sd manual de entrenamiento 06 le shp entregas

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Organización / Área

PROCESO EMPRESARIAL

Procesos de Ventasy Distribución

Archivo: Versión R/3 5.0

Responsable: Emanuel Di GenovaIver Gil

Módulo Ventas y Distribución SD

Entregas

1. Resumen

La entrega es una parte importante de la cadena logística en la que el servicio al cliente garantizado y la

asistencia en la planificación de la distribución desempeñan las funciones principales.

En el tratamiento de la entrega, todas las decisiones relativas al procedimiento de expedición pueden

tomarse al inicio del proceso:

Teniendo en cuenta los acuerdos empresariales generales con el cliente.

Registrando solicitudes de material especiales.

Definiendo las condiciones de entrega en el pedido de cliente.

El resultado es un proceso de entrega rápido y en su mayor parte automático en el que las modificaciones

manuales son solamente necesarias bajo determinadas circunstancias.

2. Propósito

Creación y gestión de entregas de salida.

Planificación y supervisión de pools de trabajo para actividades de entrega.

Supervisión de la disponibilidad de material y tratamiento de pedidos pendientes.

Soporte de información para la planificación de transporte.

Impresión y transmisión de documentos de entrega.

Tratamiento de la salida de mercancías.

Última modificación: Elaborado por: MCS. Management Consulting Services Version: 1.0 Página: 1 de 51

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Crear una Entrega

3. Pasos a seguir:

3.1 Acceso a la transacción

Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Entrega de salida –>Crear –>Documento individual –> con referencia a

orden de clte.Vía Código de la Transacción VL01N


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3.2. Dar doble click o enter al teclado.

Nombre de campo

Descripción R/O/S Acción del usuario y valores

Comentarios

Puesto de expedición

Lugar en el que se tratan las entregas. Puede tratarse de un lugar físico (p. ej., un almacén o un grupo de rampas de carga) o de una agrupación lógica (p. ej., un grupo de personas encargadas de llevar a cabo las actividades de expedición).

RDebe introducir el código del puesto de expedición indicado, dependiendo de donde se va a realizar la entrega. En nuestro caso los predefinidos son:

1000 Pto. de exp. Guatapanare

2000 Pto. de exp.


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Chacopata

3000 Pto. de exp. El Rosal

4000 Pto. de exp. La Victoria

5000 Pto. de exp. La Guaira

6000 Pto. de exp. Puerto Cabello

7000 Pto. de exp. Guanta

8000 Pto. de exp. San A. de Táchira

Fecha de selección

Fecha mediante la que se efectúa la selección de la entrega que se desea tratar.

R Introduzca la fecha de la entrega.

Pedido Número del pedido de cliente que desea utilizar como base para la entrega.

R Introduzca el número del pedido que desea tratar.

Desde posición

Número de la posición de documento con el que se desea comenzar con la selección.

O Podemos elegir en caso de ser el caso las posiciones de los ítems a entregar referidos al pedido a tratar.

Hasta posición

Número de la posición de documento con el cual se desea finalizar la selección.

O Podemos elegir en caso de ser el caso las posiciones de los ítems a entregar referidos al pedido a tratar.

Clase de entrega

Clasificación que caracteriza las distintas clases de entrega. O Elegir el tipo de

documento de entrega.

(Nota: En la columna R/O/S de la tabla: “R” = Requerido, “O” = Opcional, “S” = Suprimido)


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En este manual estaremos trabajando con pedidos realizados en la planta Propisca, previamente se han

realizado un par de pedidos para ser utilizados como ejemplos en los diferentes procesos de entrega que vamos a

ver.

Antes de seguir con la creación de la entrega de la mercancía del pedido veamos como podemos llenar los

campos de la pantalla inicial de la transacción.

Veremos como utilizar los distintos criterios de búsqueda para realizar las entregas de los pedidos.

Presionamos la tecla F4, o presionamos el botón de catalogo, para elegir el rango de las posiciones del

pedido, previamente debemos haber introducido el numero del pedido con el que vamos a tratar, en este caso

estamos trabajando con un pedido de la planta Propisca, y por lo tanto el puesto de expedición es el 1000 que es

el puesto de expedición en Guatapanare.

Podemos notar que el sistema nos muestra las 4 posiciones que están creadas en el pedido 130000017,

entonces podemos elegir el rango de posiciones con la que vamos a trabajar, este procedimiento es opcional. Si

queremos trabajar con todos los materiales del pedido simplemente dejamos estos 2 campos en blanco.


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Veamos lo que sucede cuando escogemos el rango de posiciones del 20 al 30, que representan a los

materiales 300280 y 300282 respectivamente.


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En este caso nos trajo solo los materiales que definimos en los rangos de posiciones. El proceso mas

común es que se procesen todas las posiciones del pedido para ello dejamos ese par campos en blanco para

trabajar con todos las posiciones del pedido y continuar con la creación de la entrega.


