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CONFECAMARAS.

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SISTEMA ESTANDAR DE GESTION ADMINISTRATIVA - SEGA

MANUAL DE OPERACION

MODULO DE NOMINA

Actualizado a junio 2 de 2007

Elaborado Por: José Iván Nieto Tabares

CONFECAMARAS.


CONTENIDO.

CONTENIDO. ................................................................................................................................................... 2 A TENER EN CUENTA. ................................................................................................................................. 3 DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA. ........................................................................ 3

GENERALIDADES. ..................................................................................................................................... 3 COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL. ....................................... 3 LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO .......................................................................................................... 3 LIQUIDACION QUINCENAL.......................................................................................................................... 3 DEFINICION DE DATOS DE CONTROL .................................................................................................... 3

Datos Básicos de Nómina. ..................................................................................................................... 3 Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados. .................................................................................. 3 Datos Sobre Definición de Novedades. ............................................................................................... 3 Datos Sobre Ley 100. ............................................................................................................................. 3 Datos Para Manejo de Bonificaciones.................................................................................................. 3 Datos Sobre Manejo de Primas............................................................................................................. 3 Datos Sobre de Vacaciones................................................................................................................... 3

TABLA DE PAGOS DE NOMINA.................................................................................................................. 3 EL CALENDARIO ............................................................................................................................................ 3 DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100 .................. 3 MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS ................................................................................ 3 MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS ............................................................................. 3 MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS .......................................................................................................... 3 MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA..................................................................... 3

TIPOS DE NOVEDADES DE NOMINA PERMITIDOS .......................................................................... 3 TABLA DE TIPOS DE INGRESO POSIBLES PARA NOVEDADES DE NOMINA. .......................... 3 TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA. ...................................................................................... 3

MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO ................................................................................. 3 MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS CORRIENTES .......................................................... 3 MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES ........................................................................................ 3 MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs)........................................................................... 3 MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO ................................................................... 3 MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS ............................................................................... 3

ANOTACIONES IMPORTANTES. ............................................................................................................ 3 PROCESO DE CREACION DE EMPLEADOS....................................................................................... 3 DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS............................................................................................. 3 CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS EXISTENTES.... 3 CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS.......................................................................................... 3 MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS ..................................................................................... 3 MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO......................................................... 3 MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS ............................................................. 3 MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS. .......................................... 3 ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100 ...................................................................... 3 MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS.............................................................. 3 PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO ................................................................ 3 CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO ................................................. 3 HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO ................................................................. 3 MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS ................................................................................................ 3 MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS............................................................................................... 3 MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS. ............................................................................. 3

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CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION. .............................................................................. 3 LIQUIDACION PAGOS NORMALES ........................................................................................................... 3

CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO................................................................................................. 3 CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA ............................................................................................... 3 LISTA AUDITORIA A NOVEDADES. ....................................................................................................... 3 IMPORTACION DE NOVEDADES ........................................................................................................... 3 SELECCIÓN DEL PAGO A LIQUIDAR .................................................................................................... 3 LIQUIDACION DE PAGO........................................................................................................................... 3

CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO......................................................................................................... 3 CONSULTA PAGO POR EMPLEADO..................................................................................................... 3 CONSULTA PAGO POR NOVEDAD ....................................................................................................... 3 VACACIONES TRABAJADAS................................................................................................................... 3

INFORMES ASOCIADAS AL PAGO ............................................................................................................ 3 IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO. .................................................................................... 3 IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO ................................ 3 IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS........................................................................... 3 IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR. ................................................................................ 3 IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO. ....................................................................... 3 IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS. ................................................................. 3 IMPRIME VOLANTES DE PAGO. ............................................................................................................ 3 ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS. ............................................................................. 3

NOVEDADES FUERA DE NOMINA............................................................................................................. 3 GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA................................................................................ 3 ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA ........................................................................ 3

ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL.................................................................... 3 EXPLICACION DETALLADA ..................................................................................................................... 3 TABLA DE NOMINA POR PAGAR ........................................................................................................... 3 TABLA DE APORTES y PROVISIONES ................................................................................................. 3 TABLA DE GRUPOS PROVISION ........................................................................................................... 3 GENERA COMPROBANTE ....................................................................................................................... 3 LISTADO DE INCONSISTENCIAS........................................................................................................... 3 LISTADO SOPORTE DETALLADO.......................................................................................................... 3 LISTADO SOPORTE RESUMIDO ............................................................................................................ 3 TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIÓN CONTABLE................................................................ 3 COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISIONES3 TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA POR PAGAR, APORTES Y PROVISIONES Y GRUPOS PROVISION.................................................................................................................................................. 3

PLANILLA UNICA DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDASD SOCIAL ....................................... 3 PARAMETRIZAR EL REGISTRO DE CONTROL.................................................................................. 3 EMPLEADOS DE APOYO EMPRESARIAL........................................................................................... 3 AJUSTAR TABLA DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100................................................................ 3 ASIGNAR COMPAÑÍAS DE LEY 50 Y LEY 100 A LOS EMPLEADOS.............................................. 3 MANTENIMIENTO A IBCs. ........................................................................................................................ 3 MANTENIMIENTO INCAPACIDADES AUTORIZADAS........................................................................ 3 GENERACION DE LA PLANILLA UNICA. .............................................................................................. 3 CONSULTA DE LA PLANILLA UNICA GENERADA ............................................................................. 3 GENERACION PLANO DE LA PLANILLA UNICA GENERADA.......................................................... 3

INFORMES GENERALES ............................................................................................................................. 3 INFORMES DE ACUMULADOS: .............................................................................................................. 3

RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD ............................................................................. 3 RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO ........................................................................... 3

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RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS .......................................... 3 RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO .................................................. 3 RELACION DE ACUMULADOS GENERALES .................................................................................. 3

INFORMES DE AUTOLIQUIDACION: ..................................................................................................... 3 LISTADO PARA ANALISIS .................................................................................................................... 3 LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAÑÍA ...................................................................... 3 AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS...................................................................................................... 3 CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS ............................................................................... 3

CONSOLIDACIONES ................................................................................................................................. 3 INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES.......................................................... 3 INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES ................................................................................. 3 INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS ................................................................. 3

IMPRESIÓN DEL LIBRO DE VACACIONES .......................................................................................... 3 CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE.............................................................................. 3 CARTILLAS DE EMPLEADOS.................................................................................................................. 3

CARTILLA POR PUNTO DE PAGO ..................................................................................................... 3 CARTILLA POR CODIGO ...................................................................................................................... 3 CARTILLA POR NOMBRE..................................................................................................................... 3 CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS ............................................................................................. 3 CARTILLA POR CUADRILLA................................................................................................................ 3 CARTILLA POR LABOR......................................................................................................................... 3 CARTILLA POR FECHA DE INGRESO............................................................................................... 3 CARTILLA POR FECHA DE RETIRO .................................................................................................. 3 CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES................................................... 3 CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA...................................... 3

INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA ................................................................................................ 3

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A TENER EN CUENTA. Al igual que en los instructivos enviados con anterioridad a ustedes, en el presente manual las opciones no serán indicadas en términos de las teclas de función que se utilizan para llegar hasta ellas, por el contrario, en vista de que el SEGA cambia en la medida en que se va complementando, las opciones serán indicadas según el camino (en el menú) que debe seguirse para llegar hasta ellas. Igualmente, cabe anotar que el módulo de Nómina del SEGA, mantiene la misma estructura operativa de los demás módulos, es decir, el uso de las teclas de función, la presentación de las pantallas, los mecanismos de operación, etc., son similares, haciendo más fácil su proceso de aprendizaje y operación. El presente manual esta estructurado de tal forma que se puede instalar la aplicación y operarla, siguiendo uno a uno los pasos explicados, muchos de estos pasos son de ejecución inicial, algunos de ejecución anual y otros de ejecución continua, este hecho será explicado en cada caso.

Es importante tener en cuenta, que el SEGA se basa en las normas tributarias y laborales existentes actualmente, que se ciñe estrictamente a estas normas, por lo tanto, las liquidaciones que se realicen, responderán a las mismas. Si alguna Entidad tiene procesos de liquidación especiales o en su defecto, aplica las normas con ciertos criterios no estándares, es posible que el SEGA no los liquide de la misma forma. Estos casos deben ser comentados y reportados con la debida anticipación, para evaluar la posibilidad de incluirlos. Confecámaras se reserva el derecho de modificar los programas de computador que conforman este módulo si las solicitudes no redundan en beneficio de todo el gremio usuario.

Finalmente, el módulo de nómina trata de agilizar los procesos operativos del manejo de personal y sus correspondientes liquidaciones, sin embargo, no exime de la responsabilidad de revisión de los resultados. Proceso que siempre debe ser realizado.

Aunque en muchos casos las fechas sean digitadas en formato AAMMDD, el SEGA internamente realiza las conversiones necesarias para solucionar el inconveniente del año 2000.

ATENCION

ATENCION

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DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA. En forma gráfica, el módulo de Nómina del SEGA se comporta de la siguiente manera: GENERALIDADES. a. El módulo de nómina, trata de abarcar la totalidad de las operaciones que se involucran en el

manejo de personal, desde la elaboración del contrato de trabajo hasta la liquidación definitiva del mismo.

b. Es un sistema de liquidación por excepción, es decir, se reportan únicamente las novedades

que modifican la liquidación semanal, quincenal o mensual. c. El sistema calcula automáticamente los conceptos obligatorios (Retención, Ley 100,

Pensión, Solidaridad, etc.). d. Facilita la liquidación de las prestaciones sociales: Primas, Bonificaciones, Vacaciones,

Anticipos a Cesantías, Intereses a Cesantías, Cesantías Anuales. e. Genera borradores de la liquidación del contrato de trabajo.

Maestros de Empleados.

Tablas de Control y Dimensionamiento

Acumulados.

Definición y Mantenimiento de Tablas

Mantenimiento al Maestro de Empleados.

Novedades de Liquidación. Y parámetros para cálculo de procesos complementarios

Cartillas. Certificados, Autoliquidación, Contabilización, Listados, Etc.

Liquidación de Pago, Vacaciones, Primas, Bonificaciones, Cesantías, etc.

Volantes de Pago, Pre nóminas, Relaciones, Disquetes, Etc.

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f. Genera la Autoliquidación, en disquete y en listados. Permite el manejo de múltiples EPS y Fondos de Pensiones.

g. Impresión anual de certificados de Ingresos y retenciones. h. Permite el manejo de múltiples Puntos de Pago, es decir, diferentes corporaciones para

consignación, sucursales, formas de pago (Cheque, efectivo, consignaciones, etc). i. Genera la nómina por Centro de Costos y por ende, los listados de análisis por centro de

responsabilidad. j. Maneja escala salarial en base a Labores (Cargos u oficios), y por ende, genera los listados

de análisis correspondientes. k. Generación de Volantes de Pago para todos los casos de liquidación. l. Manejo de Cuentas Corrientes Simples (Sin cálculo de Intereses), préstamos, descuentos

periódicos, aportes a fondos de empleados, Libranzas, etc. Con su correspondiente manejo de extractos por empleado. En este punto es importante indicar que el sistema permite definir libremente los conceptos de Descuento.

m. El módulo de Nómina del SEGA es parametrizado, lo cual significa que muchos de los

cambios que puedan presentarse por modificación de las Leyes Labores son asumidos en forma transparente, sin necesidad de entrar a “Reprogramar” la aplicación. Obviamente, en muchos casos depende de la naturaleza del cambio.

n. El SEGA liquida las nóminas en base al calendario y por lo tanto, conoce plenamente si los

días trabajados son Hábiles, festivos o dominicales, así mismo, el uso del calendario le permite manejar las Ausencias, Sanciones y demás conceptos represivos que impliquen descuento de Dominicales en forma automática.

o. Es un sistema tabular (En base a tablas), lo cual indica que la modificación de un dato no

implica la desaparición del anterior, esto es sumamente útil, puesto que el SEGA almacena la Hoja de Vida del Empleado, todas sus liquidaciones y permite reprocesos posteriores en igualdad de condiciones.

p. Permite el manejo de diferentes Modelos de Contratos de Trabajo, entendiendo que en

ocasiones, la mala definición de uno de estos puede acarrear problemas de índole laboral. Por lo tanto, el manejo de los contratos es modular (Numerales y/o anexos) asociados con la labor u oficio asignado al empleado. Permitiendo así la segura elaboración de contratos de trabajo y su control en caso de modificaciones. Incluye el manejo de pasantes definido en la reforma laborar del año 2003.

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COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL.

Los programas del módulo de Nómina, han sido enviados en versiones anteriores del SEGA, sin embargo, si hasta el momento en su entidad no se encuentran instalados, simplemente realice el proceso de copia y desempaquetamiento de los disquetes, siguiendo los mismos pasos que se han explicado en los instructivos anexos. Sin embargo, en resumen, los pasos a seguir son: IMPORTANTE. a.) Los pasos arriba mencionados deben ejecutarse SI y SOLO SI el SEGA no ha sido instalado anteriormente en su entidad. b.) Si la copia de archivos se ejecuta desde un usuario distinto a SEGA, es decir, si se realiza desde SUPERUSUARIO, es necesario ejecutar adicionalmente el numeral correspondiente a Asigna Permisos a Archivos, indicando en dicha opción que el nombre del usuario es sega. c.) Cuando el SEGA se envía por primera vez, lleva creado un solo usuario, este es superu, con clave superu. La primera vez que usted entre a la aplicación, tendrá que hacerlo con dichos datos. En los siguientes numerales, explicaremos secuencialmente, cuales son los pasos a seguir para preparar la información básica del módulo de Nómina, sin embargo, revise con cuidado el siguiente esquema gráfico, él le dará una idea del proceso a seguir.

Crear un Usuario SEGA.

Entrar (Login) por el usuario creado.

Restaurar los disquetes enviados (tar)

Editar el .profile del usuario SEGA y adicionar las líneas: ./menucen exit

Desempaquetar los programas utilizando el comando: ./pkunzip control -o ./pkunzip datos -o

Salga a Logín, digitando Exit.

Entre nuevamente al usuario SEGA desde Logín.

En el menú del SEGA, seleccione la opción Borrar Temporales e indique el directorio de trabajo, casi siempre será datos.

Entre al SEGA, utilizando la opción (1) o (2) dependiendo si es un Computador o una Terminal, el sitio desde el cual trabajará.

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El proceso arriba definido, le permitirá instalar en forma fácil el módulo de Nómina, muchos de los pasos allí mencionados, son de única definición al instalar el Módulo, algunos otros deberán ser ejecutados cada año, y otros, solo en el momento en que cambien las condiciones de liquidación.

Inicialización de Archivos.

Definir en el Registro de Control: Datos Básicos de Nómina. Manejo Empleados Retirados. Definición de Novedades. Manejo de Ley 100. Manejo de Bonificación. Manejo de Primas. Manejo de Vacaciones.

Definición de Novedades a Utilizar, Tabla de Novedades de Nómina

Definición y Codificación de Empresas de Ley 50 y Ley 100, Mantenimiento Tabla de Compañías de Ley 50 y Ley 100

Definición del Calendario.

Definición de Centros de Costos.

Definición Tabla de Labores y Oficios.

Definición Tabla Anual de Pagos de Nómina

Definición Tabla Anual de Retenciones

Definición de La Tabla Anual de Salarios Mínimos

Definición de La Tabla de Puntos de Pago.

Definición de Tipos de Cuenta Corriente.

Listos Para Operar El Módulo de Nómina

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LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO Instalado el módulo de Nómina y definidas las tablas básicas, el siguiente paso es incluir los datos de cada empleado, este paso, involucra los siguientes procesos:

Asignar código al Empleado.

Crear cada empleado.

Asignar Sueldos. Asignar Compañías de Ley 50 y Ley 100

Asignar Puntos de Pago.

Incluir Novedades de Deducción a Retenciones

Incluir Cuentas Corrientes y Descuentos Permanentes

Grabar Acumulados Históricos.

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LIQUIDACION QUINCENAL A continuación definimos en forma gráfica los pasos a seguir para la liquidación quincenal, semanal o mensual de los pagos de nómina.

Grabación de las Novedades de Trabajo: Extras, Recargos, Marcación de Tiempo, Otros Ingresos, Otras Deducciones, etc.

Grabación de Novedades de Ausencia: Incapacidades, Sanciones, permisos, Vacaciones, etc.

Retiro de Empleados.

En Cualquier Momento. Selección del Pago a Liquidar.

Liquidación del Pago.

Captura de Empleados Nuevos.

Cambios de Sueldo a Empleados.

Certificados de Deducción a Retenciones

Cambios de Cías de Ley 100 y Ley 50.

Consultas Asociadas al Pago.

Listados y Volantes del Pago.

Reporte a Corporaciones

Registro del Pago. Actualización.

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DEFINICION DE DATOS DE CONTROL

Al igual que en el módulo básico, el módulo de nómina recurre a los parámetros definidos en el Registro de Control para identificar el comportamiento de las diferentes liquidaciones que deban realizarse. A continuación identificaremos con toda claridad, cada uno de los parámetros que allí deben explicarse. Opción: Principal/ Administración/ Registro de Control. Cuando se selecciona la opción de mantenimiento al registro de control, el sistema despliega la ventana correspondiente en la cual se muestran las distintas categorías

Al seleccionar un campo específico, el sistema despliega la ventana de captura del campo, anexa a esta ventana, se manejan dos (2) teclas de ayuda (en casi todos los casos): F1. Ayuda asociada al campo: Ayuda textual descriptiva del campo que se esta procesando. F2. Consulta y Validación: Cuando el campo que se está digitando pertenece a una tabla del

SEGA, esta opción permite consultar los valores posibles. Los parámetros están catalogados de acuerdo al tipo de datos que se manejan, es así como para este módulo identificamos 7 grandes categorías a saber: Datos Básicos de Nómina.

Categoría: Nómina – Básicos.

Esta categoría, identificada en el Registro de Control como Nómina – Básicos, almacena los parámetros generales de liquidación y algunos datos que indican normas de Ley. En ella tenemos: Tope de Descuento de Corrección Monetaria Fiscal (Tope Des. Cor. Mon. Fisc.): Este

campo le indica al SEGA cual es el Tope Mensual de Deducción de la base de retención que es permitido, con respecto al pago de Intereses por Corrección Monetaria. Este campo es un cifra en pesos. Este dato debe ser modificado anualmente.

Tope de Descuento por Pagos de Educación y Salud (Tope Des. Edu. / Salud):

Igualmente, según lo indica la norma, el empleado puede deducir de la base de retención hasta un porcentaje (%) determinado por efecto de pagos efectuados por concepto de salud y educación. En este campo debe indicarse cual es el porcentaje máximo de descuento por este concepto que es permitido. Al momento de la elaboración de este manual, este porcentaje es del 15%.

Valor Cuatrimestral de Dotación: Indíquele al SEGA cual es el valor promedio

(presupuesto estimado) del costo cuatrimestral de dotación por cada empleado.

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Factor Prestacional del Salario Integral (Fact. Pres. Sal. Integral): Indíquele al SEGA

cual es el porcentaje (%) correspondiente al factor prestacional incluido en los Salarios Integrales. Al momento de la elaboración del presente manual, este porcentaje es del 30%.

Tope Máximo Para Descuento de Ley 100 (Tope Max. Salarios – ISS): Este dato de

modificación anual, le indica al sistema cual es el tope (en pesos) para el descuento de los conceptos de Salud, pensión y Solidaridad. Al momento de la elaboración del presente manual, este tope se calcula como: Tope en $ = 20 * (Salario Mínimo Legal).

Método de Cálculo de Retención: Dado que la empresa puede seleccionar de que forma

descontará la retención a los empleados, en el presente campo debe indicarse, que método utiliza la Entidad. Los campos posibles son:

1. Método 1 de cálculo de la Retención. 2. Método 2 de cálculo de la retención.

Téngase en cuenta, que cuando se selecciona el método dos (2), este implica el cálculo semestral del porcentaje de retención.

Centros de Costos de Cuadrilla o Maestro: Como la nómina se liquida asociada a un

centro de costos, el sistema permite dos (2) alternativas: M. seleccione este indicador cuando deba tenerse en cuenta el Centro de Costos

Básico asignado al empleado en sus datos básicos. C. Cuando debe seleccionarse el Centro de Costos reportado en la grabación de las

novedades y en base a la cuadrillas de trabajo. Esta opción debe utilizarse únicamente, cuando la Entidad trabaja turnos y grupos de producción.

Porcentaje Exento de Pagar Retención: De acuerdo a la norma, en la actualidad, el 25%

de valor de los sueldos es exento del pago de retención. En este campo debe indicarse dicho porcentaje o en su defecto, el que indique la Ley.

Porcentaje Retención por Exceder el último Tope de Retención (% Retención Exceso

Último Tope): Indíquele al SEGA, que porcentaje de retención debe descontarse cuando el salario del empleado supere el último tope de retención en la fuente de acuerdo a la tabla vigente. En la actualidad, dicho porcentaje es del 35%.

Valor Tope Exento de retención: Indíquele al SEGA, El valor máximo al que puede llegar el

25% de exención. Para el año 2003, este valor es de $4,000,000.oo

Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados.

Categoría: Nómina – Retirados.

