seguros de vida suramericana s.a. ramo riesgos …

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INFORME AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

SEGUROS DE VIDA SURAMERICANA S.A. RAMO RIESGOS LABORALES.

VIGENCIA 2020

CGR- CDST No. 7 Junio de 2021

mailto:[email protected]

http://www.contraloria.gov.co/


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RECURSOS PÚBLICOS ADMINISTRADOS SEGUROS DE VIDA SURAMERICANA S.A.

RAMO RIESGOS LABORALES. 2020

Contralor General de la República Carlos Felipe Córdoba Larrarte

Vicecontralor (E) Julián Mauricio Ruíz Rodríguez

Contralora Delegada para el Sector Trabajo Jehan Ali Cabrales

Director de Vigilancia Fiscal para el Sector Trabajo

Héctor Jairo Osorio Madiedo

Supervisor Javier Martínez García

Equipo Auditor de la Gerencia Departamental Colegiada de Antioquia

Gerente Departamental Jorge Hernán Lopera Taborda

Ejecutivo de Auditoría Juan Eugenio Lema Maya

Supervisor encargado Claudia Patricia Tirado Plata

Líder de auditoría Dora Estella Uribe Uribe

Auditores Lilibeth Eliana Murillo Gómez Julio Cesar Caballero Quintero Andrés Felipe López Gómez Daniel José Mahecha Zúñiga Orlando Alonso Jiménez Vanegas




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CONTENIDO 1. HECHOS RELEVANTES AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO .......................... 4

2. CARTA DE CONCLUSIONES ......................................................................... 5

2.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ................................................................... 6

2.1.1 Objetivo General. ........................................................................................ 6

2.2 FUENTES GENERALES DE CRITERIO ....................................................... 6

2.2.1 Generales y transversales a todos los objetivos. ..................................... 6

2.2.2 Específicos .............................................................................................. 8

2.3 Alcance ..................................................................................................... 14

2.4 LIMITACIONES DEL PROCESO ................................................................. 15

2.5 RESULTADOS EVALUACIÓN CONTROL INTERNO ................................. 15

2.6 CONCLUSIONES GENERALES Y CONCEPTO DE LA EVALUACIÓN REALIZADA ....................................................................................................... 16

2.6.1 Concepto: Incumplimiento Material ....................................................... 16

2.7 RELACIÓN DE HALLAZGOS ...................................................................... 18

2.8 PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................ 18

3. OBJETIVOS Y CRITERIOS ........................................................................... 20

3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................ 20

3.2 CRITERIOS DE AUDITORÍA ....................................................................... 20

4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA............................................................... 25

4.1 OBJETIVO 1. ARTÍCULO 11 DE LA LEY 1562 DE 2012 ............................ 25

4.2 OBJETIVO 2. GIRO DEL 1% DE LAS COTIZACIONES FONDO DE RIESGOS LABORALES. ................................................................................... 68

4.3 OBJETIVO 3. CUMPLIMIENTO COVID-19 ................................................. 70

4.4 OBJETIVO 4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO .................. 86

4.5 OBJETIVO 5. RENDICION DE INFORMES A LA CGR ............................... 87

4.6 OBJETIVO 6. EVALUACION DE CONTROL INTERNO .............................. 90

4.7 OBJETIVO 7. INSUMOS Y DENUNCIAS .................................................... 91

4.8 OBJETIVO 8. SISTEMAS DE INFORMACION ............................................ 92

5. ANEXOS ....................................................................................................... 101




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1. HECHOS RELEVANTES AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

Seguros de Riesgos Laborales Suramericana S.A. es una sociedad anónima colombiana con domicilio principal en la ciudad de Medellín, constituida por Escritura Pública número 5083 de noviembre 9 de 1995 de la Notaría 11 de Medellín, con un período de duración hasta el año 2045. Obtuvo su permiso de funcionamiento mediante Resolución No. 2983 del 13 de diciembre de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia. En mayo 12 de 2009, mediante Escritura Pública 807 de la Notaria 14 de Medellín, cambio su razón social de Compañía Suramericana Administradora de Riesgos Profesionales y Seguros de Vida S.A. por Seguros de Riesgos Profesionales Suramericana S.A. En marzo 11 de 2013, mediante la Escritura Pública 344 de Notaria 14 de Medellín, registrada el 27 de marzo de 2013 en la Cámara de Comercio de Medellín; Seguros de Riesgos Profesionales Suramericana S.A. cambió su razón social, y en adelante se identificará como Seguros de Riesgos Laborales Suramericana S.A., la cual se podrá identificar con su sigla ARL SURA. Es la primera vez que la Contraloría General de la República - CGR realiza auditoría a la ARL SURA, por parte de la Gerencia Antioquia.

El Decreto 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal…Que el artículo 1 del Acto Legislativo No. 04 de 2019, modificó el artículo 267 de la Constitución Política en los siguientes aspectos: i) amplió las competencias de la Contraloría General de la República señalando que le corresponde la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos; ii) el control fiscal además de ser posterior y selectivo, podrá ejercerse de manera preventiva y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público,…”

Para la vigencia 2020, la CGR realizó Seguimiento a la destinación de los recursos de las cotizaciones percibidas por las Administradoras de Riesgos Laborales dentro de la Emergencia Sanitaria decretada por la pandemia originada en el covid-19 de 2020, con corte 31 de julio de 2020, originando “El Informe Control Seguimiento Permanente en el Marco del Control Concomitante y Preventivo”, el cual dio como resultado un beneficio de auditoria por $ 90.487.884 el cual se materializa en la presente auditoria.




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2. CARTA DE CONCLUSIONES

Doctor IVÁN IGNACIO ZULUAGA LATORRE Gerente General Seguros de Vida Suramericana S.A - Ramo Riesgos Laborales. Email: [email protected] Dirección: Calle 49 A No 63-55 Centro Suramericana Torre SURAMERICANA Teléfono: 2602100 Medellín - Antioquia Respetado doctor Zuluaga Latorre. Con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y de conformidad con lo estipulado en la Resolución Reglamentaria Orgánica 022 del 31 de agosto de 2018, la Contraloría General de la República realizó auditoria de cumplimiento a Seguros de Vida Suramericana S.A - Ramo Riesgos Laborales, (en adelante ARL SURA) para emitir un concepto sobre el cumplimiento de los marcos normativos, reglamentarios y los objetivos de protección laboral que se relacionan con el recurso parafiscal por parte de la ARL, durante la vigencia 2020. Es responsabilidad de la Administración, el contenido en calidad y cantidad de la información suministrada, así como, el cumplimiento de las normas que le son aplicables a su actividad institucional en relación con el asunto auditado. Es obligación de la CGR expresar con independencia una conclusión sobre el cumplimiento de las disposiciones aplicables en el manejo y gestión de los recursos asignados, la cual está fundamentada en los resultados obtenidos en la auditoría realizada. Este trabajo se ajustó a lo dispuesto en los Principios Fundamentales de Auditoría y las Directrices impartidas para la auditoría de cumplimiento, conforme a lo establecido en la Resolución Orgánica 012 del 24 de marzo de 2017 y las Directrices impartidas para la auditoría de cumplimiento, en la Resolución Orgánica 022 del 31 de agosto de 2018, proferida por la Contraloría General de la República, en concordancia con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras




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Superiores (ISSAI1), desarrolladas por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI2). La auditoría incluyó el examen de las evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales y que fueron remitidas por Seguros de Vida Suramericana S.A - Ramo Riesgos Laborales ARL SURA. Los análisis y conclusiones se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en el Sistema de información de Auditorías - SICA establecido para tal efecto y los archivos de la Gerencia Departamental Colegiada de Antioquia - CGR. La auditoría se adelantó en la Gerencia Departamental Colegiada de Antioquia, sede de la entidad sujeto de control. El período auditado tuvo como fecha de corte el 31 de diciembre de 2020 y abarcó el período comprendido entre enero 1 a diciembre 31 de 2020. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas fueron analizadas y en este informe se incluyen los hallazgos que la CGR consideró pertinentes. 2.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 2.1.1 Objetivo General. Emitir un concepto sobre el cumplimiento de los marcos normativos, reglamentarios y los objetivos de protección laboral que se relacionan con el recurso parafiscal por parte de la ARL vigencia 2020. 2.2 FUENTES GENERALES DE CRITERIO De acuerdo con el objeto de la evaluación, las fuentes y criterios sujetos de verificación fueron: 2.2.1 Generales y transversales a todos los objetivos.

A continuación, se relacionan los marcos normativos (fuentes de criterio de carácter general) que fueron tenidos en cuenta y aplicados de manera transversal en desarrollo del presente proceso auditor.

1 ISSAI: The International Standards of Supreme Audit Institutions.

2 INTOSAI: International Organization of Supreme Audit Institutions.




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• Fallo No. 001890 del 13/11/2013 emitido por la CGR.

• Régimen de Contabilidad Pública en Convergencia con Estándares Internacionales de Información Financiera.

• Guía de aplicación No. 002. Presentación de estados financieros marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público de la Contaduría General de la Nación.

• Guía de principios, fundamentos y aspectos generales para las Auditorías en la CGR.

• Guía de Auditoría de Cumplimiento de la CGR.

• Manual de políticas de Abastecimiento Seguros de Vida Suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Reglamento Interno de Trabajo Seguros de Vida Suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Código de Ética y Buen Gobierno Seguros de Vida suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Políticas generales de seguridad de la información Seguros de Vida suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Políticas Marco Antifraude y Anticorrupción Seguros de Vida suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Políticas contables Seguros de Vida suramericana ramo Riesgos Laborales.

• Expedientes contractuales objeto de selección y evaluación.

De igual manera, las demás normas, conceptos, circulares, manuales e instructivos expedidos, tanto por la misma aseguradora de riesgos laborales - SURA, como por diferentes entidades externas entre ellas el Congreso y la Presidencia de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, el Ministerio de Salud y Protección Social (en adelante MSPS) y los temas objeto de control en la ARL, incluidas las normas que las reglamentan, modifican, adicionan, complementan, compilan y sustituyen.

Adicionalmente, también se tuvo en cuenta los diferentes fallos y sentencias judiciales emitidos por las diferentes instancias; así como, los principios generales de la Administración (Art. 209 de la Constitución Política - CP), los principios de la Gestión Fiscal y otras que complementan la administración, ejecución y control de los recursos de la ARL y que le son aplicables.




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2.2.2 Específicos Para auditar la presente materia de manera específica se tuvieron en cuenta los siguientes criterios de evaluación.

Tabla 1. Criterios específicos

Fuentes Criterios Notas /

Observaciones / Comentarios

Transversales y Generales

Objetivo general

Constitución 1991

Art. 2 Fines especiales del estado

Art. 48 Seguridad social Integral

Art.209 Principios de la Administración

Art.267 Control fiscal

Art. 269 Control Fiscal Interno

Ley 100 de 1993 Capitulo II Sistema de Seguridad Social Integral

Libro Tercero Art del 249 -254

Sistema General de Riesgos Profesionales.

Art del 255 -256

Invalidez por accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

Ley 42 de 1993 organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

Art 100-

Art 101

Sanciones.

Ley 489 de 1998 Art. 37 Sistema de Información de las Entidades y Organismos.

Decreto 1562 de 2012.

Todo el contenido. Sistema General de Riesgos Laborales

Ley 87 de 1993 Normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado

Art. 1 Definición del control interno.

Art. 2 Objetivos del sistema de control interno.

Art. 3 Características del control interno.

Art. 4 Elementos para el sistema de control interno.

Art. 5 Campo de aplicación.




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Ley 610 del 2000 Tramite de los procesos de responsabilidad fiscal

Art.3 Definición de gestión fiscal.

Art.4 Objetivo de la responsabilidad fiscal.

Art.5 Elementos de la responsabilidad fiscal

Art.6 Definición de daño patrimonial

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones.

Art. 2 Ámbito de aplicación

Ley 599 de 2000

Tipos penales que apliquen - Valoración objetiva

Código penal - considerar las

respectivas modificaciones

Ley 734 de 2002 Código único disciplinario

Art. 33 Derechos

Art. 34 Deberes

Art. 35 Prohibiciones

Art. 36 -41 Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflictos de intereses.

Art. 53 Sujetos disciplinables.

Ley 1474 de 2011 Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Art. 1-2 Inhabilidades de contratación

Art. 3 - 4 Inhabilidades y prohibiciones exservidores y ex - empleados públicos.

Art. 7 Responsabilidad de los revisores fiscales.

Art. 44 Sujetos disciplinarios.

Acuerdo 005 de 2013

Art. 2 Ámbito de aplicación

Art 4 Obligatoriedad de la organización de los archivos.

Ley 1712 de 2014 Art. 3 Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

Decreto 403 de 2020

Art.2 Definiciones sobre control fiscal, Objeto y sujeto de vigilancia y control.

Art.3 Principios de la vigilancia y el control fiscal.




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Art. 46 - 49 Control financiero, de legalidad, de gestión y de resultados.

Art. 78 - 88 Procedimiento administrativo sancionatorio.

Decreto 2423 de 1996. Clasificación Única de Procedimiento en Salud -CUPS

Art. 1. Ámbito de aplicación

Objetivo. Artículo 11 de la Ley 1562 de

2012. Servicios de Promoción y Prevención

Decreto 403 de 2020

Art 126 Daño patrimonial al estado.

Ley 610 de 2000 Art. 5 Elementos de la responsabilidad fiscal.

Art. 3 Definición de Gestión Fiscal

Art.6 Daño Patrimonial

Ley 734 2002 Principios rectores de la Ley disciplinaria


Art 2. Destinación de los recursos para los aportes patronales.

Ley 1122 de 2007

Art.13

Flujo y protección de los recursos

Pago 100% mes anticipado Capacitado (13d) pago 50% anticipada factura otras modalidades

Decreto 4747 de 2007

Art. 19 Codificación CUPS

Ley 1562 de 2012 Art. 11 parágrafo 1.

Intermediación de Seguros.

Resolución 3544 de 2013. Límite de gastos de las ARL

Art. 1 Definición del Límite

Ley 1712 de 2014 Art. 7 Disponibilidad de información


Art.1 Estándares para revelación de información financiera de Administradoras de Riesgos Laborales.

Decreto 403 de 2020

Art 126 Daño patrimonial al estado. Ley 2010 del 2019, Articulo 11 Modifica el Artículo 476 del estatuto tributario.




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Reglamento Interno de Trabajo ARL SURA.

Manual de políticas de Abastecimiento ARL SURA

Estatuto Tributario 476 Servicios excluidos del IMPUESTO sobre LAS VENTAS -IVA.

Objetivo. Giro del 1%

de las cotizaciones

Decreto 1833 de 1994

Art 6. Recaudo de los recursos por parte de las ARLs.

Ley 1122 de 2007 Art. 13 Flujo y protección de los recursos

Ley 1438 de 2011 Art. 43 Recursos del fondo de riesgos profesionales para prevención y promoción.

Ley 1562 de 2012 Art. 11 Servicios de Promoción y Prevención Aplicación directa al objetivo

Ley 610 de 2000 Art. 5 Elementos de la responsabilidad fiscal.

Art. 3 Definición de Gestión Fiscal

Art.6 Daño Patrimonial

Ley 734 2002 Art. 36 -41 Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflictos de intereses.

Resolución 5666 de 2016

Art.3 Reportes del pago de cotizaciones y al Fondo de Riesgos Laborales.

Decreto 488 de 2020

Art 5 Destinación de recursos al Fondo de Riesgos Laborales

Aplicación directa al objetivo

Código de ética de la ARL SURA

Código Buen Gobierno ARL SURA

Resolución 0255 de 2007

Artículo 1 adoptar el Código Único Nacional

Artículo 2 definiciones

Decreto 403 de 2020


libro I del Plan General de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación

9.3.1.1 Balance general Noción

estado contable básico

Numeral 8.2 Presentación en Estados Financieros




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Objetivo Cumplimiento COVID -19

Ley 1122 de 2007 Art. 13 Flujo y protección de los recursos

Decreto 403 de 2020


Decreto 538 de 2020

Art 13 Requisitos para inclusión del Coronavirus COVID-19 como enfermedad laboral directa.

Resolución 1846 del 2001

Se realizo la primera actualización de los CUPS

Decreto 676 de 2020

Art 5 Elementos de Protección Personal para contratistas afiliados a las Administradoras de Riesgos Laborales.

Decreto 551 de 2020

Art 1 Bienes cubiertos por la exención del impuesto sobre las ventas -IVA. Durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria COVID-19

Decreto 500 de 2020

Art. 3 Acciones de Promoción y Prevención por parte de las Administradoras de Riesgos Laborales de carácter público con ocasión de la emergencia sanitaria COVID-19.

Decreto 488 de 2020

Art 5 Recursos del Sistema de Riesgos Laborales para enfrentar el Coronavirus COVID-19

Res.731 de 2020 Art.3 Lineamientos para intención y flujo de recursos durante la emergencia

Res.676 de 2020 Sistema de información para reporte y seguimiento personas Covid-19

Decreto 438 de 2020

Medidas de carácter tributarias que reduzcan el valor en la importación y adquisición de bienes e insumos en el territorio nacional indispensables para la presentación de los servicios médicos de los pacientes que aparezcan con Coronavirus COVID-19.

Circular 017 de 2020

Numeral 2 Acciones que deben ejecutar las ARLs en atención del COVID-19

Circular 029 de 2020

Apoyo de las ARLs para el suministro de EPP.

Lineamientos MinSalud 2020

Lineamientos para kit de elementos básicos de protección para personal de la salud.

Estatuto Tributario Art. 476 servicios excluidos del IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS -IVA




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Objetivo

Plan de Mejoramient

o

Resolución 0312 de 2019. Estándares mínimos del SG-SST

Art 2 Campo de aplicación Plan de mejoramiento de ARLs incluido en

el SG-SST

Reglamento Interno de Trabajo ARL SURA.

Manual de políticas de Abastecimiento ARL SURA

Código de ética de la ARL SURA

Código Buen Gobierno ARL SURA

Objetivo SIRECI

Ley 42 de 1993 Art. 16 Rendición de cuentas Considerar vigencia respecto

a Dec. 403 de 2019

Decreto 403 de 2020

Art. 50 Revisión de cuentas

Res. Org. 7350 de 2013

Rendición de informes SIRECI CGR

Res. Org. 0035 de 2020

Rendición de cuentas Derogó la Res.Org. 0032 de

2019

Objetivo. C.F. Interno

Constitución Política de 1991

Art. 269 Control interno

Res. Org. 0022 de 2018

Art. 3.1.5 Entendimiento, documentación y evaluación del control interno.

Código de Gobierno ARL SURA

Código de Ética ARL SURA

Manuales de Políticas de Abastecimiento ARL SURA

Ley 42 de 1993 Art. 9 y 18 Control interno

Dec. 403 de 2020 Art. 51 Evaluación del control interno

Guía Auditoria de Cumplimiento.

1.2 Evaluación del control interno CGR

Objetivos Denuncias

Res.Org. 0665 de 2018

Procedimientos ECP -02-PR-001 (SIGECI)

Ley 1755 de 2015 Capítulo 1 Derechos de petición




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Fuente: Elaborado por el Equipo Auditor de la CGR

Así mismo, se deja constancia que, durante el desarrollo del presente proceso auditor, se aplicó y evaluó todas las demás normas que modifican, adicionan, reglamentan y complementan la administración, ejecución, control de los recursos y que le son aplicables a la Administradora de Riesgos Laborales SURA.

2.3 Alcance De acuerdo con los objetivos planteados, el alcance fue:

Tabla 2. Alcance de la auditoría. MATERIA A AUDITAR ALCANCE

Artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 y emergencia por COVID-19.

En una muestra de 107 contratos, se evaluó y verifico que los mecanismos y las formas de contratación de la red se ajusten a los criterios normativos establecidos, así mismo, que las actividades del programa de promoción y prevención y COVID 19, establecidos en el Plan de Trabajo Estratégico de la ARL se cumpliera con lo aprobado a realizar en las empresas, a través de la ejecución de los contratos.

De los 107 contratos, se seleccionaron 25 y se evaluaron exámenes médicos, pruebas de laboratorio para COVID19 y equipos de protección personal, así como, la exención de IVA en la compra de dichos artículos.

Giro oportuno y correcto del 1% de las cotizaciones que recibe cada ARL, a la fiduciaria

Se verificaron las transferencias mes a mes del 1% de los valores de la cotización correspondientes al Fondo de Riesgos Laborales dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes.

Objetivo sistemas de información

Ley 489 de 1998. Sistema de información de las entidades y organismos.

Decreto Ley 403 de 2020

Artículo 93 Control de datos e información

Circular Externa 008-2018 de la Superintendencia Nacional de Salud

literal a) Reporte de información

Ley 1712 de 2014 Principio de la calidad de la información

Aspectos Financieros e Internos de Gestión

Naturaleza jurídica Acto de creación o constitución de la ARL

Acto de creación o constitución de la ARL

Régimen de contratación

Procedimientos (Reglamentos internos en materia de contratación o Normas Generales de derecho probado (Civil

/Comercial)

Contratos

Manuales Manuales contables, financieros.




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MATERIA A AUDITAR ALCANCE

Se evaluó y verificó que los gastos de administración no excedan el 23% de las cotizaciones según lo establecido en el artículo 1 de la resolución 3544 de 2013 del Ministerio de trabajo.

Plan de Mejoramiento vigente

Se evaluaron 55 acciones de mejoramiento contenidas en el plan de mejoramiento vigente, que resulto del análisis de una denuncia (2016-99019-82111-D) relacionada con destinación inadecuada de los recursos de la seguridad social.

Rendición de informes.

Se evaluó y emitió pronunciamiento en oportunidad y contenido sobre la información reportado en el SIRECI en los diferentes formatos con base en la normatividad aplicable.

Control fiscal interno

Se evaluó y emitió concepto sobre el control fiscal interno de la ARL respecto a la gestión de los recursos asignados, girados y ejecutados, una vez se desarrollen los procedimientos en cumplimiento de los objetivos específicos AT.

Denuncias e insumos Se tuvo en cuenta como insumo el informe concomitante y preventivo a la ARL.

Sistemas de Información Se evaluó la calidad de la información procesada y generada por la entidad, en cada uno de los asuntos y/o materias a evaluar dentro de la auditoría

Fuente: Elaboración del Equipo Auditor de la CGR

2.4 LIMITACIONES DEL PROCESO

En el trabajo de auditoría, se presentaron inconvenientes con la información suministrada que conllevo retrasos en la ejecución y limitaciones en el análisis de la información. Así mismo, al no realizar el proceso auditor en las instalaciones de la entidad, debido a la pandemia por el COVID 19, se presentaron inconvenientes en la forma como era suministrada la información, no obstante, se pudo cumplir con el desarrollo los objetivos específicos de la auditoria de cumplimiento. Se realizó la auditoría con la información que suministró la ARL - SURA a través de medios virtuales y en algunas ocasiones se permitió el ingreso de los auditores para aclaración de la metodología a realizar a la ARL - SURA por parte de la CGR y el acopio de la información de los contratos solicitados.

2.5 RESULTADOS EVALUACIÓN CONTROL INTERNO

En la etapa de ejecución, la evaluación de la efectividad del Control Interno de la ARL SURA, en la administración y ejecución de los recursos, transferidos durante




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la vigencia 2020, arrojó una calificación de 1.989 puntos, que lo ubican en el rango CON DEFICIENCIAS, debido a que, a pesar de contar con controles establecidos, identificados y documentados, estos se aplican parcialmente no mitigan en forma oportuna y eficaz los riesgos identificados, generando debilidades en la gestión y mitigación de los riesgos, en cada uno de los asuntos evaluados, los cuales son revelados en cada uno de los hallazgos que se detallan en los resultados de la presente auditoría.

2.6 CONCLUSIONES GENERALES Y CONCEPTO DE LA EVALUACIÓN REALIZADA

2.6.1 Concepto: Incumplimiento Material - Conclusión (concepto) con reserva. Sobre la base del trabajo de auditoría efectuado, la CGR considera que, salvo en lo referente con los incumplimientos materiales referenciados en el anexo 2 del presente informe, que evidencian el presunto uso ineficiente en la destinación de los recursos y la consecuente afectación de la prestación del servicio de salud, generándose un daño patrimonial por el mayor valor pagado en cuantía de $19.682.529.724, la normatividad aplicable a los recursos de carácter parafiscal para la ARL - SURA, en la vigencia 2020 resulta conforme, en todos los aspectos significativos. Destinación de los recursos, artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 Se evidencia incumplimiento material en cuanto a la destinación correcta y oportuna de los recursos relacionados con el artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, por parte de la Administradora de Riesgos Laborales ARL SURA, en el uso ineficiente en la destinación de los recursos y la consecuente afectación de la prestación del servicio de salud, por el mayor valor pagado en cuantía de $19.154.529.724, así: • En los Planes de Trabajo ejecutados, donde se relacionan las órdenes de

compra, éstas se encuentran vinculadas a números de facturas que no concuerdan con lo pagado en SAP.

