sd001 - introducción sap v1.0

Manual de Introduccin a SAP R/3

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Ref. Doc.: Introduccin 12/2007 Versin: V1.0 Fecha: 29/11/2011

INDICE

1Introduccin.................................................................................................................. 3 2Acceso al sistema SAP R/3........................................................................................... 3 2.1 - Entrada ....................................................................................................................... 3 2.2 - Cambio de Contrasea ............................................................................................... 4 2.3 - Salida del Sistema ...................................................................................................... 5 3Elementos de las pantallas........................................................................................... 5 3.1 - Crear Acceso Directo al Escritorio........................................................................... 10 3.2 - Creacin de Men Personalizado (Favoritos) en el Men de Trabajo ..................... 11 4Algunas utilidades ...................................................................................................... 13 4.1 - Copiar contenido de un campo................................................................................. 13 4.2 - Hacer una variante de visualizacin de tablas.......................................................... 13 5Ayudas de SAP ........................................................................................................... 15 5.1 - F4 Lista de valores posibles de un campo................................................................ 16 5.2 - Lneas de mensaje .................................................................................................... 19 6Utilizacin de modos .................................................................................................. 20 7Manejar el sistema de impresin .............................................................................. 21 8Listados. ...................................................................................................................... 22 8.1 - Variantes de Visualizacin....................................................................................... 22 8.2 - Variantes de Disposicin.......................................................................................... 23 8.2.1. Ordenar Columnas............................................................................................ 25 8.2.2. Desplazar columnas.......................................................................................... 25 8.2.3. Suprimir y aadir columnas. ............................................................................ 26 8.2.4. Filtrar. ............................................................................................................... 26 8.2.5. Sumar columnas (Totalizar y Subtotalizar)...................................................... 28 8.3 - Exportar.................................................................................................................... 30 8.4 - Delimitaciones Opcionales....................................................................................... 32

Formacin: Introduccin a SAP R/3

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1 - IntroduccinEl objetivo de este manual es introducir al usuario en las funcionalidades generales del Sistema SAP R/3, de modo que tenga una referencia rpida sobre el manejo de: o o o o Mens y botones Obtencin de ayuda Sesiones de trabajo simultneas (modos) Impresin de trabajos

2 - Acceso al sistema SAP R/32.1 ENTRADA

Generalmente se entra desde el escritorio de Windows, haciendo doble clic sobre el icono:

Al seleccionar el sistema al cual se va a conectar, se muestra la pantalla de entrada a SAP R/3:

Para modificar la contrasea. La primera vez que el usuario accede al sistema, se mostrar la ventana de cambio de clave y es obligatorio modificarla.Formacin: Introduccin a SAP R/3 Pgina 3 de 32

Cada usuario tendr que introducir su cdigo de usuario y contrasea, ya que por motivos de seguridad, todas las operaciones realizadas en SAP quedan registradas con el nombre del usuario que las realiz.

Un mandante en SAP es un entorno de trabajo. En una misma mquina fsica pueden existir varios entornos de trabajo (mandantes) distintos. Por defecto, se mostrar a cada usuario el mandante al cual tiene acceso, y no debe modificarse este dato.2.2 CAMBIO DE CONTRASEA

La primera vez que el usuario accede al sistema debe introducir la contrasea inicial que se le proporcione, tras lo cual se le obliga a que cambie la contrasea. Posteriormente podr modificarla cuando lo desee pulsando el botn Clave de acceso nueva:

Y

(tomar-intro).


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2.3 -

SALIDA DEL SISTEMA

Para abandonar la aplicacin, se selecciona la opcin de men Sistema / Salir del Sistema, accesible desde cualquier pantalla de la aplicacin. Tambin, se puede salir pulsando sucesivas veces el botn de la barra de pulsadores cualquier caso, se mostrar la ventana de confirmacin: . En

Otra forma de salir es cerrando la ventana superior izquierda de la pantalla, como en cualquier aplicacin en entorno Windows.

3 - Elementos de las pantallas


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Men de trabajo. Contiene las funciones que estn disponibles, agrupadas bajo un ttulo identificativo. Las opciones mostradas varan en funcin del perfil del usuario que accede al sistema (autorizaciones), y de las tareas que est desarrollando. Los mens pueden contener submens.

Barra de herramientas estndar o barra de botones. Est situada debajo del men y agrupa una serie de botones que permiten tener un acceso rpido a operaciones de uso frecuente. Si los botones estn oscurecidos, indica que no est operativa la funcionalidad en ese momento.

En esta ventana, se puede indicar el nombre de una transaccin para acceder directamente a ella sin buscar la funcionalidad en el men (si se conoce el nombre del programa a ejecutar).


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Barra de status y mensajes. Est situada en la parte inferior de cualquier ventana de SAP y es donde el sistema presenta los mensajes de atencin, de error, e informativos en general. Facilita tambin el nombre del nodo de conexin, la hora local y el tiempo de respuesta del sistema.

Barras de desplazamiento (Vertical y horizontal). Barra para realizar desplazamientos (verticales u horizontales), cuando la pantalla sobre la que nos encontramos contiene ms datos que no son visibles.

Cuadro de dilogo. Es una ventana especial que aparece cuando el sistema necesita ms informacin del usuario o se espera una confirmacin de la accin a realizar. Ejemplo de caja de dilogo es:

Solapas o carpetas. Permiten recoger un conjunto de datos de forma agrupada, en una ventana aparte. Cuando se graban, se guardan a la vez los datos que se hayan recogido enFormacin: Introduccin a SAP R/3 Pgina 7 de 32

todas las carpetas (aunque estas no se vean). Se puede pasar alternativamente de una carpeta a otra pinchando sobre la solapa correspondiente.

Botones de opcin. Estos botones forman parte de un grupo de opciones, y slo se permite tener seleccionada una de ellas: Al pinchar sobre un botn, se desmarca el otro. Por defecto siempre aparece una opcin marcada.

Casilla de verificacin. Estas casillas permiten marcar o desmarcar una opcin. Si hay varias, no son excluyentes y se puede marcar ms de una.

Datos obligatorios. Todos los campos que tienen son de cumplimentacin obligatoria, aunque puede haber campos que no lleven y tambin deban ser introducidos por el usuario en las pantallas en las que aparezcan (para obtener un informe, un listado, etc.).


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En cualquier caso, cuando no se complete un campo de introduccin obligatoria, se mostrar el error correspondiente en la barra de mensajes. Botones Bsicos


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3.1 -

CREAR ACCESO DIRECTO AL ESCRITORIO


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Se crea en el escritorio el acceso directo con el cual podremos acceder directamente a la opcin.

3.2 -

CREACIN DE MEN PERSONALIZADO (FAVORITOS) EN EL MEN DE TRABAJO

Podremos crear un men personalizado colgando de la carpeta de favoritos de la siguiente manera:

Aparecer la opcin de men de trabajo Favoritos con la nueva carpeta.


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De esta manera podremos crear un men personalizado con las transacciones ms usadas. Tambin podemos insertar otros objetos como direcciones de pginas web.


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4 - Algunas utilidades4.1 COPIAR CONTENIDO DE UN CAMPO

Se puede seleccionar un campo o parte de su contenido y copiarlo en el portapapeles utilizando la combinacin de teclas CTRL.+C; A continuacin, se puede pegar en otro sitio sobre el que se posicione el cursor pulsando CTRL.+V.

4.2 -

HACER UNA VARIANTE DE VISUALIZACIN DE TABLAS

Es posible modificar el aspecto de las tablas de datos y guardar distintas formas de visualizarlas.


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Una vez conseguida la configuracin deseada, para almacenarla se pincha en el botn con lo que se muestra la pantalla:

,


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5 - Ayudas de SAPEl Sistema SAP R/3 proporciona ayuda relativa a: o Documentacin explicativa de cada campo o Listas de valores posibles a introducir en un campo Adems, en la ejecucin de las distintas funcionalidades se van mostrando mensajes en la ltima lnea de la pantalla, que guan al usuario en las acciones a realizar. NOTA: Tambin hay ayuda de la accin que realiza cada botn o pulsador: Basta con posar el cursor encima del botn correspondiente (sin hacer clic) y se muestra automticamente un texto explicativo (slo si el botn est iluminado, lo que indica que est activo y se puede utilizar). F1 Documentacin explicativa de un campo Para obtener una explicacin de un campo de pantalla, basta con posicionarse sobre dicho campo y pulsar la tecla F1.


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5.1 -

F4 LISTA DE VALORES POSIBLES DE UN CAMPO

Al posicionar el cursor sobre la mayora de los campos, aparece el smbolo

.

