secretaría de gobierno coesposegobver.gob.mx/siptransparencia/adjuntos/20170425175404... ·...

Unidad Administrativa

COESPOSecretaría de Gobierno

ÍNDICE

Junio 2010

Manual Específico de Procedimientos

Presentación ................................................................................................................................................................ I

Estructura Orgánica .................................................................................................................................................... II

Simbología .................................................................................................................................................................. III

Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo ............................................................................................. IV

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos ........................................................................... 1

Trámite y afectación presupuestal por Transferencias y/o Recalendarizaciones ......................................... 5

Trámite y solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal ................................................................ 10

Cierre Presupuestal Anual ............................................................................................................................. 14

Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas ...................................................................... 18

Recepción y entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados ................................................ 21

Emisión y Pago de Cheques (Para Fondo Revolvente, sujetos a comprobar y pago de renta) ................ 25

Cancelación de Cheques................................................................................................................................. 34

Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados ....................................................................... 37

Reintegro de fondos ....................................................................................................................................... 45

Validación y Recepción de Documentación ...................................................................................................49

Creación y Actualización de Cuentas Contables ........................................................................................... 52

Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros ................................................................................. 55

Elaboración de la Conciliación Bancaria ........................................................................................................60

Contabilidad de la Editora de Gobierno .........................................................................................................64

Registro de Pólizas de Diario Mensuales ......................................................................................................69


COESPOSecretaría de Gobierno

ÍNDICE

Junio 2010


Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI) ............................ 72

Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos ...................................................................................... 75

Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos ............................................................................................................................80

Afectación presupuestal por servicios básicos .............................................................................................89

Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores ......................................94

Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores ................................................................... 97

Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría .............. 100

Firmas de Autorización ............................................................................................................................................... V


Secretaría de Gobierno

Junio 2010


I.PRESENTACIÓN



Junio 2010


PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos se formula con la finalidad de servir como un instrumento derespuesta a las necesidades de consulta, difusión y apoyo en la elaboración de los procedimientos de cada áreade la Unidad Administrativa, logrando que cada servidor público que integra la misma, pueda consultar lasetapas a seguir que conforma cada actividad en el ámbito de su competencia.

El objetivo principal del Manual es dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en laejecución de una función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y de lasactividades de manera narrativa y a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas. Asimismo la descrip-ción detallada de los lineamientos a seguir durante el proceso de toma de decisiones, para el logro de losobjetivos de las áreas de trabajo.

Otro objetivo es contribuir a que el ejercicio de las atribuciones de la Unidad Administrativa, se realicende manera ágil, eficiente y transparente mediante la delimitación precisa de responsabilidades, en su ámbito decompetencia y relaciones de coordinación para la ejecución de los procesos entre las distintas áreas de lamisma.

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento se mencionan a continuación:

Estructura Orgánica: Descripción gráfica, que señala de forma general la organización formal de laUnidad Administrativa, que muestra sus niveles de jerarquía, y las relaciones que guardan entre sí las áreas quela componen, para el ejercicio de las funciones que le competen.

Simbología: Se estipula la base para la elaboración de los diagramas de flujo.

Descripción de Procedimientos: Se plasma la narración teórica cronológica de los procedimientos decada área.

Diagramas de Flujo: Se representan gráficamente la descripción de los procedimientos, los cualesreflejan el desarrollo de la actividad, indicando a los responsables de la ejecución.

Firmas de Autorización: Se registran la firma autógrafa de autorización del Secretario de Gobierno, delJefe de la Unidad Administrativa quien elabora y del titular del área quien valida la información de los procedi-mientos.



Junio 2010


II. ESTRUCTURA ORGÁNICA



Junio 2010


ESTRUCTURA ORGÁNICA

OFICINA DEOFICIALÍA DE PARTES

DEPARTAMENTO DERECURSOS

FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DETECNOLOGÍAS DELA INFORMACIÓN

ENLACESADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES

UNIDADADMINISTRATIVA

OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

OFICINA DECONTABILIDAD

OFICINA DECUENTAS POR

PAGAR

OFICINA DEEVALUACIÓN

Y SEGUIMIENTO

OFICINA DEINFRAESTRUCTURA

Y SOPORTE TÉCNICO

OFICINA DE GOBIERNOELECTRÓNICO YDESARROLLO DEAPLICACIONES

OFICINA DENÓMINA DE

COMPENSACIÓN

OFICINA DENÓMINA DE BASEY DE CONTRATO

OFICINA DEIMPUESTOS Y

PRESTACIONES

OFICINA DEPLANEACIÓN YDESARROLLO

ORGANIZACIONAL

OFICINA DENÓMINA DE

COMPENSACIÓN

OFICINA DENÓMINA DE BASEY DE CONTRATO

OFICINA DEIMPUESTOS Y

PRESTACIONES

OFICINA DEPLANEACIÓN YDESARROLLO

ORGANIZACIONAL

OFICINA DEADQUISICIONES

OFICINA DECONTROL DEMAQUINARIA

OFICINA DEINVENTARIOS

OFICINA DESERVICIOSGENERALES

OFICINA DEADQUISICIONES

OFICINA DECONTROL DEMAQUINARIA

OFICINA DEINVENTARIOS

OFICINA DESERVICIOSGENERALES

OFICINA DEENLACE

DELEGACIONESADMINISTRATIVAS



Junio 2010


III. SIMBOLOGÍA



Junio 2010


SIMBOLOGÍA

TerminalIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de deci-siones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas overificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedi-miento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombrecorrespondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma permanente, se usa generalmente combinado conel símbolo “documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones;A AlfabéticoN NuméricoC Cronológico

Archivo ProvisionalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional, se rige por las mismascondiciones del archivo permanente.

ConectorRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana delmismo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama deflujo.



Junio 2010


PreparaciónIndica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior elnombre del mismo.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema InformáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o chequeRepresenta el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

AclaraciónSe utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

DisquetteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidadmagnética.



Junio 2010


IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS YDIAGRAMAS DE FLUJO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

1

Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa

Oficina de DesarrolloOrganizacional

Unidad AdministrativaDepartamento deRecuros Financieros

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Programar el ejercicio presupuestal anual, con base en las necesidades y metas a alcanzar porla Dependencia.

Los Lineamientos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos, será proporcionada porla Secretaría de Finanzas y Planeación a las Dependencias de acuerdo al Código Financiero y a las disposicionesaplicables.

Los documentos de apoyo contendrán las bases sobre las que se realizan los cálculos para cuantificar lasacciones del presupuesto, así como las políticas a considerar.

Se deberá entregar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en los plazos establecidos por esta, la informa-ción sobre su Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del año siguiente para su análisis.

La Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberárevisar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de las Dependencias durante el mes de Noviembre delaño anterior al que se presupueste, por lo que en caso necesario solicitará a la Dependencia aclaración omodificación del mismo.

La Secretaría de Finanzas y Planeación tendrá la facultad de formular los Anteproyectos de Presupuestode Egresos de las Dependencias que no sean presentados en los plazos establecidos.

La captura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, deberá realizarse en la Unidad Administrativade la Secretaría de Gobierno.

Los Documentos para Captura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, que la Unidad Presupuestaldeberá presentar son los siguientes:

- Cuadro Comparativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos firmado por el Titular y elEnlade o Delegado Administrativo.

- Base de Cálculo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos- Programa Operativo Anual con Indicadores, firmado por el Titular.

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Anual



2 Junio 2010


Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad

Oficina de Programacióny Presupuesto.

Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación mediante Oficio original, los Lineamientos parala Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos en CD.

Elabora un Programa de Captura original y 21 copias para las unidadespresupuestales.

Elabora Circular en original y 21 copias para cada unidad presupuestal me-diante el cual convoca a reunión, envía copia de la Circular a cada unidadpresupuestal y recaba acuse de recibo en el original, mismo que archiva demanera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Efectúa reunión con las unidades presupuestales, da a conocer losLineamientos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto deEgresos, entrega copia del Programa de Captura a cada unidad presupuestaly archiva el Programa de Captura original de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de las unidades presupuestales los Documentos para Captura origi-nales, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Accesa al Sistema para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresosy verifica que las unidades presupuestales hayan realizado correctamente lacaptura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

En caso de no ser correcta la captura:Solicita a las unidades presupuestales, realicen las correcciones necesarias.

Continúa con la Actividad No. 6

En caso de ser correcta la captura:Emite el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en un tanto de cadaunidad presupuestal y lo entrega a las mismas para autorización del Titular.

Pasa el tiempo.

1

2

3

4

5

6

6A

7



3 Junio 2010



Recibe de las unidades presupuestales, Oficio original y el Anteproyecto dePresupuesto de Egresos, en un tanto, autorizado por el Titular de cada uni-dad presupuestal, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.

Accesa al Sistema del Proyecto de Presupuesto de Egresos y emite en dostantos el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Sector y elaboraOficio original y copia.

Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio original junto con untanto del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Sector, recabaacuse de recibido en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológicadefinitiva con un tanto del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos delSector.

Pasa el tiempo.

Recibe mediante Oficio original de la Secretaría de Finanzas y Planeación elDesglose Programático del Presupuesto de Egresos en original.

Separa por unidad presupuestal y fotocopia el Desglose Programático delPresupuesto de Egresos original, mismo que archiva de manera cronológicadefinitiva.

Elabora Oficio en original y copia a la unidad presupuestal y envía junto conla fotocopia de su Desglose Programático del Presupuesto de Egresos,recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológicadefinitiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

8

9

10

11

12

13

Oficina de Programacióny Presupuesto


SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos

Vo.Bo,Unidad Administrativa

Revisión:Departamento de Recursos Financieros

Emisión:Unidad Administrativa

Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010

Autorización:Secretaría de Gobierno

4

UNIDADPRESUPUESTAL

PROGRAMA DECAPTURA

O

PROGRAMA DECAPTURA

1-21

EFECTÚA Y ENTREGA

¿ES CORRECTA LACAPTURA?

SOLICITA REALICENCORRECCIONES

EMITE Y ENTREGA

ANTEPROYECTO DEPRESUPUESTO DEEGRESOS

1T

NO

SI

CIRCULAR

O

CIRCULAR

1-21

RECIBE

ELABORA

PROGRAMA DECAPTURA

O-21

ELABORA, ENVÍA YRECABA ACUSE

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

UNIDADPRESUPUESTAL

LINEAMIENTOS PARALA ELABORACIÓNDEL PROYECTO DEPRESUPUESTO DEEGRESOS

INICIO

REUNIÓN

UNIDADPRESUPUESTAL

SISTEMA PARA LAELABORACIÓN DEL

PROYECTO DE PPTO.DE EGRESOS

ACCESA Y VERIFICA

UNIDADPRESUPUESTAL

UNIDADPRESUPUESTAL

UNIDADESPRESUPUESTALES

SISTEMA PARA LAELABORACIÓN DEL

PROYECTO DE PPTO.DE EGRESOS

ACCESA, EMITEY ELABORA

ANTEPROYECTODE PRESUPUESTODE EGRESOS DELSECTOR

2T OFICIO

O-1

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

PROYECTOPRESUPUESTO

DEEGRESOS

DEL SECTOR

1T

ENVÍA Y RECABA ACUSE

OFICIO

O

ANTEPRO-YECTO DE

PRESUPUESTODE

EGRESOSDEL SECTOR

1TOFICIO

1

RECIBE

DESGLOSEPROGRAMÁTICO DELPRESUPUESTO DEEGRESOS

O


SEPARA YFOTOCOPIA

DESGLOSEPROGRAMÁTICO DELPRESUPUESTO DEEGRESOS

O

PORUNIDADPRESUPUESTAL

ELABORA Y ENVÍA

OFICIO

ODESGLOSE

PROGRAMATICODE

PRESUPUESTODE EGRESOS

1OFICIO

1

FIN

DEEGRESOS

DEL SECTOR

1T

C

C

RECIBE

ANTEPROYECTODE PRESUPUESTO DE

OFICIO

O

EGRESOS

1T

C

ANTEPRO-YECTO DE

PRESUPUESTO

C

C

C

1

1

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

5



Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Presentar para el análisis y autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación los movi-mientos presupuestales que permitan adaptar la disponibilidad a la Dependencia para realizarlas erogaciones que satisfagan sus necesidades.

Trámite y afectación presupuestal por Transferencias y/o Recalendarizaciones.

Mensual

Las transferencias y recalendarizaciones solo serán autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La unidad presupuestal solo podrá tramitar modificaciones al presupuesto en cuanto a transferencias orecalendarizaciones, asignando el ejercicio y su código presupuestal previa autorización de la Unidad Administra-tiva de la Secretaría de Gobierno.

Las transferencias sólo podrán realizarse entre los capítulos 2000 (Materiales y Suministros), 3000 (ServiciosGenerales), 5000 (Maquinaria, Mobiliario y Equipo) y 1000 (Servicios Personales) este último sólo podrá modificarseentre partidas del mismo capítulo.

Las transferencias entre programas y unidades sólo se aceptarán cuando exista plena justificación delexcedente de recursos, sin perjuicio de los objetivos que persigue ese programa dentro de la unidad presupuestal.

La disminución a una determinada partida deberá analizarse a fondo, ya que no se aceptarán transferenciaspara reponer las disminuciones realizadas.

Los recursos de las partidas deberán agotarse antes de solicitar las transferencias.

El calendario inicial sólo podrá modificarse cuando exista justificación plena de que se realizarán los gastos enun período determinado, para llevar a cabo los objetivos que este persigue y no para adelantar disponibilidades.

Las transferencias y recalendarizaciones deberán contar con el Visto Bueno del Titular de la unidad presupuestal.

Las Solicitudes de Transferencias y/o Recalendarizaciones deberán estar plenamente avaladas por algúnhecho o circunstancia excepcional que justifique el trámite respectivo.



Normas

6




RevisiónEmisión

Junio 2010


Las transferencias y recalendarizaciones presupuestales serán tramitadas a través de la Unidad Administrati-va de la Secretaría de Gobierno de acuerdo a los Lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas yPlaneación.

La unidad presupuestal deberá ajustarse a la disponibilidad que exista en su presupuesto actualizado en lastransferencias y/o recalendarizaciones que tramite.

La unidad presupuestal deberá conceptuar el tipo de transferencia y/o recalendarización que necesite, llevan-do el control del mismo en el Formato debidamente autorizado por ésta.

Los movimientos de transferencias presupuestales sólo se tramitarán en los casos que la unidad presupuestalentregue la solicitud dentro de los plazos establecidos en el Calendario de Trámites del Departamento deRecursos Financieros del ejercicio que corresponda.



7 Junio 2010



1

2

3

4

5

5A

Recibe de las unidades presupuestales Oficio de Requerimiento original conla Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones original y el For-mato de Justif icación de Movimientos de Transferencias y/oRecalendarizaciones original respecto a la falta de disponibilidad presupuestal,para realizar transferencias y en su caso las recalendarizaciones necesarias.

Elabora Oficio de Solicitud en original y copia y Solicitud de Transferenciasy/o Recalendarizaciones del Sector, en dos tantos, para efectuar las modi-ficaciones requeridas y recaba las firmas correspondientes.

Envía a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaríade Finanzas y Planeación el Oficio de Solicitud en original junto con un tantode la Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector y elFormato de Justi f icación de Movimientos de Transferencias y/oRecalendarizaciones, original.

Recaba sello de recibido de la Dirección General de Programación y Presu-puesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en la copia del Oficio deSolicitud, la cual se archiva en forma cronológica temporal junto con un tantode la Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector, elOficio de Requerimiento original y la Solicitud de Transferencias y/oRecalendarizaciones, original.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaríade Finanzas y Planeación, Oficio de Respuesta original y verifica la informa-ción de autorización o rechazo en la Solicitud de Transferencias y/oRecalendarizaciones del Sector.

¿Autorizaron los movimientos presupuestales?

En caso de no autorizar los movimientos presupuestales:Elabora Oficio de Aviso en original y copia y envía a la Unidad Presupuestalla improcedencia de los movimientos requeridos entregando el original delOf ic io de Requer imiento y la Soli citud de Transferencias y/oRecalendarizaciones y archiva en forma cronológica definitiva la copia delmismo.