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En esta pestaña nos encontramos con todas las posiciones que vienen referidas del pedido y todos los

datos que fueron suministrados a la hora de su creación. Como esta entrega esta referenciada directamente a un

pedido no podemos agregar materiales, lo que podemos hacer en este nivel es disminuir las cantidades a ser

entregadas y eliminar posiciones que por alguna razón el cliente ya no va a recibir. Para eliminar una posición

seleccionamos la línea del material y presionamos el botón Borrar posición .


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La posición 20 que seleccionamos fue borrada. Esta operación es en casos especiales, nosotros

trabajaremos con las posiciones completas referidas por el pedido.


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Dentro de la pantalla de creación de entrega podemos navegar y visualizar información adicional acerca de

la entrega, tal como condiciones de expedición, pesos de los materiales, ruta del transporte, podemos entrar a ver el

detalle de los materiales que intervienen en la transacción, información sobre el cliente, etc. Vemos alguna de estas.

Con el botón Dirección podemos ver los datos generales referentes a la dirección del cliente. Presione

la tecla Esc del teclado para volver a la entrega.


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Podemos irnos al detalle de cada posición para ver información adicional acerca del material, esto lo

hacemos de la siguiente manera.

Seleccionamos la posición que queremos ver el detalle y presionamos el botón detalle de posición


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Detalle del material seleccionado, podemos navegar por las diferentes pestañas que se nos presentan.

También podemos ver mas información acerca de los datos de la entrega navegando por las distintas

pestañas que nos presenta la transacción.

En la pestaña Datos movimientos mercancías, podemos verdor ejemplo, el centro de donde proviene la

mercancía, el almacén entre otros datos concernientes a la entrega de la mercancía.

Así como revisamos las pestaña de Datos movimientos mercancía, podemos también ver la información

que hay en las demás pestañas de la transacción.

Para finalizar la entrega solo tenemos que grabar el documento una vez que finalicemos de revisar

toda la información y estemos conformes con las cantidades. En Doc venta y navegamos hasta la opción Grabar.


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Podemos también presionar el botón situado en la barra de herramientas estándar designado para ello. O puede

utilizar el atajo de teclado Ctrl. + S.

Nota: Al guardar el documento el sistema genera un número de entrega, pero aun no se lleva a cabo la

contabilización de la mercancía.

La contabilización de la mercancía debe realizarse cuando físicamente se efectúe la salida del material del

almacén. Este proceso lo podemos hacer antes de grabar el documento de entrega o bien una vez ya grabado.

Veamos como.

Antes de grabar. Para ello lo que tenemos que hacer es oprimir el botón Contabilizar SM, es decir

contabilizar salida de mercancía de esta manera la entrega es guardada y la salida de la mercancía es

contabilizada.


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Una vez realizada la operación el documento inmediatamente queda guardado y la salida de mercancía

queda registrada en el sistema produciéndose el respectivo movimiento de mercancías en el almacén.


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Con esta misma transacción podemos hacer una entrega para la entrada de mercancía devuelta, para ello

hacemos lo siguiente.

Para continuar con la transacción, oprima el botón continuar , o simplemente presione la tecla enter en

el teclado.


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Oprimimos el botón Contabilizar EM, es decir contabilizar entrada de mercancía de esta manera la entrega

es guardada y la salida de la mercancía es contabilizada.


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Modificar una Entrega

4. Pasos a seguir:


Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Entrega de salida –>Modificar –>Documento individual.

Vía Código de la Transacción VL02N


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Para continuar con la transacción, oprima el botón continuar , o simplemente presione la tecla enter en

el teclado.


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Cuando entramos a modificar una entrega nos podemos encontrar con 2 casos, si la salida de la mercancía

no ha sido contabilizada podemos modificar las cantidades a entregar y eliminar posiciones si el caso lo amerita,

pero si la salida de mercancía ya fue contabilizada el sistema yo no nos permitirá realizar cambias a esta entrega.

Sin contabilizar salida de mercancía.

Podemos modificar los datos de la entrega.

El botón Contabilizar SM esta activado.

Salida de mercancía contabilizada.

No permite modificar ningún campo.

El botón Contabilizar SM esta desactivado.


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En el caso donde podemos modificar la entrega una vez realizado los cambios necesarios, procedemos a

guardar el documento. Nos vamos a la barra de menú, en Doc venta y navegar hasta la opción Grabar, podemos

también presionar el botón situado en la barra de herramientas estándar designado para ello, o puede utilizar el

atajo de teclado Ctrl. + S.


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Imprimir Entrega. Dentro de la transacción modificar podemos imprimir la orden de entrega. Damos en el

menú principal la opción Entrega de salida, desplegamos el submenú y seleccionamos Dar salida a mensajes de

entrega.


