ARCHIVO:Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados enun proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de sugestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a lapersona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestinadministrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

ARCHIVO PBLICO:Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO:Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es deinters pblicoy declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL:Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en suciclo vital.

ACCESO A LOS ARCHIVOS:Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, enlos trminos consagrados por la Ley.

AUTOMATIZACIN:Aplicacin de los medios tecnolgicos alos procesosde almacenamiento y recuperacin de lainformacin documental y de losdocumentos electrnicosde archivo.

ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING):Proceso derecoleccin de fracciones o partes de la World Wide Web y la garanta de que lacoleccin se conserva en un archivo o sistema de informacin para futuros investigadores,historiadores y pblico en general.

ACCESIBILIDAD:1. La caracterstica de ser defcil accesoo utilizar con un mnimo de barreras2. La capacidad para localizar la informacin relevante a travs del uso de catlogos,ndices, instrumentos de bsqueda, u otras herramientas.3. Autorizacin para localizar y recuperar informacin de uso (consulta o dereferencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena lapublicidad de los actos y documentos oficiales.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin enlos archivos de gestin y archivos administrativos y su conservacin temporal, hasta sueliminacin o integracin a un archivo permanente.

DOCUMENTO(S) (RECORDS):Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacino un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de susobligaciones legales.Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.Segn la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenidoinformativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dichopatrimonio est conformado por: Piezas textuales: manuscritos, libros, peridicos, carteles, etc. El contenido textualpuede haber sido inscrito con tinta, lpiz, pintura u otro medio. El soporte puedeser de papel, plstico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra,etc.

Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.

Piezas audiovisuales: pelculas, discos, cintas y fotografas, grabadas en formaanalgica o numrica, con medios mecnicos, electrnicos, u otros, de las queforma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar informacindonde se consigna el contenido.

Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soportepuede ser un disco duro o una cinta y los datos electrnicos forman el contenido.Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bienun grupo de documentos, como una coleccin, un fondo o conjunto de archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO:Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a susactividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico,econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

DOCUMENTO ELECTRNICO:Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que elcontenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo oreproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO:Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada que presteserviciospblicos en razn de sus actividades o funciones haciendo uso de medioselectrnicos.Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos poruna persona o entidad pblica o privada que preste servicios pblicos, en el transcurso de sugestin y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica,que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos deconservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracinde las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con unaorganizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valorinformativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante lastecnologas de la informacin.DOCUMENTO ORIGINAL:

Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

FUNCIN ARCHIVSTICA:Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

GESTIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS (GED):Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla informacin de la institucin; porun lado la que procede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en archivoselectrnicos.

GESTIN DOCUMENTAL:Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo yorganizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origenhasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin V conservacin.

GESTIN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT):Gestin documental. rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de lacreacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos, incluidos losprocesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la informacin y prueba delas actividades y operaciones de la organizacin.

HERRAMIENTAS DE BSQUEDA:Documento que contiene informacin detallada acerca de una coleccin especfica dedocumentos o registros dentro del archivo de una institucin.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

REGISTRO (REGISTRATION):Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de suentrada en el sistema.

SISTEMAS ELECTRNICOS DE GESTIN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT):Conjunto de programas, utilizados para recuperar V almacenar documentos electrnicos V/oimgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA DE GESTINDOCUMENTAL:Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largodel tiempo.

SISTEMA DEGESTIN DOCUMENTAL:1. Programas de gestin de bases de datos que disponen de una tecnologa idnea para eltratamiento de documentos cientficos, culturales y tcnicos.2. Gestin Documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar elflujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin deinformacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminarlos que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos,aplicando principios de racionalizacin y economa.

SOPORTE DOCUMENTAL:Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicosempleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos,flmicos, informticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL:Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos