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SAP 00
INTRODUCCIÓN A SAP
CAMPUS
Equipo Campus – ENERO 2016
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Índice INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 2
VISIÓN GENERAL DEL PROCESO ............................................................................................................................ 4
¿QUÉ ES UN ERP? ................................................................................................................................................. 5
¿QUÉ ES SAP? ....................................................................................................................................................... 5
ETAPAS DEL PROYECTO ......................................................................................................................................... 6
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ......................................................................................................................................... 6 PRESENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN ....................................................................................................................................... 6 DESARROLLO ................................................................................................................................................................. 6 PRUEBAS UNITARIAS ....................................................................................................................................................... 6 PRUEBAS INTEGRALES ..................................................................................................................................................... 6 CUT OVER ..................................................................................................................................................................... 6 GO LIVE (SALIDA EN VIVO) ................................................................................................................................................ 6
ROLES DE USUARIO .............................................................................................................................................. 7
MODELO DE CREDENCIALES .................................................................................................................................. 8
CARTA INFORMANDO CREDENCIALES EN SAP ....................................................................................................................... 8
GLOSARIO SAP ...................................................................................................................................................... 9
MANDANTE .................................................................................................................................................................. 9 ENTORNO ..................................................................................................................................................................... 9 DATOS MAESTROS .......................................................................................................................................................... 9 SAPGUI ...................................................................................................................................................................... 9 LOGIN/LOGON ............................................................................................................................................................ 10 USER ......................................................................................................................................................................... 10 PASSWORD ................................................................................................................................................................. 10 MODO ....................................................................................................................................................................... 10 SESIÓN ...................................................................................................................................................................... 10 TRANSACCIÓN ............................................................................................................................................................. 11 PARÁMETROS .............................................................................................................................................................. 11 PARAMETRIZAR ........................................................................................................................................................... 11 VARIANTE ................................................................................................................................................................... 11
NAVEGACIÓN EN SAP ......................................................................................................................................... 12
CÓMO INICIAR UNA SESIÓN ............................................................................................................................................ 12 ELEMENTOS LA PANTALLA INICIAL SAP ............................................................................................................................. 13
Barra de menú .................................................................................................................................................... 14 Barra de herramientas standard ........................................................................................................................ 15 Barra de aplicaciones .......................................................................................................................................... 16
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Barra de status ................................................................................................................................................... 17 EL ÁRBOL DESPLEGABLE ................................................................................................................................................. 17 CÓMO MOSTRAR LOS NOMBRES TÉCNICOS DE LAS TRANSACCIONES EN EL ÁRBOL DESPLEGABLE .................................................... 18 CÓMO ACTIVAR UNA TRANSACCIÓN ................................................................................................................................. 19
a) Desde el campo de comandos .................................................................................................................... 19 b) Utilizando el árbol desplegable .................................................................................................................. 19