FIN.

Oficina de Programación yPresupuesto



8 Junio 2010



En caso de autorizar los movimientos presupuestales:Accesa al Subsistema de Presupuesto y afecta el presupuesto en las partidascorrespondientes.

Elabora Oficio de Aviso en original y copia en el cual informa a la UnidadPresupuestal las modificaciones realizadas, recaba sello de recibido y entregael original.

Ordena y archiva en forma cronológica definitiva la siguiente documentación:- Oficio de Requerimiento original.- Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones original.- Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector, un tan-to.- Oficio de Respuesta, original.- Oficio de Aviso, copia.


6

7

8




Trámite y Afectación Presupuestal por Transferencias y Recalendarizaciones






9

C

OFICIO DE AVISO

1

FIN

OFICIO DEREQUERIMIENTO

O SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O

RECALENDARIZACIONES

O

SUBSISTEMA DEPRESUPUESTO

SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O

RECALENDARIZACIONES

O


O

OFICIO

1

ELABORA Y RECABAFIRMAS

OFICIO DESOLICITUD

O-1

DIRECCIONGENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

¿AUTORIZARONMOVIMIENTOS

PRESUPUESTALES?

NO

ACCESA Y AFECTA

ELABORA, ENTREGAY RECABA SELLO

OFICIO DEAVISO

O-1

ORDENA

INICIO


SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O

RECALENDARIZACIONES

O

RECIBE

OFICIO

O

FORMATO DEJUSTIFICACION

O

ENVIA

OFICIO DESOLICITUD

O

RECIBE Y VERIFICAAUTORIZACIÓN

OFICIO DERESPUESTA

O

RECABA SELLO DERECIBIDO

OFICIO DESOLICITUD

1


OSOLICITUD DE

TRANSFERENCIASY/O

RECALENDARIZACIONES

O

C

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

ELABORA Y ENVÍA

UNIDADPRESUPUESTAL

OFICIO

O

FIN

UNIDADPRESUPUESTAL

SI

SOLICITUD DETRANSF. Y/O

RECALENDARIZACIONES

DEL SECTOR

2T


RECALENDARIZACIONES

DEL SECTOR

1T

FORMATO DEJUSTIFICACION

O


RECALENDARIZACIONES

DEL SECTOR

1T


RECALENDARIZACIONES

DEL SECTOR

1T

C


RECALENDARIZACIONES

DEL SECTOR

1TOFICIO DERESPUESTA

O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

10




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Efectuar movimientos presupuestales para incrementar la disponibilidad de partidas a solicitudde la unidad presupuestal, para el logro de sus objetivos y metas.

Trámite y solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal.

Eventual

El Proyecto de ampliación presupuestal original deberá contener los siguientes documentos debidamentefrimados por el Titular de la unidad presupuestal:

a) Base de Cálculo originalb) Cotizaciones en fotocopiac) Costos de mercado en fotocopiad) Justificación de la solicitud de ampliación, relacionada con los objetivos y metas establecidos en el

Programa Operativo Anual con Indicadores.

El Proyecto de ampliación presupuestal deberá presentarse a través de Oficio original, documentos quedeberán ser firmados por el Titular de la unidad presupuestal que la solicita.

El Proyecto de ampliación presupuestal deberá cumplir con los siguientes criterios:a) Racionalidadb) Coherencia con las metas establecidas en el Programa Operativo Anual con Indicadores.

El Oficio de respuesta remitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá contener los siguientesAnexos:

a) Descripción por partida y montob) Programa de cada unidad presupuestal afectada



11 Junio 2010



1

1A

2

3

3A

Recibe de la unidad presupuestal Oficio original con el Proyecto de Amplia-ción Presupuestal original y verifica que contenga los documentos requeri-dos.

¿El Proyecto de Ampliación Presupuestal contiene todos los documentosrequeridos?

En caso de no contener todos los documentos:Elabora Oficio en original y copia y turna a la unidad presupuestal el Proyec-to de Ampliación Presupuestal original a fin de que anexe los documentosfaltantes, entrega originales, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio,misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Continúa con la Actividad No.1

En caso de contener todos los documentos:Coteja de manera económica con el Departamento de Recursos Materiales losCostos de Mercado de bienes y servicios solicitados.

Verifica que los datos de la Base de Cálculo, Costos de Mercado, Cotizacio-nes y Justificación, cumplan con los criterios establecidos para el trámite ysolicitud de autorización de ampliación presupuestal.

¿Los datos cumplen con los criterios establecidos para el trámite y solicitudde autorización de ampliación presupuestal?

En caso de no cumplir con los criterios:Elabora Oficio en original y copia y turna a la unidad presupuetal el Proyectode Ampliación Presupuestal original a fin de que se realicen nuevamentelas Cotizaciones y corrijan los Costos de Mercado, entrega originales, reca-ba acuse de recibido en la copia del Oficio, mismo que archiva de maneracronológica definitiva.





12 Junio 2010




4

5

5A

6

7

En caso de cumplir con los criterios:Fotocopia en un tanto el Proyecto de Ampliación Presupuestal original,elabora el Oficio de Datos Correctos en original y dos copias, y envía eloriginal a la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con el Proyecto deAmpliación Presupuestal original, y turna la primer copia del Oficio a launidad presupestal, recaba sello de recibido en la segunda copia la cual archi-va en forma cronológica definitiva con la fotocopia del Proyecto de Amplia-ción Presupuestal.

Pasa el tiempo

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio de Respuesta origi-nal y Anexos originales y verifica que haya sido autorizada la ampliaciónpresupuestal.

¿Es autorizada la ampliación presupuestal?

En caso de no ser autorizada la ampliación presupuestal:Elabora Oficio de Aviso en original y copia, y turna a la unidad presupuestalpara informar el rechazo de autorización de la ampliación presupuestal solici-tada, recaba sello de recibido en la copia misma que archiva de maneracronológica definitiva.

FIN.

En caso de ser autorizada la ampliación presupuestal:Accesa al Subsistema de Presupuesto y consulta que haya sido cargada laampliación presupuestal, basándose en la información que contienen losAnexos originales, los cuales archiva de manera cronológica definitiva con elOficio de Respuesta original.

Elabora Oficio de Notificación de Autorización de la Ampliación en origi-nal y copia, y turna a la unidad presupuestal el original, para informar laautorización de la ampliación, recaba acuse de recibido en la copia archiván-dola en forma cronológica definitiva.




Tramite y Solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal






13


UNIDADPRESUPUESTAL

PROYECTODE AMPLIACIÓNPRESUPUESTAL

1 OFICIO

2

UNIDADPRESUPUESTAL

UNIDADPRESUPUESTAL

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

PROYECTO DEAMPLIACIÓN

OFICIO

O

¿CONTIENE LOSDOCUMENTOSREQUERIDOS?

NO

SI

OFICIO DERESPUESTA

O ANEXOS

O

RECIBE Y VERIFICAAUTORIZACIÓN

SEFIPLAN


¿ES AUTORIZADA LAAMPLIACÍON?

ACCESA Y CONSULTA

ELABORA Y ENVÌA

OFICIO DE NOTIFICACIONDE AUTORIZACIÓNDE LAAMPLIACIÓN

O

NO

SI

ELABORA Y TURNA

OFICIO DEAVISO

O OFICIO DEAVISO

1

UNIDADPRESUPUESTAL

FINOFICIO DERESPUESTA

O ANEXOS

O

OFICIO DENOTIFICACIONAUTORIZACIÓN

AMPLIACIÓN

1

UNIDADPRESUPUESTAL

FIN

1

ELABORA, TURNA YRECABA ACUSE


O

OFICIO

O

OFICIO

1

1

C

COTEJA

COSTOS DEMERCADO

1

DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

COTIZACIONES

1

COSTOS DEMERCADO

1

BASE DECÁLCULO

O

VERIFICA

JUSTIFICACIÓN

O

¿LOS DATOS CUMPLENCON LOS CRITERIOS

ESTABLECIDOS?

NO

SI

1

ELABORA, TURNA YRECABA ACUSE


O

OFICIO

O

OFICIO

1

C

FOTOCOPIA, ELABORA,TURNA Y RECABA ACUSE

PROYECTO DEAMPLIACIÓNPRESUPUESTAL

O

C

OFICIO

O OFICIO

1

UNIDADPRESUPUESTAL

C

C

C

PRESUPUESTAL

O

DE LA

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

14




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Realizar depuraciones de las afectaciones presupuestales aplicadas en el mes para el cierre delpresupuesto ejercido.

La unidad presupuestal deberá realizar sus afectaciones presupuestales a mas tardar el día último del mesde Diciembre para llevar a cabo el cierre presupuestal, el cual sólo procederá una vez depuradas las inconsistenciasde las afectaciones del presupuesto.

Los listados de avance presupuestal, mensual o anual, deberán mostrar la situación presupuestal de laDependencia reflejando sus saldos actualizados.

La unidad presupuestal enviará a la Dirección de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzasy Planeación dentro de los cinco días siguientes a la fecha del corte presupuestal, los informes de avancepresupuestal para realizar la conciliación de los recursos ministrados contra los recursos ejercidos.

Cierre Presupuestal Anual.

Anual



15 Junio 2010



1

1A

1A.1

2

3

4

Consulta dentro del Subsistema de Presupuesto los saldos de las unidadespresupuestales y verifica las aplicaciones realizadas en el Subsistema de Cuen-tas por Pagar en cuanto a la coincidencia de las partidas de cada movimiento,y revisa las afectaciones presupuestales por pago de la Nómina y ChequesCancelados.

¿Es correcta la aplicación?

En caso de no ser correcta la aplicación:Elabora Oficio de Inconsistencias en original y copia para que la unidadpresupuestal realice las aclaraciones pertinentes , recaba acuse de recibo enla copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la unidad presupuestal el Oficio de Aclaración original, de losmovimientos aplicados con las correcciones efectuadas, mismas que archivade manera cronológica definitiva.


En caso de ser correcta la aplicación:Accesa al Subsistema de Presupuesto y supervisa el proceso de cierre.

Emite a través del Subsistema de Presupuesto los siguientes reportes y revisaque estén completos y su información sea la correta.

- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, tres tantos.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, dos tantos.- Listado por Partidas de Afectaciones Presupuestales, un tanto.- Listado de Órdenes de Compra, un tanto.

Elabora Oficio de Envío en original y dos copias.




16 Junio 2010



Distribuye los siguientes documentos:

A la Dirección General de Programación y Presupuesto:

- Oficio de Envío original- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, un tanto.

A la unidad presupuestal:

- Copia del Oficio de Envío.- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado por Partida de Afectaciones Presupuestales, un tanto.- Listado de Ordenes de Compra, un tanto.

Para el archivo cronológico temporal del área:

- Copia del Oficio de Envío, donde recaba acuse de recibido.- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, un tanto.


5Oficina de Programacióny Presupuesto



Cierre Presupuestal Anual






17

DISPONIBILIDADANUAL

1T

LISTADODE OBJETODEL GASTO

LISTADO DEAVANCE

PRESUPUESTALPOR PARTIDA

ANIVEL SECTOR

1T

OFICIO DEENVÍO

2

C

LISTADO DEÓRDENES DECOMPRA

1T

DISPONIBILIDADANUAL

1T


OFICIO DE ENVÍO

O

DISPONIBILIDADANUAL

1T


LISTADOAVANCE

PRESUPUESTALPOR PARTIDA

ANIVEL SECTOR

1T

OFICIO DE ENVÍO

O



CONSULTA Y VERIFICAAPLICACIONES

SUBSISTEMA DECUENTAS POR

PAGAR

¿ES CORRECTA LAAPLICACIÓN?

NO ELABORA Y RECABAACUSE

OFICIO DEINCONSISTENCIAS

O

UNIDADPRESUPUESTAL

OFICIO1

RECIBE

OFICIO DEACLARACIÓN

O

1

ACCESA Y SUPERVISAPROCESODE CIERRE

1

ELABORA

LISTADO POR


LISTADO DE OBJETODEL GASTO

DISPONIBILIDADANUAL

3TLISTADO DE

AVANCEPRESUPUESTAL

POR PARTIDA ANIVEL SECTOR

2T

EMITE Y REVISA

AFECTACIONESPPTALES.

1T

LISTADO PORPARTIDAS DE


1T

FIN

INICIO

UNIDADPRESUPUESTAL

SI

OFICIO DE ENVÍO

O-2

DISTRIBUYEY RECABA ACUSE

OFICIO DEENVÍO

1

DIRECCIÓNGENERAL DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

UNIDADPRESUPUESTAL

C

AFECTACIONESPPTALES.

1T

LISTADO PORPARTIDAS DE

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

18




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Realizar la afectación presupuestal por concepto de pago de arrendamiento de inmuebles utili-zados por la Dependencia.

Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas.

Mensual

Los Contratos de Arrendamiento se tramitarán a través de la Unidad Administrativa y se formalizarán conel representante legal o dueño del inmueble.

Los Contratos de Arrendamiento deberán contener el Registro Federal de Contribuyentes para expedir laContancia de Retención correspondiente.

Se deberá contar con disponibilidad presupuestal para tramitar el pago de los Contratos de Arrendamien-to.

El Contrato de Arrendamiento deberá estar debidamente firmado por el Arrendador y el Arrendatario ysustentado con el Dictamen de Rentabilidad.



19 Junio 2010



1

2

2A

3

4

5

6

Recibe de las Unidades Presupuestales el Contrato de Arrendamiento origi-nal.

Accesa al Sistema de Rentas y verifica los registros existentes, con base en lainformación del Contrato de Arrendamiento original.

¿Existe registro del Contrato de Arrendamiento?

En caso de no existir el registro del Contrato de Arrendamiento:Accesa al Sistema de Rentas y realiza el alta correspondiente de acuerdo a losdatos contenidos en el Contrato de Arrendamiento original, para grabar lainformación.


En caso de existir el registro del Contrato de Arrendamiento:Accesa al Sistema de Rentas y realiza la modificación correspondiente de acuer-do a los datos contenidos en el Contrato de Arrendamiento original.

Genera y emite dentro del Sistema de Rentas el Listado Mensual de Rentasen dos tantos y archiva el Contrato de Arrendamiento original de maneracronológica definitiva.

Accesa al Sistema Rentas y afecta presupuestalmente el importe mensualpor los arrendamientos de las Unidades Presupuestales.

Entrega un tanto del Listado Mensual de Rentas a la Oficina de Contabilidadpara trámite y recaba sello de recibido en otro tanto archivándolo de maneracronológica definitiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Conecta con el procedimiento Emisión y Pago de Cheques (para FondoRevolvente, Sujetos a Comprobar y Pago de Rentas).




Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas






20

CONTRATO DEARRENDAMIENTO

O


O


O


O

INICIO

RECIBE

SISTEMA DE

RENTAS

ACCESA Y VERIFICAREGISTRO

¿EXITE REGISTRO?NO

SI

SISTEMA DERENTAS

ACCESA Y REALIZAEL ALTA

SISTEMA DERENTAS

ACCESA Y REALIZAMODIFICACIÓN DE DATOS

LISTADOMENSUAL DERENTAS

2T

SISTEMA DERENTAS

GENERA Y EMITE


1T LISTADOMENSUAL DERENTAS

1T


ENTREGA PARA TRÁMITEY RECABA SELLO

DE RECIBIDO

FIN

UNIDADPRESUPUESTAL

1

1


O

C

ACCESA Y AFECTA

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (PARA FONDO REVOLVENTE,SUJETOS A COMPROBAR Y PAGO DE RENTAS

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

21




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Informar y entregar copias de solicitud de comprobación de recursos ministrados.

Las Solicitudes Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación Comprobatoriaoriginal las deberá recibir de la Oficina de Cuentas por Pagar junto con el Listado de Órdenes de Pago.

Deberá validar los folios pagados del Listado de Pago a Proveedores contra el Listado de Órdenes dePago para dar de baja lo pagado anotando la fecha.