• En soportes individuales de facturas emitidas en SAP, no cuentan con una orden de compra asociada, que vincule la ejecución de las tareas de promoción y prevención documentadas en los Planes de Trabajo.

• Falta de correlación entre lo facturado y las órdenes de compra o servicios en las tareas a ejecutadas.




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• Deficiencias de seguimiento, calidad de la información, incertidumbre en el cumplimiento e impedimento de la verificación en la ejecución de las tareas, fallas en el proceso de cualificación control, lo que genera incertidumbre en el uso de los recursos públicos.

• Deficiencias de control, seguimiento y supervisión, reflejadas en la ejecución de las tareas ejecutadas en los Planes de Trabajo a través de los intermediarios o asesores, permitiendo el reconocimiento y pago de estas actividades.

• Deficiencias en la gestión, control, y conservación de la información documental, ocasionando con ello dificultad en la consulta y seguimiento, con un alto grado de riesgo de incumplimiento al debido proceso de contratación.

• Deficiencias de control en la destinación de los recursos para la prestación del servicio de riesgos laborales, generando daño patrimonial.

Giro del 1% al Fondo de Riesgos laborales En cuanto al giro oportuno y correcto del 1% de las cotizaciones que recibe cada ARL, a la fiduciaria encargada de manejar los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, del Ministerio de Trabajo, se evidenciaron deficiencias de control, seguimiento y supervisión, reflejadas en el incumplimiento a los plazos de pago realizados al Fondo de Riesgos Laborales que provienen de los aportes realizados por los afiliados.

Recursos para emergencia por COVID-19

Los incumplimientos evidenciados en el manejo y utilización de los recursos asignados, para atender la emergencia por COVID-19, se relacionan con la Inobservancia de las disposiciones legales, falta de planeación y seguimiento, uso ineficiente en la destinación de los recursos y la consecuente afectación de la prestación del servicio de salud, por el mayor valor pagado en cuantía de $528.000.000.

Rendición de los informes a CGR

El incumplimiento evidenciado en la rendición de los informes al aplicativo SIRECI, que se debe presentar a la Contraloría General de la República, se relaciona con inconsistencias en la información reportada por falta de verificación y seguimiento a la calidad de esta.




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Sistemas de Información Se revisaron las políticas y procedimientos establecidos para el uso de los equipos y los sistemas de información de la entidad junto con los softwares usados para la realización de procesos y procedimientos, evidenciando: • Deficiencias en los sistemas de información de la ARL-SURA, ante la falta de

integración de los aplicativos, que permitan generar un consecutivo único para cada uno de los contratos; además, no cuenta con un programa de archivo plano que permita entrelazar los aplicativos permitiendo cargar la información directa, lo que conlleva a la inducción de errores y confusión de la información presentada al ente de control.

• Fallas en la gestión de la conservación de la integridad de la información documental y de inventarios, lo que ocasiona dificultad en la consulta, control y seguimiento por parte del ente de control.

2.7 RELACIÓN DE HALLAZGOS Como resultado de la auditoría de cumplimiento, la Contraloría General de la República constituyó dieciocho (18) hallazgos administrativos de los cuales: nueve (9) tienen presunto alcance disciplinario; tres (3) con incidencia fiscal por cuantía de $19.682.529.717; uno (1) para Proceso Administrativo Sancionatorio (PASF), dichos hallazgos serán trasladados ante la instancia competente. Así mismo, en desarrollo del proceso auditor se establecieron ocho (8) beneficios de auditoria los cuales ascendieron a $210.344.865 y que fueron pagados en las cuentas de recursos públicos manejadas por la entidad. 2.8 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad deberá elaborar un Plan de Mejoramiento, con acciones y metas de tipo correctivo o preventivo, dirigidas a subsanar las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República como resultado del proceso auditor y que hacen parte de este informe. Tanto el Plan de Mejoramiento como los avances del mismo, deberán ser reportados a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes - SIRECI, en cumplimiento a lo establecido en la Resolución Orgánica 0042 del 25/08/2020, en un plazo de veinte (20) días hábiles a partir de la fecha efectiva del recibo del informe por el sujeto de vigilancia y control fiscal.




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La CGR evaluará la efectividad de las acciones emprendidas por la entidad para eliminar las causas de los hallazgos detectados en esta auditoría, según lo establecido en la Resolución Orgánica que reglamenta el proceso y la Guía de auditoría aplicable, vigentes.

Bogotá, D. C,

JEHAN ALÍ CABRALES Contralora Delegada para el Sector Trabajo

Aprobó Héctor Jairo Osorio Madiedo – Director de Vigilancia Fiscal para el Sector Trabajo Revisó: Javier Martínez García - Supervisor,

Claudia Patricia Tirado Plata - Supervisora Encargada Elaboró: Equipo Auditor




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3. OBJETIVOS Y CRITERIOS

3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Los objetivos específicos de la auditoría aplicados en la evaluación del recurso publico administrado por Seguros de Vida Sura- Ramo ARL fueron:

• Verificar la destinación correcta y oportuna, por parte de las Administradoras de Riesgos Laborales ARL, de los recursos de las cotizaciones en riesgos laborales de que trata el artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 y demás normas concordantes.

• Verificar el giro oportuno y correcto del 1% de las cotizaciones que recibe cada ARL, a la fiduciaria encargada de manejar los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, del Ministerio de Trabajo.

• Verificar el manejo, utilización y cumplimiento de la normatividad frente a los recursos destinados y asignados para atender la emergencia por COVID-19.

• Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento vigente.

• Verificar la rendición (oportunidad y contenido) de los informes que debe presentar a la Contraloría General de la República.

• Evaluar el control fiscal interno a los procesos identificados, aplicado por la ARL en la administración de los recursos públicos/parafiscales.

• Atender las denuncias e insumos que se recepcionen y estén relacionadas con los asuntos a auditar.

• Determinar si los sistemas de información asociados a la administración de los recursos públicos de la ARL cumplen con los criterios de calidad y oportunidad.

3.2 CRITERIOS DE AUDITORÍA

• De manera específica se aplicarán y evaluarán los siguientes criterios específicos, de acuerdo con cada uno de los asuntos y/o materias a auditar.

Tabla 3. Criterios específicos

Materia Auditar Criterios Artículo 11 de la Ley

1562 de 2012. Servicios de

• Decreto Ley 1295 de 1994. Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales




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Materia Auditar Criterios Promoción y Prevención

• Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. Art. 11 parágrafo 1 Intermediación de Seguros.

• Decreto 1443 de 2014. "Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)".

• Decreto 1072 de 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo".

• Decreto 1636 de 2006. Por el cual se reglamenta la forma y oportunidad para efectuar los giros de aportes patronales del Sistema General de Participaciones para Salud en desarrollo de lo establecido en el artículo 53 de la Ley 715 de 2001 y se dictan otras disposiciones Art 2. Destinación de los recursos para los aportes patronales

• Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Art.13 Flujo y protección de los recursos

• Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones. Art. 19 Codificación CUPS

• Ley 776 de 2012. Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

• Decreto 2423 de 1996.Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del Manual Tarifario y se dictan otras disposiciones. Art. 1. Clasificación Única de Procedimiento en Salud

• Resolución 3544 de 2013. "Por la cual se define el límite de los gastos de administración de las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales" Art. 1 Definición del Límite de gastos de las ARL

• Ley 1712 de 2014 “Por medio del cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional.”, fue revisado mediante la sentencia C-274 de 2013, de acuerdo con lo establecido en los artículos 153 y 241-8 de la Constitución Política.) Art. 7 Disponibilidad de información.

• Decreto 301 de 2015." Por el cual se dictan disposiciones para la revelación de la información financiera en el Sistema General de Riesgos Laborales". Art.1 Estándares para revelación de información financiera de Administradoras de Riesgos Laborales.

• Decreto 1443 de 2014. "Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)".

• Ley 1221 de 2008. Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras disposiciones.

• Estatuto Tributario 476 Servicios excluidos del IMPUESTO sobre LAS VENTAS-IVA

• Decreto 3615 de 2005. Por el cual se reglamenta la afiliación de los trabajadores independientes de manera colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral.

• Decreto 1607 de 2002. Por el cual se modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 723 de 2013. Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones




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Materia Auditar Criterios públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.

Giro del 1% de las

cotizaciones

• Decreto 1833 de 1994 "Por el cual se determina la administración y funcionamiento del Fondo de Riesgos Profesionales". Art 6. Recaudo de los recursos por parte de las ARLs

• Ley 1438 de 2011 "por medio de la cual se reforma el sistema general de. seguridad social en salud y se dictan otras. art. 43 Recursos del fondo de riesgos profesionales para prevención y promoción

• Resolución 5666 de 2016 Por la cual se establece el reporte de información de aportes al Fondo de Riesgos Laborales Art.3Reportes del pago de cotizaciones y al Fondo de Riesgos Laborales

• Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. . Art. 13 Flujo y protección de los recursos.

• Decreto 488 de 2020 Por el cual se dictan medidas de orden laboral, dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. Art 5 Destinación de recursos al Fondo de Riesgos Laborales.

Manejo, utilización y cumplimiento por emergencia por

COVID -19

• Ley 1122 de 2007. “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”. Art. 13 Flujo y protección de los recursos.

• Decreto 403 del 16 marzo del 2020” Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal” Art 126 Daño patrimonial al estado.

• Res 1896 del 19 de febrero del 2001 A partir de dicha resolución se realizó la primera actualización de la CUPS (1°A-CUPS) adoptada mediante la resolución 2333

• Decreto 438 del 19 de marzo del 2020” Por el cual se adoptan medidas tributarias transitorias dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica de conformidad con el Decreto 417 de 2020” Medidas de carácter tributarias que reduzcan el valor en la importación y adquisición de bienes e insumos en el territorio nacional indispensables para la presentación de los servicios médicos de los pacientes que aparezcan con Coronavirus COVID-19.

• Decreto 488 del 27 de marzo del 2020 “"Por el cual se dictan medidas de orden laboral, dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica". Art 5 Recursos del Sistema de Riesgos Laborales para enfrentar el Coronavirus COVID-19.

• Decreto 500 del 31 de marzo del 2020 "Por el cual se adoptan medidas de orden laboral, relativas a la destinación de los recursos de las cotizaciones a las Administradoras de Riesgos Laborales de carácter público, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica “Art. 3. Acciones de Promoción y Prevención por parte de las Administradoras de Riesgos Laborales de carácter público con ocasión de la emergencia sanitaria COVID-19.

• Res.731 del 08 de mayo del 2020” Por la cual se establecen lineamientos que permitan garantizar la atención en salud y el flujo de recursos a los diferentes actores del SGSSS durante la emergencia sanitaria por Covid -19” Lineamientos para intención y flujo de recursos durante la emergencia.

• Decreto 538 del 12 de abril del 2020” Por el cual se adoptan medidas en el sector salud, para contener y mitigar la pandemia de COVID-19 y garantizar la prestación de los servicios de salud, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.” Art 13 Requisitos para inclusión del Coronavirus COVID-19 como enfermedad laboral directa.




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Materia Auditar Criterios • Decreto 551 del 15 de abril del 2020” Por el cual se adoptan medidas

tributarias transitorias en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” Art 1. Bienes cubiertos por la exención del impuesto sobre las ventas -IVA. Durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria COVID-19.

• Decreto 676 del 19 de mayo del 2020 “Por el cual se establece el Sistema de Información para el Reporte y Seguimiento en Salud de las Personas Afectadas por Covid19.” Art 5. Elementos de Protección Personal para contratistas afiliados a las Administradoras de Riesgos Laborales.

• Res.676 de 2020 "Por el cual se incorpora una enfermedad directa a la tabla de enfermedades laborales y se dictan otras disposiciones” Art.3 Sistema de información para reporte y seguimiento personas Covid-19.

• Res.731 del 08 de mayo del 2020” Por la cual se establecen lineamientos que permitan garantizar la atención en salud y el flujo de recursos a los diferentes actores del SGSSS durante la emergencia sanitaria por Covid -19” Lineamientos para intención y flujo de recursos durante la emergencia.

• Circular 017 del 24 de febrero del 2020 “Lineamientos mínimos para implementar de promoción y prevención para la preparación, respuesta y atención de casos de enfermedad por COVID-19 (Coronavirus).” Numeral 2. Acciones que deben ejecutar las ARL en atención del COVID-19

• Circular 029 del 03 de abril del 2020 “Para entidades administradoras de riesgos laborales, empleadores, contratantes, trabajadores dependientes, trabajadores independientes y contratistas,” Apoyo de las ARL para el suministro de EPP

• Lineamientos Min Salud 2020. Lineamientos para kit de elementos básicos de protección para personal de la salud.

• Estatuto Tributario Art. 476 servicios excluidos del IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS –IVA.

Seguimiento Plan de

Mejoramiento

• Resolución 0312 del 13 de febrero del 2019. “. Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST para empleadores y contratantes.” Estándares mínimos del SG-SST Art 2 Campo de aplicación Plan de mejoramiento de ARLs incluido en el SG-SST

Rendición de Informes a la CGR

• Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” Art. 16 Rendición de cuentas Considerar vigencia respecto a Dec. 403 de 2020

• Decreto 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal” Art. 50 Revisión de cuentas

• Resolución. Orgánica. 7350 de 2013 Rendición de informes SIRECI CGR • Resolución. Orgánica 0035 de 2020 Rendición de cuentas Derogó la Res.Org.

0032 de 2019.

Control fiscal interno

• Constitución Política de 1991 Art. 269 Control interno • Res. Org. 0022 de 2018 “por la cual se adopta la nueva Guía de Auditoría de

Cumplimiento, en concordancia con las Normas Internacionales de Auditoría para las Entidades Fiscalizadoras Superiores ISSAI y se deroga la Resolución Reglamentaria Orgánica 0014 de 2017” Art. 3.1.5 Entendimiento, documentación y evaluación del control interno.

• Ley 42 de 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen” Art. 9 y 18 Control interno

• Dec. 403 de 2020 “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal” Art. 51 Evaluación del control interno

• Guía Auditoria de Cumplimiento. 1.2 Evaluación del control interno CGR




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Materia Auditar Criterios

Denuncias e Insumos

• Res.Org. 0665 de 2018 “Por la cual se actualiza el procedimiento para la atención, trámite y seguimiento a los derechos de petición en la Contraloría General de la República y se deroga la Resolución Orgánica número 6689 de 2012” Procedimientos ECP -02-PR-001 (SIGECI)

• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (denuncias)” Capítulo 1 Derechos de petición.

Sistemas de Información

• Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Sistema de información de las entidades y organismos (37).

• Decreto Ley 403 de 2020 ““Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal” Artículo 93 Control de datos e información

• Circular Externa 008-2018 de la Superintendencia Nacional de Salud “por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la circular 047 de 2007” literal a) Reporte de información

• Ley 1712 de 2014.” Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” Principio de la calidad de la información (3)

Fuente. Elaborado por el equipo de la CGR.




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4. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

A continuación, se relacionan los resultados encontrados durante el desarrollo de la auditoría.

4.1 OBJETIVO 1. ARTÍCULO 11 DE LA LEY 1562 DE 2012

La entidad en el ejercicio del cumplimiento del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, está obligada a ejecutar las actividades de promoción y prevención que permitan disminuir las cifras de accidentalidad y enfermedad laboral de sus afiliados dependientes e independientes. Para cumplir con esto, la entidad mediante el modelo de contratación privada delega dicha responsabilidad a contratistas expertos e idóneos bajo una serie de políticas y lineamientos corporativos. De una muestra de 107 contratos por $479.840.719.725 que corresponden al 42.01% del valor total del universo de contratación, se evaluaron 82 contratos por $303.333.576.189 que corresponde al 63.22% de la muestra total, encontrándose una serie de deficiencias en los requisitos precontractuales, contractuales y de seguimiento, las cuales se manifestaron de la siguiente manera: HALLAZGO N° 1. Mayores valores pagados promoción y prevención contrato N° 82079 (A-D-F) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “… el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos , tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia , explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…publicidad…” (Subrayado y negrita fuera de texto). Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses p patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo f




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funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. (Subrayado fuera de texto). En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: -Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. -Un daño patrimonial al Estado. -Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. La ARL SURA, suscribe el 8 de enero de 2020 el contrato de prestación de servicios N°82079 con la empresa de Consultoría en Gestión de Riesgos con NIT 811.005.2xx-x, con una vigencia comprendida entre el 8 de enero y el 7 de abril de 2020, por un valor total de $26.914.000.000. El objeto del contrato estipula “Prestación de servicios de gestión de riesgos laborales a las empresas afiliadas a la ARL SURA. El servicio contratado incluye, acompañamiento y diseño de estrategias de atención e intervención de variables técnicas (las asociadas a accidentalidad y enfermedad laboral) implementación de estrategias diseñadas, formación, asesoría y asistencia técnica, y ejecución de los productos de prevención de riesgos propios” “EL CONTRATISTA se obliga a prestar los servicios estipulados en los Anexos No 1 y 2 los cuales hacen parte integral de este Contrato. Los servicios del Anexo 1 estarán soportados en la herramienta tecnológica acordada por las partes y los Anexo 2 serán soportados mediante Órdenes de Compra”. “VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO. El valor aproximado del presente contrato será el estipulado en las CONDICIONES CONTRACTUALES, el cual se pagará de la siguiente manera: 1. $26.814.000.000 correspondientes a la prestación de servicios definidos en el Anexo No 1, se pagarán en tres (3) cuotas. 2. El valor de cada uno de los servicios complementarios se encuentra definidos en el Anexo No 2 del presente contrato, y se pagará de acuerdo a lo requerido por EL




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CONTRATANTE y ejecutado por EL CONTRATISTA. El valor de este anexo es de $100.000.000.”

Tabla 4. Los servicios contratados según el Anexo 1 LINEAS DE VALOR CONTRATO META

INTERVENCION PARA EL CUIDADO 2.500 empresas por Contrato Oficina

MODELO PYMES 8.500 empresas por Contrato Oficina

MOVILIDAD SEGURA 320 empresas por Contrato Oficina

PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA 200 empresas por Contrato Oficina

MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO 30 empresas por Contrato Oficina

SALUD MENTAL 160 empresas por Contrato Oficina

ENTREGAS DE DISEÑO

Mínimo 3 entregables de diseño: - Cartilla Guía de movilidad para patinetas - Actualización índice de seguridad hospitalaria (ISH)- V2 - Cartilla Manual de Primeros Auxilios Psicológicos para líderes

Fuente: Anexo N°1 del contrato 82079 Es importante destacar que, dentro de la información presentada como Acta de Cierre del contrato, la entidad menciona que para cada línea de valor se cumplieron todas las metas de los indicadores de atención de empresas y entregables pactadas. Una vez realizada la verificación individual de cada una de las líneas de valor del contrato asociadas a las tareas ejecutadas en el plan de trabajo, se constata que no se cumplieron las líneas de valor: “INTERVENCION PARA EL CUIDADO” excepto en las oficinas de Bogotá y Medellín, “MODELO PYMES” no se obtienen los resultados en ninguna de las oficinas y en línea de valor “MOVILIDAD SEGURA” no se alcanza el resultado en la oficina de Manizales, así:

Tabla 5. Resumen resultados indicadores por línea de valor contrato N° 82079

LINEAS DE VALOR CONTRATO

INDICADORES

OFICINA

BARRANQUILLA

OFICINA

BOGOTA

OFICINA

BUCARAM

ANGA

OFICINA

CALI

OFICINA

CARTAGEN

A

OFICINA

MANIZALES

OFICINA MEDELL

IN

OFICINA

PEREIRA

NOMBRE DEL CRUCE

ARCHIVOS CRUZADOS

1.INTERVENCION PARA EL CUIDADO

2.500 empresas por Contrato Oficina

1144 4956 1325 1838 846 411 5861 968 Hoja "INDICADORES_LV1"

PT_CGR_82079 vs LV- INTERVENCION CUIDADO

2. MODELO PYMES



PT_CGR_82079 vs LV- MODELO PYMES

3. MOVILIDAD SEGURA

320 empresas por Contrato Oficina


PT_CGR_82079 vs LV-




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MOVILIDAD SEGURA

4. PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA



PT_CGR_82079 vs LV-PPyREMERGENCIAS

5. MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO



PT_CGR_82079 vs LV- MODELO EJECUTIVO PEDAGOGICO

6. SALUD MENTAL



PT_CGR_82079 vs LV-SALUD MENTAL

ENTREGAS DE DISEÑO

Mínimo 3 entregables de diseño

los 3 entregables de diseño fueron verificados y soportados.

Fuente. Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA

La ARL SURA reporta que la herramienta destinada para realizar la gestión, ejecución y reporte de todas las actividades de promoción y prevención para cada empresa y sus afiliados de la ARL es el aplicativo DIOGENES en sus diferentes módulos de consulta: dicho aplicativo, conoce el consolidado de los Planes de Trabajo para el año 2020 que detalla todas las tareas ejecutadas por empresa y afiliados, y los campos asociados como: Orden de Servicio, Cantidad Ejecutada SGS3, Valor Unitario, Cantidad facturada por Valor unitario SGS, número de la póliza, empresa, Distribuidor, Prestador, Consecutivo factura, Valor Facturado y otros campos donde se detallan las transacciones contables de egreso por estas tareas. La definición de cada campo se encuentra en la hoja “Glosario” del archivo Plan de Trabajo CGR_82079(ver anexo 1). De este archivo, se entiende que el campo “Orden” corresponde al “Consecutivo asignado por el sistema al momento de la creación de la orden” y que en todos los contratos revisados corresponde a las órdenes de compra asignadas a las tareas de los Planes de Trabajo. Adicionalmente, la política de abastecimiento de la entidad menciona en el numeral 3.2 Orden de compra y seguimiento: “Para las órdenes de compra que se realizan a través de SAP se debe garantizar que existan:

• Solicitud de pedido. • Orden de compra. • Entrada de mercancía.

3 SGS: Sistema de Gestión de Servicios, nombre del módulo de consulta de la herramienta Diógenes donde se encuentran almacenados los Planes de Trabajo.




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• Factura asociada a la orden de compra.”

No obstante, en el detalle de los Planes de Trabajo ejecutados por el contratista “Consultoría en Gestión de Riesgos SAS”, donde se relacionan las órdenes de compra, éstas se encuentran vinculadas a números de facturas que no concuerdan con lo pagado en SAP, como se evidencia en la Columna “Verificación Facturas SAP” de la hoja “Datos” del archivo Planes de Trabajo CGR_82079.xls.

Al verificar los soportes individuales de las 24 facturas emitidas en SAP por $26.814.000.000, se evidencia que ninguna de estas facturas cuenta con una orden de compra asociada, que vincule la ejecución de las tareas de promoción y prevención documentadas en los Planes de Trabajo. En razón a ello, se encontraron diferencias entre el valor total facturado y pagado por $26.814.000.000 y el valor total ejecutado por $22.643.799.909 de las tareas4 realizadas, lo que arroja una diferencia de un mayor valor pagado por $4.170.200.091.