USO DE TRANSACCIONES FAVORITAS ................................................................................................................................ 20 Arrastrar opciones hacia favoritos ...................................................................................................................... 20 Crear carpetas en favoritos ................................................................................................................................ 21 Cambiar nombre de favoritos y carpetas ............................................................................................................ 21 Borrar favoritos y carpetas ................................................................................................................................. 22
CÓMO SABER EL CÓDIGO DE LA TRANSACCIÓN DONDE SE ESTÁ ............................................................................................... 23 FUNCIONALIDADES DE PANTALLA DESDE UNA TRANSACCIÓN ................................................................................................. 24
Fichas o solapas .................................................................................................................................................. 24 Botones de uso frecuente dentro de una transacción ........................................................................................ 24 Interpretación de los mensajes ........................................................................................................................... 25 Cómo imprimir .................................................................................................................................................... 26 Funciones de ayuda ............................................................................................................................................ 27 Desplazamiento entre los campos ...................................................................................................................... 28 Desplazamiento para ver todos los datos de la pantalla .................................................................................... 28 Modificar ancho y orden de columnas ................................................................................................................ 28 Cómo exportar datos .......................................................................................................................................... 29 Campo de comandos .......................................................................................................................................... 30 Botón Matchcode ............................................................................................................................................... 31 Búsqueda de datos ............................................................................................................................................. 33
TRABAJAR EN DISTINTOS MODOS ..................................................................................................................................... 35 Cómo crear un nuevo modo ................................................................................................................................ 35
TIPOS DE PROCESOS ...................................................................................................................................................... 36 a) En línea (o tiempo real) .............................................................................................................................. 36 b) En fondo ..................................................................................................................................................... 36
CÓMO SALIR DE SAP .................................................................................................................................................... 38
CONSIDERACIONES ESPECIALES .......................................................................................................................... 39
IDENTIFICACIÓN ESTUDIANTES ........................................................................................................................................ 39 ETIQUETAS DE CAMPOS ................................................................................................................................................. 39 CONCEPTO DE FECHA CLAVE .......................................................................................................................................... 39
INTRODUCCIÓN
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SAP 00 es un módulo introductorio que tiene por objetivo entregar a los usuarios la información básica para navegar a través del sistema e internalizar el vocabulario asociado a este nuevo ambiente de trabajo. Los contenidos de este módulo se han adaptado a las necesidades específicas de los usuarios de CAMPUS (módulo académico de SAP).
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VISIÓN GENERAL DEL PROCESO
SAP
CAMPUS Academia
FICA Finanzas
BACK OFFICE Procesos de geseón
administraeva interna
(control de geseón, tesorería, compras, acevo fijo, etc.)
HR Recursos Humanos
CRM Módulo de markeeng
(comunicación)
BI Business
Intelligence (Bases de datos de
consulta y extracción de datos)
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¿QUÉ ES UN ERP? ERP (Enterprise Resource Planning): Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.
Un ERP es un sistema informático que permite gestionar de manera integrada todos los procesos que realiza una institución. Posee una base de datos única a la que se puede acceder en tiempo real, ya sea para consultar, actualizar o intercambiar información entre los distintos módulos y procesos. ¿QUÉ ES SAP? SAP (System, Applications and Products): Sistemas, Aplicaciones y Productos. SAP es un ERP específico (marca de ERP), fabricado por la empresa alemana del mismo nombre SAP AG, fundada en 1972 por ex ingenieros de IBM. El sistema SAP utiliza un lenguaje de programación creado por la misma compañía, llamado ABAP. La versión que ha adquirido la universidad es SAP R/3.
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ETAPAS DEL PROYECTO La implementación del sistema SAP se está llevando a cabo a través de las siguientes etapas: Levantamiento de procesos Consiste en la descripción de la situación actual. Para ello, se formaron equipos de trabajo integrados por personas de todas las unidades de la universidad que redactaron y revisaron documentos que explican la forma en que la UDP realiza sus procesos actualmente. Presentación de la solución A partir de los documentos anteriores, la empresa consultora propuso una solución en SAP. Desarrollo La empresa consultora parametriza el sistema y desarrolla programas complementarios, con el objetivo de dar respuesta a los requerimientos de la universidad. Pruebas unitarias Se realizan pruebas para verificar la correcta operación del sistema, pero en procesos que no se relacionan entre sí. Pruebas integrales Se realizan nuevas pruebas al sistema, pero esta vez con procesos que relacionan distintos módulos (académico con finanzas, académico y recursos humanos, etc.). Cut over Conjunto de actividades necesarias para dar término a la operación con los sistemas actuales (parte del SGU y otros) y poner en marcha el nuevo sistema SAP. Algunas actividades que contempla la etapa cuto ver:
• Preparación y extracción de datos desde sistemas actuales • Carga de datos en el nuevo sistema • Verificación de la carga de datos • Etc.
Go live (salida en vivo) Puesta en marcha o puesta en producción. Inicio de las operaciones con el nuevo sistema.
