SAP New General Ledger

Características y ventajas en la activación de la funcionalidad SAP New G/L

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SAP New GL

Introducción básica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberían abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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• En los últimos años, las empresas necesitan realizar el reporting financiero de manera mucho más precisa, rápida y fiable.

• Además, las empresas multinacionales deben realizar su reporting financiero de acuerdo a diferentes principios contables, como pueden ser criterios locales, IFRS (International Financial Reporting Standards),…

• Igualmente, algunas empresas son obligadas a reportar su información financiera a un nivel de detalle menor que el de sociedad (línea de negocio, región). Esto se solventa de manera mucho más fiable en el New GL.

• New G/L reduce la complejidad de integrar ledgers que se mantenían en Classic GL de manera separada como puede ser Cost of Sales o Profit Center. Todo ello provoca más transparencia y ahorro de tiempo.

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Introducción básica a New GL

New GL en mySAP ERP

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EC-PCAManagement and Segment Reports

Special Purpose LedgerMultidimensionalCustomer-specific

Reconciliation ledgerFunctional area ledger

FI ClassicLegal Requirement

COS Ledger

A general Ledger for

Legal requirementsManagement and segment reportsFast closeParallel accountingInternational accounting standardsComplianceBalance sheet for free dimensionsStrong focus on service industry

R/3 mySAP ERP

SAP New GL

Introducción básica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberían abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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Ventajas de implantación

• Integración de la información financiera y de gestión. La mayoría de los ledgers están integrados en un único ledger, lo que conlleva menos tareas de reconciliación que en versiones anteriores.

• Facilidad en la extensibilidad de ampliación de funcionalidades. New G/L es más fácil de mantener que Classic G/L. Por ejemplo, se pueden añadir nuevos campos en las tablas e informes estándares de SAP que almacenan información financiera.

• Cierres más rápidos. Debido a que desaparecen la mayoría de ledgers, las tareas de reconciliación entre ellos desaparecen.

• Document splitting en tiempo real. En el classic GL, por ejemplo, se requerían ejecutar procesos de cierre mensuales para imputar Centros de Beneficio a las posiciones de AP o AR.

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Ventajas de implantación

• Contabilización en tiempo real de CO a FI. Ya no es necesario realizarlo a final de mes.

• Segment reporting. Es necesario que la mayoría de empresas deban reportar por línea de negocio o por actividad geográfica. En el New G/L se soluciona con la activación del campo segmento que permite obtener información financiera a nivel de detalle del Segmento.

• Información financiera según diferentes principios contables. Es posible obtener balances o cuentas de resultados según criterios contables diferentes. Por ejemplo, a nivel de grupo (IFRS) y a nivel local (país).

• Más agilidad y flexibilidad en la obtención de información, ya que la mayoría de reports permiten obtener información a nivel más detallado (ledger, segmento, dimensiones,…)

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Ventajas frente a la versión clásica

SAP NEW G/L

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Empresas tipo

• La empresa es una compañía internacional que opera en múltiples países y continentes.

• La empresa debe reportar según múltiples métodos contables: IFRS, locales, USGAAP,…

• La empresa requiere reportar por diferentes áreas de negocio o el detalle de los balances por segmento de acuerdo a SEC Guidelines.

• La compañía debe realizar balances consolidados según multiple legal entities.

• La reconciliación entre el Clásico General Ledger en SAP FI con CO es compleja y costosa a nivel de tiempo.

• La compañía desea reducir la complejidad de su estructura financiera.

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Introducción básica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberían abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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Nuevas funcionalidades

• La implantación del New General Ledger conlleva la aplicación de nuevas funcionalidades. Estas nuevas funcionalidades llevan implícitas mejoras en el sistema, pero no son obligatorias de activar. La activación o no dependerá de las necesidades de cada empresa y en caso de proyecto de migración lo hará más o menos complejo.

• Las 3 funcionalidades más importantes son:

Reporting por Segmento.

Document Splitting.

Ledgers Paralelos.

• Todos estos cambios implican que el modelo de datos de las tablas de SAP hayan sufrido variaciones.

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Reporting por segmento

• Reportar por segmento es un requerimiento obligatorio en muchos países. IFRS o USGAAP requieren que el segmento sea reportado si las ventas externas del segmento superan el 10% del total de ellas.

• El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la mayoría de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la explotación y obtención de información.