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Como debe comportarse el SEGA y sus procesos de liquidación con respecto a los empleados que se van retirando. Esta categoría esta identificada en el Registro de Control como: Nómina – Retirados. En ella se encuentran los siguientes datos: Liquida Ultimo Pago (s.n): Este campo le indica al sistema si debe liquidar o no en el pago

quincenal, a los empleados que se retiran en el transcurso de dicha quincena, semana o mes. Las opciones son:

“S”. El SEGA incluye en la liquidación del pago los días que el empleado alcanzó a

trabajar en dicho periodo (Semana, quincena o mes). En tal caso, al elaborar la liquidación de contratos de trabajo, dichos días no deben ser tenidos en cuenta.

“N”. En este caso, el SEGA no liquida los días del último pago que el empleado ha

trabajo dentro de los pagos semanales, quincenales o mensuales. En este caso, los últimos días trabajados por el empleado deben ser incluidos en la Liquidación del contrato de trabajo.

Datos Sobre Definición de Novedades.

Categoría: Nómina – Novedades de Pago. Entendiendo que el módulo de nómina del SEGA liquida quincenalmente en forma automática, y que la liquidación efectuada genera un conjunto de novedades (códigos de movimiento), en el registro de control es importante indicar que códigos debe generar en cada caso. Para el SEGA, cada concepto de liquidación: Básico, Dominicales, Extras, Transportes, etc., es una novedad. Así mismo, al ejecutar la liquidación en forma automática y entendiendo que LAS TABLAS DE NOVEDADES SON DE LIBRE DEFINICION POR PARTE DE LA ENTIDAD, es necesario que el sistema relacione el proceso de liquidación con los códigos que debe generar. Esta relación se define en el Registro de Control. Antes de entrar a modificar el registro de control en este punto, es importante que la tabla de novedades este previamente definida, pues todos los datos que aquí se digiten, su existencia será validada contra dicha tabla de novedades. Para efectos de modificar las tabla de novedades de muestra que se envía con el SEGA, el usuario puede remitirse al mantenimiento de la Tabla de Novedades, que se explicará más adelante.

Los parámetros que allí se indican son:

Campo.

Descripción del concepto. Tipo

Reporte

Valor Pre –

Definido Nov. Básico. Horas normales trabajadas. En

personal que no tiene salario Integral.

Horas

010

Nov. Básico – Integral. Horas normales trabajadas. En

personal que tiene salario integral.

Horas

011

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Nov. Básico Apoyo Empresarial.

Indique la novedad que debe liquidarse cuando el empleado tiene un contrato de pasantía.

Horas 012

Nov. Horas Festivas Diurnas.

Cuando el empleado trabaja en días festivos, no dominicales. Estas horas no son extras, es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en días festivos.

Horas

030

Nov. Horas Dominicales Diurnas.

Cuando el empleado trabaja en días domingos. Este concepto no es extra, es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en días domingos.

Horas

100

Nov. Horas Ordinarias Nocturnas

Cuando el empleado trabaja en horas nocturnas sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

020

Nov. Horas Festivas Nocturnas

Cuando se trabaja en días festivos, en horario nocturno, sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

040

Nov. Horas Dominicales Nocturnas.

Cuando se trabaja en días domingos, en horario nocturno, sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

110

Nov. Horas Extras Diurnas Ordinarias

Trabajo diurno en horas extras, en días ordinarios.

Horas

050

Nov. Horas Extras Diurnas Festivas.

Trabajo en días festivos, en horas extras, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal.

Horas

070

Nov. Hrs. Extras Diurnas Dominicales

Trabajo en días domingos, en horas extras, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal.

Horas

120

Nov. Hrs. Extras Nocturnas Ordinarias

Trabajo en días domingos, en horas extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 10 PM.

Horas

060

Nov. Hrs. Extras Nocturnas Festivas

Trabajo en días festivos, en horas extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 10 PM.

Horas

080

Nov. Horas Extras Trabajo en días domingos, en horas

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Nocturnas Dominicales extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 10 PM.

Horas

130

Nov. Transporte Legal Transporte de Ley Días 200

Nov. Transporte Extralegal

Reporte para transporte adicional, no legal.

Días

200

Nov. Dominicales de Ley

Generación automática, de acuerdo al número de domingos de ley pagados o perdidos. Para empleados de salario normal.

Horas

090

Nov. Dominicales de Ley, Integral.

Generación automática, de acuerdo al número de domingos de ley pagados o perdidos. Para empleados de salario Integral.

Horas

091

Nov. De Horas de Incapacidad.

Indíquele al Sistema por cual concepto se generarán los reportes de incapacidad.

Horas

180

Nov. De Retención – Pago.

Retención en la fuente generada por concepto de pagos normales.

Valor

520

Nov. De retenciones – Prima.

Retención en la fuente generada por liquidación de primas.

Valor.

522

Nov. De Cesantías Novedad que se genera al liquidar contratos de trabajo y/o cesantías anuales.

Valor

310

Nov. De Intereses a Cesantías

Novedad que se genera al liquidar intereses a cesantías en liquidación de contratos de trabajo y/o cesantías anuales.

Valor

320

Nov. De Liq. De Vacaciones.

Novedad que se genera cuando el personal está en vacaciones.

Horas

280

Nov. De Reporte de Tarjetas

Novedad utilizada para el reporte de marcaciones de tiempo. Esta novedad se utiliza en instituciones de carácter productivo.

Horario

490

Lapso de Liquidación de tarjetas

Que lapso de tiempo debe aplicarse en la liquidación de reportes de tiempo.

Minutos

5

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Datos Sobre Ley 100.

Categoría: Nómina – Ley 100. En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación por concepto de deducciones de Pensión, Salud y Solidaridad.


Campo.

Descripción del Campo. Tipo

Reporte

Valor Pre -

definido Porc. Pensión Empleado.

Porcentaje por concepto de pensión que paga el empleado.

%

03.3750

Porc. Salud Empleado. Porcentaje por concepto de salud que paga el empleado.

%

04.0000

Porc. Solidaridad Empleado.

Porcentaje por concepto de Solidaridad que paga el Empleado.

%

01.0000

Porc. Pensión Total Porcentaje total por concepto de Pensión que debe aportarse por cada empleado, mensualmente, a la Administradora de pensiones.

%

13.5000

Porc. Salud Total. Porcentaje total por concepto de salud que debe aportarse por cada empleado, en forma mensual, a las EPS.

%

12.0000

Porc. Riesgos Profesionales

Indique el porcentaje, que por concepto de riesgos profesionales debe aportar la Empresa. Este campo depende de la categoría de riesgo en que este catalogada la empresa

%

00.522

Nvd. Descuento Pensión.

Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que corresponda a pensión aportada.

Nvd.

511

Nvd. Descuento Salud. Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que corresponda a salud pagada.

Nvd.

512

Nvd. Descuento Solidaridad.

Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que

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corresponda a Fondo de Solidaridad, siempre y cuando el empleado tenga más de 4 SMLV.

Nvd. 513

Reintegra Solidaridad (s.n)

Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la solidaridad aportada, es decir, si existe reintegro de solidaridad.

S/N

Reintegra Pensión (s.n) Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la pensión aportada, es decir, si existe reintegro de pensión.

S/N

Reintegra Salud (s.n) Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la salud aportada, es decir, si existe reintegro de salud.

S/N

Nvd. De Reintegro Solidaridad.

Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Solidaridad.

Nvd.

450

Nvd. De Reintegro Ley 100 – Salud.

Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Salud.

Nvd.

451

Nvd. De Reintegro Pensión.

Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Pensión.

Nvd.

452

Arp. Seleccionada. Indíquele al SEGA cual es el código asignado a la ARP seleccionada. En este punto, debe tenerse en cuenta que la ARP seleccionada debe estar creada previamente en la Tabla de Compañías de Ley 50 y Ley 100.

Cod.

Ley 100 (Quincenal/ Men-sual)

Indíquele al SEGA si la SALUD se descuenta en forma Mensual o Quincenal.

M/Q

Pensión (Quincenal /Men-sual)

Indíquele al SEGA si la PENSION se descuenta en forma Mensual o Quincenal.

M/Q

Datos Para Manejo de Bonificaciones.

Categoría: Nómina – Bonificación.

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En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la Bonificación. Sin embargo es necesario tener en cuenta que en este punto, la bonificación que se liquida se hace bajo cierto parámetros uniformes de Tiempo y Valor, que no en todos los casos de asimila a la forma de liquidación de todas las Cámaras.


Campo.


Reporte

Valor Pre -

definido Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo

o promedio salarial) que se pagan en cada bonificación.

Cant.

Nvd. De Retención a Bonificación.

Indique la Novedad que se utiliza para que se genere en forma automática el concepto de retención en la fuente

Nvd.

523

Nvd. De Liquidación de Bonificación.

Indique la Novedad que se utiliza para la generación automática de la bonificación.

Nvd.

251

Datos Sobre Manejo de Primas.

Categoría: Nómina – Primas.

En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la Prima Legal de Servicios en forma semestral. Al igual que en las demás categorías, es necesario indicar que algunos de los parámetros aquí definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remítase al Diagrama Gráfico de Montaje e Implementación.


Campo.


Reporte

Valor Pre -

definido Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo

o promedio salarial) que se pagan en cada Prima Legal.

Cant.

Nvd. De Retención a Prima Legal.

Indique la Novedad que se utiliza para que se genere en forma automática el concepto de retención en la fuente

Nvd.

521

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Nvd. De Liquidación de Prima Legal.

Indique la Novedad que se utiliza para la generación automática de la Prima Legal.

Nvd.

340

Datos Sobre de Vacaciones.

Categoría: Nómina – Vacaciones. En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de las Vacaciones a los empleados. Es importante tener en cuenta que el SEGA, liquida las vacaciones conforme a la Ley, pero existen sin embargo, algunos parámetros que deben ser tenidos en cuenta en las liquidaciones y que pueden variar de acuerdo a la forma como la Entidad liquide dicho concepto laboral. Al igual que en las demás categorías, es necesario indicar que algunos de los parámetros aquí definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remítase al Diagrama Gráfico de Montaje e Implementación.


Campo.


Reporte

Valor Pre -

definido Liquida Días Calendario (s.n)

Indíquele al SEGA si al liquidar las Vacaciones, toma como base los días calendario y/o meses de 30 días solamente. Al seleccionar días calendario, pagará solo hasta el 28 en febrero y hasta el 31 en los meses que así sean, siempre y cuando las vacaciones incluyan dichos días. al no se seleccionar días calendario, el SEGA liquidará el valor de las vacaciones en términos de 30 días únicamente.

S/N

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001, 002, 003 .... Pagos de enero, 004, 005, 006 .... Pagos de Febrero, etc.

TABLA DE PAGOS DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Administración/ Mas Tablas/ Pagos de Nómina. GENERALIDADES. Esta opción le permite al usuario del módulo de Nómina del SEGA, definir las características generales de liquidación de los pagos para un año en particular, es decir, predefinir los números y fechas de cada pago. En esta tabla se definen: Semanas, Quincenas, Meses, Bonificaciones, Primas, Cesantías, etc.; y en general todos los pagos que se generarán a través del módulo. Al seleccionar esta opción, el SEGA solicita el año que se va a modificar. Seleccionado el año, se monta la tabla de pagos. En este tabla, podemos almacenar un

máximo de 100 pagos por cada año. RECOMENDACIONES. Como cada pago queda numerado de 001 en adelante, recomendamos que dicha numeración se asigne de la siguiente manera: Normalmente, son 24 quincenas al año, 2 pagos de prima, 2 pagos de bonificación y 1 pago de cesantías, por lo tanto, en una entidad con nómina normal, el número total de pagos será de 29. Los cuales pueden quedar numerados de la siguiente forma: 001 al 024 para pagos quincenales; 025 y 026 para pagos de Prima; 027 y 028 para pagos de Bonificación; 029 para pago de cesantías e intereses. OPERACIÓN. Cuando se selecciona un pago (número), deben indicarse los siguientes datos por cada pago: a.) Fecha Inicial del Pago, en formato AAMMDD; b.) Fecha Final del Pago, en formato AAMMDD; c.) Tipo de Pago: en este punto debe indicarse (A) para pago semanal, (B) para pago quincenal, (C) para liquidación de Cesantías, (P) para Liquidación de Primas y (N) para liquidación de Bonificaciones; d.) Indique el mes al que corresponde el Pago (01 al 12); e.) Indique la Quincena en que debe quedar acumulado el pago (tenga en cuenta que cada mes tiene dos quincenas, enero arranca en la 01 y diciembre termina en la 24). Si en algún momento se desea eliminar un pago creado en la tabla, la tecla F4 permite dicha opción; sin embargo, para poder borrarlo el pago no debe estar previamente procesado. Al finalizar la captura de los pagos, la tecla ESC permite abandonar o grabar los cambios realizados.

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EL CALENDARIO

OPCION. Principal/ Administración/ Calendario. GENERALIDADES. El módulo de nómina del SEGA liquida la nómina y los demás pagos laborales en relación al tiempo (en horas o días), por lo tanto, para efectos de una correcta liquidación, debe tenerse un calendario dentro del sistema, en el que se identifiquen claramente, los días hábiles, los festivos y los domingos. Igualmente, este calendario puede ser

utilizado por otros módulos. Esta opción permite por lo tanto, generar y mantener el Calendario del SEGA, y para tal efecto nos presenta las siguientes opciones:

(F1) BLANQUEA CALENDARIO. Esta opción borra por completo el calendario actual de SEGA, por lo tanto, no debe ser ejecutada a menos que sea absolutamente necesario. Acto seguido, indique al SEGA la clave (según el Registro de Control) que habilita el blanqueo del calendario y posteriormente confirme (s.n) la operación.

(F2) ENERAR EL CALENDARIO. Esta opción, permite generar el calendario para un año en particular. El usuario debe entonces indicarle al SEGA: a.) Año a generar: si dicho año ya esta previamente generado, el sistema indicará este hecho; b.) Primer día del año: tenga en cuenta que 1 será Domingo, 2 Lunes, ... , 6 Sabado.; c.) confirme la operación de generación (s.n).

Esta generación crea los 365 o 366 días del año, marcando los dominicales como festivos, sin embargo, no marca los días que, entre semana, sean no laborables. Para marcar estos días no laborables entre semana, debe recurrirse a la opción de Edición del Calendario y marcarlos en forma manual.

(F3) EDICION DEL CALENDARIO. Esta opción permite modificar el Tipo de Día de cada fecha del calendario anual generado. Es decir, se utiliza básicamente para modificar aquellos días entre semana que no son hábiles laboralmente (Como son fechas patrias y festivos religiosos o convenidos). Al seleccionar esta opción, indíquele al SEGA que año desea modificar y acto seguido se despliega la pantalla correspondiente. Ubíquese entonces en la fecha que desea modificar y seleccione una de las tres opciones viables: 1 Día Hábil, 2 Día Festivo entre semana, 3 Día Domingo. Fíjese que no es necesario indicar todos los tipos de días, estos son asignados automáticamente al generar el calendario

(F4) Borrar el Calendario. Esta opción permite suprimir un año generado, a diferencia de la opción F1 que borra todo el contenido del calendario. Esta opción debe ser utilizada en el

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eventual caso de haberse generado un año en forma errónea. Para borrar un año del calendario: a.) Indique el año a borrar; b.) Indique la clave de manejo del calendario (esta clave esta ubicada en el registro de control); c.) confirme la operación (s.n).

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DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Nómina/ Mtto/ Tablas/ Cías Ley 50 y Ley 100. GENERALIDADES. Esta opción le permite al usuario almacenar la tabla de Cías relacionadas con la Ley 50 y Ley 100, como son: Administradoras de Pensiones y Cesantías, EPS, Administradoras de Riesgos Profesionales, etc. Es importante que las diferentes compañías relacionadas con la Entidad estén plenamente definidas en esta tabla. En ella se pueden indicar un máximo de 100 compañías, el orden en que queden colocadas en esta tabla es indiferente para el SEGA, sin embargo, el código (número) con que queden marcadas debe ser siempre el mismo para cada entidad. Para cada una de las compañías, el sistema solicita los siguientes datos:

- Código: Numeración automática - Nombre: razón social de la compañía - Nit: Sin el dígito de verificación - Código SOI: Código asignado por el MinProteccion a cada uma de las compañías.

Si una entidad es al mismo tiempo EPS y ARP o FP, no es necesario crearla dos o más veces, con que se relacione una sola vez en la tabla es suficiente. OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, el SEGA muestra en pantalla la tabla previamente definida, o en blanco si el módulo está inicializado; ubíquese en el número en el que desea insertar o modificar una compañía: Indique el Nombre de la Compañía, el Número del Nit y su código SOI, se

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recomienda que el número del Nit, en este caso sea digitado SIN EL DIGITO DE VERIFICACION. Si se desea Listar el contenido de la Tabla, recurra a la tecla F4.; Para grabar los cambios realizados, recurra a la tecla F5, para abandonar sin salvar los cambios, recurra a la tecla ESC. RELACION DE COMPAÑIAS VINCULADAS A LA SEGURIDAD SOCIAL CON SU CORRESPONDIENTE CODIFICACION PARA PLANILLA UNICA

NOMBRE M.P.S.

FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS PROTECCION (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230201 PORVENIR (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230301 BBVA HORIZONTE (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230501 SANTANDER (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230801 SKANDIA (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230901 SKANDIA ALTERNATIVO (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230904 COLFONDOS (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 231001 ISS RIESGOS PROFESIONALES 25-10 ISS PENSIONES 25-11 CAXDAC 25-2 FONPRECON 25-3 CAPRECOM 25-4 PENSIONES DE ANTIOQUIA 25-7 CAJANAL EICE 25-8 C.P.S. UNICAUCA 25-9 FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL FSP001

E.P.S EPS - COLMÉDICA EPS001 EPS - SALUD TOTAL S.A. ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS002 EPS - CAFESALUD MEDICINA PREPAGADA S.A. EPS003 EPS - ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SANITAS S.A. EPS005 EPS - ISS - ENTIDAD PROMOTORA DE SAL EPS006 EPS - COMPENSAR ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS008 EPS - PROGRAMA COMFENALCO ANTIOQUIA EPS009 EPS - SUSALUD EPS010 EPS - COMFENALCO VALLE EPS012 EPS - SALUDCOOP EPS013 EPS - HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS EPS014 EPS - PROGRAMA SERVICIOS MÉDICO COLPATRIA S.A. EPS015 EPS - COOMEVA EPS016 EPS - FAMISANAR LIMITADA CAFAM - COLSUBSIDIO EPS017 EPS - SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD S.A - S.O.S. EPS018 EPS - CRUZ BLANCA EPS023

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EPS - SOLSALUD E.P.S. S.A. EPS026 EPS - SALUD VIDA S.A. EPS033 EPS - SALUDCOLOMBIA EPS034 EPS - RED SALUD ATENCIÓN HUMANA E.P.S. S.A. EPS035 EPS - EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN DEPARTAMENTO MÉDICO EAS016 EPS - FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NALES DE COL. EAS027 EPS - FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA - MINISTERIO DE SALUD MIN001

CAJAS DE COMPENSACIOON FAMILIAR CCF COMFAMILIAR CAMACOL CCF02 CCF COMFENALCO ANTIOQUIA CCF03 CCF COMFAMA CCF04 CCF CAJACOPI ATLANTICO CCF05 CCF COMBARRANQUILLA CCF06 CCF COMFAMILIAR DEL ATLANTICO CCF07 CCF COMFENALCO CARTAGENA CCF08 CCF DE CARTAGENA CCF09 CCF COMFABOY CCF10 CCF DE CALDAS CCF11 CCF COMFAMILIAR LA DORADA CCF12 CCF COMFACA DE FLORENCIA CCF13 CCF COMFACAUCA CCF14 CCF COMFACESAR CCF15 CCF COMFACOR DE CORDOBA CCF16 CCF AFIDRO CCF18 CCF ASFAMILIAS CCF20 CCF CAFAM CCF21 CCF COLSUBSIDIO CCF22 CCF COMFENALCO CUNDINAMARCA CCF23 CCF COMPENSAR CCF24 CCF COMFACUNDI CCF26 CCF COMGIRARDOT (EN LIQUIDACIÓN) CCF28 CCF DEL CHOCO CCF29 CCF DE LA GUAJIRA CCF30 CCF DEL HUILA - COMFAMILIAR CCF32 CCF DEL MAGDALENA CCF33 CCF REGIONAL META - COFREM CCF34 CCF DE NARIÑO CCF35 CCF DEL ORIENTE COLOMBIANO - COMFAORIENTE CCF36 CCF DEL NORTE DE SANTANDER - COMFANORTE CCF37 CCF DE BARRANCABERMEJA - CAFABA CCF38 CCF DE SANTANDER - CAJASAN CCF39 CCF COMFENALCO - SANTANDER CCF40 CCF DE SUCRE CCF41 CCF COMFAMILIAR - QUINDIO CCF42 CCF COMFENALCO - QUINDIO CCF43 CCF COMFAMILIAR - RISARALDA CCF44

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CCF DEL TOLIMA - CAFASUR CCF46 CCF DE HONDA - COMFAHONDA CCF47 CCF COMFENALCO - TOLIMA CCF50 CCF DE BUENAVNETURA CCF51 CCF COMFENALCO - VALLE CCF56 CCF COMFAMILIAR ANDI - COMFANDI CCF57 CCF DE CARTAGO - COMFACARTAGO CCF59 CCF COMFAMILIARES UNIDAS DEL VALLE - COMFAUNION CCF61 CCF COMFAMILIAR - TULUÁ CCF62 CCF COMFAMILIAR - PUTUMAYO CCF63 CCF DE SAN ANDRES ISLAS - CAJASAI CCF64 CCF DEL AMAZONAS - CAFAMAZ CCF65 CCF DE ARAUCA - COMFIAR CCF67 CCF CAMPESINA - COMCAJA CCF68 CC DEL CASANARE - COMFACASANARE CCF69

APORTES INSTITUTO COLOMBINO DE BIENESTAR FAMILIAR PAICBF SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA PASENA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PAESAP MINISTERIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PAMIED

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MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Centros de Costos. DESCRIPCION. Opción que permite dar mantenimiento a la tabla de Centros de Costos del SEGA. Con respecto al módulo de nómina, recuerde que el SEGA organiza la información en base a la estructura orgánica de la Empresa (Organigrama), por lo tanto, cada empleado esta asociado con un centro de costos o área de la organización. Esta

opción entonces permite mantener esta tabla. OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que centro de costos desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlos, seleccione la tecla F1 para ver una lista de los mismos. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar un nuevo centro de costos. Al seleccionar esta opción, indique por cada centro de costos los siguientes datos: a.) Descripción del Centro de Costos; b.) Area a la cual pertenece (estas áreas están definidas previamente en el Registro General de Tablas del SEGA); c.) Etapa a la que pertenece el centro de costos (La etapa debe ser utilizada solamente en el caso de Entidades con procesos industriales); d.) Tipo de Centro de Costos: Indíquele al SEGA si el centro de costos es Operativo o Administrativo. (F3) Eliminar. Permite suprimir el centro de costos seleccionado. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de centros de costos existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA. Entre los datos que se exigen al momento de crear o editar un centro de costos, están los siguientes: ° Areas de la Organización: Este campo cataloga a los centros de costos de acuerdo a la estructura orgánica de la organización. Las áreas de la organización son de libre definición por parte de la Entidad, sin embargo, como mínimo debe existir una llamada Funcionamiento. Para las cámaras de comercio, recomendamos una clasificación similar a la siguiente: 01 Operación de Registros, 02 Actividades Institucionales, 03 Promoción y Desarrollo, 04 Funcionamiento. O en su defecto, una clasificación similar que asocie a los centros de costos según el sitio o posición dentro del organigrama. ° Etapas de Producción: Este campo, cataloga a los centros de costos según las áreas productivas, por lo tanto, deben ser definidas según los procesos de producción de la organización. Cuando la Empresa no es un ente productivo, debe definirse como mínimo una etapa llamada Administración. ° Tipos de Centro de Costos: Cataloga a los centros de costos según su tipo y puede ser: 01 Operación, 02 Administración, 03 Ventas, etc.