Tabla 6. Mayor valor pagado Valor total facturado

y pagado Valor total ejecutado Diferencia Archivo

$26.814.000.000 $ 22.643.799.909 $ 4.170.200.091 Hoja “Resumen” del

archivo “Plan de trabajo CGR_82079.xls”

Fuente: Elaboración de la CGR con la información suministrada por la ARL SURA. Lo anterior, debido a deficiencias de control por la falta de correlación entre lo facturado y las órdenes de compra o servicios en las tareas a ejecutar, lo que evidencia el uso ineficiente en la destinación de los recursos y la consecuente afectación de la prestación del servicio de salud, generándose un daño patrimonial por el mayor valor pagado en cuantía $4.170.200.091. Respuesta del auditado primera: En cuanto a los contratos 82079 y 83221 de Consultoría en Gestión de Riesgos Suramericana S.A.S la ARL - SURA responde: “…se enfocaba en la estrategia integral, macro, con compromisos claros definidos en indicadores de cobertura y de disminución de tasas de accidentalidad.” Adicionalmente, la justificación de las validaciones de la etapa precontractual que derivaron en suscripción de dichos contratos se justica en que “ARL SURA decidió llevar a cabo la contratación debido al conocimiento que se tiene del proveedor y teniendo en cuenta que dicha compañía se ha especializado en desarrollar y ejecutar actividades que permiten

4 Cantidad facturada* Valor unitario SGS




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impactar la tasa de accidentalidad en las empresas; así como el resultado del estudio de mercado realizado por la empresa Cluster Research Behaviorual Undersatanding, el cual tuvo como objeto la investigación y evaluación de los diferentes proveedores que ofrecían servicios de promoción y prevención en riesgo laborales y pretendía lograr identificar las características y diferencias en los mismos para medir la idoneidad del mejor prestador para ARL SURA, garantizando una oferta de calidad que cumpla con los estándares de la Compañía” Respecto al cumplimiento de las metas fijadas en el contrato con relación a las líneas de valor, la entidad manifiesta que: “observaciones presentadas por el equipo auditor en relación con el supuesto “incumplimiento” de las metas en algunas regiones del país, debemos resaltar que las metas fueron fijadas para cumplirse a un nivel nacional, (como se evidencia en el anexo 1 de cada uno de los contratos para cada una de las líneas de valor) no por cada una de las regiones del territorio colombiano. Por ello, no puede argumentarse un incumplimiento contractual cuando los resultados del contrato superan el mínimo de servicios pactados (eficiencia y economía) y se verifica la disminución (eficacia) de la tasa de accidentalidad de la población objeto de atención a nivel país, tal como se detalla en la respuesta a cada una de las observaciones” Finalmente la ARL - SURA manifiesta en cuanto a los valores pagados en los contratos auditados, lo siguiente: “No obstante, el contrato haber sido pactado por un valor fijo, adicional a los demás controles ya expuestos (reuniones periódicas del equipo técnico y seguimiento de los indicadores técnicos), la Compañía implementó otro seguimiento para esta relación contractual, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los planes de trabajo con las empresas afiliadas, en sus tareas y actividades definidas por línea de valor. Para ello, se acordó con Consultoría en Gestión de Riesgos Suramericana S.A.S., el envío mensual del listado de actividades realizadas que componen la estrategia para ser cargadas en el Sistema de Gestión de Servicio (SGS) con los valores de referencia definidos por ARL SURA. Por lo tanto, la sumatoria de estos valores asignados no puede ser usada por el equipo auditor para validar y cotejarla con el valor del contrato, pues como se mencionó anteriormente el valor del mismo fue pactado como valor único y sobre varias estrategias de intervención.” Se aportan las siguientes definiciones como “Glosario” por parte de la ARL - SURA, sin embargo, como se señala en el análisis de la respuesta no hacen parte del Contrato N°82079 ni del contrato N°83221: “1. Contrato/Oficina: hace referencia a la denominación que ARL SURA le asigna a una empresa afiliada cuando ésta por su organización administrativa tiene presencia a través de sucursales, oficinas, talleres, entre otros, en dos o más ciudades del territorio nacional. En estos casos la atención que la ARL brinde en




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diferentes sucursales, talleres, oficinas de una misma ciudad o zona geográfica se toma como un único contrato oficina. 2. Empresa contrato oficina: entiéndase como contrato oficina.” Segunda respuesta del auditado: Alcance Observaciones 4 y 5 - Mesa de trabajo ARL SURA - CGR.pdf Análisis de la primera respuesta del auditado: Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo mencionado en el contrato donde “Los servicios del Anexo 1 estarán soportados en la herramienta tecnológica acordada por las partes”, la entidad informa que “Sistema de Gestión de Servicios (SGS)” es la herramienta y el único soporte real de la ejecución detallada de todas las tareas de promoción y prevención llevadas a cabo en ejecución del contrato, el cual se conoce como “Planes de Trabajo 2020”. Dicho archivo es el utilizado para revelar además los costos reales de dichas actividades y no unos “valores de referencia”. Por ser este el soporte mencionado en el contrato, es la sumatoria de estos valores que deben sustentar los valores correspondientes a los servicios ejecutados del contrato y no tomarse como un “valor único” o “costo fijo”. El desconocer esta herramienta como soporte o hacer referencia a “valores de referencia” y no relacionar en esta respuesta cuales son los valores reales de cada tarea da lugar a entender que existe un daño patrimonial en la ejecución del contrato. De acuerdo con lo anterior, y con relación al cumplimiento de los indicadores de los servicios prestados, agrupados por líneas de valor en el contrato se menciona lo siguiente: Con relación a las nuevas definiciones mencionadas por la entidad y en específico donde se da una interpretación diferente a lo que se refiere como “Contrato Oficina”, estas definiciones carecen de validez al no estar especificadas dentro del contrato entre las partes. Dentro del contrato sí se encuentra la siguiente definición: “Se entiende como Contrato oficina, la atención que se le entrega a una empresa afiliada por cada sucursal u oficina del contratante”. De acuerdo con esta definición, la CGR debe tomar el archivo de ejecución de todas las tareas conocido como “Planes de Trabajo 2020” relacionados para el contrato y aportado por la entidad. Es importante mencionar que éste debe ser el archivo soporte y no los mencionados en los “Anexo1-PIC, Anexo 2-Parte 1 y 2 Pymes Asignadas, Anexo 3-Movilidad Parte 1 y 2, Anexo 4-Emergencias, Anexo 5-Act Educ, Anexo 8-Empresas Educ, y Anexo 9-S. Mental” como cierre del contrato toda vez que:




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1. Estos solo contienen un listado de empresas que supuestamente fueron

atendidas, sin el detalle de qué tipo de tareas, productos, ni líneas de valor se ejecutaron; y mucho menos contiene los números de ordenes de servicio, fechas de ejecución, responsables, cantidad de horas ejecutadas y costo del servicio, con los cuales se pueda tener una trazabilidad adicional frente a la facturación, egresos y soportes de dichas tareas. Mientras que el archivo de Plan de Trabajo sí los relaciona de manera detallada con todos estos campos.

2. Los anexos no son una base de información que provenga de la herramienta Sistema de Gestión de Servicios (SGS). Dado que la herramienta convenida por las partes para ejecutar el contrato es únicamente el Sistema de Gestión de Servicios (SGS).

Por lo anterior, es el archivo de “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 01-05-2020” con el cual se procede a hacer la verificación del conteo de empresas atendidas por contrato oficina como se estipula en el contrato. Adicionalmente, la entidad argumenta que “para dar claridad sobre las observaciones presentadas por el equipo auditor en relación con el “incumplimiento” de las metas en algunas regiones del país, debemos resaltar, como ya se ha explicado, que ellas fueron fijadas a nivel nacional, no por cada una de las regiones.” Lo cual es completamente contradictorio a lo suscrito en el contrato según lo siguiente:

Tabla 7. Metas por líneas de valor contrato N°82079 LINEAS DE VALOR CONTRATO META

I. INTERVENCION PARA EL CUIDADO 2.500 empresas por Contrato Oficina

II. MODELO PYMES 8.500 empresas por Contrato Oficina

III. MOVILIDAD SEGURA 320 empresas por Contrato Oficina

IV. PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA 200 empresas por Contrato Oficina

V. MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO 30 empresas por Contrato Oficina

VI. SALUD MENTAL 160 empresas por Contrato Oficina

VII. ENTREGAS DE DISEÑO


Fuente. Suministrado por la ARL-SURA.




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Definición de Contrato oficina: “la atención que se le entregue a una empresa afiliada por cada sucursal u oficina del contratante”. Todas las líneas de valor I, II, II, IV, V y VI, tienen como indicadores que hacen referencia a una cantidad X de empresas por contrato (entendida como “póliza”) y oficina (8 oficinas regionales en total), es decir, en ninguna parte del contrato se habla de unas metas fijadas a “nivel nacional”. La verificación entonces se realiza con los siguientes pasos: 1. En archivo “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 07-04-2020” se concatena “código producto” con “código tarea” para todas las oficinas. 2. Se filtra el número del contrato “82079” en la columna “contrato”. 3. Se cruza con el archivo de “10. Líneas de valor v1” por “Producto/Tarea”. 4. Al resultado de la tabla dinámica de la columna “Nit de la empresa” del archivo “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 07-04-2020” se realiza un “Recuento distinto” el cual descarta el recuento de empresas de manera duplicada. En las líneas de valor “1. Intervención para el cuidado” y “3. Movilidad Segura” no se le quitaron los duplicados, por lo que se corrigen estos valores de conteo dejando la siguiente tabla como definitiva lo siguiente: Contrato No 82079:

Tabla 8. Resultado indicadores contrato No 82079. LINEAS DE VALOR CONTRATO

INDICADORES

OF BQLL

A OF

BGA OF

BMGA

OF CALI

OF CTGA

OF MNZ OF MED OF

PER NOMBRE DEL CRUCE

ARCHIVOS CRUZADOS

1.INTERVENCION PARA EL CUIDADO


1.144 4.956 1325 1.838 846 411 5.861 968

Hoja "INDICADORES_LV1"


2. MODELO PYMES


205 1.271 422 354 141 49 1.619 278



3. MOVILIDAD SEGURA


821 2.761 538 970 598 224 2.565 528


PT_CGR_82079 vs LV- MOVILIDAD SEGURA

Fuente. Elaborada por la CGR En razón a ello, se encontraron diferencias entre el valor total facturado y pagado por $26.814.000.000 y el valor total ejecutado por $22.643.799.909 de las tareas5 realizadas, lo que arroja una diferencia de un mayor valor que pagado por $4.170.200.091.





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Análisis de la segunda respuesta del auditado: La segunda respuesta fue recibida el 27 de mayo de 2021, fecha posterior a la respuesta de las observaciones del 12 mayo de 2021, mediante la comunicación referenciada como “Alcance a las observaciones 4 y 5 en relación con los contratos para la prestación de los servicios de prevención de riesgos laborales entre Seguros de Vida SURAMERICANA S.A. en adelante ARL SURA y Consultoría en Gestión de Riesgos SURAMERICANA S.A.S., en adelante CGRS” y los anexos correspondientes a dicha respuesta. Se realiza la verificación de la información y se reconoce la disminución de los siguientes valores:

Tabla 9. Servicios entregados a empresas no cuantificados

Empresas desafiliadas

Servicios no reportados

Servicios de asesoría línea de atención PYME

Total servicios entregados a empresas no cuantificados

$554.825.550 $40.838.268 $58.206.345 $653.870.163 Fuente. Elaborada por la CGR

Tabla 10. Servicios de entregables de diseño

Entregables de diseño

UAS-UVAS Entregables de diseño

Diseño línea de

teleorientación y vulnerables

Total Entregables de

diseño

$18.877.033 $7.759.939 $26.636.972 Fuente. Elaborada por la CGR

De acuerdo con lo anterior, al presente hallazgo se le reconoce el valor total ejecutado por $680.507.135, lo que arroja una diferencia final de un mayor valor pagado por $3.489.692.956. Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal. HALLAZGO N° 2. Mayores valores pagados de promoción y prevención contrato N° 83221 (A-D-F) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición,




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planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” (Subrayado y negrita fuera de texto). Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. Subrayado fuera de texto. En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. Se suscribe el 8 abril de 2020 el contrato de prestación de servicios N° 83221 con la empresa Consultoría en Gestión de Riesgos con NIT 811.005.2XX-X con una vigencia comprendida entre el 8 de abril y el 31 de diciembre de 2020, por un valor total de $86.986.000.000. El objeto del contrato estipula “EL CONTRATISTA se obliga con EL CONTRATANTE a la prestación de servicios de gestión de riesgos laborales a sus afiliadas. El servicio contratado incluye, acompañamiento y diseño de estrategias de atención e intervención de variables técnicas (las asociadas a accidentalidad y enfermedad laboral), implementación de las estrategias diseñadas, formación, asesoría y asistencia técnica, y ejecución de los productos de prevención




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de riesgos propios de EL CONTRATANTE en sus afiliados. EL CONTRATISTA se obliga a prestar los servicios estipulados en los Anexos No.1 y 2 los cuales hacen parte integral de este Contrato. Los servicios del Anexo 1 estarán soportados en la herramienta tecnológica acordada por las partes y los del Anexo 2 serán soportados mediante “Órdenes de Compra”. “VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO. El valor aproximado del presente contrato será el estipulado en las CONDICIONES CONTRACTUALES, el cual se pagará de la siguiente manera:

1. $86.386.000.000 correspondientes a la prestación de servicios definidos en el Anexo No. 1, se pagarán en nueve (09) cuotas.

2. El valor de cada uno de los servicios complementarios se encuentra definidos en el Anexo No 2 del presente contrato, y se pagará de acuerdo a lo requerido por EL CONTRATANTE y ejecutado por EL CONTRATISTA. El valor de este anexo es de $300.000.000.”

Tabla 11. Servicios contratados en el Anexo 1

LINEAS DE VALOR CONTRATO META

INTERVENCION PARA EL CUIDADO

• 5.600 empresas por Contrato Oficina • Tasa de accidentalidad inferior del 7.4% de los

Contrato Oficina

MODELO PYMES • 38.000 empresas por Contrato Oficina • Tasa de accidentalidad inferior del 6.91% de los

Contrato Oficina MOVILIDAD SEGURA 920 empresas por Contrato Oficina PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA 860 empresas por Contrato Oficina

MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO

• 590 actividades educativas por línea y canal de atención

• Entrega de mínimo 30 Unidades de Aprendizaje (UAS y UVAS).

• Realizar el acompañamiento como mínimo a 20 empresas contrato – oficina, desarrollando las tres primeras fases bajo la

• estrategia de fidelización. SALUD MENTAL 600 empresas por Contrato Oficina

ENTREGAS DE DISEÑO

Cumplimiento de entregables de diseño oportunos para aportar a los indicadores de gestión priorizados y acordados con base en la planeación estratégica de la Gerencia Técnica Nacional mínimo 10 (diez)

Fuente. Suministrado por la ARL-SURA




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Es importante destacar que, dentro de la información presentada como Acta de Cierre del contrato, la entidad menciona que para cada línea de valor se cumplieron todas las metas de los indicadores de atención de empresas y entregables pactadas. No obstante, lo anterior, una vez realizada la verificación individual de cada una de las líneas de valor del contrato asociadas a las tareas ejecutadas en el plan de trabajo, se encontró que la línea de valor “INTERVENCION PARA EL CUIDADO” no se cumplió en Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Manizales, Pereira; en la línea “MODELO PYMES” no se cumplió en Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Manizales, Medellín y Pereira; la línea “MOVILIDAD SEGURA” no se cumplió en Bucaramanga, Cartagena y Manizales; la línea “PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA” no se cumplió en Manizales; en la línea “MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO” en relación a órdenes de compra de las empresas atendidas, no se encuentra el soporte en el plan de trabajo frente a las 829 actividades realizadas y en relación a las Unidades de aprendizaje (UAS y UVAS) de las 30 unidades solamente aparecen 29 versiones entregadas y en la línea “SALUD MENTAL” no se cumple la meta en las ciudades de Pereira y Manizales, así: Tabla 12. Resumen resultados indicadores por la línea de valor contrato N° 83221 LINEAS DE VALOR

META OF. BARRANQUILLA

OF BOGOTA

OF. BUCARAMANGA

OF CALI OF. CARTAGENA

OF. MANIIZALES

OF. MEDELLIN

OF. PEREIRA

NOMBRE DEL CRUCE

ARCHIVOS CRUZADOS

1. INTERVENCION PARA EL CUIDADO


3.426 13.468 2.721 6.106 2.526 1.277 12.917 2.868 Hoja "INDICADORES_LV1"


Tasa de accidentalidad inferior del 7.4% de los Contrato Oficina

Según el listado de empresas del Anexo 1 del Acta de Cierre del Contrato solo se logra identificar un valor global de Accidentalidad en el trabajo - AT para los contratos oficina

ANEXOS CONTRATOS II-2020, hoja "Anexo3-IPC Tasa Emp. Asignadas"

2. MODELO PYMES


1.176 4.353 759 1.782 588 171 3.115 470 Hoja "INDICADORES_LV2"


Tasa de accidentalidad inferior del 6.91% de los Contrato Oficina

Según el listado de empresas del Anexo 6 del Acta de Cierre del Contrato solo se logra identificar un valor global de AT para los contratos oficina

ANEXOS CONTRATOS II-2020, hoja "Anexo6-Pymes Tasa Asignadas"

3. MOVILIDAD SEGURA






1.350 4.912 870 1.539 1.101 495 4.768 1.400 Hoja "INDICADORES_LV4"





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LINEAS DE VALOR

META OF. BARRANQUILLA

OF BOGOTA

OF. BUCARAMANGA

OF CALI OF. CARTAGENA

OF. MANIIZALES

OF. MEDELLIN

OF. PEREIRA

NOMBRE DEL CRUCE

ARCHIVOS CRUZADOS


590 actividades educativas por línea y canal de atención

En el Anexo 11- se registra la realización de 829 actividades y se relacionan las órdenes de compra de las empresas atendidas. Sin embargo, ninguna de ellas fue encontrada como

soporte en el plan de trabajo.

Hoja "PT_CGR_83221", Columna "Validación si Modelo Ejecutivo Pedagógico"

PT_CGR_83221 vs Anexo 11-Act Educ.

Entrega de mínimo 30 Unidades de Aprendizaje (UAS y UVAS).

En el Anexo 12- se registra un listado de 29 versiones entregadas Unidades de aprendizaje (UAS y UVAS) creadas y/o actualizadas. Anexo 12-UAS y

UVAS

Acompañamiento como mínimo a 20 empresas contrato – oficina, desarrollando las tres primeras fases

En el Anexo 13- se registra un listado de 109 empresas atendidas en total y 25 en la primera fase Anexo 13-

Empresas Educ

6. SALUD MENTAL


822

3.234 723

1.243

617

262

4.669

539



7. ENTREGAS DE DISEÑO

Cumplimiento de entregables de diseño mínimo 10 (diez)

10 entregables verificados y soportados

Fuente. Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA

La ARL SURA reporta que la herramienta destinada para realizar la gestión y ejecución de todas las actividades de promoción y prevención para cada empresa y sus afiliados es el aplicativo DIOGENES y sus diferentes módulos de consulta: De dicho aplicativo se conoce el consolidado de los Planes de Trabajo para el año 2020 que detalla todas las tareas de promoción y prevención ejecutadas por empresa y sus afiliados, y los campos asociados como: Orden del Servicio, Cantidad Ejecutada SGS6, Valor Unitario, Cantidad facturada por valor unitario SGS, número de la póliza, empresa, Distribuidor, Prestador, Consecutivo factura, Valor Facturado, y otros campos donde se detallan las transacciones contables de egreso por estas tareas. La definición de cada campo se encuentra en la hoja “Glosario” del archivo Plan de Trabajo CGR_82079. De este archivo, se entiende que el campo “Orden” corresponde al “Consecutivo asignado por el sistema al momento de la creación de la orden” y que en todos los contratos revisados corresponde a las órdenes de compra asignadas a las tareas de los Planes de Trabajo. Adicionalmente, la política de abastecimiento de la entidad menciona que en el numeral 3.2 Orden de compra y seguimiento dice: “Para las órdenes de compra que se realizan a través de SAP se debe garantizar que exista:

6 SGS: Sistema de Gestión de Servicios, nombre del módulo de consulta de la herramienta Diógenes donde se encuentran almacenados los Planes de Trabajo.




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• Solicitud de pedido. • Orden de compra. • Entrada de mercancía. • Factura asociada a la orden de compra.”

En el detalle de los Planes de Trabajo ejecutados por el contratista “Consultoría en Gestión de Riesgos”, donde se relacionan las órdenes de compra, éstas se encuentran vinculadas directamente a unos números de facturas que no concuerdan con lo pagado en SAP, tal y como se evidencia en la Columna “Verificación Facturas SAP” de la hoja “Datos” del archivo Planes de Trabajo CGR_83221.xls.

En razón a ello, se encontraron diferencias entre el valor total facturado y pagado por $81.785.999.994 y el valor total ejecutado por $64.314.920.297 de las tareas7 realizadas, lo que arroja una diferencia de un mayor valor pagado por $17.471.079.697

Tabla 13. Mayor valor pagado Valor total facturado y

pagado Valor total ejecutado Diferencia Archivo

$81.786.000.000 $64.314.920.297 $17.471.079.697

Hoja “Resumen” del archivo “Plan de trabajo CGR_83221.xls”

Fuente. Elaboración de la CGR con la información suministrada por la ARL SURA. Lo anterior, debido a deficiencias de control por la falta de correlación entre lo facturado y las órdenes de compra o servicios en las tareas a ejecutar, lo que evidencia el uso ineficiente en la destinación de los recursos y la consecuente afectación de la prestación del servicio de salud, generándose un daño patrimonial por el mayor valor pagado en cuantía $17.471.079.697. Respuesta del auditado: En cuanto a los contratos 82079 y 83221 de Consultoría en Gestión de Riesgos Suramericana S.A.S la ARL - SURA responde: “…se enfocaba en la estrategia integral, macro, con compromisos claros definidos en indicadores de cobertura y de disminución de tasas de accidentalidad.” Adicionalmente, la justificación de las validaciones de la etapa precontractual que derivaron en suscripción de dichos contratos se justica en que “ARL SURA decidió llevar a cabo la contratación debido al conocimiento que se tiene del proveedor y teniendo en cuenta que dicha compañía se ha especializado en desarrollar y ejecutar actividades que permiten impactar la tasa de accidentalidad en las empresas; así como el resultado del





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estudio de mercado realizado por la empresa Cluster Research Behaviorual Undersatanding, el cual tuvo como objeto la investigación y evaluación de los diferentes proveedores que ofrecían servicios de promoción y prevención en riesgo laborales y pretendía lograr identificar las características y diferencias en los mismos para medir la idoneidad del mejor prestador para ARL SURA, garantizando una oferta de calidad que cumpla con los estándares de la Compañía” Respecto al cumplimiento de las metas fijadas en el contrato con relación a las líneas de valor la entidad, se manifiesta que las “observaciones presentadas por el equipo auditor en relación con el supuesto “incumplimiento” de las metas en algunas regiones del país, debemos resaltar que las metas fueron fijadas para cumplirse a un nivel nacional, (como se evidencia en el anexo 1 de cada uno de los contratos para cada una de las líneas de valor) no por cada una de las regiones del territorio colombiano. Por ello, no puede argumentarse un incumplimiento contractual cuando los resultados del contrato superan el mínimo de servicios pactados (eficiencia y economía) y se verifica la disminución (eficacia) de la tasa de accidentalidad de la población objeto de atención a nivel país, tal como se detalla en la respuesta a cada una de las observaciones” Finalmente manifiesta que “No obstante, el contrato haber sido pactado por un valor fijo, adicional a los demás controles ya expuestos (reuniones periódicas del equipo técnico y seguimiento de los indicadores técnicos), la Compañía implementó otro seguimiento para esta relación contractual, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los planes de trabajo con las empresas afiliadas, en sus tareas y actividades definidas por línea de valor. Para ello, se acordó con Consultoría en Gestión de Riesgos Suramericana S.A.S., el envío mensual del listado de actividades realizadas que componen la estrategia para ser cargadas en el Sistema de Gestión de Servicio (SGS) con los valores de referencia definidos por ARL SURA. Por lo tanto, la sumatoria de estos valores asignados no puede ser usada por el equipo auditor para validar y cotejarla con el valor del contrato, pues como se mencionó anteriormente el valor del mismo fue pactado como valor único y sobre varias estrategias de intervención.” Se aportan las siguientes definiciones como “Glosario” pero que no hacen parte del Contrato No 82079 ni 83221: “1. Contrato/Oficina: hace referencia a la denominación que ARL SURA le asigna a una empresa afiliada cuando ésta por su organización administrativa tiene presencia a través de sucursales, oficinas, talleres, entre otros, en dos o más ciudades del territorio nacional. En estos casos la atención que la ARL brinde en diferentes sucursales, talleres, oficinas de una misma ciudad o zona geográfica se toma como un único contrato oficina.