• Al estar el segmento presente a nivel de posición en el documento, ello supone poder obtener información de él en cualquier momento, sin tener que esperar a ningún proceso de cierre.

• La mayoría de los informes estándares de SAP contienen el campo Segmento como opción en la pantalla de selección. A continuación, mostramos un claro ejemplo de ello:

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Reporting por segmento

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Reporting por segmento

• El campo Segmento es un nuevo campo que se ha activado en SAP y presente en la mayoría de tablas e informes de la Contabilidad Financiera, lo que facilita la explotación y obtención de información.

• Si se activa el document splitting (explicado en la siguiente sección) a nivel de Segmento, ello permitiría obtener balances a nivel de segmento.

• La lógica de SAP en la imputación del segmento es la siguiente:

• En el caso de que la imputación de Centros de Beneficio esté activa, a cada Centro de Beneficio se le asignará un Segmento a nivel de datos maestros.

• Si la contabilización se produce en un documento sin imputación a Centro de Beneficio, hay una BADI específica que deriva el segmento FAGL_DERIVE_SEGMENT o entrado de manera manual.

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Reporting por segmento

• Los pasos básicos de parametrización para reportar por segmento son:

• Definición de Segmentos. Normalmente áreas geográficas o unidades de negocio.

• Definir la asignación de Segmentos a las contabilizaciones. Asociación de segmentos a los Centros de Beneficio y implementación de lógica de llenado de segmento para contabilizaciones manuales.

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Document splitting

• La funcionalidad de Document Splitting permite a las empresas de obtener un balance detallado a nivel más bajo que el de la Sociedad (Centros de Beneficio, Segmentos, Divisiones, etc.)

• En versiones antiguas de SAP era posible obtener balances a nivel de Centros de Beneficio, pero requería mucho tiempo y no era posible hacerlo en tiempo real, ya que por ejemplo, la contabilización en cuentas de balance en AP o AR en Centros de Beneficio se efectuaba a final de mes en los procesos estándares mensuales de cierre.

• Document Splitting estaba disponible en SAP R/3, pero sólo a nivel de Ledgers Especiales (y a nivel de división y Centro de Beneficio).

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Ejemplo de Document Splitting por Centro de Beneficio: Contabilización de factura de acreedor a 2 cuentas de Pérdidas y Ganancias con Centros de Beneficio diferentes.

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Ledgers paralelos

• Debido a la globalización, ha surgido la necesidad en la mayoría de las organizaciones de presentar sus balances y situación financiera según diferentes principios contables.

• En las versiones anteriores, existían 2 posibilidades para afrontar esta problemática:

• Cuentas paralelas. Las cuentas se crean y se contabilizan en ellas en función del principio contable al que representan. Por ejemplo, los activos fijos suelen tener vidas útiles diferentes en función del principio contable, lo que supone crear cuentas diferentes para cada principio.

• Ledgers Especiales. Un ledger especial se mantiene para reportar según un principio contable diferente. Esta aproximación es útil ya que muchos países tienen su propio plan de cuentas.

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Ledgers paralelos

• La funcionalidad de Ledgers Paralelos en SAP ERP mejora ambas aproximaciones.

• Se pueden configurar ledgers separados para cada requerimiento de reporting. Las contabilizaciones que se realizan hacia otros componentes de SAP (AP, AR, SD, MM, PP) actualizan todos los ledgers de forma simultánea, mientras que se puede contabilizar a un ledger determinado a través de las transacciones FB01L / FB50L, programa de valoración de la moneda extranjera y áreas de valoración de activos fijos.

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Ledgers Paralelos

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FI-ARFI-AP...SDMMPPPM...

All ledgers updated simultaneously

New General Ledger

Non-Leading Ledger

Other Non-Leading Ledger

Only specified ledgers are updated

Postings via new transactions FB01L and FB50L

Foreign currency valuation program FAGL_FC_VALUATION

FI-AA Depreciation areas

Non-Leading Ledger

0L Leading Ledger

IFRS, US GAAP, Local ReportingReports are based on the corresponding ledgerIFRS, US GAAP, Local Reporting

Reports are based on the corresponding ledger

Ledgers paralelos

• En la configuración de los diferentes ledgers, suelen existir 2 tipos de ledgers:

• Leading Ledger. Se utiliza normalmente para cubrir la contabilidad estándar de la organización y en terminología sap suele ser 0L. En las multinacionales en España, suele cubrir la funcionalidad de reporting según criterios IFRS. El leading ledger está integrado con la funcionalidad de Controlling.

