SEGUIMIENTO Y CONTROL REGISTROS

CONTEXTO

¿Por qué seguimiento de proyectos?

son cortos y es necesario organizarse para alcanzar a terminarlos bien.

Hay una percepción que muchos de los proyectos no son capaces de traducirse en resultados concretos, con mejoras perdurables para los Servicios.

PARADIGMAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Artesano

Ingeniero

HACIA UNA INGENIERÍA DE PROYECTOS

Estrategia Priorización de acciones Modelo Resultado > Objetivo > Meta

Administración de los recursos Equipo de proyecto

Gestión de los compromisos Promesas Reuniones de seguimiento Acta de acuerdos y compromisos

Control de avance Carta Gantt Hitos y puntos de control Seguimiento de resultados

Gestión del cambio

EL CONCEPTO DE ESTRATEGIA

PRIORIZAR Y EVALUAR PROYECTOS:FACTIBILIDAD V/S IMPACTO

ALTA

Factibilidad de

implementación

BAJ A

BAJ O ALTO

Impacto

Zona 2 Zona 1

Zona 3 Zona 2

MODELO ROMRESULTADOS > OBJETIVOS > METAS

Resultados Objetivos Metas

• ¿Qué resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos?

• ¿Qué objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados?

• ¿Qué indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos?

• ¿Cuáles son los estándares para cada uno de estos indicadores?

• ¿Qué tolerancia podemos aceptar?

GESTIÓN DE LOS COMPROMISOS:REUNIONES DE SEGUIMIENTO

Planificación Periodicidad de las reuniones

Preparación de las reuniones Temas a tratar Duración de la reunión Pauta de la reunión Asistentes

Roles Moderador Secretario Administrador del tiempo

Seguimiento Acta de acuerdos y compromisos

GESTIÓN DE LOS COMPROMISOS:ACTA DE ACUERDOS Y COMPROMISOS

Acuerdos Declaración que condiciona las acciones futuras “Rayado de Cancha” No involucra acciones específicas a desarrollar

Compromisos Acción específica y concreta que debe ser desarrollada

Acción Responsable Plazo Condiciones de satisfacción

CONTROL DE AVANCE:CARTA GANTT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Constituir equipo que abordará el proyectoComunicar a los involucradosDiseñar actividades de campaña en detalle

Identificar principales áreas compradorasIdentificar principales proveedores de cada áreaDefinir actividades de difusión

Ejecutar campaña de difusiónComunicar por escritoSolicitar consultasReunión organizada por el servicio

Monitorear resultados de la campañaDefinir esquema de control (azar, teléfono)Definir contraparte interna y coordinación DAERevisar consistencia de las incorporacionesAreas controlan a sus proveedores críticos

Hacer seguimiento en primeras licitaciones

SEMANASACTIVIDADES

Proyecto adopción de proveedores

CONTROL DE AVANCE:SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

Asociar Indicadores que reflejen el grado de obtención de resultados

Evaluar los tiempos y la dificultad de los cambios

Establecer una gradualidad en la obtención de los resultados

Definir fuentes de información, herramientas y metodología para la definición de indicadores

Elaborar plan de seguimiento

Cómo asegurar que seObtendrán resultados

Cómo asegurar que seObtendrán resultados

Cómo alinear a la organización en pos de los objetivos del

proyecto

Cómo alinear a la organización en pos de los objetivos del

proyecto

Cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el

proyecto

Cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el

proyecto

Cómo manejar la resistencia y objeciones

del personal

Cómo manejar la resistencia y objeciones

del personal

Cómo evaluar el avance del proyecto

Cómo evaluar el avance del proyecto

GESTIÓN DEL CAMBIODirectivos / Jefaturas Personal afectado

Temor a quedarse sin empleoTemor a quedarse sin empleo

No se resuelven los problemas que el cambio les está

generando

No se resuelven los problemas que el cambio les está

generando

No entienden las nuevas prácticas ni cómo afectan su

trabajo

No entienden las nuevas prácticas ni cómo afectan su

trabajo

No saben aprovechar las

Nuevas herramientas

No saben aprovechar las

Nuevas herramientas

BIBLIOGRAFÍA

http://www.mailxmail.com/curso-control-seguimiento-proyectos-como-hacerlo/gestion-riesgos-proyectos-plan-gestion-riesgos

http://cxo-community.com/articulos/blogs/blogs-management/5135-icomo-gestionar-los-riesgos-de-un-proyecto.html

http://www.informatica-juridica.com/trabajos/Procedimiento_gestion_riesgos_en_el_proyecto_sistema_emision_pasaportes_diplomaticos.asp