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MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Labores u Oficios. DESCRIPCION. Esta opción le permite al usuario del SEGA crear, modificar, eliminar o listar el contenido de la tabla de labores u oficios. La tabla de labores u oficios cumple dos objetivos principales, el primero de ellos es catalogar en

una escala funcional los diferentes cargos que se tienen en la entidad; el segundo es identificar cuales de los empleados se liquidan en forma automática y cuales por “marcación de tiempo”, reporte de tarjetas o por horario trabajado. Recuerde que el SEGA tiene la opción adicional de liquidar la nómina a partir de un reporte diario de entrada y salida (horario). OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que Labor desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Labor u Oficio. Al seleccionar esta opción, indique por cada Labor los siguientes datos: a.) Descripción del Oficio; b.) Tipo de Labor: Este campo puede ser 01 para Labor Liquidable por Novedad o Reporte, ó 02 para Liquidación Automática. En entidades donde no se paga la nómina por marcación de tiempo, todas las labores deben ser tipo 02. (F3) Eliminar. Permite suprimir la Labor seleccionada. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Labores existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA.

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MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Cuadrillas. DESCRIPCION. Esta opción permite dar mantenimiento a la Tabla de Cuadrillas del SEGA. Es de suma importancia anotar que esta tabla permite clasificar al personal en grupos de trabajo, con el objeto fundamental de conocer el costo de cada grupo y/o la eficiencia productiva del mismo. Su

definición es absolutamente necesaria en empresas de índole industrial, productivas o manufactureras. En empresas de servicios, y en particular en Cámaras de Comercio, no es necesaria su definición. REQUERIMIENTOS. Como el SEGA de todas formas obliga a que cada empleado tenga asignada una cuadrilla, debemos como mínimo definir una (1) que bien podemos llamar “Personal Administrativo” y todos los empleados clasificarlos en ella. OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que Cuadrilla desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Cuadrilla. Al seleccionar esta opción, indique por cada Cuadrilla los siguientes datos: a.) Descripción de la Cuadrilla; b.) Centro de Costos al que pertenece la Cuadrilla (Si desconoce los centros de costos existentes, recurra a la tecla F1 para consulta en línea); c.) Tipo de Cuadrilla: En este caso puede ser: 01 Cuadrilla de Costo Directo de Manufactura, 02 Cuadrilla de Costo Indirecto de Manufactura, 03 Cuadrilla de Costo Fijo. En el caso de la “Cuadrilla de Personal Administrativo”, el tipo asignado debe ser 03. (F3) Eliminar. Permite suprimir la Cuadrilla seleccionada. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Cuadrillas existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA.

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MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Novedades de Nómina. DESCRIPCION. Esta opción permite el mantenimiento de las novedades que utiliza el SEGA para la liquidación de todos y cada uno de los pagos de la Nómina. En general, esta tabla se rige por los siguientes principios: a.) del 001 al 489 se toman como devengados; b.) del 501 al 999 se toman como deducidos; c.) Una novedad puede reportar Horas, Días o Valor; d.) Cada Novedad se asocia con un TIPO, el cual le indica al SEGA como es el comportamiento de dicho concepto;

e.) Cada novedad tiene un factor de aplicación, que toma como parámetro el valor base del sueldo horario del empleado; f.) Cada novedad se asocia con un TIPO DE INGRESO, el cual le indica al SEGA en que punto debe acumular dicha novedad para efectos de Certificación de Ingresos y retenciones. En el SEGA, ya se ha definido una tabla inicial de novedades, esta será explicada más adelante, sin embargo, el usuario puede modificarla, adicionar o suprimir, dependiendo del caso; sin embargo, recomendamos que dicha modificación sea realizada en forma asesorada pues una mala definición de la misma puede ocasionar un mal funcionamiento del sistema. OPERACIÓN. Al seleccionar la opción de Mantenimiento a Novedades, el SEGA despliega la pantalla con la numeración de las mismas, para Modificar o Suprimir una de las mismas, bastará con ubicarse en el renglón correspondiente; en caso de la inclusión de una novedad nueva, utilice la tecla asignada para Inserción. MANEJO DE TECLAS. En esta opción las teclas están asignadas de la siguiente forma:

(ENTER) Acepta un campo y/o modifica una novedad existente. (ESC) Termina el proceso de captura de una novedad o la ejecución del mantenimiento, salvando en forma automática cuando sale de la opción. (F2) Inserta una nueva Novedad. (F3) Suprime la novedad correspondiente a la posición del cursor. (F4) Lista el contenido de la tabla de Novedades. (Flecha Arriba / Abajo) Retrocede o Avanza en la selección de las Novedades. (F1) Llama a la ayuda asociada con el campo en que se encuentra ubicado el cursor.

CAMPOS QUE SE CAPTURAN POR CADA NOVEDAD. Al capturar una novedad, deben indicarse los siguientes campos:

° Código de la Novedad. Un número UNICO de tres (3) dígitos, en donde del 001 al 489 son catalogados como devengados y del 501 al 999 como deducidos.

° Descripción de la Novedad. Detalle de la Novedad, de máximo 30 caracteres.

° Tipo de Novedad. Este campo indica como se comporta la novedad en cuestión, desde el

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punto de vista Laboral y Legal, para más detalle, remítase a la Tabla de Tipos de Novedades de Nómina, explicada más adelante. ° Factor. Indica el factor de aplicación, tomando como base el valor hora del sueldo del empleado. Este factor debe ser diferente de 0 específicamente en las novedades que reflejan liquidación de Horas, como son: Básico, Recargos Nocturnos, Extras, Festivas, Dominicales, Licencias, Sanciones, Ausencias, Permisos, Incapacidades, Vacaciones, Etc. Para un mayor detalle, revise los factores asignados a la Tabla Base de Novedades que se explica y detalle más adelante. ° Forma. Indíquele al SEGA si la novedad reporta: 1 Horas, 2 Días, 3 Valor. ° Ingreso. Desde el punto de vista del Certificado de Ingresos y retenciones, indique como se debe catalogar este concepto. En caso de que el concepto no clasifique para ser reportado en el certificado de ingresos y retenciones, no reporte nada en este campo. Para conocer las opciones posibles en este campo, remítase a la Tabla de Tipos de Ingreso en Novedades de Nómina, que será explicada y detallada más adelante.

TIPOS DE NOVEDADES DE NOMINA PERMITIDOS. A continuación explicaremos en forma tabular los tipos de Novedades de Nómina aceptados por el SEGA. Tipo

Descripción

Características

(Novedades que Agrupa)

01 Básico

Reporta Horas

Agrupa los conceptos de Horas normales de Trabajo, en días hábiles.

03 Transporte Legal Reporta en Días

Agrupa las novedades que corresponden a liquidación de transporte Legal.

05 Básico + Variables Reporta en Horas

Agrupa Las Novedades que generan parte básica y parte variable, como las horas con recargo nocturno. Es importante anotar que este tipo de novedad debe ser utilizado cuando la hora que se reporta se liquida al 1.35 (según las normas vigentes).

07 Variables Reporta en Horas

Agrupa: Extras, Festivos trabajados, Horas Extras en Festivos Trabajados.

09 Dominicales de Ley Reporta en Horas

Agrupa las novedades que se generan en forma automática por domingos ganados al trabajar la totalidad de la semana.

11 Ausencias Reporta en Horas

Agrupa las novedades que reportan ausencias injustificadas por parte del empleado, este tipo de novedad al encontrase reportado, quita en forma automática los dominicales ganados por el empleado, siempre y cuando la ausencia sea de mínimo 8 horas en el mismo día. Igualmente quita el transporte de Ley en forma automática.

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12 Licencias

Reporta en Horas Agrupa los conceptos de Licencia no paga (suspensión temporal del contrato de trabajo). Quita automáticamente los dominicales de Ley. Igualmente quita el transporte Legal.

13 Permiso. Reporta en Horas

Agrupa los conceptos de permisos, sean remunerados o no. Sin embargo, no descuenta el domingo de Ley, pues se supone que el reporte de este tipo de novedad implica un conocimiento de la causa de la ausencia por parte del Empleador.

14 Incapacidad. Reporta en Horas

Agrupa los diferentes conceptos de incapacidad que pueden presentarse, independiente del factor de pago que se indique. Este tipo de novedad no implica la pérdida del domingo de ley pero si la del transporte Legal, siempre y cuando el reporte sea de 8 horas o más en el mismo día.

15 Sanción. Reporta en Horas.

Se comporta en forma similar al tipo Ausencia, sin embargo se cataloga en un tipo diferente por “correr” la fecha de entrega al momento de la liquidación de los contratos de trabajo.

21 Labor Realizada. Reporta Valor.

Este concepto reporta valor por efecto de Labores realizadas. Utilizado básicamente en empresas de índole industrial.

22 Transporte Extralegal Reporta Valor

Utilice este tipo para novedades que reporten valor adicional de transporte pagado.

34 Retroactivo Básico Reporta Valor.

Tipo asignado a los conceptos que reportan valor y que corresponden a ingresos por concepto de sueldo de pagos anteriores a la quincena que se está procesando.

35 Retroactivo Variables Reporta Valor.

Similar al retroactivo básico, pero para los conceptos que correspondan a sueldo variables.

37 Ingresos no Gravados, No Base. Reportan Valor.

Los conceptos agrupados bajo este tipo no forman parte de base prestacional o de retención. En este grupo pueden incluirse conceptos tales como Reintegros, Entrega de Prestamos, etc.

38 Ingresos Gravados Base. Reporta Valor.

Agrupe en este tipo conceptos que sin representar tiempo trabajado, son abonados al empleado y forman base tanto prestacional como de retención en la fuente. Este es el caso específico de las Comisiones y las Bonificaciones.

39 Ingresos Gravados No Base. Reporta Valor.

Agrupe en este tipo conceptos que formen base para los cálculos de retención en la fuente, pero que no sean base de prestacional, este es el caso de los viáticos ocasionales.

40 Ingresos Apoyo Empresarial. Reporta Horas

Agrupé en este tipo los conceptos a través de los cuales se liquida el valor del Apoyo Empresarial a los Pasantes del Sena y a los estudiantes de prácticas universitarias

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41 Ley 100 – Pensión. Reporta Valor.

Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Pensión.

42 Ley 100 – Salud. Reporta Valor.

Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Salud.

43 Ley 100 – Solidaridad. Reporta Valor.

Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Solidaridad.

44 Ley 100 – Pensiones Voluntarias. Reporta Valor.

Incluya en este tipo las novedades que representen descuentos voluntarios por concepto de Pensión aportada por el empleado.

51 – 57

Retenciones en la Fuente Reportan Valor.

En estos grupos se deben incluir las novedades correspondientes a los descuentos por Retención en la Fuente, secuencialmente así: Salarios, primas, Vacaciones, Intereses, Cesantías, Comisiones, Otras.

61 Otros descuentos. Reporta Valor.

Incluya en este tipo, los conceptos que impliquen descuentos varios, como son abono a prestamos, daños, etc.

71 Cesantías Reporta Valor.

Agrupe aquí los conceptos que impliquen cálculo de cesantías anuales y/o abonos a cesantías.

73 Intereses Reporta Valor.

Agrupe aquí los conceptos que impliquen cálculo de intereses a cesantías anuales y/o abonos a dicho interés.

75 Primas. Reporta Valor.

Conceptos relacionados con liquidación y pagos de primas.

77 Vacaciones. Reporta Horas y Valor.

Conceptos relacionados con liquidación y Pago de Vacaciones.

89 Aportes a UPC. Reporta Valor.

91 Consignación en Fondos. Reporta Valor.

Incluya en este tipo los conceptos que se relacionan co9n consignación de cesantías en los fondos de cesantías.

98 Liquidación de Contratos. Reporta Valor.

Incluya aquí las novedades que tienen relación con la liquidación y pago de los contratos de trabajo, cuando los empleados se retiran, como mínimo debe existir una novedad por cada prestación cancelada.

99 Reporte de Tarjetas.

En este grupo se incluyen las novedades que representan reportes de horario, como son marcación de tarjetas, hora de entrada y hora de salida, etc.

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TABLA DE TIPOS DE INGRESO POSIBLES PARA NOVEDADES DE NOMINA. Con el objeto de agrupar en forma fácil y automática los diferentes conceptos de nómina que deben incluirse en un certificado de ingresos y retenciones, el SEGA organiza las novedades de un empleado, en base al TIPO DE INGRESO, campo que debe ser indicado al crear las novedades, las opciones posibles de este campo son:

Tipo

Descripción.

B1 Salarios y Pagos Laborales Gravados, Sueldos, Extras,

Bonificaciones, Primas, etc.

B2 Salarios y pagos laborales no gravados.

C1 Cesantías e Intereses Gravados.

C2 Cesantías e Intereses no Gravados.

D1 Gastos de Representación Gravados.

D2 Gastos de Representación no Gravados.

E1 Pensiones Gravadas.

E2 Pensiones no Gravadas.

F1 Otros Ingresos Gravados.

F2 Otros Ingresos No Gravados.

Blancos. No se tiene en cuenta para Certificados de Ingresos y Retenciones. TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA. Inicialmente, recomendamos la siguiente tabla de Novedades de Nómina, la cual ya ha sido probada y se encuentra en funcionamiento actualmente.

Nvd.

Descripción.

Tipo

Forma

Factor

Ingreso

. DEVENGADOS 010 Salario básico 01 Horas 1.00 B1 011 Salario básico en sueldos integrales 01 Horas 1.00 B1 012 Apoyo Empresarial 40 Horas 1.00 B1

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020 Trabajo Nocturno, Solo Recargos. 03/07 Horas 0.35 B1 030 Festivas Diurnas – trabajo entre 0 y 8 horas en

festivos 07

Horas 2.00 B1

040 Festivas Nocturnas – trabajo entre 0 y 8 horas en festivos

07 Horas 2.35 B1

050 Extras Diurnas – Horas extras en días ordinarios. 07 Horas 1.25 B1 060 Extras Nocturnas – Horas extras en días

ordinarios 07 Horas 1.75 B1

070 Extras Festivas Diurnas – Extras en días Festivos.

07 Horas 2.25 B1

080 Extras Festivas Nocturnas – Extras en días Festivos.

07 Horas 2.75 B1

090 Dominicales de Ley, generados automáticamente 09 Horas 1.00 B1 091 Dominicales de Ley en salarios integrales. 09 Horas 1.00 B1 100 Dominicales Diurnas, Trabajo en días domingos,

entre 0 y 8 horas. 07 Horas 2.00 B1

110 Dominicales Nocturnas, Trabajo en días domingos, entre 0 y 8 horas, en horario nocturno.

07 Horas 2.35 B1

120 Extras Dominicales Diurnas - Horas extras trabajadas en días domingos, por encima de 8 horas.

07 Horas 2.25 B1

130 Extras Dominicales Nocturnas – Horas extras trabajadas en días domingos, por encima de 8 horas, horario nocturno.

07 Horas 2.75 B1

140 Permiso Remunerado 13 Horas 1.00 B1 150 Licencia, suspensión del contrato de trabajo 12 Horas 0.00 B1 152 Permiso no Remunerado. 13 Horas 0.00 B1 154 Licencia de Maternidad 13 Horas 1.00 B1 160 Ausencia Injustificada 11 Horas 0.00 B1 170 Sanción 15 Horas 0.00 B1 180 Incapacidad al 100% 14 Horas 1.00 B1 181 Incapacidad al 75% 14 Horas 0.75 B1 182 Incapacidad al 66% 14 Horas 0.666

6 B1

183 Incapacidad al 50% 14 Horas 0.50 B1 184 Incapacidad al 25% 14 Horas 0.25 B1 185 Incapacidad al 0% 14 Horas 0.00 B1 200 Transporte Legal 03 Días B1 210 Incentivos 38 Valor F1 220 Comisiones 38 Valor F1 230 Retroactivo Fijo 34 Valor B1 240 Retroactivo Variable 35 Valor B1 250 Indemnizaciones 39 Valor F1 251 Bonificaciones 38 Valor F1 252 Prima Extralegal 38 Valor F1

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255 Viáticos Ocasionales 39 Valor F1 260 Dotaciones en Dinero 37 Valor F2 265 Reintegro Medicina Prepagada. 37 Valor F2 270 Varios 38 Valor F1 275 Auxilio de Alimentación. 37 Valor F2 280 Vacaciones 77 Horas 1.00 B1 310 Cesantías y Anticipos 71 Valor C2 320 Intereses a Cesantías 73 Valor C2 330 Prima de Vacaciones 75 Valor F1 340 Prima de Servicios 75 Valor F1 350 Prima de Antigüedad 75 Valor F1 450 Reintegro de Solidaridad 37 Valor F2 451 Reintegro de Salud 37 Valor F2 452 Reintegro de Pensión 37 Valor F2 470 Cesantías en Liquidación de Contratos de

Trabajo. 98 Valor C2

471 Int. Cesantías en Liquidación Contratos Trabajo 98 Valor C2 472 Vacaciones en Liquidación Contratos Trabajo 98 Valor F1 473 Prima en Liquidación de Contratos de Trabajo 98 Valor F1 490 Marcación de Tiempo 99 Horario DEDUCIDOS 511 Ley 100 Pensión. 41 Valor 512 Ley 100 Salud 42 Valor 513 Ley 100 Solidaridad 43 Valor 520 Retención en la Fuente – por pagos normales 51 Valor 521 Retención en la Fuente – Primas 52 Valor 522 Retención en la Fuente – Vacaciones. 53 Valor 523 Retención en la Fuente – Bonificaciones. 57 Valor 530 Aporte a Fondo de Empleados 61 Valor 540 Anticipo Salarial. 61 Valor 551 – 600

Descuentos a prestamos y otros 61 Valor

701 – 799

Abono Adicional a Salud, una novedad por cada compañía.

61 Valor

801 – 899

Abono a UPC, una novedad por cada compañía.