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ROLES DE USUARIO Dado que SAP es un sistema integrado que trabaja con una base de datos única, el acceso a ella se delimita usando “roles de usuario”. Esto quiere decir que las personas tienen distintos niveles de acceso a la información, conforme a las funciones que desempeñan; por ejemplo, existen roles tales como:
• Decano • Director (pregrado y postgrado) • Secretario(a) de Estudios • Secretario(a) académico(a) • Coordinador • Etc.
Los roles de usuario son gestionados por el área de informática a través del módulo de seguridad. El encargado de esta tarea se denomina Administrador de Roles. Cada persona que ingresa al sistema posee:
• Nombre de usuario (ej.: jperez) • Clave de acceso (password)
Mayor detalle en sección “modelo de credenciales” del presente documento. • Perfil (atributos que delimitan el acceso al sistema)
Existen medidas de seguridad que permiten minimizar el riesgo de acceso al sistema por parte de personas no autorizadas, tales como:
• Cambio periódico de clave • Cierre de sesión de usuarios inactivos durante un tiempo determinado • Inhabilitación del usuario cuya clave no ha sido ingresada correctamente en una cierta cantidad
de intentos. Máxima cantidad de intentos permitida: 3
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MODELO DE CREDENCIALES Se llama “credenciales” a los datos que permiten acceder al sistema a cada usuario, ellos son:
• Nombre de usuario (ej.: jperez) • Clave (password)
Carta informando credenciales en SAP Cuando se inicie la etapa de “Salida en vivo” del sistema, cada usuario recibirá la siguiente carta con sus credenciales:
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GLOSARIO SAP Mandante Área de trabajo independiente dentro del sistema. Se pueden utilizar distintos mandantes para diseñar un sistema. Cada mandante posee recursos propios:
• Datos de usuario (claves de acceso diferentes por cada mandante) • Ciertas configuraciones específicas (la parametrización puede ser distinta en cada mandante) • Datos maestros (los datos de estudiantes, planes de estudio, etc., no necesariamente son los
mismos en cada mandante) Cada mandante se identifica con un número y nombre específicos. Por ejemplo:
• 100 Documentación de pruebas (Solman) • 200 Calidad (mandante para pruebas unitarias) • 250 Calidad (mandante para pruebas integrales) • 300 Producción • 375 Calidad (mandante para capacitación)
Durante el proceso de capacitación se usará el mandante 375, que forma parte del entorno de Calidad. Los usuarios finales acceden al mandante de producción, el que contiene la información real y vigente de la universidad. Entorno Servidor (máquina) donde residen uno o más mandantes.
Un sistema SAP contempla al menos 3 entornos (o máquinas de trabajo): • Desarrollo (y mantenimiento) • Calidad (ambiente donde se realizan pruebas de verificación previo a la carga en el ambiente del
usuario final) • Productivo (ambiente del usuario final)
Datos maestros Registros básicos que contienen información sobre diferentes entidades:
• Datos maestros de estudiantes (Rut, nombre, dirección, etc.) • Datos maestros de planes de estudio (código, nombre, carrera, etc.) • Datos maestros de profesores (Rut, nombre, dirección, categoría, etc.) • Etc.
SAPGUI Es la interfaz gráfica de SAP con el usuario final, que permite mostrar los datos en forma de lista, gráficos, etc. Esta aplicación debe estar instalada en cada PC.