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Con la opción Dar salida podemos imprimir la entrega y también podemos optar por una vista preliminar de lo orden

y conocer antes de imprimirla como va a quedar, para ello hacemos lo siguiente.

Visualización de impresión. Con esta opción podemos ver por pantalla como va a ser la salida en físico

antes de imprimirla, o simplemente si no tenemos necesidad de imprimirla podemos usar esta herramienta.

Presionamos la opción visualización de impresión y obtenemos lo siguiente.


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Vemos una vista preliminar de la Entrega.

Para volver a la pantalla anterior, presionamos el botón atrás o presionamos la tecla F3.


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Imprimir. Si queremos imprimir la oferta solo tenemos que dar el botón imprimir , o presionar la

combinación de teclas de teclado Crtl. + P.


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Al imprimir el documento nos muestra un mensaje de éxito de la operación.


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Visualizar una Entrega

5. Pasos a seguir:


Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Entrega de salida –>Visualizar.

Vía Código de la Transacción VL03N


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Introducimos el numero de la entrega que queremos revisar, para continuar con la transacción, oprima el

botón continuar , o simplemente presione la tecla enter en el teclado.

Para volver a la pantalla del pedido, presionamos el botón atrás o presionamos la tecla F3.

Veamos otras acciones que podemos realizar sobre las entregas, tales como anulación de la contabilización

de salida de mercancía, borrar una entrega entre otras.


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Anular Contabilización de salida de mercancía. En caso que por alguna razón necesitemos modificar

alguna entrega, en la que ya la mercancía fue contabilizada lo primero que tenemos que hacer es anular la

contabilización de la salida de mercancía de esa entrega, veamos como hacerlo.

Acceso a la transacción

Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Contabilizar salida mcía. –> Anulación.

Vía Código de la Transacción VL09

Damos doble click o presionamos enter para continuar con la transacción.


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En esta pantalla podemos buscar la entrega por distintos criterios de búsqueda, como por ejemplo el puesto

de expedición, ruta, fecha de movimiento de mercancías, etc., en nuestro caso lo vamos a hacer colocando el

número de la entrega, luego presionamos el botón ejecutar , o presionamos las tecla F8 del teclado.

Seleccionamos la entrega y presionamos el botón Anular , o presionamos la tecla F5 del teclado.


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El sistema nos muestra una pantalla de confirmación y le damos aceptar para eliminar el movimiento

de mercancía.

Una vez aceptemos el sistema nos muestra un mensaje de éxito de la operación, y volvemos a presionar

aceptar y después de esto ya hemos eliminado el movimiento de mercancía referente a la entrega que estamos

tratando.

Para salir aceptar el mensaje oprimimos continuar y para regresar a la pantalla anterior, presionamos el

botón atrás o presionamos la tecla F3.


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Borrar una Entrega. Esta operación la realizamos cuando, por laguna razón, necesitamos eliminar un

documento de entrega creado y guardado en el sistema. Para ello debemos realizar lo siguiente y tomar en cuenta

ciertos aspectos.

Para eliminar una entrega, primero tenemos que tomar en cuenta los documentos subsiguientes que tienes

que inherencia y que han sido generados en base a esa entrega, por ejemplo, un Acuse de Recibo de Entrega,

una Factura, y también las operaciones que se hayan realizado sobre ellas, como lo es la Contabilización de la

Salida de Mercancía. Por razones prácticas de este manual vamos a asumir que no se ha realizado aun ninguna

de estas operaciones para mostrar así como eliminar la entrega.

Para eliminar una entrega debemos acceder a la transacción VL02N de modificación de entrega, una vez

allí, introducimos el numero de la entrega que queremos eliminar, en este caso al colocar este numero entraremos

en al dialogo de modificación de entrega, luego nos movemos en la barra de menú principal y presionamos Entrega

de Salida, y desplegamos el submenú con las distintas opciones, y nos movemos a la opción Borrar


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Tratamiento colectivo de documentos prontos a envío.

Pedidos de Clientes. Con esta transacción podemos generar un listado de los pedidos de los clientes que

están pendientes para ser entregados, podemos realizar la búsqueda de pedidos por entregar en un rango de

fechas específico. Vemos como hacerlo.


Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Entrega de salida –> Crear –>Tratamiento colectivo de documentos

prontos a envío –> Pedidos de cliente.Vía Código de la Transacción VL10A


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Dar doble click o enter.

Aquí tenemos una gran cantidad de campos por los cuales podemos restringir la búsqueda para generar la

lista de pedido pendientes para entregar. En las pestañas vemos que podemos colocar información para filtrar la

lista, tales como Datos generales, Pedidos de cliente, Material, Interlocutor, Función usuario.