61 Valor

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MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Puntos de Pago. DESCRIPCION. Esta opción permite que se le indiquen al SEGA que puntos y/o formas de pago maneja la Entidad. El SEGA, permite que las relaciones de pago salgan separadas, ya sea por corporación, Banco,

sucursal, etc. Es en este punto donde se definen todas las opciones posibles de pago, inclusive, aquellos casos en que se paga dentro de la misma entidad, ya sea con cheque y/o efectivo. OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, se presenta en pantalla la ventana con los puntos de pago existentes, es ella, los puntos de pago aparecen numerados secuencialmente desde el nro. 001 en adelante. Para incluir, modificar o eliminar un punto de pago, bastará con ubicarse en el renglón correspondiente y digitar: (ENTER). Permite Incluir o Modificar el Punto de Pago. (F3). Permite suprimir el punto de pago seleccionado. (F4). Permite Listar la relación de puntos de pago. (F5). Termina la operación y salva los cambios realizados. (ESC). Termina la operación y abandona los cambios realizados. DATOS ASOCIADOS AL PUNTO DE PAGO. Cuando se selecciona un número en particular, ya

sea para incluir o modificar un punto de pago, el sistema exige los siguientes datos: ° Nombre del Punto de Pago. Descripción del punto de pago. ° Numero de la Cuenta. En caso de corresponder a un pago a través de

corporación y/o banco, debe indicarse número de la cuenta que será acreditada. ° Programa. Este campo permite la captura de un programa (con su ruta física) que genere el disquete con el contenido de la nómina liquidada. Esta opción se hace disponible, en la medida en que las entidades fijen convenios con las corporaciones para el envío de la información en medio magnético. El SEGA solo genera archivos planos (Texto). Si se presenta la necesidad de habilitar esta opción, debe ser reportada para su correspondiente adaptación.

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MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS CORRIENTES

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Tipos de Cuenta Corriente. DESCRIPCION. Esta opción permite definir en una forma fácil y rápida los tipos de cuentas corrientes o prestamos que puede manejar la entidad. El manejo de cuentas corrientes permite incluir en el módulo de personal del SEGA los datos correspondientes a Descuentos Permanentes a los Empleados, ya sea por Prestamos, Aportes, Libranzas, intereses; y obviamente, permite su control permanente.

Aunque el manejo de cuentas corrientes permite el control de los prestamos a los empleados, es importante anotar que cuando los prestamos implican en cálculo de Intereses y cuotas variables debido a los mismos, el SEGA no puede manejar este tipo casos. Esta opción, permite crear una tabla de los tipos de cuentas corrientes que maneja la entidad, y por ende, poder clasificar los diferentes tipos de casos que se presenten. OPERACION. Se despliega en pantalla una ventana con los códigos existentes y/o en blanco, si no existe ninguna creada previamente. En este punto, pueden utilizarse las siguientes teclas:

(ENTER). Permite modificar un tipo de cuenta existente.; (F2). Permite Insertar un nuevo tipo.; (F3). Suprime un tipo existente.; (F4). Lista los Tipos contenidos en la tabla.; (ESC). Termina la operación del mantenimiento y salva los cambios realizados.

Cuando se captura un tipo de cuenta corriente, al SEGA deben indicársele los siguientes datos: ° Código del Tipo. Campo numérico de dos (2) dígitos.; ° Descripción del Tipo. Nombre descriptivo.

RECOMENDACIÓN. Recomendamos que la definición de la tabla de tipos de cuenta corriente se haga en forma similar a la siguiente:

Tipo. Descripción.

01 Aportes a Fondos de Empleados 02 Aportes a Cooperativas

11-20 Prestamos de la Empresa 21-30 Prestamos Fondo de Empleados 31-40 Prestamos Cooperativas (Libranzas) 71-99 Descuentos Fijos por concepto de Seguros, etc.

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MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (Vigente hasta dic. 31 de 2006)

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Retenciones. DESCRIPCION. Esta opción permite incluir en forma anual la tabla de retenciones en la fuente que se utiliza para la liquidación de los pagos de nómina. OPERACIÓN. Anualmente, cuando el Gobierno publique la Tabla anual de Retenciones en le Fuente para Empleados, debemos ejecutar esta opción, indicándole al SEGA que año vamos a procesar.

Para adicionar, modificar o eliminar un grupo, el usuario debe ubicarse en el renglón correspondiente, utilizando las teclas de movimiento (Flecha arriba y Flecha abajo) y estando allí puede utilizar: (ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo. (F2). Inserta un grupo, encima del renglón en que se esté ubicado. (F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al renglón en que se este parado). DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitación de los siguientes datos: a.) Rango mínimo del grupo; b.) Rango máximo del Grupo; c.) Porcentaje de retención a aplicar; d.) Valor de retención por aplicar.

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MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs) (Vigente desde enero 1 de 2007)

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Mas Tablas/ Retenciones.Salarios (Uvts) DESCRIPCION. Esta opción permite incluir en forma anual la tabla de retenciones en la fuente que se utiliza para la liquidación de los pagos de nómina. Vigente a partir del año 2007, permite indicar los rangos para el cálculo de retenciones según la unidad de medida UVT. OPERACIÓN. Anualmente, cuando el Gobierno publique la Tabla anual de Retenciones y el valor del UVT n le Fuente para Empleados, debemos ejecutar esta opción, indicándole al SEGA que año vamos a procesar. Para adicionar, modificar o eliminar un grupo, el usuario debe ubicarse en el renglón correspondiente, utilizando las teclas de movimiento (Flecha arriba y Flecha abajo) y estando allí puede utilizar: (ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo. (F2). Inserta un grupo, encima del renglón en que se esté ubicado. (F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al renglón en que se este parado). DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitación de los siguientes datos: a.) UVTs rango mínimo del grupo; b.) UVTs rango máximo del Grupo; c.) tarifa marginal y d.) UVts adicionales.

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MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Mas Tablas/ Salarios Mínimos. DESCRIPCION. Esta tabla almacena año tras año el salario mínimo legal aprobado por el Gobierno, al igual que el subsidio de transporte y el valor del UVT asignado por el gobierno nacional (a partir del año 2007). Estos datos, adicionalmente a ser utilizados por el módulo de Nómina para sus cálculos y bases puede ser utilizado por otras opciones del SEGA para análisis de valor presente etc. Obviamente, es una tabla de modificación anual, que debe ser actualizada cada vez que el gobierno emita oficialmente el valor del nuevo salario mínimo o UVT OPERACIÓN. Primero que todo, indíquele al SEGA a partir de que año desea ver la tabla de Salarios mínimos, recomendamos que se consulta a partir de 1,990, a excepción que se deseen agregar datos de salarios mínimos anteriores a dicha fecha (Estos no están en el sistema). Ubíquese en el año que desea adicionar, modificar o eliminar, utilizando las teclas de movimiento. Ubicado en el año correspondiente, digite el Salario Mínimo Legal Mensual y el Subsidio de Transporte Mensual Aprobado. Si desea eliminar un año, utilice la tecla F4. Si desea terminar, utilice la tecla ESC y el sistema abandona la opción, salvando los cambios realizados.

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MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS El archivo maestro de empleados es quizás el más importante del módulo de6 nómina, pues se convierte en la hoja de vida del empleado y obviamente la base de liquidación de todos los pagos. ANOTACIONES IMPORTANTES. Es importante tener en cuenta las siguientes generalidades relacionadas con el Maestro de Empleados.

° Cada empleado tiene un código único o número de identificación único mientras esté vinculado con la empresa, sin embargo, si el empleado se retira y reingresa debe hacerlo con un código diferente, evitando así que la historia de acumulados de cada contrato se vea afectada. ° El código del empleado es de máximo 6 dígitos, recomendamos se maneje una numeración consecutiva, iniciando en 1 para identificar los empleados existentes y nuevos, no importa el orden en que los empleados activos se incluyan. ° Utiliza siempre Mayúsculas para identificar los Nombres de los empleados e igualmente indica primero los apellidos y luego el nombre de pila. ° Al ser el SEGA un sistema que se maneja por fechas, la fecha Ingreso, Fecha de Retiro, Fechas de Afiliaciones, Fechas de Novedad de Trabajo, Fechas de Ausencia, etc., se convierten en datos de vital importancia para una correcta liquidación de los pagos. ° Muchos de los datos que maneja la hoja de vida del empleado son meramente informativos, por lo tanto su importancia es relativa al usuario, lo cierto es que los datos que el SEGA exija son de vital importancia para la correcta liquidación de los pagos. ° El tipo de contrato que se le asigne a cada empleado toma una gran importancia para las liquidaciones, en el SEGA existen cinco tipos de contratos trabajados a saber:

01 Indefinido, con salario normal 02 T Fijo, con salario normal 03 Temporal 04 Indefinido, con salario Integral 05 T. Fijo, con salario Integral 06 Contrato de Apoyo Empresarial etapa Lectiva 07 Contrato de Apoyo Empresarial etapa Productiva

De los tipos aquí indicados, debe tenerse en cuenta que el llamado Temporal, corresponde a empleados contratados a través de una compañía de servicios temporales, en donde la tarifa salarial y los costos no son pagados directamente al empleado si no a la empresa de servicios temporales. Por lo tanto en estos casos, la liquidación del empleado no sumará en los pagos a realizar. ° Cuando la compañía contrate personal, en forma directa, por poco tiempo, es decir, por días o pocos meses, el contrato debe ser a término fijo, con salario normal.

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PROCESO DE CREACION DE EMPLEADOS. A continuación indicaremos en forma gráfica cuales son los pasos a seguir para el correcto mantenimiento del Maestro de Empleados. Tenga usted en cuenta que al ser el SEGA un sistema en línea, cada vez que un empleado ingresa automáticamente queda habilitado para las liquidaciones correspondientes. 1. Asignar el Código al Empleado 2. Grabar los datos básicos del empleado 3. Asignar los sueldos 4. Asignar los centros de costos 5. Imprimir el contrato de trabajo 6. Grabación de los certificados de deducción a retención 7. Asignar las compañías para ley 50 y ley 100 8. Asignar el punto de pago 9. Grabar las cuentas corrientes y los prestamos 10. Retirar el empleado 11. Liquidar contrato de trabajo DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS Primero que todo, debe asignarse un código a cada empleado, este código no necesita tener ninguna característica especial, simplemente basta con que sea un número entre 1 y 999999, que son el rango de posibilidades que permite el SEGA. En este punto es importante anotar que no manejamos el número de la cédula del empleado, por ser un campo demasiado extenso para asignarlo de código. Igualmente es de suma importancia anotar que no se requiere ningún tipo de organización previa para la selección de los códigos. NOTA IMPORTANTE. Cuando un empleado entra a la empresa, se le asigna un código único, y dicho código lo debe acompañar hasta que se retire de la entidad o hasta que su contrato de trabajo sea cancelado. Si el empleado Reingresa con posterioridad, el código no debe ser retomado, es decir, debe asignarse un nuevo código; en otras palabras, el código del empleado esta directamente relacionado con el No. Del Contrato de Trabajo. CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS EXISTENTES

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Mantenimiento General. DESCRIPCION. Cuando se hace necesario modificar y/o adicionar un empleado al maestro, el SEGA

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provee las opciones de mantenimiento, en ellas, lo primero es indicar el código del empleado que se va a editar o adicionar. Si se desconoce el código asignado a un empleado en particular, puede recurrirse a la tecla de ayuda F1. Esta tecla nos muestra una lista alfabética de todos los empleados existentes, estén estos activos o retirados.

Seleccionado el código a editar o adicionar, el SEGA despliega en pantalla los datos básicos de dicho empleado. Si el código digitado corresponde a un empleado nuevo, se presenta la captura de datos básicos, en caso contrario, se presenta la pantalla de manejo de códigos.

Pantalla de Captura Datos Básicos Pantalla de Mantenimiento General

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En la pantalla de Mantenimiento General a Empleados, al lado izquierdo nos aparecen las opciones de manejo de cada empleado, estas opciones son: ° Captura de Datos Básicos. ° Sueldos ° Centros de Costos ° Impresión Contratos de Trabajo ° Compañías de Ley 50 y Ley 100 ° Certificados de Deducción a Retenciones en le Fuente ° Reporte de Novedades Especiales y/o Novedades de Ausencia ° Reporte de Novedades de Trabajo y Descuentos. ° Cuentas Corrientes por Empleado ° Retiro de Empleados. ° Liquidación Contrato de Trabajo. Estas opciones remiten directamente a rutinas que se explicarán a continuación.

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CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Datos Básicos por Empleado. DESCRIPCION. Esta opción permite modificar los datos básicos de los empleados existentes o en su defecto, capturar los datos de Empleados Nuevos. OPERACIÓN. Al seleccionar la opción el SEGA despliega la pantalla de datos básicos, en la cual puede utilizar las siguientes teclas:

(ENTER). Acepta un campo específico y valida su consistencia; (F1). Consulta la ayuda asociada al campo en que se esté ubicado; (ESC). Abandona la modificación y/o captura de datos básicos; (Flechas de Movimiento). Permite desplazarse hacia atrás o adelante en el proceso de captura. DATOS REQUERIDOS. Los datos básicos solicitados son:

Campo Descripción Especificaciones Nombre Del Empleado Apellidos, Nombres, en

Mayúsculas.

Identificación. Del Empleado. Cédula, Tarjeta de Identidad, Cédula de Extranjería.

Fecha Ingreso. Fecha de Ingreso del Empleado a la Empresa.

AAMMDD

Libreta Militar Si el empleado ha prestado servicios militar.

Opcional.

Tipo Contrato de Trabajo

Forma de vinculación laboral del empleado.

1. Indefinido Normal 2. T. Fijo Normal 3. Temporal 4. Indefinido Integral 5. T. Fijo Integral 6. Apoyo – Lectiva 7. Apoyo - Productiva

Nro. De Meses. Duración de contratos de trabajo a término fijo.

Siempre y cuando el contrato sea tipo 2 o 5

Labor. Labor u oficio que realiza el empleado.

Obligatorio. Valida contra la tabla de Labores.

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Cuadrilla.

Asignada al empleado. Obligatorio. Sin embargo, se manejará una cuadrilla única en entidades de Servicios. Valida contra la tabla de Cuadrillas.

Tipo de Pago. Tipo de pago asignado al empleado. A. Semanal B. Quincenal M. Mensual.

Auxilio de Flota. Este campo indica que auxilio de flota extralegal se le asigna al empleado. Se utiliza cuando las personas viven en sitios o localidades diferentes al lugar de trabajo.

Opcional.

Caja de Compensación. Tipo de vinculación a caja de compensación.

N. Sin afiliación. A. Tarjeta Tipo A B. Tarjeta Tipo B.

Porcentaje de Retención.

Este campo, digitable inicialmente y calculable en forma automática posteriormente indica al SEGA que % de Retención debe aplicarse cuando la empresa utiliza el método 2 de retención.

Dotación. Indique si la persona tiene o no derecho a dotación.

0. Si 1. No.

Fecha de Nacimiento. AAMMDD Opcional

Lugar de Nacimiento Ciudad de Nacimiento. Opcional

Nacionalidad País de Nacimiento.

Opcional

Dirección de Residencia Opcional

Ciudad de Residencia

Opcional

Teléfono de Residencia Opcional

Oficio Campo descriptivo textual del oficio del empleado.

Opcional

Forma de Pago Descripción de la forma de pago. “Quincenas Vencidas”

CONFECAMARAS.


“Semanas Vencidas” “Mes Vencido” Opcional.

Lugar de Labor Sitio en que se realiza la labor. Dirección y/o oficina.

Opcional.

Ciudad de Labor. Ciudad en que se realiza la Labor del Empleado.

Opcional.

Ley de Vinculación. Indique el tipo de vinculación laboral desde el punto de vista del la Ley 50.

1. Ley Anterior 2. Ley 50

Subsidio de Transporte Indique si Tiene o no derecho a subsidio de transporte

S. Tiene derecho N. No tiene derecho

Derecho a Bonificación Indíquele al sistema si el usuario tiene o no derecho a bonificación.

S. Tiene derecho N No tiene derecho

Liquidar Pensión y Solidaridad.

Indíquele al sistema si al liquidar los pagos de nómina, vacaciones y bonificaciones debe calcularle al empleado Pensión y Solidaridad.

S. Calcular N. No Calcular

Liquidar Salud Indíquele al sistema si al liquidar los pagos de nómina, vacaciones y bonificaciones debe calcularle al empleado Salud.

S. Calcular N. No Calcular

MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Sueldos. DESCRIPCION. Esta opción permite asignar sueldos a los empleados. En el SEGA, cuando un empleado cambia de sueldo este no se reemplaza de ningún archivo, se adiciona a una tabla histórica de salarios. OPERACION. Utilizando las teclas de movimiento (Flecha Arriba y Flecha Abajo),

ubíquese en el renglón correspondiente al salario que desea modificar o eliminar y utilice una de las siguientes opciones:

CONFECAMARAS.


(F1). Inserta un nuevo salario; (F2). Suprime un salario de la tabla; (F3). Modifica un salario determinado; (ESC). Abandona la captura de salarios y graba los cambios realizados. Por cada salario capturado deben indicarse los siguientes datos:

Campo Descripción Fecha. Indique en formato AAMMDD, la fecha en

que comienza a regir el nuevo salario.

Valor Mensual Salario mensual a aplicar. NOTA IMPORTANTE. El manejar los salario en una tabla, permite efectuar los cambios salariales en el momento en que estos sean aprobados, sin necesidad de esperar a que se liquide el pago o nómina en que este debe afectar la liquidación; esta situación facilita enormemente las labores de actualización del registro de empleados, descongestionando el proceso de liquidación.

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MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO. OPCION: Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Generales/ 03 Centros de Costos. DESCRIPCION: El uso de esta opción le permite a los administradores del módulo de nómina y personal indicarle al sistema en que centro o centros de costos se debe cargar la nómina y los parafiscales de un empleado. Este mecanismo de asignación de centros de costos facilita la contabilidad de costos ya que el salario y demás pagos laborales de una persona pueden asignarse en forma proporcional a múltiples centros de costos si es necesario.

OPERACIÓN: Seleccione el código a revisar. Si desconoce los códigos de los empleados, puede consultarlos mediante la tecla F1. Con la tecla (ENTER) puede modificar una asignación de centro de costos. Con la tecla F2. Puede insertar una nueva asignación. Con la tecla F3.- Puede suprimir una asignación preexistente. Una asignación o distribución a centro(s) de costo(s) tiene vigencia a partir de un año y mes en particular y se aplicará la misma mientras no se le indique al sistema lo contrario asignando una nueva distribución. DATOS QUE SE CAPTURAN: a.) Año y mes a partir del cual tiene vigencia la asignación. En formato AAAAMM; b.) Indique el Centro de Costos. Si desconoce los centros de costos posibles, recurra a la F1 de ayuda en línea; c.) Indique el porcentaje de distribución, este porcentaje puede ser entre 1 y 100 y la nómina de una persona puede distribuirse entre tantos centros de costos como se considere conveniente.

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MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Puntos de Pago. DESCRIPCION. Utilizando esta opción indíquele al SEGA en que Puntos de Pago debe salir reportado el Empleado. Se hace indispensable efectuar esta operación aunque se tenga un único punto de pago. OPERACIÓN. Seleccione el código a revisar, acto seguido se despliega en pantalla la ventana

de asignación de puntos de pago. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER) Edita una asignación existente; (F2) Inserta una nueva asignación de puntos de pago; (F3) Suprime una asignación de puntos de pago existente; (ESC) Abandona la opción y graba los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura la asignación a un punto de pago, el SEGA exige los siguiente datos: a.) A partir de que fecha se hace efectiva la asignación, en este caso, la fecha debe ser digitada en formato AAMMDD y recomendamos que esté relacionada con la fecha inicial de una quincena determinada; b.) Punto de pago, en este caso si se desconocen los puntos posibles, recurra a la tecla F1 para la ayuda en línea; recuerde que los puntos de pago aquí seleccionados deben estar previamente creados en la Tabla de Puntos de Pago.

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MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Deducciones a Retención. DESCRIPCION. Esta opción permite capturar las certificaciones anuales por concepto de Corrección Monetaria y Salud y Educación pagados por el empleado y que forman parte de la base de descuento para el cálculo de la retención en la fuente. Al igual que en otras opciones de este módulo, las certificaciones traídas por el empleado se almacenan

en una tabla histórica en donde la vigencia o cancelación de un certificado depende específicamente de sus fechas. OPERACIÓN. Seleccionado el código para el cual se incluirán las certificaciones, utilice entonces una de las siguientes opciones: (F2) Suprime una certificación de la tabla; (F3) Inserta una nueva certificación; (F4) Activa o inactiva una certificación. (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona los cambios. DATOS QUE SE CAPTRURAN. Cuando se esta capturando un certificado de esta clase, el SEGA exige los siguientes datos: a.) Año al que corresponde el certificado, es decir, año fiscal en que se realizaron los pagos; b.) Concepto del certificado (01 Vivienda, 02 Salud, 03 Educación); c.) Número de meses correspondientes a la totalidad del pago reportado; d.) Valor total pagado; e.) Beneficiario (Descripción); f.) Fecha en que se trae y a partir de la cual tiene vigencia, digitada en formato AAMMDD. ACTIVACION o INACTIVACION. Según la norma, solo puede estar activo un certificado a la vez, sea este por concepto de Corrección Monetaria o en su defecto por educación y/o Salud; por lo tanto, aunque el empleado entregue más de un certificado y que estos obviamente sean grabados en el SEGA, solo uno debe estar activo simultáneamente, por lo tanto, el SEGA habilita la tecla F4 la cual permite activar o inactivar un certificado para dicho cálculo.