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3. Empresa contrato oficina: entiéndase como contrato oficina.” Segunda respuesta del auditado: Alcance Observaciones 4 y 5 - Mesa de trabajo ARL SURA - CGR.pdf Análisis de la primera respuesta del auditado: Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo mencionado en el contrato donde “Los servicios del Anexo 1 estarán soportados en la herramienta tecnológica acordada por las partes”, la entidad informa que “Sistema de Gestión de Servicios (SGS)” es la herramienta y el único soporte real de la ejecución detallada de todas las tareas de promoción y prevención llevadas a cabo en ejecución del contrato, el cual se conoce como “Planes de Trabajo 2020”. Dicho archivo es el utilizado para revelar además los costos reales de dichas actividades y no unos “valores de referencia”. Por ser este el soporte mencionado en el contrato, es la sumatoria de estos valores que deben sustentar los valores correspondientes a los servicios ejecutados del contrato y no tomarse como un “valor único” o “costo fijo”. El desconocer esta herramienta como soporte o hacer referencia a “valores de referencia” y no relacionar en esta respuesta cuales son los valores reales de cada tarea da lugar a entender que existe un daño patrimonial en la ejecución del contrato. De acuerdo con lo anterior, y con relación al cumplimiento de los indicadores de los servicios prestados, agrupados por líneas de valor en el contrato se menciona lo siguiente: Con relación a las nuevas definiciones mencionadas por la entidad y en específico donde se da una interpretación diferente a lo que se refiere como “Contrato Oficina”, estas definiciones carecen de validez al no estar especificadas dentro del contrato entre las partes. Dentro del contrato sí se encuentra la siguiente definición: “Se entiende como Contrato oficina, la atención que se le entrega a una empresa afiliada por cada sucursal u oficina del contratante”. De acuerdo con esta definición, la CGR debe tomar el archivo de ejecución de todas las tareas conocido como “Planes de Trabajo 2020” relacionados para el contrato y aportado por la entidad. Es importante mencionar que éste debe ser el archivo soporte y no los mencionados en los “Anexo1-PIC, Anexo 2-Parte 1 y 2 Pymes Asignadas, Anexo 3-Movilidad Parte 1 y 2, Anexo 4-Emergencias, Anexo 5-Act Educ, Anexo 8-Empresas Educ, y Anexo 9-S. Mental” como cierre del contrato toda vez que:

3. Estos solo contienen un listado de empresas que supuestamente fueron atendidas, sin el detalle de qué tipo de tareas, productos, ni líneas de valor




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se ejecutaron; y mucho menos contiene los números de ordenes de servicio, fechas de ejecución, responsables, cantidad de horas ejecutadas y costo del servicio, con los cuales se pueda tener una trazabilidad adicional frente a la facturación, egresos y soportes de dichas tareas. Mientras que el archivo de Plan de Trabajo sí los relaciona de manera detallada con todos estos campos.

4. Los anexos no son una base de información que provenga de la herramienta Sistema de Gestión de Servicios (SGS). Dado que la herramienta convenida por las partes para ejecutar el contrato es únicamente el Sistema de Gestión de Servicios (SGS).

Por lo anterior, es el archivo de “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 01-05-2020” con el cual se procede a hacer la verificación del conteo de empresas atendidas por contrato oficina como se estipula en el contrato. Adicionalmente, la entidad argumenta que “para dar claridad sobre las observaciones presentadas por el equipo auditor en relación con el “incumplimiento” de las metas en algunas regiones del país, debemos resaltar, como ya se ha explicado, que ellas fueron fijadas a nivel nacional, no por cada una de las regiones.” Lo cual es completamente contradictorio a lo suscrito en el contrato según lo siguiente:

Tabla 14. Meta por líneas de valor contrato N° 82079 LINEAS DE VALOR CONTRATO META

I. INTERVENCION PARA EL CUIDADO 2.500 empresas por Contrato Oficina

II. MODELO PYMES 8.500 empresas por Contrato Oficina

III. MOVILIDAD SEGURA 320 empresas por Contrato Oficina

IV. PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA 200 empresas por Contrato Oficina

V. MODELO EJECUTIVO PEDAGÓGICO 30 empresas por Contrato Oficina

VI. SALUD MENTAL 160 empresas por Contrato Oficina

VII. ENTREGAS DE DISEÑO


Fuente. Suministrado por la ARL-SURA. Definición de Contrato oficina: “la atención que se le entregue a una empresa afiliada por cada sucursal u oficina del contratante”. Todas las líneas de valor I, II, II, IV, V y VI, tienen como indicadores que hacen referencia a una cantidad X de




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empresas por contrato (entendida como “póliza”) y oficina (8 oficinas regionales en total), es decir, en ninguna parte del contrato se habla de unas metas fijadas a “nivel nacional”. La verificación entonces se realiza con los siguientes pasos: 1. En archivo “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 07-04-2020” se concatena “código producto” con “código tarea” para todas las oficinas. 2. Se filtra el número del contrato “83221” en la columna “contrato”. 3. Se cruza con el archivo de “10. Líneas de valor v1” por “Producto/Tarea”. 4. Al resultado de la tabla dinámica de la columna “Nit de la empresa” del archivo “11. Plan trabajo CGR 01-01-2020 - 07-04-2020” se realiza un “Recuento.distinto” el cual descarta el recuento de empresas de manera duplicada. En las líneas de valor “1. Intervención para el cuidado” y “3. Movilidad Segura” no se le quitaron los duplicados, por lo que se corrigen estos valores de conteo dejando la siguiente tabla como definitiva lo siguiente: Contrato No 83221:

Tabla 15. Resultado indicadores contrato No 83221. LINEAS DE VALOR CONTRATO

INDICADORES

OF BQLLA

OF BGA

OF BMGA

OF CALI

OF CTGA

OF MNZ

OF MED

OF PER

NOMBRE DEL CRUCE

ARCHIVOS CRUZADOS

1. INTERVENCION PARA EL CUIDADO


3.426 13.468 2.721 6.106 2.526 1.277 12.917 2.868 Hoja "INDICADORES_LV1"


2. MODELO PYMES


1.176 4.353 759 1.782 588 171 3.115 470 Hoja "INDICADORES_LV2"


3. MOVILIDAD SEGURA









590 actividades educativas por línea y canal de atención

En el Anexo 11- se registra la realización de 829 actividades y se relacionan las órdenes de compra de las empresas atendidas. Sin embargo, ninguna de ellas fue encontrada

como soporte en el plan de trabajo.

Hoja "PT_CGR_83221", Columna "Validación si Modelo Ejecutivo Pedagógico"

PT_CGR_83221 vs Anexo 11-Act Educ.

Entrega de mínimo 30 Unidades de Aprendizaje (UAS y UVAS).

En el Anexo 12- se registra un listado de 29 versiones entregadas Unidades de aprendizaje (UAS y UVAS) creadas y/o actualizadas. Anexo 12-UAS y

UVAS

6. SALUD MENTAL


822

3.234

723

1.243

617

262

4.669

539



Fuente. Elaborado por la CGR.




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En razón a ello, se encontraron diferencias entre el valor total facturado y pagado por $81.785.999.994 y el valor total ejecutado por $64.314.920.297 de las tareas8 realizadas, lo que arroja una diferencia de un mayor valor pagado por $17.471.079.697 Análisis de la segunda respuesta del auditado: La segunda respuesta fue recibida el 27 de mayo de 2021, fecha posterior a la respuesta de las observaciones del 12 mayo de 2021, mediante la comunicación referenciada como “Alcance a las observaciones 4 y 5 en relación con los contratos para la prestación de los servicios de prevención de riesgos laborales entre Seguros de Vida SURAMERICANA S.A. en adelante ARL SURA y Consultoría en Gestión de Riesgos SURAMERICANA S.A.S., en adelante CGRS” y los anexos correspondientes a dicha respuesta. Se realiza la verificación de la información y se reconoce la disminución de los siguientes valores:

Tabla 16. Servicios entregados a empresas no cuantificados

Empresas desafiliadas

Servicios no reportados

Servicios de asesoría línea de atención

PYME

Total servicios entregados a empresas no cuantificados

$954.683.810 $180.835.437 $265.680.596 $1.401.199.843 Fuente. Elaborada por la CGR

Tabla 17. Servicios relacionados con entregables de diseño

Entregables de diseño

UAS-UVAS Entregables de diseño

Diseño línea de

teleorientación y vulnerables

Total Entregables de

diseño $102.707.296

$285.416.881

$16.918.916

$405.043.093

Fuente. Elaborada por la CGR

De acuerdo con lo anterior, al presente hallazgo se le reconoce el valor total ejecutado por $1.806.242.936, lo que arroja una diferencia final de un mayor valor pagado por $15.664.836.761. Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal.





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HALLAZGO N° 3. Intermediario de seguros como prestador de servicios (A-BA) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración y custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos…en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad transparencia y publicidad…” (Subrayado y negrilla fuera de texto). Así mismo, el artículo 6° de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño Patrimonial del Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado, la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, perdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los bienes patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)” De acuerdo con el Parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, “La labor de intermediación de seguros será voluntaria en el ramo de riesgos laborales, y estará reservada legalmente a los corredores de seguros, a las agencias y agentes de seguros, Que acrediten su idoneidad profesional y la infraestructura humana y operativa requerida en cada categoría para el efecto, quienes se inscribirán ante el Ministerio del Trabajo.” Así mismo, dicho parágrafo menciona que “Quien actué en el rol de intermediación, ante el mismo empleador no podrá recibir remuneración adicional de la administradora de riesgos laborales, por la prestación de servicios asistenciales o preventivos de salud ocupacional.” Al verificar las tareas de las actividades de promoción y prevención establecidas en los planes de trabajo y los distribuidores9 y prestadores10 de cada empresa afiliada a la ARL SURA durante la vigencia 2020, se encontró que se ejecutaron 30 tareas

9 Distribuidor: persona natural o jurídica que presta el servicio.

10 Prestador: persona natural quien como prestador o asesor ejecuta el servicio.




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en 2 empresas, recibiendo remuneración por los servicios prestados por una cuantía de $5.696.200, fungiendo como asesor o intermediario. Es de anotar, que dicha tarea no se podía ejecutar por la misma persona, triangulación esta, donde el asesor participa como contratista en las actividades de promoción y prevención en los planes de trabajo de los empleadores de los afiliados a la ARL SURA. Lo anterior, por deficiencias de control, seguimiento y supervisión, reflejadas en la ejecución de las tareas ejecutadas en los Planes de Trabajo a través de los intermediarios o asesores, permitiendo el reconocimiento y pago de estas actividades en cuantía de $5.696.200 configurándose un beneficio de auditoría por dicho valor. Respuesta del auditado: “Respecto a la relación de intermediarios que prestaron actividades de promoción y prevención procedemos a dar respuesta, así: 1. En la orden No. 3531158, los servicios de prevención de riesgos fueron autorizados con anterioridad a la designación de (…) como intermediario en el ramo de Riesgos Laborales; dicha orden fue ejecutada en el mes de febrero de 2020 (Anexo 3 - OC 3531158). La señora (…) fue designada como tal, en el mes de agosto de 2020 (Anexo 4 - Notificación Intermediario (…)); 6 meses después de la realización de orden de servicio; para el mes de febrero del año anterior, fecha en la que se ejecutó la tarea, no concurrían las dos calidades definidas en la normatividad vigente.

Orden Cantidad facturada

SGS

Valor unitario

SGS

Cantidad facturada Valor

unitario SGS

Número de la póliza

Nombre de la empresa

3531158 4 $ 55,080 $ 220,320 94317762 RAPIDISIMO (…) Con relación a las demás órdenes de compra referidas por la Contraloría en el anexo remitido, y luego del análisis realizado por la Compañía sobre esta observación, se consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y en tal sentido fueron reincorporados los recursos mencionados por la entidad a excepción de la orden No. 3531158 por los motivos expuestos anteriormente.

En conclusión, la Compañía reintegró el valor de $5.696.200. A continuación, se relaciona la evidencia de la transferencia realizada el día 07 de mayo de 2021 a la cuenta de recursos públicos:




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Adicionalmente a la devolución de los recursos, y buscando la mejora en los procesos la Compañía procederá a:

• Implementar un control adicional en el Sistema de Gestión de Servicios (SGS)

para que se elimine la posibilidad de habilitar un intermediario como prestador de servicios de seguridad y salud en el trabajo, en las empresas por ellos intermediadas.

• Retirar las órdenes de compra que puedan tener estos intermediarios en los planes de trabajo de las empresas intermediadas.”

Análisis de respuesta del auditado: La entidad reconoce el uso inadecuado de los recursos por cuantía de $5.696.200 y reintegra dicho valor mediante el comprobante presentado desde la cuenta de recursos propios No 23600000xxx de Bancolombia a la cuenta beneficiaria No 00125616xxx de Bancolombia de recursos públicos el día 10 de mayo de 2021. Por lo anterior, se constituye como hallazgo administrativo y beneficio de auditoría por $5.696.200, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $5.696.200. Hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoria. HALLAZGO N° 4. CONTRATOS 70082, 73588, 70738, 39251 (A-D) La Política de Abastecimiento Corporativo de EPS SURA, aplicable a la contratación de la entidad, para la vigencia analizada, establece en el numeral 2.4.2” Garantías en Contratos para la Compañía Son mecanismos e instrumentos que permitan dotar de mayor seguridad el cumplimiento de las obligaciones que asume el proveedor frente a la Compañía. Dependiendo del contrato el área de asuntos legales debe establecer las garantías a solicitarle al proveedor dado que, de acuerdo a las condiciones y tipo de contrato, unas garantías serán más apropiadas que otras”. Entre ellas están Pólizas (…) resulta




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fundamental identificar cuáles son los riesgos más comunes en el tipo de contrato que se va a celebrar y el impacto que éstos puede tener en la Compañía, con el propósito de establecer las coberturas, los valores asegurados y la duración. Los amparos mínimos que podrían solicitarse se encuentran descritos en el ANEXO 10. Los valores, vigencias y coberturas allí descritas, son generalizados, siempre se debe analizar el nivel de riesgo del objeto del contrato con el área de Seguridad y Administración de Riesgos, en la Gerencia de Logística. De igual manera, en el numeral 2.3.1 Criterios y lineamientos para el proceso de selección y contratación de acuerdo a la cuantía, se indica: “Cualquier procedimiento de menor cuantía, siempre conllevará un contrato escrito en los siguientes casos: (…) Los contratos de prestación de servicios que celebren las empresas de Sura Colombia, para la constitución de su red de atención médica o de atención de siniestros; o para la prestación de servicios de prevención de riesgos laborales (ARL). Estos contratos además deberán contar con las pólizas de garantía correspondientes…” Así mismo, en el numeral 3.2.7 Modificación contractual, del citado manual, se establece: “(…) Estas modificaciones, eventualmente, pueden incidir en el valor del contrato o su duración, por lo que el Negociador, deberá identificar si se requiere solicitar al proveedor que amplíe o prorrogue las pólizas otorgadas, de tal manera que se conserve la efectividad de la garantía.” EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. Una vez realizada la evaluación y análisis de los contratos 70082, 73588, 70738 suscritos en 2018 y 39251 en 2015, se constata que estos carecen de las pólizas de garantía tal como lo establecen la cláusula vigésima de las minutas contractuales. Lo anterior por deficiencias de control en el seguimiento de los requisitos mínimos de la contratación, con el riesgo de incurrir en demandas o procesos legales ante posibles incumplimientos por parte de los prestadores o contratistas. Respuesta del auditado: Se recibe respuesta por parte de la entidad, donde certifican de los contratos relacionados en la observación que en los archivos de la compañía no hemos




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encontrado a la fecha la Póliza; no obstante, una vez se encuentre el documento será remitido para su respectiva revisión y fines pertinente a la auditoría. Análisis de respuesta del auditor: Una vez analizadas las certificaciones a la que hace referencia la entidad, se constata que no están las pólizas, por tanto, la observación se valida como hallazgo con la misma incidencia comunicada. Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. HALLAZGO N° 5. Contrato de prestación de servicios N° 82351 (A-BA) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” (Subrayado y negrita fuera de texto). En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. (Subrayado fuera de texto). Así mismo, el artículo 6° de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño Patrimonial del Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado, la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los bienes patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”




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El artículo 2° del Decreto 1636 de 2006, establece la destinación de los recursos para los aportes patronales.,” (…) serán destinados a cubrir el valor de los aportes patronales para pensiones, cesantías, salud y riesgos profesionales (…)” El 2 de marzo de 2020, la ARL SURA suscribe el contrato de prestación de servicios N° 83351 con la empresa con NIT 9007216XX-X, con una vigencia comprendida entre el 5 de marzo de 2020 y el 4 de marzo de 2021, y cuyo objeto es: “El contratista se compromete para con el Contratante a prestar los servicios de Prevención de Riesgos Laborales que se enuncian a continuación: SERVICIOS DE APOYO A LA PROMOCION Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES, de acuerdo a lo establecido en el Anexo No.1”. El Anexo 1 establece: Servicios de mercadeo como apoyo a la promoción y prevención de riesgos laborales incluye:

Tabla 14. Anexo 1 contrato N° 82351 Tarea Valor

Jornadas y eventos de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST (lúdico, montaje, apoyo logístico juegos, Campañas de comunicación como apoyo al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo - SGSST

El valor está asociado en la cotización que el prestador realiza para la empresa del servicio, la cual es aprobada por el contratante

Fuente: anexo 1 del contrato Una vez evaluado el contrato número 83351, el cual ascendió a $104.081.631 por diferentes conceptos de suministros según facturas adjuntas, se constata que se realizan pagos por $63.544.631 que corresponden a facturas pagadas con anterioridad a la firma del contrato (ver tabla 1), y a su vez hubo suministros por valor de $4.418.000 (ver tabla 2) que no tiene relación con el cumplimiento del objeto contractual para un total de $67.962.631, así: Tabla 15. Facturas pagadas con anterioridad a la firma del contrato que no tienen relación

con la prestación del servicio No. factura y fecha Cantidad Descripción Valor unidad $ Total $

3811 del 11/12/2019 12 Cuadros en madera 32.000 384.000

3843 del 16/12/2019 1 Decoración sede protección digital Santa Fe 1.000.000 1.000.000

3845 del 16/12/2019 11 Decoración Árbol de Navidad 335.000 3.685.000

1 Marco especial para fotos 150.000 150.000

3848 de 17/12/2019 2 Bolsas medianas con chocolates 145.000 290.000

3855 de 17/12/2019 700 Calendarios de pared (Re Impresión) 2.995 2.096.500

1 Envío a Bogotá 110.626 110.626

119 Calendarios de pared adicionales 1.995 237.405




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No. factura y fecha Cantidad Descripción Valor unidad $ Total $ 1 Envío a Bogotá 30.000 30.000

3885 de 26/12/2019 135 Alistamiento regalos Navidad para ARL SURA 5.150 695.250

3890 de 10/01/2020 3 Orquídeas Manifestaciones: Sergio Soto+Carolina Diaz+Incubadora de Empresas

125.000 375.000

3898 de 20/01/2020 5 Placas de reconocimiento: Reto Comercial 2019-2020 en madera + acrílico

85.000 425.000

1 Envío a Bogotá 25.000 25.000

3909 de 21/01/2020 43 Tarjetas de invitación tamaño postal impresa digital (2 referencias)

3.350 144.050

3912 de 21/01/2020 3 Placas de reconocimiento: Reto Comercial 2019-2020 en madera + acrílico

85.000 255.000


3920 del 01/02/2020 1.520 Cuadernos culturales - material 211102 6.950 10.564.000

20.458 Libretas - material 200608 2.100 42.981.800

3930 del 01/02/2020 1 Caja Dura para manifestación de Avianca de 46x46x4 cms

40.000 40.000


3883 del 26/19/2019 50 Agendas Tally Book - Avianca 14.000 700.000

TOTAL $63.544.631 Fuente: Elaborado con información suministrada por la ARL SURA en el Contrato 82351

Tabla 16. Facturas pagadas en la vigencia del contrato que no tienen relación con la prestación del servicio

No. factura y fecha Cantidad Descripción Valor unidad $ Total $

3995 del 04/04/2020

1 Manifestación: placa en madera para Medicadiz 80.000 80.000 1 Envío a Bogotá 25.000 25.000

3997 de 11/04/2020

1 Manifestación: Recupérate pronto- señor Leonardo Castillo Flórez Envigado a Itagüí. Centro de costos

265306210 105.000 105.000

1 Manifestación: Nacimiento - María Isabel Echeverry Enviado a Bello 100.000 100.000

4009 de 15/05/2020

9 Regalos Agradecimiento: Marco con texto especial 32.000 288.000

1 Envíos a Pereira, San Antonio, Bello, Envigado y Medellín 150.000 150.000

4014 de 21/05/2020 1 Manifestación Condolencia: Tarjeta especial personalizada+ Orquídea, entregado en Bello 155.000 155.000




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1 Manifestación felicitaciones: Alba 35.000 35.000

4043 de 21/07/2020 1 Manifestación nacimiento de bebe (Carolina Pabón) 83.000 83.000

4046 de 22/07/2020 4 Regalos para conferencista de movilidad Andrés

Cárdenas (Tunja), Alfredo Albornoz (Bogotá), Fabio Parra (Tunja), Adolfo Vargas (Bogotá)

115.000 460.000

4053 de 23/07/2020 1 Manifestación (Disculpas a Luz Cardona) 98.000 98.000

FE3 de 04/08/2020 1 Manifestación para Patricia Caney 255.000 255.000 FE15 de 06/08/2020 1 Manifestación condolencias (Alejandro Duque) 125.000 125.000

FE16 de 06/08/2020 1 Manifestación reconocimiento Onelink (Jhonatan

Vargas Bermeo) 100.000 100.000

FE20 de 10/08/2020 1 Manifestación condolencias (Orquídeas para Karina

Contreras) 137.000 137.000

FE21 de 10/08/2020 1 Manifestación condolencias (Orquídeas para Cristina

Mejía 137.000 137.000

FE28 de 12/08/2020

1 Manifestación de agradecimiento (Paula Osorio de Marshall Asesores en segurod9 137.000 137.000

1 Manifestación recupérate pronto (Tatiana Cardona de Enfoque por incapacidad) 100.000 100.000

FE31 de 18/08/2020 1 Manifestación masiva de Occidente (regalo bonsái +

tarjeta para Fernando Montoya Echeverri) 90.000 90.000

FE67 de 24/09/2020

1 Regalo manifestación gerente Ibanaco 326.000 326.000

1 Envío 25.000 25.000

FE69 de 24/09/2020 1 Manifestación por motivos de jubilación (Orquídea

para Sara María Elejalde V. - CONTEGRAL) 125.000 125.000

FE70 de 24/09/2020

2 Manifestación felicitaciones para Julieth Rodríguez y Diana Moncaleano (cuaderno + chocolatina) 27.000 54.000

2 Manifestación felicitaciones para Julieth Rodríguez y Diana Moncaleano (tarjeta) 10.000 20.000

2 Envío a Pereira y Quibdó 25.000 50.000 FE88 de

14/10/2020 1 Manifestación condolencia (cliente Nutresa) 130.000 130.000

FE91 de 15/10/2020 1 Manifestación pronta recuperación (Maribel

Sánchez) 73.000 73.000

FE893 de 15/10/2020 1 Despedida Oficina Regional Antioquia Olaya Herrera 250.000 250.000




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FE94 de 15/10/2020

100 Tarjetas 10 x 9.5 500 50.000

1 Manifestación para Lina Zapata Ángel (gerente Gestión Humana Tronex) 70.000 70.000

FE125 de 03/11/2020

1 Manifestación placa de reconocimiento 90.000 90.000

1 Envío a Cali 25.000 25.000

FE132 de 05/11/2020 1 Manifestación Aniversario "6 años" BALAM seguros

Ltda. (Luz Marina Ospina) 125.000 125.000

FE149 de 20/11/2020

1 Manifestación felicitación Empresa (Reconocimiento Yopal) 65.000 65.000

1 Manifestación felicitación Empresa (Reconocimiento Yopal cambio diploma) 10.000 10.000

1 Envío 30.000 30.000 FE242 de

14/12/2020 1 Manifestación pronta recuperación (Tatiana Giraldo) 105.000 105.000

FE243 de 14/12/2020 1

Manifestación de aniversario 10 años de la empresa PI EPSILON-PROYECTOS DE INGENIERIA

ESPECIALIZADA S.A.S 135.000 135.000

Total 4.418.000

Gran Total (73.129.631 + 4.715.000) 67.962.631 Fuente: Elaborado con información suministrada por la ARL SURA en el Contrato 82351 Lo anterior, por deficiencias de control y seguimiento en la destinación y ejecución de los recursos, generándose un daño al patrimonio en cuantía de $67.962.631, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos. Respuesta del auditado: “Observación 9. Contrato de prestación de servicios N° 82351 (D-F) Con relación a la observación emitida por la Contraloría General de la República, según la cual se realizó un pago por mayor valor, se procede a aclarar lo siguiente: Una vez realizado el análisis respectivo de las facturas 3654; 3798; 3883; 3887 y FE 92; que suman un valor de $9.882.000, como se indicó anteriormente, la normatividad vigente para Riesgos Laborales permite la entrega a nuestras empresas afiliadas de este material. De acuerdo con la normatividad vigente en el Sistema General de Riesgos Laborales la Compañía puede realizar actividades de promoción y prevención, las cuales puede ser apoyadas con material didáctico, de acompañamiento y sensibilización de la prevención de riesgos a las empresas afiliación. (Tabla 1)




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No Factura

Descripción Justificación 3654 del 04/10/2019

Diseño logo campaña Súper Héroe Unilever

Campaña para Unilever como apalancar la intervención del riesgo de caídas a nivel

3798 de 09/12/2019

Libretas con insertos- Evento Avianca

Libreta con herramientas para la gestión de los riesgos laborales.