Deberá elaborar un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago para identificar los documentos pendien-tes de pago, los enviados al archivo y los pendientes de integrar.

Recepción y entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados.

Periódica



22 Junio 2010



1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Solicitud Comprobación deRecursos en original y copia, la Documentación Comprobatoria en original,el Listado de Órdenes de Pago (emitido por el Sistema Integral de Adminis-tración Financiera del Estado de Veracruz) en original y el Listado de Pago aProveedores original.

Suma los importes de los folios del mismo número de Solicitud Comproba-ción de Recursos, en original y copia, y valida contra los folios e importes deListado de Órdenes de Pago en original que se reciben.

Elabora un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago en original, delListado de Órdenes de Pago original, capturados en el día por fondorevolvente y pago directo para su control.

Verifica el número de la Solicitud Comprobación de Recursos en original ycopia, que fue pagada y que se descarga del Concentrado de Folios deÓrdenes de Pago original capturados y del Listado de Órdenes de Pagooriginal anotando la fecha de pago.

Anota el número de documento de pago en la copia y original de la SolicitudComprobación de Recursos separando las copias por unidad presupuestal.

Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original, quecontiene el detalle de la Solicitud Comprobación de Recursos en copia,misma que entrega a la unidad presupuestal, recaba acuse de recibido en laRelación de Solicitud Comprobación de Recursos original y archiva demanera cronológica temporal.

Sella de pagado la Solicitud de Comprobación de Recursos original y laDocumentación Comprobatoria original agrupándola por fecha y proveedory/o unidad presupuestal, de acuerdo al Listado de Pago a Proveedores origi-nal.

Verifica que la Solicitud Comprobación de Recursos original y la Docu-mentación Comprobatoria original contenga las firmas requeridas y validaque esté completa, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrati-va.

Pasa el tiempo.

Oficina de Contabilidad



23 Junio 2010



Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Listado de lo Ministradooriginal que contiene los pagos mensuales de proveedores y unidadespresupuestales.

Coteja el Listado de lo Ministrado original contra el Listado de Pago a Pro-veedores original y elabora Relación de Diferencias original.

Elabora Oficio en original y copia y envía junto con la Relación de Diferen-cias original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación, dondesolicita los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, reca-bando acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológicadefinitiva con el Listado de lo Ministrado original y el Listado de Pago aProveedores original.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio origi-nal con los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, verificay archiva de manera cronológica definitiva.


9

10

11

12




Recepción y Entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados






24

INICIO

RECIBE

SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS

O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

O LISTADO DEÓRDENES DEPAGO

OLISTADO DE

PAGO APROVEEDORES

O


PAGAR

LISTADO DEÓRDENES DEPAGO

O

SUMA Y VALIDA


O-1


O

ELABORA

CONCENTRADODE FOLIOS DEÓRDENES DEPAGO

O


1

ANOTA No. DOCUMENTODE PAGO Y SEPARA


O

LISTADO DEPAGO APROVEEDORES

O


1

ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE

RELACIÓN DESOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS

O

UNIDADPRESUPUESTAL

C

DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

O

SELLA DE PAGADOY AGRUPA

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS

O

FECHA YPROVEEDOR Y/O

UNIDADPRESUPUESTAL


O

VERIFICA FIRMAS,VALIDA Y ORDENA


O

C

RECIBE

LISTADO DE LOMINISTRADO

O

SEFIPLAN

TESORERÍA DELA SEFIPLAN


O


O

OFICIO

1

RELACIÓN DEDIFERENCIAS

O

OFICIO

O

RELACIÓN DEDIFERENCIAS

O


O

COTEJA Y ELABORA


O

ELABORA Y ENVÍA

RECIBE Y VERIFICA

OFICIO

O LISTADOS DELAS DIFERENCIAS

Y/O ACLARACIONES

0

FIN

VERIFICA Y ANOTA LAFECHA DE PAGO


O-1

LISTADO DEORDENES DE

PAGO

O

CONCENTRADODE FOLIOS DE

ÓRDENES DEPAGO

O

C

TESORERÍA DELA SEFIPLAN

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

25




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Emitir y entregar cheques para cubrir los gastos por concepto de fondo revolvente y rentas.

Emisión y Pago de Cheques (Para Fondo Revolvente, sujetos a comprobar y pago derenta).

Periódica

La Unidad Administrativa elaborará Cheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujeto a Comprobar anombre de la Secretaría de Gobierno por los gastos de la misma y de las siguientes Unidades Presupuestales:Contraloría Interna, Dirección General Jurídica de Gobierno, Dirección General del Sistema Estatal de Becas eInstituto Veracruzano del Transporte.

La Secretaría de Finanzas y Planeación elaborará los Cheques por concepto de rentas.

Se anexará a la Póliza Cheque copia de la Solicitud Comprobación de Recursos antes de elaborar losCheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujetos a Comprobar.

Los datos de los folios pagados por concepto de Fondo Revolvente que deberán contener los Cheques seránobtenidos del Reporte de Pago a Proveedores del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, cada vez que se efectúe un pago.

Los datos para elaborar Cheques por concepto de arrendamiento se obtendrán del Listado Mensual deRentas que genera la Oficina de Programación y Presupuesto, asimismo a solicitud expresa a través de Oficio delTitular de la Unidad Presupuestal le serán entregados los cheques para su correspondiente distribución, reci-biendo posteriormente de la unidad presupuestal, la Comprobación de dichos Cheques.

La Póliza Cheque deberá llevar el número de Cheque al que corresponda.



Normas

26


Oficina de Planeación yDesarrollo Organizacional


RevisiónEmisión

Junio 2010


Un Cheque deberá cancelarse cuando presente error en su emisión o se manifieste que los datos sonincorrectos previa autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

Los beneficiarios de un Cheque será la Unidad Presupuestal y arrendadores de inmuebles.

La entrega de Cheques se realizará con la devolución de la copia de Solicitud de Comprobación deRecursos expedida por la Unidad Presupuestal.

Los Cheques sólo serán entregados cuando la Comprobación de los Gastos esté completa y bien requisitadade acuerdo a la norma que aplica ya sea de Fondo Revolvente Sujetos a Comprobar o Pago de Rentas.

Para el cobro de Cheques por concepto de rentas deberá presentar original y copia de la Credencial del IFE,en caso de apoderados deberá dar el original de la Carta Poder y copia de las Credenciales de las personas quefirman, entregando el Cheque contra la recepción del recibo de arrendamiento debidamente requisitado y reca-bando la firma y la fecha en la Póliza Cheque.

Los Paquetes para envío de Cheques foráneos se deberán integrar con los siguientes documentos:

- Formato Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 o 4 original.- Cheque original- Póliza cheque original- Constancia de retención original y copia- Oficio por municipio original



27 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar Listado de Pago a Proveedororiginal emitido del Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz que contiene los números de la Orden de Pago e importe, docu-mento y fecha de pago del Fondo Revolvente y para el Sujeto a Comprobarasí como la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia.

Recibe Listado Mensual de Rentas original y copia así como Constancia deRetención, original y copia, de la Oficina de Programación y Presupuesto conlos nombres, importes, locales arrendados y ciudades de pago.

De los documentos recibidos, verifica el concepto por el que se elaborará elCheque.

¿Se elaborará Cheque para pago de renta de inmuebles o de FondoRevolvente?

En caso de ser Cheque para pago de renta:Elabora y envía mediante Oficio original y copia, el Listado Mensual deRentas original a la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría deFinanzas y Planeación para el trámite de los cheques, recaba acuse de recibi-do en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría de Finan-zas y Planeción a través de Oficio original la Relación de Cheques originaly Cheques originales y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva.

Elabora Póliza Cheque original, para recabar acuse de recibido del arrenda-dor.

Valida la Relación de Cheques original contra la copia del Listado Mensualde Rentas, documentos que archiva de manera cronológica definitiva.

Identifica, separa y verifica los Cheques originales locales de los foráneos.

¿Son Cheques para pagos locales o foráneos?

En caso de ser locales:Recibe del arrendador el Recibo de Arrendamiento original y verifica quecontenga los datos correctos.

¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento?

1

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

3A.4

3B



28 Junio 2010



Oficina de Contabilidad En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Devuelve el Recibo de Arrendamiento original al arrendador.

Pasa el tiempo.

Continúa con la Actividad No. 3B

En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Entrega al arrendador Cheque original y Constancia de Retención original yrecaba firma de recibido en la Póliza Cheque original y en la copia de laConstancia de Retención.

Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva deforma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de laConstancia de Retención para su custodia.

FIN.

En caso de ser foráneos:Separa los Cheques por municipio, elabora Oficio original y copia para suenvío.

Elabora los formatos Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 en original y copia.

Integra Paquetes y los envía al Departamento de Enlace con las Oficinas deHacienda del Estado y archiva la copia del Oficio con las copias del formatoRuta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe mediante Oficio original de las Oficinas de Hacienda del Estado, PólizaCheque original, debidamente firmada por el arrendador, Constancia de Re-tención en copia, debidamente firmada y Recibo de Arrendamiento originaly verifica que contenga los datos correctos.

¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento?

En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal, donde notificalos datos incorrectos, fotocopia el Recibo de Arrendamiento Incorrecto enun tanto, entrega y recaba acuse de recibo en la copia, misma que archiva demanera cronológica definitiva.

3C

3D

3D.1

3E

3E.1

3E.2

3E.3

3E.3.1



29 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Pasa el tiempo.

Recibe de la Unidad Presupuestal Oficio original con el Recibo de Arrenda-miento Correcto y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva.

Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal y envía juntocon el Recibo de Arrendamiento Incorrecto original, recaba acuse de reci-bido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Continúa con la Actividad No. 3E.4

En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva deforma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de laConstancia de Retención y el Oficio original para su custodia.

FIN.

En caso de ser Cheque para pago de fondo revolvente o sujeto a comprobar:Elabora la Solicitud de Cheque original y emite Cheque original junto con laPóliza Cheque original.

¿El cheque se emitió correctamente?

En caso de no haberse emitido correctamente:Verifica el error en la emisión de Cheque original y su Póliza Cheque original,sella de cancelado ambos documentos y archiva de manera cronológica defi-nitiva para su custodia.


En caso de haberse emitido correctamente:Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titularde la Unidad Administrativa en el Cheque original.

3E.3.2

3E.3.3

3E.4

4

4A

5



30 Junio 2010



Anota en forma manual con tinta roja en la parte superior derecha de laSolicitud Comprobación de Recursos original el número de cheque.

Conecta con el procedimiento Recepción y Entrega de Solicitud Comprobaciónde Recursos Ministrados.

Entrega al beneficiario Cheque original, recaba firma en Póliza Cheque origi-nal y archiva de forma cronológica definitiva para su custodia.


6

7




Emisión y pagos de cheques (Para Fondo Revolvente sujeto a comprobar y Pago de Renta)






31

C

RUTA DEENVÍO ZONAS1, 2, 3 Y 4

1

OFICIO

1

OFICIO

O

INICIO

RECIBE


O


PAGAR


O-1


RECIBE


O-1CONSTANCIADE

RETENCIÓN

O-1

RECIBE

OFICIO

O RELACIÓNDE CHEQUES

O

CHEQUES

O

SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA

ELABORA

PÓLIZACHEQUE

O

VALIDA

RELACIÓN DECHEQUES

O


1

IDENTIFICA, SEPARAY VERIFICA

CHEQUES

O

¿SON LOCALESO FORÁNEOS?

FORÁNEOS

LOCALESC

SEPARA Y ELABORA

CHEQUES

O OFICIO

O-1

POR MUNICIPIO

ELABORA


O-1


O

INTEGRA Y ENVÍAPAQUETES

B

¿CHEQUE PARA PAGO DEFONDO REVOLVENTE O

DE RENTA?

RENTA

FONDOREVOLVENT

E

SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA

ELABORA Y ENVÍA

OFICIO

O LISTADOMENSUAL DERENTAS

O

OFICIO

1

ELABORA Y EMITE

SOLICITUD DECHEQUE

OCHEQUE

O PÓLIZACHEQUE

O

A

1

VERIFICA CONCEPTO

C

DEPARTAMENTO DEENLACE CON LASOFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO

C

C









32

RECIBO DEARRENDAMIENTO

O PÓLIZACHEQUE

OCONSTANCIA

DE RETENCIÓN

1

FIN

B


O

CONSTANCIADE RETENCIÓN

1

PÓLIZA CHEQUE

O

OFICIO

O

RECIBE

SELLA DE PAGADO

OFICIO

O

OFICINAS DEHACIENDA DEL

ESTADO

C

CHEQUE

O

A

¿EL CHEQUE SE EMITIÓCORRECTAMENTE?

NO

SI

VERIFICA EL ERROR,Y SELLA DE CANCELADO

CHEQUE

OPÓLIZA CHEQUE

O

RECABA FIRMAS

JEFE DEL DEPTO.DE REC. FINANC.Y TITULAR U.A.

ENTREGA Y RECABAFIRMA

CHEQUE

OPÓLIZA CHEQUE

O

BENEFICIARIO

FIN

C

1

NÚMERO DECHEQUE EN LA

PARTE SUPERIORDERECHASOLICITUD

COMPROBACIÓNDE RECURSOS

O

ANOTA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTORECEPCIÓN Y ENTREGA DESOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS MINISTRADOS

C

¿SON CORRECTOS LOSDATOS?

NO

SI

UNIDADPRESUPUESTAL

OFICIO

O

ELABORA, FOTOCOPIAY RECABA ACUSE


1 OFICIO

1

UNIDADPRESUPUESTAL

C

OFICIO

O

RECIBE


UNIDADPRESUPUESTAL

CORRECTO

O

C

OFICIO

O

ELABORA, ENVÍAY RECABA ACUSE

RECIBO DEARRENDAMIENTOINCORRECTO

OOFICIO

1

C

3

3









33

ARRENDADOR

RECIBE Y VERIFICADATOS


O

ARRENDADOR

C

¿SON CORRECTOS LOSDATOS?

NO

SI

DEVUELVE


O

ARRENDADOR

2

ENTREGA Y RECABAFIRMA

CHEQUE

O CONSTANCIADE RETENCIÓN

O PÓLIZACHEQUE

O

2

CONSTANCIADE RETENCIÓN

1

SELLA DE PAGADO


O PÓLIZACHEQUE

OCONSTANCIA

DE RETENCIÓN

1

FIN

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

34




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Realizar la cancelación de los cheques emitidos erróneamente.

La cancelación de Cheques se realizará cuando algún beneficiario (arrendador o representante de la unidadpresupuestal) reciba un Cheque y manifieste que los datos son incorrectos y cuente con la autorización del Jefedel Departamento de Recursos Financieros.

El Cheque deberá tener legible el sello de cancelado.

Cancelación de Cheques.

Permanente



35 Junio 2010



Oficina de Contabilidad 1

2

3

4

Verifica en el Cheque original y la Póliza Cheque original el error.

Sella de cancelado el Cheque original y la Póliza Cheque original.

Emite el Cheque Corregido original y la Póliza Cheque Corregida original,entrega al beneficiario el Cheque Corregido original y procede a archivar demanera cronológica definitiva la Póliza Cheque Corregida original.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Cheque Cancelado yPóliza Cheque Cancelada originales para su custodia.




Cancelación de cheques






36

INICIO

VERIFICA EL ERROR

CHEQUE

OPÓLIZA CHEQUE

O

EMITE Y ENTREGA

CHEQUECORREGIDO

O PÓLIZA CHEQUECORREGIDA

O

¿FUE AUTORIZADA LACANCELACIÓN?

NO

SI

ENTREGA

CHEQUE

OPÓLIZA CHEQUE

O

BENEFICIARIO

FIN

SELLA DE CANCELADO

CHEQUE

OPÓLIZA CHEQUE

O

ORDENA

CHEQUECANCELADO

OPÓLIZA CHEQUECANCELADA

OC

FIN

SOLICITA AUTORIZACIÓNJEFE DELDEPARTAMENTO DE RECURSOSFINANCIEROS

BENEFICIARIO

C

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

37




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Emisión, entrega y comprobación de Cheques Prefirmados.