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ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Cias. Ley 50 y Ley 100. DESCRIPCION. Con la entrada en vigencia de las leyes 50 (fondos de cesantías) y Ley 100 (Seguridad Social), se hace necesario que cada empleado seleccione a que compañías de Cesantías, Pensiones y Salud desea que se consignen sus aportes, cesantías y pensiones. Para tal efecto, el SEGA permite que mediante esta opción se asignen dichas afiliaciones.

OPERACIÓN. Al seleccionar el código que se desea afiliar, se despliega en pantalla la ventana con las afiliaciones existentes en la actualidad, así mismo, en este punto, pueden asignarse nuevas afiliaciones sin borrar las existentes hasta el momento. Aquí el usuario puede seleccionar una de las siguientes opciones: (F1) Consultar la ayuda asociada al campo en que se encuentre el cursor; (F2) Suprime una afiliación; (F3) Inserta una nueva afiliación; (ENTER) Modifica o edita la afiliación en que se encuentre ubicado el cursor; (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Por cada afiliación se capturan los siguientes datos: a.) Tipo: corresponde a uno de los siguientes casos: 01 para fondos de pensiones, 02 para fondos de cesantías; 03 para EPS; b.) Año y mes en que inicia la vigencia de la afiliación, digitada en formato AAMM; c.) Compañía seleccionada, en este caso, la compañía seleccionada debe estar creada previamente en la tabla de Cias de Ley 50 y Ley 100.

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MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Cuentas Corrientes. DESCRIPCION. Esta opción permite adicionar, modificar, eliminar o inactivar, cuentas corrientes de empleados. Las cuentas corrientes manejables pueden Aportes a Cooperativas, Descuentos en General y/o Prestamos que se cancelan a través de cuotas mensuales o quincenales

Fijas. No recomendamos que se maneje por esta parte del SEGA, descuentos de cuota única, es decir, descuentos que se realicen una sola vez y no más, pues sería supremamente complicado crear una cuenta corriente para cada uno de estas situaciones. Es decir, el manejo de cuentas corrientes que hace el SEGA, esta encaminado fundamentalmente hacia el control de Prestamos pagaderos en cuotas y/o al control de aportes permanentes por parte del Empleado. OPERACIÓN. Al seleccionar el código del empleado a modificar, el SEGA despliega en pantalla la ventana donde muestra que cuentas corrientes tiene un empleado, su valor y su monto pagado hasta el momento, aquí el usuario puede utilizar una de las siguientes funciones: (F2) Inserta una nueva Cuenta Corriente, permite crearlas; (F3) Borra o suprime un registro de cuenta corriente, siempre y cuando el registro este inactivo o no haya iniciado su proceso de descuentos; (F4) Permite activar o inactivar una cuenta corriente en forma momentánea o permanente; (F5) Anula una cuenta corriente; (F6) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona sin grabar los cambios.

DATOS QUE SE CAPTURAN. Al capturar una cuenta corriente para un empleado, debemos indicar al SEGA los siguientes campos: ° Tipo de Cuenta. Indique al SEGA que tipo de cuenta corriente esta capturando, recuerde que los tipos fueron previamente definidos para cada entidad. ° Consecutivo. Indica el número de la cuenta corriente dentro de los tipos asignados a un empleado. Este número es generado automáticamente por el SEGA.

° Clase. Indíquele al SEGA como se comporta la cuenta corriente que se está grabando. Pueden ser: 1. Descuentos Fijos, sin tope definido; 2 Descuentos hasta un tope.; 3 Devengados Fijos sin tope definido; 4. Devengados hasta un Tope.

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° Nit y Nombre del Beneficiario. A favor de quien es la cuenta corriente. ° Fecha del Contrato. Indique la fecha de adquisición del compromiso, en formato AAMMDD; esta fecha es fundamental pues a partir de ella se inicia el proceso de descuentos. ° Contrato. Indique el número del Contrato, número del documento con que se hace el préstamo y/o número de la Libranza. ° Detalle. Descriptivo de la cuenta corriente. ° Valor. Valor total de la cuenta corriente, en caso de préstamo únicamente. ° Cuota. Indique al SEGA cual es la cuota de descuento quincenal, mensual o semanal. ° Concepto. Indique al SEGA, cual concepto utilizará para descontar la cuenta corriente, los conceptos aquí relacionados deben estar previamente definidos en la Tabla de Novedades de Nómina. ° Forma de Descuento. Indíquele al SEGA como debe descontar la cuenta corriente: 1 En Cada Pago; 2 mensual, 3 Sobre la Prima.

Aunque el SEGA descuente en forma automática en los diferentes pagos quincenales, semanales o mensuales, puede presentarse el caso de abonos especiales y/o adicionales, ya sea dentro de los mismos pagos, en las Vacaciones, en las Primas y/o en las Bonificaciones, en estos casos especiales de abonos, la novedad debe ser reportada como una novedad adicional de descuento indicando que cuenta corriente es la abonada. Esta nota de suma importancia será aclarada posteriormente cuanto se estudie los mecanismos de reporte de Novedad.

NOTA IMPORTANTE

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PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A través de esta opción, el usuario puede definir los diferentes tipos de devengados y deducciones que tiene un empleado y la forma como debe calcularse dicho componentes de la nómina. A través de este módulo pueden indicársele al sistema Prestamos, cuotas o aportes a fondos de empleados, libranzas, reintegros, primas, etc. Cada empleado tendrá su propia relación de novedades parametrizadas, las cuales se identifican con una Letra y dos (2) números como sigue: F01 ... F99 – Fondos de Empleados: Aportes y préstamos por fondos de empleados. R01 ... R99 – Reintegros: Reintegros de Solidaridad, Pensión y Salud. P01 ... P99 – Préstamos Directos de la Entidad B01 ... B99 – Bonificaciones, Primas y Vacaciones S01 ... S99 – Seguros: Descuentos por seguros. Cada uno de estos códigos se asocia con una novedad de liquidación, y el sistema almacena en forma indefinida el saldo de lo que ha calculado por cada una de las mismas. El acceso a esta opción está en la siguiente ruta: Principal/ Nomina/ Mantenimiento/ Empleados/ Otras Novedades a Empleados. El manejo de las letras al inicio de cada parametrización tiene su objetivo y por lo tanto no deben ser modificadas en forma libre por los usuarios, debido a que dependiendo de la letra el sistema sabrá en que momento liquidarla. F.- Fondos de empleados. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas como descuentos por aportes a fondos de empleados y por prestamos de dichas entidades, de tal forma que no tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidación pues no afectan las bases de cálculo. R.- Reintegros. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas como reintegros, ya sea de pensión, salud o solidaridad sin que sean tenidas en cuenta para el cálculo de retenciones y/o aportes. En este grupo pueden manejarse reintegros de solidaridad, pensión y salud. P.- Préstamos Cámara. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas como descuentos a nombre de la misma entidad ya sea aportes y/o préstamos, de tal forma que no tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidación pues no afectan las bases de cálculo. B.- Primas, bonificaciones y otros ingresos. Las parametrizaciones que inicien con esta letra serán liquidadas antes de iniciar el cálculo de las retenciones en la fuente y los aportes a ley 50 y ley 100

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S.- Descuentos por seguros. Las parametrizaciones que inicien con esta letra serán utilizadas para descontar los seguros. Esta Tabla es propia del sistema y NO DEBE SER MODIFICADA en forma libre por los diferentes usuarios, dado que su mala actualización puede generar respuestas equivocadas del sistema.

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CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO DESCRIPCION. A través de esta opción el usuario encargado de administrar la nómina puede indicarle al sistema que novedades propias, fijas o periódicas tiene cada empleado. Cada novedad seleccionada debe tener los siguientes componentes: • Código del parámetro a calcular (Referencia): Este campo debe comenzar por una

letra, dependiendo del tipo de novedad fija y seguida de dos números, por lo tanto por cada concepto de novedad fija, un empleado puede tener un máximo de 99 novedades.

Ejemplo: R01 ... Reintegro de Pensión R02 ... Reintegro de Salud R03 ... Reintegro de Solidaridad F01 ... Aporte al Fondo de Empleados F02 ... Descuento por Préstamo de vivienda S01 ... Descuento por Seguro de Vida.

• Detalle o descripción del parámetro a calcular: Descripción del devengado o descuento que se está aplicando.

• Novedad de liquidación a utilizar para liquidar este parámetro. Novedad de

pago (Tabla nnov.mas) que debe ser generada al momento de aplicar este descuento o devengado fijo.

• Monto Tope o Valor Total: Indique el monto tope hasta el cual debe llegarse. Si se

alcanza este tope el sistema automáticamente detiene el cálculo de este concepto. • Monto Actual o Valor Actual: Indique el monto acumulado hasta la fecha en que el

devengado o descuento es incluido en el sistema. • Periodicidad (tabper.tab): Indique cada cuanto o bajo que circunstancias debe ser

aplicado o calculado este concepto:

01.- Cada cumpleaños del empleado en la empresa. 02.- Cada quincena Calculable en todos los pagos quincenales. 03.- Cada Mes – Primera Quincena. Solo calculable en la primera quincena de cada mes 04.- Cada Mes – Ultima Quincena. Solo calculable en la última quincena de cada mes. 05.- Cada Liquidación. Calculable en cada pago o liquidación que se realice en el sistema. 06.- Cada Vacación. Solo calculable en forma anexa a la liquidación de vacaciones. 07.- Cada Prima. Solo calculable en forma simultanea a las primas legales

• Forma de Cálculo: Indique como debe calcularse la novedad indicada.

01.- Valor Fijo – Devengado 02.- Valor Fijo – Descuento 11.- Porcentaje (%) sobre el sueldo vigente a la fecha del cálculo 12.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del pago 13.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del mes

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14.- Porcentaje (%) sobre una novedad específica del pago 15.- Porcentaje (%) sobre una novedad específica del mes

• Valor a aplicar o Cuota. Valor o cuota a aplicar. En caso de que el cálculo corresponda a un valor fijo (Formas de cálculo no. 01 y 02)

• Porcentaje (%): Porcentaje a aplicar sobre la base de cálculo. Para las formas de cálculo

11, 12 y 13 • Base de calculo: Indique la novedad que debe ser tomada como base para aplicar este

cálculo. Para las formas de cálculo tipo 13. • Fecha Inicial: Fecha de inicio del cálculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. SI

esta fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar el inicio de aplicación de la misma.

• Fecha Final: Fecha final del cálculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. Si esta

fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar la fecha de finalización de la misma.

• Estado: Estado Actual de la Novedad.

01.- Parámetro activo para liquidación 02.- Parámetro cancelado o completado. 08.- Parámetro Inactivo para liquidación 09.- Parámetro Anulado.

En algunos casos, una de estas novedades pueden ser base de cálculo de otras, por ejemplo, algún devengado puede ser base de cálculo de retención en la fuente y/o de pensión y salud, por lo tanto debe tener muy claramente identificado el siguiente orden de liquidación: 1. El sistema calcula el devengado base del empleado, de acuerdo al sueldo

vigente a la fecha de la liquidación, genera normalmente en forma automática el concepto 010 y 011 (Salario base e integral), al igual que el concepto 090 y 091 (Dominicales de ley e integrales).

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2. El sistema calcula el auxilio de transporte (Concepto 200) si el empleado tiene

derecho al mismo. 3. El sistema revisa el archivo de Novedades de Trabajo y liquida las

novedades de trabajo adicionales que se hayan reportado (Horas extras, descuentos especiales y unitarios, ajustes, etc).

4. El sistema revisa el archivo de novedades de ausencia (Vacaciones, permisos,

licencias, sanciones, ausencia, etc) y adapta la liquidación realizada según las variaciones que se den debido a novedades de ausencia reportadas.

5. El sistema revisa el archivo de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones

tipo B que tenga el empleado, siempre y cuando éstas cumplan con las condiciones de fecha estipuladas, estén vigentes y cumplan la condición de periodicidad. Al calcular estos conceptos adicionales, dependerá de la novedad generada el hecho de que el sistema las tenga en cuenta o no para retenciones y aportes a seguridad social.

6. El sistema liquida Pensión y Salud. Se liquida la pensión, salud y solidaridad de

acuerdo a las condiciones de la nómina. 7. El sistema liquida la Retención en la Fuente. Tomando como base las novedades

liquidadas hasta el momento y adicionalmente los parámetros de método utilizado (sea 1 o 2). 8. El sistema revisa el archivo de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones

tipo F, R, P y S (Fondos, reintegros, préstamos y seguros) que tenga el empleado, siempre y cuando éstas cumplan con las condiciones de fecha estipuladas, estén vigentes y cumplan la condición de periodicidad. Como puede apreciarse según el orden de liquidación, los conceptos aquí generados no serán tenidos en cuenta como base para ningún tipo de cálculo posterior, llámese ley 50 y ley 100 o retenciones.

9. Liquidación de cuentas corrientes. El sistema revisa los archivos de cuentas

corrientes y genera los descuentos que de allí se desprendan, siempre y cuando se cumplan las condiciones estipuladas en los mismos.

10. Calculo de redondeos. El sistema verifica los cálculos realizados y redondea aquellos

que tengan centavos o según las aproximaciones definidas en el software. 11. Marcación de novedades no aplicadas. Si por alguna razón los devengados en la

liquidación NO ALCANZAN para cubrir todas las deducciones, el sistema marca aquellas que no fueron aplicables y permite la generación de un reporte con dichas novedades. Es importante tener en cuenta que el sistema NO ACUMULA ESTAS NOVEDADES para que sean aplicadas en el pago siguiente, este proceso debe ser realizado en forma manual.

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HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO DESCRIPCION. A través de esta opción el usuario puede grabar en forma detallada los diferentes pagos, abonos o liquidaciones que conforman la historia de una novedad especial o referencia.

• Al seleccionar la opción el sistema le pregunta al usuario cual es el empleado que se desea

actualizar. Si se desconocen los códigos de los empleados, recurrir a la opción F1 de ayuda en línea.

• Se despliega en pantalla las diferentes referencias de cada empleado y en la medida en que se

va desplazando de una a otra, al lado derecho se despliegan los datos y montos generales de la misma.

• Al seleccionar una en particular, el sistema despliega la relación de abonos, liquidaciones,

pagos o descuentos realizados permitiéndole al usuario insertar, modificar o eliminar algún reporte en particular.

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• Al terminar la grabación, si la sumatoria de los diferentes renglones o detalles suman diferente

al acumulado anterior de la referencia, el sistema solicita le confirme la modificación. De confirmar la misma, se actualiza la referencia con el nuevo saldo.

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MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Retiros. DESCRIPCION. Esta opción le permite al usuario del SEGA indicarle que se retira un empleado, y en que fecha se hace efectivo dicho retiro. En aras de disminuir el papeleo y la acumulación de Novedades, los retiros pueden ser incluidos desde el momento mismo en que se reportan (por escrito) y no hay necesidad de esperar hasta que se llegue a la fecha estipulada para hacer efectivo el retiro, esta situación es manejada por el SEGA facilitando así, en empresas de alta rotación, el control de los empleados retirados.

OPERACIÓN. Al seleccionar un código a Retirar, bastará con indicar la fecha en que este retiro se hace efectivo, esta fecha debe ser digitada en formato AAMMDD.

MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Reactivación. DESCRIPCION. Esta opción opera en forma similar al Retiro, bastará con seleccionar el empleado a reactivar y el SEGA solicita la confirmación del hecho. La reactivación de empleados se utiliza cuando es necesario “retractar” una orden de retiro, sea cual sea la circunstancia que a ello obligue.

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MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Accesos Especiales/ Acumulados. DESCRIPCION. Esta opción utilizada únicamente al iniciar la instalación del módulo, permite grabar en forma directa en los acumulados de cada empleado, y es utilizada, para actualizar la información de cada empleado cuando el SEGA entra en funcionamiento, es decir, actualizar acumulados que deben incluirse.

OPERACIÓN. Seleccione el código del empleado que desea actualizar, al hacerlo, el SEGA despliega en pantalla una ventana con todos los acumulados existentes para dicho empleado. En esta ventana el usuario puede utilizar una de las siguientes teclas: (ENTER) Permite modificar el renglón en que esta ubicado el cursor.; (F2) Inserta una nueva novedad; (F3) Suprime una novedad existente (El renglón en que se encuentre ubicado el cursor); (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona la opción sin salvar los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura un registro de acumulados deben indicarse los siguientes datos: a.) Año del registro: indique el año en formato AAAA de la novedad; b.) Quincena: indique la quincena a la que corresponde, recuerde que se inicia con la quincena 01 en enero y se termina con la 24 en diciembre; c.) Novedad: indique el concepto del acumulado, recuerde que estas novedades deben estar previamente creadas en la Tabla de Novedades de Nómina; d.) Cantidad de la Novedad, recuerde que puede ser en horas, y/o días; e.) Valor total de la Novedad. RECOMENDACIONES. Cuando el módulo de Personal del SEGA se instala, recomendamos lo siguiente: a.) Actualice los acumulados desde el primero de enero del año en que se instaló el módulo, esto

permitirá tener los acumulados suficientes para los cálculos especiales que sean necesarios, así mismo, permitirá la impresión de los certificados de Ingresos y Retenciones en forma anual.

b.) Incluya los acumulados de las personas que se han retirado durante el año en que el módulo

de personal del SEGA se instale, esto con el objeto de facilitar la emisión de certificados y/o procesos de cálculo especial.

c.) Incluya todo los conceptos relacionados con pagos laborales, Quincenas, Primas,

Bonificaciones, Liquidación de Contratos de Trabajo, Viáticos, Comisiones, etc. d.) No se hace necesario la digitación de las novedades referentes a descuentos por Pensión,

Salud y Solidaridad, aunque recomendamos su grabación. e.) Recuerde que cuando se trata de liquidación de contratos de trabajo, existe un juego especial

de novedades para este caso (cesantías, intereses, etc.) diferentes a las que se utilizan en la liquidación normal de dichos conceptos. Remítase al mantenimiento a la tabla de novedades de Nómina, específicamente a la parte de Tabla Base de Novedades. (bloque de novedades de 470 a 479).

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f.) Incluya las novedades de ausencia, tales como Licencias no remuneradas, Ausencias

injustificadas, Sanciones, indicando claramente la cantidad de horas de cada novedad, aunque estas no tengan un monto recuerde que disminuyen el valor de las cesantías anuales que se calculan.

g.) Incluya obligatoriamente el concepto de Retenciones en la Fuente. h.) Incluya todas las novedades en la quincena a que corresponden, es decir, las novedades de

enero en las quincenas 01 y 02, las de marzo en la 05 y 06, las de noviembre en la 21 y 22 y así sucesivamente, esto es de vital importancia para el SEGA al momento de realizar cálculos sobre la base de los acumulados existentes.

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CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Accesos Especiales/ Cálculo % retención Semestral. DESCRIPCION. Cuando la entidad decide aplica el método dos (2) de cálculo de retención en la Fuente a sus empleados, necesita en forma semestral calcular que porcentaje debe aplicar, para facilitar este proceso, el SEGA provee la presente opción.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción indíquele al SEGA para que año y que semestre desea calcular los %s, en este caso, indíquelos de la forma AAAASS, donde AAAA corresponde al año y SS al semestre. SS puede ser 01 para el cálculo que se hace en enero y que corre hasta junio y 02 para el cálculo que se hace en julio y va hasta diciembre. Seleccionado el semestre, utilice una de las siguientes opciones: (F1) Calcular Porcentajes. Esta opción genera los cálculos de porcentajes teniendo en cuenta los acumulados de los “últimos 12 meses anteriores al mes del cálculo”, es decir, si se calculan los porcentajes del primer semestre, se tomarán los promedios de Diciembre a Noviembre, y si se calculan los porcentajes para el segundo semestre, se tomarán los promedio de Junio a Mayo. El sistema automáticamente revisará los topes y los certificados de deducciones a retención que existan y generará los porcentajes en forma automática. (F2) Listar Soporte. Permite listar los %s y las bases tomadas para su cálculo, es importante la generación de este documento pues permite revisar los cálculos realizados. (F3) Aplicar Porcentajes. Esta opción actualiza el archivo maestro de empleados con los %s calculados. (ESC). Terminar. NOTAS IMPORTANTES. Para el correcto funcionamiento de esta opción, tenga en cuenta los siguientes aspectos: a.) Aunque el SEGA genera en base a la norma los cálculos exigidos y por ende, sus rutinas ya

han sido probadas y puestas en funcionamiento, no se exime al funcionario encargado de la responsabilidad de revisar y chequear los cálculos realizados.

b.) Antes de liquidar la primera nómina de Enero y/o la Primera Nómina de Julio, este proceso

debe ser realizado. c.) Estos procesos deben ser ejecutados SI Y SOLO SI la empresa utiliza el método dos (2) para

el cálculo y descuento de las retenciones a empleados.

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LIQUIDACION PAGOS NORMALES

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal. DESCRIPCION. Cuando se desee liquidar un pago normal, es necesario ingresar al menú que tiene preparado el SEGA para este hecho. Primero que todo, remítase a la explicación gráfica sobre le proceso de liquidación quincenal, que encontrará en el numeral 5 del presente manual. Allí se explica la secuencia de los pasos que deben ser ejecutados para la correcta liquidación del pago.