3883 del 26/19/2019

Agenda Tally Book

Avianca

Reimpresión de la libreta dirigida a Lideres de Seguridad y Salud en el Trabajo

3887 de 26/12/2019

Agendas de apoyo en el programa de reincorporación socio laboral - Avianca

Para el programa de reincorporación socio laboral, y apoyar todo el proceso de reincorporación laboral después de un Accidente Laboral

FE 92 de 15/10/2020

Bienvenida pacientes COVID Hidroituango

Encuestas para los pacientes con diagnóstico de COVID 19 que fueron atendidos en hoteles de Medellín, buscando la identificación de factores de riesgo (Encuesta de vulnerabilidad).

Se adjuntan las evidencias del material entregado a las empresas como apoyo en las estrategias de intervención así:

• Anexo 5. PRESENTACION CAMPANA CAIDAS Unilever • Anexo 6 OC 3186484 TRESOJAS UNILEVER • Anexo 7 INSERTOS LIBRETA AVIANCA_ • Anexo 8 Encuesta pacientes COVID Hidroituango

Así las cosas, y luego de la revisión realizada por la Compañía y de las explicaciones presentadas anteriormente, se consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y en consecuencia se reincorporaron los recursos utilizados por valor de $67.962.631 a la cuenta de recursos públicos administrados por la Compañía. Esta devolución se realizó con cargo a recursos propios de la aseguradora.




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Adicionalmente a la devolución de los recursos, y buscando la mejora en los procesos, la Compañía procederá a aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos.” Análisis de respuesta del auditado: La entidad adjunta los soportes de las actividades relacionadas con Diseño logo campaña Súper Héroe Unilever, Libretas con insertos- Evento Avianca, Agenda Tally Book, Agendas de apoyo en el programa de reincorporación socio laboral – Avianca, Bienvenida pacientes COVID Hidroituango por lo tanto y una vez analizada esta parte de la respuesta por del auditor se retira. Las demás facturas relacionadas en la observación son aceptadas por la ARL y allega el comprobante de transferencia realizada el 06 de mayo del 2021 de la cuenta 2360000xxx de Bancolombia (recursos propios) a la cuenta 125616xxx (recursos públicos) del mismo Banco, por $67.962.631, dado que el objeto del contrato no corresponde a la prestación del servicio de riesgos laborales y por lo tanto procede a reintegrar los recursos de la ARL durante la vigencia auditada, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $67.962.631. Hallazgo administrativo y beneficio de auditoria. HALLAZGO N° 6. Contrato de prestación de servicios N° CW2224186 (A-BA). El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración y custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos…en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad transparencia y publicidad…” (Subrayado y negrilla fuera de texto). Así mismo, el artículo 6° de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño Patrimonial del Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado, la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los bienes patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo




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funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)” El Decreto 1636 de 2006. Art 2° establece la destinación de los recursos para los aportes patronales.,” (…) serán destinados a cubrir el valor de los aportes patronales para pensiones, cesantías, salud y riesgos profesionales (…)” La Política de Abastecimiento Corporativo Sura Colombia, aplicable a la contratación de la entidad, para la vigencia analizada, establece en el numeral 2.4.5 “Otras condiciones que deberá contener un contrato”, Objeto del contrato: En este punto debe detallarse de la mejor manera el bien o servicio a contratar, soportando el detalle técnico en la propuesta o cotización. Para este punto se debe tener absoluta claridad qué es lo que se está comprando o contratando, porque este es el marco de referencia para exigir determinada conducta por parte del proveedor”. Durante la vigencia 2020, la ARL SURA, celebro el contrato de prestación de servicios de Prevención ARL N° CW2224186 con la empresa “El Jardín de Ana S.A.S”, por un valor aproximado de $10.000.000, plazo de un año (28 de mayo de 2020 al 27 de mayo de 2021), cuyo objeto es: “Por medio de este contrato, el contratista se obliga a prestar los servicios estipulados el Anexo 1, el cual hace parte integral de este Contrato. La prestación de los mismos, se hará de manera oportuna, con profesionalidad y diligencia, en forma independiente, con personal propio de EL CONTRATISTA y obrando con plena autonomía administrativa, técnica, directiva y financiera.” Así mismo, el anexo 1 del contrato establece: El presente documento constituye el anexo 1 al contrato de prestación de servicios de prevención de riesgos celebrado entre las partes y establece como objeto: “Campañas de comunicación como apoyo al SST (Agencia de Publicidad, Piezas de Comunicación, Material Promocional, Sensibilización Lúdico, Apoyo Logístico.” Igualmente establece que: “Durante el transcurso de la vigencia señalada estas tarifas podrán ser modificadas, previa concertación entre las partes. La tarifa reconocida se ha determinado de acuerdo a los estudios realizados y terminados en instituciones y programas aprobados por el ICFES; no corresponde a conocimiento empírico, adicionalmente se tienen en cuenta otros criterios como la experiencia laboral en Salud y Seguridad en el Trabajo y las certificaciones en Salud y Seguridad en el Trabajo.” Sin embargo, al revisar y validar la información en las diferentes etapas del contrato suscrito con el contratista “Jardín de ANA SAS”, cuyo objeto es “Campañas de comunicación como apoyo al SST (Agencia de Publicidad, Piezas de Comunicación, Material Promocional, Sensibilización Lúdico, Apoyo Logístico)”, por valor de $10.000.000; se constató que el contratista aporta cotización de 120 kits navidad




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“sheet1”, por valor de $6.426.000, ver tabla 1 y la entidad paga la factura de cobro 489 del 6 de diciembre de 2019, por $6.961.500 que corresponden a 130 kits los cuales fueron cancelados por ARL SURA el 8 de enero de 2020, según SAP bajo concepto que corresponde a “regalos fiesta promotoras”. Situación que demuestra que no se cumplió con el objeto del contrato dado que el contratista entrego kits navideños, insumos que no guardan relación con la prestación del servicio contratado.

Tabla 17. Cotización del Jardín de ANA SAS Producto Descripción Cantidad Precio por

Unidad Total + IVA Kit 1 Caja, aceite de oliva 261 gr, galletas untables,

cinta, antipasto de alcachofa 200 gr. 120 $ 45.000 $6.426.000

Fuente: Información contenida en el contrato Lo anterior, por deficiencias de control en la destinación de los recursos para la prestación del servicio de riesgos laborales, generándose un daño patrimonial por $6.961.500 por el uso ineficiente de estos, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos. Respuesta del auditado: “Mediante oficio sin número del 7 de mayo de 2021, la ARL da respuesta así: Luego de la revisión realizada por la Compañía a las fases de negociación, suscripción y ejecución del contrato se consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y en consecuencia se reincorporaron los recursos utilizados en el contrato de la referencia a los recursos públicos administrados por la Compañía. Esta devolución se realizó con cargo a recursos propios de la aseguradora. Es de anotar que desde las fases precontractuales ARL SURA identificó que las actividades objeto del contrato debían asignarse a los recursos propios reservados por la compañía para los fines pertinentes, no obstante, el pago se realizó con recursos públicos debido a un error humano en la designación de las cuentas. A continuación, se relaciona la evidencia de la transferencia realizada el día 06 de mayo de 2021, con los traslados a la cuenta de recursos públicos: A continuación, encontrara la información de las cuentas de ahorro y corrientes. Para ver los movimientos de una cuenta específica, haga clic sobre el número de la cuenta.




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Adicionalmente a la devolución de los recursos, y buscando la mejora en los procesos, la Compañía procederá a:

• Dar por terminado el contrato suscrito con la empresa El Jardín de Ana S.A.S, bajo el número CW2224186.

• Reportar dicha cancelación al SIRECI en el próximo periodo • Aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos por

parte de la compañía Análisis de respuesta del auditado: La ARL acepta la observación comunicada por la CGR, y allega el comprobante de transferencia realizada el 06 de mayo del 2021 de la cuenta 23600000xxx de Bancolombia (recursos propios) a la cuenta 125616xxx (recursos públicos) del mismo Banco, por $6.961.500, dado que el objeto del contrato no corresponde a la prestación del servicio de riesgos laborales y por lo tanto procede a reintegrar los recursos de la ARL-SUA durante la vigencia auditada, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $6.961.500. Hallazgo administrativo y Beneficio de auditoria. HALLAZGO N° 7. Contratos 47912 y CW 2222804 (A-D) El artículo 37 de la Ley 489 de 1998. Sistema de Información de las Entidades y Organismos. “Los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como, a la ciudadanía en general. Corresponde a los comités de desarrollo administrativo de que trata la presente ley hacer evaluaciones periódicas del estado de los sistemas de información en cada sector administrativo y propender por su simplificación en los términos previstos en las disposiciones legales. En la política de desarrollo administrativo deberá darse prioridad al diseño, implementación, seguimiento y evaluación de los sistemas de información y a la elaboración de los indicadores de administración pública que sirvan de soporte a los mismos”. Así mismo, el artículo 93 del Decreto Ley 403 de 2020, Control de datos e información. “Los órganos de control fiscal realizarán actividades de control pertinentes ante la evidencia de deficiencias importantes en la generación y disposición de datos e información pública por parte de los sujetos de control, con




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el fin de evaluar los procesos y productos relativos a los activos de información, determinar el grado de calidad de los mismos, emitir un concepto sobre la gestión de dichos activos y requerir un plan de remediación cuando sea el caso”. EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. La ARL SURA firmó contrato indeterminado, Nº 47912 de prestación de servicios con fecha de inicio 09/07/2016, con la empresa con NIT 900592.XXX, cuyo objeto del referido contrato es: “Prestar los servicios de Prevención de Riesgos Laborales que incluyen: servicios de Capacitación, de Higiene Industrial, de Seguridad Industrial y de Medicina del Trabajo , bajo sus propios medios, con autonomía técnica y administrativa, pero bajo la coordinación, los parámetros de atención al cliente y las necesidades específicas de prevención que establezca ARL SURA.” El 01 de enero de 2020, se suscribe el contrato de prestación de servicios N° CW2222804 con la empresa con número de identificación NIT 9008296XXX, con una vigencia comprendida entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2020, por un valor inicial de $522.265.905. El objeto del contrato estipula “Por medio de este contrato, EL CONTRATISTA se obliga a prestar los servicios estipulados el Anexo No.1, el cual hace parte integral de este Contrato. La prestación de los mismos, se hará de manera oportuna, con profesionalidad y diligencia, en forma independiente, con personal propio de EL CONTRATISTA y obrando con plena autonomía administrativa, técnica, directiva y financiera”. Al momento de validar la información suministrada por la ARL-SURA, en los contratos Nº 47912 y Nº CW 2222804 de prestación de servicios se pudo constatar que:

• No se suministra el anexo No. 01, el cual era parte integral de los contratos.

• Para el contrato Nº 47912, no se evidencia la póliza de cumplimiento, solo un comunicado por parte de la ARL en que manifiestan: "No se encuentra, solo existe un comunicado en que certifica: ""a la fecha no encontramos la póliza de cumplimiento en los archivos de la compañía; no obstante, una vez se




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encuentre el documento será remitido para su respectiva revisión y fines pertinente a la auditoria"

• Para el contrato Nº CW 2222804, se deja sin póliza de garantía un valor de $104.159.308 ejecutado del contrato, referente a las pólizas de garantía de cumplimiento y salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, dado que se elabora la póliza sobre el valor inicial del contrato por $522.265.905, y no por el valor final de $626.425.213.

Las anteriores situaciones se presentan, por deficiencias en los sistemas de información de la ARL-SURA, del control interno en la verificación y seguimiento a la calidad de la información de los contratos, y al incumplimiento de los principios eficacia. Respuesta del auditado: “Respecto a lo indicado por el equipo auditor, “no se evidencia la póliza de cumplimiento”. De acuerdo con la observación descrita por el auditor, se ratifica que se certificó que no se encontraba a la fecha la póliza de cumplimiento (25 de abril de 2021”. “La compañía ha solicitado la ampliación de la póliza para el otrosí formalizado entre las partes. Así mismo, se tomarán las acciones necesarias y Respecto al punto 8: No existe el Anexo Nº1 que describe los servicios a prestar dentro del contrato.” Análisis de respuesta del auditado: La entidad acepta lo observado al no adjuntar las pólizas y los anexos Nº1 de los contratos correspondientes Nº 47912 y NºCW2222808, los hallazgos continúan con incidencia disciplinaria. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. HALLAZGO N° 8. Valores pagados promoción y prevención contrato N° CW77126 (A-BA) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de




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legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” (Subrayado y negrita fuera de texto). Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. Subrayado fuera de texto. En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. La CLAUSULA TERCERA. - VALOR DEL CONTRATO: El valor de los servicios que preste el PRESTADOR a la ARL SURA, será el que corresponda a las tarifas previamente pactadas en el anexo Nº1, las cuales serán pagadas de acuerdo con el procedimiento señado en la cláusula quinta del presente convenio (…). El Contrato CW77126 para la prestación de servicios, suscrito con la empresa con NIT 900391XXX, para un periodo indeterminado, con el objeto: “Por medio de este contrato, EL CONTRATISTA s de manera oportuna, profesional y diligente, en forma independiente, con personal propio y obrando con plena autonomía administrativa, técnica, directiva y financiera, se obliga a favor del CONTRATANTE, a la prestación de los servicios de publicidad y mercadeo, consistentes en APOYOS LUDICOS, LOGISTIVOS Y DE MARCA PARA LAS ACTIVIDADES DE PROMOCION Y PREVENCION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO en los términos, necesidades específicas de promoción y prevención y lugares dispuestos por el CONTRATANTE. Este instrumento, no confiere ningún derecho de uso de marca a EL CONTRATISTA, ni explotación de los derechos económicos establecidos en favor de LA CONTRATANTE (…)”. Durante la revisión de la prestación del servicio, se observa que se realizaron + facturas pagadas por valor de $113.855.230 y al verificar la ejecución del cumplimiento de las tareas en el plan de trabajo de la ARL SURA, se encuentra la ejecución de las tareas correspondientes, excepto la factura Nº4013 por $1.011.774, lo que genera un mayor pagado por $1.011.774.




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Lo anterior se presenta, por deficiencias de control, seguimiento verificación a la información, lo que crea incertidumbre en el uso de los recursos públicos y genera un mayor pagado al contratista por $1.011.774, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos. Respuesta del auditado: En la carpeta No. 32, se detalla el anexo “Pagos nova logística”, en la que se puede encontrar: la información anteriormente relacionada, se puede evidenciar que el servicio efectivamente fue prestado y pagado por ARL SURA. Se adjunta evidencia de las facturas y soportes de la prestación del servicio a las empresas cliente. Ver Anexo SOPORTES FACTURACIÓN 2020 (…) en formato ZIP, adjunta en la carpera No. 32. Análisis de respuesta del auditado: La entidad allega un análisis sobre las verificaciones y validaciones realizadas a los soportes documentales, relacionados con la facturación radicada por parte del contratista, logrando demostrar que el hallazgo presenta 72 facturas por $90.714.316 que corresponden al plan de trabajo de la vigencia 2019 y 14 facturas que corresponden a planes de trabajo 2020 por $8.615.683 y 9 facturas que corresponde al pago de apoyo logístico a las actividades de promoción y prevención por $14.525.231, para un total de $113.855.230. Se encontró que la factura Nº4013 por $1.011.774, describe la actividad “Inflable con zona de brinco supervisor y coordinador”, no cumple con el objeto contractual, la ARL SURA acepta y devuelve dichos recursos, consignándolos en la cuenta bancaria Bancolombia ahorros N° 236-0000xxx el día 26 de mayo de 2021 donde maneja los recursos públicos. Se concluye que, dada la devolución de estos recursos por parte de la entidad, se convierte en un beneficio de auditoría y se valida como hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoría en cuantía de $1.011.774. Hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoría HALLAZGO N° 9. Contrato N° 82492 prestación de servicios de asesoría y capacitación para prevención de riesgos laborales (A-D). El artículo 37 de la Ley 489 de 1998. Sistema de Información de las Entidades y Organismos. “Los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos




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y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la valuación de la gestión pública a su interior, así como, a la ciudadanía en general. Corresponde a los comités de desarrollo administrativo de que trata la presente ley hacer evaluaciones periódicas del estado de los sistemas de información en cada sector administrativo y propender por su simplificación en los términos previstos en las disposiciones legales. En la política de desarrollo administrativo deberá darse prioridad al diseño, implementación, seguimiento y evaluación de los sistemas de información y a la elaboración de los indicadores de administración pública que sirvan de soporte a los mismos”. Así mismo, el artículo 93 del Decreto Ley 403 de 2020, Control de datos e información. “Los órganos de control fiscal realizarán actividades de control pertinentes ante la evidencia de deficiencias importantes en la generación y disposición de datos e información pública por parte de los sujetos de control, con el fin de evaluar los procesos y productos relativos a los activos de información, determinar el grado de calidad de los mismos, emitir un concepto sobre la gestión de dichos activos y requerir un plan de remediación cuando sea el caso”. Es así, como el literal a) del Capítulo VII Reporte de información, de la Circular Externa 008-2018 de la Superintendencia Nacional de Salud, donde se establece “Toda información debe seguir los principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razón no podrá contener información sesgada, insuficiente, no verificable, o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión”, (…). La ley 1712 de 2014, establece que si bien es cierto existen entidades de régimen privado, éstas por el mero hecho de manejar recursos del estado, deben dar estricto cumplimiento a ciertas políticas y principios de la normativa de contratación estatal. El artículo 3 de la citada Ley, en uno de sus apartes establece: (…) “ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública” (…) “Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad” … EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana,




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Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. La ARL SURA firmó contrato de prestación de servicios con la empresa con NIT 900788XXX, cuyo objeto del referido contrato es: “el contratista se compromete para con el contratante a prestar los servicios de apoyo a la promoción y prevención de riesgos laborales, de acuerdo con lo establecido en el anexo no. 1”, por un valor aproximado de $20.000.000 con vigencia de 1 año, con prórroga automática. Se evidenciaron inconsistencias:

• Para la fecha de la firma del contrato, la política de abastecimiento corporativa aplicable es la V5 de febrero 2020, según esta, se requería como mínimo de dos cotizaciones, sin embargo, en los documentos aportados no se observa ninguna otra oferta aparte de la empresa con NIT 90788XXX.

• Se presentan 34 facturas, de las cuales 30 corresponden a los servicios prestados en 2019 por valor de $8.347.467 y presentan 4 facturas que realmente corresponden a la vigencia del contrato por un valor de $1.017.844.

• Se constato póliza de cumplimiento con vigencia de 15/10/2020 hasta el 04/03/2024, presentada con fecha posterior al inicio del contrato y a la par se encuentra documento de parte de ARL SURA en que certifica: “Debido a la naturaleza de la actividad y teniendo en cuenta el análisis del tipo de servicio contratado, y las pólizas requeridas para garantizar este tipo de contratos, encontramos que en el que nos ocupa, no era necesaria la constitución de pólizas”, Esto de acuerdo a la matriz de pólizas aportada.

Las anteriores situaciones se presentan, por deficiencias en los sistemas de información de la ARL-SURA, del control interno en la verificación y seguimiento a la calidad de la información, y al incumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia. Respuesta del auditado: “Observación 33. Contrato Nro. 82492 prestación de servicios de asesoría y capacitación para prevención de riesgos laborales(D). Respecto a la certificación remitida al equipo auditor, frente a la constitución de póliza de cumplimiento, es de aclarar que se presentó un error involuntario debido al volumen de información pues se aplicó una exclusión que fue posterior a la celebración del contrato. Se informa que, como Compañía, se tomaran los correctivos de toda índole necesarios de




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acuerdo a nuestras políticas y manuales para el mejoramiento del proceso y de la calidad de la información. Respecto a las planillas de seguridad social del proveedor en mención, se adjunta el anexo “CERTIFICADO APORTES A SEGURIDAD SOCIAL EVENTOS DEL NORTE 2020, adjunto en la carpeta No. 33.” Análisis de respuesta del auditado: Al verificar la respuesta a lo solicitado, se evidencia que anexaron las planillas de seguridad social, que fue uno de los causales de lo observado; según la matriz de pólizas de la compañía, no se requería de la póliza que a pesar de ello aportaron, sin embargo, no anexaron las dos cotizaciones que se requerían según la política de abastecimiento, razón por la cual, se valida como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. HALLAZGO N° 10. Valor pagado con recursos públicos contrato 82486 (A-BA) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. Subrayado fuera de texto. En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa




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o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. El Artículo 2° del Decreto 1636 de 2006, “establece la destinación de los recursos para los aportes patronales., (…) serán destinados a cubrir el valor de los aportes patronales para pensiones, cesantías, salud y riesgos profesionales (…)” En la política de abastecimiento de la ARL SURA, numeral 3.2.3 de Seguimiento establece que: “Para la adecuada gestión del contrato, el negociador tendrá a cargo, la realización del seguimiento de la ejecución de la compra de bienes o la prestación de servicios, verificando que el proveedor cumpla con todas las obligaciones adquiridas por él como: acuerdos de nivel de servicio (ANS), precios, tiempos de entrega, entrega de información, facturación, etc. (…)”. El contrato de prestación de servicios 82486 suscrito el 3 de diciembre de 2019 con el contratista con NIT 800.216.XXX, cuyo objeto es: “Apoyo con salón de eventos para desayuno de trabajo”, en el cual se realizó la planeación del COPASST DE TRIPLE A para el año 2020 y se presentó informe de gestión del año 2019 y se definieron los objetivos y plan de trabajo del COPASST para el año 2020, producto de esta reunión se paga una única factura por $805.451, los cuales son pagados con recursos públicos tal como se evidencia en el soporte SAP cuenta BCOL 08002.

Situación que se presenta por deficiencias de control interno en la verificación y seguimiento de la cuenta pagadora, lo que evidencia el incumplimiento de la correcta destinación de los recursos públicos por parte de la administradora, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos $805.451.

Respuesta del auditado: “Luego de la revisión realizada por la Compañía a las fases de negociación, suscripción y ejecución del contrato se consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y en consecuencia se reincorporaron los recursos utilizados en el contrato de la referencia a los recursos públicos administrados por la Compañía. Esta devolución se realizó con cargo a recursos propios de la aseguradora. A continuación, se relaciona la evidencia de la transferencia realizada el día 25 de mayo de 2021, con los traslados a la cuenta de recursos públicos:




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Adicionalmente a la devolución de los recursos, y buscando la mejora en los procesos, la Compañía procederá a aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos por parte de la compañía. La certificación bancaria expedida por BANCOLOMBIA, será enviada a la entidad una vez nos sea allegada por parte de la entidad financiera. De acuerdo con las actividades descritas por la compañía anteriormente, se le solicita respetuosamente al equipo auditor, que las observaciones de administrativas, disciplinarias y fiscales, sean levantadas.” Comentario de respuesta del auditado: La entidad reconoce la observación presentada y genera la devolución del dinero allega el comprobante de transferencia realizada el 26 de mayo del 2021 de la cuenta 23600000xxx de Bancolombia (recursos propios) a la cuenta 125616xxx (recursos públicos) del mismo Banco, por $805.451, dado que el objeto del contrato no corresponde a la prestación del servicio de riesgos laborales y por lo tanto procede a reintegrar los recursos de la ARL durante la vigencia auditada, adicional manifiesta que la compañía de seguros de riesgo laborales procederá a aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $805.451. Hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoria.