Emitir cheques para el pago de estímulo a estudiantes destacados beneficiados por el ProgramaEstatal de Becas, entregarlos a la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recibir lacomprobación de los mismos.

La Emisión de Cheques Prefirmados únicamente se realizará para el pago de "Estímulo a EstudiantesDestacados ".

La Dirección General del Sistema Estatal de Becas, remitirá a la Dirección General de Innovación Tecnológicade la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de Oficio, la Base de Datos de los beneficiarios del ProgramaEstatal de Becas, mismo que señalará periodo, total de beneficiarios y monto de la misma, y deberá turnar copiade conocimiento a la Unidad Administrativa de la Secretaría de Gobierno, inclusive en aquellos casos en quedicha base deba modificarse.

Del Listado de Órdenes de Pago autorizado por la Oficina de Cuentas por Pagar, se validará contra la Basede Datos del Programa de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación la siguiente información:

- Número de Orden de Pago- Periodo de Pago- Número de cheques a expedir- Monto de la Orden de Pago

La Póliza Cheque deberá contener el número de folio del Cheque Prefirmado al que corresponda, nombre,fecha e importe.

La cancelación de un Cheque Prefirmado deberá realizarse cuando presente error en su emisión.

Para la entrega y comprobación de los Cheques Prefirmados, se estará a lo establecido en los Lineamientospara la Entrega y Comprobación de los Cheques del Programa de Becas.

El Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado Definitivo será el que contengalos datos de la comprobación total del a emisión de Cheques Prefirmados.

Mensual y Semestral



38 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar copia del Listado de Órdenes dePago y copia de la Orden de Pago.

Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, copia del Oficiode Envío de la Base de Datos a la Dirección General de Innovación Tecnoló-gica de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno-lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde solicita se inicie elproceso de generación de información en el Programa de Caja, Módulo deBecas, con la base de datos enviada por la Dirección General del SistemaEstatal de Becas, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma quearchiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe Oficio de Notificación original de la Dirección General de InnovaciónTecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se informa elnúmero secuencial del proceso, número de Cheques Prefirmados y monto, yvalida con la copia del Oficio de envío de la Base de Datos y archiva elOficio de Notificación de manera cronológica definitiva.

¿Es correcta la información?

En caso de no ser correcta la información:Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno-lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del cual se informasobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias,acusa de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica defi-nitiva.

Continúa con la Actividad No. 4.

En caso de ser correcta la información:Accesa al Programa de Caja, Módulo de Becas y captura el número de cuentabancaria, fecha, número de quincena, número inicial de cheque, tipo de che-que, número de orden de pago y número de proceso de emisión a generar.

1

2

3

4

4A

5



39 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Accesa al Programa de Caja , Módulo de Reportes e imprime el Reporte Esta-dístico de Cheques en un tanto, mismo que valida contra la copia de laOrden de Pago la siguiente información:- Número de Orden de Pago- Periodo de pago- Número de Cheque a expedir- Monto de la Orden de Pago

¿Es correcta la información?

Es caso de no ser correcta:Elabora Oficio en original y copia mediante el cual informa a la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeaciónsobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias,entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma que archiva de maneracronológica definitiva.


En caso de ser correcta:Archiva el Reporte Estadístico de Cheques en un tanto de manera cronológicadefinitiva junto con la copia del Listado de Órdenes de Pago, la copia de laOrden de Pago y copia del Oficio de Envío de la Base de Datos.

Accesa al Programa de Caja, Apartado Becas, Opción Reportes y emite Oficiospor Municipio en dos tantos con los siguientes datos: número de cheque,beneficiario, importe por cheque, cantidad total de cheques ChequePrefirmados y monto y elabora Concentrado de Seguimiento de ChequesPrefirmados con el número de Cheques Prefirmados por Municipio y mon-to por municipio en dos tantos y conserva el archivo magnético de maneratemporal.

Accesa al Programa de Caja, Apartado Reportes, Opción Cheques y emite losCheques Prefirmados originales con Póliza Cheque original y verifica que elnúmero progresivo del Cheque Prefirmado generado por el Sistema coincidacon el consecutivo de la forma valorada.

¿Se emiten correctamente los Cheques Prefirmados?

6

6A

7

8

9



40 Junio 2010



Oficina de Contabilidad En caso de no haberse emitido correctamente:Accesa al Programa de Caja, Apartado Procesos, Opción Cambio de Númeropara cancelar el número erróneo y asignar nuevo número al ChequePrefirmado y Póliza Cheque, sella de inutilizado el Cheque Prefirmadooriginal y la Póliza Cheque original erróneos y archiva de manera cronológicadefinitiva.


En caso de haberse emitido correctamente:Integra un tanto del Oficio por Municipio junto con los Cheques Prefirmadosoriginales con la Póliza Cheque original correspondiente y archiva el segundotanto del Oficio por Municipio de manera cronológica temporal.

Elabora Oficio de Notificación de Conclusión del Proceso de Emisión deCheques Prefirmados en original y dos copias, entrega original al Titular dela Dirección General del Sistema Estatal de Becas, una copia al Enlace Admi-nistrativo de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recaba acusede recibo en la segunda copia, misma que archiva de manera cronológicadefinitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas Oficio de Res-puesta original en el que se indique el nombre completo del personal encar-gado del conteo y revisión de los Cheques Prefirmados originales y las Póli-zas Cheque originales, así como la fecha y hora en la cual se llevará a cabo laentrega de dichos documentos, mismos que archiva de manera cronológicadefinitiva.

Elabora Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original y copia.

Pasa el tiempo.

9A

10

11

12

13



41 Junio 2010



Entrega mediante Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original ycopia al personal de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas lo si-guiente:- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados, un tanto.- Oficios por Municipio, un tanto.- Cheques Prefirmados originales.- Pólizas Cheque originales.recaba acuse de recibido en la copia del Oficio de Entrega de ChequesPrefirmados y en el segundo tanto del Concentrado de Seguimiento deCheques Prefirmados, documentos que ordena y archiva de maneracronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas la siguiente docu-mentación:- Oficio original de entrega de documentación comprobatoria,- Pólizas Cheque originales ordenadas por municipio y por folio consecutivo,debidamente firmadas por el beneficiario y en su caso Cheques PrefirmadosCancelados originales y Pólizas Cheque Canceladas originales,- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa deEstímulos Económicos a Estudicantes Destacados,- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programade Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia-dos, en su caso,verificando que dichos documentos reúnan los requisitos establecidos en losLineamientos para la Entrega y Comprobación de los Cheques del Pro-grama de Becas.

¿La documentación comprobatoria reúne los requisitos por municipios?

En caso de que el municipio no reúna los requisitos:Elabora Tarjeta en original y copia informando a la Dirección General del Sis-tema Estatal de Becas, las causas por las cuales no fue recibida la comproba-ción de municipio, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma quearchiva de manera cronológica definitiva.


14

15

15A




42 Junio 2010



En caso de que el municipio reúna los requisitos:Sella de cancelado los Cheques Prefirmados Cancelados originales y lasPól izas Cheque Canceladas originales y archiva la documentacióncomprobatoria de manera cronológica temporal.

Obtiene en medio magnético el Concentrado de Seguimiento de ChequesPrefirmados, el cual actualiza con los datos de los Cheques Prefirmadosentregados, cancelados y los pendientes de comprobar y emite en dos tantosel Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado.

Elabora Oficio en original y copia y envía a la Dirección General del SistemaEstatal de Becas junto con un tanto el Concentrado de Seguimiento deCheques Prefirmados Actualizado, recaba acuse de recibo en la copia delOficio y archiva junto con el segundo tanto del Concentrado de Seguimien-to de Cheques Prefirmados Actualizado de manera cronológica definitiva.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Oficios por Municipio, en untanto, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrativa la compro-bación de la emisión total de los Cheques Prefirmados de la siguiente mane-ra:- Cheques Prefirmados Cancelados, originales,- Pólizas Cheque Canceladas originales,- Pólizas Cheque Pagadas originales,- Oficios por Municipio, un tanto,- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa deEstímulos Económicos a Estudiantes Destacados,- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programade Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia-dos, en su caso,- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado De-finitivo, un tanto.- Oficio de Entrega de Documentación Comprobatoria original


16

17

18

19




Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados






43

PROGRAMA DECAJA / MÓDULO DE

BECAS

COFICIO DEENVÍO DE BASEDATOS

1

OFICIO DENOTIFICACIÓN

O

REPORTE ESTADÍSTICO

DE CHEQUES

1T


1

INICIO

RECIBE


1

OFICINA DE CUENTASPOR PAGAR


REPORTES

ACCESA, EMITEY VALIDA

REPORTEESTADÍSTICO DECHEQUES

1T

ORDEN DEPAGO1

¿ES CORRECTA LAINFORMACIÓN?

NO

SI


DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVAIÓNTECNOLÓGICASEFIPLAN

1

ORDEN DE PAGO

1

NO. Y MONTO DE ORDENDE PAGO, PERIODO DEPAGO, NO. CHEQUES A

EXPEDIR

ARCHIVA

2

RECIBE

OFICIO DEENVÍO DE BASEDE DATOS

1

DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATAL

DE BECAS

ELABORA, ENTREGA YRECABA ACUSE

BASE DE DATOS

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

SEFIPLAN

RECIBEY VALIDA

NO. SECUENCIAL DELPROCESO, NO. DE

CHEQUES PREFIRMADOSY MONTO

1


BECAS

ACCESA Y CAPTURA NO. DE CUENTABANCARIA, FECHA, NUMS.

QUINCENA, INICIAL DECHEQUES, ORDEN DE

PAGO, PROCESO EMISIÓNY TIPO DE CHEQUE

¿ES CORRECTA LAINFORMACIÓN?

NO

SI

ORDEN DEPAGO

1

CONCENTRADO DESEGUIMIENTO DE

CHEQUESPREFIRMADOS

PROGRAMA DECAJA / APARTADOBECAS / OPCIÓN

REPORTES

ACCESA, EMITEY ELABORA

OFICIOS PORMUNICIPIO

2T

NO. DE CHEQUE,BENEFICIARIO, IMPORTE,

NO. TOTAL CHEQUESPREFIRMADOS Y

MONTO

CONCENTRADODE SEGUIMIENTO

DE CHEQUESPREFIRMADOS

2T

NO. CHEQUESPREFIRMADOS POR

MUNICIPIO Y MONTO

2

CHEQUES PREFIRMADOS

O

PÓLIZASCHEQUE

O

CHEQUESPREFIRMADOSERRÓNEOS

O

PÓLIZAS CHEQUEERRÓNEAS

O

NO

SI

PROGRAMA DE CAJA /APARTADO PROCESOS/ OPCIÓN CAMBIO DE

NÚMERO

ACCESA, CANCELA,ASIGNA Y SELLADE INUTILIZADO

PROGRAMA DECAJA / APARTADO

REPORTES / OPCIÓNCHEQUES

ACCESA, EMITEY VERIFICA

NO. PROGRESIVOCHEQUE PREFIRMADO YNO. PROGRESIVO FORMA

VALORADA

C

NUEVO NO. ALCHEQUE

PREFIRMADO YPÓLIZA DECHEQUE

¿SE EMITIERONCORRECTAMENTE LOS

CHEQUESPREFIRMADOS?

CHEQUESPREFIRMADOS

O PÓLIZASCHEQUE

O

INTEGRA

OFICIO POR MUNICIPIO

1T

OFICIOPOR

MUNICIPIO

1T

C

A

OFICIO

O

OFICIO

1

C

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN

TECNOLÓGICA DE LASEFIPLAN

OFICIO DEENVÍO DE BASEDE DATOS

1

OFICIO

OOFICIO

1

C


DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVAIÓNTECNOLÓGICASEFIPLAN

1

OFICIO

OOFICIO

1

C

C



Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados






44

DESGLOSE DECHEQUES

CANCELADOS PORMUNICIPIO

O RELACIÓN DECHEQUES A

REEXPEDIR

OACTA DEHECHOS

O

OFICIO DEENTREGA DE

DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMAESTATAL DE BECAS

A

C

DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMAESTATAL DE BECAS


DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO

1T


DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO

1T


OFICIO

O

OFICIO

1

PÓLIZASCHEQUE

O

CHEQUESPREFIRMADOS

O

ENTREGA Y RECABAACUSE DE RECIBIDO

OFICIO DE ENTREGADE CHEQUESPREFIRMADOS

OOFICIOS POR



1T

CHEQUESPREFIRMADOS

1 CONCENTRADODE SEGUIMIENTO


1TC

DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS

OFICIO DEENTREGA DE


DE RECIBO

OFICIO DE NOTIFICACIÓNDE CONCLUSIÓN DELPROCESO

O


DE CONCLUSIÓNDEL PROCESO

1OFICIO DE

NOTIFICACIÓNDE CONCLUSIÓN

DEL PROCESO

2

TITULAR DE LADIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS

ENLACE ADMINISTRATIVODE LA DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATAL DEBECAS

C

RECIBE

DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS

OFICIO DERESPUESTA

O

C

ELABORA

OFICIO DE ENTREGA DECHEQUESPREFIRMADOS

O-1

MUNICIPIO

1T

RECIBE Y VERIFICA

PÓLIZASCHEQUE

O

OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

O

CHEQUESPREFIRMADOSCANCELADOS

OPÓLIZAS

CHEQUECANCELADAS

O CONCENTRADOCOMPROBACIÓNPOR

MUNICIPIOO

DESGLOSE DECHEQUES

CANCELADOS PORMUNICIPIO

O RELACIÓN DECHEQUES A

REEXPEDIR

OACTA DEHECHOS

O


TARJETA

O

DIRECCIÓNGENERAL DELSISTEMAESTATAL DEBECAS

C

TARJETA

1

NO

SI

¿LA DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA REÚNE

LOS REQUISITOS PORMUNICIPIO?

PÓLIZASCHEQUE

CHEQUES PREFIRMADOSCANCELADOS

O

SELLA Y ARCHIVA

C

SELLO DECANCELADO

CANCELADAS

O

CONCENTRADO DE SEGUI-MIENTO DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO

2T

CONCENTRADO DESEGUIMIENTO DE CHEQUES

PREFIRMADOS

OBTIENE, ACTUALIZAY EMITE

OFICIOS PORMUNICIPIO1T

OBTIENE, ORDENAY CUSTODIA

CHEQUESPREFIRMADOSCANCELADOS

O

C

PÓLIZASCHEQUE

CANCELADAS

O PÓLIZASCHEQUE

PAGADAS

O


DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADODEFINITIVO

1T

CONCENTRADODE COMPROBA-

´CIÓN PORMUNICIPIO

1T

FIN

3

3

OFICIO DEENTREGA DE

DOCUMENTACIÓNCOMPROBA

TORIA

O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

45




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Reintegro de Fondos.

Periódica

Depositar y devolver los recursos no ejercidos por parte de las Unidades Presupuestales corres-pondientes a trámites de Pago Directo o Sujetos a Comprobar.

La Oficina de Contabilidad recibirá de la Unidad Presupuestal, la devolución de fondos no ejercidos enEfectivo o Cheque en caso de que la Unidad Presupuestal maneje cuenta bancaria propia.

La Unidad Presupuestal deberá presentar el Formato de Reintegro con los siguientes datos: importe de ladevolución en número y letra, nombre y clave de la unidad presupuestal, indicar si es Efectivo o Cheque (encaso de ser cheque, nombre de la Institución Bancaria y el número del mismo), indicar número de folio (PagoDirecto o Sujeto a Comprobar), fechas de ministración y elaboración e importe de la misma.

El Déposito de los recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en la cuenta bancaria degastos de operación de la Secretaría.



46 Junio 2010




1A

2

3

3A

4

5

Recibe de la unidad presupuestal el Efectivo o Cheque original y Formatode Reintegro original revisando que se encuentre debidamente requisitado.

¿Está debidamente requisitado?