GENERALIDADES. El módulo de nómina del SEGA esta diseñado de tal manera que se liquidan en forma automática todos los conceptos legales y gracias al reporte especial de las ausencias presentadas y/o las extras trabajadas, permite una liquidación casi automática de toda la nómina. Es decir, novedades tales como Retención, Pensión, Ley 100, Solidaridad, no deben ser reportados en forma manual pues son liquidados en base a los devengados quincenales de cada empleado. A continuación explicamos con lujo de detalles, cada una de las opciones que deben ser ejecutadas. CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Captura Novedades de Trabajo. OPCION. Principal/ Movimientos/ Nómina/ Captura Novedades de Trabajo. DESCRIPCION. Esta opción nos permite la

captura de las novedades diarias de trabajo, es decir, novedades tales como Extras, Descuentos, Ajustes, Retroactivos, Marcación de tiempo, etc.; aunque aquí pueden capturarse las novedades de ausencia, ellas no serán tenidas en cuenta al momento de liquidar el pago. OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, se despliega la ventana para indicar el día a procesar, este día debe ser digitado en formato AAMMDD. Tenga en cuenta que si las novedades son grabadas en el archivo de un día en particular, serán tenidas en cuenta solo en el pago a que corresponda dicho día y solo allí. Al seleccionar el día a procesar, se despliega el menú con las opciones permitidas: (F1) Adicionar Permite grabar una secuencia de novedades nuevas; (F2) Modificación Permite modificar una secuencia grabada; (F3) Suprimir Permite suprimir una secuencia grabada; (F4) Consulta Permite consultar el archivo para un día determinado y al mismo tiempo permite modificar las secuencias grabadas; (F5) Listar Permite listar el movimiento grabado en un archivo, para un día específico; (F6), (ESC) Terminar Abandona la captura del día y pregunta por un nuevo día de movimientos.

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(F1) Adicionar: Al seleccionar esta opción se despliega en pantalla la ventana de captura de Novedades, en cada bloque F1 pueden capturarse hasta 80 novedades. En esta opción, el desplazamiento puede hacerse utilizando las flechas de Movimiento Arriba y Abajo, así como F1 para consultas asociadas al campo en que está el cursor, F2 Insertar una Nueva Novedad y F3 para suprimir una novedad, ESC Termina la grabación del bloque de Novedades. Las novedades así capturadas, se numeran

secuencialmente para ser grabadas en el archivo de Movimiento y quedan bautizadas, cada una de ellas con un número de secuencia. (F2) Modificar: Al seleccionar la opción de modificar, el SEGA despliega la pantalla de captura y debemos indicarle el número de secuencia de Novedad que deseamos modificar. (F3) Suprimir: Igualmente, indicamos el número de la secuencia a suprimir. (F4) Consultar: Esta opción permite la consulta secuencial de las novedades grabadas, pero adicionalmente nos permite modificar o suprimir en la misma pantalla. Para ejecutar la consulta, debemos indicarle al SEGA a partir de que secuencia deseamos consultar, acto seguido, se despliegan en pantalla las secuencias sucesivas y el usuario puede desplazarse por esta ventana con las flechas de movimiento, utilizando simultáneamente una de las siguientes opciones: F1 Ir a: Permite ir a una secuencia de grabación específica.; F2 Suprimir: Permite suprimir una secuencia.; F3 Editar: Permite modificar una secuencia; Esc Fin: Termina y salva los cambios realizados.

(F5) Listados: Esta opción permite listar el movimiento de un archivo diario, para tal efecto, nos presenta varias alternativas de selección: a.) Rango de Secuencias a Listar; b.) Rango de códigos a Listar; c.) Rango de cuadrillas a Listar. Para generar todo el contenido del archivo de movimiento de un día específico, bastará con dar Enter en todos los campos.

CAMPOS CAPTURADOS. Cuando se captura una novedad de trabajo, el SEGA exige los siguientes campos:

° Código. Indique el código del empleado al que corresponde la Novedad. Si desconoce o no recuerda los códigos existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. ° Novedad. Indique la novedad que se captura, Normalmente deben ser novedades de Extras, Retroactivos, Marcación de Tiempo, descuentos. Las Novedades de Ausencia (licencias, permisos, sanciones, etc.) que se capturen por este lado no serán tenidas en cuenta al momento de liquidar el pago. Si desconoce las novedades, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

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° HEME. Hora y minutos de entrada. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se esté trabajando con Novedad de Marcación de Tiempo. En tal caso, indique HHMM donde HH es la Hora y MM los minutos, etc. : 0630: 6 y 30 AM; 18:20: 6 y 20 PM, etc. ° HSMS. Hora y minutos de Salida. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se esté trabajando con Novedad de Marcación de Tiempo. ° Cantidad. Indique la cantidad en Horas o Días, dependiendo de la novedad. En caso de descuentos, no debe ir cantidad alguna; en caso de extras si. ° Valor. Indique el Valor de la Novedad, en este caso recuerde que el SEGA liquida en forma automática las novedades de extras reportadas, por lo tanto en este caso no debe reportar valor alguno; en caso de Retroactivos y/o descuentos, debe ser digitado el Valor. Todos los valores deben ser positivos, ya sean por concepto de Devengados y/o deducidos, debe reportarse el valor en signo negativo SI Y SOLO SI se desea disminuir el valor neto de una novedad. ° Cuadrilla. Indíquele al SEGA a que cuadrilla debe ser cargada la novedad, por omisión, el SEGA trae la cuadrilla asignada al empleado en el Maestro. ° Centro de Costos. Indíquele al SEGA a que centro de costos debe cargarse el valor de la novedad que se está grabando, por omisión, el SEGA asigna en forma automática el centro de costos que tenga asignado el empleado en el Maestro. ° Cuenta Corriente. Cuando la novedad que se grabe corresponda a un descuento de una cuenta corriente, sea cual sea el motivo que implique la grabación de la misma, debe indicarse en este campo que cuenta corriente del empleado se está Abonando, en caso contrario, si este espacio se deja en blanco, el SEGA no cargará el descuento a la cuenta corriente correspondiente y esta puede verse descuadrada. Si desea conocer las cuentas corrientes que tiene vigentes un empleado en dicho momento, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Es de suma importancia que tenga en cuenta que las novedades quedan bautizadas con la fecha del día en que fueron grabadas, por lo tanto solo serán liquidadas en el pago a que corresponda dicha fecha. Esto facilita la grabación anticipada de novedades y descongestiona el escritorio de la persona responsable.

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CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Captura Novedades de Ausencia. OPCION. Principal/ Movimientos/ Nómina/ Captura Novedades de Ausencia. DESCRIPION. Esta opción nos permite capturar las novedades relacionadas con Vacaciones, Licencias, Permisos, Sanciones, Ausencias, Incapacidades, etc., es decir, todos los conceptos que impliquen ausencia por parte del empleado a su sitio de trabajo. Adicionalmente a servir para la liquidación de los pagos normales, nos permiten mantener un registro actualizado de este tipo de movimientos.

OPERACIÓN. Seleccione el código del empleado para el que quiere grabar y/o modificar una novedad de ausencia, si

desconoce los códigos existentes, recurra a la tecla F1 para la ayuda en línea; adicionalmente, permite mediante la tecla F4, listar las novedades existentes. Acto seguido, el SEGA despliega en pantalla el record de novedades de la persona, y nos permite las siguientes opciones: ENTER permite modificar una novedad capturada previamente; F2 Inserta una nueva novedad;

F3 Borra una novedad grabada con anterioridad; F5 Anula una novedad reportada; ESC Graba los cambios realizados y retorna a preguntar por un nuevo empleado. Cuando una novedad ha iniciado su proceso, el SEGA no permite que esta sea modificada o Anulada, solo permite su eliminación. Al seleccionar la opción de Incluir una Nueva Novedad, el SEGA despliega la pantalla correspondiente en la cual debemos indicar los siguientes datos:

a. Fecha Inicial de La Novedad. Indíquele al SEGA, en formato AAMMDD en que día se inicia la novedad de ausencia a reportar. b. Novedad. Indique la Novedad de ausencia que se graba, si desconoce las novedades posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea; c. Fecha Final de La Novedad. Indíquele al SEGA en que fecha se termina la Novedad, si la novedad de ausencia es de un solo día o menos, esta fecha debe ser igual a la fecha Inicial; d. Cantidad en Horas. Este campo debe ser digitado siempre y cuando la novedad de ausencia tenga menos de 8 horas (es decir, menos de un día);

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e. Nro. Del Certificado. Este campo se digita solo en caso de incapacidades, coloque aquí el número del certificado de incapacidad; f. Prorroga (s.n). Indique si la incapacidad es o no una prorroga. g. Contingencia. Indique el código de contingencia de la incapacidad; h. Diagnóstico. Indique el código del diagnóstico de la Novedad; i. Fecha Inicial del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha inicial del periodo de vacaciones a liquidar, en formato AAMMDD. j. Fecha Final del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha final del periodo de vacaciones que se está pagando, en formato AAMMDD. LISTADO DE NOVEDADES DE AUSENCIA. Finalmente, cabe explicar que la opción de Captura de Novedades de Ausencia permite la impresión de la auditoría a estos reportes, para tal efecto,

nos muestra una pantalla en la que tenemos los siguientes criterios de selección: a.) Rango de códigos a imprimir; b.) Rango de Fechas a contemplar. Estos criterios de selección permiten listar cualquier rango de novedades.

LISTA AUDITORIA A NOVEDADES.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Listados de Auditoría/ Auditoría a Novedades Diarias. DESCRIPCION. Permite la impresión de todas las novedades que afectarían un pago determinado, tanto novedades de trabajo como

novedades de ausencia. Las fechas deben ser digitadas en formato AAMMDD. IMPORTACION DE NOVEDADES

El sistema SEGA incluye una opción que permite importar novedades provenientes de otros sistemas de información a través de un archivo plano. Las novedades que se deseen importar deberán quedar almacenadas en un archivo con la siguiente estructura:

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Campo Tamaño /tipo Descripción Código 6 caracteres numéricos Identifica el código del

empleado. Debe ser un valor numérico, justificado a la derecha y relleno de ceros a la izquierda.

Quincena 2 caracteres alfanuméricos Identifica la quincena de aplicación. Debe ser un número entre 01 y 24

Concepto. 3 caracteres numéricos, Identifica la novedad. En este caso la novedad debe corresponder con una novedad válida para el sistema de información. Ver “TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA” en el presente manual.

Valor 13 posiciones numéricas Indica el valor de la novedad que se va a aplicar. Debe estar justificado a la derecha y relleno con ceros a la izquierda. Es un valor entero, no recibe decimales.

El archivo deberá estar ubicado en un directorio “importar” dentro del directorio de datos correspondiente a la Cámara de Comercio. Por ejemplo, si el directorio de trabajo es “pereira”, el archivo deberá estar ubicado en /home/sega/pereira/importar. El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura AAAA-PP, donde AAAA corresponde al año y PP corresponde a la quincena en la cual debe aplicarse el pago. Tenga en cuenta que las quincenas van de la 01 a la 24, donde las dos primeras corresponden a enero, las dos siguientes a febrero y así sucesivamente. El nombre del archivo no debe tener ninguna extensión. IMPORTANTE. Esta opción es aplicada por el sistema al finalizar el proceso de liquidación, es decir, en la presente versión, el sistema no tiene en cuenta los posibles “devengados” que sean incluidos para calcular las deducciones que dependan de los mismos.

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SELECCIÓN DEL PAGO A LIQUIDAR

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Selección de Pago. DESCRIPCION. Esta opción permite seleccionar el pago que se va a liquidar, sea este semanal, quincenal o mensual.

OPERACIÓN. El SEGA despliega la pantalla con el pago que se encuentre seleccionado en este momento, el usuario debe inicialmente decidir si escoge un nuevo pago o no. Si la respuesta es afirmativa, se despliega en pantalla la ventana de selección de pagos. En ella, utilizando las flechas de movimiento nos ubicamos en el renglón del pago que deseamos. Posteriormente el SEGA nos pregunta si deseamos

crear los archivos para este pago, la respuesta debe ser afirmativa en el caso de que sea la primera vez que liquidamos en pago, en otras circunstancias,

podríamos perder la liquidación previa que hallamos realizado. Finalmente, indíquele al SEGA si es o no el último pago del mes (Esta afirmación o negación le dice al SEGA si debe o no liquidar Fondo de Solidaridad y calcular la retención en la fuente cuando se utiliza el método 1); Indíquele también si debe o no descontar cuentas corrientes en dicho pago.

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LIQUIDACION DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Liquide Pago. DESCRIPCION. Esta opción ejecuta la liquidación del pago seleccionado y simultáneamente, efectúa la liquidación de las novedades de ausencia y de trabajo reportadas. Si eventualmente se genera alguna inconsistencia en el proceso de liquidación, el SEGA genera una consulta con dichos resultados.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción de liquidación del pago, el SEGA le indica al usuario si esta seguro o no de liquidarlo, a lo cual debe existir una respuesta afirmativa o negativa. Si el pago seleccionado ya está “actualizado” o “registrado” en los acumulados de nómina, el SEGA no permite la reliquidación de dicho pago.

CONFECAMARAS.


CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO

Las opciones contempladas en este menú, le permitirán consultar los resultados obtenidos en la liquidación del pago seleccionado, o en su defecto, consultar los resultados de pagos procesados con anterioridad. CONSULTA PAGO POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Consultas/ Pago por Empleado. DESCRIPCION. Esta opción permite consultar en forma global y totalmente detallada la liquidación de pagos por empleado. OPERACIÓN. Indique al SEGA que pago desea consultar. El SEGA asume que el pago a consultar es el que está seleccionado en la

actualidad, pero le permite con la tecla F1 seleccionar cualquier otro. Seleccionado el pago, se despliega la ventana de consulta general, en ella con el uso de la teclas de movimiento puede desplazarse arriba

o abajo, y si se quiere, puede seleccionar un empleado para una consulta más detallada. Al seleccionar a un empleado en particular, se despliega en pantalla el “Volante de la liquidación”, en él puede consultarse con lujo de detalles el desglose de las novedades para dicho empleado.

Finalmente, si se desea conocer a que fechas dentro del pago corresponden los devengados o deducidos de una novedad en particular, digitando <ENTER> en el renglón específico, el SEGA despliega una última ventana detallada día a día.

CONFECAMARAS.


CONSULTA PAGO POR NOVEDAD

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pagos/ Consultas Asociadas al Pago/ Por Novedad. DESCRIPCION. Esta opción permite consultar un pago (ya sea el seleccionado u otro) ordenado por grupo de novedades. OPERACIÓN. Seleccione al pago a consultar, si desea consultar un pago diferente al seleccionado, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Espere mientras el SEGA “arma” los archivos temporales para la consulta, acto seguido, se despliega la ventana que muestra los totales por cada una de las novedades. En este punto, el usuario puede desplazarse con las teclas de movimiento hasta un concepto específico, y digitando ENTER ver el detalle de a que empleados corresponden.

VACACIONES TRABAJADAS OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Consultas/ Vacaciones Trabajadas DESCRIPCION. Esta opción permite consultar la liquidación extra nómina, en caso de ser necesario, de los empleados que han trabajado durante sus correspondientes periodos de vacaciones. Esta opción es muy útil en empresas de tipo manufacturero e industrial, donde la práctica de trabajar durante las vacaciones es muy utilizada. OPERACIÓN. Su modo de operación es similar al de las opciones explicadas anteriormente.

CONFECAMARAS.


INFORMES ASOCIADAS AL PAGO Las opciones contempladas en este menú, le permitirán imprimir los resultados obtenidos en la liquidación del pago seleccionado, o en su defecto, listar los resultados de pagos procesados con anterioridad. IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por Punto de Pago. DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación de nómina organizada por punto de pago. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relación soporte.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Puntos de Pago a Listar, indicando <00> y <99> el SEGA lista la totalidad de los puntos de pago; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado. IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por Empleado DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación de nómina organizada por código de Empleado. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relación soporte.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Empleados a Listar, indicando <000000> y <999999> el SEGA lista la totalidad de los empleados liquidados, si se desea la impresión de un código en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado

CONFECAMARAS.


IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por Centro de Costos DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación de nómina organizada por Centro de Costos. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relación soporte.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Centros de Costos a Listar, indicando <0000> y <9999> el SEGA lista la totalidad de los Centros existentes y liquidados, si se desea la impresión de un código en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado; d.) Indique de donde debe sacar el Centro de Costos, <M> del Maestro del Empleado, <N> de las Novedades reportadas, por omisión y se recomienda que sea tomado del Maestro. IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por Labor u Oficio. DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación de nómina organizada por Labor, oficio o cargos. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relación soporte. OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago

a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Labores a Listar, indicando <0000> y <9999> el SEGA lista la totalidad de las Labores liquidadas, si se desea la impresión de un código en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado.

CONFECAMARAS.


IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por Novedad DESCRIPCION. Esta opción permite listar una relación detallado de las novedades liquidadas en cada pago. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relación soporte. Se recomienda la impresión de esta relación para los conceptos de descuentos.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de conceptos a Listar, indicando <000> y <999> el SEGA lista la totalidad de las Novedades liquidadas, sin embargo este rango genera un listado demasiado extenso, si se desea la impresión de un concepto en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en línea. IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación Novedades no Aplicadas DESCRIPCION. Ocasionalmente, puede presentarse el caso de que algunos descuentos no puedan ser efectivos debido a que el empleado no tenga los devengados suficientes para tal hecho, por lo tanto, la presente

relación nos indica cuales de ellos no fueron aplicados para que sean tenidos en cuenta en los pagos sucesivos. OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago. IMPRIME VOLANTES DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Volantes de Pago DESCRIPCION. Esta opción permite listar los volantes de pago con destino a los empleados.

CONFECAMARAS.


OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Puntos de Pago, indicando <00> y <99> el SEGA lista la totalidad de los Puntos de Pago generados, si se desea la impresión de un punto en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el Rango de Empleados a Listar, indicando <00000>

y <999999> el SEGA lista la totalidad de los empleados liquidados, si se desea imprimir el volante de un empleado en particular, indique el código del mismo o recurra a la tecla F1 de ayuda en línea; d.) Indique el número de copia de cada volante, por omisión, se listará uno solo.

CONFECAMARAS.


ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Actualización de Pago DESCRIPCION. Esta opción actualiza los pagos liquidados en el Archivo de Acumulados de Nómina. Cada vez que una semana, quincena o mes sea liquidado debe ser inmediatamente Actualizado para que su registro quede en los acumulados.

OPERACIÓN. Al seleccionar esta opción, el SEGA despliega los datos del pago seleccionado, el usuario debe responder si o no a la pregunta de actualizar en los acumulados. ESPECIFICACIONES. Al momento de actualizar un pago en los acumulados, este se vuelve irreversible y no es posible su nueva liquidación. En el proceso de actualización del pago, a parte de acumularse en los datos históricos del empleado, se afectan también los archivos de Cuentas Corrientes, abonando a cada una de las cuentas descontadas.

CONFECAMARAS.


NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de Nómina. DESCRIPCION. El conjunto de opciones que se explican a continuación le permitirán la grabación de novedades que no han sido liquidadas a través de las opciones del SEGA y que deben actualizarse en los acumulados de la Nómina. CASOS. La grabación y actualización de novedades fuera de nómina debe ser utilizada en

los siguientes casos: a.) Cuando se trate de almacenar en los acumulados, las liquidaciones de quincenas anteriores a la instalación y operación del módulo; b.) Para incluir en los acumulados los datos generados a partir de las Liquidaciones de Contratos de Trabajo realizadas en forma manual; c.) Para incluir acumulados tales como Viáticos, Bonificaciones especiales, y otros conceptos, que no hallan sido procesados a través de las liquidaciones normales del módulo. ESPECIFICACIONES. Las novedades fuera de nómina, serán aplicadas en el año y quincena que se indiquen al momento de su grabación; es importante anotar que las novedades que se reporten por este medio deben ser grabadas ya liquidadas, es decir, debe ser reportado tanto su cantidad de horas como su valor, pues estas opciones no liquidan ninguna novedad, solo actualizan y acumulan. OPERACIÓN. Las novedades fuera de nómina pueden ser grabadas y aplicadas en cualquier momento, sin embargo, debe mantenerse la siguiente secuencia de pasos: 1.) Grabación de la Novedades a acumular; 2.) Revisión de las novedades digitadas; 3.) Actualización de las novedades fuera de nómina. Acto seguido, explicaremos en detalle cada una de las opciones que conforman esta operación. GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de Nómina/ Grabación y Control. DESCRIPCION. Permite capturar y revisar las novedades fuera de nómina que deben ser actualizadas. OPERACIÓN. Se despliega en pantalla el menú de grabación de novedades fuera de nómina, en el aparecen

las siguientes opciones: F1. Inicialización de Archivos. Esta opción debe ser ejecutada periódicamente, y le permite al

usuario BLANQUEAR el archivo de novedades fuera de nómina cuando esté muy lleno.

CONFECAMARAS.


F2. Capturar Novedades. Esta opción permite entrar a la ventana de captura de novedades

fuera de nómina y permite en un solo proceso capturar hasta 100 novedades.