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Login/Logon Icono que permite ingresar a SAP User Nombre de usuario asignado para acceder a SAP R/3 (ej.: jperez). Password Palabra clave o secreta que acompaña al user para poder ingresar al sistema. Modo Se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP. Sesión Conexión de un usuario al sistema SAP. Sólo se puede tener 1 sesión activa por cada cuenta de usuario. Si se ingresa a otro PC con el mismo usuario, aparece el siguiente mensaje, forzando a tener sólo 1 sesión vigente:
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Transacción Aplicación de SAP que tiene un objetivo específico. Cada transacción tiene un nombre técnico que la identifica. Ejemplos:
• PIQST00: expediente del estudiante • PIQSTD: visualización de los datos maestros del estudiantes • PIQ_ACSTRUC: catálogo de planes de estudio
Existen 2 tipos de transacción:
a) Standard: transacciones o aplicaciones propias de SAP. Ej.: PIQSTD, PIQ_ACSTRUC
b) Z: comienzan con la letra Z todas las transacciones o aplicaciones que son desarrollos hechos a la medida de las necesidades de la universidad. Ej.: ZCARE_MATRICULAS, ZCARE_AVANCE_CURR, ZCA_CM_003
Matchcode
Herramienta que permite encontrar datos dentro de una tabla. Mayor detalle en sección “Botón Matchcode” de este documento. Parámetros Valores que pueden registrarse o configurarse en el sistema para que éste se comporte o funcione de una forma en particular. Parametrizar Acción de registrar parámetros en el sistema o configurarlo. Variante Configuración específica de parámetros de entrada, individualizados por un nombre. Permiten personalizar el acceso a la información. Existen distintos tipos de variante:
a) Variantes de selección: permiten fijar ciertos valores para realizar una búsqueda específica a partir de ellos
b) Variantes de visualización: permiten filtrar datos en una disposición determinada
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NAVEGACIÓN EN SAP Cómo iniciar una sesión Desde el escritorio del PC, dar doble click sobre SAP Logon.
Seleccionar el servidor al cual se desea acceder (udq es el entorno o servidor de calidad de la universidad):
Seleccionar mandante de trabajo. Ingresar nombre de usuario y clave de acceso (la clave es sensible al uso de minúsculas y mayúsculas):
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La primera vez que se ingresa al sistema, se hará con la clave entregada por el área de informática, pero en esa primera sesión, SAP solicitará cambiarla. Elementos la pantalla inicial SAP
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Barra de menú Cada una de las opciones de la barra de menú, contiene más opciones dentro de ella. Esta barra se organiza dependiendo de las tareas que se estén realizando. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una barra de menú típica:
A continuación se muestran algunos de los menús más frecuentes:
Menú Descripción
Menú Permite ir directamente a otros menú del sistema, por ejemplo: menú de usuario, menú SAP, etc.
Tratar Permite realizar acciones sobre la transacción actual, por ejemplo: ejecutarla en la ventana actual, ejecutarla en otra ventana.
Favoritos Para gestionar menú Favoritos (añadir, renombrar, borrar, desplazar, etc.)
Detalles
A nivel de usuario, sólo se usa la alternativa “Opciones”, que sirve para parametrizar la visualización del menú:
Sistema
Contiene principalmente información técnica, pero algunas funciones son útiles a nivel de usuario, por ejemplo: crear modo, revisar jobs y Status. Particularmente, la opción Status muestra información detallada de la sesión y transacción activas:
Ayuda Despliega un menú con varias formas de ayuda online
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Barra de herramientas standard Contiene botones que permiten realizar acciones comunes (buscar, grabar, etc.).
A continuación, el detalle de cada botón:
Botón Nombre Función
Intro Verifica que los datos ingresados sean válidos. No graba.
Campo de comandos Permite ingresar comandos en forma directa, por ejemplo,
códigos de transacciones.
Grabar Graba los datos ingresados.
Retroceder
Se devuelve a la pantalla anterior dentro de la misma transacción. Antes de retroceder, exige ingresar campos obligatorios. Antes de retroceder, pregunta si se desean grabar los cambios realizados.
Salir
Finaliza la tarea. Antes de retroceder, pregunta si se desean grabar los cambios realizados. Se sale completamente de la transacción.
Cancelar Finaliza la tarea. No graba.
Imprimir Imprime datos de la pantalla actual.
Buscar Busca datos en la pantalla actual. Se comporta igual que en Office (se puede usar el carácter * para acercarse al valor buscado).
Buscar siguiente Busca siguiente coincidencia en la pantalla actual.
Se comporta igual que en Office.