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En nuestro caso vamos a colocar el punto de expedición 1000 y un rango de fechas de creación de las

entregas del 23.12.2005 al 27.12.2005, para generar la lista solo debemos presionar el botón ejecutar o la tecla

F8 del teclado.

Una vez generada la lista de los pedidos pendientes por entregar, podemos seleccionar los pedidos que

queremos realizarles las entregas. Luego presionamos el botón Dialogo para crear paso a paso las

entregas de cada pedido que seleccionamos, o Fondo para que el sistema realice las entregas de

manera automática.


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Creamos así las entregas de los pedidos seleccionados veamos que pasa cuando utilizamos el botón para

crear las entregas en fondo. Para ello seleccionamos los pedidos y presionamos el botón Fondo .


log creación de entregas

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Las entregas se han creado, para ver el detalle de la creación de estas entregas podemos ver el log de

creación de entregas , situado en la barra de herramientas.

Dentro del registro de creación de entregas podemos visualizar todos los documentos que fueron creados

en fondo, para ello seleccionamos la línea del registro y presionamos el botón documentos o presionamos la tecla

F9. En este caso se crearon 2 documentos comerciales, igualmente podemos seleccionar cada uno de ellos y ver

detalladamente su contenido, seleccionamos el documento y presionamos el botón Visual doc.


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A pesar de que seleccionamos 3 pedidos nos podemos dar cuenta que el sistema solo creo 2 documentos

de entrega referente a estos 3 pedidos, esto se debe que a que 2 de esos pedidos tenían el mismo destinatario de

mercancía y las mismas fechas de entrega, por lo que el sistema los agrupa en un solo documento de entrega.


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Vemos que en este documento de entrega están los ítems que están referidos a 2 pedidos diferentes, el

sistema agrupa estas entregas con datos comunes para agilizar el proceso. Para volver a la pantalla del pedido,

presionamos el botón atrás o presionamos la tecla F3.

Veamos ahora como crear un documento de entrega con el botón Dialogo .


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Esto nos lleva directamente a las transacción VL01N crear entrega y simplemente seguimos los pasos que

ya hemos visto anteriormente. Esto lo hacemos con cada unos de los documentos seleccionados.


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Posiciones pedido de cliente. Con esta transacción podemos generar un listado por material de aquellos

que están pendientes para ser entregados, podemos realizar la búsqueda en un rango de fechas específico. Vemos

como hacerlo.


Vía Menú Logística –> Comercial –> Expedición y transporte –> Entrega de salida –> Crear –>Tratamiento colectivo de documentos

prontos a envío –> Posiciones pedido de cliente.Vía Código de la Transacción VL10C


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Dar doble click o enter.

Aquí tenemos una gran cantidad de campos por los cuales podemos restringir la búsqueda para generar la

lista de pedido pendientes para entregar. En las pestañas vemos que podemos colocar información para filtrar la

lista, tales como Datos generales, Pedidos de cliente, Material, Interlocutor, Función usuario.


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El listado que nos genera la sistema nos indica que existen 2 materiales pendientes por entregar, nos da

información relacionada con el numero de pedido, destinatario de mercancía, y por supuesto el código del material.

Seleccionamos los materiales que deseamos entregar, luego presionamos el botón Dialogo para

crear paso a paso las entregas de cada material que seleccionamos, o Fondo para que el sistema realice

las entregas de manera automática.

Al igual que en la transacción de VL10A referente a los pedidos, aquí seguimos los mismos pasos para

crear los documentos de entrega.


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Creamos ahora las entregas de los materiales seleccionados veamos que pasa cuando utilizamos el botón

para crear las entregas en fondo. Para ello seleccionamos los pedidos y presionamos el botón Fondo .

Las entregas se han creado, para ver el detalle de la creación de estas entregas podemos ver el log de

creación de entregas , situado en la barra de herramientas.


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PROCESO EMPRESARIAL





Dentro del registro de creación de entregas podemos visualizar todos los documentos que fueron creados

en fondo, para ello seleccionamos la línea del registro y presionamos el botón documentos o presionamos la tecla

F9. En este caso se crearon 2 documentos comerciales, igualmente podemos seleccionar cada uno de ellos y ver

detalladamente su contenido, seleccionamos el documento y presionamos el botón Visual doc.


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Vemos el documento que se ha creado con esta y los materiales que están referidos a este.


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Veamos ahora como crear un documento de entrega con el botón Dialogo .

Esto nos lleva directamente a las transacción VL01N crear entrega y simplemente seguimos los pasos que

ya hemos visto anteriormente. Esto lo hacemos con cada unos de los documentos seleccionados.


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FALTA LA PARTICION POSTERIOR DE ENTREGA (TRANSACCION VLSP) esto sera util si generan entregas que

superen la capacidad de carga de los vehiculos.


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