semana 11 compras-1

UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALIFACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y

DE INGENIERIA CIVIL

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

CURSO: LOGISTICA

COMPRAS

Mg. Carlos Leveau LujánIngeniero de Sistemas

Magíster en Ingeniería de Sistemas

Magíster en Administración Estratégica de Empresas

Egresado de Doctorado en Administración

1. Competencias del tema

3. Desarrollo de los temas

4. Referencias bibliográficas

AGENDA

2. Introducción

1. Competencias del tema

Competencia General:

Conoce los conceptos y actividades del departamento de

compras.

Competencias Específicas:

Conoce sobre la organización del departamento de

compras.

Conoce las actividades relevantes en el área de compras.

Conoce y elabora la previsión de las necesidades

logísticas.

2. Introducción

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Antes de iniciar sus operaciones, una empresa requiere de

materiales, insumos, etc. Esta función de abastecer estos

materiales, es de responsabilidad de la logística, y dentro de la

logística esta función está encargada al

APROVISIONAMIENTO también conocido como

Abastecimiento.

Vemos entonces que el aprovisionamiento es una logística de

entrada y por lo tanto la primera fase del proceso logístico.

En esta unidad didáctica veremos como funciona el proceso del

aprovisionamiento; estudiaremos el proceso técnico de las

compras, determinando el lote económico de compra, y como

seleccionar y registrar a los proveedores.

3. Desarrollo de los temas

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1. APROVISIONAMIENTO

Conocido también como abastecimiento; es una función

básica de la cadena logística y está constituida por un

conjunto de actividades técnico-administrativas cuya misión

consiste en asegurar a la empresa, las materias primas,

materiales y suministros que garanticen su operación y

desarrollo.

Se inicia con la identificación de las NECESIDADES de las

diferentes unidades y principalmente del área de producción;

concluye con el grado de SATISFACCIÓN de tales

necesidades.

3. Desarrollo de los temas (cont.)

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a. Planeamiento del abastecimiento o aprovisionamiento

a.1. Previsiones logísticas; mediante proyecciones acertadas

para adelantarse a las variaciones de las operaciones logísticas,

como consecuencia de la influencia de los factores internos y/o

externos a la empresa, esto permitirá afrontar con los recursos

necesarios, situaciones de incertidumbre y riesgo; evitando así

sobrestocks o una rotura de stocks.

a.2.Logística estratégica; es la planeación enfocada como un

conjunto integrado en la que se definirán los objetivos para

periodos de mediano y largo plazo.


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a.3. Logística operativa; se encarga de los planes de las actividades

del soporte de abastecimiento con la finalidad de obtener resultados

de apoyo logístico en corto plazo, un mes, seis meses, hasta un año,

son herramientas fundamentales para las operaciones logísticas.

b. Fijación y evaluación de necesidades

A fin de satisfacer las necesidades del subsistema productivo

de la empresa, requiere de investigación en materia de productos y

materiales que el mercado ofrece, y que su incorporación pueda

representar innovación en los productos de nuestra empresa,

aportando ventajas comparativas que los posicionen mejor en el

mercado; esto implica fijar y evaluar las necesidades para el logro de

objetivos en términos de calidad, cantidad, precio, oportunidad y

servicios.


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2. LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Su objeto es la adquisición de los bienes y servicios que la

empresa requiere para su funcionamiento, para este fin es

necesario establecer políticas de logística adecuadas, por

ejemplo: en las limitaciones financieras, la gerencia de una

empresa adopta como política mantener stocks a 90 días, los

compradores sabrán que cualquier negociación que realicen

deberá estar dentro de esos límites; como vemos se deben

establecer políticas sobre la calidad, cantidad, precio, tiempo

o plazos de entrega y forma de pago.


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3. ACTIVIDADES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

a) Investigar e identificar fuentes de aprovisionamiento

(proveedores).

b) Formulación del presupuesto y el programa anual de

adquisiciones.

c) Seleccionar proveedores.

d) Gestionar y negociar con proveedores: cantidad, calidad,

oportunidad, precios y condiciones generales.

e) Colocar las órdenes de compra o servicios.

f) Investigación de nuevos productos que aparecen en el

mercado.

g) Disposición final de los sobrantes y productos obsoletos.