Pinchando sobre ste, o bien pulsando la tecla F4, se muestra una lista de valores posibles para ese campo (matchcode).


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Despus de los criterios de seleccin introducidos en la anterior pantalla saldra lo siguiente:

Si queremos realizar una seleccin mltiple, situaramos el cursor en el campo del cual mostrndonos la siguiente pretendamos hacer esta seleccin y pulsaramos el botn pantalla:Formacin: Introduccin a SAP R/3 Pgina 17 de 32

En algunas ocasiones nos puede tambin salir una pantalla con selecciones por varios campos que estn relacionados con el buscado. Por ejemplo para bsqueda de fondos:


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5.2 -

LNEAS DE MENSAJE

En la ltima lnea de la pantalla, se van mostrando distintos mensajes que pueden ser: Informativos: Indican al usuario acciones a realizar o que se han realizado. De aviso o advertencia: Llaman la atencin al usuario sobre acciones que se van a realizar. El Sistema no contina hasta que se pulse INTRO. De error: No se permite continuar hasta que se solucionen. En algunos casos, se muestra junto al mensaje un smbolo de interrogacin. Si se pulsa, se abre una ventana con una explicacin del error producido y una posible indicacin de las acciones a realizar.

Aparte de la lnea de mensajes, cuando se realizan ciertas acciones crticas (como borrar datos, abandonar el sistema sin haber salvado, etc.) el sistema muestra una ventana (pop-up) donde se pide al usuario la confirmacin o cancelacin de la accin.


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6 - Utilizacin de modosUn usuario puede tener hasta 6 sesiones de trabajo (modos) accediendo a distintas transacciones de SAP de forma simultnea. As mismo y al ser un entorno Windows puede tener, adems de las sesiones de SAP, aquellas de Windows que considere oportuno. Las distintas sesiones se abren de forma inmediata pulsando el botn las opciones del men Sistema. , o bien a travs de

Se puede ir cambiando de modo pinchando con el ratn sobre la sesin deseada en la barra de tareas.


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7 - Manejar el sistema de impresinCuando se pulsa el botn de imprimir siguiente ventana: en cualquier pantalla de SAP, se muestra la

Las opciones de impresin disponibles son: o Dispositivo salida: Seleccionamos el dispositivo de salida que vayamos a utilizar. o Cantidad de impresiones: Indicamos el nmero de copias. o Cantidad pginas: Indicamos la seleccin de pgina a imprimir. Para finalizar pulsamos sobre el botn .


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8 - Listados.Para trabajar con los listados debemos diferenciar entre lo que es una Variante de Visualizacin y una Variante de Disposicin (Layout). Con la Variante de Visualizacin le indicamos al sistema que datos queremos que nos muestre en el listado, mientras que con la Variante de Disposicin le indicamos al sistema como queremos que nos ordene o disponga los datos.8.1 VARIANTES DE VISUALIZACIN

Las Variantes de Visualizacin se crean en la pantalla de seleccin de datos, antes de entrar propiamente a la informacin que nos ofrece el listado. Para ello accedemos a cualquier listado e introducimos los datos que queramos seleccionar.


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Una vez hecho esto, para crear la variante de visualizacin le damos al icono de grabar y el sistema nos pasar a la siguiente pantalla:

En el campo Variante pondremos el nombre de nuestra variante mientras que en el campo Significado pondremos una pequea descripcin de la variante Le damos a grabar nuevamente y ya estara terminada.

8.2 -

VARIANTES DE DISPOSICIN

Las Variantes de Disposicin se crean dentro del listado, propiamente. Para ello ejecutamos el listado en cuestin.


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A travs del icono de Grabar Disposicin o a travs del men de Opciones > Disposicin > Grabar, accedemos a la siguiente pantalla.

En ella tenemos las variantes existentes. En el campo Grabar Disposicin ponemos el nombre de nuestra variante, mientras que en el campo Denominacin ponemos una pequea descripcin de la variante y grabamos


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El campo especfico de usuario nos sirve para que la variante solo pueda usarla el usuario de creacin, es decir, que no sea compartida por ms usuarios. El campo Parametrizacin previa nos sirve para que el entrar en el listado nos aparezca por defecto la variante as grabada. Por consiguiente no se debe marcar el flag de parametrizacin previa sin haber marcado tambin el de especfico de usuario, ya que de ese modo, la variante que grabramos, sera la variante que saldra por defecto a todos los usuarios del SCS. Finalmente, si queremos seleccionar una variante de visualizacin cuando entremos en un listado debemos darle al icono disposicin usaremos el icono ; mientras que si queremos seleccionar una variante de , o a travs del men Opciones > Disposicin > Seleccionar

8.2.1.