Primera página Se desplaza a la primera página.
Página anterior Se desplaza a la página anterior.
Página siguiente Se desplaza a la página siguiente..
Última página Se desplaza a la última página
Crear modo Crea un nuevo modo SAP. Esto permite realizar varios procesos dentro de una misma cuenta de usuario.
Crear acceso rápido Permite crear un acceso rápido desde el “escritorio” del PC.
Apropiado para reportes, transacciones y procesos.
Ayuda Despliega ayuda del campo donde se posiciona el cursor.
Menu front end Permite configurar opciones de visualización (colores de pantallas, formatos de íconos, etc.)
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Barra de aplicaciones La barra de aplicaciones provee funciones que permiten visualizar los distintos menú disponibles y organizar la sección de favoritos.
Botón Nombre Función
Menú de usuario Despliega el menú asociado al perfil de usuario activo.
Menú SAP Despliega el menú standard de SAP.
SAP Business Workplace Muestra opciones para uso de mensajería interna. Estas
opciones no están habilitadas para la UDP.
Visualizar menú de un rol Para ir directamente a otro menú. Esta opción está orientada al administrador.
Añadir a favoritos Añadir a la sección de Favoritos, la transacción o carpeta que se tiene seleccionada.
Borrar favoritos Borrar de la sección de Favoritos, la transacción o carpeta que
se tiene seleccionada.
Modificar favoritos Modificar nombre de carpeta o transacción en área de Favoritos.
Desplazar hacia arriba/abajo favoritos
Mover hacia arriba o hacia abajo, dentro del área de Favoritos, la carpeta o transacción que se tiene seleccionada.
Crear rol Opción orientada al Administrador de Roles.
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Barra de status Proporciona información general del sistema y de la transacción sobre la cual se está trabajando. En el extremo inferior izquierdo aparecen todos los mensajes del sistema. A la derecha, al pulsar el botón , se despliega la información de la transacción.
El árbol desplegable SAP organiza las aplicaciones o transacciones bajo una estructura de árbol. Dentro del menú de SAP se encuentra la carpeta “Student Lifecycle Management”, que es donde se agrupan todas las transacciones de CAMPUS (módulo académico de SAP). Al interior de esta carpeta, se ha dispuesto la carpeta “Ampliación UDP (SLCM)”, con las transacciones que utilizará la universidad para la gestión de procesos académicos.
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Cómo mostrar los nombres técnicos de las transacciones en el árbol desplegable
a) Seleccionar Detalles desde el menú de barra b) Dar click en Opciones c) Habilitar la opción Visualizar nombres técnicos
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Cómo activar una transacción Las transacciones se pueden activar de dos formas en SAP:
a) Desde el campo de comandos Instrucción en campo de
comandos Descripción
/n+nombre de transacción Inicia la transacción dentro del modo actual, esto implica que se cancela la tarea en pantalla. Ejemplos:
Como se aprecia, da igual:
• Usar minúsculas o mayúsculas • Anteponer un espacio al nombre de la transacción
NOTA: tener en cuenta que este comando no pregunta si se quiere guardar los cambios antes de salir de la transacción.
/o+nombre de transacción Inicia la transacción en un modo nuevo. Ejemplo:
b) Utilizando el árbol desplegable Seguir la ruta correspondiente hasta llegar a la transacción y seleccionarla con doble click.