OPERACIÓN. El SEGA habilita adicionalmente a las teclas normales de movimiento, la tecla F2 para insertar un nuevo Renglón, F3 para suprimirlo y ESC. Para terminar. Igualmente habilita la tecla F1 para la consulta asociada al campo que se está digitando.

En cada renglón, deben digitarse los siguientes datos: a.) Código del Empleado que se ve afectado con la novedad; b.) Año en que se debe aplicar la novedad; c.) Quincena en que se aplica la novedad, recuerde que las quincenas están asignadas de la siguiente forma: 01 y 02 para Enero, 03 y 04 para febrero, 05 y 06 para marzo, 07 y 08 para abril, 09 y 10 para mayo, 11 y 12 para junio, 13 y 14 para julio, 15 y 16 para agosto, 17 y 18 para septiembre, 19 y 20 para octubre, 21 y 22 para noviembre, 23 y 24 para diciembre; d.) Indique la novedad a acumular; e.) indique la cantidad de unidades de la novedad a actualizar, recuerde, según la tabla de novedades, que tipo de unidad maneja cada una de ellas; f.) Valor total de la novedad capturada. Las novedades capturadas quedan registradas en orden secuencial de grabación y cada renglón bautizado con un número de secuencia, este número será utilizado posteriormente en el caso de requerirse la eliminación o modificación de una novedad.

F3. Modificar Novedades. Permite la modificación de novedades grabadas con anterioridad.

OPERACIÓN. Para modificar una novedad previamente grabada, indíquele al SEGA cual es la secuencia de grabación correspondiente a la novedad a modificar, en este punto, el SEGA despliega en el primer renglón de la ventana los datos y le permite al usuario su modificación.

F4. Eliminar Novedades. Permite la eliminación de novedades grabadas con anterioridad.

OPERACIÓN. Para eliminar una novedad previamente grabada, indíquele al SEGA cual es la secuencia de grabación correspondiente a la novedad a eliminar, en este punto, el SEGA despliega en el primer renglón de la ventana los datos grabados y despliega un mensaje de confirmación (S/N).

F5. Consultar Novedades. La opción de consulta de novedades no solo le permite al usuario visualizar la información capturada, también permite en la misma pantalla, modificar y/o suprimir novedades.

CONFECAMARAS.


OPERACIÓN. a.) Indíquele al SEGA desde que secuencia desea consultar, normalmente es desde la secuencia 0, sin embargo, si el archivo del día es demasiado largo, será necesario iniciar la consulta en una secuencia diferente a cero; b.) Utilizando las teclas de movimiento, desplácese hacia arriba o abajo hasta ubicarse en el renglón correspondiente a la novedad a cambiar. c.) Ubicado en el renglón específico, utilice una de las siguientes teclas: F1. Ir a: Permite ir directamente a una secuencia especificada; F2.- Suprimir: Permite suprimir la novedad en que se encuentra ubicado el cursor; F3.- Edita: Permite modificar la secuencia en la que se encuentra ubicado el cursor; ESC.- Terminar: Termina la consulta, graba los cambios y retorna al menú de novedades fuera de nómina.

F6. Listar Novedades. Esta opción permite listar las novedades fuera de nómina grabadas. OPERACIÓN. Seleccione los rangos de novedades que desea imprimir, sean estos a través de un rango de secuencias, rango de empleados (códigos) o rango de quincenas (AAAAMM); sin embargo, si desea imprimir todo el contenido del archivo, bastará con digitar <ENTER> en todos los campos de selección.

ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de Nómina/ Actualización. DESCRIPCION. Permite actualizar en los acumulados las novedades fuera de nómina capturadas. OPERACIÓN. Confírmele al SEGA si desea o no actualizar las novedades fuera de nómina que estén pendientes de Registrar, debe responder (S.N) a la pregunta.

Aunque en este archivo existen novedades grabadas en diferentes tiempos, el SEGA controla que una misma novedad no sea registrada dos veces.

CONFECAMARAS.


ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL A continuación explicamos en forma detallada el mecanismo de Contabilización de la Nómina luego de ser procesada, ya sea en forma quincenal o mensual. Opción: Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nomina Mensual. EXPLICACION DETALLADA

Liquide Quincenas, Vacaciones, Primas, Cesantías, Intereses a Cesantías, Novedades Fuera de Nómina, Etc. (En la ejecución mensual del proceso de nómina, se generan normalmente novedades tales como las arriba mencionadas, es importante tener en cuenta que el comprobante a generar incluirá y contabilizará todos los conceptos).

Actualizar todos y cada uno de los procesos realizados dentro del mes que se va a procesar y/o contabilizar (Nóminas, Vacaciones, Primas, Bonificaciones, utilizando la opción de actualización que está asociada a cada submódulo)

Archivo de Acumulados

La primera vez que se realice el comprobante de nómina, es necesario ACONDICIONAR las tablas básicas que el sistema utiliza como son: Tabla de Nómina Por Pagar Tabla de Provisiones y Aportes Tabla de Bases de Cálculo (Ver en los siguientes numerales la forma de operación).

Cdnopag.puc

Cdnoapo.puc

Cdgruprv.puc

CONFECAMARAS.


Proceso Mensual de Contabilización

Actualice Los Pagos de Nómina realizados

Ejecute La Opción de Manejo del Comprobante Contable. Principal/Contabilidad/Procesos/Nomina Mensual

Seleccione el Año/Mes a Procesar (AAAAMM) 1.) Genere el comprobante mensual/ quincenal (F4).

2.) Revise las inconsistencias presentadas (F5)

Inconsistencias ¿

Liste Inconsistencias (F5)

Revise Tablas (F1, F2, F3), Nits, Cuentas, Actualizaciones, pagos realizados, etc.

Liste Informe Resumen Mensual (F7)

Analice y Revise Informe Resumido

Error ¿

Contabilice y Actualice en

Libros Contables (F8)

Termine

Si

No

Si No

CONFECAMARAS.


Como puede apreciarse, al seleccionar el año y el mes de proceso, se despliega una pantalla con las opciones que pueden ejecutarse. Así:

F1.- Mantenimiento tabla Nómina por Pagar. F2.- Mantenimiento tabla de Provisiones y aportes. F3.- Mantenimiento tabla de Grupos Provisión. F4.- Generación del Comprobante de Nómina. F5.- Listado de Inconsistencias. F6.- Listado Soporte Detallado Empleado por Empleado. F7.- Listado Soporte Global. F8.- Traslado Contable. TABLA DE NOMINA POR PAGAR

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ < Indique el año y mes a procesar>/ Tabla de Nómina Por Pagar. DESCRIPCION. Esta opción le permitirá al usuario del SEGA indicarle al sistema que cuentas deben verse afectadas al momento de contabilizar la nómina por pagar. Tal cual lo haríamos, si la contabilización se hiciese en forma manual (comprobante digitado). Para

efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una Contabilización distinta por cada Centro de Costos o área de responsabilidad. Igualmente, debemos indicarle a donde contabilizar cada concepto.

CONFECAMARAS.


OPERACIÓN. A continuación explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de Nómina por Pagar. a.) Indique en la ventana de centros de costos cual es el centro al que asignará la codificación,

puede desplazarse a través de esta ventana de selección utilizando las flechas de movimiento (Flecha arriba y Flecha Abajo).

b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la

ventana de Novedades. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que se afectarán por cada concepto. Más adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla ejemplo de esta codificacón. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplácese hasta la novedad a codificar y digite en ella <ENTER>

c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificación específica para dicha novedad, en ella

debemos indicar: Cuenta al Débito. Indique el código contable de la cuenta auxiliar que se ve afectada al débito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Nit al Débito. Indique el Nit o cédula que debe causarse al gasto. Si se digita un nit en particular, todas las novedades (así sea de diferentes personas) serán cargadas a dicho Nit. Si se digita Nit en 0, el sistema recurre al campo SI NIT = 0 para conocer como debe contabilizar. Cuenta al Crédito. Indique la cuenta que se ve afectada al crédito. Recurra a la tecla F1 para ayuda en línea, en caso de desconocer los códigos contables manejados. Nit al Crédito. Indique el Nit o cédula que se mueve al crédito. Funciona de la misma manera como funciona el Nit al Débito, si el nit no es 0, el SEGA carga todas las partidas a dicho nit, si el nit es 0, se revisa el campo SI NIT = 0 para saber a quien debe cargarse la novedad. SI NIT = 0. En caso de encontrar nits en cero en algunas asignaciones de contabilización, el SEGA valida este campo para conocer a quien debe cargarse la transacción así: 0.- Se carga a nombre del empleado, 1.- Se carga a nombre del Fondo de Pensiones, 2.- Se carga a nombre de la EPS, 3.- Se carga a nombre del Fondo de Cesantías, 4.- Se carga a nombre de la ARP. Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar presupuesto de caja. Programa al Débito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transacción al débito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Programa al Crédito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transacción al crédito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de función:

CONFECAMARAS.


F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y de acuerdo al campo que se esté capturando. F3.- Elimina. Esta función permite eliminar la totalidad de las codificaciones de contabilización de nomina por pagar asignadas a un centro de costos específico. Directamente al centro de costos sobre el cual se esté trabajando en dicho momento. F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nómina por pagar, organizado por Centro de Costos. F7.- Duplicar. Esta opción, muy utilizada al momento de instalar por primera vez el módulo, permite duplicar la asignación de un centro de costos (su codificación) a otro centro de costos, facilitando así éste proceso de codificación. ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento, permite abandonar la opción de Mantenimiento a la Tabla de Nómina por pagar. COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignación de un Centro de costos/Novedad, bastará con digitar blancos (espacios) en el código de la cuenta al débito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha asignación.

NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versión la posibilidad de distribuir porcentualmente entre ingresos públicos y privados el comprobante de nómina generado, esta opción será incluida en versiones futuras. NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignación a esta tabla, al igual que a la tabla de Aportes y Provisiones de nómina, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el comprobante en forma automática, de allí en adelante el SEGA asumirá para los meses venideros la codificación preestablecida. TABLA DE APORTES y PROVISIONES

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ < Indique el año y mes a procesar>/ Tabla de Aportes y Provisiones. DESCRIPCION. Esta opción le permitirá al usuario del SEGA indicarle al sistema que cuentas deben verse afectadas y en que valores al momento de generar y contabilizar las provisiones y los aportes parafiscales. Tal cual lo haríamos, si la contabilización se hiciese en forma manual (comprobante digitado). Para efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una Contabilización distinta por cada Centro de Costos o área de responsabilidad. Igualmente, debemos indicarle a donde contabilizar cada concepto.

OPERACIÓN. A continuación explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de aportes y provisiones.

CONFECAMARAS.


a.) Indique en la ventana de centros de costos cual es el centro al que asignará la codificación, puede desplazarse a través de esta ventana de selección utilizando las flechas de movimiento (Flecha arriba y Flecha Abajo).

b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la

ventana de Aportes y provisiones. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que se afectarán por cada concepto. Más adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla ejemplo de esta codificacón. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplácese hasta el aporte o provisión a codificar y digite en ella <ENTER>

c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificación específica para dicho aporte, en ella

debemos indicar: Cuenta al Débito. Indique el código contable de la cuenta auxiliar que se ve afectada al débito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Nit al Débito. Indique el Nit o cédula que debe causarse al gasto. Si se digita un nit en particular, todas las novedades (así sea de diferentes personas) serán cargadas a dicho Nit. Si se digita Nit en 0, el sistema recurre al campo SI NIT = 0 para conocer como debe contabilizar. Cuenta al Crédito. Indique la cuenta que se ve afectada al crédito. Recurra a la tecla F1 para ayuda en línea, en caso de desconocer los códigos contables manejados. Nit al Crédito. Indique el Nit o cédula que se mueve al crédito. Funciona de la misma manera como funciona el Nit al Débito, si el nit no es 0, el SEGA carga todas las partidas a dicho nit, si el nit es 0, se revisa el campo SI NIT = 0 para saber a quien debe cargarse la novedad. SI NIT = 0. En caso de encontrar nits en cero en algunas asignaciones de contabilización, el SEGA valida este campo para conocer a quien debe cargarse la transacción así: 0.- Se carga a nombre del empleado, 1.- Se carga a nombre del Fondo de Pensiones, 2.- Se carga a nombre de la EPS, 3.- Se carga a nombre del Fondo de Cesantías, 4.- Se carga a nombre de la ARP. Porcentaje. Indique el porcentaje de provisión y/o aporte a aplicar. Valor. Si la provisión y/o aporte se realiza por número de personas y no por valor base, indique el valor a aplicar por provisión y/o aportes para cada persona de un centro de costos específico. Normalmente este valor es 0. Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar presupuesto de caja. Programa al Débito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transacción al débito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Programa al Crédito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transacción al crédito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

CONFECAMARAS.


OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de función: F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y de acuerdo al campo que se esté capturando. F3.- Elimina. Esta función permite eliminar la totalidad de las asignaciones de provisión y aportes asignadas a un centro de costos específico. Directamente al centro de costos sobre el cual se esté trabajando en dicho momento. F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nómina por pagar, organizado por Centro de Costos. F7.- Duplicar. Esta opción, muy utilizada al momento de instalar por primera vez el módulo, permite duplicar la asignación de un centro de costos (su codificación) a otro centro de costos, facilitando así éste proceso de codificación. ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento, permite abandonar la opción de Mantenimiento a la Tabla de Aportes y Provisiones. COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignación de un Centro de costos/Aporte Provisión, bastará con digitar blancos (espacios) en el código de la cuenta al débito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha asignación. COMO INCLUIR y/o ELIMINAR PROVISIONES Y APORTES?. El SEGA permite la inclusión de nuevos conceptos de provisión y/o aportes, los cuales, pueden verse modificados dependiendo de las condiciones laborales de la Entidad. Es decir, pueden incluirse nuevas primas extralegales, incluir nuevos aportes parafiscales y/o modificar los nombres de los existentes. Los aportes y provisiones se encuentran definidos en una tabla básica y/o fija. Esta tabla, puede ser adaptada a las necesidades específicas de cada Entidad, utilizando la opción Principal/ Administración/ Tablas Fijas/ Nómina – Aportes y Provisiones. Al modificar ésta tabla, tenga en cuenta que de los código 01 al 09 estan destinados para provisiones y de los códigos 11 al 20 para aportes y parafiscales. CALCULO DE APORTES PARA PENSION y SALUD. En el SEGA el cálculo del gasto por concepto de aportes a pensión y salud se calcula en base al pago indivudual de cada empleado, por lo tanto, a diferencia del resto de las provisiones y aportes, este valor se calcula de la siguiente manera: Cuenta al débito Cuenta de Gasto en el grupo 51 o 53, para Salud y Pensión Nit al Débito Cero. Cuenta al Crédito Auxiliar Correspondiente en la 2370 ya sea Salud o Pensión Nit al Crédito Cero Nit = 0 1 para pensiones, 2 para EPS Porcentaje 300% para Pensión, 200% para salud Valor 0 Presupuesto Blancos Programa al Débito Funcionamiento o el programa requerido Programa al Crédito Blancos

CONFECAMARAS.


Al definir estos aportes de esta manera el SEGA calcula 3 veces el valor pagado por el empleado para pensión y 2 veces el valor pagado por el empleado para salud. NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versión la posibilidad de distribuir porcentualmente entre gastos públicos y privados el comprobante de nómina generado, esta opción será incluida en versiones futuras. NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignación a esta tabla, al igual que a la tabla de nómina por pagar, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el comprobante en forma automática, de allí en adelante el SEGA asumirá para los meses venideros la codificación preestablecida. TABLA DE GRUPOS PROVISION

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ < Indique el año y mes a procesar>/ Tabla de Grupos Provisión. DESCRIPCION. Esta opción le permitirá al usuario del SEGA indicarle al sistema que conceptos forman base de cálculo de cada una de las provisiones y/o aportes (fiscales y parafiscales) OPERACIÓN. A continuación

explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de Grupos Provisión. a.) Al seleccionar esta opción, el SEGA despliega una ventana en la cual muestra los diferentes

tipos de conceptos que se presentan en la Nómina, cada concepto de estos puede o no formar parte de la base de cálculo de las provisiones y los aportes. El usuario debe entonces ubicarse en el tipo de concepto que desea accesar, utilizando las teclas de movimiento y luego digitar <ENTER> para que el SEGA despliegue la ventana de aportes y provisiones posibles.

b.) Indíquele al SEGA entonces, como se comporta el concepto seleccionado para calcular las

bases de provisión y aportes. Para indicarle este hecho, en la parte inferior de la pantalla aparecen las posibilidades que son:

0. No se toma en cuenta 1. 100% de Salarios Normales y 100% de salarios integrales 2. 100% de Salarios Normales y 70% de salarios integrales 3. 100% de Salarios Normales, 0% de salarios integrales 4. 0% de Salarios Normales, 100% de salarios integrales 5. 0% de Salarios Nomales, 70% de salarios integrales. 6. 100% de un Salario mínimo

En estas 7 posibilidades se cubren el 100% de las opciones presentadas.

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GENERA COMPROBANTE OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/ Generación de Comprobante. DESCRIPCION. Esta opción liquida el comprobante de nómina y asigna la codificación a las diferentes partidas, sin embargo, NO REALIZA LA CONTABILIZACION DEL MISMO. Es en este proceso donde se generan inconsistencias por no estar completas la tablas de encadenamiento y/o por errores en las imputaciones contables (Nits, Cuentas erróneas, etc). OPERACIÓN. Debe simplemente indicarse un “S” o “N” confirmando la ejecución del proceso. Es importante recordar que antes de ejecutar esta opción, deben estar completamente actualizados (en la nómina) todos los pagos realizados durante el mes a liquidar, como son: Quincenas, Vacaciones, Primas, Liquidación de Contratos de Trabajo, etc. Recordemos que cada uno de estos procesos tiene su propio mecanismo de actualización en los acumulados de la nómina. Y que el comprobante automático de nómina incluye todas las transacciones que afectan este módulo. LISTADO DE INCONSISTENCIAS

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/ Lista Inconsistencias. DESCRIPCION. Permite listar las inconsistencias generadas al procesar el comprobante de Nómina y obviamente, permite la corrección de las tablas de Nómina por Pagar, Aportes y Provisiones, Nits y Cuentas antes de hacer efectiva la imputación

contable. OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. Si el SEGA no generó inconsistencia alguna, indicará este hecho y no permitirá que se imprima ningún informe. LISTADO SOPORTE DETALLADO OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/ Lista Soporte Detallado. DESCRIPCION. Esta opción permite listar un soporte de la forma como quedará contabilizada la Nómina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputación contable de los movimientos empleado por empleado (lo cual indica que es un informe bastante voluminoso).

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Recomendamos la impresión de este informe si y solo si es necesaria una auditoría persona por persona de lo contrario, será un gasto inoficioso de papelería. OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. El Sega nos imprime la siguiente información:

Por Cada Empleado Devengados del Periodo/Mes (Bases de cálculo y nómina pagada) Imputación Contable de la Nómina por Pagar Imputación Contable y los Valores Calculados de los Aportes y Provisiones LISTADO SOPORTE RESUMIDO OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/ Lista Soporte Global. DESCRIPCION. Esta opción permite listar un soporte de la forma como quedará contabilizada la Nómina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputación contable de los movimientos en forma global, sin detallar empleado por empleado. Recomendamos la impresión de este informe todos los meses para dejarlo como listado soporte de la causación contable de la Nómina. OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. El Sega nos imprime la siguiente información: Nómina Pagada Empleados de Salarios Normales Nómina Pagada Empleados con Sueldo Integral Imputación contable de la Nómina por Pagar Imputación contable y valorización de los Aportes y Provisiones Calculados TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIÓN CONTABLE OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/ Traslado Contable DESCRIPCION. Esta opción contabiliza en los archivos de movimiento la información de la Nómina por Pagar y los Aportes y Provisiones. Afecta libros Auxiliares, Mayores, Presupuestos y Estados de Resultado OPERACIÓN. Confirme, digitando “S”o “N” a la contabilización. El SEGA controla que el proceso no vaya a realizarse más de una vez, lo cual implicaría una doble contabilización en forma accidental, al igual que tampoco permitirá la actualición contable si existe algún tipo de inconsistencia en el comprobante generado.

