sociedad por acciones, sometida

en materia de contratación a las normas del derecho privado, constituida por

escritura pública No.6353 del 18 de Diciembre de 1981 de la Notaria Primera del

Círculo de Bogotá D.C., quien en adelante se denominará EMSA ESP; y

XXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, vecino(a) y domiciliado(a) en la

ciudad de XXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No.

XXXXXXXXX, expedida en la ciudad de XXXXXXXXXXXX, quien actúa en calidad de

Representante Legal de la firma XXXXXXXXXXXXXXX, Sociedad constituida

mediante Escritura Pública No. XXXXX Notaría XX de XXXX del XX de XXX de XXX,

inscrita en la Cámara de Comercio el XX de XXXX de XXX bajo el No. XXXXXXXXX

del Libro IX, y quien contractualmente se denominará el CONTRATISTA, han

convenido celebrar el presente contrato que se rige por las siguientes cláusulas,

previas las siguientes consideraciones: a) Que, atendiendo las necesidades de la

empresa se expide el Documento Base de Invitación a Cotizar No 0XX-200X cuyo

objeto es “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”. b) Que, el Documento Base de

Invitación a Cotizar y sus adendos fueron publicado en la página WEB de la

empresa. c) Que, una vez efectuada la respectiva evaluación a las propuestas

presentadas, el Comité de Contratación de EMSA E.S.P. decide adjudicar el objeto

de la presente contratación a la firma XXXXXXXXXXXXXXXX por presentar la

propuesta más favorable a EMSA E.S.P. PRIMERA: OBJETO: El Contratista se



127

obliga bajo su exclusiva dirección y responsabilidad a prestar el servicio de

“XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”; de conformidad con su oferta radicada en

Administración Documental bajo el No. XXXX el XX de XXXXX de 200X, Análisis de

la Gerencia de XXXXXXXX del XX de XXXXXXXXX de 200X, y Acta del Comité de

Contratación No. 0XX del XX de XXXX de 200X y adendos No X. Documentos que

forman parte integral del presente contrato. SEGUNDA: ALCANCE DE LOS

SERVICIOS. El alcance del servicio objeto del presente contrato, se concreta en

el numeral X del documento base de invitación a cotizar los cuales hacen parte

integral del presente contrato. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO: El valor del

presente Contrato es por la suma de XXXXXXXXXXXX ($XXXXXXXX,00)

MONEDA CORRIENTE, incluido IVA., discriminado en el siguiente cuadro

descriptivo:

ÍTEM DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL

PARÁGRAFO: Los precios establecidos en esta cláusula serán fijos y firmes no

reajustables, pagaderos a los 30 días después de presentada cada factura,

debidamente aprobada por la Interventoría. El Contratista declara que los precios

pactados incluyen todos los costos directos e indirectos, gastos generales, como

tasas, impuestos, derechos, según se requieran para su correcta ejecución, para

cumplir integralmente con el objeto del contrato. CUARTA: FORMA DE PAGO: La

Electrificadora del Meta S.A. ESP, cancelará al Contratista por la ejecución de los

servicios objeto del contrato, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. QUINTA: PLAZO DE

ENTREGA: El CONTRATISTA se obliga a entregar la totalidad de los trabajos objeto

del presente contrato en un plazo máximo de XXXXXXXXXX (XX) XXX calendario,

contados a partir de la respectiva acta de inicio y posterior a la legalización del

contrato. SEXTA: GARANTÍAS. EL CONTRATISTA deberá constituir por su cuenta



128

y entregar a EMSA las garantías expedidas por compañía de seguros o entidad

bancaria, legalmente establecida en Colombia (Póliza de Seguro de Cumplimiento

entre Particulares), que ampare los riesgos que a continuación se enumeran: a)

Garantía de Cumplimiento, para garantizar el cumplimiento de todas las

obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, por una cuantía

equivalente a x0% del valor del contrato por un término igual al plazo del contrato

y xxx xxxx más. Esta garantía deberá constituirse dentro de los cinco días

siguientes a la firma del contrato y tener vigencia desde su firma. b) Salarios y

Prestaciones sociales, para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales,

reclamaciones o indemnizaciones al personal con motivo de la ejecución del

contrato, por un valor equivalente al xxx por ciento (x0%) del valor del contrato

por el término de la vigencia del contrato y xxxx (x) xxxx más. c) Calidad de los

Servicios Prestados, por un valor equivalente al xxx por ciento (x0%) del valor

del contrato y con una validez igual al plazo del contrato y xxxx (x0) xxx más.