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4.2 OBJETIVO 2. GIRO DEL 1% DE LAS COTIZACIONES FONDO DE RIESGOS LABORALES.

La entidad en su deber legal como administradora de riesgos laborales se encuentra obligada a realizar el traslado correcto y oportuno correspondiente al 1% de las cotizaciones de cada uno de sus afiliados del a Fondo de Riesgos Laborales durante los cinco (5) días hábiles siguientes al ingreso de la cotización. Con la información suministrada por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata – DIARI se realizaron cruces con el fin de revisar la consistencia de la información procesada y almacenada por la ARL. Como resultado de lo anterior, se evidenció que la entidad presento deficiencias al momento de realizar los traslados de manera oportuna, debido que todos los traslados se realizaron de manera acumulada y mes vencida de la siguiente manera: HALLAZGO N° 11. Traslado de aportes al Fondo de riesgos laborales. (A-D) El Decreto 1833 de agosto de 1994 de la Presidencia de La República de Colombia, por la cual se determina la administración y funcionamiento del Fondo de Riesgos Profesionales establece en el artículo 6º que el “Recaudo de los recursos por parte de las entidades administradoras de riesgos profesionales. Las entidades administradoras de riesgos profesionales transferirán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recaudo, los recursos del Fondo de Riesgos Profesionales provenientes de los aportes de los empleadores.” La Resolución 5666 de 2016 del Ministerio de Trabajo establece en su artículo 3. Fechas de reporte, lo siguiente: “Las Administradoras de Riesgos Laborales presentarán reportes mensuales sobre el pago de las cotizaciones y aportes al Fondo de Riesgos Laborales dentro de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes al mes de recaudo presentado al Encargo Fiduciario del Fondo de Riesgos laborales El artículo 5 del Decreto 488 de 2020 menciona lo siguiente: “Recursos del Sistema de Riesgos Laborales para enfrentar el Coronavirus COVID-19. Hasta tanto permanezcan los hechos que dieron lugar a la Emergencia Económica, Social y Ecológica, Administradoras Riesgos Laborales destinarán los recursos las cotizaciones en laborales, que trata el artículo 11 la 1562 201 de acuerdo con la siguiente distribución: uno por ciento (1 %) en favor del Fondo de Laborales” EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales,




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contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. De acuerdo con la información solicitada a la entidad, se verifica que los aportes realizados correspondan al menos al 1% de los aportes mensuales realizados por sus afiliados con la identificación del Fondo de Riesgos Laborales como beneficiarios de dicho egreso, como se detalla a continuación:

Tabla 18. Traslado de recursos mensual al fondo de riesgos laborales.

NIT Nombre Valor pagado Fecha Pago

8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.453.610.478 07/01/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.271.912.326 05/02/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.291.289.700 04/03/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.412.547.588 07/04/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.270.630.541 08/05/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.024.680.783 02/06/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.149.592.963 03/07/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.240.411.278 06/08/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.227.204.257 04/09/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.269.595.501 06/10/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.321.017.856 06/11/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.320.129.738 03/12/2020 8605251XXX FIDUCIARIA LA PREVISOR $ 1.470.293.953 08/01/2021

Fuente: información suministrada a la CGR Al verificar las fechas en las cuales se realizan los pagos a dicho fondo se encuentra que todos se realizan de manera mensual vencida y no dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recaudo. Lo anterior, por deficiencias de control, seguimiento y supervisión, reflejadas en un incumplimiento a los plazos de pago realizados al Fondo de Riesgos Laborales que provienen de los aportes realizados por los afiliados. Respuesta del auditado: La entidad manifiesta lo siguiente: “A la fecha la Compañía ha realizado la transferencia de recursos al Fondo de Riesgos Laborales de manera mensual; sin embargo, la compañía tomará las medidas necesarias para realizar los ajustes




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necesarios. Es de anotar que, a la fecha, no se ha recibido pronunciamiento por parte de la Ministerio de Trabajo, ni de la entidad encargada del recaudo (Fiduprevisora) al respecto. Análisis de respuesta del auditado: Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad en donde se acepta que no se han venido realizando la transferencia de los recursos al fondo de riesgos laborales “dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recaudo” como lo requiere la norma, la observación se mantiene en los mismos términos y se concluye que es por deficiencias de control, seguimiento y supervisión, reflejadas en un incumplimiento a los plazos de pago realizados al Fondo de Riesgos Laborales que provienen de los aportes realizados por los afiliados. Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. 4.3 OBJETIVO 3. CUMPLIMIENTO COVID-19 La Administradora de Riesgos Laborales SURA, asignó recursos físicos y monetarios, para la Atención de la Emergencia COVID-19 en la vigencia auditada, su atención la realizó a través de la red de prestadores de servicios con recursos públicos por valor total de $79.388.965.621, así: Elementos de Protección Personal por $63.957.330.427 (5.64%), Chequeos Preventivos por $12.754.934.655 (1.12%), Acciones de intervención directa relacionadas con contención, mitigación y atención del nuevo Coronavirus COVID-19 por $ 2.676.700.540 (0.24%), para un porcentaje total del 7%. De una muestra de 107 contratos por valor de $479.840.719.725 que corresponden al 42.01%, se evaluaron 25 contratos por $176.507.143.536 que corresponde al 36.78% de la muestra total, encontrándose una serie de deficiencias en los requisitos precontractuales, contractuales y de seguimiento, las cuales se manifestaron de la siguiente manera: HALLAZGO 12. Contrato CW2224137 (A-D-F) La Ley 610 del 15 de agosto 2000, “por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”, modificada parcialmente por el Decreto 403 de 2020, en sus Artículos 3, Artículo 5, modificado por el Artículo 125 del Decreto 403 del 2020, y Articulo 6, modificado por el Artículo 126 del Decreto, 403 del 2020, Artículo 39, De la Ley 610 de 2000, modificado por el Art.135 del Decreto 403 de 2020 que rezan:




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“Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. …” ARTÍCULO 125. Del Decreto 403 modificatorio del artículo 5 de la Ley 610 de 2000, el cual quedó así: "ARTÍCULO 5º. Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. ARTÍCULO 126. Del Decreto 403 modificatorio del artículo 6 de la Ley 610 de 2000, el cual quedó así: "ARTÍCULO 6º. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. Dicho daño podrá ocasionarse como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de quienes realizan gestión fiscal o de servidores públicos o particulares que participen, concurran, incidan o contribuyan directa o indirectamente en la producción del mismo. …” EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana,




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Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. La ley 1712 de 2014, establece que si bien es cierto existen entidades de régimen privado, éstas por el mero hecho de manejar recursos del estado, deben dar estricto cumplimiento a ciertas políticas y principios de la normativa de contratación estatal. El artículo 3 de la citada Ley, en uno de sus apartes establece: (…) “ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública” (…) “Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad” … Para la vigencia auditada año 2020, la ARL SURA y en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 488 de 2020, emitido por el Ministerio de trabajo en su artículo quinto, numeral cuarto de la parte resolutiva, se procedió a la firma de un contrato de suministro con la empresa con Nit. 900640XXX, cuyo objeto es: “EL CONTRATISTA se obliga a favor de LA CONTRATANTE a efectuar el suministro de dos millones doscientos mil (2.200.000) tapabocas convencionales, de conformidad con lo descrito en el Anexo No. 1, de acuerdo con las especificaciones, términos, precio, garantía del producto y demás condiciones establecidas en éste y en el presente documento”, se firmó el 6 de abril del 2020, se canceló un anticipo pactado del 20% por $528.000.000, el contrato tenía un valor de $2.640.000.000, y se realizó un pedido inicial de 440.000 mascarillas para ser entregadas el 30/04/2020 como efectivamente se evidenció. La ARL SURA al momento de suscribir el contrato tenía vigente la “Política de abastecimiento corporativo con fecha de abril 2020”, sin embargo, aportó la “política de abastecimiento en contingencia Covid- 19 - V3 de fecha octubre 2020”. Teniendo en cuenta la fecha de firma del contrato del 06 de abril de 2020, la política de abastecimiento a tener en cuenta es la versión 6 de abril 2020, y no la política de abastecimiento versión 3 de fecha octubre 2020, toda vez que a pesar que esta sea denominada como complemento a las políticas de abastecimiento, ese complemento se deberá tener en cuenta a partir del mes de octubre, sus efectos no podrán ser retroactivos a una selección de proveedores y a unos contratos firmados con anterioridad.




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Por las razones expuestas, los criterios tenidos en cuenta para adelantar el control fiscal son los siguientes:

Imagen 1. Política de abastecimiento.

Fuente: Política de abastecimiento corporativo Versión 6 de fecha: abril 2020 A pesar que la contratación superaba los 150 SMLMV, solo se soporta una cotización, que fue la presentada por BTM S.A.S en fecha 01 de abril de 2020, no hay soportes que evidencien que se hubieran solicitado cotizaciones a otros proveedores, o respuesta de alguno de ellos, que evidencie que la ARL SURA solicitó varias cotizaciones, así mismo, no se encuentra constancia por parte de ARL SURA donde se exprese la razón por la cual, solo existe la cotización de BTM S.A.S, por lo que no se cumplió con lo previsto en la tabla N° 01, y el contrato se protocolizó tres (3) días después de haber efectuado una orden de compra, yendo esto en contravía de lo estipulado en la política de abastecimiento corporativo versión 6 en el numeral 2.3.2 que en uno de sus apartes expresa: (…) “hasta tanto no se formalice la relación contractual, no podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del proveedor invitado seleccionado.” (subraya fuera de texto) El 28 de abril de 2020 las partes contratante y contratista de mutuo acuerdo y amparados en la autonomía privada que rige el contrato N°CW2224137, elaboraron acuerdo de terminación de contrato de suministro sin número, ya que según la ARL SURA “estas mascarillas no cumplen con la necesidad de ARL.” Esto según correo electrónico con fecha 20/05/2020. (Negrilla y subraya fuera de texto). Sin embargo, en documento aclaratorio enviado por la ARL SURA el 04 de mayo de 2020, en uno de sus apartes expresan: “Teniendo en cuenta la insatisfacción de algunos clientes anteriormente mencionados, y de acuerdo con la complejidad logística que esto representaba, la compañía decidió dar por terminado el contrato.




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Por las razones expuestas, no se presentaron en esta relación causales de incumplimiento contractual que llevaran a hacer efectiva la póliza de cumplimiento pactada”. El equipo auditor no pudo constatar a quienes se les hizo entrega de los 440.000 tapabocas convencionales adquiridos, porque no existían dentro de los documentos aportados evidencia de estas entregas, a pesar de haber sido cancelados con comprobante de pago de fecha 16 de abril de 2020. Situación que se presenta por deficiencias de control interno en la verificación y seguimiento a la calidad de la información, y al incumplimiento de los principios de planeación, eficiencia y eficacia, generándose un daño patrimonial en cuantía $528.000.000. Respuesta del auditado: “Observación 16. Contrato CW2224137 (D-F). “Es importante manifestar que, si bien en principio y por un error involuntario se adjuntó la política de abastecimiento en contingencia que ustedes mencionan (política de abastecimiento en contingencia COVID- 19 - V3 de fecha octubre 2020”); la aplicable, en aquel entonces – abril de 2020 -, era la política de abastecimiento en contingencia – Versión 2, la cual, para la fecha de suscripción del contrato, ya se encontraba vigente (se adjunta como anexo a la presente respuesta). Anexo 11. ABASTECIMIENTO EN CONTINGENCIA COVID19. Con base en lo anterior, y como lo pueden evidenciar en el documento que se anexa, en el proceso de negociación y formalización de la relación comercial, no se exigía tener que solicitar cotizaciones a otros proveedores; por el contrario, como lo podrán ver en el numeral segundo (2°) de la política mencionada en el párrafo anterior, la carga que se tenía para relaciones comerciales con cuantía superior a 150 SMMLV, era la suscripción de un contrato por escrito con su respectiva orden de compra. Adicionalmente, vale la pena resaltar que, el numeral citado por ustedes en la presente observación con relación a la política de abastecimiento corporativo (numeral 2.3.2), no tendría asidero, según lo estipulado en el primer párrafo con relación a la política aplicable en aquella época – abril de 2020-; puesto que, la política de abastecimiento en contingencia Versión 2, no contemplaba la exigencia planteada en la política de abastecimiento corporativo; a saber: “(…) “hasta tanto no se formalice la relación contractual, no podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del proveedor invitado seleccionado” (subraya fuera de texto)” “El equipo auditor no pudo constatar a quienes se les hizo entrega de los 440.000 tapabocas convencionales adquiridos, porque no existían dentro de los documentos aportados evidencia de estas entregas, a pesar de haber sido cancelados con comprobante de pago de fecha 16 de abril de 2020.” Con respecto a este punto específicamente queremos aclarar lo siguiente: Tal como se




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mencionó en la observación No. 11, donde se detalla el manejo de inventarios por parte de la Compañía, puede evidenciarse la forma como ARL SURA maneja este tipo de insumos, de acuerdo a la normatividad vigente para tal fin en el país. (Ver anexo 1. Respuesta comentarios recomendaciones 01 05 2021” Alcance de respuesta (24/05/2021) Observación No.16. Contrato CW2224137 (D-F) Frente al hallazgo: “El equipo auditor no pudo constatar a quienes se les hizo entrega de los 440.000 tapabocas convencionales adquiridos, porque no existían dentro de los documentos aportados evidencia de estas entregas, a pesar de haber sido cancelados con comprobante de pago de fecha 16 de abril de 2020.” Procedemos a ampliación la respuesta compartida el 19 de mayo: Tal como se mencionó en la observación No. 11, donde se detalla el manejo de inventarios por parte de la Compañía, puede evidenciarse la forma como ARL SURA maneja este tipo de insumos, de acuerdo a la normatividad vigente. Fruto del ejercicio de la auditoría de cumplimiento, ARL SURA profundizó en la trazabilidad de la información, extendiendo el análisis al operador logístico Cadena S.A, con el fin de lograr el objetivo para el equipo auditor, de tal forma que pueda constatar a quienes se hizo entrega de los 440.000 tapabocas convencionales adquiridos con el proveedor BTM S.A, encontrando lo siguiente: Soportes Cadena S.A para mascarillas convencionales Inicialmente, entre abril y mayo del 2020, Cadena S.A creó un código para mascarillas desechables llamado “Mascarillas Convencionales”, las cuales correspondían al proveedor BTM S.A.S. En la medida que en el mercado colombiano comienza a haber disponibilidad de inventario de mascarillas desechables de otros proveedores y comienzan a haber nuevas entregas, Cadena S.A diferencia los códigos así: Código SAP – ARL SURA Código Interno - CADENA S.A 1 “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: -Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal. – Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores” 571472 Mascarilla Desechable S1.04.009860 Mascarillas Convencionales S1.04.009876 Mascarilla Uso Médico Esta situación particular con este elemento nos permitió identificar y rastrear a través de los sistemas de información del operador logístico las entregas a los diferentes afiliados con los respectivos contratos, así como también una copia de las cartas remisorias con las que se hace entrega de los elementos de protección personal. De tal forma, que se aportan como soporte complementario a la observación No. 16 lo siguiente: • Anexo 2 Comunicación Información despachos BTM S.A.S. mascarillas convencionales ARL SURA • En el siguiente enlace de One Drive encontrarán 749 cartas de soportes de entrega https://suramericanamy.sharepoint.com/:f:/g/personal/sgomezr_sura_com_co/Ep8GLLc1e-BDprKnrFedIUB9kF8MsV6WwJh6LrtIyhUBw?e=tDOHG7



https://suramericanamy.sharepoint.com/:f:/g/personal/sgomezr_sura_com_co/Ep8GLLc1e-BDprKnrFedIUB9kF8MsV6WwJh6LrtIyhUBw?e=tDOHG7

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Es importante aclarar que las entregas reportadas en el Anexo 3 “Entregas Mascarillas BTM” dan un total de 437,852 (Columna L) mascarillas convencionales entregadas a los clientes. Adicional a este saldo, deben considerarse una proporción de mascarillas convencionales que fueron destruidas y reportadas como producto no conforme por aspectos de calidad, es de mencionar que las mascarillas que se destruyeron fueron 8.984 (incluye destrucción de diferentes marcas), las cuales fueron reconocidas con recursos propios, como se informó en la comunicación del 4 de mayo con el “Asunto: Aclaración Información Elementos de Protección Personal – Solicitud de Información No. 6”. En dicha comunicación se encuentra toda la ampliación y soportes contables del pago de recursos propios de ARL. Es de anotar que, en relación a los demás ítems de EPP, no es posible esta misma aproximación, dado que las entradas de inventario no contaban con códigos diferenciados por proveedor, ni en el sistema de información de ARL Sura, tal como se ha informado previamente, ni en el sistema de información del operador logístico Cadena S.A. Control total del balance de compras, inventario y entregas: Tal como se hace mención en la respuesta a la observación No. 11, remitida en la comunicación con fecha del 19 de mayo, en la cual se describe el manejo de inventarios adoptados por la compañía y se presenta el balance de compra, inventario y entrega, se hace referencia a continuación: “Si bien esta metodología no permite identificar cruzar la información del proveedor a quien se le compró el elemento con el beneficiario del mismo, si permite hacer una rastreabilidad de los elementos comprados y los elementos entregados, garantizando la adecuada destinación y manejo de recursos públicos. Adicionalmente, ARL SURA cuenta con un código para cada EPP que permite saber cuántos elementos están almacenados, distribuidos, devueltos por los clientes y cuales tendríamos que destruir por temas de calidad. Se relaciona imagen del balance de compra, inventario, entrega y destrucción de EPP en la que se refleja el manejo integral de los elementos comprados, esta relación es copia de lo enviado al equipo auditor en comunicación del día jueves 13 de mayo de 2021“ Así mismo, se adjuntó la siguiente imagen: Los 440.000 tapabocas convencionales, objeto de esta observación, adquiridos a la empresa BTM S.A.S, se encuentran incluidos en el código de ARL Sura “Mascarilla desechable” los cuales hacen parte integral de las compras totales de este ítem realizado por ARL SURA: 4.892.800. De esta manera en el balance total de este ítem, se ratifica que la compañía lleva a cabo el control por tipo de ítem de EPP y es posible determinar que los movimientos de inventario: entradas y salidas, están conciliados de forma adecuada como se presenta en el recuadro verde de la imagen anterior. Si bien, para toda la vigencia de 2020, no es posible el detalle de trazabilidad por marca de elementos de protección personal y proveedor, si es posible dar cuenta en el balance de compra, inventarios y entrega, de la asignación adecuada de los recursos. En virtud de lo anterior, y de acuerdo con la debida diligencia que ha tenido la Compañía en manejo de recursos públicos, se evidencia que la conducta de la Compañía no se ajusta a ninguna de las descritas en el artículo 5° de la Ley 610 de 2000 2, ni se evidencia




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una actuación con presunta incidencia disciplinaria, administrativa y/o fiscal, razón por la cual la observación debe levantarse. Anexos Anexo 1. EXPLICACIÓN A LA TABLA 2 - 22 INST. Análisis de respuesta del auditado: Al analizar la posición asumida por la ARL SURA, se procedió a la verificación conforme al archivo adjunto de ellos, (política de abastecimiento en contingencia V2 de fecha abril 2020), observando que efectivamente solo se exigía para la formalización de negociación de la contratación superior a 150 SMLMV un contrato escrito y la orden de compra con términos y condiciones. Es importante hacer claridad que en la información suministrada para verificar lo relacionado a las diferentes etapas contractuales, en ningún momento esta política se adjuntó, el archivo que existía era la política de abastecimiento en contingencia V3, no la versión 2, que es con la que ellos hacen la claridad y con la que les asiste la razón en este punto. Con respecto a este otro punto se dijo: (…) “no existían dentro de los documentos aportados evidencia de estas entregas, a pesar de haber sido cancelados con comprobante de pago de fecha 16 de abril de 2020.” con respecto a esto, ellos inicialmente expresan: (…) Con respecto a este punto específicamente queremos aclarar lo siguiente: Tal como se mencionó en la observación No. 11, donde se detalla el manejo de inventarios por parte de la Compañía, puede evidenciarse la forma como ARL SURA maneja este tipo de insumos, de acuerdo a la normatividad vigente para tal fin en el país. (Ver anexo 1. Respuesta comentarios recomendaciones 01 05 2021” Posteriormente con fecha 24/05/2021, amplían la respuesta compartida el 19 de mayo, y en esta allegan unas evidencias, dando a conocer en el anexo 3 los lugares y ciudades a donde presuntamente fueron enviadas las mascarillas 437,852 de las 440.000 unidades adquiridas, también exponen que: (…) “ Adicional a este saldo, deben considerarse una proporción de mascarillas convencionales que fueron destruidas y reportadas como producto no conforme por aspectos de calidad, es de mencionar que las mascarillas que se destruyeron fueron 8.984 (incluye destrucción de diferentes marcas), las cuales fueron reconocidas con recursos propios, como se informó en la comunicación del 4 de mayo con el “Asunto: Aclaración Información Elementos de Protección Personal”… A pesar de la documentación enviada y por su forma, para el organismo de control, esta no da la suficiente claridad y certeza del recibido de las mascarillas, de la calidad del producto, de los valores cancelados por éste, no se entiende la razón por la cual la misma entidad auditada expresa:




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(…) “estas mascarillas no cumplen con la necesidad de ARL.” Esto según correo electrónico con fecha 20/05/2020. (Negrilla y subraya fuera de texto), y luego el 04 de mayo de 2020, en uno de sus apartes expresan: “Teniendo en cuenta la insatisfacción de algunos clientes anteriormente mencionados, y de acuerdo con la complejidad logística que esto representaba, la compañía decidió dar por terminado el contrato. Por las razones expuestas, no se presentaron en esta relación causales de incumplimiento contractual que llevaran a hacer efectiva la póliza de cumplimiento pactada”. Negrilla y subrayas fuera de texto. Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal. HALLAZGO N° 13. NIT 8909154XXX Contrato CW2229170. (A-BA). El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” (Subrayado y negrita fuera de texto). Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. Subrayado fuera de texto. En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. El Decreto 551 de abril 15 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas tributarias transitorias en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” en su artículo 1 establece:




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“ARTÍCULO 1. Bienes cubiertos por la exención del impuesto sobre las ventas -IVA. Durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, con ocasión de la pandemia derivada del Coronavirus COVID-19, estarán exentos del impuesto sobre las ventas -IVA, en la importación y en las ventas en el territorio nacional sin derecho a devolución y/o compensación los siguientes bienes” … (..) “Parágrafo 2. responsable del impuesto sobre las ventas -IVA- que enajene los bienes exentos de que trata el presente Decreto Legislativo, tiene derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA siempre y cuando cumpla con los requisitos consagrados en el Estatuto Tributario y en especial en el artículo 485 de dicho Estatuto” … EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”.

Al verificar el soporte de factura emitida por el contratista, por un valor total de $189.994.805, correspondiente al suministro de 3.509 unidades de guante kleenguard g10 nitrilo az talla (m) cj x 100und, por un valor unitario de $45.500, se evidencia que esta fue cancelada aplicando el cobro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 19%, no obstante, estos elementos están exentos de este impuesto. En razón a ello, se encontraron diferencias entre el valor total facturado y cancelado (con IVA) por $189.994.805 y el valor total acordado contractualmente por $159.659.500 de los elementos ciertamente suministrados, lo que arroja una diferencia de un mayor valor pagado por $30.335.305. Lo que significa que el contratista resulta doblemente favorecido y la ARL SURA realiza un pago no debido.

Tabla 19. Resumen mayores valores pagados contrato CW2229170 Valor total facturado

(con IVA) Valor total ejecutado

(sin IVA) Diferencia por

concepto de IVA Archivo

$189.994.805 $159.659.500 $30.335.305

Revisión factura Contrato

CW2229170. Empaquetaduras y

empaques. Fuente: Elaboración de la CGR con la información suministrada por la ARL SURA.