En caso de no estar debidamente requisitado:Devuelve a la Unidad Presupuestal el Efectivo o Cheque original y el Forma-to de Reintegro original para que lleve a cabo las correcciones necesarias.

Pasa el tiempo.


En caso de estar debidamente requisitado:Turna a la Oficina de Programación y Presupuesto el Fomato de Reintegrooriginal para validación del importe del reintegro, asignación de partidaspresupuestales y firma de visto bueno.

Conecta con el procedimiento Recepción de Solicitud Comprobación de Recur-sos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficinade Programación y Presupuesto el Formato de Reintegrooriginal verificando que cuente con la firma de visto bueno.

¿Cuenta con la firma de visto bueno?

En caso de no estar firmado:Conecta con la Actividad No. 1A

En caso de estar firmado:Resguarda en caja de seguridad el Efectivo o Cheque original y el Formatode Reintegro original.

Elabora Relación de Depósitos a Realizar, en original y obtiene de la caja deseguridad el Efectivo o Cheque original.



47 Junio 2010



Entrega a la Institución Bancaria la Relación de Depósitos a Realizar origi-nal y el Efectivo o Cheque original recabando el Comprobante de Depósitooriginal sellado y firmado por la Institución Bancaria, misma que archiva demanera cronológica definitiva.

Elabora Formato de Reintegro Oficial de la Secretaría de Finanzas yPlaneación en cinco tantos.

Accesa al portal de la Institución Bancaria de la cuenta de gastos de la Secre-taría de Gobierno y realiza transferencia electrónica a la cuenta de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, imprimiendo tres tantos del Reporte de laTransferencia Electrónica, recaba firma del Jefe del Departamento de Re-cursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa.

Envía el Formato de Reintegro Oficial de la Secretaría de Finanzas yPlaneación en dos tantos y el Reporte de la Transferencia Electrónica endos tantos al Áea de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación, turna a laOficina de Programación y Presupuesto un tanto del Formato de ReintegroOficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva de maneracronológica definitiva dos tantos del Formato de Reintegro Oficial de laSecretaría de Finanzas y Planeación y el tercer tanto del Reporte de laTransferencia Electrónica.

Recibe del Área de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación Recibo deIngresos mismo que archiva de manera cronológica definitiva.


6

7

8

9

10




Reintegro de Fondos






48

ÁREA DE CAJA DELA SEFIPLAN

FORMATO DEREINTEGRO

OFICIAL DE LASEFIPLAN

2T

FORMATO DEREINTEGRO

OFICIAL DE LASEFIPLAN

1T

INSTITUCIÓNBANCARIA

FORMATO DEREINTEGRO

O

INICIO

UNIDADPRESUPUESTAL¿ESTÁ DEBIDAMENTE

REQUISITADO?

NO

SI

DEVUELVE

EFECTIVO OCHEQUE

O

O FORMATO DEREINTEGRO

O

RESGUARDA EN CAJADE SEGURIDAD

EFECTIVO OCHEQUE

O

UNIDADPRESUPUESTAL

RECIBE Y REVISA

EFECTIVO OCHEQUE

O

FORMATO DEREINTEGRO

O

1

1

EFECTIVO OCHEQUE

O

ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO

RELACIÓN DE DEPÓSITOSA REALIZAR

O

COMPROBANTEDE DEPÓSITO

O

RECIBE

RECIBO DEINGRESOS

O

C

FIN

ÁREA DE CAJADE SEFIPLAN

TURNA

FORMATO DEREINTEGRO

O


VISTOBUENO

CONECTA CON: RECEPCIÓN DESOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS DEL TIPO SUJETO ACOMPROBAR Y COMPROBACIÓNDE RECURSOS

RECIBE Y VERIFICA

FORMATO DEREINTEGRO

O

OFICINA DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

¿CUENTA CON LA FIRMADE VISTO BUENO?

NO

SI

VISTOBUENO

2

2

EFECTIVO OCHEQUE

O

ELABORA Y OBTIENE DECAJA DE SEGURIDAD

RELACIÓN DEDEPÓSITOS AREALIZAR

OC

ENVÍA Y TURNA

FORMATO DE REINTEGROOFICIAL DE LA SEFIPLAN

2T

ELABORA

FORMATO DE REINTEGROOFICIAL DE LA SEFIPLAN

5T

JEFA DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y JEFE DEL

DEPTO. DE RECURSOSFINANCIEROS

PORTAL DE LAINSTITUCIÓN

BANCARIA

ACCESA, REALIZATRASFERENCIA

ELECTRÓNICA, IMPRIME YRECABA FIRMAS

REPORTE DETRANSFERENCIAELECTRÓNICA

3T


2T


1T

OFICINA DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

49




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Verificar que la documentación enviada por las áreas de la Unidad Administrativa esté completay debidamente ordenada para su custodia.

Validación y recepción de documentación.

Diaria

La recepción de la Documentación original será recibida mediante Oficio y Relación de Documentación delunes a viernes en un horario de 09:00 a 15:00 Hrs. y de 16:00 a 18:00 Hrs.



50 Junio 2010




2

3

4

5

Recibe mediante Oficio original con Relación de Documentación original delas áreas de la Unidad Administrativa así como Documentación original parasu custodia en el archivo de la Unidad Administrativa.

Coteja la Documentación original contra la Relación de Documentaciónoriginal, verificando que esté completa y archiva de manera cronológica defi-nitiva el Oficio original junto con la Relación de Documentación original.

Clasifica la Documentación original de conformidad con el Catálogo de Dis-posición Documental.

Elabora Etiquetas de Identificación por documento.

Ordena y adhiere a la Documentación original las Etiquetas de Identifica-ción y archiva en los estantes del área a la que corresponda.




Validación y Recepción de Documentación






51

INICIOORDENA Y ADHIERE

DOCUMENTACIÓN

ORECIBE

OFICIO

O RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN

O DOCUMENTACIÓN

O

ÁREAS DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

COTEJA

DOCUMENTACIÓN

O

OFICIO

O

RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN

O

CLASIFICA

DOCUMENTACIÓN

O

ELABORA

ETIQUETAS DEIDENTIFICACIÓN

O

FIN

ETIQUETAS DEIDENTIFICACIÓN

O

C

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

52




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Realizar el alta de la cuenta en forma oficial para mantener actualizado el catálogo de cuentascontables.

La unidad presupuestal deberá verificar, dentro del Catálogo de Cuentas, la existencia de partidas conta-bles para el adecuado registro de los movimientos contables.

La Oficina de Contabilidad deberá actualizar el Catálogo de Cuentas, cuando alguna cuenta contable no seamanejada en forma definitiva.

La unidad presupuestal deberá solicitar a la Oficina de Contabilidad a través de un Oficio de Movimiento deCuenta el alta, baja o cambio de alguna cuenta contable.

Si la Unidad Administrativa necesita un cambio lo turnará por Oficio a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Creación y actualización de cuentas contables.

Periódica



53 Junio 2010




2

3

3A

3B

4

Elabora Oficio de Envío de Movimiento de Cuenta en original y copia, soli-citando alta, baja o cambio de nombre de la cuenta contable a crear o actua-lizar y lo envía a la Subdirección de Contabilidad Gubernamental de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación para documentar su autorización, recabando acu-se de recibido en la copia, misma que archiva en forma cronológica y definiti-va.

Pasa el tiempo.

Recibe Oficio de Autorización de Movimiento de Cuenta original por partede la Subdirección de Contabilidad Gubernamental, analiza y archiva de mane-ra cronológica definitiva.

Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz y verifica que esté correcto el movimiento dela cuenta.

¿Es correcto el movimiento de la cuenta?

En caso de no ser correcto el movimiento de la cuenta:Elabora Oficio de Solicitud de Corrección original y copia a la Subdirecciónde Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación,recaba acuse de recibido en la copia y archiva de manera cronológica definiti-va.

Pasa el tiempo.

Recibe Oficio original de correción de la cuenta de la Subdirección de Conta-bilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, mismo quearchiva de manera cronológica definitiva.


En caso de ser correcta la cuenta:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzy realiza los movimientos contables.




Creación y Actualización de Cuentas Contables


Revisión:Departamento de Recursos Finanacieros




54

¿ES CORRECTO ELMOVIMIENTO DE

LA CUENTA?

SUBSISTEMA DECONTABILIDAD

DEL SIAFEV


DEL SIAFEV

RECIBE Y ANALIZA

OFICIO DEAUTORIZACIÓN DEMOVIMIENTO DECUENTA

O

INICIO

ELABORA Y ENVIA

OFICIO

O

OFICIO

1

ACCESA YREALIZA MOVIMIENTOS

FIN

SUBDIRECCIÓN DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DELA SEFIPLAN

ACCESA Y VERIFICA

ELABORA Y ENVÍA

OFICIO DESOILICITUD DECORRECCIÓN

O

SUBDIRECCION DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DE LASEFIPLAN.

NO

OFICIO DESOLICITUD DECORRECCIÓN

1

RECIBE

OFICIO DE CORRECCIÓN

O

1

1


SI


C

C

C

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

55




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Realizar el cierre mensual para la emisión de los estados financieros que reflejan las operacio-nes de la dependencia e informar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en los períodos quelo establezcan.

Cierre mensual y elaboración de Estados Financieros.

Mensual

El cierre mensual se deberá realizar al inicio del primer día hábil del siguiente mes.

El concepto de Pólizas comprende las Pólizas de Diario y las Pólizas de Cuentas por Pagar para registrode Terceros Institucionales.

Los pagos a Terceros Institucionales, comprenden los pagos por concepto de IMSS, IPE, SAR y 2% a laNómina.

Realizado el cierre mensual no se deberá de afectar ninguna Póliza que corresponda a meses anteriores.

En el cierre mensual se efectuará una Conciliación con la Oficina de Programación y Presupuesto en relacióncon el avance presupuestal.

En caso de existir correcciones contables se deberán realizar en el mes que se detecten.

Los Estados Financieros y Auxiliares están integrados por los siguientes documentos:- Balance General- Estado de Resultados- Flujo de Efectivo- Estado Económico de Ingresos y Gastos- Libro Mayor- Balanza de Comprobación- Reporte de Saldo de las Cuentas Contables- Notas a los Estados Financieros



Normas

56




RevisiónEmisión

Junio 2010


El Reporte de Saldo de las Cuentas Contables debe integrarse por los siguientes documentos:- Conciliaciones Bancarias por Unidad Presupuestal- Integración del Fondo Revolvente- Arqueo Mensual a los Fondos Rotatorios por Unidad Presupuestal.- Integración del Almacén- Integración de los Egresos por Aplicar (Sujetos a Comprobar)- Integración de Bienes Muebles e Inmuebles- Integración de Cuentas de Orden

Los Estados Financieros y Auxiliares deberán elaborarse en el formato establecido por la Secretaría deFinanzas y Planeación, apegado a los Principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados.

Los Estados Financieros y Auxiliares deberán emitirse en forma inmediata toda vez que se haya concluidoel cierre mensual.

Los Estados Financieros y Auxiliares deberán contener las siguientes firmas:- Del Jefe de la Oficina de Contabilidad- Del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- Del Titular de la Unidad Administrativa- Del Secretario de Gobierno

Los Estados Financieros y Auxiliares se deberán enviar a la Secretaría de Finanzas y Planeación losprimeros diez días del siguiente mes al que correspondan.



57 Junio 2010




1A

2

2A

3

4

Obtiene del archivo cronológico temporal las Pólizas originales del mes yverifica que se encuentren completas.

¿Están completas?

En caso de no estar completas:Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz, genera y emite la Póliza de Diario Faltanteoriginal.


En caso de estar completas:Accesa al Subsistema de Contabilidad y verifica que los importes contenidosen el Subsistema coincidan con las Pólizas originales del mes.

¿ Coinciden los importes?

En caso de no coincidir los importes:Desafecta en el Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de Adminis-tración Financiera del Estado de Veracruz la Póliza Incorrecta original, mis-ma que archiva de manera cronológica definitiva y genera y emite la PólizaCorrecta original.


En caso de coincidir los importes:Accesa al Subsistema de Contabilidad y realiza el cierre mensual.

Emite en dos tantos los Estados Financieros y Auxiliares, recaba firmas delTitular de la Secretaría de Gobierno, el Titular de la Unidad Administrativa y elJefe del Departamento de Recursos Financieros y fotocopia dos juegos.



58 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Elabora el Oficio de Envío en original y tres copias y distribuye de la siguientemanera:

- Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio de Envío original y un tanto delos Estados Financieros y Auxiliares.- Contraloría General del Estado, copia del oficio de Envío y copia de losEstados Financieros y Auxiliares.- Contraloría Interna, copia del oficio de Envío y copia de los Estados Finan-cieros y Auxiliares.- Copia del Oficio de Envío en la que recaba acuse de recibido y archiva demanera cronológica definitiva junto con un tanto de los Estados Financierosy Auxiliares.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva las Pólizas del mes.


5

6



Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros






59

OFICIO DEENVÍO

3

CONTRALORÍAINTERNA

CONTRALORÍAGENERAL DELESTADO


2

ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES

2T-2

OFICIO DEENVÍO

2

OFICIO DEENVÍO

1


1T

INICIO

OBTIENE Y VERIFICA

PÓLIZAS DELMES

O

¿ESTÁN COMPLETAS?NO

SI

PÓLIZA FALTANTE

O


DEL SIAFEV

ACCESA, GENERAY EMITE

1

PÓLIZAS DEL MES

O


DEL SIAFEV

ACCESA Y VERIFICAIMPORTES

¿COINCIDEN LOS IMPORTES?NO

SI

PÓLIZAINCORRECTA

O


DEL SIAFEV

DESAFECTA, GENERAY EMITE

1

PÓLIZACORRECTA

O

C


DEL SIAFEV

ACCESA Y REALIZA ELCIERRE MENSUAL

EMITE, RECABA FIRMASY FOTOCOPIA

TITULAR SEGOB, JEFEU.ADMVA. Y JEFE DEL

DEPTO. DE REC.FINANC.

ELABORA, DISTRIBUYEY RECABA ACUSE

OFICIO DE ENVÍO

O

UN TANTO


1TC

FIN

2

ORDENA

PÓLIZAS DELMES

O

C


1


2

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

60




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Reflejar la disponibilidad real existente en los registros contables, acorde con los movimientosefectuados por la Institución Bancaria.

Elaboración de la Conciliación Bancaria

Mensual

La Conciliación Bancaria deberá realizarse por cada una de las cuentas bancarias por concepto de Nómina(Base y Compensación) y Gasto Corriente y enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación dentro de losprimeros diez días del mes siguiente junto con los Estados Financieros y Auxiliares.

Los movimientos que no correspondan a las cuentas bancarias de la Dependencia, se considerarán como noidentificados o inconsistencias y se emitirá un listado para solicitar la aclaración de las mismas, a través de unOficio dirigido al Banco.

La Conciliación Bancaria deberá archivarse con su respectivo Estado de Cuenta y Aclaraciones en su casoen la Dependencia para las consultas y aclaraciones de uso interno y como comprobante ante auditorías exter-nas.

Los Anexos de la Conciliación Bancaria son los siguientes:- Listado de Cheques Pendientes de Reportar por el Banco (en tránsito),- Listado de Cheques Pagados,- Relación de Depósitos Pendientes de Reportar por el Banco.



61 Junio 2010




2

3

3A

3B

3C

3C.1

3C.2

Obtiene del archivo cronológico temporal los Estados de Cuenta Bancariosoriginales.

Accesa al Subsistema de Contabilidad dentro del Módulo de Conciliación deNómina y captura los movimientos de los Estados de Cuenta Bancarios parael curso de los cheques de gasto corriente y nómina.

Genera y emite, en cuatro tantos, la Conciliación Bancaria y sus Anexos.

¿Existen partidas en conciliación?

En caso de existir partidas en conciliación:Verificar el origen de las mismas.

¿Es en la Oficina de Contabilidad o en Bancos?

En caso de ser en la Oficina de Contabilidad:Realiza los ajustes contables correspondientes.