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Uso de transacciones favoritas Arrastrar opciones hacia favoritos En SAP se puede tener un área con las transacciones más utilizadas o favoritas. Existen varias formas de agregar transacciones al área de Favoritos:
a) Desde la barra de aplicaciones, como se describió anteriormente
b) Seleccionar la transacción y arrastrarla con el mouse hasta el menu “Favoritos”
c) Desplegando el campo de comandos, se guardan las últimas transacciones utilizadas
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Crear carpetas en favoritos a) Seleccionar carpeta “Favoritos” b) Presionar botón derecho del mouse c) Seleccionar “Insertar carpeta” d) Digitar nombre de la nueva carpeta
Cambiar nombre de favoritos y carpetas
a) Seleccionar carpeta u opción de Favoritos b) Presionar botón derecho del mouse c) Seleccionar “Modificar favoritos” d) Digitar nuevo nombre
También se pueden modificar nombres de carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el
botón
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Borrar favoritos y carpetas a) Seleccionar carpeta u opción de Favoritos b) Presionar botón derecho del mouse c) Seleccionar “Borrar favoritos”
También se pueden eliminar carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el botón
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Cómo saber el código de la transacción donde se está a) Utilizando la flecha desplegable al pie de página a la derecha
b) Utilizando el menú Sistema/Status desde la barra de menú
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Funcionalidades de pantalla desde una transacción Fichas o solapas Es frecuente que dentro de una transacción, los grupos de datos se organicen en forma de fichas o solapas.
Botones de uso frecuente dentro de una transacción La Barra de herramientas cambia dependiendo de la transacción que se esté ejecutando. Por este motivo, a continuación sólo se muestra un resumen de los botones utilizados frecuentemente:
Botón Atajo (combinación de teclas)
Función
F3 Atrás (no graba)
Shift + F3 Salir de la transacción actual (no graba)
F12 Cancelar (no graba)
Ctrl + F Buscar
Ctrl + G Buscar siguiente
F1 Ayuda
F8 Ejecutar proceso
F5 Mostrar detalle de un objeto en particular, por ejemplo: planes vigentes de un estudiante
Shift F2 Borrar
F5 Crear registro
F7 Visualizar
F6 Modificar
No hay atajo Refrescar datos en pantalla
Shift F5 Llamar variante
Ctrl+Shift+F2 Documentación del sistema
F8 Anterior
Shift F7 Siguiente
Ctrl + S Grabar
Ctrl + P Imprimir
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Exportar
Enter Aceptar (no graba). Verifica que los datos ingresados sean válidos para la transacción.
Cancelar Cancelar
Ctrl + PageUp Desplazarse a la primera página
Page UP Página anterior
PageDown Página siguiente
Ctrl+PageDown Desplazarse a la última página
Ordenar en forma ascendente los datos de la columna seleccionada
Ordenar en forma descendente los datos de la
columna seleccionada Interpretación de los mensajes
SAP utiliza un formato de mensajes cuya interpretación es similar a la de los semáforos: Rojo : error, el sistema impedirá continuar mientras no se corrija el error o se cancele el proceso. Amarillo : advertencia, el sistema permitirá continuar. Verde : información. Normalmente es una confirmación que indica que la acción se ha realizado
exitosamente.
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Cómo imprimir
a) Presionar el botón imprimir b) Indicar opciones de impresión
• Impresora: siempre será LP01, que representa la impresora predeterminada del equipo • Número de copias a imprimir • Impresión del documento completo o sólo algunas páginas
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Funciones de ayuda La ayuda que proporciona el sistema, se refiere al contexto donde se esté situado. Se puede obtener de 3 maneras:
a) Activando el botón interrogante b) Presionando el botón derecho del mouse c) Pulsando F1
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Desplazamiento entre los campos Para desplazarse entre los campos de una pantalla se puede optar por:
a) Seleccionar el campo directamente con el mouse b) Moverse entre los campos con la tecla Tab
Desplazamiento para ver todos los datos de la pantalla No siempre es posible ver la pantalla completa en SAP, para ello hay que usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal.
También se pueden usar los botones:
Primera página Se desplaza a la primera página
Página anterior Se desplaza a la página anterior
Página siguiente Se desplaza a la página siguiente
Última página Se desplaza a la última página
Modificar ancho y orden de columnas De manera similar a Excel, las columnas se pueden ajustar al ancho deseado o cambiar de posición.