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Lo anterior, debido a deficiencias de control de las políticas de abastecimiento, incumplimiento de la normativa y los principios de planeación, eficiencia y eficacia, dando lugar al uso ineficiente en la destinación de los recursos y generándose un daño patrimonial por el mayor valor pagado por concepto de Impuesto a las ventas –IVA en cuantía $30.335.305, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos. Respuesta del auditado: “Observación 17. Mayores valores pagados suministro de guantes de nitrilo, contratista Empaquetadura y Empaques NIT 890915475-1 (D-F). De acuerdo con el literal a del artículo 437 del Estatuto Tributario, los responsables del impuesto sobre las ventas de bienes son los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de producción y distribución en la que actúen y quienes, sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos. En este entendido no es posible responsabilizar a Seguros de Vida SURA por la acusación de un IVA en una facturación de un proveedor ya que esta obligación se encuentra en cabeza de la persona o entidad que vende los bienes y no en quien los recibe. Así mismo el Decreto 551 de 2020 determina la exención de IVA para ciertos bienes en desarrollo de la emergencia sanitaria decretada por el Ministerio de Salud. En el artículo 2 del mencionado decreto se determina que para que aplique la exención, los responsables deben cumplir con un procedimiento. En el numeral 2.1 del mencionado artículo indica que el facturador debe incorporar en la factura una leyenda que indique “Bienes exentos – Decreto 417 del 17 de marzo de 2020”, la cual no se encuentra dentro del cuerpo de la factura. Ante la falta del cumplimiento de este deber por parte del facturador o proveedor, el artículo 3 del mismo Decreto 551 de 2020 determina que dará lugar a la inaplicación de la exención y por lo tanto la venta estará sujeta al tratamiento tributario conforme con las disposiciones del Estatuto Tributario. Por lo anterior, era obligación de la compañía causar y pagar el impuesto sobre las ventas generado en la factura ya que no se cumplían con los requisitos establecidos en el Decreto 551 de 2020. Adicionalmente es preciso aclarar que no ha habido ningún doble beneficio para el proveedor como lo indica la Contraloría ya que este es un impuesto pagado que el proveedor debe incluir en su declaración de IVA y pagarlo al Estado. Finalmente es preciso aclarar que la Compañía cumple con la normatividad tributaria existente, de acuerdo a las características legales de ARL SURA, siempre cumpliendo con los principios rectores de la administración de recursos públicos definidos en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. Por todo lo anterior, la Compañía realizó en debida forma la gestión contractual, por lo que se solicita levantar la observación realizada sobre estos contratos”.




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Análisis de respuesta del auditado: Si bien es cierto, el responsable del impuesto sobre las ventas según el Artículo 437 del estatuto tributario es el comerciante, también lo es que, la misma entidad debe acogerse a la normativa vigente al momento de elaborar las órdenes de compra, en este caso la misma ARL SURA incluyo el 19% del impuesto en la orden de compra, y luego procedió a cancelarlo, contraviniendo lo estatuido y excepcionado en el Decreto 551 de abril del 2020. No es objetable que, el Decreto 551 en su artículo 2 determina que, para que aplique la exención, los responsables deben cumplir con un procedimiento como el de incorporar en la factura. “Bienes exentos”, ¿porque entonces?, si éste no lo hizo, cuando presentó la cotización, y la Factura electrónica de Venta N°: FMED35111, y ésta hizo alusión a la orden de compra 4501359470, ¿porque la ARL sura convalido el error, no solo cuando efectuó la orden de compra incluyendo el 19%, sino que aceptó y canceló la factura por un valor total de: $189.994.805, de los cuales $159.659.500 corresponde al valor de lo pedido, y $30.335.305 correspondiente al valor del IVA. Nuestra Carta Magna es ley de leyes es muy clara al establecer en su Artículo 6 que: (…) “Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones” … En este caso tanto contratista, como ARL SURA, como entidad contratante y pagadora pasaron por alto lo estatuido por la normativa antes mencionada, con el agravante que la entidad contratante como administradora de nos recursos públicos omitió el deber de control, de verificar que se cobrara el servicio prestado conforme al ordenamiento tributario, y sobre todo tener muy presente que este cobro se realizara acorde de las exenciones concedidas por el estatuto Tributario y su Decretos Complementarios, es decir en este caso el Decreto 551 del 2020. Dado lo anterior, Este ente, no comparte que la entidad contratante trate de argumentar que es solo responsabilidad del cotizante contratista de como presenta la información. De ahí que, no es de recibo para el ente fiscalizador los argumentos dado por la entidad auditada. Posterior a ello, en mayo 25 de 2021 trasladado a la cuanta de recursos públicos según certificación bancaria, la entidad Auditada, ante los planteamientos hechos por el organismo de control, consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y reintegraron los recursos utilizados, es decir, los $30.335.305 que había cancelado al contratista por concepto de IVA, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $30.335.305. Hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoria.




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HALLAZGO 14. Consistencia de la información por ausencia de códigos CUPS (A-D) Actualización de la clasificación única de procedimientos en salud (CUPS) del Ministerio de Salud 2015, establece “Para la revisión del estado actual de la codificación o nomenclatura de procedimientos en salud en el país, se recurrió a la revisión del marco normativo vigente y la consulta de documentos propios de instituciones nacionales que en su haber o misión suponen el uso de procedimientos en salud, como son: Ministerio de Salud y Protección Social (RIPS, Recobros, base de suficiencia, …), Superintendencia Nacional de Salud, Regímenes especiales (Magisterio, Ecopetrol, Fuerzas Armadas, universidades), SOAT, Aseguradoras de Riesgos Laborales”. (Subrayado fuera de texto). Decreto 2423 de 1996: “Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del Manual Tarifario y se dictan otras disposiciones” que según el artículo 1: “CAMPO DE APLICACIÓN: El presente Decreto será de obligatorio cumplimiento para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas. Las entidades privadas deberán aplicarlo obligatoriamente cuando se trate de atención de pacientes víctimas de accidentes de tránsito, desastres naturales, atentados terroristas, atención inicial de urgencias y los demás eventos catastróficos definidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud”. (Subrayado fuera de texto). Resolución 1896 de 2001: “Por la cual se sustituye el anexo técnico de la Resolución 2333 del 11 de septiembre de 2000”, en la que se define: “La CLASIFICACIÓN ÚNICA DE PROCEDIMIENTOS EN SALUD (C.U.P.S.) corresponde a un ordenamiento lógico y detallado de los procedimientos e intervenciones que se realizan en Colombia, identificados por un código y descritos por una nomenclatura validada por los expertos del país, independientemente de la profesión o disciplina del sector salud que los realice así como del ámbito de realización de los mismos”. Decreto 4747 de 2007: “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”. En el Artículo 19 acerca de la CUPS señala que “Para la codificación de procedimientos se utilizará la Clasificación Única de Procedimientos en Salud - CUPS, la cual será de obligatoria aplicación en todo el territorio nacional en todos los procesos del sector que impliquen identificación y denominación de los procedimientos en salud. Dicha clasificación será actualizada de manera periódica por el Ministerio de la Protección Social, para lo cual podrá consultar con las asociaciones científicas y otros actores del sistema.” (…). (Subrayado fuera de texto). No obstante, durante la revisión de la información suministrada por la ARL-SURA, se observa ausencia de la parametrización y uso de los códigos de Clasificación Única de Procedimientos en Salud-CUPS establecidos por el Ministerio de Salud, toda vez que, durante el periodo auditado 2020, los servicios de pruebas




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diagnósticas COVID contratados con los prestadores y proveedores, fueron clasificados e identificados, con codificaciones internas propias de la ARL-SURA, sin tener en cuenta lo establecido en la norma. Lo anterior, debido a deficiencias de control interno en la inobservancia de las disposiciones legales, lo que dificulta los procesos de revisión y validación de la información por parte del ente de control, con el riesgo de que ante una eventualidad no sea posible ver un ordenamiento lógico y detallado de los procedimientos y servicios en salud. Respuesta del auditado: “Actualmente la compañía se encuentra en una fase de transformación de los procesos de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) los cuales se apalancarán en una plataforma tecnológica, a través de la cual se integrará el ciclo de vida de las pólizas de punta a punta, garantizando un flujo natural desde el proceso de la afiliación hasta el reconocimiento de las prestaciones. Es de anotar que desde el año 2018, la Compañía viene adelantando acciones encaminadas a la implementación de los Códigos CUPS; este es un proyecto de alto impacto, que requiere la intervención de varias áreas de la organización. Respecto a la implementación de los Códigos CUPS, la Compañía ha venido trabajando este tema, para cumplir con la implementación de dichos códigos, que permitan hacer una trazabilidad en cada momento de la generación, entrega y seguimiento al proveedor. El proyecto anotado, evidencia la responsabilidad de la compañía con el cumplimiento de las normas; el seguimiento al mismo deja ver alto compromiso, y la dirección en la ejecución de los procesos que deben adelantarse para adecuarse a las disposiciones normativas.”

Análisis de respuesta del auditado:

En revisión de la respuesta entregada por la entidad se encuentra que la ARL reconoce el no uso de los códigos CUPS y que en la actualidad se encuentran con deficiencias y demoras que tienen para la implementación de la nueva plataforma tecnología la cual vincule en sus procesos el uso de los códigos CUPS.

Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria.




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HALLAZGO 15. Mayores valores pagados contrato CW2225236 (A-BA) El artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la Gestión Fiscal como: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos… en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad…” Así mismo, el artículo 6º de la citada Ley, recientemente modificado por el artículo 126 del Decreto 403 de 2020, quedó así: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de los órganos de control fiscal. (…)”. Subrayado fuera de texto. En concordancia con el artículo 5 de la citada norma que expresa: “Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los siguientes elementos: - Una conducta dolosa o gravemente culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal o de quien participe, concurra, incida o contribuya directa o indirectamente en la producción del daño patrimonial al Estado. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores”. El Artículo 5 del Decreto 488 de 2020 menciona los “Recursos del Sistema de Riesgos Laborales para enfrentar el Coronavirus COVID-19. Hasta tanto permanezcan los hechos que dieron lugar a la Emergencia Económica, Social y Ecológica, Administradoras Riesgos Laborales destinarán los recursos las cotizaciones en laborales, que trata el artículo 11 la 1562 2012 de acuerdo con la siguiente distribución: 1. cinco por ciento (5%) del total la cotización para realizar actividades de promoción y prevención dirigidas a los trabajadores de sus empresas afiliadas, que, con ocasión de las labores que desempeñan, están directamente expuestos al contagio virus, ……, para la compra de protección personal, chequeos médicos frecuentes de carácter preventivo y diagnóstico, así como acciones de intervención directa relacionadas con contención, mitigación y atención del nuevo Coronavirus COVID-19. 4. El dos por ciento (2%) para actividades de emergencia e intervención y para la compra de elementos de protección personal, chequeos médicos frecuentes de carácter preventivo y diagnóstico”




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Al momento de revisar el contrato CW2225236 prestado por el contratista identificado con NIT 860007XXX y suscrito el 30 de julio del año 2020, el cual tiene como objeto: “Servicios de exámenes de medicina en el trabajo como apoyo a los programas de vigilancia epidemiológicos” por $800.000.000, se encuentra que para la vigencia 2020 se pagaron $76.684.100 de los cuales $69.600.000 fueron cancelados por laboratorio COVID-19 y $7.084.100 se destinaron de manera incorrecta para el pago de Meseros, eventos misceláneos, alquiler de salón, eventos alimentos y bebidas tal como se relaciona en la siguiente tabla:

Tabla 20. Facturas contrato CW2225236 No. Factura Valor Objeto CBV18712 $ 4.826.000 Alquiler de salón, eventos misceláneos, eventos

alimentos y bebidas CBV1500203 $ 854.100 Alquiler de salón, Eventos alimentos y bebidas

CBV1502930 $ 1.404.000 Meseros, alquiler de salón, eventos alimentos y bebidas

S9022494925 $ 69.600.000 Laboratorio COVID-19 TOTAL $ 76.684.100

Valor inconsistente $ 7.084.100 Fuente. Suministrado por la ARL-SURA me diente DD Lo anterior, por deficiencias de control y seguimiento en la destinación y ejecución de los recursos, lo que genera un mal manejo de los recursos al momento de pagar, los cuales fueron reintegrados a los recursos públicos. Respuesta del auditado: “Luego de la revisión realizada por la Compañía a las fases de negociación, suscripción y ejecución del contrato No. 82369 se consideró oportuno acogerse al beneficio de auditoría y en consecuencia se reincorporaron los recursos utilizados en el contrato de la referencia a los recursos públicos administrados por la Compañía. Esta devolución se realizó con cargo a recursos propios de la aseguradora. El valor a reintegrar corresponde a las facturas CBV18712, CBV1500203, CBV1502930, por un valor de $7.084.100. A continuación, se relaciona la evidencia de la transferencia realizada el día 25 de mayo de 2021, con los traslados a la cuenta de recursos públicos:




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Adicionalmente a la devolución de los recursos, y buscando la mejora en los procesos, la Compañía procederá a aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos por parte de la compañía. La certificación bancaria expedida por BANCOLOMBIA, será enviada a la entidad una vez nos sea allegada por parte de la entidad financiera. De acuerdo con las actividades descritas por la compañía anteriormente, se le solicita respetuosamente al equipo auditor, que las observaciones de administrativas, disciplinarias y fiscales, sean levantadas.” Análisis de respuesta del auditado: La entidad reconoce la observación presentada y genera la devolución del dinero allega el comprobante de transferencia realizada el 26 de mayo del 2021 de la cuenta 23600000xxx de Bancolombia (recursos propios) a la cuenta 125616xxx (recursos públicos) del mismo Banco, por $7.084.100, dado que el objeto del contrato no corresponde a la prestación del servicio de riesgos laborales y por lo tanto procede a reintegrar los recursos de la ARL durante la vigencia auditada, adicional manifiesta que la compañía de seguros de riesgo laborales procederá a aprobar y divulgar una política para el adecuado manejo de recursos públicos, lo anterior, genera un beneficio de auditoria por $7.084.100. Hallazgo Administrativo y Beneficio de Auditoria.

4.4 OBJETIVO 4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

La CGR evaluó la efectividad de las 55 acciones de mejora emprendidas por la entidad, para eliminar las causas de los hallazgos detectados en la denuncia 2016-99019-8211 relacionada con la designación inadecuada de los recursos de seguridad social, por lo que este objetivo no arrojo hallazgos de auditoria.




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4.5 OBJETIVO 5. RENDICION DE INFORMES A LA CGR

En relación con la rendición de la cuenta e informes se concluyó que, de la revisión y evaluación efectuadas, se evidenciaron situaciones adversas que dieron lugar a la generación de un hallazgo de Auditoría por deficiencias en la verificación y seguimiento a la calidad de la información que debe reportar la ARL SURA al aplicativo SIRECI de la CGR, generando inconsistencias en la información reportada, así: HALLAZGO N° 16. Consistencia de la información SIRECI (A-PASF) La Resolución Reglamentaria Orgánica No. 42 de 2020 de la Contraloría General de la República (en adelante CGR), establece el método y la forma de rendir la cuenta e informes que deben presentar a la CGR, los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación, a través del Sistema SIRECI; en ella, se dispone que la CGR revisará mediante procesos de vigilancia y control, la Cuenta Anual Consolidada rendida por el responsable fiscal, con el propósito de emitir un dictamen, opinión de estados contables o concepto sobre la gestión; así mismo, señala que el incumplimiento en la rendición de cuentas e informes, acarreará la imposición de sanciones previstas en los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993. No obstante, al revisar y comparar la información de la cuenta rendida por la ARL SURA a través del Sistema SIRECI, correspondiente a la vigencia 2020, frente a la obtenida y analizada por el equipo auditor, se observó lo siguiente:

- Formulario Gestión contractual: F5.2 GESTIÓN CONTRACTUAL - vigencias anteriores con pago en la vigencia 2020.

• Se determina que en dos (2) contratos la identificación del contratista es

diferente al archivo presentado en el formato de SIRECI.

Tabla 21. Contratos reportados en SIRECI con diferente NIT.

ARCHIVO MUESTRA ARCHIVO SIRECI

Número contrato Nombre contratista

Identificación del

contratista Objeto

(60) CONTRATISTA: NÚMERO DEL

NIT 900230715201403021329

TRANSPORTES XXX 890920XXX

TRANSPORTE DE

MERCANCIAS 900230XXX




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ARCHIVO MUESTRA ARCHIVO SIRECI

Número contrato Nombre contratista

Identificación del

contratista Objeto

(60) CONTRATISTA: NÚMERO DEL

NIT

CW2227329

SAN DIEGO SERVICIOS

XXX / no tiene relación con

COVID ni PyP

900187XXX

Servicios de exámenes de medicina del trabajo como apoyo a los

programas de vigilancia

epidemiológica

890903XXX

Fuente: Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA y los registros de la plataforma SIRECI de la CGR

• Se evidencia que en un (1) contrato, el nombre del contratista es diferente al archivo presentado en el formato de SIRECI. Tabla 22. Contratos de la muestra de auditoria reportados en SIRECI con diferente

nombre del contratista

ARCHIVO MUESTRA (CONTRATOS) ARCHIVO SIRECI

Número contrato Nombre contratista Identificación

del contratista

(72) CONTRATISTA: NOMBRE COMPLETO

900230715201403021329 TRANSPORTES XXX

890920XXX XXX Y CIA LIMITADA

Fuente: Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA y los registros SIRECI - El Archivo completo de los contratos enviado a la comisión de auditoría de la

CGR, sin la muestra de auditoria, en el Contrato 39649 se reporta: “Por este contrato no se generaron pagos en el 2020, toda vez que fue renovado por el contrato No. 78374 al cual se le imputaron en la vigencia 2020 pagos por $56.256.946”, el cual no es reportado en el SIRECI, para su verificación. Tabla 23. Archivo completo de los contratos enviado a la comisión de

auditoría de la CGR, sin la muestra de auditoria, que no se reporta en SIRECI. ARCHIVO CONTRATOS ARL SURA ARCHIVO SIRECI

Número contrato

Nombre contratista

Identificación del

contratista VALOR

CONTRATADO

VALOR PAGADO

RAMO ARL

(144) ADICIONES:

VALOR TOTAL

78374 56.256.946 NO SE

REPORTA

Fuente: Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA y los registros SIRECI




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- Al realizar el cruce de la base de datos de los contratos del Ramo ARL SURA allegados a la comisión de auditoría de la CGR sin la muestra de auditoria, con la base de datos de los contratos registrados por el Ramo ARL SURA en el SIRECI, se determinó que: • Se evidencia que diez (10) contratos del archivo completo de los contratos enviados

a la comisión de auditoría de la CGR, el valor del contrato por el Ramo ARL SURA, no coincide con el valor inicial del contrato por el Ramo ARL del archivo presentado en el formato de SIRECI.

Tabla 24. Archivo completo de los contratos enviado a la comisión de auditoría de la CGR, reportados en SIRECI con diferente valor del contrato

ARCHIVO_CONTRATOS COMPLETOS SIN MUESTRA ARCHIVO SIRECI

Número contrato

Identificación del contratista Campo10 VALOR DEL

CONTRATO

(32) VALOR INICIAL DEL

CONTRATO (En pesos)

CW2223725 1047452xxx Determinado 32.000.000 0 CW2223728 1045724xxx Determinado 10.000.000 0 CW2223730 1140855xxx Determinado 10.000.000 0 CW2224909 1053816xxx Determinado 20.000.000 0 CW2225784 65630xxx Determinado 20.000.000 0 CW2227365 1060653xxx Determinado 18.000.000 0 CW2227363 103237xxx Determinado 18.000.000 0 CW2227367 1014231xxx Determinado 18.000.000 0 CW2228667 1128437xxx Determinado 18.000.000 0 CW2228664 43743xxx Determinado 18.000.000 0

Fuente: Elaboración de la CGR con información suministrada por la ARL SURA y los registros SIRECI Lo anterior, por deficiencias de control interno en la verificación y seguimiento a la calidad de la información que debe reportar la ARL SURA al aplicativo SIRECI de la CGR, generando inconsistencias en la información reportada. Respuesta del auditado: Con relación a la Tabla 7: Con relación al contrato No. 9002307152014403021329 de la empresa Transportes Saferbo S.A. con Nit 890920990; por una configuración en la tabla de Excel, reemplazó el Nit de otra empresa; lo que llevo a emitir un reporte a SIRECI no adecuado. Se procederá a realizar la corrección respectiva a partir del próximo reporte. Con relación al contrato No. CW2227329 de la empresa San Diego Servicios en Salud S.A.S., con Nit 900187095; y tal como le fue informado a la entidad el día 26




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de abril de 2021, se presentó un error involuntario al momento de reportarse al SIRECI. Se adjunta imagen de la notificación enviada a la entidad el día 26 de abril de 2021. Como se mencionó en la explicación de la Tabla 7 con relación a la empresa Transportes Saferbo S.A., por una configuración en la tabla de Excel, se cambió involuntariamente el número del Nit, por esta razón aparece otro número de identificación. Se procederá a realizar la corrección respectiva a partir del próximo reporte. Con relación al contrato No 78374. suscrito con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC; existe y está vigente; por un error involuntario, no se reportó al SIRECI, para el próximo período de transmisión será incluido. Con relación a los contratos No. CW2223725; CW2223728; CW2223730; CW2224909; CW2225784; CW2227365; CW2227363; CW2227367; CW2228667 y CW2228664, al momento de reportarse al SIRECI, se reportó por error el valor del contrato en cero a pesar de que el contrato cuenta con una cuantía determinada en el mismo. La Compañía comenzará a reportar estos contratos con la cuantía respectiva al SIRECI para el próximo periodo de reporte.

Análisis de respuesta del auditado:

La ARL -USRA acepta las deficiencias encontradas en los registros de SIRECI, por lo que se concluye que la observación queda como un hallazgo administrativo para Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal - PASF. De otro lado, los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993, derogado por el artículo 166 del Decreto Ley 403 del 2020. Hallazgo Administrativo para Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal - PASF.

4.6 OBJETIVO 6. EVALUACION DE CONTROL INTERNO

La evaluación del Control Interno de SEGUROS DE VIDA SURAMERICANA S.A, aplicado para la administración y ejecución de los recursos del Sistema General de Seguridad Social, transferidos durante la vigencia 2020, arrojo una calificación de 1.989 puntos que lo ubican en el rango de “Con deficiencias”, debido a que, a pesar de contar con controles establecidos (identificados y documentados), estos se aplican parcialmente, generando debilidades en la gestión y mitigación de los riesgos, en cada uno de los asuntos evaluados, así:




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Tabla 25. Evaluación de control interno CGR

Fuente: Elaborado por el equipo auditor de la CGR.

4.7 OBJETIVO 7. INSUMOS Y DENUNCIAS

Con relación a este objetivo, se tomó como insumo el informe de Control y Seguimiento Permanente en el Marco Concomitante y Preventivo - Seguimiento a la destinación de los recursos de las cotizaciones percibidas por las Administradoras de Riesgos Laborales dentro de la Emergencia Sanitaria Decretada por la Pandemia originada por el COVID 19 de 2020 (corte 31 de julio de 2020). Se analizó el informe insumo sobre el control concomitante realizado a varias ARL entre ellas, ARL SURA con el fin de tener en cuenta las deficiencias detectadas, constatando que existen irregularidades en la entrega de los elementos de protección. Se obtuvo un beneficio en el auditoria en el informe de seguimiento permanente en el marco del control concomitante y preventivo, por $4.092.510, debido a entregas de equipos de protección personal-EPP, a empresas que no cumplían con los requisitos establecidos en el Decreto 488 de 2020 y en el marco de la presente

Ítems evaluados

Puntaje

10 2,610 2,46 36 2,3333333335 1,8

Ítems evaluados

Puntos Calificación PonderaciónCalificaciónPonderada

52,000 90,000 1,731 20% 0,34652,000 104,000 2,000 70% 1,400

Rango CalificaciónDe 1 a <1,5De =>1,5 a <2De =>2 a 3

EficienteCon deficienciasIneficiente

Con deficiencias

MEDIO

Puntaje total por componentesPonderación

Calificación total del control interno institucional por componentes

Calificación total del diseño y efectividad1,746

Parcialmente adecuado

II. Evaluación del diseño y efectividad de controles

A. Evaluación del diseñoB. Evaluación de la efectividad

0,243

Calificación final del control interno1,989

Riesgo de fraude promedio

Valores de referencia

Resultados de la evaluación - Guía de auditoría de cumplimientoATENCIÓN: Este archivo debe ser utilizado en versiones Excel 2007 o superiores.