En caso de ser en Bancos:Elabora Oficio de Aclaración en original y copia, a la Institución Bancaria yrecaba sello de recibido en la copia, misma que archiva en forma cronológicadefinitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Institución Bancaria la Aclaración solicitada en los Estados deCuenta originales, misma que valida y archiva de manera cronológica definiti-va.

Ordena y archiva los Estados de Cuenta originales de manera cronológicadefinitiva.




62 Junio 2010



Oficina de Contabilidad En caso de no existir partidas en conciliación:Elabora Oficio de Envío en original y tres copias y envía junto con un tantode la Conciliación Bancaria y sus Anexos a la Subdirección de ContabilidadGubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Contraloría Gene-ral del Estado y Contraloría Interna, recaba sello de recibido en la terceracopia del Oficio de Envío y archiva junto con un tanto de la ConciliaciónBancaria y sus Anexos, de forma cronológica definitiva.


4



Elaboración de la Conciliación Bancaria






63

CONCILIACIÓNBANCARIA YANEXOS

4T

¿EN CONTABILIDADO EN BANCOS?

CONTABILIDAD

BANCOS



OOFICIO DE

ACLARACIÓN

1


REALIZA

AJUSTESCONTABLES

1

RECIBE Y VERIFICAACLARACIÓN


INICIO

OBTIENE

ESTADOS DECUENTABANCARIOS

O

C


O

SUBSISTEMA DECONTABILIDAD / MÓDULO

CONCILIACIÓN DENÓMINA

ACCESA Y CAPTURAMOVIMIENTOS

GENERA Y EMITE

¿EXISTEN PARTIDASEN CONCILIACIÓN?

NO

SI

VERIFICA EL ORIGEN

CONCILIACIÓNBANCARIA YANEXOS

4T

ELABORA Y ENVÍA

OFICIO DEENVÍO

O-3

- SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL: O Y 1T

-CONTRALORÍA GENERAL: 1 Y 1T

-ÓRGANO INTENRO DE CONTROL: 2 Y 1T

C

FIN

1

ORDENA


O

ACLARACIÓN

O

C

C

C

2

2

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

64




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Determinar las operaciones contables realizadas en la Editora de Gobierno durante el mes, paraconocer su situación financiera en el momento que se requiera esta información.

Contabilidad de la Editora de Gobierno.

Mensual

La Oficina de Contabilidad del Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría de Gobierno, será laresponsable de llevar a cabo la contabilidad de la Editora de Gobierno.

La Editora de Gobierno deberá proporcionar toda la información que le requiera la Oficina de Contabilidadcomo son:

- Relación de transferencias realizadas por las Dependencias por concepto de pago de facturasde los trabajos realizados.

- Fichas de Depósito por concepto de pago de Facturas de las Dependencias para ser registradascontablemente.

- Estados de Cuenta Bancarios originales.- Fichas de Depósito por concepto de pago de Facturas de las Dependencias para ser registradas

contablemente.- Copias azules de las facturas para registro de los ingresos.- Pólizas Cheque con la Documentación Soporte original (orden de pago y facturas), por concep-

to de pago a proveedores, servicio de mantenimiento, servicio de maquinaria y tiempos extraordinarios.- Inventario físico mensual de almacén.- Inventario físico mensual de bienes muebles.

La documentación relacionada en la norma anterior deberá presentarse en plazo no mayor a los dosprimeros días de cada mes.



Normas

65




RevisiónEmisión

Junio 2010


El Enlace Administrativo de la Editora de Gobierno, deberá designar a la persona responsable de validar losEstados Financieros Previos en las instalaciones de la Unidad Administrativa, el sexto día hábil del mes posterioral cierre mensual de que se trate.

Los Estados Financieros comprenden:- Estado de Flujo de Efectivo- Estado de Resultados- Balance General

Los Anexos de los Estados Financieros comprenden:- Balanza de Comprobación- Análisis de Gastos- Libro Diario- Libro Mayor- Cartera de Clientes- Conciliación Bancaria



66 Junio 2010




2

3

4

4A

5

6

Recibe de la Editora de Gobierno mediante Oficio original Pólizas Chequeoriginal y Sopor tes originales de las operaciones realizadas en el mes y archi-va de manera cronológica definitiva el Oficio original.

Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) registra las Pólizas Chequeoriginales y con los Soportes originales, registra las Pólizas de Diario eIngresos correspondientes.

Conecta con el procedimiento Conciliación Bancaria.

Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite Estados Financieros,en un tanto con sus respectivos Anexos.

Pasa el tiempo.

Valida con personal de la Editora de Gobierno los Estados Financieros y susAnexos a fin de verificar que los registros contables sean correctos.

¿Son correctos los registros contables?

En caso de no ser correctos los registros contables:Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y realiza las correcciones.


En caso de ser correctos los registros contables:Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite un tanto de las Póli-zas de Egresos, Ingresos y Diario y cinco tantos de los Estados Financierosy sus Anexos, elabora Oficio de Envío en original y copia y envía a la Editorade Gobierno para recabar las firmas originales del Titular y del Enlace Admi-nistrativo, y recaba acuse de recibido en la copia del Oficio, misma que archi-va de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Editora de Gobierno Oficio original junto con los cinco tantos delos Estados Financieros y sus Anexos y las Pólizas de Egresos, Ingresos yDiario debidamente firmados y archiva de manera cronológica definitiva, elOficio original.



67 Junio 2010



Recaba firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titu-lar de la Unidad Administrativa en los cinco tantos de los Estados Financie-ros y sus Anexos.

Elabora Oficios de Entrega en original y copia y distribuye de la siguientemanera:

- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Secretaría de Finanzas y Planeación, y recaba acuse de recibi-do en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Contraloría General, y recaba acuse de recibido en la copia,misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para el Órgano Interno de Control, y recaba acuse de recibido en lacopia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Editora de Gobierno y recaba acuse de recibido en la copia,misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Archiva de manera cronológica definitiva los siguientes documentos:- Pólizas Cheques originales.- Sopor tes originales.- Pólizas de Egresos, Ingresos y Diario originales.- Estados Financieros y sus Anexos un tanto.


7

8

9




Contabilidad de la Editora de Gobierno






68

ANEXOS

1T

PÓLIZAS DEINGRESOS

1T

PÓLIZAS DEEGRESOS

1T

PÓLIZAS DEDIARIO

1T

OFICIO DEENTREGA

4T

OFICIO DEENTREGA

4

ANEXOS

4T

ESTADOSFINANCIEROS Y

ESTADOSFINANCIEROS

1T ANEXOS

1T

INICIO

RECIBE

OFICIO

O

PÓLIZA DECHEQUE

OSOPORTE

O

EDITORA DEGOBIERNO

PÓLIZA DECHEQUE

OSOPORTES

O

PROGRAMA COI

ACCESA Y REGISTRA

CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:

CONCILIACIÓN BANCARIA

ESTADOSFINANCIEROS

1T ANEXOS

1T

PROGRAMA COI

ACCESA Y EMITE

RECABA FIRMAS

ESTADOSFINANCIEROS YANEXOS

O

ELABORA

ARCHIVA

C

PÓLIZAS DIARIOE INGRESOS

VALIDA

¿SON CORRECTOS LOSREGISTROS CONTABLES?

NO

SI

PROGRAMA COI

ACCESA Y REALIZACORRECCIONES

1

PROGRAMA COI

ACCESA, EMITE, ELABORA,ENVÍA Y RECABA FIRMAS Y

ACUSE DE RECIBO

PÓLIZAS DEINGRESOS

1T

PÓLIZAS DE EGRESOS

1T

PÓLIZAS DEDIARIO

1T ESTADOSFINANCIEROS Y

ANEXOS

5T

OFICIO DEENVÍO

O OFICIO DEENVÍO

1

C

EDITORA DEGOBIERNO

ANEXOS

5T

RECIBE

PÓLIZAS DEINGRESOS

1T

PÓLIZAS DEEGRESOS

1T

PÓLIZAS DEDIARIO

1T

C

OFICIO

O

EDITORA DEGOBIERNO


C

-SEFIPLAN

-CONTRALORÍA GENERAL

-ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

-EDITORA DE GOBIERNO

PÓLIZAS CHEQUE

OSOPORTES

O


FIN

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

69




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Registrar los movimientos contables.

Las Pólizas de Diario Mensuales que se capturen en el área serán por reintegro de fondos no ejercidos,ministraciones virtuales, por pago de terceros, seguro institucional, SAR, IPE, IMSS, ISR, seguros, retenciones,servicios de comunicación, estímulos de desempeño, las comisiones en el manejo de cuentas bancarias, losproductos financieros obtenidos por las ministraciones en la cuentas de Nómina y Gasto corriente.

La información que se considere para su registro en las Pólizas de Diario Mensuales, deberá ser única yexclusivamente del día.

Los registros de las Pólizas deberán estar debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento deRecursos Financieros.

El número de las Pólizas de Diario Mensuales estará integrado por los dos primeros dígitos del sector, losdos siguientes al año, los dos siguientes al mes y los dos últimos al número de póliza.

La Documentación Comprobatoria comprenderá: aviso de cargo, fichas de depósito, recibo de reintegro defondos y/o cheques cancelados.

Registro de Pólizas de Diario Mensuales.

Mensual



70 Junio 2010



Oficina de Contabilidad Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación, unidades presupuestales eInstituciones Bancarias la Documentación Comprobatoria original.

Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz dentro del Módulo de Pólizas Mensuales yasigna fecha de elaboración y origen de la Póliza.

Asigna el número de la cuenta contable y registra los movimientos de cargo yde abono, por los importes de los productos o gastos obtenidos en el manejode cuentas bancarias, reintegro de fondos, y cheques cancelados.

Afecta la Póliza y automáticamente quedarán registradas las cuentas conta-bles contenidas en la misma y archiva en forma cronológica y definitiva laDocumentación Comprobatoria original.

Accesa al Módulo Reportes y emite la Póliza de Diario Mensual en un tanto,la cual ordena y archiva en forma cronológica temporal.


Conecta con el procedimiento:- Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros.

1

2

3

4

5



Registro de Pólizas de Diario Mensuales






71

PÓLIZA DE DIARIOMENSUAL

O

INICIO

C

RECIBE


O

SEFIPLAN, UNIDADESPRESUPUESTALES E

INSTITUCIONESBANCARIAS

SUBSISTEMA DECONTABILIDAD DEL SIAFEV

MÓDULO DE PÓLIZASMENSUALES

ACCESA Y ASIGNA

AFECTA


O

FECHA YORIGEN

ASIGNA Y REGISTRAMOVIMIENTOS

NO. DECUENTA

SUBSISTEMA DECONTABILIDAD DEL SIAFEV

MÓDULO DE REPORTES

ACCESA Y EMITE

FIN

CONECTA DEL PROCEDIMIENTO:

CIERRE MENSUAL YELABORACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

72




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Registrar los gastos generados por la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Inte-gral (COI) para verificar el manejo adecuado de los recursos asignados y ejercidos a dicha UnidadPresupuestal.

Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI).

Mensual

La Documentación Comprobatoria del Fondo Rotatorio, Pagos Directos y Sujetos a Comprobar deberá serentregada al Departamento de Recursos Financieros en un plazo no mayor a los diez primeros días de cada mes.

La Documentación Comprobatoria comprenderá:

- Copia de las Solicitudes Comprobación de Recursos tramitadas por Pagos Directos, FondoRevolvente, Sujetos a Comprobar y Comprobaciones.

- Pólizas Cheque de la cuenta del Fondo Rotatorio originales.- Fichas de Depósito a la Cuenta de Fondo Rotatorio, originales.- Estados de Cuenta Bancarios originales de la Unidad Administrativa.



73 Junio 2010




2

3

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Documentación Comprobatoriade los trámites aplicados al Presupuesto de la misma.

Accesa y registra en el Programa Contabilidad Integral (COI) la Documenta-ción Comprobatoria misma que ordena y custodia de manera cronológicadefinitiva en el archivo de la Unidad Administrativa.

Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite un tanto de EstadosFinancieros, Reportes y Anexos, recaba firmas del Jefe del Departamentode Recursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa y archiva demanera cronológica definitiva.




Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI)






74

INICIO

RECIBE



PAGAR


PROGRAMA DECONTABILIDADINTEGRAL (COI)

ACCESA, REGISTRAY ORDENA

ANEXOS

1T

REPORTES

1T

ESTADOSFINANCIEROS

1T

PROGRAMA DECONTABILIDADINTEGRAL (COI)

ACCESA, EMITE YRECABA FIRMAS

FIN

C

C

JEFE DEPTO.REC. FINANC. Y

TITULAR UNIDADADMVA.

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

75




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Recibir y verificar las solicitudes comprobación de recursos de pago directo y fondo revolventede las unidades presupuestales del Sector para su afectación presupuestal.

Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos.

Diaria

Toda Documentación Comprobatoria deberá contar con los requisitos fiscales que señala el Código Fiscalde la Federación y demás normatividad aplicable.

Toda Documentación Comprobatoria deberá tener la firma de autorización de las personas facultadas dela unidad presupuestal.

No se aceptarán documentos que presenten alteraciones, tales como tachaduras, enmendaduras, borraduraso que la información sea ilegible.

El registro de la Solicitud Comprobación de Recursos deberá llevar un estricto orden en el númeroconsecutivo asignado a la misma en el momento de su recepción.

Para los casos en que la Solicitud Comprobación de Recursos sea devuelta a la Unidad Presupuestal porerrores, omisiones y/o falta de disponibilidad presupuestal, no se asignará nuevo folio al momento de su recep-ción para trámite.

El Concentrado de Solicitud Comprobación de Recursos deberá elaborarse por ejercicio en una hoja decálculo electrónica.

Se considera como Area de Servicio a los Departamentos de Recursos Materiales y Recursos Humanos.

Los documentos serán recibidos en los tiempos y formas establecidos en el Calendario Anual de Recepciónde Documentación del Departamento de Recursos Financieros.

La Oficina de Cuentas por Pagar deberá emitir del Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz un Reporte de Pago a Provedores y deberá confirmar las transferencias bancarias de Pago Directoy Fondo Revolvente.

Se deberá elaborar un Listado de Control de Solicitud Comprobación de Recursos para dar seguimientoa las Solicitudes Comprobación de Recursos, remitidas para firma de autorización del Jefe del Departamento deRecursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa.



76 Junio 2010



Oficina de Cuentas porPagar

1

2

3

3A

3A

3A.1

3A.2

Recibe de las Unidades Presupuestales en general y Departamentos de laUnidad Administrativa la Solicitud Comprobación de Recursos, original ycopia y la Documentación Comprobatoria original y asigna número de folioconsecutivo a la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia.

Registra la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia en el Con-centrado de Solicitud Comprobación de Recursos y clasifica por Pago Di-recto y Fondo Revolvente.

Verifica que la Documentación Comprobatoria original reúna los requisitosfiscales y formas oficiales.

¿Está correcta y completa?

En caso de no estar correcta y completa:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia, misma que devuelve a la Unidad Presupuestal junto con la Solici-tud Comprobación de Recursos, original y copia, y la DocumentaciónComprobatoria original.

Continúa con la actividad No. 1

En caso de estar correcta y completa:Verifica que la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia cuentecon el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales.

¿Cuenta con el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales?

En caso de no contar con el visto bueno:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original ycopia.

Turna al Departamento de Recursos Materiales la Relación de Solicitud Com-probación de Recursos original, la Solicitud Comprobación de Recursos,en original y copia y la Documentación Comprobatoria original, para vistobueno, recaba acuse de recibo en la copia de la Relación de Solicitud Com-probación de Recursos, misma que archiva de manera cronológica definiti-va.

Pasa el tiempo.



77 Junio 2010




Recibe del Departamento de Recursos Materiales con su visto bueno la Soli-citud de Comprobación de Recursos en original y copia y la Documenta-ción Comprobatoria original.