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Cómo exportar datos Todos los reportes emitidos por SAP son exportables. Pasos para ello:
a) Pulsar botón b) Seleccionar el tipo de archivo al que se desea exportar
c) Seleccionar el formato correspondiente al tipo de archivo indicado
d) Indicar lugar donde se desea guardar el archivo
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Campo de comandos Desde el campo de comandos se pueden dar instrucciones en forma directa, sin necesidad de ir paso a paso a través del árbol desplegable o presionando los botones de la barra de herramientas. A continuación se muestran los comandos que se usan habitualmente:
Instrucción en campo de comandos
Descripción
/n Cancela la transacción actual /n+nombre de transacción Inicia la transacción dentro del modo actual. Esto implica que se cancela
la tarea en pantalla. Ejemplos:
Como se aprecia en la figura, el sistema no discrimina:
• Uso de minúsculas o mayúsculas • Anteponer un espacio al nombre de la transacción
/o Muestra un resumen de los modos activos:
/o+nombre de transacción Inicia la transacción en un modo nuevo. Ejemplo:
/nend Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del sistema,
previa solicitud de confirmación:
/nex Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del sistema.
NO solicita una confirmación
/i Finaliza el modo actual
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Botón Matchcode Este botón sirve para realizar búsquedas de datos. Al presionarlo, el sistema muestra un cuadro de diálogo que permite acotar la búsqueda y mostrar valores posibles.
Si sólo conoce o recuerda una parte del texto buscado, use carácter *. Por ejemplo:
Resultado de la búsqueda:
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Cómo recuperar el formato de búsqueda standard A veces, por alguna manipulación de los botones, se modifica la pantalla que permite realizar las búsquedas a través del botón matchcode. Se puede volver a la pantalla inicial de la siguiente forma:
a) Normalmente, cuando se modifica la interfaz de búsqueda, aparece la siguiente pantalla:
b) Pulsar el botón “Otra ayuda para la búsqueda” c) Seleccionar método de búsqueda deseado
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Búsqueda de datos En algunas transacciones, es posible realizar búsquedas de datos a través del menú “Buscar” que se despliega en la columna izquierda de la pantalla. Esta herramienta se comporta igual que el explorador de archivos de Windows, y trabaja bajo una estructura de árbol. Ejemplos de búsqueda a través del menú “Buscar”: Buscar estudiantes por plan:
a) Seleccionar la opción “Nombre”
b) En la pantalla emergente ingresar los parámetros solicitados: • Asignado: debe decir “directo” • Para: seleccionar opción Plan de estudios • Objeto: escoger plan de estudios requerido
c) En la parte inferior se muestran todos los estudiantes vigentes en el plan de estudios indicado:
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Buscar Grupos de Módulos (CG): a) Hacer click en la flecha negra del objeto a buscar
b) Seleccionar el tipo de búsqueda a realizar. Por defecto se busca por nombre del elemento
c) Se desplegará una pantalla de búsquedas múltiples. En “c/denominación” escribir las primeras letras y números del plan de estudio junto al símbolo *
d) En la pantalla inferior izquierda de la transacción se desplegarán todos los grupos de módulos del plan de estudios que comienzan con la sigla ingresada
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Trabajar en distintos modos Se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP. Cada modo es independiente de los otros. Un usuario puede tener más de un modo activo, esto permite trabajar simultáneamente en más de una tarea. Un usuario puede tener más de un modo activo. Esto permite trabajar simultáneamente en más de una tarea. Se puede mover entre los modos abiertos y cerrar cualquier modo sin tener que salir del sistema. Se puede tener hasta 6 modos abiertos, realizando distintas tareas en cada uno. También se puede trabajar sobre un mismo registro (por ejemplo, un estudiante en particular) en distintos modos. En este caso, dependiendo del proceso que se esté realizando, podría ocurrir que el registro quede “bloqueado” por uno de los modos; si esto sucede, se deben finalizar los otros modos (o pantallas) abiertos para poder continuar con la tarea objetivo. Eventualmente, el administrador del sistema puede reducir el límite de modos (6) a utilizar. Debido a que ello puede tornar lento el tiempo de respuesta. Cómo crear un nuevo modo Se puede crear un modo en cualquier momento. Los datos de los modos activos no se pierden.