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4. LA GESTIÓN DE COMPRAS

a. Proceso de compras y contrataciones

Conjunto de operaciones técnico, administrativas y

jurídicas orientadas a la consecución de la propiedad,

disponibilidad y facilidad de utilización de bienes y servicios en

forma permanente o parcial a cambio de un pago.


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4. LA GESTIÓN DE COMPRAS

a. Proceso de compras y contrataciones (cont.)


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b. Sistema de información del proceso de compras

Conjunto interrelacionado de hechos tendientes a las

recopilaciones, clasificación, procesamiento, análisis e

interpretación de datos que sirven de instrumento básico para la

provisión o suministro de recursos materiales y/o servicios no

personales de tal manera que satisfaga las necesidades del

usuario.

Un buen sistema de información permite:


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c. Métodos para comprar

En grandes cantidades para reserva.

En cantidades proporcionales a los planes de producción.

En pequeñas cantidades para consumo.

De suministro continuo.

1. En grandes cantidades para reserva, o especulación: es

independiente del proceso industrial, se compra cuando los precios son

bajos y revender a mayor precio o para mantener un buen stock.

2. En cantidades según planes de producción: son compras realizadas

según el avance de los planes de producción.

3. Compras en pequeñas cantidades para consumo: éstas se efectúan

cuando el producto es necesario, a veces dependen del hecho, de que la

empresa produce según pedidos o en lotes de importancia limitada.

4. De suministro continuo: son las compras que pueden preverse

haciendo un análisis de las estadísticas de los consumos donde se

observa la frecuencia del uso de algunos productos.


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d. Normas para realizar las compras

Existen cuatro aspectos básicos a tener en cuenta en la

adquisición:

Calidad

Cantidad

Momento en que hay que Comprar

Precio


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1. Calidad

La calidad está definida por la utilización que se va a

dar al artículo que se requiere, las normas de calidad

deben estar en función de ello: la calidad debe

definirse; no debe medirse por el precio; debe ser la

más conveniente; debe estar siempre disponible: Por

esa razón las compras deben disponer de las

especificaciones necesarias.


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2. Cantidad

Estar seguro de que la cantidad que se adquiere es la correcta,

por que se debe estar capacitado para determinar si la

cantidad que le solicitan responde al consumo y al mismo

tiempo poder establecer la cantidad económica; se debe

equilibrar tres aspectos al hacer una adquisición: las

necesidades de consumo, las ventajas económicas y la

seguridad de su almacenamiento. Por tanto, las normas para la

cantidad son: basarse en el control de existencias; estar

respaldada por una necesidad; no debe estar influenciada por

el precio; tener en cuenta el tiempo de demora; tener en

cuenta el tipo de transporte; y, tener en cuenta el espacio

disponible.


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3. Momento en que hay que comprar:

Esta determinación evita gastos inútiles y compras de último

minuto; para ello hay que tener en cuenta el consumo, el

tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad por adquirir y

la distancia del proveedor. El momento en que hay que

comprar depende de un BUEN SISTEMA DE CONTROL DE

EXISTENCIAS.

4. Precio:

Se debe tener presente que el precio de adquisición es un

elemento del precio de venta; debe relacionarse con la

cantidad y calidad; el precio no es solamente el valor de

compra, hay que tener presente el transporte, embalaje,

recepción, almacenamiento, etc.


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e. El proceso técnico de las compras

e.1. Selección y registro de proveedores: se debe iniciar con un

estudio del mercado de productos y de proveedores, lo cual

implica reunir información sobre la producción, distribución y

venta del o los productos; localizar a los proveedores potenciales,

para seleccionar de entre ellos al que reúna las mejores

condiciones para nuestra política de compras. En la calificación

de los proveedores podemos tener en cuenta los siguientes

factores: la calidad, plazos de entrega, seguridad de las entregas,

flexibilidad, continuidad, nivel tecnológico, precios.


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e.2. Evaluación de proveedores: se afirma que una compra ha

sido eficiente cuando se ha realizado una buena selección de

proveedores. Una buena evaluación de proveedores aumenta las

ganancias de la empresa; con esta finalidad se emplean métodos

estadísticos, modelos matemáticos con ayuda de las

computadoras, por ejemplo: las gráficas y evaluaciones

estadísticas. La medición del proveedor y el comprador se basa en

la responsabilidad de: precio, tiempo, cantidad y calidad; veamos

algunos índices más usados:

Indice de precios = (precio más bajo / precio promedio) x 100

Indice de calidad = (lotes aceptados / lotes servidos) x 100

Indice de servicio = (piezas entregadas / total piezas

solicitadas) x 100


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e.2. Evaluación de proveedores (cont.)