En caso de contar con el visto bueno del Departamento de Recursos Materia-les:Recaba firmas de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Finan-cieros y del Titular de la Unidad Administrativa en la Solicitud de Comproba-ción de Recursos en original y en la Documentación Comprobatoria origi-nal que lo requiera.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el apartado Órdenes de Compra y registra la Solicitud Comprobación deRecursos original, verificando que exista la disponibilidad presupuestal.

¿Existe disponibilidad presupuestal?

En caso de no existir disponibilidad presupuestal:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia misma que devuelve a la Unidad presupuestal con la Solicitud Com-probación de Recursos, en original y copia, junto con la DocumentaciónComprobatoria original.

Conecta con el procedimiento Trámite y Afectación Presupuestal por Transfe-rencias y/o Recalendarizaciones.


En caso de existir disponibilidad presupuestal:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de

Veracruz , registra los datos de la Solicitud Comprobación de Recursos, yafecta el presupuesto obteniendo un número de orden de compra demanera automática.

Registra el número de orden de compra manualmente en la SolicitudComprobación de Recursos en original y copia.

3A.3

4

5

6

7

8



78 Junio 2010




Emite Listado de Órdenes de Pago en original y copia y recaba la firma delJefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titular de la UnidadAdministrativa.

Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación Listado de Órdenes de Pagooriginal, para trámite de pago a través de transferencia bancaria, recaba acu-se en la copia y archiva de forma cronológica definitiva.


Conecta con el procedimiento Recepción y entrega de Solicitud Comprobaciónde Recursos Ministrados.

9

10



Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos






79

¿CUENTA CON EL Vo. Bo.DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOSMATERIALES?


O-1DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

O


O-1

NO

SI

2


O

SIAFEV /ÓRDENES DE

COMPRA

ACCESA, REGISTRA YVERIFICA DISPONIBILIDAD

RECABA FIRMASDE AUTORIZACIÓN

¿EXISTE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL?

NO

SI

1CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:TRÁMITE Y AFECTACIÓN PRESUPUESTALPOR TRANSFERENCIAS YRECALENDARIZACIONES

LISTADO DEORDEN DE

SIAFEV

ACCESA, REGISTRAY AFECTA

REGISTRA


O-1

EMITE Y RECABA FIRMAS

LISTADO DEORDEN DE PAGO

O-1

ENVÍA Y RECABA ACUSEDE RECIBIDO

LISTADO DEORDEN DE PAGO

OPAGO

1

SEFIPLAN

FIN


O-1

INICIO



O

RECIBE Y ASIGNA

REGISTRA Y CLASIFICA


O-1

1

VERIFICA

¿ESTA CORRECTA YCOMPLETA?

NO

SI

UNIDADPRESUPUESTAL Y/O

DEPARTAMENTOS UA

UNIDADPRESUPUESTALELABORA Y DEVUELVE



O

1

2

ELABORA

RELACIÓN DESOLICITUDESCOMPROBACIÓN DERECURSOS

O-1


SOLICITUD


O

TURNA


O COMPROBACIÓNDE

RECURSOS

O-1


O

RECIBE

SOLICITUDES DECOMPROBACIÓNRECURSOS

O-1

RELACIÓN DESOLICITUDES

COMPROBACIÓNDE

RECURSOS

1


TITULAR U.A.


TITULAR U.A.


NO. FOLIOCONSECUTIVO

CONCENTRADO DESOLICITUD

COMPROBACIÓN DERECURSOS

VERIFICA


O

CÉDULA DEOBSERVACIONES

O

VO. BO.

C

VO. BO.

VO. BO.

UNIDADPRESUPUESTALELABORA Y DEVUELVE



O


O

NO.COMPRA

C


RECEPCIÓN Y ENTREGA DE SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS MINISTRADOS

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

80




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Recibir y verificar la solicitudes comprobación de recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Com-probación de Recursos de las unidades presupuestales del Sector para su afectación presupuestal.

Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Comprobaciónde Recursos.

Diaria

Se entenderá por Documentación Comprobatoria:- Para la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar: Recibo, Base de Cálculo

y Justificación.- Para la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación: Facturas, Recibos, Boletos,

etc. que reúna los requisitos fiscales que señala el Código Fiscal de la Federación y demás normatividad aplica-ble.

Toda Documentación Comprobatoria deberá tener la firma de autorización de las personas facultadas de laUnidad Presupuestal.

No se aceptarán documentos que presenten alteraciones, tales como tachaduras, enmendaduras, borraduraso que la información sea ilegible.

El registro de la Solicitud Comprobación de Recursos deberá llevar un estricto orden en el númeroconsecutivo, asignado a la misma en el momento de su recepción.

Para los casos en que la Solicitud Comprobación de Recursos sea devuelta a la Unidad Presupuestal porerrores, omisiones y/o falta de disponibilidad presupuestal no se asignará nuevo folio al momento de sus recep-ción para trámite.

Se considera como Área de Servicio a los Departamentos de Recursos Materiales y Recursos Humanos.

Los documentos serán recibidos en los tiempos y formas establecidos en el Calendario Anual de Recep-ción de Documentación del Departamento de Recursos Financieros.



Normas

81




RevisiónEmisión

Junio 2010


A partir de la fecha del déposito la Unidad Presupuestal cuenta con 15 días naturales para comprobar elSujeto.

Los Enlaces Administrativos deberán de notificar por Tarjeta Informativa los depósitos realizados por eltrámite de Sujetos a Comprobar a la Oficina de Cuentas por Pagar el mismo día de la transferencia bancaria.

Los recursos del Sujeto a Comprobar que no se ejerzan al 100% deberán reintegrarse a la Oficina deContabilidad a través de reintegro de fondos mediante el formato correspondiente.

La programación de un pago sólo deberá realizarse si existe disponibilidad presupuestal.

Todo Sujeto a Comprobar deberá ser aprobado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en forma de ordende pago.

La afectación presupuestal real del Sujeto a Comprobar se afectará hasta que se realice la comprobación derecursos entregados variando el presupuesto comprometido a real.



82 Junio 2010




1

2

3

3A

3B

3A.1

3A.2

Recibe de las Unidades Presupuestales en general la Solicitud Comproba-ción de Recursos, original y copia y la Documentación Comprobatoriaoriginal y asigna número de folio consecutivo a la Solicitud Comprobaciónde Recursos en original y copia.

Registra la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia en elConcentrado de Solicitud Comprobación de Recursos.

Valida la información de la Solicitud Comprobación de Recursos en originaly copia.

¿Se trata de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Com-probar o tipo Comprobación?

En caso de tratarse de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Suje-to a Comprobar:Revisa que la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Compro-bar original y copia cuente con la Documentación Comprobatoria, originalrequerida y verifica que la(s) partida(s) que se afectan tengan disponibilidadpresupuestal.

¿Está correcta, completa y cuenta con disponibilidad?

En caso de no estar correcta y completa o no cuente con disponibilidad:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia, misma que devuelve a la Unidad Presupuestal junto con la Solici-tud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar original y copia yla Documentación Comprobatoria original.


En caso de estar correcta y completa y cuente con disponibilidad presupuestal:Recaba firma en la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto aComprobar en original del Jefe del Departamento de Recursos Financieros ydel Titular de la Unidad Administrativa.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz,registra los datos de la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto aComprobar, original y copia, y afecta el presupuesto obteniendo un númerode orden de compra de manera automática.



83 Junio 2010




Registra el número de orden de compra manualmente en la Solicitud Com-probación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar, original y copia.

Emite el Formato Detalle de Solicitud Comprobación de Recursos en ori-ginal y copia del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, elabora Oficio de Envío en original y copia y recaba la firma delTitular de la Unidad Administrativa y envía a la Secretaría de Finanzas yPlaneación para autorización recabando acuse de recibido en las copias, mis-mas que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe Oficio original de la Secretaría de Finanzas y Planeación sobre la auto-rización de la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Compro-bar.

¿Fue autorizada la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Com-probar?

En caso de no ser autorizada:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original, in-forma a la Unidad Presupuestal y devuelve la Solicitud Comprobación deRecursos tipo Sujeto a Comprobar en original y copia y la DocumentaciónComprobatoria original y acusa de recibido en la Relación de SolicitudComprobación de Recursos original, misma que archiva de maneracronológica definitiva.

FIN.

En caso de ser autorizada:Informa a la Unidad Presupuestal vía telefónica la autorización de la SolicitudComprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar.

Pasa el tiempo.

Conecta con Actividad No. 4.

3A.3

3A.4

3A.5

3A.5.1

3A.6



84 Junio 2010




En caso de tratarse de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Com-probación:Verifica que la Documentación Comprobatoria original reúna los requisitosfiscales y formas oficiales, así como que corresponda al motivo y al periodopara el cual fue solicitada.

¿Está completa y correcta la Solicitud Comprobación de Recursos tipoComprobación?

En caso de no estar correcta y completa:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos original y de-vuelve a la Unidad Presupuestal la Solicitud Comprobación de Recursostipo Comprobación, original y copia, y Documentación Comprobatoria ori-ginal y recaba acuse de recibo la Relación de Solicitud Comprobación deRecursos original, misma que archiva de manera cronológica definitiva.

FIN.

En caso de estar correcta y completa:Clasifica la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación origi-nal y copia y la Documentación Comprobatoria original por partidas.

¿Cuenta con el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales?

En caso de no contar con el visto bueno:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos tipo Compro-bación, que se enviarán al Departamento de Recursos Materiales para suvisto bueno, en original y copia.

Envía mediante la Relación de Solicitud Comprobación de Recursos tipoComprobación original, la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Com-probación en original y copia y la Documentación Comprobatoria original,recabando acuse de recibo en la copia de la Relación de Solicitud Compro-bación de Recursos tipo Comprobación, misma que se archiva de maneracronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Materiales con su visto bueno la Soli-citud Comprobación de Recursos tipo Comprobación en original y copia yla Documentación Comprobatoria original.


4

4A

5

5A

5A.1

5A.2



85 Junio 2010




En caso de contar con el visto bueno:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el número de Orden de Compra que corresponde a la Solicitud Compro-bación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar original y copia y registra losdatos de la Documentación Comprobatoria original.

¿Se ejerció la totalidad del recurso?

En caso de no haber ejercido la totalidad del recurso:Verifica la existencia del Formato de Reintegro de Fondos.


En caso de haber ejercido la totalidad del recurso:Recepciona en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación ori-ginal y copia e imprime el Detalle de Orden de Compra original y copia y laSolicitud Comprobación de Recursos Actualizada original y copia.

Recaba firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titu-lar de la Unidad Administrativa en el Detalle de Orden de Compra y laSolicitud Comprobación de Recursos Actualizada en originales y copias.

Elabora Oficio en original y copia y envía anexo el Detalle de Orden deCompra original y la Solicitud Comprobación de Recursos Actualizadaoriginal a la Secretaría de Finanzas y Planeación, recaba sello de recibido enlas copias que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos Tipo Sujeto aComprobar y Solicitud Comprobación de Recursos Tipo Comprobaciónen original y copia y envía a la Oficina de Contabilidad la Solicitud Compro-bación de Recursos Tipo Sujeto a Comprobar en original y copia, la Solici-tud Comprobación de Recursos Tipo Comprobación en original y copia, yla Documentación Comprobatoria original para su custodia y recaba acusede recibido en la copia de la Relación de Solicitud Comprobación de Re-cursos Tipo Sujeto a Comprobar y Solicitud Comprobación de RecursosTipo Comprobación, misma que archiva de manera cronológica definitiva.


6

6A

7

8

9

10



Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos






86

UNIDADPRESUPUESTAL

INICIO


O-1DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA

O

RECIBE Y ASIGNA1

VALIDA INFORMACIÓN


O-1

¿SE TRATA DE UNASCRTSC O SCRTC?

A

SCRSC

FORMATO DETALLEDE SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS

O

SIAFEV

EMITE, ELABORA,RECABA FIRMAS Y ENVÍA

¿ESTÁ CORRECTA,COMPLETA Y CUENTACON DISPONIBILIDAD?

NO

SI

REVISA Y VERIFICADISPONIBILIDAD


O-1


O-1

RECABA FIRMAS


TITULAR U.A.


O-1

SIAFEV

REGISTRA Y AFECTAEL PRESUPUESTO


O-1

REGISTRA

OFICIO

O

TITULARUNIDAD ADMVA.

SEFIPLAN

FORMATODETALLE DE

SOLICITUDCOMPROBACIÓN

DE RECURSOS

1 OFICIO

1

RECIBE

OFICIO

O

SEFIPLAN

B

SCRTC

NO. FOLIOCONSECUTIVO

REGISTRA


O-1

CONCENTRADO DESOLICITUD

COMPROBACIÓN DERECURSOS


O

UNIDADPRESUPUESTAL

ELABORA Y DEVUELVE


O-1DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA

O


O

1

NO. ORDEN DECOMPRA.

C









87

B

ELABORA, ENVÍADEVUELVE Y ACUSA

DE RECIBIDO


O



O

UNIDADPRESUPUESTAL

FIN

INFORMA AUTORIZACIÓN UNIDADPRESUPUESTAL

NO¿FUE AUTORIZADA?

SI

VÍA TELEFÓNICA

2

A

SCRTC

VERIFICA REQUISITOSY FORMAS


O

¿ESTA COMPLETAY CORRECTA?

NO

SI

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPOCOMPROBACIÓN


O

CLASIFICA

¿CUENTA CON EL Vo. Bo.DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOSMATERIALES?

NO

SI

ELABORA


O-1

3


SOLICITUD


O

ENVÍA PARA VISTO BUENO


O COMPROBACIÓNDE

RECURSOS

O-1


O

RECIBE CON VISTO BUENO

SOLICITUDES DECOMPROBACIÓNRECURSOS

O-1

RELACIÓN DESOLICITUDES

COMPROBACIÓNDE

RECURSOS

1


2

C

C

ELABORA, ENVÍADEVUELVE Y ACUSA

DE RECIBIDO


O



O

UNIDADPRESUPUESTAL

FIN

C

PORPARTIDAS

C









88

DETALLE DEORDEN DECOMPRA

O-1SOLICITUD


ACTUALIZADA

O-1

C

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPO SUJETO ACOMPROBAR

O-1

SIAFEV

ACCESA Y REGISTRA


O

¿SE EJERCIÓ LA TOTALIDADDEL RECURSO?

NO

SI

VERIFICA

FORMATO DEREINTEGRO DEFONDOS

O

4

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPOCOMPROBACIÓN

O-1

SIAFEV

RECEPCIONA E IMPRIME

DETALLE DEORDEN DECOMPRA

O-1SOLICITUD


ACTUALIZADA

O-1

RECABA FIRMAS

JEFE DEL DEPTO. DEREC. FINANC. Y

TITULAR U.A.

OFICIO

1DETALLE DEORDEN DECOMPRA

1SOLICITUD


ACTUALIZADA

1

OFICIO

ODETALLE DEORDEN DECOMPRA

OSOLICITUD


ACTUALIZADA

O

ELABORA, ENVÍA YRECABA SELLO

SEFIPLAN


O RELACIÓN DESCRTSC Y SCRTC

1

RELACIÓN DE SCRTSC YSCRTC

O SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOSTIPO SOLICITUD


TIPO



SUJETO ACOMPROBAR

O-1COMPROBACIÓN

O-1

FIN

3

4

C

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

89




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Afectación presupuestal por servicios básicos

Periódica

Validar que los cargos correspondientes a servicios básicos correspondan a las UnidadesPresupuestales y se encuentren apegados a los Lineamientos de Austeridad correspondientes.

Los recibos de energía eléctrica, teléfono convencional e internet serán considerados como Facturas deServicios Básicos.

ü La Unidad Administrativa recibirá de las diferentes Unidades Presupuestales del Sector los requerimientos deestos servicios y analizará si es necesario dicho requerimiento.

ü La Unidad Administrativa debe solicitar la aprobación de la Secretaría de Finanzas y Planeación cuando serequiera la contratación de líneas telefónicas o cualquier otro servicio de los antes mencionados, justificándoloplenamente.