• Non-leading ledger. Se utiliza para cubrir el resto de los principios contables. Se debe evitar la creación de non-leading ledgers ya que el volumen de datos puede aumentar considerablemente.

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Ledgers paralelos

• Las principales ventajas de esta solución son:

• Se pueden utilizar variantes de periodo diferentes.

• Posibilidad de controlar los periodos contables en función del criterio contable, por ejemplo, se puede cerrar IFRS y seguir contabilizando en criterios locales.

• La mayoría de reports estándares se pueden ejecutar en función del ledger, lo que facilita al usuario la extracción de la información, al mismo tiempo que la convierte en más fiable.

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Modelo de datos

• Debido a la flexibilidad ofrecida por el New G/L, es muy importante diseñar el New G/L de manera óptima para cubrir las necesidades de la empresa, al mismo tiempo que se aprovecha toda la potencialidad que ofrece el New G/L.

• El hecho de poder decidir las funcionalidades a activar (segment reporting, document splitting,…), unido a la previsión del número de entradas que se prevén en cada ledger y en la tabla de totales son factores claves para convertir el proyecto en exitoso y sostenible.

• Con la activación de New G/L, ya no es necesario disponer de diversos ledgers paralelos con el objetivo de controlar las tablas de totales GLT0, GLFUNCT y GLPCT. Todas ellas se podrán visualizar desde un único Ledger en New G/L.

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FAGLFLEXT

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Clasic General Ledger

Totals Table GLT0Fields available

Field ... Description

... ... ...

BUKRS ... Company Code

RYEAR ... Fiscal Year

RACCT ... Account Number

RBUSA ... Business Area

... ... ...

... ... ...

... ... ...

... ... ...

New General Ledger

Totals Table FAGLFLEXTFields available

Field ... Description

... ... ...

RYEAR ... Fiscal Year

RACCT ... Account Number

COST_ELEM ... Cost Element

BUKRS ... Company Code

RCNTR ... Cost Center

RBUSA ... Business Area

SEGMENT ... Segment f. Seg.Report

RFAREA ... Functional Area

Modelo de datos

• Las tablas BKPF y BSEG para la cabecera y posición de documento están también disponibles en New G/L, aunque con ligeras modificaciones. En ellas existen nuevos campos:

• BKPF: Incluye el campo Grupo de ledgers.

• BSEG: Incluye Segmento + Dimensiones de cliente.

• La tabla BSEG contiene todas las contabilizaciones realizadas contra el ledger principal. Para las contabilizaciones contra ledgers adicionales se ha creado la tabla BSEG_ADD.

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Modelo de datos

CUVIVBKPF

BSEG

GLT0

BKPF

BSEG

BSEG_ADD

FAGLFLEXA (dynamic)

FAGLFLEXT (dynamic)

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Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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Caso práctico de configuración

• Características de empresa.

• Multinacional que debe reportar por segmento a nivel de balance y debe presentar su balance por línea de negocio (Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene).

• Reporting de grupo de todas las empresas a través de IFRS, además de la necesidad de que país realice reporting local.

• La compañía tiene presencia en 4 países: Francia, Grecia, España y Portugal.

• Además, la empresa quiere disponer en los documentos financieros información de la región del cliente y del sector de actividad del cliente para poder extraer información adicional.

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Pasos básicos de configuración

• Creación de Ledger principal: I1 para reporting IFRS.

• Creación de Ledger no principal: 1 por país. Francia (F1), Grecia (G1), España (S1) y Portugal (P1).

• Definición de segmentos: Alimentos, Bebidas y Productos de Higiene.

• Definición de campos de cliente Z en las tablas de Finanzas para almacenar región y sector del cliente.

• Definir lógica para derivar imputación segmento y campos de cliente.

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Pasos básicos de configuración

• Activar document splitting por segmento.

• Creación de cuentas (Plan de Cuentas Operativo, Local y Grupo).

• Creación de áreas de valoración para Grupo y para cada país.

• Determinación de cuentas por área de valoración de activos fijos.

• Creación de estructuras de balance para adecuarse a los diferentes principios.

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Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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Proyecto de migración

• Si se debe afrontar conjuntamente con un proyecto de migración de SAP R/3 a mySAP ERP, debe considerarse como proyecto separado debido a la complejidad de la migración al New G/L.