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COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISIONES DESCRIPCION. Es posible que aún luego de revisados todos los pasos y todas las actualizaciones en nómina, pueda presentarse la situación de tener que reversar una imputación contable de la nómina realizada a través del comprobante automático. Para esta reversión el SEGA no tiene

ninguna opción específica si no que recurre a la opción de Eliminación de Documentos que se encuentra en: Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Especiales/ Borrado de Documentos. OPERACIÓN. Al seleccionar esta opción, el SEGA despliega una ventana en la que le pregunta al usuario cual es el documento que desea Eliminar, en tal caso, debemos indicar el Documento asignado a la Contabilización de la

Nómina, normalmente 110-AAMM01 donde 110 es el tipo de documento asignado al comprobante de Nómina, AA indica el año de proceso, MM indica el mes y 01 indica el comprobante. Posteriormente, si el SEGA no tiene cerrado (bloqueado) el mes correspondiente, permite confirmar la eliminación del documento (digitando “S”o “N” dependiendo del caso). TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA POR PAGAR, APORTES Y PROVISIONES Y GRUPOS PROVISION A continuación desplegamos, a manera informativa, ejemplos de tablas de Nómina por Pagar, Aportes y Provisiones y Tablas de Grupos Provisión, ejemplos que le ayudarán a definir en forma clara las tablas propias para su entidad. TABLA DE NOMINA POR PAGAR. A continuación defininmos la tabla de nómina por pagar típica para un centro de costos X dentro de la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cámara normal. La tabla aquí definida es simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin embargo, puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de organización. Descripcion de la Novedad

Cta Debito

Nit Debito

Cta Credito

Nit Credito

Nit = 0

Salario Normal Salario Integral Apoyo Empresarial Nocturnas Festivas Diurnas Festivas Nocturnas Extras Diurnas

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Extras Nocturnas Extras Festivas Diurnas Extras Festivas Nocturnas Dominicales de Ley Dominicales de Ley Integrales Dominicales Diurnas Dominicales Nocturnas Extras Dominicales Diurnas Extras Dominicales Nocturnas

Gasto

Cámara

Nom x Pagar

Cámara

0

Permiso Remunerado Licencia (*) Permiso No Remunerado (*) Licencia de Maternidad Ausencia Injustificada (*) Sanción (*) Incapacidad

Gasto

Cámara

Nom x Pagar

Cámara

0

Transporte Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Incentivos Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Comisiones Gastos de Representación.

Gasto

Cámara

Nom x Pagar

Cámara

0

Retroactivo Fijo Retroactivo Variables

Gasto

Cámara

Nom x Pagar

Cámara

0

Indemnizaciones Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Bonificación Extralegales Primas Extralegales Vacaciones

Provisión

Cámara

Nómina Por Pagar o Provisiones, Dependiendo de la Contabilización del Desembolso.

Cámara

0

Reintegros por mayores valores descontados

Concepto de reintegro o al código del prestamo.

0 (Carga a cada empleado)

Nom x Pagar

Cámara

0

Vacaciones Compensatorio Vacaciones

Provisión

Cámara

Nom x Pagar o Provisión o gasto, dependiendo del mecanimo de pago.

Cámara

0

Cesantias, Intereses, Primas,

Provisión

Cámara

Provisión, Nomina por Pagar o Gasto dependiendo del mecanismo de pago.

Cámara

0

Cesantías, Intereses, Primas, Sueldos y demás pagados en liquidación de contratos de trabajo.

Provisión y Gastos.

Cámara

Provisión, Nomina por pagar, depende de la forma como se genere el pago.

Cámara

0

Descuentos por Ley 100 pensión,

1 o 2 o 3

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Ley 100 Salud, Solidaridad, etc.

Nom x Pagar Cámara Acreedores Varios 0 (**)

Retenciones en la Fuentes, Descuentos por prestamos, Fondo de Empleados, Prestamos Directos, etc.

Nom x Pagar

Cámara

Retención, Deudores, Prestamos

0

0 (**)

(*) Aunque estos conceptos no generan valor alguno, el SEGA validará que tengan asignados alguna imputación contable. (**) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP. TABLA DE APORTES Y PROVISIONES. A continuación defininmos la tabla de Aportes y Provisiones típica para un centro de costos X dentro de la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cámara normal. La tabla aquí definida es simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin embargo, puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de organización. Aporte/Provisión

Cta Débito

Nit Débito

Cta Crédito

Nit Crédito

Nit = 0

Porcentaje

Prov. Cesantias

Gasto

Cámara

Provisión

Cámara

0

8.3333

Prov. Intereses

Gasto

Cámara

Provisión

Cámara

0

1.0000

Prov. Vacaciones

Gasto

Cámara

Provisión

Cámara

0

4.17 o superior

Prov. Prima Legal

Gasto

Cámara

Provisión

Cámara

0

8.3333

Prov. Extralegales

Gasto

Cámara

Provisión

Cámara

0

Porcentaje Asignado

Aporte a Pensión

Gasto

0

Acreedores varios

0

1 (*)

300.oo

Aporte a Salud

Gasto

0

Acreedores varios

0

2 (*)

200.oo

Aporte a Salud por Apoyo Empresarial

Gasto

0

Acreedores Varios

0

2(*)

12.00

ARP

Gasto

Nit de ARP

Aceedores Varios

Nit de ARP

0

Factor

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ARP Apoyo Empresarial

Gasto

Nit de ARP

Aceedores Varios

Nit de ARP

0

Factor

ICBF

Gasto

ICBF

Acreedores Varios

C/Compensación

0

3.oo

SENA

Gasto

SENA

Acreedores Varios

C/Compensación

0

2.oo

Caja de Compensación

Gasto

CAJA

Acreedores Varios

C/Compensación

0

4.oo

(*) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP.

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PLANILLA UNICA DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDASD SOCIAL

A partir de abril de 2007 se hace obligatorio el reporte y pago de los aportes al sistema de seguridad social a través del esquema denominado planilla única. En el SEGA, la planilla única se trabaja en los siguientes pasos: PARAMETRIZAR EL REGISTRO DE CONTROL. Ingresar al registro de control y ajustar los siguientes parámetros: En el grupo Nómina – Ley 100

- Porcentaje de Aporte al SENA. Debe estar en 2.0000 - Porcentaje de Aporte al ICBF. Debe estar en 3.0000 - Porcentaje de Aporte a C.C.F. Debe estar en 4.0000 - ARP Seleccionada. Indique en este campo el código asignado a la ARP que utiliza la

compañía. Si desconoce los códigos posibles recuerde que con la tecla PF2 puede consultar una relación de las posibilidades.

- CCF Seleccionada. Indique en este campo el código asignado a la CCF que utiliza la compañía. Si desconoce los códigos posibles recuerde que con la tecla PF2 puede consultar una relación de las posibilidades

EMPLEADOS DE APOYO EMPRESARIAL. Debe incluir en el sistema de información a los empleados de apoyo empresarial, ya sea en etapa lectiva o productiva. Para el efecto utilizando las opciones de Mantenimiento a Empleados, se ha separado el contrato de Apoyo Empresarial – Etapa Lectiva (06) y Aapoyo Eempresarial – Etapa productiva (07). Es importante esta identificación / separación pues desde el punto de vista la planilla única se comportan de manera diferente para efectos de los aportes que se pagan. AJUSTAR TABLA DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100. Es importante indicarle al sistema de información cual es el código SOI (Asignado por el MinProtección) a cada una de las compañías (Fondos de pensiones, EPSs, ARPs, CCFR) utilizadas por la organización. Igualmente debe verificarse que cada una de las compañías que están creadas en la tabla tenga correcto su número de NIT (sin incluir el dígito de verificación). La revisión de la tabla de compañías de Ley 50 y ley 100 se hace a través de la opción Principal Nomina Mantenimiento Tablas Tablas Compañías Ley 50 y Ley 100. En el presente manual, en el aparte titulado “DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLA DE COMPAÑÍAS LEY 50 Y LEY 100” se encuentra explicado detalladamente la forma como opera

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esta opción y una relación de los códigos asignados por el MinProteccion a las diferentes compañías. ASIGNAR COMPAÑÍAS DE LEY 50 Y LEY 100 A LOS EMPLEADOS. Debe revisarse la asignación de compañías de Ley 50 y Ley 100 que tenga cada empleado. Todos sin excepción deben tener asignada un Fondo de Pensiones y una EPS. Para dar mantenimiento a las afiliaciones vigentes para un empleado, debemos recurrir a la opción Principal Nómina Mantenimiento Tablas Empleados Afiliación a Ley 50 y Ley 100. En este punto seleccionamos cada empleado y verificamos que la asociación a Fondos de Pensiones (tipo 01) y a EPS (tipo 03) sean las adecuadas. MANTENIMIENTO A IBCs. Teniendo en cuenta que los Ingresos Base de Cotización (IBC) son fundamentales para la liquidación adecuada y correcta de la planilla única, el sistema provee una opción en la que nos permite adaptar los IBC de ser necesarios. Esta tabla se alimenta automáticamente con cada planilla única que se liquide. Para ejecutar esta opción tenemos Principal Nómina Planilla Unica de Aportes Mantenimiento IBC. Al ejecutar esta opción se despliega la relación de todos los empleados que están creados en el sistema de Información.

Seleccionando el empleado que se desea revisar (digitando ENTER sobre el) se muestran los IBCs calculados para cada mes y se activan las opciones necesarias para adicionarlos, modificarlos o eliminarlos.

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MANTENIMIENTO INCAPACIDADES AUTORIZADAS. Para descontar de las planillas únicas de aportes las incapacidades autorizadas por la EPS, existe una opción dentro del módulo de Planilla Única que permite la carga de las mismas. La opción Principal Nomina Planilla Unica de Aportes Captura Autorizaciones EPS, nos permite indicarle al sistema que incapacidades han sido autorizadas, cual es su número de autorización, su valor, si es descontable y en que momento la aplicaremos. Al seleccionar la opción se debe en primera instancia, indicar el empleados (seleccionarlo). Recuerde que la tecla PF1 le permite esta funcionalidad.

Seleccionado el código se despliega una pantalla con las autorizaciones que previamente se le hayan digitado.

En esta pantalla el usuario puede seleccionar una de las siguientes teclas de función: ENTER.- Permite modificar una autorización grabada previamente, siempre y cuando no esté aplicada;

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PF2.- Insertar una nueva autorización; PF3.- Borra una autorización grabada previamente. PF5.- Anula una autorización. Por cada autorización se capturan los siguientes datos:

- Número de autorización: Campo alfanumérico de 15 posiciones. Indicado por la EPS. - Código del EPS: Si desconoce los códigos de las EPS recurra a la tecla PF1 de la ayuda

en línea. - Tipo de Incapacidad. Utilice la tecla PF1 para mirar las posibilidades. - Fecha inicial de la incapacidad: En formato AAAAMMDD - Fecha final de la incapacidad: En formato AAAAMMDD - Número de días - Valor autorizado - Descontable (S/N): indicar si es descontable o no la autorización - Aplicar en (AAAA/MM): Indicar el año y mes en que se desea aplicar esta autorización.

GENERACION DE LA PLANILLA UNICA. Esta opción realiza los cálculos de los aportes y genera la liquidación de la planilla única. Igualmente permite generar un listado con las bases calculadas. La opción se ejecuta en la siguiente ruta: Principal Nómina Planilla Unica de Aportes Genera Planilla Unica. Esta opción solicita el año y el mes a generar

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Adicionalmente muestra ciertos datos que deben ser revisados, como son % de salario integral, Tope máximo de descuentos de ley 100 y salario mínimo vigente. Al terminar el proceso, el sistema genera un listado en el que se pueden apreciar detalladamente todos los cálculos realizados.

Recomendamos la revisión del informe que se genera antes de proceder a la generación del archivo plano. Sobre todo si hay novedades de ausencia, cambios de sueldo, vacaciones, incapacidades, etc. CONSULTA DE LA PLANILLA UNICA GENERADA Opción que permite consultar la planilla única liquidada La opción se ejecuta en la siguiente ruta: Principal Nómina Planilla Unica de Aportes Consulta Planilla Unica. Esta opción solicita el año y el mes a generar.

Acto seguido se muestra la relación de los empleados liquidados y el total a pagar por cada uno de ellos.

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Ubíquese en el empleado que se desea revisar en forma detallada y digite ENTER.

El sistema muestra el detalle de toda la liquidación realizada.

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GENERACION PLANO DE LA PLANILLA UNICA GENERADA Esta opción se encarga de generar el archivo plano que podrá ser subido al sistema web del operador con que trabaja la organización. La opción se ejecuta en la siguiente ruta: Principal Nómina Planilla Unica de Aportes Genera Plano Planilla Unica. Esta opción solicita el año y el mes a generar.

Esta opción solicita los siguientes datos:

- Año y mes a generar: En formato AAAAMM - Sucursal: Código asignado a la sucursal que se reporta, normalmente 01 - Corrección (S/N): Indique por lo general una N, no corrección. - Forma de presentación. Normalmente única (U) - Fecha de proceso: Fecha en que se genera el archivo plano.

EL archivo generado queda ubicado en el directorio de datos, carpeta tempo, con el nombre PUAAAAMM.TXT, donde AAAAMM corresponde al año y mes generado.

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INFORMES GENERALES Las opciones contempladas en este menú, permiten consultar y listar la información que históricamente se ha ido almacenando en los archivos de nómina y de personal. Los Listados generales están catalogados de la siguiente manera: INFORMES DE ACUMULADOS: Estas opciones Permiten imprimir relaciones de ingresos y deducciones por diferentes conceptos. La información es extraída de los archivos de acumulados del sistema de nómina. Estos Informes son: RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Esta opción permite listar los acumulados por novedad entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de novedades a relacionar y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda. RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Esta opción permite listar los acumulados por empleado entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de empleados a relacionar, el rango de quincenas y el nivel de detalle del informe (S.- Detalla quincena por quincena, empleado por empleado; N.- Acumula el rango de quincenas y arroja un resumen por cada empleado). Las quincenas se identifican por el año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda. RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS Esta opción permite listar los acumulados por empleado (solo una relación de los devengados) entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de empleados a relacionar y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda. RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO Esta opción permite listar los acumulados por novedad y una relación detallada de los empleados que reportaron dicha novedad entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de novedades a relacionar, el rango de empleados y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda. RELACION DE ACUMULADOS GENERALES Esta opción permite listar un resumen general de los acumulados entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de quincenas y si se desea detallar o no el informe (S.- Detalla un resumen quincena por quincena; N.- Emite un solo acumulado general). Las quincenas se identifican por el

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año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda. INFORMES DE AUTOLIQUIDACION: !!! NOTA IMPORTANTE !!! Con la entrada en operación del sistema de Planilla Unica, estas opciones pierden su vigencia.) Estas opciones Permiten imprimir informes soporte para la autoliquidación de aportes al ISS, a los fondos de pensiones, a las EPS y a las ARP. Estos Informes son: LISTADO PARA ANALISIS Esta opción genera una sábana detallada de la autoliquidación empleado por empleado. Sin importar en que Fondo de pensiones, EPS o ARP se encuentre matriculado. Para generar este informe indíquele al sistema El Año y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como factor Prestacional del salario integral, El tope máximo para descuento de pensión y Salud y El valor del salario mínimo vigente para el mes a auto liquidar. LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAÑÍA Esta opción genera una sábana detallada de la autoliquidación empleado por empleado. Clasifica la información dependiendo de la compañía a la que los empleados estén afiliados. Para generar este informe indíquele al sistema El Año y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como factor Prestacional del salario integral, El tope máximo para descuento de pensión y Salud y El valor del salario mínimo vigente para el mes a auto liquidar. Para la correcta generación de este informe, es indispensable que los funcionarios estén correctamente asignados a las compañía de Ley 50 y ley 100 correspondientes. AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS Esta opción genera la autoliquidación para el seguro social (ISS) en el formato establecido para tal efecto por la entidad. Genera los archivos AUTOL CINTI y CINTF correspondientes. Para la correcta ejecución de este proceso tenga en cuenta los siguientes aspectos:

En el registro de control del SEGA, revise que estén correctamente diligenciados todos los parámetros del registro de control que se involucran con la autoliquidación de aportes. (Administración/ Registro de Control/ Nómina – Datos ISS)

Asegúrese de que estén correctamente asignados al ISS los empleados que son, dado que

el sistema los liquidará o excluirá dependiendo de la relación que ellos tengan en las compañías de Ley 50 y ley 100.

Asegúrese de que todos los pagos (quincenas, primas, bonificaciones, vacaciones y

novedades fuera de nómina) que afecten el mes en cuestión estén actualizadas.

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Confirme e indique los siguientes datos:

Año y mes a procesar. En formato AAAAMM Porcentaje de factor Prestacional para el salario integral Tope Máximo para descuentos de Ley 50 y ley 100. Salario mínimo Compañía que va a liquidar. Según la tabla de compañías de Ley 50 y ley 100.

Típicamente el seguro social se ha asignado al 001. Nit de la Empresa Dígito de Verirficación Sucursal de la empresa. Si tiene solamente una, digite 001. Dirección Código DANE del municipio (DIVIPOLA). Cinco dígitos que incluyen departamento y

municipio. Teléfono Número Patronal Número de radicación original en caso de correcciones Dígito de verificación de la radicación original Indique si es corrección o no. En caso de corrección indique si es parcial o total Indique la fecha del proceso

Los archivos generados son almacenados en el directorio <DATOS>/AUTOLIQ. CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS Esta opción permite conocer por pantalla los datos que se incluyeron en la autoliquidación realizada. Permite consultar los diferentes tipos de registros y el detalle de los mismos. Solamente permite consultar la Auto liquidación que esté disponible en ese momento dado que la información se carga de los AUTOL, CINTI y CINTF que existan en el sistema.

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CONSOLIDACIONES Estas opciones permiten imprimir informes de consolidación y proyecciones teniendo en cuenta la información que ha sido previamente procesada por el módulo de nómina. Estos Informes son: INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES Permite elaborar un informe de consolidación de Cesantías e Intereses a un corte determinado. El corte se le indica al sistema a través de una Año y mes que se digita en formato AAAAMM. Adicionalmente debe indicársele al sistema si la base para la consolidación es sobre 12 meses o sobre NN meses, donde NN es el corte que se está realizando. INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES Permite elaborar un informe de consolidación de vacaciones a un corte determinado. El corte se le indica al sistema a través de una fecha en formato AAAAMMDD. Adicionalmente debe indicársele al sistema el número de días de vacaciones que debe tomar como base para la liquidación. Para la correcta ejecución de este informe es indispensable que se le hubiere indicando al sistema al menos la última vacaciones que se le pagó al empleado. INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS Permite elaborar una proyección de los costos de la nómina para efectos de realizar presupuestos de años venideros y análisis de crecimiento de la planta de personal.

Indique al sistema los siguientes datos para realizar la proyección:

Año a proyectar Rango de nóminas que deben tomarse como base para los acumulados. Los rangos de

nómina deben darse en formato AAAAQQ inicial y AAAAQQ final donde AAAA es el año y QQ la quincena. Recuerde que un año tiene 24 quincenas.

Salario mínimo proyectado Porcentaje de incremento salarial sobre los sueldos actuales. Porcentaje de provisión para Cesantías Porcentaje de provisión para Intereses

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Porcentaje de provisión para vacaciones Porcentaje de provisión para primas Porcentaje de provisión para bonificaciones Porcentaje de provisión para pensión. La que asume la empresa Porcentaje de provisión para Salud. La que asume la empresa Porcentaje de provisión para ARP. Porcentaje de provisión para Fondo de Solidaridad. Cuando la empresa lo asume Porcentaje de aportes parafiscales Número de personas nuevas que se contratarán Salario promedio de las personas nuevas.

IMPRESIÓN DEL LIBRO DE VACACIONES Esta opción permite imprimir el Libro de vacaciones que legalmente debe ser llevado por las Organizaciones como parte integral de la gestión del recurso humano que se realiza. Para que este libro pueda ser impreso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Deben estar en el sistema TODOS los pagos de vacaciones que hubiere tenido un empleado.

CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE Para generar estos informes, el sistema le solicita al usuario los siguientes datos de entrada:

Periodo a certificar. Año de ingresos y retenciones que se desea certificar

Rango de empleados a certificar.

Número de copias a imprimir

Fecha de emisión de los certificados. En la medida en que los formatos van cambiando año a año, estas nuevas opciones se van incluyendo. CARTILLAS DE EMPLEADOS Bajo este grupo se asocia un conjunto de informes cuyo objeto es generar listas o relaciones de empleados. CARTILLA POR PUNTO DE PAGO Genera una relación de los empleados organizada por Punto de Pago. CARTILLA POR CODIGO Genera una relación de empleados organizada por código del empleado CARTILLA POR NOMBRE Genera una relación alfabética de empleados

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CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS Genera una relación de empleados ordenada por centro de costos CARTILLA POR CUADRILLA Genera una relación de empleados organizado por cuadrilla. CARTILLA POR LABOR Relación de empleados por cargo o labor CARTILLA POR FECHA DE INGRESO Genera una relación de empleados organizada por fecha de ingreso. CARTILLA POR FECHA DE RETIRO Genera una relación de empleados organizada por fecha de retiro. CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES Genera una relación de los empleados que a una fecha corte han adquirido derecho a que se les liquide vacaciones. CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA Genera una relación de los empleados que tienen contrato a término fijo y cuyo periodo de prueba está próxima a vencer.

INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Inicialización Archivos Nómina. DESCRIPCION. Esta opción permite crear en forma selectiva los directorios y archivos que necesita el módulo de nómina para su funcionamiento. OPERACIÓN. a.) Indique la clave de inicialización de

archivos de nómina, esta clave será encontrada en el Registro de Control del SEGA, en la categoría de claves; y su digitación en este punto tiene por objeto evitar la ejecución de esta opción en forma indebida; b.) Indíquele al SEGA que archivos desea crear y cuales no, normalmente debe marcarse todos con “S”, pero nosotros enviamos junto con la versión inicial, un conjunto de archivos basé (tabla de novedades, tabla de retenciones, etc) que recomendamos no sean creados, por lo tanto, utilice las marcaciones de creación predeterminadas; c.) confirme, mediante (S) o (N) la ejecución de la opción.

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