ü Las Facturas de Servicios Básicos serán entregadas por la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

ü La Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación realizará la transferencia o en su caso la emisión delCheque, de acuerdo a los convenios establecidos en las compañías que presten el servicio.

ü Los pagos generados por los servicios básicos, deben efectuarse de acuerdo a los Lineamientos derivados delPrograma Integral de Austeridad, Disciplina, Transparencia y Eficiente Administración de los RecursosPúblicos por parte de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano deVeracruz de Ignacio de la Llave.

ü La Unidad Administrativa notificará los montos afectados por pago directo a la Secretaría de Finanzas y Planeaciónmediante Listado y Oficio.

ü Para los cargos de Teléfonos de México en cuenta maestra se deberá accesar a internet donde se buscarán losmovimientos efectuados correspondientes al mes anterior al presente y clasificarlo de acuerdo al padrón de cadaUnidad Presupuestal.



90 Junio 2010




1

2

2A

2A.1

2A.2

3

4

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación Oficio de Trámite de Servicios Básicosoriginal que contiene la afectación de servicios básicos mediante pago directocentral o pago directo normal con el Sopor te original y el Listado de Con-tratos original de Comisión Federal de Electricidad y Teléfonos de México (cuen-ta maestra) y de la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, dichos documentos de Teléfonos de México (con-mutador de Palacio de Gobierno) vía electrónica.

Analiza el Soporte original y verifica que los cargos por servicios básicos seancorrectos y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de Trámite deServicios Básicos original junto con el Listado de Contratos original.

¿Son correctos los cargos por servicios básicos?

En caso de no ser correctos:Elabora Oficio de Aclaración en original y copia para la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, recaba acuse de recibido en lacopia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación copia del Oficio de Solicitud de Aclara-ción a la empresa que presta el servicio, misma que archiva de maneracronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación mediante Oficio original, copia de laAclaración de la empresa que presta el servicio, documentos que archiva demanera cronológica definitiva.

Continua con la Actividad No. 3

En caso de ser correctos:Separa por Unidad Presupuestal y elabora Concentrado original de lo quecorresponde a cada una de ellas.

Verifica disponibilidad en cada una de las Unidades Presupuestales.

¿Cuenta con disponibilidad presupuestal?



91 Junio 2010




En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Elabora y envía Oficio de Notificación en original y copia a la UnidadPresupuestal informando la insuficiencia presupuestal para que realice lastransferencias y/o recalendarizaciones necesarias para cubrir dicho gasto, re-caba sello de recibido en la copia misma que archiva de manera cronológicadefinitiva.

Conecta con el procedimiento Trámite y Afectación Presupuestal por Transfe-rencias y/o Recalendarizaciones.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Programación y Presupuesto Notificación original dedisponibilidad presupuestal mismo que archiva de manera cronológica defini-tiva.


En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el apartado de Órdenes de Compra, registra la información del Concentra-do original y emite la Solicitud Comprobación de Recursos de Serviciosen original y el Detalle de Orden de Pago original, documentos que archivade manera cronológica definitiva junto con el Soporte original y el Concen-trado original.


Conecta con el procedimiento Recepción de Solicitud Comprobación de Recur-sos.

4A

4A.1

5









92


O

CONCENTRADO

O

LISTADOS DECONTRATOS

O

LISTADOS DECONTRATOS

O

¿CUENTA CONDISPONIBILIDAD?

SIAFEV /ÓRDENES DE

COMPRA

FIN

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS GENERALES YDIRECCIÓN DE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA DE SEFIPLAN

INICIO

SOPORTE

O

OFICIO DE TRÁMITE DESERVICIOS BÁSICOS

O

RECIBE

SOPORTE

O

SEPARA Y ELABORA

CONCENTRADO

O

VERIFICA DISPONIBILIDAD

SI

2ACCESA, REGISTRA E

IMPRIME

NO

1

ANALIZA Y VERIFICA

OFICIO DETRÁMITE DESERVICIOS

BÁSICOS

O

C

¿SON CORRECTOS LOSCARGOS?


1


O

NOELABORA Y ENVÍA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALESDE SEFIPLAN

C

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS GENERALES DE

SEFIPLAN

OFICIO DE SOLICITUDDE ACLARACIÓN A LAEMPRESA

1

RECIBE

C

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES DESEFIPLAN

OFICIO

O

RECIBE

C

ACLARACIÓN DELA EMPRESA

1

1

A

DETALLE DE LAORDEN DE PAGO

O SOPORTE

O

C


RECEPCIÓN DE SOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS









93


1

ELABORA Y ENVÍA


O

UNIDADPRESUPUESTAL

RECIBE

NOTIFICACIÓN DEDISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

O

OFICINA DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

A

INSUFICIENCIAPRESUPUESTAL

C


TRÁMITE Y AFECTACIÓN PRESUPUESTAL PORTRANSFERENCIAS Y/O RECALENDARIZACIONES

2

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

94




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas detrabajo y objetivos establecidos por las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno.

Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores.

Mensual

La captura y seguimiento de los avances del Programa Operativo Anual con Indicadores, se realizará enapego a los Lineamientos que para tal efecto emitan la Secretaría de Finanzas y Planeación así como la ContraloríaGeneral del Estado.



95 Junio 2010



Oficina de Evaluación ySeguimiento

1

2

3

3A

4

5

Recibe de las Unidades Presupuestales mediante Oficio original el Reportede Avance de los Indicadores en original y archiva de manera cronológicadefinitiva el Oficio original.

Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y captura los datos del Reporte de Avance de los Indicadoresoriginal.

Emite del Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores un tanto del Reporte de Avance de los Indicadores porUnidad Presupuestal y valida contra el Repor te de Avance de losIndicadores original enviado por las Unidades Presupuestales a fin de detec-tar errores en la captura.

¿Es correcta la captura?

En caso de no ser correcta la captura:Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y captura el dato correcto del Reporte de Avance de losIndicadores.


En caso de ser correcta la captura:Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y efectúa el cierre mensual del Programa Operativo Anual conIndicadores y emite en cuatro tantos el Reporte de Avance de los Indicadorespor Unidad Presupuestal del mes que corresponda.

Elabora Oficio en tres tantos y tres copias y distribuye un tanto del Oficio ydel Reporte de Avance de los Indicadores por Unidad Presupuestal parala Subsecretaría de Egresos de la SEFIPLAN, la Contraloría General y el Órga-no Interno de Control, recabando acuse de recibo en las copias del Oficiomismas que archiva de manera cronológica definitiva junto con un tanto delReporte de Avance de los Indicadores por Unidad Presupuestal y el Re-porte de Avance de los Indicadores original.




Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores






96

INICIO

RECIBE

OFICIO

OREPORTE AVANCEDE INDICADORES

O

REPORTE AVANCEDE INDICADORES

O

SISTEMA PARA CAPTURADE AVANCES DEL POA

CON INDICADORES

ACCESA Y CAPTURA

EMITE Y VALIDA

REPORTE AVANCE DEINDICADORES PORUNIDAD PPTAL.

1TREPORTE AVANCEDE INDICADORES

O


O

ACCESA Y CAPTURADATO CORRECTO

¿ES CORRECTA LACAPTURA?

NO

SI

1

REPORTE AVANCEDE INDICADORESPOR UNIDADPPTAL.

4T

ACCESA, EFECTÚACIERRE Y EMITE

ELABORA Y DISTRIBUYE

OFICIO

3T-3INDICADORESPOR

OFICIO

1, 2, 3

-SUBSECRETARÍA DE EGRESOS: 1T

-CONTRALORÍA GENERAL 1T

-ÓRGANO INTERNO DE CONTRO: 1T

FIN

1



CON INDICADORES


CON INDICADORES

REPORTEAVANCE DE

UNIDAD PPTAL.

4T

REPORTEAVANCE DE

UNIDAD PPTAL.

4T

INDICADORESPOR

C


O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

97




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Contar con un Programa Operativo Anual con Indicadores que refleje la organización, ejecucióny autocontrol de la gestión pública para la consecución de los objetivos de los programas decada una de las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno.

Las modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores a fin de apegarlo al Presupuesto de EgresosAutorizado del ejercicio se llevará a cabo conforme a las disposiciones que para tal efecto emita la Secretaría deFinanzas y Planeación.

En caso de existir modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores, éstas deberán remitirsemediante oficio dirigido al Titular de la Unidad Administrativa, acompañadas de la justificación y el soportedocumental correspondiente, el cual deberá ser entregado a más tardar el último día hábil de cada fin detrimestre.

Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores.

Trimestral



98 Junio 2010




1

1A

2

3

Recibe de las Unidades Presupuestales mediante Oficio Solicitud original laPropuesta de Modificaciones original al Programa Operativo Anual conIndicadores para su análisis.

¿Cumple con los requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos:Elabora Oficio de Respuesta en original y copia y devuelve a la UnidadPresupuestal el Oficio Solicitud original y la Propuesta de Modificacionesoriginal, señalando los ajustes que deben realizarse, acusa de recibo en lacopia misma que archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 1

En caso de cumplir con los requisitos:Elabora Concentrado de Modificaciones al Programa Operativo Anual conIndicadores en cuatro tantos y Oficio en tres tantos y tres copias.

Distribuye un tanto del Oficio original y del Concentrado de Modificacio-nes al Programa Operativo Anual con Indicadores para la Subsecretaríade Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la Contraloría General yel Órgano Interno de Control, recaba acuse de recibido en las copias, mismasque archiva de manera cronológica definitiva junto con un tanto del Concen-trado de Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores,el Oficio Solicitud original y la Propuesta de Modificaciones original.




Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores






99

OFICIO DERESPUESTA

1

OFICIO SOLICITUD

O PROPUESTA DEMODIFICACIONES

O

PROPUESTA DEMODIFICACIONES

O

INICIO

RECIBE Y ANALIZA

OFICIO SOLICITUD

OPROPUESTA DEMODIFICACIONES

O

¿CUMPLE CON LOSREQUISITOS?

SI


NO

ELABORA Y DEVUELVE

OFICIO DERESPUESTA

O

UNIDADPRESUPUESTAL

1

1

DISTRIBUYE

OFICIO

3T

OFICIO

1, 2 Y 3

FIN

C

ELABORA

CONCENTRADO DEMODIFICACIONES AL POACON INDICADORES

4T OFICIO

3T-3

CONCENTRADODE MODIFICAC.AL POA CON

INDICADORES

3T

CONCENTRADODE MODIFICAC.AL POA CON

INDICADORES

1T

-SUBSECRETARÍA DE EGRESOS: 1T-CONTRALORÍA GENERAL: 1T-ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: 1T

C

OFICIOSOLICITUD

O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

100




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Dar seguimiento a los procesos de auditoría practicados por los Órganos Fiscalizadores a laSecretaría de Gobierno así como integrar la solventación de observaciones y recomendacionesderivadas de dichos procesos.

Se entenderá por Auditoría todo proceso de fiscalización realizado por los entes fiscalizadores (ContraloríaGeneral, Órgano Interno de Control, Dirección General de Fiscalización de la Secretaría de Finanzas y Planeación,Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, Servicio de Administración Tributaria, Secretaría de laFunción Pública así como el Órgano de Auditoría Superior de la Federación.

La integración de la Solventación de Observaciones y Recomendaciones derivadas de los procesos defiscalización, deberá apegarse a los plazos establecidos en la normativdad aplicable.

La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área encargada de integrar la Solventación de Observacio-nes y Recomendaciones derivadas de los procesos de fiscalización.

La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área encargada de custodiar las Actas Originales de Inicio,Reanudación y de Cierre de Auditoría.

La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área de Enlace de Información con los Departamentos de laUnidad Administrativa de la Secretaría de Gobierno así como de las Oficinas del Departamento de RecursosFinancieros.

Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría.

Eventual



101 Junio 2010



1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe del ente fiscalizador mediante Oficio original el Requerimiento deInformación original.

Analiza la información solicitada en el Requerimiento de Información origi-nal e identifica el(las) área(s) responsable(s) de dicha información.

Elabora Oficio de Solicitud de Información en original y copia , entrega eloriginal al área responsable y recaba acuse de recibido en la copia, mismaque archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio original y elRequerimiento de Información original.

Pasa el tiempo.

Recibe del área responsable Oficio de Respuesta original con la Documen-tación original solicitada por el ente fiscalizador y archiva de manera cronológicadefinitiva el Oficio de Respuesta.

Elabora Oficio de Entrega de Información en original y copia, entrega eloriginal al ente fiscalizador junto con la Documentación original y recabaacuse de recibido en la copia del Oficio de Entrega de Información, mismaque archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe el ente fiscalizador Oficio de Notificación de Observaciones y/oRecomendaciones original y Pliego de Observaciones y/o Recomenda-ciones original.

Analiza el Pliego de Observaciones y/o Recomendaciones e identifica el(las)área(s) a la(s) que corresponden.

Elabora Oficio de Solicitud de Solventación en original y copia, entrega eloriginal al área responsable y recaba acuse de recibido en la copia, mismaque archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de Notifica-ción de Observaciones y Recomendaciones original y el Pliego de Obser-vaciones y/o Recomendaciones original.

Pasa el tiempo.




102 Junio 2010



Recibe del área responsable Oficio de Solventación original y Solventaciónde Observaciones y/o Recomendaciones original y archiva el Oficio deSolventación original de manera cronológica definitiva.

Integra con la Solventación e Observaciones y/o Recomendaciones recibi-das del(as) área(s) responsable(s), el Documento de Solventación de Ob-servaciones y/o Recomendaciones original, folia y fotocopia dos tantos.

Elabora Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Reco-mendaciones en original y copia y distribuye de la siguiente manera:

- Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Recomenda-ciones original y Documento de Solventación de Observaciones y/o Re-comendaciones original al ente fiscalizador.- Copia del Documento de Solventación de Observaciones y/o Recomen-daciones al Titular de la Unidad Administrativa.- Copia del Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Reco-mendaciones donde recaba acuse de recibido y copia del Documento deSolventación de Observaciones y/o Recomendaciones para su custodiadefinitiva en el archivo.


9

10

11




Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría






103

TITULAR DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

ÓRGANO FISCALIZADOR

INICIO

RECIBE Y ANALIZA

OFICIO

OREQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

O

ENTEFISCALIZADOR

FIN

ANALIZA E IDENTIFICA

REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

O

ELABORA Y ENTREGA

OFICIO DE SOLICITUDDE INFORMACIÓN

O

REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN

O

OFICIO DESOLICITUD DEINFORMACIÓN

1

C

RECIBE

ÁREARESPONSABLE

OFICIO DERESPUESTA

O DOCUMENTACIÓN

O


OFICIO DE ENTREGADE INFORMACIÓN

O DOCUMENTACIÓN

O

C

OFICIO DEENTREGA DEINFORMACIÓN

1

ENTE FISCALIZADOR

RECIBE Y ANALIZA

OFICIO DE NOTIFICACIÓNDE OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O

ENTEFISCALIZADOR

ANALIZA E IDENTIFICA

PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O


OFICIO DE SOLICITUDDE SOLVENTACIÓN

O

OFICIO DENOTIFICACIÓN DE

OFICIO DESOLICITUD DEOBSERVACIÓN

1

C

OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O

PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O

ÁREA RESPONSABLE

C

RECIBE

OFICIO DESOLVENTACIÓN

O

SOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O

INTEGRA, FOLIA YFOTOCOPIA

DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O-2

ELABORA Y DISTRIBUYE

OFICIO DE ENTREGA DESOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES

O

C

DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DE


O

OFICIO ENTREGA DESOLV. OBSERV. Y/ORECOMEND.

1



2



1

ÁREA RESPONSABLE



Junio 2010


V. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



Junio 2010


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Autorizó

LIC. REYNALDO G. ESCOBAR PÈREZSECRETARIO DE GOBIERNO

Emitió

C.P. RUFINO DE JESÚS RIVERA TEJEDAJEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS

Reviso

C.P. JOSÉ LUIS GUERRERO VÁZQUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

secretaría de gobierno coesposegobver.gob.mx/siptransparencia/adjuntos/20170425175404... ·...

Documents