La evaluación del mercado de proveedores consiste en

estudiar, evaluar, detectar, localizar y ayudar a desarrollar a

nuevas fuentes de abastecimiento, y actualizar los registros

de proveedores.


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e.2. Evaluación de proveedores (cont.)

Aspectos importantes a estudiar:

Estudio y evaluación de antecedentes comerciales e imagen del

proveedor.

Evaluación de su constitución, objetivos, capacidad productiva

y su fuerza laboral.

Estudio y evaluación de su perfil financiero (conocer

detalladamente la capacidad y respaldo financiero del futuro

proveedor), la evaluación financiera consiste en analizar las

capacidades de endeudamiento, de liquidez y de rentabilidad

del manejo operativo y administrativo de su(s) empresas.


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e.3. Solicitud de cotización:

Conocidas las necesidades, tanto cualitativas como

cuantitativas y su distribución en el tiempo, y espacio; y

efectuada la selección de proveedores, será preciso efectuar

la oportuna solicitud de cotización, con el fin de que aquellos

proveedores potenciales, indiquen las condiciones de precio,

cantidad, plazos y medios de entrega en los que están

dispuestos a efectuar la venta. La petición debe ser clara, con

todos los datos precisos, en especial las especificaciones

cualitativas, las cantidades y los plazos de entrega, para que

cada proveedor potencial formule sus ofertas de precio y

condiciones de pago.


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e.3. Solicitud de cotización (cont.)

En todos los casos que sea posible, es aconsejable solicitar

muestras; recibidas las ofertas (cotizaciones) se podrán efectuar

comparaciones entre ellas respecto a:

Calidades ofertadas

Plazos de entrega

Precios

Condiciones de Pago

Puntos de envío o recepción

Métodos de envío o fijación de condiciones de porte y seguros

Impuestos y gravámenes


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f. Cálculo del lote económico de compras (Q)

Mediante este cálculo, se minimiza los costos totales que

genera una operación de compra (costos de preparación de

pedidos mas los costos de mantenimiento de los stocks).

f.1. Costos de preparación:

Son los costos que generan las actividades desde la solicitud

de pedido por el usuario hasta que el producto esté

físicamente en el almacén (trámite del pedido, elaboración de

la orden de compra, transportes, seguros, manipulación,

control de calidad, recepción, ubicación en el almacén).


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f.2. Costo de mantenimiento de stocks:

Está definido como un porcentaje del precio de compra,

determinado de los diferentes costos que se incurren por tener

el producto en el almacén (espacio ocupado, control stocks,

registro, obsolescencia, seguro, costo de oportunidad, etc.).


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Ejemplo:

Se desea determinar las cantidades económicas a pedir del

artículo X3; cuya demanda anual es de 3,600, los costos de

preparación (ordenar) es de S/.60 por cada orden; el costo de

posesión se calcula en 30% del valor del inventario promedio; y

el precio del artículo en el mercado es de S/. 4.00 por unidad.

Solución:

Q=¿?

A = 3,600

S = S/. 60

P = S/. 4

K=30% = 0.30

unidadesQ

Q

600

)3.0)(4(

)60)(3600(2


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g. La distribución de las copias de la orden de compra u

orden de servicio

Para evitar implicancias negativas, como duplicación de pagos

o falta de fondos para el pago a proveedores, doble recepción

por parte del almacén, etc., veremos que es necesario que las

copias de las órdenes de compra u órdenes de servicio se

distribuyan:

Copia al almacén; para que puedan con anticipación preparar un

espacio físico para recibir el material, la pre-asignación de

códigos de ubicación, coordinar el apoyo de control de calidad

cuando sea necesario.

Copia a finanzas; para que pueda efectuar la provisión de fondos

para el pago oportuno al proveedor, etc.


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Caso: ALSA VS: TYRO

4. Referencias Bibliográficas

Libro:

ANAYA, Julio. (2011) Logística Integral, La gestión operativa de la

empresa. Editorial Esic. Madrid. España.

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