Ordenar Columnas.

Para ordenar columnas dentro de un listado usaremos los iconos de Ordenar Ascendentemente y Ordenar Descendentemente

Si seleccionamos varias columnas, el sistema las ordenar en el mismo orden que las hayamos seleccionado.8.2.2. Desplazar columnas.

Para desplazar las columnas a derecha o izquierda haremos un solo clic con el botn izquierdo del ratn. Seguidamente hacemos otro clic con el botn izquierdo nuevamente y sin soltar el botn desplazamos la columna hasta el lugar deseado.


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8.2.3.

Suprimir y aadir columnas.

Para suprimir o aadir columnas debemos ir al icono de Modificar Disposicin travs del men de Opciones > Disposicin > Modificar.

o a

Las Columnas Visualizadas son las que actualmente se visualizan en pantalla mientras que en Pool Col. tenemos las columnas que no se visualizan. Para pasar de visualizadas a no visualizadas basta con pasar de izquierda a derecha y viceversa. Otra forma de suprimir columnas es seleccionando la columna y, haciendo un solo clic con el botn derecho del ratn darle a suprimir

8.2.4.

Filtrar.

Para filtrar seleccionamos la columna que queremos filtrar y le damos al icono

.

En este caso vamos a filtrar por ejemplo para obtener todos los pedidos con fecha posterior al 1 de Marzo de 2011.


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Una vez dentro de la pantalla de filtrar, nos situamos dentro del campo de fecha del documento.

Hacemos doble clic con el botn izquierdo del ratn dentro del campo y tendremos la pantalla de incluir o excluir de la seleccin (tambin se puede hacer con el botn seleccin situado en la parte inferior izquierda de la ventana). de opciones de


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Seleccionamos el smbolo de mayor que o igual a y le damos a

.

Le damos a intro y obtendremos as nuestra columna debidamente filtrada.

Para quitar un filtro que hayamos aplicado previamente debemos acceder de igual forma que si furamos a aplicarlo.

Nos situamos en el campo y le damos al icono

.

Seguidamente le damos a intro y obtendramos nuevamente la columna sin filtrar.8.2.5. Sumar columnas (Totalizar y Subtotalizar).

Para totalizar y subtotalizar usaremos los iconos

y

respectivamente.


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Para ello seleccionamos la/s columna/s en cuestin y le damos al icono de totalizar.

Si queremos subtotalizar, por ejemplo, el valor neto, en funcin del material y de la fecha del pedido debemos seleccionar primero la columna de material, despus la de fecha y por ltimo la de valor del pedido y darle al icono de subtotalizar.

Si le damos a podremos cerrar o abrir los datos, al igual que si le damos a los puntos que estn a la izquierda del valor ( / / ). Tambin podemos hacerlo a travs del men Opciones > Especificar desglose de totales.


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Una vez dentro seleccionamos el grado de desglose que deseamos.

Y le damos a

, con lo que obtendramos la informacin ordenada de la siguiente forma.

8.3 -

EXPORTAR

Para exportar un listado podemos ir al men Lista > Exportar > Fichero Local


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Elegimos el tipo de fichero al que deseamos exportar nuestro documento.

Le damos a intro y el sistema nos pedir donde lo queremos grabar y con que nombre.

Si le damos al match code pasaremos a la pantalla Guardar como

Guardamos y ya estara nuestro fichero disponible para trabajar en el formato deseado.


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8.4 -

DELIMITACIONES OPCIONALES

En algunos listados, en la pantalla de seleccin de datos tenemos la opcin de delimitar los datos por otros campos que no se muestran en pantalla. Eso lo haramos mediante el icono , situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Si le damos a ese icono se nos abrir un apartado para seleccionar los campos deseados. Estos vendrn ordenados dependiendo de si se encuentran a nivel de cabecera o a nivel de posicin.

Si desplegamos la lista veremos todas las opciones posibles de filtrado.


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