Seguros de Vida Suramericana S.A – Ramo Riesgos Laborales AT 05-2020 ACP-7

D. Procedimientos y actividades de controlE. Supervisión y monitoreo

C. Sistemas de información y comunicación

I. Evaluación del control interno institucional por componentes

A. Ambiente de controlB. Evaluación del riesgo

Inadecuado

Riesgo combinado promedio

BAJO

10%2




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auditoria la ARL SURA, realiza otro análisis detallado de la lista de sus empresas y encontró otras entregas de EPP por $86.395.374 para un total de $90.487.884 de beneficio de auditoria, lo que dio lugar al reintegro a la cuenta de ahorros 125616xxx Bancolombia (recursos públicos) por $90.487.884 constituyéndose beneficio de auditoria dicho valor. Durante el transcurso de la auditoria, no se presentaron denuncias para ser evaluadas en el proceso auditor. 4.8 OBJETIVO 8. SISTEMAS DE INFORMACION La entidad cuenta con distintos aplicativos, los cuales le permite sistematizar cada uno de los procesos que se realizan, como se muestra a continuación:

Tabla 26. Aplicativos de la entidad Aplicativo Descripción

Diógenes Afiliaciones

Permitir a auxiliares de afiliaciones controlar los afiliados y los contratos de ARL, también gestionar los siniestros de ARL.

Estado de Cuenta

Permitir a analistas de control pagos la gestión de los estados de cuenta de las empresas afiliadas e independientes. - Permite totalizar el estado de cuenta de una empresa afiliada a ARL. - Permite actualizar los estados de cuenta por afiliado de acuerdo a las novedades reportadas en el sistema. - Calcular lo que ARL Sura espera recibir por el pago por parte de los afiliados a ARL.

Gestor de riesgo (SGR-Sistema de Gestión de Riesgo)

Evaluación de riesgos Empresariales. Aplicación utilizada por inspectores para evaluar riesgos empresariales.

Diógenes Recaudos

Permitir a auxiliares de recaudo administrar los pagos a proveedores y clientes de ARL. Adicionalmente, envían informes de ARL al ministerio de salud.

Diógenes Control Pagos

Permitir a auxiliares de control pagos la gestión de los pagos que recibe la ARL de sus afiliados.

Salesforce Plataforma CRM de la compañía (Administración de relacionamiento con clientes).

Afilinea Permitir que clientes (empresas, independientes voluntarios y próximamente independientes por prestación de servicios) puedan ingresar solicitudes de afiliación de ARL vía web.

Administrador Comercial

Permitir la aprobación y creación de contratos registrados a través de ventas comerciales, también permite administrar información de agentes comerciales y oficinas/promotoras.

Diógenes Asesoría y Promoción

Permitir al auxiliar comercial ejecutar la liquidación de comisiones y honorarios de ARL, adicionalmente, le permite al auxiliar de pagos realizar el pago de dichas comisiones y honorarios a través de una factura.

Gestor afilinea (Gestor de afiliaciones)

Permitir a auxiliares de negocio y a ARUS realizar la aprobación o rechazo de solicitudes de afiliaciones de ARL.

Diógenes Cartera Permitir a auxiliares de cartera la gestión del control de cartera de los afiliados a la ARL.

Diógenes Telemercadeo Permitir a auxiliares de telemercadeo la administración de las empresas afiliadas a la ARL.

Reservas web Permitir a analistas de reservas llevar a cabo de forma automática todo el proceso de gestión de las reservas técnicas de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, la información




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Aplicativo Descripción para el cálculo y ajuste de la reserva se obtiene a través de mensajería de las aplicaciones de Diógenes para posteriormente enviar a contabilizar.

Diógenes Salud integral

Administración de Siniestros ARL (Ingreso de urgencias, seguimiento médico laboral expedientes, reportes)

Diógenes Medicina Laboral

Calificación de siniestros ARL, para gestión de pago o reintegro del paciente.

Diógenes Prestaciones Económicas

Permitir a auxiliares de gestión pagos registrar incapacidades temporales y el registro de personas pensionadas de la ARL.

Diógenes general gerencia (Consultas Gerenciales)

Sistema que le permite a los auxiliares y gerencia de ARL obtener los reportes de cada área de negocio.

SAP SAP-AP (Gestionar Cuentas por Pagar) SAP-GL (Gestionar Libro Mayor)

Ariba Gestionar Proveedores de la compañía: Es una herramienta que integra las tareas de la cadena de abastecimiento y es utilizada en SURA para la creación de proveedores, generación de contratos y procesos de negociación.

Diógenes -SGS

SGS (Sistema Gestión de servicios): Esta aplicación permite gestionar varios procesos orientados a la promoción y prevención de ambientes de trabajo seguros y saludables. Desde la planeación, gestión de prestadores, logística de entrega hasta la facturación de todos los servicios de prevención.

P8-Archivo Digital

Aplicativo que permite la visualización de documentos que se encuentran almacenados en el archivo digital. Fuente: elaborado por el Auditor Andrés Felipe Lopez Gómez

Con la información suministrada por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata – DIARI se realizaron cruces con el fin de revisar la consistencia de la información procesada y almacenada por la ARL. Como resultado de la auditoría, se evidenció que la entidad presenta deficiencias en la calidad de la información o inconsistencias en su procesamiento en la entrega de la información solicitada por la CGR, generando deficiencias así: HALLAZGO N° 17. Sistemas de información (A-D). El artículo 37 de la Ley 489 de 1998. Sistema de Información de las Entidades y Organismos. “Los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como, a la ciudadanía en general. Corresponde a los comités de desarrollo administrativo de que trata la presente ley hacer evaluaciones periódicas del estado de los sistemas de información en cada sector administrativo y propender por su simplificación en los términos previstos en las disposiciones legales. En la política de desarrollo administrativo deberá darse prioridad al diseño, implementación, seguimiento y evaluación de los sistemas de información y a la elaboración de los




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indicadores de administración pública que sirvan de soporte a los mismos”. (Subrayado y negrita fuera de texto). Así mismo, el artículo 93 del Decreto Ley 403 de 2020, Control de datos e información. “Los órganos de control fiscal realizarán actividades de control pertinentes ante la evidencia de deficiencias importantes en la generación y disposición de datos e información pública por parte de los sujetos de control, con el fin de evaluar los procesos y productos relativos a los activos de información, determinar el grado de calidad de los mismos, emitir un concepto sobre la gestión de dichos activos y requerir un plan de remediación cuando sea el caso”. (Subrayado fuera de texto) EL Reglamento Interno de Trabajo de la ARL SURA, el cual aplica para los trabajadores de todas las dependencias de la Compañía, establece en el Capítulo XIV, articulo 69. “Tienen la potestad y facultad para efectuar el trámite disciplinario, imponer sanciones y resolver recursos, por incumplimiento a las normas laborales, contractuales y reglamentarias vigentes en la Empresa, sus representantes legales y/o los funcionarios que ocupen los siguientes cargos: Gerente Gestión Humana, Gerentes Regionales, Gerentes de Sucursales, de Oficinas y Agencias, o aquellos funcionarios que temporal o definitivamente hagan sus veces, actúen como tales o sean su suplente”. Sin embargo, al momento de validar la información suministrada por la ARL-SURA, se evidenciaron inconsistencias como:

• La entidad cuenta con el aplicativo SAP el cual permite validar los pagos que ha realizado la compañía a diferentes contratistas, permitiendo identificar elementos básicos tales como fecha, valor, impuestos aplicados, cuenta del recurso afectada, entre otros, no obstante, al momento de realizar una verificación o trazabilidad de lo pagado a un contrato suscrito por la entidad no es posible ya que el diseño del aplicativo genera una trazabilidad completa al contratista mas no a cada uno de los contratos que suscribe la entidad, lo que genera el uso de aplicativos de apoyo y demoras en la validación, ocasionando que la construcción de la información sea parcialmente manual.

• Al momento de realizar la transcripción de la información cargada al SIRECI se encuentran situaciones tales como números de documentos incorrectos o no pertenecientes al nombre del contratista, valores no concordantes a los contratados, objetos del contrato inconsistentes a los realmente contratados, valores pagados incorrectos, lo que ocasiona al ente de control confusión, error al analizar la información de posibles mayores valores pagados o contratos no suscritos.

• Los contratos de suministros de elementos de protección personal suscritos por la ARL, utilizan una metodología de almacenamiento de acuerdo a los




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materiales comprados a diversos contratistas, unificando los productos comprados, sin generar un código de rastreabilidad, con el fin de identificar el correcto almacenamiento, distribución, disposición y entrega de los elementos, lo que obliga al ente de control a realizar una validación global del producto y no de manera rápida y puntual.

Las anteriores situaciones se presentan, por deficiencias en los sistemas de información de la ARL-SURA, ante la falta de integración de los aplicativos, que permitan generar un consecutivo único para cada uno de los contratos; además, no cuenta con un programa de archivo plano que permita entrelazar los aplicativos permitiendo cargar la información directa. Lo que conlleva a la inducción de errores y confusión de la información presentada al ente de control. Respuesta del auditado: La Compañía cuenta con toda la información, conservando la trazabilidad de los pagos a nivel de la orden del servicio y del contratista. Garantizando así la información y la adecuada administración de recursos públicos, de manera tal que no se evidencia ningún incumplimiento normativo por parte de la ARL. Actualmente se está desarrollando la transformación de los procesos del ramo de riesgos laborales (ARL SURA), los cuales se apalancarán en una plataforma tecnológica, que integrará el ciclo de vida de las pólizas de punta a punta, iniciando en el CORE y terminando en SAP, garantizando un flujo natural desde el proceso de la afiliación, el reconocimiento de las prestaciones, la autorización de los servicios y su registro contable en SAP, incluyendo esto la trazabilidad de los pagos por contrato, entre otros. El proyecto anotado, evidencia la responsabilidad de la Compañía buscando una mejora en su modelo operativo, y asegurando con mayor rigor cada uno de los procesos, que faciliten el seguimiento y la trazabilidad de los mismos. Actualmente, el reporte contractual al SIRECI debe ser realizado de manera manual, no obstante, debido al volumen de contratos y la operatividad que este proceso representa, la Compañía inició un proceso de automatización a través de un aplicativo (ARIBA) con la posibilidad de generar el reporte garantizando la información en un repositorio único de contratos, aportando así a la calidad de la carga de la información al SIRECI. La Compañía realizó el proceso de compra, almacenamiento, distribución, disposición y entrega de los elementos de protección personal (EPP), en cumplimiento de las normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia (NCIF), compiladas y actualizadas en el Decreto 2420 de 2015 y




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modificatorios; así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para las entidades aseguradoras. 1 La administración de dichos elementos se hace bajo la metodología de gestión de inventarios con el fin de tener mayor control y trazabilidad de las compras y salidas por entregas a las diferentes instituciones en los diferentes períodos, entre otras. Esta administración se hace en el módulo de SAP, de tal manera que las entradas se registran con documento de compra factura o equivalente. Si bien esta metodología no permite identificar cruzar la información del proveedor a quien se le compró el elemento con el beneficiario del mismo, si permite hacer una rastreabilidad de los elementos comprados y los elementos entregados, garantizando la adecuada destinación y manejo de recursos públicos. Adicionalmente, ARL SURA cuenta con un código para cada EPP que permite saber cuántos elementos están almacenados, distribuidos, devueltos por los clientes y cuales tendríamos que destruir por temas de calidad. Se relaciona imagen del balance de compra, inventario, entrega y destrucción de EPP en la que se refleja el manejo integral de los elementos comprados, esta relación es copia de lo enviado al equipo auditor en comunicación del día jueves 13 de mayo de 2021. Es de anotar que actualmente no existe una metodología definida por parte de la SFC para el inventario de estos elementos. Por lo tanto, al ser nuestro sistema, aceptado por las normas contables la Compañía no ha incurrido en fallas disciplinarias, fiscales, contables o administrativas. Por otro lado, la Circular 008 de 2018 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud2, por medio de la cual imparte directrices dirigidas a Entidades Administradoras de Planes de Beneficios -EAPB incluyendo las Entidades Adaptadas y los Regímenes Especiales y de Excepción, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, a las Entidades Territoriales y a las personas jurídicas interesadas en operar el aseguramiento en salud y administrar los recursos destinados a garantizar los derechos de la población afiliada en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, tal como se indica en sus antecedentes y ámbito de aplicación. A las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), no les es exigible el cumplimiento de dicha Circular, toda vez que sus recursos no están destinados a garantizar los derechos de la población en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sino a garantizar los correspondientes al Sistema General de Riesgos Laborales. Ahora bien, los sistemas de información de la Compañía conservan los soportes de la información, así como garantizan la trazabilidad de la información, muestra de ello es la información remitida a la Contraloría General de la República.




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Análisis de respuesta del auditado: En revisión de la respuesta entregada por la entidad, se encuentra que “Actualmente se está desarrollando la transformación de los procesos del ramo de riesgos laborales (ARL SURA), los cuales se apalancarán en una plataforma tecnológica (…)”, así mismo “la Compañía inició un proceso de automatización a través de un aplicativo (ARIBA) con la posibilidad de generar el reporte garantizando la información en un repositorio único de contratos, aportando así a la calidad de la carga de la información al SIRECI.”; Por lo anterior se observa que la ARL reconoce las deficiencias que presentan sus aplicativos tanto que en la actualidad se encuentran realizando cambios y mejoras con el fin de poder realizar una trazabilidad de inicio a fin como lo indican: “(…) garantizando un flujo natural desde el proceso de la afiliación, el reconocimiento de las prestaciones, la autorización de los servicios y su registro contable en SAP, incluyendo esto la trazabilidad de los pagos por contrato, entre otros.” Se acepta el retiro de la Circular 008 del 2018 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, se concluye que es un Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo Administrativo con presunta connotación Disciplinaria HALLAZGO N° 18. Calidad de la información (A) Ley 1712 de 2014, Articulo 3. Por la cual define “Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia, de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que a efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. (…)” Adicional el Articulo 3. Define “Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad. (…)” No obstante, al momento de recibir la primera solicitud de información radicada con numero oficio 2021EE0008679 punto 42-43, base de datos contratos totales, se encuentra que la ARL presenta el valor total pagado al contratista y no al valor del contrato, relacionando contratos diferentes a los inicialmente entregados; parte de




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la información con inconsistencias en lo cargado al SIRECI, como en la información de soporte que entrega la entidad, tal como se observa a continuación:

Tabla 27. diferencias en la contratación. Contrato Enviado por la ARL Correcto

53973/53974

El distribuidor se obliga para con ARL SURA a prestar los servicios de Prevención de Riesgos Laborales que incluyen: servicios de Capacitación, de Higiene Industrial, de Seguridad Industrial y de Medicina del Trabajo

CONTRATO PARA LA PRESTACION DEL SERVICO DE EMERGENCIA Y URGENCIAS MEDICAS DE ORIGEN LABORAL EN EL AREA PROTEGIDA, EMPRESA DE MEDICINA INTEGRAL EMI S.A. SERVICIO DE AMBULANCIA PREPAGADA EN ADELANTE GRUPO EMI S.A

CW2227329 El documento de contratista NIT890903XXX no corresponde

NIT900187XXX documento correspondiente al contrato

9,00111E+17

Prestar los servicios de Prevención de Riesgos Profesionales que incluyen: servicios de Capacitación, de Higiene Industrial, de Seguridad Industrial y de Medicina del, bajo sus propios medios, con autonomía técnica y administrativa, pero bajo la coordinación, los parámetros de atención al cliente y las necesidades específicas de prevención que establezca ARL SURA.

Contrato suscrito para atender servicios de salud.

Fuente. Base de datos suministrada por la ARL-SURA Adicionalmente, al momento de realizar el seguimiento en el plan de trabajo y archivo de pruebas COVID suministrados por la entidad, se encuentra que para tres contratos no se encuentra cargada la información de los pacientes a los cuales se les presto pruebas diagnósticas, como lo son los contratos 79895, CW2225364 y CW2225236, igual situación se presenta al momento de validar el archivo de entrega de elementos de protección personal en el cual se logró identificar que los valores globales entregados y almacenados no eran consistentes por ingreso de valores irreales en el aplicativo SAP. Al revisar los expedientes contractuales se observa carencia de documentos y documentación no correspondiente como lo es la ausencia de póliza, documentación sin firma, anexos, otro sí, fichas técnicas, manuales tarifarios, lo que ocasiona al ente de control confusión al momento de evaluar la información. Se presentan facturas repetidas en las tareas a ejecutar en el plan de trabajo general de la ARL SURA. Se relacionan órdenes de compra, que se encuentran vinculadas a números de facturas que no concuerdan con lo pagado en SAP




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Lo anterior, denota deficiencias en la gestión de la conservación de la integridad de la información documental, ocasionando con ello dificultad en la consulta, control y seguimiento por parte del ente de control. Respuesta del auditado: “A. Respecto a la calidad de la Información Primera Solicitud de Información Puntos 42 y 43 • De acuerdo a la observación que realiza el equipo auditor de la Contraloría, actualmente se está desarrollando la transformación de los procesos del ramo de riesgos laborales (ARL SURA), los cuales se apalancarán en una plataforma tecnológica, que integrará el ciclo de vida de las pólizas de punta a punta, iniciando en el CORE y terminando en SAP, garantizando un flujo natural desde el proceso de la afiliación, el reconocimiento de las prestaciones, la autorización de los servicios y su registro contable en SAP, incluyendo esto la trazabilidad de los pagos por contrato, entre otros. (Observaciones 2 y 11). Este desarrollo, estaría encaminado a asegurar el proceso en cada una de las fases de la contratación, así como a minimizar las desviaciones que se han presentado, y mejorando la calidad de la información que se debe entregar a los entes de control. El proyecto anotado, evidencia la responsabilidad de la Compañía buscando una mejora en su modelo operativo, y asegurando con mayor rigor cada uno de los procesos, que faciliten el seguimiento y la trazabilidad de los mismos. Actualmente, el reporte contractual al SIRECI debe ser realizado de manera manual, no obstante, debido al volumen de contratos y la operatividad que este proceso representa, la Compañía inició un proceso de automatización a través de un aplicativo (ARIBA) con la posibilidad de generar el reporte garantizando la información en un repositorio único de contratos, aportando así a la calidad de la carga de la información al SIRECI, y minimizando el reporte manual de gran parte de la información que se debe entregar. B. Información con relación a las pruebas de COVID: • Con respecto a esta observación, hacemos la claridad que en la ARL se realizan dos tipos de pruebas: una a pacientes con presunta enfermedad laboral por COVID-19 (este fue el archivo de pruebas COVID entregado en la pregunta incluida en la solicitud de información No. 2 (COVID-19) Numeral 16, las pruebas que se relacionan en el plan de trabajo son pruebas que están dentro del Sistema de Vigilancia Epidemiológico Biológico por COVID-19 y se realizan para una búsqueda activa de la detección temprana de casos COVID-19 y así evitar un contagio masivo en un ambiente laboral. Estas pruebas no cruzan con las enviadas en el archivo pruebas COVID, citadas anteriormente. Las pruebas realizadas en los contratos mencionados por ustedes (79895, CW2225364 y CW222523) fueron del segundo del SVE Biológico por COVID-19. La información de los pacientes a los cuales se




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les realizó la prueba se encuentra en el One Drive en la ruta contratos / facturas / soportes o en el disco duro entregado a ustedes el día 26 de abril de 2021: - Contrato 79895 Instituto Cardiovascular del Cesar: en la factura 10433979 se encuentra el listado de los afiliados a los cuales se les realizó la prueba. - Contrato CW2225364 Clínica Zayma: la entidad factura cada persona individualmente (una persona por factura). Para realizar la auditoria se valida que la persona que se encuentra relacionada en la factura se encuentre dentro de los afiliados ingresados en la orden de compra. - Contrato CW222523 Caja Colombiana de Subsidio Familiar – Colsubsidio – en la factura S9022494925 se encuentra el listado de los afiliados a los cuales se les realizó la prueba. C. Con relación a los archivos de elementos de protección personal. • Con relación al planteamiento del equipo auditor de la Contraloría acerca del archivo de entrega de elementos de protección personal, los valores no son “irreales”, éstos son tomados del aplicativo para manejo de inventarios SAP, el cual tiene los datos de los elementos comprados, entregados, en inventario y destruidos; para lo cual se anexa nuevamente el cuadro resumen, que había sido compartido a la Contraloría en la respuesta a la observación No. 11. Así mismo, la compañía reitera el compromiso en la actualización constante de su modelo operativo, encaminado a subsanar este tipo de situaciones.” Análisis de respuesta del auditado: La entidad al momento de responder la observación comunicada “actualmente se está desarrollando la transformación de los procesos del ramo de riesgos laborales (ARL SURA), los cuales se apalancarán en una plataforma tecnológica, que integrará el ciclo de vida de las pólizas de punta a punta, iniciando en el CORE y terminando en SAP, garantizando un flujo natural desde el proceso de la afiliación, el reconocimiento de las prestaciones, la autorización de los servicios y su registro contable en SAP, incluyendo esto la trazabilidad de los pagos por contrato, entre otros” lo que indica que en la actualidad la entidad se encuentra realizando acciones de mejora en cada uno de los aplicativos con el fin de poder entregar la calidad en la información que se requiera. Hallazgo Administrativo




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5. ANEXOS

Fuente. Anexo No. 1 Matriz de hallazgos elaborado por la CGR

Nº Nombre de las observaciones A OI D P F $F PASF IP BA $BA

1 Mayores valores pagados promoción y prevención contrato N° 82079

x x x

$3.489.692.956

2 Mayores valores pagados de promoción y prevención contrato N° 83221

x x x $15.664.836.761

3 Intermediario de seguros también recibe remuneración como prestador de servicios

x x $5.696.200

4 POLIZAS CONTRATOS x x

5 Contrato de prestación de servicios N° 82351 x x $67.962.631

6 Contrato de prestación de servicios N° CW2224186 x x $6.961.500

7 Anexo Nº1 y Pólizas de Garantías x x

8 Valores pagados promoción y prevención contrato N° CW77126

x x $1.011.774

9 Contrato Nro. 82492 prestación de servicios de asesoría y capacitación para prevención de riesgos laborales.

x x

10 Valor pagado con recursos públicos contrato 82486 x x $805.451

11 Traslado de aportes al fondo de riesgos laborales. x x

12 Contrato CW2224137 x x x $528.000.000

13 NIT 8909154xxx Contrato CW2229170 x x $30.335.305

14 Consistencia de la información por ausencia de códigos CUPS x x

15 Mayores valores pagados contrato CW2225236 x x $7.084.100

16 Consistencia de la información SIRECI x x

17 Sistemas de información x x 18 Calidad de la información x Insumo de auditoria x $90.487.884

TOTAL 18 0 9 0 3 $19.682.529.717 1 0 8 $210.344.865




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Tabla 29. Análisis de incumplimiento material.

Fuente. Elaborado por la CGR.

OBJETIVO TOTAL HALLAZGOS ANÁLISIS DE INCUMPLIMIENTOS SIGNIFICATIVOS F D IP OI PASF BA $BA

Artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 10 2 5 5 $ 82.437.576

Deficiencias en los soportes precontractuales, contractuales; especialmente de ejecución y soporte del pago de tareas de promoción y prevención, y de seguimiento a los contratos analizados.

Giro del 1% de las cotizaciones 1 1

Giro inoportuno de los recursos correspondientes al 1% de las cotizaciones al fondo de riesgos laborales

Cumplimiento COVID-19 4 1 2 2 $ 37.419.405

Deficiencias en la verificación y seguimiento a la calidad de la información, incumplimiento normativo y de los principios de planeación, eficiencia y eficacia.

Plan de mejoramiento 0 No se presentaron incumplimientos significativos

Rendición de informes 1 1

Deficiencias en la verificación y seguimiento a la calidad de la información que debe reportar en el aplicativo SIRECI de la CGR, generando inconsistencias en la información reportada

Control fisca interno Deficiencias de control seguimiento y supervisión permitiendo errores en la digitación de la transcripción de la factura

Denuncias No se presentaron denuncias.

Sistemas de Información. 2 1

Las deficiencias en la calidad de la información generada y procesada sedan por la utilización de personal humano y la no actualización de los códigos de medicamentos y servicios con el manual tarifario.

Insumos de auditoria 1 $ 90.487.884

Teniendo en cuenta el informe de seguimiento concomitante y preventivo vigencia 2020 como insumo de la auditoria, realizado a varias ARLs entre ellas SURA, se constataron deficiencias en la entrega de los elementos de protección personal - EPP, a empresas que no pertenecían a la primera línea para la entrega de equipos de protección, lo que dio lugar a la devolución o reintegro de $90.487.884 constituyéndose beneficio de auditoria dicho valor.

TOTAL 18 3 9 0 0 1 8

$210.344.865



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