• Ir a la barra de herramientas standard en la parte superior de la pantalla
• Presionar botón “Generar modo nuevo”
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Tipos de procesos SAP utiliza 2 tipos de procesos: en línea (o tiempo real) y en fondo. Generalmente el sistema pregunta la forma en la cual se desea realizar el trabajo.
a) En línea (o tiempo real) La tarea se realiza en el momento en que se genera la instrucción. Normalmente esta alternativa se utiliza cuando se procesan pocos registros ya que el PC queda bloqueado hasta finalizar el trabajo. Un proceso de este tipo puede durar máximo 15 minutos, luego, el sistema lo cancelará.
b) En fondo Esta opción es recomendable para tareas que procesan un alto volumen de datos. La tarea se ejecuta en forma programada, es decir, se puede indicar una fecha y hora de inicio o que el trabajo se ejecute después de finalizar otro, etc.:
Se debe grabar la instrucción de programación del proceso Finalmente el sistema envía un mensaje indicando que el trabajo (o job) se ha programado correctamente:
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Si se ha optado por procesar “en fondo”, se puede monitorear el avance del trabajo (o job) de las siguientes formas: a) Desde la barra de menú, seleccionar “Sistema”
Click en “Jobs propios”
Se despliegan los jobs que se estén ejecutando bajo la cuenta de usuario
b) Desde la transacción SMX
Ejecutar la transacción directamente desde el campo de comandos Se despliegan la misma pantalla anterior
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Cómo salir de SAP Se puede abandonar el sistema de varias formas, algunas paulatinas y otras más drásticas:
a) Retroceder con las flechas , y
b) Cerrar el modo actual con
c) Presionar la combinación de teclas Shift + F3: sale de la transacción actual, si se presiona nuevamente, vuelve a retroceder… hasta llegar a la pantalla de Log off
d) Dar la instrucción /nend en el campo de comandos: abandona por completo el sistema,
previamente solicita una confirmación
e) Dar la instrucción /nex en el campo de comandos: abandona por completo el sistema SIN pedir
una confirmación previa
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CONSIDERACIONES ESPECIALES Identificación estudiantes El dato que identifica de manera única a los estudiantes en SAP es el N° de matrícula. El RUT es un dato secundario de acceso. Etiquetas de campos Dado que SAP es un sistema standard, utiliza un lenguaje que no siempre describe adecuadamente los datos que utiliza la universidad. Por este motivo se solicitó, en los casos en que fuera posible, modificar las etiquetas (nombres) de algunos campos. Con el objetivo de no alterar el standard, estos cambios se han implementado mediante una rutina externa denominada GuiXT. Por lo tanto, cada vez que un usuario se conecta a SAP, se activa esta rutina en la parte inferior de la pantalla, con esta imagen.
Concepto de Fecha Clave Todas las estructuras de datos (objetos) en SAP tienen fechas de vigencia (planes, estudiantes, asignaturas, tipos de evento, etc.). La vigencia está comprendida entre 2 fechas (inicio y fin). La fecha de inicio de vigencia corresponde a aquella que estaba por defecto en el sistema cuando se creó la estructura u objeto (plan, asignatura, tipo de evento, etc.), salvo que se indique otra cosa. Se ha definido que ciertas estructuras de datos (objetos) tengan las siguientes fechas de vigencia estándar: inicio=01.01.1950 / fin=31.12.9999. Para evitar dejar datos fuera de visualización, se recomienda dejar predeterminado el valor de fecha clave de inicio en 01.01.1950. Esto permite ampliar el universo de datos para las búsquedas. A continuación se describen los pasos para implementar este cambio:
1. Pulsar botón 2. Se despliega la siguiente pantalla:
a. Seleccionar opción “Fecha clave” y digitar en ella 01.01.1950 b. Activar el chek “Grabar como parametrización std.”