• Las fases con las que se debe afrontar un proyecto de migración New G/L:

• Upgrade completo de R/3 a mySAP ERP (en caso de no haberse realizado).

• Proyecto de Implementación al New G/L. (Business BluePrint de New G/L, Parametrización e implementación del New G/L).

• Migración. Parametrización de Migración, Ejecución Migración y Resolución Incidencias al Post Go-Live.

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Proyecto de migración

• La principal complejidad de un proyecto de migración es la comprensión de las nuevas funcionalidades del New G/L, olvidándose del funcionamiento del Classic G/L. Es muy importante tener claros los requerimientos de la empresa y plasmarlos desde el instante inicial en el Business BluePrint. Algunos puntos a considerar para definir el escenario de migración:

• Necesidad de usar document splitting o segment reporting.

• Definición de ledgers para adaptarse a las necesidades legales de reporting.

• Anterior uso de SPL (Special Purpose Ledgers) y cómo plasmarlos en New G/L.

• Volumen de datos a migrar,

• Adaptación de reports / interfases y programas a medida.

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FY 201X + 1 (New GL)FY 201X + 1 (Classic GL)FY 201X (Classic GL)

New G/L is live

•Desactivación de Classic G/L•Detección y resolución de incidencias (PGLS).

Testing & Activación

•Customizing de migración•Testing de New G/L y migración datos.•Go-Live•Realizar migración•Validar migración•Activación New G/L

Planificación & Customizing

•BBP de New G/L•Customizing de New G/L•Definir Escenario de migración•Planificación de Migración•Adaptación de reports a medida

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Classic GL Classic GL New GL

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Introducción básica al New G/L

Principales ventajas y tipos de empresas que deberían abordar el proyecto

Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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• Entre los principales riesgos de un proyecto de migración cabe destacar:

• No pensar en términos de las nuevas funcionalidades de New G/L, siguiendo pensando en las funcionalidades del Classic. Esto nos puede conducir a inconsistencias con los datos o problemas posteriores debidos a una inicial toma de requerimientos ineficiente. Los principales puntos de confusión son los siguientes:

• Asegurarse si es necesario usar segmentos y qué tipo de información almacenar en este campo.

• No entender el concepto del uso de ledgers paralelos y document splitting.

• Creación de demasiados ledgers no principales.

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Riesgos asociados a la migración

• Otro riesgo importante viene derivado del volumen de datos de las nuevas tablas que puede provocar lentitud en la extracción de información y migraciones muy lentas. Por ejemplo, activación del document splitting puede provocar una migración más costosa de tiempo.

• Identificar los desarrollos a medida que usan funciones o tablas exclusivas del Classic G/L, ya que deben adaptarse a las nuevas tablas y estructuras de New G/L. Si la instalación tiene muchos programas a medida, la adaptación de los programas a medida puede llevar mucho tiempo.

• Training al usuario adecuado. Servirá para evitar errores y poder analizar la información financiera de manera óptima e incrementando su fiabilidad.

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Riesgos asociados a la migración

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Nuevas funcionalidades del New G/L

Caso práctico de configuración básica del New G/L

Proyecto de Migración

Riesgos de un proyecto de migración

Recomendaciones CUVIV

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Nuestra recomendación

• El proyecto de migración al New G/L es un proyecto en sí mismo y en caso de que se efectúe de manera conjunta con un proyecto de upgrade, debe afrontarse de manera separada.

• Desde el primer momento de la toma de requerimientos, se debe tener bien claro las nuevas funcionalidades del New G/L para poder transmitírselas al usuario clave y tomar decisiones sobre qué funcionalidades adoptar: segment reporting / document splitting / definición de ledgers.

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Nuestra recomendación

• Realizar y adaptar los programas a medida mediante el uso de BAPI’s estándares de SAP (intentando evitar en la medida de lo posible el acceso directo a tablas), ya que la adaptación de programas delante de cualquier cambio de tablas de SAP (como sucede en New G/L) es mucho más rápida y fiable.

• Realizar previsión de número de entradas que se van a migrar y que van a existir en el futuro en cada ledger.

• Validar profundamente la migración de datos en entornos de test.

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Preguntas y comentarios

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Datos de contactoDavid Vives SaumellGerente y consultor SAPdvives@cuviv.com645789225

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