SÉPTIMA: PERSONAL: El Contratista será responsable del pago de sueldos y

prestaciones sociales de su personal el cual no contraerá vinculación laboral alguna

con la EMSA. OCTAVA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES

PRESUPUESTALES: Se establece que las entregas de las sumas de dinero que la

EMSA está obligada a pagar al CONTRATISTA, en virtud del presente contrato,

están subordinadas a las apropiaciones que de la misma se asignen en el

presupuesto de gastos para la vigencia fiscal correspondiente. NOVENA:

PENALIZACIONES. EMSA E.S.P. podrá imponer al CONTRATISTA a partir del

segundo mes de ejecución del presente contrato, las penalizaciones establecidas

en el D.B.I. numeral xxx, estas serán notificadas al CONTRATISTA a través del acta

mensual de pago y podrán ser controvertidas por este siempre y cuando presente

las respectivas justificaciones que logren determinar que no es responsabilidad del

contratista. PARAGRAFO: EL CONTRATISTA deberá cancelar el valor de las

penalizaciones, las cuales serán descontadas automáticamente del valor de su

facturación mensual. . DÉCIMA: APROPIACIONES PRESUPUESTALES: El



129

valor del presente Contrato será pagado con fondos provenientes del Rubro

XXXXXXXXXXXXX. DÉCIMA PRIMERA: INHABILIDAD E

INCOMPATIBILIDAD: EL CONTRATISTA declara conocer la Constitución, y

demás normas legales que regulan la materia, y afirma bajo juramento que no se

encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades, ni incompatibilidades

establecidas en ellas, para la celebración del presente contrato. DÉCIMA

SEGUNDA: INTERVENTORIA: La EMSA ESP ejercerá la interventoria del

presente contrato a través del Gerente de XXXXXXXXXX o a quien el designe. La

interventoria será el conducto regular para las relaciones entre la EMSA ESP. y el

CONTRATISTA a través de ella se tramitarán todos los asuntos relacionados con el

contrato y será la encargada de vigilar el cumplimiento de los compromisos

contractuales. DÉCIMA TERCERA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso

de incumplimiento del contrato, la EMSA cobrará inmediata y directamente al

CONTRATISTA en virtud de la presente cláusula penal pecuniaria, una suma

equivalente al 10% del valor del contrato. PARÁGRAFO: El valor de la multa de la

cláusula penal pecuniaria estipulada en el presente contrato, ingresará a la Tesorería

de la EMSA y podrán ser cobrados directamente al CONTRATISTA o de las garantías

constituidas. DÉCIMA CUARTA: CESIÓN Y SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA

no podrá ceder total o parcialmente, ni subcontratar la construcción objeto del

presente contrato a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, como

tampoco podrá ceder los pagos o valores a que tenga derecho, con motivo de la

ejecución del contrato sin la previa aprobación escrita de la EMSA. La EMSA no se

hará responsable de ninguna de las obligaciones emanadas de los SUBCONTRATOS,

ni de sus resultados por el hecho de haberlos autorizado. En el texto de los

SUBCONTRATOS siempre se dejará constancia de que se entienden celebrados

dentro y sin perjuicio de los términos del presente contrato y bajo la exclusiva

responsabilidad del CONTRATISTA. DÉCIMA QUINTA: NORMAS FISCALES: El

presente contrato se regirá por las normas fiscales aplicables en la EMSA, las



130

cuales acepta el CONTRATISTA y se consideran parte integrante del presente

contrato. DÉCIMA SEXTA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS : Las Partes

convienen que en el evento en que surja alguna diferencia entre las mismas por

razón u ocasión del presente contrato será sometido a conciliación de conformidad

con el reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de

Comercio de la ciudad de Villavicencio. En el caso en que las partes no se pongan

de acuerdo en un plazo de treinta (30) días hábiles, estas acudirán a un tribunal de

arbitramento que sesionará en la ciudad de Villavicencio y estará conformado por

un (1) árbitro, si el asunto es de menor cuantía, o por tres (3) árbitros en caso de

que la cuantía sea superior, nombrados uno por cada una de las Partes y un

tercero por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de la

ciudad de Villavicencio. En el caso de que solo sea necesario un solo arbitro o en

el caso de que alguna de las partes no nombre el arbitro que le corresponde

dentro de los quince (15) días hábiles al vencimiento del plazo de 30 días indicado

anteriormente, el mismo será designado igualmente por el Centro de Arbitraje y

Conciliación de la Cámara de Comercio de la ciudad de Villavicencio. Los costos

serán asumidos por Partes iguales. La parte cuyas pretensiones hubiesen sido

desestimadas por el Tribunal de Arbitramento, devolverá a la otra parte lo

aportado para el funcionamiento del Tribunal. Los árbitros decidirán en derecho

DÉCIMA SÉPTIMA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: La EMSA E.S.P. podrá dar

por terminado el presente contrato en los siguientes casos: 1) Por mutuo acuerdo

entre las partes. 2) Por el incumplimiento del Contratista en las obligaciones

contraídas en virtud del objeto del presente contrato. 3) Por cualquiera de las

causales establecidas en el numeral 21 del Documento base de Invitación. .

DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Las partes declaran que para todos los efectos

judiciales y extrajudiciales de este contrato, acepta la ciudad de Villavicencio como

domicilio de los contratantes. DÉCIMA NOVENA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Para la ejecución del presente contrato se requiere: 1) Registro presupuestal; 2)

Constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento y presentación del recibo



131

de pago de la prima correspondiente. VIGÉSIMA: El Contratista deberá cancelar

la(s) siguiente(s) obligación(es): 1) Pago de la estampilla Pro-electrificación rural

en la Tesorería Departamental. . En constancia de todo lo anterior se firma en

Villavicencio, a los

POR LA EMSA E.S.P. POR EL CONTRATISTA



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ANEXO No.9 ASPECTOS TRIBUTARIOS

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